4.1.1 Описание алгоритма

Конфигурация «Автоматизация учета кафе-бар» разрабатывалось в среде в «1C:Предприятие 8» с нуля.

В ходе разработки программного приложения был создан следующий справочник:

Справочник «Сотрудники»

Таблица.

Программа имеет следующие документы:

документ «Поступление от поставщика». Данный документ предназначен для отражения операций поступления товаров от поставщиков. В табличной части документа после выбора номенклатуры устанавливается закупочная цена, потом процент наценки. При этом происходит автоматический расчет продажной цены. Ее можно откорректировать до нужного значения, после чего процент наценки автоматически будет пересчитан. При установке документом новых значений покупной и продажной цены они сохраняются и используются в дальнейшем для автоматической подстановки в данные строки табличной части документа при выборе соответствующей позиции номенклатуры. Помимо оприходования товаров от поставщиков, в случае изменения продажных цен осуществляется автоматическая переоценка остатков данного вида номенклатуры по всем партиям по всем складам.

документ «Возврат поставщику» предназначен для оформления возврата товаров поставщику. Документ оформляется на основании документа «Поступление от поставщика». По нажатию кнопки производится заполнение табличной части исходя из фактических остатков полученной от поставщика партии товаров на момент оформления возврата. После этого данные табличной части могут быть откорректированы для отражения точных данных по возврату. Возможен ручной ввод возвращаемых позиций, при этом осуществляется проверка наличия выбранных позиций на дату возврата по партии документа, на основании которого осуществляется возврат.

документ «Внутреннее перемещение» предназначен для отражения операций по перемещению товаров между складами (местами хранения).

документ «Переоценка» предназначен для установки новых продажных цен и осуществления автоматической переоценки по выбранным позициям номенклатуры всех партий по всем складам.

документ «Списание» предназначен для отражения операций по списанию товаров на расходы предприятия.

документ «Инвентаризация» служит для отражения излишков и недостач, относимых на счет учета расчетов с материально ответственными лицами. Специальная обработка ежедневно автоматически создает документы инвентаризация для оприходования недостающих материалов, используемых в производстве, и товаров, которые были проданы, но которых не было на остатках. Отражение недостач и не учтенных ранее излишков происходит в день проведения инвентаризации. Такой порядок позволяет получать ежедневные отчеты об остатках товаров в разрезе номенклатуры без отрицательных остатков. Это может быть полезно, например, для предоставления сведений в банк для кредитования под залог товаров в обороте. Результаты инвентаризации при таком подходе определяются за период от предыдущей до текущей инвентаризации. В случае установки новых продажных цен документ «Инвентаризация» осуществляет переоценку всех партий по всем складам позиций номенклатуры, по которым произошло изменение продажной цены.

документ «Производство» формируется ежедневно специальной обработкой, которая заполняет его табличную часть на основании данных о проданных за день позициях произведенной продукции. Допускается вхождение одного вида продукции в состав другого вида продукции (количество уровней вложенности не ограничено). При этом списываться будут конечные товары, купленные у поставщиков или оприходованные в результате инвентаризации, которые не являются результатом производства. Для каждой позиции продукции определяется технологическая карта (которая определяет состав и количество компонентов, необходимых для ее производства) и склад, с которого будут списываться ингредиенты и на который будет приходоваться выпущенная продукция. Продукция не остается на остатках на конец дня и подлежит списанию на продажи, за счет предприятия или за счет виновных лиц. В случае установки новых продажных цен документ «Производство» осуществляет переоценку всех партий по всем складам позиций номенклатуры, по которым произошло изменение продажной цены. После проведения в табличную часть документа заносятся (перезаполняются) данные фактической себестоимости (по столбцу покупной цены) по всем позициям продукции.

документ «Технологическая карта» создается для каждой позиции продукции для отражения состава и количества используемых для ее производства ингредиентов. Существует два вида заполнения технологической карты - брутто и нетто. В первом случае заполняется брутто-количество используемых ингредиентов (например, вес неочищенного картофеля), затем указывается коэффициент потерь количества брутто для получения количества нетто (процент потери веса картофеля при очистке для получения очищенного картофеля), после чего указывается процент потери веса нетто для получения готового блюда (процент потери веса при уварке или ужарке картофеля). Вариант нетто предполагает первоначальное заполнение количества нетто, после чего, с учетом указанных коэффициентов брутто и нетто осуществляется автоматический расчет количества брутто (количество, которое будет списываться со складов) и чистого веса ингредиента в составе готового блюда.

документ «Внутреннее перемещение списание» предназначен для отражения перемещения товаров из одного ресторана (кафе, бара), в другой ресторан (кафе, бар) той же сети, но с ведением учета в отдельной информационной базе данных. Это приводит к тому, что в текущей базе данных товар уходит с остатков. При последующей консолидации данных в централизованной информационной базе данных компании осуществляется проверка соответствия списания товаров в одном подразделении и оприходования в другом.

-документ «Внутреннее перемещение поступление» ставит на приход товары, полученные из другого подразделения той же компании, ведущего учет в отдельной информационной базе данных.

Данные этого документа должны соответствовать данным документа «Внутреннее перемещение списание» перемещающего подразделения. В случае установки новых продажных цен документ «Внутреннее перемещение поступление» осуществляет переоценку всех партий по всем складам позиций номенклатуры, по которым произошло изменение продажной цены.

Документ «Ввод остатков» используется в случае начала ведения учета в информационной базе с некоторого момента, на который уже существуют остатки товаров (например, в случае перехода с другой программы ведения учета), а также в случае обрезки информационной базы. Данный документ устанавливает покупные и продажные цены номенклатуры, которые будут использоваться в дальнейшем до очередного изменения.

- документ «Установка цен меню». В программе реализован учет одновременно в покупных и продажных ценах. Это касается как товаров, приобретенных у поставщиков и подлежащих перепродаже, так и товаров, используемых в производстве продукции, и самой продукции. Такой подход позволяет, во-первых, осуществлять корректный перенос информации в бухгалтерскую базу данных, в которой учет товаров ведется с использованием счета 42 «Торговая наценка», а, во-вторых, производить ценообразование продукции на основании продажных цен ингредиентов (если в отношении разных групп ингредиентов предусмотрены разные наценки). При такой организации учета очередное поступление товаров с изменением покупной цены приводит (при фиксированном проценте торговой наценки) к автоматическому пересчету продажной цены. Покупные и продажные цены меняются у товаров, подлежащих перепродаже, а также входящих в состав продукции. Изменение цен бэкофиса происходит регулярно, в то время как цены меню (цены фронтофиса) должны пересматриваться с меньшей периодичностью. В связи с этим продажные цены бэкофиса и продажные цены фронтофиса представляют собой два параллельно существующих измерения. В любой момент их можно сопоставить для получения объективной информации о необходимости изменения цен меню. Это сопоставление и установка цен производится с помощью документа «Установка цен меню». Табличная часть заполняется по нажатию кнопки данными выбранной группы номенклатуры с отражением продажных цен бэкофиса и фронтофиса. После этого существует возможность сделать цены фронтофиса равными ценам бэкофиса и произвести ручную корректировку первых.

Программа имеет следующие отчеты:

Отчет «Остатки и движения товаров ресторан». Данный отчет предоставляет возможность анализа всего товародвижения в ресторане за выбранный период, включая информацию о начальных остатках, приходе, расходе, конечных остатках. Информация предоставляется по трем видам ресурсов - продажной стоимости, покупной стоимости и количеству. Таким образом, блок числовых данных отчета представляет собой таблицу, по столбцам которой располагаются начальный остаток, приход, расход и конечный остаток, а по строкам - продажная стоимость, покупная стоимость и количество. Существует возможность перемены местами расположения указанных элементов по строкам и столбцам, а также удаления ненужных на момент формирования отчета элементов или смены порядка их следования. В качестве измерений (разрезов аналитики) выступают: организация, подразделение, склад, номенклатура, партия, регистратор. Пример отчета с измерениями склад, номенклатура, с выбором двух складов - Суши и Бара и двух позиций номенклатуры - Абсент 1 и Абсент 3 представлен ниже.

- отчет «Виды движений ресторан» предназначен для анализа движения товаров в ресторане в разрезе типовых хозяйственных операций за выбранный период. В качестве ресурсов (числовых анализируемых показателей) отчета выступают продажная стоимость, покупная стоимость, количество. Отчет имеет следующие измерения (разрезы аналитики): код операции, организация, подразделение, склад, номенклатура, партия, регистратор. Пример отчета представлен ниже.

- отчет «Продажи ресторан» предназначен для анализа продаж за выбранный период. В качестве ресурсов (числовых анализируемых показателей) отчета выступают продажная сумма, скидка (сумма скидки), продажная сумма с учетом скидки, покупная сумма (себестоимость), прибыль, количество. Отчет имеет следующие измерения (разрезы аналитики): автор, организация, подразделение, безналичный расчет, склад, партия, регистратор, терминал КС (кассовой системы), номер смены КС, номер чека КС. В качестве примеров использования данного отчета можно привести:

- анализ продаж в разрезе позиций номенклатуры в порядке убывания размера прибыли (выручки);

- анализ продаж (выручки и прибыли) в разрезе пользователей системы (официантов, барменов, администраторов);

- анализ продаж по часам в течение дня, по дням в течение месяца, по декадам в течение квартала и т.п.;

- анализ процентов и сумм скидок в разрезе пользователей (официантов, барменов, администраторов);

- анализ продаж в разрезе фискальных регистраторов и смен фискального регистратора.

- отчет «Продажи фронт ресторан» предназначен для анализа продаж фронт офиса. Поскольку документы «Чек ККМ» при регистрации продаж в режиме работы фронт офиса не совершают движений по регистрам, этот отчет базируется на данных табличных частей документов «Чек ККМ». При этом можно осуществлять отбор документов «Чек ККМ», по которым будут анализироваться продажи - можно выбрать закрытые столы (по которым уже произведена оплата) или открытые (еще не оплаченные), проведенные или непроверенные документы, документы по которым пробит или не пробит фискальный чек и т.п. В качестве ресурсов (числовых анализируемых показателей) отчета выступают: продажная сумма, скидка (сумма скидки), продажная сумма с учетом скидки, количество. Отчет имеет следующие измерения (разрезы аналитики): автор, организация, подразделение, склад, номенклатура, регистратор, терминал КС (кассовой системы), номер смены КС, номер чека КС. В качестве примеров использования данного отчета можно привести:

- анализ продаж в разрезе позиций номенклатуры в порядке убывания размера выручки;

- анализ продаж (выручки) в разрезе пользователей системы (официантов, барменов, администраторов);

- анализ продаж по часам в течение дня, по дням в течение месяца, по декадам в течение квартала и т.п.;

- анализ процентов и сумм скидок в разрезе пользователей (официантов, барменов, администраторов);

- анализ продаж в разрезе фискальных регистраторов и смен фискального регистратора;

- анализ проданных, но еще не оплаченных позиций.

- отчет «Переоценка ресторан» предназначен для анализа изменения цен. Он позволяет понять - какой цена была, какой она стала после переоценки, в отношении, какого количества единиц номенклатуры каких партий произошло изменение цены, и на какую общую сумму. В качестве ресурсов (числовых анализируемых показателей) отчета выступают: старая продажная сумма, новая продажная сумма, количество, сумма переоценки, старая продажная стоимость на единицу товара, новая продажная стоимость на единицу товара, сумма переоценки на единицу товара. Измерениями (разрезами аналитики) отчета являются: организация, подразделение, склад, номенклатура, партия, регистратор. Пример отчета приведен ниже:

- отчет «Поставщики ресторан» служит для анализа поступления товаров от поставщиков. С помощью данного отчета можно как определять объемы закупок у отдельного поставщика в разрезе документов за период, так и анализировать поступления одной позиции номенклатуры от разных поставщиков. В качестве ресурсов (числовых анализируемых показателей) отчета выступают: количество, покупная сумма, продажная сумма. Измерениями (разрезами аналитики) отчета являются: организация, подразделение, контрагент, договор, номенклатура, партия, регистратор.

- отчет «Производство ресторан». С помощью данного отчета можно определить количество и массу выпущенной продукции, а также количество затраченных на ее производство ингредиентов, их покупную и продажную стоимость. Ресурсами (числовыми анализируемыми показателями) данного отчета являются: количество произведенной продукции, масса произведенной продукции, количество списанных на производство ингредиентов, покупная стоимость ингредиентов, продажная стоимость ингредиентов. В качестве измерений (разрезов аналитики) выступают: организация, подразделение, продукция, ингредиент, партия, регистратор. Пример отчета приведен ниже:

- отчет «Удаленные позиции ресторан» формируется на основании данных об удалениях позиций из табличной части документа «Чек ККМ», произведенных персонами с правами «Администратор ресторана». Данная статистика накапливается в процессе работы фронт офисной части программы незаметно для пользователей, и способствует как выявлению мошеннических действий со стороны персонала, так и проверке случаев списания блюд в случае отказов от них покупателей. Отчет имеет ресурсы (числовые показатели): количество, продажная сумма. Измерения (аналитические разрезы) отчета представлены следующим составом: организация, подразделение, автор, номенклатура, причина удаления, регистратор.

- отчет «Товарный отчет ресторан» служит для отражения всего товародвижения ресторана (кафе, бара) в разрезе документов за выбранный период. В товарном отчете отражаются остатки на начало периода, приход в течение периода по документам, итоги по приходу и по приходу с остатком, расход в течение периода по документам, итоги по расходу и остатки на конец периода. Существует возможность формирования данного отчета в отношении заданных организации, подразделения, склада. Товарный отчет, аналогичный данному, формируется по бухгалтерской базе данных после выгрузки в нее данных из бэк офиса. Таким образом, эти два отчета служат для оценки сопоставимости информации двух видов учета - оперативного и бухгалтерского. Пример товарного отчета представлен ниже:

- отчет «Цены меню ресторан» предназначен для отображения цен меню фронт офиса. В отчете можно выбрать организацию, подразделение, тип цен и группу номенклатуры, по которым будут отображены цены. Вывод цен осуществляется с учетом иерархии справочника «Номенклатура». Пример отчета «Цены меню ресторан» представлен ниже:

- отчет «Цены ресторан» предназначен для отображения цен бэк офиса. В отчете можно выбрать организацию, подразделение, тип цен и группу номенклатуры, по которым будут отображены цены, а также дату и время актуальности цен. Вывод цен осуществляется с учетом иерархии справочника «Номенклатура». Внешний вид отчета аналогичен отчету «Цены меню ресторан».

4.3 Аномалии и защищенное программирование

Таблица.