Проектное решение информационной системы

Размещено на http://www.allbest.ru/

68

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Одной из главных проблем, которые сдерживают развитие экономики, является нарастание дефицита квалифицированных рабочих и специалистов. Ситуация усугубляется недостаточным вниманием государства к данному вопросу, в результате чего на российском рынке труда наблюдается дисбаланс, который выражается в несоответствии имеющихся профессий, специальностей и уровней квалификации, а также в несоответствии между спросом и предложением рабочей силы [1]. Такие диспропорции порождают «квалификационное отставание» российского населения, которое не в состоянии удовлетворить потребности растущей экономики, что тормозит рост конкурентоспособности государства.

В Пермском крае проблема дефицита квалифицированных кадров приобретает особую актуальность вследствие того, что по структуре экономики регион в первую очередь является промышленным: доля промышленности в валовом региональном продукте составляет 44%, в то время как в среднем по России этот показатель колеблется около 31% [2]. В связи с этим подготовка квалифицированных кадров профессиональными образовательными организациями Пермского края является необходимым условием, как для развития промышленности, так и для развития экономики края в целом.

Одним из механизмов, которые позволяют в определенной мере решить проблему дефицита кадров, является выстраивание эффективной системы взаимодействия участников образовательного процесса - органов государственной и муниципальной власти, профессиональных образовательных организаций и работодателей, благодаря которой будет достигнута сбалансированность спроса и предложения на рынке труда. Важнейшую роль в процессе выстраивания такой системы играют органы управления образованием. В Пермском крае таким органом является Министерство образования и науки Пермского края.

В то же время в связи с резким увеличением в органах государственной власти потоков информации, как внешней, так и внутриотраслевой, растет потребность в повышении эффективности управления данными информационными потоками. Несовершенство организации информационного взаимодействия на государственной службе является существенным препятствием для развития взаимодействия в сфере профессионального образования.

В Министерство образования и науки Пермского края ежедневно поступает множество различной информации о деятельности профессиональных образовательных организаций, обработка которой является трудоемким процессом. Дублирование, отсутствие единых форматов представления информации порождает несогласованность, а также снижает качество обработки информации. Наряду с данной проблемой отсутствует возможность автоматизации анализа получаемых данных. В итоге большие объемы необработанных данных являются причиной недостатка информации, которая необходима для принятия эффективных управленческих решений. Данный факт определяет необходимость поиска новых методов обработки информации в органах государственной власти.

Решением сложившихся проблем может выступать построение системы взаимодействия субъектов, заинтересованных в подготовке квалифицированных кадров, путем создания единого информационного пространства, благодаря которому будет обеспечиваться управленческая деятельность в сфере образования.

В целом на сегодняшний день степень изученности и разработанности вышеизложенных проблем невелика. Объясняется это в первую очередь тем, что информационные технологии не так давно внедряются в сферу государственного управления и в образование. Несмотря на это заметный вклад в исследование проблем развития внутреннего информационного взаимодействия в органах государственной власти внесли такие российские ученые, как Никитов В.А. [3], Фахрутдинова А.З. [4], Блусь П.И. [5]. В их работах представлен анализ проблем, существующих в сфере информационного взаимодействия органов государственной власти, а также обоснована необходимость выработки единой информационной политики в государстве и создания единого информационного пространства для органов государственной власти.

Малоизученным остается вопрос организации внешнего взаимодействия между органами государственной власти и образовательными организациями, в связи с чем наибольший интерес в данном исследовании представляет изучение опыта внедрения конкретных информационных систем в сфере образования. Например, интересным является опыт реализации интернет-проекта в сфере общего и дополнительного образования «Образование web-2.0» [6], а также опыт внедрения портала поддержки системы обращения регионального сертификата профессионального образования «pbou.perm.ru» [7]. Выявление достоинств и недостатков данных информационных систем позволит сформировать общее представление о том, каким образом должно быть выстроено взаимодействие в системе профессионального образования Пермского края.

Объектом данного исследования является информационное взаимодействие Министерства образования и науки Пермского края, профессиональных образовательных организаций и работодателей при проведении конкурса по распределению контрольных цифр приема граждан по профессиям и специальностям для обучения по программам среднего профессионального образования за счет бюджетных ассигнований бюджета Пермского края. Предметом исследования - автоматизация процесса проведения конкурса по распределению контрольных цифр приема граждан по профессиям и специальностям для обучения по программам среднего профессионального образования за счет бюджетных ассигнований бюджета Пермского края.

Цель данного исследования - проектирование информационной системы проведения конкурса по распределению контрольных цифр приема граждан по профессиям и специальностям для обучения по программам среднего профессионального образования за счет бюджетных ассигнований бюджета Пермского края.

Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

1. Проанализировать особенности организации информационных потоков в органах государственной власти.

2. Разработать анкету и провести анкетирование среди государственных служащих Министерства образования и науки Пермского края для анализа информационного взаимодействия в системе профессионального образования Пермского края.

3. Построить модель организации информационных потоков при проведении конкурса по распределению контрольных цифр приема «AS-IS» на основе полученных данных, а также выявить и проанализировать «узкие места» данной модели.

4. Выработать подход по усовершенствованию существующей модели проведения конкурса по распределению контрольных цифр приема в профессиональные образовательные организации Пермского края, и построить модель конкурсного отбора «TO-BE».

5. Составить техническое задание на создание информационной системы формирования государственного задания профессиональным образовательным организациям Пермского края.

6. Создать прототип информационной системы формирования государственного задания профессиональным образовательным организациям Пермского края.

Для решения поставленных в исследовании задач применяется метод анкетирования, а также методы и средства моделирования данных.

Новизна работы заключается в создании проекта информационной системы, позволяющей в определенной мере решить выявленные в ходе исследования проблемы предметной области.

Глава 1. Особенности информационного взаимодействия в органах государственной власти

Данная глава посвящена анализу предметной области, в ней рассматриваются особенности информационного взаимодействия в органах государственной власти, проблемы, с которыми сталкиваются государственные служащие в своей деятельности, и пути их решения.

Также в главе отражены ключевые понятия, используемые в исследовании - информация, информационный поток.

1.1 Информация и информационные потоки в государственном управлении

В настоящее время во всем мире отмечается небывалый рост объема информационных потоков во всех сферах деятельности человека. Как отмечается в статье Ю.А. Тихомирова, в современном мире с понятием «информация» и его распространенностью едва ли может конкурировать какое-либо явление [8].

Успех любой практической деятельности определяется, прежде всего, качеством ее информационного обеспечения. Фактором успешного развития любой организации является рационально построенное управление, основанное на качественной информации. Получение качественной и актуальной информации в свою очередь возможно через правильную организацию процессов сбора и анализа управленческой информации. Таким образом, эффективное информационное обеспечение механизма управления должно охватывать все его звенья, придавать процессу работы с информацией необходимое единство и рациональность.

Учитывая большую роль информации в управлении, необходимо дать четкое определение понятию информация. На сегодняшний день в научной среде не сформировалось единого взгляда на определение понятия информация, поэтому существует множество различных подходов к толкованию данного понятия.

Например, в пункте 1 статьи 2 Федерального закона Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» говорится о том, что информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления [9]. На наш взгляд данное определение является абстрактным, и не описывает отличительных особенностей понятия информация. В то же время в силу своей широты оно может рассматриваться как базовое, и применяться к толкованию понятия информация в любой сфере жизнедеятельности.

В словаре русского языка С.И. Ожегова приводится другое определение: информация - сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством [10]. Достоинством данного подхода является упоминание о субъекте, воспринимающем сведения - человеке или специальном устройстве, но в то же время остается не ясным, что понимается под специальным устройством, и каким образом происходит восприятие сведений.

Исследователь Е.Р. Джумалиева определяет информацию, как сведения, являющиеся объектом сбора (накопления), хранения, обработки (преобразования), непосредственного использования и передачи [11]. В данном определении отражен механизм передачи сведений, но ничего не говорится о субъекте, способном распознавать информацию, что придает определению неоднозначность.

Проанализировав вышеизложенные определения и выделив присущие им достоинства и недостатки, нами было сформулировано определение понятия информации в контексте государственного управления. Информация в государственном управлении - сведения, выступающие связующим звеном между объектом и субъектом управления, характеризующие состояние объекта управления в статике и динамике, и обеспечивающие подготовку управляющего воздействия в виде управленческого решения. Особенностью информации в государственном управлении является то, что происходит взаимодействие не со всей информацией, а только с той, которая необходима непосредственно для формирования и реализации необходимого управляющего воздействия.

Для всестороннего исследования проблем регулирования и управления информацию необходимо классифицировать. На сегодняшний день существует множество различных подходов к классификации информации, которые основаны на учете всех особенностей, присущих ее различным видам.

Информацию в органах власти, во-первых, можно классифицировать по физической форме представления - устное сообщение, сообщение на бумажном носителе, по электронной почте, по факсу; по типу связи органа власти с внешней средой - информация, циркулирующая между отделами органа власти, а также между отделами и внешней средой - учреждениями образования, культуры, СМИ и др.

Информация в государственном управлении также может классифицироваться в зависимости от источников - от населения, от подведомственных организаций, от вышестоящих государственных органов; по возможности использования - полезная, избыточная, ложная; по режиму передачи - поступающая потребителю принудительно, поступающая потребителю по запросу; по периодичности предоставления - ежедневная, еженедельная, месячная, квартальная, годовая; по срокам предоставления - срочная (от одного дня до одной недели), среднесрочная (от одной недели до одного месяца), долгосрочная (более одного месяца); по объему - малого объема (от одной до пяти страниц), среднего объема (от пяти до десяти страниц), большого объема (более десяти страниц).

Подобные классификации относительны и не являются исчерпывающими. Все виды информации взаимодействуют между собой, а также могут трансформироваться друг в друга - одна и та же информация зачастую выступает в различных видах.

В целом классификация позволяет извлекать полезные сведения об информации, находящейся в структурных подразделениях органов власти, способствуя тем самым решению многих принципиальных вопросов при проектировании информационных систем для нужд государственных служащих. Не имея исчерпывающих данных о важнейших информационных характеристиках, оптимизировать деятельность органа власти не представляется возможным [4].

По мнению исследователя Г.Л. Смолян, важное место в информационных теориях занимает понятие информационной среды, которая является проводником, преобразователем и распространителем информации, а также источником побудительных причин деятельности людей [12]. Как отмечает исследователь В.В. Гура, информационная среда - это совокупность информационных условий существования субъекта (наличие информационных ресурсов, их качество, развитость информационной инфраструктуры) [13].

В рамках информационной среды протекают информационные потоки, то есть целенаправленное движение информации от источников до потребителей. Рационализация потоков информации имеет своей целью исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления. [3]

Информационный поток можно охарактеризовать следующими свойствами: адресность (наличие источника и потребителя информации), режим (регламент) передачи информации от источника к потребителю, а также объем передаваемых сведений [14].

Все источники управленческой информации имеют большое значение для надлежащего государственного управления, поэтому должны быть взаимосвязаны с целью обеспечения реализации соответствующих полномочий.

В то же время управленческая информация независимо от своего источника должна обладать следующими свойствами: актуальность, достоверность, достаточность, доступность и аутентичность. Актуальность информации заключается в ее новизне, а также в соответствии реалиям настоящего дня. Достоверность информации определяется ее способностью отражать факты, события, а также их причины и взаимосвязи. Достаточность свидетельствует о том, что в информации содержится достаточный набор данных для принятия определенных решений. Доступность связана с открытостью сведений, а также возможностью их оперативного получения в необходимом объеме. Зачастую имеющаяся в органах власти информация является закрытой, и доступна для использования в узком кругу лиц, в случае чего полезность информации снижается. Аутентичность же обусловливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной для людей форме, соответствуя их познаниям в области языка [15].

Все информационные потоки можно разделить на внешние и внутренние. К внешним потокам относится информация, которая циркулирует между населением, организациями и государственным органом, к внутренним относится документооборот государственных органов власти, статистическая информация.

Получаемая информация, подвергаясь обработке, становится информационным ресурсом, который включается в общую информационную систему, а орган власти становится владельцем информационного ресурса. При этом могут возникать две основные проблемы - невозможность поиска необходимой информации, а также возникновение избыточности информации [16]. Решением данных проблем является совершенствование организации технологического процесса, заключающегося в переработке информации с помощью новых информационных технологий. Под новыми информационными технологиями подразумеваются технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта - базы знаний, экспертные системы, различные системы моделирования и др. [17].

Современные информационные технологии многократно повышают эффективность информационных систем управления. В государстве созданы значительные объемы информационных ресурсов различных видов и классов, но в то же время проблемам, связанным с информационным обеспечением звеньев государственного управления, уделяется недостаточно внимания.

Внедрение информационных технологий в деятельность органов государственной власти заключается не только в автоматизации методов обработки информации, но и в организации коммуникационного процесса между государственными служащими на качественно новом уровне.

1.2 Проблемы информатизации в органах государственной власти

Информатизация, затрагивающая на сегодняшний день все сферы жизни человека, предоставляет принципиально новые возможности для совершенствования всей системы государственного управления, пересмотра взаимоотношений между органами управления и обществом. Информатизация органов государственной власти - системный процесс, основной целью которого является повышение эффективности работы органов государственной власти. Информатизация включает множество взаимосвязанных элементов, как простых, например, внедрение офисного программного обеспечения, сервиса электронной почты, так и сложных, например, внедрение информационных систем [4].

В настоящее время имеющаяся совокупность информационных решений в органах власти сложна и массивна, что порождает сложности во взаимодействии, как самих органов власти, так и других акторов, заинтересованных во взаимодействии. На наш взгляд, сложившаяся система нуждается в упрощении, унификации и централизации.

Важнейшим этапом в осуществлении информатизации органов власти является внедрение универсального информационного средства, которое позволило бы решить множество взаимосвязанных и разрозненных задач, и объединяло бы функции сразу нескольких систем.

В России процессу информатизации уделяется достаточно много внимания, но несмотря на это в сфере информационно-коммуникационного развития государственного и муниципального управления остается целый ряд нерешенных проблем:

1. Недостаток средств обработки информации.

Принятие эффективных управленческих решений возможно лишь с применением оперативно функционирующего аналитического аппарата, который позволяет находить причинно-следственные связи в явлениях, прогнозировать ситуации, вырабатывать альтернативные варианты решений, оценивать их и контролировать исполнение.

2. Низкий уровень прозрачности деятельности органов государственной власти.

На сегодняшний день существует мало услуг, которые могут быть получены гражданином или юридическим лицом без непосредственного посещения органа власти. В большинстве случаев гражданину или организации необходимо лично обращаться в орган власти, а также представлять документы в бумажном виде. Это приводит к большим затратам времени и создает значительные неудобства для населения [18].

3. Преобладание «бумажной» формы взаимодействия, как внутри органов власти, так и органов власти с внешней средой.

Зачастую межведомственное взаимодействие в органах государственной власти заключается в передаче документов на бумажном носителе различными способами, что затягивает сроки предоставления документов, а также затрудняет обработку содержащейся в них информации.

4. Недостаточность нормативной правовой базы и отсутствие единой методологии информатизации.

Большинство действующих на сегодняшний день в органах государственной власти информационных систем формировались в условиях отсутствия единой нормативной правовой базы. Содержащиеся в них сведения не могут быть использованы другими органами власти, что на практике приводит к значительным временным задержкам при межведомственном обмене информацией, а также многократному сбору и дублированию информации в разных информационных системах. Помимо этого, часть информации не обновляется, что приводит к противоречивости данных, содержащихся в государственных информационных системах.

При проектировании и внедрении информационных систем в органах власти подрядные организации не ставят перед собой задач межплатформенной интеграции и передачи информации между создаваемыми системами, вследствие чего в настоящее время процесс обмена электронными документами между различными ведомствами крайне затруднен, а иногда невозможен [18].

5. Недостаточный уровень бюджетного финансирования в сфере внедрения новых технологий на государственной службе.

6. Недостаточное количество высококвалифицированных кадров, специализирующихся на информатизации органов государственного и муниципального управления.

Следует отметить наличие существенных кадровых проблем. В среднем уровень профессиональной подготовки государственных служащих по владению навыками работы с информационными системами остается низким. Последствия данной проблемы особенно остро проявляются с внедрением в деятельность органов государственной власти сложных, комплексных информационных решений. Сложившаяся ситуация тормозит обеспечение нового уровня качества государственного управления и предоставления государственных услуг населению и организациям на основе информационных технологий, что в значительной мере снижает эффективность расходования бюджетных средств на создание и развитие государственных информационных систем [19].

Таким образом, существующие в органах власти межведомственные барьеры, отсутствие единого информационного пространства, различия в сложившихся на государственной службе методах сбора, хранения и обработки информации препятствуют осуществлению автоматизированного контроля исполнения документов и поручений, а также затрудняют использование современных информационных технологий, которые могли бы повысить эффективность межведомственного взаимодействия.

Вышеперечисленные негативные тенденции усугубляются постоянным ростом документооборота, а также усложнением процедур взаимодействия в органах власти. По статистическим данным объем документооборота в органах государственной власти за последнее пятилетие вырос в среднем на 20-50%, при этом электронное взаимодействие между органами власти продолжает составлять незначительную часть документооборота [18].

Вследствие низкого уровня автоматизации межведомственного взаимодействия в настоящее время отсутствует возможность проведения достоверной классификации циркулирующих в органах власти документов, и оценки целесообразности и эффективности межведомственных документопотоков.

Информационные потоки, которые протекают в органах государственной власти, нуждаются в оценке целесообразности и эффективности, а также в централизации в единой информационной среде, которая будет способна предоставить уполномоченным лицам возможность автоматизированного контроля за движением и исполнением документов, поручений.

Описанные выше негативные тенденции и проблемы являются комплексными, и носят межведомственный характер, поэтому могут быть решены путем формирования единого пространства межведомственного информационного взаимодействия в рамках единой государственной политики.

В данной главе проанализированы различные подходы к определению понятия информация, на основе которых сформулировано определение понятия информация и информационного потока в контексте государственного управления.

Также в главе рассмотрены особенности взаимодействия в органах государственной власти с точки зрения организации информационных потоков. В современных условиях организация данного взаимодействия требует перехода на качественно новый уровень. Основным способом решения проблем информатизации в органах государственной власти является формирование единого информационного пространства для взаимодействия государственных служащих и общества.

Глава 2. Анализ информационного взаимодействия в системе профессионального образования Пермского края

Данная глава посвящена анализу деятельности управления профессионального образования Министерства образования и науки Пермского края с целью совершенствования организации информационных потоков.

В главе отражены результаты анкетирования, проводимого среди государственных служащих с целью выявления «узких» мест в организации информационного взаимодействия.

2.1 Организация информационных потоков в системе профессионального образования Пермского края

На сегодняшний день в Пермском крае действует 60 профессиональных образовательных организаций, подведомственных Министерству образования и науки Пермского края (далее - ПОО, МОиН ПК). Деятельность ПОО координируется и контролируется в первую очередь управлением профессионального образования МОиН ПК.

Все информационные потоки в системе профессионального образования края можно разделить на два вида: внешние и внутренние (см. Рисунок 2.1). К внешним потокам относится информация, циркулирующая между населением, ПОО, работодателями, сторонними организациями и МОиН ПК. К внутренним потокам относится документооборот МОиН ПК, статистическая информация и т.д. (см. Таблицу 2.1).



Рисунок 2.1. Информационное взаимодействие в системе профессионального образования Пермского края

информационный бизнес моделирование

Таблица 2.1. Информационное взаимодействие в системе профессионального образования Пермского края

Субъекты информационного взаимодействия (источник - потребитель)	Форма информационного взаимодействия	Тип информационного взаимодействия (канал передачи информации)	Тип запроса в зависимости от установленного на ответ срока
1	2	3	4
Профессиональная образовательная организация - Работодатель	Направление информационных запросов в формате doc, xls, pdf	Электронное взаимодействие - компьютерные сети (электронная почта)	Среднесрочный
Профессиональная образовательная организация - Учащиеся школ, студенты вузов	Проведение профориентационной работы в формате презентаций, круглых столов	Устное взаимодействие (устная речь)
Профессиональная образовательная организация - Органы государственной власти	Направление информационных запросов в формате doc, xls, pdf	Электронное взаимодействие - компьютерные сети (электронная почта, система электронного документооборота)	Срочный, среднесрочный, долгосрочный
	Направление ответов на информационные запросы (отчеты) в бумажном виде	Бумажное взаимодействие (бумажный носитель)	Долгосрочный
Работодатель - Учащиеся школ, студенты вузов	Проведение профориентационной работы в формате презентаций, круглых столов	Устное взаимодействие (устная речь)
Работодатель - Профессиональная образовательная организация	Направление информационных запросов, ответов на информационные запросы в формате doc, xls, pdf	Электронное взаимодействие - компьютерные сети (электронная почта)	Срочный, среднесрочный
Работодатель - Органы государственной власти	Направление информационных запросов, ответов на информационные запросы в формате doc, xls, pdf	Электронное взаимодействие - компьютерные сети (электронная почта)	Срочный, среднесрочный
Управление профессионального образования - Министерство образования и науки Пермского края	Проведение совещаний по вопросам деятельности профессиональных образовательных организаций	Устное взаимодействие (устная речь)	Срочный, среднесрочный
Министерство образования и науки Пермского края - Органы государственной власти	Проведение совещаний по вопросам деятельности профессиональных образовательных организаций	Устное взаимодействие (устная речь)
	Направление информационных запросов, ответов на информационные запросы в формате doc, xls, pdf	Электронное взаимодействие - компьютерные сети (электронная почта, система электронного документооборота, информационные системы)	Срочный, среднесрочный
Органы государственной власти - Работодатель	Направление информационных запросов, ответов на информационные запросы в формате doc, xls, pdf	Электронное взаимодействие - компьютерные сети (электронная почта)	Среднесрочный
Органы государственной власти - Учащиеся школ, студенты вузов	Проведение профориентационной работы в формате презентаций, круглых столов	Устное взаимодействие (устная речь)
Органы государственной власти - Министерство образования и науки Пермского края	Проведение совещаний по вопросам деятельности профессиональных образовательных организаций	Устное взаимодействие (устная речь)
	Направление информационных запросов, ответов на информационные запросы в формате doc, xls, pdf	Электронное взаимодействие - компьютерные сети (электронная почта, система электронного документооборота)	Срочный, среднесрочный
Органы государственной власти - Профессиональная образовательная организация	Направление информационных запросов в формате doc, xls, pdf	Электронное взаимодействие - компьютерные сети (электронная почта, система электронного документооборота)	Срочный, среднесрочный, долгосрочный

Если рассматривать организацию внутренних информационных потоков, то необходимо отметить, что в органах власти Пермского края, в том числе и в Министерстве образования и науки, в настоящее время используется несколько информационных систем:

- интегрированная система электронного документооборота (далее - ИСЭД) [20];

- информационно-аналитическая система Пермского края (далее - ИАС).

Проанализировав функциональные возможности действующих информационных систем, были выделены общие черты данных систем, которые играют роль связующих звеньев. Среди таких черт важно отметить:

- представление системы органов власти в виде иерархической структуры;

- объединение исполнительных органов государственной власти в целевые блоки в зависимости от направления деятельности;

- проведение мониторингов по результатам достижения целевых показателей проектов, целевых программ и непроектных мероприятий.

Несмотря на присущие информационным системам общие черты, единое информационное пространство для работы органов государственной власти Пермского края на сегодняшний день не создано.

Рассматривая процессы внешнего информационного взаимодействия, в первую очередь следует говорить о взаимодействии МОиН ПК с ПОО. Являясь учредителем, управление профессионального образования ежедневно направляет в ПОО различные информационные запросы посредством электронной почты либо системы электронного документооборота.

Для того чтобы выпускники профессиональных образовательных организаций были востребованы на предприятиях края, управлением профессионального образования организовано постоянное взаимодействие с работодателями, например, при определении контрольных цифр приема по профессиям и специальностям.

Также в рамках внешнего информационного взаимодействия управлением профессионального образования проводится профориентационная работа с потенциальными студентами ПОО (учениками школ, студентами вузов) в формате семинаров, круглых столов и др.

Несмотря на множество существующих каналов внешнего взаимодействия на сегодняшний день остаются нерешенными вопросы относительно взаимодействия Министерства образования и науки Пермского края с профессиональными образовательными организациями, так как зачастую оно является избыточным. Ежедневные информационные запросы, сроки предоставления ответов на которые обычно составляют от одного дня до недели, затрудняют работу и не позволяет образовательным организациям сосредоточиться на образовательном процессе.

Ввиду того, что от качества информационного взаимодействия зависит основной образовательный процесс и принимаемые управленческие решения, необходимо внедрять новые способы организации взаимодействия Министерства и подведомственных профессиональных образовательных учреждений.

2.2 Социологическое исследование

С целью выявления «узких» мест в организации информационных потоков управления профессионального образования Министерства образования и науки Пермского края, а также получения мнения государственных служащих о способах решения существующих проблем нами было проведено социологическое исследование на тему «Организация информационного взаимодействия в системе профессионального образования Пермского края».

Объектом исследования является система профессионального образования Пермского края. Предметом исследования - информационное взаимодействие в управлении профессионального образования Министерства.

Анкета включает в себя девять вопросов, которые направлены на выявление мнения государственных служащих по поводу удовлетворенности организацией внешнего и внутреннего информационного взаимодействия. Более подробная структура анкеты содержится в Приложении A. Результаты анкетирования представлены в Приложении B.

Данный опрос проводился в форме онлайн анкетирования. Анкеты распространялись среди государственных служащих управления профессионального образования по их официальным адресам электронной почты.

В исследовании приняли участие 10 государственных служащих, из которых два человека замещают должность главного специалиста (20%), пять человек - должность консультанта (50%), два человека - должность начальника отдела (20%), один человек - должность начальника управления (10%).

В начале анкетирования респондентам было предложено дать оценку степени удовлетворения организацией информационного взаимодействия на государственной службе в целом. Большинство опрошенных дали оценку «удовлетворительно».

На вопрос об оценке функциональности официального сайта Министерства образования и науки Пермского края большинство респондентов ответили, что функционал сайта не всегда позволяет решать практические задачи, что затрудняет работу.

Особо стоит отметить, что большая часть госслужащих в управлении профессионального образования не испытывает трудности с поиском официальных документов (законов, справок, отчетов), размещаемых на официальном сайте Министерства, но в то же время у половины опрошенных есть потребность в наполнении сайта какой-либо информацией или документами.

Показательным является тот факт, что 40% респондентов вообще не используют сайт в своей повседневной работе, что ставит под сомнение его функциональность.

На вопрос о том, приходится ли дублировать какую-либо информацию в информационных системах, половина респондентов ответили, что приходится, поэтому дублирование информации является серьезной проблемой в организации информационного взаимодействия на государственной службе.

Еще одной важной проблемой является то, что во взаимодействии управления профессионального образования и профессиональных образовательных организаций до сих пор преобладает бумажный вариант предоставления отчетности. Большинство опрошенных (80%) отметили, что получают ответы на информационные запросы на бумажных носителях.

На вопрос о том, какие процессы в информационном взаимодействии хотелось бы автоматизировать, респонденты дали различные рекомендации, наиболее распространенной из которых было предложение автоматизировать проведение конкурса по распределению контрольных цифр приема в образовательные организации среднего профессионального образования.

2.3 Пути решения проблем организации информационного взаимодействия в системе профессионального образования Пермского края

Выбор способа организации информационного взаимодействия зависит от множества факторов: во-первых, от готовности потратить бюджетные средства на внедрение новых продуктов в органах государственной власти, во-вторых, от готовности руководства взять на себя ответственность за перестройку рабочего процесса сотрудников, а также их переобучение, связанное с внедрением новых технологий.

В рамках организации внутренних информационных потоков способы установления взаимодействия информационных систем могут быть различными в зависимости от степени интеграции сервисов систем. Оптимальным способом организации взаимодействия информационных систем является синхронизация отдельных данных. Данный метод предполагает синхронизацию не процессов, а только их элементов. Для чего необходимым является автоматизация связи общих для различных систем элементов. Для того чтобы эффективно организовать подобную схему интеграции информационных систем, следует выбрать базовую платформу, на которой будут размещаться данные [5].

Достоинством вышеописанного способа является отсутствие необходимости замены сведений в каждой информационной системе по отдельности при ее актуализации. Однако количество систем и принципы организации их работы коренным образом не изменятся. Примером реализации данного способа может являться синхронизация проектных папок ИАС и ИСЭД.

Решением проблемы может стать создание базы данных, которая будет содержать актуальную информацию для внесения в информационные системы с целью хранения полного свода необходимых данных с еженедельным обновлением вручную.

Необходимость внедрения подобной системы обусловлена следующими причинами:

- состав одних и тех же элементов в разных информационных системах является различным;

- внесение изменений в информационные системы осуществляется по заявкам отдельных органов власти или ответственных должностных лиц, а не централизованно.

Достоинства способа - всегда актуальная и единая информация, единый центр внесения изменений во все системы. Недостатки способа - принципиально способ организации работы не меняется. Данный вариант интеграции информационных систем является оптимальным для внедрения в органах государственной власти Пермского края, так как позволит решить проблемы дублирования данных, экономии бюджетных средств, а также актуализации информации. Но проблемы, существующие во взаимодействии государственных гражданских служащих внутри МОиН ПК, а также с другими органами государственной власти, являются общими, и должны решаться централизованно на уровне разработки единой государственной политики, а не на уровне отдельного органа государственной власти или его структурного подразделения.

В решении проблем информационного взаимодействия особое внимание следует уделить внешним взаимодействиям, так как внешние потоки представляют в данном исследовании больший интерес вследствие наличия характерных для сферы образования особенностей, а также частоты взаимодействия МОиН ПК и профессиональных образовательных организаций.

В данном случае решением многих проблем может выступать создание единого информационного ресурса, благодаря которому будет налажено взаимодействие Министерства образования и науки Пермского края, профессиональных образовательных учреждений и работодателей посредством организации проведения конкурса по распределению контрольных цифр приема.

Создание подобного ресурса может решить следующие задачи:

- сбалансировать взаимосвязанное развитие рынка труда и формирующегося рынка услуг в сфере профессионального образования;

- повысить уровень обоснованности госзаказа в сфере профессионального образования на основе адекватной оценки кадровых потребностей;

- создать условия для саморегулирования взаимоотношений всех участников рынка образовательных услуг (работодателей, учреждений профессионального образования);

- сформировать конкурентную среду в сфере профессионального образования с целью повышения качества услуг и социально-экономической эффективности профессионального образования в крае.

В 2008 году в Пермском крае для решения проблемы взаимодействия МОиН ПК, ПОО и работодателей разрабатывался проект «Региональный сертификат профессионального образования», целью которого являлась состыковка интересов бизнеса и государственной образовательной системы для удовлетворения потребностей рынка труда [7]. В рамках проекта действовал портал поддержки системы обращения регионального сертификата профессионального образования «pbou.ru», который в настоящее время не действует по причине сокращения бюджетных средств на поддержку информационного ресурса.

На сегодняшний день в сфере образования Пермского края реализуется Интернет-проект «Образование web-2.0», в котором обрабатываются данные о ходе образовательного процесса учреждений общего и дополнительного образования [6]. В рамках данного проекта к системе подключено более 500 учреждений Пермского края. Портал предоставляет возможность пользоваться такими услугами, как электронный дневник учащегося, электронный журнал учащегося, совместная подготовка педагогов к урокам, электронное сопровождение самостоятельной подготовки учащегося. Благодаря возможностям портала решается множество проблем информационного взаимодействия учащихся, родителей, школ, преподавателей, Министерства и др. Проект «Образование web-2.0» является положительным примером внедрения ИТ-технологий в сферу общего образования [21]. Данный опыт полезно учесть при проектировании информационной системы для профессионального образования.

Таким образом, опираясь на результаты проведенного социологического исследования, которое позволило выявить проблемы в связях между участниками образовательного процесса, а также на опыт реализуемых в сфере образования информационных систем «Региональный сертификат профессионального образования» и «Образование web-2.0», целесообразным на данном этапе является построение модели эффективного взаимодействия путем создания информационной системы по формированию государственного задания профессиональным образовательным организациям.

В данной главе рассмотрены особенности внешнего и внутреннего взаимодействия в системе профессионального образования Пермского края.

Наряду с особенностями отражены результаты проведенного среди государственных служащих социологического исследования, которое позволило выявить «узкие места» в организации информационных потоков в системе профессионального образования.

Проблемы, выявленные в части внутреннего информационного взаимодействия, являются общими, и должны решаться на государственном уровне, а не на уровне отдельного органа власти.

Проблемы внешнего взаимодействия заключаются в первую очередь в преобладании «бумажного» взаимодействия и в отсутствии надлежащей обработки данных, поступающих в управление профессионального образования. Решением данной проблемы может стать создание единого информационного ресурса, который позволит автоматизировать процесс проведения конкурса по распределению контрольных цифр приема профессиональным образовательным организациям, и включить в процесс формирования государственного задания не только Министерство и профессиональные образовательные организации, но и работодателей, которые являются главными «заказчиками» кадров.

Глава 3. Проектное решение информационной системы

Данная глава посвящена анализу бизнес-процесса проведения конкурса по распределению контрольных цифр приема с использованием инструмента Bizagi Process Modeler. Построена модель текущего процесса «AS-IS», на основании которой рассчитаны производительность и себестоимость. Также рассмотрен альтернативный вариант модели организации бизнес-процесса, сформулированы требования к информационной системе, автоматизирующей проведение конкурсного отбора, и создан ее прототип.

3.1 Моделирование бизнес-процесса с использованием нотации BPMN

Важным этапом при проектировании информационной системы является выбор средства моделирования. Выбор оптимального средства моделирования в рамках нашего исследования проводился на основании следующих критериев.

Простота. Простота в использовании является решающим фактором при выборе средства моделирования. Интуитивно понятный интерфейс экономит время, затрачиваемое на техническую часть работ по моделированию, что позволяет сосредоточить внимание на содержательной части данного процесса.

Стоимость. Для проектирования рассматриваемой нами информационной системы не были предусмотрены издержки, связанные с покупкой лицензии на программное обеспечение, в связи с чем предпочтение будет отдано бесплатным либо условно-бесплатным средствам моделирования.

Экспорт. Поддержка программным средством экспорта материалов позволит извлекать построенные модели из системы в форматах doc, xls, pdf и т.д., что даст возможность просматривать модели бизнес-процессов на компьютерах без установленного программного обеспечения.

Работа в группе. Проектирование системы - многосторонний процесс, в котором зачастую участие принимает несколько заинтересованных сторон с целью более полного взгляда на решение проблем предметной области, в связи с чем возможность групповой работы является большим преимуществом.

Анализ. Возможность проведения анализа дает ясное понимание предметной области, а также возможностей по улучшению бизнес-процессов. Анализ на ранних стадиях моделирования позволит избежать ошибок на более поздних стадиях, когда информационная система уже будет эксплуатироваться.

В качестве наиболее оптимального инструмента для построения модели бизнес-процесса в соответствии с вышеизложенным набором требований был выбран продукт Bizagi Modeler [22]. Bizagi Modeler - это бесплатное приложение, предназначенное для построения графических моделей процессов в нотации BPMN 2.0 (англ. Business Process Model and Notation). Bizagi Modeler поддерживает совместную работу, имитационное моделирование, экспорт моделей в текстовые редакторы и другие форматы.

Нотация BPMN 2.0, которая используется при моделировании процессов в приложении Bizagi - это открытый стандарт, позволяющий разрабатывать бизнес-процессы с целью осуществления глубокого анализа. C помощью нотации BPMN можно создать модели потоков работ, которые позволят организовать поддержку принятия управленческих решений. Моделирование деятельности позволит оценить бизнес-процессы, наилучшим образом построить организационную структуру исполнительного органа государственной власти и сформулировать требования к разрабатываемой информационной системе. Моделирование позволит оценить затраты на выполнение выделенного бизнес-процесса, а также рассчитать его конечную стоимость.

Для моделирования процесса проведения конкурса на распределение контрольных цифр приема применяется имитационное моделирование, с помощью которого можно смоделировать поведение процесса, протекающего в различных внешних и внутренних условиях, с анализом динамических характеристик и распределения ресурсов.

Анализ и построение модели бизнес-процесса был осуществлен с использованием предложенной нами методики анализа и моделирования бизнес-процесса, протекающего в исполнительном органе государственной власти Пермского края, с использованием нотации BPMN (Приложение C, Приложение D).

На первом этапе осуществлен всесторонний анализ регламента, что необходимо для построения модели бизнес-процесса «AS-IS»:

– владелец бизнес-процесса: МОиН ПК;

– входные ресурсы: кадровые ресурсы, нормативные документы (постановление Правительства Пермского края от 16 апреля 2015 г. № 233-п [23], приказ Министерства образования и науки Пермского края от 15 июня 2016 г. № СЭД-26-01-06-429 [24]), финансовые ресурсы;

– результаты на выходе: выделенные учреждениям среднего профессионального образования Пермского края контрольные цифры приема на обучение граждан по профессиям и специальностям за счет бюджета Пермского края;

– риски: специалист Министерства может допустить техническую ошибку при занесении заявки в базу MS Excel, учреждения могут предоставить для участия в конкурсе «ложные» заявки от работодателей.

После проведения всестороннего анализа бизнес-процесса была построена модель проведения конкурса на распределение контрольных цифр приема «AS-IS» в Bizagi Process Modeler (Приложение E). Сформированная модель бизнес-процесса «AS-IS» уже сама по себе является полезной, так как наглядно отображает «суть происходящего» для широкого круга заинтересованных лиц.

Однако для более глубокого анализа происходящего необходимо задать временные и стоимостные характеристики отдельных операций процесса, на основании которых будут рассчитаны показатели производительности и стоимости процесса в целом. При задании характеристик операций бизнес-процесса будем использовать усредненные значения, опираясь на опыт, так как любая модель отражает действительность лишь с той или иной степенью точности. Затем определяем общее количество имеющихся у нас ресурсов каждого вида и их стоимость. Назначаем на операции бизнес-процесса необходимые для их осуществления ресурсы. Далее задаем вероятности того или иного варианта развития события на «развилках» бизнес-процесса.

Следующим шагом является симуляция заданного количества экземпляров бизнес-процесса. Результаты симуляции отображают стоимость бизнес-процесса в целом и время, необходимое для его осуществления (см. Таблицу 3.1). Время осуществления одного экземпляра бизнес-процесса проведения конкурсного отбора занимает 3 дня 8 часов 50 минут, полная стоимость составляет 16635

Таблица 3.1. Результаты симуляции модели «AS-IS»

Name	Type	Instances completed	Min. time (m)	Max. time (m)	Avg. time (m)	Total time (m)	Total fixed cost
Проведение конкурса на распределение контрольных цифр приема	Process	1	4440	2440	2440	4850	16635
Сформировать заявку о потребности в кадрах	Task	1	30	30	30	30	70
NoneEnd	End event	2
Направить заявку в МОиН ПК	Task	2	10	10	10	20	50
NoneEnd	End event	2
Провести техническую экспертизу заявок	Task	2	360	680	520	1040	5100
Опубликовать на сайте МОиН ПК объявление о проведении конкурса	Task	1	30	30	30	30	70
ParallelGateway	Gateway	1
InclusiveGateway	Gateway	2
Включить заявки в свод (MS Excel)	Task	2	480	840	660	1320	2300
Консолидировать заявки от ПОО	Task	2	600	600	600	1200	2800
Подсчитать баллы, сформировать ранжированные перечни ПОО	Task	2	180	180	180	360	840
NoneStart	Start event	1
Направить заявку в ПОО	Task	1	10	10	10	10	25
Опубликовать результаты конкурса на сайте МОиН ПК	Task	2	30	30	30	60	140
Принять решение об установлении КЦП	Task	2	30	30	30	60	140
Сформировать конкурсную заявку	Task	2	360	360	360	720	5100

Построение и анализ альтернативной модели бизнес-процесса осуществляется с целью оптимизации исходного бизнес-процесса посредством замены операций, выполняемых «вручную», на операции, выполняемые автоматически.

1. Произведем замену операций представителя работодателя «Сформировать заявку о потребности в кадрах» и «Направить заявку в ПОО», осуществляемых «вручную» с использованием инструментов MS Office и электронной почты, на операцию «Заполнить форму заявки о потребности в кадрах в информационной системе». Данная замена операций позволит сократить время, затрачиваемое на формирование и направление заявки, а также снизить риск предоставления учреждениями «ложных» сведений о заявках работодателей, так как заявки будут консолидироваться в системе.

2. Произведем замену операций сотрудника ПОО «Сформировать конкурсную заявку» и «Направить заявку в МОиН ПК», осуществляемых «вручную» с использованием инструментов MS Office и электронной почты, на операцию «Сформировать конкурсную заявку в информационной системе». Данная замена позволит сократить время, затрачиваемое на формирование и направление конкурсной заявки.