Размещено на http://www.allbest.ru/

Вступ

Характерною рисою сучасного стану розвитку людства є постіндустріальна трансформація суспільства, становлення інформаційного суспільства. Головною ознакою постіндустріальної технології є її гнучкість, яка досягається за рахунок використання сучасних методів обробки інформації. Таким чином, сучасна організація не може існувати без оперативного та адекватного реагування на швидкі зміни зовнішнього середовища, а тому управління такою установою набуває нових рис. В діяльності сучасних організацій роль інформації, як основного джерела прийняття зважених рішень, має тенденцію неухильного росту. Така ситуація характеризується не просто різко зростаючим обсягом інформації, але, головне, її доступністю і швидкістю доступу до неї. Однак використання сучасних засобів обробки інформації не гарантує достовірності інформації, що обробляється, та готовності кінцевих користувачів вчасно її приймати та використовувати.

Загально відомо, що зниження ризиків при прийнятті управлінських: рішень суттєво залежить від обсягу та достовірності інформації про об'єкт управління та його оточення, а бізнес-процеси, в ході яких приймаються такі рішення, не можуть існувати у відриві від відповідної інформаційної моделі. Таким чином, необхідність використання інформаційної технології для управління об'єктом, тобто створення автоматизованої системи управління цим об'єктом диктується частотою прийняття складних управлінських рішень. За умови використання індустріальної парадигми поведінки будь-яка організація повинна функціонувати у сталому режимі, тобто основним постулатом цієї парадигми є припущення про наявність для всіх видів бізнес-процесів стаціонарного режиму. Завдання управлінця тоді полягає саме у виведенні об'єкту управління у стаціонарний режим та підтриманні умов цього режиму. Звідси випливає, що індустріальна парадигма поведінки грунтується на припущенні про постійність зовнішнього відносно організації середовища.

На відміну від цього, як вже відзначалося вище, сьогодні зовнішні фактори є швидко змінними, тому всі бізнес-процеси організації не встигають перейти в стаціонарний режим. Це призводить до того, що слідуванні індустріальній парадигмі поведінки при управлінні організацією призводить до її занепаду.

Постіндустріальна ж парадигма поведінки постулює необхідність адаптивного в широкому розумінні управління організацією, тому забезпечення оперативного прийняття рішень на основі достовірного та своєчасного інформаційного зворотного зв'язку є основним завданням управлінця. Управління інформацією в рамках цієї парадигми є основною функцією управлінців різного рівня.

Двома головними складовими процесу управління інформацією є:

- одержання достовірної й актуальної інформації;

- обробка цієї інформації та передача її необхідних частин іншим учасникам процесу управління.

Зважаючи на великі обсяги обробки необхідної інформації для забезпечення постіндустріальної парадигми поведінки організації, можна стверджувати, що тільки інтегрована автоматизована система управління, що реалізована на базі сучасних інформаційно-комунікаційних технологій, дозволяє забезпечити вчасний доступ до управлінської інформації, систематизувати базові дані, організувати їх у необхідні звіти.

Задача розроблення ефективної інформаційно-аналітичної системи управління вищим навчальним закладом є однією з найбільш актуальних задач загальної проблеми інформатизації освіти.

Оскільки ВНЗ є найактивнішими джерелами та споживачами інформації, теоретичні проблеми побудування та практичні реалізації ефективних інформаційно-аналітичних систем у галузі освіти завжди були у центрі уваги відповідних підрозділів та спеціалістів ВНЗ.

В силу різних причин численні інформаційні системи, розроблені у ВНЗ власними силами, розв'язують різноманітні конкретні проблеми, пов'язані з окремими задачами автоматизації управління освітніми процесами. Це, наприклад, задачі управління кафедрою, деканатом, задачі бухгалтерії, навчального відділу тощо.

Інформаційні системи, які експлуатуються у ВНЗ, розроблені в різні часи, на різних платформах та з використанням різних технологій, різними за складом та кваліфікацією колективами розробників. Вони можуть бути охарактеризовані як експериментальні проблемно-орієнтовані системи або як функціональні прототипи окремих підсистем загальної інформаційних автоматизованих систем (ІАС) ВНЗ.

Ці системи, як правило, орієнтовані на задачі управління навчальним закладом, тобто є реалізаціями класу автоматизованих систем управління підприємством (АСУП).

В той же час основним технологічним процесом ВНЗ є академічний (навчальний) процес. Відомо, що ефективність будь-якої системи управління прямо пов'язана з тим, наскільки повно вона розв'язує задачі основного процесу цієї системи. З нашої точки зору, саме академічний процес у ВНЗ країни є поки що поза увагою як теорії, так і практики інформаційно-аналітичних систем у галузі освіти.

Актуальність теми дослідження.

Автоматизація повсюдно вважається головним, найперспективнішим напрямом розвитку будь-якого підприємства чи організації. Завдяки мінімізуванню участі людини у виробничих процесах, а також високій концентрації основних операцій значно поліпшуються умови праці та економічні показники.

Сьогодні системи автоматизованого керування є об'єктами активних досліджень. Дослідники, використовуючи новий технологічний рівень, повернулись до створення моделей комплексної автоматизації процесів управління. Для цього активно розробляється системно незалежне програмне забезпечення.

Метою роботи є підвищення ефективності ФМБ (факультет менеджменту та бізнесу) ПолтНТУ шляхом розвитку інформаційної підсистеми у складі автоматизованої системи управління (АСУ).

Для досягнення поставленої мети необхідно дослідити та вирішити такі задачі:

1. Дослідити автоматизовану система управління вищого навчального закладу;

2. Дослідити автоматизовану система управління Полтавського національного університету імені Юрія Кондратюка

3. Сформувати технічне завдання, для подальшої оптимізації існуючої автоматизованої системи управління;

4. Провести аналіз системи управління охороною праці та безпеки у надзвичайних ситуаціях

Об'єкт дослідження є - Полтавський національний університет імені Юрія Кондратюка.

Предмет дослідження - автоматизована система управління Полтавського національного університету імені Юрія Кондратюка.



1. Автоматизована система управління (АСУ) вищого навчального закладу. Характеристика основних ВНЗ

АСУ «ВНЗ» - це сукупність логічно організованих програмних засобів, призначених для створення, обробки і збереження інформації про абітурієнтів та студентів, автоматизації документообігу навчального процесу, інформаційно-аналітичної підтримки всіх підрозділів навчального закладу.

Система охоплює всі етапи навчання, пристосована до змін процесів та методів управління, припускає можливість змін в ієрархічній структурі організації.

Документація, що формується, узгоджена з діючою в Україні нормативною базою.

АСУ «ВНЗ» розкриває нові можливості колективам в управлінні навчальним закладом і виводить навчальний процес до сучасного рівня автоматизації.

Кожний етап перебування студента у навчальному закладі автоматизовано фіксується адміністрацією із дотриманням усіх організаційних процедур, документуванням цих процесів та контролем за станом справ.

Програми АСУ «ВНЗ» мають гнучку структуру і легко переналагоджуються. Для цього додаткові дані, які часто повторюються (назви факультетів, навчальних груп, назви дисциплін та інші) винесені у таблиці-довідники. Адміністратор системи за необхідністю може змінювати налаштування.

Програми АСУ «ВНЗ» мають сучасний інтерфейс. Робота оператора полегшується наявністю додаткових меню, з яких вибираються необхідні дані.

Особливістю АСУ «ВНЗ» є унікальна запатентована система захисту інформації від несанкціонованого доступу. Правовою основою створення системи захисту в АСУ «ВНЗ» є закон України «Про захист інформації в автоматизованих системах».

Інформаційна безпека системи забезпечується у відповідності до норм стандарту ISO.

Система захисту інформації АСУ «ВНЗ» забезпечує:

· криптографічний захист інформації при збереженні її на магнітних носіях, передачі по каналах зв'язку на базі вироблення імітовставки та перевірки електронного цифрового підпису;

· ідентифікацію операторів Системи;

· реалізацію розмежування доступу до ресурсів та процесів в системі.

Розвинута система доступу дозволяє користувачеві працювати лише з тими даними, які повністю відповідають його посадовим обов'язкам.

Автоматизована система «Приймальна комісія»

АС «Приймальна комісія» - це програмно-технологічний комплекс, який створено для автоматизації діяльності приймальної комісії навчального закладу, організації роботи працівників, зменшення кількості документації на паперових носіях та для повного інформаційного забезпечення прийняття управлінських рішень на рівні приймальної комісії навчального закладу.

Працівники приймальної комісії можуть звертатись до бази даних документів про середню освіту державної інформаційно-виробничої системи «ОСВІТА» для перевірки інформації атестату про середню освіту та використовувати інші дані про попередній рівень освіти абітурієнта.

Автоматизована система «Деканат»

Автоматизована система «Деканат» - це програмно-технологічний комплекс управління навчальним процесом закладу освіти, призначений для організації роботи методистів та зменшення кількості документації на паперових носіях.

В процесі роботи АС «Деканат», до персональних даних студента додаються інші поля, що відображають поточний стан навчання студента згідно навчального плану. Тому доцільно використовувати дану програму у комплексі з АС «Приймальна комісія».

Дані зарахованих студентів пакетнами переносяться з «Приймальної комісії». Це позбавляє працівників деканатів від необхідності вводити руками дані студентів. Таким чином, персональна картка для кожного студента вводиться лише один раз - під час подання документів до приймальної комісії, далі картка лише набуває додаткових даних.

Значною перевагою автоматизованої системи «Деканат» виступає зв'язок п'ятьох основних блоків, на яких базується програма це:

· блок анкет студента;

· блок анкет співробітників;

· блок навчальних планів;

· блок відомостей;

· блок адміністрування доступу.

Введені навчальні плани призначаються навчальним групам студентів. На підставі призначеного навчального плану автоматично створюються відомості іспитів, заліків, контрольних робіт та інших заходів контролю.

В навчальному процесі вагому участь приймають викладачі та співробітники закладу. Всі дані про співробітників вносяться до бази даних. При створенні екзаменаційних відомостей обов'язковим атрибутом є призначення екзаменатора.

АС «Деканат» є основним модулем автоматизованої системи керування вищим навчальним закладом.

Інформація, яка формується підсистемою «Деканат» застосовується в інших підсистемах, що забезпечують життєдіяльність вищого навчального закладу: для бібліотек, спорткомплексів, гуртожитків, суспільних заходів тощо.

Впровадження в навчальному закладі електронного студентського квитка дає можливість фіксувати всі дані про дії, що відбуваються з студентом протягом навчального процесу та зберігати їх в пам'яті автоматизованих систем, а це дає можливість студентському квитку виконувати функції читацького квитка, перепустки до гуртожитку, отримання пільг на проїзд у місцевому транспорті.

Після кожної сесії підсистема «Деканат» автоматично контролює виконання навчального плану, зміну кількості студентів, формує звіти.

Дисципліни навчального плану

Модуль редагування розподілу годин навчального плану. Даний модуль має вигляд звичайної таблиці годин навчального плану, що робить цю форму зручною для перегляду та редагування.

Користувач може змінювати вигляд навчального плану на більш зручніший для власного використання. Дисципліни та години навчального плану вибираються із додаткових меню. Підсумкові рядки та стовпчики навчального плану підраховуються автоматично.

Із персональної картки студента можна переглянути навчальний план, за яким він навчається. Цей план являє собою перелік всіх типів занять за всіма дисциплінами навчального плану з наведенням загальної кількості годин.

Навчальний план студента можна редагувати вручну, додаючи або видаляючи дисципліни. Таким чином, навчальний план студента може набувати індивідуальних рис. Це важливо для студентів, які переводяться з інших навчальних закладів або на іншу спеціальність. .

Успішність студента

На підставі навчального плану студента автоматично формується індивідуальна таблиця успішності для кожного студента. Ця таблиця містить тільки типи занять, що оцінюються: іспити, заліки, контрольні роботи і має додаткові стовпчики з оцінками за різними стандартами оцінювання, традиційні оцінки та за шкалою ЕСТS.

Оцінки автоматично переносяться з відомостей до індивідуальних таблиць студентів. Існує можливість проставити оцінки вручну.

Автоматизована система «Студмістечко»

За допомогою АС «Студмістечко» автоматизується діяльність дирекції студентського містечка навчального закладу, спрощується та вдосконалюється документообіг

Створюється єдина база даних для здійснення контролю за житловим фондом та матеріальною базою студмістечка, порядком поселення студентів, аспірантів, докторантів та сторонніх осіб, видачі та обліку документів на поселення, контроль за сплатою проживання та комунальних послуг, підвищення оперативності проходження, узгодженості і достовірності даних.

На підставі занесеної інформації в АС «Деканат», в програмі з'являється інформація про студентів, яким потрібен гуртожиток, анкетні дані автоматично переносяться до системи. Після чого адміністрація студмістечка здійснює розселення студентів по гуртожитках.



2. АСУ Полтавського національного університету імені Юрія Кондратюка

2.1 АСУ університету

Автоматизація схеми управління процесами у вищому навчальному закладі є виключно актуальним завданням, так як щоденне створення різноманітних документів, що мають загалом-то типову структуру, використання електронних таблиць для зберігання великого обсягу даних, паперові документообіг та звітності вимагають колосальних тимчасових і трудових витрат.

АСУ університету виконує наступні функції:

- комплексне, оперативне та ефективне автоматизоване управління навчально-методичним процесом, студентським контингентом від приймальної комісії до випуску студента;

- можливість накопичення інформації для аналізу і подальшого прийняття ефективних управлінських рішень, що підвищує оперативність і якість наданих послуг;

- забезпечує «прозорість» управління навчальним процесом;

- можливість контролювати навчальний процес філій/представництв так як система через віддалений доступ створює передумови формування концепції єдиного навчального простору вузу.

Автоматизована система управління вузом має наступні підсистеми:

- приймальна комісія

- деканат (кафедра)

- навчальний відділ

- особистий кабінет викладача

- кадровий облік

- інтеграція та інформаційні сервіси

Функціональні можливості

Функціональні можливості та операції, які можуть здійснювати в програмі АСУ ВУЗ представників різних структурних підрозділів через свої автоматизовані робочі місця.

1. Приймальна комісія

Прийом документів у абітурієнтів за допомогою АСУ вуз є повністю автоматизованим:

· Формує особову справу абітурієнта. Дані вводяться вручну співробітником приймальної комісії.

· Контроль здачі необхідних документів (довільний набір).

· Видача абітурієнту необхідного набору документів:

o розписка;

o контракт;

o екзаменаційний лист.

· Облік даних абітурієнтів.

· Формування наказів про зарахування абітурієнтів у сформовані групи:

o за допомогою рейтингу;

o вручну.

2. Деканат (кафедра)

Підсистема Деканат дозволяє вести оперативний облік руху контингенту:

· Формування наказів про рух контингенту як індивідуально, так і списком.

· Надання студентам і організаціям необхідних довідок.

· Надання студентам і організаціям необхідних довідок.

В даній АСУ ВНЗ дуже зручно відстежувати і фіксувати успішність студентів:

· Облік і аналіз державних підсумкових випробувань, результатів заліково-екзаменаційних сесій, різних видів атестацій в тому числі практик (зведена відомість успішності).

· Доступ студентів через інформаційно-довідкову систему.

Система дозволяє автоматизувати процес випуску студентів, здійснюючи такі дії:

· Затвердження тем дипломів.

· Формування Державної Атестаційної Комісії (ДАК).

· Автоматизована генерація екзаменаційних білетів для міждисциплінарного підсумкового державного іспиту.

· Автоматизоване формування та облік протоколів роботи ДАК; протоколи оформляються під час засідання комісії.

· Підготовка та перевірка даних для дипломів та академічних довідок.

За допомогою АСУ ВУЗ можна полегшити методистам планування навчального процесу і розподіл навантаження по кафедрі і факультету:

· Автоматизована генерація екзаменаційних білетів для поточного, проміжного та підсумкового контролю; виведення квитків на друк.

· Автоматизоване формування та облік планів і протоколів роботи кафедри, факультету; протоколи оформляються під час засідань кафедри, факультету.

· Розподіл в інтерактивному режимі навчального навантаження між викладачами кафедри.

· Формування навчальних доручень викладачам і забезпечує кафедрам.

· Організація перездачі заборгованостей студентів та документаційне оформлення цього процесу (графік перездачі, перелік заборгованостей у студента по семестру і року, формування напрямів на перездачу).

3. Навчальна частина (проректор з навчальної роботи). Особистий кабінет викладача

Планування:

· Ведення довідників зберігають основні параметри використовуваних державних освітніх стандартів, що використовуються в подальшому для підготовки робочих навчальних планів і друку диплома та додатка до диплома.

· Підготовка, зберігання і друк робочих навчальних планів за напрямами і спеціальностями.

· Планування навчального навантаження навчального закладу і по підрозділах.

· Контроль навчальної роботи навчального закладу, кафедр, факультетів (успішність, заборгованості, відвідуваність занять і т.д.).

4. Особистий кабінет викладача

В особистому кабінеті викладача:

· Формує індивідуальний план своєї роботи на поточний навчальний рік.

· Розробляє, коригує робочі навчальні програми з закріпленим на поточний навчальний рік дисциплін.

· Розподіляє між студентами, за їх заявами, тематику курсових і дипломних робіт; документальне оформлення процедури розподілу.

· Виконує автоматизовану генерацію екзаменаційних білетів для поточного, проміжного та підсумкового контролю; виведення квитків на друк.

5. Кадровий облік

Ця підсистема служить для організації кадрового обліку студентів і викладачів, навчально-допоміжного складу, врахування їх атестацій та підвищення кваліфікацій. Автоматизація кадрового обліку реалізована на рівні двох АРМ:

· АРМ студентів, реалізуються наступні функції:

o Оформлення та ведення особової картки студента від надходження до випуску.

o Військовий облік студентів, документальне оформлення цієї процедури.

o Надання студентам і організаціям необхідних довідок.

· АРМ викладачів, реалізуються наступні функції кадрового обліку:

o Облік викладачів, навчально-допоміжного складу кафедр інституту та аналіз кадрового забезпечення в розрізі організацій, місця роботи (штат, сумісництво), підрозділів, посад, учених звань і ступенів.

o Формування наказів на прийом, переміщення та звільнення.

o Інтеграція з програмними продуктами «1С».

o Облік підвищення кваліфікації

o Облік і планування атестацій по областям роботи (адміністративна та педагогічна).

o Військовий облік.

6. Інтеграція та інформаційні сервіси

Ця підсистема містить вбудовані в конфігурацію можливості по взаємодії з іншими програмними продуктами. Інтеграція з сучасними програмами дозволяє зробити розумну інформаційну загальнодоступність системи АСУ ВУЗ, а також представити більшість інформації в інтерактивному вигляді:

· Робота викладача в особистому кабінеті може здійснюватися через сайт навчального закладу.

· Імпорт результатів успішності (тестування) отриманих через системи електронного (дистанційного) навчання в зведені відомості та особисту карту студента.

· Інтеграція з «зарплатними» рішеннями фірми «1С». Кадровий облік можна вести безпосередньо в програмі АСУ ВУЗ і імпортувати дані з цих програм.

2.2 Можливості які мають АРМ користувачів

Можливості які мають АРМ користувачі додатку Клієнт-сервер АСУ ВУЗ:

· Зберігання, введення і редагування інформації про студентів (основний набір) з можливістю фільтрації і сортування відповідно з відображеними полями (номер по базі, ПІБ, факультет, спеціальність, спеціалізація, семестр, форма навчання, пільга, схема оплати, група, номер договору, дата надходження, стан, стать).

· Зберігання, введення і редагування додаткових анкетних даних (адреса, телефон, дата народження, документ про освіту, номери і дати наказів про зарахування, допуску до підсумкової атестації, присвоєння кваліфікації, досліджуваний мову, паспортні дані, дані диплома, громадянство, дані по аспірантурі), даних з оплати за навчання, даних про успішність, даних про накази на студента.

· Можливість передачі списку студентів в Excel, формування «шахматовок» з розподілу студентів за групами, карти вакансій, формування картки оплати, формування даних про прихід за день по оплаті за навчання, відомості на групову здачу іспитів, звіти про пересування студентів, академічні довідки, картки студента.

· Можливість проведення таких групових операцій, як: випуск обраних студентів, переведення на наступний семестр, відрахування групою, відновлення групою, поневірянь пільг, підрахунок приблизних надходжень, зіставлення з наказами, підготовка сповіщень на оплату, групова зміна реквізитів.

· Можливість автоматичного формування таких документів для кожного студента: обкладинка особистої справи, додаток до договору з оплати, витяг з наказу про зарахування, візитки. Можливість створювати документи власної форми (договори, довідки).

· Введення і зберігання даних про оплату студентом навчання (дата внесення, внесена сума, дата наступної оплати, документ, за яким здійснювалася оплата, кількість періодів оплати, розмір наданої пільги, рік за який проведена оплата, яким чином проведена оплата, доплати) , автоматичне формування фінансових документів («Сповіщення», «Рахунок») з підбором вартості навчання по всіх прийнятих параметрах курс, факультет, форма навчання, форма оплати, кількість періодів на оплату) в автоматичному режимі (і вибором дати наступної оплати (наявність довідників «кінці періодів», «розмір оплати»). Можливе перенесення проводок в 1С. Можливий прийом невірних платежів (менше/більше номіналу).

· Зберігання даних про оцінки студентів. Введення оцінок здійснюється, як через відомість, так і за індивідуальним листком. Підготовка документів «зведена відомість», «результат сесії».

· Зберігання даних про навчальний план на кожну групу на всі семестри навчання, є можливість редагування і тиражування вже введених навчальних планів. Можлива передача навчального плану в Excel.

· Можливість швидкої вибірки студента за частиною прізвища. Вибірка всіх боржників на поточний день, висновок оплатили сьогодні, виведення всіх студентів. Доступний швидкий пошук студентів мають хоча б один «хвіст», що мають більше трьох «хвостів», відмінників, хорошистов, дані беруться відповідно з навчальним планом групи. Передбачена гнучка система фільтрації списку студентів.

· Зберігання, введення і редагування списку співробітників-викладачів (ПІБ, ступінь, звання, посвідчення особи, ІПН, ПСС, дата народження, адреса, телефон, список наукових праць, тематики дипломних і курсових робіт, основне місце роботи, стать, педагогічний стаж, примітка, філія в якому працює, посаду, форма робіт, загальний стаж, інформація про читаних предметах зі стажем їх викладання та датою початку їх викладання в інституті).

· Зберігання, введення і редагування даних про предмети (назва, автор програми, програма курсу, джерела, питання до іспитів і заліків, тематики курсових робіт).

· Зберігання, введення і редагування даних про філії (місто, адреси представництва, телефон, номер ліцензії, список співробітників філії, список спеціальностей філії).

· Всі підлеглі довідники (звання, ступені, форми робіт, підрозділи, типи підрозділів, посади, пільги, спеціальності, спеціалізації, групи, факультети, спеціальності) можливо редагувати.

· Зберігання і введення наказів з основної діяльності і руху контингенту, підготовка бланкового наказу.

· Експорт та імпорт будь-яких даних про студентів.

· Авторизований доступ, можливий доступ до кількох баз. Існує можливість редагування прав доступу з базового інтерфейсу. Гнучка настройка системи під користувача.

· Автоматична система оновлення ПЗ клієнта.

2.3 Інформаційні системи, які використовує ПолтНТУ імені Юрія Кондратюка

1С:Підприємство 8

1С:Підприємство являється системою програм для автоматизації різних областей економічної діяльності підприємств. Ця система програм умовно поділяється на Технологічну платформу і Конфігурації.

Технологічна платформа являє собою різні механізми, які використовуються для автоматизації економічної діяльності і не залежать від конкретного законодавства і методології обліку.

Крім механізмів, вона включає в себе 3 основних функціональних компоненти: бухгалтерський облік, оперативний облік та розрахунки.

Конфігурації являють собою саме прикладні рішення. Кожна конфігурація зорієнтована на автоматизацію оприділеної сфери економічної діяльності і відповідає прийнятому законодавству.

Така сукупність масивів даних, що використовують для рішення задач обліку за допомогою конкретної конфігурації будь-якого компоненту "1С-Підприємства" називається інформаційною базою (ІБ). В зв'язку з цим програми системи 1С:Підприємство можуть працювати в кількох режимах:

Однокористувацькі версії програм забезпечують роботу з інформаційною базою тільки одного користувача (в один момент часу). Їх використовують в основному на невеличких підприємствах.

Мережеві версії дозволяють працювати з однією інформаційною базою одночасно кільком користувачам. Є версії з обмеженим числом користувачів і без обмеження.

Версії для SQL забезпечують можливість роботи з ІБ в режимі клієнт-сервер. Це дозволяє забезпечити велику стійкість і надійність функціонування системи, а також збільшує продуктивність системи, особливо при роботі великої кількості користувачів.

Базові версії систем програми розраховані на роботу одного користувача і, в порівнянні з іншими версіями, не включає засоби для зміни конфігурації. Вони використовуються для ведення достатньо простого обліку, не потребуючого налаштувань на особливості конкретної організації.

Крім цього всього існує така компонента як "Управління розпреділеними інформаційними базами". ЇЇ використовують для тих організацій, в яких необхідно підтримувати єдину автоматизовану систему в кількох територіально віддалених точках (напр. філіях). ЇЇ установлюють лише на одній (центральній) ІБ.

Користувацький інтерфейс - це сукупність команд головного меню і панелей інструментів, налаштованих на роботу з конкретними об'єктами даних - документами, довідниками, журналами і т.д. Як правило, користувацький інтерфейс створюється для певної категорії користувачів. Ціль створення - забезпечити швидкий доступ користувачів до тієї інформації, яка необхідна їм в залежності з їх обов'язками.

Права оприділяють повноваження користувачів на роботу з інформацією, яка обробляється в системі. Сукупність пред'явлених користувачеві прав пред'являється, як правило, колом його обов'язків.

Операції і проводки. Операції використовують для відображення господарських операцій. Кожна з них складається з проводок, які окремо без операцій існувати не можуть. Кожна проводка належить одній операції і, в свою чергу, може складатись з однієї чи кілької частин, які називають кореспонденціями. Проводки, що містять кілька кореспонденцій, називають тяжкими. Операція включає в себе не лише проводки, але і загальну частину: зміст операції, її загальна сума, дата, номер, другі реквізити.

Документи. Для відображення любих господарських операцій, а також для управління розрахунками і даними служать документи. Набір документів в програмі співпадає з набором реальних первинних документів, що використовуються на підприємстві: платіжні доручення, рахунки-фактури, прихідні і видаткові накладні тощо. Всі документи типової конфігурації програми налаштовані для ведення обліку відповідно з прийнятими на даний час нормативними актами по бухгалтерському обліку. Кожен документ може мати декілька форм відображення. Екранна форма слугує для вводу реквізитів документа. Друкована форма представляє собою еквівалент документа, отриманий після його роздруку на принтері.

«M.E.Doc»

Програмне забезпечення «M.Е.Doc-Online» - веб-інструмент, що побудований на базі онлайнового сервісу, призначений для формування, зберігання, обміну фінансових та статистичних електронних форм звітності, що подаються до державних контролюючих органів. Всі електронні звітні форми, що готуються у програмному комплексі, повністю відповідають затвердженим контролюючими органами специфікаціям та форматам. За допомогою телекомунікаційних каналів зв'язку система здійснює обмін електронними документами між підзвітними організаціями та державними контролюючими органами.

«M.E.Doc» - це система електронного документообігу, яка допоможе в роботі з документами різних типів та призначення: звітами, податковими накладними, актами, рахунками та інше. З «M.E.Doc» легко та швидко можна:

- створити всі необхідні документи;

- підписати документи електронним цифровим підписом;

- обмiнятися податковими накладними та квитанціями про їх реєстрацію з контрагентами;

- запросити та отримати Виписки з даного реєстру;

- перевірити, зашифрувати та зберегти електронні документи в єдиній системі;

- за лічені секунди відправити звіти в електронному вигляді в:

· Державну податкову службу;

· Пенсійний фонд України;

· Державний комітет статистики;

· ФСС з ТВП.

- отримати квитанції про прийом та обробку відправлених документів (звітів, податкових накладних та інше).

До переваг електронного документообігу належать:

· автоматизація обліку документів: фільтрація документів, моментальний доступ до всієї бази електронних документів, розбивка документів по терміну і стану;

· створення первинних документів по заданому шаблону;

· організація колективної роботи з електронними документами;

· можливість віддаленого доступу до бази електронних документів;

· розмежування прав користувачів (наприклад, доступ тільки до окремих документів, надання прав тільки перегляду документа, створення ролей для групи користувачів);

· аудит ефективності електронного документообігу: ведення журналів, статистики та створення звітів;

· залучення довідників і класифікаторів під час обробки електронних документів;

· швидке внесення правок в електронний документ;

· обмін електронними документами, як у межах організації, так і з контрагентами;

· захист документів від несанкціонованого доступу за допомогою ЕЦП.

Обмін електронними первинними документами в системі «M.E.Doc» здійснюється в зашифрованому вигляді з використанням ЕЦП «Україна», за аналогією з відправкою звітів в контролюючі органи. Це захищає первинні документи, що відправляються в системі «M.E.Doc», від несанкціонованого розкриття, а значить, є гарантією безпеки інформації про Ваше підприємство. Система електронного документообігу «M.E.Doc» успішно пройшла експертизу в Державній службі спеціального зв'язку та захисту інформації України (ДССЗІ).

Метод захисту інформації побудований на технології шифрування електронних документів двома ключами. Відкритий ключ використовується для шифрування звітів і для перевірки ЕЦП. Для розшифровки використовується секретний ключ. Електронні ключі представлені у вигляді унікального набору символів, і це є гарантом того, що електронний документ підписаний саме власником закритого ключа.

Автоматизована система управління навчальним закладом

Програмний комплекс “Автоматизована система управління навчальним закладом” представляє собою безліч пов'язаних між собою програм, які забезпечують управління вузом в єдиному інформаційному просторі, та включає в себе модулі, що працюють в середовищі Windows (навчальний модуль, деканат, абітурієнт, методичний відділ, відділ кадрів тощо) та WEB портал (відображення розкладу занять, успішності, навчальних планів, нарахувань оплат за гуртожиток, контроль оплат за навчання та гуртожиток, тестування студентів, запис студентів на вивчення дисциплін т.д.). Вся інформація зберігається в одній спільній базі даних.

Основними відмітними характеристиками комплексу, є наявність інструменту самостійного створення різних друкованих форм і статистичних екранних форм, що робить автоматизовану систему управління навчальним закладом майже не залежною від фірми розробника. Існуючі функціональні можливості, як показала практика та аналіз, дозволяють охопити фактично усі індивідуальні особливості вузів без програмного доопрацювання коду. Комплекс також дозволяє створювати і враховувати індивідуальні траєкторії навчання студентів, у тому числі через Internet

Інформація, що представлена на сайті дозволяє:

* переглянути перелік задач, що вирішуються, та основні функціональні можливості;

* отримати доступ до бібліотеки друкованих форм, а також переглянути приклади сформованих форм (розділ знаходиться на етапі наповнення);

* переглянути список (історію) змін і доповнень в різних модулях комплексу, а також завантажити останню версію програми (доступно тільки зареєстрованим користувачам);

* завантажити посібник користувача з додатками і змінами (доступно лише зареєстрованим користувачам).

Модулі «Деканат»

Ведення особистих справ. Основні функції:

- перегляд, введення і корегування більше 50 параметрів особової справи студента;

- ведення військового обліку;

- перегляд історії наказів по кожному студенту;

- перегляд історії зміни форми навчання кожного студента;

- введення і корегування фотографії за допомогою спеціального вбудованого редактора;

- перегляд, призначення і зняття різних пільг;

- створення і друк будь-яких довідок;

- можливість створення додаткових полів в особовій справі студента;

- швидкий пошук студента в архіві;

- експорт даних в систему DP2000 (пластикові студентські квитки і дипломи).

Формування наказів. Основні функції:

- автоматичне формування тексту наказу на основі шаблонів, включаючи відмінювання прізвища, імені та по-батькові через спеціальний довідник закінчень;

- ведення наказів з виконанням дій, результат яких відображається в русі контингенту;

- ведення наказів без виконання дій, наприклад догану, заохочення, матеріальна допомога тощо;

- формування як індивідуальних наказів так і спискових;

- можливість одночасної підготовки кількох папок наказів, в які записуються підготовлені накази.

Формування шаблонів наказів. Основні функції:

- можливість додавання нових видів наказів;

- додавання і корегування підстав наказів;

- створення шаблонів для одиничних і спискових наказів;

- створення нових макросів для шаблонів наказів;

- можливість формування файлів наказів в Microsoft Word і Open Office.

Архів наказів. Основні функції:

- перегляд папок з підготовленими наказами;

- корегування у разі необхідності підготовлених наказів;

- формування друкованого файлу з текстом наказу;

- перегляд архіву наказів по номерах і датах;

- перегляд записів архіву наказів по виконуваним діям (наприклад, тільки відрахованих);

- формування і друк будь-яких виписок з наказів.

Побудова списків. Основні функції:

- побудова будь-яких спискові запитів;

- побудова будь-яких кількісних запитів;

- можливість одночасного побудови декількох запитів в одному (коли результати кількох запитів виводяться в одному результуючому списку);

- збереження і корегування побудованих запитів;

- можливість працювати тільки зі своїми збереженими запитами.

Відвідування занять. Основні функції:

- ведення відвідування занять по днях із зазначенням кількості пропусків, у тому числі з поважних причин;

- ведення відвідування занять по тижнях з зазначенням кількості пропусків, у тому числі з поважних причин;

- ведення навчального журналу поточної успішності;

- статистика поточної успішності;

- автоматичний зв'язок з розкладом занять (підрахунок кількості проведених пар).

Навчальний модуль

Формування та ведення навчального плану. Основні функції:

- створення навчального плану (НП) на спеціальність кожного року прийому;

- функції копіювання НП, блоків дисциплін або дисципліни в інші НП;

- формування будь-якої структури НП;

- функції завдання та контролю вибору студентами необхідної кількості дисциплін у блоці циклу (при індивідуальної траєкторії навчання);

- автоматичне коректування заданих пов'язаних НП, блоків або дисциплін;

- функції порівняння НП, блоку дисциплін або дисципліни з іншими НП та отримання інформації про їх невідповідності, а також у разі необхідності автоматичне приведення їх у відповідність з порівнюваним;

- функції контролю відповідності НП різним нормативним показникам;

- можливість формування віртуальних груп відмінних від академічних для вивчення дисциплін;

- функції перегляду НП в різних видах. Основні друковані форми:

- навчальний план на весь період навчання;

- навчальний план за курсами.

Перегляд робочого навчального плану. Основні функції:

- перегляд робочого навчального плану (РНП) обраної спеціальності і року набору (курсу) на будь-який навчальний рік або семестр;

- можливість включення в нього інформації про проведення практик, держіспитів та дипломування.

Основні друковані форми:

- робочий навчальний план для денної форми навчання;

- робочий навчальний план для заочної форми навча.

Запис студентів на вивчення дисциплін.

Основні функції:

- запис студентів на вивчення дисциплін в академічні та/або віртуальні групи;

- функції контролю вибору блоків дисциплін за вибором (якщо необхідно вибрати один з декількох блоків за вибором);

- функції контролю кількості обраних дисциплін в блоці (якщо необхідно вибрати зі списку дисциплін задану кількість);

- можливість вибору будь-якої кількості дисциплін з ознакою факультатив;

- перегляд результатів запису в різних видах.

Основні друковані форми:

- індивідуальний навчальний план студента.

Індивідуальний навчальний план студента.

Основні функції:

- перегляд індивідуального навчального плану кожного студента на будь-який семестр;

- отримання інформації про стан запису з кожної дисципліни (можна переглянути, хто записав студента на дисципліну, яким чином, якого числа і о котрій годині);

- функції перегляду стану студента в разі його запису на дисципліни через Internet, наприклад, чи може записуватися через Internet, чи пройшов запис через Internet, а також якщо почав записуватися, то до кінця чи все вибрав;

- завдання діапазону дат, протягом яких студент може здійснювати запис через Internet.

Основні друковані форми:

- індивідуальний навчальний план студента.

Результати запису студентів на дисципліни. Основні функції:

- перегляд кількості записаних і незаписаних студентів по блокам дисциплін;

- перегляд кількості записаних і незаписаних студентів з кожної дисципліни.

Основні друковані форми:

- списки записаних або незаписаних студентів на спеціалізації, блоки, факультативи або дисципліни.

Формування та ведення практик.

Основні функції:

- ведення довідника всіх видів практик і завдання правил розрахунку навантажень по ним;

- закріплення за навчальними планами всіх практик з можливістю завдання різних особливостей їх проведення;

- функції копіювання практик з інших УП.

Основні друковані форми:

- закріплення кафедр за проведенням практик та нормативні коефіцієнти.

Ведення дипломування.

Основні функції:

- функції закріплення за спеціальностями курсу, кафедр, які проводять дипломування і кількість студентів на цих кафедрах;

- завдання нормативних даних розрахунку навантаження по дипломування;

- функції закріплення за спеціальностями курсу, кафедр, які консультують дипломників і завдання правил розрахунку навантаження по них;

- можливість завдання виду розрахунку (в штати або погодинну оплату) за різними правилами.

Основні друковані форми:

- закріплення кафедр за дипломуванням та нормативні коефіцієнти.

Ведення державних іспитів. Основні функції:

- функції закріплення за спеціальностями курсу, кафедр, які проводять державні іспити (ДІ);

- завдання нормативних даних розрахунку навантаження по ДІ;

- функції закріплення (у разі необхідності) за спеціальностями курсу, кафедр, які консультують студентів перед держіспитами і завдання правил розрахунку навантаження по них;

- можливість завдання виду розрахунку (в штати або погодинну оплату) за різними правилами.

Основні друковані форми:

- закріплення кафедр за проведенням держіспитів та нормативні коефіцієнти.

Завдання правил розрахунку навантаження. Основні функції:

- функції ведення довідника різних видів іспитів і завдання правил їх розрахунку;

- функції ведення довідника різних видів курсових робіт і завдання правил їх розрахунку;

- функції ведення довідника різних видів контрольних/розрахунково-графічних робіт і завдання правил їх розрахунку;

- завдання правил розрахунку звичайних і диференційованих (з оцінкою) заліків;

- завдання правил розрахунку консультацій для всіх видів навчання.

Модуль абітурієнт

Ведення особових справ абітурієнтів.

Основні функції:

- функції відображення списку абітурієнтів за різних умов для редагування;

- наявність великої кількості полів, що описують характеристики, статуси і стани абітурієнта;

- можливість самостійного додавання в структуру особової справи нових полів, якщо такі відсутні в системі.

Форма введення анкет абітурієнта.

Основні функції:

- настройка анкети на структуру, затверджену в вузі (задається перелік, і послідовність полів, які повинні бути в анкеті);

- функції контролю на правильність введення даних в анкету;

- функція автоматичного заповнення полів анкети, якщо абітурієнт вже є в базі (наприклад, надходив в минулому році);

- можливість вказівки переліку полів, які обов'язкові до заповнення (якщо оператор їх не заповнить, то не зможе зберегти анкету).

Форма налаштування анкети абітурієнта.

Основні функції:

- можливість створення будь-якої кількості анкет з різними структурами (наприклад, для вступників на денне, заочне відділення тощо);

- можливість включення в форму для введення тільки тих полів, які є в анкеті і вибудовуванні їх в необхідній послідовності;

- можливість вказівки полів анкети, які обов'язкові до заповнення;

- включення або відключення автоматичного формування шифру абітурієнта.

Форма діалогового створення різних запитів(списків).

Основні функції:

- діалогова побудова списків будь-якої структури і з різними умовами;

- функції збереження сформованих запитів з можливістю запам'ятовування в різних категоріях і подальшого їх виклику;

- можливість виведення результату запиту, як в списковому, так і в кількісному видах;

- можливість по 'натисканні' клавіші швидко переходити з поточного рядка абітурієнта, в отриманому списку, в його особисту справу і назад до списку.

Ведення результатів здачі іспитів.

Основні функції:

- функції формування потоків абітурієнтів для здачі вступних іспитів;

- функції введення результатів вступних іспитів або тестування;

- формування різних форм звіту здачі іспитів.

Рекомендації до зарахування.

Основні функції:

- отримання списку абітурієнтів згрупованих і відсортованих всередині кожної групи за різними ознаками, наприклад за спаданням кількості набраних балів усередині кожної групи;

- контроль кількості абітурієнтів рекомендованих до зарахування щодо різних квот та ліцензійних планів прийому;

- попереднє формування наказів на зарахування.

Методичний модуль

В описі коротко представлені тільки ті функціональні модулі, які дозволяють побачити рівень автоматизації даного завдання.

Ведення робочих і навчальних програм.

Основні функції:

- введення і корегування фактичних годин з робочих програм;

- функції перевірки відповідності годин і видів занять навчального плану і робочої програми;

- введення навчальної програми з дисциплін.

Статистика по робочим програмам.

Основні функції:

- розрахунок кількості та виведення списку відсутніх робочих програм по кожній кафедрі, спеціальності або дисципліни (КСД);

- розрахунок кількості та виведення списку введених робочих програм по кожній (КСД);

- розрахунок кількості та виведення списку робочих програм, затверджених в різних навчальних роках, по кожній (КСД);

- розрахунок кількості та виведення списку робочих програм, які не відповідають годинам або видам занять навчального плану по кожній (КСД);

Ведення методичних вказівок.

Основні функції:

- введення і корегування всіх типів методичних вказівок, посібників тощо;

- функції закріплення методичних вказівок за дисциплінами спеціальностей і курсів.

Статистика по методичним вказівкам.

Основні функції:

- розрахунок кількості та виведення списку відсутніх методичних вказівок по кожній кафедрі, спеціальності або дисципліни (КСД);

- розрахунок кількості та виведення списку закріплених методичних вказівок за дисциплінами по кожній кафедрі, спеціальності, дисципліні та викладачеві;

- розрахунок кількості та виведення списку методичних вказівок, що не відповідають по годинах навчальним планам по кожній (КСД);

- розрахунок кількості та виведення списку методичних вказівок, затверджених в різних навчальних роках, по кожній (КСД);

- розрахунок статистики по різним умовам.

Перегляд статистики забезпеченості та відповідності кафедри методичними вказівками.

Основні функції:

- перегляд забезпеченості дисциплін і спеціальностей кафедри робітниками та навчальними програмами;

- перегляд інформації про наявність методичних вказівок, що закривають різні види занять;

- перегляд інформації про відсутні методичні вказівки за видами занять.

Модуль відділ кадрів і ПФВ.

В описі коротко представлені тільки ті функціональні модулі, які дозволяють побачити рівень автоматизації даного завдання.

Ведення особистих справ.

Основні функції:

- перегляд, введення і корегування більше 50 параметрів особової справи викладача або співробітника;

- ведення військового обліку;

- перегляд історії наказів по кожному викладачеві або співробітнику;

- перегляд історії руху за весь період роботи;

- введення і корегування фотографії за допомогою спеціального вбудованого редактора;

- облік і контроль проходження перепідготовки або підвищення кваліфікації співробітниками;

- перегляд, призначення і зняття різних пільг;

- створення і друк будь-яких довідок;

- можливість створення додаткових полів в особовій справі;

- швидкий пошук співробітника в архіві.

Ведення відпусток.

Основні функції:

- облік та аналіз проходження відпусток кожного викладача і співробітника за всі періоди часу;

- формування графіків відпусток;

- формування наказів на призначення відпусток та відкликання з відпусток;

- формування наказів на різні додаткові види відпусток;

- функції можливості виконання компенсацій невикористаних відпусток.

Побудова запитів (списків).

Основні функції:

- побудова будь-яких спискових запитів;

- побудова будь-яких кількісних запитів;

- можливість одночасної побудови декількох запитів в одному (коли результати кількох запитів виводяться в одному результуючому списку);

- збереження і корегування побудованих запитів;

- можливість працювати тільки зі своїми збереженими запитами.

Unilib

Автоматизована інформаційно-бібліотечна система Unilib (АІБС Unilib), розроблена в 1999-2004 рр. науково-дослідним інформаційно-комп'ютерним центром Національного університету внутрішніх справ (м. Харків) .Завдяки базуванню, як на новітніх типових бібліотечних, так і на сучасних комп'ютерних технологіях, Unilib прекрасно функціонує в бібліотеках будь-якого типу. Близько 50- ти бібліотек України зробили вибір на її користь.

Її вигідно відрізняють:

· простота використання, одночасно з повнотою функціональних можливостей;

· орієнтація на безкоштовне програмне забезпечення (ОС Linux, SQL- Серверна база даних FireBird);

· рієнтація на використання сучасних методологічних, технологічних і технічних досягнень.

Основні процеси, які підтримує АІБС Unilib та які реалізовані в НБ НУ «ОЮА»:

Комплектування фондів: замовлення літератури, реєстрація вступів, облік і контроль матеріальних і фінансових потоків, первинний облік і вибуття літератури, штрих- кодування, книгозабезпеченність, оформлення підписки.

Обробка літератури: створення бібліографічних описів аж до найвищого рівня деталізації, як для нових видань, так і для ретро - введення, для всіх типів ресурсів (книги й брошури, серіальні, нотні, листові й зображенні видання, неопубліковані документи, аудіовізуальні документи, електронні видання й ін.)

Зберігання: розподіл усіх типів ресурсів по підсобних фондах бібліотеки із присвоєнням відповідних сигл зберігання, формування путівок передачі літератури, облік фондів в індикаторі виданої літератури.

Обслуговування читачів: реєстрація читачів (заповнення електронних читацьких формулярів), замовлення літератури, видача літератури з використанням штрих-кодів на читацьких квитках і виданнях, ведення статистики, контроль обслуговування.

Довідково-інформаційне обслуговування: пошук в електронному каталозі - по скороченій кількості полів (шифр зберігання, автор, назва, предметна рубрика, класифікаційні індекси та ін.), по всіх полях бібліографічного опису, і спеціальний пошук - для бібліотечних працівників; збереження результатів пошуку в Word, створення бібліографічних покажчиків.

Адміністрування системи: керування видами й типами користувачів, ресурсів, настроювання системи, керування сервером баз даних.

інтерфейс діалоговий база операція



3. Опис структури БД університету ПолтНТУ ім. Юрія Кондратюка

Було досліджено частину структура бази даних університету ПолтНТУ імені Юрія Кондратюка (з додатку 1 по додаток 28).

Мінуси в структурі бази даних:

Дублювання даних (одні й ті ж самі дані знаходяться в декількох таблицях);

Не зберігає викладача який практику вів (в базі є тільки інформація лектора);

Викладач може належати лише одній кафедрі, якщо він працює на декількох кафедрах, то його прийдеться декілька раз вносить в БД, що супроводжує дублювання даних;

Студент може навчатися лише на одній спеціальності, якщо він навчається на декількох спеціальностей, то його прийдеться декілька раз вносить в БД, що супроводжує дублювання даних;

В дані структурі бази даних дисципліна може належати лише одній спеціальності, що не є достовірно, якщо дисципліна належить декільком спеціальностям, то дані дублюються в БД;