Проектирование базы данных кадрового учета ООО "ЖилКомСервис" г. Пикалево

Проектирование средствами MS Access базы данных отдела кадров ООО "ЖилКомСервис". Документирование кадрового движения. Прием на работу, оформление внутренних переводов. Прекращение трудового договора с работниками. Порядок заполнения личной карточки.

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 11.01.2012
Размер файла 10,4 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

В соответствии с законом РФ от 10.07.92 № 3266-I "Об образовании" (в ред. Федерального закона от 13.01.96 № 12-ФЗ) повышение квалификации работника производится в пределах уровня имеющегося у него профессионального образования и осуществляется в образовательных учреждениях, имеющих соответствующую лицензию.

В соответствии с Типовым положением об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов, утвержденным постановлением правительства РФ от 26.06.95 № 610, существуют следующие виды повышения квалификации:

краткосрочное (не менее 72 часов) тематическое обучение по вопросам конкретного производства, которое производится по месту основной работы специалистов и заканчивается сдачей соответствующего экзамена, зачета или защитой реферата;

тематические и проблемные семинары (от 72 до 100 часов) по научно-техническим, технологическим, социально-экономическим и другим проблемам, возникающим на уровне отрасли, региона, предприятия (объединения), организации или учреждения;

длительное (свыше 100 часов) обучение специалистов в образовательном учреждении повышения квалификации для углубленного изучения актуальных проблем науки, техники, технологии, социально-экономических и других проблем по профилю профессиональной деятельности.

На основании представленного работником документа о повышении квалификации специалистом отдела кадров вносятся сведения в раздел V личной карточки. Записываются даты начала и окончания обучения, вид повышения квалификации (краткосрочное, длительное, семинар), наименование учебного заведения и место его нахождения, наименование документа (удостоверение или свидетельство), его реквизиты. В графе 8 раздела дается ссылка на документ - основание повышения квалификации работника. Такими документами является приказ руководителя о направлении работника на обучении или договор об обучении работников, заключенный между организацией и обучающей организацией.

Еще одним видом дополнительного профессионального образования является профессиональная переподготовка по программе свыше 500 часов. Лица, прошедшие данное обучение, получают диплом о профессиональной переподготовке. На основании предъявленного работником диплома о профессиональной переподготовке специалистом кадровой службы вносятся сведения в раздел IV личной карточки.

Работников, добровольно исполняющих трудовые обязанности, в соответствии со ст. 191 ТК РФ работодатель имеет право поощрять. Трудовой кодекс РФ прямо указывает виды поощрения, которые вправе осуществлять работодатель: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии. Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине.

Сведения о наградах и поощрениях, почетных знаниях вносятся в раздел VII личной карточки с обязательным указанием их наименования, а также дается ссылка на соответствующий документ (наименование вида документа, его дата и номер).

В раздел VIII "Отпуск" личной карточки вносятся сведения обо всех видах отпусков, предоставляемых работнику. Каждая строка должна отражать сведения о виде отпуска, периоде работы, за который он предоставляется, количество календарных дней отпуска. Основанием для предоставления отпуска является приказ (распоряжение) работодателя о предоставлении отпуска работнику. Даты начала и окончания отпуска вносятся в личную карточку в соответствии с приказом о предоставлении отпуска. Пример заполнения раздела VIII:

VIII. Отпуск

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)

Период работы

Количество календарных дней отпуска

Дата

Основание

с

по

начала

окончания

1

2

3

4

5

6

7

Ежегодный оплачиваемый

01.09.2008

31.08.2009

36

01.04.2009

07.05.2009

Приказ от 14.03.2009 № 56-О

Без сохранения заработной платы

01.09.2008

31.08.2009

2

20.02.2009

21.02.2009

Приказ от 20.02.2009 № 12-О

Включенные в личную карточку раздела IX "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством" позволило кадровой службе вести более полный учет работников, которым законодательство предоставляет дополнительные льготы и гарантии. При заполнении указанного раздела необходимо приводить ссылку на документ, подтверждающий право работника на льготу и ссылку на федеральный закон или иной нормативный акт, в котором предусмотрена льгота или гарантия.

При прекращении трудового договора с работником в раздел XI личной карточки вносится запись, содержащая сведения о дате увольнения, реквизитах приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора, дается ссылка на основание прекращения трудового договора. Под записью о прекращении трудового договора проставляют свои подписи работник кадровой службы и сам работник:

Данные о работнике в процессе его трудовой деятельности могут изменяться. Порядок внесения изменений и исправлений на сегодняшний день не определяется ни одним нормативным актом, поэтому исправления рекомендуется вносить в том же порядке, что и первичные документы бухгалтерского учета - путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сведений так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и надписывания над зачеркнутым исправленных сведений. На полях против соответствующей строки за подписью работника кадровой службы делается оговорка "исправлено" с проставлением даты внесения исправлений. Что же касается внесения изменений (обновления персональных данных), то их можно вносить либо в том же порядке, что и исправления, при этом ссылку на документ, на основании которого вносятся изменении, рекомендуется делать в разделе "дополнительные сведения", например:

Х. Дополнительные сведения

Сведения об образовании дополнены 01.09.2007 на основании диплома, серия АА № 000000, выдан 00.00.0000 Бокситогорским институтом (филиалом) Ленинградского государственного университета им.А.С. Пушкина.

В связи с тем, что размеры раздела Х "Дополнительные сведения" ограничены, а у работников кадровой службы может возникнуть необходимость внести в личную карточку сведения о работнике, место для которых не предусмотрено ни в одном другом разделе, например, сведения об инвалидности работника, о наличии у работника специальных знаний и навыков. В связи с эти существует еще один способ внесения исправлений и изменений в личные карточки работников, а именно: приказом (распоряжением) руководителя организации о внесении изменений и дополнений в личную карточку работника (форму № Т-2) утверждается внесение в унифицированную форму дополнительного раздела "Внесение исправлений и исправлений в личную карточку", в котором проставляются отметки о внесенных исправлениях. Раздел может иметь, например, следующую форму:

Дата внесения исправления

№ раздела формы

Ошибочная запись (устаревшие сведения)

Исправленная запись (новые сведения)

Основание (наименование документа, серия, №, когда и кем выдан)

Должность, ФИО, подпись работника кадровой службы, внесшего исправления

Такой способ позволяет не перегружать поля унифицированной формы дополнительным текстом.

Оперативное хранение личных карточек производится кадровой службой организации. Личные карточки систематизируются в соответствии с принятым в организации порядком. Обычной является систематизация личных карточек по начальной букве фамилий работников в алфавитном порядке.

По мере увольнения работников личные карточки уволенных изымаются из массива и помещаются в отдельное дело в хронологическом порядке. По окончании делопроизводственного года дело переформировывают в алфавитном порядке, личные карточки переплетаются (подшиваются), нумеруются, производится полное оформление дела. Срок хранения личной карточки в архиве организации (75 лет) начинает исчисляться с года, следующего за годом увольнения из организации.

2. Проектирование модели данных

В рамках диплома необходимо спроектировать и реализовать средствами MS ACCESS информационную систему, поддерживающую работу отдела кадров предприятия. Для того чтобы создать базу, необходимы документы и данные, проходящие через отдел кадров. База данных должна иметь наглядный интерфейс, возможность поиска, добавления новых и редактирования уже имеющихся данных. Результатом работы является разработанная и запрограммированная база данных.

Основной задачей ставится правильная организация структуры хранения информации (т.е. структуры баз данных.), алгоритмов ввода, чтения, корректировки информации. А сама программа представляет собой справочную систему, призванную облегчить труд работников отдела кадров.

Главными функциями разрабатываемой программы являются учет работников, отображение сведений из личных дел, оформление документов при поступлении на работу, переводе или увольнении с неё, подготовка различных форм и отчетов. Отчёт о наличии того или иного работника может выводится на экран для просмотра, а так же, сохраняться как в приложении Microsoft Word, так и в приложении Excel.

СУБД Access является системой управления базами данных реляционного типа. Данные хранятся в такой базе в виде таблиц, строки (записи) которых состоят из наборов полей определенных типов. С каждой таблицей могут быть связаны индексы (ключи), задающие нужные пользователю порядки на множестве строк. Таблицы могут иметь однотипные поля (столбцы), и это позволяет устанавливать между ними связи. Типичными операциями над базами данных являются определение, создание и удаление таблиц, модификация определений (структур, схем) существующих таблиц, поиск данных в таблицах по определенным критериям (выполнение запросов), создание отчетов о содержимом базы данных.

Так как Microsoft Access является современным приложением Windows, можно использовать в работе все возможности DDE (динамический обмен данными) и OLE (связь и внедрение объектов). DDE позволяет осуществлять обмен данными между Access и любым другим поддерживающим DDE приложением Windows. В Microsoft Access можно при помощи макросов или Access Basic осуществлять динамический обмен данными с другими приложениями.

OLE является более изощренным средством Windows, которое позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в базу данных Access. Такими объектами могут быть картинки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других поддерживающих OLE приложений Windows.

В Microsoft Access для обработки данных базовых таблиц используется мощный язык SQL (структурированный язык запросов). Используя SQL можно выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных. Совсем не обязательно знать язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует однажды заданные связи между таблицами.

2.1 Таблицы

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, тогда достаточно будет обновить конкретные данные только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями). Все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Каждое поле таблицы характеризуется наименованием, типом и шириной поля. При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных.

База данных для решения поставленной задачи состоит из следующих таблиц:

Таблица "general information on employee" (общая информация о сотрудниках) состоит из списка личных данных о сотрудниках:

Таблица "composition too families" (состав семьи) состоит из перечня родственников каждого сотрудника (близкие родственники - муж, жена, дети), а также их года рождения:

Таблица "Orders" (приказы) состоит из перечня приказов по личному составу, а именно приказ (распоряжение) о приеме работника на работу, приказ (распоряжение) о расторжении с работником трудового договора (увольнении), приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу, а также данных о номере приказа, дате издания и т.п. условий:

Таблица "Job titles, subdivisions" (должности, структурные подразделения) состоит из списка должностей и структурных подразделений организации:

Таблица "soldierly account" (военная обязанность) содержит данные о военнообязанных сотрудниках:

Одним из основных требований, предъявляемых к СУБД, является возможность быстрого поиска требуемых записей среди большого объема информации. Индексы представляют собой наиболее эффективное средство, которое позволяет значительно ускорить поиск данных в таблицах.

Важной особенностью индексов является то, что можно использовать индексы для создания первичных ключей. В этом случае индексы должны быть уникальными. Это означает, что для таблицы, содержащей только одно индексное поле, уникальным должно быть значение этого поля.

Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь уникальный (первичный) ключ. Для ключевого поля автоматически строится индекс. Индекс ключевого поля всегда уникален и не допускает пустых полей в записях. Первичные ключи и дополнительные индексы используются при определении отношений между таблицами и условий целостности данных.

В базе данных содержится 5 таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью совпадающих значений в ключевых полях. В ней ключевое поле одной таблицы связано с соответствующим ему полем, имеющим то же имя, которое называют полем внешнего ключа, во второй таблице. Таблица, содержащая ключевое поле, называется главной, а таблица, содержащая внешний ключ - связанной.

Таблица "composition too families"

Имя поля

Ключ

Индексированное поле

Тип данных

ID_TimeNumber

Да (Допускаются совпадения)

Числовой

degree kinship

Нет

Текстовый

FIO

Нет

Текстовый

year of the birth

Нет

Текстовый

Таблица "general information on employee"

Имя поля

Ключ

Индексированное поле

Тип данных

ID_TimeNumber

Да

Да (Совпадения не допускаются)

Счетчик

Surname

Нет

Текстовый

Name

Нет

Текстовый

patronymic name

Нет

Текстовый

birth day

Нет

Дата/время

birthplace

Нет

Текстовый

document, confirming personality

Нет

Текстовый

date of issue

Нет

Дата/время

place of the issue

Нет

Текстовый

series

Нет

Текстовый

number

Да (Совпадения не допускаются)

Текстовый

registration of the place of the residence

Нет

Текстовый

INN

Да (Совпадения не допускаются)

Текстовый

Insurance certificate

Да (Совпадения не допускаются)

Текстовый

telephone

Нет

Текстовый

Household position

Нет

Текстовый

Formation

Нет

Текстовый

Floor

Нет

Текстовый

alphabet

Нет

Текстовый

citizenship

Нет

Текстовый

Таблица "Job titles, subdivisions"

Имя поля

Ключ

Индексированное поле

Тип данных

ID_№JobTitle

Да

Да (Совпадения не допускаются)

Счетчик

Job title

Да (Совпадения не допускаются)

Текстовый

Subdivision

Нет

Текстовый

Salary

Нет

Денежный

Таблица "Orders "

Имя поля

Ключ

Индексированное поле

Тип данных

ID_CodeOrder

Да (Совпадения не допускаются)

Текстовый

Name of the order

Нет

Текстовый

Date of the order

Нет

Текстовый

ID_TimeNumber

Да (Допускаются совпадения)

Числовой

ID_№JobTitle

Да (Допускаются совпадения)

Числовой

since

Нет

Текстовый

on

Нет

Текстовый

Conditions of the acceptance on work

Нет

Текстовый

Trial period

Нет

Текстовый

Number of the labor agreement

Нет

Текстовый

Date of the labor agreement

Нет

Текстовый

Base of the translation

Нет

Текстовый

type of the translation

Нет

Текстовый

former job title

Нет

Текстовый

former structured subdivision

Нет

Текстовый

former salary

Нет

Денежный

Base of the sacking

Нет

Текстовый

Base

Нет

Текстовый

type of the work

Нет

Текстовый

Таблица "soldierly account"

Имя поля

Ключ

Индексированное поле

Тип данных

ID_TimeNumber

Да (Совпадения не допускаются)

Числовой

category of the spare

Нет

Текстовый

soldierly rank

Нет

Текстовый

composition (profile)

Нет

Текстовый

Full code indication VUS

Нет

Текстовый

Category to military service

Нет

Текстовый

Name military

Нет

Текстовый

2.2 Схема данных

Работа в Access начинается с определения реляционных таблиц и их полей, которые будут содержать данные. Процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения целостности связей в базе данных. Обеспечение связной целостности данных означает, что Access при корректировке базы данных обеспечивает для связанных таблиц контроль за соблюдением следующих условий:

В подчиненную таблицу не может быть добавлена запись с несуществующим в главной таблице значением ключа связи;

В главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в подчиненной таблице;

Изменение значений ключа связи в записи главной таблицы невозможно, если в подчиненной таблице имеются связанные с ней записи.

Если для выбранной связи обеспечивается поддержание целостности, можно задать режим каскадного обновления связанных полей и режим каскадного удаления связанных записей.

В режиме каскадного обновления связанных полей при изменении значения поля связи в записи главной таблицы, Access автоматически изменит значения в соответствующем поле в подчиненных записях.

В режиме каскадного удаления связанных записей при удалении записи из главной таблицы будут автоматически удаляться все связанные записи в подчиненных таблицах. При удалении записи из главной таблицы выполняется каскадное удаление подчиненных записей на всех уровнях, если этот режим задан на каждом уровне.

Связи между таблицами в БД используются при формировании запросов, разработке форм, при создании отчетов. При создании в Access схемы данных в ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Это позволяет системе автоматически использовать связи, один раз определенные в схеме данных, при создании форм, запросов, отчетов на основе взаимосвязанных таблиц, а пользователь освобождается от необходимости указывать эти связи при конструировании этих объектов. Схема данных базы графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей, а связи - линиями между полями разных таблиц.

Конечным результатом данного этапа является таблица реляционных связей, приведенная на рисунке:

Схема данных строится исходя из требований предметной области:

Тип отношения между таблицей “general information on employee” и таблицей “composition too families” - один ко многим, то есть у одного сотрудника может быть несколько членов семьи. Таблицы связаны по полю ID_TimeNumber.

Тип отношения между таблицами “general information on employee” и “soldierly account" - один к одному, то есть у одного сотрудника может быть только одна воинская обязанность. Таблицы также связаны по полю ID_TimeNumber.

Тип отношения между таблицами “general information on employee” и “orders" один ко многим, то есть у одного сотрудника может быть несколько приказов по личному составу. Таблицы связаны по полю ID_TimeNumber.

Тип отношения между таблицами “orders" и “job titles, subdivisions” - один ко многим, то есть к одной должности могут относится несколько приказов по личному составу. Таблицы связаны по полю ID_№JobTitle.

2.3 Запросы

Запрос - это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами БД при обработке данных. Запросы можно также использовать для включения данных в форму или отчет. В хорошо структурированной базе данных сведения, которые требуется представить с использованием формы или отчета, зачастую хранятся в разных таблицах. С помощью запроса можно собрать необходимые данные перед проектированием формы или отчета. Запрос может формироваться в виде запросов по образцу (QBE) или с помощью инструкции SQL - языка структурированных запросов.

QBE - запрос по образцу - средство для отыскания необходимой информации в базе данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов.

SQL - запросы - это запросы, которые составляются программистами из последовательности SQL - инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на основе SQL - запросов.

В данной работе были сделаны следующие необходимые для дальнейшей работы запросы:

1. Запрос Военная обязанность - состоит из данных таблицы Военная обязанность и таблицы Общая информация о сотрудниках, выводит данные о военнообязанных сотрудниках.

2. Запрос Приказы + Сотрудники - построен на основе таблиц Общая информация о сотрудниках и Приказы, выводит все данных о сотрудниках и приказах, к ним относящихся.

3. Запрос Приказы + Сотрудники1 - построен на основе запроса Приказы + Сотрудники и таблицы Должности, структурное подразделение, состоит из всех личных сведениях о сотрудниках, сведениях о приказах по личному составу, к ним относящихся, а также включает наименование прежней должности, прежнего структурного подразделения, прежнего оклада для работников, переведенных на другую работу.

4. Запрос Приказ о приеме + Приказ о переводе - построен на основе запроса Приказы + Сотрудники1, при условии отбора "Приказ о приеме работника на работу" или "Приказ о переводе" в столбце "Наименование приказа".

5. Запрос Приказ о приеме + сотрудники - построен на основе запроса Приказы + Сотрудники 1, при условии отбора "Приказ о приеме на работу" в столбце "Наименование приказа".

6. Запрос Приказы о переводе - построен на основе запроса Приказы + Сотрудники, при условии отбора "Приказ о переводе" в столбце "Наименование приказа", а также на основе таблицы Должности, Структурное подразделение.

7. Запрос Приказы о приеме работника на работу - построен на основе запроса Приказы + Сотрудники, при условии отбора "Приказ о приеме работника на работу" в столбце "Наименование приказа", а также на основе таблицы Должности, Структурное подразделение.

8. Запрос Приказы об увольнении - построен на основе запроса Приказы + Сотрудники, при условии отбора "Приказ об увольнении" в столбце "Наименование приказа", а также на основе таблицы Должности, Структурное подразделение.

9. Запрос Состав семьи - построен на основе таблиц Общая информация о сотрудниках, Состав семьи. Создана для того, чтобы выводить такие данные, как ФИО сотрудника организации, а также ФИО его близких родственников (жена, дети) и дат их рождения.

10. Запрос Фактические работники - построен на основе запросов Приказы о приеме работников на работу и Приказ об увольнением с условием выбора Is Null в столбце табельный номер сотрудника запроса Приказ об увольнении.

2.4 Формы

Формы - одно из основных средств для работы с базами данных в Access - используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др. Они позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используют коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки. Источником данных формы являются одна или несколько связанных таблиц и (или) запросов.

Элементами управления могут быть графические примитивы, надписи, рисунки и другие статические объекты, которые не изменяются при переходе между записями. Сюда же следует отнести текстовые поля, содержимое которых модифицируется при передвижении по записям. Элементы управления могут использоваться для ввода и отображения дат, а также для выполнения вычислений и вывода результата. Элементами управления являются кнопки команд, которые активизируют исполнение различных операций; объекты типа подчиненные формы (бланк таблицы, дочерней по отношению к форме); объекты, облегчающие восприятие данных, такие как календарь или счетчик; а также элементы пользователя.

В данной базе данных присутствует девять необходимых для работы форм. Одна из них является главной формой. Все остальные формы являются вспомогательными и используются либо по ссылке из главной формы, либо являются подчиненными.

Ниже приведены основные формы, используемые в базе данных:

Главная книга кадровой службы - основная форма, с помощью кнопок из которой мы можем перейти на все необходимые для кадровой работы формы: общие сведения о сотрудниках, журнал приказов по личному составу, списки сотрудников, а также отчет личные карточки работников № Т-2. Состоит из кнопок и внедренных объектов - рисунков.

Общие сведения о сотрудниках - содержит все необходимые личные сведения о сотрудниках, включает в себя 3 вкладки, 2 подчиненные формы, а также 4 кнопки. На первой вкладке "Общие сведения о сотруднике" выводятся все личные данные сотрудника, на второй - "Сведения о воинском учете" - выводятся данные о военнообязанных сотрудниках, на третьей - "Состав семьи" - ФИО, дата рождения ребенка, жены/мужа, если они есть у работника. С помощью кнопки "Личная карточка №Т-2" выводится личная карточка именно того сотрудника, чьи данные сейчас просматриваются работником отдела кадров. С помощью кнопки "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" выводится унифицированная форма данного приказа с заполненными данными на конкретного работника (чьи данные открыты на конкретный момент). Аналогично работают кнопки "Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником (увольнении)", "приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу". Также в данной работе был использован такой элемент управления как поле со списком, т.е. при нажатии на него выводится список данных, позволяющий нам выбрать необходимое значение для нового сотрудника либо изменение данных для уже числящегося в организации.

Приказы по личному составу - имеет интерфейс журнала, содержит кнопки, через которые мы можем открыть формы, содержащие сведения о приказах по личному составу, а также отчеты, выводящие заполненные унифицированные формы приказов. Также с помощью трех кнопок, находящихся в нижнем ряду, открываются списки, в которых перечислены все оформленные приказы, то есть журнал, в котором записывается наименование приказа, дата оформления, табельный номер, ФИО работника, а также его должность и структурное подразделение. Данный журнал очень удобно использовать, когда возникает необходимость быстрого поиска нужного приказа, а также при оформлении архива приказов по личному составу в конце календарного года.

Списки сотрудников - содержит кнопки, через которые можно открыть отчеты, содержащие списки принятых, уволенных, переведенных, а также фактически работающих в данной организации сотрудников.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу:

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником (увольнении):

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу:

2.5 Отчеты

Конечным продуктом большинства приложений баз данных являются отчёты. Они предназначены для формирования выходных документов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать. Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов. Отчеты, как и формы, являются главными элементами интерфейса баз данных. Для создания отчёта, который можно распечатать и распределить между потребителями, комбинируются данные в таблицах, запросах и даже формах. Можно создавать отчёты как из одной таблицы, так и из нескольких пользуясь связями. Можно управлять внешним видом всех его элементов.

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

В результате в данной работе были созданы следующие необходимые для работы отчеты:

1. Личная карточка государственного (муниципального) служащего унифицированная форма №Т-2 создана на основе запроса Приказы о приеме + Сотрудники, состоит из четырех подчиненных отчетов, таких как Состав семьи, Сведения о воинском учете, Прием на работу и переводы на другую работу, Основание прекращения трудового договора (увольнение) (см. Приложение №4);

2. Перечень сотрудников, переведенных на другое место работы - открывается с помощью кнопки Переведенные из формы Список сотрудников. Представлен в виде списка, где внесены все основные данные для регистрации каждого оформленного приказа (см. Приложение №5);

3. Перечень вновь принятых сотрудников - открывается с помощью кнопки Принятые из формы Список сотрудников. Представлен в виде списка, где внесены все основные данные для регистрации каждого оформленного приказа (см. Приложение №6);

4. Перечень уволенных сотрудников - открывается с помощью кнопки Уволенные из формы Список сотрудников. Представлен в виде списка, где внесены все основные данные для регистрации каждого оформленного приказа (см. Приложение №7);

5. Перечень сотрудников, фактически работающих в организации - открывается с помощью кнопки Сотрудники, фактически работающие в организации из формы Список сотрудников. Представлен в виде списка, где внесены все основные данные для регистрации каждого оформленного приказа (см. Приложение №8);

6. Перечень приказов о переводе работников на другую работу - открывается с помощью кнопки Журнал приказов по личному составу. Представлен в виде списка, где внесены все данные об оформленном приказе. Удобен при поиске нужного приказа (см. Приложение №9). Перечень приказов о приеме работников на работу - открывается с помощью кнопки Журнал приказов по личному составу. Представлен в виде списка, где внесены все данные об оформленном приказе. Удобен при поиске нужного приказа (см. Приложение №10);

7. Перечень приказов об увольнении работников - открывается с помощью кнопки Журнал приказов по личному составу. Представлен в виде списка, где внесены все данные об оформленном приказе. Удобен при поиске нужного приказа (см. Приложение №11);

9. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу, унифицированная форма №Т-1 (см. Приложение №1);

10. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу, унифицированная форма №Т-5 (см. Приложение №2);

11. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), унифицированная форма №Т-8 (см. Приложение №3);

12. Список детей сотрудников до 14 лет - открывается с помощью одноименной кнопки на главной форме, выводит такие данные как фамилия, имя, отчество, год рождения ребенка до 14 лет фактически числящегося в организации сотрудника. Эти данные необходимы для бухгалтерии по начислению заработной платы для уменьшения ставки подоходного налога на заработную плату родителей детей до 14 лет (см. Приложение №12);

13. Список военно-обязанных сотрудников для военно-учетного стола - аналогично открывается с помощью одноименной кнопки на главной форме, выводит все необходимые данные о военнообязанных сотрудниках, такой список необходимо предоставлять 2 раза в год в военно-учетный стол для сверки (см. Приложение №13).

2.6 Макросы

Макрос является программой, которая содержит описание последовательности действий, выполняемых при наступлении некоторого события в объекте или элементе управления приложения. Макрос в Access представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются либо последовательно, либо в порядке, заданном определенными условиями. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении. Каждая макрокоманда имеет определенное имя и, возможно, один или несколько аргументов, которые задаются пользователем. Например, при использовании макрокоманды ОткрытьФорму (OpenForm) в качестве аргументов необходимо задать, по крайней мере, имя открываемой формы и режим вывода ее на экран. Использование макросов оправдано тем, что их легко создавать, и для этого не нужно изучать синтаксис языка программирования. Основное назначение макросов - это создание удобного интерфейса приложения: чтобы формы и отчеты открывались при нажатии кнопок в форме или на панели инструментов или же привычным выбором команды меню; чтобы при открытии приложения пользователь видел на экране не окно База данных, наполненное множеством таблиц, запросов, форм и отчетов, а некую понятную форму, с помощью которой можно было бы сразу производить желаемые действия и т.д.

В данной базе были созданы следующие основные макросы:

1. Личные карточки № Т-2;

2. Общие сведения о сотрудниках;

3. Перевод;

4. Перечень приказов о переводе работника;

5. Перечень приказов о приеме работника на работу;

6. Перечень приказов об увольнении;

7. Прием;

8. Увольнение;

9. Списки переведенных;

10. Списки принятых;

11. Списки уволенных;

12. Списки сотрудников;

13. Фактические сотрудники и т.п.

Макросы в данной работе создавались для перехода с формы на необходимый отчет при нажатии кнопки.

Макросы Личные карточки №Т-2, Общие сведения о сотрудниках, Дети, Для военно-учетного стола, Приказы, Списки сотрудников были созданы для кнопок, расположенных на главной форме. При нажатии на эти кнопки, мы переходим на следующие формы, предназначенные уже непосредственно для работы.

Макросы Списки принятых, Списки переведенных, Списки уволенных, Фактические сотрудники были созданы для формы Списки сотрудников, открывают уже оформленные отчеты.

Макросы Перевод, Прием, Увольнение, ЛК №Т-2 были созданы кнопок, расположенных на форме Общие сведения о сотрудниках, причем при нажатии на эти кнопки открывается приказ именно на того сотрудника, чьи данные сейчас просматривает работник отдела кадров. Для этого в поле макроса "Условие отбора" прописано такое свойство как: [Формы]! [Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу]! [ID_TimeNumber] = [ID_TimeNumber] (для приказа о приеме на работу).

Аналогично то же свойство было прописано для макросов Прием форма, Увольнение форма, Перевод форма, написанных для кнопок Приказ о приеме работника на работу, Приказ об увольнении работника, Приказ о переводе работника на другую работу, расположенных на форме Приказы по личному составу.

Заключение

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения кадровой службы Общества с ограниченной ответственностью "ЖилКомСервис".

Перспективы применения информационных систем и технологий для повышения эффективности кадровой работы: 1. автоматизировать, обеспечив тем самым, хранение документов, разграничение доступа, ведение контролируемого и безошибочного документооборота на предприятии, 2.

В настоящее время широко используются средства и системы, позволяющие автоматизировать кадровую работу на предприятии. Развитие таких информационных технологий позволяет сделать переход предприятий на безбумажное делопроизводство, значительно облегчает работу, сокращает время обработки документов, а также вероятность их утраты, ускоряет процесс документооборота предприятия, повышает уровень защищенности персональных данных и другое. Таким образом, наличие на предприятии информационных технологий по кадровой работе, не только выгодно, но становится необходимым элементом управления в процессе управления персоналом на предприятии. Разработанная мною база данных для ООО "ЖилКомСервис" дала очень много преимуществ в работе отдела кадров. Например, сэкономила много времени для специалиста отдела кадров, потому что раньше при приеме нового работника приходилось заполнять множество всевозможных документов. Созданная программа дала возможность с высокой точностью и скоростью получать необходимые данные, работать с формами, которые имеют удобный и понятный интерфейс для пользователя, а также быстро получать все необходимые отчеты в нужном для работы формате. Если при старом способе ведения учёта приходилось привлекать несколько сотрудников, то теперь с этим может справиться один без особых усилий.

Список литературы

1. Белицкая И.Я., Корякина Ю.С., Кузнецов Д.Л., Орловский Ю.П. "Кадровое делопроизводство (правовые основы). Практическое пособие", М.: - Юридическая фирма "Контракт", 2008.

2. Боровиков В.В. "MS Access. Программирование и разработка базы данных и приложений": СОЛОН - Р. 2002 год

3. Кирсанова М.В. "Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения", Москва: Омега-Л, 2007.

4. Новиков Е.А. "Образцы трудовых договоров: составление, заключение, прекращение по новым формам ТК РФ", Москва: Омега-Л, 2007.

5. Сенотрусова Ю.В. "Образцы кадровых документов с комментариями: (практ. пособие), Москва: Омега-Л, 2007. "

Приложение

Приложение №1 - Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Унифицированная форма №Т-1);

Приложение №2 - Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Унифицированная форма №Т-5);

Приложение №3 - Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма №Т-8);

Приложение №4 - Личная карточка государственного (муниципального) служащего №Т-2;

Приложение №5 - Перечень сотрудников, переведенных на другое место работы;

Приложение №6 - Перечень вновь принятых сотрудников;

Приложение №7 - Перечень уволенных сотрудников;

Приложение №8 - Перечень сотрудников, фактически работающих в организации;

Приложение №9 - Перечень приказов о переводе работников на другую работу;

Приложение №10 - Перечень приказов о приеме работников на работу;

Приложение №11 - Перечень приказов об увольнении работников;

Приложение №12 - Список детей сотрудников до 14 лет;

Приложение №13 - Список военнообязанных сотрудников для военно-учетного стола.

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

  • Реализация приложения "Книжный магазин" средствами систем управления базами данных. Проектирование структуры базы данных, определение сущности и атрибутов. Логическое проектирование базы данных и реализация базы данных в СУБД Microsoft Office Access.

    курсовая работа [7,8 M], добавлен 13.02.2023

  • Особенности кадрового дела. Разработка схемы базы данных для отдела кадров. Реализация разработанной схемы в конкретной СУБД (MS Access). Создание экранных форм для ввода данных, отчетов, запросов. Автоматизация работы с созданной базой данных.

    курсовая работа [2,8 M], добавлен 10.05.2011

  • Проектирование базы данных Access. Система управления базами данных. Создание и обслуживание базы данных, обеспечение доступа к данным и их обработка. Постановка задач и целей, основных функций, выполняемых базой данных. Основные виды баз данных.

    лабораторная работа [14,4 K], добавлен 16.11.2008

  • Концептуальное и инфологическое проектирование базы данных в системе управления базами данных Microsoft Access. Физическое проектирование базы данных "Магазин спорттоваров". Тестирование и отладка базы данных, составление руководства пользователя.

    курсовая работа [6,7 M], добавлен 22.11.2022

  • Понятие и порядок разработки базы данных, ее основные составные части и назначение. Построение базы данных консалтингового агентства на основе инфологической модели, отражаемые сущности и связи между ними. Особенности реализации базы данных в MS ACCESS.

    курсовая работа [2,5 M], добавлен 04.03.2010

  • Цель создания базы данных, предполагаемые задачи и функции. Описание используемого программного обеспечения. Разработка структуры и схемы базы данных, инфологическое проектирование и перечень SQL-запросов. Разграничение прав доступа, администрирование.

    курсовая работа [2,2 M], добавлен 15.04.2012

  • Анализ баз данных и систем управления ими. Проектирование и создание реляционной базы данных в среде MS Access для ресторана "Дельфин": построение информационно логической модели, разработка структур таблиц базы данных и схемы данных, создание Web-узла.

    курсовая работа [3,7 M], добавлен 15.11.2010

  • Изучение основных понятий баз данных: структура простейшей базы данных, компоненты базы данных Microsoft Access. Проектирование базы данных "Туристическое агентство" в СУБД Access 2010, в которой хранятся данные о клиентах, которые хотят поехать отдыхать.

    курсовая работа [3,3 M], добавлен 20.09.2013

  • Базы данных и системы управления базами данных. Структура простейшей базы данных, свойства полей. Понятие языка SQL. Проектирование баз данных, режимы работы, объекты. СУБД Microsoft Access. Создание базы данных "Электротовары" средствами Visual FoxPro.

    курсовая работа [5,7 M], добавлен 29.04.2014

  • Проектирование базы данных в среде MS Access 2000 для учета кадров РОВД г. Климовичи. Описание основных функций, которые должна выполнять данная информационная система. Верификация спроектированной логической модели. Результаты тестирования программы.

    курсовая работа [655,4 K], добавлен 06.09.2015

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.