Стилі, шаблони, структура документа Word

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Чорноморський державний університет

ім. Петра Могили

ФАКУЛЬТЕТ ЕКОНОМІЧНИХ НАУК

Реферат з Інформатики

на тему:

«Стилі, шаблони, структура документа Word»

Виконав: студентка 117групи

Чоботар Є.А.

Перевірив: Барабаш Надія Миколаївна

Миколаїв -2015



1.Вступ

Microsoft Word дозволяє вводити, редагувати, форматувати,оформляти текст і грамотно розміщувати його на сторінці. За допомогою цієї програми можна вставляти в документ графіку, таблиці та діаграми, а також автоматично виправляти орфографічні та граматичні помилки. Текстовий редактор Word володіє і багатьма іншими можливостями, значно полегшують створення і редагування документів.

Найчастіше використовувані функції:

якщо при введенні тексту ви упираєтеся в кінець рядка, Word автоматично робить перехід на наступний рядок;

якщо при введенні тексту робиться помилка, функція автокорекції автоматично її виправляє. А функція автоматичної перевірки орфографії підкреслює неправильно написані слова червоною хвилястою лінією, щоб їх було легше побачити і виправити;

якщо користуватися рисками для виділення елементів списку, вживати дробу, знак торгової марки або інші спеціальні символи, функція Автоматичне буде сама їх коригувати ;

для представлення тексту у вигляді таблиці можна, звичайно, користуватися і табулятором, однак Microsoft Word пропонує набагато більш ефективні засоби. А якщо таблиця містить цифрові дані, то їх легко перетворити на діаграму;

режим попереднього перегляду дозволяє побачити документ у тому вигляді, в якому він вийде з друку. Крім того, він дає можливість відобразити відразу всі сторінки, що зручно для внесення змін перед друкуванням.

Програма пропонує також ряд функцій, вельми корисних і заощаджують час і зусилля. Серед них:

авто текст - служить одним з інструментів зберігання та швидкої вставки тексту, малюнків, полів, таблиць, закладок та інших часто використовуваних елементів, призначений для зберігання й автоматичного вставки часто вживаних слів, фраз або графіки;

стилі - дозволяють однією дією застосувати відразу всю групу атрибутів форматування, полегшують роботу тим, що дозволяють зберігати і ставити відразу цілі набори форматів;

макроси - служать для виконання послідовності команд, необхідні тим, хто часто здійснює одні й ті ж дії. Макрос - це серія команд, згрупованих разом для спрощення повсякденної роботи. Замість того, щоб вручну робити забирають багато часу і повторювані дії, можна створити і запускати один макрос, який буде виконувати це завдання;

шаблони - шаблони дозволяють заощаджувати час при оформленні типових документів. За допомогою шаблонів Word можна швидко створювати листи, факси, написи на конвертах і т.п., вони призначені для створення професійно оформлених документів. Існують вже готові шаблони, але Microsoft Word дозволяє також створювати власні шаблони;

колонтитули - використовуються в друкованих документах, колонтитул - це текст та/або малюнок (номер сторінки, дата друку документа, емблема організації, назва документа, ім'я файлу, прізвище автора і т. п.), що друкується унизу або угорі кожної сторінки документа;

виноски - використовуються в друкованих документах для оформлення різноманітних уточнюючих відомостей та посилань, один документ може містити і звичайні, і кінцеві виноски. Звичайні виноски друкуються внизу кожної сторінки документа. Кінцеві виноски зазвичай містяться в кінець документа.

Об'єкти - Microsoft Word дозволяє використовувати цю команду для додавання всього або частини файлу, створеного однієї з програм Office чи будь-якою програмою, що підтримує зв'язані і впроваджені об'єкти, в інший файл.



2. Використання стилів при оформленні документа

2.1 Призначення стилю

Вибір різних атрибутів форматування, наприклад абзацу або таблиці, вимагає певних витрат часу на вибір імені і розміру шрифту, зображення, міжрядкового інтервалу, інтервалу між абзацами, відступів від лівого і правого полів і тому подібне При форматуванні таблиці у ряді випадків слід встановити до якого елементу необхідно застосувати форматування до рядка заголовка, стовпцю, вічку і тому подібне

Для прискорення роботи вибраним атрибутам форматування можна привласнити ім'я стилю і надалі використовувати це ім'я. Наприклад, аби виділити назви діалогових вікон, як зроблено в цій книзі, для них можна використовувати розмір шрифту, що відрізняється від основного тексту, і курсивне зображення. Стилі зазвичай створюються для багатократного використання в одному або декількох документах. Вони визначають зовнішній вигляд різних елементів тексту в документі, наприклад, заголовків, основного тексту і написів під малюнками, з їх допомогою створюється зміст. Використання різних стилів дозволяє створити привабливий і легко читаний документ.

У Microsoft Office розрізняють стиль знаку (символу), абзацу і таблиці. Стиль знаку дозволяє відформатувати виділений текст, задавши назву шрифту, його розмір і форматування, і привласнити йому унікальне ім'я стилю. Відмітна особливість стилю знаку полягає в тому, що він поширюється лише на певний фрагмент тексту, а не на весь абзац. У стилі абзацу задають атрибути формату символів, міжрядковий інтервал, вирівнювання тексту, відступи, позиції табуляції. Стиль абзацу -- сукупність декількох форматів абзацу і символів, яким привласнено унікальне ім'я стилю. Стиль таблиці -- сукупність декількох форматів, використовуваних в таблиці, її стовпці або вічку, яким привласнено унікальне ім'я стилю.

2.2 Вибір стилю

Для виділення списку Стиль з клавіатури натискуйте клавіші Ctrl+Shift+ы (Ctrl+Shift+S). Потім за допомогою клавіш стрілка-вниз, стрілка-вгору PageUp, PageDown виберіть елемент списку і натискуйте клавішу Enter. Для зняття форматування з виділеного тексту всписку Стиль виберіть рядок Очистити формат (Clear Formatting).

Для відображення області завдань Стилі і форматування у вікні документа натискуйте кнопку Стилі і форматування (Styles and & Formatting) на панелі інструментів Форматування (Formatting) або виберіть команду Стилі і форматування (Styles and Formatting) у меню Формат (Format).

Окремі елементи області завдань Стилі і форматування (Styles and Formatting) мають наступне призначення:

розкриваючий список Форматування виділеного тексту (Formatting of selected text) відображує стиль поточного абзацу або виділеного тексту. Підведіть покажчик миші до назви стилю в списку і висвітиться його детальна характеристика, наприклад, Заголовок 1: Обичний*шріфт: 24 pt, напівжирний, підкреслення, кернінг від 14pt (Heading 1: Normal+Font: 24 pt, Bold, Underline. Kern at 14pt) і т.д.;

кнопка Виділити все (Select All) дозволяє виділити всі приклади поточного стилю;

кнопка Створити стиль (New Style) відкриває діалогове вікно Створення стилю (New Style)що дозволяє створити або змінити стилі і шаблони;

у списку Виберіть форматування для вживання (Pick Formatting To apply) представлені стилі, перераховані в списку, що розкривається Показати (Show). Праворуч від більшості елементівсписку видно значок, що відображує типа стилю: знаковий, абзацний, табличний;

за допомогою списку, що розкривається Показати (Show) можна задати які стилі відображуватимуться в списку Виберіть форматування для вживання (Pick Formatting To apply) і в списку Стиль (Style) панелі інструментів Форматування (Formatting);

аби проглянути всі встановлені стилі Word, виберіть в списку Показати (Show) елемент Все (All styles) і проглянете їх в списку Виберіть форматування для вживання (мал. 1). Якщо не вибирати інший стиль при введенні нового тексту, то за умовчанням в документах, заснованих на шаблоні Normal використовуватимуться елементи форматування стилю Звичайний (Normal).

Можна виділити всі місця документа, в яких використаний певний стиль, наприклад, виділення тексту курсивом. Для цього встановите курсор в слові з цим стилем, підведіть покажчик миші до списку Форматування виділеного тексту (Formatting of selected text). У правій частині списку відображуватиметься кнопка розкриття списку. Натискуйте кнопку і виберіть рядок Виділите всі входження (Select All Intrance(s)).

Можна порівняти форматування двох фрагментів, аби забезпечити одноманітність в оформленні документа.

Мал. 1 Вікно документа, в якому відображує область завдань Стилі і форматування

Стиль знаку в розділі Виберіть форматування для вживання (Pick formatting to apply) відмічений значком у вигляді підкресленої напівжирної букви «a» стиль абзацу -- маркером кінця абзацу сітка таблиці -- . Якщо необхідний стиль відсутній в списку, виберіть іншу групу стилів в списку, що розкривається Показати (Show). Вибір в списку елементу Все (All Styles) відображує всі встановлені стилі.

2.3 Стилі заголовків

Заголовком вважається будь-який абзац, якому привласнений стиль заголовка. У постачання Word входять дев'ять різних вбудованих стилів заголовків, що дозволяють задати місце заголовка в ієрархічній структурі документа, починаючи з «Заголовок 1 (Heading 1)» і кінчаючи «Заголовок 9 (Heading 9)». Якщо натискувати клавішу Enter в кінці абзацу, що відформатував за допомогою стилю «Заголовок 1», до наступного абзацу буде застосований стиль «Основний текст». Будь-який стиль заголовка можна форматувати за власним смаком. Чим менше номер стилю заголовка, тим вище його рівень.

Аби привласнити абзацу стиль «Заголовок 1», виділите його і в списку, що розкривається, Стиль панелі інструментів Форматування (Formatting) виберіть Заголовок 1 або натискуйте кілька разів кнопку Підвищити рівень (Promote) панелі інструментів Структура (Outlining) поки не досягнете необхідного рівня. Аналогічним чином привласнюються стилі Заголовок 2 (Heading 2), Заголовок 3 (Heading 3) і так далі Підвищення рівня полягає в перетворенні основного тексту в заголовок або в збільшенні рівня вкладеності заголовка, наприклад, із стилю «Заголовок 4» на стиль «Заголовок 3». Відображення май стилів в смузі стилів

При перегляді документа в звичайному режимі і режимі структури можна відображувати імена використовуваних стилів в смузі стилів (мал. 9.2). Аби смуга стилів була видна, виберіть команду Параметри (Options) у меню Сервіс (Tools) і відкрийте вкладку Вигляд (View). Задайте таку ширину смуги стилів (Styles area width) у групі Вікно (Window)аби можна було прочитати ім'я стилю, наприклад, 20 мм. Кордон смуги стилів можна перетягувати мишею уздовж екрану. Після подвійного клацання мишею по смузі стилів відкривається діалогове вікно Стиль (Style).

Мал. 2 Відображення смуги стилів при перегляді документа

2.4 Створення і зміна стилю

При роботі з документом ви можете застосувати існуючий стиль, створити новий або змінити що існує. Ім'я стилю може містити до 253 будь-яких символів, окрім оберненої косої риски «\», крапки з комою «;» або фігурних дужок «{ }». Одне ім'я може відрізнятися від іншого лише тим, що рядкова буква замінена прописною. Наприклад, стилі Звичайний і звичайний може мати абсолютно різні параметри.

Аби створити стиль наоснові існуючого стилю, виконаєте наступні дії:

Встановите курсор в тексті, стиль якого ви хочете змінити.

Натискуйте кнопку Стилі і форматування на панелі інструментів Форматування, аби відображувати область завдань Стилі і Форматування (Styles and Formatting).

В області завдань Стилі і форматування підведіть покажчик миші до поля Форматування виділеного тексту, натискуйте кнопку з правого боку поля і виберіть в списку команду Створити стиль (New Style).

У діалоговому вікні Створення стилю (New Style) у полі Заснований на стилі (Style based on) (мал. 3) виберіть із списку, що розкривається, стиль, на основі якого створюється новий стиль.

Введіть ім'я нового стилю в поле Ім'я (Name).

У полі Стиль (Style type) виберіть типа нового стилю: стиль абзацу, знаку або таблиці. Цей параметр недоступний при зміні існуючого стилю, оскільки типа існуючого стилю не можна змінити.

У полі Стиль наступного абзацу (Style for following paragraph) виберіть із списку ім'я стилю, який буде застосований до наступного абзацу. При роботі з документом після натиснення клавіші Enter для завершення абзацу, оформленого новим стилем, до наступного абзацу буде застосований стиль, вказаний в цьому полі.

Встановите прапорець Додати в шаблон (Add to template) якщо хочете додати стиль в шаблон, приєднаний до активного документа. Це робить стиль доступним для всіх документів, заснованих на цьому шаблоні. Якщо цей прапорець знятий, стиль додається лише в активний документ.

Мал. 3 Діалогове вікно Створення стилю

Мал. 4 Діалогове вікно Зміна стилю

Натискуйте кнопку Формат (Format) аби задати атрибути форматування нового стилю.

Аби змінити стиль, клацніть правою кнопкою його ім'я в області завдань Стилі і форматування (Styles and Formatting) і виберіть в контекстному меню команду Змінити (Modify). Відкриється діалогове вікно Зміна стилю (Modify Style) (мал. 4). Внесіть необхідні зміни.

Для детальніших змін натискуйте кнопку Формат (Format). Усписку, що розкрився, виберіть, який атрибут форматування, що визначає стиль, буде змінений: Шрифт (Font), Абзац (Paragraph), Табуляція (Tabs), Кордон (Border) і так далі На екрані відображуватиметься діалогове вікно, в якому зміните необхідні параметри і натискуйте кнопку ОК. В разі зміни декількох атрибутів стилю повторите цю операцію. Встановите прапорець Додати в шаблон (Add to template) аби застосовувати модифікований стиль в нових документах, заснованих на поточному шаблоні. Модифікований стиль буде доданий в шаблон, приєднаний до активного документа.

Призначення поєднання клавіш стилю

Для призначення певного поєднання клавіш, що дозволяють застосувати певний стиль, натискуйте кнопку Формат (Format) у діалоговому вікні Зміна стилю (Modify Style) (мал.4) і в списку, що розкрився, виберіть Поєднання клавіш. Відкриється діалогове вікно Налаштування клавіатури (Customize Keyboard) (мал. 5). Встановите курсор в полі Нове поєднання клавіш (Press new shortcut key) натискуйте поєднання клавіш, яке ви хочете використовувати, наприклад Ctrl+Shift+T, потім клацніть кнопки Призначити (Assign) і Закрити (Close). Якщо за запропонованою комбінацією клавіш вже закріплена яка-небудь команда, то це буде вказано в рядку Поточне призначення (Current keys).

Мал. 5 Діалогове вікно, використовуване для призначення стилю вибраного поєднання клавіш

2.5 Автоматизація вживання стилю

Word відстежує атрибути форматування тексту, а потім може автоматично застосувати пов'язаний з ними стиль. Наприклад, при наборі в абзаці декількох слів, збільшеного розміру шрифту, і вирівнюванні тексту по центру буде застосований стиль заголовка, якщо встановлений прапорець визначати стилі (Define styles based on your formatting) на вкладці Автоформат при введенні (Autoformat As You Type) діалогового вікна команди Параметри Автозаміни (Autocorrect) у меню Сервіс (Tools).

Видалення атрибутів форматування

Аби видалити атрибути форматування виконаєте наступні дії:

виділите текст або слово;

на панелі інструментів Форматування натискуйте кнопку Стилі і форматування (Styles And Formatting);

в області завдань Стилі і форматування (Styles and Formatting) у списку, що розкривається Виберіть форматування для вживання (Pick formatting to apply) виберіть рядок Очистити формат (Clear Formatting).

Після видалення атрибутів форматування на виділений текст буде накладений стиль Звичайний (Normal).

Автоматичне форматування документа

Мал. 8 Діалогове вікно Автоформат

Якщо ви хочете відформатувати документ в автоматичному режимі, встановите перемикач в положенняВідразу весь документ (Autoformat now) (мал. 8). Режим З переглядом кожної зміни (Autoformat and review each change) дозволяє проглянути всі зміни і прийняти їх або відмінити. Вкажіть типа документа для проведення найбільш відповідного форматування. До заголовків, основного тексту і списків будуть застосовані стандартні стилі оформлення.

Аби задати параметри автоматичного форматування при виборі команди Автоформат (AutoFormat) натискуйте кнопку Параметри (Options) а потім задайте потрібні параметри на вкладці Автоформат (AutoFormat).



3. Вживання шаблонів при створенні документа

Шаблоном називається спеціальний тип документа, що визначає використовувані в створюваному документі параметри форматування тексту (наприклад, шрифт, кегль, формат і колір), атрибути абзаців, розділів, параметри сторінки. У шаблоні можна використовувати як всю тему цілком, так і окремі елементи її дизайну -- фонові малюнки, визначення кольорів, маркери списків. За допомогою шаблону і інших засобів налаштування додатків Office можна створювати професійно оформлені документи із складною графікою, виконані в єдиному стилі. У стандартне постачання, Word 2003 входять шаблони для створення факсів, листів, офіційних документів, службових записок, звітів, дисертацій, довідників, бюлетенів, брошур, календарів, веб-сторінок, розкладів, порядків денних, резюме, замовлень і рахунків фактури.

Шаблони зберігаються у файлах з розширенням .dot у теці Program Files\Mic-rosoft Office\Templates, За умовчанням, коли ми натискуємо кнопку Створити (New) на панелі інструментів Стандартна завантажується шаблон Звичайний (Normal.dot) який не містить якого-небудь тексту або малюнків. Аби вибрати шаблон для нового документа, виберіть команду Створити (New) у меню Файл (File). На екрані відображуватиметься область завдань Створення документа (New Document) (див. главу 2, мал. 2.11). У розділі Шаблони виберіть заслання На моєму комп'ютері. На екрані відображуватиметься діалогове вікно Шаблони (Templates). Шаблони на вкладках діалогового вікна згруповані з врахуванням сфери їх застосування. Наприклад, при посилці факсу відкрийте вкладку Листи і факси (Letters & Faxes) і скористайтеся шаблоном Вишуканий факс (Elegant Fax) (мал. 9.10).

Після виділення деяких шаблонів в полі Перегляд (Preview) можна побачити, як розташовуватиметься матеріал в документі. Вибравши шаблон, встановите перемикач в групі Створити (Create New) у положення документ (Document) і натискуйте кнопку ОК.

Мал. 10 Діалогове вікно Шаблони з відкритою вкладкою Листа і факси

3.1 Створення шаблону

Не дивлячись на те, що в комплект постачання Word включена велика кількість шаблонів, для створення документів може потрібно новий шаблон. Новий шаблон можна створити на основі існуючого шаблону або використовувати існуючий документ, зберігши його в одній з тек шаблонів. Якщо в який-небудь шаблон ввести текст, малюнки, елементи списку автотексту і тому подібне, то вони повторюватимуться у всіх нових документах, створених на основі цього шаблону, існуючі документи не зміняться. Після того, як шаблон створений, він може відкриватися, як будь-який документ і в нього можуть бути внесені будь-які необхідні зміни.

Створення шаблону на основі існуючого документа

Аби створити шаблон на основі існуючого документа, виконаєте наступні дії.

1. Відкрийте документ, який використовуватиметься як шаблон і внесіть до нього необхідні зміни:

видалите непотрібний текст, графіку та інші всі елементи, які не повинні з'являтися в документах;

додайте текст або малюнки, які будуть присутні у всіх нових документах, заснованих на цьому шаблоні. Текст і малюнки розташовуватимуться в документі так, як ви розташуєте їх в шаблоні, наприклад, додайте емблему вашої фірми

зміните параметри форматування символів і абзаців, визначите стилі, розміри полів і сторінок, задайте і відформатуйте колонтитули.

2. Збережете документ як шаблон таким чином:

виберіть команду Зберегти як (Save As) у меню Файл (File). У вікні Збереження документа (Save As) у полі Тип файлу (Save as type) встановите Шаблон документа (Document Template). У полі Тека (Look in) автоматично з'явиться тека Шаблони;

ви можете зберегти шаблон в цій теці. В цьому випадку при виборі команди Створити (New) з меню Файл (File) значок шаблону відображуватиметься на вкладці Загальні (General). При збереженні шаблону в одній з тек, вкладених в теку Шаблони значок шаблону відображуватиметься на однойменної вкладки діалогового вікна Шаблони (Templates);

введіть ім'я шаблону в поле Ім'я файлу (File Name) і натискуйте кнопку ОК. Ви можете створити шаблон для ділового листа, що посилається від імені вашої фірми, в якому будуть представлені емблема вашої фірми, її адреса, слова вітання, підпис і тому подібне

Створення шаблону шляхом зміни існуючого шаблону

Аби створити новий шаблон на основі наявного шаблону, виконаєте наступні дії:

виберіть команду Відрити (Open) у меню Файл (File);

у списку, що розкривається Тип файлу (Files of Type) виберіть рядок Шаблони документів (*.dot) (Document Templates);

внесіть необхідні зміни до шаблону і збережете файл.

Прісоєдинение шаблону до документа

При роботі над документом, як правило, можна використовувати лише налаштування, збережені в шаблоні, приєднаному до цього документа, або в шаблоні Normal.dot. Для заміни шаблону і оновлення стилів виберіть в меню Сервіс (Tools) команду Шаблони і налаштування (Templates And Add-Ins) і в діалоговому вікні, що відкрилося, натискуйте кнопку Приєднати (Attach) (мал. 10). На екрані відображуватиметься діалогове вікно Приєднання шаблону (Attach Template) у якому буде видно вміст теки з шаблонами.

Виберіть шаблон, який ви хочете приєднати і натискуйте кнопку Відкрити (Open). Ви повернетеся в діалогове вікно Шаблони і надбудови, в якому встановите прапорець Автоматично оновлювати стилі (Automatically Update Document Styles) і натискуйте кнопку ОК.Стилі абзаців і символів приєднаного шаблону копіюються, замінюючи всі існуючі стилі іншими іменами. Текст, графіка і налаштування параметрів сторінок не стають частиною документа.

Ріс.10 Діалогове вікно, використовуване для заміни приєднаного шаблону

3.2 Зміна шаблону

Аби змінити шаблон, виберіть команду Відкрити (Open) у меню Файл (File) а потім відкрийте шаблон, який хочете змінити. У діалоговому вікні Відкриття документа (Open) у полі Тип файлу (Files of type) виберіть елемент Шаблони документів (*.dot) (Document Templates). Перейдіть в теку Templates, яка за умовчанням знаходиться в теці Microsoft.

Якщо у вас з'являться труднощі при пошуку шаблону, то натискуйте кнопку Пуск (Start) і виберіть команду Знайти (Search), Файли і теки (For Files or Folders). У полі Частина імені файлу або ім'я файлу цілком вікна Результати пошуку введіть ім'я файлу або *.dot. У останньому випадку в нижній частині вікна будуть представлені всі файли шаблонів. Двічі клацніть значок файлу шаблону, який ви хочете змінити.

Зміните в шаблоні ті параметри, які ви вважаєте потрібними: написи, малюнки, стилі, формати, макроси, елементи списку автотексту, панелі інструментів, налаштування меню і поєднання клавіш і натискуйте кнопку Зберегти (Save). Нові параметри можна застосувати до будь-якого документа, створеного на основі зміненого шаблону.

3.3 Бібліотека стилів

Word 2003 містить велику кількість шаблонів, що дозволяють оформити документ в певному стилі.

Після виділення теми у вікні попереднього перегляду ви побачите оформлення документа.

Мал. 11 Діалогове вікно, що дозволяє вибрати шаблон оформлення документа



4. Використання режиму структури при роботі з документом

4.1 Режим структури

У режимі структури заголовки документа зміщені відносно основного тексту залежно від відповідного їм рівня. Цей режим дозволяє вам проконтролювати стрункість і логічність викладу матеріалів, представлених в документі, швидко змінити розташування заголовків і тексту, змінити рівень заголовка. Режимом структури зручно користуватися при роботі з головним документом.

Для наочного відображення документа в режимі структури, слід створити ієрархічну структуру документа. Це можна зробити двома способами: відформатувати окремі абзаци за допомогою вбудованих стилів заголовків («Заголовок 1 -- Заголовок 9») або привласнити абзацам структурні рівні («Рівень 1 -- Рівень 9»). Стилі заголовків певним чином форматують текст, а структурні рівні привласнюють йому «невидимий» формат.

Відображення документа в режимі структури

У режимі структури, чим нижче рівень заголовка, тим більше його відступ від лівого кордону вікна. У цьому режимі не відображується форматування абзаців, Для більшої наочності ієрархічної структури документа абзаци забезпечуються відступами, які не відображуються при переході в інші режими. Команди, службовці, для форматування абзаців стають недоступними, проте стилі застосовувати можна, хоча результат форматування стане помітним лише при виході з режиму структури.

Мал12 Вікно документа Microsoft Word в режимі структури, в якому відображують заголовки рівнів 1-3

Символи, що відображуються в режимі структури

Зліва від абзаців в режимі структури видно значки, що дозволяють згортати і розвертати підлеглий текст, а також швидко реорганізувати документ. Якщо заголовок містить підзаголовки і основний текст, зліва від нього буде видний символ структури Про . Для виділення заголовка і підлеглого тексту клацніть цей значок мишею. Подвійне натиснення кнопки миші дозволяє приховати або відображувати підлеглий текст.

Якщо заголовок не містить підзаголовків і основного тексту, зліва від нього буде видний знак а . Поряд з основним текстом видно квадратик . Нагадаємо, що в режимі структури основним текстом є будь-який текст, якщо він не відформатував за допомогою одного зі вбудованих стилів Заголовок 1 -- 9. До основного тексту застосовується стиль Звичайний.

Перегляд заголовків

Згортання підлеглого тексту, наступного за заголовком, в режимі структури спрощує перегляд всіх заголовків документа, дозволяє відвернутися від деталей і краще побудувати структуру документа. Для свертывания/развертывания тексту використовуйте список, що розкривається Показати рівні (Show level). Наприклад, якщо ви виберете елемент списку Показати рівень 4 (Show level 4) то на екрані відображуватимуть лише заголовки від першого до четвертого рівня включно. У режимі структури можна легко змінити розташування великих фрагментів тексту і рівень заголовка.

4.3 Використання структурних рівнів для оформлення документа

Рівні структури використовують для роботи з документом в режимах структури і схеми документа. Для привласнення абзацу рівня структури виконаєте наступні дії:

1. Виділите абзац, якому потрібно привласнити структурний рівень.

2. Виберіть необхідний рівень заголовка в списку Рівень (Outline Level) на панелі інструментів Структура (Outlining).

Наприклад, заголовок документа можна відформатувати стилем Заголовок 1, назва глав Заголовок 2, розділів -- Заголовок 3 і так далі

Зміна рівня і переміщення заголовка

Рівень заголовка можна змінити декількома способами: з клавіатури, мишею або кнопкою на панелі інструментів Структура (Outlining). Відповідним чином змінюється рівень підлеглих йому заголовків. До заголовка автоматично застосовується відповідний даному рівню стиль заголовка.

Для переміщення заголовка на нижчий рівень натискуйте клавішу Tab або мишею перетягнете символ структури управо. Для підвищення рівня заголовка, перетягнете мишею символ структури вліво або натискуйте клавіші Shift+Tab. Під час перетягання відображуються вертикальні лінії, що показують рівні заголовків. Відпустите кнопку миші, якщо переміщуваний заголовок досяг належного рівня.

Для зміни рівня заголовка ви можете натискувати кнопку Підвищити рівень (Promote) або Знизити рівень (Demote) на панелі інструментів Структура (Outlining). Кнопка Знизити до звичайного тексту (Demote to Body Text) знижує рівень заголовка до звичайного тексту. Символ табуляції вставляється після натиснення клавіш Ctrl+Tab.

Аби перемістити або змінити положення лише самого заголовка, спочатку зробіть видимим весь підлеглий згорнутий текст, наступний за заголовком, потім виділите абзац заголовка. Для переміщення заголовка вгору на один абзац, натискуйте на панелі Структура (Outlining) кнопку Перемістити вгору (Move Up) для переміщення заголовка вниз на один абзац натискуйте кнопку Перемістити вниз (Move Down).

Переміщення фрагмента тексту

Для переміщення фрагмента тексту в інше місце в режимі структури можна перемістити символи структури або використовувати кнопки панелі інструментів Структура (Outlining). Під час перетягання видно горизонтальні лінії із стрілкою > . Коли горизонтальна лінія досягне потрібного місця документа, відпустите кнопку миші.

Кнопки Перемістити вгору (Move Up) і Перемістити вниз (Move Down) панелі інструментів. Структура (Outlining) переміщають разом із згорнутим заголовком всі підзаголовки і згорнутий текст, що дозволяє змінювати положення фрагментів тексту, не удаючись до їх виділення.

4.4 Особливості виявлення тексту в режимі структури

У режимі структури виділення елементу має ряд особливостей: одне натиснення кнопки миші в смузі виділення виділяє не один рядок, а цілий абзац. Якщо виділити заголовок, що містить згорнутий підлеглий текст, або виділити заголовок, вибравши зліва від нього символ. Підлеглий текст теж буде виділений. Переміщення, копіювання або видалення, також впливає на підлеглий текст. Способи виділення тексту в режимі структури приведені в таблиці 9.1.



Таблиця 1. Виділення тексту в режимі структури

Елемент, що виділяється	Дія
Заголовок, його підзаголовки і основний текст	Натискуйте символ структури поряд із заголовком або двічі натискуйте кнопку миші, встановивши покажчик на смузі виділення зліва від заголовка.
Лише заголовок (без підлеглого тексту)	Натискуйте кнопку миші, встановивши покажчик на смузі виділення зліва від заголовка.
Абзац основного тексту	Натискуйте символ поряд з абзацом або натискуйте кнопку миші, встановивши покажчик на смузі виділення зліва від абзацу.
Декілька заголовків або абзаців основного тексту	Встановите покажчик на смузі виділення і виберіть потрібні заголовки і абзаци, переміщаючи мишу з кнопкою, що натискує.

У режимі структури не можна виділити один абзац повністю, а наступний частково, оскільки абзац можна виділити лише цілком.

Копіювання заголовків без пов'язаного з ними тексту

При копіюванні в режимі структури згорнутих заголовків, що містять підлеглий текст, згорнутий текст теж буде скопійований. У цьому режимі неможливо скопіювати один видимий заголовок. Якщо ви хочете копіювати лише заголовки, то ви можете створити зміст документа, що включає лише заголовки без номерів сторінок, і копіювати потрібні заголовки звідти.

Використання клавіатури в режимі структури

Поєднання клавіш, використовувані для роботи з документом в режимі структури, приведені в таблиці 9.2.

Таблиця 2. Поєднання клавіш для роботи з документом в режимі структури

Дія	Поєднання клавіш
Перенести абзац на один рівень вгору	Alt+Shift+Стрелка вліво
Перенести абзац на один рівень вниз	Ait+Shift+Стрелка управо
Перетворити абзац в основний текст	Ctrl+Shift+N
Перенести виділені абзаци вниз	Alt+Shift+Стрелка вниз
Розвернути текст під заголовком	Alt+Shift+Плюс
Скрутити текст під 'заголовком	Alt+Shift+Минус
Показати весь текст або заголовки	Alt+Shift+A
Показати весь текст	Зірочка «*» на цифровій клавіатурі
Заховати або показати формат символів	Коса риска «/» на цифровій клавіатурі
Показати перший рядок основного тексту або весь основний текст	Alt+Shift+L
Показати всі заголовки, оформлені стилем «Заголовок 1»	Alt +Shift+l
Показати всі заголовки	Alt +Shift+n

4.5 Нумерація заголовків з врахуванням їх рівня

Нумерація заголовків великих документа уручну віднімає багато часу, а в разі переміщення, додавання або видалення заголовків роботу доводиться робити заново. Аби автоматично створити список заголовків у відповідність з їх рівнем, відображуватимете в режимі структури лише заголовки до необхідного рівня, виділите їх і виберіть команду Список (Bullets and Numbering) у меню Формат (Format). Заголовки можуть бути маркірованими або нумерованими. У діалоговому вікні Список (Bullets and Numbering) на вкладці Багаторівневий (Outline Numbered) пропонується декілька варіантів нумерації заголовків (див.главу 6, розділ «Створення списків»). Виберіть один з пропонованих варіантівсписку і натискуйте кнопку ОК.

Для налаштування додаткових параметрів багаторівневого списку виберіть його на вкладці і натискуйте кнопку Змінити (Customize). У діалоговому вікні Зміна багаторівневого списку (Customize Outline Numbered List) виберіть необхідні параметри, наприклад, в списку Рівень (Level) задайте поточний редагований рівень вкладеності списків, в списку, що розкривається Положення номера (Numberposition) задайте відступ і положення маркера на поточному рівні (мал. 15).

Мал. 15 Діалогове вікно, використовуване для нумерації заголовків з врахуванням їх рівня

Результати пропонованих змін демонструються в полі Зразок (Preview).

4.6 Друк структури документа

word документ стиль заголовок

Аби надрукувати структуру документа, в режимі структури зробіть видимим заголовки, які необхідно роздрукувати і натискуйте кнопку Друк (Print) на панелі інструментів Стандартна.

Якщо видно основний текст, будуть роздруковані всі рядки, навіть якщо на екрані відображує лише перший рядок. Якщо примусово вставлені розриви сторінок видно на екрані в режимі структури, вони відображуватимуть в надрукованому документі. Аби тимчасово видалити розриви сторінок, збережете документ після чого видалите символи розриву сторінок. Після виведення документа на друк закрийте документ, не зберігаючи зміни



Висновок

1. Аби задати стиль виділених символів, абзаців або таблиці, виберіть потрібний стиль в списку, що розкривається Стиль (Style) на панелі інструментів Форматування (Formatting) або в області завдань Стилі і форматування (Styles and Formatting).

2. Для назви документа рекомендується застосовувати стиль «Заголовок 1 (Heading 1)» для назви розділів -- «Заголовок 2 (Heading 2)» і так далі

3. Для автоматичного форматування виділеного фрагмента тексту або всього неформатованого документа, наприклад, повідомлення електронної пошти, виберіть команду Автоформат (AutoFormat) у меню Формат (Format).

4. Аби використовувати тему для оформлення документа, виберіть команду Тема (Theme) у меню Формат (Format). Виділите тему в списку Виберіть тему (Choose а Theme) і натискуйте кнопку ОК (мал. 9.9).

5. Для оформлення документа в певному стилі виберіть команду Тема (Theme) у меню Формат (Format) і натискуйте кнопку Бібліотека стилів (Style Gallery) (мал. 9.9). У списку Шаблон (Choose а Theme) виділите потрібний елемент і натискуйте кнопку ОК або двічі клацніть його мишею.

6. Аби вибрати шаблон для нового документа, виберіть команду Створити (New) у меню Файл (File)в області завдань Створення документа в розділі Створення за допомогою шаблону (New from template) виберіть заслання на Normal.dot, Загальні шаблони (General Templates) або шаблони на веб-вузлі.

7. Для відображення документа в режимі структури виберіть команду Структура (Outline) у меню Вигляд (View) або натискуйте кнопку Режим структури (Outline View) на горизонтальній смузі прокрутки внизу вікна документа. Режим структури дозволяє вам проконтролювати стрункість і логічність викладу матеріалів, представлених в документі, швидко змінити розташування заголовків і тексту.

8. Якщо для форматування заголовків використовувалися вбудовані стилі заголовків, то в режимі структури на друк виводитимуться лише видимі заголовки.

9. У тих випадках, коли передбачається використання створених файлів для вставки в головний документ, їх слід перемістити в одну теку до початку форматування головного документа.

Размещено на Allbest.ru