Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

ВСТУП

І. MICROSOFT EXCEL

1.1 Вікно програми

1.2 Меню

1.3 Панелі інструментів

2. Введення та редагування даних

2.1 Заповнення комірок

2.2 Відкриття робочої книги

3. Форматування табличних даних

3.1 Стиль подання даних

3.2 Порядок введення формули

4. Робота з майстром функцій

5. Сортировка, фільтрація даних зведених таблиць

1.7 Побудова діаграм

ІІ.ПРАКТИЧНА ЧАСТИНА

Техніка безпеки під час роботи з ПК

Вступ

Microsoft Excel - програма призначена для організації даних у таблиці для документування й графічного подання інформації.

Програма MS Excel застосовується при створенні комплексних документів у яких необхідно: використовувати ті самі дані в різних робочих аркушах; змінити й відновлювати зв'язки.

Перевагою MS Excel є те, що програма допомагає оперувати більшими обсягами інформації. Робочі книги MS Excel надають можливість зберігання й організації даних, обчислення суми значень у комірках. MS Excel надає широкий спектр методів, що дозволяють зробити інформацію простою для сприйняття.

У наш час, кожній людині важливо знати й мати навички в роботі з додатками Microsoft Office, тому що сучасний світ насичений величезною кількістю інформації, з якою просто необхідно вміти працювати.

Мета: ознайомитися з основними можливостями програми Microsoft Excel 2003.

Завдання: зробити приклади функцій, формул та консолідації в Excel 2003.

І. Microsoft Excel

1.1 Вікно програми

Microsoft Excel 2003 - табличний процесор, програма для створення й обробки електронних таблиць. Ярлик Microsoft Excel 2003 має вигляд на мал.1.

Microsoft Excel дозволяє працювати з таблицями в двох режимах:

Обычный - найбільш зручний для виконання більшості операцій.

Разметка страниц - зручний для остаточного форматування таблиці перед друкуванням. Межі поміж сторінками у цьому режимі відображаються синіми пунктирними лініями. Межі таблиці - суцільною синьою лінією, пересуваючи яку можна змінювати розмір таблиці.

Для переходу поміж режимами Обычный і Разметка страниц використовуються відповідні пункти у меню Вид.

Мал.1. Вікно Microsoft Excel

1.2 Меню

Під заголовком вікна знаходиться рядок меню, через який можна викликати будь-яку команду Microsoft Excel. Для відкриття меню необхідно клацнути мишею на його імені. Після чого з'являться ті команди цього меню, які вживаються найчастіше

Якщо клацнути на кнопці у нижній частині меню то з'являться усі команди цього меню

Мал.2

1.3 Панелі інструментів

Під рядком меню розташовані панелі інструментів, що складаються з кнопок з малюнками. Кожній кнопці відповідає команда, а малюнок на цій кнопці передає значення команди. Більшість кнопок дублюють найбільш часто вживані команди, доступні в меню. Для виклику команди, зв'язаної з кнопкою, необхідно натиснути мишею на цій кнопці. Якщо навести покажчик миші на кнопку й трохи почекати, поруч з'явиться рамка з назвою команди.

За звичаєм під рядком меню знаходяться дві панелі інструментів - Стандартная і Форматирование. Щоб вивести, або забрати панель з екрану слід вибрати в меню Вид пункт Панели инструментов, а потім натиснути на ім'я потрібної панелі. Якщо панель присутня на екрані, то навпроти її імені буде стояти позначка . Якщо для виведення усіх кнопок на панелі не достатньо місця, то виводяться кнопки, які були ужиті останніми. Якщо натиснути на кнопку у кінці панелі, то з'являться інші кнопки (мал.5). При натисканні на кнопку Добавить или удалить кнопки з'явиться меню (мал.6), в якому можна вивести або забрати кнопку з панелі.

Також для зміни складу панелі інструментів можна у меню Сервис вибрати пункт Настройка. У діалоговому вікні необхідно вибрати вкладку Команды. У переліку Категории необхідно вибрати групу кнопок, після чого у переліку Команды з'являються кнопки цієї групи. Щоб додати кнопку до панелі інструментів слід пересунути її з діалогового вікна в потрібну позицію меню. Процес встановлення кнопки завершується натисканням кнопки Закрыть. Для видалення кнопки з панелі інструментів необхідно пересунути її в діалогове вікно Настройка.

Керувати панелями інструментів зручно за допомогою контекстного меню (мал.7), яке викликається натисканням правої клавіші миші на будь-якій кнопці.

Під панелями інструментів Microsoft Excel за звичаєм знаходиться рядок формул, а у нижній частині вікна рядок стану. Щоб вивести або забрати ці рядки слід у меню Вид вибирати відповідні пункти: Строка формул або Строка состояния.

2. Введення та редагування даних

Виділення елементів таблиці

Одна з комірок таблиці завжди є активною, активна комірка виділяється рамкою.

Щоб зробити комірку активною, потрібно клавішами керування курсором підвести рамку до цієї комірки або натиснути на ньому мишею.

Для виділення декількох суміжних комірок необхідно установити покажчик миші на одному з комірок, натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, розтягнути виділення на всю ділянку. Для виділення декількох несуміжних груп комірок слід виділити одну групу, натиснути клавішу Ctrl і, не відпускаючи її, виділити інші комірки.

Щоб виділити цілий стовпець або рядок таблиці, необхідно натиснути мишею на його імені. Для виділення декількох стовпців або рядків слід натиснути на імені першого стовпця або рядку і розтягнути виділення на всю ділянку. Для виділення декількох аркушів необхідно натиснути Ctrl і, не відпускаючи її, натискати на ярликах аркушів.

Мал.3

2.1 Заповнення комірок

Для введення даних у комірку необхідно зробити її активною і ввести дані з клавіатури. Дані з'являться у комірці та у рядку редагування (мал.8). Для завершення введення слід натиснути Enter або одну з клавіш керування курсором. Процес введення даних закінчиться й активним буде сусідня комірка.

Щоб відредагувати дані у комірці, необхідно:

· зробити комірку активною і натиснути клавішу F2, або двічі натиснути у комірці мишею;

· у комірці з'явиться текстовий курсор, який можна пересунути клавішами керування курсором у потрібне місце і відредагувати дані;

· вийти з режиму редагування клавішею Enter.

Увага! Перед виконання будь-якої команди Microsoft Excel слід завершити роботу з вічком, тобто вийти з режиму введення або редагування.

Створення робочої книги

Для створення нової робочої книги у меню Файл вибрати команду Создать. У діалоговому вікні, що розкрилося, (мал.9) вибрати спочатку вкладку, а потім шаблон, на основі якого буде створено робочу книгу; після чого натиснути кнопку OK. Звичайні робочі книги створюються на основі шаблону Книга.

Для створення робочої книги на основі шаблону Книга можна натиснути кнопку .

2.2 Відкриття робочої книги

Для відкриття існуючої робочої книги необхідно в меню Файл вибрати команду Открыть або натиснути кнопку , після чого розкриється діалогове вікно Открытие документа (мал.11). У прихованому переліку Папка слід вибрати диск, на якому знаходиться потрібна робоча книга. У переліку, що розташований нижче вибрати (подвійним натисканням) папку з книгою і саму книгу.

За замовчанням у переліку виводяться тільки файли з книгами Microsoft Excel, які мають розширення .xls і значки на мал.10. Для виводу інших типів файлів або усіх файлів необхідно вибрати відповідний тип у полі прихованого переліку Тип файлов.

Збереження робочої книги

Для збереження робочої книги необхідно викликати команду Сохранить меню Файл або натиснути кнопку . При першому збереженні з'являється діалогове вікно Сохранение документа (мал.12). У прихованому переліку Папка слід вибрати диск, у переліку, що розташований нижче папку, в якій необхідно зберегти книгу. У полі прихованого переліку Тип файла - формат, в якому буде збережено книгу. У полі Имя файла потрібно ввести ім'я книги й натиснути кнопку Сохранить.

Мал.4



Мал.5

При повторному збереженні діалогове вікно Сохранение документа не виводиться, книга автоматично зберігається в тому ж файлі. Щоб зберегти книгу під іншим ім'ям або в іншій папці, слід у меню Файл вибрати команду Сохранить как, після чого з'являється вікно Сохранение документа.

3. Форматування табличних даних

Дані в Excel виводяться на екран у певному форматі. За замовчуванням інформація виводитися в форматі Загальний. Можна змінити формат подання інформації у виділених клітинках. Для цього виконайте команду Формат | Клітинки. З'явиться вікно діалогу Формат ячеек, у якому потрібно вибрати вкладку Число.

У лівій частині вікна діалогу Формат ячеек у списку Числові формати наведені назви всіх використовуваних в Excel форматів (див. Рис.). Для формату кожної категорії наводиться список його кодів. На малюнку зі списку Числові формати обрано рядок (усі формати). У правому вікні Тип ви можете переглянути всі форматні коди, які використовуються для представлення на екрані інформації.

Для представлення даних ви можете використовувати вбудовані форматні коди Excel чи ввести свій (користувацький) код формату. Для введення форматного коду виберіть рядок (усі формати) і введіть символи форматного коду в поле введення Тип.

Будь-яка послідовність введених в осередок символів, яка не може бути інтерпретована Excel як число, формула, дата, час дня, логічне значення або значення помилки, інтерпретується як текст. Введений текст вирівнюється в комірці по лівому краю.



Рис.6 формат ячейки

Щоб ввести текст, виділіть комірку і наберіть текст з клавіатури. Осередок може вміщати до 255 символів. Можна форматувати окремі символи чи фрагменти тексту в комірці та вводити текст у формулах, діаграмах, текстових вікнах.

Для форматування розташування тексту в комірці використовується закладка Вирівнювання в діалоговому вікні Формат клітинок.

Тут Ви можете розташувати текст для читання знизу-вгору, згори-вниз, вирівняти по правому, лівому, нижньому чи верхньому краю комірки, можна переносити слова тексту в межах комірки.

За допомогою інших закладок Ви можете відформатувати шрифт, параметри рамки навколо комірки, способи заливання комірки різним кольором, включити або знятит захист з комірки.



Рис.7 вирівнювання комірки

3.1 Стиль подання даних

Поки даних у вашій таблиці небагато і проблем роботи з ними теж небагато, але коли ви ввійдете в смак роботи з таблицями в Excel, у вас з'явиться природне бажання впорядкувати формати даних, бо якщо цього не зробити, то навіть просте завдання зміни формату може викликати серйозні проблеми.

Одним із способів упорядкування даних є введення стилю. Ви вводите телефонні номери - один стиль, заповнюєте таблицю продажів - інший стиль, вводите дані в телефонно-адресну книгу - третій стиль. Після цього для зміни подання даних досить лише змінити потрібний стиль і дані, відображувані цим стилем, зміняться автоматично.

3.2 Порядок введення формули

Вводити формулу треба зі знака рівності. Це треба для того, щоб Excel зрозумів, що в клітинку вводиться саме формула, а не дані.
Виділимо довільну комірку, наприклад А1. У рядку формул введемо = 2 +3 і натиснемо Enter. У комірці з'явиться результат (5). А в рядку формул залишиться сама формула.

Мал.8

Експериментуйте з різними арифметичними операторами: додавання (+), віднімання (-), множення (*), ділення (/). Щоб їх правильно використовувати треба чітко представляти їх пріоритет.

1. У першу чергу виконуються вирази всередині дужок.

2. Множення і ділення мають вищий пріоритет ніж додавання і віднімання.

3. Оператори з однаковим пріоритетом виконуються зліва направо.

Моя вам порада - ВИКОРИСТОВУЙТЕ Дужки. У цьому випадку ви убезпечите себе від випадкової помилки в обчисленнях з одного боку, а з іншого - дужки значно полегшують читання і аналіз формул. Якщо у формулі кількість закривають і відкривають дужок не збігається, Excel видасть повідомлення про помилку і запропонує варіант її виправлення. Відразу після введення закриває дужки Excel відображає жирним шрифтом (або іншим кольором) останню пару дужок, що дуже зручно при наявності у формулі великої кількості дужок.

Тепер давайте спробуємо попрацювати з використанням в формулах посилань на інші клітинки.

Введіть у клітинку А1 число 10, а в комірку А2 - число 15. У комірці А3 введіть формулу = А1 + А2. У комірці А3 з'явиться сума осередків А1 і А2 - 25. Поміняйте значення комірок А1 і А2 (але не А3!). Після зміни значень у клітинках А1 і А2 автоматично перераховується значення клітинки А3 (згідно формули).

Мал.9

Щоб не помилитися при введенні адрес клітинок, можна використовувати при введенні посилань миша. У нашому випадку треба виконати наступне:

Виділити комірку А3 та ввести в рядку формул знак рівності.

Клацнути на комірці А1 і ввести знак плюс.

3. Клацнути на комірці А2 і натиснути Enter.

Результат буде аналогічним.

Відносні, абсолютні і змішані посилання

Відносне посилання вказує на клітинку, згідно з її положення щодо осередку, яка містить формулу. Позначення відносної осередку - А1.

Абсолютне посилання вказує на клітинку, місцезнаходження якої незмінно. Позначення абсолютної осередку - $ A $ 1.

Змішана посилання містить комбінацію відносної і абсолютної посилань - $ A1, A $ 1.

Для швидкої зміни типу посилання використовується клавіша F4. Введіть у клітинку А1 будь-яке число. У осередок А2 введіть формулу = А1. Потім натискайте клавішу F4. Після кожного натискання клавіші тип посилання буде змінюватися.

Мал.10

Щоб краще розібратися у відмінностях посилань, давайте поекспериментуємо.

Для початку розберемо відносні посилання. Введіть у клітинки наступні значення:

* А1 - 20 В1 - 200

* А2 - 30 В2 - 300

У осередок А3 введіть формулу = А1 + А2 і натисніть Enter.

Мал.11

Тепер встановіть курсор на правий нижній кут комірки А3, натисніть праву кнопку миші і протягніть на клітинку В3 і відпустіть кнопку миші. З'явиться контекстне меню, в якому треба вибрати "Копіювати клітинки".



Мал.12

Після цього значення формули з комірки А3 буде скопійовано у клітинку В3. Активізуйте комірку В3 і подивіться яка формула вийшла - В1 + В2. Чому так вийшло? Коли ми записали в комірці А3 формулу А1 + А2, Excel інтерпретував цей запис так: "Взяти значення з клітинки, розташованої в поточному стовпці на два рядки вище і скласти із значенням клітинки, розташованої в поточному стовпці на один рядок вище". Тобто скопіювавши формулу з комірки А3, наприклад, в клітинку С43, ми отримаємо - С41 + С42. Ось в цьому принадність відносних посилань, формула як би сама підлаштовується під наші завдання.

Мал.13

Розглянемо тепер абсолютні посилання.

Введіть у клітинки наступні значення:

* А1 - 20 В1 - 200

* А2 - 30 В2 - 300

* Введіть в клітинку С1 число 5.

У осередок А3 введіть таку формулу = А1 + А2 + $ C $ 1. Аналогічним чином скопіюйте формулу з А3 в В3. Подивіться що вийшло. Відносні посилання "підлаштувалися" під нові значення, а ось абсолютна - залишилася незмінною.

Мал.14

Спробуйте тепер самі поекспериментувати зі змішаними посиланнями і подивіться як вони працюють. Можна посилатися на інші аркуші тієї ж книги точно так, як і на клітинки поточного листа. Навіть можна посилатися на листи інших книг. У цьому випадку посилання буде називатися зовнішньої посиланням.

Наприклад, щоб записати в клітинку А1 (Лист 1) посилання на комірку А5 (Аркуш2), треба виконати наступне:

* виділити клітинку А1 і ввести знак рівності;

* клацніть на ярлику "Лист 2";

* клацніть на комірці А5 і натисніть клавішу введення;

* після цього буде активізований знову Лист 1 і в комірці А1 з'явиться наступна формула = Аркуш2! А5.

Посилання на клітинку з іншої книги буде виглядати так - = [Кніга2]

ркуш2! А5.

Редагування формул відбувається аналогічно редагування текстових значень у клітинках. Тобто треба активізувати клітинку з формулою виділенням або подвійним клацанням миші, а потім провести редагування, використовуючи, при необхідності, клавіші Del, Backspace. Фіксація змін виконується клавішею Enter.

Використання тексту в формулах

З текстовими значеннями можна виконувати математичні операції, якщо текстові значення містять тільки наступні символи:

Цифри від 0 до 9, + - е Е /

Ще можна використовувати п'ять символів числового форматування:

$% () Пробіл

При цьому текст повинен бути укладений у подвійні лапки.

Неправильно: = $ 55 + $ 33

Правильно: = "$ 55" + $ "33"

При виконанні обчислень Excel перетворить числовий текст у числові значення, так результатом вищевказаної формули буде значення 88.

Для об'єднання текстових значень служить текстовий оператор & (амперсанд). Наприклад, якщо клітинка А1 містить текстове значення "Іван", а осередок А2 - "Петров", то ввівши в клітинку А3 наступну формулу = А1 & А2, отримаємо "ІванПетров".

Щоб вставити між ім'ям і прізвищем треба написати так = А1 & "" & А2.

Амперсанд можна використовувати для об'єднання комірок з різними типами даних. Так, якщо в комірці А1 знаходиться число 10, а у клітинці А2 - текст "мішків", то в результаті дії формули = А1 & А2, ми отримаємо "10мешков". Причому результатом такого об'єднання буде текстове значення.

microsoft excel редагування формула

4. Робота з майстром функцій

Excel містить більше 400 вбудованих функцій. Тому безпосереднього вводити з клавіатури у формулу назви функцій і значення вхідних параметрів не завжди зручно. В Excel є спеціальний засіб для роботи з функціями - Майстер функцій. При роботі з цим засобом вам спочатку пропонується вибрати потрібну функцію зі списку категорій, а потім у вікні діалогу пропонується ввести вхідні значення.

Майстер функцій викликається командою Вставка | Функції або натисканням на кнопку Майстер функцій. Ця кнопка розташована на панелі інструментів Стандартна, а також у рядку формул.

Функціями в Microsoft Excel називають об'єднання декількох обчислювальних операцій для розв'язання визначеної задачі. Функції в Microsoft Excel являють собою формули, що мають один або декілька аргументів. В якості аргументів указуються числові значення або адреси комірок.

Наприклад:

=СУММ(А5:А9) - сума комірок А5, А6, А7, А8, А9;

=СРЗНАЧ(G4:G6) - середнє значення комірок G4, G5, G6.

Функції можуть входити одна в іншу, наприклад:

=СУММ(F1:F20)ОКРУГЛ(СРЗНАЧ(H4:H8);2);

Для введення функції у комірку необхідно:

виділити комірку для формули;

викликати Мастер функций за допомогою команди Функция меню Вставка або кнопки ;

у діалоговому вікні, що з'явилося (мал.13), вибрати тип функції в переліку Категория і потім потрібну функцію в переліку Функция;

натиснути кнопку ОК;



Мал.15

у полях Число1, Число2 та ін. наступного вікна ввести аргументи функції (числові значення або посилання на комірки);

щоб не указувати аргументи з клавіатури, можна натиснути кнопку, яка знаходиться праворуч поля, і виділити мишею ділянку комірок, що містять аргументи функції; для виходу з цього режиму слід натиснути кнопку, яка знаходиться під рядком формул;

натиснути ОК.

Вставити у комірку функцію суми СУММ можна за допомогою кнопки

5. Сортировка, фільтрація даних зведених таблиць

Сортуванням називають перевпорядковування даних, при якому значення обраних вами полів (їх називають ключовими полями або ключами) розташовуються:

числа - в порядку зростання або зменшення їх величин,

тексти - в алфавітному порядку (прямому чи зворотному),

дати і час - у хронологічному порядку (прямому або зворотному).

Перед сортуванням даних важливо правильно виділити область, у якій відбуватиметься сортування. Якщо перед вибором меню Данные / Сортировка помістити курсор усередину таблиці, то Excel автоматично виділить усі її рядки і стовпці. Якщо ж виділити тільки частину таблиці, то і сортування відбудеться тільки у межах виділеної області. Наприклад, якщо ви виділите тільки стовпець із прізвищами співробітників, але не виділите стовпець із сумами належних їм виплат, то прізвища будуть перевпорядковані, але суми виплат залишаться нерухомими в колишніх комірках. Так можна зіпсувати дані, на введення яких був витрачений значний час. Виправити помилку можна, якщо відразу після неправильного сортування натиснути кнопку скасування, або закрити файл, не зберігаючи на диску внесені зміни.

Якщо сортування відбувається за одним ключем, то достатньо просто встановити курсор у ключове поле і скористатися однією з кнопок. При цьому Excel сам виділить всю таблицю і виконає сортування за обраним ключем. Щоб Excel зміг правлильно визначити межі таблиці, у ній не повинно бути пустих рядків чи стовпців.

Для сортування за декількома полями слід помістити курсор усередину таблиці або виділити діапазон комірок, що підлягає сортуванню, та вибрати в меню Данные опцію Сортировка. В результаті не екрані з'явиться вікно.

Якщо ви бажаєте сортувати стовпці (а не рядки, як це робиться за замовчуванням), то сповістіть про це програмі, клацнувши у вікні, що з'явилося, на кнопці Параметры. Там же можна задати режим, що забезпечує сортування назв місяців, днів тижня тощо не в алфавітному, а в хронологічному порядку.

Звичайно Excel вважає перший рядок шапкою таблиці, що не бере участі в сортуванні. Якщо ж таблиця не має шапки, і її перший рядок підлягає сортуванню нарівні з іншими, то у вікні сортування слід вибрати: Идентифицировать поля по позначенням столбцов листа.

У графі Сортировать по виберіть заголовок чи координату стовпця, по якому буде виконуватися сортування, а також напрямок сортування: по возрастанию або по убыванию.

Записи, що містять однакові значення ключового поля, у свою чергу, можуть бути відсортовані по другому ключовому полю, якщо ви заповните графу Затем по. Наприклад, при сортуванні персоналу записи з однаковими прізвищами сортуються по іменах. Аналогічно, записи, що містять однакові значення в двох перших ключових полях, можна піддати сортуванню, указавши третє ключове поле в графі В последнюю очередь по. Наприклад, якщо збігаються і прізвище, і ім'я, то сортування здійснюється за полем по батькові.

Для виконання сортування з обраними параметрами, клацніть мишкою на кнопці ОК.

Підведення підсумків можна виконувати тільки після виконання відповідного сортування даних. Якщо, наприклад, вам потрібно підвести підсумки по датах із проміжними підсумками по товарах, то і сортування повинне виконуватися в першу чергу по датах, у другу - по товарах.

Сортування необхідне тому, що рядки з підсумками додаваються там, де відбувається зміна значення даних. Наприклад, підсумок по даті додавається там, де відбувається зміна дати. Отже значення, по яких підводиться підсумок, повинні групуватися разом, а не бути розкиданими по таблиці.

Закінчивши сортування, і обравши в меню Даные пункт Итоги, на екран виводиться вікно (рис. 9), у якому тртеба відповісти на наступні питання:

Де треба вставляти рядки з підсумками? Якщо, наприклад, ми виберемо тут Дата або Товар, то рядок підсумків буде з'являтися там, де змінюється значення дати чи найменування товару відповідно.

Як треба підбивати підсумок? Частіше усього підсумок - це просто сума значень у стовпці. Але замість суми можна вибрати, наприклад, середнє арифметичне, максимальне або мінімальне значення тощо.

У яких стовпцях треба підбивати підсумок? Тут слід зазначити найменування стовпців, у яких виконується обчислення суми, середнього і т.п.

Чи потрібно вилучати всі старі підсумки перед виводом нових? Якщо ви відмовитеся від вилучення, то нові підсумки будуть додаватися до раніше сформованого. Це дозволяє виводити декілька різних підсумків одночасно, наприклад, до раніше обчислених сум додати ще і середні значення тощо.

Чи потрібно після виводу кожного рядка з підсумками переходити на нову сторінку?

Де потрібно розміщати рядки з підсумками?(під відповідними групами рядків даних або над ними).

Вказавши потрібні параметри, клацніть мишкою на кнопці ОК, і у вашій таблиці додадуться рядки з підсумками.

Зліва від таблиці з підсумками відображаються символи структури - кнопки з зображеннями знаків плюс і мінус. Користуючись ними, можна сховати деталі даних, залишивши тільки їхні підсумки, або знову відновити відображення деталей.

Якщо таблиця містить проміжні підсумки різних рівнів деталізації, то зручно користуватися також розташованими в лівому верхньому куті кнопками з зображеннями цифр. Кнопка з цифрою 1 забезпечує виведення тільки загального підсумку, приховуючи всі дані таблиці і всі проміжні підсумки. Кнопка 2 додає проміжні підсумки наступного рівня деталізації і т.д. Кнопка з найбільшою цифрою забезпечує виведення усіх наявних у таблиці вхідних даних з усіма проміжними підсумками.

Зведені таблиці є ще одним засобом підведення підсумків. Щоб побудувати зведену таблицю, помістіть курсор усередині бази даних , виберіть у меню Даныеопцію Сводные таблицы і дайте відповіді на питання програми:

Фільтрація

При вирішенні багатьох задач виникає потреба здійснювати фільтрацію даних, тобто відображати й обробляти не всі рядки, наявні в таблиці, а тільки ті, що задовольняють визначеним умовам.

Excel має два засоби для фільтрації даних - автофільтр і розширений фільтр.

Щоб установити автофільтр, треба помістити курсор усередину таблиці і вибрати в меню Данные опції Фильтрі Автофильтр. В результаті біля заголовків стовпців з'являться кнопки списків, що розгортаються, з яких можна вибрати наступні опції:

(Все) - знімає фільтр із даного стовпця і забезпечує вивід рядків із будь-якими значеннями в даному стовпці;

(Первые 10...) - дозволяє відфільтрувати задану кількість або заданий відсоток найбільших або найменших елементів даного стовпця;

(Условие...)дозволяє задати одну або дві умови фільтрації у формі рівності або нерівності.

Якщо умов дві, то їх можна зв'язати логічною операцією І чи АБО. У першому випадку будуть відфільтровані рядки, для яких одночасно виконуються обидві умови, у другому - хоча б одна з них.

У списку містяться також усі значення даних, присутніх в даному стовпці. Вибір такої опції приводить до того, що через фільтр пройдуть тільки рядки з обраним вами значенням.

Для зняття автофільтра потрібно виконати ті ж дії, що і при його встановленні.

Щоб використати розширений фільтр, потрібно створити допоміжну таблицю, що має таку ж шапку, як і шапка вхідної таблиці, що підлягає фільтрації. Для цього найзручніше просто скопіювати шапку вхідної таблиці.

Якщо помістити в допоміжну таблицю деяке значення, то у відфільтрованій таблиці будуть показані тільки ті рядки, що містять зазначене вами значення в одноіменному стовпці.

У комірки допоміжної таблиці можна включати і нерівності. Наприклад, вираз <100 забезпечить фільтрацію чисел, менших ста.

Якщо рядок допоміжної таблиці містить декілька заповнених комірок, то всі задані ними умови повинні виконуватися одночасно. Якщо в допоміжній таблиці заповнені декілька рядків, то через фільтр пройдуть дані, що задовольняють умові, заданій хоча б в одному з рядків допоміжної таблиці.

Для накладення розширеного фільтра, необхідно помістити курсор усередині основної таблиці і вибрати в меню Даныеопції Фильтр і Расширенный фильтр. При цьому в поле Исходный диапазон (рис. 6) буде автоматично занесено діапазон комірок вхідної таблиці. Для занесення діапазону комірок, допоміжної таблиці, у поле Диапазон условий, потрібно установити курсор у це поле, а потім виділити мишкою допоміжну таблицю разом з шапкою.

При бажанні можна задати також діапазон комірок, куди треба помістити результати фільтрації, якщо ви не хочете фільтрувати список на місці. Є також можливість відображати в результатах тільки унікальні записи. Тобто, якщо таблиця містить записи що повторюються, то результат фільтрації міститиме тільки по одному екземплярові кожного з них.

Для зняття розширеного фільтра потрібно вибрати в меню Данныеопції Фильтр і Отобразить все.

Побудова діаграм

Для вистави в графічному виді даних робочих аркушів (таблиць) використовують діаграми. Дані робочого аркуша, які використовуються при створенні діаграм, з'єднуються з нею й при їхній зміні діаграма обновляється. Можна створювати вбудовану діаграму, яка додана безпосередньо в робочий аркуш, або виконати її на окремому аркуші діаграми в робочій книзі. Після створення можна доповнити діаграму назвами й лініями сітки. Для зміни формату діаграми можна використовувати авто формати.

Для створення діаграми за допомогою майстра діаграми виконаєте такі дії:

1. Виділите дані, які вам потрібно використовувати в діаграмі.

2. Виконаєте команду Вставка / Діаграма або клацніть по кнопці Майстер діаграм.

3. З'явиться діалогове вікно Майстер діаграм (крок 1 з 4).Виберіть тип діаграми з відповідного списку, а потім її вид. Після чого клацніть по кнопці Далі>. У вас є можливість побачити попередній вид діаграми, нажавши лівою кнопкою миші на кнопку Перегляд результату.

Мал. 16. - Майстер діаграм

Якщо адреса діапазону в текстовім полі Діапазон вкладки Діапазон даних правильний, клацніть по кнопці Далі>. У протилежному випадку виділите діапазон у робочім вікні або введіть адреси його комірок і після цього клацніть по кнопці Далі>. Також можна внести деякі зміни, вибравши вкладку Ряд. З'явиться нове діалогове вікно.

У данім вікні можна вдосконалити діаграму, використовуючи відповідні вкладки. Наприклад, гістограма може прийняти такий вид. Клацніть по кнопці Далі>. З'явиться останнє діалогове вікно майстра діаграм.

Укажіть місце розташування діаграми.

Клацніть по кнопці Готово. Діаграма з'явиться на робочому аркуші.

Після вставки діаграми в робочий аркуш можна змінити її розміри або перемістити в інше місце, перед цим виділивши її. Щоб виділити діаграму, помістите на ній курсор миші й клацніть лівою кнопкою миші. При цьому близько діаграми з'явиться тонка прямокутна рамка з маркерами у вигляді чорних квадратиків по кутах, посередині кожної зі сторін (розмірні маркери).

Для зміни розмірів діаграми виконаєте такі дії:

1. Виділите діаграму.

2. Переміните розміри діаграми, переміщаючи розмірні маркери. Для пропорційної зміни розмірів переміщайте кутові розмірні маркери, для зміни ширини або висоти - відповідні маркери на серединах сторін.



Мал.17. - Майстер діаграм, джерело даних

Мал.18. - Майстер діаграм, параметри діаграми електронний таблиця сценарій діаграма



Мал.19 - Майстер діаграм, розміщення діаграми

Мал.20. - Переміщення діаграми

ІІ. Практична частина

Тема: «Робота з діаграмами, функціями, формулами та консолідацією в excel 2003»

Мета: ознайомитися з основними можливостями програми Microsoft Excel 2003.

Першим нашим кроком буде створення діаграм. Щоб створити діаграму виконайте наступні дії:

1. Введіть потрібні дані до клітинок, виділіть діапазон даних які були введені та натисніть на кнопку в панелі інструментів майстер діаграм.

Мал.1

2. В нас відкрилося вікно майстра діаграм де потрібно вибрати тип діаграми, діапазон даних (якщо потрібно), змінити параметри самої діаграми та вказати де її розмістити. Після виконання всіх дій у майстрі діаграм можна натиснути кнопку Готово.



Мал.2

Мал.3

Мал.4



Мал.5

3. Вигляд готової діаграми.

Мал.6

4. Виконаємо об'єднання потрібних даних розглянувши процес консолідації. Для цього в потрібній книзі Excel на кожному листі введемо дані та натиснемо кнопку меню Данные - Консолидация



Мал.7

5. З`явилось діалогове вікно Консолідації в ньому потрібно вказати функцію, посилання і діапазон даних після чього можна тиснути кнопку ОК.

Мал.8 Результат консолідації

6. Щоб створити функцію в Excel необхідно ввести дані до комірки, виділити її та зайти в майстер вставки функції. Після чього вибрати потрібну функцію та натиснути кнопку ОК. В нашому випадку буде роглянуто фунцію Гіперпосилання.



Мал.9

Мал.10

Висновок

Характерною рисою сучасності є стрімкий науково-технічний прогрес, що вимагає від менеджерів і бізнесменів значного підвищення відповідальності за якість прийняття розв'язків. Це основна причина, яка обумовлює необхідність наукового прийняття управлінських розв'язків.

За допомогою цього продукту можна аналізувати великі масиви даних. В Excel можна використовувати більш 400 математичних, статистичних, фінансових і інших спеціалізованих функцій, зв'язувати різні таблиці між собою, вибирати довільні формати подання даних, створювати ієрархічні структури. У цій роботі знайшло своє відображення вивчення текстового редактора Excel, його особливості, функції та можливості застосування. Під час роботи з даними в електронних таблицях , я здобула додаткові знання про автозаповнення комірок, введення даних інтервального типу. А ще мною було здобуто , механічні навики , щодо побудови різних видів діаграм, їх подальшого розміщення та застосування взагалі. Як на мене, робота з табличним процесором Excel , формує в людини додаткову базу знань що до роботи з різними групами статистичних чи економічних показників. Адже людина може планувати на майбутнє , розробляти грандіозні фінансово-економічні проекти , які в недалекому майбутньому можуть принести позитивний результат. Лише людина є володарем інформації , і лише остання демонструє її всеосяжність. Найчастіше таблиці використовуються не тільки для обчислення потрібних результатів, але і для оформлення їх у належному вигляді.

Виходячи з усього вищесказаного, можна зробити висновок, що програму Microsoft Excel цілком можна використовувати як просту базу даних. Дані тут організовані у вигляді рядків і стовпців, що відповідає полям і записам в "справжній" базі даних, є засоби фільтрації, сортування і навіть створення і виконання запитів до зовнішніх джерел даних. Крім того, застосування Visual Basic for Application як мови для розробки макросів і додатків в Excel робить застосування цієї програми як базу даних ще привабливіше. Але, хотілося б ще раз підкреслити, що для баз цих великих розмірів, а також таких баз даних, які потребують підвищені вимоги до захисту і цілісності своїх даних Excel не застосовується. Електронні таблиці Microsoft Excel - незамінний помічник у щоденній роботі. Вони відрізняється від інших зручністю роботи; легкістю в освоєнні, з яким справиться і починаючий користувач; різноманіттям корисних у щоденній роботі функцій і прийомів роботи.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. "Аналіз даних в Excel" - Джинжер Саймон: видавництво - "Діалектика", 2004р.

2. Верлань А.Ф., Апатова Н.В. Інформатика, -К., Квазар-Мікро, 1998.

3. "Навчання. Excel 2000". - М.: Видавництво "Media", 2000.

4. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2000. -2-е ицд., перераб. и доп. -М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2000. -с.394-430.

5. "Основи інформатики: Учеб. Посібник" / А.Н. Морозевич, Н.Н. Говядинова й ін.; Під ред. А.Н. Морозевича. - Мн.: "Нове знання", 2001.

6. Симонович С., Євсєєв Г. "Excel". - "М.: ИНФРА- М", 1998.

7. "Microsoft Office Excel для студента" - Л.В. Рудикова: видавництво - " Бхв-Петербург"; 2005р.

Техніка безпеки під час роботи з ПК

Розпочинаючи працювати на ПК, необхідно пам`ятати, що це дуже складна апаратура, яка потребує акуратного й обережного ставлення до неї, високої самодисципліни на всіх етапах її експлуатації.

Напруга живлення ПК (220 В) є небезпечною для життя людини. Тому, незважаючи на те що в конструкції комп`ютера передбачена достатня ізоляція від струмопровідних ділянок, необхідно знати та чітко виконувати ряд правил техніки безпеки.

ЗАБОРОНЯЄТЬСЯ:

? знаходитися в класі у верхньому одязі;

? класти одяг і сумки на столи;

? знаходитися в класі з напоями та їжею;

? працювати на комп`ютері у вологому одязі та вологими руками;

? розташовуватися збоку або ззаду від включеного монітора;

? торкатись екрана, тильного боку дисплея, проводів живлення, заземлення, з`єднувальних кабелів

? пересувати комп'ютери і монітори, знімати кришку корпуса системного блоку;

? включати/виключати комп'ютер без дозволу, від'єднувати і під'єднувати будь-які пристрої комп'ютера, порушувати порядок увімкнення й вимикання апаратних блоків;

? самостійно намагатися усунути будь-які неполадки в роботі комп'ютера, незалежно від того, коли і з чиєї вини вони сталися;

? перекривати вентиляційні отвори на системному блоці та моніторі;

? ударяти по клавіатурі, натискувати безцільно на клавіші;

? класти книги, зошити та інші речі на клавіатуру, монітор і системний блок;

? видаляти і переміщати чужі файли, приносити і запускати комп'ютерні ігри.

Перед початком роботи на комп`ютері необхідно отримати дозвіл на роботу у вчителя. Під час роботи на комп`ютері

НЕОБХІДНО:

? дотримуватись тиші і порядку;

? працювати на клавіатурі чистими сухими руками, не натискуючи на клавіші без потреби чи навмання;

? працюючи з дискетами, оберігати їх від ударів, води, тепла, правильно вставляти дискети в дисковод;

? коректно завершувати роботу з тим чи іншим програмним засобом;

? при відчутті втоми чи болю - негайно повідомити вчителя.

Під час роботи за комп'ютером необхідно дотримуватися певних правил:

? робота учнів в комп'ютерному класі дозволяється лише у присутності викладача;

? дисплей повинен бути розвернений від вікон під кутом, не меншим 90°, з метою запобігання потрапляння на екран прямих сонячних променів та уникнення відблиску, що значно ускладнює читання інформації з екрана дисплея.

? екран дисплея повинен бути очищений від пилу, оскільки пил спричинює появу шкідливих впливів при роботі за дисплеєм.

? відстань від екрану до очей - 60-70 см. (відстань витягнутої руки);

? вертикально пряма спина, плечі опущені і розслаблені, ноги на підлозі і не схрещені, лікті, зап'ястя і кисті рук на одному рівні, ліктьові, тазостегнові, колінні, гомілковостопні суглоби під прямим кутом;

? на столі, де встановлено комп'ютер, не повинні знаходитися сторонні речі, їжа чи її залишки

? перед початком роботи за комп'ютером слід вимити і насухо витерти руки для запобігання появи плям на клавіатурі, корпусі комп'ютера, дисплея, мишки та ін.

? через кожні 10 хв. роботи за екраном дисплея слід зробити перерву на кілька хвилин, під час якої записати отримані результати, підготувати дані для продовження роботи чи її план, або просто відпочити.

? якщо використовується мишка, то під неї слід покласти спеціальний килимок для запобігання забруднення, що може призвести до виходу з ладу.

? якщо клавіатура не використовується, вона має бути накрита спеціальною прозорою кришкою для запобігання попадання пилу чи якихось предметів під клавіші, що може призвести до ушкодження клавіатури.

? при виникненні будь-яких запитань під час роботи з комп'ютером слід звертатися до вчителя.

Без значної спеціальної підготовки

ДОЗВОЛЯЄТЬСЯ:

? розмістити на столі зошит або підручник так, щоб вони не заважали роботі за комп'ютером;

? користуватися клавіатурою, під'єднаною до комп'ютера, яка служить для введення повідомлень-вказівок про виконання комп'ютером тих чи інших операцій;

? користуватися мишкою, під'єднаною до комп'ютера, яка використовується, щоб мати можливість серед переліку послуг, позначення чи назви яких подані на екрані дисплея, вибрати (вказати на) одну із них;

? вмикати комп'ютер за допомогою вмикача на передній панелі системного блоку;

? після появи на екрані дисплея повідомлення «Тепер комп'ютер можна вимкнути» вимикати його.

У разі появи запаху горілого, самовільного вимикання апаратури, незвичних звуків треба негайно повідомити про це вчителя та вимкнути комп`ютер. Не можна працювати на комп`ютері при недостатньому освітленні, високому рівні шуму тощо.

Під час роботи комп`ютера екран дисплея є джерелом електромагнітного випромінювання, яке руйнує зір, викликає втому, знижує працездатність. Через це треба, щоб очі користувача знаходилися на відстані 60 - 70 см від екрана, а безперервна робота за комп`ютером тривала не більше 25 хв. для дітей.

Размещено на Allbest.ru