Электронный документооборот и управление контентом

Содержание

Введение

1. Электронные и бумажные документы

2. Цифровые аргументы

3. От АСКИД по EDMS

4. Особенности EDMS-систем

5. Проблемы выбора и внедрения

6. Бумажных документов не уменьшается

7. Управление контентом

Заключение

Литература

Введение

Тема контрольной работы «Электронный документооборот и управление контентом».

Документ является основным способом представления информации на любом предприятии. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько рационально организовано управление документооборотом. Ведь малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее потеря) может отрицательно сказаться на ведении бизнеса.

Цель работы - рассмотреть формы и методы электронного документооборота и методы его совершенствования, а также управление контентом.

1. Электронные и бумажные документы

Под документом понимают информацию, зафиксированную на материальном носителе с атрибутами, позволяющими ее идентифицировать. Бумажный документ - это информация, зафиксированная на бумажном носителе и обладающая определенными атрибутами, например, дата и подпись. В бумажном документе имеет место привязка информации к материальному носителю (бумаге).

В эпоху ИТ, когда документы создаются (или переводятся в электронный вид), управление ими осуществляется электронным способом. Электронный документ является единицей информации в системах электронного документооборота. Такой документ не осязаем, его нельзя потрогать, и он не привязан к носителю. Электронный документ может существовать на многих носителях, но в то же время быть одним и тем же документом.

Различают внутренний и внешний электронный документооборот. Перемещение документов внутри ИС предприятия относят к внутреннему документообороту, а при их передаче в глобальную сеть говорят о внешнем документообороте. Исходя из указанных выше особенностей, следует иметь в виду правила, определяющие все особенности электронного документооборота. Причем эти правила должны быть едины для всех, как внутри предприятия, когда рассматривается внутренний электронный документооборот, так и в стране (внешний электронный документооборот). Регламентации электронного документооборота определяются Законом «Об электронных документах и электронном документообороте», например, в Украине или Законами об «Электронном документообороте» и «Электронной цифровой подписи» в России. Но, к сожалению, эти Законы с большим трудом пробивают себе «жизнь».

Отсутствие атрибутов, аналогичных атрибутам бумажных документов, возможность модификации документов и одновременное существование многих одинаковых копий документа обусловливает необходимость введения каких-то реквизитов и для электронных документов. Основными реквизитами являются дата и электронная цифровая подпись (ЭЦП).

ЭЦП защищает электронный документ от подделки с помощью закрытого ключа. Для проверки ЭЦП применяется открытый ключ. Так как при документообороте предполагается использование ЭЦП как физическими, так и юридическими лицами, необходимо наличие органа, идентифицирующего владельца ЭЦП и удостоверяющего его открытый ключ. В качестве такого органа выступают удостоверяющие центры, которые создают по обращению пользователей закрытые и открытые ключи ЭЦП, приостанавливают и возобновляют действие сертификатов ключей подписей, ведут реестр сертификатов.

Что дает электронный документооборот?

Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает более эффективное управление документов за счет автоматического контроля их исполнения, прозрачности деятельности предприятия. При этом поддерживается накопление, управление и доступ к информации и знаниям, а также ведется протоколирование деятельности предприятия в целом.

Также оптимизируются бизнес-процессы, автоматизируется механизм их выполнения и контроля, сокращается оборот бумажных документов и удешевляется их хранение.

2. Цифровые аргументы

По данным журнала ASAP, ежегодно в мире появляется около 6 млрд. новых документов. Так, только в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,5 трлн. различных документов. По прогнозу того же журнала ASAP, к 2004 году только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. По данным Siemens Business Services:

- 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов;

- 6% документов безвозвратно теряются;

- каждый внутренний документ копируется до 20 раз;

- при использовании электронного документооборота производительность труда персонала возрастает на 20-25%;

- стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем бумажных.

Секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия - до 30% времени.

3. От АСКИД по EDMS

Специалисты по вычислительной технике помнят, как в 80-е годы многочисленные группы программистов трудились над созданием систем АСКИД (автоматизированных систем контроля исполнения документов). В советские времена подобные системы вряд ли могли быть востребованы, потому что «натыкались» на стены чиновников. И их можно было понять: автоматизированная система отнимала чувство чиновничьей значимости и незаменимости. Теперь по простому запросу к базе данных руководитель получал справку о состоянии дел, минуя чиновников. Но самое страшное для чиновника было то, что система оперативно оповещала руководителя о нерасторопности чиновника как исполнителя.

А в это то же время на Западе потребность в эффективном управлении электронными документами привела к созданию систем электронного документооборота, которые называют Electronic Document Management Systems (EDMS). Сегодня эти системы являются частью рынка программного обеспечения для управления электронным документооборотом и содержимым информационных систем, так называемого рынка DCT (document and content technologies).

Последние 5-6 лет наблюдается интерес к электронному документообороту и на отечественных предприятиях негосударственной формы собственности. Очень просто электронный документооборот можно определить как рабочий поток документов в электронном виде. Организовать этот поток можно с помощью электронной почты без специальной системы. Это имеет место у большинства организаций, имеющих информационные системы.

Использование же специального программного обеспечения предоставляет механизмы управления, осуществляемые через документы, т. е. электронный документооборот напрямую связан с уровнем развития управления. И в этом случае задача электронного документооборота - не вытеснить бумажный, а создать эффективный механизм управления предприятием. Электронный документооборот обеспечивает реализацию всех бизнес-процессов по документам, и его могут обеспечивать следующие системы:

- электронный архив. Поддерживают средства полнотекстового поиска и хранения данных;

- workflow-системы. Рассчитаны на обеспечение движения документов по заранее заданным маршрутам (жесткая маршрутизация) с учетом иерархического построения организации;

- системы, ориентированные на накопление знаний. Это гибридные системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих;

- системы коллективной работы. Их основная задача - обеспечить совместную работу людей над документами.

4. Особенности EDMS-систем

Как правило, EDMS-системы - это клиент-серверные программы, построенные по модульному принципу и имеющие открытые интерфейсы прикладного программирования, что позволяет добавлять к ним новые функции или расширять уже имеющиеся. Например, функции ввода документов со сканера, электронной почтой, пересылки факсов и др. Важной особенностью EDMS-систем является также высокая степень их интеграции с прикладными программами за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, MAPI и др.

Как правило, EDMS-системы имеют двух- или трехуровневую архитектуру, а их главное назначение - обеспечить целостность документов и их четкую классификацию, чтобы пользователь мог без труда найти нужный документ. Обычно первый уровень такой системы представляет собой файловый сервер, содержащий документы и классификаторы. Второй уровень состоит из клиентского ПО, обеспечивающего доступ к системе, а третий уровень архитектуры систем управления документами содержит бизнес-логику, определяющую систему формирования документов и маршруты их доставки конкретным сотрудникам для внесения изменений и утверждения.

Во всех EDMS-системах реализована иерархическая система хранения документов. Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т.д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено - один и тот же документ может входить в несколько папок и полок за счет применения механизма ссылок. Любой документ в EDMS-системе характеризуется определенным набором атрибутов (например, название, автор, дата и время создания и др.). Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, в которой в графическом виде представлены атрибуты документа. В большинстве случаев серверная часть EDMS-системы состоит из хранилища атрибутов документов (карточек), хранилища документов, а также служб полнотекстовой индексации.

Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием «архив документов». Для хранения атрибутов документов используются системы управления реляционными базами данных, например Oracle, Sybase, MS SQL Server, обеспечивающие поиск документов по атрибутам, а для хранения непосредственно содержимого документов - файл-серверы Windows, NetWare, UNIX или собственные хранилища.

Полнотекстовая индексация предназначена для индексирования содержимого документов, чтобы при необходимости пользователь мог найти документы с указанными в строке поиска словами.

Кроме механизмов хранения документов, EDMS-системы должны обеспечивать и маршрутизацию документов. В общем случае используется свободная и жесткая маршрутизация документов. При свободной маршрутизации пользователь может по своему усмотрению изменить существующий (или задать новый) маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи менять их не могут.

В EDMS-системах реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. Если пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве EDMS-систем аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации.

Достоинством EDMS-систем является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

В состав большинства EDMS-систем входят утилиты для просмотра документов, понимающие многие десятки форматов файлов.

Клиентами большинства EDMS-систем могут быть ПК с операционными Windows, Unix и Mac OS. Кроме того, они позволяют работать с документами через стандартные Web-браузеры.

5. Проблемы выбора и внедрения

Постепенно компании приходят к необходимости выбора системы документооборота. И вот именно на этом этапе нужно тщательно подойти к вопросу выбора. На сегодняшний день существует множество EDMS-систем, наиболее распространенные из которых представлены в табл. 1. Скорее всего, нужно останавливать свой выбор на системах, которые в большей степени соответствуют отечественной бизнес-практике. Второй важный момент - возможность развития системы через ее масштабируемость и поддержку со стороны разработчика.

Большинству отечественных предприятий впервые придется внедрять корпоративную EDMS-систему, что будет сопряжено с мощным сопротивлением наших людей. Объяснение достаточно тривиально. Наши люди не хотят развиваться, переучиваться, менять свой стиль работы и ментальность. Кроме того, они бояться быть уличенными в лени и некомпетентности. Ведь правильно оформленный документ практически невозможно скрыть или придержать для исполнения. «Неразобранные» электронные документы всегда будут перед глазами вышестоящего начальника, наблюдающего за действиями сотрудников на расстоянии даже не выходя из своего кабинета. Эти преобразования вряд ли многим придутся по душе. И, тем не менее, идти вперед не просто надо, а жизненно необходимо. А чтобы быть в курсе всех событий, связанных с электронным документооборотом, посещайте, например, популярный Web-pecypc (http://www.docf low-,ru), который посвящен этой тематике.

Таблица 1 - Известные системы электронного документооборота

6. Бумажных документов не уменьшается

Внедрение электронного документооборота обычно не сокращает использование бумаги в организации, а даже увеличивает. Во-первых, это связано с тем, что электронный документооборот внедряет культуру создания документов, поэтому общее количество «рождаемых» организацией документов резко возрастает. Во-вторых, в силу привычки люди часто хотят иметь документы на руках и работать с ними не только за компьютером. Объясняется это тем, что с бумажным документом работать более «эргономично». В-третьих, карманные компьютеры из-за маленького экрана не вполне подходят для работы с электронными документами. Так что индустрия принтеров, а вместе с ней и бумажные документы, еще долго будут процветать.

7. Управление контентом

Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в виде меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями и возможность анализа. Наиболее полно такому подходу соответствует современная концепция Enterprise Content Management (ЕСМ), а реализующие ее системы - Content Management Systems (CMS).

На русский язык Enterprise Content Management чаще всего переводят как «управление корпоративным содержанием», хотя есть и другие предложения перевода, например, «умение обращаться с неструктурированной корпоративной информацией».

ИТ-менеджеры, опрошенные Gartner, по приоритетности в 2009 году поставили ЕСМ на второе место - вслед за безопасностью. Откуда такой неожиданный рост интереса к этой концепции?

Так как на предприятиях накопилось огромное количество электронных документов, то для работы с ними нужна взаимосвязанная система. Каждый сотрудник предприятия хранит свои документы в виде файлов и электронной почты. При этом вся бизнес-логика содержалась в головах людей, которые работают с документами. Накопленные массивы электронной информации являются ценнейшим интеллектуальным активом организации, ее корпоративной памятью. Кроме того, что их нужно сохранять, они должны быть легко доступны.

Чем же «документ» отличается от «контента»? Чаще всего документ создается в формате некоторого офисного приложения, например MS Word. После его утверждения, он, например, публикуется на сайте в HTML-формате или преобразуется в PDF-формат для дальнейшего распространения. Для потребителя информации это один и тот же документ (его суть и смыл одни и те же), а для классической системы управления документами - три разных. Таким образом, появляется новое качество: «информация-контент» отделяется от «документа-формы». Пока дискуссия о приоритете содержания (контента) над формой (документом) носит академический характер. Можно считать, что «документ» и «контент» - практически одно и то же. Это дает все основания, что основой ЕСМ является система управления документами, но только основа...

На сам же деле, концепция ЕСМ - это результат конвергенции систем управления документами и информацией на Web-сайтах, средств автоматизации бизнес-процедур, коллективной работы и управления знаниями. Это комплексное решение, обеспечивающее накопление и систематизацию неструктурированной информации, поддержку ориентированных на документы бизнес-процессов и возможности анализа информации.

Для анализа важны не только показатели в виде окончательных цифр (назовем это четкой информацией). Это могут быть, например, данные из отчетов о продажах, измеряемые в сотнях тысяч долларов. Гораздо интереснее использовать для нужд бизнеса и так называемую «размытую» (назовем ее нечеткой) информацию, которая находится в текстовых документах, электронных таблицах, на Web-страницах, в сообщениях электронной почты.

Появление поставщиков средств управления контентом не заставило себя ждать. Это InterLeaf (www.interleaf.com, пакет BladeR-unner), Interwoven (www.interwoven.com, пакет TeamSite), NetObjects (www.netobjects.com, пакет Collage), Vignette Corp. (www.vignette.com, пакет StoryServer, Vignette V/7). Сюда следует отнести и продукты от IBM (Content Manager 8.0) и Microsoft CMS 2002. Эти пакеты предназначены не для организации хранения и маршрутизации документов, а для подготовки Web-контента и организации доступа к нему. Для этого предусмотрен обширный пользовательский инструментарий, в том числе текстовые редакторы и авторские Web-инструменты.

В 2002-2003 гг. российской компанией Xanadu Group было выпущено 3 продукта этого класса: MatrixWalks Basic, MatrixWalks Standard Edition и MatrixWalks Enterprise Edition (www.matrixwalks.ru).

С помощью этой системы компании могут интегрировать информационные потоки и бизнес-процессы как внутри собственной организации, так и на межкорпоративном уровне, управлять ими, направлять персонифицированную информацию пользователям, осуществлять постоянный мониторинг и оптимизировать передачу данных в онлайновом режиме. В качестве источников информации могут выступать ERP-, SCM-или CRM-системы, системы автоматизации продаж, новостные ленты, дискуссионные форумы, базы данных и файловые системы. Встроенные средства описания бизнес-процессов позволяют пользователю самостоятельно проектировать и контролировать жизненный цикл документов. Технологически MatrixWalks представляет собой Web-ориентированную систему для работы через Web-браузер.

Заслуживает внимания еще одна российская система управления контентом: «ContentRight» (www.contentright.ru). Главное ее предназначение заключается в управлении информационным содержанием Web-служб различного уровня сложности. Основа системы - Web-ориентированная технология ArtPublishing.

Заключение

В процессе выполнения контрольной работы мы узнали, что такое документооборот, о переходе от рутинного бумажного документооборота к электронному, переход от АСКИД к EDMS, особенностями EDMS-систем, известными системами электронного документооборота и управлением контентом.

Литература

1. Волова В.Н. Основы теории систем и системного анализа. В.Н. Волова, А.А. Денисов. - СПб.: СПбГТУ, 1997. - 510 с.

2. Волова В.Н. Методы формализованного представления систем / В.Н. Волова, А.А. Денисов, Ф.Е. Темнигов. - СПб.: СПбГТУ, 1993. - 108 с.

3. Гасаров Д.В. Интеллетальные информационные системы. - М.: Высш. шк., 2003. - 431 с.

4. Гелшов В.М. Введение в АСУ. - Киев: Техника, 1974.

5. Корячов В.П. Теоретические основы САПР: Учеб. для вузов / В.П. Корячо, В.М. Крейчи, И.П. Норенов. - М.: Энергоатомиздат, 1987. - 400 с.

6. Мамионов А.Г. Основы построения АСУ: Учеб. для вузов. - М.: Высш. шк., 1981. - 248 с.

7. Меньов А.В. Теоретические основы автоматизированного управления: Учеб. пособие. - М.: МГУП, 2002. - 176 с.

8. Острейовский В.А. Автоматизированные информационные системы в экономике: Учеб. пособие. - Ср т: СрГУ, 2000. - 165 с.

9. Острейовский В.А. Современные информационные технологии экономистам: Учеб. пособие. Ч. 1. Введение в автоматизированные информационные технологии. - Ср т: СрГУ, 2000. - 72 с.

10. Автоматизированные информационные технологии в экономике / Под ред. проф. Г.А. Титоренко. - М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998.- 400 с.

11. АСУ на промышленном предприятии: Методы создания: Справочник / С.Б. Михалев, Р.С. Седенов, А.С. Гринбер и др. - М.: Энергоатомиздат, 1989. - 400 с.

12. Комплекс общеотраслевых руководящих методических материалов по созданию АСУ и САПР. - М.: Статистика, 1980.