Microsoft Outlook

Размещено на http://www.allbest.ru

Министерство образования науки Российской Федерации

Кузнецкий институт информационных управленческих технологий

(филиал ПГУ)

Доклад

на тему: Microsoft Outlook

по дисциплине: «Интернет-технологии в РиСО»

Выполнила:

студентка группы 11КСО1

К.Г.Жаббарова

Проверила:

Старший преподаватель

М.В. Мордвинкина

Кузнецк

2013 г



ВВЕДЕНИЕ

microsoft outlook собрание запись

В современном мире весьма важным для любой организации, фирмы и даже отдельного человека, является рациональное распределение рабочего времени, а также массовое представление информации о себе, фирме, производимых услугах и товаров и т.д. От того, насколько успешно решаются эти задачи, будет зависеть коммерческий успех предприятия. Существенную помощь в этом может оказать интегрированный пакет MS Office, в состав которого входит большой набор программ различного назначения.

С самого начала развития Интернет электронная почта была наиболее популярным приложением Всемирной сети. Свыше 90% пользователей сети обмениваются почтовыми сообщениями. Электронная почта уже стала неотъемлемым средством делового и личного общения. Одной из программ, которую многие пользователи применяют как средство обработки электронных сообщений, является пакет MS Outlook. Однако работа с электронной почтой -- лишь одна из основных возможностей данной программы. В широком смысле MS Outlook -- универсальный организатор различных видов деятельности пользователя. Например, Календарь позволяет структурировать рабочее время, Библиотека контактов хранит справочную информацию о людях и организациях.



1. ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ ИНТЕРФЕЙС MS OUTLOOK

Окно пакета MS Outlook содержит следующие элементы:

1. Строка заголовка -- включает название программы и открытой папки, а также кнопки Свернуть, Развернуть, Закрыть.

2. Строка меню -- содержит команды работы с различными объектами и настройками.

3. Панель инструментов -- содержит кнопки для быстрого доступа к командам.

4. Строка заголовка папки -- отображает текущую папку. Щелчок на этой строке вызывает список папок, которые можно открыть.

5. Строка состояния -- отображает текущее состояние окна.

6. Панель Outlook расположена в левой части окна и содержит группы:

- Почта -- обработка электронной корреспонденции;

- Календарь -- содержит описание встреч, собраний и т.д.;

- Контакты -- содержит список имен и адресов людей, с которыми поддерживается связь

- Задачи -- включает список задач;

- Заметки -- содержит сделанные пользователем записи;

- Список папок -- отображает папки Outlook;

- Ярлыки -- быстрый запуск папок и элементов групп;

- Дневник -- содержит элементы дневника, такие как телефонные номера, записи о собраниях и т.д.

Группы изображаются либо в виде пиктограммы с надписью слева от нее, либо в виде пиктограммы меньшего размера в нижней части списка групп. Изменение вида происходит перемещением линии в верхней части списка групп вверх или вниз.

В каждой папке имеются вложенные папки, предназначенные для организации специализированной работы. Например, в папке Почта содержатся такие папки для работы с почтой, как:

- Входящие -- содержит все поступившие сообщения;

- Отправленные -- хранит все отправленные сообщения;

- Исходящие -- содержит сообщения, которые надо отправить;

- Удаленные -- содержит все удаленные сообщения.

При отображении содержимого папок используется определенный тип представления:

- таблицей (для просмотра почтовых сообщений, задач и сведений);

- временной шкалой (для просмотра записей дневника);

- день/неделя/месяц (для просмотра собраний и запланированных задач);

- карточками (для просмотра контактов);

- значками (задачи, заметки, календари).

Представление можно изменить, выбрав в меню Вид > Упорядочить по > Текущее представление.



2. ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ MS OUTLOOK И ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

2.1 Использование Календаря

Папка Календарь используется для планирования встреч и создания списка задач. Он похож на обычный настольный календарь, но обладает большим набором функций. Например: проверка планирования распорядка дня, извещение о различных мероприятиях, рассылка извещений по электронной почте, организация и проведение сетевых совещаний и др.

Интерфейс:

- в верхней части отображается текущая дата;

- стрелки < и > позволяют переходить на другие месяцы;

- слева расположена Панель расписания;

- в правой верхней части -- Панель календаря на месяц;

- в правой нижней части -- Панель списка задач.

Изменение вида календаря.

При открытии Календарь отображается таким, каким выводился последний раз. Чтобы изменить количество дней, отображаемых в Календаре, нужно выбрать одно из предлагаемых действий:

- щелкнуть на кнопке День, Рабочая неделя, Неделя или Месяц на Стандартной панели инструментов;

- выбрать в меню Вид пункт День, Рабочая неделя, Неделя или месяц.

Перемещение по Календарю и выбор дат.

- выделить на Календаре неделю, месяц или др.;

- использовать полосу прокрутки на Панели расписания;

- использовать клавиши управления курсором, а затем щелкнуть на нужной дате.

При заполнении Календаря можно назначить встречу. Для этого нужно указать тему, место, время начала, категорию, оповещение. Чтобы добавить информацию о встрече, выполняются следующие операции:

- выделить нужную дату;

- на Панели расписания сделать двойной щелчок в нужной строке > появится диалоговое окно «Без имени -- встреча» > в поле Тема вводится имя человека, цель переговоров и т.д. > в поле Место ввести место встречи > заполнить поля Начало и Конец > поставить в пункте Оповещение, в окне правее -- за сколько минут. Для звукового оповещения щелкнуть кнопку с громкоговорителем > в окне «Состояние» выбрать способ отображения в календаре времени встречи: Свободен, Под вопросом (может не появиться на встрече), Занят, Нет на работе (вне досягаемости в это время) > в большое поле внизу ввести текст описания встречи (комментарий, какие материалы взять с собой, файл и т.д.) > под кнопкой Категории присвоить категорию встречи > сверху щелкнуть кнопку Сохранить и закрыть.

Если необходимо регулярно проводить собрания, встречи, готовить месячные отчеты или получать напоминания о днях рождения, то в Календарь нужно ввести информацию о повторяющейся встрече. Для этого:

- находясь в поле Календарь выбрать в меню Календарь > Создать повторяющеюся встречу. Появится диалоговое окно «Повторение встречи»;

- в секции Время указать: Начало, Конец, Длительность;

- в секции Шаблон повторения указать частоту повторений: Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно. Указать в какой день;

- в секции Пределы повторения задать Начало (выбирается дата) Нет конечной даты (если повторяющиеся встречи не ограничены датой) Всего копий (правее указать число встреч) Дата окончания (ограничивает количество повторяющихся встреч);

- щелкнуть OK, чтобы закрыть окно «Повторение встречи»;

- в появившемся окне «Встреча» ввести необходимые сведения.

Чтобы запланировать события, длящихся не менее 24 часов, нужно проделать следующее: в меню выбрать Календарь > Создать событие. В появившемся диалоговом окне «Событие», аналогичному окну «Встреча», заполнить поля Тема, Место, Начало, Конец. Можно выбрать пункт Целый день. Затем щелкнуть кнопку Сохранить и закрыть.

2.2 Организация собрания

В MS Outlook собрание -- это встреча, на которую пользователь приглашает участников и выделяет ресурсы. Участники -- люди, участвующие в собрании; ресурсы -- оборудование, которое используется на собрании, например, компьютер, проектор слайдов и др. С помощью Outlook можно спланировать время и дату собрания, определить тему и место его проведения и пригласить участников.

Для планирования собрания нужно перейти в папку Календарь и выбрать в меню Календарь > Назначить собрание. Появится диалоговое окно «Без имени -- Событие». На вкладке Планировщик собрания в окне «Все участники» щелкнуть в строке Введите здесь имя участника и задать имя. Можно щелкнуть кнопку Пригласить других, чтобы выбрать имена из адресной книги. Внизу окна выбрать дату начала и конца собрания. Правее можно зафиксировать время начала и конца собрания. Время можно выбрать также, щелкнув на поле ввода, а затем перетащить зеленую полосу влево (время начала) или красную полосу вправо (конец собрания).

После планирования собрания нужно ввести сведения о нем: разослать приглашения на него, указать тему и место его проведения. Далее выбрать вкладку Встреча. Здесь можно добавить имена участников, заполнить строки Тема, Место. При необходимости изменить время, установить галочку в строке Оповещение, внизу окна набрать текст для участников. Щелкнуть кнопку Отправить.

Для приглашения на собрание можно использовать адресные книги. Если щелкнуть кнопку Пригласить других, появится окно «Выбор участников и ресурсов». В строке Источник адресов выбрать Адресная книга Outlook > Контакты. Щелкнуть кнопку Создать и задать имя, адрес электронной почты, телефон и др. Затем в левой части можно выбрать имя, а правее щелкнуть кнопки Обязательный и Необязательный, чтобы указать необходимость присутствие участника на собрании.

Все сведения, внесенные в Календарь, можно менять. Для этого в папке Календарь щелкнуть на нужной дате. Слева щелкнуть на названии собрания.

2.3 Создание списка Контакты

При использовании Адресной книги на экран выводится список контактов. Контактное лицо в MS Outlook -- это человек или организация, о которых ввели данные: имя, адрес, телефон и др.

Создание нового контакта. Открыть папку «Контакты», которая вначале пустая. Выбрать в меню Контакты > Создать контакт > в диалоговом окне выбрать вкладку Общие > щелкнуть кнопку Полное имя… > в появившемся диалоговом окне внести данные > ОК > в вести данные в строках Организация и Должность > ввести адреса, телефоны и т.д. > кнопка Сохранить и закрыть.

Просмотр списка Контакты. По умолчанию контакты отображаются в Адресных карточках. Если карточек много, то чтобы найти нужную, щелкнуть справа на букву в алфавитном указателе. Можно изменить способ просмотра контактов при помощи пунктов меню Вид > Упорядочить по > Текущее представление, где выбрать: Адресные карточки, Подробные адресные карточки, Список телефонов, По категориям, По организациям, По местоположению.

Осуществление связи с контактным лицом

- Отправка сообщений: Контакты > Создать сообщение контакту > указать адрес электронной почты > кнопка Отправить.

- Подготовка собрания: Контакты > Назначить встречу с контактом.

- Создание задачи для контакта: Контакты > Создать задачу для контакта.

- Отправка письма: Контакты > Создать письмо контакту > открывается MS Word, в котором создается письмо.

2.4 Создание списка задач

Список задач -- список дел, которые нужно выполнить, чтобы закончить работу, организовать собрание, событие и т.д. Создается список задач в папке «Задачи».

Создание задачи. В меню Задача > Создать задачу > в диалоговом окне ввести Тему, дату ее выполнения и другие параметры > щелкнуть кнопку Сохранить и закрыть.

Просмотр задач. Можно изменить представление задач в списке: окно Текущее представление.

Работа с задачами. При работе со списком задач можно добавлять и удалять задачи, помечать их как завершенные и перераспределять в списке.

- Быстро добавить задачу: щелкнуть верхнюю строку, где написано Щелкните здесь, чтобы добавить элемент, и ввести дату и тему.

- Изменить задачу: щелкнуть ее дважды в списке.

- Отметить задачу как завершенную: в представлении Простой список щелкнуть поле метки во втором с левого края столбца (задача зачеркнется).

- Удалить задачу: щелкнуть на задаче правой кнопкой мыши >Удалить.

- Назначить кому-нибудь задачу: щелкнуть ее правой кнопкой мыши > Назначить задачу > выбрать кому > кнопка Отправить.

- Назначить новую задачу: в меню Задачи > Создать задачу > или Создать поручение.

2.5 Использование дневника

Дневник -- это папка в MS Outlook, которую можно использовать для записи взаимодействий, телефонных звонков, ответов на сообщение и др. Элемент дневника -- это пункт или объект, например, задача, встреча или контакт.

Занесение записей вручную:

- В любой папке MS Outlook выделить объект, который нужно записать в журнал > Сервис > Занести в дневник > появится диалоговое окно, в котором заполняются поля Тема, Тип, Контакт, Организации и др. данные > кнопка Сохранить и закрыть.

- Новая запись > папка Дневник > в меню выбрать Дневник - Создать запись в дневнике > в диалоговом окне набрать информацию > Сохранить и закрыть.

Автоматическое занесение записей:

- открыть папку Дневник;

- в меню Сервис > Параметры откроется диалоговое окно;

- в списке Автозапись элементов отметить те элементы, которые должны автоматически записываться в дневник;

- в списке Для следующих контактов выделить те контакты, которые должны вноситься в дневник;

- в списке Записывать также файлы поставить нужные метки.

Просмотр записей в дневнике: по умолчанию в папке Дневник информация отображается в представлении временной шкалы и По типу. Это можно изменить в окне Текущее представление.



2.6 Создание заметок

В MS Outlook можно создавать, сортировать и просматривать заметки.

Создание заметок. Открыть папку Заметки > в меню Заметка > Создать заметку > ввести текст заметки и закрыть ее. При наборе текста лучше не нажимать Enter для перехода на новую строку, он будет нажиматься автоматически, и в значке будет виден весь текст. Если нажать Enter, то текст в значке будет виден до его нажатия. В заметку автоматически заносится дата и время ее создания.

Установка параметров заметки. В заметке можно установит ее размер и цвет. Сервис > Параметры > вкладка Задачи/заметки > в секции Настройки выбрать цвет > в списке Размер выбрать: Мелкий, Средний, Крупный > щелкнуть кнопку Шрифт и выбрать нужный.

Работа с отдельными элементами. Чтобы открыть заметку, нужно дважды щелкнуть ее в папке Заметки > перемещать заметку за строку заголовка > можно изменить цвет заметок и категории, щелкнув кнопку Управляющее меню.

Просмотр заметок. По умолчанию используется представление Значки. Его можно изменить в окне Текущее представление. В любом представлении можно отсортировать заметки, щелкнув кнопкой мыши строку заголовка (Тема, Создано, Категории и т.д.) и выбрать способ сортировки.



3 ВОЗМОЖНОСТИ MS OUTLOOK ПРИ РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ

3.1 Работа с поступающей почтой

Чтение почты: папка Входящие. Для открытия сообщения нужно щелкнуть на нем дважды. Чтобы прочитать следующее или предыдущее сообщение нужно щелкнуть кнопки на Панели инструментов: ^ Назад или v Далее. Сообщения можно пометить как прочитанные и непрочитанные, выбрав Правка > Пометить как прочитанные (Пометить как непрочитанные).

Сохранение вложения. В сообщение могут быть вложены документы или другие файлы. Если есть вложение, то перед сообщением имеется значок скрепки. Для сохранения вложения: открыть сообщение > вложение появится в виде значка в тексте > вложение можно открыть: два щелчка на значке > в сообщении выделить вложение > Файл > Сохранить вложение > выделить папку, куда сохраняем > кнопка Сохранить > вложение можно открывать из прикладной программы.

Ответ на сообщение. В окне Сообщение щелкнуть кнопку Ответить или в меню выбрать Сообщение > Ответить > появится окно Ответ, в котором виден текст и отправитель. Если курсор находится в области текста, можно набрать ответ, выбрав Файл > Отправить. Можно послать ответ из папки Входящие, не открывая сообщение. Для этого выделить сообщение в папке Входящие и щелкнуть кнопку Ответить > появится окно Ответ.

Печать почты. Напечатать сообщение можно независимо от того, открыты они или нет. Для печати нужно выделить сообщение в папке Входящие или другой папке > Файл > Печать.



3.2 Работа с почтой

Удаление сообщений: Правка > Удалить.

Восстановление из папки Удаленные: выделить элемент > Правка > Переместить в папку.

Очистка папки Удаленные: внутри папки выделить элементы > Правка > Удалить.

Пересылка почтовых сообщений: выделить или открыть сообщение > Сообщение > Переслать > в диалоговом окне Пересылка в поле Кому ввести имена людей > в поле Копия ввести, кому послать копию > в области окна ввести само сообщение, в дополнение к тексту (этот текст выделится другим цветом) > Файл > Отправить или кнопка Отправить.

Сохранение почты в папке: для хранения почты можно использовать любую папку: Правка > Переместить в папку > выбрать нужную папку > ОК.

3.3 Использование адресной книги

Использование списка рассылки: Сервис > Адресная книга > откроется диалоговое окно Адресная книга. Чтобы получить подробные сведения об элементе, нужно щелкнуть на Панели инструментов кнопку Свойства и работать в диалоговом окне. Чтобы отправить сообщение пользователю, внесенному в адресную книгу, нужно выделить его, а затем выбрать Файл > Создать сообщение.

Использование личной адресной книги. Чтобы внести имена в личную адресную книгу, нужно выбрать в меню: Сервис > Адресная книга > внести имя в диалоговом окне > Файл > Добавить в личную адресную книгу. Чтобы добавить новый адрес: Файл > Создать адрес.

Ввод адреса в сообщение: в папке Входящие > Сообщение -- Создать сообщение > в окне Сообщение щелкнуть Кому, чтобы отобразить диалоговое окно Выбор имен > открыть список Источник адресов и выбрать в нем Личная адресная книга > из списка выбрать имя адресата и щелкнуть кнопку Кому.

3.4 Создание почтовых сообщений

Составление сообщения: в папке Входящие выбрать Сообщения > Создать сообщение > в поле Кому набрать имя адресата или щелкнуть кнопку Кому и выбрать имя из адресной книги > в поле Копия ввести имя, кому отправить копию > поле Тема > в области текста набрать текст > Файл > Отправить или кнопка Отправить.

3.5 Установка параметров электронной почты

Параметры настройки: Общие параметры > выбрать Важность: Низкая, Обычная, Высокая > выбрать Пометка: Обычное, Личное, Частное, ДПС > можно установить флажок в строке После отправки сохранить в папке (например, в папке Отправленные >параметры отправки > можно установить флажки в строках Не отправлять до (указать дату) и Аннулировать (дата, когда уничтожить сообщение) > Параметры отслеживания (можно выбрать один или оба параметра отслеживания) > сообщить о доставке этого сообщения > сообщить о прочтении этого сообщения > Категории > сообщения можно разделить по категориям: Дела, Цели и задачи, Важные контакты и Телефонные звонки.

Использование заголовков сообщений: Правка > Отметить сообщения > в диалоговом окне щелкнуть Д в окне Отметка и выбрать текст заголовка > ввести дату > ОК.



3.6 Вставка объектов в сообщение

Вставка файла. В сообщение MS Outlook можно вставить файл любого типа. Для этого в окне Сообщение установить курсор в нужном месте текста > Вставка > Файл > в диалоговом окне Вставка файла выбрать папку в списке Папка > выбрать тип файлов и нужный файл > ОК.

Вставка элементов MS Outlook. В окне Сообщение выбрать Вставка > Документ > в диалоговом окне Вставка элемента выбрать папку в списке Папки > выделить нужные элементы из списка Элементы > в секции Вставить как выбрать текст, вложение, ярлык > ОК.

Вставка объекта. В окне Сообщение поместить курсор в нужное место текста > Вставка > Объект > в диалоговом окне щелкнуть Создать из файла > в поле Файл указать путь и имя файла (можно использовать кнопку Обзор) > ОК.

3.7 Организация событий

По умолчания MS Outlook сохраняет копии всех отправленных почтовых сообщений в папке Отправленные из группы Почта.

Просмотр отправленных сообщений: группа Почта > папка Отправленные.

Создание папок: Файл > Папка > Создать подпапку > ввести в диалоговом окне Имя папки > щелкнуть кнопку Д в списке Содержание папки и выбрать тип элементов, которые будут хранится в папке: Почта, Встреча, Контакт, Дневник и др. > в списке Сделать подпапкой для > выбрать ту папку, в которой нужно создать новую > при необходимости в поле ввода Описание добавить комментарий > ОК.

Перемещение элементов в другую папку: из папки Входящие (или другой папки MS Outlook) открыть сообщение, которое нужно переместить > Файл > Переместить папку > в диалоговом окне выделить нужную папку > ОК.



4. АРХИВАЦИЯ И УДАЛЕНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ С ПОМОЩЬЮ СРЕДСТВА АВТОАРХИВАЦИИ

По мере создания и получения элементов размер почтового ящика Microsoft Outlook увеличивается. Чтобы сохранить возможность управления почтовым ящиком, необходимо перемещать в другое место -- архивировать -- старые элементы, которые еще используются, но редко. Кроме того, требуется механизм автоматического перемещения таких старых элементов в архив и удаления элементов, содержание которых устарело. Средство автоархивации обеспечивает выполнение этих операций.

По умолчанию автоархивация включена и выполняется автоматически через заданные промежутки времени. При ее выполнении старые элементы и элементы с истекшим сроком действия удаляются из папок. Старыми называются элементы, достигшие заданного возраста архивации. В их число могут, например, входить полученные сообщения с поручениями по проектам. Элементы с истекшим сроком действия -- это сообщения и встречи, содержание которых устаревает после определенной даты, например, собрания, состоявшиеся несколько месяцев назад, которые до сих пор отображаются в календаре. Хотя срок действия не является обязательным, он может быть определен при создании элемента или позднее. Элемент с истекшим сроком действия недоступен и его название отображается зачеркнутым.

4.1 Управление сообщениями с помощью правил

Правила -- одно или несколько действий, автоматически выполняемых над почтовыми сообщениями и приглашениями на собрание, которые отвечают определенным условиям, с возможными исключениями из этих условий. Правила также называют фильтрами. Они служат для управления сообщениями электронной почты, выполняя с сообщениями действия, отвечающие заданному набору условий. Созданное правило применяется в Microsoft Outlook к сообщениям, поступающим в папку Входящие, или к отправляемым сообщениям. Например, можно задать следующие правила, действующие автоматически.

- Пересылка начальнику всех сообщений от Романа Блинова, поступающих в вашу папку Входящие.

- Назначение категории «Продажи» всем отправляемым сообщениям, в поле Тема которых имеется слово «продажи».

- Отметка всех приглашений на собрание и обновлений сведений о собрании, поступающих от начальника.

Все правила распадаются на две основные категории: уведомления и организации. Правила уведомления служат для оповещения пользователя тем или иным способом о получении определенного сообщения. Например, можно создать правило, автоматически отправляющее сообщение электронной почты на сотовый телефон пользователя при получении сообщения от члена семьи. Правила организации выполняют над сообщением некоторые действия. Например, можно создать правило, перемещающее определенные сообщения в определенную папку или помечающее их к исполнению к определенной дате.

Правила можно также запустить вручную. При запуске вручную правила могут применяться к отдельным сообщениям, уже находящимся в папке Входящие, и к сообщениям в других папках.

В правилах могут быть предусмотрены исключения для особых случаев, например для сообщений, снабженных отметкой к исполнению или отнесенных к высшей категории важности. Если сообщение подпадает хотя бы под одно из заданных условий исключения, правило к нему не применяется.



4.2 Приглашения на собрания, поручения и документы

Приглашения на собрания, поручения и документы рассматриваются как обычные сообщения. Например, при создании правила, по которому элементы, содержащие в поле Тема слово «собрание», перемещаются в определенное место, все поручения и приглашения на собрания, соответствующие этому критерию, тоже перемещаются. Однако при создании правил следует иметь в виду ряд ограничений, связанных с этими типами элементов.

- Если место назначения перемещаемого элемента не является папкой почты, то предполагаемое действие может оказаться невыполненным. Например, если сообщение перемещается в папку Календарь, новая встреча не создается.

- Если ответ на приглашение или на поручение согласно правилу перемещается в папку Удаленные, в исходном элементе маршрут не обновляется.

- Если приглашение на собрание автоматически перемещается в папку Удаленные, собрание не будет включено в календарь.

- Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрания.



5. СОЗДАНИЕ СООБЩЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ С ОГРАНИЧЕННЫМИ РАЗРЕШЕНИЯМИ

Вы можете создавать почтовые сообщения с ограниченным разрешением с помощью службы управления правами на доступ к данным только в профессиональном выпуске Microsoft Office 2003 и Microsoft Office Outlook 2003.

Отправьте сообщение электронной почты с ограниченными разрешениями.

1. Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Сообщение.

2. Введите имя адресата в полях Кому, Копия или СК . Имена адресатов разделяются точкой с запятой (;).

3. Чтобы выбрать имена адресатов из списка в адресной книге, нажмите кнопку Кому или Копия.

4. В поле Тема введите тему сообщения.

5. В текстовом поле введите текст сообщения.

6. На панели инструментов Электронная почта нажмите кнопку Разрешение.

7. Нажмите кнопку Отправить.

Совет

Чтобы воспользоваться настраиваемой политикой разрешений, созданной администратором электронной почты для пользователей организации, выполните следующее действие.

- В меню Файл выделите команду Разрешение, а затем выберите политику разрешений в подменю.

7.1 Примечания

- При вложении в сообщение с ограниченным разрешением документа Microsoft Office 2003 разрешение документа автоматически ограничивается. Однако если разрешение документа, вложенного в сообщение с ограниченным разрешением, было ограничено ранее, вложенный документ сохраняет первоначальное ограничение.

- Если для создания сообщения электронной почты с ограниченным разрешением нужно использовать другую учетную запись, в меню Файл выделите команду Разрешение, а затем выберите подкоманду Ограничить разрешения.

- Чтобы установить для сообщения срок действия, открыв его, нажмите на панели инструментов кнопку Параметры и в группе Параметры отправки установите флажок Не действительно после, а затем выберите дату и время.

- Информационная панель, находящаяся над сообщением, отображает разрешения адресата для данного сообщения. Например на информационной панели может отображаться следующее сообщение: «Не пересылать - (адресат сможет прочитать сообщение, но не сможет переслать, напечатать или скопировать содержимое).»



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

С самого начала развития Интернет электронная почта была наиболее популярным приложением Всемирной сети. Свыше 90% пользователей сети обмениваются почтовыми сообщениями. Электронная почта уже стала неотъемлемым средством делового и личного общения. Одной из программ, которую многие пользователи применяют как средство обработки электронных сообщений, является пакет MS Outlook. Однако работа с электронной почтой -- лишь одна из основных возможностей данной программы. В широком смысле MS Outlook -- универсальный организатор различных видов деятельности пользователя. В результате проделанной работы было рассмотрено следующее:

- возможности MS OUTLOOK при работе с электронной почтой;

- основные компоненты MS OUTLOOK и их использование;

- пользовательский интерфейс MS OUTLOOK;

- архивация и удаление элементов с помощью средства автоархивации;



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бемер С., Фратер Г.: Microsoft Access для пользователя.

2. Кенин и др. Использование MS Office, 2004

3. В. Пасько - Excel

4. Прикладные программы Office, 2000.

5. Справка по программе Microsoft Excel, 1999.

Размещено на http://www.allbest.ru