Создание многотабличной базы данных в MS Access

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Лабораторная работа 1. Создание многотабличной базы данных в MS Access и ее модификация

Цель и содержание: научиться разрабатывать структуру многотабличных баз данных, получить практические навыки создания и редактирования таблиц, установки связей между таблицами, изучить фильтрацию и сортировку.

Теоретическое обоснование

Информационная модель, отражающая состояние объектов и их отношения, с помощью компьютера реализуется базами данных (БД). База данных - это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области и хранимых в памяти вычислительной системы. Примерами БД могут служить: адреса клиентов в адресной книге, сведения о наличии товаров на складе, на оптовой базе, сведения о сотрудниках в отделе кадров и т.п.

Одним из современных прикладных программных пакетов, реализующих БД, является система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access. СУБД - это комплекс программных средств, необходимых для создания БД, поддержки их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации с последующим выводом на устройства вывода и передачей по каналам связи.

Основными объектами БД Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули. Таблица является базовым объектом СУБД, все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц. Таблицы - это набор данных, объединенных одним смыслом, характером, назначением (например, данные о месторождениях). В таблицах эти данные хранятся, располагаясь в полях (столбцах) и однотипных записях (строках). Каждое отдельное поле содержит одно какое-либо сведение об элементе таблицы. Отдельная запись состоит из полей и содержит все сведения об этом элементе. Обычно БД состоит из нескольких таблиц, размеры которых ограничены. Число строк в таблице на единицу больше количества записей (последняя пустая строка предназначена для ввода новой записи), а число столбцов равно количеству полей в записи. Заголовки столбцов таблицы соответствуют именам полей.

Каждая таблица реляционной БД должна содержать одно или несколько полей, которые дают возможность однозначно определить каждую запись в таблице. Такое поле называется ключевым. Ключ - один или несколько атрибутов, которые однозначно определяют экземпляр объекта (сущности). Поле можно объявить ключевым, если записи в нем содержат неповторяющиеся значения - это простой ключ. Составной ключ используется в тех случаях, когда в поле имеется повторяющиеся записи, но несколько полей однозначно определяют запись, например, фамилия, имя.

СУБД Access работает со следующими типами данных: текстовый (до 255 символов), числовой, дата/время, денежный, поле МЕМО (для символьных данных большого объема до 65 538 символов), счетчик (для порядковой нумерации записей), логический (данные, принимающие только значение Да или Нет), объекты OLE, гиперссылка (для хранения адресов URL Web-объектов Интернет), мастер подстановок.

Для просмотра и корректировки записей БД, удовлетворяющих указанным пользователем условиям отбора, предусмотрена фильтрация таблицы. Фильтр - это набор условий, применяемый для отбора подмножества записей в таблице, форме или запросе. В Access существуют фильтры четырех типов: обычный фильтр, фильтр по выделенному фрагменту, расширенный фильтр и фильтр по форме.

Макросы - автоматизируют выполнение конкретных операций с данными без программирования.

Модули - содержат программы на языке программирования Visual Basic, применяемые для решения специальных задач БД.

Созданную таблицу с помощью команд меню и кнопок панели инструментов можно модифицировать, изменяя ее записи и поля: вырезать и копировать в буфер, удалять, вставлять, добавлять, скрывать и т.д. При этом для навигации по таблице, имеющей большое число записей, удобно пользоваться Панелью кнопок перехода, которые располагаются в нижней части таблицы. Для изменения структуры таблицы она открывается в режиме Конструктора и затем сохраняется. Шириной столбцов можно управлять методом перетаскивания их границ. Удобно использовать автоматическое форматирование столбцов «по содержимому». Для этого надо стать на границу между столбцами и выполнить двойной щелчок, когда указатель сменит форму.

В большинстве случаев БД состоит из нескольких таблиц, так как их использование оправданно при хранении и использовании больших объемов данных определенным образом организованных. Для связи таблиц между собой применяют ключевые поля (общие для нескольких таблиц) по указанной схеме данных. Связи используются одновременно для отбора записей в одной или нескольких таблицах. Существует несколько типов возможных связей между таблицами: «один к одному», «один ко многим» и «многие к многим». Поля связи в различных таблицах должны быть идентифицированы абсолютно одинаково по всем параметрам при описании структур таблиц. Причем в одной из таблиц выбранное для связи поле должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться. Связь между таблицами позволяет исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны какие-либо поля других таблиц. Таким образом, реализуется механизм целостности данных для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечения защиты от случайного удаления или изменения связанных данных.

Аппаратура, оборудование и материалы

Персональный компьютер, не ниже Pentium-4, операционная система семейства Windows, пакет Microsoft Office Access 2007.

Задание 1

Создадим БД «Месторождения нефти», состоящую первоначально из одной таблицы Скважины, структура которой представлена в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Структура таблицы Скважины

Имя поля	Тип данных	Описание	Размер поля
Месторождение	Текстовый	Название месторождения	25 символов
№ скважины	Числовой		Целое, ключевое поле
Плотность нефти	Текстовый		20 символов
Примерный возраст нефти	Числовой	млн. лет	Одинарное с плавающей точкой
Забой скважины	Числовой	Глубина скважины	Длинное целое
Альтитуда	Числовой	Высота над уровнем моря	Длинное целое

Для этого:

Запустим Microsoft Access, щелкнув кнопку Пуск и выбрав в главном меню Windows пункт Программы>Microsoft Office, а затем Microsoft Office Access 2007.

После запуска Access в появившемся окне в разделе Новая пустая база данных щелкните Новая база данных. Справа появится диалоговое окно Новая база данных, в поле Имя файла введите имя файла с создаваемой БД, например Фамилия_Месторождения.accdb. а. Чтобы изменить расположение файла, щелкните значок папки для обзора и выбора своей папки. Нажмите левой клавишей мыши кнопку Создать. На экране появится окно СУБД Access с указанным именем в заголовке, в командах меню перейдите на вкладку Создание (рисунок 1.1). Эта вкладка содержит основные инструменты для создания и работы с объектами БД: таблицами, формами, отчетами, запросами.



Рисунок 1.1- Основные объекты БД Access

В разделе Таблицы выберите инструмент Конструктор таблиц. Появится окно Конструктора, представленное на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 - Окно Конструктора таблиц

Рассмотрите появившееся окно Конструктора таблиц, куда будет вводиться структура создаваемой БД (Таблица 1.1). В столбце Имя поля введите имя Месторождение. Для перехода к следующему полю нажмите клавишу Tab или щелкните по нему мышью.

В столбце Тип данных оставим тип Текстовый. В столбце Описание можно ввести описание данных, которые будут содержаться в этом поле (Таблица 1.1), но это не обязательно. Текст описания будет выводиться в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Перейдем в раздел Свойства поля в нижней части окна Конструктора и зададим значения Размер поля: 25 символов.

Далее аналогично, введите названия, укажите тип и свойства данных для остальных полей из таблицы 1.1. Для ввода типа данных, отличного от текстового, достаточно щелкнуть по треугольнику справа и в появившемся меню выбрать другой тип. Если Тип данных числовой, то в свойствах надо выбрать один из его видов: Целое, Длинное целое, Одинарное с плавающей точкой и т.д.

После ввода описания всех полей таблицы Скважины, укажите ключевое поле. Для этого щелкните по строки с полем № скважины и нажмите кнопку Ключевое поле на Панели инструментов. После этого в области выделения поля № скважины появится знак ключевого поля - ключ. В дальнейшем по ключевому полю будут связаны таблицы между собой.

Сохраните структуру созданной таблицы командой Файл - Сохранить как. В диалоговом окне Сохранение введите имя таблицы Скважины, в следующем поле выберите вариант Таблица и щелкнем ОК для сохранения. Закройте окно конструктора таблицы. После этого в окне БД Месторождения нефти на вкладке Таблицы появится новый объект - таблица Скважины.

Заполните данными созданную таблицу. Для этого выберите объект Таблицы и дважды щелкните левой кнопкой мышки по таблице Скважины (или выделите ее и в инструментах щелкните по кнопке Режим и выберите Режим таблицы). Откроется таблица созданной структуры, в которую надо ввести данные из таблицы 1.2 (для перехода к следующему полю нажимайте клавишу Tab, в конце каждой записи - Enter). Чтобы расширить столбец надо поместить указатель мыши на его правую границу и, когда значок сменится на двунаправленную стрелку, перетащите границу вправо. При сообщении об ошибке - вернитесь на структуру таблицы и проанализируйте поле, в которое вводятся данные: его тип, длину и т. д.

Таблица 1.2 - Исходные данные для таблицы Скважины

Месторождения	№ скважины	Плотность нефти	Примерный возраст нефти	Забой скважины	Альтитуда
Правобережное	19	Лёгкая	243,2	4050	756
Величаевское	26	Средняя	171,5	3320	221
Величаевское	1	Лёгкая	67,5	3682	478
Зимняя ставка	45	Средняя	100,8	3298	367
Колодезное	21	Тяжёлая	124,4	3500	519
Озек-Суат	5	Очень тяжёлая	171,5	3386	316
Правобережное	36	Тяжёлая	218,2	3298	384
Величаевское	8	Лёгкая	189,5	3800	605
Колодезное	17	Очень тяжёлая	110,8	3700	520
Величаевское	2	Тяжёлая	97,5	3450	400

Для перехода на структуру таблицы щелкните на Панели инструментов по первому из инструментов - Режим, затем выберите Конструктор. Аналогично можно вернуться обратно в таблицу с данными.

Сохраните таблицу, щелкнув кнопку Сохранить.

Выполните сортировку данных, например, по номеру скважины в порядке возрастания. Для этого перейдите на вкладку Главная, в таблице Скважины установите курсор в столбец № скважины, щелкните кнопку Сортировка по возрастанию на панели инструментов или в контекстном меню.

Отсортируйте записи по Забою скважины в порядке убывания аналогично.

Работа с фильтрами. Чтобы найти одну или несколько указанных записей в форме или напечатать записи из отчета, таблицы или запроса, можно использовать фильтр. С его помощью можно отображать только нужные записи, не изменяя базовую таблицу, запрос, форму или отчет.

Изучите работу фильтра по выделенному, на примере отбора из таблицы Скважины записей о месторождениях с легкой плотностью нефти. Для этого перейдите на вкладку Главная, в таблице Скважины в поле Плотность нефти найдите значение "лёгкая". Выделите это значение, рассмотрите кнопки раздела инструментов Сортировка и Фильтр, щёлкните кнопку Фильтр, Выделение на панели инструментов и в появившемся окне выберите Равно "лёгкая". Посмотрите на результат отбора. Для отмены фильтра щелкните кнопку - Фильтр на панели инструментов.

Отберите записи только те, в которых значение Альтитуды меньше 467. Для этого перейдите на запись, содержащую это значение альтитуды. Выберите в инструментах Фильтр>Числовой фильтр > Меньше 467> Ок. Посмотрите результат отбор и отмените фильтр.

Изучите работу расширенного фильтра: выберите в таблице Скважины записи об месторождениях с плотностью нефти «Лёгкая», забой скважины которых больше 3500. Для этого: выберите на панели инструментов Параметры расширенного фильтра, а затем - Расширенный фильтр. После этого на экране откроется окно для создания расширенного фильтра, куда добавьте поля Плотность нефти и Забой скважины (если они не появились автоматически). Затем, установите курсор в строке Условие отбора в поле Забой скважины, введите условие отбора >3500. В этой же строке в поле Плотность нефти укажите условие отбора "Лёгкая". Можно задать порядок сортировки: по возрастанию или убыванию, щелкнув стрелку в ячейке Сортировка в поле Забой скважины. Чтобы применить фильтр, нажмите кнопку Применение фильтра на панели инструментов. Посмотрите результат отбор и отмените фильтр.

Выполните задания для самостоятельного выполнения,

Закройте таблицу с сохранением.

Задания для самостоятельного выполнения

1. Отсортируйте таблицу по любому другому числовому полю (например, Альтитуда) по возрастанию и по убыванию, а затем по любому символьному полю. Проанализируйте результат.

2. Создайте новые фильтры и продемонстрируйте работу простого и расширенного фильтров на примере других полей.

Задание 2

Модификация таблиц. В таблицу Скважины добавим несколько строк и столбец Содержание нефти по выходу бензиновых фракций перед столбцом Плотность нефти. Для этого:

После запуска Access 2007, выберите раздел Открыть последнюю базу данных, найдите сохраненную в своей папке БД Фамилия_ Месторождения. В результате откроется созданная ранее БД.

Добавьте три новые записи в БД Месторождения нефти. Для этого, в пустую строку после последней записи БД, введите новые данные: в первые два столбца из таблицы 1.3, а остальные поля заполните данными по своему усмотрению. Сохраните изменения.

Вставьте в эту таблицу новое поле после поля Плотность нефти. Для этого, перейдите на структуру таблицы - нажмите на вкладке Главная команду Режим, раздел Конструктор. Выделите поле Плотность нефти, выберите в меню Вставка строки. В появившуюся пустую строку, введите новые данные из таблицы 1.4.

Таблица 1.4 - Описание нового столбца

Имя поля	Тип данных	Размер	Описание
Бензиновые фракции	Текстовый	20 символов	Содержание нефти по выходу бензиновых фракций

Сохраните изменения в структуре таблицы, для чего щелкните кнопку Сохранить на панели инструментов, перейдите в таблицу с данными и в поле Бензиновые фракции введите в произвольном порядке данные: Низкобензиновая, Среднебензиновая или Высокобензиновая (используйте копирование для повторяющихся данных).

Закройте таблицу Скважины, сохранив изменения.

Задание 3

Создадим в базе данных Фамилия_Месторождения вторую таблицу Бригады. Для этого:

Создайте с помощью Конструктора новую таблицу Бригады, аналогично таблице Скважины. Опишите её поля так, как указано в таблице 1.5. Для поля Телефон в разделе Свойства поля задайте маску ввода, которая обеспечит контроль ввода телефонного номера с кодом, например, (8-865)-456-75-98. Для этого введите в строке Маска ввода текст маски (8-999)-999-99-99.

Таблица 1.5 - Структура таблицы Бригады

Имя поля	Тип данных	Размер, формат	Описание
Месторождение	Текстовый	20 символов, ключевое
ФИО мастера	Текстовый	30 символов	ФИО руководителя
Телефон	Текстовый	18 символов, маска ввода, (8-999)-999-99-99	Номер телефона
Количество работающих	Числовой	Целое
Дата	Дата/время	Краткий формат даты	Дата начала разработки месторождения

Ключевым укажите поле Месторождение, значения которого в таблице должны быть без повторений и характеризовать каждое из месторождений таблицы Скважины.

Сохраните структуру таблицы Бригады и перейдите на таблицу с данными. Заполните ее произвольными данными по каждому Месторождению.

При этом названия месторождений должны полностью совпадать в написании, поэтому их лучше скопировать из таблицы Скважины.

Пример заполнения записей

Месторождение	ФИО мастера	Телефон	Количество работающих	Дата
Совхозное	Иванов И.И.	(8-819)-123-12-12	50	15.10.1984

Закройте созданную таблицу Бригады, сохранив данные.

Откройте таблицу Скважины и дополните ее еще двумя любыми записями. Закройте созданные таблицы.

Задание 4

Установите связь между таблицами Бригады и Скважины.

В таблице Бригады ключевое поле Месторождение, в таблице Скважины ключевое поле № скважины, связь между ними типа «один ко многим», то есть одна запись таблицы Бригады может иметь несколько связанных записей в таблице Скважины.

Для этого:

Для этого на вкладке Работа с базами данных выберите команду Схема данных. После этого раскроется пустое окно Схема данных, в диалоговом окне Добавление таблицы, выберите вкладку Таблицы, из списка таблиц выберите таблицу Скважины и щелкните кнопку Добавить. Данная таблица появится в окне схемы данных таблиц. Аналогично добавьте таблицу Бригады. Закройте окно Добавление таблицы, щелкнув кнопку Закрыть.

Для установления связи между двумя выбранными таблицами нажмите левую клавишу на поле Месторождение с первичным ключом главной таблицы Бригады и перетащите на поле Месторождение подчиненной таблицы Скважины. Как только вы отпустите левую кнопку мыши, на экране появится диалоговое окно Изменение связей. Для включения механизма поддержки целостности данных в связываемых таблицах установите флажок Обеспечение целостности данных. Включите переключатели Каскадного обновления связанных полей и удаления связанных записей. Завершите создание связи, щелкнув кнопку Создать. Если все данные были введены правильно и связаны между собой, то в окне Схема данных появится графическое изображение установленной связи. Обозначение 1-? у концов линии связи означают, что одна запись таблицы Бригады может иметь несколько связанных записей в таблице Скважины. Если на экране появится окно с сообщением о невозможности создания связей, то надо вернуться в созданные таблицы, проверить все ли названия месторождений присутствуют в таблице Бригады и не повторяются ли они. Исправьте ошибки и повторите установку связей.

Откройте созданные и связанные таблицы с данными. Обратите внимание на изменения: возле номеров записей появился столбец с символами«+», то есть таблица стала структурированной. Щелкните по символам «+» и посмотрите на результат установления связей. Щелкните по символам «-» и сверните таблицы.

Завершите работу СУБД Access.

Содержание отчёта и его форма

В отчёте указывается номер лабораторной работы, её название, цель, описание основных изученных понятий (основные объекты БД, виды фильтров) и возможностей работы с СУБД Access, описание самостоятельно созданных фильтров.

Контрольные вопросы и защита работа

К защите лабораторной работы надо выполнить задания на компьютере, оформить отчет и устно ответить на вопросы:

Что такое БД, СУБД, таблица, фильтр?

Как создать ключевое поле?

С какими типами данных работает Аccess?

Типы фильтров, применяемых в Аccess?

Что подразумевается под понятием «модификация таблиц БД»?

Для чего выполняется связывание таблиц? Виды связей?

Что значит структурированная таблица?

Лабораторная работа 2. Cоставление форм, запросов, отчетов в MS ACCESS

многотабличный access форма запрос

Цель и содержание: научиться создавать различные формы, отчеты и запросы к связанным таблицам БД.

Теоретическое обоснование

Таблицы, формы, отчеты и запросы - основные объекты в современных базах данных.

Для упрощения просмотра, ввода и модификации данных в конкретной таблице, создается одна или несколько форм. Формы являются шаблонами, управляющими отображением информации при вводе, просмотре и корректировке данных. Формы облегчают работу по вводу информации в БД, выводят данные из таблиц и запросов в удобном для чтения и анализа формате.

Отчет - это средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации в удобном для пользователя виде. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить рисунки и диаграммы.

Запросы являются средством обработки данных, хранимых в таблицах. Запросы собирают затребованные данные из одной или нескольких таблиц по заданным критериям, являются инструментом поиска и структурирования данных. При использовании технологии клиент-сервер, где основные БД хранятся на сервере БД, система запросов позволяет уменьшить объем информации, передаваемый через сеть. Запрос - это вопрос о данных, то есть набор условий, по которым производится выборка информации из таблиц. Запуск запроса формирует новую таблицу данных, которая при повторных запусках запроса может обновляться в соответствии с изменением информации в исходных таблицах. Существуют разные типы запросов: на выборку, запрос с параметрами, перекрестные запросы, запрос на изменение таблицы.

Запросы с параметром - это отбор записей в базовой таблице по введенным параметрам.

Запросы на выборку - это получение результирующей таблицы, в которой отображаются записи из базовых таблиц, удовлетворяющие условиям запроса. При построении выражений в запросах используют:

знаки сравнения: < меньше, <=меньше или равно, > больше, >= больше или равно, = равно, <> не равно;

логические операции: And (И), Not (Нет), Or (Или);

операторы SQL: In (для определения, содержится ли элемент данных в списке значений) и Between…And (для выбора значений из определенного интервала).

функции: Avg() - среднее арифметическое значение; Count() - количество записей; Sum() - сумма всех записей и т.д.

Например:

а) значения меньше 50, но больше 60 включительно, задаются в условии как <=50 Or >=60;

б) значения из отрезка [50;60] задаются в условии как >=50 And <=60 или; Between 50 and 60;

в) все данные за 2008 год в условии задаются как Between #01.01.2008#аnd#31.12.2008#;

г) значения из списка перечисленных значений задаются в условии как In(50; 55; 57; 60).

Методика и порядок выполнения работы

Создадим формы, отчеты и запросы к таблицам БД Месторождения нефти.

Загрузите СУБД Access и откройте БД Фамилия_Месторождения.

Создание формы для связанных таблиц. Для этого откройте вкладку Создание, найдите раздел Формы. Формы можно создать в виде обычной формы и с помощью мастера форм.

Средство "Форма" можно использовать для быстрого создания формы с одним элементом. Форма такого типа одновременно отображает сведения только об одной записи. Для создания формы с одним элементом:

в области навигации выберите таблицу (например, Скважины) с данными, которые требуется добавить в форму;

на вкладке Создание в группе Формы выберите команду Форма. Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В этом режиме в форму можно вносить изменения, но она продолжает отображать данные. Например, можно изменить размеры текстовых полей, чтобы в них поместились все данные. Чтобы начать работу с формой, переключитесь в режим формы на вкладке Главная в группе Представления выберите пункт Вид, а затем - Режим формы.. Если Access обнаруживает таблицу с отношением "один ко многим" к таблице или запросу, использованным при создании формы, он создает для формы подтаблицу на основе связанной таблицы или запроса. При необходимости можно удалить подтаблицу из формы. Для этого нужно переключиться в режим макета, выбрать подтаблицу и нажать клавишу DELETE.

Для создания формы с помощью мастера на вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы, а затем выберите команду Мастер форм .. Далее следуйте инструкциям мастера. На первом шаге диалога с мастером Создание форм определите состав полей таблицы данных. Для этого выберите базовую таблицу Бригады, в списке Доступные поля можно выбрать поля, отражаемые в форме. Щелкнув кнопку >>, включите в список Выбранные поля все поля таблицы Бригады. Затем, выбрав таблицу Скважины, добавьте два любых поля таблицы Скважины, щелкая кнопку >, кроме поля Месторождения (это поле дублирует поле Месторождения таблицы Бригады) в список Выбранные поля. Щелкните кнопку Далее.

На следующем шаге диалога с мастером выберите вид представления данных, указав в качестве главной таблицы Бригады и включив опцию Подчиненные формы. Щелкнув кнопку Далее, выберите внешний вид подчиненной формы табличный (или в один столбец, ленточный), выберите стиль оформления (стандартный, изящный, деловой и т.п.), например, Международный.

На следующих этапах диалога с мастером Создание форм задайте имя для каждой из связанных форм. Завершите создание форм, щелкнув кнопку Готово.

Для запуска щелкнем по ярлычку главной таблицы Бригады. После этого на экране раскроется окно формы Бригады с подчиненной формой Скважины. Используя навигационные клавиши (<, > и др.) внизу окна, пролистайте все записи, перейдите на первую и последнюю.

Введите данные (взять произвольные) о двух новых Скважинах на любом месторождении. Если окажется, что размер поля в форме мал для представления данных, то закрыв окно формы, укажите главную форму Бригады и щелкните кнопку Конструктор на панели инструментов. Для изменения размера элементов управления формы наведите указатель на границу выделенного элемента управления и, когда указатель примет форму руки, переместите элементы управления. Закройте режим конструктора, сохранив изменения макета формы.

Закройте окно формы и, открыв таблицы Бригады и Скважины, просмотрите внесенные записи и убедитесь, что в обеих таблицах внесены связанные записи.

Создание отчёта. В отчет можно включить все поля одной или нескольких таблиц, или выбрать только требуемые. При этом можно использовать Простой отчет или Мастер отчетов. На вкладке Создание в группе Другие щелкните Мастер запросов.

Простой отчет - это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей. Создайте отчет по одной из таблиц, например Скважины. Для этого выберите ее. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Отчет.. Приложение Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета. Укажите имя отчета, просмотрите его и сохраните

Рассмотрим использование Мастера отчетов. Для этого, выбрав в списке объектов Отчеты, щелкните кнопку Создание отчета с помощью мастера. На первом шаге мастера Создание отчетов, выберите таблицу Бригады, включите в отчет поля Месторождение и Телефон. Выберите таблицу Скважины, включите в отчет поля № скважины, Забой скважины, Альтитуда. Щелкнув кнопку Далее, выберите в качестве главной таблицы таблицу Бригады. На следующем шаге диалога с мастером Создание отчетов добавьте уровень группировки, выбрав поле Месторождение. Щелкните кнопку Далее, выберите сортировку по возрастанию по полю Забой скважины. Щелкнув кнопку Далее, выберите вид макета в столбец (или табличный, или выровненный) и включив опцию настройки ширины полей для размещения их на одной странице. Выберите стиль оформления создаваемого отчета - Деловой (посмотрите другие стили). Щелкните кнопку Далее. На заключительном этапе Создания отчета укажите имя Пример отчета 1, щелкните кнопку Готово для завершения создания отчета. Созданный отчет появится в главном окне базы данных (рисунок 1), в разделе Отчеты. Просмотрите полученный отчет, щелкнув по его имени. После просмотра отчета закройте его, щелкнув кнопку Закрыть на панели инструментов.

Создание запросов.

Создадим простой запрос на выборку, который отберет данные о Скважинах с легкой плотностью нефти глубиной от 3200м до 3500 м и количеством работающих менее 60. Для этого будут использоваться поля Плотность нефти, Глубина скважины, Количество работающих. Для создания запросов можно использовать Мастер запросов или Режим конструктора. Рассмотрим обе возможности.

Выберите вкладку Создание раздел Другие кнопку Мастер запросов. Аналогично процедуре создания Формы: выберите таблицу Бригада для запроса и с помощью клавиши > перенесите поля Месторождение, Плотность нефти, Глубина скважины в окно Запроса. Затем из таблицы Бригада добавьте поле Количество работающих. Щелкните Готово. На следующем шаге задайте имя запроса, например Запрос по плотности и глубине. Выберите Просмотр отчета. Щелкните Готово и посмотрите на результат отбора по указанным полям. Закройте созданный запрос, его имя появилось в главном окне Базы данных.

Откройте его еще раз, щелкнув по имени, и перейдите на структуру запроса (Вид на Панели инструментов). Рассмотрите структуру Запроса. В строке Сортировка поля Плотность нефти выберите сортировку по возрастанию. Посмотрите результат запроса: щелкните на Панели инструментов значок! (Запуск). Вернитесь на структуру запроса и поставьте сортировку по убыванию. Посмотрите результат выполнения Запроса. Измените запрос, добавив в строке Условие отбора поля Забой скважины условие Between 3200 and 3500. Запустите Запрос с изменениями на выполнение. Вернитесь на структуру запроса и добавьте условие <60 в поле Количество работающих. Посмотрите результат запроса. Закройте его с сохранением.

Создадим Запрос такого же вида, но с помощью Конструктора. Выберите вкладку Создание раздел Другие, щелкните кнопку Новый запрос - создание в режиме конструктора.

Из окна Все таблицы, перетащите таблицы Бригады, а затем - Скважины.

Перетаскивая поля (№ скважины, плотность нефти, Забой скважины, Количество работающих) из таблиц Скважины и Бригады в бланк запроса, определите поля таблиц для запроса, порядок их размещения. В строке Вывод на экран включите флаг отображения полей. В строке Условие отбора в столбце Плотность нефти введите условие отбора "легкая", в столбце Забой скважины введите условие отбора Between 3200 and 3500, в столбце Количество работающих условие <60.

Перейдите в режим таблицы и просмотрите записи БД, отобранные согласно созданному запросу. Закройте окно запроса, сохраните макет запроса под именем Запрос Нефти легкой плотности.

Создадим новый запрос Поиск скважин по месторождению как запрос с параметром. Для этого создайте запрос на выборку и откройте его в режиме конструктора (Конструктор. Представление, в котором отображается структура следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты и макросы. В режиме конструктора можно создавать новые объекты базы данных или изменять структуру существующих.). Затем, из окна Всех таблиц, перетащите таблицы Бригады, затем - Скважины. Перетаскивая поля из таблиц Скважины и Бригады в бланк запроса, определите поля таблиц для запроса, порядок их размещения. В строке Вывод на экран включите флаг отображения полей. В строке Условие отбора в столбце поля Месторождения, которое предполагается использовать как параметр, введите в квадратных скобках в ячейку строки Условие отбора текст приглашения [Введите название месторождения], который должен отображаться в диалоговом окне. Сохраните запрос, задав ему имя Запрос по месторождению. Для проверки действия запроса откройте его и запустите (или выберите в меню Вид опцию Режим таблицы). В появившемся окне Введите значение параметра введем название месторождения, которое надо найти, например, Зимняя ставка. Посмотрите на результат Запроса. При запуске запроса с параметрами текст отображается в диалоговом окне без скобок. Закройте Запрос и выполните поиск другого месторождения, задав новый параметр. Описанные действия могут использоваться для создания запроса с параметрами из следующих типов запросов: на выборку, перекрестный, на добавление, на создание таблицы, на обновление.

Закройте окно таблицы-запроса и выполните задания.

Задания для самостоятельного выполнения

Создайте новую форму, включив в нее только часть полей и сохраните ее под другим именем.

Создайте 4 новых различных отчета и простой отчет (ленточный, табличный и др.) по разным полям.

Создайте Почтовые наклейки (с помощью Мастера наклеек) и объясните их назначение

Создайте два запроса по параметру по разным полям.

Создайте три новых запроса на выборку по разным полям и с разными условиями, описанными в теоретической части.

Содержание отчёта и его форма

В отчёте указывается номер лабораторной работы, её название, цель, описание основных понятий и выполненных заданий.

Контрольные вопросы и защита работа

К защите лабораторной работы выполнить задания на компьютере, оформить отчет и устно ответить на вопросы:

Что такое запрос? Отчет? Форма?

Какие виды запросов, отчетов бывают?

Для чего необходимы формы, запросы, отчеты?

Размещено на Allbest.ru