Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ФИЛИАЛ в г. ПЕТРОПАВЛОВСКЕ-КАМЧАТСКОМ

Специальность 080801 «Прикладная информатика (по областям)»

Кафедра «Естественнонаучных и информационных дисциплин»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Базы данных»

на тему «База данных отдела кадров»

Студент

группы ПИЭД-09

А.М. Маликова

Научный руководитель

ст. преподаватель

С.А. Иваненко

Петропавловск-Камчатский 2011

Содержание

• Введение
• 1 Обследование предметной области
• 2 Концептуальное проектирование
• 2.1 Перечень сущностей
• 2.2 Перечень атрибутов
• 3 Инфологическое проектирование БД
• 3.1 Модель «сущность-связь»
• 3.2 Классификация связей
• 4 Реляционная модель БД
• 4.1 Выбор ключей
• 4.2 Нормализация отношений
• 5 Физическое проектирование БД
• 5.1 Состав таблиц БД
• 5.2 Запросы к БД
• 5.3 Экранные формы
• 5.4 Отчеты
• 6 Инструкция по использованию БД
• 6.1 Вызов программы
• 6.2 Экранные формы
• 6.3 Описание отчетов
• Заключение
• Список используемых источников

Введение

Базы данных -- это совокупность структур, предназначенных для хранения больших объемов информации и программных модулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия.

Информация базы данных хранится в одной или нескольких таблицах. Любая таблица с данными состоит из набора однотипных записей, расположенных друг за другом. Они представляют собой строки таблицы, которые можно добавлять, удалять или изменять.

Каждая запись является набором именованных полей, или ячеек, которые могут хранить самую разнообразную информацию, начиная от даты рождения и заканчивая подробным описанием кулинарного рецепта. Однотипные поля разных записей образуют столбец таблицы.

Создав одну таблицу, вы уже получаете полноценную базу данных. Однако в реальной жизни структуры баз данных, а соответственно и способы их создания, намного сложнее.

В последние годы на первый план выдвигается новая отрасль - информационная индустрия, связанная с производством технических средств, методов, технологий для производства новых знаний. Эта индустрия тесно связана с развитием компьютерных технологий.

В информационном обществе доминирует производство информационного продукта, а материальный продукт становится более информационно емким. Изменятся весь уклад жизни, система ценностей: возрастает значимость культурного досуга, возрастает спрос на знания, от человека требуется способность к интеллектуальному труду и творчеству. В результате появились противоречия между ограниченными возможностями человека по восприятию и переработке информации и существующими массивами хранящейся и передаваемой информации.

Возникло большое число избыточной информации, в которой иногда трудно сориентироваться и выбрать нужные сведения.

Для решения подобных проблем применяются автоматизированные базы данных. Они стали неотъемлемой частью практически всех компьютерных систем - от отрасли до отдельного предприятия. За последние несколько лет вырос уровень потребительских качеств систем управления базами данных (СУБД): разнообразие поддерживаемых функций, удобный для пользователя интерфейс, сопряжение с программными продуктами, в частности с другими СУБД, возможности для работы в сети и т.д. СУБД позволяет сводить воедино информацию из самых разных источников (электронные таблицы, другие базы данных) и помогает быстро найти необходимую информацию, донести ее до окружающих с помощью отчетов, графиков или таблиц.

К настоящему времени накоплен значительный опыт проектирования БД, предназначенных для управления производством, это позволяет сделать процесс создания БД более эффективным.

Данная курсовая работа называется «База данных отдела кадров». Многие люди даже не догадываются, насколько сложен и трудоемок кадровый учет. Чаще всего выделяют 3 основные современные сложности:

1. Четкое понимание и реализация стратегических и тактических целей своей фирмы. К сожалению, в сегодняшней практике это слабое место. Оторванность отделов кадров от постановки перспективных целей приводит к тому, что имеющийся кадровый потенциал зачастую не дает возможности реализовать новые идеи и технологии, а на его перестройку уходит слишком много времени, что особенно непозволительно в условиях рыночной экономики.

2. Прогнозирование ситуации на рынке труда и в собственном коллективе для принятия упреждающих мер. Без серьезного изучения стоимости рабочей силы, спроса и предложения высококвалифицированных работников нужного профиля, изменений в мотивации труда и других факторов движения трудовых ресурсов можно быстро потерять уже имеющийся кадровый потенциал. А для его постоянного наращивания в борьбе с конкурентами необходимо еще иметь источники кадрового пополнения, знать положение в области обучения кадров, предвидеть неблагоприятные обстоятельства.

3. Анализ имеющегося кадрового потенциала и планирование его развития с учетом перспективы. Планирование развития кадров вытекает из реализации указанных выше функций. Прежде всего, это планирование естественного движения кадров выхода на пенсию, увольнения по болезни, в связи с учебой, службой в армии и т. п. Это сделать несложно, но необходимо, чтобы своевременно подготавливать равноценную замену. Сложнее другое - как усилить потенциал коллектива, повысить его конкурентоспособность.

Целью данной курсовой работы является автоматизация подсистемы управления кадрами.

Согласно цели поставим задачи:

· Изучение особенностей кадрового дела

· Разработка схемы БД

· Реализация разработанной схемы в конкретной СУБД (MS Access)

· Создание форм для ввода данных, отчетов, запросов

· Автоматизация работы с созданной БД.

1 Обследование предметной области

Для более эффективного управления производством фирма разрабатывает стратегический план, который затрагивает всю деятельность организации, в том числе и управление персоналом. И здесь главным элементом, определяющим направление деятельности, является кадровая политика.

Кадровая политика включает разработку общих принципов и определение приоритетов целей в области управления персоналом; планирование потребности в трудовых ресурсах и путей формирования штатов; создание поддержку системы движения кадровой информации; определение принципов распределения средств; обеспечение эффективной системы стимулирования труда; политику развития персонала.

К функциям отдела кадров относится принятие и увольнение сотрудников, составление различных приказов и табеля рабочего времени, оформление, текущей учет документации по движению кадров, нормативный контроль по КЗОТу правильных формулировок приказов и распоряжений по отделу кадров, получение и ведение дополнительной информации о работнике, не нормативный по отделу кадров, но на сегодняшний день закрепленный за ним (это данные о пенсионерах, инвалидах, и т.п.) и т.д.

Принимая сотрудника на работу, фирма заключает с ним трудовой договор, в котором содержится информация различного рода, например: какого числа он был принят на работу, в качестве кого, размер его заработной платы, табельный номер сотрудника, условия работы, информация о том сколько раз он может уходить в отпуск, оплачиваемый ли больничный, проезд или отпуск и т.д.

После официального принятия на работу на сотрудника заводится личная карточка. Личная карточка может содержать фамилию, имя и отчество сотрудника, его дату рождения, паспортные данные, место прописки и проживания, состав семьи и т.д.

В течение работы сотрудник может ездить в командировки, ходить на курсы повышения квалификации, уходить в отпуска, болеть, так же сотрудник может быть материально ответственным лицом, увольняться. На всё вышеперечисленное составляются специальные приказы, которые содержат разного рода информацию.

Приказ об уходе сотрудника в командировку содержит в себе табельный номер сотрудника, место, куда он уезжает и время, за счет, чьих средств и т.д.

Приказ об уходе на больничный составляется отделом кадров в том случае, если сотрудник был в этот момент в отпуске. В противном случае больничный регистрируется вручную в специальном журнале.

Приказ о повышении квалификации называется переводом. Фирма может, как сама отправлять сотрудника на курсы, так и сотрудник может самостоятельно их посещать. В последнем случае сотрудник обязан будет представить специальный документ, который будет свидетельствовать о том, что данный человек действительно прошел эти курсы.

На основании командировок, больничных и отпусков отделом кадров составляется табель рабочего времени. Табель рабочего времени представляет собой список всех сотрудников, с указанием занимаемых ими должностями, число дней, которое сотрудник должен был отработать, число фактически отработанных сотрудником дней, число выходных и количество дней в которых сотрудник был в командировках, отпусках или болел. Табель рабочего времени составляется раз в месяц.

Увольнение сотрудника происходит либо на основании личного заявления сотрудника, либо из-за нарушения правил трудового договора. После официального подписания приказа сотрудник обязан отработать на данном предприятии еще две недели.

2 Концептуальное проектирование

2.1 Перечень сущностей

база данные автоматизация кадры

Сущность - объект любой природы данные, о котором хранятся в отношении (таблице, в которой содержатся данные).

В рассматриваемой предметной области можно выделить следующие сущности:

1. СОТРУДНИКИ -содержит информацию о дате рождения, месте проживания, составе семьи сотрудника и т.д.

2. ОТПУСК - содержит информацию о дате ухода в отпуск, на какое количество дней и т.д.

3. БОЛЬНИЧНЫЙ - содержит ту же информацию что и отпуск, включая пункт дополнительный отпуск в связи с болезнью.

4. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ (ПЕРЕВОД) - содержит информацию о причине перевода (в данном случае прохождение курсов повышения квалификации), прежнее и новое место работы и т.д.

5. КОМАНДИРОВАКА - содержит информацию о месте назначения, сроки и цели отправления в командировку.

6. ТРУДОВОЙ ДОГОВОР - содержит информацию о том, когда и на какую должность был принят сотрудник, его надбавки и т.д.

7. ТАБЕЛЬ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ - содержит информацию о количестве отработанных дней, выходных, командировок, больничных и т.д.

2.2 Перечень атрибутов

Перечисленные выше сущности содержат различные атрибуты. Атрибут - свойство сущности (заголовок столбца таблицы).

Перечислим атрибуты вышеназванных сущностей:

СОТРУДНИКИ (Табельный номер сотрудника, ФИО сотрудника, занимаемую должность, стаж работы, номер паспорта, ИНН, состав семьи, дату рождения, место проживания по паспорту, фактическое место проживания, телефон, образование).

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР (наименование фирмы, номер приказа, дату составления приказа, дату принятия на работу, ФИО сотрудника, табельный номер сотрудника, структурное подразделение, должность, оклад, надбавки за совмещение должностей, надбавки за работу на крайнем севере, основание принятия на работу).

ОТПУСК (наименование фирмы, номер приказа об уходе в отпуск, дату составления приказа, структурное подразделение, ФИО сотрудника, табельный номер сотрудника, структурное подразделение, период работы, основной отпуск, дополнительный отпуск, количество дней, период к оплате).

БОЛЬНИЧНЫЙ (наименование фирмы, номер приказа, ФИО сотрудника, табельный номер сотрудника, структурное подразделение, занимаемую должность, основной отпуск, дополнительный отпуск в связи с болезнью, пункт «отпуск исчислять», пункт «всего отпуск»).

ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ (ПЕРЕВОД) (номер приказа об переводе, табельный номер сотрудника, ФИО сотрудника, пункт «вид перевода», прежнее место работы, новое место работы, основание перевода).

КОМАНДИРОВКИ (номер приказа об отправлении сотрудника в командировку, табельный номер сотрудника, ФИО сотрудника, структурное подразделение, занимаемую должность, место назначения, срок и цель командировки, пункт «за счет средств»).

ТАБЕЛЬ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ (номер сотрудника, должность, количество отработанных дней, количество фактически отработанных дней, количество выходных, командировки, отпуска, больничные).

УВОЛЬНЕНИЕ (номер приказа об увольнении сотрудника из фирмы, дату составления приказа, дату увольнения, табельный номер сотрудника, структурное подразделение, занимаемую должность, основание, пункт «к оплате»).

3 Инфологическое проектирование БД

3.1 Модель «сущность-связь»

Инфологическая модель должна включать такое формализованное описание предметной области, которое легко будет "читаться" не только специалистами по базам данных.

Инфологическое проектирование, прежде всего, связано с попыткой представления семантики предметной области в модели БД. Реляционная модель данных в силу своей простоты и лаконичности не позволяет отобразить семантику, то есть смысл предметной области.

Проблема представления семантики давно интересовала разработчиков, и в семидесятых годах было предложено несколько моделей данных, названных семантическими моделями. К ним можно отнести семантическую модель данных, предложенную Хаммером (Hammer) и Мак-Леоном (McLeon) в 1981 году, функциональную модель данных Шипмана (Shipman), также созданную в 1981 году, модель "сущность--связь", предложенную Ченом (Chen) в 1976 году, и ряд других моделей. У всех моделей были свои положительные и отрицательные стороны, но испытание временем выдержала только последняя. И в настоящий момент именно модель Чена "сущность--связь", или "Entity Relationship", стала фактическим стандартом при инфологическом моделировании баз данных.

Модель «сущность-связь» называют также «ER-моделью» (essence-сущность, relation-связь). [11. стр. 147].

Модель к данной БД представлена в Приложении А.

3.2 Классификация связей

При проектирование БД информацию обычно размещают в нескольких таблицах. Таблицы при этом связывают с семантикой информации. В реляционной СУБД для указания связей в таблице производят операции их связывания. Рассмотрим наиболее часто встречаемые бинарные связи:

1. Связи вила 1:1 образуется в случае, когда все поля записи основной таблицы и дополнительной таблицы являются ключевыми.

2. Связь 1:М может быть в случае, когда одной записи основной таблицы соответствует несколько записей дополнительной таблицы.

3. Связь М:1 может быть тогда, когда нескольким записям основной таблицы ставится в соответствии одна запись дополнительной.

4. Связь М:М возникает в том случае когда нескольким записям основной таблицы соответствует несколько записей дополнительной. В реляционной БД связь М:М реализуется через дополнительные таблицы.

Рассмотрим связи между выявленными сущностями:

1. Между атрибутами сотрудники и трудовой договор будет связь 1:1, так как сотрудник с данной фирмой заключает трудовой договор всего один раз.

2. Между атрибутами сотрудники и командировка будет связь 1:М, так как сотрудник может сколько угодно раз ездить в командировки.

3. Между атрибутами сотрудники и больничный будет связь 1:М, так как сотрудник может сколько угодно раз уходить на больничный.

4. Меж атрибутами сотрудники и отпуск будет связь 1:М, так как сотрудник может сколько угодно раз ходить в отпуск.

5. Между атрибутами сотрудники и курсы повышения квалификации (перевод) будет связь 1:М, так как сотрудник может проходить курсы повышения квалификации сколько угодно раз.

6. Между атрибутами сотрудники и увольнение будет связь 1:1, так сотрудник может уволиться только один раз.

7. Между атрибутами сотрудники и табель рабочего времени будет связь 1:1, так как одному сотруднику соответствует только одна запись каждого месяца в табеле.

4 Реляционная модель БД

Реляционная модель баз данных была предложена сотрудником фирмы IBM Э. Кодом в начале 70-х годов. Будучи математиком, он предложил использовать для обработки данных аппарат теории множеств (объединение, пересечение, разность и Декартово произведение). Он показал, что любое представление данных сводится к совокупности двумерных таблиц особого вида, известных в математике как отношения.

Одна из главных идей заключается в том, что связи между данными должны устанавливаться в соответствии с их внутренними логическими взаимоотношениями. В реляционной модели одной командой могут обрабатываться целые файлы.

Реляционная БД представляет собой информацию об объекте, представленную в виде двумерного массива - таблицы объеденных определен
ными связями.

4.1 Выбор ключей

Атрибут значение, которого идентифицируется кортежами (строками таблицы) называется ключом. Отношение может содержать и несколько ключей, один из которых объявляется первичным. Первичные ключи не могут обновляться. Все прочие ключи отношений являются возможными ключами.

Если в отношении кортеж идентифицируется соединением значений нескольких атрибутов, то такой ключ называется составным.

Атрибут представляющие собой копии ключей других отношений называется внешним ключом. Реляционная модель накладывает на внешние ключи ограничения для обеспечения целостности данных. Это означает, что к каждому значению внешнего ключа должны соответствовать строки в связываемых отношениях.

В разрабатываемой БД сущность табельный номер сотрудника будет являться ключом для атрибутов сотрудники, отпуск, увольнение, командировка, трудовой договор и повышение квалификации (перевод).

Атрибут сотрудники так же имеет уникальные поля, такие как номер паспорта и ИНН, но номер паспорта не может быть ключом, так как номер паспорта может меняться, а ИНН может являться ключевым, но нам удобнее использовать как ключ табельный номер.

Для атрибута табель рабочего времени ключом будет являться две сущности, номер сотрудника и период, то есть ключ будет составным.

4.2 Нормализация отношений

Нормализация - разбиение таблицы на две или более, обладающие лучшими свойствами включении, изменении или удалении данных. окончательная цель нормализации сводится к получению такого проекта БД в котором каждый факт появляется лишь в одном месте, то есть исключена избыточность информации.

Нормализация отношений - формальный аппарат ограничений, на формирование отношений которого позволяет устранить дублирование, обеспечить непротиворечивость хранимых в базе данных, уменьшить трудозатраты на ведение БД.

Кодом выведено три нормальные формы и предложен механизм, позволяющий любое отношение преобразовать к третей нормальной форме. Приведем наши отношения к третей нормальной форме.

Первая НФ: Отношение называется нормализованным или приведенным к первой нормальной форме тогда и только тогда, когда все его атрибуты простые (неделимые). Таблица находится в первой нормальной форме тогда и только тогда, когда ни одна из ее строк не содержит в любом ее поле более одного значения, и не одно из ее ключевых полей не пусто. Для того чтобы привести наши отношения к первой нормальной форме надо сущность ФИО разбить на три отдельные (Фамилия, Имя, Отчество). Так же следует вынести в отдельную таблицу структурное подразделение, должности и наименование фирмы, чтобы не допустить избыточности данных. В отдельную таблицу выносятся приказы по личному составу и производственные приказы, так как нумерация у приказов общая. Атрибуты место проживания по паспорту и фактическое место проживания не требуют разбиения так как используются один раз.

Вторая НФ: Таблица находится во второй нормальной форме, если она удовлетворяет определению первой нормальной формы и все ее поля, не входящие в первичный ключ, связаны полной функциональной зависимостью с первичным ключом. Для того чтобы наши отношения привести во вторую нормальную форму надо вынести все начальников отдела в отдельную таблицу.

Третья НФ: Таблица находится в третей нормальной форме, если она удовлетворяет определению второй нормальной формы и ни одно из ее не ключевых полей не зависит функционально от любого другого не ключевого поля. Отношения, представленные в данной БД приведены к третей нормальной форме.

5 Физическое проектирование БД

Проектирование информационных систем, включающих в себя базы данных, осуществляется на физическом и логическом уровнях. Решение проблем проектирования на физическом уровне во многом зависит от используемой СУБД (система управления базами данных - комплекс языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения, и совместного ведения БД многими пользователями), зачастую автоматизировано и скрыто от пользователя. В ряде случаев пользователю предоставляется возможность настройки отдельных параметров системы, которая не составляет большой проблемы. [11. стр.123]

5.1 Состав таблиц БД

Рассмотрим отношения нашей БД подробнее.

Таблица 1 - Сотрудники

Название	Тип данных	Тип поля
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Табельный №	Счетчик	Ключевое
Должность	Текстовый
Стаж работы	Текстовый
№ паспорта	Числовой	Уникальное
ИНН	Числовой	Уникальное
Состав семьи	Числовой
Дата рождения	Дата/Время
Место проживания по паспорту	Текстовый
Фактическое место проживания	Текстовый
Телефон	Числовой

Таблица 2 - Трудовой договор

Наименование	Тип данных	Тип поля
Наименование фирмы	Текстовый
Ключ ТД	Счетчик	Ключевое
Дата составления	Дата/Время
Дата принятия	Дата/Время
Табельный №	Числовой
Оклад	Денежный
Надбавки за совмещение должностей	Денежный
Надбавки за работу на крайнем севере	Денежный
Основание	Текстовый

Таблица 3 - Повышение квалификации ( перевод)

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ перевода	Счетчик	Ключевое
Табельный №	Числовой
Вид перевода	Текстовый
Прежнее место работы	Текстовый
Новое место работы	Текстовый
Основание перевода	Текстовый

Таблица 4 - Командировка

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ К-ка	Счетчик	Ключевое
Табельный №	Числовой
Место назначения	Текстовый
Срок	Числовой
Цель	Текстовый
За счет средств	Числовой

Таблица 5 - Отпуск

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ Отпуск	Счетчик	Ключевое
Дата составления	Дата/Время
Табельный №	Числовой
Период работы	Дата/Время
Основной отпуск	Дата/Время
Дополнительный отпуск	Дата/Время
Количество дней	Числовой
Период к оплате	Денежный

Таблица 6 - Больничный

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ Б	Счетчик	Ключевое
Табельный №	Числовой
Основной отпуск	Дата/Время
Дополнительный отпуск в связи с болезнью	Дата/Время
Отпуск исчислять	Дата/Время
Все отпуск	Числовой

Таблица 7 - Увольнение

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ Ув	Счетчик	Ключевое
Дата составления	Дата/Время
Дата увольнения	Дата/Время
Табельный №	Числовой
Основание	Текстовый
К оплате	Денежный

Таблица 8 - Табель рабочего времени

Наименование	Тип данных	Тип поля
№ сотрудника	Счетчик	Ключевое
За период	Текстовый	Ключевое
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Кол-во отработанных дней	Числовой
Кол-во фактически отработанных дней	Числовой
Кол-во выходных	Числовой
Отпуск	Числовой
Командировка	Числовой
Больничный	Числовой

Таблица 9 - Должность

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ Долж	Счетчик	Ключевое
Должность	Текстовый

Таблица 10 - Структурное подразделение

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ СП	Счетчик	Ключевое
Структурное подразделение	Текстовый

Таблица 11 - Наименование фирмы

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ Фирмы	Счетчик	Ключевое
Наименование фирмы	Текстовый

Таблица 12 - Начальники

Наименование	Тип данных	Тип поля
Ключ Нач	Счетчик	Ключевое
Табельный №	Числовой
Начальник	Логический

Таблица 13- Приказы по личному составу

Наименование	Тип данных	Тип поля
№ приказа	Числовой	Ключевое
Дата	Дата/Время
Больничный	Текстовый
Отпуск	Текстовый
Трудовой договор	Текстовый
Увольнение	Текстовый

Таблица 14 - Производственные приказы

Наименование	Тип данных	Тип поля
№ приказа	Числовой	Ключевое
Дата	Дата/Время
Повышение квалификации (перевод)	Текстовый
Командировка	Текстовый

5.2 Запросы к БД

Запросы -- это объект базы данных, который служит для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную таблицу.

Все запросы делятся на две группы: запросы-выборки, запросы-действия.

Запросы-выборки осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями.

Запросы-действия позволяют модифицировать данные в таблицах: удалять, обновлять, добавлять записи.

В данной БД представлены следующие запросы:

1. Структурное подразделение, - какие и сколько работников работает в данном подразделение. Нужное подразделение будет вводиться с клавиатуры вручную.

2. Текучесть кадров - какие сотрудники какого числа были приняты и уволены.

3. Отпуск - в данном запросе будет просматриваться, какие сотрудники уже были в отпуске.

4. Список сотрудников с номерами телефонов.

5. Список сотрудников по должностям.

6. Список сотрудников по структурному подразделению.

7. Поиск сотрудников по табельному номеру.

8. Поиск сотрудников по фамилии.

Так же в данной БД представлены запросы-действия на добавления записей в таблицы приказы по личному составу и производственные приказы, например при введении данных в таблицу трудовой договор пункты дата составления и ключТД будут вводиться в таблицу приказы по личному составу.

5.3 Экранные формы

Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

1. Ввода и просмотра информации базы данных

2. Изменения данных

3. Печати

4. Создания сообщений.

В данной БД представлены следующие формы:

1. Сотрудники

2. Трудовой договор

3. Больничный

4. Увольнение

5. Командировка

6. Перевод

7. Увольнение.

Формы 2-7 являются подчиненными для формы 1.

5.4 Отчеты

Отчет - это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на печать.

Отчеты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране.

Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, например, итоговые суммы.

В данной БД представлены следующие отчеты:

1. Сотрудники с телефонами - показывает список сотрудников (их фамилию, имя и отчество) с номерами телефонов.

2. Текучесть кадров - показывает какие сотрудники какого числа были приняты и уволены.

6  Инструкция по использованию БД

6.1 Вызов программы

Программу Microsoft Access можно вызвать несколькими способами:

1. Из меню «Пуск». Пуск - Microsoft Office - Microsoft Access 2003.

Для открытия определенной БД нужно на панели управления нажать «Файл», затем «Открыть».

В открывшемся окне выбрать файл с БД которая вас интересует.

2. Два раза щелкнуть правой кнопкой мыши на уже сохраненной БД. Что бы ни искать нужную БД в папках можно вынести ярлык на рабочий стол.

6.2 Экранные формы

Экранную форму можно создать двумя способами:

1. С помощью мастера.

2. В режиме конструктора.

В первом случае сначала нужно выбирать данные из таблиц, которые должны располагаться в форме.

Далее нужно выбрать вид формы.

На следующем шаге нужно выбрать стиль формы.

В заключении задать имя.

Любую форму, сделанную с помощью мастера можно изменить в режиме конструктора.

Во втором случае вся форма формируется самостоятельно. Например, можно добавить картинки, кнопки, сделать собственный вид, добавить подчиненные формы и т.д.

В представляемой БД главной формой является форма «Личная карточка». Все остальные формы являются подчиненными. Подчиненные формы для удобства работы с ними размещены на соответствующих вкладках.

6.3 Описание отчетов

Отчеты так же как формы можно создать с помощью мастера и в режиме конструктора.

При создании отчета с помощью мастера нужно сначала выбрать поля из созданных таблиц или запросов для отчета.

Затем можно добавить уровни группировки, то есть, например, сделать так чтобы сначала шло имя сотрудника, а только потом все остальные данные.



Далее можно задать порядок сортировки (по возрастанию и убыванию, только для 4 записей).

Потом выбирается вид макета для отчета, стиль и имя отчета.



Режим конструктора для отчета очень похож на режим конструктора для формы. Отличие состоит в меню «свойство».

Все отчеты в данной БД находятся в «Главном меню».

Для печати какого либо отчета нужно сначала открыть отчет.

Затем на отчете щелкнуть правой кнопкой мышь. В открывшемся меню выбрать «Печать».



Заключение

Результатом выполнения курсовой работы стало разработанное приложение баз данных, позволяющее автоматизировать операции учета и процессы составления отчетных документов в отделе кадров. Разработанное приложение отвечает всем требованиям предметной области, таблицы созданной базы данных отвечают требованиям нормализации, что позволяет обеспечить целостность и непротиворечивость информации.

Средствами СУБД Microsoft Access создан удобный пользовательский интерфейс. Приложение позволяет решать все задачи, сформулированные в задании на курсовую работу. Это позволяет сделать вывод, что задание выполнено полностью.

В связи с тем, что база учебная, а не профессиональная, не которые данные о сотрудниках не были включены в базу. К ним относится такие данные, как военная обязанность, поощрения и т.п. Но разработанная в курсовой база данных легко дополняется при необходимости разработки профессиональной базы данных.

Список используемых источников

1. Microsoft Access 2002/ Русская версия. Шаг за шагом: практическое пособие / пер. с англ. Л.В. Сазоновой. - М.: Изд. ЭКОМ, 2002. - 352 с. -ISBN 5-7163-0095-2.

2. Вендров А.М. Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем: Учеб. пособие / А.М. Вендров. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 192 с., ил. - ISBN 5-279-02440-6.

3. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник. - 2-е изд., доп. и перераб. / Т.П. Барановская, В.И. Лойко, М.И. Семенов, А.И. Трубилин; Под ред. В.И. Лойко. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 416 с., ил. - ISBN 5-279-02605-0.

4. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация / Т.С. Карпова. - СПб.: Питер, 2001. - 304 с. - ISBN 5-272-00278-4.

5. Конгаловский М.Р. Энциклопедия технологий баз данных. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 800 с.: ил. ISBN 5-279-02276-4.

6. Корнеев В.В. Базы данных. Интеллектуальная обработка информации / В.В. Корнеев, А.Ф. Гареев, С.В. Васютин, В.В. Райх. - М.: Издатель Молгачева С.В., Издательство Нолидж, 2001, - 496 с.: ил. ISBN 5-89251-100-6.

7. Марков А.С. Базы данных. Введение в теорию и методологию: учебник / А.С. Марков, К.Ю. Лисовкий. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 512 с. - ISBN 5-279-02298-5.

8. Петров В.Н. Информационные системы / В.Н. Петров. - СПб.: Питер, 2002. -
688 с. - ISBN 5-318-00561-6.

9. Риккарди Г. Системы баз данных. Теория и практика использования в Interner и среде Java. / Грег Риккарди; пер. с англ. - М.: Издательский дом «Вильямс», 2001. - 480 с. - ISBN 5-8459-0208-8 (рус.).

10. Саак А.Э. Информационные технологии управления: учебник для вузов / А.Э. Саак, Е.В. Пахомов, В.Н. Тюшняков. - СПб.: Питер, 2005. - 320 с. ISBN 5-469-00412-0.

11. Хомоненко А.Д. Базы данных: учебник для высших учебных заведений / А.Д. Хомоненко, В.М. Цыганков, М.Г. Мальцев. - 4-е изд., доп. и перераб. - СПб.: КОРОНА принт, 2004. - 736 с. - ISBN 5-7931-0284-1.

Размещено на Allbest.ru