Автоматизированное рабочее место менеджера по продажам в корпоративной системе предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

64

Дипломная работа

Автоматизированное рабочее место менеджера по продажам в корпоративной системе предприятия

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Аналитическая часть

1.1 Техническое задание

1.1.1 Предметная область

1.1.2 Требования к автоматизированному рабочему месту

1.1.3 Пользователи автоматизированного рабочего места

1.1.4 Обследование предметной области

1.2 Определение автоматизированного рабочего места

1.2.1 Состояние и перспективы развития АРМ на базе персональных ЭВМ

1.2.2 Два подхода к разработке АРМ

1.2.3 Состав средств вычислительной техники комплексов АРМ

1.2.4 Анализ АРМ

1.3 Описание алгоритма работы автоматизированного рабочего места менеджера по продажам

1.4 Выбор СУБД

1.5 Даталогическая модель

1.6 Программно-аппаратные требования к программному проекту

2. Проектная часть

2.1 Постановка задачи

2.2 Описание логической структуры программы

2.2.1 Общие сведения о структуре программы

2.2.2 Описание алгоритма программы

2.2.3 Входные данные

2.2.4 Выходные данные

2.3 Программная среда разработки

3. Основные принципы работы с программным продуктом

4. Требования по технике безопасности

Заключение

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

Современные масштабы и темпы внедрения средств автоматизации управления в народном хозяйстве с особой остротой ставит задачу проведения комплексных исследований, связанных со всесторонним изучением и обобщением возникающих при этом проблем как практического, так и теоретического характера.

В последние годы возникает концепция распределенных систем управления народным хозяйством, где предусматривается локальная обработка информации. Для реализации идеи распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе профессиональных персональных ЭВМ.

Анализируя сущность АРМ, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.

Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность. Согласно принципу системности АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением. Принцип гибкости означает приспособляемость системы к возможным перестройкам благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов. Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возможных факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы - быстро восстановима. Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы. Функционирование АРМ может дать численный эффект только при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ЭВМ. Лишь тогда АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.[1]

В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность предприятия.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

В последней четверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно, стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. От качества работы такой службы существенно зависят уровень и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

Целью данного дипломного проекта является создание модели эффективного автоматизированного рабочего места по продажам в корпоративной системе предприятия и его внедрение на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.

1. Аналитическая часть

1.1 Техническое задание

1.1.1 Предметная область

Выделим предметную область. Это учет товарооборота на фирме занимающейся торговой деятельностью. Сюда входит и учет товаров на складе, оформление документов по расходу и при оприходованию товара на склад, учет взаиморасчетов с юридическими и частными лицами и получение отчетной информации о продажах.

Основной задачей ставится правильная организация структуры хранения информации (т.е. структуры баз данных.), алгоритмов ввода, чтения, корректировки информации. А сама программа представляет собой систему сбора информации о проделанных операциях и выполнение статистического анализа в разрезе товара и оценке работы служащих (менеджеров).

1.1.2 Требования к автоматизированному рабочему месту

Требования к разрабатываемой системе:

- Четкая и логичная структура баз данных;

- Наличие логически грамотных связей между компонентами структуры данных;

- Способы получения информации из системы;

- Удобный для пользователей интерфейс;

- Возможность получения оценки деятельности сотрудников;

- Оперативный доступ к информации.

1.1.3 Пользователи автоматизированного рабочего места

Система предназначена для очень широкого круга пользователей.

Первыми пользователями этой системы будут менеджеры, т.к. они будут вводить первичные документы. По мере надобности они могут удалять документы, изменять уже существующие документы, добавлять информацию о новых покупателях, формировать отчеты для отслеживания неточностей в учете. Но этими людьми круг пользователей не заканчивается.

Система может быть использована бухгалтером для получения информации о суммах приходных и расходных накладных.

Для главного менеджера фирмы система тоже может представлять интерес. Например, он может посмотреть объемы продаж, товарооборота за определенный период, определить товар пользующийся большим спросом, который приносит наибольший доход (самый продаваемый товар) и получить другую статистическую информацию.

Для рассматриваемой системы может существовать большое множество категорий пользователей, но предлагаемая программа предполагает пользователя, которому необходима справочная информация.

Для каждой хорошей системы всегда должен существовать администратор, который будет сопровождать систему, устранять ошибки, а при расширении предметной области дорабатывать программные модули.

Что касается конечных пользователей, то тут могут быть почти все сотрудники фирмы, которые зарегистрированы.

1.1.4 Обследование предметной области

Необходимо проанализировать предметную область, т.к. обычно системы по продажам в системах предприятия разрабатываются под конкретного заказчика.

Для анализа предметной области выбрана конкретная фирма, и на ёё примере исследовались информационные потребности менеджера, как основного пользователя программным продуктом.[2,3]

Сущность и критерии корпоративной системы предприятия, как малого предпринимательства.

Корпорамция (от новолат. corporatio -- объединение) -- юридическое лицо, которое, будучи объединением физических лиц, при этом независимо от них. В широком смысле под корпорацией можно понимать всякое объединение с экономическими целями деятельности.

Юридическое отделение корпорации от её участников даёт ей преимущества, недоступные другим формам объединений. (Например, ограниченная ответственность.) Конкретный правовой статус и правоспособность корпорации определяется местом её создания.

Как показывает мировая практика, корпоративные системы играют очень существенную роль в экономике страны. Экономическая и социальная роль корпоративных систем заключается в праве граждан на свободное использование своих способностей и имущества для осуществления предпринимательской деятельности.

В дипломном проекте разработана программа для сотрудника малого предприятия с ограниченной ответственностью. Основным критерием, на основе которого предприятия различных организационно правовых форм относятся к субъектам малого предпринимательства, является средняя численность работников, занятых за отчетный период на предприятии. К субъектам малого предпринимательства относятся предприятия, которые осуществляют свою деятельность относительно небольшой группой лиц, или предприятия, управляемые одним собственником.

Однако средняя численность персонала предприятия является не единственным критерием отнесения предприятий к малому предпринимательству. Также используются такие показатели как: объем оборота (прибыли, дохода), величина активов, размер уставного капитала и многие другие. Всего применяется около 50 критериев, по которым предприятия относятся к субъектам малого предпринимательства.

Кадрово-должностная структура фирмы представлена на рисунке 1.1.[4]



Рисунок 1.1. Организационная структура фирмы

В таблице 1.1 перечислены должности и их функции и обязанности.

Таблица 1.1 Кадрово-должностная инструкция

Должность	Функции и обязанности
1	2
Директор	Управление фирмой, контроль за деятельностью и взаимодействием структурных подразделений, ведение переговоров с крупными поставщиками и клиентами
Коммерческий директор	Ведение переговоров, сбыт продукции, контроль и анализ финансового состояния фирмы
Секретарь - делопроизв-ль	Работа с документами, обеспечение и обслуживание работы руководителя
1	2
Менеджер по продажам	Изучение конъюнктуры рынка, разработка плана реализации продукции, разработка плана ценовой стратегии, подготовка и заключение договоров
Бухгалтер	Ведение бухгалтерского учета и отчетности
Главный инженер	Руководство техническими службами, координация подразделений по разработке технического развития предприятия, обеспечение систематического повышения эффективности производства, производительности труда, обеспечение производства конкурентоспособной продукции.
Отдел технического обслуживания	Техническое обслуживание и ремонт компьютерной и оргтехники.
Программист	Установка и настройка программного обеспечения

Основные услуги фирмы Информстиль:

- Проектирование и разработка ПО

- Реинжиниринг существующих приложений

- Тестирование

- IT - Консалтинг

- Обучение IT специалистов

- Внедрение систем автоматизации на базе Алтын и 1С

- продажа компьютеров и их комплектующих

При более подробном рассмотрении работы менеджера фирмы был выявлен перечень документов и типовых операций, необходимых для ведения учета. Для оприходования товара использовались документы либо приходная накладная, либо возврат от покупателя. Расход товара оформлялся либо расходной накладной, либо возврат поставщику.

После выявления полного перечня необходимых документов и выполняемых типовых операций ставится задача: разработка структуры баз данных, отвечающая основным требованием - универсальность, логичность, наглядность. Для проектирования структур баз данных были формализованы первичные документы (выделен реквизитный минимум, проанализированы связи между ними) и сформированы структуры записей базы данных.

1.2 Определение автоматизированного рабочего места

1.2.1 Состояние и перспективы развития АРМ на базе персональных ЭВМ

Развитие электроники привело к появлению нового класса вычислительных машин - персональных ЭВМ (ПЭВМ). Главное достоинство ПЭВМ - сравнительно низкая стоимость и в то же время высокая производительность. Так, например, если проанализировать характеристики больших ЭВМ начала 60-х годов, мини-ЭВМ начала 70-х годов и ПЭВМ 80-х гг., то окажется, что производительность примерно одинакова. Низкая стоимость, надежность, простота обслуживания и эксплуатации расширяет сферу применения ПЭВМ прежде всего за счет тех областей человеческой деятельности, в которых раньше вычислительная техника не использовалась из-за высокой стоимости, сложности обслуживания и взаимодействия. К таким областям относится и так называемая учрежденческая деятельность, где применение ПЭВМ позволило реально повысить производительность труда специалистов, связанных с обработкой информации. Этот аспект особенно актуален в связи с тем, что производительность управленческого труда до сих пор росла крайне низкими темпами.

Так за последние 30 лет она повысилась в 2-3 раза, в то же время в промышленности - в 14-15 раз. В настоящее время для интенсификации умственного и управленческого труда специалистов различных профессий разрабатываются и получают широкое распространение АРМ которые функционируют на базе ПЭВМ.[5]

Эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе АРМ конкретных специалистов (экономистов, статистиков, бухгалтеров, руководителей), поскольку такая форма устраняет психологический барьер в отношениях между человеком и машиной.

АРМ должен отвечать следующим требованиям:

- своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста.

- минимальное время ответа на запросы пользователя.

- адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам.

- простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения, надежность и простота обслуживания.

- терпимость по отношению к пользователю.

- возможность быстрого обучения пользователя.

- возможность работы в составе вычислительной сети.

Обобщенная схема АРМ представлена на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2. Схема автоматизированного рабочего места.

Общее программное обеспечение (ПО) обеспечивает функционирование вычислительной техники, разработку и подключение новых программ. Сюда входят операционные системы, системы программирования и обслуживающие программы.

Профессиональная ориентация АРМ определяется функциональной частью ПО (ФПО). Именно здесь закладывается ориентация на конкретного специалиста, обеспечивается решение задач определенных предметных областей. При разработке ФПО очень большое внимание уделяется вопросам организации взаимодействия “человек-машина”. Пользователю интересно и увлекательно работать на ЭВМ только в том случае, когда он чувствует, что он занимается полезным, серьезным делом. В противном случае его ждут неприятные ощущения. Непрофессионал может почувствовать себя обойденным и даже в чем-то ущемленным только потому, что он не знает неких “мистических” команд, набора символов, вследствие чего у него может возникнуть глубокая досада на все программное обеспечение или служителей культа ЭВМ.

Анализ диалоговых систем с точки зрения организации этого диалога показал, что их можно разделить (по принципу взаимодействия пользователя и машины) на:

- системы с командным языком

- “человек в мире объектов”

- диалог в форме “меню”

Применение командного языка в прикладных системах это перенос идей построения интерпретаторов команд для мини- и микро ЭВМ. Основное его преимущество - простота построения и реализации, а недостаток - продолжение их достоинств: необходимость запоминания команд и их параметров, повторение ошибочного ввода, разграничение доступности команд на различных уровнях и пр. Таким образом в системах с командным языком пользователь должен изучать язык взаимодействия.

Внешне противоположный подход “человек в мире объектов” - отсутствуют команды и человек в процессе работы “движется” по своему объекту с помощью клавиш управления курсором, специальных указывающих устройств (мышь, перо), функциональных комбинаций клавиш. Диалог в форме меню “меню” представляет пользователю множества альтернативных действий, из которых он выбирает нужные.

В настоящее время наиболее широкое распространение получил пользовательский интерфейс, сочетающий в себе свойства двух последних. В нем все рабочее пространство экрана делится на три части (объекта). Первая (обычно располагающаяся вверху) называется строкой или полосой меню. С ее помощью пользователь может задействовать различные меню, составляющие “скелет” программы, с их помощью производится доступ к другим объектам (в т.ч. управляющим). Вторая часть (обычно располагается внизу или в небольших программах может вообще отсутствовать) называется строкой состояния. С ее помощью могут быстро вызываться наиболее часто используемые объекты или же отображаться какая-либо текущая информация. Третья часть называется рабочей поверхностью (поверхностью стола) - самая большая. На ней отображаются все те объекты, которые вызываются из меню или строки состояния. Такая форма организации диалога человека и машины наиболее удобна (по крайней мере на сегодняшний день ничего лучшего не придумано) и все современные программы в той или иной мере используют ее. В любом случае она должна соответствовать стандарту СUA (Common User Access) фирмы IBM.

1.2.2 Два подхода к разработке АРМ

Рассмотрим теперь два подхода к разработке АРМ. Первый подход - функциональный представляет собой автоматизацию наиболее типичных функций.[6]

Посмотрим, как адаптатируется функциональное ПО (ФПО) к конкретным условиям применения. Отметим программные средства, которые являются базовыми при АРМ для различных профессий, связанных с обработкой деловой информации и принятием управленческих решений.

Первыми появились программные средства для автоматизации труда технического персонала, что обусловлено, вероятно, большой формализацией выполняемых ими функций. Наиболее типичным примером являются текстовые редакторы (процессоры). Они позволяют быстро вводить информацию, редактировать ее, сами осуществляют поиск ошибок, помогают подготовить текст к распечатке. Применение текстовых редакторов позволят значительно повысить производительность труда машинисток.

Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных, с тем чтобы найти требуемые сведения для подготовки различных документов. Для облегчения такого рода работ были созданы системы управления базами данных (СУБД: DBASE, RBASE, ORACLE и др.). СУБД позволяют хранить большие объемы информации, и, что самое главное, быстро находить нужные данные. Так, например при работе с картотекой постоянно нужно перерывать большие архивы данных для поиска нужной информации, особенно если карточки отсортированы не по нужному признаку. СУБД справится с этой задачей за считанные секунды. Большое число специалистов связано также с обработкой различных таблиц, так как в большинстве случаев экономическая информация представляется в виде табличных документов. КЭТ (крупноформатные электронные таблицы) помогают создавать подобные документы. Они очень удобны, так как сами пересчитывают все итоговые и промежуточные данные при изменении исходных. Поэтому они широко используются, например при прогнозировании объемов сбыта и доходов.

Достаточно большой популярностью в учреждениях пользуются программные средства АРМ для контроля и координации деятельности организации, где вся управленческая деятельность описывается как совокупность процессов, каждый из которых имеет даты начала, конца и ответственных исполнителей. При этом деятельность каждого работника увязывается с остальными. таким образом создается план-график работ. Пакет может автоматически при наступлении срока формировать задания исполнителям, напоминать о сроке завершения работы и накапливать данные об исполнительской деятельности сотрудников.

Важную роль в учрежденческой деятельности играет оперативный обмен данными, который занимает до 95% времени руководителя и до 53% времени специалистов. В связи с этим получили распространение м программные средства типа “электронная почта”. Их использование позволяет осуществлять рассылку документов внутри учреждения, отправлять, получать и обрабатывать сообщения с различных рабочих мест и даже проводить совещания специалистов, находящихся на значительном расстоянии друг от друга. Проблема обмена данными тесно связана с организацией работы АPM в составе вычислительной сети.

В настоящее время наблюдается тенденция к созданию так называемых интегрированных пакетов, которые вмещают в себя возможности и текстовых редакторов, и таблиц, и графических редакторов. Наличие большого числа различных программ для выполнения в сущности одинаковых операций - создания и обработки данных обусловлено наличием трех различных основных видов информации: числовой, текстовой и графической. Для хранения информации чаще всего используются СУБД, которые позволяют соединять все эти типы данных в единое целое. Сейчас идет бурное развитие двух других видов информации: звуковой и видеоинформации. Для них уже созданы свои редакторы и не исключено что в скором времени эти виды информации станут неотъемлемой частью большинства баз данных.

Хотя современное ФПО отвечает почти всем требованиям, налагаемых на него работниками различных профессий, чего-то все равно всегда не хватает. Поэтому большим плюсом такого ПО является возможность его доработки и изменения. Что же касается разработки новых программных средств в АРМ, то она ведется по двум направлениям: создание нового ПО для новых профессий и специализация ПО для существующих профессий. В настоящее время наблюдается тенденция перехода к созданию АРМ профессионального назначения. Оно выражается в следующем:

- учет решаемых задач

- взаимодействие с другими сотрудниками

- учет профессиональных привычек и склонностей

- разработка не только ФПО, но и специальных технических средств (мышь, сеть, автоматический набор телефонных номеров и пр.)

Оснащение специалистов такими АРМ позволяет повысить производительность труда учрежденческих работников, сократить их численность и при этом повысить скорость обработки экономической информации и ее достоверность, что необходимо для эффективного планирования и управления.

1.2.3 Состав средств вычислительной техники комплексов АРМ

Методы организации программно-технических средств в комплексах АРМ должны определятся в общем контексте рассматриваемых процессов оперативного управления производством (ОУП) промышленных предприятий, целевая функция которых - минимизировать затраты всех видов ресурсов на изготовление установленной номенклатуры предметов труда.[5,6]

Синтез методов и моделей организации программно - технических средств при представлении АС ОУП как комплексов АРМ хозрасчетных производственных коллективов должны пройти две стадии: стадию определения рационального состава средств ВТ и стадии решения проблемы распределения ресурсов вычислительной системы комплексов АРМ по конечным ее потребителям.

Методы организации программно-технических средств в комплексах АРМ должны определятся в общем контексте рассматриваемых процессов оперативного управления производством (ОУП) промышленных предприятий, целевая функция которых - минимизировать затраты всех видов ресурсов на изготовление установленной номенклатуры предметов труда.

Синтез методов и моделей организации программно - технических средств при представлении АС ОУП как комплексов АРМ хозрасчетных производственных коллективов должны пройти две стадии: стадию определения рационального состава средств ВТ и стадии решения проблемы распределения ресурсов вычислительной системы комплексов АРМ по конечным ее потребителям.

Техническая (аппаратная) совместимость новых средств ВТ по отношению к существующему парку ВТ у заказчика и к парку ВТ, прогнозируемому для приобретения в дальнейшем. Практика показывает, что этот показатель один из важнейших, принимаемый во внимание при выборе ВТ. Тенденция приобретения средств ВТ аппаратно совместимых с имеющимися связана со многими объективными и субъективными причинами, где не последнее место занимает и психология заказчика, его чувство уверенности в успехе применения именно этого класса аппаратных средств. Программная совместимость, которая определяется совместимостью аппаратно-реализованной системы команд, совместимостью форматов представления данных, совместимостью трансляторов, СУБД и т.д. Значительное влияние этого показателя на расход ресурсов может объяснятся наличием больших объемов ранее подготовленных нормативных, архивных и статистических данных, а также специализацией подготовленного персонала на предприятии, имеющего опыт работы с конкретными базовыми средствами программного обеспечения.

Эксплуатационная совместимость внутри приобретенного комплекса средств ВТ, которая позволяет в случае выхода из строя отдельных модулей АРМ либо оперативно производить замену вышедшего из строя модуля, либо провести переназначение используемых устройств между конкретными АРМ в пределах вычислительных ресурсов всех комплексов ( внутри цехового комплекса, внутри межцехового комплекса, внутри системы всякого предприятия).

Надежность средств ВТ по техническим условиям и ее соответствие конкретным условиям работы: вибрации, окислению, пыли, загазованности, скачкам напряжения и т.д. требует дополнительных средств защиты.

Совокупная скорость решения функциональных задач по видам АРМ комплекса - скорость обработки существующих объемов данных в различных режимах работы. Обычно для определения значений этого показателя недостаточно знать только объемы информационной базы конкретного АРМ и паспортные характеристики и предоставляемых вычислительных ресурсов.

Поэтому для приблизительной (порядковой) оценки значений этого показателя существенным является либо опыт эксплуатации на близких по классу объектах ВТ, либо результаты, полученные на имитационных моделях, где базы данных соответствуют по объемам и строению данных реальным. Аппроксимирование данных, полученных на контрольных примерах, может привести к погрешности результатов, отличающихся на порядок от полученных затем реальных оценок в ходе эксплуатации системы. Источником погрешности чаще всего является неоднозначность алгоритмов работы, утилит операционных систем, протоколов связи, драйверов и базовых языковых средств при эксплуатации систем в многопользовательском многозадачном режиме на предельных ресурсах вычислительных систем или для их элементов объемах. В этом случае возможности прямого расчета с использованием характеристик быстродействия процессоров, внутримашинных каналов связи, каналов связи сетей, скорости доступа к данным по видам внешних устройств использоваться неэффективно не могут. В настоящее время разрядность многих процессоров и реализованных ориентированных на них языковых средств не позволяет обеспечивать все потенциальное множество задач СУ ППП необходимой точностью вычислений. Поэтому при определении значений этого показателя необходимо ввести детализацию по классам задач конкретных видов АРМ с привязкой к рассмотренной комбинации средств ВТ и базового программного обеспечения.

Стоимость реализации “дружественного интерфейса” включает и программы обучения и возможность получения справок в процессе работы на АРМ о способах продолжения или окончания диалога.

Возможность изменения состава и содержания реализуемых на конкретных АРМ функций, в том числе перераспределения между персоналом.

Обеспечение требований защиты от несанкционированного доступа для баз знаний и баз данных, а также обеспечения их “прозрачности” в случае необходимости.

1.2.4 Анализ АРМ

В последние годы возникла концепция распределенных систем управления народным хозяйством, в которых предусматривается локальная, достаточно полная и в значительной мере законченная обработка информации на различных уровнях иерархии. В этих системах организуется передача снизу вверх только той части информации, в которой имеется потребность на верхних уровнях. При этом значительная часть результатов обработки информации и исходные данные должны храниться в локальных банках данных.

Для реализации идеи распределенного управления потребовалось создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест на базе профессиональных персональных компьютеров. Для каждого объекта управления необходимо предусматривать АРМ, соответствующие их значению. Однако принципы создания любых АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность. 

Согласно принципу системности, АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособленность системы к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.

Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.

Создание такого "гибридного" интеллекта в настоящее время является проблемой. Однако реализация этого подхода при разработке и функционировании АРМ может принести ощутимые результаты - АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов. При этом человек в системе АРМ должен оставаться ведущим звеном.

АРМ могут быть индивидуальными, групповыми, коллективными. Применительно к групповым и коллективным АРМ в целях эффективного функционирования системы ЭВМ - специалистам (коллективу) необходимо ужесточить требования к организации работы АРМ и чётко определить функции администрирования в такой системе. Система АРМ, являющаяся человеком - машиной, должна быть открытой, гибкой, приспособленной к постоянному развитию и совершенствованию. В такой системе должны быть обеспечены:

- максимальная приближённость специалистов к машинным средствам обработки информации;

- работа в диалоговом режиме;

- оснащение АРМ в соответствии с требованиями эргономики;

- высокая производительность компьютера;

- максимальная автоматизация рутинных процессов;

- моральная удовлетворенность специалистов условиями труда,

стимулирующая их творческую активность, в частности, в дальнейшем развитии системы;

- возможность самообучения специалистов.

Структура АРМ - это совокупность его подсистем и элементов. К обеспечивающим системам в первую очередь следует отнести: техническое, информационное, программное и организационное обеспечение. Кроме того, существует целый ряд подсистем.

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств, основой которого служит профессиональный персональный компьютер, предусматривающий работу специалиста без посредников (программистов, операторов и др.). У групповых АРМ таким компьютером могут пользоваться 4 - 6 человек. В комплект профессионального персонального компьютера входят процессор, дисплей, клавиатура, магнитные накопители информации, печатающие устройства и графопостроители.

К комплексу технических средств следует отнести и средства коммуникаций для связи различных АРМ в сетях, а также средства телефонной связи.

Информационное обеспечение - это массивы информации, хранящиеся в локальных базах данных. Информация организуется и хранится, в основном, на магнитных дисках. Управление ею осуществляется с помощью программной системы управления базами данных, которая производит запись информации, поиск, считывание, корректировку и решение информационных задач. В АРМ может быть несколько баз данных.

Организационное обеспечение включает средства и методы организации функционирования, совершенствования и развития АРМ, а также подготовки и повышения квалификации кадров.

Для групповых и коллективных АРМ в подсистему организационного обеспечения включаются функции администрирования АРМ: проектирование, планирование, учет, контроль, анализ, регулирование, организационные связи с инфрасистемами и др.

Организационное обеспечение предусматривает определение и документальное оформление прав и обязанностей пользователей АРМ.

Программное обеспечение состоит из системного программного обеспечения и прикладного. Основой системного обеспечения является операционная система и системы программирования

Прикладное программное обеспечение составляют программы пользователей и пакеты прикладных программ (ППП) разного назначения. Стандартные программы пользователей представляют собой программные решения определённых задач на алгоритмическом языке. ППП выполнены по модульному принципу и ориентированны на решение определенного класса задач. ППП являются основным видом проблемного программного обеспечения. Они позволяют формировать алгоритмы, изменять условия решения задач данного класса, контролировать ход решений, вносить коррективы в алгоритмы и др. При работе на АРМ ППП реализуются в диалоговом режиме.

Примерами ППП являются: ППП для формирования различных документов с выполнением расчётных операций, ППП для задач оптимизаций планов, ППП балансовых задач. Особое место уделяется ППП для создания автоматизированных информационных систем, которые могут иметь различное назначение: справочные, для обработки таблиц, ведения массивов информации, создания и ведения баз данных, документальные. Пакеты для работы с графической информацией позволяют представить в наглядном и компактном виде состояние и процессы, свойственные объектам, проиллюстрировать результаты прогнозного анализа.[6]

Следует отметить, что разработка программного обеспечения процесс сложный, дорогостоящий и доступный специалистам высокой квалификации.

1.3 Описание алгоритма работы автоматизированного рабочего места менеджера по продажам

В данном разделе, описывается: каким образом должна функционировать проектируемая система на основании выбранной предметной области.

Рассмотрим цепочку документов, которые необходимо оформить для отпуска товара при расчете за безналичный расчет.

Сначала клиент выбирает нужный ему товар в необходимом количестве. На основании этой заявки (возможно устной) менеджер выписывает этому клиенту счет для оплаты. В случае если клиент еще не существует в системе, то его необходимо добавить. Когда клиенту выписан счет, это не говорит о том, что товар клиенту отдан, но документ в систему введен. Для этого этот вид документов не учитывается в базах учитывающих движение товаров (назовем их регистрами). Позже, когда клиент оплатил, выписанный ему счет, и деньги попали на наш расчетный счет, бухгалтер вводит выписку из банка, соответствующим документом, например, «приход денег на счет». Соответственно в системе появляется наш долг клиенту на сумму, которую он оплатил. Через некоторое время клиент приходит, чтобы получить свой товар и тогда менеджер выписывает ему расходную накладную и налоговую накладную по безналичному расчету (можно ввести на основании ранее выписанного счета). При выписывании накладной система автоматически заносит информацию о том, что клиенту был отдан товар на сумму указанную в накладной, и таким образом погашает наш долг клиенту. Кроме этого документ проходит по регистрам движений и остатков товаров, т.е. информация о количестве проданного товара заносится в соответствующие базы данных.

На основании выданной клиенту накладной, кладовщик отдает товар. Таким образом, мы получили четкую систему отгрузки товара.

Процедура отгрузки товара за наличный расчет происходит аналогичным образом, только счет при этом не выписывается, деньги оформляются документом «приходный кассовый ордер» или другим подобным и при оформлении накладных указывается что продажа произведена за наличный расчет.

Поступление товара на склад может возникать в двух случаях. Во-первых, при поступлении товара от поставщика, а во-вторых, при возврате товара от покупателя. В первом случае оформляется приходная накладная от поставщика за наличный или безналичный расчет, а деньги поставщику (подразумевается в системе) отдаем документом «платежное поручение» или «расходный кассовый ордер» или другим документом.

Если оформляется возврат от покупателя, то процедура идентична, только в накладной указывается соответствующий признак накладной.

1.4 Выбор СУБД

Для реализации спроектированной системы могла бы подойти любая СУБД среднего уровня, может быть реализована в среде Microsoft Access. Эта система вполне подходит для составления программы, обслуживающей проектируемую систему, а именно:

СУБД является специализированной программой для работы с реляционными БД, что значительно упрощает процесс даталогического проектирования;

У нее довольно мощный язык, удобный для программирования приложений средней сложности;

Наличие большого количества мастеров позволяет быстро создавать удобный для конечных пользователей интерфейс, формировать красивые отчеты

Эта система очень нетребовательна к аппаратным ресурсам и может выполняться на любом компьютере на котором установлена система Windows (и сама СУБД)[7]

Отдельные утилиты позволяют создавать конечный исполняемый файл, и тогда это очень значительно упрощает распространение программы.

Система управления базами данных предоставляет полный контроль над процессом определения данных, их обработкой и совместным использованием. СУБД также существенно облегчает каталогизацию и обработку больших объемов информации, хранящихся в многочисленных таблицах. Разнообразные средства СУБД обеспечивают выполнение трех основных функций: определение данных, обработку данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в базе данных Microsoft Access.[12]

В Microsoft Access предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.

1.5 Даталогическая модель

После подробного анализа предметной области на этапе инфологического проектирования были получены реквизиты баз данных. После этого было произведено распределение этих реквизитов по записям БД, затем базы были декомпозированы до тех пор, пока не получились структуры, удовлетворяющие требованиям третьей нормальной формы и обладающие минимальной избыточностью (хотя избыточность должна присутствовать для ускорения процессов обработки информации).

1.6 Программно-аппаратные требования к программному проекту

Программа должна работать на любых IBM совместимых компьютерах под управлением операционной системы Windows. Программа должна работать как на компьютере, так и с лазерного диска. Установка и запуск программы не должны вызывать затруднения.

Программу достаточно скопировать в любое место компьютера или запустить непосредственно с CD диска. Однако в этом случае невозможна запись результатов обучения на CD диск.

Минимальные требования для работы данного программного продукта:

- компьютер типа IBM с процессором Intel Pentium II и выше;

- операционная система Windows 9x, NT;

- наличие лазерного диска для запуска или установки программы;

- наличие 120 Мбайт свободного пространства на жестком диске в случае установки программы.

Единственное, что требуется от пользователя - общее представление о среде Windows.

В качестве входных параметров программа должна воспринимать действия пользователя с клавиатуры и манипулятора «мыши». В качестве выходных параметров программа должна контролировать входной информационный поток и действия пользователя, результат должен выводиться на экран и его необходимо запоминать на диске в виде внешних файлов.

2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Постановка задачи

Автоматизируется учет продаж торговой фирмы, занимающейся поставкой компьютерной техники: учет поступления и реализации товара.

Система обеспечивает выполнение следующих основных функций:

- ведение справочников номенклатуры товара, клиентов, поставщиков и менеджеров;

- оформление прихода и реализации товара;

- учет наличия товара на складе в количественном выражении, закупочной цене и цене продажи, автоматизированная коррекция количества товара при оформлении прихода или реализации товара;

- поиск по товарной номенклатуре, складу, оформленным накладным, счетам, счетам-фактурам и заявкам;

- формирования отчетов по учету прибыли с подведением итогов по каждой группе и

по всей номенклатуре;

- формирование документов:

- приходная накладная;

- расходная (товарная) накладная;

- счета;

- счет-фактура;

- заявка на закупку товара;

- прайс-лист;

- отчет о наличии товара на складе;

- отчеты по приходу или расходу по дням;

- журналы счетов, счетов-фактур, заявок, приходных и расходных накладных.

Структура БД обеспечивает ведение учета любого товара (т.е. можно вести учет магазина парфюмерии и бытовой химии, канцтоваров, бытовой техники и т.п.).

2.2 Описание логической структуры программы

2.2.1 Общие сведения о структуре программы

Программа состоит из пяти функциональных модулей. Главный модуль выполняет следующие функции:

- инициализация глобальных переменных;

- открытие всех рабочих областей;

- организация главного меню.

Модуль ввода данных выполняет следующие функции:

- создание и ввод новых данных;

- редактирование данных уже существующих.

Модуль навигации организует просмотр БД по определенным пользователем условиям.

Модуль удаления удаляет из БД, определенные пользователем данные.

Модуль отчетов формирует следующие отчеты:

- документ- расходная накладная;

- счет-фактура по продаже;

- заявки фирмы;

- продажа товара;

- список товара на складе;

- прайс-лист.

Модуль настройки выполняет следующие функции:

- организация меню настройки;

- коррекция справочников.

Структура программы представлена на рисунке 2.1.



Рисунок 2.1. Логическая структура программы

Вызов всех модулей второго уровня осуществляется из главного меню программы. Связь между отдельными модулями второго уровня осуществляется только по данным через глобальные переменные и файлы активной базы данных.

В качестве примера рассмотрим блок-схему алгоритма функционирования управляющего модуля. Блок-схема приведена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2. Блок-схема функционирования алгоритма управляющего модуля

2.2.2 Описание алгоритма программы

Алгоритм решения задачи содержит следующие подзадачи первого уровня:

- работа с Документами (пункт «Документы»);

- обработка данных (пункт «Журналы»);

- работа по учету товара и формирование документов по приходу и расходу (пункт «Учет товара»);

- работа со списком товара на складе (пункт «Прайс-лист»);

- формирование диаграмм (пункт «Анализ»).

Каждая задача первого уровня содержит подзадачи, образующие второй уровень решения алгоритма:

- Документы:

Товар:

добавление группы товаров;

удаление группы товара;

Поставщики:

добавление данных о поставщике;

удаление данных о поставщике;

редактирование данных о поставщике;

Покупатели:

добавление данных о покупателе;

удаление данных о покупателе;

редактирование данных о покупателе;

Сведения о фирме:

редактирование данных о фирме;

- Журналы:

Журнал заявок:

добавление заявки;

удаление заявки;

вывод на печать;

обновление выполнения заявок;

Журнал прихода товара;

счет-фактура:

просмотр;

добавление;

удаление;

приходные накладные:

просмотр;

добавление;

удаление;

Журнал расхода товара;

счет-фактура:

просмотр;

добавление;

удаление;

расходные накладные:

просмотр;

добавление;

удаление;

- Учет товара:

Складской учет товара:

корректировка информации о товаре;

поиск товара, на который не выставлена цена продажи;

Приход товара:

формирование документа за период о поступлении товара на фирму;

Расход товара:

формирование документа за период о продаже товаров;

- Анализ:

представление информации в виде диаграмм:

объемы прихода по поставщикам;

объем продаж товара по менеджерам;

объем продаж по группам товара.

Схема алгоритма работы программы представлена на рисунке 2.3 .

Рисунок 2 .3. Алгоритм программы

2.2.3 Входные данные

Входной информацией программы являются следующие данные:

- данные, вводимые пользователем товарам, поставщика, покупателям и операциям купли продажи;

- данные, хранящиеся в таблицах базы данных:

- счет-фактура;

- склад;

- заявки;

- данные, хранящиеся в справочных таблицах базы данных:

- группы товаров;

- наименование товара;

- реквизиты покупателя;

- реквизиты поставщика.

Ниже приводится структура базовых данных (рис. 2 .4-2.6).

Рисунок 2.4. Данные по счет-фактурам

Рисунок 2.5. Данные по складу

Рисунок 2.6. Данные на заявку

2.2.4 Выходные данные

Выходной информацией программы являются следующие данные:

формирование документов (рис. 2.7-2.13 ):

- приходная накладная;

- расходная (товарная) накладная;

- счета;

- счет-фактура;

- заявка на закупку товара;

- прайс-лист;

- отчет о наличии товара на складе;

- отчеты по приходу или расходу по дням;

- журналы счетов, счетов-фактур, заявок, приходных и расходных накладных.

РАСХОДНАЯ НАКЛАДНАЯ №		от
От:
№	Наименование товара	Ед. изм.	Количество	Цена	Стоимость

Рисунок 2.7. Структура выходного документа «Расходная накладная»

	Приход товара	Фирма "Информстиль"
№ п/п	Товар	Ед. изм.	Количество	Цена без учета НДС	Цена с учетом НДС	Сумма без учета НДС	Сумма с учетом НДС

Рисунок 2.8. Структура выходного документа «Приход товара»

СЧЕТ-ФАКТУРА №		от
Продавец
Адрес
Реквизиты продавца
Покупатель
Адрес
Реквизиты покупателя
№	Наименование товара	Ед. изм.	Количество	Цена без учета НДС за ед. товара	Стоимость без учета НДС	Цена с учетом НДС за ед. товара	Стоимость с учетом НДС

Рисунок 2.9. Структура выходного документа «счет-фактура»

		Заявки	Фирма "Информстиль"
Номер заявки	Дата	Группа	Товар	Ед. изм.	Количество	Цена без учета НДС	Менеджер

Рисунок 2.10. Структура выходного документа «Заявки»

Прайс - лист Фирма "Информстиль"
№ п/п	Наименование	Ед. изм.	Стоимость

Рисунок 2.11. Структура выходного документа «Прайс-лист»

	Продажа товара	Фирма "Информстиль"
№ п/п	Товар	Ед. изм.	Количество	Цена без учета НДС	Цена с учетом НДС	Сумма без учета НДС	Сумма с учетом НДС

Рисунок 2.12. Структура выходного документа «Продажа товара»

			Товар на складе		Фирма "Информстиль"
№ п/п	Товар	Ед. изм.	Количество	Покупка. Цена без учета НДС	Покупка цена с учетом НДС	Продажа. Цена без учета НДС	Продажа. Цена с учетом НДС

Рисунок 2.13. Структура выходного документа «Товар на складе»

2.3 Программная среда разработки

Программа выполнена в среде визуального программирования Delphi.

Delphi является системой программирования очень высокого уровня. Она берет на себя значительную часть работы по управлению компьютером, что делает возможным в простых случаях обходиться без особых знаний о деталях его работы, в отличие от традиционных систем программирования.[13,14,15]

Delphi - язык и среда программирования, относящаяся к классу RAD - (Rapid Application Development - «Средство быстрой разработки приложений») средств CASE-технологии. Delphi сделала разработку мощных приложений Windows быстрым процессом, доставляющим вам удовольствие. Приложения Delphi, для создания которых требовалось большое количество человеческих усилий например С++, теперь могут быть написаны одним человеком, использующим Delphi.

Визуальное программирование как бы добавляет новое измерение при создании приложений, давая возможность изображать эти объекты на экране монитора до выполнения самой программы. Без визуального программирования процесс отображения требует написания фрагмента кода, создающего и настраивающего объект «по месту». Увидеть закодированные объекты было возможно только в ходе исполнения программы. При таком подходе достижение того, чтобы объекты выглядели и вели себя заданным образом, становится утомительным процессом, который требует неоднократных исправлений программного кода с последующей прогонкой программы и наблюдения за тем, что в итоге получится.

Благодаря средствам визуальной разработки можно работать с объектами, держа их перед глазами и получая результаты практически сразу. Способность видеть объекты такими, какими они появляются в ходе исполнения программы, снимает необходимость проведения множества операций вручную, что характерно для работы в среде, не обладающей визуальными средствами - вне зависимости от того, является она объектно-ориентированной или нет. После того, как объект помещен в форму среды визуального программирования, все его атрибуты сразу отображаются в виде кода, который соответствует объекту как единице, исполняемой в ходе работы программы.

Размещение объектов в Delphi связано с более тесными отношениями между объектами и реальным программным кодом. Объекты помещаются в форму проекта, при этом код, отвечающий объектам, автоматически записывается в исходный файл. Этот код компилируется, обеспечивая существенно более высокую производительность, чем визуальная среда, которая интерпретирует информацию лишь в ходе исполнения программы.

Borland Delphi позволяет добавлять к окнам поля ввода, меню, командные кнопки, переключатели, флажки, списки полей, линейки прокрутки, диалоговые окна работы с файловой системой. Программист может организовать взаимодействие с другими приложениями Windows и доступ к базам данных.

Значительным достоинством системы является и то, что размещение компонентов на экране, а также задание начальных значений их свойств Delphi позволяет осуществлять на этапе конструирования формы без написания какой-либо программы.

Таким образом, особенностью программирования в Delphi является то, что программист непосредственно видит практически все результаты своей работы на экране монитора, набирая из отдельных стандартных компонент ту часть программы, которая связана с передачей информации (интерфейс программы).