Размещено на http://www.allbest.ru/

41

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

• Введение
• 1. Анализ предметной области
• 1.2 Анализ информационных потоков
• 2. Разработка структуры БД
• 2.1 Функциональное назначение
• 3. Разработка приложения базы данных
• 3.1 Создание таблиц в режиме конструктора
• 3.2 Разработка запросов
• 3.3 Разработка экранных форм для ввода, вывода и коррекции данных
• 3.4 Разработка отчетов
• 4. Руководство пользователя
• 4.1 Назначение и условия применения
• 4.2 Подготовка к работе
• 4.3 Описание операций
• 4.4 Аварийные ситуации
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• ЛИТЕРАТУРА
• ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Диаграмма потоков данных
• ПРИЛОЖЕНИЕ 2. Диаграмма ER-модель
• ПРИЛОЖЕНИЕ 3. Диаграмма ER-модель
• ПРИЛОЖЕНИЕ 4. Выходные документы
• ПРИЛОЖЕНИЕ 5. Экранные формы

ВВЕДЕНИЕ

База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. любых сведений о явлениях, процесса, действиях и т.д. В современной технологии БД предполагается, что создание БД, ее поддержка и обеспечения доступа пользователей к ней осуществляется централизованно с помощью специализированного программного инструментария - системы управления базами данных (СУБД).

Системы управления базами данных (СУБД) - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддерживания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

Среди наиболее ярких представителей систем управления базами данных можно отметить: Microsoft Access, Lotus Approach, Borland dBase, Borland Paradox, Microsoft Visual FoxPro, а также баз данных Microsoft SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по технологии «клиент-сервер». Фактически, у любой современной СУБД существует аналог, выпускаемой другой компанией, имеющий аналогичную область применения и возможностей, любое приложение способно работать со многими форматами представления данных, осуществлять экспорт и импорт данных благодаря наличию большого числа конвертеров. Таким образом, на сегодняшний день разработчик не связан рамками какого-либо конкретного пакета, а в зависимости от поставленной задачи может использовать самые разные приложения.

В данном курсовом проекте база данных проектируется в СУБД Microsoft Access.

Microsoft Access - это полнофункциональная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а так же для управления ими при работе с большими объёмами информации. Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2003, появились так же Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения. В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам. Данные можно просматривать, изменять и удалять данные прямо в таблицах. Однако часто удобнее использовать для этого специально созданные экранные формы, которые могут иметь как табличный вид, когда в форме таблицы отображается сразу несколько записей, так и показывать только одну запись в виде некоторого бланка. В формах можно отображать информацию сразу из нескольких таблиц. В этом случае в основе формы будет не таблица, а запрос. Запрос позволяет объединять данные из нескольких связанных таблиц, выполнять вычисления над данными из других столбцов таблицы, добавлять, изменять и удалять записи в таблицах. Для того чтобы можно было анализировать хранящуюся в базе данных Access информацию, можно создавать разные отчеты, которые позволяют извлекать необходимые данные, группировать и сортировать их в нужном виде, вычислять итоговые значения по группам и в целом по всем отработанным записям. Отчёты могут быть дополнены рисунками, диаграммами, содержательными комментариями, могут быть выведены на печать, преобразованы в документ Word или опубликованы на Web [1].

При проектировании БД должны учитываться требования к защите и целостности данных.

Целостность БД - это правильность и непротиворечивость данных в БД в любой момент времени.

Целостность данных может быть нарушена при сбое оборудования, ошибке программы, ошибке пользователя, ошибке вводимых данных и т.д. В тех случаях, когда возможно нарушение целостности БД, СУБД должна проверять ряд условий, и если они нарушаются, то отменять текущую операцию и производить восстановление БД.

Таким образом, ограничения целостности БД - это условия проверки допустимых данных и связей в БД. Ограничения целостности могут относиться к разным информационным объектам: к полю, записи, файлу, к связям между файлами.

Для разработки БД «АРМ бухгалтера» была выбрана СУБД ACCESS 2003.

1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

Целью курсового проекта является закрепление навыков по разработке информационного и программного обеспечения экономических информационных систем, развитие умения выбирать инструментальные средства проектирования баз данных, приобретение навыков по созданию сопровождающей документации.

Задачей данного курсового проекта является разработка автоматизированной системы для поддержки работы главного бухгалтера автотранспортного предприятия по учёту оплаты за оказываемые услуги.

В системе хранятся данные о клиентах, о оказанных услугах, о тарифах на автотранспортные услуги.

Основной вид работ:

- ввод данных об оплате (по квитанции);

- ведение прайс-листа (тарифов) на оказываемые услуги;

- формирование отчётов о работе;

- удаление данных об оплате за прошлый год;

- изменение тарифов на определенный процент.

Входные данные: данные о клиенте, код услуги, количество часов.

Регламентируемые запросы к БД:

- поиск сведений о клиентах, оплативших услугу в пределах определенный суммы;

- выборка клиентов, оплативших услугу в прошлом месяце, с сортировкой по дате;

- расчёт оплаты за услуги по месяцам;

- диаграмма - суммы, поступившие от клиентов за месяц по видам услуг;

- диаграмма - суммы, поступившие от клиентов по месяцам;

- расчёт суммы оплаты клиента за услуги;

- вывод в табличной форме сведений о суммах, оплаченных за услуги по месяцам прошлого года (перекрестный).

Выходные данные:

- квитанция;

- прайс-лист (тарифы) на оказываемые услуги;

- ведомость поступлений за месяц;

- таблицы сведений о суммах, оплаченных за оказанные услуги по месяцам прошлого и настоящего года (перекрестная);

- диаграммы.

Выходные документы представлены в Приложении 4.

Конечным пользователем системы является бухгалтер автотранспортного предприятия. С помощью БД осуществляется хранение данных о клиенте, о квитанции, ввод данных об оплате (по квитанции) и клиенте, удаление/восстановление данных за прошлый год.

1.2 Анализ информационных потоков

Начальным этапом проектных исследований является анализ документооборота организации: какие документы, из каких подразделений поступают в ЭИС, какие из документов должны выдаваться из ЭИС. Эта задача решается с помощью моделирования информационных процессов. Для этой цели используется диаграмма потоков данных (ДПД). ДПД разрабатывается с помощью программного обеспечения BPWin 4.0.

Диаграмма потоков данных (ДПД) показывает перемещение данных между различными процессами их обработки. На этой диаграмме видно, где данные берут свое начало и куда они в итоге поступают, какие функции системы используют информацию от других функций. Все это помогает устранить избыточные или неэффективные операции, уменьшить затраты на обработку информации, наглядно показать документооборот.

ДПД состоит из 4-х компонентов: процессов, накопителей, внешних объектов и потоков данных.

Внешний объект - это предмет или лицо, являющийся приемником или источником информации и не входящий в состав системы. Обычно в виде внешних объектов изображают конечных пользователей системы.

Процесс преобразует входной поток данных в выходной в соответствии с заданным алгоритмом.

Накопитель данных - это некоторое место или устройство для хранения информации (файл, папка с однородными документами, база данных).

Поток данных - это информация, передаваемая от одного блока диаграммы к другому. Поток данных изображается в виде линий со стрелкой от источника к приемнику.

Параметрами каждого блока на ДПД являются номер, имя, поле физической реализации и описание. Нумерация блоков производится в соответствии с их иерархией [2].

Для ЭИС «АРМ бухгалтера» составляется две иерархически связанных диаграммы: каждая диаграмма соответствует одному из уровней функциональной диаграммы.

Самый верхний уровень имеет номер 0 и называется контекстным, так как он наглядно показывает информационные связи системы с внешним миром (контекстом). На этом уровне внешние объекты связаны входными и выходными потоками данных с главным процессом.

Затем главный процесс разбивается на несколько дочерних процессов и накопителей данных, связанных потоками данных. Это разбиение соответствует второму уровню функциональной диаграммы. Накопитель D0 разбивается на следующие накопители:

D1 - регистрация;

D2 - оказание услуг;

D3 - отчеты.

Диаграмма потоков данных представлена в Приложении 1.

2. Разработка структуры БД

На основе анализа структуры данных строится модель типа «сущность-связь» (ER-модель). ER - модель разрабатывается с помощью программного обеспечения BPWin 4.0. ER - модель представлена в Приложении 2.

Понятие ER-модели соответствует информационному накопителю на диаграмме потоков данных, но ER-диаграмма позволяет показать и внутреннюю структуру понятия (схему), при этом считается, что вся информация о понятии исчерпывается перечислением его свойств.

Основными элементами в модели являются компоненты:

- сущности;

- атрибуты;

- связи.

Сущность - это реальный или представляемый объект. Многие сущности, рассматриваемые в этой модели, соответствуют физическим объектам предметной области. На диаграмме сущности изображаются прямоугольниками. Сущность имеет имя, уникальное в пределах моделируемой системы. Объект, который соответствует понятию сущности, имеет свой набор атрибутов - характеристик, определяющих свойства данного представителя класса. При этом набор атрибутов должен быть таким, чтобы можно было различать конкретные экземпляры сущности.

Атрибут - это поименованная характеристика сущности, которая принимает значение из некоторого множества значений.

Связь - это ассоциация между двумя понятиями. Связи выражают отношения между сущностями. Связи делятся на три типа по множественности: один - к - одному (1:1), один - ко - многим (1:М), многие - ко - многим (М:М).

Связь 1:1 означает, что экземпляр одной сущности связан только с одним экземпляром другой сущности и наоборот. Этот тип используется редко, так как данные могут быть помещены в одну таблицу.

Связь 1:М означает, что один экземпляр сущности, расположенный слева по связи, может быть связан с несколькими экземплярами сущности, расположенными справа по связи. Этот вид связи используется чаще всего.

Связь М:М означает, что один экземпляр первой сущности может быть связан с несколькими экземплярами второй сущности и, наоборот, один экземпляр второй сущности может быть связан с несколькими экземплярами первой сущности [4].

Проанализировав сведения, которые необходимы для разработки баз данных, можно выделить следующие объекты данной предметной области:

1) КЛИЕНТ - содержит список клиентов и информацию о них. Содержит следующие атрибуты: Наименование_клиента, Адрес, Телефон.

2) КВИТНЦИИ - предназначении для хранения квитанций. Включает следующие атрибуты: Номер_квитанции, Дата, Наименование_клиента, От_кого, Кассир.

3) УСЛУГА - предназначена для хранения данных об услуга, оказываемых автотранспортным предприятием. Содержит атрибуты: Номер_квитанции, Код_услуги, Кол-во_часов.

4) ТАРИФЫ - предназначена для хранения тарифов на автотранспортные услуги. Содержит атрибуты: Код_услуги, Наименование_услуги, Цена.

Рассмотрим связи между сущностями.

Таблица Клиент связана с таблицей Квитанции связью 1:М п полю «Наименование_клиента».

Таблица Квитанции связана с таблицей Услуга связью 1:М по полю «Номер_квитанции».

Таблица Тарифы связана с таблицей Услуга связью 1:М по полю «Код_услуги».



2.1 Функциональное назначение

Основными функциями СУБД Access являются следующие:

1. Организация данных. Создание таблиц и управление ими.

2. Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным. Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну.

3. Добавление и изменение данных. Эта функция требует разработки и реализации представленных данных, отличных от табличных (формы).

4. Представление данных. Access позволяет создавать различные отчёты на основе данных таблиц и других объектов базы данных.

5. Макросы. Использование макросов позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. В последних версиях Access макросы используют для совместимости.

6. Модули. Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры можно использовать для сложных вычислений. Процедуры на Access VBA превышают возможности стандартных макросов.

7. Защита базы данных. Эти средства позволяют организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных.

8. Средства печати. С помощью этой функции Access позволяет распечатать практически всё, что можно увидеть в базе данных [3].

Разработанная программа предназначена для автоматизированного рабочего места главного бухгалтера автотранспортного предприятия по учёту оплаты за оказываемые услуги. Файл данной базы данных хранится под именем «АРМ бухгалтера. mdb».

Рекомендуемые требования:

1. Процессор от Intel Pentium 5;

2. Оперативная память 20 Gb, можно и выше;

3. Объем жесткого диска 100 Gb и выше;

4. Операционная система Windows XP и выше;

5. СУБД Ms Access 2003 и выше;

6. Стандартный принтер.

Программа начинает свою работу с вывода заставки, а затем главной формы. В программе реализованы следующие функции:

1. Ввод, редактирование и удаление данных;

2. Выполнение различных запросов (поиск, удаление, добавление);

3. Составление отчетов, их просмотр и печать.



3. Разработка приложения базы данных

3.1 Создание таблиц в режиме конструктора

Основным типом объектов в БД является таблица, остальные типы объектов - это описание различных способов представления информации из таблиц (формы, отчеты) или описание действий над таблицами (запросы, макросы).

Для реализации базы данных «АРМ бухгалтера» в СУБД MS Access 2003 первоначально требуется создать таблицы для соответствующих отношений.

Для перехода в окно базы данных нужно нажать клавишу F11. Выбрать Таблицы в списке Объекты и нажать кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных. Дважды щелкнуть строку Режим конструктора. Определить все нужные поля в таблице.

Рисунок 1 - создание таблицы в режиме конструктора

Чтобы вставить в таблицу поле, необходимо щелкнуть строку, над которой его нужно поместить, и нажать кнопку. Добавить строки на панели инструментов.

Чтобы добавить поле в конце таблицы, необходимо щелкнуть первую пустую строку. Щелкнуть ячейку в столбце Имя поля и ввести уникальное имя поля. В столбце Тип данных можно оставить настройку по умолчанию (Текстовый) или выбрать из раскрывающегося списка ячейки столбца Тип данных другой тип данных.

В столбце Описание ввести описание данных, которые будут содержать это поле. Текст описания будет выводиться в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Вводить описание не обязательно. До того, как сохранить таблицу, надо определить первичный ключ. Открыть таблицу в режиме конструктора. Выделить одно или несколько полей, которые требуется определить как поле первичного ключа. Для выделения одного поля щелкнуть область выделения строки нужного поля. Для выделения нескольких полей щелкнуть область выделения для каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL. Нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов [6].

В процессе проектирования были созданы таблицы данных, изображенных на рисунках 2-5.

Рисунок 2 - Таблица данных «Квитанции»

Рисунок 3 - Таблица данных «Клиент»



Рисунок 4 - Таблица данных «Услуги»

Рисунок 5 - Таблица данных «Тарифы»

Описание таблиц БД представлены в таблицах 1-4.

Таблица 1

Описание таблицы «Квитанции»

Свойство поля	Поле «Номер квит»	Поле «Дата»	Поле «Наименование клиента»	Поле «От кого»	Поле «Кассир»
Имя поля	Номер квит	Дата	Наименование клиента	От кого	Кассир
Тип	Счётчик	Дата/Время	Текстовый	Текстовый	Текстовый
Размер	Длинное целое	-	25	20	15
Формат	-	-	-	-	-
Маска ввода	-	00.00.0000;0;	-	-	-
Подпись	-		-	-	-
Значение по умолчанию	-	Date()	-	«ЗАО Автотранс»	«Иванова В.В.»
Условие на значение	-	-	-	-	-
Обязательность	-	Да	Да	Нет	Нет
Индекс (допускаются ли совпадения)	Да (Совпадения не допускаются)	Да (Совпадения допускаются)	Нет	Нет	Нет
Тип элемента управления	Поле	-	Поле со списком	Поле	Поле со списком
Тип источника строк	-	-	Таблица или запрос	-	Список значений
Источник строк	-	-	SELECT Клиент. Наименование клиента FROM Клиент;	-	«Николаева Н.В.»

Таблица 2

Описание таблицы «Клиент»

Свойство поля	Поле «Наименование клиента»	Поле «Адрес»	Поле «Телефон»
Имя поля	Наименование клиента	Адрес	Телефон
Тип	Текстовый	Текстовый	Числовой
Размер	20	20	Длинное целое
Формат	-	-	-
Маска ввода	-	-	-
Подпись	-	-	-
Значение по умолчанию	-	-	-
Условие на значение	-	-	-
Обязательность	Да	Нет	Нет
Индекс (допускаются ли совпадения)	Да (Совпадения не допускаются)	Нет	Нет
Тип элемента управления	Поле	Поле	Поле

Таблица 3

Описание таблицы «Тарифы»

Свойство поля	Таблица «Код услуги»	Таблица «Наименование усл»	Таблица «Цена»
Имя поля	Код услуги	Наименование усл	Цена
Тип	Числовой	Текстовый	Денежный
Размер	Длинное целое	25
Формат	-	-	-
Маска ввода	-	-	-
Подпись	-	-	-
Значение по умолчанию	-	-	-
Условие на значение	-	-	-
Обязательность	Да	Да	Нет
Индекс (допускаются ли совпадения)	Да (Совпадения не допускается)	Нет	Нет
Тип элемента управления	-	Поле	-

Таблица 4

Описание таблицы «Услуги»

Свойство поля	Таблица «Номер квит»	Таблица «Код услуги»	Таблица «Кол-во часов»
Имя поля	Номер квит	Код услуги	Кол-во часов
Тип	Числовой	Числовой	Числовой
Размер	Длинное целое	-	Длинное целое
Формат	-	-	-
Маска ввода	-	-	-
Подпись	-	-	-
Значение по умолчанию	-	-	-
Условие на значение	-	-	-
Обязательность	Да	Нет	Да
Индекс (допускаются ли совпадения)	Да (Совпадения допускается)	Да (Совпадения допускается)	Нет
Тип элемента управления	Поле	Поле	Поле
Тип источника строк	Таблица или запрос	Таблица или запрос	-
Источник строк	SELECT Квитанции. Номер квит FROM Квитанции;	SELECT Тарифы. Код услуги FROM Тарифы;	-

В режиме конструктора было создано 4 таблицы: КВИТАНЦИИ, ТАРИФЫ, КЛИЕНТ, УСЛУГА. Далее в схеме данных необходимо провести связывание этих таблиц.

Схема БД в Access представлена в Приложении №3.

Достоинством Access является поддержка ссылочной целостности данных. СУБД может автоматически проверять соответствие данных в столбцах двух взаимосвязанных таблиц, обновлять значения в подчиненной таблице и удалять записи подчиненной таблицы, когда эти операции выполняются над основной таблицей. Для этого необходимо установить флажки, как показано на рисунке 6 для всех связей.

Рисунок 6 - Окно свойств связи между таблицами

В режиме Обеспечение целостности данных в подчиненную таблицу можно ввести только такие значения, которые соответствуют хотя бы одному значению в связанном столбце главной (родительской) таблицы. Поэтому заполнение таблиц необходимо начинать с родительских таблиц, то есть тех, которые находятся на конце «1» отношение «1:М».

В режиме Каскадное обновление изменение поля в родительской таблице автоматически сопровождается соответствующими изменением связанного поля в дочерней таблице, но не наоборот.

В режиме Каскадное удаление связанных записей при удалении строки в главной таблице автоматически удаляются соответствующие строки в дочерней таблице.

3.2 Разработка запросов

Следующим шагом реализации базы данных в MS Access явилось создание запросов, требуемых в техническом задании на курсовое проектирование. При создании запросов использовался язык QBE - это таблично-ориентированный язык для работы в диалоговом режиме с реляционными базами данных. Язык предназначен для конечного пользователя и позволяет описывать запросы для создания, изменения и контроля БД. Достоинство языка QBE - простота для изучения и понимания.

Каждый запрос на языке QBE может выполнять сразу несколько реляционных операций: соединение разных таблиц, отбор нужных полей БД, выбор записей по заданному критерию, а также некоторые вычисления. Результат запроса выглядит как таблица и называется набором записей. Набор записей физически не хранится в БД, а создается только на время выполнения запроса [5].

Описание запросов к базе данных на языке QBE (Query by Example) представлены ниже (см. рисунки 7-15).

1. Поиск сведений о клиентах, оплативших услугу в пределах определенной суммы.

Рисунок 7 - Создание запроса «Данные о клиентах, оплативших услуги в пределах n-ой суммы»

2. Выборка клиентов, оплативших услугу в прошлом месяце, с сортировкой по дате

Рисунок 8 - Создание запроса «Данные о клиентах, оплативших услуги в прошлом месяце»

3. Расчет оплаты за услуги по месяцам

Рисунок 9 - Создание запроса «Расчёт оплаты за услуги по месяцам»



4. Расчет суммы оплаты клиента за услуги

Рисунок 10 - Создание запроса «Расчет суммы оплаты клиента за услуги»

5. Вывод в табличной форме сведений о суммах, оплаченных за оказанные услуги по месяцам прошлого года (перекрестный)

Рисунок 11 - Создание запроса «Сведений о суммах, оплаченных за оказанные услуги по месяцам прошлого года»

6. Удаление прошлогодних данных

Рисунок 12 - Создание запроса «Удаление прошлогодних данных»

7. Добавление данных

Рисунок 13 - Создание запроса «Добавление данных»

Рисунок 14 - Создание запроса «Добавление данных»

8. Увеличение тарифа

Рисунок 15 - Создание запроса «Увеличение тарифа»

3.3 Разработка экранных форм для ввода, вывода и коррекции данных

Формы - это средство представления информации для просмотра, изменения или печати данных в виде, удобном для восприятия пользователями. Использование форм существенно облегчает ввод и контроль данных. Кроме того, формы являются основной частью интерфейса прикладной программы, вокруг форм и строится весь алгоритм работы приложения, так как конечный пользователь не видит ничего, кроме набора форм.

В «АРМ бухгалтера» разработаны следующие формы:

1. Форма «Квитанции» - это составная форма, которая используется для ввода информации для новой квитанции или редактирования старой квитанции.

2. Форма «Услуга» - это форма, которая используется для ввода/просмотра информации об оказанных услугах. Эта форма является подчиненной по отношению к форме «Квитанции».

3. Форма «Сумма оплаты клиента за услугу» - это форма, которая используется для просмотра информации об оказанных услугах (наименование, количество, цена, стоимость).

4. Форма «Итого по квитанции» - форма является подчиненной по отношению к форме «Квитанции» и содержит информацию об итогах по каждой квитанции.

5. Форма «Клиент» - форма, которая используется для просмотра информации о клиентах, а так же для добавления новых клиентов.

6. Форма «Тарифы» - форма, которая используется для просмотра информации о тарифах, изменениях тарифов и добавление новых тарифов.

7. Форма «Диаграмма: Суммы поступившие от клиентов за прошлый месяц» - используется для построения диаграммы.

8. Форма «Диаграмма: Суммы поступившей от клиентов по месяцам» - используется для построения диаграммы.

9. Форма «Усл по месяцам за год_перекрестный» - форма используется для построения перекрестной таблицы.

10. Форма «Усл по месяцам за прошлый год_перекрестный» - форма используется для построения перекрестный таблицы.

11. Форма «Старые заказы» - используется для вывода информации о старых заказах.

12. Форма «Усл. по месяцам за год» - форма используется для просмотра информации о всех услугах за год.

13. Форма «Запрос для ведомости за любой месяц» - используется для вывода информации за указанный месяц.

14. Форма «К отчету-квитанции» - используется для вывода информации для заданной квитанции.

Виды экранных форм представлены в Приложении №5

После того, как разработаны все основные объекты БД, можно создать главную форму, на которой внесены кнопки для открытия остальных форм. В данном курсовом проекте главная форма содержит набор вкладок (рисунок 16).

Рисунок 16 - Главная форма

На главной форме расположены кнопки, с каждой из которых связано определенное событие. Свойства этих кнопок сведем в таблицу.

Таблица 5

Свойства кнопок

Имя кнопки	Подпись кнопки	Действие после нажатия кнопки
Кнопка 16	ОФОРМЛЕНИЕ КВИТАНЦИИ	Открывается форма «КВИТАНЦИИ»
Кнопка18	ТАРИФЫ	Открывается форма ТАРИФЫ
Кнопка20	СВЕДЕНИЯ О КЛИЕНТАХ	Открывается форма «КЛИЕНТ»
Кнопка64	ВСЕ ДАННЫЕ	Выполняется запрос «Все данные: запрос на выборку
Кнопка46	УДАЛЕНИЕ ПРОШЛОГОДНИХ ДАННЫХ ИЗ БАЗЫ	Открывается запрос «Удаление»
Кнопка43	ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПРОШЛОГОДНИХ ДАННЫХ В БАЗЕ	Выполняется макрос «Добавление»
Кнопка52	ПРОШЛОГОДНИЕ ДАННЫЕ	Открывается форма СТАРЫЕ ЗАКАЗЫ»
Кнопка44	УВЕЛИЧЕНИЕ ЦЕНЫ НА 20%	Выполняется запрос «УВЕЛИЧЕНИЕ ЦЕНЫ НА 20%»
Кнопка54	СВЕДЕНИЯ О КЛИЕНТАХ, ОПЛАТИВШИХ УСЛУГУ В ПРЕДЕЛАХ СУММЫ (ОТ 500 ДО 1000 РУБ)	Выполняется запрос с таким же именем
Кнопка55	ЗАПРОС ЗА ПРОШЛЫЙ МЕСЯЩСОРТИРОВКА ПО ДАТЕ)	Выполняется запрос с таким же именем
Кнопка56	СУММА ОПЛАТЫ КЛИЕНТА ЗА УСЛУГУ	Выполняется запрос с таким же именем
Кнопка57	РАСЧЕТ ОПЛАТЫ ЗА УСЛУГИ ПО МЕСЯЦАМ	Выполняется запрос с таким же именем
Кнопка58	СУММЫ ОПЛАЧЕННЫЕ ЗА УСЛУГИ ПО МЕСЯЦАМ ПРОШЛОГО ГОДА (ПЕРЕКРЕСТНЫЙ ЗАПРОС)	Выполняется запрос с таким же именем
Кнопка38	ДИАГРАММА- СУММЫ ПОСТУПИВШИЕ ЗА ПРОШЛЫЙ МЕСЯЦ	Выполняется запрос с таким же именем
Кнопка40	ДИАГРАММА- СУММЫ ПОСТУПИВШИЕ ПО МЕСЯЦАМ	Выполняется запрос с таким же именем
Кнопка25	Рисунок	Просмотр «Ведомость за прошлый месяц»
Кнопка26	Рисунок	Печать «Ведомость за прошлый месяц»
Кнопка28	Рисунок	Экспорт в файл «Ведомость за прошлый месяц»
Кнопка29	Рисунок	Просмотр «Ведомость за определенный период»
Кнопка 30	Рисунок	Печать «Ведомость за определенный период»
Кнопка31	Рисунок	Экспорт в файл «Ведомость за определенный период»
Кнопка32	Рисунок	Просмотр «Суммы поступившие по видам услуг за 2009 год»
Кнопка33	Рисунок	Печать «Суммы поступившие по видам услуг за 2009 год»
Кнопка34	Рисунок	Экспорт в файл «Суммы поступившие по видам услуг за 2009 год»
Кнопка35	Рисунок	Просмотр «Суммы поступившие по видам услуг за 2010 год»
Кнопка36	Рисунок	Печать «Суммы поступившие по видам услуг за 2010 год»
Кнопка37	Рисунок	Экспорт в файл «Суммы поступившие по видам услуг за 2010 год»

После того, как разработана главная форма, разработаем заставку к данной курсовой работе.

Заставка - это простая форма, содержащая эмблему и название приложения, сведения об авторах и авторских правах. Заставка появляется сразу после загрузки приложения и видна на экране несколько секунд, а затем исчезает и загружает основную форму приложения (рисунок 17).

Рисунок 17 -Заставка

При написании БД использовались макросы. Макросы - это набор из одной и более стандартных макрокоманд (групп макрокоманд), выполняющих определенные операции над объектами.

В БД «АРМ бухгалтера» имеются следующие макросы:

- Клиент-запись - используется для сохранения данных в форме «КЛИЕНТ».

- Удаление прошлогодних данных - используется при удалении прошлогодних данных из БД (сначала прошлогодние данные сохраняются в отдельную таблицу, а затем удаляются из БД).

- Добавление - используется при восстановлении прошлогодних данных в БД. В данной курсовой работе восстановление прошлогодних данных происходит в 2 этапа, но макрос позволяет упростить процесс восстановления, соединив в себе 2 этапа. Таким образом, нажав одну кнопку можно выполнить 2 этапа восстановления.

база данный автотранспортный автоматизированный

3.4 Разработка отчетов

Следующим шагом проектирования БД явилось создание отчётов.

Отчёт - эффективный способ представления данных в виде печатного документа, который по сравнению с формами предоставляет пользователю больше возможностей в изображении и группировании данных, подсчёте итоговых значений.

Для того чтобы создать отчёт, необходимо выбрать вкладку «Отчёты», а затем вариант его создания: в режиме конструктора или с помощью мастера. В курсовом проекте отчёты в БД были созданы с помощью мастера и конструктора.

В БД «АРМ бухгалтера» реализованы следующие отчеты:

1) Отчёт "Квитанция" выводит на печать квитанцию с заданным номером. Для вывода квитанции необходимо ввести номер квитанции.

Рисунок 18 -Отчет «Квитанция»

Рисунок 19 -Отчет «Квитанция» в режиме конструктора

2) Отчет "Ведомость за прошлый месяц" формирует ведомость денежных поступлений за предыдущий месяц.

Рисунок 20 - Отчет «Ведомость за прошлый месяц»

Рисунок 21 - Отчет «Ведомость за прошлый месяц» в режиме конструктора

3) Отчет "Запрос для ведомости за любой месяц" формирует ведомость денежных поступлений за указанный месяц (необходимо предварительно ввести желаемый год и номер месяца).

Рисунок 22 - Отчет «Ведомость за 10 месяц 2010 года»

Рисунок 23 - Отчет «Ведомости за любой месяц» в режиме конструктора

4) Отчет "Суммы по месяцам за прошлый год (перекрестный)" формирует таблицу сведений о количестве денежных поступлений по месяцам прошлого года.

Рисунок 24 - Отчет «Суммы по месяцам за прошлый год (перекрестный)»

Рисунок 25 - Отчет «Суммы по месяцам за прошлый год (перекрестный)» в режиме конструктора

5) Отчет "Суммы по месяцам (перекрестный)" формирует таблицу сведений о количестве денежных поступлений по месяцам настоящего года.

Рисунок 26 - Отчет «Суммы по месяцам (перекрестный)»

Рисунок 27 - Отчет «Суммы по месяцам (перекрестный)» в режиме конструктора

6) Отчет "Тарифы" формирует таблицу предоставляемых услуг (наименование, услуги, цена)

Рисунок 28 - Отчет «Тарифы»

Рисунок 29 - Отчет «Тарифы» в режиме конструктора



4. РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

4.1 Назначение и условия применения

База данных предназначена для учета оплаты за оказываемые услуги в автотранспортном предприятии. Основные функции:

- ввод данных об оплате (по квитанции);

- ведение прайс-листа (тарифа) на оказываемые услуги;

- формирование отчетов о работе;

- удаление данных об оплате за прошлый год;

- изменение тарифов на определенный процент.

Входные данные: данные о клиенте, код услуги, количество часов. Регламентируемые запросы к БД:

- поиск сведений о клиентах, оплативших услугу в пределах определенной суммы;

- выборка клиентов, оплативших услугу в прошлом месяце, с сортировкой по дате;

- расчет оплаты за услуги по месяцам;

- диаграмма - суммы, поступившие от клиентов за месяц по видам услуг;

- диаграмма - суммы, поступившие от клиентов по месяцам;

- расчет суммы оплаты клиента за услуги

- вывод в табличной форме сведений о суммах, оплаченных за услуги по месяцам прошлого года (перекрестный).

Выходные данные:

- квитанция;

- тарифы на оказываемые услуги;

- ведомость поступлений за месяц;

- таблицы сведений о суммах, оплаченных за оказанные услуги по месяцам прошлого и настоящего года (перекрестная).

Для успешной работы системы программы необходимы следующие условия: СУБД Microsoft Access 2003 и выше, наличие у пользователя профессиональной подготовки на уровне оператора ЭВМ.

4.2 Подготовка к работе

Для загрузки базы данных необходимо открыть файл автотранспортное предприятие.mdb. Для этого выделите файл автотранспортное предприятие.mdb и нажмите клавишу ENTER, тем самым вы откроете приложение в Microsoft Access. Чтобы проверить работоспособность базы данных необходимо ввести данные в таблицы. Для этого применяется следующий порядок:

Загружаем базу данных (запускаем заставку, а главная кнопочная форма откроется автоматически после заставки).

Выбираем необходимый объект и начинаем вводить данные.

Проверяем работу запросов (вводим необходимые параметры для выполнения запросов и наблюдаем за правильностью их выполнения).

Просматриваем все отчёты и проверяем, выводятся ли они на печать. После этого система готова к работе.

4.3 Описание операций

После того как произошла загрузка БД, в главной кнопочной форме необходимо выбрать нужный режим работы, выбирая соответствующую вкладку и пункт меню:

- КВИТАНЦИИ - оформление новой квитанции;

- ФОРМЫ - здесь представлены основные формы;

- ДАННЫЕ - здесь хранятся все данные;

- ДЕЙСТВИЯ С ДАННЫМИ - работа с данными (добавление/удаление прошлогодних данных в БД;

- ЗАПРОСЫ - просмотр результатов запросов;

- ОТЧЕТЫ - просмотр и печать отчётов;

- ДИАГРАММЫ.

- выход из приложения Microsoft Access.

Для этого необходимо щелкнуть кнопкой мыши на соответствующей кнопке. Для выполнения действий с БД нужно, прежде всего, заполнить таблицы Для этого необходимо выбрать закладку БД "Таблицы", выбрать необходимую таблицу и заполнить её вручную. Причём некоторые данные можно выбрать из списка, который обозначен стрелочкой.

Заполнить таблицы можно и с помощью главной кнопочной формы. Подробней об этом будет сказано ниже.

При работе с формами нужно придерживаться следующих правил:

1. Для просмотра информации пользователь может использовать кнопки перехода по записям с типовыми рисунками на них.

2. Для ввода информации необходимо нажать на кнопку перехода к последней записи и затем на кнопку перехода к следующей записи .Сразу перейти к новой записи можно также с помощью кнопки . После выполнения указанных действий можно приступать к заполнению полей форм. Для этого необходимо установить курсор на поле, в которое предполагается осуществлять ввод и щелкнуть левой кнопкой мыши. При правильном выполнении действий соответствующее поле формы активизируется, т.е. в нём появляется мигающая вертикальная черта, приглашающая пользователя к вводу данных. Далее пользователь может вносить необходимую информацию в соответствующее поле.

3. Для возврата в меню главной кнопочной формы необходимо нажать на кнопку закрытия, имеющуюся на каждой из форм .

Рассмотрим более подробно работу данного приложения.

1) При нажатии кнопки "ОФОРМЛЕНИЕ КВИТАНЦИИ" в закладке главной кнопочной формы происходит открытие формы «КВИТАНЦИИ». Здесь необходимо заполнить следующие поля: Наименование клиента (выбрать из списка), номер квитанции и дата ставятся автоматически, код услуги (выбрать из списка), количество часов.

Рисунок 30 - Форма «Квитанции» в режиме просмотра

Если клиента не оказалось в списке, то необходимо добавить сведения о клиенте, нажав кнопку «добавить клиента» на форме «КВИТАНЦИИ», после чего открывается форма «КЛИЕНТ», где для добавления сведений о новом клиенте необходимо нажать на кнопку . После того, как сведения о клиенте были введены необходимо нажать на кнопку для сохранения сведений и для закрытия формы «КЛИЕНТ»

Рисунок 31 - Форма «Клиент» в режиме просмотра

2) На вкладке ФОРМЫ располагаются 3 кнопки:

а) кнопка «ТАРИФЫ», после нажатия на которой открывается форма «Тарифы», где можно добавлять новые тарифы, редактировать старые, а при нажатии на кнопку «УВЕЛИЧЕНИЕ ЦЕНЫ НА 20%» можно одновременно увеличить цену на 20% на все услуги

Рисунок 32 - Форма «Тарифы» в режиме просмотра

б) кнопка «СВЕДЕНИЯ О КЛИЕНТАХ», после нажатия на нее, открывается форма «КЛИЕНТ» (см. выше);

в) кнопка «КВИТАНЦИИ» открывает форму «КВИТАНЦИИ» (см. выше).

При нажатии кнопки "ВСЕ ДАННЫЕ" в закладке главной кнопочной формы «ДАННЫЕ» происходит выполнение запроса «ВСЕ ДАННЫЕ: запрос на выборку» (здесь можно увидеть все данные в табличном виде).

Вкладка «ДЕЙСТВИЯ С ДАННЫМИ» главной кнопочной формы, содержит в себе ряд кнопок, нажатие на которые предполагает совершение определенных действий над данными:

а) кнопка «УДАЛЕНИЕ ПРОШЛОГОДНИХ ДАННЫХ ИЗ БАЗЫ». При нажатии на эту кнопку происходит сохранение прошлогодних данных в таблицу «СТАРЫЕ ЗАКАЗЫ», а затем удаление прошлогодних данных из всех таблиц. При этом на экране появляется предупреждение пользователю о том, что запрос приведёт к изменению данных таблицы. Если пользователь согласен, следует нажать "Да", иначе с помощью кнопки "Нет" отменить удаление. Далее на экране появляется предупреждение пользователю о том, что запрос приведёт к изменению данных таблицы. Пользователю необходимо нажать кнопку "Да". Далее появится сообщение о количестве добавляемых в таблицу записей. Пользователю снова следует нажать кнопку "Да". После чего на экране появится новое предупреждение пользователю о том, что запрос на удаление приведет к изменению данных таблицы. Ему необходимо нажать кнопку "Да" на это предупреждение и на сообщение о количестве удаляемых из таблицы записей. После этого прошлогодняя информация будет удалена из таблиц.

Теперь если перейти на вкладку «ДАННЫЕ» главной кнопочной формы и нажать кнопку «ВСЕ ДАННЫЕ», то там не будет данных за прошлый год.

б) кнопка «ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПРОШЛОГОДНИХ ДАННЫХ В БАЗЕ». При нажатии на эту кнопку, происходит возврат прошлогодних данных во все таблицы. На экране появляется предупреждение пользователю о том, что запрос приведет к изменению данных таблицы. Пользователю необходимо нажать кнопку "Да". Далее появится сообщение о количестве возвращаемых записей. Пользователю снова следует нажать кнопку "Да". После этого прошлогодняя информация будет вновь добавлена во все таблицы.

Теперь если перейти на вкладку «ДАННЫЕ» главной кнопочной формы и нажать кнопку «ВСЕ ДАННЫЕ», то там теперь вновь будут данные за прошлый год.

в) кнопка «ПРОШЛОГОДНИЕ ДАННЫЕ». При нажатии на эту кнопку можно просмотреть прошлогодние данные, которые удаляются из таблиц при нажатии кнопки «УДАЛЕНИЕ ПРОШЛОГОДНИХ ДАННЫХ ИЗ БАЗЫ».

г) кнопка «УВЕЛИЧЕНИЕ ЦЕНЫ НА 20%». При нажатии на эту кнопку происходит увеличение всех тарифов на 20%. Эту же операцию можно совершить, нажав на одноименную кнопку, в форме «ТАРИФЫ».

Вкладка «ЗАПРОСЫ» содержит кнопки, при нажатии на которые выполняются соответствующие запросы.

Вклады «ОТЧЕТЫ» содержит кнопки, при нажатии на которые происходит предварительный просмотр отчета ,печать и экспорт в файл соответственно

Вкладка «ДИАГРАММЫ» содержит кнопки с наименованием диаграмм, при нажатии на которые происходит предварительный просмотр диаграмм, а для вывода на печать диаграммы необходимо нажать на рядом с необходимой диаграммой.

Завершение работы с формой происходит по кнопке .

Программа работает в диалоговом режиме, надписи на кнопках соответствуют выполняющимся действиям, поэтому даже неопытный пользователь может с легкостью освоить данное приложение в течение ограниченного количества времени.

4.4 Аварийные ситуации

При возникновении каких-либо аварийных ситуаций на экран выводятся различного рода сообщения для пользователя. Основные сообщения представлены в таблице 6.

Таблица 6

Обработка аварийных ситуаций

Текст сообщений	Причина	Действия пользователя
Недопустимое значение Null	Не введены данные в обязательные поля	Щелкнуть «ОК» и ввести данные в поле
Введенное значение не подходит для данного поля	Введено значение не соответствующее заданному типу данных	Щелкнуть «ОК» и ввести данные в соответствии с заданным типом данных
Запрос на удаление приведет к изменению данных таблицы	При нажатии на кнопку «Удаление данных о списанных книгах»	Щелкнуть «Да», если нужно удалить данные или «Нет», если данные не нужно удалять
Введенное значение превышает допустимое число символов	Введено значение, которое превышает допустимое число символов	Щелкнуть «ОК» и ввести данные в соответствии с допустимым числом символов

В случае аварийного завершения работы по причине сбоя питания или зависания компьютера, необходимо перезагрузить компьютер и вновь запустить приложение.

Для предотвращения аварийных ситуаций по причинам некорректных действий пользователя, в программе предусмотрена система помощи пользователю, всплывающие подсказки к элементам форм.

Чтобы предотвратить повреждение данных БД необходимо придерживаться следующих правил: регулярно создавать резервные копии файлов Access, с помощью программы Handy Backup или копировать БД на съемный носитель; не выходить из Access нештатным образом, например, не выключать компьютер до закрытия Access.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Современный мир информационных технологий трудно представить себе без использования баз данных. Практически все системы в той или иной степени связаны с функциями долговременного хранения и обработки информации. Фактически информация становится фактором, определяющим эффективность любой сферы деятельности. Увеличились информационные потоки и повысились требования к скорости обработки данных, и теперь уже большинство операций не может быть выполнено вручную, они требуют применения наиболее перспективных компьютерных технологий. Любые административные решения требуют чёткой и точной оценки текущей ситуации и возможных перспектив её изменения. И если раньше в оценке ситуации участвовало несколько десятков факторов, которые могли быть вычислены вручную, то теперь таких факторов сотни и сотни тысяч, и ситуация меняется не в течение года, а через несколько минут, а обоснованность принимаемых решений требуется большая, потому что и реакция на неправильные решения более серьёзная, более быстрая и более мощная, чем раньше. И конечно, обойтись без информационной модели производства, хранимой в базе данных, в этом случае невозможно.

В результате проделанной работы была создана База Данных "АРМ бухгалтера автотранспортного предприятия". Были выполнены все поставленные задачи. База данных работает в диалоговом режиме, который предоставляет пользователю возможность взаимодействовать с хранящейся в системе информацией в режиме реального времени, получая при этом всю необходимую информацию для решения функциональных задач.

Разработанная БД «АРМ бухгалтера» имеет удобный пользовательский интерфейс. При запуске программы открывается форма «Заставка», которая отображает назначение приложения и содержит сведения о разработчике. После ее закрытия на экране появляется главная кнопочная форма, в меню которой можно выбрать пункты для работы с формами (ввод и редактирование данных в БД), отчетами (вывод документов на печать), запросами (поиск, выборка, расчет параметров).

ЛИТЕРАТУРА

1. Шигина Н.А. Разработка информационных моделей. Методическое пособие к лабораторным работам по дисциплине «ТЭИС». - Пенза; ПГТА, 2006 (электронное учебное издание).

2. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. - СПб.: Питер, 2001г. - 304с.

3. Дж. Вейскас Эффективная работа с Microsoft Access 2000. - С.-Птб.: Питер, 2000г. - 1040с.

4. Диго С.М. Базы данных: проектирование и использование. Учебник. - М: Финансы и статистика, 2005 -592 с.

5. Кузин А.В. Базы данных: учебное пособие для вузов/Кузин, Александр Владимирович А.В. Кузин, С.В. Левонисова,- М.: Академия,2008.-320с. (Полочный шифр: 681.3(07))

6. Советов Б.Я. Базы данных: теория и практика: учебник для втузов/Советов, Борис Яковлевич Б.Я. Советов, В.В. Цехановский, В.Д. Чертовской,-М.: Высшая школа, 2007.-463с. (Полочный шифр: 681.3(07))

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Диаграмма потоков данных

Рисунок 1.1 - Диаграмма потоков данных (контекстная диаграмма)

Рисунок 1.2 - Диаграмма потоков данных 0-го уровня

ПРИЛОЖЕНИЕ 2. Диаграмма ER-диаграмма

Рисунок 2.1 - ER - диаграмма (логическая модель)

Рисунок 2.2 - ER - диаграмма (физическая модель)

ПРИЛОЖЕНИЕ 3. Диаграмма ER-модель

Рисунок 3.1 - Схема данных

ПРИЛОЖЕНИЕ 4. Выходные документы

Рисунок 4.1 - Отчет «Ведомость за прошлый месяц»

Рисунок 4.2 - Отчет «Ведомость за 10 месяц 2010 года»

Рисунок 4.3 - Отчет «Суммы по месяцам за прошлый год (перекрестный)»

Рисунок 4.4 - Отчет «Суммы по месяцам (перекрестный)»

Рисунок 4.5 - Отчет «Тарифы»

Рисунок 4.6 -Отчет «Квитанция»



ПРИЛОЖЕНИЕ 5. Экранные формы

Рисунок 5.1 - Форма «Квитанции»

Рисунок 5.2 - Форма «Клиент»

Рисунок 5.3 - Форма «Тарифы»

Рисунок 5.4 - Форма «Диаграмма - суммы поступившие от клиентов за прошлый месяц по видам услуг»

Рисунок 5.5- Форма «Диаграмма - суммы поступившие от клиентов по месяцам»

Размещено на Allbest.ru