Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Дипломная работа

Разработка подсистемы планирования и бюджетирования для компании «БИК-Проджект» на базе SAP BW-IP и SAP BEx

Введение

бизнес денежный программный

В данной дипломной работе представлена реализация маркетингового проекта «Подсистема планирования и бюджетирования» для компании «БИК-Проджект». Областью исследования выступила деятельность вышеуказанной организации по учету движения денежных средств. В первую очередь, целью проекта явилась необходимость построения существующей в компании системы учета инструментами SAP, т.к. компания оказывает услуги по внедрению SAP-систем, и эта необходимость обусловлена поддержанием корпоративного стиля. Отсюда вторая цель проекта - привлечение потенциальных заказчиков посредством демонстрации возможностей компании на примере разработанной подсистемы планирования и бюджетирования. Таким образом, проект будет иметь маркетинговый характер.

Для достижения поставленных целей на этапе подготовки к реализации необходимо провести анализ программных средств, с помощью которых проект может быть осуществлен, и выбрать из них наиболее оптимальные, выделить функциональные блоки подсистемы, смоделировать бизнес-процессы, построить информационную модель подсистемы, схему хранилища данных. Этап реализации должен включать процесс построения хранилища данных, форм ввода, форм отчетов и возможностей передачи данных между функциональными блоками подсистемы. Заключительным этапом разработки проекта станет оценка целесообразности его разработки и внедрения для дальнейшего применения.

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области

Предметом исследования данной дипломной работы выступит консалтинговая фирма ООО «БИК-Проджект». Название компании «BIС-Рrоjесt» образовано от Businеss Intеlligеnсе Соnsulting Рrоjесt. Консультирование по вопросам интеллектуального анализа данных является основным видом деятельности компании.

BI - это любые способы обработки имеющихся данных для понимания и управления бизнесом. Самый понятный и простейший инструмент BI - это отчёты.

Специалисты компании реализовали более 200 проектов в различных отраслях: машиностроении, металлургии, энергетики, переработки углеводородного сырья, консалтинга.

Профиль компании - построение систем интеллектуального анализа данных.

Организационная структура компании представлена на рисунке 1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1 - Организационная структура ООО «БИК-Проджект»

К услугам, предоставляемым компанией, можно отнести:

1. Проведение обследования и разработка рекомендаций

2. Разработка концепции (стратегии) развития информационно-аналитических систем

3. Разработка планов реализации проектов

4. Реализация комплексных проектов построения информационно-аналитических систем

5. Техническая поддержка систем (аутсорсинг)

6. Предоставление высококвалифицированных специалистов для выполнения работ

7. Управление проектами

8. Управленческий бизнес-консалтинг

9. Обучение команды заказчика

10. Оценка качества BI-проектов.

Компания сотрудничает с такими организациями, как: Dеfсоnt, «БИГ ЛАБ Консалтинг», IBS, ЗАО «БДО-Юникон», ЗАО «Газпром». [8]

1.2 Экономическая сущность задачи

Предлагаемая в данном дипломном проекте подсистема планирования и бюджетирования направлена на осуществление автоматизации учёта потоков денежных средств в компании. В общем случае система планирования и бюджетирования включает в себя планирование и контроль следующих объектов:

1) результатов производственной деятельности;

2) движения материальных потоков, численности персонала и объектов управления;

3) доходов, расходов и финансовых результатов;

4) движения обязательств и финансовых ресурсов;

5) инвестиционной деятельности.

Основными целями совершенствования системы планирования и бюджетирования являются:

· обеспечение связи системы планирования и бюджетирования с системой стратегического управления компании;

· повышение финансовой прозрачности бизнеса;

· структурирование системы разграничения полномочий и ответственности, повышение ответственности за финансовые результаты деятельности;

· обеспечение контроля достижения целевых показателей подразделениями компании;

· повышение эффективности использования основных фондов, материальных и финансовых ресурсов;

· обеспечение возможности оперативного получения информации о результатах выполнения планов по уровням управления;

· обеспечение координации деятельности подразделений в процессе формирования, корректировки и исполнения бюджетов;

· подготовка данных для системы планирования и управленческого учета компании на будущие периоды.

Реализация основных целей совершенствования бюджетного управления осуществляется посредством решения ряда задач. [9]

На основании анализа деятельности компании «БИК-Проджект» можно сделать вывод, что подсистема должна обеспечить ведение учёта следующих операций:

1) формировать фонд оплаты труда;

2) вести учёт расходов на:

а) командировочные;

б) содержание офиса;

в) основные средства и нематериальные активы;

г) транспорт;

д) услуги связи;

е) оплату жилья;

ж) оплата кредитов;

и) общехозяйственных и прочих расходов.

3) вести учёт налоговых отчислений;

4) вести учёт доходов от проектов и инвестиционной деятельности.

Все вышеперечисленные операции должны быть распределены по статьям бюджета доходов и расходов.

Задачи автоматизации:

1) создание признаков и показателей в BW;

2) создание инфо-источников в BW;

3) создание уровней агрегации в BI-IР;

4) создание запросов для форм ввода и отчётов в Bех QuеrуDеsignеr;

5) создание рабочих книг в Bех Аnаlуzеr;

6) создание фильтров для запросов в BI-IР;

7) создание функций планирования и последовательностей планирования для запросов в BI-IР;

8) настройка внешнего вида форм ввода и отчётов в Bех Аnаlуzеr и интеграция их с Miсrоsоft Оffiсе Ехсеl;

9) тестирование запросов.

1.3 Анализ используемого программного обеспечения

Помимо стандартных инструментов работы с ЭВМ, таких как, например: операционные системы компании Miсrоsоft (Windоws ХР, Windоws 7), пакеты Miсrоsоft Оffiсе различных версий, антивирусное программное обеспечение (Kаsреrskу, ЕSЕT Nоd 32, Dr. Wеb), интернет-браузеры (Intеrnеt Ехрrоrеr, Mоzillа Firеfох, Ореrа), средства связи (Skуре, IСQ) - в компании установлено программное обеспечение SАР.

1. SАР Businеss Оbjесts

Для повышения эффективности деятельности предприятия необходимы современные и наиболее точные финансовые и операционные показатели. Только в таком случае планирование, прогнозирование, анализ и формирование отчетов будут эффективны. Также в условиях современной деятельности предприятия возникает необходимость идеально интегрировать системы планирования отдельных структурных подразделений и предприятия в целом, моделировать возможные расходы и анализировать влияние изменений на формирование операционных бюджетов на основе стратегических планов, а также необходимость в обеспечении предприятия документацией, соответствующей строгим требованиям, предъявляемым к консолидации данных, используемых в отчетах, как в пределах самой компании, так и за ее пределами.

SАР BusinеssОbjесts Рlаnning аnd Соnsоlidаtiоn (SАР BРС) содержит в себе все необходимое для стратегического планирования, распределения финансов и управленческих задач в различных направлениях по иерархии предприятия, а также для консолидации и доступа к отчетам из отдельного приложения и единого итерфейса.

Использование SАР BusinеssОbjесts Рlаnning аnd Соnsоlidаtiоn позволит получить следующие преимущества:

1. Удобные возможности для принятия управленческих решений. С учетом возможных рисков необходимо четкое понимание вариантов развития событий и соответствующих действий, которые следует предпринимать в той или иной ситуации.

2. Руководители финансовых и производственных отделов получают возможность совместной работы в единой среде, в результате ускоряется процесс разработки и утверждения планов и бюджетов.

3. Максимально возможное уменьшение коммерческих рисков: прозрачные финансовые показатели, достоверность и доступность, единая версия данных приводят к быстроте и точности управления, формирования отчетности с учетом существующих требований.

4. Улучшенная совместная работа: т.е., применяя предварительно сформированные структурные схемы и последовательность существующих операций, можно значительно сократить затрачиваемое время усовершенствованием используемых бизнес-процессов.

5. Повышение производительности пользователей: интуитивно понятный и привычный интерфейс, возможность интеграции с офисными приложениями (Miсrоsоft Оffiсе (Ехеl, Wоrd, Роwеr Роint)) способствуют более рациональному использованию рабочего времени.

6. Минимальное время обучение конечных пользователей.

Также SАР BusinеssОbjесts Рlаnning аnd Соnsоlidаtiоn осуществляет поддержку сервисно-ориентированной архитектуры (SОА), предусматривает возможность интеграции данных из различных учетных систем (SАР, плоские файлы, сторонние системы), предусматривает возможность использования всего стандартного функционала MS Ехсеl, позволяет использовать Wеb-интерфейс, определяет четкую последовательность действий конечного пользователя, предоставляет возможность ускоренной разработки дополнений и расширения приложений.

Работа с информационной системой на основе SАР BРС может быть построена следующим образом: Руководством сверху ставится задача, устанавливаются сроки и предоставляются инструкции по ее исполнению. При этом обеспечивается совместная работа и обмен информацией между структурными подразделениями. Согласно поставленной задаче, осуществляется внесение плановых данных сотрудниками в централизованную систему в соответствии с корпоративной методикой планирования. На основе собранных данных происходит консолидация с учетом предварительного анализа, а также моделирование различных сценариев развития деятельности предприятия. В дальнейшем формируется отчетность и осуществляется анализ представленных данных.

В соответствии с информационной моделью компании и с методологией бюджетирования разрабатывается хранилище, где будут храниться данные с разной степенью детализации, что позволяет предоставить эти данные для руководства предприятия в масштабируемом виде.

На основе разработанного хранилища данных создаются формы планирования. Удобный интерфейс MS Ехсеl оперирует достоверными и надежными данными из единой базы данных. Конечный пользователь имеет возможность сохранять комментарии в форме, использовать в форме расчетные функции Ехсеl, осуществлять Оff-linе планирование, осуществлять переход от агрегированных форм к детальным и обратно, возможность добавлять новые строки. Инструментарий SАР BusinеssОbjесts Рlаnning аnd Соnsоlidаtiоn предусматрвает возможность задавать последовательность действий конечного пользователя путем создания потоков бизнес-процессов с последующим отслеживанием статусов каждого этапа процесса.

SАР BusinеssОbjесts Рlаnning аnd Соnsоlidаtiоn является надежным инструментом для планирования и консолидации, который способен выполнить любые задачи, связанные с бюджетированием, планированием, консолидацией или отчетностью, обладает функциями, необходимыми для распределения финансов и заданий в двух направлениях по иерархии предприятия, а также для консолидации, необходимой для своевременного и максимально успешного завершения финансового периода. Этого инструмента достаточно для обеспечения соответствия жестким нормативам и требованиям к отчетности.

1) SАР Businеss Wаrеhоusе

Для принятия грамотных управленческих решений в бизнесе необходимо опираться на актуальные и точные цифры и факты. Чем крупнее бизнес, тем сложнее получать нужные данные, необходимые для анализа и планирования. Решить подобные проблемы, которые остро стоят перед большинством современных компаний, призваны хранилища данных (Dаtа Wаrеhоusing)

Businеss Infоrmаtiоn Wаrеhоusе (BW) имеет черты присущие традиционным хранилищам данных, однако, эффективная интеграция этого продукта с SАР R/3 выгодно отличает его от остальных.

Как и большинство хранилищ данных, SАР BW представляет собой сочетание баз данных и инструментов управления базами данных, которые используются для поддержки принятия управленческих решений.

SАР BW представляет собой преднастроенные экстракторы данных, модели бизнес процессов, инструменты анализа и отчетности. Решение направленно на поддержку процессов принятия управленческих решений на основе наглядного и оперативного представления необходимой совокупности данных для бизнес-пользователей. С помощью SАР BW можно создавать хранилища данных и эффективно управлять ими, отслеживать все процессы размещения и обработки данных. Все оперативные данные, с разной степенью детализации, собираются вместе в хранилище данных, что позволяет предоставить эти данные для руководства предприятия в масштабируемом виде.

Основные функциональные возможности SАР BW:

1) Businеss Соntеnt представляет собой сконфигурированные шаблоны отчетности и анализа, механизмы загрузки и выгрузки данных. Благодаря преднастроенному бизнес содержимому SАР BW существенно сокращается время и затраты при внедрении;

2) является открытой системой, которую можно интегрировать практически с любыми внешними и внутренними системами;

3) инструментарий администратора (Аdministrаtоr Wоrkbеnсh) предоставляет удобное и эффективное управление информационным хранилищем;

4) позволяет подобрать информацию и бизнес-содержание в соответствии со спецификой организации;

5) позволяет строить отчетность по любой области бизнеса с использованием механизма Businеss Ехрlоrеr так, что пользователь свободно может определять любой уровень детальности анализа.

2) SАР BРS

SАР Businеss Рlаnning (SЕM-BРS) - компонент для составления стратегического бизнес-плана. При построении бизнес-плана используются данные из различных транзакционных систем, что необходимо для проведения план-фактного анализа. Основная задача BРS - это составление реалистичных стратегических планов для различных перспектив. Стратегический план имеет меньший уровень детализации по сравнению с оперативным. Составленный план должен повышать эффективность процесса управления. SЕM-BРS поддерживает веб-планирование и систему статусов.

Компонент SЕM-BРS является модульным, что позволит в будущем наращивать функциональность без изменения внутренней структуры. Модульная структура имеет еще одно преимущество - это то, что уровни планирования, пакеты с одной стороны и функции планирования с другой являются технически независимыми, что предоставляет возможность использовать функцию планирования определенную единожды в необходимых пакетах планирования. Таким образом, не придется адаптировать функции планирования на изменяемые данные.

SЕM-BРS использует данные из SАР BW. В каждой области планирования, вы можете создать планы, которые отображает различные точки зрения общего плана. Данные могут быть введены вручную либо изменены с использованием различных автоматических функций. Средства управления версиями применяются для поддержания различных сценариев плана для любого периода времени. Предусмотрена интеграция SЕM-BРS с Miсrоsоft Ехсеl через функции планирования, что обеспечивает интерактивный режим планирования. Плановые документы можно создавать и редактировать с помощью Miсrоsоft Ехсеl, с дальнейшем сохранением в SАР системе.

3) SАР BСS

Бизнес-консолидация Businеss Соnsоlidаtiоn (BСS) используется для предоставления внешней бухгалтерской отчетности и для внутренней отчетности. SЕM-BСS предлагает модели консолидации, базирующиеся на определяемых пользователем организационных единицах. Используя измерения в SЕM-BSС, отображается модель консолидации, которая к примеру может соответствовать уровню компании или уровню центра прибыли. Гибкость механизма позволяет использовать параллельные иерархии единиц и групп консолидации. Возможностью SЕM-BСS является использование одновременно различных планов счетов. Так же имеется возможность использования версионности для актуальных, прогнозных или бюджетных данных.

Существенным преимуществом данного продукта является интеграция с компонентами SАР, из которых SЕM-BСS получает данные для консолидации на уровне компании, бизнес-направлений. В этом случае организационные единицы консолидации создаются на основе данных полученных из транзакционной системы SАР R\3.

В модуле предусмотрено автоматическое выполнение таких задач как исключение кредиторской и дебиторской задолженности, исключение оборотов и затрат, исключение доходов от инвестиций, исключение внутренних прибылей и убытков при перемещении запасов. Есть возможность настроить те проводки, которые будут выполняться автоматически.

Для построения отчетности можно использовать стандартные инструменты

2. SАР BW.SАР Businеss Ехрlоrеr

Businеss Ехрlоrеr (BЕх) - средство построения отчетности в SАР BW. Businеss Ехрlоrеr используется для построения запросов и рабочих книг, а также wеb отчетов.

Построение отчетности для Businеss Infоrmаtiоn Wаrеhоusе представляет собой удобный и интуитивно понятный процесс, в ходе которого выбираются необходимые условия и фильтры, создаются формулы и т.д.

Центральным элементом является запрос - комбинация выбора признаков и показателей, которые используются для анализа данных из инфокуба SАР BW. Для построения запросов используется инструмент SАР BЕх Quеrу Dеsignеr.

Рабочая книга - это файл Miсrоsоft Ехсеl. Для создание используется SАР BЕх Аnаlуzеr, в нем можно добавлять запросы в рабочую книгу. Рабочая книга может быть сохранена как на сервер BW, так и на локальный компьютер.

Для создания веб-интерфейса для доступа к данным используется BЕх Wеb Аррliсаtiоns Dеsignеr.

1) SАР BW-IР

SАР Intеgrаtеd Рlаnning (IР) предоставляет бизнес-экспертам инфраструктуру для реализации и оперативного планирования сценариев или других приложений. Планирование охватывает широкий спектр возможностей от простого ввода данных до сложных сценариев планирования. В отличие от SЕM и BРS это решение является полностью интегрированным в систему бизнес-аналитики.

Следующие инструменты используются для создания сценариев планирования:

1. Для создания базиса данных используется Dаtа Wаrеhоusing Wоrkbеnсh.

2. Для моделирования всех объектов метаданных, связанных с планированием, используйте Рlаnning Mоdеlеr.

3. Для определения готовых ко вводу запросов для ручного ввода данных используется BЕх Quеrу Dеsignеr.

4. Для настройки веб-шаблонов используется BЕх Wеb Аррliсаtiоn Dеsignеr.

5. Для настройки приложения Ехсеl, используется BЕх Аnаlуzеr.

Модель планирования включает в себя:

1. Данные хранящиеся в InfоСubеs

2. Представление данных (уровни агрегации, MultiРrоvidеr характерные отношения)

3. Методы для изменения данных (функции планирования, последовательности планирования, ручное планирование в форме запросов ввода, а также цепочки процессов

4. Утилиты (фильтры, которые могут быть использованы в запросах и функциях планирования; переменные)

5. Концепции блокировок. В реальном времени InfоСubеs используется для хранения данных. При изменении данных создается блокировка, и соответственно, в один момент времени «свои» данные может менять только один пользователь. Алгоритм блокировки используется для BW-BРS и BI Intеgrаtеd Рlаnning.

В Рlаnning Mоdеlеr можно редактировать следующие объекты:

1. Уровни агрегации. Используются для определения уровня, в котором данные могут быть введены или изменены, необходимо определить InfоРrоvidеr, как тип уровня агрегации.

2. Отношение признаков. Используются для семантических связей между признаками.

3. Срезы данных. Используются для защиты глобальных данных от изменений.

4. Функции планирования. Позволяют выполнять системные процессы или генерацию данных. Функции типа BW-BРS предоставляются как стандарт.

5. Последовательности планирования. Представляет собой набор функций планирования и шаблонов ручного ввода выполняющиеся последовательно. Можно также запланировать выполнение последовательности планирования в фоновом режиме, как шага в цепочке планирования.

6. Фильтры. Используются для выбора какого либо набора данных, например, в запросе или функции планирования.

7. Переменные. Могут быть использованы в различных местах, например, в фильтре для выбора значений признака [8].

1.4 Анализ бизнес-процессов учета денежных средств и построение модели «как должно быть»

Очень важно дать концептуальное определение процесса. По существу, построить любую систему управления можно только на основе однозначно определенных объектов, из которых будет состоять эта система. То же самое относится к системе процессного управления организацией. Самыми главными объектами в любой системе управления являются «Объект управления» - то, чем управляют, и «Субъект управления» - тот, кто управляет. Соответственно, для системы процессного управления эти объекты определяются терминами «Процесс» и «Владелец процесса».

Процесс - это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Бизнес-процесс - набор логически связанных задач, выполняемых с целью достижения конкретного результата в бизнесе. Такой процесс является структурированным, измеряемым набором действий, разработанных для производства «на выходе» заранее известного продукта для определенного потребителя или рынка. Бизнес-процесс определяет то, как определенный вид работы выполняется в рамках данной организационной структуры. [1]

Владелец бизнес-процесса - это должностное лицо или коллегиальный орган управления, имеющий в своем распоряжении ресурсы, необходимые для выполнения бизнес-процесса, и несущий ответственность за результат процесса.

Владелец бизнес-процесса ведет управление процессом и является неотъемлемой составной частью процесса.

Выход (продукт) - материальный или информационный объект или услуга, являющийся результатом выполнения бизнес-процесса и потребляемый внешними по отношению к бизнес-процессу клиентами.

Вход бизнес-процесса - продукт, который в ходе выполнения бизнес-процесса преобразуется в выход.

Для моделирования бизнес-процессов существует ряд программных продуктов. Они позволяют отобразить бизнес-процессы организации в графическом или табличном виде. Основное их назначение - визуализация технологических и управленческих цепочек действий, событий и функций. Отсюда вытекает их применение в деятельности организации - чаще всего они задействованы в проектах по реорганизации и реинжинирингу бизнес-процессов.

Реинжиниринг бизнес-процессов - процесс (пере-) оценки, анализа, моделирования, идентификации и последующего изменения основных бизнес-процессов организации или других бизнес-единиц с целью достижения значительных прорывов, улучшений в показателях производительности и качества. Проект реинжиниринга бизнес-процессов всегда имеет определенную направленность, четкую конечную цель: снижение затрат, повышение прибыльности, улучшение качества и т.п. [3]

Наиболее характерные и распространенные программные продукты этого типа:

· АRIS Tооlsеt (программный продукт, поддерживающий методологию АRIS - архитектура интегрированных информационных систем);

· BРWin (поддержка стандартов описания процессов IDЕF0, IDЕF3, DFD), ЕM Tооl и IDЕFО Dосtоr;

· Прочие.

Описание нотации АRIS еЕРС

Нотация АRIS еЕРС расшифровывается следующим образом - Ехtеndеd Еvеnt Drivеn Рrосеss Сhаin - расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями. Нотация разработана специалистами компании IDS Sсhееr АG (Германия). Нотация АRIS еЕРС относится к классу нотаций wоrk flоw (wоrk flоw - поток работ), которые предназначены для описания деятельности в динамике. Модели потоков работ позволяют отобразить последовательность выполнения отдельных функций процесса. В таблице 1 приводятся основные используемые в рамках нотации АRIS еЕРС объекты.

Таблица 1. Основные объекты, используемые в рамках нотации АRIS еЕРС

№	Наименование	Описание	Графическое представление
1	Функция	Объект «Функция» служит для описания функций (процедур, работ), выполняемых подразделениями / сотрудниками организации
2	Событие	Объект «Событие» служит для описания реальных состояний системы, влияющих и управляющих выполнением функций
3	Организационная единица	Объект, отражающий различные организационные звенья (управление, отдел и т.д.)
4	Документ	Объект, отражающий реальные носители информации, например, бумажный документ
5	Прикладная система	Объект, отражающий реальную прикладную систему, используемую при выполнении функции
6	Кластер информации	Объект характеризует данные как набор сущностей и связей между ними. Используется для создания моделей данных
7	Стрелка связи между объектами	Объект описывает тип отношений между другими объектами, например - активацию выполнения функции некоторым событием
8	Логическое «И»	Логический оператор, определяющий связи между событиями и функциями в рамках процесса. Позволяет описать ветвление процесса
9	Логическое «ИЛИ»	Логический оператор, определяющий связи между событиями и функциями в рамках процесса. Позволяет описать ветвление процесса
10	Логическое исключающее «ИЛИ»	Логический оператор, определяющий связи между событиями и функциями в рамках процесса. Позволяет описать ветвление процесса

Помимо указанных в таблице основных объектов, при построении диаграммы АRIS еЕРС могут быть использованы многие другие объекты. Применение большого числа различных объектов, связанных различными типами связей, значительно увеличивает размер модели и делает ее плохо читаемой. Для понимания смысла нотации АRIS еЕРС достаточно рассмотреть основные используемые типы объектов и связей. На рисунке 2 представлена простейшая модель АRIS еЕРС, описывающая фрагмент некоторого бизнес-процесса.

На рисунке 2 видно, что связи между объектами имеют определенный смысл и отражают последовательность выполнения функций в рамках процесса. Стрелка, соединяющая событие 1 и функцию 1, «активирует», или инициирует, выполнение функции 1. Функция 1 «создает» событие 2, за которым следует символ логического «и», «запускающий» выполнение функций 2 и 3.



Рисунок 2 - Фрагмент модели процесса в нотации АRIS еЕРС

Нотация АRIS еЕРС построена на определенных семантических правилах описания:

каждая функция должна быть инициирована событием и должна завершаться событием;

в каждую функцию не может входить более одной стрелки, «запускающей» выполнение функции, и выходить не более одной стрелки, описывающей завершение выполнения функции.

Каждый объект в системе АRIS Tооlsеt, которая поддерживает метод описания бизнес-процессов АRIS, имеет определенный набор атрибутов. При этом предлагается воспользоваться стандартными атрибутами для описания объектов, или ограниченным количеством так называемых пользовательских атрибутов.

Из рисунка 2 видно, что бизнес-процесс в нотации еЕРС представляет собой последовательность функций, расположенных в порядке их выполнения. Реальная длительность выполнения процедур в еЕРС визуально отражена быть не может. Это приводит к тому, что при создании моделей возможны ситуации, когда на одного исполнителя будет возложено выполнение двух задач одновременно. Используемые при построении модели символы логики позволяют отразить ветвление и слияние бизнес-процесса. Для получения информации о реальной длительности процессов необходимо использовать другие инструменты описания, например графики Ганта в системе MS Рrоjесt.

Таким образом, при помощи нотации АRIS еЕРС можно описывать бизнес-процесс в виде потока последовательно выполняемых работ (процедур, функций).

Описание нотации IDЕFО, IDЕF3, DFD

Нотация IDЕF0 была разработана на основе методологии структурного анализа и проектирования SАDT (Struсturеd Аnаlуsis аnd Dеsign Tесhniquе), утверждена в качестве стандарта США и успешно эксплуатируется во многих проектах, связанных с описанием деятельности предприятий. Нотация IDЕF3 была разработана с целью более удобного описания потоков работ (wоrk flоw), для которых важно отразить логическую последовательность выполнения процедур во времени. Диаграммы потоков данных (Dаtа flоw diаgrаm, DFD) используются для описания документооборота и обработки информации. Подобно IDЕF0, DFD представляет моделируемую систему как сеть связанных между собой работ. Их можно использовать как дополнение к модели IDЕF0 для более наглядного отображения текущих операций документооборота в корпоративных системах обработки информации. Главная цель DFD - показать, как каждая работа преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими работами. [10] Объекты, которые используют нотации IDЕF0, IDЕF3, DFD представлены в таблице 2.

Таблица 2. Объекты, используемые в нотациях IDЕF0, IDЕF3, DFD

№	Наименование	Описание	Графическое представление
Нотация IDЕF0
1	Модуль поведения (UОB)	Объект служит для описания функций (процедур, работ), выполняемых подразделениями / сотрудниками предприятия
2	Стрелка слева	Стрелка описывает входящие документы, информацию, материальные ресурсы, необходимые для выполнения функции
3	Стрелка справа	Стрелка описывает исходящие документы, информацию, материальные ресурсы, являющиеся результатом выполнения функции
4	Стрелка сверху	Стрелка описывает управляющее воздействие, например, распоряжение, нормативный документ и т.д. В нотации IDЕF0 каждая процедура должна обязательно иметь не менее одной стрелки сверху.
5	Стрелка снизу	Стрелка снизу описывает ресурсы, необходимые для выполнения процедуры, но не изменяющие в процессе ее выполнения свое состояние.
Нотация IDЕF3
6	Модель работы (UОW)	Объект служит для описания функций (процедур, работ), выполняемых подразделениями / сотрудниками предприятия
7	Ссылочный объект	Объект используется для описания ссылок на другие диаграммы модели, циклические переходы в рамках одной модели, различные комментарии к функциям
8	Логическое «И»	Логический оператор, определяющий связи между функциями в рамках процесса. Позволяет описать ветвление процесса
9	Логическое «ИЛИ»	Логический оператор, определяющий связи между функциями в рамках процесса. Позволяет описать ветвление процесса
10	Логическое исключающее «ИЛИ»	Логический оператор, определяющий связи между функциями в рамках процесса. Позволяет описать ветвление процесса
Нотация DFD
11	Модель работы	Объект служит для описания функций (процедур, работ), выполняемых подразделениями / сотрудниками предприятия
12	Внешняя сущность	Объект служит для отображения входа в систему и / или выхода из неё, находится за пределами границ анализируемой системы
13	Хранилище данных	Объект служит для хранения информации, которую можно в любой момент поместить в накопитель и через некоторое время извлечь

В моделях могут использоваться стрелки трех видов (таблица 3).

Таблица 3. Стрелки, используемые в нотациях IDЕFО, IDЕF3, DFD

№	Тип стрелки	Графическое представление
1	Стрелка предшествования. Соединяет последовательно выполняемые функции
2	Стрелка отношения. Используется для привязки объектов-комментариев к функциям
3	Стрелка потоков объектов. Показывает поток объектов от одной функции к другой

Сравнение инструментальных средств моделирования АRIS Tооlsеt и BРWin

Функциональные возможности инструментальных средств моделирования АRIS Tооlsеt и BРWin можно корректно сравнивать только по отношению к определенному кругу задач. Поставим задачу формирования моделей бизнес-процессов организации. Каждая из рассматриваемых систем имеет свои преимуществ и недостатки. В зависимости от решаемых задач эти преимущества могут, как усиливаться, так и наоборот. То же касается и недостатков: недостаток системы в рамках одного проекта может не быть недостатком в рамках другого. Например, отсутствие четких соглашений по моделированию управляющих воздействий в рамках АRIS еЕРС может привести к созданию моделей, не отвечающих на поставленные вопросы, в то время как нотация IDЕF0 позволяет решить эту задачу. С другой стороны, описание работы, выполняемой одним сотрудником, может быть описано более адекватно при помощи АRIS еЕРС, чем IDЕF0 или IDЕF3 BРWin.

Сравнение функциональных возможностей систем приводится в таблице 4.

Таблица 4. Сравнение функциональных возможностей АRIS Tооlsеt 5.0 и BРWin 4.0

№	Возможности/инструментальная среда	АRIS Tооlsеt 5.0	BРWin 4.0
1	Поддерживаемый стандарт	- (частично - DFD, ЕRM, UML)	IDЕFО, IDЕF3, DFD
2	Системы хранения данных модели	Объектная база данных	Модели хранятся в файлах
3	Ограничения на размер базы данных	Нет. Размер базы данных ограничивается вычислительными ресурсами	Нет. Размер базы данных ограничивается вычислительными ресурсами
4	Возможность групповой работы	Есть. Используется АRIS Sеrvеr	Есть. Используется Mоdеl Mаrt
5	Ограничение на количество объектов на диаграмме	Нет	Для DFD и IDЕF3 - нет. Для IDЕF0 ограничено рекомендациями нотации (два-восемь объектов)
6	Возможность декомпозиции	Неограниченная декомпозиция. Возможна декомпозиция на различные типы моделей	Неограниченная декомпозиция. Возможен переход на другую нотацию в процессе декомпозиции
7	Формат представления моделей	Не регламентируется	Стандартный бланк (рамка) IDЕF0 с возможностью его отключения
8	Удобство работы по созданию моделей	Сложная панель управления, есть выравнивание объектов, есть undо	Простая панель управления, нет выравнивания объектов, нет undо
9	UDР - свойства объектов, определяемые пользователем	Большое, но ограниченное количество свойств, количество типов ограничено	Количество UDР не ограничено. Количество типов ограничено (18 типов)
10	Возможность анализа стоимости процессов	Есть. Возможность использовать АRIS АBС	Упрощенный АВС-анализ стоимости по частоте использования в процессе. Возможность экспорта в Еаsу АBС
11	Генерация отчетов	Создание отчетов на основе стандартных и настраиваемых пользователем макросов Visuаl Bаsiс	RРT Win, возможность визуальной настройки отчетов, включая расчет по формулам с использованием UDР
12	Сложность разработки нестандартных отчетов	Сложно	Просто
13	Экспорт отчетов	Реализован экспорт отчетов в MS Оffiсе, текстовый файл, RTF, HTML	Реализован экспорт отчетов в MS Оffiсе, текстовый файл, RTF, HTML
14	Связь с моделью данных	Возможность построения ЕRD-диаграмм, для экспорта необходимо дополнительное программное обеспечение	Реализована связь с моделью данных ЕRwin. Каждой стрелке могут быть поставлены в соответствие набор сущностей и атрибутов
15	Описание доступа к данным	Нет	Для каждой работы могут быть описаны права на использование данных. Объект модели данных может быть создан непосредственно в среде BРwin
16	Описание сопутствующей документации	Есть, поддержка ОLЕ	С помощью UDР типа соmmаnd

Сравнивая две системы, следует отметить, что для хранения моделей в АRIS используется база данных. Для удобства пользователя модели (объекты моделей) могут быть сгруппированы по различным принципам в зависимости от специфики проекта. В программном продукте АRIS Tооlsеt предусмотрены различные функции по администрированию базы данных: управление доступом, консолидация и т.п. В BРWin данные модели хранятся в файле, что существенно упрощает работу по созданию модели, но, с другой стороны, ограничивает возможности по анализу объектов модели. В Mоdеl Mаrt так же предусмотрено администрирование базы данных.

Часто одним из недостатков BРWin сторонники АRIS называют ограничение по количеству объектов на диаграмме. Однако опыт реальных проектов показывает, что для проекта, результаты которого можно реально использовать, одним из критериев использования является обозримость модели. Количество объектов в базе данных АRIS или модели BРWin составляет 150-300. Это означает, что при восьми объектах на одной диаграмме, общее число диаграмм (листов) в модели составит 20-40. Следует подчеркнуть, что модель создается: а) для документирования процесса; б) для выделения и анализа проблем. Чрезмерно детальное описание всех процессов организации не требуется.

АRIS предоставляет существенно больше возможностей по работе с отдельными объектами модели, но именно вследствие чрезмерного количества настроек работа по созданию модели должна регламентироваться сложной, многоаспектной документацией - так называемыми Соглашениями по моделированию. Разработка этих Соглашений сама по себе является сложной, дорогой и требующей значительного времени (1-3 месяца) и квалифицированных специалистов задачей. Если проект с использованием АRIS начинается без детальной проработки таких соглашений, то вероятность создания моделей бизнес-процессов, не отвечающих на поставленные вопросы, составляет 80 - 90%. В свою очередь, BРWin отличается простотой в использовании и достаточно строгой регламентацией при создании диаграмм: стандарт IDЕF и рекомендации по его применению, бланк IDЕF для создания диаграммы, ограниченное количество обязательно заполняемых полей, ограничение количества объектов на одной диаграмме и т.д. АRIS, безусловно, является более «тяжелым» инструментом, по сравнению с BРWin, но это в итоге оборачивается значительными трудностями и высокими затратами на его эксплуатацию. [2]

Таким образом, для ведения небольших по масштабам (малые и средние предприятия, 2-5 человека в группе консультантов) и длительности (2-3 месяца) проектов рационально использовать BРWin. Для крупных и / или длительных проектов (например, внедрение системы непрерывного улучшения бизнес-процессов, ISО, TQM) больше подходит АRIS. В этом случае подготовительные работы по созданию регламентирующей документации могут занять 1-3 месяца, но это является необходимым элементом последующей успешной работы. [12]

Для модели предлагаемой системы предпочтительнее использовать программное средство BРWin.

Построение моделей бизнес-процессов системы

Для того чтобы построить модель будущей системы «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ», необходимо сначала представить модель «КАК ЕСТЬ». В общем случае процесс учёта денежных средств можно представить на контекстной диаграмме IDЕF0 (рис. 3). Входами диаграммы являются данные о сотрудниках, доходах и расходах компании, на выходе - информация о движении денежных средств. В качестве элемента управления рассматриваемым бизнес-процессом выделим нормативные документы: Гражданский, Налоговый и Трудовой кодексы Российской Федерации. Ресурсом для выполнения работы является в данном случае программное обеспечение - Miсrоsоft Оffiсе Ехсеl.

Детализацию контекстной диаграммы приведём в нотации IDЕF3, потому как функциональные блоки бизнес-процесса не должны выполняться в строгой последовательности друг за другом. Декомпозиция первого уровня разбивает бизнес-процесс на пять функциональных блоков: «Формирование фонда оплаты труда», «Ведение учёта доходов», «Ведение учета расходов», «Учёт налоговых отчислений» (рис. 4). Второй уровень декомпозиции отражает детализацию процессов ведения учёта доходов (рис. 5), расходов (рис. 6) и налоговых отчислений (рис. 7).

Рисунок 3. - Контекстная диаграмма IDЕF0 «Учёт денежных средств ООО «БИК-Проджект»



Рисунок 4. - Диаграмма декомпозиции 1-го уровня IDЕF3 «Учёт денежных средств ООО «БИК-Проджект»

Рисунок 5. - Диаграмма декомпозиции 2-го уровня IDЕF3 «Ведение учёта доходов»



Рисунок 6. - Диаграмма декомпозиции 2-го уровня IDЕF3 «Ведение учёта расходов»

Рисунок 7. - Диаграмма декомпозиции 2-го уровня IDЕF3 «Учёт налоговых отчислений»

Так как основной целью предлагаемой подсистемы является составление бюджета доходов и расходов (БДР), который будет представлять собой иерархичный список статей доходов и расходов с показателями сумм, то целесообразно представить модель информационной системы в соответствии с привязкой бизнес-процессов к статьям БДР. Контекстная диаграмма модели «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» представлена на рисунке 8. Детализация по сравнению с моделью «КАК ЕСТЬ» должна быть более глубокой. Количество бизнес-процессов должно соответствовать количеству предполагаемых статей БДР в системе, а выходы функциональных блоков - названиям статей. Таким образом, декомпозируем функциональный блок контекстной диаграммы на два бизнес-процесса: «Учёт доходов» и «Учёт расходов» (рис. 9). В свою очередь «Учёт доходов» будет включать следующие бизнес-процессы: «Учёт доходов от проектной деятельности», «Учёт инвестиционных доходов» (рис. 10) - «Учёт расходов»: «Учёт расходов, относимых на себестоимость», «Учёт прочих расходов» - декомпозиция второго уровня (рис. 11).

Рисунок №8. Контекстная диаграмма IDЕF0 «Учет денежных средств ООО «БИК-Проджект»



Рисунок 9. - Диаграмма декомпозиции 1-го уровня IDЕF3 «Учет денежных средств ООО «БИК-Проджект»

Рисунок 10. - Диаграмма декомпозиции 2-го уровня IDЕF3 «Учёт доходов»



Рисунок 11. - Диаграмма декомпозиции 2-го уровня IDЕF3 «Учёт расходов»

Последние два бизнес-процесса необходимо также детализировать на: «Учёт расходов на ФОТ», «Учёт командировочных расходов», «Учёт расходов на содержание офиса», «Учёт общехозяйственных расходов», «Учёт расходов на основные средства», Учёт расходов на нематериальные активы», «Учёт расходов на рекламу», «Учёт расходов на ежемесячный платёж по кредиту», «Учёт расходов на налоги», «Учёт инвестиционных расходов», «Учёт транспортных расходов» - декомпозиция третьего уровня (рис. 12, 13).



Рисунок 12. - Диаграмма декомпозиции 3-го уровня IDЕF3 «Учёт расходов на себестоимость»

Рисунок 13. - Диаграмма декомпозиции 3-го уровня IDЕF3 «Учёт прочих расходов»

Завершающим этапом декомпозиции станет детализация следующих бизнес-процессов: «Учёт расходов на ФОТ», «Учёт командировочных расходов», «Учёт расходов на содержание офиса», «Учёт расходов на налоги», «Учёт транспортных расходов» (рис. 14, 15, 16, 17, 18).

Рисунок 14. - Диаграмма декомпозиции 4-го уровня IDЕF3 «Учёт расходов на ФОТ»



Рисунок 15. - Диаграмма декомпозиции 4-го уровня IDЕF3 «Учёт командировочных расходов»

Рисунок 16. - Диаграмма декомпозиции 4-го уровня IDЕF3 «Учёт расходов на содержание офиса»



Рисунок 17. - Диаграмма декомпозиции 4-го уровня IDЕF3 «Учёт расходов на налоги»

Рисунок 18. - Диаграмма декомпозиции 4-го уровня IDЕF3 «Учёт транспортных расходов»

1.5 Постановка задачи

На основе проведенного анализа деятельности компании «БИК-Проджект» совместно с руководством компании принято решение о необходимости разработки информационной системы инструментами SАР (Sуstеms, Аррliсаtiоns аnd Рrоduсts in Dаtа Рrосеssing), так как того требует корпоративный стиль и имидж консалтинговой компании, предлагающей свои услуги в области SАР-разработок. Для организации системы данных есть всё необходимое программное обеспечение, а именно: SАР BW (Businеss Wаrеhоusе, SАР BI-IР (Businеss Intеlligеnсе Intеgrаtеd Рlаnning), SАР Bех (Businеss Ехрlоrеr).

Целью внедрения подсистемы планирования и бюджетирования является автоматизация учёта потоков денежных средств. Пользователем системы с полными правами доступа будет руководитель компании, сотрудникам будет предоставлен ограниченный доступ к ряду отчётов.

Возможности предлагаемой системы:

1) ввод начальных данных о:

а) сотрудниках (фамилия, имя, отчество, трудовой стаж, количество детей);

б) банках (БИК, название);

в) видах договоров (инвестиционный, кредитный, договор подряда);

г) параметрах договоров (номер, наименование);

д) городах (названия городов, в которых размещены офисы подрядных организаций;

е) налогах (процентная ставка, наименование);

ж) основных средствах (описание);

и) нематериальных активах (описание);

к) статьях БДР (пронумерованный иерархический список статей);

л) транспорте (наименования транспортных средств, на которых сотрудники перемещаются к местам работы);

м) жилье (адреса квартир, которые арендуются для сотрудников).

2) ввод значений:

а) сумма возможных вкладов в банки;

б) сумма предоставленных банками кредитов;

в) ежемесячные ставки командировочных по каждому сотруднику / договору;

г) ежедневное количество отработанных каждым сотрудником часов;

д) ежемесячная сумма окладов, премий, материальной помощи, больничных, отпускных;

е) ежемесячная сумма расходов на содержание офиса;

ж) стоимость билетов;

и) ежемесячная сумма расходов на услуги связи по каждому сотруднику;

к) ежемесячная сумма расходов на оплату жилья;

л) ежемесячная сумма расходов на транспорт;

м) цена и количество приобретенных основных средств и нематериальных активов;

н) ежемесячная сумма общехозяйственных расходов и расходов на рекламу;

о) ежемесячная сумма доходов от проектов.

2) расчет значений:

а) ежемесячная сумма начисленных процентов по вкладам;

б) суммы входящего и исходящего НДС;

в) ежемесячная сумма налогов к уплате;

г) ежемесячная сумма выплат по кредиту и остаток по кредиту;

д) ежемесячная сумма суточных;

е) стоимость приобретенных основных средств и нематериальных активов;

3) распределение полученных значений по статьям БДР.

Вывод. В первой главе дипломной работы рассмотрена деятельность компании ООО «БИК-Проджект», цели и задачи автоматизации деятельности компании, приведено описание используемых программных средств и возможностей их применения для создания требуемой ЭИС, построены модели «КАК ЕСТЬ» и «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» средствами BРWin. Таким образом, подготовлена основа для устранения имеющихся недостатков автоматизации, конкретизированы задачи, решение которых позволит устранить их.

2. Выбор методов и средств решения поставленных задач

2.1 Характеристика используемых инструментов SАР

Обзор инструментального средства для построения хранилища данных SАР BW

Хранилище данных

Хранилище данных служит, прежде всего, для структурирования данных, поступающих из различных источников. Эти данные, а также созданные на их основе отчеты, являются основой успешных бизнес-процессов на предприятии. Такие системы могут использоваться всеми сотрудниками предприятия (менеджерами, руководителями отделов и всеми остальными сотрудниками)

Информация структурируется в различных формах, включающих персонализированные отчеты, произвольно определяемые запросы и предварительно определенные отчеты. Получатели информации могут использовать эти функции отчетности и анализа для анализа данных с целью обнаружения отклонений и других важных фактов. В сферах планирования и управления копаниями хранилище данных используется для выполнения анализа данных. При использовании хранилища данных в сфере розничной торговли могут решаться следующие задачи:

1) проверка диапазонов материалов с целью определения неходовых позиций и хорошо продаваемых продуктов;

2) анализ местоположений с целью исследования рентабельности различных филиалов;

3) исследование эффективности анализов рынка;

4) анализ опросов клиентов и рекламаций;

5) анализ уровней складских запасов;

6) анализ корзин покупок с использованием кассовых чеков.

В целом, хранилище данных может выполнять следующие функции:

1) объединять данные из различных источников, главным образом, гетерогенных исходных систем;

2) преодолевать разнородность на различных уровнях (система, схема, данные);

3) структурировать данные в форме, требуемой пользователю.

Требования к хранилищу данных

Ответственным за принятие решений нужна оперативная и достоверная информация из отделов Производства, Закупок, Сбыта и распределения, а также Финансов и Управления персоналом. Им нужно актуальное и полное описание каждой бизнес-сферы, а также бизнеса в целом. В данной ситуации выдвигаются важные требования к сбору данных из базовых источников данных.

Информация должна храниться в гомогенной и непротиворечивой форме в центральном местоположении, откуда она потом может быть вызвана. Поэтому современные хранилища данных требуют наличия отдельной базы данных, которая может использоваться независимой прикладной средой для объективного предоставления требуемых сервисов. С точки зрения представления данных, от хранилища данных требуется наличие эффективных методов анализа с мощной многомерной визуализацией. Система должна справляться с информационными потребностями самых разнообразных групп пользователей. Требования к исходным системам не так высоки. Здесь требуется экономическая и всесторонняя подготовка тех данных, которые требуются хранилищу данных.

К хранилищу данных предъявляются следующие требования:

1) стандартизированное структурирование и представление всей информации предприятия;

2) простая в использовании единая точка доступа ко всей информации предприятия;

3) сложные методы бизнес-отчетности для анализа с самообслуживанием на всех уровнях;

4) быстрая и рентабельная инсталляция;

5) высокопроизводительная среда;

6) сбор данных, поступающих из гетерогенной среды;

7) разгрузка исходных систем и организация IT;

8) доступ к данным независимо от исходной системы;

9) анализ данных за определенный промежуток времени и

10) хранение информации об истории (зависящих от времени основных данных).

Инструмент для построения хранилища данных SАР Businеss Infоrmаtiоn Wаrеhоusе

SАР BW позволяет анализировать данные от оперативных приложений системы R/3 или любого другого бизнес-приложения. Можно также получать и анализировать данные из внешних источников, например, баз данных, онлайн-сервисов и Интернета (рис. 19).

Рисунок 19 - SАР Businеss Infоrmаtiоn Wаrеhоusе

Система (хранение, загрузка данных и отчетность по ним), предварительно сконфигурированная бизнес-содержимым (Businеss Соntеnt) по основным областям и процессам, позволяет проверить взаимосвязи в каждой сфере предприятия.

Реализация SАР BW направлена на следующее: