Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Системы электронного документооборота

СЭД или система электронного документооборота - это автоматизированная система управления корпоративным документооборотом. Автоматизация позволяет сократить время на обработку документов, а также снижает риски случайной потери данных, кроме того, СЭД позволяет руководству контролировать выполнение управленческих решений.

Основные задачи системы электронного документооборота

Весь входящий, исходящий и внутренний корпоративный документооборот регистрируется в системы, которая позволяет контролировать движение и исполнение документов.

* Корпоративный документооборот становится более прозрачным, так СЭД позволяет работать в одной информационной базе.

* Документы регистрируются однократно. Система позволяет хранить разные редакции документов.

* Исключается возможность дублирования документов.

* СЭД позволяет автоматизировать бизнес-процессы обработки и исполнения документов. При создании какого-либо документа автоматически запускает бизнес-процесс, который формализуется и позволяет организовать и контролировать исполнение документа. Например, можно ограничить время на исполнение документа, обозначить его срочность.

* Поддерживается обмен данными и интеграция с другими учетными системами.

Дополнительные возможности СЭД

* Автоматизация документооборота позволяет создать систему отчетов по реквизитам или статусам документов.

* Внедрение системы электронного документооборота позволяет организовать систему быстрого поиска документов. Обладая минимальной информацией, сотрудники компании, могут в считанные минуты находить нужные документы.

* Автоматизация позволяет разграничить права пользователей, тем самым защищая данные от возможных некорректных изменений. Кроме того, автоматизированные системы корпоративного документооборота отслеживают изменения документов.

* Поддерживается обмен данными и интегрируются с другими учетными системами.

* Интеграция с электронной почтой, каждый документ, полученный по электронной почте, также регистрируется в программе.

Какой эффект получит предприятие в результате автоматизации?

Главный эффект автоматизации - это сокращение времени на обработку документов. Чтобы найти документ в кипе бумаг, уходит не один час. Простота системы поиска и организации папок СЭД обеспечивает быстрый доступ к нужным данным. Так как все сотрудники (включая удаленные подразделения) будут работать в одной информационной базе, а передача документов займет считанные секунды.

Внедрение СЭД, как правило, приводит к качественно новым изменениям на уровне исполнения управленческих решений. За обработку каждого документа назначен ответственный сотрудник, назначено время сдачи работы. Все эти процессы позволяют повысить прозрачность выполнения задач, возрастает производительность труда.

Окупаются ли системы электронного документооборота?

Чем крупнее компания, тем больше объем входящих документов. Несвоевременная обработка важного входящего документа может повлечь за собой потерю клиента или другие последствия. Достаточно оценить возможные затраты на восстановление утерянных данных. Как правило, системы электронного документооборота окупаются за счет улучшения системы контроля и управление персоналом, за счет чего увеличивает эффективность работы сотрудников.

2. Введение

База данных - приложение, в котором в специальной удобной форме хранится информация, то есть данные. Система управления базой данных (СУБД) - это программа, с помощью которой информация в базу вводится, просматривается, сортируется, фильтруется, разыскивается, депортируется (переводится в форматы других СУБД) или, наоборот, импортируется.

Базы данных призваны упростить работу с большими объемами информации, упростив доступ к ней и помогает получать отчеты по найденной информации в удобной форме.

Сведения о системе:

· Тип: РСУБД

· Разработчик: Microsoft ОС, Microsoft Windows

· Версия: 2003 Access 2003 (из комплекта программ Microsoft Office 2003)

Цель данной работы - изучение этапов построения базы данных.

3. Постановка задачи

Разработать базу данных (БД) «Кадры предприятия», позволяющую вести:

· учет специальностей

· учет разрядов и окладов

· Списки сотрудников

· Хранение личных данных сотрудников

Основные требования к БД по функциональному набору:

· Пополнение базы данных новыми записями

· Удаление из базы данных сотрудников увольнении

· Изменение окладов.

4. Проектирование системы в Access

СУБД Access включает в себя разнообразные и многочисленные относительно автономные программные средства, ориентированные на создание объектов базы данных и приложений пользователя.

Средства графического конструирования позволяют пользователю создавать объекты базы данных и объекты приложения с помощью многочисленных графических элементов, не прибегая к программированию.

Диалоговые средства представлены разнообразными мастерами, которые в режиме ведения диалога с пользователем позволяют создавать объекты и выполнять разнообразные функции по реорганизации и преобразованию БД.

В СУБД поддерживаются различные модели данных.

Модель данных - это метод (принцип) логической организации данных, используемый СУБД. Наиболее известными являются иерархическая, сетевая и реляционная модели. В СУБД для ПЭВМ поддерживается преимущественно реляционная модель, которую отличает простота и единообразие представления данных простейшими двумерными таблицами.

Основной логической структурной единицей манипулирования данными является строка таблицы - запись. Структура записи определяется составом входящих в нее полей. Совокупность полей записи соответствует логически связанным реквизитам, характеризующим некоторую сущность предметной области. Типовыми функциями СУБД, по манипулированию данными являются: выборка, добавление, удаление, изменение данных.

Таблица - объект, который используется для хранения информации. Таблица содержит поля (поле - столбец таблицы). Поле содержит определенное свойство объекта; каждое поля имеет имя; внутри имени поля нельзя использовать пробелы; для связки между словами можно ставить знак подчеркивания; тип поля определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях; в реляционных базах данных используется четыре основных типа полей: числовой, символьный, дата, логический; логический тип соответствует полю, которое может принимать всего два значения: «да» - «нет» или «истина» - «ложь». В них хранятся различного рода данные, например, фамилия и адрес, и записи (запись - строка таблицы; одна запись содержит информацию об отдельном объекте, описываемом в БД).

Запрос - объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL. Можно создавать запросы на выборку, удаление или добавление данных, можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.

Форма - объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения.

Отчет - объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

Макрос - объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые, по мнению разработчика, должен выполнить Access в ответ на определенное событие.

Модуль - объект, содержащий программы на Microsoft Access Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить ошибки, которые невозможно обнаружить с помощью макросов. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, которые вызываются из любого места приложения, также модули могут быть «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на происходящие в них изменения

5. Создание БД

Создаем таблицы базы данных, в которые впоследствии будет вводиться информация. В дальнейшем данные в таблице могут дополняться новыми данными, редактироваться или исключаться из таблицы. Можно просматривать данные в таблицах или упорядочивать их по некоторым признакам. Информация, содержащаяся в таблицах, может быть использована для составления отчетов. Кроме того, можно дать графическую интерпретацию информации, содержащейся в базе данных.

Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне базы данных. Рассмотрим последовательность действий при создании таблицы в новой базе данных:

Открыть окно созданной Вами базы данных и перейти на вкладку «Таблицы».

Нажать кнопку Создать в окне базы данных.

Откроется окно диалога «Новая таблица», в правой части которого находится список вариантов дальнейшей работы:

Режим таблицы - позволяет создать новую таблицу в режиме таблицы;

Конструктор - позволяет создать новую таблицу в конструкторе таблиц;

Мастер таблиц - позволяет создать новую таблицу с помощью мастера;

Импорт таблиц - позволяет осуществить импорт таблиц из внешнего файла в текущую базу данных;

Связь с таблицами - позволяет осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.

Выбрать из этой таблицы подходящий вариант создания таблицы и нажать кнопку ОК.

Создать структуру таблицы с помощью выбранного Вами средства.

Для того чтобы связать таблицу с содержащейся в ней информацией, каждой таблице присваивается имя. Задать имя таблицы в окне диалога «Сохранение» и нажать кнопку ОК.

При присвоении имени таблице, как и имени базы данных, можно не ограничиваться восемью символами. Имя таблицы, как и имена других объектов базы данных, хранится в самой базе данных.

Определение необходимых в таблице полей

При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

ь Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

ь Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

ь В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

ь Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы

Задание индивидуального значения каждому полю

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

Определение связей между таблицами

Межтабличные связи увязывают две таблицы с помощью общего поля, которое имеется в обеих таблицах. Существуют три типа связей:

· один-к-одному - каждая запись одной таблицы не может быть связана более чем с одной записью другой таблицы.

· Один-ко-многим - одна запись в одной таблице может быть связана со многими записями другой таблицы

· многие - ко - многим - означает, что каждая запись в первой таблице может быть связана со многими записями второй таблицы, а каждая запись второй таблицы - со многими записями в первой таблице MS Access не поддерживает такой вид связи.

Главной таблицей базы данных является таблица «Сотрудники». Остальные являются вспомогательными. Вспомогательные таблицы служат для сокращения времени при заполнении таблиц и форм, тем самым, упрощая работу.

Приступаем непосредственно к созданию таблиц в базе данных. Таблицы созданы при помощи конструктора. Введены имя поля и типы данных (текстовое, денежное, и т.д.): название таблицы, установка связей. Создание таблицы «Отделы»:

Приступаем непосредственно к созданию таблиц в базе данных. Таблицы созданы при помощи конструктора. Введены имя поля и типы данных (текстовое, денежное, и т.д.): название таблицы, установка связей. После нажатия кнопки «готово» следующее:

§ Щелкнем по кнопке Создать.

§ В окне Новая таблица выберите режим Конструктор и щелкнем по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.

§ Введем название и тип данных.

Рис. 1. Таблица в режиме конструктора

§ Сделайте поле Код ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке Ключевое поле.

§ Сохранить таблицу

§ В появившимся окне нужно набрать имя таблицы и щелкнуть по кнопке ОК.

§ Закрыть таблицу.

Полученная таблица «Отделы». Заполняем либо вручную либо через форму.

Аналогично создаем остальные таблицы:

А) Б)

В) Г)

Рис. 2. Созданные таблицы

Таблица «Сотрудники» содержит внедряемые поля из других таблиц. Данная операция осуществляется с помощь мастера подстановок. Технология подстановки показаны на рисунках (Подстановка звания из таблицы «Звания»):



А) Б)

В) Г)

Д)

Рис. 3. Работа с мастером подстановок

После создания таблиц определяем связи между ними, как показано на рисунке:



Рис. 4. Схема данных БД

Вызвав это окно нажатием правой кнопкой мыши добавим все созданные таблицы. Далее создаем тип «один ко многим» щелчком по линиям.

Как видно, вид связей между таблицами - один ко многим, то есть одной записи первой таблицы соответствует много записей второй таблицы. Определение связей между таблицами способствует взаимному изменению информации, содержащейся в связанных полях. Созданная схема данных будет в дальнейшем использоваться для создания форм, запросов и отчетов.

Разработка запросов

Запросы являются одним из основных инструментов выборки записей, обновления таблиц и обработки данных в таблицах БД. Результат выполнения запроса - это новая, чаще всего временная таблица, которая существует до закрытия запроса. Структура этой таблицы определяется выбранными полями. Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц. Простейшие запросы могут быть созданы с помощью мастера. Любой запрос можно создать в режиме конструктора. В Access может быть создано несколько видов запроса:

· Запрос на выборку - выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов; результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса; на основе этого вида могут строиться запросы других видов.

· Запрос на создание таблицы - выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов и сохраняет результат в новой постоянной таблице.

· Запрос на обновление, добавление, удаление - запросы действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

Лучшим способом создания запроса является использование графического конструктора. Основные принципы конструирования различных запросов заложены в технике конструирования запроса на выборку, являющегося основой всех видов запросов.

Разработка запроса в режиме конструктора

Для создания запроса необходимо в окне БД выбрать строку Запросы и выбрать на панели иконку Создать. В открывшемся окне Новый запрос выбрать строку Конструктор.

Рис. 5. Создание нового запроса

Далее в открывшемся окне Добавление таблицы нужно выбрать используемые в запросе таблицы и нажать кнопку Добавить Для закрытия окна нажать кнопку Закрыть.



Рис. 6. Запрос на выборку в режиме конструктора

В результате появится окно конструктора запросов - Запрос №1: запрос на выборку. Окно конструктора запросов разделено на две панели: схему данных запроса, которая включает выбранные таблицы, и бланка запроса по образцу, который нужно заполнить.

Как конструировать запрос рассмотрим на примере: из таблиц выберем поля показанные на рисунке. Для включения требуемых полей таблицы в соответствующие столбцы запроса можно воспользоваться следующими приемами:

· В первой строке бланка запроса Поле щелчком мыши вызвать появление кнопки списка и выбрать из списка нужное поле; список содержит все поля таблицы, выбранной в запрос.

· Переместить с помощью мыши требуемое поле из списка полей таблицы в схеме данных запроса в первую строку бланка запроса.

· Дважды щелкнуть на имени поля таблицы в схеме данных запроса.

· Для включения в запрос всех полей таблицы можно дважды щелкнуть на символе * (звездочка) в этом списке.

Выбрав нужные поля одним из описанных выше способов, получим сформированный запрос.

Выполнить сформированный запрос можно, выполнив команды меню Запрос / Запуск. В результате на экране появится таблица, соответствующая нашим условиям.

Рис. 7. Запрос в режиме таблицы

Для сохранения запроса можно выполнить команды Файл / Сохранить или просто закрыть окно запроса. Появится вопрос, нужно ли сохранять созданный запрос. В случае подтверждения сохранения предлагается окно для ввода имени запроса. Аналогично создаем остальные запросы.

В запросах, содержащих вычисляемые поля необходимо вводить формулы. Для этого существует построитель формул:

Рис. 8. Построитель выражений

Запрос с вычислением вычисляет Стаж:

Стаж работы здесь: Year (Now()) - Year (Сотрудники! [Дата поступления на работу])

Весь стаж: [Стаж работы здесь]+[Стаж на предыдущих местах работы]

На следующем рисунке показано построение запросов с параметром в режиме конструктора:

Рис. 9

Далее запрос сортировки (по возрастанию):

Рис. 10

Итоговый (вычисление Сумм зарплат)



Рис. 11

Разработка форм

Основой диалогового интерфейса пользователя для работы с БД являются формы. Через формы может осуществляться первоначальная загрузка данных во взаимосвязанные таблицы БД, просмотр данных, а также их корректировка. Работая с формой, можно добавлять и удалять записи из таблицы, изменять значения полей, получать расчетные данные. В процессе работы может осуществляться контроль вводимых данных. Access позволяет создавать однотабличные формы (на основе одной таблицы) и многотабличные (для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами). Создавать формы можно в режиме Конструктора и с помощью Мастера форм. Рассмотрим создание формы для ввода / вывода данных с помощью Мастера форм. С его помощью можно легко получить типовой макет формы, а далее доработать ее средствами Конструктора форм.

Разработка формы с помощью мастера форм

Приведем пример создания формы для ввода данных в таблицу Дисциплины. Чтобы начать создание формы, в окне БД нужно выбрать строку Формы. Для получения доступа к списку всех вариантов создания новой формы необходимо на панели инструментов окна БД нажать кнопку Создать. Для вызова Мастера форм в окне Новая форма выбираем соответствующую строку. Рассмотрим пример создание формы «Кафедры»



Рис. 12. Новая форма

Далее в окне для выбора источника нужно выбрать таблицу, для которой создается форма. После выбора таблицы запускаем Мастер форм. Появляется окно Создание форм в котором Access предлагает выбрать те поля, которые должны присутствовать в форме. Для этого нужно сделать текущим соответствующее поле и кнопкой со стрелкой перенести его в Выбранные поля. Если необходимо поместить в форме все поля таблицы, то надо нажать кнопку .

В результате описанных выше действий окно Создание форм принимает вид, показанный на рисунке для продолжения построения формы нажимаем кнопку Далее.

Рис. 13. Выбор полей для новой формы

В следующем окне Access предлагает выбрать внешний вид формы: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный, сводная таблица или сводная диаграмма. В левой части окна предлагается образец выбранного внешнего вида. Примем первый вариант - в один столбец.

Рис. 14. Вид формы

При необходимости можно вернуться на шаг назад, нажав кнопку Назад или прервать создание формы, нажав кнопку Отмена. Нажмем кнопку Далее и выбираю стиль формы. Перечень стилей представлен на рисунке в левой части опять присутствует образец выбранного стиля. И теперь остается последний шаг: задать имя формы. На этом построение формы закончено. Теперь откроем созданную форму конструктором и добавим кнопки показанные на рисунке. Инструкции к кнопкам и спискам создаются мастером.

Созданная форма представлена на рисунке. При необходимости ее можно изменить в режиме конструктора, передвигая и изменяя размеры элементов - заголовков полей, ячеек для ввода данных.



Рис. 15. Выбор стиля

Рис. 16. Задание имени формы

Рис. 17. Форма в режиме конструктора

В режиме формы, построенной по описанным выше правилам, можно выполнять поиск, сортировку, фильтрацию и выполнять корректировку данных. С помощью кнопок в нижней части формы можно переходить от одной записи к другой. Открыв форму конструктором можно добавить кнопки поиска, удаления, добавления, сохранения. При добавлении кнопки на форму появляется мастер, помощью которого задаются инструкции к кнопкам(Визуально). Все созданные формы показаны в разделе Приложение.

Разработка отчетов

Средства Access по разработке отчетов предназначены для конструирования макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Перед началом конструирования отчета нужно спроектировать его макет, т.е. определить состав и содержание разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц (запросов) БД, и вычисляемых реквизитов, поля, по которым необходимо группировать данные. Для каждого уровня группировки определяются заголовки и примечания, вычисляемые итоговые значения. Кроме того, оформляются заголовки и подписи реквизитов отчета и определяется порядок вывода данных. Отчет можно создать с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Иногда удобно использовать мастер отчетов. Созданный мастером отчет всегда можно доработать в режиме конструктора.

Создание простого отчета для одной таблицы на примере таблицы вычисление количества топлива. Выберем в окне БД объект Отчеты. Далее выберем Создание отчета в режиме конструктора / Создать. В окне Новый отчет выберем Мастер отчетов, в строке источника выберем таблицу Вычисление_Стаж. Нажмем Ок. В окне Создание отчетов выберем поля для включения в отчет. В следующем окне Создание отчетов нужно определить уровни группировки. Далее необходимо указать сортировку для выводимых данных.



А) Б)

Рис. 18. Новый отчет

Далее определим вид макета: ступенчатый, ориентацию: альбомная и поставим галочку в окне Настроить ширину полей для размещения на одной странице. В следующем окне определяем стиль заголовков (выберем полужирный) и далее определим заголовок отчета. В результате просмотра созданного отчета мы получим печатный документ, отображенный на рисунке.

Рис. 19. Вид макета

В результате получим:



Рис. 20. Отчет готовый

Остальные отчеты создаются по той же схеме.

Создание кнопочной формы

Кнопочная форма даёт возможность удобного управления базой данных.

Рис. 21. Кнопочная форма

Создание такой формы осуществляется при помощи диспетчера кнопочных форм. Необходимо обратить внимание на то, что для возможности открытия запросов через базу данных нужно создать макросы «открыть запрос».

· Создание Макросов

· Перейти на вкладку «макросы»

· Нажмем кнопку создать

· В самой верхней строке укажем команду Открыт макрос

· В поле имя запроса укажем имя запроса который должен быть открыт

· Закроем конструктор, назвав макрос именем запроса

Вот как это выглядит:

Рис. 22. Создание макроса

И так для всех остальных запросов.

Далее выполним Сервис-служебные программы-Диспетчер кнопочных форм. Создав её создадим страницы запросы, формы отчеты процесс создание показан ниже:

Страница Запросы

Рис. 23. Выбор команды для макроса

Страница Формы

Рис. 24. Изменение элемента кнопочной формы: открытие формы

Страница Отчеты

Рис. 25. Изменение элемента кнопочной формы: открытие отчета

Далее изменим непосредственно кнопочную форму:



Рис. 26. Элементы кнопочной формы

Установим кнопочную форму стартовой: выполним Сервис-параметры запуска:

Рис. 27. Ввод кнопочной формы при загрузке

6. Инструкция по использованию

Требования:

ПЭВМ типа IBM PC и ОС Microsoft Windows 9x и выше, СУБД MS Access.

Руководство пользователя:

1. запускаем файл Кадры предприятия.mbd

2. В появившемся окне «Предупреждение системы безопасности» нажимаем открыть.

3. Далее появляется форма-навигатор (см п. 4.6)

4. На ней располагаются вкладки: запросы, формы, отчеты. Необходимо выбрать ту или иную вкладку.

5. На вкладке размещены кнопки запуска запроса, формы или отчеты. Слева от них помещены метки, с именем соответствующего запроса, формы или отчеты. Нажатие на кнопку вызовет соответствующий запрос, форму или отчет.

Все запускаемые формы, отчеты, запросы показаны в разделе приложения.

Заключение

access документооборот запрос база

Результатом данного курсового проекта является теоретически спроектированная, машинная информационная база данных для выделенной предметной области - Кадры предприятия.

В результате работы над данным курсовым проектом мною получено большое количество знаний в бурно развивающейся отрасли - проектировании баз данных.

Размещено на Allbest.ru