Системы электронного документооборота

Системы электронной почты.

Минимальной достаточной системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов (маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата). С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.

Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения.

Под контролем исполнения понимается следующая функциональность.

· Контроль доставки задания - инициатору выдается информация о том, что его задание достигло места назначения (исполнителя).

· Контроль прочтения задания - инициатору выдается информация о том, что с его заданием ознакомились сотрудники, для которых это задание было предназначено.

· Контроль выполнения - инициатору выдается информация о том, что задание выполнено.

· Мониторинг задания - инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием.

· Извещение о нарушении сроков исполнения - система документооборота может известить инициатора о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником.

· История выполнения заданий.

Контроль качества исполнения означает, что, если пользователь говорит о том, что задание исполнено, это еще не означает, что оно действительно исполнено, инициатор должен проверить качество исполнения, подтвердить или нет исполнение.

Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий или в виде нового задания сформированного системой инициатору либо с помощью сообщения по электронной почте.

Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения.

Маршруты могут быть более сложными, чем простые последовательные или параллельные:

· комбинированные из последовательных и параллельных элементов;

· условные, с переходами в зависимости от состояния тех или иных переменных маршрутов.

Такие маршруты становятся сложными для их задания "на лету", поэтому в этом случае используется специализированный графический редактор, позволяющий создать маршрут. Инициатор вызывает созданный и именованный маршрут и прикрепляет к нему документы - инициирует его. Система маршрутизации должна быть интегрирована с архивной системой, и реальные приложения для работы с документами не могут быть основаны только на файловой системе. И вот почему. Любой процесс маршрутизации документов - это движение одного документа, а не множества его копий, как это происходит в системах электронной почты. Посылать один документ необходимо не только по соображениям экономии пространства, но и в основном для поддержания его целостности - в процессе маршрутизации многие пользователи пытаются вносить изменения в документ. Кроме этого, было бы желательно, чтобы система маршрутизации была интегрирована с архивной системой по следующим параметрам:

· По списку пользователей и системе безопасности. Это означает, что если вы собираетесь послать кому-то документ, то адресат должен обладать соответствующим набором прав для работы с этим документом. Если прав недостаточно, то система должна попросить инициатора работы или маршрута установить соответствующие права.

· Интеграция с операцией опубликования документа. Задача состоит в том, что после окончания маршрута документ, ассоциированный с маршрутом, меняет свой статус на опубликованный. В качестве примеров таких маршрутов можно привести процесс утверждения документа.

Рассмотренные возможности обеспечивают построение любой частной системы документооборота на любом предприятии в любой предметной области. Естественно, для построения частного решения можно ограничивать функционал системы в зависимости от предъявляемых заказчиком требований.

Пограничные задачи.

Данная проблема подразделяется на два основных класса:

· Персональный ввод бумажных документов. Ввод небольшого количества разнотипных бумажных документов осуществляется с помощью планшетных или персональных сканеров. После операции сканирования документ вручную индексируется путем заполнения карточки документа.

· Массовый (поточный) ввод бумажных документов. Основное отличие от предыдущего состоит в том, что обрабатывается большое количество однотипных документов. В качестве примеров приложений данной технологии в конкретных предметных областях можно привести: систему ввода и хранения платежных поручений в банке, систему обработки анкет опроса населения, систему обработки результатов голосования.

При реализации технологии массового ввода документов можно рассматривать два основных класса задач:

1) Задача извлечения данных из бумажных документов. Например, имеется форма с результатами опроса населения. Необходимо ввести большое количество анкет, извлечь из них данные и загрузить в некоторую базу. В этом случае нас интересуют только извлеченные структурированные данные, а не сами изображения документов.

2) Задача извлечения данных из бумажных документов с сохранением изображения документа. Если вы обрабатываете не форму с опросами населения, а платежное поручение клиента, то имеет смысл после извлечения данных сохранить изображение документа для того случая, когда потребуется анализ исходного документа. Извлеченные данные можно опять-таки использовать двояко. Во-первых, эти данные имеет смысл напрямую загружать в банковскую систему, а, во-вторых, их можно использовать для организации хранения и быстрого поиска изображений платежных поручений. В случае применения извлеченных данных для индексирования изображения документа необходимо разделять типы извлеченных данных. В основном на выходе используются структурированные данные, и тогда для поиска применяется атрибутивная индексация, но бывают случаи, когда из документа извлекаются только неструктурированные данные (например при распознавании всего содержимого документа). Тогда требуется полнотекстовая индексация. Возможна также и промежуточная задача, когда сохраняется не все изображение, а только его часть, допустим подпись клиента на чеке или платежном поручении.

Работа системы массового ввода разбивается на две основные части - подготовка обработки документа и собственно обработка.

Перевод бумажных документов в электронную форму.

Чтобы начать работать с каким-либо документом, необходимо описать его для использования в системе, а именно создать и зарегистрировать новый класс документа. При этом первым шагом должно быть получение отсканированного изображения незаполненного документа и создание формы по отсканированному шаблону в том случае, если мы регистрируем уже кем-то разработанный документ, либо создание формы для нового документа.

После этого с помощью специального программного модуля (Редактор Форм) требуется определить те поля, которые будут распознаваться системой или заполняться оператором с клавиатуры, а также указать типы данных обрабатываемых полей документа. Для распознаваемых полей следует определить специальные атрибуты модуля с целью повышения точности распознавания, например наличие рукописных цифр, которые находятся в специальных рамках, или символов, напечатанных на машинке. Также можно задать специальные правила проверки корректности обрабатываемых полей документа.

Для конкретного класса документа можно создать несколько форм ввода, используемых либо при редактировании неправильно распознанных данных, либо при ручном вводе полей документа. Возможность создания нескольких форм ввода позволяет назначать для конкретного пользователя конкретные поля для редактирования, что значительно повышает его производительность. Например, в документе имеется рукописное поле, которое не подлежит распознаванию. Создается форма ввода, где есть только одно это поле. Оператор осуществляет ввод только данного конкретного поля, что значительно увеличивает производительность за счет появления в его работе элементов автоматизма.

Для конкретного класса документа, с помощью Редактора Модели Ввода, можно разработать специфичную модель обработки документа, которая определяет операции обработки конкретной копии документа.

Также процесс подготовки документа к вводу в систему необходимо дополнить настройками экспорта документа (Редактор Экспорта) в архивную систему. Данная настройка заключается в установке соответствия между полями формы документа (распознанными или введенными вручную) и полями карточки документа архивной системы. Немаловажной особенностью является способность модуля настройки привязывать содержимое поля документа к проверке на вхождение в справочники архивной системы. Например, если в Редакторе Форм было описано поле "Номер клиента" и к нему прикреплен конкретный справочник системы управления документами, а в процессе ввода был распознан номер, которого нет в этом справочнике, следовательно, возникла исключительная ситуация, которую можно решать двумя методами -или повторно обработать документ, или ввести новый номер в справочник.

Подготовка обработки документа.

Чтобы начать работать с каким-либо документом, необходимо описать его для использования в системе, а именно создать и зарегистрировать новый класс документа. При этом первым шагом должно быть получение отсканированного изображения незаполненного документа и создание формы по отсканированному шаблону в том случае, если мы регистрируем уже кем-то разработанный документ, либо создание формы для нового документа.

После этого с помощью специального программного модуля (Редактор Форм) требуется определить те поля, которые будут распознаваться системой или заполняться оператором с клавиатуры, а также указать типы данных обрабатываемых полей документа. Для распознаваемых полей следует определить специальные атрибуты модуля с целью повышения точности распознавания, например наличие рукописных цифр, которые находятся в специальных рамках, или символов, напечатанных на машинке. Также можно задать специальные правила проверки корректности обрабатываемых полей документа.

Для конкретного класса документа можно создать несколько форм ввода, используемых либо при редактировании неправильно распознанных данных, либо при ручном вводе полей документа. Возможность создания нескольких форм ввода позволяет назначать для конкретного пользователя конкретные поля для редактирования, что значительно повышает его производительность. Например, в документе имеется рукописное поле, которое не подлежит распознаванию. Создается форма ввода, где есть только одно это поле. Оператор осуществляет ввод только данного конкретного поля, что значительно увеличивает производительность за счет появления в его работе элементов автоматизма.

Для конкретного класса документа, с помощью Редактора Модели Ввода, можно разработать специфичную модель обработки документа, которая определяет операции обработки конкретной копии документа.

Также процесс подготовки документа к вводу в систему необходимо дополнить настройками экспорта документа (Редактор Экспорта) в архивную систему. Данная настройка заключается в установке соответствия между полями формы документа (распознанными или введенными вручную) и полями карточки документа архивной системы. Немаловажной особенностью является способность модуля настройки привязывать содержимое поля документа к проверке на вхождение в справочники архивной системы. Например, если в Редакторе Форм было описано поле "Номер клиента" и к нему прикреплен конкретный справочник системы управления документами, а в процессе ввода был распознан номер, которого нет в этом справочнике, следовательно, возникла исключительная ситуация, которую можно решать двумя методами -или повторно обработать документ, или ввести новый номер в справочник.

После регистрации нового класса документа система готова к работе с реальными документами, предназначенными для сканирования.

Обработка документа.

Одной из возможностей повышения эффективности системы ввода документов является предварительная подготовка документов для сканирования. Перед сканированием необходимо отсортировать документы различных классов и сформировать пакеты документов. Каждый пакет может сопровождаться специальным титульным листом с кодом идентификации данного пакета. Это позволяет одновременно сканировать пакеты с документами разных классов без дополнительных задержек.

После сканирования документы автоматически направляются на операцию распознавания, непосредственно перед которым система осуществляет ряд операций, улучшающих изображение, а значит, и точность распознавания. Выполняются такие операции, как выравнивание, удаление шума и линий, восстановление символов и др. Система может распознавать печатный текст, рукописные цифры и специальные отметки. Также возможно одновременное использование нескольких распознающих модулей. При этом, безусловно, теряется скорость, но точность распознавания значительно повышается. Очень важно сказать, что при этом значительно понижается возможность пропуска некорректных данных. В зависимости от результатов распознавания, поле помечается как корректное или некорректное. Для повышения надежности данных после распознавания применяются определенные пользователем правила проверки данных. Например, можно проверить, имеется ли распознанная информация в вашей базе данных. Если данные после распознавания помечены как некорректные, то они автоматически направляются на ручное редактирование. Во время редактирования оператор видит реальное изображение нераспознанного поля и имеет возможность откорректировать его. После ввода оператором новых данных опять-таки применяются правила проверки данных - на всех этапах ввода, как автоматического, так и ручного, осуществляется проверка данных в соответствии с правилами, определенными пользователем. После извлечения данных из документа необходимо провести операцию экспорта документов и извлеченной информации в систему управления документами.

В результате выполнения всех этих операций документы заносятся в архив и становятся доступными для всех сотрудников предприятия. Необходимо отметить, что на каждом этапе обработки документов может использоваться произвольное количество станций (серверов) обработки.

РАЗРАБОТКА СХЕМЫ ДОСТУПА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ К ФУНКЦИЯМ WEB-САЙТА

Распределение пользователей по группам.

Согласно техническому заданию пользователи делятся на следующие группы:

администраторы - имеют полные права доступа, могут изменять свойства документа, смотреть отчеты и лог файлы, создавать, удалять и редактировать список пользователей, имеют полный доступ к архиву и электронной почте;

контролеры - имеют право на доступ к доске объявления (удаление/размещение документов), к модулю выдачи и контроля поручений, есть доступ к спискам рассылки и оповещению;

операторы архива - группа пользователей для работы с электронным архивом (канцелярия), имеют право на добавление, изменение, удаление, как документов, так и их свойств;

пользователи - имеют доступ к основным свойствам системы, к поиску и электронной почте.

Атрибуты документа.

Каждый документ, занесенный в архив, имеет следующие атрибуты:

автор;

подразделение;

тип документа;

дата создания;

дата утверждения;

срок хранения;

права доступа;

РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОГРАММНОЙ ЧАСТИ СИСТЕМЫ

Модуль обработки входящей и исходящей корреспонденции.

Модуль предназначен для регистрации, хранения и обработки входящей и исходящей корреспонденции организации.

Функциональные возможности:

· Регистрация входящей и исходящей документации

· Классификация корреспонденции

· Постановка на контроль

· Выдача поручений по входящим и исходящим документам

· Ведение переписки

· Возможность направления входящего документа по заранее созданным или новым маршрутам прохождения документа, маршрутам согласования и утверждения

· Хранение связей между входящими и исходящими документами

· Контроль прохождения документов по маршрутам

· Ведение журналов электронных версий документов компании (Журнал входящей корреспонденции, Журнал исходящей корреспонденции)

Модуль согласования документов.

Модуль предназначен для:

· Создания проектов документов по принятым в компании шаблонам документов различных типов

· Организации маршрута прохождения документа при его согласовании и утверждении (создание и отслеживание регламента согласования и утверждения документов)

· Согласования документов всеми лицами, участвующими в согласовании (в соответствии с заданным регламентом), по каждому пункту договора.

· Делегирование полномочий одного сотрудника другому, с отслеживанием его участия в согласовании Создания протокола согласования документа

· Хранение резолюций всех согласующих лиц

· Организация утверждения документа (возможно применение электронной цифровой подписи)

· Разграничения доступа: возможность согласования в закрытом кругу (доступ разрешен только приглашенным лицам)

Согласование документов может проходить по заранее созданным маршрутам документов. Так же можно задать новый маршрут согласования. Для разных типов документов могут быть созданы различные маршруты согласования. Документ будет отправлен по маршруту, созданному для данного типа документа. Перед отправкой на согласование, маршрут документа можно изменить.

Согласование документа проходит в режиме закрытого форума, доступ к которому имеют только сотрудники, участвующие в согласовании.

В Системе предусмотрен механизм уведомления пользователей средствами электронной почты обо все событиях их касающихся, о выдаче поручения, о приглашении к согласованию документа и т.п.

Все документы при их согласовании могут быть классифицированы не только по типу документа (договор, приказ, распоряжение) но и по различным тематикам.

Как правило, руководитель подразделения не занимается разработкой документов, а поручает это своим подчиненным или секретарю. Для этого в системе предусмотрена возможность делегирования прав на создание и согласование отдельного документа. Руководитель имеет возможность отследить все действия свое сотрудника по этому вопросу.

Модуль выдачи и контроля поручений.

Модуль предназначен для выполнения отдельных функций системы электронного документооборота внутри самостоятельного подразделения компании. Модуль позволяет руководителю подразделения получать поручения от своего непосредственного руководителя и выдавать поручения подчиненным.

При выдаче поручения указывается тема поручения, срок выполнения, важность поручения. Можно прикрепить к поручению несколько файлов.

Как только сотрудник выполнит поручение, он обязан прикрепить к поручению отчет - либо в форме комментариев, либо в файле аттачмента. Руководитель сразу же увидит, что сотрудник выполнил работу и когда он ее выполнил - система показывает дату выполнения поручения. Руководитель может просмотреть отчет подчиненного и либо принять его (в этом случае поручение считается выполненным и переносится в архив), либо отклонить, указав причины отклонения. Подчиненный обязан будет довести работу до конца.

Система автоматически отслеживает события по поручениям - она выдает сообщения по электронной почте о том, что подходит срок выполнения определенного поручения. Поручения, срок которых истек, в списке поручений помечаются красным цветом.

Функциональные возможности:

· доступ всех сотрудников подразделения к Системе

· размещение в системе поручений, данных подразделению в распорядительных документах Компании, Протоколах совещаний и т.п.

· возможность направления поручений сотрудникам от руководителя подразделения, его помощника, руководителей структурных подразделений, а также контроль сроков выполнения поручений

· возможность сотруднику сформировать и разместить отчет о выполнении поручения

· возможность руководителю согласовать (утвердить) данный Акт (отчет) о выполнении поручения или потребовать доработки

· ведение электронных архивов документации подразделения (Указаний, презентаций, отчетов по выполненным проектам и т.п.)

Система справочников.

Все модули интегрированы в единую систему документооборота на основе единой базы данных.

Ядром системы является система справочников компаний, подразделений, должностей, сотрудников, типов документов, маршрутов прохождения документов и др.

В системе справочников хранится полная структура организации, созданная в соответствии со штатным расписанием. Справочная система хранит контактную информацию по каждому сотруднику (адрес, телефон), его должность.

Архив документов.

Модуль предназначен для передачи и сохранения информационных материалов (документов) компании в архив, поиска и извлечения копий необходимых материалов из архива, восстановления утраченных или ошибочно удаленных из оперативной части материалов.

Отличительной особенностью Архива является многомерный тематический классификатор документов, позволяющий классифицировать информацию по произвольному количеству признаков. Все документы в Системе хранятся на файловом сервере, а в базе данных на каждый документ заводится карточка документа.

Поиск документов в архиве осуществляется:

· по карточке документа в базе данных

· контекстный поиск

· поиск по атрибутам документа (автор, подразделение, дата создания, утверждения и т.д.)

В архиве между документами можно установить связи различных типов, позволяющих хранить версии документов при их модификации, находить документы, на которые есть ссылки в данном документе, находить комплекты и пакеты документов, просматривать переписку и т.д.

Доступ пользователей к документам, хранящимся в архиве, так же разграничен.

Следует отметить следующие моменты:

· Полное сохранение и доступность архивной информации.

· Решение проблемы замедления обработки пользовательских запросов по мере увеличения числа записей в таблицах базы данных - логическое разделение системы на оперативную и архивную часть.

· Эффективный механизм поиска и выборки документов в большом документарном массиве.

· Поддержание ограничения доступа к архивным данным согласно правам пользователей и пользовательских групп.

Функциональные возможности системы:

· интегрированная обработка всех видов информации

· централизованный электронный архив, включающий электронные копии оригиналов бумажных документов различных форматов

· классификация и рубрикация архива документов (каталог)

· отслеживание принадлежности документов организационным структурам компании

· разграниченный доступ сотрудников к архиву (защита от несанкционированного доступа), разграниченный доступ сотрудников к каждому отдельному документу, различные уровни доступа к документам

· регистрация входящих и исходящих документов (журналы)

· отслеживание истории работы с документами (кто и когда работал с документом, хранение всех версий документа)

· доступ к документам и работа с ними в соответствии с регламентами компании

· система ведения и наполнения архива документов

· информирование нужных сотрудников по электронной почте о поступлении документов в архив

Модуль электронной почты.

Модуль предназначен для работы с электронной почтой организации. Работает как с внешней, так и с внутренней корреспонденцией.

Функциональные возможности:

· получение электронной почты

· создание и отправка электронной почты

· сервисы подобные web-mail

Модуль администрирования.

Модуль администрирования предназначен для ведения (поддержки) справочников, а так же для осуществления политики разграничения прав доступа сотрудников к информационным материалам Системы.

В системе все действия пользователей протоколируются (ведутся <лог> файлы). Всегда можно определить кто, что и когда делал в системе.

Функциональные возможности:

· организация разграниченного доступа к ресурсам системы

· ведение классификаторов электронных документов

· ведение справочников

· создание маршрутов прохождения документов

· поддержка системы

ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Оценка трудоёмкости по модели COCOMO II

Тезисы

Общий объём программы - 2 000 строк.

Создание продукта по оптимальной традиционной модели разработки потребует:

Таблица 2

Параметр	Значение
Общий объём работы	4,65 человекомесяца
!Создание руководств	0,28 человекомесяца
Календарное время	5,6 месяцев
!Только проектирование	2,51 месяца
Среднее количество занятых работников	1
!Максимальное количество	1

Правила расчёта

Тип системы: промежуточная

Формулы:

1. Работа=2,45*EAF*(SLOC/1000)^1,12

2. Время=2,50*(Работа)^0,35

Таблица 3

Расчёт EAF

Фактор	Значение	Влияние
Знание языка программировния	Номинальное	1,0
Ограничение времени выполнения	Номинальное	1,0
Размер базы данных	Номинальная	1,0
Межремонтный срок службы компьютера	Номинальный	1,0
Знание виртуальной машины	Номинальное	1,0
Изменчивость виртуальной машины	Номинальная	1,0
Использование программных инструментов	Высокое	0,9
Использование современных методов	Номинальное	1,0
Ограничение объёма памяти	Низкое	1,0
Знание приложений	Высокое	0,95
Ограничение по срокам разработки	Номинальное	1,0
Требуемая надёжность	Номинальная	1,0
Сложность продукта	Номинальная	1,0
Способности персонала/команды	Номинальные	1,0
Способности аналитика	Номинальные	1,0

EAF=1,0^13*0,9*0,95=0,855

Расчёт работы и времени

Работа=2,45*0,855*(2000/1000)^1,12=4,3 человекомесяца*

Время=2,5*(4,3)^0,35=4,15 месяцев*

Работа и время не включают затраты на планирование и определение требований

Итоговые цифры:

Работа = 4,65 человекомесяца

Время = 5,6 месяца

Таблица 4

Распределение работ и времени по стадиям жизненного цикла при традиционном подходе

Вид деятельности	Работа (%)	Время (%)
Планирование и определение требований	(+8)	(+36)
Проектирование продукта	18	36
Детальное проектирование	25	18
Кодирование и тестирование отдельных модулей	26	18
Интеграция и тестирование	31	28
ИТОГО:	108%	136%

Таблица 5

Стандартное распределение работ по видам деятельности WBS в модели COCOMO

Тип кода	Бюджет (%)	Человеко-месяцы
Анализ требований	4	0,19
Проектирование продукта	12	0,56
Программирование	44	2,05
Планирование тестирования	6	0,28
Верификация и аттестация	14	0,65
Канцелярия проекта	7	0,33
Управление конфигурацией и обеспечение качества	7	0,33
Создание руководств	6	0,28
ИТОГО:	100%	4,65

Если оплата труда программиста разработчика составляет 2000 руб./мес., то затраты на разработку составят:

Средний процент рабочего времени, которое сотрудники тратят:

на поиск и ожидание поступления документов - 20%

на согласование и утверждение документов - 20%

на передачу документов между подразделениями - 10%

на подготовку стандартных отчетов о движении документов - 10%

Средний процент экономии времени на вышеперечисленные виды обработки документов при использовании СЭД - 80%. Соответственно, использование СЭД может экономить 80%*60%=48% рабочего времени.

Следовательно, время затрачиваемое сотрудником до внедрения занимало 1176 часов в год, а после внедрения оно займет 235,2 часа.

человекочасов;

человекочасов.

До внедрения ПП в работе был задействован один человек -- программист. Заработная плата которого составила 2000 руб., поэтому затраты на заработную плату в год (при 22 рабочих днях в месяце) составили



руб./год

После внедрения программы решение задачи стало составлять 235,2 часов в год.

руб./год

Годовая экономия В считается по формуле:

(1.3)

Используя посчитанные выше данные, получим руб./год

Вывод:

Относительная технико-экономическая эффективность новой разработки показывает, что она имеет неоспоримое преимущество над ручным документооборотом.

Вопросы охраны труда и защиты окружающей среДЫ

Оценка опасных и вредных производственных факторов.

На человека в процессе его трудовой деятельности могут воздействовать опасные (вызывающие травмы) и вредные (вызывающие заболевания) производственные факторы. Опасные и вредные производственные факторы (ГОСТ 12.0.003-74 "Опасные и вредные производственные факторы. Классификация") подразделяются на четыре группы: физические, химические, биологические и психофизиологические.

Работники информационных отделов сталкиваются с физическими и психофизиологическими опасными и вредными факторами.

Вредными для здоровья физическими факторами являются:

- повышенная или пониженная температура воздуха;

- повышенная или пониженная влажность воздуха;

- повышенная или пониженная скорость движения воздуха;

- повышенные уровни шума, вибрации;

- недостаточная освещенность рабочих мест;

- повышенная яркость света и пульсация светового потока;

- повышенное напряжение (возможность поражения электрическим током).

К психофизиологическим опасным и вредным производственным факторам относятся:

- физические перегрузки (статические и динамические);

- нервно-психические перегрузки (умственное перенапряжение, перенапряжение анализаторов слуха, зрения и др.).

Техника безопасности. Электробезопасность.

Влажность и температура воздуха, наличие заземленных металлических конструкций и полов, токопроводящая пыль и другие факторы окружающей среды оказывают дополнительное влияние на условие электробезопасности.

Данная дипломная работа выполнялась с использованием компьютерной техники, электропитание которой идет от сети с глухозаземленной нейтрайлью, с переменным током 50 Гц и напряжением питания 220 В.

При эксплуатации и ремонте электрического оборудования и сетей человек может оказаться в сфере действия электрического поля или непосредственном соприкосновении с находящимися под напряжением проводками электрического тока. В результате прохождения тока через человека может произойти нарушение его жизнедеятельных функций.

Опасность поражения электрическим током усугубляется тем, что, во-первых, ток не имеет внешних признаков и как правило человек без специальных приборов не может заблаговременно обнаружить грозящую ему опасность; во-вторых, воздействия тока на человека в большинстве случаев приводит к серьезным нарушениям наиболее важных жизнедеятельных систем, таких как центральная нервная, сердечно-сосудистая и дыхательная, что увеличивает тяжесть поражения; в-третьих, переменный ток способен вызвать интенсивные судороги мышц, приводящие к не отпускающему эффекту, при котором человек самостоятельно не может освободиться от воздействия тока; в-четвертых, воздействие тока вызывает у человека резкую реакцию отдергивания, а в ряде случаев и потерю сознания, что при работе на высоте может привести к травмированию в результате падения.

Согласно классификации, рассматриваемое помещение относится к классу помещений с повышенной опасностью

Основными мерами защиты от поражения электрическим током являются:

- обеспечение недоступности токоведущих частей, находящихся под напряжением, для случайного прикосновения;

- электрическое разделение сети;

- устранение опасности поражения при появлении напряжения на корпусах, кожухах и других частях электрооборудования, что достигается применением малых напряжений, использованием двойной изоляции, выравниванием потенциала, защитным заземлением, занулением, защитным отключением, выполненным согласно ГОСТ 12.1.030-81 "Электробезопасность. Защитное заземление, зануление", расчет защитного заземления и зануления приведен в п. 10.5

- применение специальных электрозащитных средств - переносных приборов и приспособлений.

К организационным мероприятиям относятся:

- прием на работу лиц не моложе 18 лет;

- своевременный инструктаж по электробезопасности;

- медицинское освидетельствование работников.

Производственная санитария.

Микроклимат в производственных помещениях.

Микроклимат производственных помещений - это климат внутренней среды этих помещений, который определяется действующими на организм человека сочетаниями температуры, влажности и скорости движения воздуха.

Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений нормируются ГОСТ 2.2.2/2.4.1340-03 "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы".

Параметры микроклимата могут меняться в широких пределах, в то время как необходимым условием жизнедеятельности человека является поддержание постоянства температуры тела благодаря терморегуляции, т.е. способности организма регулировать отдачу тепла в окружающую среду. Принцип нормирования микроклимата - создание оптимальных условий для теплообмена тела человека с окружающей средой.

Вычислительная техника является источником существенных тепловыделений, что может привести к повышению температуры и снижению относительной влажности в помещении. В помещениях, где установлены компьютеры, должны соблюдаться определенные параметры микроклимата. В санитарных нормах СанПиН 2.2.2/2.41340-03 "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организация работы" установлены величины параметров микроклимата, создающие комфортные условия. Эти нормы устанавливаются в зависимости от времени года, характера трудового процесса и характера производственного помещения (см. табл. 6). Работа программиста относится к категории легкой (1а).

Таблица 6

Оптимальные и допустимые параметры микроклимата для помещений, где установлены компьютеры

Период года	Параметр микроклимата	Величина
		оптимальные	допустимые
Холодный	Температура воздуха в помещении Относительная влажность Скорость движения воздуха	22…24°С 40…60% до 0,1м/с	20…25 °С 15…75% до 0,1 м/с
Теплый	Температура воздуха в помещении Относительная влажность Скорость движения воздуха	23…25°С 40…60% 0,1м/с	21…28 °С 15…75% до 0,2 м/с

Для поддержания параметров микроклимата на уровне, необходимом для обеспечения комфортности и жизнедеятельности, применяют вентиляцию помещений, где человек осуществляет свою деятельность. Оптимальные параметры микроклимата обеспечиваются системами кондиционирования воздуха и центрального водяного отопления, выполняемыми согласно СНИП 41-01-2003 "Отопление, вентиляция и кондиционирование", а допустимые параметры - обычными системами вентиляции и отопления.

Производственное освещение.

Правильно спроектированное и выполненное производственное освещение улучшает условия зрительной работы, снижает утомляемость, способствует повышению производительности труда, благотворно влияет на производственную среду, оказывая положительное психологическое воздействие на работающего, повышает безопасность труда и снижает травматизм.

Недостаточность освещения приводит к напряжению зрения, ослабляет внимание, приводит к наступлению преждевременной утомленности. Чрезмерно яркое освещение вызывает ослепление, раздражение и резь в глазах. Неправильное направление света на рабочем месте может создавать резкие тени, блики, дезориентировать работающего. Все эти причины могут привести к несчастному случаю или профзаболеваниям, поэтому столь важен правильный расчет освещенности.

Существует три вида освещения - естественное, искусственное и совмещенное (естественное и искусственное вместе).

Естественное освещение - освещение помещений дневным светом, проникающим через световые проемы в наружных ограждающих конструкциях помещений. Естественное освещение характеризуется тем, что меняется в широких пределах в зависимости от времени дня, времени года, характера области и ряда других факторов.

Искусственное освещение применяется при работе в темное время суток и днем, когда не удается обеспечить нормированные значения коэффициента естественного освещения (пасмурная погода, короткий световой день). Освещение, при котором недостаточное по нормам естественное освещение дополняется искусственным, называется совмещенным освещением.

Требования к освещенности в помещениях, где установлены компьютеры, следующие: при выполнении зрительных работ высокой точности 300 лк, т.к. контраст объекта различения с фоном средний, характеристика фона - средний.

Кроме того, все поле зрения должно быть освещено достаточно равномерно - это основное гигиеническое требование. Иными словами, степень освещения помещения и яркость экрана компьютера должны быть примерно одинаковыми, т.к. яркий свет в районе периферийного зрения значительно увеличивает напряженность глаз и, как следствие, приводит к их быстрой утомляемости.

При работе с ЭВМ, как правило, применяется совмещенное освещение. Световые проемы располагают слева от оператора ЭВМ. При этом дополнительное искусственное освещение применяется преимущественно в темное время суток.

Для искусственного освещения помещения используются главным образом люминесцентные лампы. Наиболее приемлемыми являются люминесцентные лампы белого и тепло - белого света.

Защита от шума и вибрации.

Шум ухудшает условия труда оказывая вредное действие на организм человека. Работающие в условиях длительного шумового воздействия испытывают раздражительность, головные боли, головокружение, снижение памяти, повышенную утомляемость, понижение аппетита, боли в ушах и т. д. Такие нарушения в работе ряда органов и систем организма человека могут вызвать негативные изменения в эмоциональном состоянии человека вплоть до стрессовых. Под воздействием шума снижается концентрация внимания, нарушаются физиологические функции, появляется усталость в связи с повышенными энергетическими затратами и нервно-психическим напряжением, ухудшается речевая коммутация. Все это снижает работоспособность человека и его производительность, качество и безопасность труда.

В помещениях информационных отделов присутствуют следующие источники шума:

- системные блоки (куллер);

- принтер;

- сканер;

- копировальный аппарат, и др.

В табл. 7 указаны предельные уровни звука в зависимости от категории тяжести и напряженности труда, являющиеся безопасными в отношении сохранения здоровья и работоспособности.

Таблица 7

Предельные уровни звука, дБА, на рабочих местах

Категория напряженности труда	Категория тяжести труда
	I. Легкая	II. Средняя	III. Тяжелая	IV. Очень тяжелая
I. Мало напряженный	80	80	75	75
II. Умеренно напряженный	70	70	65	65
III. Напряженный	60	60	-	-
IV. Очень напряженный	50	50	-	-

Уровень шума на рабочем месте математиков-программистов и операторов видеоматериалов не должен превышать 50 дБА, а в залах обработки информации на вычислительных машинах - 65 дБА. Для снижения уровня шума стены и потолок помещений, где установлены компьютеры, могут быть облицованы звукопоглощающими материалами. Уровень вибрации в помещениях вычислительных центров может быть снижен путем установки оборудования на специальные виброизоляторы.

Защита от электромагнитных полей, лазерных, тепловых и ионизирующих излучений.

Главную опасность для пользователей представляют электромагнитное излучение монитора в диапазоне частот 20 Гц - 300 МГц и статический электрический заряд на экране. Уровень этих полей в зоне размещения пользователя обычно превышает биологически опасный уровень. Электромагнитное излучение распространяется во всех направлениях и оказывает воздействие не только на пользователя, но и на окружающих (до 5 м от монитора).

Допустимые значения параметров неионизирующих электромагнитных излучений от монитора компьютера представлены в табл. 8.

Максимальный уровень рентгеновского излучения на рабочем месте оператора компьютера обычно не превышает 10мкбэр/ч, а интенсивность ультрафиолетового и инфракрасного излучений от экрана монитора лежит в пределах 10…100мВт/м².

Таблица 8

Допустимые значения параметров неионизирующих электромагнитных излучений (в соответствии с СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 "Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организация работы")

Наименование параметра	Допустимые значения
Напряженность электрической составляющей электромагнитного поля на расстоянии 50см от поверхности видеомонитора	10В/м
Напряженность магнитной составляющей электромагнитного поля на расстоянии 50см от поверхности видеомонитора	0,3А/м
Напряженность электростатического поля не должна превышать: для взрослых пользователей для детей дошкольных учреждений и учащихся средних специальных и высших учебных заведений	20кВ/м 15кВ/м

Современные модели мониторов обладают пониженным уровнем излучения, и дополнительной защиты от излучения не требуется.

Организация рабочего места согласно эргономическим требованиям.

Проектирование рабочих мест, снабженных видеотерминалами, относится к числу важных проблем эргономического проектирования в области вычислительной техники.

Рабочее место и взаимное расположение всех его элементов должно соответствовать антропометрическим, физическим и психологическим требованиям. Большое значение имеет также характер работы. В частности, при организации рабочего места программиста должны быть соблюдены следующие основные условия: оптимальное размещение оборудования, входящего в состав рабочего места и достаточное рабочее пространство, позволяющее осуществлять все необходимые движения и перемещения.

Эргономическими аспектами проектирования видеотерминальных рабочих мест, в частности, являются: высота рабочей поверхности, размеры пространства для ног, требования к расположению документов на рабочем месте (наличие и размеры подставки для документов, возможность различного размещения документов, расстояние от глаз пользователя до экрана, документа, клавиатуры и т.д.), характеристики рабочего кресла, требования к поверхности рабочего стола, регулируемость элементов рабочего места.

Главными элементами рабочего места программиста являются стол и кресло. Основным рабочим положением является положение сидя.

Рабочая поза сидя вызывает минимальное утомление программиста. Рациональная планировка рабочего места предусматривает четкий порядок и постоянство размещения предметов, средств труда и документации. То, что требуется для выполнения работ чаще, расположено в зоне легкой досягаемости рабочего пространства.

Моторное поле - пространство рабочего места, в котором могут осуществляться двигательные действия человека.

Максимальная зона досягаемости рук - это часть моторного поля рабочего места, ограниченного дугами, описываемыми максимально вытянутыми руками при движении их в плечевом суставе.

Оптимальная зона - часть моторного поля рабочего места, ограниченного дугами, описываемыми предплечьями при движении в локтевых суставах с опорой в точке локтя и с относительно неподвижным плечом.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Оптимальное размещение предметов труда и документации в зонах досягаемости:

ДИСПЛЕЙ размещается в зоне а (в центре);

СИСТЕМНЫЙ БЛОК размещается в предусмотренной нише стола;

КЛАВИАТУРА - в зоне г/д;

«МЫШЬ» - в зоне в справа;

СКАНЕР в зоне а/б (слева);

ПРИНТЕР находится в зоне а (справа);

ДОКУМЕНТАЦИЯ: необходимая при работе - в зоне легкой досягаемости ладони - в, а в выдвижных ящиках стола - литература, неиспользуемая постоянно.

На рис. 4 показан пример размещения основных и периферийных составляющих ПК на рабочем столе программиста.



1 - сканер, 2 - монитор, 3 - принтер, 4 - поверхность рабочего стола,

5 - клавиатура, 6 - манипулятор типа «мышь».

Высота рабочей поверхности стола составляет 750 мм.

Рабочий стул (кресло) является передвижным, подъемно-поворотным и регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки. Поверхность сиденья и спинки стула полумягкая, с нескользящим, неэлектризующимся и воздухонепроницаемым покрытием, обеспечивающим легкую очистку от загрязнений.

Одним из важнейших факторов, влияющих на процесс труда, является правильно выбранный режим труда. Согласно СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 "Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организация работы", суммарное время непосредственной работы с видеодисплейным терминалом за рабочую смену не должно превышать 6 часов. Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья на протяжении рабочей смены устраиваются регламентируемые перерывы. Суммарное время регламентированных перерывов при работе программиста при 8-часовом рабочем дне составляет около 20-25% от суммарного времени непосредственной работы с видеодисплейным терминалом. При этом продолжительность непрерывной работы с видеодисплейным терминалом без перерыва не превышает 2 часов.

Пожарная безопасность.

Согласно НПБ 105-95 "Определение категорий помещений и зданий по взрывопожарной и пожарной опасности" помещение с ПЭВМ относится к категории "В". Источник возгорания может возникнуть в ПК и питающей электросети в результате неисправности.

Причины возгорания:

- несвоевременный инструктаж по правилам пожарной безопасности или отсутствие такового;

- нарушение правил пожарной безопасности;

- короткое замыкание;

- нефункциональное устройство и его эксплуатация;

- плохое состояние электрической проводки и отсутствие контроля за ее состоянием.

Пожарная безопасность обеспечивается системой предотвращения пожара и системой пожарной защиты согласно ГОСТ 12.1.004-91ССБТ "Пожарная безопасность. Общие требования".

Система предотвращения пожара помещения с ПЭВМ включает в себя организационно-технические мероприятия:

- предупреждение возникновения короткого замыкания - осуществляется правильным монтажом и эксплуатацией проводки, электрооборудования и РЭА;

- предотвращение образования источников интенсивного инфракрасного излучения - не допускается наличие в помещении источников огня, самодельных нагревательных приборов;

- предотвращение образования легковоспламеняющейся среды - запрещается хранение в рабочем помещении бензина, ацетона, и т.д.;

- система пожарной защиты - предотвращение распространения пожара за пределы очага подручными средствами;

- применение средств пожаротушения - огнетушитель ОУ-8 количеством 1 шт. (не распылять на проводку, находящуюся под напряжением), огнетушитель ОХП-10 количеством 1 шт.;

- применение конструкций объектов с регламентированными пределами огнеупорности и горючести согласно СНиП 2.01.02-85 "Противопожарные нормы" (пределы огнестойкости относить к разряду II);

- применение средств сигнализации;

- при эвакуации людей расстояние от наиболее удаленного рабочего места до ближайшего эвакуационного выхода не превышает 75 м (50 м), ширина дверей находится в пределе 0,8…2,4м (1,2 м), высота не менее 2 м (2,1 м);

- организация пожарной охраны объекта;

- обучение обслуживающего персонала;

- разработка мероприятий на случай возникновения пожара;

- проведение планового инструктажа по пожарной безопасности.

Расчетная часть.

Расчет защитного заземления и зануления, производился согласно ГОСТ 12.1.030-81 "Электробезопасность. Защитное заземление, зануление".

Цель расчета: определить число и длину вертикальных заземлителей (стержней), длину горизонтальных элементов и разместить заземлитель на плане электроустановки.

Расчет простых заземлителей производится в следующем порядке:

· вычисляется расчетный ток замыкания на землю и норма на сопротивление заземления (из ПУЭ) в зависимости от напряжения, режима нейтрали, мощности и других данных электроустановки;

· определяется расчетное удельное сопротивление грунта r расч с учетом климатического коэффициента Y:

где r изм - удельное сопротивленияе грунта, измеренное или полученное из справочной литературы;

- рассчитывается сопротивление естественных заземлителей Rе;

- определяется сопротивление искусственного заземлителя Rи =(Rе *Rз )/(Rе - Rз );

- определяется сопротивление одиночного стержневого заземлителя с учетом расчетного сопротивления грунта Rст.од ;

Исходя из условий местности и расположения относительно защищаемого объекта(выносное, контурное) предварительно на плане местности размещают заземлители, принимают число вертикальных заземлителей n и расстояние между ними, а по этим данным - коэффициент использования вертикальных стержней h ст;

- определяется сопротивление соединительных полос Rп с учетом кэффициента использования полосы h п;

определяется сопротивление стержней

Rст= (Rп* Rи )/(Rп - Rи )

- с учетом коэффициента использования вертикальных заземлителей окончательно определяют их число:

n = Rст.од. / h ст . Rст .

Расчет зануления.

Цель расчета: определить достаточность заданного (используемого) сечения нулевого провода или определить для проектируемой сети сечение нулевого провода, удовлетворяющее условию срабатывания максимальной токовой защиты. Уставка защиты определяется мощностью подключенной электроустановки (потребителя).

Порядок расчета следующий.

1. Определяется номинальный ток плавкой вставки (уставка защиты), исходя из мощности подключенной электроустановки (потребителя) - Jп.

2. Подсчитывается сопротивление фазного и нулевого проводов Rпров (R ф,Rн ):

Rпров = r пров (L/S), Ом

где: r пров - удельное сопротивление меди или алюминия, Ом·м; L и S - длина линии (м) и сечение проводов (мм2).

3. Рассчитывается полное сопротивление петли "фаза-нуль":

где Rф, Rн , Xп - активные сопротивления фазного и нулевого проводов, индуктивное сопротивление петли "фаза-нуль" соответственно.

Xп = Xф + Xн + Xп `,

где: Xп `- сопротивление взаимоиндукции между проводами, Ом.

где: µо - магнитная проницаемость воздуха, равная 4 ·10-7 Гн/м;

L - длина линии, м;

d - расстояние между проводами, м;

D - диаметр провода, мм.

Индуктивные сопротивления медных и алюминиевых проводов малы и ими можно пренебречь. При отдельно проложенных нулевых проводах принимается Xп = 0.6 l, при прокладке кабелем или в стальных трубах значением Xп можно пренебречь.

4. Определяется расчетный ток короткого замыкания с учетом полного сопротивления петли "фаза-нуль" Zп:

где: Zф.пр и Zн - сопротивление фазного и нулевого провода соответственно, Ом;

Zт - полное сопротивление трансформатора, Ом.

При заданном (принятом) сечении нулевого провода в конце расчета должно соблюдаться условие

Jном < Jп < Jкз >3Jп < Jрасч ,

где: Jном , Jрасч - номинальный ток потребителя, ток петли "фаза-нуль", полученный по расчету.

Заключение

Итогом выполнения дипломной работы является создание системы электронного документооборота соответственно техническому заданию. Пользовательский интерфейс реализован с использованием web-дизайна, программная управляющая часть создана на языке программирования PHP 4.0, используемая СУБД - MySQL 3.21.33b, в качестве Web-сервера использован Apache 1.3.33 rus, все компоненты системы установлены на операционную систему Linux Red Hat 9. Клиентская часть не имеет привязки к конкретной ОС, единственным условием является подключение к ЛВС организации и наличие web-браузера.

Внедрение данной системы позволяет:

повысить эффективность управления учреждением за счет обеспечения руководителей и сотрудников максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных;

улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур;

снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников к нужной информации;

изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях;

повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом;