Главная База знаний "Allbest" Программирование, компьютеры и кибернетика Разработка базы данных системы автоматизации документооборота отдела по работе с физическими лицами коммерческого банка

Разработка базы данных системы автоматизации документооборота отдела по работе с физическими лицами коммерческого банка

Изучение теоретических основ автоматизации документооборота отдела по работе с физическими лицами коммерческого банка. Общая характеристика работы отдела банка. Описание процесса создания базы данных с помощью выбранного программного средства MS Access.

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 10.07.2014
Размер файла 5,5 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

Ссылочные типы данных

Ссылочный тип данных (указатели) предназначен для обеспечения возможности указания на другие данные. Указатели характерны для языков процедурного типа, в которых есть понятие области памяти для хранения данных. Ссылочный тип данных предназначен для обработки сложных изменяющихся структур, например деревьев, графов, рекурсивных структур.

Типы данных, используемые в реляционной модели

Собственно, для реляционной модели данных тип используемых данных не важен. Требование, чтобы тип данных был простым, нужно понимать так, что в реляционных операциях не должна учитываться внутренняя структура данных. Конечно, должны быть описаны действия, которые можно производить с данными как с единым целым, например, данные числового типа можно складывать, для строк возможна операция конкатенации и т.д.

С этой точки зрения, если рассматривать массив, например, как единое целое и не использовать поэлементных операций, то массив можно считать простым типом данных. Более того, можно создать свой, сколь угодно сложных тип данных, описать возможные действия с этим типом данных, и, если в операциях не требуется знание внутренней структуры данных, то такой тип данных также будет простым с точки зрения реляционной теории. Например, можно создать новый тип - комплексные числа как запись вида

,

где . Можно описать функции сложения, умножения, вычитания и деления, и все действия с компонентами и выполнять только внутри этих операций. Тогда, если в действиях с этим типом использовать только описанные операции, то внутренняя структура не играет роли, и тип данных извне выглядит как атомарный.

Именно так в некоторых пост-реляционных СУБД реализована работа со сколь угодно сложными типами данных, создаваемых пользователями.

Домены

В реляционной модели данных с понятием тип данных тесно связано понятие домена, которое можно считать уточнением типа данных.

Домен - это семантическое понятие. Домен можно рассматривать как подмножество значений некоторого типа данных имеющих определенный смысл. Домен характеризуется следующими свойствами:

· Домен имеет уникальное имя (в пределах базы данных).

· Домен определен на некотором простом типе данных или на другом домене.

· Домен может иметь некоторое логическое условие, позволяющее описать подмножество данных, допустимых для данного домена.

· Домен несет определенную смысловую нагрузку.

Например, домен , имеющий смысл "возраст сотрудника" можно описать как следующее подмножество множества натуральных чисел:

Если тип данных можно считать множеством всех возможных значений данного типа, то домен напоминает подмножество в этом множестве.

Отличие домена от понятия подмножества состоит именно в том, что домен отражает семантику, определенную предметной областью. Может быть несколько доменов, совпадающих как подмножества, но несущие различный смысл. Например, домены "Вес детали" и "Имеющееся количество" можно одинаково описать как множество неотрицательных целых чисел, но смысл этих доменов будет различным, и это будут различные домены.

Основное значение доменов состоит в том, что домены ограничивают сравнения. Некорректно, с логической точки зрения, сравнивать значения из различных доменов, даже если они имеют одинаковый тип. В этом проявляется смысловое ограничение доменов. Синтаксически правильный запрос "выдать список всех деталей, у которых вес детали больше имеющегося количества" не соответствует смыслу понятий "количество" и "вес".

Понятие домена помогает правильно моделировать предметную область. При работе с реальной системой в принципе возможна ситуация когда требуется ответить на запрос, приведенный выше. Система даст ответ, но, вероятно, он будет бессмысленным.

Не все домены обладают логическим условием, ограничивающим возможные значения домена. В таком случае множество возможных значений домена совпадает с множеством возможных значений типа данных.

Не всегда очевидно, как задать логическое условие, ограничивающее возможные значения домена. Я буду благодарен тому, кто приведет мне условие на строковый тип данных, задающий домен "Фамилия сотрудника". Выход из этой ситуации простой - положиться на разум сотрудника, вводящего фамилии в компьютер.

Отношения, атрибуты, кортежи отношения.

Определения и примеры

Фундаментальным понятием реляционной модели данных является понятие отношения. В определении понятия отношения будем следовать книге К. Дейта [11].

Определение 1. Атрибут отношения есть пара вида <Имя_атрибута: Имя_домена>.

Имена атрибутов должны быть уникальны в пределах отношения. Часто имена атрибутов отношения совпадают с именами соответствующих доменов.

Определение 2. Отношение , определенное на множестве доменов (не обязательно различных), содержит две части: заголовок и тело.

Заголовок отношения содержит фиксированное количество атрибутов отношения:

Тело отношения содержит множество кортежей отношения. Каждый кортеж отношения представляет собой множество пар вида <Имя_атрибута : Значение_атрибута>:

таких что значение атрибута принадлежит домену

Отношение обычно записывается в виде:

,

или короче

,

или просто

.

Число атрибутов в отношении называют степенью (или -арностью) отношения. Мощность множества кортежей отношения называют мощностью отношения.

Возвращаясь к математическому понятию отношения, введенному в предыдущей главе, можно сделать следующие выводы:

Вывод 1. Заголовок отношения описывает декартово произведение доменов, на котором задано отношение. Заголовок статичен, он не меняется во время работы с базой данных. Если в отношении изменены, добавлены или удалены атрибуты, то в результате получим уже другое отношение (пусть даже с прежним именем).

Вывод 2. Тело отношения представляет собой набор кортежей, т.е. подмножество декартового произведения доменов. Таким образом, тело отношения собственно и является отношением в математическом смысле слова. Тело отношения может изменяться во время работы с базой данных - кортежи могут изменяться, добавляться и удаляться.

Пример 1. Рассмотрим отношение "Сотрудники" заданное на доменах "Номер_сотрудника", "Фамилия", "Зарплата", "Номер_отдела". Т.к. все домены различны, то имена атрибутов отношения удобно назвать так же, как и соответствующие домены. Заголовок отношения имеет вид:

Сотрудники (Номер_сотрудника, Фамилия, Зарплата, Номер_отдела)

Пусть в данный момент отношение содержит три кортежа:

(1,Иванов, 1000, 1)

(2, Петров, 2000, 2)

(3, Сидоров, 3000, 1)

такое отношение естественным образом представляется в виде таблицы-1:

Таблица-1 Отношение "Сотрудники"

Номер_сотрудника

Фамилия

Зарплата

Номер_отдела

1

Иванов

1000

1

2

Петров

2000

2

3

Сидоров

3000

1

Определение 3. Реляционной базой данных называется набор отношений.

Определение 4. Схемой реляционной базы данных называется набор заголовков отношений, входящих в базу данных.

Хотя любое отношение можно изобразить в виде таблицы, нужно четко понимать, что отношения не являются таблицами. Это близкие, но не совпадающие понятия. Различия между отношениями и таблицами будут рассмотрены ниже.

Термины, которыми оперирует реляционная модель данных, имеют соответствующие "табличные" синонимы:

Таблица - 2

Свойства отношений

Реляционный термин

Соответствующий "табличный" термин

База данных

Набор таблиц

Схема базы данных

Набор заголовков таблиц

Отношение

Таблица

Заголовок отношения

Заголовок таблицы

Тело отношения

Тело таблицы

Атрибут отношения

Наименование столбца таблицы

Кортеж отношения

Строка таблицы

Степень (-арность) отношения

Количество столбцов таблицы

Мощность отношения

Количество строк таблицы

Домены и типы данных

Типы данные в ячейках таблицы

Свойства отношений непосредственно следуют из приведенного выше определения отношения. В этих свойствах в основном и состоят различия между отношениями и таблицами.

1. В отношении нет одинаковых кортежей. Действительно, тело отношения есть множество кортежей и, как всякое множество, не может содержать неразличимые элементы (см. понятие множества в гл.1.). Таблицы в отличие от отношений могут содержать одинаковые строки.

2. Кортежи не упорядочены (сверху вниз). Действительно, несмотря на то, что мы изобразили отношение "Сотрудники" в виде таблицы, нельзя сказать, что сотрудник Иванов "предшествует" сотруднику Петрову. Причина та же - тело отношения есть множество, а множество не упорядочено. Это вторая причина, по которой нельзя отождествить отношения и таблицы - строки в таблицах упорядочены. Одно и то же отношение может быть изображено разными таблицами, в которых строки идут в различном порядке.

3. Атрибуты не упорядочены (слева направо). Т.к. каждый атрибут имеет уникальное имя в пределах отношения, то порядок атрибутов не имеет значения. Это свойство несколько отличает отношение от математического определения отношения (см. гл.1 - компоненты кортежей там упорядочены). Это также третья причина, по которой нельзя отождествить отношения и таблицы - столбцы в таблице упорядочены. Одно и то же отношение может быть изображено разными таблицами, в которых столбцы идут в различном порядке.

4. Все значения атрибутов атомарны. Это следует из того, что лежащие в их основе атрибуты имеют атомарные значения. Это четвертое отличие отношений от таблиц - в ячейки таблиц можно поместить что угодно - массивы, структуры, и даже другие таблицы.

Из свойств отношения следует, что не каждая таблица может задавать отношение. Для того, чтобы некоторая таблица задавала отношение, необходимо, чтобы таблица имела простую структуру (содержала бы только строки и столбцы, причем, в каждой строке было бы одинаковое количество полей), в таблице не должно быть одинаковых строк, любой столбец таблицы должен содержать данные только одного типа, все используемые типы данных должны быть простыми.

Каждое отношение можно считать классом эквивалентности таблиц, для которых выполняются следующие условия:

· Таблицы имеют одинаковое количество столбцов.

· Таблицы содержат столбцы с одинаковыми наименованиями.

· Столбцы с одинаковыми наименованиями содержат данные из одних и тех же доменов.

· Таблицы имеют одинаковые строки с учетом того, что порядок столбцов может различаться.

Все такие таблицы есть различные изображения одного и того же отношения.

Первая нормальная форма

Труднее всего дать определение вещей, которые всем понятны. Если давать не строгое, описательное определение, то всегда остается возможность неправильной его трактовки. Если дать строгое формальное определение, то оно, как правило, или тривиально, или слишком громоздко. Именно такая ситуация с определением отношения в Первой Нормальной Форме (1НФ). Совсем не говорить об этом нельзя, т.к. на основе 1НФ строятся более высокие нормальные формы, которые рассматриваются далее в гл. 6 и 7. Дать определение 1НФ сложно ввиду его тривиальности. Поэтому, дадим просто несколько объяснений.

Объяснение 1. Говорят, что отношение находится в 1НФ, если оно удовлетворяет определению 2.

Это, собственно, тавтология, ведь из определения 2 следует, что других отношений не бывает. Действительно, определение 2 описывает, что является отношением, а что - нет, следовательно, отношений в непервой нормальной форме просто нет.

Объяснение 2. Говорят, что отношение находится в 1НФ, если его атрибуты содержат только скалярные (атомарные) значения. Опять же, определение 2 опирается на понятие домена, а домены определены на простых типах данных.

Не первую нормальную форму можно получить, если допустить, что атрибуты отношения могут быть определены на сложных типах данных - массивах, структурах, или даже на других отношениях. Легко себе представить таблицу, у которой в некоторых ячейках содержатся массивы, в других ячейках - определенные пользователями сложные структуры, а в третьих ячейках - целые реляционные таблицы, которые в свою очередь могут содержать такие же сложные объекты. Именно такие возможности предоставляются некоторыми современными пост-реляционными и объектными СУБД.

Требование, что отношения должны содержать только данные простых типов, объясняет, почему отношения иногда называют плоскими таблицами (plain table). Действительно, таблицы, задающие отношения двумерны. Одно измерение задается списком столбцов, второе измерение задается списком строк. Пара координат (Номер строки, Номер столбца) однозначно идентифицирует ячейку таблицы и содержащееся в ней значение. Если же допустить, что в ячейке таблицы могут содержаться данные сложных типов (массивы, структуры, другие таблицы), то такая таблица будет уже не плоской. Например, если в ячейке таблицы содержится массив, то для обращения к элементу массива нужно знать трипараметра (Номер строки, Номер столбца, номер элемента в массиве).

Таким образом появляется третье объяснение Первой Нормальной Формы:

Объяснение 3. Отношение находится в 1НФ, если оно является плоской таблицей. Мы сознательно ограничиваемся рассмотрением только классической реляционной теории, в которой все отношения имеют только атомарные атрибуты и заведомо находятся в 1НФ.

Реляционная модель данных состоит из трех частей:

· Структурной части.

· Целостной части.

· Манипуляционной части.

В классической реляционной модели используются только простые (атомарные) типы данных. Простые типы данных не обладают внутренней структурой.

Домены - это типы данных, имеющие некоторый смысл (семантику). Домены ограничивают сравнения - некорректно, хотя и возможно, сравнивать значения из различных доменов.

Отношение состоит из двух частей - заголовка отношения и тела отношения. Заголовок отношения - это аналог заголовка таблицы. Заголовок отношения состоит из атрибутов. Количество атрибутов называется степенью отношения. Тело отношения - это аналог тела таблицы. Тело отношения состоит из кортежей. Кортеж отношения является аналогом строки таблицы. Количество кортежей отношения называется мощностью отношения.

Отношение обладает следующими свойствами:

· В отношении нет одинаковых кортежей.

· Кортежи не упорядочены (сверху вниз).

· Атрибуты не упорядочены (слева направо).

· Все значения атрибутов атомарны.

Реляционной базой данных называется набор отношений.

Схемой реляционной базы данных называется набор заголовков отношений, входящих в базу данных.

Отношение находится в Первой Нормальной Форме (1НФ), если оно содержит только скалярные (атомарные) значения.

2. Анализ предметной области

2.1 Постановка задачи проектирования базы данных

Цель моей работы - создание базы данных отдела по работе с физическими лицами коммерческого банка для повышения эффективности его работы. Основное назначение банка - посредничество в перемещении денежных средств от кредиторов к заемщиками, от продавцов к покупателям.

Предметом дипломного проекта является Ф. ЗАО АКБ "Экспресс-Волга", который является кредитной организацией, имеющий исключительное право осуществлять в совокупности следующие банковские операции: привлечение во вклады денежных средств физических и юридических лиц, размещение указанных средств от своего имени и за свой счет на условиях возвратности, платности, срочности, открытие и ведение банковских счетов физических и юридических лиц.

Основной целью их деятельности является получение прибыли (в этом состоит их "коммерческий интерес" в системе рыночных отношений).

Банк "Экспресс-Волга" в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации ФЗ №395-1 "О банках и банковской деятельности" от 02.12.90 г. и своим Уставом.

Коммерческий банк -- это банк, обслуживающий организации, а также население -- своих клиентов. Коммерческий банк является основным звеном банковской системы. Независимо от формы собственности коммерческий банк представляет собой самостоятельные субъекты экономики. Их отношения с клиентами носят коммерческий характер. Согласно банковскому законодательству банк -- это кредитная организация, которая имеет право привлекать денежные средства физических и юридических лиц, размещать их от своего имени и за свой счет на условиях возвратности, платности, срочности и проводить расчетные операции по поручению клиентов. Таким образом, коммерческий банк осуществляет (или должен осуществлять), комплексное обслуживание клиентов, что отличает его от специальных кредитных организаций небанковского типа, выполняющих ограниченный круг финансовых операций и услуг.

В соответствии со своими функциями как банка коммерческий банк осуществляет:

1) аккумуляцию (привлечение) временно свободных денежных средств в депозиты;

2) их размещение;

3) расчетно-кассовое обслуживание клиентов.

Банк в своей деятельности руководствуется законодательством РФ и другими нормативными документами Центрального банка РФ, относящимися к деятельности коммерческих банков, а также настоящим Уставом.

Ф. ЗАО АКБ "Экспресс-Волга" возглавляет управляющий, который назначается и освобождается от должности

Председатель Правления ЗАО АКБ "ЭКСПРЕСС-ВОЛГА" или уполномоченным им органом, осуществляет руководство деятельностью банка в соответствии с действующим законодательством по трудовому договору (по контракту).

Управляющий филиалом банка самостоятельно решает вопросы его деятельности, за исключением отнесенных Уставом к компетенции других органов управления банка. Основными задачами управляющего филиала банка является определение и утверждение его структуры и штата; прием и увольнение работников банка, в т.ч., руководителей отделений. Распоряжение в пределах своих полномочий имуществом банка, учитывая денежные средства; действовать без доверенности от имени филиала банка, представление его во всех организациях, учреждениях, в отношениях с российскими и зарубежными юридическими и частными лицами; заключение сделок, выдача доверенностей, открытие расчетных и других счетов филиала, в т.ч. и валютные.

Основными задачами руководителя отдела по работе с физическими лицами коммерческого банка являются организация и проведение совещания в пределах своей компетенции с представителями предприятий и организаций любого рода деятельности и всех форм собственности.

2.2 Анализ программных средств

Lotus Notes

Компания Lotus была пионером во многих направлениях софтверного бизнеса: десять лет назад у электронной таблицы Lotus 1-2-3 просто не было достойных конкурентов, а почтовая программа CC-mail долго оставалась лучшей корпоративной почтовой системой. Это была первая и долгое время единственная система, реально позволяющая обеспечить быстрое создание единого информационного пространства и системы корпоративных коммуникаций компании.

Lotus - это подразделение IBM, сохранившее некоторую самостоятельность и торговую марку "Lotus".

Lotus Notes представляет собою гибрид СУБД и почтовой системы, обладающий рядом интересных особенностей и рядом возможностей для организации структурированной коммуникации - форумы, календари и так далее.

Главной особенностью лотусовской базы данных является ее ориентация на хранение больших плохо структурированных документов и коллективную работу с ними. В LN реализована система управления правами пользователей, позволяющая назначать права отдельным пользователям и их группам как на базы данных, так и на документы и их отдельные поля. Поддерживается аутентификация документов с помощью электронной подписи - при помещении в базу созданный или модифицированный документ может подписываться сотрудником, который с ним работал.

Почтовая программа и прочие приложения (форумы, календарное планирование и другие) надстроены над этой самой системой хранения документов. Адресные книги, папки с письмами, календари также являются записями в базе данных, и на них распространяются все общие механизмы, например, версии, поддержка коллективной работы и многое другое.

Еще одним базовым механизмом, впервые реализованным именно в Lotus Notes, является репликация - возможность серверов LN синхронизировать свои базы, пересылая друг другу документы в свободное от основной работы время.

Предусмотрена и возможность разработок специализированных приложений в среде LN. Для этой цели в систему встроен язык программирования (Lotus script), открывающий доступ к API системы и позволяющий создавать достаточно сложные приложения. Можно также разрабатывать приложения для Lotus на более традиционных Java & JavaScript, к которым также имеются библиотеки объектов для работы с Lotus'овским API.

Лотус как система документооборота

LN позволяет быстро создать корпоративное хранилище документов и обеспечить базовые процедуры работы с ним.

Достоинством LN как среды разработки является наличие ряда встроенных механизмов работы с документами.

Lotus Notes сохраняет популярность у IT-менеджеров и продолжает свою экспансию в крупные российские компании.

СЭД "Электронное ДЕЛО"

"Электронное ДЕЛО" - программный комплекс, разработанный на базе платформы "ДЕЛО" (Российская Федерация) и адаптирован под нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела. "Электронное ДЕЛО" обеспечивает как автоматизацию традиционного делопроизводства, так и полноценное управление электронными документами (в том числе и предметного контура организации). Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям управления организацией.

"Электронное ДЕЛО" - масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организации любого размера от единиц до тысяч рабочих мест. Возможность использования конкурентных лицензий позволяет организовать эффективный доступ к системе пользователям, обрабатывающим незначительное количество документов с экономией денежных ресурсов для организации.

Особенность системы - возможность реализации в базовой поставке всех основных задач организации по управлению документами.

Общие характеристики:

* возможность автоматизировать как управленческий, так и специализированный контур документооборота организации, адаптировать систему под требования заказчика (настраиваемость системы);

* организация удаленного доступа с помощью web-интерфейса (ДЕЛО-WEB);

* мобильная работа руководителей и специалистов в on-line и off-line режиме;

* использование широко применяемых технологических платформ (Oracle, MS SQL)

* обеспечение необходимого уровня защиты информации;

* поддержание полного цикла работы с проектами документов;

* возможность интеграции с другими программными продуктами;

* возможность массового перевода документов в электронный вид с прикреплением электронного образа документа к регистрационной карточке (сканирование, поточное сканирование);

* простой в работе и интуитивно понятный интерфейс.

Область применения:

* автоматизация работы канцелярии/секретариата;

* организация смешанного бумажно-электронного документооборота в масштабах организации (в том числе и филиалов);

* внедрение полного электронного документооборота (безбумажных технологий) с использованием ЭЦП;

* организация управления фондом технической документации (стандарты, ТНПА и т.д.);

* автоматизация работы ведомственного архива организации.

Преимущества:

Для руководителей различных уровней:

- быстрый поиск документов, поручений и другой информации;

- воссоздание "виртуального рабочего места" руководителя - его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами;

- упорядочение массивов документов, требующих ознакомления, визирования и подписания, наложения резолюций, контроля исполнения и т.п., путем распределения их по специальным папкам внутри кабинета;

- унификация процессов работы с документами в организации;

- широкие возможности ограничения доступа сотрудников к документам, что обеспечивает удобство и безопасность работы с конфиденциальной информацией;

- существенное сокращение сроков согласования и прохождения документов и, как следствие, значительное ускорение процесса принятия важнейших управленческих решений;

- получение сводных аналитических отчетов, в том числе по исполнительской дисциплине;

- специализированные мобильные решения с адаптированным интерфейсом.

Для сотрудников канцелярии, делопроизводителей:

-быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

- контроль сроков исполнения документов и самостоятельных поручений;

- удобный и быстрый поиск документов и поручений;

- полнотекстовый поиск по распознанным документам;

- программное формирование реестров внешней и внутренней отправки документов;

- автоматическая надпечатка конвертов;

- программное формирование отчетов по документообороту организации и по исполнению документов, как в подразделениях, так и по каждому сотруднику в отдельности;

- организация оперативного хранения документов с возможностью передачи в обособленную подсистему "Архивное ДЕЛО" или "eDocLib".

Дополнительные преимущества для госорганов Республики Беларусь:

- интеграция с почтой госорганов Mailgov и Системой межведомственного электронного документооборота (СМДО);

- программное формирование отчета по документообороту в соответствии с формой, утвержденной Национальным статистическим комитетом (возможность выбора критериев формирования отчета);

- программное формирование отчета по обращениям граждан и юридических лиц, предоставляемого в аппарат Совета Министров (возможно использование для внутриведомственной аналитической работы).

Сотрудники компании принимают активное участие в рабочей группе по вопросам интеграции ведомственных систем электронного документооборота с системой межведомственного электронного документооборота.

СЭД "Электронное ДЕЛО" обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Система "ДЕЛО", и решения, созданные на ней, эффективно используют более 200 организаций Республики Беларусь и более 5700 в России, Украине, Казахстане. Система способна обеспечить электронный документооборот любого предприятия и любой организации, а также повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это, в свою очередь, оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба.

С помощью системы возможно создание единого информационного пространства между системами, не связанными друг с другом, на основе сервера электронного взаимодействия (СЭВ).

Использование методов криптографической защиты информации (ЭЦП и шифрование) позволит организовать защищенный юридически значимый документооборот.

СЭД "Электронное ДЕЛО" отличается полной функциональностью и технической завершенностью решения, доступной сразу после ее покупки. Она уже содержит каждую из функций, необходимых для организации управления документами на высоком уровне.

Наличие открытого API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы "Электронное ДЕЛО" с любыми информационными системами и бизнес-программами, используемыми организацией-заказчиком.

LanDocs

Программно-технологическая платформа документооборота LanDocs разработана специалистами компании ЛАНИТ. Спроектированные с ее использованием информационно-технологические решения позволяют на единой системной основе выстроить эффективную и комфортную среду поддержки всего спектра делопроизводственных процессов современного предприятия. Базовая функциональность, состав модулей и программные интерфейсы позволяют предоставить пользователям всех категорий необходимые им средства работы с электронными документами. Решения на основе LanDocs отличает хорошая масштабируемость: в контур документооборота, обслуживаемого системой, могут быть включены как пользователи локальной вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений.

Примеры законченных бизнес-решений, реализуемых в сжатые сроки на платформе LanDocs:

§ согласование документов в электронной форме;

§ организация оперативной обработки внешних обращений;

§ контроль исполнения документов и заданий;

§ подготовка наглядной отчетности по движению документов;

§ организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;

§ организация защищенного корпоративного архива электронных документов.

Система представлена на рынке с 1997 года. Заказчику проекта автоматизации документооборота предоставляется полный комплекс услуг: от обследования состояния документационного обеспечения управления на объекте автоматизации до гарантийного и постгарантийного сервиса технической поддержки. Программное обеспечение LanDocs сертифицировано на соответствие российским государственным стандартам ГОСТ Р (сертификат №РОСС RU.МЕ20.Н 01367).

Внедрение системы документооборота на платформе LanDocs позволяет заказчику решить следующие задачи:

§ Задачу увеличения темпа документооборота (в том числе и в в критически важных бизнес-процессах) до необходимого предприятию уровня; Решается путем широкого внедрения электронных взаимодействий исполнителей (предполагающих передачу электронных данных взамен физического перемещения документов);

§ Задачу достижения необходимого уровня исполнительской дисциплины; Решается путем внедрения автоматизированных форм контроля действий исполнителей и подготовки специализированной отчетности;

§ Задачу повышения качества управленческих решений на разных уровнях управления;

§ Решается посредством отбора и своевременной доставки необходимых для принятия решения документов на рабочие места лиц, принимающих решение, представления подборок деловых документов в наиболее удобном виде;

§ Задачу достижения необходимого уровня автоматизма и безошибочности при работе исполнителей с документами; Решается путем использования предопределенных маршрутных технологий обработки документов (Workflow), продуманной организации автоматических и персональных (с участием человека) функций контроля;

§ Задачу организации эффективного и безопасного доступа сотрудников заказчика к знаниям, накопленным в виде массы корпоративных документов; Решается путем систематизации документных фондов, заведением содержательных корпоративных классификаторов, широким применением современных методов поиска и защиты электронных данных;

§ Задачу выстраивания надежной системы защиты корпоративных документов от различных видов несанкционированного доступа; Решается интегрированным использованием в системе технологий электронно-цифровой подписи и криптозащиты;

§ Задачу организации целостного согласованного документооборота в системе территориально-распределенных подразделений; Для решения этой задачи LanDocs предоставляет специализированные компоненты, отвечающие за межофисные обмены и синхронизацию данных, размещенных на разнесенных площадках.

На платформе LanDocs сегодня разработаны и внедряются как системы автоматизации административного делопроизводства традиционного типа, так и далеко выходящие за рамки задач собственно делопроизводства системы управления сложными бизнес-процессами, интегрированные в общую корпоративную информационную среду.

Основная функциональность

§ Регистрация и поиск (включая поиск по полнотекстовому индексу) документов

§ Организация совместной работы с документами (отправка документов на ознакомление, рассмотрение, визирование, подписание, исполнение и т.п. с контролем делопроизводственных статусов)

§ Обмен деловыми документами и сообщениями

§ Автоматизированный контроль исполнения поручений

§ Получение отчетности по документообороту

Optima WorkFlow

Основные виды документов:

ОРД (приказы, указания, распоряжения, поручения, протоколы совещаний)

Входящий документ

Исходящий документ

Внутренние документ

Договоры (соглашения)

Основные бизнес-процессы:

Создание карточки документа

Проверка оформления

Рецензирование документа

Утверждение документа

Согласование документа

Поддержка ЭЦП

Рассылка

Контроль исполнения поручений

Поддержка коллективной работы над документами

Функции поддержки:

Поиск

Отчеты

Версионность

Аудит всех действий пользователя

Дополнительные функции:

Поддержка архива

Возможность удаленной работы (КПК)

Шифрование данных

Средства интеграции с MS Word, формирование шаблонов документов (робоворд)

Технические характеристики:

Поддержка обмена данными через OLE, File Oriented Application.

Поддержка ОС: Windows 2000/2003/XP/Vista, MCBC

Поддержка СУБД: Microsoft SQL, Oracle

Компоненты Optima WorkFlow

Представленный перечень лицензий может быть не полным. Представленная группировка лицензий носит условный характер и не претендует на правила группировки лицензий Optima WorkFlow.

В поставку базовой комплектации решений по системам документооборота обычно входят лицензии:

- Администратор системы;

- Технолог системы;

- Клиент системы;

- Диспетчер процессов;

- Роботы (автоматические обработчики);

- Монитор системы;

- Контроль исполнительской дисциплины;

- Обработчик организационно-распорядительных документов;

- Подшивка документов;

- Мастер серий документов;

- Мастер настройки БД OPTIMA-WorkFlow;

- Конфигуратор интерфейсов;

- Интерфейс взаимодействия со средствами криптографической защиты информации.

Компоненты системы:

2.3 Анализ документации. Создание инфологической модели

Как было отмечено в предыдущем пункте, основной задачей при выполнении данной выпускной работы, является создание базы данных. На следующем, после постановки задачи, этапе проектирования любой базы данных следует произвести сбор и анализ данных, на основе которых она будет создаваться.

БД отдела по работе с физическими лицами в коммерческом банке включает в себя таблицы, предназначенные для эффективности работы банка и автоматизации обработки результатов его деятельности: Физ. Лица, Счета, Кредитные карты, Операции со счетами кредитных карт, Дебетовые карты, Операции со счетами дебетовых карт, Банкомат, Филиал. Таблицы вязаны между собой, что обеспечивает целостность данных.

База данных предназначена, в первую очередь, для сотрудников банка, контроль работы отдела.

Информация о физических лицах включает в себя фамилию клиента, имя клиента, отчество клиента, его номер мобильного телефона, адрес и паспортные данные.

Для отображения данных о физических лицах была выделена сущность "ФизЛица" (см. таб. 3).

Таблица 3 - "ФизЛица"

Имя поля

Тип данных

Размер

Ключевое поле

Связь с другой таблицей

Номер

Счетчик

Да

Таблица "Счета" поле "Номер физ. лиц"

Фамилия клиента

Текстовый

50

Нет

Имя клиента

Текстовый

30

Нет

Отчество клиента

Текстовый

30

Нет

Адрес клиента

Текстовый

40

Нет

Номер телефона

Текстовый

11

Нет

Паспорт

Текстовый

100

Нет

В информацию по счету включают следующие пункты: тип счета, реквизиты счета, номер физического лица.

Для отображения данных по счетам была выделена сущность "Счета" (см. таб. 4).

Таблица 4 - "Счета"

Имя поля

Тип данных

Размер

Ключевое поле

Связь с другой таблицей

Номер

Счетчик

Да

Тип счета

Текстовый

15

Нет

Реквизиты счета

Текстовый

15

Нет

Номер ФизЛица

Числовой

Нет

Таблица "ФизЛица" поле "Номер"

Таблица Кредитные карты содержит следующие поля: номер кредитной карты, номер счета, продукт, вид продукта. Для отображения данных по кредитным картам была выделена сущность "Кредитные карты" (см. таб. 5).

Таблица 5 - "Кредитные карты"

Имя поля

Тип данных

Размер

Ключевое поле

Связь с другой таблицей

Номер кредитной карты

Счетчик

Да

Номер счета

Числовой

Нет

Таблица "Счета" поле "Номер"

Продукт

Числовой

Нет

Вид продукта

Текстовый

40

Нет

В таблице Операции со счетами кредитных карт содержится информация: номер кредитной карты, дата/время, суммы, номер банкомата. Для отображения по операциям со счетами кредитных карт была выделена сущность "Операции со счетами кредитных карт" (см. таб. 6).

Таблица 6 - "Операции со счетами кредитных карт"

Имя поля

Тип данных

Размер

Ключевое поле

Связь с другой таблицей

Номер операции

Счетчик

Да

Номер кредитной карты

Числовой

Нет

Таблица "Кредитные карты" поле "Номер"

Дата/время

Дата/время

Нет

Сумма

Денежный

Нет

Номер банкомата

Числовой

Нет

Таблица "Банкомат" Поле "Номер банкомата"

Таблица Дебетовые карты содержит: номер дебетовой карты, номер счета, продукт, вид продукта. Для отображения данных о дебетовых картах была выделена сущность "Дебетовые карты" (см. таб. 7).

Таблица 7 - "Дебетовые карты"

Имя поля

Тип данных

Размер

Ключевое поле

Связь с другой таблицей

Номер дебетовой карты

Счетчик

Да

Номер счета

Числовой

Нет

Таблица "Счета" поле "Номер"

Продукт

Числовой

Нет

Вид продукта

Текстовый

40

Нет

В таблице Операции со счетами дебетовых карт содержится информация: номер дебетовой карты, дата/время, суммы, номер банкомата.

Для отображения данных по операциям со счетами дебетовых карт была выделена сущность "Операции со счетами дебетовых карт" (см. таб. 8).

Таблица 8 - "Операции со счетами дебетовых карт"

Имя поля

Тип данных

Размер

Ключевое поле

Связь с другой таблицей

Номер операции

Счетчик

Да

Номер дебетовой карты

Числовой

Нет

Таблица "Дебетовые карты" поле "Номер"

Дата/время

Дата/время

Нет

Сумма

Денежный

Нет

Номер банкомата

Числовой

Нет

Таблица "Банкомат" Поле "Номер банкомата"

Так же есть таблица Филиалы, которая содержит информацию о номере филиала, адресе, управляющем. Для отображения данных о филиалах была выделена сущность "Филиал" (см. таб. 9).

Таблица 9 - "Филиал"

Имя поля

Тип данных

Размер

Ключевое поле

Связь с другой таблицей

Номер филиала

Числовой

Да

Таблица "Банкомат" поле "Номер филиала"

Адрес

Текстовый

30

Нет

Управляющий

Текстовый

30

Нет

Таблица Банкомат сдержит информацию: номер банкомата, адрес и номер филиала. Для отображения данных о банкоматах была выделена сущность "Банкомат" (см. таб. 10).

Таблица 10 - "Банкомат"

Имя поля

Тип данных

Размер

Ключевое поле

Связь с другой таблицей

Номер банкомата

Числовой

Да

Таблица "Операции со счетами кредитных карт" поле "Номер кредитной карты", таблица "Операции со счетами дебетовых карт" поле "Номер дебетовой карты"

Адрес

Текстовый

30

Нет

Номер филиала

Числовой

Нет

Таблица "Филиал" Поле "Номер филиала"

На основании описанных выше сущностей, учитывая их ключевые атрибуты, строится инфологическая модель, которая является результатом всей, проводимой на данном этапе создания базы данных, работы.

3. Реализация базы данных в MS Access

  • 3.1 Создание таблиц и связей

После инфологического моделирования переходим к реализации базы данных в MS Access. Создание таблиц базируется на сущностях и атрибутах, выделенные в предыдущем пункте.

Создание таблиц производится в режиме конструктора, где они создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в данном режиме, достаточно найти ярлык "Создание таблицы с помощью конструктора" и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по нему. В окне конструктора таблиц в столбец "Имя поля" необходимо ввести имена полей создаваемой таблицы. В столбце "Тип данных" - для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле. В столбце "Описание" можно ввести описание данного поля (не обязательно). В нижней части окна конструктора таблиц можно ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию. При создании определенной таблицы необходимо обозначить одно поле как ключевое.

Рисунок 5 - Создание таблицы "ФизЛица" в режиме конструктора

Рисунок 6 - Создание таблицы "Счета" в режиме конструктора

Рисунок 7 - Создание таблицы "Кредитные карты" в режиме конструктора

Рисунок 8 - Создание таблицы "Операции со счетами кредитных карт" в режиме конструктора

Рисунок 9 - Создание таблицы "Дебетовые карты" в режиме конструктора

Рисунок 10 - Создание таблицы "Операции со счетами дебетовых карт" в режиме конструктора

Рисунок 11 - Создание таблицы "Банкоматы" в режиме конструктора

Рисунок 12 - Создание таблицы "Филиалы" в режиме конструктора

После создания таблиц необходимо создать и связи между ними. Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных.

Чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду "Сервис", "Схема данных". По умолчанию схема будет содержать все таблицы. Для того, чтобы создать связи между таблицами следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно "Изменение связей".

После выполнения описанных выше операций, была создана схема данных для создаваемой в данной работе базы данных (см. рис. 14).

Рисунок 14 - Схема данных

После установки связей между таблицами, необходимо осуществить заполнение всех таблиц. В окне базы данных нужно выделить необходимую для заполнения таблицу, затем выполняем щелчок на кнопке "Открыть". На экране появится структура таблицы базы данных в режиме таблицы. Новая таблица состоит из одной пустой строки. Заполнение производится по записям, т.е. вводится информация для всей строки целиком. Аналогичным способом в окне конструктора заполнялись все таблицы разрабатываемой базы данных.

3.2 Создание запросов

Следующим этапом создания базы данных является создание запросов. Они являются инструментом поиска и структурирования данных, информация в запросах представлена в более удобном для пользователя виде, нежели в исходных таблицах.

Процесс создания запроса будет рассмотрен на примере запроса "Клиенты по фамилии", в результате будет видена Фамилия клиента и его выбора.

Запрос можно создать с помощью мастера или в режиме конструктора. Мастер обеспечивает пошаговое построение запроса. Режимы Конструктора позволяет задавать не только условия выбора данных, но и порядок сортировки. Запросы сохраняются как отдельные объекты и отображаются в окне БД.

Мастер простого запроса позволяет выбрать данные из полей одной или нескольких таблиц или запросов. С помощью мастера можно также вычислять суммы, количества и среднее значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле.

Запрос "Клиенты по фамилии" будет создан через мастер простого запроса. Для открытия окна мастера запроса в окне БД на панели Объекты выберите значок Запросы и дважды щелкните значок Создание запроса с помощью мастера.

В окне Создание простых запросов в раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите таблицы и запросы, поля которых будут использоваться в запросе (рис. 23).

Рисунок 23 - Создание простых запросов

В списке Доступные поля дважды щелкните имена используемых в запросе полей. Эти поля переместятся в список Выбранные поля. Нажмите кнопку Далее.

При создании запроса по нескольким таблицам во втором окне положением переключателя выберите подробный (вывод каждого поля каждой записи) или итоговый запрос.

Итоговые запросы содержат поля, по которым группируются данные, и числовые поля, по некоторым определяют, например, суммарное, среднее, максимальное или минимальное значение. В итоговом запросе можно произвести подсчет количества записей в Группе. Для добавления вычислений в результаты запроса нажмите кнопку итоги и выберите нужные поля или установите флажок подсчет числа записей в итоги.

В следующем окне мастера вам будет предложено задать имя запроса и положением переключателя определить дальнейшие действия: открыть запрос Просмотра данных или Изменить макет запроса. После того, как вы нажмете кнопку Готово, откроется запрос в режиме таблицы.

В нижней части окна конструктора запросов необходимо отредактировать имена полей, которые участвуют в запросе, указать, если это необходимо, тип сортировки, критерии поиска. После закрытия данного окна можно посмотреть, как выглядит запрос в режиме таблицы. В данном запросе параметр выбора из таблиц - фамилии клиента. Запуская запрос в режиме таблицы необходимо ввести значение параметра (см. рис. 25, рис. 26). Выше описанным образом были выполнены запросы "..по наименованию", "Продажи сотрудников", "Производители наименование и товар" (см. Приложение А).

Рисунок 26 - окно ввода параметра

Рисунок 27 - "Клиенты по фамилии: запрос на выборку" в режиме таблицы

Для отчета по периода продаж был создан одноименный запрос, в котором пользователь самостоятельно сможет определить начало и конец периода, за который будет отражен список договоров. Запрос "Продажа в период" в режиме конструктора отображен на рис. 28, окна ввода периода - на рис. 29.

Рисунок 28- "Продажи в период: запрос на выборку" в режиме конструктора

Рисунок 29 - Окна ввода периода

3.3 Создание форм

В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления.

Создание экранных форм для базы данных Ф. ЗАО АКБ "Экспресс-Волга" происходило с помощью мастера форм, а затем в конструкторе форм, где можно передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы.

Чтобы вызвать мастер форм, необходимо перейти в окно базы данных. В окне база данных необходимо выбрать вкладку "Формы" и дважды щелкнуть на пиктограмме "Создание формы с помощью мастера".

В появившемся окне необходимо выбрать поля из источника данных, которые будут включены в форму. Затем надо выбрать внешний вид формы, в данном случае, всегда выбирался выровненный вид, также следует выбрать стиль формы.

После выполнения всех этих действий, можно посмотреть, как выглядит определенная форма, например экранная форма таблицы "ФизЛица", в которую вводится информация о сотруднике (см. рис. 27).

Рисунок 27 - Форма для таблицы "ФизЛица" в режиме просмотра

В каждой форме создаваемой базы данных был изменен фон. Для этого действия, необходимо в свойствах формы указать путь к рисунку, который и станет фоном для формы.

Аналогичным образом были созданы следующие формы: "Поставщики", "Производители", "Просмотр данных о товарах", "Просмотр данных о заказах", "Добавление нового сотрудника", "Просмотр данных о поставщиках", "Просмотр данных о производителях", (см. рис. 28-34).

Рисунок 28 - Форма для таблицы "Поставщики" в режиме просмотра

Рисунок 29 - Форма для таблицы "Производители" в режиме просмотра

Рисунок 30 - Форма для таблицы "Просмотр данных о товарах" в режиме просмотра

Рисунок 31 - Форма для таблицы "Просмотр данных о заказах" в режиме просмотра

Рисунок 32 - Форма для таблицы "Просмотр данных о сотрудниках" в режиме просмотра

Рисунок 33 - Форма для таблицы "Просмотр данных о поставщиках" в режиме просмотра

Рисунок 34 - Форма для таблицы "Просмотр данных о производителях" в режиме просмотра

Экранная форма для в несения информации о добавлении новых данных представляет собой список (при создании формы в мастере форм был выбран табличный внешний вид), т.к. видов услуг немного, и для пользователя будет удобно работать с этими данными в таком виде (см. рис. 35).

Рисунок 35 -Форма "Добавление новых данных"

При создании объединенной формы в мастере форм была создана главная кнопочная форма (см. рис. 36).

Рисунок 36 -Форма "База данных "Аптека"

3.4 Создание отчетов

Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются, а также в виде официальных документов, которые будут использоваться для дальнейшей работы сотрудника. Отчет позволяет извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. Они поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.

Процесс создания отчетов аналогичен процессу создания форм, т.е. он происходит с помощью мастера форм, а затем в конструкторе форм. В качестве примера создания отчета выбран отчет "Заказы". При открытии мастера отчетов необходимо выбрать поля из источников данных, которые будут включены в отчет (в данном случае, к таким полям относятся все поля таблицы "Заказы"). Следующим этапом является добавление уровней группировки, затем выбор порядка сортировки. После произведенных действий полученный отчет следует отредактировать в режиме конструктора (см. рис. 37).

Рисунок 37 - Отчет "Заказы" в режиме конструктора

В режиме просмотра отчет "Заказы" изображен на рис. 38

Рисунок 38 - Отчет "Заказы все"

Аналогично отчету "Заказы" было создано еще отчеты: "Заказы по дате", "Заказы по наличию дисконтной карты", "Заказы по ФИО", "Клиенты", "Поставщики", "Производители", "Товары по дате поступления", "Товары по названию". Вид данных отчетов в режимах просмотра и печати отображен в приложении А.

3.5 Создание интерфейса

Для организации эффективной работы пользователя необходимо создать целостное приложение, в котором все компоненты базы данных будут сгруппированы по функциональному назначению. При этом можно обеспечить удобный графический интерфейс пользователя. Приложение дает возможность пользователю работать с базой данных, затрачивая при этом меньше усилий.

При создании приложения пользователя главную роль играют формы, так как именно они являются основным диалоговым средством работы пользователя с базой данных. Для объединения объектов в едином диалоговом приложении создаются так называемые кнопочные формы. По существу кнопочная форма представляет собой панель управления приложением. Кнопки такой формы обеспечивают вызов других кнопочных форм, а также отдельных объектов базы данных - отчетов, запросов, форм и т.д. Здесь же находятся кнопки для возврата к кнопочным формам более высокого уровня и для выхода из базы данных.

Дополнительным элементом приложения пользователя является организация вызова главной кнопочной формы при открытии базы данных, что позволяет пользователю сразу же начать работу в среде приложения.

Главная кнопочная форма создается с помощью диспетчера кнопочных форм. Для создания главной кнопочной формы необходимо выбрать команду "Сервис" "Служебные программы" "Диспетчер кнопочных форм". В окне "Диспетчер кнопочных форм" следует подтвердить создание кнопочной формы. В следующем окне появится окно со строкой "Главная кнопочная форма". В этом окне формируется список кнопочных форм разных уровней.

Для создания кнопочной формы нужно нажать кнопку "Создать". В окне "Создание" в поле "Имя страницы кнопочной формы" нужно ввести имя кнопочной формы - Ф. ЗАО АКБ "Экспресс-Волга". После нажатия кнопки "ОК" в окне диспетчера кнопочных форм появится строка с именем созданной кнопочной формы. Затем необходимо создать страницы главной кнопочной формы (см. рис. 39).

Рисунок 39 - Создание новой страницы главной кнопочной формы

Названия страниц служат названиями кнопок, которые вызывают соответствующую страницу с хранимой в ней информацией.

4. Результативность дипломной работы специалиста

По результатам данной выпускной работы был получен акт внедрения от Ф. ЗАО АКБ "Экспресс-Волга".

Руководитель выпускной работы к.э.н., доцент И.Е. Егорова.

Заключение

В современных условиях любая организация для того, чтобы оставаться конкурентоспособным игроком на рынке, должна использовать информационные технологии, которые ускоряют процесс обмена и обработки данных. Также перед предприятиями стоит цель минимизировать ручную обработку документов, которая может быть достигнута за счет использования баз данных. В данной работе разрабатывалась база данных, автоматизирующая работу с документами коммерческого отдела ООО "ВТК".

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены