Разработка автоматизированной системы для обеспечения оптимальной скорости и простоты процесса передачи информации в товарищество собственников жилья "Революции 8"

Разработанное программное решение «Информационный портал ТСЖ «Революции 8» решает задачи автоматизации информационного обеспечения в ТСЖ «Революции 8» такие как: предоставление информации(данные отчетов, общих собраний собственников, иных форм отчетности перед собственниками) в общий доступ, создание обсуждений важных вопросов, связанных с деятельностью ТСЖ, заявки на вызов обслуживающего персонала. Использование данного программного решения позволит существенно сократить время на предоставление интересующей информации пользователям сайта - жильцам ТСЖ, решать важные вопросы не только на общих собраниях собственников, но и в режиме on-line.

В основе расчёта экономической эффективности от реализации бизнес - процесса «Организовать информационное обеспечение в ТСЖ «Революции 8» с использованием 1С:Предприятие 8.2 и информационного портала ТСЖ лежат затраты рабочего времени бухгалтера и администратора сайта на выполнение работ.

При расчете экономического эффекта в качестве базового варианта приняты методы:

1. Бухгалтер заносит данные в рабочую тетрадь, дублирует данные потребления в файлы MS Excel 2007, проверяет правильность внесенных данных, формирует квитанции квартплаты, заносит данные в новые файлы MS Excel 2007, печатает и передает квитанции жильцам.

2. Бухгалтер организует информационное обеспечение - формирует необходимые отчетные документы и представляет их на общем собрании собственников, вывешивает их в подъездах.

В проектном варианте занесение данных потребления, расчет квартплыт, формирование квитанций квартплаты выполняет модуль 1С:Предприятие 8.2, информационное обеспечение организуется средствами информационного портала ТСЖ «Революции 8» в сети Интернет. При использовании модуля 1С:Предприятие 8.2 отпадает необходимость дублирования данных, проверок расчетных данных и формирование квитаний квартплаты. При использовании средств информационного портала ТСЖ «Революции 8» появляется возможность публиковать необходимую информацию без затрат на канцелярские товары и выделение времени общих и иных собраний собственников.

Временные затраты по базовому и проектному варианту формирования квитанций квартплаты представлены в таблице.

Временные затраты на информационное обеспечение жильцов ТСЖ «Революции 8» представлены в таблице:

Анализ таблиц показал, что затраты времени на формирование квитанций квартплаты в базовом варианте составляет 565 минут, а в проектном - 50 минуты, организация информационного обеспечения в базовом варианте - 555 минут, в проектном - 10. Таким образом, выполнение операции по модели TO-BE приведёт к экономии рабочего времени бухгалтера на 1060 минуты. Это позволит повысить производительность труда за счёт увеличения произведенных операций в единицу времени и тем самым снизить трудовые затраты.

На основе полученных данных можно сделать вывод, что сокращение рабочего времени бухгалтера явилось следствием автоматизации данного участка работы с помощью 1С:Предприятие 8.2 и инструментария сайта ТСЖ «Революции 8».

Таким образом, исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что рабочее время бухгалтера на выполнение операций по организации информационного обеспечения сократится почти в 19 раза. То есть с использованием модуля 1С:Предприятие 8.2 и инструментария информационного портала ТСЖ у бухгалтера будет оставаться больше времени для выполнения других своих должностных обязанностей, которые сейчас он не всегда успевает выполнить за рабочую. За работу во внеурочное время ему каждый месяц выплачивается премия в размере от 500 рублей до 1000 рублей. Следовательно, если внедрить систему этих затрат можно избежать и за год сэкономить от 6000 рублей до 12000 рублей.

Экономические затраты на внедрение информационной системы представлены в таблице:

Анализируя таблицу можно сделать вывод, что экономический результат разработки, внедрения и сопровождения созданной системы - убыток в размере 19300 рублей. Однако этот убыток может быть покрыт за счет размещения рекламы на сайте ТСЖ «Революции 8». Средняя выручка от рекламы - 100 рублей при 100 посещениях в месяц. Продажа рекламных мест повышается с инлексом доверия в поисковых системах Яндекс и Google. Простейшие SEO мероприятия могут увеличить индекс доверия сайта до уровня дохода с продажи рекламных мест до 3000-6000 рублей в месяц. Кроме того экономия на премиях для бухгалтера (6000-12000 в год) при самом писсимистичном варианте развития событий позволит окупить внедрение за 6 месяцев. Далее информационная система начнет приносить прибыль.

Вывод. Внедрение новой системы информационного обеспечения в ТСЖ «Революции 8» существенно сократит временные затраты бухгалтера по начислению квартплаты и информированию жильцов ТСЖ. По истечение полугода внедренная систем может приносить экономическую выгоду до

84000 рублей в год (12000 в год за счет сокращения премий бухгалтера, 72000 за счет продажи рекламных мест на сайте ТСЖ).

Заключение

В данном дипломном проекте рассмотрен процесс информационного обеспечения ТСЖ «Революции 8» г. Перми.

В ходе выполнения проекта были собраны сведения о деятельности учреждения, изучены действующие в ТСЖ информационные системы, произведен анализ информационной безопасности учреждения.

В процессе создания дипломного проекта решены поставленные задачи:

1) проанализирован действующий в учреждении порядок информационного обеспечения и разработана функционально-структурная модель AS-IS - «Как есть» для данного процесса;

2) в результате анализа построенной модели выявлены недостатки в существующем процессе информационного обеспечения и предложены рекомендации по их устранению;

3) с учетом рекомендаций разработан проект системы информационного обеспечения в ТСЖ «Революции 8», т.е. функционально-структурная модель TO-BE - «Как будет».

4) проект реализован в системе 1С:Предприятие 8.2 и CMS Wordpress, т.е. автоматизированы те функции бухгалтера, которые выполнялись вручную, расчет квартплаты, формирование квитанций квартплаты, формирование отчетов по должникам и финансовом состоянии ТСЖ на определенный период, информационное обеспечение жильцов ТСЖ «Революции 8».

После разработки прикладного решения был проведен сравнительный анализ моделей AS-IS и TO-BE, который показал, что при расчете квартплаты и формировании отчетов и квитанций квартплыт в автоматизированной системе временные затраты секретаря на создание документов сократятся на 1060 минут, т.е. почти в 18 раза, что в свою очередь приведет к росту производительности труда за счет увеличения произведенных операций в единицу времени и соответственно к снижению трудовых затрат секретаря. Кроме того, это позволит сэкономить от 6000 рублей до 12000 рублей в год, которые выплачиваются бухгалтеру за работу во внеурочное время. Использование информационного портала ТСЖ как дополнительного источника дохода - продажа рекламных мест - даст прибыль в размере 3000-6000 в месяц.

Таким образом, внедрение системы позволяет:

· сократить временные и трудовые затраты бухгалтера;

· осуществлять оперативный доступ к достоверной и представленной в удобном виде информации;

· упростить обработку данных;

· избавиться от двойной регистрации одних и тех же данных;

· повысить качество выполнения документов.

Из всего вышесказанного следует, что поставленная цель достигнута

Размещено на Allbest.ru