Разработка системы автоматизации архива "Айрон Маунтен"

Размещено на http://www.allbest.ru

Оглавление

1. Введение

2. Аналитическая часть

2.1 Характеристика предприятия и его деятельности

2.2 Организационная структура управления предприятием

2.3 Описание объекта автоматизации

2.4 Анализ существующих бизнес-процессов объекта автоматизации

2.5 Постановка задачи автоматизации

2.6 Обзор рынка аналогов программных продуктов

2.6.1 Система управления складом «Penta WMS»

2.6.2 Система управления складом «WMS Qguar Pro»

2.6.3 Система управления складом «Solvo.WMS»

2.7 Проектные решения

2.7.1 Способ приобретения ИС

2.7.2 Информационное обеспечение ИС

2.7.3 Программное обеспечение ИС

2.7.4 Техническое обеспечение ИС

2.7.5 Стратегия внедрения ИС

3. Проектная часть

3.1 Проектирование БД ИС

3.1.1 Инфологическая модель данных

3.1.2 Даталогическая модель данных

3.1.3 Физическая модель данных

3.2 Программное обеспечение задачи

3.2.1 Описание программных модулей системы автоматизации

3.2.2 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

3.3 Тестирование разработанной программной системы 4

3.3.1 Главная форма приложения

3.3.2 Интерфейс справочников

3.3.3 Интерфейс отчетов

Заключение

Список использованной литературы

Приложение А



1. Введение

информационный автоматизация архив

Потребности правительственных учреждений и органов государственного сектора в сфере управления информацией и защиты данных представляют собой непростую и c каждым днем все более усложняющуюся задачу. Государственные организации сталкиваются с растущими проблемами, касающимися реализации экономически эффективной стратегии, которая позволит снизить риски по защите, управлению и обеспечению доступа к информации. Предприятия малого и среднего бизнеса сталкиваются с уникальными задачами безопасного управления и защиты критически важной информации о бизнесе и клиентах. Компания «Айрон Маунтен» предоставляет специализированные услуги управления информацией, разработанные с учетом масштаба предприятия.

Целью данного дипломного проекта является разработка информационной системы для автоматизации логистики в управлении архивом документов компании «Айрон Маунтен». Разрабатываемая система должна обеспечивать автоматизацию всей цепочки сохранности информации, начиная от создания и хранения документов и заканчивая их надежным сертифицированным уничтожением.

К преимуществам разрабатываемой системы относятся:

Комплексное программное управление и хранение документов - от консультирования на территории заказчика до внешнего хранения в сверхнадежных хранилищах компании;

Исчерпывающие возможности упорядоченного хранения и поиска документов;

Полнофункциональный поиск документов и обработка запросов;

Консультации и поддержка разработки и внедрения политики уничтожения информации.

Разработка системы автоматизации архива Айрон Маунтен проводится в несколько этапов:

анализ работы компании «Айрон Маунтен»;

выделение бизнес-процессов архива «Айрон Маунтен»;

постановка задачи автоматизации;

проектирование модели данных системы;

реализация БД системы;

реализация клиентского приложения системы;

расчет показателей экономической эффективности проекта.

Разработка системы должна осуществляться с использованием стандартных методологий функционального моделирования: IDEF0 и информационного моделирования IDEF1Х. Моделирование должно выполняться в рамках стандартов, поддерживаемых программными средствами моделирования ERWin 4.х и BPWin 4.х. Для работы с БД должен использоваться язык запросов SQL в рамках стандарта ANSI SQL-92. Для разработки пользовательских интерфейсов и средств генерации отчетов (любых твердых копий) должна использоваться визуальная среда программирования Delphi 10.



2. Аналитическая часть

2.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Бизнес-информация обладает огромной потенциальной ценностью, но также она сопряжена с рисками, расходами и трудностями, связанными с управлением. Компания «Айрон Маунтен» - надежный партнер в области управления информацией и документацией. Основанная в 1951 году в Ливингстоне, штат Нью-Йорк, компания обслуживает более 160 000 клиентов в Европе, Великобритании, Северной и Южной Америке.

Компания «Айрон Маунтен» помогает организациям повысить эффективность, уменьшить риски и расходы, связанные с управлением информацией на физических носителях и в электронном формате. На сегодняшний день компания управляет миллиардами информационных ресурсов, в том числе деловыми записями, электронными файлами, медицинскими данными, электронной почтой и другой информацией различных организаций по всему миру.

Первым клиентом компании был Сберегательный банк «Ист Ривер». Из этого банка в новое хранилище Айрон Маунтен привезли на бронированных автомобилях микрофотокопии записей о депозитах и дубликаты образцов подписей. Скоро появились и другие корпоративные клиенты, когда нью-йоркские компании начали осознавать необходимость защиты важных записей.

Вскоре у клиентов возникло желание хранить бумажные документы. В 1978 году компания открыла первое наземное хранилище данных в Нью-Йорке. В 1980 году было создано представительство в Новой Англии для удовлетворения растущей потребности в хранении резервных данных компьютеров. В 1983 году Айрон Маунтен продолжила свою экспансию в Новой Англии, купив бостонскую компанию «New England Storage Warehouse» [1].

К середине 80-х годов XX века уже были представлены все линии продуктов, которые составляют основу современного бизнеса компании. Она предлагала услуги хранения и управления данными на бумажных носителях (включая крупномасштабные операции на вертикальных рынках медицинских и юридических данных), а также услуги внешнего хранения и защиты жизненно важных данных на рынках Нью-Йорка и Новой Англии.

В 1988 году компания «Айрон Маунтен» значительно продвинулась вперед, приобретя бизнес «Bell & Howell Records Management, Inc.», и стала первым национальным поставщиком услуг в отрасли [1].

Рост продолжался, и к 1995 году годовой доход «Айрон Маунтен» превысил 100 миллионов долларов. Руководство компании чувствовало, что наступил подходящий момент для консолидации индустрии управления данными. В феврале 1996 года «Айрон Маунтен» стала публичной компанией [1].

На сегодняшний день акции компании «Айрон Маунтен» участвуют в открытых торгах на Нью-йоркской фондовой бирже под тиккером «IRM». «Айрон Маунтен» входит в список топ 1000 компаний журнала «Fortune». Позиция в 2009 году: 681 (см. рис. 2.1).

Рисунок 2.1 - Список топ 1000 компаний журнала «Fortune» 2009 год

Организации всех масштабов, представляющие все основные отрасли экономики, - в том числе более 95% организаций из рейтинга Fortune 1000 и более 85% компаний из индекса «Financial Times» FTSE 100 - выбирают «Айрон Маунтен» своим партнером по управлению данными [1].

Получив в 2008 году прибыль в размере 3,1 миллиарда долларов и создав мощности, позволяющие обслуживать большую часть глобальных рынков, «Айрон Маунтен» стала компанией по управлению данными, которой доверяют во всем мире (см. рис. 2.2).

Рисунок 2.2 - Динамика прибыли Айрон Маунтен (1997 - 2009)

На сегодняшний день Айрон Маунтен защищает и предоставляет доступ более чем к 425 миллионам кубических футов бумажных записей, 10 миллиардам сообщений электронной почты, 65 миллионам компьютерных резервных лент, 2,5 миллионам ПК и 20 000 серверов (см. рис. 2.3).

Рисунок 2.3 - Защита и управление информацией Айрон Маунтен

Компании доверено хранение некоторых из наиболее ценных памятников истории, культурных ценностей, деловых документов и медицинских записей. Для обеспечения надлежащей защиты и предоставления этой информации в Айрон Маунтен работает 21 тыс. профессионалов по всему миру, а также создана инфраструктура, которая не имеет себе равных, включающая более 1000 хранилищ, 10 информационных центров и 3500 транспортных средств.

Сочетание опыта, знаний и репутации надежного партнера сделало Айрон Маунтен одним из ведущих мировых поставщиков следующих услуг:

Хранения и управления записями;

Защиты и восстановления данных;

Уничтожения информации.

Айрон Маунтен постоянно работает над тем, чтобы партнеры могли использовать информацию с максимальной пользой, снизив при этом расходы и риски, связанные с хранением и защитой этой информации. Решения по управлению информацией позволяют партнерам оптимизировать информацию, оптимизировать свой бизнес и обеспечить качественное восстановление, согласование и нахождение информации [2].

2.2 Организационная структура управления предприятием

Схема общей организационной структуры управления «Айрон Маунтен» (см. рис. 2.4), отражает состав подразделений организации.

Рисунок 2.4 - Схема общей организационной структуры управления

В состав организационной структуры «Айрон Маунтен» входят следующие подразделения и службы:

Отдел продаж - организация работы с клиентами по продажам услуг в области хранения и управления информацией и документацией;

Бухгалтерия - осуществление бухгалтерского и налогового учета, начисление заработной платы сотрудникам компании;

Архив - организация приема, хранения, поиска и предоставления информации и документации клиентам;

Транспортный отдел - организация доставки документации от клиентов в архив и обратно, по требованию клиента.

Способность Айрон Маунтен профессионально и эффективно выполнять требования, предъявляемые клиентами к управлению документацией, является результатом усилий команды специалистов. На сегодняшний день кадровый состав Айрон Маунтен насчитывает более 20 тысяч сотрудников, таких как:

менеджер операционного отдела (терминал) - складская логистика и обеспечение работы склада;

консультант по продажам (отдел продаж) - консалтинг, активный поиск и назначение встреч с потенциальными клиентами, ведение базы данных клиентов и отчетности по звонкам;

менеджер по продажам (отдел продаж) - развитие продаж и рынков, переговоры и заключение сделок, выполнение плана по продажам;

бухгалтер-кассир - касса и работа с подотчетными лицами, расчеты с персоналом, учет активов;

и др.

Компания проводит тщательный отбор кандидатов, обеспечивая самый высокий уровень их обучения. Сотрудники Айрон Маунтен гарантируют соблюдение конфиденциальности и безопасности.



2.3 Описание объекта автоматизации

Так как целью данного дипломного проекта, является разработка информационной системы для автоматизации логистики в управлении архивом, то более подробно рассмотрим организационную структуру и функции архива «Айрон Маунтен».

Архив Айрон Маунтен осуществляет хранение данных в бумажном и электронном виде и оперативный доступ к ним, при соблюдении строгих правил безопасности и конфиденциальности.

Руководство архивом возлагается на заведующего, который принимается на должность и увольняется на основании приказа директора Айрон Маунтен. Архив оборудован терминалами для приема и предоставления документации клиентам. Каждый терминал возглавляется менеджером операционного отдела, к основным функциям которого относятся:

руководство командой работников архива;

управление ежедневным потоком приема и доставки данных клиентов;

организация эффективной работы оборудования склада;

поддержка высокого уровня качества технического обслуживания и стандартов безопасности.

Эксперты Айрон Маунтен проводят комплексную архивную обработку документов, в которую входит:

упаковка документов в архивные короба;

систематизация документов по срокам хранения;

научно-техническая обработка документов по личному составу (срок хранения 75 лет);

научно-техническая обработка документов по основной деятельности (срок хранения постоянно);

экспертиза ценности документов;

переплет и оформление документов;

передача документов на государственное хранение;

разработка номенклатуры дел организации;

выделение документов с истекшими сроками хранения на уничтожение.

Архив оборудован семиуровневыми стеллажами, располагающимися рядами вдоль стен на протяжении всего помещения. Для размещения архивных коробов с документами на полках стеллажей применяется технология адресного хранения, это позволяет сэкономить место и организовать быстрый и удобный доступ к документам.

2.4 Анализ существующих бизнес-процессов объекта автоматизации

Анализ существующих бизнес-процессов проведен с помощью CASE-средства BPWin в методологии IDEF0. Контекстная диаграмма (см. рис. 2.5) представляет собой модель «черного ящика» и отображает единственную работу, которая определяет управление архивом Айрон Маунтен в целом, а также входящие и исходящие информационные потоки, механизмы управления и осуществления работы.

Рисунок 2.5 - Контекстная диаграмма

Для детализации работ проведена декомпозиция контекстной диаграммы и построена диаграмма декомпозиции (см. рис. 2.6), которая отображает основные работы в управлении архивом Айрон Маунтен.

Рисунок 2.6 - Диаграмма декомпозиция

Основными работами в управлении архивом Айрон Маунтен являются:

Прием документации - осуществляется на основании договора между клиентом и компанией «Айрон Маунтен». При этом принятая документация систематизируется, регистрируется в журнале учета и упаковывается в архивный короб с уникальным кодом. Для каждого короба составляется опись вложения (вложенные документы), каждый короб привязан к определенной организации (клиенту). После приема документации в архив, менеджер операционного отдела выписывает акт о приеме документации в архив и передает его клиенту.

Хранение документации - осуществляется с помощью технологии адресного хранения. Адресное хранение - это способ оптимизации размещения архивного короба в помещении архива, предполагающий присвоение каждому месту хранения индивидуального номера (адреса). Клиенты Айрон Маунтен получают экономичное хранение бумажных и электронных документов в надежном хранилище, оперативное управление ими с использованием самых современных технологий и возможность доступа к ним 7 дней в неделю и 24 часа в сутки.

Поиск документации - по запросу клиента, на основании плана склада определяется адрес хранения архивного короба с необходимой документацией.

Предоставление документации - на основании адреса хранения документации, работники архива отыскивают архивный короб с необходимой документацией и предоставляют клиенту в кратчайшие сроки. После передачи документации клиенту, менеджер операционного отдела выписывает акт о передаче документации и подписывает его у клиента.

Уничтожение документации - у каждого документа имеется свой срок хранения, который устанавливается нормативными документами. Документы, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению. Каждый архивный короб проходит обязательную экспертизу ценности, по результату которой, составляется акт о выделении документов с истекшими сроками хранения на уничтожение. После утверждения акта руководителем организации, документы конфиденциально уничтожаются на промышленном шредере.

2.5 Постановка задачи автоматизации

Сегодня понятия «управление архивами» и «деловая документация» значительно изменились. Деловая документация сегодня это больше, чем традиционные архивы и бумажные документы. Бумажные или электронные, документы основа бизнеса. Каждый документ несет в себе потенциальный риск утечки информации, и этим риском необходимо управлять. Значительно изменился объем деловой документации. Компании создают миллиарды бумажных документов, триллионы документов передаются по электронной почте - всем этим необходимо управлять.

В России сейчас у компании «Айрон Маунтен» насчитывается свыше 500 клиентов и более 1 тыс. контрактов. Основную их часть составляют крупные финансовые организации (банки, страховые компании), розничная торговля, производители товаров массового потребления, телеком-провайдеры. В Айрон Маунтен рассчитывают, что через пять лет число их клиентов в России превысит 2 тыс.

Управление данными тысяч компаний, оформление сопроводительной документации и оперативное предоставление необходимой информации являются трудоемкими процессами. Использование специализированных программных продуктов даст компании возможность сократить временные затраты на обработку большого количества информации и анализ данных, а также позволит руководству эффективно планировать и осуществлять работу архива.

Таким образом, среди автоматизируемых функций основные и наиболее трудоемкие бизнес-процессы, связанные с управлением архивом Айрон Маунтен:

прием документации на хранение;

формирование и печать акта о приеме документации в архив;

адресное хранение архивных коробов;

формирование и печать инвентаризационной описи документов;

ведение архива электронных копий документов;

контроль сроков хранения документации;

уничтожение документации с истекшим сроком хранения;

формирование и печать акта об уничтожении документов;

оперативный поиск документации;

доставка документации по требованию клиента;

формирование и печать акта о передаче документации клиенту;

формирование отчета о принятой на хранение в архив документации (по клиенту/периоду);

формирование отчета о предоставленной клиентам документации из архива (по клиенту/периоду);

формирование отчета об уничтоженной документации (по клиенту/периоду);

анализ работы архива.

Темпы роста объемов, хранящейся в архиве компании «Айрон Маунтен» документации, и объективная необходимость повышения уровня обслуживания клиентов, привело к пониманию о необходимости минимизировать издержки, связанные с управление архивом. Минимизация таких издержек достигается при помощи организации адресного хранения в комплексе с внедрением автоматизированной системы управления.

Переход от архива с «первобытной» системой хранения и управления данными к адресному архиву с автоматизацией логистических процессов, обуславливается вполне конкретными преимуществами последних:

При систематизации документации высвобождается дополнительный объем хранения, за счет её рационального размещения;

Сокращается численность персонала и повышается производительность труда. Отпадает необходимость в «незаменимых сотрудниках», знающих, что и где лежит.

Сокращается себестоимость архивных операций, что даст возможность получить дополнительные ценовые преимущества по сравнению с конкурентами.

Осуществляется полный контроль всех архивных операций, позволяющий грамотно выстроить бюджет складской логистики компании.

Ускорение процесса инвентаризации склада и значительное снижение ошибок инвентаризации.

Ускорение процесса комплектации заказов и их отгрузки, что приводит к значительному снижению претензий от клиентов и отсутствию штрафных санкций.

При размещении документации на складе, сотруднику не требуется иной информации, кроме акта приемки, где уже указаны адреса хранения.

При комплектации заказа, сотруднику требуется только акт передачи, где конкретно указаны адреса хранения и количество документации, которое требуется оттуда забрать.



2.6 Обзор рынка аналогов программных продуктов

Обзор рынка аналогов программных продуктов проведен с помощью сети Internet. В результате были отмечены несколько существующих WMS систем для решения поставленной задачи.

WMS - это программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий автоматизацию планирования и управления складскими операциями в режиме реального времени. Автоматизация управления в WMS-системах строится на технологиях:

адресное хранение товаров;

автоматическая идентификация мест хранения, товаров, техники и персонала склада с помощью штрих-кодов или радиочастотных меток (RFID);

дистанционного управления исполнением заданий с помощью мобильных промышленных компьютеров (радио-ТСД), систем прямого голосового управления (pick-by-voice).

2.6.1 Система управления складом «Penta WMS»

Penta Group - специализированный поставщик высокотехнологичных решений по автоматизации складской логистики (WMS систем) для организаций различных размеров и отраслевой принадлежности. Комплексная автоматизация склада выполняется на основе профессиональной складской программы (WMS система на 1С) собственной разработки с использованием оборудования терминалов сбора данных и Wi-Fi Motorola [3].

Основные функциональные характеристики системы управления складом «Penta WMS»:

Приемка. Возможными источниками поступления товара могут быть поставщики (в случае прихода товара от поставщика), клиенты (в случае возврата товара от клиента), другие склады (в случае перемещения между складами одного предприятия), производственные площадки (в случае поступления готовой продукции из производства). Информация об ожидаемой приемке хранится WMS системой в документе «Заказ на приемку». Также система управления складом позволяет осуществлять приемку с одновременным созданием «Заказа на приемку» на основании товаросопроводительных документов. Или без создания заказа «по факту» поступления товара.

Размещение. При размещении контролируются объемные и весовые характеристики товара. Исходя из этой информации, WMS система выбирает только те ячейки, куда этот товар физически можно разместить. Правила размещения товара задаются индивидуально для каждой единицы хранения товара (паллеты, коробки, штуки). Это позволяет использовать различную логику работы с каждым типом единиц хранения.

Подпитка (пополнение) зоны ручного отбора. Подпитка является сервисной операцией и предназначена для обеспечения своевременного отбора заказов из адресов коробочного и штучного отбора. Как правило, текущая подпитка, выполняемая одновременно с планированием отбора заказов. При этом задания на подпитку и отбор взаимосвязаны - задание на отбор создается и выдается исполнителю только по завершению соответствующей подпитки. Если объем заказа составляет менее одной паллеты, то задание на отбор заказа в целом также может выдаваться только при завершении соответствующей подпитки.

Отбор. Распределение заданий между исполнителями производится системой управления складом исходя из приоритетности заданий. А также функциональных возможностей исполнителей и закрепления их за определенными товарными группами или участками склада. Для отборщиков состав задания рассчитывается исходя из ограничений на вес и/или объем паллеты. Последовательность операций в задании определяется исходя из приоритетности правил (кратчайший маршрут, максимальное высвобождение адресов хранения, порядок укладки товаров на паллету и т.п.).

Упаковка (предпродажная подготовка). На этапе упаковки могут решаться задачи комплектации заказов и контрольный пересчет товаров на паллетах отбора.

Отгрузка. Данной операции в системе управления складом соответствует документ «Отгрузка». Если в одно транспортное средство загружается несколько заказов, то последовательность их загрузки указывается в документе. Содержание и форма товарно-сопроводительных документов могут определяться индивидуально для каждого заказчика.

Инвентаризация. Из-за недисциплинированности складских работников или технологических ошибок возможно появление временных расхождений в остатках товаров на складе и складской программе.

В системе управления складом «Penta WMS» для решения данной проблемы используется двухконтурность учета остатков (см. рис. 2.7):

адресный контур, в котором остатки товаров учитываются по адресам;

учетный контур, в котором остатки учитываются по складу в целом.

Рисунок 2.7 - Двухконтурность учета остатков

В WMS системе реализованы следующие виды инвентаризаций:

Полная инвентаризация склада. Проводится с остановкой работы склада на прием и отгрузку товара.

Выборочная инвентаризация по проблемным адресам или товарам. Проводится при выявлении излишков или недостач в местах хранения товара, а также при поступлении претензий от заказчиков.

Текущая инвентаризация. Проводится в профилактических целях в регулярном режиме.

Оптимизация. Формирование заданий на перемещения производится WMS системой в случаях:

необходимости пополнения зоны отбора;

изменения АВС-классификации товаров;

изменения зон размещения товаров;

фрагментации адресов хранения товаров;

сезонности товародвижения.

Показатели основных количественно-стоимостных характеристик системы управления складом «Penta WMS» представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1 - Показатели характеристик Penta WMS

2.6.2 Система управления складом «WMS Qguar Pro»

WMS Qguar Pro - комплексное решение логистики для автоматизации управления складскими процессами на предприятиях различного типа и величины. Автоматизация склада в виде системы управления складом поддерживает операции по обработке грузопотоков, как на собственных складах, так и в случае работы логистических провайдеров [4].

Система управления складом «WMS Qguar Pro» содержит огромный набор специализированных функций для автоматизации складов, которые удовлетворят наиболее требовательных клиентов:

иерархическая структура складов;

пространственное деление складских мест;

определение логистических параметров артикулов;

заказы к поставщикам и приемки на склад;

качественный и количественный контроль товара при поставке;

автоматическая идентификация;

автоматическое или мануальное управление размещением;

пополнение мест отбора;

заявки от клиентов и отправки со склада;

различные типы комплектации;

кросс-докинг;

управление заданиями;

инвентаризации;

управление возвратной тарой;

управление партиями и сроками годности;

отслеживание партий и складских носителей;

беспроводный обмен данными;

автоматизация штрих-кодов, полное обслуживание EAN UCC;

определяемые стратегии обслуживания клиентов;

режимы работы;

консолидация склада;

отчеты и анализ работы с отдельными клиентами;

отчеты по расчету логистических услуг;

работа с устройствами складской автоматики;

возможность работы с мобильными устройствами;

обмен данных с внешними системами (сертифицированные интерфейсы).

Показатели основных количественно-стоимостных характеристик системы управления складом «WMS Qguar Pro» представлены в таблице 2.2.

Таблица 2.2 - Показатели характеристик WMS Qguar Pro

Применение Qguar WMS PRO на логистических складах позволяет, в частности, одновременное управление товарами, принадлежащими разным клиентам, при использовании совместных складских ресурсов. Предназначение системы, это, прежде всего, центры дистрибуции, логистические склады и складские базы промышленных предприятий [4].

2.6.3 Система управления складом «Solvo.WMS»

Solvo.WMS - система управления складом последнего поколения, которая позволяет эффективно автоматизировать процессы на средних и крупных складских комплексах с любым типом номенклатуры и объёмом оборота [5].

Основные функциональные характеристики системы управления складом «Solvo.WMS»:

Приемка:

передача документов в электронном виде между ERP и WMS исключает двойной ввод данных и сокращает вероятность ошибок при приемке;

приемка ведется с использованием ввода данных сканированием штрих-кода на упаковке. Это существенно сокращает возможность пересортицы и снижает требования к знанию персоналом ассортимента. А также ускоряет процесс приемки за счет автоматического ввода данных по товарам из справочников товаров и упаковок;

приемка с использованием радиотерминалов позволяет отражать информацию в системе сразу же после ее ввода операторами приема на экране радиотерминале. В режиме реального времени можно получить информацию о проценте принятого товара, упаковках, партиях, сериях, с фиксацией имени ответственного за приемку сотрудника;

возможность оперативно выбирать упаковку товара, товарную партию, срок годности/дату производства и т.д., что позволяет ускорить приемку и сократить число ошибок;

контроль расхождений при приемке в режиме реального времени. Solvo.WMS ведет автоматический учет фактически принятого на склад товара, предупреждает о расхождениях с документами и печатает акт о приемке. Это практически исключает возможность пересортицы, а также сокращает затраты времени на ввод данных и оформление документов приема.

Размещение. В системе Solvo.WMS используется адресное хранение грузовых единиц (паллет, коробок). Любой груз в системе храниться в определенном «адресе», информация о котором доступна в реальном времени и используется при выполнении всех складских операций.

Хранение. Использование адресного хранения и учет товаров в разрезе грузовых единиц (паллет) предоставляет следующие возможности повышения эффективности:

отображение информации о хранимом товаре в разрезе упаковок, сроков годности, партий, серий и т.д. Возможность принятия решения об отгрузке на основе данных параметров;

возможность оперативного изменения топологии (зонирования) склада, расстановки стеллажей, параметров ячеек в соответствии с изменениями текущей обстановки и/или структуры продукции;

учет сроков годности (партионный учет) позволяет предпринять заблаговременно корректирующие действия по их ускоренной реализации (отчет по товарам с истекающими сроками годности для отдела продаж).

Заказы. Основными этапами сборки заказов являются:

передача заказов в электронном виде из ERP в WMS;

планирование заказов, как с учетом сроков годности, так и типов упаковок (паллеты, коробки), соблюдением правил FIFO/LIFO, либо специальных требований клиентов (см. рис. 2.8);

автоматическое формирование заданий на отбор с учетом адресов ячеек отбора и оптимизации маршрутов отбора для сокращения пробега техники и персонала;

автоматическое распределение и выдача заданий персоналу с учетом привилегий и приоритетов заказа;

отслеживание процесса сборки заказов в режиме онлайн с возможностью изменения приоритета заказа.

Рисунок 2.8 - Планирование заказов

Отгрузка. В процессе отгрузки реализуются следующие этапы:

печать упаковочного листа по заказу;

контроль отгрузки в режиме реального времени.

Показатели основных количественно-стоимостных характеристик системы управления складом «Solvo.WMS» представлены в таблице 2.3.

Таблица 2.3 - Показатели характеристик Solvo.WMS

Основные цели работы системы Solvo.WMS - повышение эффективности складских операций и производительности работы складского персонала и техники [5].

2.7 Проектные решения

2.7.1 Способ приобретения ИС

Для автоматизации поставленной задачи компания «Айрон Маунтен» может воспользоваться следующими вариантами приобретения информационной системы:

покупка существующей ИС;

покупка и доработка существующей ИС;

доработка текущей ИС организации;

собственная разработка ИС.

В результате обзора рынка аналогов программных продуктов, были отмечены несколько существующих технологий для решения поставленной задачи (Penta WMS, Qguar WMS PRO, Solvo.WMS). Однако, предложенные программные продукты слишком громоздкие (т.е. большие технические требования, сложность обучения персонала и т.д.) и дорогостоящие. Немаловажно, что используемые предложенными системами СУБД (Oracle, MS SQL) требуют ежегодной оплаты пользовательских лицензий. К тому же, привлечение сторонних специалистов для внедрения и технической поддержки конфигурации на предприятии приведет к дополнительным материальным затратам. Поэтому руководством «Айрон Маунтен» было принято решение о проведении собственной разработки системы для автоматизации логистики в управлении архивом.

2.7.2 Информационное обеспечение ИС

Информационным обеспечением задачи является вся входящая и исходящая информация, отражающаяся во входных и выходных документах.

Входные документы:

документы клиентов;

запросы клиентов.

Выходные документы:

акт приема документов;

инвентаризационная опись документов;

акт передачи документов;

акт об уничтожении документов;

отчет о хранящейся в архиве документации (по клиенту/периоду);

отчет о предоставленной клиентам документации из архива (по клиенту/периоду);

отчет об уничтоженной документации (по клиенту/периоду).

Перечень и описание выходных документов, которые формируются при проведении складских операций, представлен в таблице 2.4.



Таблица 2.4 - Перечень и описание выходных документов

Все выходные документы имеют унифицированную форму в фирменном стиле и хранятся в архиве компании «Айрон Маунтен».

2.7.3 Программное обеспечение ИС

Для проектирования структуры базы данных целесообразно использование программы AllFusion ERwin Data Modeller, которая позволяет проектировать, документировать и сопровождать базы данных. Создав наглядную модель базы данных, можно оптимизировать структуру БД и добиться её полного соответствия требованиям и задачам организации. Визуальное моделирование повышает качество создаваемой базы данных, продуктивность и скорость её разработки. После этого можно импортировать созданную модель базы данных в СУБД MS Access, которая в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных (персональных) программных систем управления базами данных. Успех Microsoft Access заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и квалифицированного пользователя.

Вся мировая индустрия средств разработки приложений движется в направлении максимального упрощения процесса создания программ, переводя его на визуальный уровень, что позволяет программистам сосредоточиться только на логике решаемых задач. В таком контексте разрабатываемая система реализована в визуальной среде проектирования Delphi 2010, на объектно-ориентированном языке программирования Object Pascal. Преимущества выбранной среды проектирования Delphi 2010:

Повышенное удобство работы программиста - усовершенствованная интегрированная среда разработчика. Добавленные средства навигации и просмотра для исходных текстов, классов, объектов. Повсеместно реализованный режим перетаскивания. При создании модулей данных доступен специальный режим визуального проектирования взаимосвязей между таблицами базы данных.

Расширенная библиотека компонентов. Более 200 компонентов позволяют, не прибегая к программированию, вести разработку сложных приложений, работающих с базами данных, в локальных сетях и в Интернете, только на визуальном уровне.

Улучшенные средства отладки приложений. Точки прерываний можно объединять в группы и задавать сложные логические условия их срабатывания. Допускается отлаживать различные внешние процессы, в том числе и выполняющиеся на других компьютерах.

Поддерживаются язык расширенной разметки XML и динамическая версия языка разметки гипертекста HTML. Поддержка языка HTML позволяет использовать браузеры последнего поколения как готовые клиентские программы для работы с серверами приложений и баз данных.

Ориентация на Интернет технологии. Новые компоненты технологии MIDAS позволяют разворачивать базы данных в Интернете и строить в глобальной сети многоуровневые защищенные программные комплексы со встроенными серверами приложений.

Расширенные возможности по работе с СУБД InterBase. Значительно повышенная функциональность компонентов, позволяющих организовать прямую связь с InterBase, не прибегая к механизму BDE.

Включена поддержка технологии ADO. Наиболее передовая технология доступа к данным Microsoft ADO, не требующая драйверов ODBC или BDE, реализованная в виде большого набора компонентов. С помощью ADO возможно организовывать доступ к данным в произвольном формате.

2.7.4 Техническое обеспечение ИС

Минимальные требования к техническому обеспечению, необходимому для нормального функционирования разрабатываемой информационной системы, представлены в таблице 2.5.

Таблица 2.5 - Минимальные требования к техническому обеспечению

2.7.5 Стратегия внедрения ИС

Внедрение - это процесс перехода от использования старой системы к использованию новой. Можно выделить четыре основных типа перехода на использование новой системы:

стратегия параллельного перехода;

стратегия прямого перехода;

стратегия пилотного перехода.

Для внедрения разрабатываемой системы автоматизации логистики в управлении архивом используется стратегия параллельного перехода, при которой, в организации одновременно функционируют и старая, и замещающая ее система до тех пор, пока каждый сотрудник не убедиться в том, что новая система функционирует корректно. Это наиболее безопасный способ перехода, так как при возникновении ошибок, данные из старой системы могут использоваться в качестве резервной копии.



3. Проектная часть

3.1 Проектирование БД ИС

3.1.1 Инфологическая модель данных

Инфологическая модель данных предметной области содержит следующие основные конструкции:

диаграммы «сущность-связь» (Entity - Relationship Diagrams);

определения сущностей;

уникальные идентификаторы сущностей;

определения атрибутов сущностей;

отношения между сущностями;

супертипы и подтипы.

В результате анализа предметной области, был составлен словарь предметной области, который представлен в таблице 3.1.

Таблица 3.1 - Словарь предметной области

Элементы информационной модели данных предметной области являются входными данными для решения задачи проектирования базы данных - создания даталогической модели данных. Информационная модель данных строится независимо от выбираемой модели данных (сетевой, иерархической, реляционной, объектно-ориентированной, многомерной и т.д.), поддерживаемой СУБД, модели вычислений, программно-аппаратной платформы для базы данных [6].

На основании словаря данных предметной области средствами ERWin составлена диаграмма «сущность-связь» (см. рис. 3.1) в методологии IDEF1X (Information Modeling).

Рисунок 3.1 - IDEF1X -диаграмма «сущность-связь» (ER-уровень)

Дополнительно определяются атрибуты сущностей, характеристики связей, индексы и бизнес-правила, описывающие ограничения и закономерности предметной области.

3.1.2 Даталогическая модель данных

При проектировании логической структуры БД осуществляются преобразование исходной инфологической модели в модель данных, поддерживаемую конкретной СУБД, и проверка адекватности полученной даталогической модели отображаемой предметной области. Для реализации проекта автоматизации в рамках данного дипломного проекта выбрана реляционная модель данных. После определения атрибутов сущностей и модели данных, средствами ERWin построена даталогическая модель данных, которая представлена IDEF1X-диаграммой KB-уровня (см. рис. 3.2).



Рисунок 3.2 - IDEF1X-диаграмма (KB-уровень)

Описание атрибутов сущностей, с указанием ключевых атрибутов, представлено в таблицах 3.2 - 3.12.

Таблица 3.2 - Описание атрибутов сущности «Клиент»

Таблица 3.3 - Описание атрибутов сущности «Менеджер»

Таблица 3.4 - Описание атрибутов сущности «Группа»



Таблица 3.5 - Описание атрибутов сущности «Стеллаж»

Таблица 3.6 - Описание атрибутов сущности «Ярус»

Таблица 3.7 - Описание атрибутов сущности «Ячейка»

Таблица 3.8 - Описание атрибутов сущности «Прием»

Таблица 3.9 - Описание атрибутов сущности «Короб»



Таблица 3.10 - Описание атрибутов сущности «Документ»

Таблица 3.11 - Описание атрибутов сущности «Передача»

Таблица 3.12 - Описание атрибутов сущности «Уничтожение»

3.1.3 Физическая модель данных

При формировании физической схемы в ERwin, каждая из определённых в даталогической схеме сущностей отображается в таблицу, которая является одним отношением. При этом следует учитывать ограничения на размер таблиц, которые накладывает СУБД Access (см. рис. 3.3).



Рисунок 3.3 - IDEF1X-диаграмма (FA-уровень)

Генерация физической модели базы данных, осуществлена средствами ERwin и представлена схемой данных Access (cм. рис. 3.4).

Рисунок 3.4 - Схема данных Access

Таблица «Клиент» (cм. рис. 3.5) хранит сведения о клиентах компании Айрон Маунтен.



Рисунок 3.5 - Таблица «Клиент» в режиме конструктора

Таблица «Менеджер» (cм. рис. 3.6) хранит сведения о менеджерах операционного отдела компании Айрон Маунтен.

Рисунок 3.6 - Таблица «Менеджер» в режиме конструктора

Таблица «Группа» (cм. рис. 3.7) хранит сведения о группах документации, принимаемых на хранение компанией Айрон Маунтен.



Рисунок 3.7 - Таблица «Группа» в режиме конструктора

Таблица «Стеллаж» (cм. рис. 3.8) хранит сведения о стеллажах архива Айрон Маунтен, используемых для хранения документации.

Рисунок 3.8 - Таблица «Стеллаж» в режиме конструктора

Таблица «Ярус» (cм. рис. 3.9) хранит сведения о ярусах стеллажей архива Айрон Маунтен, используемых для хранения документации.



Рисунок 3.9 - Таблица «Ярус» в режиме конструктора

Таблица «Ячейка» (cм. рис. 3.10) хранит сведения о ячейках ярусов стеллажей архива Айрон Маунтен, используемых для хранения документации.

Рисунок 3.10 - Таблица «Ячейка» в режиме конструктора

Таблица «Прием» (cм. рис. 3.11) хранит сведения об актах приема документации от клиентов на хранение в архив Айрон Маунтен.



Рисунок 3.11 - Таблица «Прием» в режиме конструктора

Таблица «Короб» (cм. рис. 3.12) хранит сведения об архивных коробах, принятых на хранение в архив Айрон Маунтен, на основании актов приема.

Рисунок 3.12 - Таблица «Короб» в режиме конструктора

Таблица «Документ» (cм. рис. 3.13) хранит сведения о документах архивных коробов, принятых на хранение в архив Айрон Маунтен, на основании актов приема.



Рисунок 3.13 - Таблица «Документ» в режиме конструктора

Таблица «Передача» (cм. рис. 3.14) хранит сведения об актах передачи документации клиентам из архива Айрон Маунтен.

Рисунок 3.14 - Таблица «Передача» в режиме конструктора

Таблица «Уничтожение» (cм. рис. 3.15) хранит сведения об актах уничтожения документации клиентов из архива Айрон Маунтен, по истечению сроков хранения.



Рисунок 3.15 - Таблица «Уничтожение» в режиме конструктора

3.2 Программное обеспечение задачи

3.2.1 Описание программных модулей системы автоматизации

В рамках данного дипломного проекта разработана система автоматизации, включающая программные модули, которые отображены в окне Project Manager среды разработки системы Delphi 10 (см. рис. 3.16).

Рисунок 3.16 - Окно Project Manager

Main.pas - Модуль главной формы системы, которая служит для отображения и работы с данными об актах приема документации, передачи и уничтожения. Визуализация данных из таблиц Access «Прием», «Короб», «Передача», «Уничтожение» и «Документ» осуществлена с помощью компонента DBGrid вкладки Data Controls. Навигация по таблицам (добавление, удаление, обновление и сохранение данных) осуществляется с помощью компонентов DBNavigator вкладки Data Controls. Переход к справочникам системы автоматизации осуществлен с помощью компонента TMainMenu вкладки Standard.

Clients.pas - Модуль справочника «Клиенты», который служит для отображения и редактирования информации о клиентах компании Айрон Маунтен. Визуализация данных из таблицы Access «Клиент» осуществлена с помощью компонента DBGrid вкладки Data Controls. Навигация по таблице (добавление, удаление, обновление и сохранение данных) осуществляется с помощью компонентов DBNavigator вкладки Data Controls.

Manager.pas - Модуль справочника «Менеджеры», который служит для отображения и редактирования информации о менеджерах операционного отдела компании Айрон Маунтен. Визуализация данных из таблицы Access «Менеджер» осуществлена с помощью компонента DBGrid вкладки Data Controls. Навигация по таблице (добавление, удаление, обновление и сохранение данных) осуществляется с помощью компонентов DBNavigator вкладки Data Controls.

Group.pas - Модуль справочника «Группы», который служит для отображения и редактирования информации о группах документации, принимаемой на хранение в Айрон Маунтен. Визуализация данных из таблицы Access «Группа» осуществлена с помощью компонента DBGrid вкладки Data Controls. Навигация по таблице (добавление, удаление, обновление и сохранение данных) осуществляется с помощью компонентов DBNavigator вкладки Data Controls.

Sklad.pas - Модуль формы «Схема архива», который служит для отображения и редактирования информации о структуре архива Айрон Маунтен (стеллажах, ярусах, ячейках). Визуализация данных из таблицы Access «Стеллаж» осуществлена с помощью компонента DBGrid вкладки Data Controls. Визуализация схемы склада (свободных и занятых ячеек) осуществлена с помощью компонента TStringGrid вкладки Additional. Навигация по таблице (добавление, удаление, обновление и сохранение данных) осуществляется с помощью компонентов DBNavigator вкладки Data Controls.

Copy.pas - Модуль формы «Сканкопия документа», который служит для отображения и загрузки отсканированной копии документа, принятого на хранение в архив Айрон Маунтен. Отображение скан-копии осуществлено с помощью компонента TImage вкладки Additional. Загрузка скан-копии документа осуществляется с помощью компонента TSavePictureDialog вкладки Dialogs.

Report.pas - Модуль формы «Отчеты», который служит для формирования отчетов о результатах работы архива Айрон Маунтен за определенный период времени (принятая документации, переданная документация, уничтоженная документация). Визуализация результатов запросов к таблицам Access осуществлена с помощью компонента DBGrid вкладки Data Controls. Выбор периода отчетности осуществлен с помощью компонентов TDateTimePicker вкладки Win32.

Password.pas - Модуль формы «Вход в систему», который служит для выбора имени пользователя и ввода пароля для входа в систему. Выбор пользователя осуществлен с помощью компонента TDBLookupComboBox вкладки Data Controls.

Data.pas - Модуль данных, который служит для связи с базой данных, хранящейся в таблицах Access. Связь с базой данных осуществлена с помощью технологии ADO и компонента ADOConnection вкладки dbGo. Запросы реализованы с помощью компонентов ADOQuery вкладки dbGo. Визуализация данных осуществлена с помощью связующего компонента DataSource вкладки Data Access.



3.2.2 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Дерево вызова программных модулей представлено структурной схемой пакета (см. рис. 3.17).

Рисунок 3.17 - Дерево вызова программных модулей

Связь разработанного приложения с БД, хранящейся в Access, реализована с помощью технологии ADO, реализованной в модуле данных проекта Data.pas (см. рис. 3.18).

Рисунок 3.18 - Модуль данных (Data.pas)

Описание компонентов модуля данных Data.pas представлено в таблице 3.13.



Таблица 3.13 - Описание компонентов модуля данных

3.3 Тестирование разработанной программной системы

3.3.1 Главная форма приложения

Для работы с приложением необходимо установить папку с файлами программы на локальный диск персонального компьютера, на котором предполагается использование программного средства. Запуск приложения осуществляется с помощью файла Archive.exe.

После запуска приложения открывается форма для авторизации пользователя в системе (см. рис. 3.19).

Рисунок 3.19 - Форма для авторизации пользователя в системе

Для входа в систему необходимо выбрать из выпадающего списка менеджера операционного отдела компании Айрон Маунтен, ввести пароль для авторизации и нажать на кнопку для входа. В случае неправильного ввода пароля, система выводит предупреждающее сообщение (см. рис. 3.20).

Рисунок 3.20 - Предупреждающее сообщение (Неверный пароль)

При успешной авторизации пользователя в системе открывается главная форма программы, закладка «Прием документации» (см. рис. 3.21).

Рисунок 3.21 - Главная форма программы (Прием документации)

Данная закладка главной формы приложения служит для отображения, добавления, удаления и редактирования информации об актах приема документации на хранение в архив Айрон Маунтен. Регистрация новых актов приема документации на текущую дату осуществляется с помощью кнопки навигатора (Insert). После выбора клиента из выпадающего списка в таблице «Список актов приема», на имя которого оформляется акт, необходимо сохранить запись с помощью кнопки навигатора (Post).

Для добавления архивных коробов, принятых на основании акта приема, используется кнопка навигатор таблицы «Список коробов по акту приема» (Insert). При этом открывается схема архива Айрон Маунтен (см. рис. 3.22) для выбора стеллажа, яруса и ячейки хранения принятой документации.

Рисунок 3.22 - Схема архива Айрон Маунтен

Данная форма служит для отображения, добавления, удаления и редактирования информации о структуре архива Айрон Маунтен (стеллажах, ярусах, ячейках). Для добавления нового стеллажа в архив Айрон Маунтен, необходимо нажать на кнопку «Добавить». В появившемся окне ввести количество ярусов и количество ячеек стеллажа и нажать кнопку ОК (см. рис. 3.23.).

Рисунок 3.23 - Добавление стеллажа

Стеллажи отображены в виде таблицы, где строки - это ярусы, а колонки - это ячейки стеллажа. В свободных ячейках указан уникальный код ячейки. Если ячейка уже занята, в ней отображается архивный короб с документами .

Для добавления в ячейку архивного короба, принятого на основании акта приема документации, необходимо произвести двойной щелчок по нужной ячейке на схеме выбранного стеллажа. При этом данная форма закрывается, и пользователь может продолжить добавлении информации по акту приема документации.

Для добавления документов архивного короба используется кнопка навигатор таблицы «Список документов короба» (Insert). После выбора группы документов из выпадающего списка в таблице «Список документов короба», а также указания количества листов и срока хранения документации, необходимо сохранить запись с помощью кнопки навигатора (Post).

Для добавления скан-копии документа необходимо произвести двойной щелчок по нужному документу в таблице «Список документов короба». При этом открывается форма для загрузки скан-копии (см. рис. 3.24).

Рисунок 3.24 - Добавление скан-копии документа

Для загрузки скан-копии документа необходимо нажать на кнопку «Загрузить» главного меню данной формы. При этом открывается окно для выбора файла скан-копии документа (см. рис. 3.25).



Рисунок 3.25 - Загрузка скан-копии документа

После выбора файла скан-копии документа и нажатия на кнопку сохранить, происходит загрузка скан-копии документа в БД (см. рис. 3.26).

Рисунок 3.26 - Скан-копия документа

Печать акта приема документации осуществляется нажатием на кнопку «Печать» навигатора акта приемов (см. рис. 3.27).

Рисунок 3.27 - Акт приема документации



К акту приема документации прикрепляется опись архивных коробов, для формирования которой необходимо выбрать нужный архивный короб и нажать на кнопку «Печать» навигатора таблицы «Список коробов» (см. рис. 3.28).

Рисунок 3.28 - Опись архивного короба

Для поиска актов приема документации реализован поиск актов по номеру, дате, клиенту и менеджеру. Поиск актов приема по номеру осуществляется с помощью кнопки «Поиск». При этом открывается форма для ввода параметров поиска (см. рис. 3.29).

Рисунок 3.29 - Поиск акта приема по номеру

Аналогичным образом осуществляется поиск по дате акта. Для отбора всех актов приема по клиенту, необходимо нажать на кнопку «Фильтр». Аналогичным образом осуществляется фильтр актов по менеджеру операционного отдела. Для сброса параметров поиска и фильтрации необходимо нажать на кнопку навигатора актов (Refresh).

Закладка «Предоставление документации» главной формы программы служит для отображения, добавления, и редактирования информации об актах передачи документации клиентам из архива Айрон Маунтен (см. рис. 3.30).