Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Целью данного дипломного проекта является разработка информационной системы формирования кадровой отчетности на муниципальном бюджетном учреждение «Бурзянский информационно - консультационный центр» муниципального района Бурзянский район РБ.

Основная задача управления кадрами - своевременная выработка решений, определяющих какие человеческие ресурсы и в каком количестве необходимы для достижения поставленных целей на каждом конкретном интервале времени. Совокупность задач по управлению кадрами, с которой имеет дело каждое современное предприятие, в свою очередь, разбивается на группы обязательных функций служб кадров: выработка политики по отношению к ним, их планирование, найм, обучение, аттестация, учет трудозатрат, оплата труда и так далее.

Сегодня все больше учреждений осознает важность построения системы эффективного управления кадрами, так как квалифицированные, инициативные и лояльные сотрудники способны существенно повысить эффективность работы учреждения. Управление данными сотрудников, проведение мероприятий по подбору и обучению персонала, оценки квалификации производственного и управленческого состава, требует применения программных продуктов, позволяющих эффективно планировать и осуществлять кадровую политику учреждения.

Управление кадрами не сводится к ведению личных дел работников и сбору соответствующих данных. Для успеха бизнеса необходим современный подход к отбору кадров, разработка системы мотивации и оценки деятельности работников. Требуется регулярный анализ с целью выявления общих тенденций и рационального использования полученных результатов.

Создание и внедрение ИС «Формирования кадровой отчетности муниципального учреждения» является особенно актуальной, так как автоматизация управления кадрами полезна всем работникам учреждения:

– руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации;

– кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач;

– работники учреждения будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и так далее.

Основанием для проведения данной работы является задание на дипломное проектирование. Системный проект реализован на основе SADT-методологии с помощью CASE-средств Computer Associates BPwin 4.1 и Erwin 4.1. Поэтому структура дипломного проекта построена соответствующим образом с оформлением документации на основании использования возможностей данных пакетов прикладных программ.

В целом, проектирование ЭИС предусматривает:

– максимальное приближение ее к пользователю;

– оперативное представление пользователю информации, необходимой для повышения эффективности деятельности отдела кадров;

– создание простого и удобного интерфейса, не требующего от пользователя специальной подготовки.

Таким образом, можем сформулировать цель нашей работы: исследование существующей системы управления кадрами в МБУ «Бурзянский информационно - консультационный центр» её анализ и оптимизация с помощью разработки новой модели и программных средств для обеспечения её внедрения и работы.

Для достижения поставленной цели сформулируем ряд задач, которые мы решим в ходе выполнения данной работы:

– изучение теоретических основ предметной области;

– анализ современного состояния учреждения;

– изучение путей и возможностей оптимизация существующей системы на основе проведенного анализа работы учреждения;

– обоснование и выбор конкретного пути оптимизация системы формирования кадровой отчетности;

- сбор информации и разработка целевой ИУС;

- расчет показателей, определяющих меру изменений, внесенных внедренным новшеством.

Для решения задач в работе будем использовать эмпирические, теоретические и эмпирико-теоретические методы исследования.

Результатом проведённой работы будет спроектированная, разработанная и внедрённая программа.

1. Общесистемная часть

1.1 Технико-экономическая характеристика объекта

программный прикладной информационный отчетность

Данный дипломный проект является результатом исследований проведенных в процессе преддипломной практики на МБУ «Бурзянский информационно-консультационный центр».

Государственное бюджетное учреждение Центр сельскохозяйственного консультирования Республики Башкортостан в соответствии с распоряжением Правительства Республики Башкортостан от 06 ноября 2001 года №1228-р создано в целях государственного информационно-консультационного обеспечения в сфере сельского хозяйства и отнесено в ведение Министерства сельского хозяйства Республики Башкортостан.

В Республике Башкортостан с 2001 года развивается система сельскохозяйственного консультирования. На сегодняшний день во всех 54 муниципальных районах республики созданы и успешно функционируют информационно-консультационные центры. В Бурзянском районе в 2002 году было создано муниципальное бюджетное учреждение «Бурзянский информационно - консультационный центр».

Юридическое название Муниципальное бюджетное учреждение «Бурзянский информационно-консультационный центр» муниципального района Бурзянский район РБ.

Почтовый/адрес юридический адрес: 453580, РБ, Бурзянский район, с. Старосубхангулово, ул. Ленина, 86.

Основная задача системы сельскохозяйственного консультирования - повышение конкурентоспособности в аграрном секторе. Специалисты ИКЦ консультируют сельхозпроизводителей по вопросам эффективного планирования и управления хозяйством, финансового и инвестиционного анализа, оптимизации использования ресурсов с учетом рыночных требований.

Специалисты-консультанты нашего ИКЦ помогают выявлять проблемы в деятельности предприятий АПК, предоставляют объективную, постоянно обновляемую информацию по различным аспектам производства, переработки и сбыта продукции.

Оказывают консультационные услуги сельхозпредприятиям, главам крестьянских (фермерских) хозяйств, гражданам, ведущим личное подсобное хозяйство, по широкому спектру вопросов.

В целях более полного удовлетворения потребностей заинтересованных пользователей, повышения комфортности и полноценного их обслуживания, а также получения дополнительных финансовых источников для укрепления материально - технической базы, материального стимулирования сотрудников муниципальное бюджетное учреждение «Бурзянский информационно - консультационный центр» муниципального района Бурзянский район Республики Башкортостан (далее Учреждение) предоставляет физическим и юридическим лицам комплекс платных услуг.

Под платными услугами понимаются:

– услуги, предоставляемые Учреждением физическим и юридическим лицам предоставление финансовых, юридических, технологических, бухгалтерских, налоговых консультаций за определенное денежное вознаграждение;

– услуги, оказываемые Учреждением в рамках их уставной деятельности, реализация которых направлена на увеличение доходов и расширение спектра предлагаемых услуг и на которые сложился устойчивый рыночный спрос.

Платные услуги Учреждением оказываются в соответствии с потребностями физических и юридических лиц на добровольной основе и за счет личных средств граждан, организаций и иных источников, предусмотренных законодательством.

Платные услуги относятся к приносящей доход деятельности Учреждения. Учреждение может осуществлять предпринимательскую деятельность лишь постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых он создан, и соответствует этим целям.

Конкретный перечень платных услуг в соответствии с настоящим Положением Учреждение определяет самостоятельно.

Тарифы на платные услуги Учреждение устанавливает самостоятельно в рамках тарифов, утвержденных Советом муниципального района Бурзянский район.

При предоставлении платных услуг Учреждение обязано предоставлять льготы отдельным категориям граждан в соответствии с действующим законодательством.

Учреждение не может полностью заменить платными услугами бесплатные услуги, предоставляемые на основе муниципального задания.

Учреждение самостоятельно осуществляет деятельность по оказанию платных услуг.

Учет платных услуг осуществляется в порядке, определенном Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 30.12.2008 №148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».

Контроль над деятельностью Учреждения по оказанию платных услуг осуществляет исполнительный орган государственной власти муниципального района, руководитель Учреждения и соответствующие финансовые органы.

Ответственность за организацию деятельности Учреждения по оказанию платных услуг, за их качество несет руководитель данного Учреждения.

Персональная ответственность за соблюдение настоящего положения, тарифа, порядка работы по представлению и первичному учету услуг возлагается на сотрудника, занимающегося оказанием платных услуг и главного бухгалтера, обеспечивающего учет и контроль за поступлением и расходованием финансовых средств.

ИКЦ консультирует сельхозтоваропроизводителей всех форм собственности по вопросам растениеводства, начиная от посевной и заканчивая уборочными работами, животноводства, оказывает помощь в поиске и даёт рекомендации по приобретению племенного скота, консультации по заполнению форм статистической отчетности №1 - фермер, №3 - фермер. Консультирует по бухгалтерскому учету и налогообложению. Предоставляет услуги по составлению бизнес-планов для начинающих предпринимателей.

Оказывает юридические услуги по составлению проекта договора (различного характера), оформлению искового заявления, составлению проекта разногласий, составлению соглашений о создании фермерского хозяйства.

Для сельхозтоваропроизводителей оформляются документы на получение субсидий на возмещение затрат при производстве сельскохозяйственной продукции (растениеводство, животноводство и т.д.). Также занимается регистрацией права собственности на земельные участки и жилые дома, паевые земли.

Проводит выездные консультации в сельских поселениях района по вопросам проведения собрания пайщиков, оформления договоров аренды паевых земельных участков, использования и назначения сельскохозяйственных земель.

На сегодняшний день в ИКЦ для организации нормального хода работ в достаточном количестве имеются компьютерная техника и оборудование. Налажена электронная связь с хозяйствами района и со всеми сельскими поселениями.

С 1 января 2011 года штат сотрудников ИКЦ увеличился, на данный момент в структуре центра трудятся 14 человек.

Многие владельцы ЛПХ, руководители КФХ обращаются в ИКЦ по вопросам реализации и закупки сельскохозяйственной продукции и техники. При этом большую помощь оказывает портал ГУ Центр сельскохозяйственного консультирования РБ, где размещаются объявления, информация о купле-продаже сельхозпродукции, техники, оказании услуг.

В своей повседневной работе старается быть в гуще жизни района, участвует во всех выездных мероприятиях, в том числе в составе информационных групп с отчетами Администрации МР Бурзянский район. Отвечает на вопросы граждан во время «прямых линий».

В основном, услуги предоставляются бесплатно, кроме этого, оказывает платные услуги в соответствии с прейскурантом. Платные консультационные и иные услуги населению предоставляются муниципальным бюджетным учреждением в рамках договоров с гражданами или организациями на оказание информационно-консультационных и иных услуг работникам и членам их семей. Право муниципального бюджетного учреждения на оказание платных информационно-консультационных и иных услуг должно быть зафиксировано в Уставах и Положениях муниципального бюджетного учреждения с указанием предмета и цели предпринимательской деятельности. Потребители, пользующиеся платными информационно-консультационными и иными услугами, вправе требовать предоставление этих услуг надлежащего качества, сведений о наличии лицензии и сертификата, о расчете стоимости оказанной услуги, возмещения убытков, понесенных в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения условий договора, возмещения ущерба в случае компенсации за причинение морального вреда в соответствии с законодательством и настоящим Положением. Расчеты с организациями, с физическими и юридическими лицами за предоставление платных услуг осуществляются муниципальным бюджетным учреждением с применением контрольно-кассовой техники или бланка, являющегося документом строгой отчетности, утвержденного в установленном порядке, а также через учреждения банков. Муниципальное бюджетное учреждение обязан выдать потребителю, оплатившему услуги, договор и документ, подтверждающий оплату (кассовый чек или копию бланка строгой отчетности) [9].

В 2011 году для получения безвозмездной помощи с Центра занятости для создания своего рабочего места обратились за консультацией 20 граждан, десяти из них была оказана помощь в составлении бизнес-планов, которые в последующем были успешно защищены.

В 2011 году общее количество обращений увеличилось, по сравнению с 2010 годом, на 60%.

В настоящее время крестьянские (фермерские) хозяйства имеют возможность получить все виды государственной поддержки. К примеру, республиканская целевая программа «Развитие семейных молочных животноводческих ферм на базе крестьянских (фермерских) хозяйств на 2011-2013 годы». Её участником может стать исключительно КФХ, отвечающее соответствующим критериям и прошедшее конкурсный отбор комиссии МСХ РБ. В рамках финансовой поддержки участникам проекта предоставляется компенсация части затрат: на приобретение оборудования - до 50%, на приобретение племенного и неплеменного скота - 80 и 40 рублей на один кг живой массы соответственно, по обеспечению объектами инженерной инфраструктуры (подключение, приобретение, строительство, реконструкция, модернизация объектов электро-, газо-, тепло- и водоснабжения) - до 150 тыс. рублей по дифференцированной ставке в зависимости от комплектования поголовья дойного стада, а также на уплату процентов по кредитам. Действует программа «Развитие семейных животноводческих ферм на базе крестьянских (фермерских) хозяйств на 2012-2014 годы», которая предусматривает проекты на организацию семейной фермы по различным направлениям: молочное или мясное скотоводство до 100 голов, свиноводство, овцеводство, козоводство, коневодство - до 100 голов, птицеводство - до 1000 голов. Программа реализуется через предоставление грантов по схеме: 60% - средства гранта из бюджета РБ, 40% - заёмные или собственные средства участника программы, из них 10% - обязательные собственные средства. Проекты предусматривают как расходы на строительство, реконструкцию или модернизацию фермы, приобретение молодняка, технологического оборудования, техники (трактор, погрузчик, смеситель-кормораздатчик), так и на инфраструктуру, коммуникации [7]. Начата работа по программе «Поддержка начинающих фермеров Республики Башкортостан на период 2012-2014 годы». В случае победы КФХ в конкурсном отборе предоставляется грант на приобретение техники или оборудования, скота и т.д. С момента регистрации фермером должно пройти не более 12 месяцев, подтверждено наличие не менее 10% собственных средств на реализацию проекта и ещё ряд условий. Максимальный размер гранта на создание и развитие крестьянского (фермерского) хозяйства - до 1,5 млн. рублей. В настоящее время два претендента из района готовят документы для участия в этом конкурсе.

На сегодняшний день МБУ «Бурзянский ИКЦ» является стабильно работающим учреждением.

Структура муниципального учреждения «Бурзянский информационно-консультационный центр»

В ходе дипломного проектирования была построена организационная структура МБУ «Бурзянский информационно-консультационный центр» (рисунок 1.1).



Рисунок 1.1. - Организационная структура МБУ «Бурзянский информационно-консультационный центр»

Отдел кадров является структурной частью учреждения. Основной задачей отдела является организация и ведение кадрового учета, а так же управление кадрами, которое осуществляется специалистом по кадрам.

В соответствии с должностной инструкцией основными обязанностями специалиста по кадрам являются: ведение работы по обеспечению учреждения кадрами рабочих и служащих требуемых профессии, специальностей и квалификации, организация своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителей учреждения, учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности трудящихся, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления рабочих и служащих к поощрениям и награждениям; обеспечение подготовки документов, необходимых для назначения пенсий работникам учреждения и их семьям, а также преставления их в орган социального обеспечения; разработка и принятие мер, направленных на совершенствование управления кадрами на основе внедрения соответствующей подсистемы АСУ, системы подбора, расстановки кадров; изучение и обобщение итогов работы с кадрами, анализ причины текучести, прогулов и других нарушений трудовой дисциплины, подготовка предложения по устранению выявленных недостатков, закреплению кадров; организация табельного учета, составление и выполнение графиков отпусков, разработка мероприятий по снижению потерь рабочего времени, контроль их выполнения; обеспечение составления установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами; руководит работниками отдела.

1.2 Экономическая сущность разрабатываемого комплекса задач

Анализ существующих методик решения комплекса экономических задач

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

Комплексность - информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

Оперативность - получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом ее завершения. Надежность. Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную работу системы при различных видах сбоев.

Защищенность - гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов.

Систематичность - требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно.

Достоверность - информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Масштабируемость. Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.

Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи.

Рынок информационных технологий предлагает широкий выбор и программных продуктов для решения актуальных проблем управления персоналом и оптимизации бизнес-процессов в компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности.

Автоматизированная система управления кадрами позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера.

На сегодняшний день существует достаточно много систем управления кадрами, представленных как комплексными программами, которые охватывают весь диапазон задач управления человеческими ресурсами, так и узкоспециализированными решениями.

Широкое распространение получил продукт компании АиТ - комплекс «Управление персоналом», который обладает расширенными функциональными возможностями и является продуктом высококачественного проектирования и разработки. Это современное автоматизированное решение, обеспечивающее эффективную и удобную работу всех служб, занятых в управлении персоналом.

Отличительной особенностью комплекса является наиболее мощный из существующих на российском рынке ПО программный модуль расчета с персоналом. Он поддерживает самые сложные системы расчета заработной платы с работниками, позволяет произвести начисления по большому числу действующих на предприятиях коэффициентов и надбавок.

Продукт регулярно пополняется новыми возможностями и является самым динамично развивающимся комплексом из его аналогов. Программный комплекс «АиТ:\Управление персоналом» постоянно модернизируется в соответствии с последними изменениями российского законодательства, также принимаются во внимание предложения и пожелания наших пользователей. Большинство изменений и

дополнений направлены на сокращение времени, затрачиваемого на ввод и обработку информации, повышения простоты работы, сокращения числа монотонных операций и получение ожидаемых результатов.

«1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» содержит усовершенствованный механизм учета использования рабочего времени с поддержкой корректировки отработанного времени вручную, почасовых невыходов, графиков сокращенного рабочего времени.

Конфигурация «Зарплата и Кадры 7.7.» позволяет повысить эффективность кадровой политики учреждения. Конфигурация будет полезна для всех участников, прямо или косвенно с ней взаимодействующих. Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации.

Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования и подготовки отчетов о работниках с различными условиями отбора и сортировки.

Работники учреждения будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т.д.

Представление регламентированной отчетности в государственные органы станет гораздо менее трудоемким процессом. Особенно это касается персонифицированных сведений для Пенсионного фонда.

В отделе кадров существует информационная система «1 С Зарплата и кадры.». Предназначена для небольших учреждений, где с программой работает пользователь (специалист по кадрам).

Рассмотрим, какие проблемы существуют при управлении кадрами в работе МБУ «Бурзянский информационно-консультационный центр».

Анализ существующих методик решения комплекса экономических задач показал, что проблема обработки данных является одной из основных проблем при организации процесса учета кадров на МБУ «Бурзянский информационно-консультационный центр». Поэтому, для повышения эффективности управления кадрами, было принято решение о внедрении ИС «1С Зарплата и кадры», для автоматизации комплекса задач по обработке документов и формированию кадровой отчетности.

1.3 Технико-экономическое обоснование необходимости разработки экономической информационной системы (ЭИС)

Анализ и общая характеристика предметной области

Основанием для проведения работ по теме «ИС формирования кадровой отчетности является задание на дипломное проектирование, полученное и утвержденное на кафедре АСУ УГАТУ.

Объектом исследования данного дипломного проекта является процесс управления кадрами в отделе кадров на МБУ «Бурзянский информационно-консультационный центр». Функции управления кадрами выполняет специалист по кадрам.

Совокупность задач, решаемых в отделе кадров можно разделить на две группы: работа непосредственно с людьми (найм и отбор кадров) и работа с информацией (текущее управление кадрами). Отметим, что автоматизированное управление кадрами практически до сих пор дублируется бумажными документами. Это можно объяснить, с одной стороны, консерватизмом работников, традициями, недоверием к вычислительной технике и страховкой от непредвиденных обстоятельств, с другой - несовершенством законодательной базы в области электронного документооборота.

Таким образом, у сотрудников отдела кадров увеличивается объем работы с информацией и документами. При этом часть задач, которые отдел кадров должен решать, из-за дефицита времени остаются либо вообще нереализованными, либо реализованными с помощью примитивных алгоритмов, вследствие чего совершенно неудовлетворительных по качеству полученных результатов.

И, как следствие, - работникам отдела кадров трудно найти достаточные резервы времени для контактов с людьми. Невозможно заранее спланировать ту часть рабочего времени, которую специалист отдела кадров тратит на общение с посетителями. Таким образом, вторая группа задач (таблица 1.2), должна быть автоматизирована в максимальной степени.

Таблица 1.2 - Основные задачи, находящиеся в компетенции отдела кадров

Найм и отбор кадров
Подбор кадров
Анализ резюме
Собеседование
Отбор претендентов на вакантные рабочие места
Текущее управление кадрами
Учет персонального состава работников
Движение кадров
Формирование отчетности
Составление должностных инструкций
Трудовая дисциплина
Продвижение по служебной лестнице
Обучение и переобучение кадров
Обработка анкет

При проведении обследования процесса управления кадрами на предприятии, в ходе прохождения преддипломной практики, была построена схема существующего на учреждении процесса управления кадрами (рисунок 1.2), на которой показаны основные участники процесса, а так же формирование и движение кадровой документации и отчетности.

Отдел кадров занимается приемом, переводом, увольнением работников, а также оформлением отпусков, составлением штатного расписания, приказов, ведением личных карточек, осуществлением учета рабочего времени.

Претендент на рабочее место приходит в отдел кадров с подписанным директором учреждения заявлением о приеме на работу. В программе «1С Зарплата и» кадры» предусмотрено ведение регламентированный кадровый учет. Специалист по кадрам оформляет все документы: заполняет личную карточку (форма Т-2), печатает «Приказ о приеме на работу» (Форма Т-1), делает запись в трудовой книжке, вносит изменения в штатное расписание, выдает должностную инструкцию новому работнику.

Когда работнику необходимо предоставить отпуск специалист по кадрам принимает заявление на отпуск, подписанное директором учреждения, затем сверяет дату отпуска с графиком отпусков, если дата соответствует графику, печатает «Приказ о предоставлении отпуска работнику» (Форма Т-6), заполняет записку-расчет о предоставлении отпуска работнику и передает ее в бухгалтерию.

Мнемосхема - это графическая модель, отображающая динамически изменяющуюся функционально-техническую схему управляемого оператором объекта

Мнемосхема существующего процесса формирования кадровой отчетности (рисунок 1.2).



Рисунок 1.2 - Мнемосхема существующего процесса

При увольнении работника специалист по кадрам принимает заявление об увольнении, подписанное директором учреждения, затем выдает увольняющемуся работнику обходной лист, печатает «Приказ об увольнении» по форме Т-8, делает запись в трудовой книжке и выдает ее уволенному работнику.

Для начисления заработной платы специалист по кадрам заполняет табель учета рабочего времени и передает его в бухгалтерию. Также все приказы отдел кадров передает в бухгалтерию.

Специалистом по кадрам составляются отчеты для предоставления в администрации Бурзянского района отчеты о квотировании рабочих мест, о страховом стаже по формам СЗВ -4-1 и СЗВ -4-2 для предоставления в Пенсионный фонд Республики Башкортостан.

На основе приказов о приеме на работу, о переводе и об увольнении специалист по кадрам заполняет книгу принятых и книгу уволенных. На основе этих документов специалист по кадрам составляет отчет о движении кадров, который необходимо предоставлять в ГУ Центр сельскохозяйственного консультирования, в соответствии с приказом №230 от 15.12.11 г. Также на основе приказов о приеме на работу по форме Т-1, о переводе по форме Т-5 и об увольнении по форме Т-5 специалист по кадрам составляет отчет «Численность работников по категориям» в соответствии с приказом №231 от 15.12.11 г.

Таким образом, управление кадрами на учреждении сводится практически только к учету кадров, а остальные задачи управления остаются нереализованными из-за нехватки времени.

Анализ существующих методик решения комплекса экономических задач показал, что проблема обработки данных является одной из основных проблем при организации процесса учета кадров на МБУ «Бурзянский информационно-консультационный центр». Поэтому, для повышения эффективности управления кадрами, было принято решение о внедрении ИС, для автоматизации комплекса задач по обработке документов и формированию кадровой отчетности.

Формулировка задачи усовершенствования процесса управления кадрами на учреждении

Анализ процесса управления кадрами на МБУ «Бурзянский ИКЦ» показывает, что существующая система имеет ряд значительных недостатков:

– управление кадрами сводится практически только к реализации задачи учета кадров;

– данные хранятся в бумажном виде и для того, чтобы составить необходимый отчет, нужно каждый раз производить ручной поиск документа, что требует дополнительных затрат времени;

– составление отчетов, производится вручную на основе бумажных документов (заполненная книга принятых и уволенных) с помощью ППП «Excel» и ППП «Microsoft Word», что требует дополнительных затрат времени;

– не используются в полной мере функциональные возможности существующей системы;

– отчеты на ГУ Центр сельскохозяйственного консультирования предоставляются в бумажном виде;

– существующая система не выдает отчеты в установленной форме, (согласно приказам);

– тратится много времени на составление отчетов, поэтому остальные задачи управления кадрами остаются нереализованными;

– отсутствует централизованная база данных.

Так как существующий процесс требует значительных затрат времени на поиск необходимой информации и привлечения различных документов, на сбор всех результатов, необходимых расчетов, предлагается усовершенствовать его, для повышения эффективности процесса управления кадрами. Это достигается за счет упрощения системы учета кадров на учреждении и в последствии высвобождения времени на решение других задач управления кадрами.

Предполагается осуществить расширение функциональности имеющейся на учреждении информационный системы. Отчеты формируются автоматически, после ввода всей необходимой информации в базу данных и отправляются по электронной почте на ГУ Центр сельскохозяйственного консультирования или выводятся на принтер (при необходимости). Переход на электронный документооборот позволит сократить множество ручных операций, что значительно повысит эффективность работы отдела кадров, что отражено на мнемосхеме предлагаемого процесса (рисунок 1.3).



Рисунок 1.3 - Мнемосхема предлагаемого процесса

Определение ресурсов на разработку экономической информационной системы

Ресурсами при разработке ИС являются источники знаний, время, отведенное на разработку, вычислительные средства, используемые в процессе разработки, объем финансовых средств. Источниками знаний при построении ЭИС выступают ин-

формация, получаемая от эксперта, его опыт, знания, учебно - методическая литература, а также вся совокупность данных, собранных во время прохождения преддипломной практики в отделе кадров МБУ «Бурзянский информационно-консультационный центр».

Эффективность АРМ во многом зависит от совершенства методик анализа, от того, в какой степени они соответствуют современным требованиям, а также от технических возможностей ЭВМ. Достижения в отрасли интегральной электроники, расширение ресурсной возможности и функционального совершенства ЭВМ создают реальные условия для углубления экономических исследований, позволяют шире использовать оптимизационные методы решения аналитических задач и на их основе разрабатывать и принимать оптимальные управленческие решения.

Основанием для проведения работ по теме «Информационная система формирования кадровой отчетности муниципального учреждения» является задание на дипломное проектирование, полученное и утвержденное на кафедре АСУ УГАТУ.

Целью данного дипломного проекта является проектирование подсистемы учета кадров (формирование отчетности) в составе ИС «Управление кадрами».

Для достижения поставленной цели решались следующие задачи:

необходимо проанализировать процесс организации управления кадрами в отделе кадров;

информационное исследование процесса управления кадрами;

построение существующей функциональной модели процесса управления кадрами;

разработка предложений по совершенствованию процесса управления кадрами;

построение функциональной модели предлагаемого процесса;

разработка информационной модели управления кадрами;

расчет коэффициента текучести кадров и построение математической модели;

построение организационной структуры учреждения;

расчет экономической эффективности;

Для решения поставленной задачи был выбран следующий комплекс технических средств.

В отделе кадров имеется один ПК. Аппаратные требования для проектирования ИС в данном дипломном проекте, определяются требованиями операционной системы и программными продуктами «1С: Предприятие 7. Зарплата и кадры», а также Computer Associates BPwin 4.1 и Erwin 4.1.

Таким образом, минимальные требования таковы:

– процессор Pentium III;

– 64 Мб RAM (рекомендуется 128 Mб RAM для больших моделей);

– объем жесткого диска 2 ГБ;

– программный продукт «1С: Предприятие 7.7»;

– операционная система Windows 95/98/2000/ME/XP.

1.4 Концептуализация разработки информационной системы

Важным этапом разработки экономической информационной системы является концептуальное проектирование. Цель концептуального проектирования именно в том, чтобы представить информацию в доступной пользователю форме, не зависящей от спецификации системы, но реализуемой несколькими системами. Существует два подхода к концептуальному проектированию: объектно-ориентированный подход; структурный подход (методология структурного анализа и проектирования - SADT).

В данном дипломном проекте проектирование осуществляется согласно этому подходу. Он предусматривает разработку системного проекта, включающего: мнемосхему, функциональную модель (методология IDEF0), информационную модель (методология IDEF1X), динамическую модель.

Системный проект в виде моделей позволяет реализовать принцип самоорганизации системы управления.

Математические модели ИС

Для того чтобы правильно выбрать путь реализации концепции ИС, ее необходимо формализовать для целей проектирования в виде математических моделей. Математические модели должны отражать существенные особенности предметной области, а также предполагаемые подходы и методики проектирования системы.

При математическом моделировании бизнес-процесса управления кадрами была построена математическая модель расчета коэффициента текучести кадров.

Один из факторов, позволяющих сделать анализ движения персонала - коэффициент текучести кадров. Текучесть персонала - движение рабочей силы, обусловленное неудовлетворенностью работника рабочим местом или неудовлетворенностью организации конкретным работником.

Текучесть разделяют на:

– внутриорганизационную - связанная с трудовыми перемещениями внутри организации;

– внешнюю - между организациями, отраслями и сферами экономики.

Различают естественную и излишнюю текучесть кадров. Естественная текучесть (3-5% в год) способствует своевременному обновлению коллектива и не требует особых мер со стороны руководства и кадровой службы.

Излишняя же текучесть вызывает значительные экономические потери, а также создает организационные, кадровые, технологические, психологические трудности.

Излишняя текучесть персонала, по данным западных психологических исследований, отрицательно сказывается на моральном состоянии оставшихся работников, на их трудовой мотивации и преданности организации. С уходом сотрудников разваливаются сложившиеся связи в трудовом коллективе, и текучесть может приобрести лавинообразный характер. Таким образом, текучесть кадров сказывается на:

– производительности труда не только тех работников, которые намерены уходить, но и тех, которые продолжают работать, то есть на жизни всей организации;

– текучесть мешает создавать эффективно работающую команду, отрицательно влияет на корпоративную культуру организации.

Текучесть персонала всегда говорит о том, что существуют проблемы в управлении кадрами. Каковы причины текучести кадров на учреждении, почему люди уходят, почему они уходят как бы неожиданно или массово?

Коэффициент текучести кадров по своей природе не может превышать значение 0,99. Чем ближе коэффициент текучести к значению 0,99, тем выше движение кадров на учреждении, а это отрицательно сказывается на функционировании учреждения в целом. Текучесть кадров подсчитывают по необходимым периодам по каждой категории работников.

Коэффициент текучести кадров - отношение числа уволенных работников предприятия, выбывших за данный период по причинам текучести (по собственному желанию, за прогулы, за нарушение техники безопасности, самовольный уход прочим причинам, не вызванным производственной или общегосударственной потребностью) к среднесписочной численности за тот же период.

Алгоритм обработки информации об увольнении состоит из двух частей:

1) фиксация факта увольнения в БД на основании приказа об увольнении;

2) расчет коэффициентов текучести за различные интервалы времени.

Коэффициент текучести по i-й категории рассчитывают по формуле 1.1:

(1.1)

где TU_i - количество уволенных работников по i-й категории за указанный период;

S_i - среднесписочная численность по i-й категории за указанный период.

Среднесписочная численность работников за период путем разности численность работников на начало и численности работников на конец периода и деления полученной суммы на 2.

Среднесписочную численность по i-й категории за указанный период рассчитывают по формуле 1.2:

, (1.2)

где TN_i - численность работников по i-й категории на начало периода;

TK_i - численность работников по i-й категории на конец периода.

Численность работников по i-й категории на конец периода определяют по формуле 1.3:

TK_i= TN_i+ТР_i - TU_i, (1.3)

где ТР_i - количество принятых работников на i-ю категорию за указанный период.

Количество принятых работников на i-ю категорию за указанный период рассчитывают по формуле 1.4:

ТР_i=, (1.4)

где P_i - принятые работники на i-ю категорию.

Количество уволенных работников из i-й категории за указанный период рассчитывают по формуле 1.5:

ТU_i=, (1.5)

где U_i - уволенные работники из i-й категории.

Функциональная модель ИС

Функциональная модель отражает функциональное содержание рассматриваемого процесса и является структурированным изображением функций процесса, связей между ними и со средой, семантики, отражающей эти функции.

В качестве инструмента для построения функциональной модели выбрано CASE-средство Allfusion proccess modeler, поддерживающее методологию IDEF0 и входящее в число лучших на сегодняшний день.

Основу методологии IDEF0 составляет графический язык описания бизнес-процессов. Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Процесс моделирования системы в IDEF0 начинается с определения контекста, т.е. с самого общего описания системы в целом, который показывает взаимодействие системы с внешней средой. В контекст входит определение цели и точки зрения на модель.

После декомпозиции контекстной диаграммы проводится декомпозиция каждого большого фрагмента системы на более мелкие и так далее, до достижения нужной степени детализации.

На диаграммах все функции системы и интерфейсы представлены как блоки и стрелки. Блоки (работы) обозначают поименованные процессы, функции или задачи. Взаимодействие блоков между собой и с внешним миром описывается в виде стрелок. Различается четыре типа стрелок - стрелка входа, стрелка выхода, стрелка управления и стрелка механизма. Каждый тип стрелок подходит к определенной стороне прямоугольника, изображающего работу, или выходит из нее (рисунок 1.4).

Рисунок 1.4 Представление системы по методологии IDEF

Стрелки входа, показывают все данные, которые необходимы для выполнения функции. Результатом выполнения функции являются стрелки выхода. Стрелки управления регулируют выполнение функций. Это могут быть правила, стратегии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется функция. Механизмы показывают средства, с помощью которых осуществляется выполнение функции.

Построение функциональной модели, предназначенной для формализованного описания бизнес-процессов предприятия, начинается с определения цели рассматриваемой предметной области и выбора точки зрения, в соответствии с которой мы будем ее рассматривать.

Целью является организация управления кадрами. Точка зрения специалиста по кадрам МБУ «Бурзянский информационно - консультационный центр» (Приложение Б).

Следующим этапом будет определение контекста. Эта диаграмма определяет границу системы и состоит из одного блока и его дуг (рисунок 1.5.).



Рисунок 1.5 - Контекстная диаграмма функциональной модели «Организовать учет кадров»

Входными документами являются:

- заявление о приеме на работу;

- пакет документов (паспорт, медицинская книжка, страховой полис, документ об образование, военный билет, личная карточка работника);

- заявления об увольнении, о переводе на другую работу;

- база данных.

Выходными документами являются:

- пакет документов;

- приказы;

- отчеты;

- заполненная база данных.

Управлением являются руководство пользователя, нормативно-справочная информация и устав учреждения. Механизмом управления является сотрудник отдела кадров (специалист по кадрам), осуществляющий данное управление с помощью профессиональной программы «1С Зарплата и кадры».

Декомпозируя контекстную диаграмму, получаем диаграмму, отражающую функции, выполняемые специалистом по кадрам (рисунок 1.6).

Рисунок 1.6 - Декомпозиция контекстной диаграммы «Осуществить учет кадров»

На этом уровне видно, что одной из основных функций отдела, является функция составления отчетов.

Декомпозиция блока «Составить необходимые отчеты» отражает для каких инстанций составляются отчеты инспектором по кадрам (рисунок 1.7).

Для ГУ Центр сельскохозяйственного консультирования составляются различные отчеты, в соответствии с приказами, исходящими от него. Вид и требования к отчетной информации периодически изменяются, поэтому в данном дипломном проекте реализация задачи учёта кадров (формирование отчетности) функции управления кадрами рассмотрена на примере двух отчетов.



Рисунок 1.7 - Декомпозиция блока «Составить необходимые отчеты»

Декомпозиция блока «Составить отчет о движении кадров» отражает все этапы составления отчета о движении кадров. Основными входящими документами являются заполненная книга принятых и заполненная книга уволенных, которые обрабатываются специалистом по кадрам (рисунок 1.8).

Рисунок 1.8 - Декомпозиция блока «Составить отчет о движении кадров»

На декомпозиции блока «Составить отчет «Численность работников по категориям» видно, что расчеты ведутся вручную с использованием давно устаревших методов (рисунок 1.9).

Рисунок 1.9 - Декомпозиция блока «Составить отчет «Численность работников по категориям»

Функциональная модель предлагаемого процесса формировани кадровой отчетности

Существующая система управления кадрами практически сводится к функции учета кадров, так как для осуществления последней специалист по кадрам затрачивает все свое рабочее время, а остальные задачи управления остаются нереализованными.

В результате анализа выявлено что расчеты, необходимые для отчетов, ведутся вручную, а на это затрачивается достаточно большое количество времени.

На функциональной модели предлагаемого процесса управления кадрами входом является база данных «1С», выходами являются уже готовые отчеты.

Декомпозиция «Сформировать отчет о движении кадров» блока показывает, как производится осуществление функции формирования отчета о движении кадров (рисунок 1.10.).

Рисунок 1.10 - Декомпозиция блока «Сформировать отчет о движении кадров»

Декомпозиция блока «Сформировать отчет «Численность работников по категориям» также показывает, как производится осуществление функции формирования отчета «Численность работников по категориям» (рисунок 1.11).



Рисунок 1.11 - Декомпозиция блока «Сформировать отчет «Численность работников по категориям»

2. Проектная часть

2.1 Описание постановки комплекса задач

При описании постановки комплекса задач будем исходить из основного фундаментального понятия методологии системного проектирования - понятия проблемы. В нем находят выражение некоторые принципиальные характеристики системного исследования:

– направленность на решение исследовательской задачи, а не только изучение объекта как такового;

– ориентация на осуществление некоторого взаимодействия с реальностью, в частности, на управленческие задачи, на решение практических проблем.

Все многообразие задач можно свести к двум типам:

– в уже имеющейся системе обнаружены недостатки, т.е. система не удовлетворяет пользователя, необходимо найти причины этого и найти проектные решения, улучшающие систему;

– имеется проблема и необходимо построить ранее не существовавшую схему, устраняющую эту проблему.

Целью данного дипломного проекта является проектирование подсистемы учета кадров (формирование отчетности) в составе ЭИС «Управление кадрами».

Для достижения поставленной цели предлагается выполнить комплекс мероприятий и решить следующие задачи:

– проведение обследования предметной области;

– концептуальное проектирование;

– анализ существующего процесса:

– проектирование мнемосхемы существующего процесса управления кадрами; проектирование функциональной модели существующего процесса управления кадрами.

– формирование проектных решений по изменению исследуемого процесса:

- проектирование мнемосхемы предлагаемого процесса управления кадрами;

- проектирование функциональной модели предлагаемого процесса

управления кадрами.

– настройка ЭИС «1С: Предприятие 7.7» для процесса управления кадрами:

- проектирование модели бизнес-функций;

- проектирование модели бизнес-процессов для процесса управления кадрами;

- описание работы пользователей в системе;

- авторизация пользователей.

2.2 Информационное обеспечение комплекса задач

Цель этапа информационного моделирования состоит в том, чтобы идентифицировать концептуальные сущности, или объекты, которые составляют подсистему для анализа. Объекты информационной модели представляются через их имена и имена их атрибутов. Здесь устанавливаются связи между информационными объектами и функциональные зависимости.

Проектирование баз данных начинается с создания информационной модели приложения. Получение информационной модели называют инфологическим проектированием.

Информационной моделью (ИМ) называют представление на некотором языке множества типов объектов, называемых сущностями, и отношений (связей) между ними. В качестве языка представления ИМ наибольшее распространение получил диаграммный язык, предлагаемый в методике информационного (инфологического) проектирования приложений IDEF1X, получившей международное признание.

Концептуальная информационная модель данных отражает их основные характеристики и логические взаимосвязи. Информационное моделирование представляет собой анализ логической структуры информации об объектах системы. Эта логическая структура является необходимым дополнением функциональной модели, детализируя объекты, которыми манипулируют функции системы. построение информационной модели было осуществлено в пакете ERWin с использованием методологии IDEF 1X.

Методологии IDEF 1X - это язык для семантического моделирования данных, основанный на концепции сущность - связь.

Основные элементы графического языка IDEF1X представлены на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 - Элементы языка IDEF1X

Основными компонентами ИМ в методике IDEF1X являются сущности, отношения и атрибуты. Для этих компонентов в методике приняты специальные средства графического изображения.

Сущность определяют как множество объектов, обладающих общими свойствами. Конкретные элементы этого множества называют экземплярами сущности. Если сущность A может быть определена только с помощью ссылки на свойства некоторой другой сущности B, то A называют зависимой (дочерней) сущностью, а B выступает в роли родительской сущности. Сущности в IDEF1X-диаграммах изображают в виде прямоугольников, причем рекомендуется у зависимых сущностей углы прямоугольников изображать скругленными.