Автоматизированная информационная система учета и ремонта технических средств

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В современном мире ни одна компания не может существовать без компьютерных технологий. С помощью компьютеров обрабатываются документы, принимаются решения, происходит управление активами предприятия, общение с клиентами и коллегами и многое другое.

При этом компьютер - это сложная система, состоящая из разнообразных устройств и элементов: блок питания, процессор, материнская плата, видеоадаптер, оперативная память, монитор, клавиатура и прочее, и за всеми этими деталями и составляющими для эффективного использования необходимо тщательно следить: проводить техническое обслуживание, инвентаризировать во избежание потерь.

В больших компаниях, где количество рабочих автоматизированных мест составляет от 100 и больше, сотруднику, отвечающему за работоспособность компьютеров, проблематично без использования специализированных средств вести учет техники. Зачастую необходима информация о том, где и когда покупалась та или иная техника, срок гарантии, не было ли несанкционированной подмены комплектующих в компьютере сотрудников, какое количество расходных материалов необходимо приобрести на следующий месяц. Хранить такую информацию в бумажном виде неэффективно, сложно отыскать необходимую запись. Использование компьютерных средств облегчит и ускорит работу системного администратора и сократит потери компании за счет сокращения затрат на обслуживание компьютеров.

Кроме всего прочего, для плодотворной работы персонала необходимо тщательно отслеживать программное обеспечение, установленное на рабочих местах: помимо постороннего программного обеспечения, расходующего понапрасну оперативную память, могут быть занесены вирусные программы, пагубно влияющие на весь производственный процесс предприятия.

Для успешной автоматизации процессов в компании в первую очередь необходимо провести анализ работы предприятия с целью выявления проблемных и «узких» мест в работе компании для дальнейшего их устранения и усовершенствования.

При разработке программного обеспечения и дальнейшего его внедрения, в первую очередь, необходимо изучить существующие в данной сфере разработки, для того, чтобы определить требования к будущей системе, выявить все положительные стороны, а также избежать недостатков, присущих рассмотренным системам. Кроме того, для определения требований к системе крайне важно провести анализ работы предприятия для выявления «узких» мест в управлении для их дальнейшего искоренения.

Помимо обзора и анализа известных разработок, необходимо изучить существующие методологии разработки автоматизированных систем и познакомиться с теорией учета. Это позволит разработать автоматизированную систему, отвечающую всем требованиям и стандартам, предъявляемым к подобным системам.

Целью данной работы является создание автоматизированной информационной системы путём создания шаблона формы заявки на ремонт технических средств банка и сохранение истории ремонтов технических средств в базе данных предприятия.

Данную систему планируется разработать и внедрить на ООО «Русфинанс Банк». В настоящий момент предприятие в качестве программного продукта использует СУБД MS Access.

1. Характеристика объекта информатизации и действующей системы-прототипа

В современном мире ни одна компания не может существовать без компьютерных технологий. С помощью компьютеров обрабатываются документы, принимаются решения, происходит управление активами предприятия, общение с клиентами и коллегами и многое другое.

Каждая компания приходит к тому, что требуется навести полный порядок в IT инфраструктуре предприятия, получить контроль над перемещениями техники, спланировать сервисные работы, заказы и закупки, списания компьютеров. Необходима возможность в любой момент централизованно получать полную информацию о состоянии подотчетного оборудования.

1.1 Теоретические основы построения системы учета

Учет - это вид деятельности, предметом которой является информация. Учет предполагает сбор, обработку, классификацию, систематизацию и отражение информации в специальных регистрах на каких-либо носителях. В экономической практике используются различные виды учета: финансовый (бухгалтерский), управленческий (оперативный), статистический, налоговый учет и другие. Общая цель всех видов учета -- упорядочение информационных потоков для эффективного использования в управленческих решениях, формирования отчетности и сохранение информации для архива.

Оперативная информация используется в целях принятия управленческих решений, составления и анализа финансовой отчетности предприятия, долгосрочного и текущего планирования, исполнения налоговых обязательств. Отличительной особенностью оперативной информации является ее конфиденциальность. Оперативная информация должна быть доступна только для специалистов предприятия. Управленческий (оперативный) учет -- внутреннее дело каждой организации. Для ведения этого учета могут быть использованы любые формы и регистры, разработанные самой организацией.

Все виды учета являются составной частью интегрированной управленческой информационной системы. При создании такой системы необходимо ответить на следующие вопросы:

какая информация нужна. Информация различается по степени детализации и стилю представления. Степень детализации оперативной информации зависит от иерархии управления. Детализация и стиль представления оперативной информации зависят от получателя. Высшему управленческому персоналу требуется обобщенная оперативная информация. Она должна быть наиболее интегрированной и с более длительным периодом представления. Обобщенная оперативная информация может представляться ежемесячно.

кому нужна эта информация. Оперативная информация предназначена для внутреннего пользования. Состав пользователей информации определяется структурой организации, которая зависит от вида деятельности. Пользователей информации можно разделить на две составляющие: управленческий персонал и непосредственно исполнители.

почему нужна эта информация. Оперативная информация необходима:

для принятия оперативных управленческих решений управленческим персоналом;

реализации управленческих решений специалистами организации;

определения отклонений достигнутых результатов от прогнозируемых;

разработки мероприятий по выявленным отклонениям.

когда она необходима. Информация должна быть достоверной и достаточной для принятия управленческих решений. Излишняя информация создает информационный шум, который может повлиять на эффективность принимаемых решений. Тому, кто представляет информацию, следует осторожно выбирать время доклада. Иногда лучше представлять промежуточную информацию, чем ждать появления окончательной.

где получить информацию. Информацию различают как первичную и вторичную. Источник информации, определяемый схемой документооборота, утвержденной руководством организации, можно отнести к вторичной информации. Внешними источниками информации могут быть поставщики и покупатели, конкуренты, реклама, государственные органы и др. Таким образом, наблюдение за внешней средой позволяет собрать первичную информацию, необходимую для бизнеса.

как должна собираться и обрабатываться информация. Оперативная информация может собираться такими способами, как сводки, доклады, опросы, диспетчирование и др. Большие информационные массивы целесообразно обрабатывать с использованием компьютерных технологий. Затраты на сбор и обработку информации должны быть соизмеримы с прибылью от владения этой информацией.

какие виды отчетов нужны и какой должна быть их регулярность? Отчеты могут быть регулярными и специальными. К регулярным отчетам относятся такие отчеты, как ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, полугодовые, годовые. Специальные отчеты - это дополнение к регулярным отчетам. Специальные отчеты составляются на основе длительного наблюдения и контроля за отдельными хозяйственными ситуациями.

Проектирование должно предусмотреть использование информационных технологий и способы обмена информацией.

Требования к качеству информации. Основными принципами учета оперативной информации являются качественные характеристики этой информации и принципы ее учета. Основное требование к учетной информации - это ее полезность для принятия решений различными группами пользователей. Полезность информации определяется специальными характеристиками.

Ясность. Ясность информации вытекает из ее точности. Информация должна быть понятной для пользователя, обладающего определенным уровнем профессиональных знаний.

Уместность. Информация должна относиться к делу, влиять на экономические решения пользователя, помогать в оценке разновременных (прошлых, настоящих и будущих) экономических ситуаций.

Содержательность. Информация должна относиться к определенному экономическому явлению, быть необходимой и достаточной для восприятия этого явления. В ней не должно быть лишних сведений, которые могли бы привести к искажению экономической сущности.

Существенность. Информация считается существенной, если ее отсутствие или неправильная оценка могут повлиять на решение пользователя.

Своевременность. Значимая информация должна без задержки включаться в оперативный анализ и отчетность.

Полнота отражения. Информация должна отражать все экономические ситуации в организации.

Логичность. Информация должна строиться по законам логики. Закон тождества, в соответствии с которым предмет информации в пределах одного сообщения должен оставаться неизменным, чтобы не было подмены одного предмета другим. Этот закон противодействует неопределенности и не конкретности информации. Несоблюдение этого закона влечет за собой логическую ошибку, называемую «подменой тезиса». Закон противоречия, согласно которому не могут быть одновременно истинными два сообщения, одно из которых что-либо утверждает об экономическом явлении, а другое отрицает это в то же самое время. Закон исключенного третьего, смысл которого заключается в следующем: если имеются два противоречащих одно другому сообщения об экономическом явлении, то одно из них истинно, а другое ложно. Между ними не может быть ничего среднего. Закон достаточного основания, согласно которому, для того чтобы признать информацию достоверной, необходимы доказательства и обоснования, подтверждающие эту достоверность.

Достоверность. Информация является достоверной, если она не содержит существенных ошибок, правдиво отражает хозяйственную деятельность.

Таким образом, качественные характеристики оперативной учетной информации предопределяют полезность оперативной отчетности для пользователей. В каждом конкретном случае та или иная характеристика информации становится более или менее важной. В нахождении оптимального сочетания всех характеристик проявляется профессионализм специалистов контроллинга и экономистов-аналитиков. Соблюдение всех вышеперечисленных требований к качеству информации должно сочетаться с ограничением затрат и выгоды, которое состоит в том, что выгода от информации должна быть больше, чем затраты на ее получение. Выполнение требований к качеству оперативной учетной информации должно дать в результате правдивую, полную, полезную оперативную отчетность о деятельности организации.

1.2 Обзор и анализ известных разработок систем учета

1.2.1 Программный продукт Hardware Inspector

Программа Hardware Inspector предназначена для инвентарного учета компьютеров и другой техники в организациях. Ориентирована на выполнение работ, связанных с учетом и планированием компьютерного (и иного) аппаратного обеспечения.

Hardware Inspector предназначен для автоматизированного учета компьютеров. Он позволяет всегда быть в курсе всей информации о компьютерном парке компании, получать разнообразные отчеты, планировать его обслуживание, ремонт и обновление.

Hardware Inspector решает задачи автоматизации инвентарного учета компьютерной техники и комплектующих, с возможностью хранения всей истории перемещений и обслуживания. Механизм ревизий рабочих мест предохраняет компьютеры и комплектующие от хищения и подмены. Детальный контроль за параметрами конфигурации компьютера обеспечивает свободу и оперативность действий по планированию модернизации и перераспределения устройств.

Функционал Hardware Inspector не ограничивается одним лишь учетом компьютеров - система позволяет автоматизировать почти все аспекты деятельности ИТ-подразделения. Набор из более чем 30 встроенных отчетов позволит оценить эффективность его работы и предоставить нужные отчеты вышестоящему руководству.

Основные возможности программы Hardware Inspector:

учет комплектующих;

отслеживание истории перемещения устройств, их ремонта, профилактики и инвентаризации;

возможность не только ручного ввода данных, но и импорта информации из отчетов программ анализа конфигурации компьютеров AIDA32, EVEREST, ASTRA И ASTRA32;

учет лицензий на программное обеспечение;

мониторинг инсталляции пользователями запрещенного ПО;

мониторинг изменений, происходящих в конфигурациях компьютеров (аудит рабочих мест);

учет заявок от пользователей;

инвентаризация устройств с использованием штрих-кодов;

гибкое разграничение доступа к данным;

мощные механизмы поиска устройств, лицензий и прочего;

большой набор настраиваемых отчетов, экспорт в различные форматы;

поддержка многопользовательской работы с базой данных в сети;

Уникальность программы Hardware Inspector заключается в возможности вести учет не просто текущего состояния параметров компьютера, а всей истории жизни каждого устройства.

Механизм поиска поможет найти интересующее устройство (группу устройств) по заданному критерию. В фильтре поиска могут участвовать такие параметры устройств, как тип, модель, производитель, продавец, инвентарный номер, серийный номер, произвольная строка поиска и так далее (рисунок 7).

Достоинствами данной системы являются полный учет комплектующих, а не просто описание параметров рабочих станций; сопровождение системы после покупки и регулярное обновление системы.

Имеет гибкую систему разграничения прав доступа, большой набор встроенных отчетов, а также механизм создания отчетов, требуемых компании.

Рисунок 1 - Рабочее окно программы «Hardware Inspector»

Данная система имеет закрытую архитектуру, в связи с чем отсутствует возможность вносить изменения в функционал системы. Такой недостаток не позволяет в полной мере внедрить систему на предприятии и эффективно использовать все предоставляемые возможности.

1.2.2 Программный продукт «Инвентаризация сети и учета и компьютеров»

Программный продукт «Инвентаризации сети и учет компьютеров» является разработкой компании Clear Apps.

Основная задача, которую выполняет система - это инвентаризация компьютерных сетей. В инвентаризацию сети входят учёт установленного программного обеспечения, а также регистрация всего аппаратного парка сети.

Данная система позволяет вести учёт всей компьютерной техники и программного обеспечения сети. Эта процедура просто необходима при планировании обновления аппаратного обеспечения, добавлении новых рабочих мест или закупки дополнительных аппаратных или программных ресурсов.

Рисунок 2 - Рабочее окно программы «Инвентаризации сети и учет компьютеров»

Система также предназначена для контроля использования аппаратных средств и лицензий ПО. Инвентаризация сети необходима для контроля соответствия установленного программного и аппаратного обеспечения с заданным стандартным набором для каждого рабочего места.

Данный программный продукт имеет систему отчётности выполнения плановых мероприятий по всей ИТ-инфраструктуре компьютерной сети.

Имеется возможность добавлять в отчёты по инвентаризации компьютеры, которые не подключены к сети. Для этого в системе предусмотрен специальный модуль, обрабатывающий все данные, которые можно будет импортировать в интерфейс программы.

Для данной системы можно выделить следующие достоинства:

автоматизация - сканирование сети осуществляется автоматически с высокой скоростью;·

наглядность - группировка собранной информации производится как для всей сети в целом, так и для каждого компьютера в отдельности;

гибкость - имеется возможность добавлять специальные поля для каждого компьютера;

удобство - собранные данные можно распечатать или экспортировать в нужный формат;

отчёты - генератор отчётов и предустановленные шаблоны максимально ускорят процедуру построения отчётов по сети.

Недостатком системы можно выделить сложность ее внедрения: для внесения данных о компьютере, на него необходимо установить специальный модуль, сканирующий компьютер. Лишь после этого компьютер будет внесен в базу данных.

Кроме того, данный модуль проработан недостаточно хорошо, вследствие чего некоторые данные об оборудовании приходится вносить вручную.

1.2.3 Программный продукт «Учет компьютеров»

Программа предназначена для учета компьютеров, оргтехники и других объектов в организации, разработана компанией ООО «Простой софт».

Программа позволяет фиксировать производимые ремонты, замены расходных материалов и частей, профилактические работы, установленное программное обеспечение. Все объекты учета можно закреплять за сотрудниками с разбиением на отделы и филиалы.

Рисунок 3 - Рабочее окно программы «Учет компьютеров»

Программа необходима системным администраторам, руководителям ИТ - отделов, владельцам компьютерных магазинов, держателям домашних сетей, обладателям большого количества комплектующих и компьютерной техники.

Основные функции программы:

ведение базы компьютеров и оргтехники: в базе данных содержится информация обо всех компьютерах и оргтехнике организации;

предусмотрены удобные способы сортировки и фильтрации данных;

поддерживается экспорт таблиц в MS Excel, MS Word или текстовый формат CSV, а также импорт из других источников данных;

фиксация ремонтов и апгрейдов, а также контроль гарантийных сроков;

учет установленного программного обеспечения;

закрепление объектов за ответственными сотрудниками: все объекты учета можно закреплять за ответственными сотрудниками с разбиением на отделы и филиалы.

Данная система позволяет не только вести учет оборудования, но и составлять бюджет отдела: спланировать потребность в необходимом количестве расходных материалов на определённый период, комплектующих для резерва на случай возможных отказов и т.п.

Многопользовательский режим работы позволяет распределить зоны ответственности: кто-то будет заносить в базу информацию о новом поступившем к оборудовании, кто-то о поставщиках и прочих деловых партнерах и т.д. В результате обеспечивается согласованная работа сотрудников различных подразделений. Права на просмотр и изменение информации в системе настраиваются администратором в зависимости от функциональных обязанностей каждого пользователя.

Преимуществами системы можно выделить следующие возможности и функции:

- возможность изменения структуры данных - добавления таблиц, полей, связей, что очень важно при внедрении системы на предприятие;

- возможность создания шаблонов отчетов (счетов, актов и других документов);

- используется генерация документов Word на основе шаблонов (счетов, актов и других документов);

- поддерживается многопользовательский режим;

- настраиваемый пользовательский интерфейс.

Но при этом, анализируя отзывы пользователей, было выявлено, что при большом компьютерном парке работа базы данных и системы в целом начинает работать медленно, возникают различные ошибки и прерывания в работе системы.

1.2.4 Программа «IT Invent»

Программа IT Invent позволяет вести инвентаризационный учет компьютеров, учет оборудования, учет офисной техники, принтеров, оргтехники, программного обеспечения, комплектующих, расходных материалов и любой другой техники, а так же мебели и другого инвентаря.

Учет компьютерной техники ведется в рамках организаций и их филиалов. Программа поможет администраторам, сотрудникам IT отделов и их руководителям, владельцам компьютерных магазинов, заведующим складов и всем, кому необходимо иметь четкую и актуальную картину состояния парка IT оборудования.

Рисунок 4 - Рабочее окно программы «IT Invent»

Четкая структура базы данных системы позволяет быстро получать доступ к необходимым параметрам устройств, а так же отслеживать изменения, производимые с каждой учетной единицей. Обладая централизованной информацией, IT Invent дает возможность планировать и учитывать закупки, замены, ремонты, обслуживания, работы и списания компьютеров и любого другого оборудования относящегося к подразделению IT и не только.

IT Invent это гибкая и настраиваемая система, которая обладает интуитивно понятным интерфейсом и имеет следующие функциональные возможности:

разделение учетных конфигурационных единиц на 5 базовых классов:

- оборудование (компьютеры, принтеры, оргтехника, сетевое оборудование и т.д.);

- программы (коробочный софт и номера лицензий);

- комплектующие (память, DVD, картриджи, сим-карты и т.д.);

- расходные материалы (бумага, канцелярия, флеш-карты, кабель, тонер и т.д.);

- инвентарь (хозяйственные материалы, мебель, спец. одежда, пожарное оборудование, служебные автомобили и т.д.)

автоматическая генерация и закрепление уникального инвентарного номера за каждым оборудованием или комплектующим. Позволяет вести уникальный учет даже тех устройств, у которых нет своего серийного номера;

ведение истории изменений ключевых полей всех типов учетных единиц. Помимо ключевых полей, система записывает имя оператора, дату и время изменения. Ко всем ключевым изменениям можно указывать комментарий, который так же записывается в историю. При автоматических изменениях система сама добавляет комментарии;

учет ремонтов и профилактических обслуживаний объектов учета. Удобная фильтрация по полю «Гарантия До» позволяет легко контролировать гарантийные сроки на приобретенное оборудование;

учет любых видов работ в организации (например: Внутренний ремонт, Выдача оборудования, Инвентаризация, Кроссировка сети, учет заправки картриджей и т.п.). Работы могут иметь связь со всеми видами объектов учета;

все объекты учета можно закреплять за ответственными сотрудниками с разбиением на отделы и филиалы. Данная функция позволяет легко отследить владельцев мобильного оборудования, составить бюджет отдела (спланировать потребность в необходимом количестве расходных материалов на определённый период, комплектующих для резерва на случай возможных отказов);

большое количество встроенных отчетов с возможностью редактирования;

экспорт данных из таблиц в форматы Excel, Word, PDF, HTML, Text.

Широкий функционал данной системы обеспечивает выполнение всех необходимых для учета функций, имеет удобный интерфейс, интегрируется со многими распространенными программными продуктами, используемыми в офисах, и имеет гибкую систему разграничения прав доступа для пользователей системы. Кроме того, имеет средства поиска, создания отчетов и экспорта в распространенные форматы данных.

Недостатком можно выделить работу только с платформой Windows, без поддержки операционных систем типа Linux. Для рассматриваемого предприятия такой недостаток критичен, так как некоторые компьютеры системы работают под управлением операционной системы Linux.

1.2.5 Автоматизированная система «Инвентаризация Компьютеров»

Программа учета компьютеров в сети разработана компанией 10-Страйк Software.

«Инвентаризация Компьютеров» - программа для инвентаризации и учета компьютеров в локальных сетях, позволяющая администраторам сетей создавать и вести базу данных компьютеров, комплектующих, программ и лицензий.

C помощью данной системы можно по сети просматривать и отслеживать конфигурации удаленных компьютеров, вести учет аппаратного и программного обеспечения на них.

Рисунок 5 - Рабочее окно программы «Инвентаризация компьютеров»

Собрав информацию в инвентарную базу данных, имеется возможность узнать типы установленных процессоров, количество оперативной памяти, типы и объемы жестких дисков, получить информацию о разделах дисков, CD/DVD-приводах, использующихся USB-накопителях, видеокартах, принтерах, установленной ОС, приложениях и используемых серийных номерах, ярлыках в автозагрузке и так далее. Таким образом, с использованием данной системы ведется полный учет практически всего использующегося аппаратного и программного обеспечения компьютеров сети.

Возможности программы:

1. Инвентаризация и аудит установленных программ и лицензий. Поддерживается создание пользователем различных отчетов: отчеты по наличию определённых программ и их количеству на компьютерах и многим другим параметрам и характеристикам. Программа поддерживает оповещение об изменениях в списках установленных программ по электронной почте.

2. Инвентаризация аппаратного обеспечения: учет установленного аппаратного обеспечения на компьютерах сети; контроль изменения в конфигурациях компьютеров.

3. Подготовка и планирование аппаратного обновления компьютеров. Просканировав сеть, можно получить отчёт, содержащий компьютеры с недостаточным объемом дисковой или оперативной памяти (например, все компьютеры с объемом оперативной памяти меньше 512 Мб). Аналогичным образом можно создать таблицы компьютеров с определёнными моделями процессоров, видеоадаптеров, или принтеров.

4. Программа содержит мощный генератор отчётов, с помощью которого можно создавать практически любые отчёты по программному и аппаратному обеспечению парка компьютеров организации. В программу заложены шаблоны более 40 разнообразных отчётов.

5. Поддерживается экспорт данные во внешнюю базу данных. Экспорт позволит загрузить данные в СУБД для подробного анализа, резервного сохранения, или интеграции с АСУ. Программа поддерживает экспорт в следующие СУБД: MS SQL, MS Access, Postgre, Linter и т.д.

Достоинствами данной программы можно считать простоту ее использования и внедрения: программа устанавливается только на компьютер администратора и не требует установки программ на компьютерах пользователей: сканирование сети ведется с помощью встроенных модулей, поддерживающих удаленную работу. Также система содержит мощный генератор отчётов, позволяющий создавать отчёты в различных форматах, как по отдельным компьютерам, так и по нескольким сразу. Механизм создания сводных таблиц конфигураций компьютеров позволяет легко сравнивать аппаратное обеспечение компьютеров и планировать апгрейды. Программа обнаруживает изменения в аппаратном и программном обеспечении компьютеров и может оповещать об этом по электронной почте, звуком, сообщением на экран или записью в журнал. Недостатком данной системы, как и некоторых предыдущих, является частичная несовместимость с операционной системой Window 7, не позволяющая в полной мере использовать весь функционал системы, ввиду невозможности получать всю необходимую информацию автоматически при сканировании сети.

Таким образом, проанализировав данные разработки, можно сделать следующие выводы.

Все системы используют автоматическое сканирование компьютеров для получения информации обо всех компьютерах сети. Для этого могут быть использованы как сторонние приложения (Everest, ASTRA и т.п.), запускаемые на рабочих местах удаленно с помощью скриптов, так и встроенные модули системы.

Аналогичным образом происходит инвентаризация программного обеспечения, установленного на компьютерах сети предприятия. Данная возможность также характерна для всех рассматриваемых систем и является неотъемлемой частью системы учета компьютеров.

Все системы поддерживают интеграцию с различными базами данных, а также возможность импорта отчетов во все распространенные форматы файлов. Кроме того, в базах данных рассмотренных систем предусмотрена возможность привязки каждого компьютера к конкретному сотруднику и отделу.

Обязательной характеристикой оборудования при инвентаризации является информация о гарантийном сроке, дате поступления и поставщике оборудования.

Также неотъемлемой частью всех систем учета является генерация разнообразных отчетов. При этом имеются не только встроенные, шаблонные, отчеты, но и у большинства систем имеется возможность создания собственных, индивидуальных, отчетов.

Анализируя выделенные у данных систем недостатки, при разработке собственной автоматизированной системы требуется обратить внимание на такие сложности как взаимодействие с различными операционными средами, надежность и стабильная работа с базой данных и автоматическое сканирование на предмет несанкционированных изменений.

1.3 Описание системы-прототипа по видам обеспечения

В качестве объекта информазации выбрана действующая система учета оргтехники предприятия ООО «Русфинанс Банк».

Русфинанс Банк - один из лидеров рынка, предлагающий наиболее полный спектр услуг в сфере потребительского кредитования. Русфинанс Банк входит в группу потребительского кредитования Русфинанс, начавшую свою деятельность в июне 2004 года через ООО «Русфинанс» [1].

Банк предоставляет полный спектр услуг в сфере потребительского кредитования:

автокредитование;

кредитование в точках продаж;

выпуск кредитных карт;

предоставление кредитов наличными.

В компании выделяют три ключевых бизнес-направления:

розничные банковские и финансовые услуги;

управление инвестициями;

корпоративные и инвестиционные банковские услуги.

В отношениях с клиентами и участниками рынка банк использует принципы рыночной конкуренции, соблюдая нормы деловой этики, утвержденные внутренними документами и действующие в банке на постоянной основе, а также нормы действующего законодательства.

1.3.1 Организационное обеспечение

Организационное обеспечение - это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации ИС.

Организационная структура банка представлена на рисунке 6.

Практически каждый работник банка в своей ежедневной работе использует компьютер как рабочий инструмент: отправление электронных писем, составление разнообразной отчетности, ведение базы данных клиентов и их сопровождение.

Рисунок 6 - Организационная структура банка

Без использования информационных технологий работа была бы трудоемкой и медленной.

Каждый из отделов снабжен определенным количеством компьютерной техники от компьютеров и ноутбуков до разнообразной офисной техники и кассовых аппаратов. Всей этой техникой и ее сопровождением занимается информационный отдел, который является самостоятельным структурным подразделением компании, основными целями которых является:

Развитие информационных технологий в рамках бизнеса компании.

Поддержание сети компании в работоспособном состоянии.

Обеспечение бесперебойной работы оборудования и пользователей.

Программирование и развитие функциональности программного обеспечения.

Также немаловажным для банка является кредитный отдел. Работу отдела можно условно разделить на три этапа, связанных с процессом выдачи кредита:

этап оформления кредитной заявки.

этап рассмотрения заявления и принятия решения по нему.

этап подписания кредитного договора и выдача кредита.

Далее можно отметить отдел, занимающийся разработкой и осуществлением профилактических мероприятий по защите финансовых и других операций банка. Осуществляет сбор, обработку, хранение и анализ официальной и конфиденциальной информации в отношении контрагентов и деловых интересов банка с целью предупреждения сделок с недобросовестными контрагентами и прочими функциями, отвечающими за экономическую безопасность банка.

Таким образом, можно увидеть, что компьютерный парк компании достаточно большой и в дальнейшем может увеличиваться, а следовательно необходимо вести тщательный учет имеющейся компьютерной техники. Для этого необходима автоматизированная информационная система учета компьютеров.

1.3.2 Информационное обеспечение

Информационное обеспечение - важнейший элемент информационной системы, предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

На сегодняшний момент существует два подхода к разработке информационных систем, которые обусловлены разными принципами декомпозиции:

функционально модульный или структурный - в основу положен принцип функциональной декомпозиции, в котором система описывается в терминах иерархии ее функций и передачи информации между отдельными функциональными элементами;

объектно-ориентированный подход - использует объектную декомпозицию. Система описывается в терминах объектов и связей между ними, а поведение системы в терминах обмена между ними.

В объектно-ориентированном анализе используются различные модели, описывающие:

функциональную структуру системы;

последовательность выполняемых действий;

передачу информации между функциональными процессами;

отношения между данными.

В объектно-ориентированном анализе используются в основном методологии:

- SADT (Structured Analysis and Design Technique) - технология структурного анализа и проектирования. Применяется для определения требований (функций) к разрабатываемой системе (нотации IDEF0);

- DFD (Data Flow Diagrams) - диаграммы потоков данных, представляют систему как сеть связанных между собой работ, обычно строятся для наглядного изображения работы системы документооборота организации;

- IDEF3 - данная методология проектирования позволяет описать процессы, фокусируя внимание на течении этих процессов, позволяет рассмотреть конкретный процесс с учетом последовательности выполняемых операций.

Выбор той или иной методологии зависит от критериев и целей проекта.

Для описания автоматизированной информационной системы по учету компьютерной техники на предприятии построим функциональную схему бизнес-модели организации, опишем все необходимые бизнес-процессы с точностью, достаточной для однозначного моделирования деятельности разрабатываемой системы. Функциональную схему будем строить на основе методологии IDEF0, используя программное средство AllFusion Process Modeler 7 (ранее BPwin).

На основании выбранной методологии IDEF0, начнем с построения контекстной диаграммы, описывающей весь процесс как «черный ящик». Процесс моделирования какой-либо системы в IDEF0 начинается с определения контекста, то есть, наиболее абстрактного уровня описания системы в целом. В контекст, входит определение субъекта моделирования, цели и точки зрения на модель. Целью построения модели является описание процесса учета парка компьютерной техники в целом. Рассмотрим процессы, характерные автоматизируемому предприятию и способы взаимодействия между ними с помощью методологии IDEF0.

Графический язык IDEF0 удивительно прост и гармоничен. В основе методологии лежат четыре основных понятия:

Первым из них является понятие функционального блока (Activity Box). Функциональный блок графически изображается в виде прямоугольника и олицетворяет собой некоторую конкретную функцию в рамках рассматриваемой системы. По требованиям стандарта название каждого функционального блока должно быть сформулировано в глагольном наклонении (например, «производить услуги», а не «производство услуг»).

Каждая из четырех сторон функционального блока имеет своё определенное значение (роль), при этом:

Верхняя сторона имеет значение «Управление» (Control); (стрелки сверху, означающие на основании чего выполняется данный процесс - законы, стандарты, приказы и т.д.);

Левая сторона имеет значение «Вход» (Input); (стрелки слева, - данные или объекты, потребляемые или изменяемые процессом);

Правая сторона имеет значение «Выход» (Output); (стрелки справа, - основные результаты деятельности процесса, конечные продукты);

Нижняя сторона имеет значение «Механизм» (Mechanism) -- стрелки снизу, означающие, посредством чего или с помощью кого реализуется данный процесс - материальные и/или кадровые ресурсы, необходимые для процесса (рис. 7).

Основой IDEF0 модели является контекстная диаграмма, моделирующая систему наиболее общим образом. Контекстная диаграмма отражает интерфейс системы с внешним миром, а именно информационные потоки между системой и внешними сущностями, с которыми она связана.

Для построения бизнес-процесса была использована IDEF0 диаграмма. Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы.

Рисунок 7 - Пример функционального блока

Сначала проводится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром (контекстная диаграмма). Было построено три уровня диаграммы:

Контекстная

Функциональная декомпозиция

Декомпозиция каждой работы

Построим главную контекстную диаграмму (рис. 8).

На рисунке 8 представлена контекстная диаграмма бизнес процесса «Учет компьютерной техники на предприятии». Она отображает систему в целом и ее взаимодействие с основными внешними потоками информации.



Рисунок 8 - Контекстная диаграмма «Учет компьютерной техники на предприятии»

Входная информация для обработки:

Компьютерная и оргтехника - ПК (персональные компьютеры), комплектующие - материалы, необходимые для модернизации компьютеров (видеокарты, материнские платы, процессоры, корпуса, блоки питания, модули памяти).

Выходные потоки:

Отчет - готовый отчет по учету компьютерной техники предприятия

Входные управления:

Правила - условия, которые необходимо соблюсти, что бы достичь поставленной цели, в данном случае это - порядок учета компьютерной техники.

На рисунке 9 представлена функциональная декомпозиция, состоящая из четырех работ.



Рисунок 9 - Функциональная декомпозиция «Учет компьютерной техники»

Проведем декомпозицию первой работы:

Рисунок 10 - Декомпозиция работы «Учет параметров поступающей техники»

Проведем также декомпозицию учета второй работы «Выдача инвентарных номеров» и третьей работы «Учет способа приобретения техники» (рисунки 11-12).



Рисунок 11 - Декомпозиция работы «Выдача инвентарных номеров»

Рисунок 12 - Декомпозиция работы «Учет способа приобретения техники»

На основании построенных диаграмм построим дерево целей модели (рисунок 13).

Рисунок 13 - Дерево целей функциональной модели

Дерево целей может служить структурой меню или логических блоков разрабатываемой функциональной модели.

1.3.3 Программно-алгоритмическое обеспечение

Программное обеспечение - общесистемные и специальные программы, а также инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения и персонал, занимающийся его разработкой и сопровождением на весь период жизненного цикла АИС.

К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

Общесистемными программными средствами для работы являются Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, с помощью которых производится сбор информации о компьютерной технике.

Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ, реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.

Так как действующая система учета не является автоматизированной, поэтому специальное программное обеспечение еще не разработано. Автоматизированная информационная система учета компьютерной техники как раз и будет относиться к специальному виду программного обеспечения.

Проведем анализ текущего состояния информационной и офисной техники - программа электронных таблиц MS Excel 2007 (разные листы этой книги).

Учет покупки и ремонта офисной техники проводится с помощью плоской базы данных в программе Excel посредством «общей» книги.

В начале деятельности предприятия, когда количество офисной техники было невелико, эта книга могла служить прообразом информационной системы, с помощью которой можно было получить итоговые данные по координации учета компьютерной оргтехники.

Но, с ростом предприятия, увеличения количества сотрудников стало проблематично выполнять эти задачи из-за возникающей путаницы в повторяющихся, избыточных данных (например, одни и те же данные могут быть записаны разными способами), что не позволяет обобщить данные о количестве имеющейся техники по одному и тому же сотруднику (отделу) без дополнительной обработки.

Перед предприятием возникла необходимость спроектировать информационную систему «под себя», вначале поставив и формализовав задачи, стоящие перед автоматизируемым подразделением.

Поставим задачу: разработать информационную систему учета компьютерной техники. Для этого проведем выбор системы управления базами данных и программную технологию доступа и обработки базы данных.

Как уже отмечалось, понятие базы данных изначально предполагало возможность решения многих задач несколькими пользователями. В связи с этим, важнейшей характеристикой современных СУБД является наличие многопользовательской технологии работы. Разная реализация таких технологий в разное время была связана как с основными свойствами вычислительной техники, так и с развитием программного обеспечения. Выберем СУБД MS Access, так как она содержит возможность обращения к базе данных по сети посредством программного доступа. Иначе говоря, программа, написанная на языке высокого уровня (Delphi, VB, C++) осуществляет доступ к базе данных (без использования СУБД) и этот доступ может быть многопользовательским.

Итак, в результате работа построена следующим образом:

База данных в СУБД Access находится на жестком диске специально выделенного компьютера (сервера сети).

Существует локальная сеть, состоящая из клиентских компьютеров, на каждом из которых установлено клиентское приложение (написанное на языке Delphi) для работы с БД.

На каждом из клиентских компьютеров пользователи имеют возможность запустить приложение. Используя предоставляемый приложением пользовательский интерфейс, он инициирует обращение к СУБД, расположенной на сервере, на выборку/обновление информации.

Приложение, используя пользовательский интерфейс, отображает результат выполнения запросов.

На данный момент, проанализировав текущее состояние информационной системы, можно выделить основные недостатки, подлежащие устранению:

ручная обработка журналов покупки и ремонта компьютерной и офисной техники;

ручная обработка реестра оборудования;

формирование отчёта и актов вручную, с большим временем ожидания реагирования других отделов.

затрудненный и ограниченный доступ к актуальной информации, высокая трудоёмкость и низкая оперативность получения достоверной, оперативной информации.

На основе проведенного анализа можно сформулировать рекомендации по совершенствованию информационной системы: разработать программное обеспечение, которое позволит формировать итоговую инвентаризационная ведомость компьютерной техники отдела, сводку компьютерной техники на каждого сотрудника, сводку по ремонтам техники на отдел, на сотрудника, выявление часто ремонтируемой техники.

Необходимо также учитывать то обстоятельство, что растущие потребности предприятия в будущем могут потребовать расширения функционала информационной системы, поэтому важно, чтобы программа имела гибкую модульную структуру. При проектировании должна быть учтена возможность надстройки необходимого функционала.

Разрабатываемый программный продукт предназначен для автоматизации процесса учета компьютерной и организационной техники в автоматизируемых подразделениях рассматриваемого предприятия.

Цель и назначение информационной системы учета:

оптимизировать процесс учета офисной техники, обеспечение ее работоспособности.

Основные функциональные требования к разработке:

осуществить возможность ведения базы данных о сотрудниках, отделах, типах компьютерной техники, имеющейся в наличии компьютерной техники;

осуществить систематизацию информации о покупке и ремонте офисной техники.

1.3.4 Техническое обеспечение

Техническое обеспечение - это комплекс технических cpeдcтв, пpeднaзнaчeнныx для paбoты инфopмaциoннoй cиcтeмы, a тaкжe cooтвeтcтвyющaя дoкyмeнтaция нa эти cpeдcтвa и тexнoлoгичecкиe пpoцeccы. В комплекс технических средств входят:

компьютеры любых моделей;

устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

устройства передачи данных и линий связи;

оргтехника и устройства автоматического съема информации;

эксплуатационные материалы и др.

Для существующей системы на данный момент достаточно одного рабочего места, на котором будет загружена база данных, где системный администратор сможет заносить в базу данных данные о компьютерной технике. Под организацией рабочего места понимается его оснащение. Полное и комплектное оснащение рабочего места, а также его рациональная планировка позволяют наилучшим образом организовать трудовой процесс и, как следствие, повысить его эффективность. Рабочее место сотрудника представлено в виде персонального компьютера с установленной на нем операционной системой семейства Windows, а также пакетом офисных программ Microsoft Office. Также оно оснащено устройством вывода информации - принтером для печати различного рода отчетов.

На предприятии используется примерно 300 компьютеров. Средняя конфигурация рабочих станций:

- процессор Intel Pentium Dial Core E2200;

- оперативная память 512Мб и более;

- жесткий диск 80Гб и более;

- монитор 19 "Acer Y 193 WDb LCD;

- клавиатура, мышь;

- принтеры, сканеры и МФУ.

Для нормальной работы информационной системы все компьютеры рабочих станций объединены в единую корпоративную сеть. Сеть спроектирована по топологии "звезда" и управляется центральным сервером. Конфигурация сервера:

- процессор Intel Xeon Processor E5520;

- оперативная память 12Гб;

- жесткий диск 500Гб RAID 1.

Локальная вычислительная сеть построена на коммутаторах фирм D-Link и 3Com. Все рабочие станции в сети имеют доступ в интернет через аппаратный шлюз. Конфигурация шлюза.

- процессор Intel Xeon Processor E5520;

- оперативная память 8Гб;

- жесткий диск 250Гб RAID 1.

Для обеспечения надежного хранения данных используется сетевое хранилище данных фирмы Smart Store объемом 2,9 Тб с применением RAID5.

1.3.5 Достоинства и недостатки системы-прототипа и систем-аналогов

Проанализировав систему-прототип и сторонние разработки, можно сделать следующие выводы.

У системы-прототипа были выявлены следующие недостатки:

· заполнение базы данных технических средств вручную, что может привести к возникновению ошибок и неточностей, а также большим количеством времени для заполнения и актуализации информации в базе данных;

· нет возможности отслеживать в реальном времени подмены техники: необходим мониторинг компьютерной сети, который бы сверял данные из базы данных с реальным состоянием компьютерного парка;

· отсутствие информации о гарантийном сроке и поставщике, что не позволяет автоматически определять возможное время обновления техники, а также приводит к сложностям в случаях гарантийного возврата техники поставщику;

· отсутствие автоматического создания графика проведения технического обслуживания и ремонта техники;

· в базе данных нет информации о лицензиях на программное обеспечение;

· однопользовательский режим работы системы: нет возможности подключения к базе данных несколькими сотрудниками информационного отдела;

· действующая система не позволяет точно определить, где находится какой-либо компьютер, принтер или ноутбук сотрудника, т.е. нет привязки компьютеров и прочего оборудования к конкретным отделам и сотрудникам.

Все системы используют автоматическое сканирование компьютеров для получения информации обо всех компьютерах сети. Для этого могут быть использованы как сторонние приложения (Everest, ASTRA и т.п.), запускаемые на рабочих местах удаленно с помощью скриптов, так и встроенные модули системы.

Аналогичным образом происходит инвентаризация программного обеспечения, установленного на компьютерах сети предприятия. Данная возможность также характерна для всех рассматриваемых систем и является неотъемлемой частью системы учета компьютеров.

Все системы поддерживают интеграцию с различными базами данных, а также возможность импорта отчетов во все распространенные форматы файлов. Кроме того, в базах данных рассмотренных систем предусмотрена возможность привязки каждого компьютера к конкретному сотруднику и отделу.

Обязательной характеристикой оборудования при инвентаризации является информация о гарантийном сроке, дате поступления и поставщике оборудования.

Также неотъемлемой частью всех систем учета является генерация разнообразных отчетов. При этом имеются не только встроенные, шаблонные, отчеты, но и у большинства систем имеется возможность создания собственных, индивидуальных, отчетов.

Анализируя выделенные у данных систем недостатки, при разработке собственной автоматизированной системы требуется обратить внимание на такие сложности как взаимодействие с различными операционными средами, надежность и стабильная работа с базой данных и автоматическое сканирование на предмет несанкционированных изменений.

На основе анализа системы-прототипа в качестве которой взята действующая система было принято решение о создании автоматизированной информационной системы учета и ремонта технических средств и заказчиком были определены ряд требований, которые изложены в техническом задании на создание

В общей части дипломного проекта были рассмотрены теоретические основы построения автоматизированной информационной системы (АИС) учета парка компьютерной техники на предприятии, был проведен обзор и анализ известных разработок, были рассмотрены виды обеспечения действующей системы учета.

На данный момент учет парка компьютерной и организационной техники осуществляется следующим образом:

системный администратор подает заявку на покупку/ремонт единицы компьютерной техники;

при приобретении единицы компьютерной техники производится учет этой единицы в общей книге Excel;

составление отчетов и анализ состояния компьютерной техники проводится фактически вручную.

Все данные о сотрудниках, парке компьютерной техники, отчеты о закупках и ремонтах компьютерной техники, присваивания инвентарных номеров хранятся в различных листах книги Excel и в случае необходимости поиска некоторой информации или ее редактирования, является очень долгим и трудоемким процессом. Такая система учета не удовлетворяет критериям надёжности и качества с точки зрения процесса обработки информации.

Для решения задачи учета клиентов требуется разработать автоматизированную систему учета парка компьютерной техники ООО «Русфинанс банк», которая должна иметь следующий набор функций:

регистрация сотрудников;

учет типов компьютерной техники;

учет компьютерной и организационной техники;

учет покупок и ремонтов компьютерной и организационной техники;

автоматическое присваивание инвентарных номеров;

централизованное хранение данных;

управление данными (добавление, удаление, изменение справочников и других таблиц);