Редагування та форматування тексту в Word

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

• РЕДАГУВАННЯ ТА ФОРМАТУВАННЯ ТЕКСТУ В MICROSOFT WORD
• РЕДАГУВАННЯ ТЕКСТУ
• Видалення тексту
• Додавання тексту
• Упорядкування тексту
• Виправлення помилок
• ФОРМАТУВАННЯ ТЕКСТУ
• Установка позицій символів і міжсимвольної відстані
• Анімаційні ефекти
• Зміна регістру символів
• Вставка символів
• Форматування абзаців
• Вибір теми
• Вибір шаблону
• Форматування абзаців за допомогою стилів
• Створення документу з кількох колонок
• Форматування буквиць
• РЕДАГУВАННЯ ТА ФОРМАТУВАННЯ ТЕКСТУ В MICROSOFT WORD
• РЕДАГУВАННЯ ТЕКСТУ
• Не один навіть самий відомий письменник не може написати свій твір, не виправляючи чорнового варіанту. Людям доводиться редагувати текст до тих пір, поки він самим найкращим чином не буде передавати їх думки. Word дозволяє полегшити цей труд за допомогою різних способів редагування тексту: видалення тексту, копіювання або переміщення фрагментів (навіть між різними документами), використання методу «перетягти и відпустити».
• Видалення тексту
• Існує дві клавіші, які можуть видаляти як окремі символи, так і виділений текст:
• 1. Backspase (на ній намальована стрілка, направлена вліво) - видаляє символ зліва від курсору мишки.
• 2. Delete - видаляє символ праворуч від курсору мишки.
• Якщо клавіші Backspase та Delete утримувати натиснутими, то Word буде видаляти символи з відповідної сторони вказівника до тих пір, поки не відпустити клавішу.
• Додавання тексту
• Самий простий спосіб добавити текст - клацнути в потрібній частині документу і ввести текст. Word надає два способи додавати текст до вже існуючого фрагменту:
• 1. Режим вставки - при розміщенні курсору в існуючому фрагменті введений текст буде зміщувати символи праворуч.
• 2. Режим заміни - при розміщенні курсору в існуючий фрагмент введений вами текст буде замінювати розміщенні праворуч символи, тим самим видаляє їх.
• Для перемикання між режимами вставки і заміни необхідно натискати клавішу Insert. При активному режимі заміни в рядку стану програми Word буде активний індикатор ЗАМ .
• Упорядкування тексту
• Після вводу тексту може знадобитися трохи змінити його порядок, наприклад перемістити які-небудь абзаци в інше місце документу. Найбільш розвиненим способом упорядкування тексту є використання команд Вирізати і Вставити в пункті меню Правка або панелі інструментів Стандартна.
• Для упорядкування тексту потрібно:
• 1. Виділити текст, який необхідно перемістити;
• Для виділення тексту можна перетягнути вказівник миші, або утримуючи натисненою клавішу Shift, натиснути на відповідну клавішу зі стрілкою на клавіатурі.
• 2. Вибрати команду Правка > Вирізати, також можна скористатися комбінацією клавіш Ctrl+X, або клацнути на кнопці Вирізати стандартної панелі інструментів;
• Word тимчасово видалить виділений текст.
• Копіювання тексту призводить то того, що виділений текст також залишається в тому ж місці з якого його копіювали. Для того щоб скопіювати текст, потрібно вибрати команду Правка > Копіювати, скористатися комбінацією клавіш Ctrl+С або клацнути на кнопці Копіювати стандартної панелі інструментів.
• 3. Розмістити курсор в тому місці документу, в яке необхідно перемістити текст;
• 4. Вибрати команду Правка > Вставити, скористатися комбінацією клавіш Ctrl+V або клацнути на кнопці Вставити стандартної панелі інструментів;
• Крім команд Вирізати та Вставити для переміщення тексту можна скористатися і мишкою.
• 5. Виділити текст, який необхідно перемістити;
• 6. Підвести вказівник миші к виділеному фрагменту і, натиснув ліву кнопку мишки, не відпускаючи перемістити його;
• Вказівник мишки прийме вид стрілки з невеликим прямокутником; крім того відобразить курсор у вигляді штрих-пунктирної лінії, який вказує на те, де саме буде вставлений текст який переміщується після того, як відпустити кнопку мишки. Якщо при цьому натиснути кнопку Ctrl, то можна скопіювати текст.
• 7. Перемістити вказівник мишки таким чином, щоб курсор у вигляді штрих-пунктирної лінії опинився саме там, куди необхідно вставити виділений текст;
• 8. Відпустити кнопку мишки.
• Word перемістить виділений текст.
• Виправлення помилок
• Якщо видалений текст виявився ще потрібним для подальшої роботи з документом, можна скористатися командою для відміни останньої дії.
• Для відміни останньої дії потрібно вибрати одну з наступних операцій:
• ь Вибрати команду Правка > Відмінити
• ь Нажати комбінацію клавіш Ctrl+Z.
• ь Клацнути на кнопці Відмінити стандартної панелі інструментів.
• Після кожного вибору команди Відмінити, відмінюється результат виповнення останньої операції. Якщо випадково застосували команду Відмінити більше раз, ніж потрібно, потрібно скористатися одним з наступних способів:
• ь Вибрати команду Правка > Повторити.
• ь Нажати комбінацію клавіш Ctrl+Y.
• ь Клацнути на кнопці Повторити стандартної панелі інструментів.
• ФОРМАТУВАННЯ ТЕКСТУ
• Word надає два способи форматування тексту: «від руки» і за допомогою стилів. Форматування тексту «від руки» потребує більших затрат часу, але при цьому надає більших можливостей. Використання шаблонів - спосіб скоріший, але в цьому випадку не завжди можна отримати бажаний результат, тому доведеться дороблювати їх «від руки».
• Всі дії, пов'язані з форматуванням, знаходяться в пункті меню Формат. Для роботи з форматом символів використовується діалогове вікно Шрифт (мал. 1), яка має три вкладки. Активізувати це діалогове вікно можливо і за допомогою контекстного меню клацнувши правою кнопкою мишки по виділеному фрагменті тексту. З'явиться локальне меню, де потрібно вибрати команду Шрифт.

Малюнок 1 Діалогове вікно Шрифт

Вкладка Шрифт використовується для параметрі в шрифту. В полі Шрифт, вказується той вид шрифту який потрібно використати. Потім в полі Накреслення слід визначити накреслення символів: звичайний, напівжирний та/або курсивний. Для цього можна використати і клавіатуру. Для того, щоб перемикання на курсивне накреслення використовуються комбінація клавіш Ctrl+I, а напівжирного - Ctrl+В.

Також на панелі інструментів форматування є відповідні клавіші: Напівжирний , Курсив , Підкреслений .

Розмір символів в діалоговому вікні задається в полі Розмір. Одиницею вимірювання являється пункти (пт).

Поле Підкреслювання дозволяє задавати параметри підкреслювання для тексту. У списку є такі варіанти для вибору:

ь (нет) - підкреслювання не використовується;

ь Одинарне - підкреслювання одинарною лінією (Ctrl+U);

ь Подвійне - підкреслювання подвійною лінією;

ь Товстою лінією;

ь Штрихове;

ь Штрих-пунктирне;

ь Штрих-подвійне пунктирне;

ь Хвилястою лінією.

Колір символів встановлюється в полі Колір.

Крім перерахованих вище параметрів форматування Word дозволяє використовувати ряд спецефектів, які керуються за допомогою групи опцій «Видоизменение»:

ь Закреслений - закреслює текст одинарною лінією;

ь Подвійне закреслювання;

ь Надстроковий - розмір символів зменшується, текст розташовується вище базової лінії (Ctrl-+);

ь Підстроковий - розмір символів зменшується, текст розташовується знизу базової лінії (Ctrl-=);

ь З тінню;

ь Контур;

ь Припіднятий;

ь Утоплений;

ь Скритий - робить текст скритим; зазвичай ця опція використовується для анотацій та приміток в документі (Ctrl+Shift+H);

ь Малі прописні - в тексті, для якого ця опція застосовується, всі букви, набрані в нижньому регістрі, будуть виводитись у верхньому регістрі, але їх розмір буде дещо зменшений (Ctrl+Shift+К);

ь Всі прописні - діє аналогічно попередньої опції але розмір букв не зменшує (Ctrl+Shift+А).

Установка позицій символів і міжсимвольної відстані

Інші можливості по керуванню шрифтами містить вкладка Інтервал (мал. 2).

Малюнок 2 Діалогове вікно Шрифт вкладка Інтервал

Поле Масштаб дозволяє змінювати масштаб відображення виділених символів. За замовчуванням масштаб містить 100%.

Відстань між символами встановлюється в полі Інтервал. Можна вибрати з наступних значень:

ь Звичайний - використовується значення за замовчуванням;

ь Розряджений - відстань між символами збільшується в залежності з тим значенням, яке буде вказане в полі праворуч;

ь Ущільнений - відстань між символами зменшується в залежності з тим значенням, яке буде вказане в полі праворуч.

По замовчуванню одиницею виміру є пункт, але можливо задати значення і в сантиметрах, дюймах і піках. Для цього після числа потрібно ввести відповідно «см», «ин», «пк».

За допомогою поля Зміщення встановлюється позиція символів відносно базової лінії. Можна використовувати одне з наступних значень:

ь Нет - символи розташовуються звичайним чином;

ь Вверх - символи розташовуються вище базової лінії в залежності з тим значенням, яке буде вказано в полі праворуч;

ь Вниз - символи розташовуються нище базової лінії в залежності з тим значенням, яке буде вказано в полі праворуч.

Анімаційні ефекти

Вкладка Анімація (мал. 3) діалогового вікна Шрифт дозволяє застосовувати до тексту один з наданих ефектів анімації. В полі Вид можна вибрати один з вказаних ефектів:

ь Ні - відміна ефекту анімації;

ь Червоні мурашки - навколо кожного рядка тексту за часовою стрілкою рухаються червоні рисочки;

ь Мерехтіння - текст мерехтить;

ь Фон що блимає - за текстом то з'являється, то зникає фон;

ь Неонова реклама - по периметру тексту блимає різними кольорами рамка, яка містить в собі ромби і зірочки;

ь Феєрверк - в різних місцях по тексту випадковим чином з'являються різноманітні відблиски;

ь Чорні мурашки - навколо кожного рядка тексту за часовою стрілкою рухаються чорні рисочки.

Малюнок 3 Діалогове вікно Шрифт вкладка Анімація

Одночасно може бути застосовано до виділеного тексту тільки один вид анімації.

Змінюючи параметри форматування за допомогою діалогового вікна Шрифт, можна побачити результат застосування тої чи іншої опції в полі Зразок ще до завершення роботи з вікном.

Зміна регістру символів

Для керування регістром символів у вже надрукованому тексті використовується команда Регістр з меню Формат.

Перед її застосуванням потрібно виділити фрагмент тексту, в якому потрібно змінити регістр символів (якщо не виділити, тоді програмо автоматично вибере слово, в якому знаходиться курсор мишки). В діалоговому вікні Регістр (мал. 4) можна вибрати один з наступних параметрів:

Малюнок 4 Діалогове вікно Регістр

ь Як в реченнях - перший символ в першому слові речення переводиться у верхній регістр;

ь всі строчні - всі символи у вибраному фрагменті переводяться у нижній регістр;

ь ВСІ ПРОПИСНІ - всі символи у вибраному фрагменті переводяться у верхній регістр;

ь Починати З Прописних - у верхній регістр переводиться перший символ кожного слова у вибраному фрагменті;

ь зМІНИТИ РЕГІСТР - символи у верхньому регістрі переводяться у нижній, символи у нижньому регістрі переводяться у верхній.

Інший спосіб керування регістром символів - використовувати комбінацію клавіш Shift+F3. Якщо потрібно змінювати окреме слово, то виділяти його не обов'язково, достатньо поставити в слово курсор мишки.

Вставка символів

Якщо потрібно вставити в документ символ, відсутній на клавіатурі, можна виповнити команду Символ в пункті меню Вставка. Відкриється діалогове вікно Символ (мал. 5).

Малюнок 5 Діалогове вікно Символ

В полі Шрифт вказується тип шрифту, який містить потрібний символ. Як правило за замовчуванням у цьому полі встановлено «Звичайний текст». Потім слід виповнити подвійний натиск мишкою на тому символі, який потрібно вставити, або один раз клацнути на потрібний символ і нажати на кнопку Вставити.

Працюючи з вікном Символ, можна переміщуватися між ним і документом, клацаючи мишкою або у вікні документу, або в діалоговому вікні. Це зручно, якщо потрібно вставити кілька символів в різних місцях.

Для вставки спеціальних символів призначена вкладка Спеціальні символи. До них відносяться нерозривний пробіл, символ умовного переносу, нерозривний пробіл і т.д.

Форматування абзаців

Основні параметри форматування абзаців встановлюються за допомогою діалогового вікна Абзац в пункті меню Формат. Інший спосіб скористатися командою Абзац через локальне меню (визивається одним натиском ПКМ). Якщо змінюється формат одного абзацу, тоді нема необхідності виділяти його цілком, достатньо помістити курсор в середину абзацу або виділити його частину.

Діалогове вікно Абзац містить дві вкладки: Відступи і інтервали та Положення на сторінці (мал. 6).

Малюнок 6 Діалогове вікно Абзац

Група опцій Відступ дозволяє керувати положенням тексту абзацу відносно полів сторінки.

В полях Зліва і Праворуч задається відстань відносно від лівого і правого краю сторінки. Для того щоб текст зайняв частину поля сторінки, можливо використовувати мінусові значення.

Опція Перший рядок керує відступами в абзаці. Можливі такі значення:

ь Ні - відступи відсутні;

ь Відступ - використовується відступ для першого рядка абзацу. Відстань вказується в полі «На», розташованим праворуч від поля Перший рядок;

ь Виступ - використовується виступ для всіх рядків абзацу, крім першого. Відстань вказується в полі «На».

В полях Перед і Після задається відстань перед першим рядком абзацу і після останнього рядку абзацу. В цьому полі допускається тільки позитивні значення.

Опція Міжрядковий керує міжрядковою відстанню в середині абзацу. Можна вибрати одне з наступних значень:

ь Одинарний - відстань рівна висоті шрифту найбільшого розміру, використаного в рядку (Ctrl+1);

ь Полуторний - відстань, в 1,5 рази перевищує те, яке було б при значенні опції Одинарний (Ctrl+5);

ь Подвійний - відстань, в 2 рази перевищує те, яке було б при значенні опції Одинарний (Ctrl+2);

ь Мінімум - інтервал, який вибирається для дуже великих шрифтів;

ь Точно - відстань, рівне тому яке вказане в полі Значення;

ь Множник - відстань формується множенням одинарного інтервалу на множник, вказаний в полі Значення.

Поле Вирівнювання є для вибору способу вирівнювання абзацу. Можна скористатися одним з наступних значень:

ь По лівому краю - абзац вирівняється по лівому краю (Ctrl+L);

ь По середині - абзац вирівнюється по середині (Ctrl+E);

ь По правому краю - абзац вирівняється по правому краю (Ctrl+R);

ь По ширині - абзац вирівняється по правому і лівому краю одночасно (Ctrl+J).

Для установки інтервалів в тексті і типу вирівнювання зручно користуватися панеллю форматування .

Для вирівнювання тексту за допомогою панелі інструментів потрібно скористатися відповідними кнопками: По лівому краю , По правому краю , По середині , або По ширині .

Поле «Рівень» є для присвоєння ієрархічного рівень («Рівень 1» - «Рівень 9») абзацу в документі. Наприклад, після присвоєння абзацу ієрархічний рівень з документом можна працювати в режимі структури або схеми документа.

Для контролю «висячих» рядків, керування нумерацією сторінок використовується друга вкладка діалогового вікна Абзац (мал. 7).

Малюнок 7 Діалогове вікно Абзац вкладка Положення на сторінці

Для того щоб Word автоматично відслідковував появу «висячих» рядків, відірваних від абзацу в началі або в кінці сторінки, слід включити опцію «Заборона висячих рядків».

Якщо потрібно, щоб абзац цілком знаходився на одній сторінці, потрібно включити опцію Не розривати абзац. Якщо ж потрібно, щоб абзац знаходився на одній сторінці з наступним, тоді потрібно включити опцію Не відривати від наступного. Для автоматичної вставки розриву сторінки перед абзацом використовується опція З нової сторінки.

Увімкнення опції Заборонити нумерацію рядків виключає рядки абзацу з послідовності пронумерованих рядків.

Включив опцію Заборонити автоматичний переніс слів, можна автоматично переносити слова тексту в абзаці.

Кнопка Табуляція, яка розташована в нижній частині вікна дозволяє розмістити маркери табуляції в абзаці.

В Microsoft Word існує три типи заголовків (вони звуться шаблонами) для форматування документів, які можна використовувати при створенні власного документу:

ь Теми. Дозволяє визначити колір і зображення нумерованих та маркірованих списків, текстів горизонтальних ліній і фоновий рисунок документу.

ь Шаблони. Надають кілька стилів, які використовуються при створенні основних типів документів (резюме, ділові листи, факси).

ь Стилі. Визначають формат абзацу (поля, розмір шрифту, підкреслення і т.д.)

Вибір теми

За допомогою тем можна придати документу декоративний вид.

Для того щоб вибрати тему потрібно:

1. В пункті меню Формат вибрати команду Тема;

2. В діалоговому вікні (мал. 8), що відкрилося зі списку Виберіть тему потрібно вибрати бажану тему;

Кожний раз, як клацати по назві нової теми, Word демонструє приклад цієї теми у вікні попереднього перегляду.

3. Потрібно встановити або скинути кілька з наступних прапорців.

ь Живі кольори. До тексту добавляться або видаляться додаткові кольори.

ь Активна графіка. Для того щоб маркерованим та нумерованим спискам придати більш привабливого вигляду.

ь Фоновий малюнок. В документ додається або видаляється фоновий малюнок.

4. Клацнути на кнопці ОК, коли знайдена потрібна тема.



Малюнок 8 діалогове вікно Тема

Вибір шаблону

Використовуючи шаблони, можна швидко застосувати форматування до різних типів документів (факсам, резюме, пропозиціям, запискам і т.д.). Для цього потрібно скористатися спеціальним шаблоном, який значно полегшить створення документу.

Для того щоб вибрати шаблон, потрібно:

1. В пункті меню Формат вибрати команду Тема;

2. В діалоговому вікні (мал. 9) що з'явилося клацнути по кнопці Бібліотека стилів;

3. В полі Шаблон потрібно клацнути на одному із шаблонів;

4. Встановити один із перемикачів в групі Продивитись:

ь Документ. Демонструє як буде виглядати поточний документ після підключення даного шаблону.

ь Приклад. Демонструє зразок документу, оформленого за допомогою даного шаблону.

ь Зразки стилів. Демонструє різні стилі, які складають даний шаблон.

5. Клацнути по кнопці ОК після вибору шаблону.



Малюнок 9 Діалогове вікно Бібліотека стилів

Форматування абзаців за допомогою стилів

Стилі визначають зовнішній вигляд тексту документів. Word пропонує шаблони, які містять кілька завчасно визначених стилів, і які можна використовувати при форматуванні документу. Наприклад, один стиль забезпечує написання тексту крупним напівжирним шрифтом з вирівнюванням по середині, що розміщує його у верхній частині сторінки, а інший стиль вирівнює текст по правому краю і відображає на сірому фоні і т.д.

Щоб вибрати стиль за допомогою списку Стиль панелі інструментів Форматування, потрібно:

1. Клацнути в тій частині документу, яку потрібно відформатувати за допомогою стилів.

Якщо не надруковано жодного речення, то Word буде застосувати стиль до всього тексту, який буде вводитись потім.

2. Клацнути по списку, що відкривається Стиль панелі інструментів форматування, щоб вибрати стиль;

З'явиться список різних стилів як показано на мал. 10.

3. Клацнути на стилі, який потрібно використати;

4. Ввести текст, і Word одразу ж його відформатує (або, якщо курсор був розміщений вже в набраному фрагменті тексту, тоді Word відформатує весь цей текст).

Малюнок 10 кнопка Стиль у розгорнутому стані

Створення документу з кількох колонок

Word надає можливість оформлювати текст у вигляді колонок. Кнопка Колонки на панелі інструментів надає можливість створення до шести колонок на сторінці форматом А4. якщо цього не достатньо, діалогове вікно Колонки надає можливість задавати до 45 колонок (для ширших аркушів).

Редагувати текст в колонках можна як звичайний текст. Зручно спочатку повністю набрати надрукувати текст, який планується розбити на колонки. Після цього текст слід виділити, а потім визвати вікно форматування колонок (мал. 11).



Малюнок 11 Діалогове вікно Колонки

Число колонок встановлюється в однойменному полі. Максимальна кількість визначається шириною аркуша. Область Ширина і проміжок є для установки ширини колонок і інтервалах між ними. Для того щоб зробити колонки різної ширини, необхідно зняти відмітку в полі Колонки однакової ширини.

Поле Роздільник дозволяє ввести між колонками вертикальну розділову лінію.

Форматування буквиць

текст форматування документ word

MS Word дозволяє виконувати заголовні літери абзаців у вигляді буквиць (більших заголовних літер). Ця можливість поширюється тільки на звичайний текст. Нею не можливо користуватися при зміні колонтитулів, таблиць. Крім того, створення буквиці можливо тільки в режимі розмітки сторінки.

При змозі створення буквиці у звичайному режимі програма word пропонує перемкнутися з нього в режим розмітки.

Для створення буквиці потрібно:

1. Помістити курсору мишки в абзац, який буде починатися з буквиці;

2. Вибрати команду Буквиця в пункті меню Формат;

3. Відкриється діалогове вікно (мал. 12), де потрібно обрати:

ь положення буквиці - в тексті або на полі;

ь шрифт буквиці - можна встановлювати шрифт не залежно від основного тексту ;

ь висоту в рядках - по замовчуванню в цьому полі встановлено цифра 3, тобто буквиця буде таких розмірів як висота трьох рядків;

ь відстань від тексту до буквиці - якщо здається, що текст надто щільно розташований до буквиці, тоді за бажанням можна встановити свою відстань між текстом і буквицею.

Малюнок 12 Діалогове вікно Буквиця

Для відміни буквиці достатньо помістити курсор мишки в той абзац де є буквиця, викликати діалогове вікно Буквиця і в полі Положення вибрати позицію «Ні».

Размещено на Allbest.ru