Разработка автоматизированной системы для обеспечения оптимальной скорости и простоты процесса передачи информации в товарищество собственников жилья "Революции 8"

Созданы следующие документы :

· Журнал тарифов - установка тарифов на коммунальные услуги текущего периода.

· Журнал расчета квартплаты - создание документа автоматизированного расчета квартплаты по одному или нескольким ТСЖ с возможностью выгрузки на носители в виде файлов Microsoft Excel.

· Журнал оплаты - информация об оплате коммунальных услуг жильцом ТСЖ

· Журнал показаний счетчиков - информация о показаниях счетчиков горячей и холодной воды за прошлый период. Документ РасчетКвартплаты оперирует данными разницы показаний счетчиков прошлого периода и нынешними, предоставленными жильцами, данными.

Результат работы представлен на рисунке 14.



Рисунок 14 - документы модуля 1С:Предприятие 8.2 для ТСЖ «Революции 8»

Процесс создания журнала документов рассмотрим на примере Журнала расчета квартплаты.

Структура уже созданного документа РасчетКвартплаты представлена на рисунке 14, включает в себя реквизиты, табличную часть и формы, о которых будет расказано ниже.

Рисунок 15 - состав документа РасчетКвартплаты

Значение реквизита Организация выбирается из справочника Организации (пункт 2.1.1.3) - рисунок 16.

Рисунок 16 - свойства реквизита Организация

Пошагово рассмотрим создание формы докмента.

1. Правой кнопкой мыши нажать на меню Форма в списке настроек документа РасчетКвартплаты.

2. Добавить форму документа, назвать ФормаДокумента (рисунок 17).

Рисунок 17 - первичная настройка новой формы

3. Разместить на шаблонной форме текстовые поля и поля ввода, произвести их настройку (рисунок 18, 19)

Рисунок 18 - размещение полей на новой форме



Рисунок 19 - пример настройки поля Дата документа РасчетКвартплаты

4. Создать табличную часть, провести создание и настройку как показано на рисунке 20.

Рисунок 20 - табличная часть и пример редактирования свойств поля Квартира

5. Создать кнопки Заполнить и Выгрузить.

6. Произвести программирование модуля документа для реализации процедур расчета квартплаты и выгрузки квитанций квартплаты на носитель(Рисунок 21).

Рисунок 21 - список процедур модуля документа Расчет квартплаты

Выгрузка документа осуществляется наджатием кнопки «Выгрузить», что запускает функцию выгрузки значений базы данных, формирующихся через отчет, в печатную форму одним файлом или файлами отдельно по каждой квартире (Рисунок 22).

Рисунок 22 - кнопка выгрузки квитанций и тип выгрузки

При выгрузке пофайлово каждый отдельный файл - квитанция квартплаты для отдельно взятой квартиры, название с помощью функции:

ИмяФайла = Каталог + "\Квитанции " + Формат(Дата,"ДФ='MMMM yyyy'") +".xls".

Этот методы выгрузки позволяет произвести рассылку квитанций квартплаты по электронным ящикам собственников жилья, исользуя программные средства информационного портала ТСЖ, о чем будет сказано ниже.

В результате проделанной работы был создан документ, с помощью которого пользователь информационной системы имеет возможность производить расчет квартплаты по отдельно взятому ТСЖ с учетом таких факторов как тарифы на коммунальные услуги и предыдущая задолженность собственников жилья. Дизайн документа разработан с учетом требований эргономики, что позволяет максимально облегчить труд пользователя, избегая нагромождений меню и излишней информации.

Существенным преимуществом данного документа является возможность выгрузки результатов расчета на носители информации, что позволяет реализовать пересылку сформированных квитанций квартплаты собственникам, которые по каким-либо причинам не могут получить квитанции лично в руки.

Создание отчетов

Отчет - это не сохраняемый в базе данных объект, предназначенный для формирования печатных форм.

В вонфигурации созданы следующие отчеты(Рисунок 23):

· Квитанция - отчет формирует печатную форму квитанции квартплаты для последующей выгрузки;

· Задолженность - отчет о движении денежных средств на расчетном счете ТСЖ «Революции 8»

Рисунок 23 - отчеты

Рассмотрим создание отчета «Квитанция».

Отчет «Квитанция» формирует печатную форму квитанции квартплаты для отдельно взятой квартиры выбранного ТСЖ.

Создание отчета «Квитанция»:

1. Создать форму отчета - определить границы вывода макета, добавить кнопку «Сформировать», необходимую для запуска процедуры формирования отчета, текстовые и поля выбора «Организация» и «Квартира» для выбора ТСЖ и квартиры в нем для формирования квитанции квартплаты именно по этой квартире.

2. Произвести настройку функционала кнопок и полей. (Рисунок 25)

Рисунок 25 - форма отчета «Квитанция», настройка свойств кнопки «Сформировать»

3. Создать макет табличной части отчета (Рисунок 26), распределив все элементы в табличной части. Макет создавался на основе существующей формы квитанций квартплаты ТСЖ «Революции 8» (Приложение).

Рисунок 26 - создание макета отчета «Квитанция»

4. Прописать код процедур в форме отчета «Квитанция» для корректного вывода информации о квартплате соответствующей квартиры (Рисунок 27).

Рисунок 27 - конфигурирование модуля формы отчета «Квитанция»

Аналогично отчету «Квитанция» был создан отчет «Задолженность», использовались методы создания, аналогичные отчету «Квитанция».

В результате проделанных работ функционал модуля был дополнен возможностью создания периодических отчетов для получения статистической информации. Существовавшие методы - создание расчетных таблиц MS Excel, аналогичных по функционалу созданным отчетам - были модернизированы для повышения скорости работы бухгалтера. Существующие формы отчетов позволяют с легкостью получать интересующую информацию избегая рутинных операций в удобной и понятной форме.

Разработка информационного портала ТСЖ «Революции 8»

Существующая система информационного обеспечения в ТСЖ «Революции 8» ограничивается использованием досок объявлений в подъездах и проведением общих собраний собственнико жилья не чаще 1 раза в пол года. Эти мероприятия позволяют донести до до собственников малую долю интересующей их информации, что влечет за собой непонимание и непринятие некоторых решений управляющего состава дома, обоснованных с точки зрения руководства, но не с точки зрения собственников.

Решение проблемы - создание информационного портала ТСЖ «Революции 8» - сайта в сети Интернет. Функционал сайта позволит управляющему составу размещать отчеты и учредительные документы, доступные для общего пользования, уведомлять жильцов дома о текущих и предстоящих мероприятиях, связанных с деятельностью ТСЖ «Революции 8». Жильцы в свою очередь будут иметь возможность задать интересующие их вопросы непосредственно членам управляющего состава ТСЖ через формы сайта, проводить обсуждения наиболее острых вопросов в режиме on-line - как следствие - высокая активность.

Функционал сайта позволит существенно модернизировать существующую систему информационного обеспечения ТСЖ «Революции 8», что приведет к улучшению морального климата в ТСЖ.

Структура информационного портала ТСЖ «Революции 8» - блог с закрытой регистрацией. Форма блога подходит для размещения большого объема информации, проведения обсуждений и комментирования существующих материалов. Закрытая регистрация позволит избежать нежелательного контента сайта, такого как реклама сторонних ресурсов роботами или рекламными агентами и др.

Для создания сайта ТСЖ «Революции 8» было принято решение испольщовать Content Manage System WordPress 3.2. Преимущество WordPress при разработке информационного портала ТСЖ «Революции 8» обуславливается следующими факторами:

· концепция блога наиболее точно отражает характер содержимого и функционала информационного портала ТСЖ;

· легкость разработки и внедрения необходимых модулей и модификаций за счет специфики функционирования WordPress;

· оптимизированный контроль создаваемых пользователями материалов;

· простота администрирования;

· эргономичный дизайн портала, обеспечиваемый особенностями конструирования и программирования в WordPress.

Создание шаблона сайта ТСЖ «Революции 8»

Шаблон сайта - структура - позволяет разработчику сформировать представление будущей структуры сайта, типы его содержимого, порядок размещения, шапку, подвал сайта, общий визуальный стиль оформления.

Структурой сайта ТСЖ «Революции 8» - одноколоночная, с одной правой боковой панелью. Одна колонка прекрасно подходит для размещения главного контента сайта - текстовой информации. Боковая панель обеспечит возможность добавлять небольшие визуальные дополнения в дизайн сайта, повышая его функционал.

Тема оформления сайта ТСЖ «Революции 8» - Blue and grey (разработчик Eloki) была выбрана в качестве основной цветовой темы и стиля оформления, так как ее функционал и исходный дизайн полностью подходят для размещения деловой информации, цветовая палитра позволяет не напрягая глаз изучать содержимое сайта.

Первоначальный вид сайта с предустановленной темой Blue and grey представлен на рисунке 28.

Рисунок 28 - шаблон сайта ТСЖ «Революции 8»

Создание страниц

Для размещения информации на сайте необходимо создать страницы с названиями, соответствующими характеру размещаемой на них информации. На информационном портале ТСЖ были созданы и размещены следующие страницы:

· Главная - главная страница сайта, содержит краткую информацию о портале ТСЖ «Революции 8»

· Информация - содержит информацию о текущих тарифах на коммунальные услуги, составе правления ТСЖ, составе обслуживающего персонала. Кроме того, с страницы «Информация» можно осуществить переход к формам онлайн заявки на вызов электрика, сантехника. Новости - последние новости в ТСЖ «Революции 8», план мероприятий и иной динамический контент.

· Обратная связь - страница, содержащая краткую справочную информацию, позволяющет перейти к формам общих обсуждений или задания личных вопросов бухгалтеру или председателю ТСЖ «Революции 8».

· Должники - страница, находящаяся под защитой пароля, во избежание попадания информации о должниках ТСЖ «Революции 8» некомпетентным лицам, т.е. всем, кроме бухгалтера и председателя ТСЖ «Революции 8».

· нормативные документы - страница, содержащая ссылки на скачивание нормативных документов ТСЖ «Революции 8» предназначеных для общего доступа.

Рассмотрим создание страниц на примере созданиея страницы «Главная»:

1. Войти в консоль администрирования сайта ТСЖ «Революции 8» используя логин и пароль администратора - рисунок 28.



Рисунок 28 - консоль администрирования сайта ТСЖ «Революции 8»

2. Выбрать пункт меню администрирования Страницы - Добавить новую - рисунок 29.

Рисунок 29 - добавление новой страницы

3. Вписать заголовок страницы первого уровня (Главная), заполнить страницу контентом в режиме HTML редактора текстом информационного характера), задать свойства страницы - рисунок 30.

Рисунок 30 - свойства страницы Главная

4. Опубликовать страницу, нажав кнопку «Опубликовать»

В результате проделанной работы была создана главная страница информационного портала ТСЖ «Революции 8». Аналогично были созданы, наполнены содержимым и размещены остальные страницы.

Руководство пользователя

Разработанный программный комплекс информационного обеспечения для ТСЖ «Революции 8» позволяет облегчить работы бухгалтера по расчету квартплаты, позволяет вести единую базу о жильцах и квартирах ТСЖ с помощью средств 1С:Предприятие 8.2, модернизировать существующее информационное обеспечение в ТСЖ средствами информационного портала ТСЖ «Революции 8» в сет Интернет.

Рассмотрим работу с модулем 1С:Предприятие 8.2 с позиции бухгалтера ТСЖ.

После открытия базы необходимо заполнить справочники (Рисунок 31).

Рисунок 31 - справочники модуля 1С:Предприятие 8.2

Рассмотрим заполнение справочников на примере справочника «Организации». После выбора пункта меню «Справочники - Огранизация», открывается окно списка существующих организаций. Необходимо добавить новую организацию. После нажатия на кнопку «Добавить» появляется форма добавления новой организации, где необходимо заполнить поля: Код, Наименование, ИНН, КПП, Полное наименование, Банковский счет, Адрес, Информация о банке, Кор счет, БИК Банка (Рисунок 32).



Рисунок 32 - заполнение справочника «Организации»

После заполнения всех полей необходимо нажать кнопку «Ок» - новый элемент будет добавлен в справочник «Организации. Результат проделанной работы представлен на рисунке 33.

Рисунок 33 - созданный элемент справочника «Организации»

Данные справочника «Организация» будут использованы при формировании квитанций квартплаты и создании иерархии «Улица-Дом-Квартира» справочника «Квартира».

Далее бухгалтеру необходимо ввести информацию о собственниках. Для этого открывается справочник «Физические лица», добавляется новый элемент справочника. Добавление элемента и заполнение необходимой информации представлено на рисунке 33.



Рисунок 33 - создание элемента справочника «Физические лица»

Результатом заполнения элементами справочника «Физические лица» будет база собственников - жильцов различных ТСЖ. Справочник «Физические лица» - хранилище личной информации о каждом из собственников. Эта информация будет использована при формировании квартплаты.

После создания базы собственников (справочник «Физические лица») бухгалтеру необходимо создать базу квартир, находящихся в ТСЖ. Для этого используется справочник «Квартиры». Структура справочника позволяет создавать иерархию квартир таким образом, что в одной базе данных может храниться информация о нескольких ТСЖ. Эта функция являет собой централизованное хранилище данных о нескольких организациях, что удобно в случае, когда один бухгалтер ведет свою деятельность в многих ТСЖ.

Результат заполнения справочника представлен на рисунке 34.

Рисунок 34 - создание элемента справочника «Квартиры»

Для расчета квартплаты бухгалтеру необходимо заполнить справочник «Услуги», который содержит данные о коммунальных и прочих услугах, по которым идет расчет квартплаты(Рисунок 35).

Рисунок 35 - заполнение справочника «Услуги»

Для услуг, расчитываемых по показаниям счетчиков, необходимо установить флажок в поле «Счетчик», указать единицу измерения и макимальные показания. После заполнения всех полей справочика бухгалтер формирует базу услуг, включеных в квартплату, для дальнейшего их использования при расчетах квартплаты.

Результатом заполнения всех справочников будет база данных, содержащая исходную информацию для дальнейшего ее использования при расчете квартплаты и формирования документов - квитанций квартплыт.

Для начала расчета квартплаты бухгалтер заполняет документ «Установка тарифов». Документ содержит информацию о текущих тарифах на коммунальные услуги, используемые при расчете квартплаты в текущем периоде. Результат заполнения документа «Установка тарифов» представлен на рисунке 35.



Рисунок 35 - документ «Установка тарифов»

В конце месяца, за который нобходимо расчитать квартплату, бухгалтер вывешивает бланки показаний счетчиков в подъездах ТСЖ «Революции 8» (Приложение). По истечение 10 дней бухгалтер собирает бланки и вносит полученную информацию в документ «Показания счетчиков». Результат работ представлен на рисунке 36.

Рисунко 36 - установка показаний счетчиков в документе «Показания счетчиков»

После занесения всех показаний в базу данных бухгалтер приступает к расчету квартплаты. Для этого необходимо добавить документ «Расчет квартплаты», заполнить все необходимые поля (Рисунок 37), произвести выгрузку квитанций квартплаты в файлы MS Excel. Порядок заполнения документа «Расчет квартплаты»:

1. Выбрать организацию в поле «Организация» из списка уже существующих в базе данных организаций.

2. Нажать на кнопку «Заполнить». Расчет квартплаты будет произведен автоматически, полученные данные будут отображены в табличной части документа.

3. Провести документ нажатием на кнопку «Записать».

4. Выгрузить квитанции квартплаты нажатием кнопки «Выгрузить».

Рисунок 37 - заполнение документа «Расчет квартплаты»

Результатом проделанной работы будут сформированные квитанции квартплаты, содержащие детальную информацию о задолженности каждой квартиры на текущий период.

Выгрузка квитанций квартплаты может осуществляться как в пофайлово - каждой квартире будет сформирован отдельный файл MS Excel, содержащий квитанцию квартплаты именно для этой квартиры - или одним файлов, содержащим все сформированные квитанции(Рисунок 39).

Рисунок 39 - выбор типа выгрузки квитанций квартплаты

Первый способ удобен, если жильцы хотят получать квитанции квартплаты как уведомление на e-mail. Для выгрузки пофайлово необходимо нажать на кнопку «Для каждой квартиры отдельно». Результат работы представлен на рисунке 40.

Рисунок 40 - результат выгрузки квитанций квартплаты вьотдельные файлы

Второй способ актуален, когда необходимо распечатать квитанции квартплаты и разнести их по почтовым ящикам. Для выгрузки одним файлом необходимо нажать на кнопку «В один файл». Результат работы представлен на рисунке 41.

Рисунок 41 - результат выгрузки квитанций квартплаты в один файл

По завершении выгрузки квитанции квартплаты передаются жильцам ТСЖ. На основании полученной информации собственники жилья вносят средства на расчетный счет ТСЖ «Революции 8» в банке - название банка и расчетный счет ТСЖ указываются в квитанциях квартплаты.

После получения денежных средств бухгалтеру необходимо заполнить документ «Оплата» для дальнейшего расчета текущей задолженности ТСЖ «Революции 8» вцелом и каждой квартиры в отдельности. Результат заполнения документа представлен на рисунке 42.



Рисунок 42 - заполнение документа «Оплата»

После внесения всех сведений бухгалтер формирует отчет о финансовом состоянии ТСЖ «Революции 8». Для этого необходимо выбрать пункт меню «Отчеты», в нем выбрать «Задолженность». Формирование отчета происходит автоматически после нажатия кнопки «Сформировать», учитываются указанные параметры «Начало периода», «Конец периода», «Периодичность». Результат работы отчета представлен на рисунке 43.

Рисунок 43 - результат работы отчета «Задолженность»

Результат работы созданного модуля 1С:Предприятие 8.2 - существенное сокращение временных затрат бухгалтера, связанных с расчетом квартплаты и формированием отчета о финансовом состоянии ТСЖ «Революции 8», устранение дублирующейся информации, создание централизованного хранилища данных о ТСЖ, квартирах и собственниках.

Целью создания информационного портала ТСЖ «Революции 8» была модернизация существующих способов информационного обеспечени в ТСЖ с использованием современных информационных технологий.

Рассмотрим функционал информационнго портала ТСЖ «Революции 8» с позиции Администратора (Председатель ТСЖ, Бухгалтер), зарегистрированного и незарегистрированного пользователя (жилец ТСЖ).

В задачи администратора сайта входит публикация нового контента - содержимого сайта - новостей, дополнение существующей структуры сайта новыми разделами, регистрация новых пользователей.

Зарегистрированный пользователь имеет доступ ко всем разделам сайта, исключая раздел «Должники», может создавать обсуждения, оставлять комментарии, задавать вопросы бухгалтеру и председателю, вызывать сантехика или электрика используя соответствующие формы.

Незарегистрированный пользователь имеет возможность просматривать новости и обсуждения. Основные разделы сайта для него закрыты.

При первом запуске сайта любой пользователь попадает на главную страницу, содержащую общую информацию о сайте ТСЖ «Революции 8». Для авторизации необходимо нажать на кнопку «Войти», расположенную в правой части экрана на панели виджетов - рисунок 44.

Рисунок 44 - стартовая страница сайта ТСЖ «Революции 8»

При нажатии на кнопку «Войти» пользователь попадает на страницу авторизации, где необходимо ввести свои логин и пароль для доступа панели администрирования и разделам сайта - рисунок 45.



Рисунок 45 - авторизация на сайте

Рассмотрим процесс управления содержимым сайта с позиции администратора.

1. После авторизации администратор сайта может создать новость. Для этого в панели администрирования необходимо выбрать пункт «Записи - Добавить новую» - рисунок 46.

Рисунок 46 - добавление новой новости

2. Заполняется заголовок первого уровня и содержание новости - рисунок 47.

3. Необходимо указатьпубликацию материала в рубрику «Новости», нажать кнопку «Обновить» - рисунок 47.

Рисунок 47 - редактирование новой новости

Редактирование содержания может идти как в режиме графического редактора с интуитивно понятным интерфейсом - легкость освоения для пользователя с низкой квалификацией - и режиме Full HTML, позволяющем редактировать разметку создаваемого документа вручную, используя средства HTML, Java Script и прочие. Результат проделанной работы - рисунок 48.

Рисунок 48 - отображение созданной новости на сайте

Кроме новостей администратор может создавать другие типы материалов, такие как рубрики, страницы, меню и пр. Создание всех типов материалов осуществляется через консоль администратора сайта. Администратор имеет доступ ко всем разделам сайта, может редактировать существующие и создавать новые типы материалов.

Процесс регистрации нового пользователя осуществляется исключительно администратором, что позволяет избежать регистрации нежелательных лиц на информационном портале. Для регистрации на сайте собственник должен связаться с администратором сайта лично или через e-mail, запросить индивидуальный логин и пароль для своей учетной записи.

Пример регистрации нового пользователя в системе:

1. Получить запрос от жильца, желающего получить учетную запись на информационном портале ТСЖ «Революции 8».

2. Войти в меню администрирования.

3. Выбрать пункт «пользователи - добавить нового».

4. В качестве инмени пользователя указать первуюбукву имени и фамилию на латинице.

5. Задать временный пароль, который пользователь может сменить в личном кабинете.

6. Нажать на кнопку «Создать», отправить пользователю письмо на электронный ящик с указанием его логина и пароля.

Зарегистрированный пользователь может просматривать информацию о ТСЖ: текущие тарифы на коммунальные услуги, список членов правления ТСЖ «Революции 8», оформлять заявки на вызов обслуживащего персонала:

1. Нажать на кнопку «Информация».

2. перейти в раздел «Обслуживающий персонал» - рисунок 50

Рисунок 50 - страница «Обслуживающий персонал»

3. Нажать на ссылку для перехода к форме заявки - рисунок 50

4. оформить заявку в соответствии с правилами - рисунок 51

Рисунок 51 - форма онлайн заявки на вызов электрика

5. отправить заявку - рисунок 51.

Если у жильца ТСЖ «Революции 8» возникает вопрос к председателю или бухгалтеру ТСЖ илижилец хочет донести какую-либо информацию до членов правления или всего дома вцелом, он может воспользоваться функциями раздела «Обратная связь» .

Раздел «Обратная связь» дает зарегистрированным пользователям доступ к формам обращения к председателю или бухгалтеру ТСЖ напрямую, используя средства сайт - формы подачи онлайн заявки, просматривать существующие и создавать новые обсуждения:

1. Войти в раздел «Обратная связь» - рисунок 52.

Рисунок 52 - страница обратной связи

2. Нажать на кнопку «Задать вопрос Председателю» - рисунок 52.

3. Заполнить форму в соответствии с правилами - рисунок 53.

Рисунок 53 - форма связи с председателем

4. Отправить заявку - рисунок 53.

Обсуждения - важная функция обратной связи. Общие собрания собственников, где проводятся обсуждения наиболее острых проблем, проводятся не чаще 2 раз в год - имеет место недостаточное информационное обеспечение жильцов ТСЖ. Функция обсуждений призвана решитьэту проблему - любой зарегистрированный пользователь имеет возможность высказать свое мнение или оставить комментарии к сообщениям других пользователей - жильцов дома. Просматривая ленту обсуждений члены управляющего состава ТСЖ «Революции 8» имеют возможность оперативно реагировать на замечания жильцов, отвечать на вопросы чаще чем 1-2 раза в год, что улучшает моральный климат в ТСЖ, понимание между собственниками и членами правления ТСЖ.

Чтобы начать обсуждение или оставить свои комментарии к уже существующим необходимо сделать следующее:

1. Войти в раздел «Обратная связь» - рисунок 52.

2. Нажать на кнопку «Обсуждения» - рисунок 52.

3. Создать новое обсуждение заполнив необходимые поля и нажать кнопку «Отправить»

Результат проделанных действий представлен на рисунке 54.

Рисунок 54 - обсуждение на сайте ТСЖ «Революции 8»

Обсуждения закрыты для комментирования незарегистрированным пользователем - рисунок 55.

Рисунок 55 - вид страницы «Обсуждения» с позиции незарегистрированного пользователя

Выводы. Целью разработки программного комплекса для ТСЖ «Революции 8» была оптимизация информационного обеспечения ТСЖ. Цель достигается за счет использования функционала модуля расчета квартплаты 1С:Предприятие 8.2 и информационного портала ТСЖ «Революции 8» в сети Интернет. Созданый модуль 1С:Предприятие 8.2 позволяющет автоматизировать рутинные операции бухгалтера, модернизировать процесс расчета и начисления квартплаты, создания отчетов о финансовом состоянии ТСЖ «Революции 8». Увеличение скорости работы бухгалтера обратнопропорционально времени донесения информации до жильцов ТСЖ «Революции 8» - чем больше скорость формирования информации - тем меньше время донесения информации до жильцов.

Модуль 1С:Предприятие 8.2 также являет собой централизованное хранилище данных о квартирах ТСЖ и их собственниках, наполняемые справочники могут служить источником статистической информации для принятия управленческих решений. Создан информационный портал ТСЖ «Революции 8» - сайт в сети Интернет. Функционал сайта существенно модернизирует процесс информационного обеспечения в ТСЖ «Революции 8», улучшает моральный климат, делает отчетность доступной для всех членов ТСЖ, создает новый механизм обратной связи между жильцами и членами управляющего состава ТСЖ «Революции 8».

Глава 3. Организационно-экономическая часть

3.1 Обоснование вопросов информационной безопасности

Общие вопросы информационной безопасности

Под угрозой безопасности вычислительной системы понимаются воздействия на систему, которые прямо или косвенно могут нанести ущерб ее безопасности. Таким образом, перед защитой систем обработки информации стоит довольно сложная задача - противодействие бурно развивающимся угрозам безопасности. Следовательно, безопасная или защищенная система - это система, обладающая средствами защиты, которые успешно и эффективно противостоят угрозам безопасности.

Проблемы информационной безопасности решаются, как правило, посредством создания специализированных систем защиты информации, которые должны обеспечивать безопасность информационной системы от несанкционированного доступа к информации и ресурсам, несанкционированных и непреднамеренных вредоносных воздействий. Система защиты является инструментом администратора, выполняющего функции по обеспечению защиты информационной системы и контролю ее защищенности.

Угрозы информационной безопасности, характерные для предприятия

Угрозы можно классифицировать по нескольким критериям:

- по аспекту информационной безопасности (доступность, целостность, конфиденциальность);

- по компонентам информационных систем (данные, программы,

аппаратура, поддерживающая инфраструктура);

- по способу осуществления (случайные/преднамеренные действия природного/техногенного характера);

- по расположению источника угроз (внутри/внешние).

К основным угрозам безопасности информации и нормального функционирования ИС относятся:

- утечка конфиденциальной информации - данных собственников жилья из базы 1С:Предприятие 8.2, используемой бухгалтером для расчета квартплаты; данных по должникам, хранящихся на закрытом разделе сайта ТСЖ «Революции 8»;

- несанкционированное использование информационных ресурсов - несанкционированный доступ к базе данных 1С:Предприятие, используемой бухгалтером ТСЖ «Революции 8», панели администратора информационного портала ТСЖ;

- ошибочное использование информационных ресурсов - случайный непреднамеренный доступ к ресурсам информационного обеспечения в режиме администратора;

Утечка конфиденциальной информации -- это бесконтрольный выход конфиденциальной информации за пределы ИС или круга лиц, которым она была доверена по службе или стала известна в процессе работы. Эта утечка может быть следствием:

- разглашения конфиденциальной информации о жильцах или деятельности ТСЖ «Революции 8»;

- ухода информации по различным техническим каналам;

- несанкционированного доступа к конфиденциальной информации различными способами.

Разглашение информации ее владельцем или обладателем есть умышленные или неосторожные действия должностных лиц и пользователей, которым соответствующие сведения в установленном порядке были доверены по службе или по работе, приведшие к ознакомлению с ним лиц, не допущенных к этим сведениям.

Несанкционированный доступ -- это противоправное преднамеренное овладение конфиденциальной информацией лицом, не имеющим прав доступа к охраняемым сведениям.

В учреждении самыми частыми и самыми опасными (с точки зрения размера ущерба) являются непреднамеренные ошибки сотрудников, обслуживающих информационную систему. Такие ошибки и являются собственно угрозами (неправильно введенные данные или ошибка в программе, вызвавшая сбой системы), иногда они создают уязвимые места, которыми могут воспользоваться злоумышленники. Самый радикальный способ борьбы с таким видом угроз - максимальная автоматизация и строгий контроль пользователей информационной системы.

Причины, в результате которых пользователи совершают ошибки, приводящие к угрозам информационной безопасности:

- нежелание работать с информационной системой (чаще всего проявляется при необходимости осваивать новые возможности и при расхождении между запросами пользователей и фактическими возможностями и техническими характеристиками);

- невозможность работать с системой в силу отсутствия соответствующей подготовки (недостаток общей компьютерной грамотности, неумение интерпретировать диагностические сообщения, неумение работать с документацией и т.п.);

- невозможность работать с системой в силу отсутствия технической поддержки (неполнота документации, недостаток справочной информации и т.п.).

Основными источниками внутренних отказов в учреждении являются:

- отступление сотрудников (случайное или умышленное) от установленных правил эксплуатации;

- выход системы из штатного режима эксплуатации в силу случайных или преднамеренных действий пользователей (превышение расчетного числа запросов, чрезмерный объем обрабатываемой информации и т.п.);

- ошибки при (пере)конфигурировании системы;

- отказы программного и аппаратного обеспечения;

- разрушение или повреждение аппаратуры.

По отношению к поддерживающей инфраструктуре можно выделить следующие угрозы:

- нарушение работы (случайное или умышленное) систем связи, электропитания, теплоснабжения, кондиционирования;

- разрушение или повреждение помещений;

- невозможность или нежелание обслуживающего персонала или пользователей выполнять свои обязанности.

Недостатки в системе защиты информации

В ТСЖ «Революции 8» не происходит совершенствование системы информационной безопасности. Затраты на организацию информационной безопасности минимальны - приобретение антивирусного программного обеспечения 1 раз в год. Отсутствует персонал, компетентный в вопросах информационной безопасности. Защита информационного портала ТСЖ «Революции 8» в сети Интернет не реализована.

К недостаткам системы защиты информации на учреждении можно отнести:

- наличие в учреждении неквалифицированных сотрудников;

- отсутствие специального программного обеспечения, призванного контролировать защиту каналов связи;

- нерегулярность антивирусных проверок своих компьютеров сотрудниками учреждения;

- разглашение своих паролей для доступа в систему другим сотрудникам;

- использование устаревшего программного обеспечения для доступа в Интернет;

- отсутствие политики конфиденциальности на сайте ТСЖ

- отсутствие бесперебойных блоков питания у сотрудников учреждения.

Предлагаемые мероприятия по совершенствованию системы защиты информации

В соответствии с выявленными недостатками в системе информационной безопасности учреждения, можно предложить следующие меры по повышению эффективности системы защиты информации:

1. Принять на работу квалифицированного сотрудника из состава жильцов дома, который обеспечит высокий уровень информационной защищенности предприятия;

2. Составление должностных инструкций, предписывающих сотрудникам проводить регулярные антивирусные проверки своих компьютеров и неразглашения своих паролей для доступа в систему иным лицам;

3. Приобрести Traffic Inspector последней версии, который обладает возможностями:

* Автоматическое обновление списков для блокировки рекламы и запрета сайтов;

* Расширенный функционал мониторинга;

* Индикаторы текущей скорости сетевого соединения;

4. Смена сотрудниками паролей раз в месяц;

5. На каждой из рабочих станций, доступ к которым имеет не только конкретный сотрудник, но и иные лица, создать отдельную учетную запись с паролем высокой надежности (8 и более знаков, включающий в себя буквы латинского алфавита и цифры, обязательно в верхнем и нижнем регистрах). Произвести переустановку всего ПО, необходимого для работы с системой информационного обеспечения.

6. Создать политику конфиденциальности на информационном портале ТСЖ, что подразумевает полный доступ ко вем разделам сайта авторизованных пользоваелей и ограниченный доступ для неавторизованных пользователей. Кроме того необходимо защитить страницу «Должники» паролем, что обеспечит доступ к конфиденциальной информации только компетентных лиц - бухгалтера и председателя ТСЖ «Революции 8».

7. Изменить тип регистрации на сайте ТСЖ на закрытый. Алгоритм получения доступа к сайту нового пользователя:

· Лицо, желающее получить доступ к информации на сайте ТСЖ, отправляет запрос через специальную форму на сайте.

· Админстратор сайта проверяет достоверность предоставленных сведений через базу 1С:Предприятие 8.2.

· При подтверждении всей информации, поступившей в запросе, администратор сайта создает учетную запись для нового пользователя сайта.

· Данные для входа на сайт высылаются ответным письмом.

8. В подсобном помещении 3 подъезда расположить железный (стальной) сейф, в котором будет храниться архив бумажных документов. Сейф и помещение запираются на ключ, который будет храниться у председателя ТСЖ, что обеспечит достаточный уровень ограничения доступа к информации.

9. Приобрести переносной жесткий диск объемом не менее 250 Гбайт для еженедельного копирования важных данных с компьютеров бухгалтера и председателя на случай полной утраты или частичного повреждения оных.

10. Ограничить доступ к ключам Электронной Цифровой Подписи, необходимым для авторизации в системах Электронного Банкинга, для всех лиц, кроме председателя и бухгалтера.

11. Установить блоков бесперебойного питания в квартирах бухгалтера и председателя.

Выполнение данных мероприятий повысит эффективность информационной безопасности ТСЖ и работоспособность сотрудников, а так же защиты их персональных компьютеров от угроз.

Модель информационной системы безопасности на уровне программных средств

Модель информационной системы безопасности на уровне программных средств представлена на рисунке 56.



Рисунок 56 - Модель информационной системы безопасности на уровне программных средств

Декомпозиция модели информационной системы безопасности на уровне программных средств представлена на рисунке 57.

Рисунок 57 - декомпозиция модели информационной системы безопасности на уровне программных средств

Данная модель состоит из 6 блоков:

1. попытка проникновения в систему - на данном этапе производится попытка проникновения в информационную систему предприятия;

2. реагирование средств защиты - антивирусные средства защиты реагируют на попытку проникновения, регистрируя угрозу;

3. предупреждение о попытке проникновения - антивирусная программа извещает пользователей и системного администратора о попытке взлома системы;

4. устранение попытки проникновения - предпринимаются меры по устранению попытки проникновения в систему;

5. анализ последствий - анализ результатов проникновения и оценка полученного ущерба;

Совершенствование средств защиты - ужесточение политики безопасности, обновление антивирусных баз, обновление антивирусного программного обеспечения.

В ходе анализа системы информационной безопасности были рассмотрены следующие задачи:

Угрозы информационной безопасности в ТСЖ «Революции 8»;

Выявлены слабые места и систематизированы информационные риски;

предложены меры по снижению рисков и улучшению системы информационной безопасности;

построена модель информационной системы с позиции безопасности.

Предложены мероприятия по усовершенствованию системы безопасности в ТСЖ «Революции 8».

Сведения о сертификации рабочего места

Под рабочим местом понимается зона трудовой деятельности, оснащенная техническими средствами и вспомогательным оборудованием, необходимым для решения конкретных производственных задач.

Работа человека за компьютером относится к умственной деятельности, требующей внимания и нервного напряжения. Для разработки мероприятий по рациональной организации труда оператора необходимо выделить факторы, влияющие на его здоровье и утомлённость. Эти факторы можно разделить на следующие группы: условия окружающей среды (температура, влажность, скорость движения воздуха, освещение, световое решение интерьера, шум, электромагнитные излучения); Условия трудового процесса на рабочем месте (рабочая поза, ритм и темп работы, наличие перерывов в работе).

Важную роль играет планировка рабочего места, которое удовлетворяет требованиям удобства выполнения работ и экономии энергии и времени, рационального использования производственных площадей. Рабочее место состоит из следующих компонентов: стола, стула или кресла, системного блока, монитора, клавиатуры и манипулятора типа «мышь».

Монитор. Уровень глаз должен приходиться на центр экрана или 2/3 высоты экрана. Линия взора должна быть перпендикулярна центру экрана, и оптимальное ее отклонение в вертикальной плоскости должно находиться в пределах 5 град., допустимое 10 град. Оптимальный обзор в горизонтальной плоскости от центральной оси экрана должен быть в пределах 15 град., допустимый 30 град. При рассматривании информации, находящейся в крайних положениях экрана, угол рассматривания, ограниченный линией взора и поверхностью экрана, должен быть не менее 45 град. Чем больше угол рассматривания, тем легче воспринимать информацию с экрана и меньше будут уставать глаза.

Следует избегать того, чтобы монитор был обращен экраном в сторону окна. Для исключения бликов на экране, расположенном рядом с окном, рабочее место и экран должны быть расположены перпендикулярно оконному стеклу. Солнечные лучи не должны попадать и непосредственно в поле зрения пользователя ПК. Основной поток естественного света должен быть слева. Стена позади компьютера должна быть освещена примерно также как и экран.

Экран дисплея размещен на оптимальном расстоянии от пользователя (0,6 - 0,7 м.), верхняя часть находится на уровне глаз, что соответствует с СанПиН 2.2.2.542-96 «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организация работы». Монитор имеет регулировку яркости и контраста.

Клавиатура. Руки должны располагаться так, чтобы они находились на расстоянии нескольких десятков сантиметров от туловища. Кресло и клавиатура устанавливаются так, чтобы не приходилось далеко тянуться. При изменении положения тела обязательно следует переменить и положение клавиатуры. При этом удобно воспользоваться регулируемой подставкой клавиатуры.

Кресло. Кресло должно иметь подлокотники и подъемно-поворотное устройство для регуляции высоты сидения и спинки, а также угла наклона спинки.

Высота поверхности сидения должна регулироваться в пределах 40-50 см., угол наклона спинки - в пределах 90-110 град. Ширина сидения должна быть 40 см, глубина - не менее 38 см. Высота опорной поверхности спинки - не менее 30 см., ее ширина - не менее 38 см.

Кресло следует устанавливать на такой высоте, чтобы не чувствовалось давления на копчик (это может быть при низком расположении кресла) или на бедра (при слишком высоком). Хотя большинство пользователей ПК предпочитает сидеть, несколько откинувшись назад, специалисты по эргономике считают, что угол между бедрами и позвоночником должен составлять 90 град. Работающий за терминалом должен сидеть прямо, опираясь в области нижних узлов лопаток на спинку кресла, не сутулясь, с небольшим наклоном головы вперед (до 5-7 град.). Предплечья должны опираться на поверхность стола, снимая тем самым статическое напряжение плечевого пояса и рук.

Рабочий стол. Длина стола (слева направо) должна быть не менее 70 см., ширина должна обеспечивать место перед клавиатурой (не менее 30 см.) для расположения записей, документов и др.

Поверхность стола, на которой располагаются клавиатура, должна иметь наклон 12-15 град.; допускается и горизонтальная поверхность стола.

Ширина пространства для ног под столом должна быть не менее 50 см., глубина - не менее 45 см.

При выборе места для размещения ПК необходимо учесть следующие условия:

1. Не размещать ПК вблизи нагревательных приборов и под прямыми солнечными лучами

2. ПК должен быть размещён не ближе 1 метра от источников сильных ЭМИ

3. Не размещайте ПК там, где есть возможность попадания влаги на компьютер

4. При размещении ПК интерфейсные кабели и кабели электропитания не должны быть под ногами и мешать передвижению людей

Системный блок и монитор должны иметь не менее 20 см свободного пространства с тех сторон, где находятся вентиляционные щели. Системный блок должен стоять на твёрдой поверхности, чтобы дно блока было приподнято над поверхностью. Не кладите на монитор бумагу, ткани и прочее, что может нарушить вентиляцию.

На одного человека должен приходиться объём помещения 35-45 м3 при площади 5-6 м2 (без учёта проходов). При этом для обеспечения комфортной рабочей среды необходимо обеспечить вентиляцию помещения с производительностью 20-40 м3/ч на каждого человека. В помещении ежедневно проводится влажная уборка. Кроме естественной вентиляции в рабочем помещении необходимо предусматривать и приточно-вытяжную вентиляцию, а также использовать кондиционирование воздуха с учётом тепло избытка от машин, людей, солнечной энергии и от источников искусственного освещения. Подача воздуха должна осуществляться в верхнюю зону помещения с малыми скоростями с учётом поддержки заданной скорости воздуха в рабочей зоне.

Важным условием повышения труда оператора является звукоизоляция служебных помещений. Длительное воздействие на человека шума, уровень которого превышает допустимые нормы, отрицательно влияет на его психофизические функции, в результате чего снижается качество и производительность труда, и возникает опасность серьёзных заболеваний.

Источниками шумов в помещении, оборудованном средствами вычислительной техники, являются: персональные компьютеры; вентиляторы в блоках ПК; устройства ввода- вывода (принтеры, дисководы и т.п.).

Уровни шума на рабочих местах соответствуют требованиям: уровень шума не превышает 60 дБА.

Для обеспечения уровня шума в допустимых пределах и в случаях, когда он не удовлетворяет техническим нормам, проводят следующие мероприятия:

· ослабление шума в источниках его возникновения;

· изоляция источников шума с помощью звукопоглощающей обивки;

· экранирование рабочего места;

· строительные мероприятия.

Для снижения уровня шума потолок или стены, а иногда и то и другое должны облицовываться звукопоглощающим материалом с максимальным коэффициентом звукопоглощения в области частот 63-8000 Гц.

Электробезопасность.

Согласно ПУЭ («Правила устройства электроустановок») помещение, оснащенное средствами вычислительной техники, является помещением с повышенной опасностью поражением электрическим током, так как существуют условия для одновременного прикосновения к металлическим корпусам электрооборудования с заземленными частями или конструкциям здания и оборудования.

Для обеспечения безопасной работы обслуживающего персонала и нормальной работы вычислительных машин в электроустановках 220/380 В предусмотрено защитное заземление. Смысл защитного заземления заключается в том, чтобы создать между корпусом защищаемого оборудования и землёй электрические соединения достаточно малого сопротивления, чтобы в случае замыкания на корпус, прикосновение к нему человека не могло вызвать прохождение через его тело опасной силы тока (до 10 мА).

Из изоляционных средств должны быть:

· переносные заземляющие устройства;

· инструменты с изолированными рукоятками;

· указатели напряжения для определения наличия напряжения с дополнительным сопротивлением для фазировки;

· резиновые диэлектрические коврики.

Защита от статического электричества и электромагнитных полей:

Регламентация приводится в ГОСТ 12.4.124.83 «ССБТ. Средства защиты от статического электричества. Общие технические требования».

Физиологическое воздействие статического электричества на организм человека может проявляться в форме малого тока длительно протекающего через тело, кратковременных электрических разрядов, а также электрического поля, действующего на организм человека. Действие статического электричества смертельной опасности не представляет, но неблаготворно отражается на состоянии здоровья человека. Вызываемые статическим электричеством неприятные ощущения являются этиологическим фактором неврастенического синдрома, головной боли, плохого сна, неприятных ощущений. Всё это сказывается на работоспособности оператора ПК.

Причинами возникновения статического электричества является электромагнитное поле, возникающее при работе электрических устройств и способность ПК накапливать статическое электричество. Наличие большого количества связанных устройств затрудняет удаление этого фактора.

С целью отвода статического электричества применяют заземление, которое представляет собой единую неразрывную линию, присоединённую в нескольких местах к заземляемому устройству.

Пожарная безопасность:

Требования пожарной безопасности регламентируются ГОСТ 12.1.004-91 ССБТ «Пожарная безопасность. Общие требования». В соответствии с требованиями НПБ 105-95 Определение категории помещении и зданий по взрывопожарной и пожарной опасности», помещение с вычислительной техникой относится к категории В (горючие и трудно горючие жидкости, горючие и трудно горючие вещества и материалы, вещества и материалы, способные при взаимодействии с водой, кислородом или друг с другом только гореть, при условии, что помещения, в которых они имеются в наличии, не относятся к категории А и В).

В связи с установкой дорогостоящего оборудования в помещении с вычислительной техникой необходимо иметь пожарную сигнализацию, срабатывающую автоматически и передающую сигнал о пожаре на приёмную станцию. Для тушения пожара необходимо иметь углекислотные огнетушители типа ОУ - 2.

Нельзя использовать воду для тушения при включённой общей системе электропитания помещения. В здании должна быть предусмотрена внутренняя пожарная водопроводная сеть. Внутренняя сеть подключается к внешней пожарной сети, оборудованной гидратами, расположенными на расстоянии не более 5 метров от стен здания, 150 метров друг от друга и 2,5 метра от края проезжей части.

Организация безопасных условий на рабочем месте

Для организации безопасных условий на рабочем месте необходимо разработать ряд мероприятий. Разработать схему и состав рабочего места, составить содержание технологической последовательности операций на рабочем месте, список опасных и вредных факторов, список норм безопасности. Составить перечень комплектующих приборов, устройств, инструмента. Разработать инструкцию по охране труда на рабочем месте, разработать программу инструктажа по мерам и правилам безопасности на рабочем месте и, в заключении разработать план- конспект проведения инструктажа по мерам и правилам безопасности на рабочем месте.

Опасные вредные факторы:

1. повышенное напряжение электрической сети;

2. повышенный уровень излучений;

3. аномальная освещенность.

Нормы безопасности:

1. допустимая величина напряжения в сети -220В или 380 В;

2. оптимальная температура -20%;

3. освещенность 300 лк;

4. влажность - 40-60%;

5. скорость движения воздуха 0,2 м/с.

Инструкция по охране труда - нормативный акт, устанавливающий требования по охране труда при выполнении работ в производственных помещениях, на территории организации, на строительных площадках и иных местах, где производятся эти работы и выполняются обязанности.

Разработка инструкции по охране труда для работника (исходя из его профессии или вида выполняемой работы) осуществляется на основании приказа (распоряжения) работодателя.

Инструкция по охране труда для работника разрабатывается на основе межотраслевой или отраслевой типовой инструкции по охране труда (а при ее отсутствии - межотраслевых или отраслевых правил по охране труда), требований безопасности, изложенных в эксплуатационной и ремонтной документации организаций-изготовителей оборудования, а также в технологической документации организации с учетом конкретных условий производства.

Инструкции по охране труда для работников разрабатываются руководителями соответствующих структурных подразделений организации и утверждаются приказом работодателя по согласованию с соответствующим профсоюзным либо иным уполномоченным работниками представительным органом.

Инструктаж проводится с вновь прибывшими сотрудниками по план - конспекту, разработанному в соответствии с программой первичного инструктажа. План конспект разрабатывается лицом ответственным за проведение инструктажа в соответствии с программой первичного инструктажа.

При анализе было выявлено, что в целом созданы и обеспечены безопасные условия для персонала. Однако имеют место отдельные случаи производственного травматизма, нарушения требований безопасности и трудовой дисциплины. Основными причинами этому были конструктивные недостатки оборудования, нарушения трудовой дисциплины, отсутствие или недостаточно полный инструктаж на рабочем месте, которое оцениваются как удовлетворительное.

Обоснование экономической эффективности проекта

В данном разделе осуществляется расчет экономической эффективности проекта.

Эффективность - одно из наиболее общих экономических понятий, не имеющих единого общепризнанного определения. Это одна из возможных характеристик качества системы, а именно её характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

Разработанное в дипломном проекте прикладное решение для расчета квартплаты в 1С:Предприятие 8.2 решает задачи автоматизации расчета и начисления квартплаты в ТСЖ «Революции 8», в частности задачи хранения и обработки информации, автоматизированного расчета квартплаты и формирования квитанций квартплаты, формирование отчета по должникам. Используемая информационная система позволяет снизить время, затрачиваемое бухгалтером на работу с поступающими данными о потреблении коммунальных услуг от жильцов ТСЖ «Революции 8», формирование квитанций квартплыт, отчетов, а также на поиск необходимой информации.