Автоматизированная система управления персоналом "Отдел кадров"

73

Министерство образования и науки Российской Федерации

АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. И.И. ПОЛЗУНОВА

Кафедра «Информационные системы в экономике»

УДК 681.3.06: ББК 65.9(2)240-21

Допустить к защите в ГАК

Зав. кафедрой д.т.н., проф.

________ О.И. Пятковский

«____» июня 2007г.

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ «ОТДЕЛ КАДРОВ»

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

К ДИПЛОМНОМУ ПРОЕКТУ

ДП 351400.111.26.000П3

Дипломник группы ПИЭ-21

Руководитель проекта профессор, к.э.н.

Нормоконтролер доцент, к.т.н.

БАРНАУЛ 2008

СОДЕРЖАНИЕ

• Введение
• 1 Анализ современных подходов к автоматизированным системам управления персоналом
• 1.1 Назначение автоматизированных систем управления персоналом
• 1.2 Классификация автоматизированных систем управления персоналом
• 1.3 Перспективы развития мирового рынка автоматизированных систем управления персоналом
• 1.4 Анализ российского рынка автоматизированных систем управления персоналом
• 1.5 Анализ зарубежных систем управления персоналом
• 1.6 Функции отдела кадров
• 1.7 Описание документопотоков
• 1.8 Процесс обработки кадрового учёта
• 1.9 Вывод
• 2 Работка автоматизированной системы управления персоналом
• 2.1 Постановка проблемы
• 2.2 Общие сведения
• 2.3 Описание предметной области
• 2.4 Характеристика объекта автоматизации
• 2.5 Функции отдела кадров, подлежащие автоматизации
• 2.6 Этапы разработки АС
• 2.7 Источники разработки
• 2.8 Назначение и условия применения программы
• 2.9 Выбор инструментальных средств
• 2.10 Объекты конфигурации системы
• 2.11 Архитектура системы
• 2.12 Требования для эксплуатации АС
• 2.13 Разработка структуры базы данных
• 2.14 Описание программы
• 3 Технико-экономическое обоснование разработки автоматизированной системы управление персоналом
• 3.1 Осуществимость и экономическая целесообразность разработки
• 3.2 Расчет сметы затрат
• 3.3 Экономия от внедрения автоматизированной системы
• Заключение
• Список использованной литературы
• Приложение А Задание на дипломный проект

Введение

Целью данной дипломной работы является создание автоматизированной системы управления персоналом для предприятия среднего бизнеса ООО «Радуга».

Вряд ли кто не согласится с известным всем изречением: «Кадры решают все!». Успешность любого бизнеса зависит, не в последнюю очередь, от квалификации персонала предприятия, его умения и желания продуктивно работать. Следовательно, вопросы продуманного управления персоналом должны занимать одно из ключевых мест в общей стратегии развития предприятия. Важная роль в оптимизации управления сотрудниками любого предприятия принадлежит автоматизированным системам управления персоналом (так называемым Human Resource systems). В своей деятельности компании вынуждены нанимать работников, как на временной, так и постоянной основе, вести документацию на каждого из них, поддерживая ее в виде, соответствующем как внутренним, так и внешним (кодекса законов о труде) требованиями. Любая автоматизированная система управления персоналом предоставляет всем заинтересованным лицам (руководству, менеджерам, самим работникам, наконец, государственным чиновникам) мгновенный доступ ко всей необходимой информации.

Раньше использование автоматизированных систем управления считалось привилегией крупных предприятий. Поэтому масштаб и цены этих систем были соответствующими, а малым и средним компаниям большинство продуктов были не по карману. И хотя ныне практически все поставщики предлагают системы малого среднего класса, рынок все еще далек от насыщения. Поэтому перед руководством предприятий малого и среднего бизнеса встаёт выбор: приобретать готовую автоматизированную систему, или использовать офисные средства. Следует отметить, что при приобретении готового программного продукта в любом случае потребуется серьезная настройка программы под конкретные требования, а также обязательное дальнейшее программное сопровождение, и обучение персонала, что выразится в ощутимых финансовых и временных затратах, а офисные средства способны в полной мере решить поставленные задачи и приемлемы по цене.

Таким образом, тема данной дипломной работы является актуальной с практической точки зрения.

1 Анализ современных подходов к автоматизированным системам

управления персоналом

С появлением первых средств автоматизации были разработаны и первые программы учета и управления персоналом, число которых как в России, так и в других странах мира исчисляется сейчас сотнями. Если говорить о России, то каждое уважающее себя предприятие или организация, имевшие собственный отдел АСУ, еще в 1980-е гг. пользовались программами учета персонала собственной разработки. Эти программы опирались на различные аппаратные платформы (начиная от мэйнфреймов и заканчивая ПК) и инструментальные средства (начиная от PL-1 и заканчивая Clipper и FoxPro). С появлением новых, более совершенных, аппаратных и инструментальных средств, данные программы модифицировались и расширяли свою функциональность (особенно быстро это происходило на Западе). При этом, если на начальном этапе развития HR-систем можно было говорить лишь о локальных программах управления персоналом, то уже с появлением первых ERP-систем модули управления персоналом были органично интегрированы в них, а некоторые, наиболее удачные разработки, продолжили свое распространение и автономно (не потеряв при этом возможности интегрироваться с ERP-системами).

1.1 Назначение автоматизированных систем управления персоналом

Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.

1.2 Классификация автоматизированных систем управления персоналом

Существующие в настоящее время на рынке автоматизированные системы управления персоналом (не учитывая до сих пор эксплуатируемые на ряде предприятий локальные АРМ от многочисленных разработчиков) по их функциональной направленности можно разделить на следующие основные группы [1]:

- многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, отбор, аттестацию сотрудников предприятия;

- экспертные системы для группового анализа персонала, выявления тенденций развития подразделений и организации в целом;

- программы расчета зарплаты;

- комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату.

В частности, с помощью экспертных систем сопоставляются личностные, профессиональные и психофизиологические качества претендента на занятие вакансии с аналогичными параметрами лучших специалистов предприятия. Такие программы позволяют достаточно эффективно (с формальной точки зрения) отбирать перспективных специалистов. Подобные системы достаточно дороги, их имеет смысл использовать только для крупных предприятий при наличии на них большого количества вакансий. Эти системы не позволяют автоматизировать рутинные повседневные операции персонала кадровых служб.

Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы на любом предприятии. В первую очередь, такие системы необходимы руководству для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. Оперативно принять правильное решение сможет лишь руководитель, способный быстро оценить сложившуюся ситуацию на основе анализа актуальной информации о состоянии дел на предприятии. Поэтому немаловажным фактором условий использования HR-систем является также возможность интеграции системы кадрового учета с системами бухгалтерского учета и управления предприятием.

1.3 Перспективы развития мирового рынка автоматизированных

систем управления персоналом

1.3.1 Аналитические оценки автоматизированных систем

управления персоналом

В современной высококонкурентной бизнес-среде резко возросла потребность предприятий в высококвалифицированных сотрудниках. Усилился спрос руководства и кадровых служб предприятий на более специализированные данные о персонале, которые помогают лучше спланировать будущие потребности предприятий в персонале и реализовывать свои планы путем продуманного рекрутинга, назначения и сохранения в штате талантливых и высококвалифицированных сотрудников. Именно поэтому сегмент приложений управления персоналом является сейчас одним из наиболее быстро развивающихся на мировом рынке бизнес-приложений. По прогнозу IDC (отчет «2001: A Workforce Management Odyssey, Workforce Management Applications Market Forecast and Analysis, 2000-2004») объем мирового рынка приложений управления персоналом (workforce management application) должен увеличиться с $1,5 млрд в 2000 г. до более чем $4 млрд в 2004 г. (c ежегодными темпами роста в 29%). Для сравнения, ежегодные темпы роста всего рынка бизнес-приложений составят лишь 15%. Доля приложений управления персоналом на мировом рынке бизнес-приложений увеличится с 1,8% в 1999 г. до 3,4% в 2003 г. (отчет «Workforce Management Applications in 2000: Overview and Vendor Strategies»). По мнению IDC, в состав приложений управления персоналом входят коллаборативные, транзакциональные и аналитические программные средства, которые должны помочь кадровым службам в найме, назначении и сохранении высококвалифицированных сотрудников.

Разработчики приложений управления персоналом в настоящее время стремятся к быстрейшей их адаптации у заказчиков. По мнению аналитиков IDC, скорость адаптации WFM-приложений теперь более, чем раньше, зависит от того, какие ресурсы их разработчики инвестируют в обучение пользователей и передачу им соответствующих знаний и навыков до и после продажи ПО. Прежде всего, производителям WFM-приложений необходимо убедить потребителей в выгоде их использования.

1.3.2 Основные тенденции развития рынка автоматизированных

систем управления персоналом

Консолидация. В ближайшем будущем рынок WFM-приложений продолжит свою консолидацию (по мере того как их разработчики обеспечат в них достаточную функциональность).

Увеличение числа разработчиков. Постоянный спрос потребителей на предложения ПО в сферах отслеживания кандидатов на вакансии, планирования и сохранения рабочего времени сотрудников, а также управления компенсациями для сотрудников будет способствовать появлению как новых поставщиков пакетов приложений управления персоналом, так и новых разработчиков однофункциональных приложений.

Расширение функциональности WFM-приложений. Новые функциональные возможности для WFM-приложений заключаются в автоматической синхронизации условий контракта сотрудников с фактическими результатами их работы, расширении WFM-функциональности на Интернет для найма персонала, его назначения на соответствующие должности и сохранения, а также в добавлении возможностей групповой работы, более совершенной работы с контентом и аналитики к общей функциональности WFM-приложений.

Существуют также оценки аналитиков, что в новых WFM-приложениях будут реализованы возможности управления расходами на персонал, учета рабочего времени персонала и управления его деятельностью. Позднее будут также адаптированы приложения по управлению навыками персонала, управления наймом группы сотрудников и др.

1.4 Анализ российского рынка автоматизированных систем

управления персоналом

В настоящее время на российском рынке наблюдается подлинное многообразие предложений по разработке и поставке автоматизированных систем управления персоналом (как отечественных, так и западных). К достоинствам отечественных пакетов можно отнести их адаптированность к российской системе учета и делопроизводства, а также более низкую цену по сравнению с наиболее известными пакетами западных фирм. К преимуществу западных пакетов относится в некоторых случаях значительно более полная функциональность. Вот лишь некоторые из компаний, предлагающих на российском рынке HR- системы: АйТи; АиТСофТ; АСК; Атлант/Информ; Белтел; Бизнес Сервис-Софт; Бизнес-Консоль; Бэст; Гарант-Инфоцентр; Гектор; Гуманитарные Технологии; Инвента; Интех; Инфософт; Информконтакт; Инэк; Компьюлинк УСП; Ланкс; Ливс; Омега; Прайс/Уотерхаус Куперс; Риккон; С+; Северо-Западный Центр Новых Информационных Технологий; Си Технолоджи; Спутник Лаборатори; Трансфер Эквипмент Восток; Центр Мосвест; Центр информационных технологий Телеком-Сервис; ЭАСК; Эдвантедж Софт; Эксперт; Элко Технологии; 1C; INFIN; Oracle; Renaissance; Robertson&Blums; SAP AG и другие. Ниже будут кратко рассмотрены некоторые из HR-систем, предлагаемых данными фирмами.

1.4.1 Анализ автоматизированной системы «БОСС - Кадровик»

Безусловно, одной из наиболее распространенных на российском рынке отечественных автоматизированных систем управления персоналом является БОСС-Кадровик, разработанная и успешно продвигаемая компанией АйТи. Зафиксированы уже сотни внедрений БОСС-Кадровика на российских предприятиях. В настоящее время система БОСС-Кадровик эксплуатируется на предприятиях энергетики, нефтегазовой отрасли, металлургии, торговли, пищевой промышленности, в банковской сфере, в транспортных компаниях, в госудаственных бюджетных организациях, на предприятиях фармацевтической промышленности и издательско-рекламного профиля, в представительствах иностранных фирм. Следует отметить следующие наиболее успешные внедрения БОСС-Кадровика на российских предприятиях [1]: нефтяная компания «ЮКОС», транспортная компания ЕВРОСИБ СПб; АО «Орелнефтепродукт», Московский хладокомбинат «Айс-Фили», ХФК «Акрихин», Иркутский алюминиевый завод, Костромская ГРЭС, МГУ, Водоканал МП, Шереметьево-Карго, авиакомпания «Башкирские Авиалинии», банк «Авангард»; Байкальский ЦБК и ряд других. Необходимо отметить и расширение партнерских отношений АйТи с другими российскими компаниями, целью которого является совместное продвижение БОСС-Кадровика (например, относительно недавно такое соглашение было подписано с компанией Парус-Петербург).

"БОСС-Кадровик" относится к классу комплексных систем управления персоналом. Он позволяет формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату. Этот программный продукт может использоваться для автоматизации работы отдела кадров, планово-экономического и расчетного отделов на любом предприятии независимо от рода деятельности.

Система "БОСС-Кадровик" разрабатывалась в течение четырех лет и впитала в себя опыт работы десятков профессионалов-кадровиков. Вся отчетность, формируемая в системе, разработана на основе постановлений Госкомстата РФ, Правительства РФ, инструкций Министерства труда РФ.

Дружественный интерфейс облегчает ввод информации и обучение работе. Логика системы интуитивно понятна любому (даже начинающему) пользователю. Экранный вид всех документов приближен к стандартному, основным действиям в системе соответствует стандартный набор функциональных клавиш. Если вы случайно сделали что-нибудь некорректное, то "БОСС-Кадровик" сам предупредит вас и предложит вариант действий.

Рутинные операции в системе сведены к минимуму. При заполнении любого документа практически всю необходимую информацию можно найти в справочниках. Использование фильтров позволит выделять из списков самые замысловатые выборки. Многие параметры заполняются по умолчанию с возможностью корректировки и замены.

В состав системы "БОСС-Кадровик" входят модули "Учет кадров", "Штатное расписание" и "Расчет заработной платы"; в зависимости от потребностей конкретного предприятия в систему включается отдельный модуль учета табеля рабочего времени, предназначенный для ведения ежедневного табельного учета непосредственно в подразделениях.

"БОСС-Кадровик" является сетевым продуктом, классически реализованным в архитектуре клиент-сервер, поэтому система отличается высокой надежностью, способна восстанавливаться при сбоях аппаратуры и обеспечивать надежную защиту от несанкционированного доступа.

Для работы с базой данных используется сервер Microsoft SQL Server. Применение данного SQL-сервера гарантирует максимальное использование сервером всех возможностей операционной системы. MS SQL Server поддерживает широкий спектр средств разработки, позволяет интегрировать программный продукт с офисными приложениями такими, как Microsoft Word, Еxcel, Internet Explorer.

1.4.2 Анализ автоматизированной системы «АиТ: Управление

персоналом»

Занимает определенную долю российского рынка и программный комплекс управления персоналом «АиТ:\Управление персоналом» разработки компании АиТСофТ. По утверждению АиТСофТ, данный программный комплекс создан на базе изучения некоторых западных систем (в частности, модулей HR-системы SyteLine (SYMIX) и модуля «Персонал» в Oracle Aplications (Oracle)), а также ряда российских разработок (группы компаний БИГ, РОЭЛ-Консалтинг, Психология и Бизнес).

Программный комплекс «АиТ:\Управление персоналом» создан по модульному принципу и состоит из следующих модулей [1]:

- заработная плата;

- кадровый учет;

- табельный учет;

- персонифицированный пенсионный учет;

- конфигурация системы;

- учет коллективных и бригадных работ.

Для решения других специфических задач кадрового менеджмента, например, аттестации и оценки персонала, могут использоваться дополнительные модули или специализированные продукты третьих производителей.

«АиТ:\Управление персоналом» функционирует на единой клиент-серверной базе данных как автономно, так и в комплексе с различными финансовыми системами и системами управления предприятием (начиная от Platinum SQL и заканчивая ПО Парус). Существуют 2 версии комплекса: MSDE (многопользовательская клиент-серверная версия до 5 рабочих мест, рекомендуемая для организаций с численностью до 500 сотрудников) и версия MS SQL, предназначенная как для малых предприятий, так и для крупных корпораций с разветвленной структурой управления, развитой системой материального стимулирования, большой численностью персонала, возможно, разобщенного территориально. Среди выполненных проектов можно отметить внедрение комплекса на следующих предприятиях [1]: заводы группы «Братья Кнауф», сеть магазинов «Седьмой Континент»; картонно-полиграфический комбинат (Санкт-Петербург); целлюлозно-картонный комбинат (г. Братск); Орехово-Зуевский хладокомбинат, Московский калийный комбинат, Воркутинский пивзавод, АстраханьГазПром, «Русское Золото», Новороссийский морской порт, Газпромбанк и др.

1.4.3 Анализ автоматизированной системы «TRIM-Персонал»

Компания АСК предлагает систему управления персоналом TRIM-Персонал. Она входит в пакет программ TRIM и реализует функции работы с персональной информацией о работниках, нанятых по контракту для работы в фирме. Основные функции программы [1]:

- формирование персональных учетных карточек работников;

- отслеживание контрактного статуса работника;

- управление сменами.

Основной единицей программы является персональная учетная карточка работника. В программе TRIM-Персонал, помимо вывода основного списка работников, предусмотрена возможность создания списков по таким характерным признакам как контракты и документы. Документы и контракты, наряду с личной информацией о работнике, являются основой для формирования персональной учетной карточки, т. к. на основе этой информации строятся взаимоотношения фирмы и работника.

За время своего существования контракт в системе TRIM-Персонал проходит 4 стадии: оформление; подписание; открытие; завершение. В системе TRIM-Персонал при оформлении нового работника на работу (тоесть, оформлении его учетной карточки) предоставляется также возможность создавать более одного контракта.

Справочники служат для создания и ведения списков типовых документов, необходимых для формирования учетных карточек персонала. Администратор ведет несколько основных типов справочников. Например, «Справочник типов документов», который содержит все основные типы квалификационных, медицинских и других документов, формирующих учетную карточку работника; «Справочник видов образования» и т.д.

1.4.4 Анализ автоматизированной системы «Персонал-2000»

Компания Центр информационных технологий Телеком-Сервис продвигает программный комплекс управления персоналом «Персонал-2000», предназначенную для применения в средних и крупных предприятиях и организациях. Комплекс разработан для использования в рамках единой корпоративной информационной системы, построенной в архитектуре «клиент-сервер» на базе технологий UNIX, Oracle и Microsoft. Основные функциональные возможности комплекса [1]:

- хранение штатных расписаний и должностных инструкций организации;

- ведение учета вакансий в организации;

- учет и хранение личных дел сотрудников организации и претендентов на вакансии (персональные данные, образование, предыдущие места работы, навыки и умения, знание языков и т.п.);

- хранение резюме кандидатов на вакансии;

- учет и хранение результатов оценки кандидатов;

- формирование отчетов по персоналу, в том числе отчетов по запросу пользователя;

- хранение полностью настраиваемой структуры оплаты труда в организации для поддержки принятия решений по стимулированию сотрудников (возможно определение произвольных дополнительных выплат сотрудникам и должностным лицам организации).

1.5 Анализ зарубежных систем управления персоналом

Подавляющее большинство комплексных корпоративных информационных систем корпоративных информационных систем (КИС) зарубежной разработки (впрочем, как и почти все отечественные КИС) построены по модульному принципу и имеют в своем составе модуль управления персоналом, реализующий автоматизированное управление кадрами (нередко управление кадрами объединено также с расчетом зарплаты). Можно назвать такие известные в мире системы, имеющие в своем составе Human Resources (HR) модули, как SAP R/3, Baan, Oracle Applications и др. Cуществуют и автономные программные пакеты управления персоналом, одним из примеров которых является ПО Renaissance CS Human Resources.

В общем случае принято считать, что ощутимый эффект от внедрения HR-систем заметен, когда численность персонала предприятия превышает 1000 человек. Западными разработчиками КИС утверждается, что внедрение HR-модулей позволит предприятию получить организационные, экономические и социальные эффекты (следует отметить, что эти эффекты присущи всем современным системам управления персоналом, в том числе и наиболее продвинутым отечественным HR-системам). Организационные эффекты заключаются в следующем [1]:

- сокращении времени принятия решений на всех уровнях управления предприятием;

- повышении качества кадровых решений;

- оперативности подготовки отчетности для органов государственного управления в соответствии с российскими законодательными и нормативными требованиями.

В свою очередь, влияние экономических эффектов от внедрения HR-модулей позволяет [1]:

- снизить затраты на управление персоналом;

- повысить производительность труда персонала;

- оптимально использовать профессиональные качества конкретного сотрудника предприятия.

Социальный эффект от внедрения HR-модулей состоит в следующем:

- персональном учете пенсионных накоплений сотрудников предприятия;

- ведении полной индивидуальной трудовой истории персонала предприятия;

- подготовке руководящего резерва и продвижении по службе наиболее перспективных сотрудников предприятия.

Безусловно, западные разработчики вложили в создание данных НR-модулей огромные человеческие и материальные ресурсы, а также накопили опыт их внедрения на сотнях и тысячах зарубежных предприятий. В то же время, существуют определенные ограничения для распространения этих модулей на российских предприятиях (не принимая во внимание такие факторы, когда собственниками предприятия являются западные инвесторы, а внедряемая система принята в качестве корпоративного стандарта). Основными из этих ограничений являются:

- высокая цена внедрения и поддержки (например, стоимость расчета зарплаты для одного сотрудника предприятия может достигать нескольких тысяч долларов);

- функциональная избыточность (например, данные HR-модули включают такие невостребованные пока на российских предприятиях функции, как индивидуальное планирование служебного роста сотрудника предприятия; отображение долгосрочных тенденций в потенциале сотрудника; учет снижения квалификации сотрудника (в зависимости от продолжительности его перерыва в работе по специальности), влияющий на размер его зарплаты; планирование мероприятий по повышению квалификации персонала с заблаговременным резервированием помещений и др.);

- недостаточная скорость адаптации к динамически изменяющемуся российскому законодательству (особенно, налоговому);

- в некоторых случаях, недостаточная полнота локализации интерфейсов.

Тем не менее, в настоящее время зарегистрировано немалое число внедрений (достигающее десятков) HR-систем западной разработки на крупных российских предприятиях. Ниже будут кратко рассмотрены некоторые из данных систем.

1.5.1 Анализ автоматизированной системы «SAP Human Resources

Management System»

Системы управления персоналом разработки компании SAP достаточно широко распространены в мире. В частности, только систему SAP Human Resources в настоящее время используют более 5000 компаний (в более чем 35 странах мира) с общим числом сотрудников более 4,6 млн.. В состав КИС SAP R/3 (также разработка компании SAP) входит модуль управления персоналом SAP Human Resources Management System (SAP HR), содержащий следующие основные компоненты [1]:

PA (администрирование персонала и расчет зарплаты):

- основные данные;

- управление данными кандидатов;

- управление основными данными;

- расчет заработной платы и окладов;

- командировочные расходы.

PD (планирование и профессиональный рост персонала):

- организация и планирование;

- описание рабочего времени и штатного расписания;

- предварительный отбор кандидатов;

- квалификации и квалификационные требования;

- управление повышением квалификации;

- планирование карьеры и замещения должностей преемниками;

- планирование расходов на содержание персонала;

- планирование использования персонала;

- планирование рабочего времени.

Система управления персоналом SAP HR предназначена для применения на средних и крупных предприятиях. Модульная структура системы позволяет внедрять ее поэтапно. В SAP HR реализованы единые система отчетов и дружественный графический интерфейс пользователя. Кроме того, в SAP HR возможна связь с общими организационно-экономическими функциями (например, результаты расчета зарплаты сразу же передаются в бухгалтерию). Достоинством системы SAP HR является возможность ее интеграции с различными приложениями для настольных ПК (MS Word, MS Excel и др.). Помимо этого, в SAP HR реализованы такие современные технологии, как:

- в SAP HR существует возможность размещения вакансий в Интернет (как для всего мира, так и только для определенных регионов). После заполнения анкеты претендентами на заполнение вакансии, данные кандидатов переносятся непосредственно в модуль «Управление данными кандидатов» SAP HR. С помощью каталога «Кто есть кто» сотрудники предприятия могут в любое время найти необходимое им контактное лицо, а с помощью приложения «SAP Самообслуживание сотрудника» они могут самостоятельно просматривать свои персональные данные и корректировать их (например, изменять адрес места жительства);

- управление потоками бизнес-операций, поддерживающее целенаправленную поэтапную передачу информации в интегрированной среде без многократного ввода данных, анализ и отслеживание статуса обработки информации, наглядное и соответствующее рабочему месту представление открытых и подлежащих выполнению действий. Объединение отдельных функций в единые процессы позволяет оптимизировать расходы на координацию действий, а также сократить временные затраты на выполнение операций;

- архивирование данных по персоналу на оптических носителях;

- связь с платежными системами расчета по кредитным картам (например, в рамках управления данными по командировкам) и др.

Пример внедрения: в качестве примера внедрения системы SAP Human Resources Management System можно привести американскую компанию Children's Place Retail Stores (занимающуюся розничной продажей детской одежды и соответствующих аксессуаров). Она внедряет весь комплекс программных средств SAP HR в своих 400 магазинах, находящихся во многих городах США. Посредством внедрения SAP HR компания Children's Place Retail Stores рассчитывает оптимизировать управление начислением зарплаты, упростить планирование работы сотрудников и улучшить свои возможности в прогнозировании потребностей в трудовых ресурсах. Внедрением будет заниматься фирма SAP Campbell, являющаяся филиалом компании SAP America.

1.5.2 Анализ автоматизированной системы «Oracle Human

Resources Analyzer»

Корпорация Oracle для управления персоналом средних и крупных предприятий предлагает систему Oracle Human Resources Analyzer. C ее помощью можно автоматизировать [1]:

- табельный учет на предприятии;

- процедуру найма персонала предприятия;

- учет профессионально-важных свойств и деловых качеств сотрудников предприятия;

- учет потребностей современного обучения персонала;

- планирование развития карьеры сотрудников предприятия;

- разработку компенсационной политики для персонала предприятия.

Система Oracle Human Resources Analyzer также может внедряться помодульно. В ее состав входят следующие основные модули:

- кадры;

- зарплата;

- табельный учет.

В частности, в модуле «Кадры» реализованы следующие задачи:

- персональный учет;

- планирование организации;

- планирование выплат и компенсаций;

- анализ и ведение отчетности.

В системе Oracle HR Analyzer возможно использовать как типовые, так и нестандартные формы отчетности. Нестандартные формы отчетности можно создавать с помощью средства разработки приложений в среде Oracle -- Oracle Discoverer. Кроме того, система Oracle HR Analyzer располагает средствами оперативного анализа данных и поддержки принятия решений на базе технологии OLAP (On-line Analytical Processing).

Следует также отметить, что в конце мая 2001 г. компания Oracle выпустила ПО Oracle Project Resource Management (PJRM), предназначенное для управления персоналом предприятия при выполнении проектов. Данное ПО представляет собой полную систему управления персоналом, предлагаемую в качестве составной части комплекта программных средств Oracle E-Business Suite. ПО Oracle Project Resource Management позволяет проектным организациям формулировать и реализовывать требования к персоналу, развертывать квалифицированные ресурсы для выполнения проектов, создавать различные виды отчетов (например, финансовые) по выполнению проектов на основе учета использования человеческих ресурсов и др. ПО Oracle Project Resource Management полностью интегрировано с ПО Oracle Projects, Oracle Human Resource Management и другими компонентами E-Business Suite, а также может быть развернуто автономно.

Одним из наиболее масштабных (для России) примеров внедрения системы управления персоналом Oracle Human Resourсes является Магнитогорский металлургический комбинат (ММК) [1]. Cледует сказать, что для ММК трудовые ресурсы имеют особое значение, т. к. комбинат является градообразующим предприятием для Магнитогорска, и на нем работает большая часть жителей города (более 60000 человек). Так как жизнь большинства жителей Магнитогорска связана с комбинатом, то практически все их социальные выплаты (пенсии, льготы, пособия, отдых и др.) связаны с кадровым учетом на ММК. Следует также отметить, что на комбинате осваиваются новые виды производства, идет его интенсивная реконструкция. Все эти обстоятельства потребовали как оперативного преобразования организационных структур, так и осуществления возможности долгосрочного планирования использования персонала и оперативного маневрирования им.

Следует сказать, что в настоящее время на ММК осуществляется комплексное внедрение КИС Oracle Applications. По ряду объективных причин внедрение Oracle Applications на ММК решили начать именно с системы управления персоналом Oracle Human Resourсes. На комбинате внедряются модули Human Resources (Кадры) и Payroll (Зарплата). На базе этих двух модулей решаются следующие задачи служб управления персоналом ОАО ММК [1]:

- учет кадров;

- ведение организационных структур и штатных расписаний;

- персонифицированный учет для Пенсионного фонда;

- ведение реестра рабочих мест и их аттестация;

- табельный учет;

- расчет зарплаты;

- автоматизированная подготовка отчетности в государственные органы (Пенсионный фонд, налоговую инспекцию и др.). Отчетность готовится как в бумажном, так и в электронном виде.

1.6 Функции отдела кадров

К основным кадровым функциям можно отнести [4]:

- прием на работу новых сотрудников;

- увольнение сотрудников;

- кадровое перемещение (изменение категории, изменение должности, изменение разряда, изменение графика работы, перевод на другой объект);

- воинский учет;

- учет членства в профсоюзе;

- оформление отпусков;

- оформление больничных листов;

- ведение штатного расписания;

- отчетность (перед бухгалтерией, перед Пенсионным фондом, перед статистическими органами, перед руководством).

1.7 Описание документопотоков

Входящие и исходящие документы составляют 95% работы отдела кадров (рисунок 1.1 и 1.2). Также отдел кадров обязан вести личную карточку на каждого сотрудника.



Рисунок 1.1 - Основные документы, исходящие из отдела кадров

Рисунок 1.2 - Основные документы, входящие в отдел кадров

1.7.1 Отдел кадров--бухгалтерия

Отдел кадров направляет в бухгалтерию следующие документы [5]:

- приказы о приеме на работу;

- приказы о кадровом перемещении;

- приказы об увольнении;

- приказы по отпуску;

- больничные листы.

В перспективе при разработке информационной системы с единой базой данных для отдела кадров и бухгалтерии некоторые документы не нужно будет направлять в бухгалтерию, что позволит сократить бумажный документооборот, количество ошибок и повысит производительность работы.

1.7.2 Отдел кадров - Пенсионный фонд

Между отделом кадров и Пенсионным фондом существует целый поток из нескольких типов документов в ту и другую сторону, причем часть из них в электронной форме (на дискете или по электронной почте с цифровой подписью).

Перечень документов, связанных с Пенсионным фондом [5]:

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- анкета застрахованного лица;

- заявление об обмене Страхового свидетельства;

- заявление о выдаче дубликата Страхового свидетельства;

- листок исправлений;

- запрос об уточнении сведений;

- справка о смерти;

- опись документов, передаваемых работодателем;

- сопроводительная ведомость;

- справка о соответствии;

- индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке и начисленных страховых взносах застрахованного лица.

Основными из них являются "Анкета застрахованного лица" и "Индивидуальные сведения". Анкета заполняется на вновь принятого сотрудника, если ему еще не присвоен страховой номер и направляется в Пенсионный фонд. Пенсионный фонд присваивает застрахованному лицу регистрационный номер и возвращает его обратно на предприятие. Индивидуальные сведения подготавливаются ежегодно и содержат сведения о застрахованных лицах, их заработке и стаже. При передаче документов в Пенсионный фонд предприятие также формирует "Опись документов".

1.7.3 Отдел кадров - руководство

Руководство вправе потребовать от отдела кадров отчет произвольной структуры в управленческих целях. Дата запроса заранее не определена, структура отчета может быть совершенно произвольной, хотя существуют некоторые "любимые" отчеты руководства.

Можно выделить следующие основные типы отчетов руководству [5]:

- индивидуальные сведения по сотруднику;

- списки сотрудников;

- события (приемы, увольнения, перемещения, больничные и т.д.);

- штатное расписание.

1.7.4 Отдел кадров - органы статистики

С разной периодичностью отдел кадров обязан представлять в статистические органы несколько отчетов. Среди них есть такие, как "Принятые / Уволенные", "Отчет по среднесписочной численности" и т.д.

1.8 Процесс обработки кадрового учёта

Приведём обобщённый алгоритм процесса обработки кадрового учёта.

1.8.1 Прием на работу

При приеме на работу нового сотрудника на основании его заявления начальником предприятия подписывается "Приказ о приеме на работу". Форма этого приказа и пример заявления приводятся в приложении Б.

Последовательность событий при приеме на работу такова [5]:

- прием на работу нового сотрудника устно согласуется с начальником предприятия и начальником объекта, на который принимается сотрудник, также определяется его должность, специальность и оклад, если он отличен от положенного по штатному расписанию;

- сотрудник пишет заявление о приеме на работу;

- отдел кадров подготавливает приказ о приеме на работу;

- сотрудник подписывает приказ о приеме ("с приказом ознакомлен");

- приказ о приеме направляется на подпись начальнику;

- начальник подписывает приказ и возвращает его в отдел кадров.

Приказ о приеме на работу содержит следующие реквизиты [6]:

- № документа;

- дата документа;

- ФИО;

- дата приема;

- сведения о сотруднике;

- (Категория, Объект, Должность, Оклад и т.д.).

Приказ о приеме подготавливается в отделе кадров и направляется на подпись начальнику. После того, как приказ подписан начальником и сотрудником, документ приобретает юридическую силу и сотрудник считается работающим, начиная с даты приема.

Категория -- присваивается в соответствии с принятой на предприятии классификацией. Классификация по категориям утверждается руководством предприятия приказом. Перечень категорий может меняться примерно раз в год.

Список категорий:

- руководители и специалисты;

- линейные ИТР;

- рабочие постоянные;

- рабочие временные;

- совместители;

- учащиеся.

Под "линейными ИТР" понимаются начальники объектов. Рабочие временные принимаются на определенный срок. Для совместителей работа на этом предприятии является не основной. Учащиеся -- это сотрудники, которые учатся и проходят практику на этом предприятии. Руководители и специалисты, а также линейные ИТР "сидят" на окладе, тогда как остальные категории работают по тарифу, который напрямую зависит от разряда.

Для временных рабочих, совместителей и учащихся обязательно указывается реквизит "Конец контракта", так как они принимаются на определенный срок: учащиеся -- на время прохождения практики, временные рабочие и совместители -- обычно на срок 3 или 6 месяцев, но может быть и другой, совершенно произвольный.

Должность -- это должность или специальность нового сотрудника. У каждой должности или специальности есть соответствующие ей условия труда. Для категорий "Руководители и специалисты" и "Линейные ИТР" (коды 1 и 2) указывается должность, для остальных категорий -- специальность и разряд.

Условия труда по ОКПДТР бывают:

- нормальные;

- тяжелые или вредные;

- особо тяжелые или особо вредные.

Условия труда по каждой специальности определяются в соответствии со "Справочником о льготном пенсионном обеспечении по спискам №1 и 2". Причем для тех специальностей, которые вошли в Список №1, условия труда "особо тяжелые или особо вредные", для Списка №2 -- "тяжелые или вредные".

Для вредных условий труда на предприятии коллективным договором предусмотрены некоторые льготы: доплата "молоко" и дополнительный отпуск 6 дней.

Разряд -- отражает квалификацию рабочего по специальности. Для категорий "Руководители и специалисты" и "Линейные ИТР" (коды 1 и 2) разряд не указывается. От разряда рабочих напрямую зависит почасовая тарифная ставка, по которой будет работать новый сотрудник. Тарифная сетка утверждается руководством предприятия и может иногда меняться (примерно, раз в полгода).

Пример тарифной сетки указан в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Тарифная сетка

Разряд	Тариф (руб/час)
Первый	3,72
Второй	4,00
Третий	4,42
Четвертый	4,97
Пятый	5,73
Шестой	6,69

Оклад -- устанавливается для категорий "Руководители и специалисты" и "Линейные ИТР" (коды 1 и 2). Оклад определяется по утвержденному руководством штатному расписанию, а может устанавливаться произвольно для каждого конкретного сотрудника. При этом штатное расписание используется лишь в качестве ориентира. В действительности у 90% персонала оклад установлен индивидуально. Штатное расписание действует только для первых двух категорий, пример штатного расписания приведён в таблице 3.

Таблица 1.2 - Штатное расписание для категорий 1 и 2.

Код ОКПДТР	Название должности	Ставки	Оклад
Руководство
2 0568 4	Начальник предприятия	1	10 000
2 0672 7	Главный инженер	1	7 000
Бухгалтерия
2 0088 8	Бухгалтер	4	5 000
Компьютерный отдел
2 0112 8	Инженер-программист	2	5 000

Оклад по штатному расписанию имеет рекомендательный характер и для конкретного сотрудника оклад может быть установлен индивидуально.

Испытательный срок -- сотрудники 1, 2, 3 категорий могут быть приняты на работу с испытательным сроком (1, 3 или 6 месяцев). По окончании испытательного срока сотрудник или явно увольняется приказом об увольнении, или продолжает работать уже как постоянный работник.

График работы-- обычно сотрудник работает по 8-часовому графику. Но сотрудники с возрастом до 16 лет работают по 6-часовому графику, от 16 до 18 лет -- по 7-часовому графику. Совместители работают по 4-часовому графику, причем для них указывается время работы -- или "с 18:00 до 22:00", или "с 8:00 до 12:00".

Остальные реквизиты, встречающиеся в форме приказа, заполняются на основе вышеприведенной информации. Характер работы -- для 1, 2, 3 категорий "постоянно", для остальных "на определенный срок". Вид работ -- для 1, 2, 3, 4 категорий -- "основная", для остальных категорий -- "по совместительству". Режим труда -- для графиков 8, 7, 6 часов -- "полное рабочее время", для графика 4 часа -- "неполное рабочее время". Реквизит структурное подразделение на нашем предприятии не заполняется. Форма оплаты труда для всех сотрудников "повременная". Система оплаты труда -- для 1, 2 категорий -- "оклад", для остальных категорий -- "тариф".

1.8.2 Увольнение

Увольнение сотрудника оформляется "Приказом об увольнении". Форма приказа приводится в приложении В. Сотрудник может инициировать приказ своим заявлением об увольнении.

В приказе об увольнении указывается [6]:

- № документа;

- дата документа;

- ФИО сотрудника;

- дата увольнения;

- причина увольнения и другие сведения о сотруднике (Категория, Объект и т.д.).

Существуют следующие основные причины увольнения, они указаны в таблице 4 (этот список неполный):

Таблица 1.3 - Причины увольнения

КЗоТ	Причина увольнения
ст. 33 КЗОТ, п.4	За прогулы,
ст. 23 КЗОТ	Неудовлетворительное окончание испытательного срока
ст. 29 КЗОТ, п.2	Окончание срока работ,
ст. 29 КЗОТ, п.5	Перевод,
ст. 31 КЗОТ	По собственному желанию,
ст. 29 КЗОТ, п.1	По соглашению сторон,
ст. 33 КЗОТ, п.7	Появление на работе в нетрезвом состоянии,
ст. 33 КЗОТ п.2	Уход на инвалидность,
ст. 31 КЗОТ	Уход на пенсию,
ст. 29 КЗОТ, п.3	Уход на службу в армию,
ст.33 КЗОТ, п.3	Систематическое неисполнение работником служебных обязанностей,
ст. 33 КЗОТ, п.2	Несоответствие работника занимаемой должности,
ст. 32 КЗОТ	По уходу за детьми до 14 лет,
ст. 32 КЗОТ	По уходу за инвалидом,
ст. 37 КЗОТ	По требованию профсоюзного органа,
ст. 31 КЗОТ	Учеба на дневном отделении,
ст. 33 КЗОТ, п.1	По сокращению штатов,

1.8.3 Кадровое перемещение

Приказ о кадровом перемещении выпускается при изменении у сотрудника оклада, разряда (а значит, тарифа), категории, должности/специальности, объекта, графика работы и т.д.

Перемещение может быть временное, т.е. на определенный срок.

Документ Кадровое перемещение содержит следующие реквизиты [6]:

- № документа;

- дата документа;

- ФИО сотрудника;

- дата перемещения;

- окончание (если перемещение временное);

- сведения о старом месте работы;

- сведения о новом месте работы;

- основание перемещения.

Документ Кадровое перемещение очень похож на документ Приказ о приеме на работу. Фактически сотрудник "принимается" на новое место работы, следовательно, действуют все те деловые правила, которые относятся к приказу о приеме.

1.8.4 Кадровые данные о сотруднике

При приеме на работу сразу заполняется "Личная карточка" сотрудника. Личная карточка содержит наиболее полную информацию о сотруднике и рассчитана на ее ведение в течение периода работы сотрудника. Форма личной карточки приводится в приложении Г.

В личной карточке содержатся следующие реквизиты [6]:

- ФИО сотрудника;

- дата приема;

- дата увольнения;

- категория;

- объект;

- должность /специальность;

- разряд;

- оклад / тариф;

- график работы;

- паспорт (вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан);

- адрес (страна, индекс, регион, город, насел. пункт, район, улица, дом, корпус, квартира);

- телефон;

- дата рождения;

- пол;

- семейное положение;

- вхождение в профсоюз;

- непрерывный стаж;

- воинский учет (звание, военкомат, годность, ВУС, спецучет);

- приказы по сотруднику (прием, отпуска, перемещения, увольнение);

- страховой номер ПФ;

- ИНН;

- образование;

- и многое другое.

1.8.5 Приказ по отпуску

Данный документ выпускается в случае, если сотрудник уходит в отпуск по какой-либо причине и формируется на основе заявления сотрудника на отпуск.

Приказ по отпуску содержит следующие реквизиты [6]:

- № документа;

- дата документа;

- ФИО;

- сведения о сотруднике ;

- (Объект, Категория, Должность/Специальность, разряд для рабочих, Тариф/Оклад, Условия труда, График работы, и так далее);

- основание отпуска ("График отпусков", "Заявление Иванова И.И.");

- дата начала отпуска;

- дата окончания отпуска;

- тип отпуска (очередной, без сохранения з/п, учебный);

- тип расчета отпуска (по рабочим дням, по календ. дням);

- рабочий год, за который предоставляется отпуск (при очередном отпуске);

- число дней основного отпуска;

- число дней дополнительного отпуска (если есть);

- основание дополнительного отпуска.

Приказ по отпуску подписывается сотрудником ("с приказом ознакомлен"), начальником объекта и руководителем предприятия.

Очередной отпуск обычно рассчитывается по шестидневке (тип расчета отпуска). Это значит, что субботы считаются рабочими днями и тоже оплачиваются, а воскресенья и праздники пропускаются. Если возраст сотрудника менее 18 лет, то ему предоставляется очередной отпуск на 30 рабочих дней.

Отпуск без сохранения зарплаты и учебный отпуск рассчитываются по календарным дням, т.е. воскресенья и праздники также учитываются при расчете продолжительности отпуска. Очередной отпуск обычно предоставляется на 24 рабочих дня за определенный рабочий год (например за 2005 год).

Если сотрудник работает с вредными условиями труда, то ему по коллективному договору предоставляется дополнительный отпуск на 6 рабочих дней.

1.8.6 Больничный лист

Больничный лист -- это документ, который подтверждает болезнь сотрудника. Во время его болезни ему выплачивается заработная плата, рассчитанная с учетом процента оплаты.

Процент оплаты зависит от стажа так [4]:

- если стаж работы менее 5 лет, то 60%,

- если стаж работы от 5 до 8 лет, то 80%,

- если стаж работы от 8 лет, то 100%.

Документ больничный лист выпускается медицинским учреждением на специальной бумаге. Задача отдела кадров, рассчитать процент оплаты, зависящий от стажа, и направить этот документ в бухгалтерию.

1.8.7 Анкета застрахованного лица

Заполняется на вновь принятых сотрудников, у которых еще нет страхового номера пенсионного фонда. Затем "Анкета застрахованного лица" направляется в Пенсионный фонд, который присваивает лицу страховой номер и возвращает его обратно (карточка пенсионного страхования и сопроводительная ведомость).

Анкета застрахованного лица содержит следующие реквизиты [6]:

- № анкеты;

- дата составления;

- ФИО;

- пол;

- место рождения (тип, город, район, область, страна);

- адрес регистрации;

- адрес проживания фактический (если отличается от адреса регистр.);

- паспорт (тип док, серия, номер, кем выдан, дата выдачи);

- телефон.

Программа Пенсионного фонда ОАЗИС позволяет сформировать анкету, напечатать ее на бумаге и сформировать пачки документов для передачи в ПФ на дискете.

1.8.8 Индивидуальные сведения

Ежегодно в Пенсионный фонд сдаются индивидуальные сведения по застрахованным лицам.