Системы электронного управления документами (ЭУД) призваны обеспечить следующие процессы: создание, управление доступом и распространение больших объемов документов в компьютерных сетях, а так же обеспечивала контроль над потоками документов организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы фай-лов, которые, как правило, под-держивают системы ЭУД, вклю-чают текстовые документы, об-разы, электронные таблицы, ау-дио-, видеоданные и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД является создание документов, управление досту-пом, преобразование и безо-пасность.

Системы электронного управ-ления документами включают:

1) системы электронного документирования (делопроизводства);

2) системы электронного документооборота;

3) корпоративные системы электронного управления документами.

Первые системы управления документами строились как вер-тикальные приложения и были предназначены для использова-ния небольшими группами спе-циалистов, работающих в тер-риториальной близости друг от друга с сильно структурирован-ными документами. Для обеспечения эффектив-ной деятельности современных учреждений системы электрон-ного управления документами должны удовлетворять следую-щим требованиям:

· Масштабируемость. Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.

· Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи.

· Модульность. Система ЭУД должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, что обеспечивает возможность поэтапного внедрения системы.

· Открытость. Открытая архитектура системы позволяет, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес-целей, во-вторых, интегрировать систему с другими прикладными программами, которые используются в организации, в-третьих, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как управление знаниями. Система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.

· Надежность. Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную работу системы при различных видах сбоев.

· Защищенность. Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов.

· Доступность. Возможность обеспечения доступа к документам через web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов. Поддержка различных категорий пользователей (локальных, удаленных, мобильных).

· Поддержка стандартов. Поддержка стандартов на различных этапах жизненного цикла электронного документа.

· Комплексная функциональность (поддержка полного жизненного цикла работы с документами ). Автоматическая поддержка распределенного управления различными информационны-ми материалами (документами) на протяжении всего их жизнен-ного цикла, от создания до ре-цензирования, утверждения, распространения и архивиро-вания. Обеспечение полного жизненного цикла работы с до-кументами включает автомати-зацию работы с образами доку-ментов, управление записями и потоками работ, управление контентом и так далее.

Таким образом, в настоящее время большинство организаций стараются внед-рить такие программные систе-мы, которые предоставляют не только средства формирования электронных дел и контроль вер-сий, но и обладают широким спектром возможностей по распространению документов и информации в рамках всей орга-низации, средствами управле-ния контентом и знаниями на ба-зе web-технологий, обеспечива-ют поддержку документоориентированных бизнес-процессов.

Таблица 3.

Классификация систем электронного управления документами

Характеристика	Системы электронного управления документами
	Системы электронного документирования	Системы электронного документооборота	Корпоративные системы электронного управления документами
1	2	3	4
Функциональное назначение	Обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм	Обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных- технологий	Обеспечивают универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом
Динамика событий и процессов	Регистрация свершившихся событий (регистрация, хранение, контроль	Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка процессов работы над документами(с учетом	Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка
	исполнения)	жизненного цикла документа)	процессов работы с документами в масштабах всей организации
Уровень автоматизации процессов	Системы, ориентированные на бизнес-процессы	Системы, ориентированные на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ	Системы, ориентированные на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ и поддержкой принятия решения
Пользователи	Сотрудники ограниченного числа структурных подразделений	Отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченные в какой-либо общий бизнес- процесс	Все сотрудники из различных подразделений организации, вовлеченные в бизнес-процессы масштаба всей организации

1.5.2. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД

На сегодняшний момент спектр програм-мных продуктов, составляющих рынок систем электронного до-кументооборота, достаточно широк. Их можно раз-делить на две группы:

Программные системы, построенные на платформе IBM Lotus Domino/Notes; «Босс-референт» («АйТи»), семейство продуктов «Золушка» и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), «ЭСКАДО» («Интерпроком Лан»), CompanyMedia и OfficeMedia («ИнтерТраст»), N.System («Компьютер-Лэнд», Санкт-Петербург), «Делопроизводство» (КСК) и другие.
2. Программные системы, построенные на других плат-формах: LanDocs («Ланит»), Optima Workflow («Оптима»), «Дело» («Электронные офисные системы), «1С:Документооборот» (1С), «ЕВФРАТ-документооборот» (Cognitive Technologies) и ряд других систем.

Следует отметить, что плат-форма IBM Lotus Domino/Notes относится по классификации IDC к категории «интегрированных технологий для совместной рабо-ты» (ICE -- Integrated Collaborative Environment),где также представ-лены компании Microsoft (продукт MS Exchange) и Novell (продукт Novell GroupVise) [www.idoc.ru].

Отечественные компании, ко-торые в качестве технологичес-кой основы используют либо ре-ляционные базы данных (Oracle, MS SQL - «Дело» и LanDocs), ли-бо папки MS Exchange (Optima Workflow), либо хранилища ин-формации собственной разработки («1С:Документооборот»), испытывают проблемы в обеспечении совместной работы над документами в территориально распределенной корпоративной среде.

Более подробно про системы электронного документа и способах их внедрения будет рассказано далее в главе 2.

1.5.3. Предлагаемое решение внедрения корпоративной СЭУД

Для проведения анализа ис-пользования и внедрения автоматизирован-ных технологий в области управ-ления документами целесооб-разно разделить все структур-ные подразделения организа-ции на функциональные группы (например):

административные подраз-деления;

эксплуатационно-техничес-кие подразделения;

социально-бытовые подраз-деления.

Затем выделим основные автома-тизированные функциональные системы и подсистемы, которые свойственны группам структур-ных подразделений.

Административные подраз-деления:

* функциональные автомати-зированные подсистемы как элементы единой информа-ционной среды, автоматизи-рующие базовые бизнес-процессы и обеспечиваю-щие поддержку функций уп-равления ими;

· система автоматизации де-лопроизводства (Управле-ния делами);

· автоматизированная систе-ма подготовки финансовой и бухгалтерской документации (ПФУ. Бухгалтерия);

* автоматизированная систе-ма по учету кадров (Управле-ние кадрами);

· система электронного доку-ментооборота, электронного согласования и визирования документов и другие.

Эксплуатационно-техничес-кие подразделения:

· функциональные автомати-зированные подсистемы как элементы единой информа-ционной среды;

автоматизированная система для службы главного инженера;

автоматизированная систе-ма для службы главного энергетика;

автоматизированная система для службы главного механика;

общекорпоративная систе-ма электронного управления документами.

Социально-бытовые подраз-деления:

* функциональные автомати-зированные подсистемы как элементы единой информа-ционной среды;

· общекорпоративная система электронного уп-равления документами.

Базовая программная платформа.

В качестве базовой программной платформы мы предлагаем выбрать IBM Lotus Notes/Domino. Это решение обусловлено следующими причи-нами.

Минимизация совокупной стоимости владения программным обеспечением, то есть на-личие уже имеющихся лицензий на IBM Lotus
Notes/Domino, сокращает затраты на приоб-ретение программных средств и платформ.

В организации в настоящий момент используются прикладные автоматизированные ин-формационные системы, реализованные на
платформе IBM Lotus Notes/Domino.

Организация имеет территориально распреде-ленную структуру, следовательно, необходима такая программная платформа, которая эффективно функционировала бы в распределен-ной корпоративной информационной среде.

Базовая архитектура решения.

Архитектура общекорпоративной системы электронного управления документами включает:

ядро системы;

множество функциональных подсистем (см. рис. 1).

Программные платформы.

Платформа ядра общекорпоративной системы электронного управления документами - IBM Lotus Notes/Domino.

Функциональные подсистемы общекорпора-тивной системы электронного управления доку-ментами могут быть реализованы на любой плат-форме, поддерживающей реляционные и документоориентированные базы данных.

Предполагаемые этапы выполнения работ.

Этап 1. Аналитический (анализ требований)

Основные задачи этапа:

1. Формирование рабочей группы, которая будет выполнять функции координации работ в области создания общекорпоративной СЭУД.

2. Провести анализ функциональных связей между структурными подразделениями организации и построить функциональные модели процессов (стандарт IDEF0).

3. Провести анализ информационных связей между структурными подразделениями организации и построить модели информационных процессов.

4. Определить и описать регламент работы с документами с целью распределения прав доступа (формирование политики безопасности).

5. Провести анализ документопотока с целью возможности применения механизма электронного согласования и визирования документов (см. таблицу 4).

Таблица 4.

Примерная таблица работ

№	Задачи	Сроки исполнения	Результат	Исполнители
1	2	3	4	5

Этап 2. Проектно-технологический

Основные задачи этапа:

1. Выбор и приобретение программных средств для ядра системы.

2. Проектирование архитектуры системы: ядра и функциональных компонентов.

3. Разработка технического задания на процесс внедрения системы.

4. Разработка программы и методики опытной эксплуатации.

5. Разработка программы и методики приемочных испытаний.

Этап 3. Внедрение системы

Основные задачи этапа:

1. Проведение опытной эксплуатации.

2. Доработка программной и эксплуатационной документации по результатам опытной эксплуатации.

3. Проведение приемочных испытаний.

1.6.Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)

Как отмечалось выше, существует возможность перехода организации на электронный документооборот (как системы электронного управления документами),но с использованием специального программного обеспечения - системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД). В.Э. Баласанян выделяет на теоретическом уровне существование двух уровней автоматизации документационной деятельности: технологический и управленческий, в ходе которых устанавливаются возможные пути создания САДД для российских предприятий. Начиная от создания некой системы управления, «выстраивая» под нее нормативно-методическую основу, персонал и программное обеспечение, заканчивая использованием в качестве основы традиционно сложившуюся систему управления, предавая ей качественно новый потенциал за счет возможностей современных информационных технологий [Баласанян 2002: 47].

Так внедрение корпоративной версии САДД создает основу единого документационного обеспечения управления, охватывающего центральный аппарат и территориально удаленные подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

- единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации на основании единого Регламента работы с документами;

- объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;

- использование общей для всех подразделений организации системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), однотипных форм регистрационно-контрольных карточек (РКК) документов и так далее;

- обеспечение унификации управленческой документации и сокращение количества форм и видов единообразных документов.

Таким образом, появляются серьезные предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова организация. Правильно построенная автоматизированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и другое) принципиально более эффективны.

Глава 2.

Выбор автоматизированной системы

2.1 . Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ

Как было сказано уже выше, использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и распространению применения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов.

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:

· российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes: «CompanyMedia» - ИнтерТраст, «OfficeMedia» - Интертраст, «Босс-Референт» - АйТи, «Золушка НТЦ» -ИРМ, «Эксадо Интерпроком» - ЛАН;

· полностью российские разработки: «1С:Архив» - 1С, «LanDocs» - Ланит, «Optima-Workflow» - Optima, «Дело» - ЭОС, «ЕВФРАТ-Документооборот» - Cognitive Technologies, «Documentum» - Документум Сервисиз.

Для них используются разнообразные обозначения: система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления документами, система электронного документооборота и так далее.

В специализированной литературе предлагается несколько подходов к проблеме выбора автоматизированной системы ДОУ (АСДОУ) Сборец 2004: 48-56; Саблин 2004: 6; Бобылева 2002: 27-33; Сысоева 2003: 29-33. С учетом предлагаемых вариантов рекомендуется поэтапно проанализировать все предлагаемые системы, принимая во внимание потребности организации в автоматизации отдельных участков документооборота, как по качеству работы системы, так и по финансовым критериям.

Прежде всего, как было сказано в предыдущей главе, автоматизированная технология нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. Поэтому естественным и самым эффективным решением является использование готовой системы автоматизации делопроизводства и архивного дела в соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой.

В современных условиях документ все возрастающую часть своего жизненного цикла существует в электронном виде. Поэтому, в дополнение к автоматизации традиционного делопроизводства, необходимы технологии электронного документооборота. Если еще несколько лет назад такие средства, как электронная почта или электронный архив, использовались в ряде организаций параллельно с системами автоматизации делопроизводства, то в настоящее время многие управленцы осознают необходимость единой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами.

Для обеспечения полноценного электронного документооборота необходимы определенные промышленные технологии преобразования бумажных документов в электронные (поточное сканирование), а также средства автоматической регистрации электронных документов, подготовленных с помощью текстовых редакторов, средства электронно-цифровой подписи, средства пересылки документов и другие сервисы, используемые для работы с электронными документами, распространяемыми по организации и за ее пределами.

Исходя из вышесказанного, система автоматизации должна обладать открытым интерфейсом, обеспечивающим расширения и видоизменения реквизитного состава, управления маршрутизацией и создания новых или модификации существующих процедур. Наличие открытого интерфейса, по мнению Ю.Г. Витина, обеспечит также интеграцию САДД с другими прикладными системами организации Витин 2004: 54.

Еще более широкие возможности для расширения функциональности системы автоматизации делопроизводства дает использование совместно с ней универсальных документоориентированных платформ, например, таких известных производителей, как Microsoft (Share Point Server), IBM (Lotus Notes, Content Manager), Documentum, Hummingbird и другие, позволяющие, в частности, создавать документированные порталы организаций.

Актуальным на сегодня требованием, по мнению В.Э. Баласаняна, к системе автоматизации делопроизводства является наличие средств взаимодействия с другими системами Баласанян 2003: 24. Электронные коммуникации снимают границы между организациями, а обмен электронными документами значительно снижает финансовые затраты на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа и его реквизитов в электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными офисами организации, а также различных организаций друг с другом.

Из вышесказанного можно сформулировать наиболее важные требования, выдвигаемые для автоматизированной системы. Прежде всего, такая система должна:

1) выполнять все задачи документационного обеспечения в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов;

2) быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований;

3) обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически;

4) помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа;

5) быть способна к расширению по определенным компонентам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов (объему информации), количеству пользователей;

6) уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число систем автоматизации ДОУ. Эти системы характеризуются специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. В соответствии с классификацией, предложенной П.М. Московой, их можно условно разделить по следующим критериям:

1) типу информации, на обработку которой ориентирована система (фактографическая или документационная);

2) комплексности обхвата различных фаз жизненного цикла документа;

3) набору реализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых технологий их решения;

4) степени открытости, то есть возможности наращивания функций и совместимости с иными информационными технологиями;

5) множеству иных характеристик автоматизированных систем данного функционального назначения Московая 2004: 37-40.

Для определения стоимости автоматизированной системы необходима оценка следующих показателей: базовая стоимость лицензионного программного обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АСДОУ; стоимость работ (по обследованию организации, по установке программного обеспечения, по обучению администраторов и пользователей, по первоначальному конфигурированию системы, по модернизации системы, по техническому обслуживанию и так далее).

В силу существенных отличий отечественной системы делопроизводства от западной важным типологическим признаком для систем автоматизации является их ориентация на отечественное и на западное делопроизводство.

Таким образом, учитывая все возможные приведенные требования к автоматизированной системе, позволит организации осуществить внедрение системы, полностью отвечающей требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации.

Схематически различия между западной и российской технологией Д.И. Глик было изображено в следующем виде Глик 2006: 51:

Таблица 5.

Сравнение технологий

Российская технология	Западная технология
1	2
Четко выраженный вертикальный характер движе-ния документов (руководитель - исполнитель - ру-ководитель) внутри организации	Характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возмож-ность попадания документа сразу к непосред-ственному исполнителю, минуя руководство
Отслеживание всего комплекса работ с докумен-тами в регистрационных журналах или в машино-писных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции началь-ства, контроль сроков исполнения, и т.д.	Отсутствие централизованного (рамках всей ор-ганизации) контроля
Ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управление делами, секретариатов, канцелярий.	Регистрация документов производиться непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством, не создаются.

2.2 . Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства

На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор САДД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями.

Следует также помнить при выборе системы, что функционал систем во многом зависит от платформы, для которой разработана та или иная система.

К примеру, платформа Lotus Notes/Domino изначально ориентирована на групповую работу с документами, поэтому решения для этой системы наиболее функциональны. Пользователи, как правило, работают в операционной системе Windows, но в последнее время на Западе наблюдается перевод на платформу Linux [www.businessdoc.ru]. В связи с этим, при установки системы необходимо иметь в виду, что возможно через определенный промежуток времени пользователей Linux будет также как и пользователей Windows.

Кроме того, в связи с распространением Интернета производители поставлены перед необходимостью обеспечить работу своих систем через web-браузеры.

Далее представлен сравнительный анализ некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны нами не случайно, а в силу своей ориентированности на российское делопроизводство, апробированности и широким применением в организациях различных типов.

1. «CompanyMedia», ИнтерТраст;

2. «Landocs», Ланит;

3. «Optima Workflow», Оптима;

4. «БОСС-Референт», АйТи;

5. «Дело», Электронные Офис-ные Системы;

6. «Documentum», Документум Сервисиз;

7. «Евфрат-Документооборот», Cognitive Technologes.

То, что касается последней системы («Documentum»), то, скорее всего, ее следовало бы сравнивать не с системами документооборота, а с платформами для их построения, например, IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, Oracle Collaborate Suite и так далее.

В отдельную таблицу вошли, выработанные нами в ходе исследований, сравнительные характеристики программных возможностей САДД, поскольку знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования. Наиболее рациональными и не требующими больших затрат на специальное оборудование для установки явились системы: «CompanyMedia», «Евфрат-Документооборот» и «Босс-референт» (см. приложение 1).

Далее нами предложены функциональные характеристики САДД, которые, на наш взгляд, будут являться основополагающими для выбора эффективной системы делопроизводства (см. приложение 2).

Как показано в данной таблице, все представленные системы обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы «Евфрат-Документооборот», «CompanyMedia», «Дело» и «Босс-референт».

Приобретая систему, следует так же учитывать простоту ее внедрения и промышленной эксплуатации. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации сотрудниками, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Наиболее адаптированные под потребности организации системы доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных являются системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «CompanyMedia». Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение.

Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и так далее), приобретающей систему. По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «Дело» и «CompanyMedia». Система «Дело» популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы «ЕВФРАТ-Документооборот» объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений «CompanyMedia» обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.

Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что ещё существенно для автоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого набора возможностей, наличие в системе дополнительного функционала может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы. Как видно из данной таблицы наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы «Босс-Референт» и «Optima-Workflow». По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы «Дело», «Оптима» и «ЕВФРАТ-Документооборот».

Безусловно, важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. Из приложения 2 следует, что системы «CompanyMedia», «Optima-Workflow» и «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами. Следует отметить, что системы «Босс-Референт» и «CompanyMedia», реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.

2.3. Общая характеристика систем

2.3.1. Краткие характеристики системы «CompanyMedia»

Система разработана ЗАО Компания «ИнтерТраст». Данная система предназначена для крупных и средних государственных учреждений коммерческих организаций, в том числе со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений. Система является оптимальным выбором и для небольших организаций, стремящихся создать для сотрудников всех офисов филиалов единое информационное пространство и при этом снизить затраты на управление.

Программное обеспечение «CompanyMedia» позволяет описать сеть предприятий любой сложности и наладить в ней «сквозное» делопроизводство, при котором система отслеживает движение документа не только в пределах одного предприятия, но и между ними. Это позволяет создавать приказы, распространяющиеся на любую глубину иерархии управления, контролировать их исполнение и поддерживать горизонтальные информационные связи между сотрудниками различных подразделений одного или нескольких предприятий.

Проблемой российских предприятий на данном этапе является несовершенство коммуникаций. Важные звенья системы управления нередко находятся в местах, где качество связи не позволяет создать коммуникационные центры.

В «CompanyMedia» впервые реализованы техно-логические разработки компании «ИнтерТраст», позволяющие гибко отображать логическую структуру управления на реальную коммуникаци-онную инфраструктуру территориально-распределенного предприятия. Более того, система автоматически доставляет информа-цию между любыми двумя предприятиями по кратчайшему маршруту, причем в каждой его точ-ке передачу документов контролируют и передаю-щая и принимающая стороны. Этот механизм го-раздо надежнее электронной почты.

В ходе нашего исследования, мы обозначили особенности данной системы, выделяющие ее из числа других разработок:

1) корпоративность - система может использо-ваться как в одной организации, так и в холдинге или группе связанных организаций;

2) полиструктурность - система рассчитана на сложную структуру организации и возможную не-зависимость (с точки зрения штатных расписа-ний) подразделений и филиалов организации;

3) высоконадежный механизм доставки инфор-мации - использованный в системе механизм пе-редачи документов и рассылки позволяет гаран-тировать доставку информации адресату на 99,9%; данный механизм предполагает также ра-боту системы в территориально-распределенном режиме;

4) сложные перекрестные связи документов - система позволяет устанавливать «цепочки» пе-рекрестных ссылок документов друг на друга и реализовывать переход в обе стороны по данным ссылкам;

5) организация так называемого «сквозного документооборо-та» - система позволяет организовывать переда-чу и контроль документов внутри независимых ор-ганизаций холдинга, совмещая его с классичес-ким документооборотом.

Круг решаемых ключевых задач АС «CompanyMedia»:

· подготовка документов по корпоративным и личным шаблонам, согласование и передача документов на регистрацию (в том числе и че-рез «тонкий» клиент Internet Explorer - в соста-ве системы «CompanyMedia-Управление электронными документами»);

· прием, обработку и распределение входящей корреспонденции, подготовку, подписание, регистрацию и отправку исходящих, внутрен-них и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения (в составе системы «CompanyMedia-Делопроизводство») Кочеткова 2006: 20;

· планирование, подготовку и проведения засе-даний, а также контроль за исполнением при-нятых по их итогам решений (в составе систе-мы «CompanyMedia-Заседания»);

· подготовка договоров (в том числе и по шаб-лонам), согласование, визирование, хранение их актуального реестра (в составе системы «CompanyMedia-Договоры»).

Кроме того, все системы «CompanyMedia» представляют:

· разграничение доступа к документам, базиру-ющееся на основе структуры организации;

· механизмы замещения при работе с докумен-тами, а именно, возможность предоставления постоянного или временного доступа к доку-ментам, относящимся к определенным сот-рудникам, для других сотрудников организа-ции («замещающих»);

· возможность самостоятельного и быстрого построения произвольных отчетов по любой информации, содержащейся в базе данных;

· единый поиск (по реквизитам и полнотекстовый) по корпоративному хранилищу документов.

По данным, представленным разработчиками, проектирование продуктов системы «CompanyMedia» выполнено в соответствии с госу-дарственными стандартами в области делопроиз-водства и документационного обеспечения управ-ления. При разработке систем производились кон-сультации со специалистами Всероссийского НИИ Документоведения и Архивного Дела (ВНИИДАД). Система «CompanyMedia» имеет 4 сертификата ка-чества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ (на системы «Делопроизводство», «Управление про-ектами и договорами», «Управление планировани-ем» и «Управление персоналом»). Компания «ИнтерТраст» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001 www.inttrust.ru.

2.3.2. Краткие характеристики системы «БОСС-Референт»

Система «БОСС-Референт» разработана компанией «АйТи» на базе продукта Lotus Notes компании IBM, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой об-ласти.

Данная разработка ориентирована на средние коммерческие предприятия.

Система обеспечивает поддержку следующих процессов:

· подготовка и согласование документов;

· подготовка, и исполнение и контроль поручений;

· обработка входящей и исходящей корреспон-денции. Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной об-работке (с возможностью сканирования и по-токового ввода документов, а также автомати-ческого преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмот-рению руководством и выдаче резолюции, оз-накомлению в структурном подразделении или исполнению, контролю за исполнением.

Основные процедуры обработки исходящих документов: разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта доку-мента, регистрация документа, экспедицион-ная обработка документа;

· управление прохождением внутренних доку-ментов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;

· хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, подде-ржка механизма делегирования полномочий. Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;

· поддержка технологического документообо-рота по трем направлениям работы: а) веде-ние реестра и обслуживание материальных объектов, б) подготовка договоров и обработ-ка событий по ним, в) взаимоотношения с кли-ентами, поставщиками и партнерами;

· поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между цент-ральным офисом организации и ее подчинен-ными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами.

Каждому пользователю в системе предостав-лен свой Рабочий «Кабинет» - персональный поч-товый ящик, куда приходят все уведомления и размещаются по папкам в зависимости от стату-са. Однако статус исполнения выданных вами приказов - недоступен, потому что механизм поч-товой базы не приспособлен для реализации по-добных функций.

Система не рассчитана на полиструктурные организации, т.е. в холдинге невозможен конт-роль исполнения распоряжений в нижестоящих организациях. Кроме того, почтовые механизмы передачи документов между организациями и удаленными подразделениями не могут рассмат-риваться как, безусловно надежные.

По данным, представленным разработчиками, система имеет сертификат соответствия ГСДОУ. Компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001 www.boss-referent.ru.

2.3.3. Краткие характеристики системы «Optima Workflow»

Данная система разработана компанией «Оптима» и предназначена для управления процессами создания, обработки, ти-ражирования и хранения документов или иных ин-формационных объектов, а также для автоматиза-ции основных процедур современного делопроиз-водства и организации документооборота. В сос-тав системы «Optima Workflow» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимос-ти от методов организации процессов документо-оборота и создания рабочих мест пользователей.

По словам разработчиков, внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

· централизованное хранение документов в электронном виде;

· формализацию процедур создания и обработ-ки документов;

· наличие case-подобного графического редак-тора для описания процессов движения доку-ментов и технологических операций на этапе работы с ними;

· единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов. Конт-роль реализован следующим образом: созда-ется специального вида документ - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только оз-накомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и так далее. Все это отражено в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рас-сылается в адрес всех упомянутых в докумен-те контролеров, исполнителями соисполните-лей. Уведомления рассылаются по электрон-ной почте MS Outlook/Exchange www. optima-workflow.ru.

Система «Optima Workflow» содержит инструмен-ты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обра-ботки, настраиваемые на специфику организа-ции, и не предлагает каких-либо стандартных про-цедур.

Информации о наличии сертификата соответ-ствия ГСДОУ нет.

2.3.4. Краткие характеристики системы « Documentum»

Данная система - это разработка одноименной корпорации «Документум Сервисиз», продукты которой ориентированы на автоматизацию более крупных и сложных систем управления документами.

Следует еще раз обратить внимание на то, что «Documentum» по функционалу и стоимости сравним с базовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти систе-мы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота - разница состоит только в стоимости. Но все же в рамках данной дипломной работы мы попытались обрисовать некоторые возможности и недостатки системы, применительно к системам автоматизации делопроизводства.

Documentum обладает следующими возмож-ностями:

· масштабируемость и работа в территориально-распределенном режиме, есть возмож-ность подключения мобильных пользователей;

· рассылка уведомления и поручения происходит с по-мощью механизма электронной почты;

· поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавли-вает одну версию программного обеспечения, но может применять раз-личные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реа-лизована совместно с компанией «ПРОМТ»;

· сервисы генерации аудиторского следа (то есть наблюдения за действиями пользователей);

· управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических ре-дакторов;

· управление мультимедиа-данными - извлече-ние информации из неструктурированных дан-ных, например, текста из изображения;

· печать с поддержкой цифровых водяных зна-ков и временных меток;

· потоковый ввод документов через сканер и распознавание.

По информации, предоставленной разработчиками, в пятой версии осуществлен переход на стан-дарт J2EE, вследствие чего «Documentum» может работать на самых разных серверах: WebLogic, WebSphere, iPlanet и так далее www.documentum.ru.

Система «Documentum» является системой управления содержанием (ЕСМ), а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. В ходе нашего исследования, мы установили, что из всех систем электронного документооборота «Documentum» является самой дорогой и ориентирована на очень крупные внедрения.

2.3.5. Краткие характеристики системы «Landocs»

Система «LanDocs» разработана компанией «Ланит» и предназначена для автома-тизации процессов управления документами, до-кументооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного про-филя и масштаба.

По данным разработчиков, система «LanDocs» реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документо-оборота и делопроизводства www.landocs.ru.

Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществля-ется модификацией параметров CASE-модели без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (прог-раммное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию ва-риант (базовый набор CASE-моделей, специали-зированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обуче-ние пользователей, разработчиков и специалис-тов группы поддержки).

Основные параметры системы:

1) ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль;

2) настройка на конкретные условия с помощью модификации CASE-модели.

Программный комплекс «LanDocs» позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:

· регистрацию входящих, внутренних и исходя-щих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраня-ет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и так далее;

· рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку с по-мощью механизма электронной почты;

· хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и так далее);

· контроль за прохождением и исполнением до-кументов и поручений. Система «LanDocs» обес-печивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет воз-можность отслеживать движение каждого до-кумента по исполнителям. Контроль версий до-кумента осуществляется с помощью механиз-ма контрольных карточек. Все данные о заре-гистрированных документах и ходе их исполне-ния могут быть отпечатаны в виде отчетов;

· поиск документов с возможностью сохране-ния поисковых запросов, просмотр и редакти-рование документов;

· поддержку нескольких версий одного доку-мента;

· сканирование бумажных документов и рас-познавание текстов (OCR);

· интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати доку-ментов;

· «LanDocs» сохраняет документы, созданные раз-личными приложениями в виде файлов - текс-тов, таблиц, изображений, звука и так далее. При по-пытке пользователя просмотреть содержание документа он обеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложения, а при открытии документа на редактирование - бло-кирует документ на основе механизма Check In - Check Out (что существенно ужесточает тре-бования к пропускной способности сети в территориально-распределенной системе);

· при включенной функции безопасности (пос-тавляется отдельно) все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи;

· организацию архивирования документов;

· регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы;

· возможность доступа к информации через сеть Internet;

· интеграция с другими приложениями через OLE;

· система работает с РСУБД Oracle и MS SQL. Серверная часть реализована только под Windows nT.

Каждому пользователю системы «LanDocs» пре-доставляется три почтовых ящика:

1) входящий, в который помещаются все изве-щения и задания, ему адресованные;

2) исходящий, в котором содержится информа-ция об отправленных пользователем извеще-ниях и заданиях;

3) на контроле, в котором содержится информа-ция о заданиях, по которым сотрудник являет-ся контролером.

Таким образом, для работы в системе пользователь дол-жен переключаться между тремя ящиками, что не очень удобно.

Система «LanDocs» соответствует стандарту ГСДОУ. Компания «Ланит» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001 www.documentum.ru.

2.3.6. Краткие характеристики системы «Дело»

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» была разработана ЗАО «Электронные офисные системы». Данная система предназначена для автоматизации делопроизводственной дея-тельности, основанной на традиционных отечест-венных технологиях и закрепленных соответству-ющими стандартами, и документационного обес-печения управленческой деятельности государ-ственных организаций.

Функциональные возможности:

· отслеживание всех этапов делопроизвод-ственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процес-сам организаций и учреждений;

· единая регистрация всей поступающей кор-респонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о до-кументе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируют-ся как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновремен-но находиться в различных картотеках;

· регистрация проектов (с присвоением регист-рационного номера) как отдельной группы до-кументов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с воз-можностью копирования (переноса) данных;

· ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;

· направление резолюций и документов на ра-бочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;

· пересылку отчетов исполнителей по докумен-ту ответственным исполнителям и/или авто-рам резолюций;

· регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри орга-низации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об ис-полнении, согласование (визирование) доку-ментов;

· осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учрежде-ний, организаций, резолюций и указаний руко-водства; проверка правильности и своевре-менности исполнения документов;

· объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизво-дства, по различным признакам;

· выполнение поиска по совокупности реквизи-тов регистрационных карточек, а так же резо-люций, с целью осуществления функций конт-роля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;

· ввод сведений об отправке исходящих доку-ментов адресатам с созданием реестров рас-сылки документов;

· получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руковод-ству;

· предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вслед-ствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;

· получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией де-лопроизводства;

· хранение электронных образов документов;

· списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;

· протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационны-ми карточками и резолюциями.

Система функционирует в локальной вычисли-тельной сети и рассчитана на моно структурную организацию.

В качестве средства разработки (базы данных) БД использу-ется РСУБД, что усложняет доработку и адапта-цию системы.

Система обеспечивает поиск документов в ба-зе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован толь-ко в версии под MS SQL.

По данным, представленными разработчиками, система имеет сертификат Госстандарта на соответствие ГСДОУ www.eos.ru.

2.3.7. Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот»

Данная система была разработана компанией Cognitive Technologies. Новая версия системы «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.