Проектирование информационной системы документооборота в образовательной системе

Практически применяется несколько нотаций ER-моделей. ER-диаграмма позволяет графически представить все элементы информационной модели согласно простым, интуитивно понятным, но строго определенным правилам - нотациям. Воспользуемся нотацией IDEF1 (более современный вариант этой нотации - IDEF1X используется в CASE-системах, например в системе ERWin). Далее мы будем пользоваться условными обозначениями, принятыми в методологии информационного проектирования [16, с. 179].

Отношение (связь) сущностей на ER-диаграмме изображается линией, соединяющей эти сущности. Каждая сущность может быть связана любым количеством связей с другими сущностями модели. Связь предполагает некоторое отношение сущностей, которое характеризуется количеством экземпляров сущности, участвующих в связи с каждой стороны.

Различают три типа отношений:

1*1 - «один-к-одному» - одному экземпляру первой сущности соответствует один экземпляр второй;

1*n - «один-ко-многим» - одному экземпляру первой сущности соответствуют несколько экземпляров второй;

n*m - «многие-ко-многим» - каждому экземпляру первой сущности может соответствовать несколько экземпляров второй, и наоборот, каждому экземпляру второй сущности может соответствовать несколько экземпляров первой [5, с. 377].

Связь любого из этих типов может быть обязательной, если в данной связи должен участвовать каждый экземпляр сущности, необязательной - если не каждый экземпляр сущности должен участвовать в данной связи. При этом связь может быть обязательной с одной стороны и необязательной с другой стороны.

В данной предметной области можно выделить шесть сущностей:

1. Подразделения института;

2. Сотрудники кафедры;

3. Документы;

4. Номенклатура дел;

5. Штат кафедры;

6. Группы студентов.

На рисунке 5 приводится ER-диаграмма, моделирующая структуры данных и их связи в системе документооборота кафедры. Отношение между ними относится к типу «один ко многим». Эта связь обусловлена тем обстоятельством, что каждое дело в номенклатуре дел кафедры включает множество документов, которые относятся ко многим сотрудникам и группам кафедры.

Рис. 5. ER-модель предметной области

Сущность «Подразделения института» обладает следующими атрибутами:

1. «НазПодр» (Название подразделения - PK);

2. «Заведующий»;

3. «Телефон»;

4. «НомКаб» (Номер кабинета).

Ключевым полем данной сущности является «НазПодр». Первичный ключ (PK) - это атрибут который можно использовать для уникальной идентификации таблицы.

Сущность «Сотрудники кафедры» обладает следующими атрибутами:

1. «ТабНом» (Табельный номер - PK) - данное поле является ключевым;

2. «ФИО» (Фамилия Имя Отчество);

3. «НазДолж» (Название должности - FK1);

4. «Ученая степень»;

5. «Ученое звание»;

6. «Условия привлечения».

Внешний ключ (FK) - это атрибут, который существует в нескольких таблицах и является первичным ключом одной из этих таблиц.

Сущность «Документы» обладает следующими атрибутами:

1. «ID» (PK) - данное поле является ключевым;

2. «КодКл» (Код класса);

3. «Название»;

4. «НазПодр» (FK1);

5. «Учебный год»;

6. «Дата создания»;

7. «ID группы» (FK2);

8. «ТабНом» (FK3).

Сущность «Штат кафедры» обладает следующими атрибутами:

1. «НазДолж» (Название должности);

2. «Объем нагрузки»;

3. «ДолжИнст» (Должностные инструкции).

Ключевым полем данной сущности является «НазДолж» (PK).

Сущность «Номенклатура дел» обладает следующими атрибутами:

1. «КодКл» (Код класса, PK) - данное поле является ключевым;

2. «Название»;

3. «Срок хранения, статья по перечню»;

4. «Примечание».

Сущность «Группы студентов» обладает следующими атрибутами:

1. «ID» (Номер группы, PK) - данное поле является ключевым;

2. «Курс»;

3. «Специальность»;

4. «ФИО куратора»;

5. «Форма обучения».

2.2 Разработка базы данных на основе даталогического моделирования в среде MS Access

Даталогическая модель предметной области ориентирована на среду хранения и манипулирования данными. Существует огромное количество различных средств проектирования систем управления базами данных. Можно выбрать низкоуровневые программные системы разработки СУБД, высокоуровневые и автоматизированные системы разработки на основе CASE-технологий [8, с. 389].

Ранее на этапе выбора программного обеспечения нами была выбрана среда разработки СУБД MS Access. Особенность этой системы в том, что она входит в комплект MS Office, широко распространена, практична и легка в применении. Применение этой системы позволяет без особого труда проектировать реляционные СУБД. Поэтому, даталогическое моделирование выполним применительно к среде разработки СУБД MS Access.

Даталогическое проектирование является проектированием логической структуры базы данных. Но на него оказывает влияние возможности физической организации данных, предоставляемой конкретной СУБД. Поэтому даталогическое моделирование имеет 2 уровня: логический и физический уровни.

Физические модели баз данных определяют способы размещения данных в среде хранения и способы доступа к этим данным, которые поддерживаются на физическом уровне. Среда проектирования СУБД MS ACCESS обладает надежными средствами организации хранения и доступа к данным. Поэтому вопросы физического моделирования в работе не рассматриваются, полагаясь в этом вопросе на возможности среды разработки [23, с. 82].

Классическая технология проектирования реляционных баз данных связана с теорией нормализации, основанной на анализе (функциональных зависимостей между атрибутами отношений). Процесс проектирования с использованием декомпозиции представляет собой процесс последовательной нормализации схем отношений, при этом каждая последующая итерация соответствует нормальной форме более высокого уровня и обладает лучшими свойствами по сравнению с предыдущей [45, с. 297]. Каждой нормальной форме соответствует некоторый определенный набор ограничений, и отношение находится в некоторой нормальной форме, если удовлетворяет свойственному ей набору ограничений. В теории реляционных БД обычно выделяется следующая последовательность нормальных форм:

- первая нормальная форма;

- вторая нормальная форма;

- третья нормальная форма;

- нормальная форма Бойса - Кодда;

- четвертая нормальная форма;

- пятая нормальная форма, или форма проекции-соединения.

Сформулируем требования при нормализации базы данных.

Первая нормальная форма требует, чтобы все значения полей были атомарными и все записи уникальными.

Модель находится во второй нормальной форме, если она, во-первых, находится в первой нормальной форме; и, во-вторых, не содержит не ключевых атрибутов, находящихся в частичной функциональной зависимости от первичного ключа.

Модель находится в третьей нормальной форме, если она находится во второй нормальной форме и не имеет транзитивных зависимостей. Транзитивная зависимость - это зависимость между не ключевыми атрибутами.

В большинстве случаев достаточно довести нормализацию базы данных до третьей нормальной формы. Более высокий уровень нормализации приводит к усложнению работы с базой данных. При проектировании базы данных для автоматизированной системы документооборота кафедры достижение третьей нормальной формы будет достаточно [44, с. 17].

Спроектировать логическую структуру базы данных означает определить все информационные единицы и связи между ними, задать их имена, задать тип далее неструктурируемых единиц.

Реляционное отношение в среде MS Access представляется в виде двумерной таблицы. Структура таблиц в MS Access разрабатывается в режиме конструктора. На этом этапе даются имена полям таблицы, устанавливается тип данных каждого поля, а также задаются ключевые поля (первичный ключ и внешние ключи). Результаты проектирования структуры таблиц приводятся в таблицах 2 - 7.

Всего в данной БД существует 6 таблиц:

1. Номенклатура дел;

2. Документы;

3. Сотрудники кафедры;

4. Подразделения института;

5. Штат кафедры;

6. Группы студентов.

Далее определим типы и размеры полей таблиц.

Таблица 2

Структура таблицы «Номенклатура дел»

Имя поля	Тип поля	Примечание
КодКл	Текстовый	Длина 15 символов. Первичный ключ. Обязательное индексированное поле. Совпадения не допускаются.
Название	Текстовый	Длина 85 символов
Срок хранения, статья по перечню	Текстовый	Длина 105 символов
Примечание	Текстовый	Длина 255 символов

В данной таблице использовались следующие типы полей:

Текстовый - для ввода текста или комбинации текста и чисел, не требующих вычисления. Данный тип выбран для следующих полей: «КодКл», «Название», «Срок хранения, статья по перечню», «Примечание». Длина поля выбирается исходя из возможной длины самого длинного значения атрибута.

Таблица 3

Структура таблицы «Документы»

Имя поля	Тип поля	Примечание
ID	Счетчик	Длинное целое. Первичный ключ. Обязательное индексированное поле. Совпадения не допускаются.
КодКл	Текстовый	Длина 25 символов
Название документа	Гиперссылка
Название подразделения	Текстовый	Длина 55 символов
Учебный год	Текстовый	Длина 25 символов
Дата создания	Дата/время	Краткий формат даты
Группа	Текстовый	Длина 10 символов
ФИО сотрудника	Текстовый	Длина 255 сиволов символов

В данной таблице использовались следующие типы полей:

Поле «ID» (номер по порядку) тип данных которого - счетчик. Поле, в которое при добавлении записи автоматически вводится уникальное число. Созданный для записи номер уже не может быть удален или изменен.

Текстовый - для ввода текста или комбинации текста и чисел, не требующих вычисления. Данный тип выбран для следующих полей: «КодКл», «Название подразделения», «Учебный год», «Группа», «ФИО сотрудника». Длина поля выбирается исходя из возможной длины самого длинного значения атрибута.

Дата/время - для вывода даты или времени. Данный тип удобен для поля «Дата» с кратким форматом даты.

Гиперссылка - цветной подчеркнутый текст или графический объект, по щелчку которого выполняется переход к файлу, фрагменту документа. Данный тип данных выбран для поля «Название документа».

Таблица 4

Структура таблицы «Сотрудники кафедры»

Имя поля	Тип поля	Примечание
ТабНом	Текстовый	Длина 25 символов. Первичный ключ. Обязательное индексированное поле. Совпадения не допускаются.
ФИО	Текстовый	Длина 255 символов
Название должности	Текстовый	Длина 30 символов
Ученая степень	Текстовый	Длина 20 символов
Ученое звание	Дата/время	Длина 25 символов
Условия привлечения	Тестовый	Длина 75 символов

В таблице 4 использовались следующие типы полей:

Текстовый - для ввода текста или комбинации текста и чисел, не требующих вычисления. Данный тип выбран для следующих полей: «ТабНом», «ФИО», «Название должности», «Ученая степень», «Ученое звание», «Условия привлечения». Длина поля выбирается исходя из возможной длины самого длинного значения атрибута.

Таблица 5

Структура таблицы «Подразделения института»

Имя поля	Тип поля	Примечание
НазПодр	Текстовый	Длина 255 символов. Первичный ключ. Обязательное индексированное поле. Совпадения не допускаются.
Заведующий	Текстовый	Длина 25 символов
НомКаб	Числовой	Длинное целое
Телефон	Текстовый	Длина 20 символов.

В таблице 5 использовались следующие типы полей:

Текстовый - для ввода текста или комбинации текста и чисел, не требующих вычисления. Данный тип выбран для следующих полей: «НазПодр», «Заведующий», «Телефон». Длина поля выбирается исходя из возможной длины самого длинного значения атрибута.

Числовой - числовые значения, используемые для проведения расчетов. Числовой тип поля выбран для следующих полей: «НомКаб» с размером длинное целое.

Таблица 6

Структура таблицы «Штат кафедры»

Имя поля	Тип поля	Примечание
НазДолж	Текстовый	Длина 255 символов. Первичный ключ. Обязательное индексированное поле. Совпадения не допускаются.
Объем нагрузки в часах	Текстовый	Длина 25 символов
ДолжИнст	Гиперссылка

В таблице 6 использовались следующие типы полей:

Текстовый - для ввода текста или комбинации текста и чисел, не требующих вычисления. Данный тип выбран для следующих полей: «НазДолж», «Объем нагрузки в часах», «ДолжИнст». Длина поля выбирается исходя из возможной длины самого длинного значения атрибута.

Гиперссылка - цветной подчеркнутый текст или графический объект, по щелчку которого выполняется переход к файлу, фрагменту документа. Данный тип данных выбран для поля «ДолжИнст».

Таблица 7

Структура таблицы «Группы студентов»

Имя поля	Тип поля	Примечание
ID	Текстовый	Длина 15 символов. Первичный ключ. Обязательное индексированное поле. Совпадения не допускаются.
Курс	Числовой	Длина 10 символов
Специальность	Текстовый	Длина 50 символов
ФИО куратора	Текстовый	Длина 25 символов
Форма обучения	Текстовый	Длина 50 символов

В таблице 7 использовалось тип поля - текстовый - для ввода текста или комбинации текста и чисел, не требующих вычисления. Данный тип выбран для следующих полей: «ID», «Специальность», «ФИО куратора», «Форма обучения». Длина поля выбирается исходя из возможной длины самого длинного значения атрибута.

Числовой - числовые значения, используемые для проведения расчетов. Числовой тип поля выбран для следующих полей: «Курс» с размером длинное целое.

После проектирования таблиц, необходимо перейти к проектированию схемы данных. На этом этапе следует установить связи между таблицами. Связь устанавливается между первичным ключом одной таблицы и внешним ключом другой таблицы.

Схема данных проектируемой автоматизированной системы показана на рисунке 6.



Рис. 6. Схема данных автоматизированной системы

Основным требованием к надежности работы СУБД являются требование сохранения целостности данных. Целостность базы данных - это свойство, которое означает, что в ней хранятся полные, непротиворечивые и адекватно отражающие предметную область данные. Контроль целостности связей данных обычно означает анализ связанных таблиц на соблюдение следующих правил:

- каждой записи связанной таблицы соответствует нуль или более записей подчиненной таблицы;

- в подчиненной таблице не должно быть записей, ссылающихся на несуществующие записи в основной таблице [32, с. 497].

Самостоятельно следить за целостностью данных практически невозможно. Среда MS ACCESS включает в себя средства, позволяющие автоматически поддерживать целостность данных, не разрешают выполнять операции, нарушающие ее. Для этого при проектировании схемы устанавливаются соответствующие параметры. При проектировании схемы данных следует установить соответствующий флажок. При связывании таблиц задано обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных полей. Даталогическая модель ориентирована на среду хранения и манипуляцию данными.

2.3 Функционально-структурная схема автоматизированной системы документооборота кафедры

Более полное представление о проектируемой информационной системе с точки зрения взаимодействия его компонентов между собой и с внешней средой дает функциональная схема. Функциональная схема или схема данных, согласно ГОСТ 19.701-90 - это схема взаимодействия компонентов программного обеспечения с описанием информационных потоков, состава данных в потоках и указанием используемых файлов и устройств. Настоящий стандарт (ГОСТ 19.701-90) распространяется на условные обозначения (символы) в схемах алгоритмов, программ, данных, систем и устанавливает правила выполнения схем, используемых для отображения различных видов задач обработки данных и средств их решения [34, с. 478]. Разработанная схема представлена на рисунке 7.

Предполагается несколько этапов обработки документов:

- сбор, приём, передача данных на ввод;

- ввод, обработка данных;

- вывод полученных документов и передача для контроля и хранения.

Рис. 7. Функционально-структурная схема автоматизированной системы

Документы на кафедру поступают со всех структурных подразделений института: Ректорат, деканаты, бухгалтерия, отдел кадров. Методист разбирает их по номенклатуре дел, согласовывает с заведующим кафедры и начинает вводить в информационную систему.

Подсистема наполнения базы пополняется информацией за счет ручного ввода с клавиатуры. Результаты ввода записываются на жесткий диск в базу данных. Ввод документов происходит посредством специальных форм ввода данных. После добавления документа методист может просмотреть весь список документов, в том числе добавленные ранее, найти интересующие записи. Если нужно корректировать информацию по документам, то методист может самостоятельно в специальных формах вывода данных изменить, добавить или удалить записи с помощью кнопок, после чего обновить список документов. Одновременно эти данные отображаются на экране монитора компьютера.

После этого все данные по документам переходят в основную базу данных, где находится вся информация по созданию и изменению записей документов.

Подсистемы выполнения запросов и формирования отчетов использует данные, введенные в базу данных [36, с. 454]. Методист кафедры чтобы найти документ выбирает критерий поиска: по дате создания, по сотрудникам, по группам, за период времени.

Выполнение запроса можно увидеть в виде таблицы на мониторе компьютера, либо в виде отчета. Отчет формируется по запросу, введенному с клавиатуры. Результаты формирования отчета отображаются на экране монитора компьютера, либо отчет можно отправить на печать. Основное назначение отчета - это представление информации для последующей распечатки на бумажный носитель и включения его в папку документов в бумажном виде.

Построение функционально-структурной схемы системы, позволило изобразить выполнение команд подсистемами в процессе обработки информации.

2.4 Реализация программных модулей системы

Экранные формы для ввода и отображения информации

Формы в системах управления базами данных являются удобным средством навигации по записям базы данных. Кроме того, их применяют для того, что пользователь не работал напрямую с таблицами, что значительно снижает возможность совершения ошибки. Формы могут быть использованы и для других более сложных операций [45, с. 25].

Для проектирования форм среда MS ACCESS включает два инструмента: конструктор форм и мастер форм. Более простым и быстрым способом создания формы является использование мастера форм. С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющие подчиненные формы. Намного проще и быстрее создавать формы с помощью мастера, а затем усовершенствовать их в режиме конструктора [11, с. 97].

Режим конструктора позволяет изменять источники данных для формы, количество отображаемых полей, внешний вид формы и элементов управления, добавить или удалить элементы управления, настроить их свойства.

Пользователь начинает работу с наиболее значимой формы автоматизированной системы - «КАФЕДРА» (рисунок 8). Она содержит следующие элементы управления: вкладки, кнопка, гиперссылки, которые позволяют быстро найти нужную информацию.



Рис. 8. Главная форма «КАФЕДРА»

Форма содержит следующий набор функциональных вкладок: «Номенклатура дел», «Отчёты и запросы», «Справочная информация», «О программе» и кнопка «Выход».

Вкладка «Номенклатура дел» содержит форму с набором кнопок, содержащие информацию по каждому делу номенклатуры кафедры. При нажатии на кнопки открывается форма с описанием выбранного дела, в которую помещена подчиненная форма, содержащая список документов с полями: название, дата создания, учебный год, номер группы, ФИО сотрудника кафедры (рисунок 9). Организация ввода данных происходит после установления курсора в нужное место и набором необходимой информации с клавиатуры. Удаление записи происходит так: мышкой выделяется необходимая запись и удаляется при помощи клавиш Delete или Backspace. После редактирования данных, можно обновить данные с помощью специальной кнопки. На форме есть кнопка выхода из данной формы и переходу обратно к вкладке.



Рис. 9. Форма «25-02» вкладки «Номенклатура дел»

Вкладка «Запросы и отчёты» показывает форму с кнопками выполнения запросов по критериям поиска и примеры правильного ввода информации, кнопки выполнения отчётов и кнопку печать (приложение B).

Вкладка «Справочная информация» содержит информацию о сотрудниках кафедры информатики: ФИО, должность, ученую степень, ученое звание, условия привлечения. На вкладке есть шаблоны для создания приказов, протоколов заседаний, распоряжений и последующего сохранения их в информационной системе. Шаблоны созданы с помощью гиперссылок на документы в формате .doc (приложение C).

Вкладка «О программе» - форма, содержащая название разработанной программы, а также сведения о разработчиках (приложение D).

Разработка запросов к системе управления базами данных

Запросы предназначены для получения оперативной информации, актуальной на данный момент для пользователя. Запрос - это поиск данных из многообразия записей, находящихся во всех таблицах. Результатом запроса является таблица, содержащая только нужную информацию [33, с. 201].

Запрос «Поиск документов по дате создания». Данный запрос используется в качестве основы для отчета и является запросом с параметром. В режиме конструктора для поля «Дата создания» установлено условие отбора «[Введите дату создания: ]». При запуске этого запроса на исполнение появляется окно с подсказкой «Введите дату создания: », в поле с мигающим курсором нужно ввести дату создания документа (рисунок 10). После выполнения запроса на экране появится таблица с документами, созданными по указанной дате.

Рис. 10. Приглашение параметрического запроса «Поиск документов по дате создания»

Запрос, составленный на языке управления запросами SQL (Structured Query Language). SQL - язык, который дает возможность создавать и работать в реляционных базах данных, содержащиеся в базе, управлять ими и налагать правила, обеспечивающие целостность реляционных данных, которые являются наборами связанной информации сохраняемой в таблицах [49, с. 12].

Чтобы войти в режим SQL в Access нужно в поле конструктора запроса нажать правой кнопкой и в появившемся окне нажать “Режим SQL”. В появившемся окне прописываем SQL запрос. Код SQL данного запроса представлен ниже.

SELECT Документы.[КодКл], Документы.[Название документа], Документы.[Название подразделения], Документы.[Учебный год], Документы.[Дата создания], Документы.[Группа], Документы.[ФИО сотрудника]

FROM Документы

WHERE (((Документы. [Дата создания])=[Введите дату создания: ]));

Запрос «Поиск документов по учебному году» так же служит основой для отчета и является запросом с параметром (рисунок 10).

Рис. 11. Приглашение параметрического запроса

 «Поиск документов по учебному году»

Код SQL данного запроса представлен ниже.

SELECT Документы.КодКл, Документы.[Название документа], Документы.[Название подразделения], Документы.[Учебный год], Документы.[Дата создания], Документы.Группа, Документы.[ФИО сотрудника]

FROM Документы

WHERE ((Документы. [Учебный год])=[Введите учебный год:]));

Запрос «Поиск документов по сотрудникам» служит основой для отчета и является запросом с параметром (рисунок 11).

Рис. 12. Приглашение параметрического запроса

 «Поиск документов по сотрудникам»

Код SQL данного запроса представлен ниже.

SELECT Документы.КодКл, Документы.[Название документа], Документы.[Учебный год], [Сотрудники института].ФИО, [Сотрудники института].[Название должности]

FROM [Штат института] INNER JOIN ([Сотрудники института] INNER JOIN Документы ON [Сотрудники института].ТабНом = Документы.[ФИО сотрудника]) ON [Штат института].НазДолж = [Сотрудники института].[Название должности]

WHERE ((([Сотрудники института].ФИО)=[Введите ФИО сотрудника: ]));

Запрос «Поиск документов по группам» так же служит основой для отчета и является запросом с параметром. Приглашение параметрического запроса представлено на рисунке 13.

Рис. 13. Приглашение параметрического запроса

 «Поиск документов по группе»

Код SQL данного запроса представлен ниже.

SELECT Документы.КодКл, Документы.[Название документа], Документы.[Учебный год], Документы.Группа, Документы.[ФИО сотрудника]

FROM Документы

WHERE (((Документы.Группа)=[Введите группу: ]));

Запрос «Поиск документов за период времени» служит основой для отчета и является запросом с параметром. Сначала нужно ввести начальную дату, затем конечную, после чего выводится таблица с данными по запросу (рисунок 13).



Рис. 14. Приглашение параметрического запроса

 «Поиск документов за период времени»

Код SQL данного запроса представлен ниже.

SELECT Документы.[КодКл], Документы.[Название документа], Документы.[Название подразделения], Документы.[Учебный год], Документы.[Дата создания], Документы.[Группа], Документы.[ФИО сотрудника]

FROM Документы

WHERE (((Документы.[Дата создания]) Between [Введите начальную дату:] And [Введите конечную дату:]))

ORDER BY Документы.[Название документа], Документы.[Дата создания];

Все запросы с параметрами можно использовать как отдельные элементы (не связанные с отчетом), но в этом случае информация, представленная в запросе будет неполной и непонятной.

Формирование отчетов на основе информации базы данных

Отчеты представляют собой текстовый документ, который содержит необходимую выборку из базы данных. Основное назначение отчета - это представление информации по документам для последующей распечатки на бумажный носитель и включения его в папку дел в бумажном варианте. Сформированный отчет может быть распечатан как из среды MS ACCESS, так и после экспорта его в текстовый редактор, дополнительного редактирования и печати его из редактора [7, с. 63].

Разработанная база данных содержит 4 отчета на основе запросов:

1. По дате создания;

2. По учебному году;

3. По сотрудникам;

4. По группам;

5. За период времени.

Отчет «По дате создания» предоставляет пользователю возможность получить данные о документах, созданных по указанной дате. Так как источником данных отчёта является запрос с параметром «Поиск по дате создания», то при запуске отчета система выдает приглашение параметрического запроса и при вводе даты выдает отчет по документам по заданной дате создания.

Отчет «По учебному году» предоставляет пользователю данные документов, созданных в учебный год, которые ввел пользователь. Пользователь так же работает с отчетом, основанным на параметрическом запросе « Поиск документов по учебному году» (приложение E).

Отчет «По сотрудникам» это отчет, построенный по данным из запроса с параметром «Поиск документов по сотрудникам». При запуске отчета появляется окно с подсказкой. Вписав в поле фамилию, имя, отчество полностью пользователь попадает на страничку отчета, в котором представлены данные документов, относительно сотрудника кафедры.

Отчет «По группам» предоставляет пользователю данные документов, созданных по каждой группе. Пользователь так же работает с отчетом, основанным на параметрическом запросе «Поиск документов по группам».

Отчет «За период времени», предоставляет информацию о документах, созданных за указанный период времени. В основе построения данного отчета лежит запрос «За период времени». После ввода периода времени система выводит отчет списка документов, созданных за этот период. Работать с такими отчетами очень удобно. Пользователь извлекает только интересующею его информацию, удобную для дальнейшего восприятия и анализа.

Тестирование и апробация разработанной автоматизированной системы

Тестирование разрабатываемой системы проводилось на всем протяжении разработки программы. В процессе разработки системы управления проводилась проверка на правильность работы запросов, связи между таблицами, составление отчётов.

После разработки автоматизированной системы и её отладки, можно проводить внедрение, но прежде нужно провести апробацию. Апробация разработанной системы проводилась на базе Нижнекамского муниципального института, кафедры информатики и математики. Автоматизированная система размещалась на сервере НМИ.

В процессе апробации выявились следующие плюсы применения автоматизированной системы документооборота:

- скорость поиска информации повысилась;

- ввод данных и получение информации в отчётах.

В результате тестирования разработанной системы, были выявлены проблемы с защитой базы данных. Методист и заведующий кафедры должны иметь доступ к данным, просматривать их, выводить на печать. При этом сотрудники и студенты института не должны иметь доступ к документам в информационной системе. Эту проблему мы устранили с помощью изменения параметров в MS Access. В параметрах текущей базы данных внесли изменения в защите от несанкционированного доступа к данным. После открытия базы, пользователь начинает свою работу с ввода пароля, которые известны только методисту и заведующей кафедры информатики.

Основные теоретические положения, выводы и рекомендации были представлены в выступлении на заседании кафедры информатики Нижнекамского муниципального института. Все полученные результаты проверены и достоверны.

При разработке структуры автоматизированной системы учитывались следующие требования по реализации проекта: программа предназначается в помощь кафедре.

Выводы по 2 главе. Разработка модели автоматизированной системы включила в себя построение информационно-логической модели, функционально-структурной схемы системы, которая позволила проследить взаимодействие компонентов системы между собой и с внешней средой; даталогическую модель, ориентированную на среду хранения и манипулирования данными.

Разработка системы управления базами данных включает: разработку экранных форм, которые отображают и выводят информацию, запросов, которые позволяют пользователю получить нужные данные, отчётов, которые предназначены для создания документов и впоследствии могут быть распечатаны.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время наблюдается высокая степень информатизации и компьютеризации образования и общества в целом. Для оперативного, гибкого и эффективного документооборота выделяются автоматизированные системы, ядром которых является база данных. При большом объеме информации и сложности, производимых с ней операций проблема эффективности средств организации хранения и передачи данных приобретает особое значение.

Для решения одной из таких проблем была поставлена цель: разработать информационную систему документооборота кафедры. В данной работе изучались методический материал для разработки системы, обобщался опыт по их созданию, и разрабатывалась сама система.

Для достижения поставленной цели и решения возникших задач была проделана следующая работа:

- изучена предметная область документооборота с применением методологии системного анализа;

- изучена и проанализирована учебная литература по теме дипломной работы;

- обоснован выбор проектных решений;

- была спроектирована сама система, предназначенная для автоматизации документооборота кафедры института;

- проведено тестирование и апробация разработанной системы.

Проведение структурного анализа позволило избежать ошибок при построении реальной системы, от которого зависит качество и функционирование системы в дальнейшем.

Основой системы послужила база данных разработанная в среде MS Access.

Для построения адекватной базы данных была разработана информационно-логическая модель предметной области. Эта модель позволила выявить основные структуры данных и их логические связи, проанализировать потоки данных и выявить структуру разрабатываемой системы.

При разработке структуры автоматизированной системы учитывались следующие требования по реализации проекта: программа предназначается в помощь кафедре; система планируется для использования при автоматизации документооборота кафедры.

Разработка модели системы включает в себя построение функционально-структурной схемы, которая позволила проследить взаимодействие компонентов системы между собой и с внешней средой, даталогическую модель, ориентированную на среду хранения и манипулированию данными.

Разработка системы управления базами данных включает: разработку экранных форм, которые отображают и выводят информацию, запросов, которые позволяют пользователю получить нужные данные, отчётов, которые предназначены для создания документов и впоследствии могут быть распечатаны.

Из анализа проведённой работы можно сделать следующие выводы:

- разработка такой системы и их внедрение позволяет пользователям (заведующий кафедры, методист) получать интересующую их информацию по документам кафедры за короткий промежуток времени;

- разработка таких систем является перспективным направлением в автоматизации документооборота кафедры, и в дальнейшем института.

Практическую ценность работы вижу в том, что: во-первых, был получен опыт разработки автоматизированных систем; во-вторых, институт получит в свое распоряжение и сможет использовать данную систему автоматизации документооборота. В ходе выполнения проекта все предполагаемые задачи решены, и цель дипломной работы в полной мере достигнута. При дальнейшем развитии систему можно видеть с дополнением и обновлением информации, совершенствованием системы.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андерсен, В. Microsoft Access 2003 : учебник / В. Андерсен. - М. : Астрель, 2007. - 572 с.

2. Арбузов, Ю.В. Новый подход к инженерному образованию : учебник / Ю.В. Арбузов. - М. : Центр-Пресс, 2000. - 238 с.

3. Бакулев, А. Электронный документооборот - новый стандарт ведения бизнеса / А. Бакулев // IT News. - №8 (11 мая). - С. 12-17.

4. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления : учебно-методическое пособие / Г.И. Балибардина. - М. : ВолГУ, 2002. - 78 с.

5. Бекаревич, Ю.Б. Мicrosoft Access 2003 : учебник / Ю.Б. Бекаревич. - СПб. : БХВ, 2003. - 785 с.

6. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному : учебник / М.П. Бобылева. - М. : МЭИ, 2004 -- 172 с.

7. Бормотов, С.В. Системное администрирование на 100 % - СПб. : Питер, 2006. - 256 с.

8. Вендров, А.М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем : учебник / А.М. Вендров. - М. : Финансы и статистика, 2006. - 478 с.

9. Вендров, А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем : учебник / А.М. Вендров. - М. : Финансы и статистика, 2004. - 367 с.

10. Вербовецкий, А.А. Основы проектирования баз данных : учебник / А.А. Вербовецкий. - М. : Радио и связь, 2000. - 655 с.

11. Гагарина, Л.Г. Автоматизированные информационные системы: учебное пособие / Л.Г.Гагарина. - М. : МИЭТ, 2005. - 144 с.

12. Гадельшина, Г.А. Основы программирования в среде Visual Basic 6.0 : учеб.пособие / Г.А. Гадельшина, А.В. Аксянова, А.М. Гумеров, А.Н. Валеева. - Казань : КГТУ, 2005. - 100 с.

13. Гайдукова, Л.М. Проблемы технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова // Секретарское дело. - 2006. - № 10. - С. 17-22.

14. Гейн, К.Н. Структурный системный анализ: средства и методы : учебное пособие / К.Н. Гейн, Т. Сарсон. - М. : Эйтекс, 2007. - 452 с.

15. Глушаков, С.В. База данных : учебник / С.В. Глушаков. - М. : Фолио, 2006. - 209 с.

16. Грекул, В.И. Проектирование информационных систем : учебник / В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко, Н.Л. Коровкина. - М. : Интернет-Университет информационных технологий, 2005. - 304 с.

17. Диго, С.М. Создание баз данных в среде СУБД Access : учебное пособие / С.М. Диго. - М. : МЭСИ, 2000. - 105 с.

18. Диго, С.М. База Данных: проектирование и использование: учебник / С.М. Диго. - М. : Финансы и статистика, 2005. - 592 с.

19. Избачков, Ю.С. Информационные системы для вузов : учебное пособие / Ю.С. Избачков, В.Н. Петров. - СПб. : Питер, 2005 - 656 с.

20. Интегрированная система управления ВУЗом / http: // http://isu.tisbi.ru.

21. Интернет-Университет информационных технологий / http:// www.intuit.ru/department/itmngt/isimman/1/.

22. Информационные технологии в обеспечении нового качества высшего образования : сб. науч. статей / Всероссийская научно-практическая конференция «Информационные технологии в обеспечении нового качества высшего образования». - М. : МИСиС, 2010. - 312 с.

23. Карпова, Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация : учебник / Т.С. Карпова. - СПб. : Питер, 2002. - 304 с.

24. Карташов, С.С. Образование и XXI век : информационные и коммуникационные технологии : учебное пособие / С.С. Карташов. - М. : Наука, 2005. - 191 с.

25. Кудряев, В.А. Организация работы с документами : учебник для вузов / В.А. Кудряев. - М. : ИНФРА-М, 2001. - 592 с.

26. Кузнецов, С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2005. - № 10. - С. 32-35.

27. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебник / Т.В. Кузнецова. - М. : Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 818 с.

28. Куперштейн, В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении : учебное пособие / В.И. Куперштейн. - СПб. : БХВ, 2003. - 205 с.

29. Мicrosoft Access 2003. Шаг за шагом : практ. пособие / пер. с англ. - М. : СПЭКОМ, 2004. - 432 с.

30. Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство : учебный курс / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова ; под ред. Н.В. Макаровой. - СПб. : Питер, 2004. - 416 с.

31. Малыхина, М.П. Базы данных. Основы, проектирование, использование : учебное пособие / М.П. Малыхина. - СПб. : БХВ-Петербург, 2006. - 528 с.

32. Марков, А.С. База данных. Введение в теорию и методологию : учебник / А.С. Марков, К.Ю. Лисовский. - М. : Учебник, 2006. - 512 с.

33. Мартюшов А.В. Применение ИКТ в управлении образованием как компонент развития единой образовательной среды : лекции // http://ito.edu.ru/ 2002/IV/IV-0-3066.html.

34. Мацяше, Л. Анализ требований и проектирование систем : учебник / Л. Мацяше. - М. : Вильямс, 2007. - 289 с.

35. Назаров, С.В. Программирование на MS Visual Basic : учебное пособие / С.В. Назаров, П.П. Мельников. - М. : Финансы и статистика, 2005. - 320 с.

36. Овсянников, М.В. Проектирование функциональной модели : учебник / М.В. Овсянников. - М. : МГТУ, 2001. - 547 с.

37. Румынина, Л.А. Делопроизводство : учебник / Л.А. Румынина. - М. : Мастерство, 2002. - 220 с.

38. Санникова, З.А. Положение по делопроизводству в НМИ : методические рекомендации / З.А. Санникова. - Нижнекамск : Нижнекамский муниципальный институт, 2009. - 59 с.

39. Советов, Б.Я. Базы данных. Теория и практика : учебник / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский, В.Д. Чертовский. - М. : Высшая школа, 2006 - 464 с.

40. Титоренко, Г.А. Информационные системы в экономике : учебник для студентов вузов / Г.А. Титоренко. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2008. - 463 с.

41. Устав муниципального автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Нижнекамский муниципальный институт» // http://www.nmi.su.

42. Федоренко, Н.П. Справочник разработчика АСУ : учебное пособие / Н.П. Федоренко, В.В. Карибского. - М. : Экономика, 2006. - 347 с.

43. Филенко, Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко // Делопроизводство. - 2006. - № 3 -С. 64-65.

44. Хансен, Г. База данных. Разработка и управление : учебник / Г. Хансен, Дж. Хансен. - М. : Беном, 2007. - 148 с.

45. Хомоненко, А.Д. Базы данных : учебник / А.Д. Хомоненко. - М. : Крона ПРИНТ, 2005. - 589 с.

46. Хорьков, В.А. Автоматизация учебного процесса : лекция / В. А. Хорьков // http://www.vedomosti.guru-soft.ru.

47. Черемных, С.В. Моделирование и анализ систем IDEF-технологии : учебное пособие / С.В. Черемных. - М. : Финансы и статистика, 2002. - 104 с.

48. Черемных, С.В. Структурный анализ систем: IDEF-технологии : учебник для вузов / С.В. Черемных, И.О. Семёнов, В.С. Ручкин. - М. : Финансы и статистика, 2003. - 532 с.

49. Шарина, А. Язык SQL : учебное пособие / А. Шарина. - СПб. : Питер Пресс, 2001. - 592 с.

50. Швецова, С.В. Автоматизация систем управления в образовании : лекция / С.В. Швецова // http://www.yspu.yar.ru.

51. Шпак, Ю. А. Проектирование баз данных : учебник / Ю.А. Шпак. - М. : Эксмо, 2007 - 304 с.

52. Электронный документооборот «Ефрат» // http://www.evfrat.ru.

Приложение A

Таблица 1. Номенклатура дел кафедры информатики НМИ

Индекс стр.подр	Наименование дела	Ср.хр. и №ст. по перечню	Примечание
25-01	Копии приказов ректора и проректоров вуза	До минования надобности	Подлинники - в управлении делами
25-02	Протоколы заседаний кафедры за учебный год	Постоянно/571
25-03	Протоколы заседаний учебно-методической комиссии, выписки из протоколов заседаний учебно-методического совета	Постоянно
25-04	План работы кафедры на учебный год	Постоянно/572а
25-05	План научно-исследовательской работы кафедры на учебный год	Постоянно
25-06	Планы повышения квалификации профессорско-преподавательского состава. Копии Аттестации, планы повышения квалификации и должностные инструкции	До минования надобности	Подлинники - в управлении аспирантуры и докторантуры
25-07	Индивидуальные планы и отчеты работы преподавателей	5/574
25-08	Рабочие учебные планы на учебный год и графики учебного процесса	1/602
25-09	Годовой отчет о работе кафедры	Постоянно/575а
25-10	Годовой отчет о научно-исследовательской работе кафедры	Постоянно/1284
25-11	Сведения о педагогической нагрузке преподавателей кафедры на учебный год	5 л.
25-12	Дипломные работы и проекты студентов, отзывы на них	5/591	Дипломные работы, отмеченные на конкурсах - постоянно.
25-13	Документы по практике
25-14	Курсовые работы студентов	2/590
25-15	Экзаменационные билеты по лекционным курсам	1/566
25-16	Документы о работе кружков	5 л.
25-17	Журнал регистрации входящих и исходящих документов	3/106б

Приложение B

Рис. 1. Вкладка «Запросы и отчеты» формы «КАФЕДРА»

Приложение C

Рис. 2. Вкладка «Справочная информация» формы «КАФЕДРА»

Приложение D

Рис. 3. Вкладка «О программе» формы «КАФЕДРА»

Приложение E

Рис. 4. Отчет «По учебному году»

Размещено на Allbest.ru