Доработка системы электронного документооборота ТГТУ

В среде разработки Domino Designer структура базы также представлена как совокупность объектов поделенных по типам.



Рисунок 2.2 - Структура базы в Domino Designer

В Domino Designer множество типов объектов, но так как при создании базы данных использовались не все, приведем общее описание основных из них.

Набор Кадров (Frameset)

Набор кадров является совокупностью нескольких областей, каждая из которых может отображать свой отдельный объект с определенными параметрами. К примеру с помощью Frameset можно сразу отображать несколько страниц рядом. При проектировании базы Frameset используется для реализации исходного окна интерфейса.

Страница (Page)

Страница является средством структурированного отображения информации. На ней могут располагаться изображения, текст, таблицы и другие объекты.

Форма (Form)

В основном формы используется как шаблоны для создания документов. Кроме обычных элементов оформления страницы на форме располагаются поля, в которые пользователь заносит данные и создает новый документ. Условно формы базы можно поделить на основные, по которым создаются описанные в предыдущем пункте документы, и вспомогательные, которые используются в различных процессах функционирования базы.

В формах сосредотачивается значительная часть кода, который обрабатывает корректность ввода информации, автоматическое заполнение некоторых полей и другие действия при создании документа.

Вид (View)

Вид служит для создания и отображения выборки документов. В параметрах вида определяется сложная формула выборки документов по различным критериям. Так же параметры вида определяют различные способы отображения выбранных документов, их группировку, сортировку и вывод необходимых реквизитов.

Действие (Shared Code - Action)

Действие представляет собой подпрограмму с настраиваемым интерфейсом ее вызова, кнопка пункт меню и т.д. Описываемые действия находятся в разделе «Разделяемый код», т.е. они общие для всей базы, и освобождают от дублирования кода. В объектах могут содержаться только ссылки на эти заранее определенные разделяемые действия. Практически, разделяемые действия выполняются так же, как и обычный код в объекте.

Агент (Shared Code - Agent)

Агенты представляют собой подпрограммы для выполнения каких-либо задач в базе. Агенты так же не привязаны к какому-либо объекту, и могут вызываться любой частью базы.

Отличительной особенностью агентов является наличие различных настроек выполнения, таких как возможность фонового выполнения, выполнения по расписанию или по событию. Так же крайне важной особенностью агентов является их возможно выполнения на сервере, что освобождает от больших нагрузок каналы связи и клиентские рабочие места.

План (Shared Code - Outline)

План представляет собой иерархический список ссылок на другие объекты. Он может использоваться как основное меню навигации по базе. В проектируемой базе он включен как меню навигации в Frameset, реализующий основное окно интерфейса.

Содержимое объектов Domino Designer

Каждый тип объектов обладает определенной структурой, и в зависимости от нее объект может быть заполнен соответствующим содержимым.

К примеру, форма может быть заполнена различным текстом, изображениями полями и прочим. Так, с помощью визуального представления в Domino Designer оформляется внешний вид интерфейса базы данных.

Рисунок 2.3 - Часть формы Личная Карточка

Содержимое может быть различной сложности, от простого текста до много функциональных элементов. Все они так же имеют свои параметры и могут содержать исполняемый код.

При оформлении какого-либо основного объекта, имеется полный список его содержимого, которое может быть активным. Каждый активный элемент может содержать код различных обработчиков событий, на которые он будет реагировать. Весь этот код выполняется на рабочей станции пользователя, он и составляет функционал определенной формы базы. Так же помимо обработчиков событий у каждого сложного элемента есть множество настроек определяющих его функционирование.



Рисунок 2.4 - Список активного содержимого формы

Рисунок 2.5 - Общий вид среды разработки Domino Designer

Совокупность баз с их структурой, визуального изображения объекта, списка элементов и окна кода составляет рабочий интерфейс среды Domino Designer.

Разработка базы с помощью шаблона

В Domino Designer существует такое понятие как шаблон базы данных. В отличие от самой базы шаблон не содержит документов, и представляет собой только интерфейсную часть базы. С точки зрения разработки интерфейса и функционала в Domino Designer нет различий при работе с базой и шаблоном базы.

Для базы можно установить наследование дизайна из шаблона. Таким образом, вся работа ведется на шаблоне и периодически переводится на базу с помощью функции обновить дизайн.

Такой подход дает множество преимуществ. При разработке не требуется постоянного обращения к большой базе данных хранящейся удаленно на сервере, шаблон занимает всего несколько мегабайт. На основе шаблона возможно создание сразу несколько баз данных с одинаковым интерфейсом и функционалом. Таким образом, можно сначала проверять функционал на документах тестовой базы, а потом уже обновлять базу с реальными данными. Через шаблон можно не вызывая конфликтов вести доработку базы, которая в данный момент находится в процессе использования.

Так же через общий шаблон можно одновременно изменять несколько баз имеющих одинаковый функционал, но содержащих различные документы, к примеру, документы различных подразделений.

2.3 Разработка БД

Исходя из описания предметной области и особенностей проектирования баз Lotus, в функционале базы данных можно выделить:

· формы для создания документов;

· виды для отображения документов;

· интерфейс навигации.

Стартовое окно базы будет основным интерфейсом навигации. Оно реализовано с помощью Frameset, содержащего список основных видов и область для их отображения.

Рисунок 2.6 - Основное окно навигации с открытым видом

Каждый пункт в списке навигации открывает справа соответствующий вид из документов определенного типа. Сверху виды имеют функциональные кнопки управления: удаление документа, создание документа, скрытие и раскрытие списка документов.

Личная карточка

Личные карточки являются основой базы. Первые пункты меню навигации открывают виды с личными карточками.

Вид представляет собой упорядоченный определенным образом список документов соответствующего типа. У каждого документа отображаются несколько атрибутов, определяемых колонками данного вида.



Рисунок 2.7 - Личные карточки по категориям

Виды с личными карточками делятся по формату отображения на 2 группы: по основным критериям, по другим критериям. Так же, есть отдельный вид Принимаемые на работу, где отображаются личные карточки, у которых еще не определены должности.

Выбрав документ в списке вида можно открыть в новой вкладке полную его форму.

Поля документа Личная карточка определены унифицированной формой №Т-2. Форма состоит из двух разделов: основные сведения, дополнительные сведения.



Рисунок 2.8 - Форма Т-2 Личная карточка

В каждом разделе находится множество полей, реализованных с помощью различных функциональных элементов.



Рисунок 2.9 - Основной раздел Личной карточки

Сведения основного раздела заносятся непосредственно в текстовые поля документа или при помощи выбора из соответствующих встроенных меню.

В дополнительном разделе сведения находятся в виде записей в таблицах. Для некоторых сведений из дополнительного раздела предусмотрены отдельные документы. В связи с этим некоторые таблицы в дополнительном разделе заменены встроенными видами. Они автоматически строятся на основе имеющихся в базе документов на данного человека.



Рисунок 2.10 - Дополнительный раздел Личной карточки

В верхней части форма личной карточки имеет функциональные кнопки управления текущим документом и кнопки управления связанными документами.

Рисунок 2.11 - Кнопки формы Личная карточка

Первые 4 кнопки управляют открытым документом: не сохранять, сохранить, печать, развернуть. Кнопка создать открывает новый связанный с личной карточкой документ соответствующего типа. Кнопка просмотр открывает списки связанных документов.

С помощью кнопки уволить производится увольнение сотрудника, а именно заполнение полей даты и причины увольнения. А также соответствующая отметка в личной карточке и во всех связанных документов уволенного сотрудника.

С помощью кнопки отпуска вызывается отдельно меню редактирования отпусков. В нем создаются, удаляются и редактируются данные об отпусках данного сотрудника.

Назначение

Запись о назначении заводится после заполнения личной карточки, с помощью кнопки создать - запись о назначении.

Рисунок 2.12 - Форма Назначения

Информация заносится путем ввода в текстовые поля формы или выбора варианта из определенного списка.

Форма имеет стандартные кнопки сохранения, а так же кнопку открытия личной карточки, просмотра всех назначений и создания еще одного назначения.

Назначения можно поделить на активные и аннулированные. У аннулированных назначений есть специальная пометка в начале формы, а так же проставлена дата окончания их действия. Аннулировать назначение можно с помощью соответствующей кнопки, проставив дату окончания срока действия.

Одновременно может быть несколько активных назначений с различными значениями поля Вид исполнения. Назначение с видом исполнения Основной работник может быть только одно. При создании основного назначения делается соответствующая проверка, и информация о нем автоматически переносится в пункт 10 Личной карточки (смотри рисунок 2.9).

После создания назначения следует с помощью соответствующей кнопки создать договор для этого назначения. Договор составляется на определенный срок, по истечении которого требуется заключение нового договора для продления назначения. Список договоров отображается с помощью вида на форме назначения.

Рисунок 2.13 - Форма договора для назначения

В основном меню навигации есть соответствующий пункт Назначения, который позволяет открыть 4 различных вида представления назначений.



Рисунок 2.14 - Вид Назначения по фамилии

Трудовой период

Запись о трудовом периоде заводится после заполнения личной карточки, с помощью кнопки создать - запись о трудовом периоде.

Рисунок 2.15 - Форма трудового периода

У работника может быть несколько трудовых периодов с типом Прошедший, но только один с типом Текущий. У текущего трудового периода не заполняется дата увольнения.

В сохраненном документе трудового периода автоматически рассчитывается поле Стаж по записи, как разница дат приема и увольнения. У текущего трудового периода стаж рассчитывается как разница текущей даты и даты приема.

В главном меню навигации есть отдельный пункт Записи из трудовой книжки, отображающий вид с документами о трудовых периодах, сортированными по фамилии сотрудника и дате начала периода.

Так же по этим документам строится вид в дополнительном разделе личной карточки сотрудника.

Рисунок 2.16 - Вид Записи из трудовой книжки

Больничный лист

Больничный лист заводится после заполнения личной карточки, с помощью кнопки создать - запись о больничном листе.

Рисунок 2.17 - Форма больничного листа

Больничный лист выдается на определенную дату, в зависимости от нее считается общий трудовой стаж. Общий трудовой стаж считается исходя из суммы стажа по трудовым периодам. Стаж по текущему трудовому периоду рассчитывается до даты больничного листа.

Поле стажа рассчитывается автоматически при сохранении больничного листа, основываясь на созданных документах о трудовых периодах.

Рисунок 2.18 - Вид Больничные Листы

В главном меню навигации есть отдельный пункт Больничные листы, отображающий вид с записями о больничных листах, сортированными по фамилии сотрудника и дате начала периода.

Почасовой договор

Почасовой договор заводится после заполнения личной карточки, с помощью кнопки создать - почасовой договор.

Почасовой договор содержит реквизиты зарегистрированного сотрудника и реквизиты подразделения и должности для почасовой работы.

Далее необходимо выбрать направления, по которым работает сотрудник, и указать количество часов. При сохранении документа в зависимости от количества часов будет считаться доля ставки.



С - доля ставки

Ч… - количество часов по определенному направлению

Рисунок 2.19 - Форма почасового договора

В меню навигации пункт Почасовики содержит 3 различных вида представления почасовых договоров: по фамилии, по отделам, по должности.

Рисунок 2.20 - Вид Почасовики по фамилиям

Отпуск

Отпуска сотрудника редактируются через отдельное меню, которое вызывается из личной карточки с помощью кнопки Отпуска.

Оно позволяет создавать новый отпуск, редактировать и удалять имеющиеся отпуска.

Рисунок 2.21 Меню управления отпусками

Рисунок 2.22 Меню редактирования отпуска

Отпуск может быть различного типа, например ежегодный, без сохранения з/п. и т.д. Так же для отпуска определяется дата начала, продолжительность и основание. По данным, занесенным в меню, создается связанный с личной карточкой документ об отпуске.

Рисунок 2.23 Вид Отпуска

В главном меню имеется три возможных вида отображения отпусков: по фамилиям, по отделам и по виду.

2.4 Разработка программы конвертации

Помимо создания самой базы необходимо обеспечить перевод документов из старой системы ПАРУС в новую среду. Никаких стандартных методов перевода информации между этими системами не существует, поэтому необходимо разработать собственный алгоритм.

Перенос баз данный

В системе ПАРУС информация храниться в базах формата dbf. Необходимая для перевода информация хранится в базах:

· ank.dbf;

· rod.dbf;

· sos.dbf;

· dol.dbf;

· naz.dbf;

· sto.dbf.

Таблицы баз формата dbf можно импортировать с помощью приложения Microsoft Access в базу данных формата mdb. С форматом Microsoft DataBase работать намного легче т.к. он является стандартным форматом базы данных в Microsoft Windows.

Для реализации доступа к базе из системы Lotus можно воспользоваться интерфейсом ODBC.

Рисунок 2.24 - Меню Open Database Connectivity

Open Database Connectivity (ODBC) - это программный интерфейс (API) доступа к базам данных. Позволяет единообразно работать с разными источниками данных, абстрагируясь от особенностей взаимодействия в каждом конкретном случае.

Настройка ODBC интерфейса осуществляется через меню Windows Администрирование - Источники Данных(ODBC). Созданную базу с импортированными таблицами необходимо перенести на сервер Lotus. Далее в системе сервера в меню ODBC необходимо создать новое подключение к mdb, и указать в нем созданную базу и имя подключения.

Рисунок 2.25 - Создание ODBC подключение

После создания такого подключения в коде Lotus можно обращаться к базе по указанному имени с помощью специальных классов взаимодействия с ODBC.

Программа конвертации

Подпрограмма импорта данных будет оформлена как агент внутри базы. Перед введением проектируемой базы в эксплуатацию, необходимо будет подготовить вышеописанные базы и запустить данный агент на выполнение. После этого возможность его вызова можно отключить. Агент настраивается как выполняемый на сервере Domino и имеющий полные права доступа.

В ходе работы программы сначала устанавливается соединение с ODBC источником по указанному имени. Далее из таблиц делаются выборки записей и в соответствии с ними создаются документы в базе данных Lotus.

Сначала делается выборка из таблицы ANK, в ее записях хранится различная информация из личных карточек сотрудников. В цикле по записям в базе создаются и заполняются личные карточки. Во время заполнения личной карточки сотрудника, по его идентификационному номеру из таблицы ANK делаются выборка из других таблиц.

Таблица ROD, содержит информацию о родственниках сотрудника, она заносится в соответствующие поля личной карточки.

Таблица SOS содержит информацию о назначениях сотрудника, по ней создаются документы о назначении и привязываются к личной карточке. Заполняется информация о виде назначения, ставке и датах действия назначения.

Таблица DOL так же содержит информацию о назначениях сотрудника, на основе нее заполняются все остальные поля документа о назначении.

Таблица STO содержит информацию о договорах, на основе нее создаются и заполняются, связанные с назначением, документы договоров

Из таблицы SOS делается отдельная выборка записей о назначениях с видом исполнения Уволен. На основе нее заполняются соответствующие поля личной карточки.

В результате работы программы конвертации вся необходимая информация импортируется из таблиц в базу данных.

В итоге система электронного документооборота ТГТУ готова эффективно продолжить ведение документов отдела кадров.

3. Экономико-организационный раздел

Введение

В современной организации формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п. Процесс движения этих документов, начиная от их составления, приема и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом.

Управление документооборотом в значительной мере достигается путем внедрения компьютерных технологий с помощью программных средств, а также локальных вычислительных сетей. С помощью последних решается проблема передачи информации. Данную концепцию более правильно следовало бы называть системой электронного документооборота. Это совершенно новый уровень организации документооборота, как с организационной точки зрения, так и со стороны экономической эффективности.

3.1 Цели и задачи проекта

Исходными условиями для данного дипломного проекта является наличие функционирующей системы электронного документооборота университета и изолированная от нее информационная система отдела кадров.

Система электронного документооборота ТГТУ базируется на IBM Lotus Notes - платформе для автоматизации совместной деятельности рабочих групп (Groupware)

В общем смысле задачей дипломного проекта является перевод информационной системы отдела кадров ТГТУ с ПАРУС 4.4 на платформу Lotus Notes/Domino. Это даст возможность вести обмен электронными документами между отделом кадров и другими подразделениями, а так же в общем расширит функционал информационной системы отдела кадров.

Для этого необходимо решить следующие задачи:

а) создать базу данных на платформе Lotus отвечающую требованиям пользователей отдела кадров;

б) обеспечить отдел кадров возможностью доступа к СЭД на основе Lotus;

в) создать программу конвертации имеющихся данных из базы ПАРУС в базу на основе Lotus.

3.2 Описание текущего варианта

Информация по документам отдела кадров храниться в базе данных системы ПАРУС 4.4. Система используется локально и выполняет функции хранения, упорядочивания и доступа к информации.

База данных отдела кадров изолирована от остальной информационной системы организации, поэтому обмен необходимой информацией ведется с помощью бумажных носителей. Данная ситуация отрицательно сказывается на эффективности документооборота в университете.

Функционал системы ПАРУС 4.4 удовлетворяет только самые базовые потребности ведения документов. Отдел кадров нуждается в системе более полно соответствующей их запросам.

Кроме того, система ПАРУС является морально устаревшей во всех отношениях. К примеру, она создана для уже неиспользуемой операционной системы DOS и имеет крайне ограниченный во всех планах интерфейс.

3.3 Альтернативные решения

Вне зависимости от конкретной реализации базы данных отдела кадров, остается необходимость импорта имеющейся информации из старой базы данных ПАРУС. Ни один из предлагаемых продуктов не имеет специальную функцию структурированного импорта из баз ПАРУС.

OfficeMedia

В ТГТУ используется пакет баз данных OfficeMedia. Система OfficeMedia предназначена для автоматизации документооборота небольших организаций, не имеющих удаленных офисов, использующих один сервер и локальную компьютерную сеть с небольшим количеством рабочих мест. В ней присутствует БД Кадры, но она не отвечает установленным требованиям и поэтому не может быть использована без соответствующей доработки.

CompanyMedia

Возможно обновление всей системы документооборота с помощью более совершенного пакета БД CompanyMedia. Это расширит функционал СЭД, в том числе и модуля для работы с кадрами. Стоит учесть, что остальные части СЭД в расширении функционала остро не нуждаются.

Модуль Управление персоналом обеспечивает взаимосвязь информации, хранимой в CompanyMedia с записями кадрового учета, и позволяет осуществлять подготовку и управление документацией, входящей в состав личного дела. Система позволяет осуществлять подготовку и хранение основных стандартизованных учетных форм. Особенностью модуля является его полная интеграция в структуру служб системы и, как следствие, возможность использовать все сервисы системы.

Данный вариант требует глобальной модификации СЭД ТГТУ и множества соответствующих затрат. Общая стоимость модернизации СЭД при помощи CompanyMedia состоит из стоимости необходимых баз данных, рабочих мест пользователей, и дополнительных функциональных модулей системы. Цена внедрения CompanyMedia рассчитывается для конкретной организации специалистами, распространяющими эту систему.

Стоимость рабочего места пользователя составляет более 4 000 р, а количество пользователей Lotus в ТГТУ более 170 ти. Данные условия создают большие проблемы внедрения данного варианта.

Босс-Референт + Босс-Кадровик

Система Босс-Референт также основывается на платформе Lotus. Босс-Референт можно рассматривать как альтернативу CompanyMedia, т.к. она не отличается в значительной степени по функционалу.

БОСС-Референт включает в себя базовое ядро и набор подсистем. Ядро является обязательной составляющей системы. Оно предназначено для решения общих задач документооборота, независимо от профиля деятельности организации.

Хотя в системе БОСС-Референт имеется база Отдел кадров, производитель рекомендует использовать систему БОСС-Кадровик. Явным образом БОСС-Референт можно связать с модулем БОСС-Кадровик для перекачки и синхронизации списка сотрудников и данных по структуре организации.

В итоге данный вариант является полным переделыванием СЭД ТГТУ с закупкой двух новый систем. Рабочее место пользователя в системе БОСС-РЕФЕРЕНТ стоит около 5 000 р, учитывая количество пользователей около 170, внедрение представляется достаточно проблематичным.

1С: Предприятие + 1С: Зарплата и Управление Персоналом 8.0

Программа «1С: Зарплата и Управление Персоналом» позволяет автоматизировать расчет заработной платы, организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу.

Для перехода на данную программу требуется ввод в ТГТУ на систему 1С: Предприятие, которая не имеет значимых преимуществ перед СЭД на основе Lotus и CompanyMedia.

Стоимость лицензии на одного пользователя около 3 000 р. Для реализации данного варианта необходим полный перевод СЭД на новую платформу и полная реорганизация, что сопровождается множеством трудностей. Учитывая большие затраты и сложность перехода данный вариант является бессмысленным.

3.4 Сравнение функционала

Таблица 3.1 - Сравнение функционала

Системы Функции	Проект	Office Media	Company Media	Босс - Кадровик	1С: Зарплата и УП
Учет кадров	+	+	+	+	+
Структурированная система организации	+	+	+	+	+
Планирование штатного расписания	+	-	+	+	+
Расчет заработной платы	-	-	+	+	+
Учет движения сотрудников	+	+	+	+	+
Ведение почасовых договоров	+	-	+	+	+
Расчет стажа.	-	-	+	+	+
Учет отпусков	+	+	+	+	+
Учет больничных листов	+	-	+	+	+
Оценка и аттестация	-	-	+	+	+
Рекрутинг персонала	-	-	+	+	+
Стандартных отчетов.	+	-	+	+	+
Отчеты по запросу	+	-	+	+	+

Из таблицы 3.1 видно что, альтернативные варианты обладают одинаково полным функционалом, а базовый вариант OfficeMedia ограничен по многим функциям.

Так же в таблице намечены планируемые характеристики проектируемой БД на основе пакета OfficeMedia. Проектируемая БД будет содержать только необходимый функционал, уступая альтернативным вариантам, но выгодно отличаться от них по стоимости.

3.5 Значимость функций

Описанные системы работы с кадрами обладают обширным функционалом. Но не весь их функционал будет использоваться в отделе кадров. Поэтому необходимо определить важность отдельных функций для выделения приоритетов в функционале проектируемой БД.

Далее приведены функции системы работы с кадрами в порядке убывания их значимости для организации:

· учет кадров;

· структурированная система организации;

· планирование штатного расписания;

· учет движения сотрудников;

· стандартных отчетов;

· отчеты по запросу;

· ведение почасовых договоров;

· расчет стажа;

· учет отпусков;

· учет больничных листов;

· расчет заработной платы;

· рекрутинг персонала;

· оценка и аттестация.

3.6 Создание программного продукта

В общем смысле необходимо выполнить модификацию имеющейся в ТГТУ системы электронного документооборота для удовлетворения потребностей отдела кадров. Т.е. в исходном варианте имеется уже функционирующая СЭД ТГТУ, и стоимость ее аппаратного и программного обеспечения к вопросу модификации не относиться.

В системе Lotus есть интегрированная среда разработки приложений Domino Designer, с помощью которой будет разрабатываться необходимый функционал базы данных.

Отдельное рабочее место не требуется, т.к. БД разрабатывается в рабочем режиме на том же сервере где и хранится.

Для решения поставленных задач следует последовательно выполнить следующие этапы:

а) анализ существующей системы хранения информации и основных требований, предъявляемых к новой системе;

б) выбор алгоритма переноса существующей информации;

в) составление технического задания на проектирование БД;

г) написание программного продукта;

д) написание программы переноса имеющихся данных.

3.7 Расчет текущих затрат

В базовом варианте затраты зависят от суммарного количества времени, которое работники тратят на подготовку всех документов.

В базе хранится информация по следующим документам:

· личная карточка сотрудника;

· запись о назначении сотрудника;

· запись об отпуске сотрудника;

· запись о степени и звании сотрудника.

Список документов хранящихся в бумажном виде:

· почасовые договоры сотрудника;

· записи из трудовой книжки;

· больничные листы.

Для обмена информацией между отделами сначала необходимо послать запрос на необходимый документ, далее необходимо время на подготовку документа, и передачу его по назначению.

Для подготовки электронных документов необходимо найти их в базе и распечатать.

Таблица 3.2 - Электронные документы

Документ	Время на подготовку, мин	Кол-во раз в месяц	Время в месяц, мин
Личная карточка сотрудника	5	30	150
Запись о назначении сотрудника	5	25	125
Запись об отпуске сотрудника	5	20	120
Запись о степени и звании сотрудника	5	10	50
	Сумма	85	445

Для подготовки информации по бумажным документам она переносится в электронную таблицу, считаются необходимые значения, и распечатывается.

Таблица 3.3 - Бумажные документы

Документ	Время на подготовку мин	Кол-во раз в месяц	Время в месяц мин
Почасовые договоры сотрудника	20	20	400
Записи из трудовой книжки	20	15	300
Больничные листы	40	10	400
	Сумма	45	1200

Так же на послание запроса и доставку документа требуется по 5 минут:

Т=2*5*(85+45)=1300 мин

В итоге в месяц на обмен документами затрачивается:

Т=445+1200+1300= 2945 мин = 49 часов

Стоимость времени затраченного на обмен за месяц:

, где

= 3800 руб. - среднестатистическая заработная плата одного работника

= 1,26 - коэффициент отчислений на социальные нужды

Д = 21 - среднее число рабочих дней в месяце

Т - трудоемкость

В расходы так же включается стоимость печати документов. Усреднено, можно считать размер документа равным двум листам, а стоимость печати одного листа 2 рубля.

Общие расходы на обмен документами за год составляют:

3.8 Определение трудоёмкости разработки программного средства

Общий объем разработанного ПС:

условных машинных команд

Программное средство относится к 3й группе сложности.

Затраты труда на разработку ПС ВТ в зависимости от общего объема и группы сложности составляют по таблице:

чел.-дн

Значение коэффициента учитывающего уровень сложности ПС ВТ, в зависимости от дополнительных характеристик:

Общая трудоемкость разработки ПС ВТ с учетом Ксл:

чел.-дн

Поправочный коэффициент, учитывающий степень новизны ПС:

Таблица 3.4 - Поправочные коэффициенты

Код степени новизны	Степень новизны	Использование	Значение коэффициента
		Нового ПС	Новой ОС
В	ПС ВТ, не являющееся развитием определённого типа ПС	-	-	0.7

Поправочный коэффициент, учитывающий степень использования в разработке типовых (стандартных) программ:

Таблица 3.5. - Коэффициент по степени охвата

Степень охвата реализуемых функций разрабатываемого ПС типовыми программами, %	Значение
40-60	0,7

Трудоемкость каждой стадии разработки ПС:



определены выше

Таблица 3.6 - Добавочные коэффициенты L

Код стадии	Удельный вес L
ЭП	0,07
ТЗ	0,09
ТП	0,07
РП	0,61
ВН	0,16

Трудоёмкость стадии «Эскизный проект»:

чел.-дня;

Трудоёмкость стадии «Техническое задание»:

чел.-дня;

Трудоёмкость стадии «Технический проект»:

чел.-дня;

Трудоёмкость стадии «Рабочий проект»:

чел.-дня;

Трудоёмкость стадии «Внедрение»:

чел.-дня;

Уточнённая общая трудоёмкость разработки ПС составит:

чел.-дня;

Необходимый срок реализации ПС:

года

N=1 - количество работников

Ф=231 - годовой фонд рабочего времени работника

3.9 Определение стоимости разработки и освоения ПС ВТ

Стоимость разработки составит:

, где

= 3800 руб. - среднестатистическая заработная плата одного работника

= 1,26 - коэффициент отчислений на социальные нужды

= 21 - среднее число рабочих дней в месяце

- уточненная общая трудоемкость

Стоимость освоения ПС:

Капитальные затраты, связанные с разработкой и освоением системы:



3.10 Расчет показателей экономической эффективности ПС ВТ

Годовой экономический эффект

Эгод = 23000 (руб./год)

Расчетный срок окупаемости.

года

Рентабельность

Заключение

В данном дипломном проекте была произведена доработка системы электронного документооборота ТГТУ. Были выделены и обоснованы основные недостатки СЭД и выбран способ их устранения.

В итоге была разработана база данных для ведения электронных документов отдела кадров ТГТУ. Так же была написана программа конвертации для импорта имеющихся данных из старой системы.

В результате была решена определенная область недостатков СЭД, связанная с отделом кадров. В отличии от старой системы база данных работает на основе общей для ТГТУ платформы автоматизации документооборота. Так же по сравнению со старой системой значительно расширен функционал и улучшен интерфейс.

Разработанное расширение СЭД является экономически эффективным и в плане окупаемости и в сравнении с различными альтернативными вариантами решения данной задачи.

Экономическая выгода не является основной целью данного проекта. Данное расширение разрабатывалось с целью сведения различных информационных систем ведения документов в ТГТУ к общей платформе. Это является основным направлением развития электронного документооборота в организациях на сегодняшний день и ключевым этапом для перехода к следующим уровням автоматизации.

В дальнейшем планируется как совершенствование функционала существующих модулей СЭД, так и расширение добавлением новых модулей для решения дополнительных задач.

Список использованных источников

1. А.А. Бондарь, И.И. Гаврилова, О.Ю. Кряжева. Электронная версия учебного пособия «Безопасность жизнедеятельности».

2. Идрисов А.Б., Картышев С.В., Постников А.В. Стратегическое планирование и анализ эффективности инвестиций. - М.: Информационно-издательский дом «ФИЛИНЪ», 2006. - 272 с.

3. СанПиН 2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы». «Типовая инструкция по охране труда для пользователей электронно-вычислительными машинами (ПЭВМ) в электроэнергетике» Министерство Энергетики РФ. 17 мая 2001 года. N РД 153-34.0-03.298-2001

4. Е. Киселев. Электронная версия книги «Безопасность IBM Lotus Notes/Domino R7».

5. Автоматизация документооборота компании - непростой выбор

6. http://citcity.ru/11224/

7. ACL - Википедия

8. http://ru.wikipedia.org/wiki/ACL

9. Enterprise content management - Википедия

10. http://ru.wikipedia.org/wiki/ECM_(бизнес)

11. ERP - Википедия

12. http://ru.wikipedia.org/wiki/ERP

13. IBM Lotus Domino - Википедия

14. http://ru.wikipedia.org/wiki/IBM_Lotus_Domino

15. IBM Lotus Domino Administrator - Википедия

16. http://ru.wikipedia.org/wiki/IBM_Lotus_Domino_Administrator

17. IBM Lotus Domino Designer - Википедия

18. http://ru.wikipedia.org/wiki/IBM_Lotus_Domino_Designer

19. IBM Lotus Notes - Википедия

20. http://ru.wikipedia.org/wiki/IBM_Lotus_Notes

21. IBM Lotus Notes Client - Википедия

22. http://ru.wikipedia.org/wiki/IBM_Lotus_Notes_Client

23. ODBC - Википедия

24. http://ru.wikipedia.org/wiki/ODBC

25. PKI - Википедия

26. http://ru.wikipedia.org/wiki/PKI

27. Объектно-ориентированная база данных - Википедия

28. http://ru.wikipedia.org/wiki/Объектно-ориентированная_база_данных

29. Объектно-ориентированная СУБД - Википедия

30. http://ru.wikipedia.org/wiki/Объектно-ориентированная_СУБД

31. ПАРУС (программный продукт) - Википедия

32. http://ru.wikipedia.org/wiki/ПП_ПАРУС

33. Система автоматизации документооборота - Википедия

34. http://ru.wikipedia.org/wiki/СЭД

35. OfficeMedia. Описание возможностей

36. http://www.asp.ru/190.html

37. ECM (Системы управления корпоративным контентом)

38. http://www.doc-online.ru/sed/ecm.php

39. СЭД и ERP (Системы управления предприятием)

40. http://www.doc-online.ru/sed/erp.php

41. ИнтерТраст Продукция вендоров

42. http://www.intertrust.ru/main/products/vendors/46/

43. IBM Lotus Notes - ITpedia

44. http://www.itpedia.ru/index.php/IBM_Lotus_Notes

45. СЭД - ITpedia

46. http://www.itpedia.ru/index.php/СЭД

47. СЭД (Программные технологии) - ITpedia

48. http://www.itpedia.ru/index.php/СЭД_(Программные_технологии)

49. Lotus - Открытые компьютерные системы

50. http://www.lotusnotes.ru/

51. Больничный лист

52. http://www.vprikaz.com/post_1172514100.html

53. Личная карточка

54. http://www.vprikaz.com/post_1175793947.html

Размещено на Allbest.ru