Разработка автоматизированной справочно-информационной системы "Супермаркет"

Размещено на http://www.allbest.ru/

1

Содержание

Введение

1. Анализ торговой деятельности супермаркета

1.1 Виды супермаркетов и их основные направления деятельности

1.2 Функции и структура супермаркета

2. Автоматизированная система управления «Супермаркет»

2.1 Общая схема построения системы

2.2 Функции, реализуемые подсистемами автоматизированной системы управления

2.3 Обоснование структуры выбранной автоматизированной системы управления

3. Экономическая эффективность информационных систем

3.1 Обзор методов закупки товарной продукции

3.2 Обобщенная модель управления запасами

4. Разработка АСИС «Супермаркет»

4.1 Анализ и выбор программных средств разработки АСИС

4.2 Использование АСИС “Супермаркет”

5. Испытания программного продукта

5.1 Справочные документы

5.2 Краткий обзор верификации

5.3 Процессы верификации

6. Безопасность жизнедеятельности

6.1 Выявление вредных и опасных факторов

6.2 Мероприятия по защите от вредных и опасных факторов

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

Предприятия, занимающиеся торговой деятельностью, обязательно сталкиваются с проблемами управления запасами. Рост компаний (оборота, появление изъятых складов и др.), Расширение ассортимента товара, количества поставщиков и клиентов, с этим столкнулись уже многие торговые предприятия, также способствует повышению сложности бизнес-процессов, протекающих и стимулирует руководителей к поиску инструментов, необходимых для управления, которыми являются системы управления предприятием.

Действительно, продуктом деятельности руководителя является решение впоследствии реализуются, в противном случае следует говорить только о намерениях или желание. Классический процесс их принятия достаточно сложный и включает в себя, в частности, сбор и анализ информации, подготовку возможных вариантов, выбор решения, организацию его реализации, учет, контроль, анализ результатов выработки корректирующих воздействий. Система должна быть для руководителя инструментом управления всей деятельностью предприятия.

Часто, работая в режиме жестокого стресса, высокого риска, крайней неопределенности и постоянного дефицита времени на размышления, руководитель не застрахован от ошибок. Информационная система, кроме всего прочего, создает фундамент для того, чтобы можно было развернуть "игровое поле руководителя», давая ему возможность моделировать события, которые уже произошли в совокупности с будущие.

1. Анализ торговой деятельности супермаркета

1.1 Виды супермаркетов и их основные направления деятельности

супермаркет управление автоматизированный верификация

Супермаркеты - это относительно большие магазины самообслуживания с преимущественно продовольственным ассортиментом, которые частично напоминают прежние отечественные традиционные универсамы.

Для современных супермаркетов характерным является наличие следующих признаков:

- значительный объем торговой площади (от 200 м2 и более);

- значительное количество отделов, в которых представлена разнообразная продукция (мясные, фруктово-овощные, молочные продукты, хлеб, хлебобулочные изделия и выпечка, кондитерские, табачные, парфюмерные, парфюмерно-косметические товары, готовые лекарства, товары бытовой химии; товары для автомобилистов, электро - и радиотовары, лаки и краски и т.п.);

- предложение гастрономических и кулинарных изделий собственного производства в соответствующем подразделении, организация дополнительных услуг кафе, салат-бара или мини-заведения быстрого питания;

- оборудованы большие бесплатные стоянки;

- осуществление покупателями комплексных закупок под "одной крышей", что приводит к увеличению производительности труда кассиров;

- равномерный наплыв покупателей в разные дни недели;

- использование люминесцентных ламп для лучшего освещения площадей;

- специфическое оформление стен и потолка, покрытие полов керамической плиткой;

- предложение тележек и корзин для покупки значительного количества товарных позиций;

- использование совершенных кассовых аппаратов, соединенных в сеть и оснащенных новейшим программным обеспечением и средствами сканирования информации с товаров.

Виды супермаркетов:

1. Традиционный супермаркет - это продовольственный магазин самообслуживания площадью примерно 2200 м², предлагает преимущественно продукты питания. В традиционном супермаркете предложение любых непродовольственных товаров, например, косметических средств, ограничено.

2. Супермагазин - называют крупные супермаркеты (площадью от 2200 до 5500 м²)

3. Суперцентр - это супермаркет и магазин низких цен общего профиля под одной крышей (как правило, его площадь составляет около 16,5 тыс. м²).

4. Оптовый супермаркет - это магазин, торгующий продуктами питания по низким ценам. Предложенный набор услуг очень ограничен, а помещения оформлены по принципам рациональности и функциональности, без каких-либо украшений. Существуют различные типы оптовых магазинов. Оптовые супермаркеты с ограниченным набором предлагают около 1500 видов продуктов (одной марки и единого упаковки), за исключением тех, которые быстро портятся и требуют замораживания.

5. Минимаркет - это магазин, который предлагает ограниченный выбор и ассортимент товаров и расположены в удобных для покупателей местах, их площадь составляет от 330 до 1000 м². Характерным признаком этих небольших магазинчиков является быстрое кассовое обслуживание. Главное их преимущество - это удобство, поэтому они имеют возможность предлагать ограниченный ассортимент товаров и устанавливать более высокие по сравнению с супермаркетами цены. Конечно, в таком магазине есть несколько категорий товаров, но в каждой из них присутствуют лишь одна или две общенациональные марки.

6. Склады с полным набором продуктов - наиболее быстро растущий тип оптовых супермаркетов. Они имеют площадь от 5500 до 7800 м², их товарооборот в год достигает 30-50 млн. долл. США. Оптовые супермаркеты с полным набором обычно предлагают товары, известные в общенациональном масштабе (общенациональные торговые марки), по низким ценам, соответственно они получают небольшую норму прибыли (в расчете на объем продаж).

Самое современное оформление торгового зала, идеально проведенная реконструкция, лучшее торговое оборудование, полнейшая автоматизация, безупречное оформление витрин не будут иметь никакого значения для повышения эффективности работы супермаркета, если в нем отсутствует главное - хорошо продуманная концепция и четко работающая схема торгово-технологических процессов.

Дизайн магазина важен также потому, что он создает контролируемую среду, внутри которого покупатели заняты выбором покупок. Раздражители, поступающие из окружающей среды, прорабатываются покупателем сугубо индивидуально, что создает настроение и определяет поведение.

Отдельные элементы (раздражители) среды воспринимаются покупателями и прорабатываются индивидуально. Первый уровень реакции на раздражитель - это создание эмоционального состояния или изменение уже существующего. Эмоциональное состояние посетителя описывается двумя переменными: удовольствие (степень, в котором покупатель чувствует себя хорошо в конкретном магазине) и возбуждения (степень, в которой он испытывает волнение или испытывает подъем настроения).

Вторым уровнем реакции на раздражители является покупательское поведение, базирующееся на эмоциональном состоянии покупателя и может быть ориентирована на сближение или избежания среды магазина.

Для распределения площадей в супермаркетах используют планограммы - визуальные (графические) схемы расположения территории торговли, товаров, персонала и покупателей, а также товарных категорий внутри магазина.

Модель планирования должна облегчить движение посетителей, обеспечивать необходимую пропускную способность, позволить эффективно демонстрировать товары покупателям, использовать имеющуюся площадь для производительного учета типа магазина и ассортимента и в соответствии с требованиями безопасности и сохранности.

1.2 Функции и структура супермаркета

Функциями супермаркета являются:

- Формирование наиболее ходового ассортимента;

- Закупка товаров;

- Хранение;

- Сбыт товаров;

Удовлетворяя потребности оптовых и розничных покупателей, общество оптово-розничной торговли получает доход от торговой надбавки на продаваемые товары.

Сотрудничество с поставщиками, с которыми заключены договоры о постоянных поставках определенного наименования товара независимо от объема заказа. Таким образом, каждый из поставщиков поставляет им определенную группу товаров.

Управлением занимается директор. В его ведении находятся вопросы стратегического характера. Он контролирует деятельность всех отделов.

На директора предприятия возложены следующие функции:

- Общее руководство производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности предприятия.

- Организация взаимодействия всех структурных подразделений и производственных единиц.

- Обеспечение выполнения всех принимаемых предприятием обязательств, включая обязательства перед бюджетами разных уровней и внебюджетных фондов.

- Создание условий для внедрения новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда.

- Принятие мер по обеспечению здоровых и безопасных условий труда.

- Контроль за соблюдением законности в деятельности всех служб.

- Защита имущественных интересов предприятия в суде, арбитраже, органах государственной власти.

Для выполнения возложенных на него функций директор предприятия обязан:

- Руководить в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.

- Организовывать работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений и производственных единиц, направлять их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли в целях завоевания отечественного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах продукции.

- Обеспечивать выполнение обществом всех обязательств перед региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов) и бизнес-планов.

- Организовывать производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления организации труда, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества услуг, экономической эффективности ее производства, рационального использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов.

- Принимать меры по обеспечению общества квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды.

- Обеспечивать правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и моральных стимулов повышения эффективности производства, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленный срок.

- Вместе с трудовыми коллективами и профсоюзными организациями обеспечивать на основе принципов социального партнерства разработку, заключение и выполнение коллективного договора, соблюдение трудовой и производственной дисциплины, способствовать развитию трудовой мотивации, инициативы и активности рабочих и служащих предприятия.

- Решать вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия, в пределах, предоставленных ему законодательством, поручать ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам, заместителям директора, руководителям производственных единиц и филиалов предприятий, а также функциональных и производственных подразделений.

- Обеспечивать соблюдение законности в деятельности предприятия и осуществлении его хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности предприятия в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности.

- Защищать имущественные интересы предприятия в суде, арбитраже, органах государственной власти и управления.

Коммерческий директор относится к категории руководителей. На коммерческого директора предприятия возложены следующие функции:

- Руководство хозяйственно-финансовой деятельностью предприятия.

- Контроль за выполнением плана по реализации продукции, а также

различным финансовым показателям.

- Принятие мер по расширению хозяйственных связей предприятия.

- Организация надлежащего хранения и сохранности материальных ресурсов и готовой продукции.

- Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей, контроль за соблюдением ими требований законодательных и нормативных правовых актов по охране труда.

Для выполнения возложенных на него функций коммерческий директор предприятия обязан:

- Осуществлять руководство хозяйственно-финансовой деятельностью предприятия в области планирования и управления его производственно-экономической политикой, материально-техническим снабжением, заготовкой, хранением, сбытом продукции, транспортным и административно-арбитражным обслуживанием с целью достижения наибольшей экономической и маркетинговой эффективности.

- Организовывать разработку краткосрочных и долгосрочных прогнозов развития рынка, его емкости.

- Разрабатывать рекомендации по выбору целевого рынка (рынков) в соответствии с ресурсами производства; по основным направлениям ценовой политики.

- Изучать тенденции рынка и прогнозировать объем продаж в зависимости от внешней среды.

- Принимать меры по своевременным выводом договоров с поставщиками и потребителями, контролировать соблюдение выполнения этих договоров.

- Организовывать работу в области сбора и анализа действующих стандартов, международных норм и правил.

- Организовывать разработку и совершенствование информационного обеспечения маркетинговых исследований.

- Координировать и проводить маркетинговые действия, вытекающие из решений руководства предприятия и другие руководители линейных служб.

- Осуществлять разработку эффективной системы взаимодействия и взаимосвязей планирующих и производящих подразделений, основанной на учете меняющейся ситуации на рынке и изменении требований потребителей к качеству продукции.

- Осуществлять контроль за выполнением показателей реализации продукции, достижением установленных показателей прибыли и др. финансовым показателям; за правильным расходованием оборотных средств и целевым использованием банковского кредита, прекращением производства продукции, не имеющей сбыта.

- Организовывать работу складского хозяйства, создавать условия для надлежащего хранения и сохранности материальных ресурсов и готовой продукции.

- Обеспечивать рациональное использование всех видов транспорта, совершенствование погрузочно-разгрузочных работ, принимать меры к максимальному оснащению этой службы необходимыми механизмами и приспособлениями.

- Организовывать работу по рекламе продукции, предоставление дополнительных услуг, торговых скидок, торговли в кредит и т.п.

- Обеспечивать своевременное составление сметно-финансовых и других расчетов, установленной отчетности о выполнении планов по маркетингу, материально-техническому снабжению, работе транспорта, сбыта готовой продукции и финансовой деятельности.

- Координировать работу подчиненных ему подразделений.

Бухгалтер предприятия представляет собой единство как минимум трех составляющих, определяющих круг его права и обязанности.

Во-первых, практически каждый главный бухгалтер является наемным работником, то есть находится в трудовых правоотношениях с работодателем. Данное обстоятельство определяет, что круг прав и обязанностей главного бухгалтера структурно включает в себя трудовые права и обязанности.

Во-вторых, главный бухгалтер является не просто работником предприятия, но и должностным лицом. Это обстоятельство накладывает на правоспособность главного бухгалтера определенный отпечаток, превращая его, возможно, в субъект административной и даже уголовной ответственности.

В-третьих, главный бухгалтер является не просто должностным лицом организации, а должностным лицом со специфическими функциями. Фактически он - второе лицо предприятия по финансовым вопросам. Более того, он выполняет публичные функции. Последнее обстоятельство объясняет, что основной круг прав и обязанностей главного бухгалтера прописан на нормативном уровне.

В функциональные обязанности главного бухгалтера относятся:

- Осуществление организации бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.

- Формирование в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.

- Возглавление работы по подготовке и принятии рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.

- Обеспечение рациональной организации бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.

- Организация учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих к основным средствам, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.

- Обеспечение законности, своевременности и правильности оформления документов, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых работ (услуг), расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисления средств на материальное стимулирование работников предприятия.

- Осуществление контроля за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам предприятия, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия.

- Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных расходов.

- Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства. Участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.

- Принимает меры по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости предприятия.

- Осуществляет взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах (сертификатах) и приобретения высоко ликвидных государственных ценных бумаг, контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами.

- Ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке

- Участвует в разработке и внедрении рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники.

- Обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.

- Оказывает методическую помощь работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа.

- Руководит работниками бухгалтерии.

Администрация супермаркета обязана:

- Правильно организовать труд рабочих и служащих, чтобы каждый работал по своей специальности и квалификации, имел закрепленное за ним рабочее место, своевременно до начала поручаемой работы был ознакомлен с установленным заданием и обеспечен работой в течение всего рабочего дня, обеспечить здоровые и безопасные условия труда, исправное состояние инструмента, машин, станков и другого оборудования, а также нормативные запасы сырья, материалов и других ресурсов, необходимых для бесперебойной и ритмичной работы.

- Создавать условия для роста производительности труда путем внедрения новейших достижений науки, техники и научной организации труда; осуществлять мероприятия по повышению эффективности производства, качества работы, сокращению применения ручного малоквалифицированного и тяжелого физического труда, улучшению организации и повышению культуры производства.

- Организовывать изучение, распространение и внедрение передовых приемов и методов труда.

- Вовремя доводить до производственных подразделений, бригад и звеньев плановые задания, обеспечивать их выполнение с наименьшими затратами трудовых, материальных и финансовых ресурсов, осуществляя меры, направленные на более полное выявление и использование внутренних резервов, обеспечение научно обоснованного нормирования расхода сырья и материалов, энергии и топлива, рационального и экономного их использования, повышая рентабельность производства и улучшая другие плановые показатели работы.

- Постоянно совершенствовать организацию оплаты труда, широко применяя коллективные формы оплаты по конечным результатам работы, повышать качество нормирования труда; обеспечивать материальную заинтересованность работников в результатах их личного труда и в общих итогах работы, правильное соотношение между ростом производительности труда и ростом заработной платы, экономное и рациональное расходование фонда заработной платы, фонда материального поощрения и других поощрительных фондов.

- Обеспечить правильное применение действующих условий оплаты и нормирования труда.

- Обеспечивать строгое соблюдение трудовой и производственной дисциплины, постоянно осуществляя организаторскую, экономическую и политико-воспитательную работу, направленную на ее укрепление, устранение потерь рабочего времени, рациональное использования трудовых ресурсов, формирование стабильных трудовых коллективов; применять меры воздействия к нарушителям трудовой дисциплины.

- Неуклонно соблюдать законодательство в труде и правила охраны труда.

- Улучшать условия труда, обеспечивать надлежащее техническое оборудование всех рабочих мест и создавать на них условия работы, соответствующие правилам охраны труда (правилам по технике безопасности, санитарным нормам и др.).

- Принимать необходимые меры по профилактике производственного травматизма, профессиональных и других заболеваний рабочих и служащих, в случаях, предусмотренных законодательством.

- Обеспечивать в соответствии с действующими нормами и положениями специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, организовать надлежащий уход за этими средствами.

- Постоянно контролировать знание и соблюдение работниками всех требований инструкций по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране.

- Обеспечивать систематическое повышение деловой (производственной) квалификации работников и уровня их экономических и правовых знаний, создавать необходимые условия для совмещения работы с обучением на производстве и в учебных заведениях.

Администрация осуществляет свои обязанности в соответствующих случаях совместно или по согласованию с профсоюзным комитетом общества, а также с учетом полномочий трудового коллектива.

Отдел менеджеров организует и ведет продажу продукции общества, а именно:

- Осуществляет поиск потенциальных клиентов.

- Ведет коммерческие переговоры с клиентами в интересах общества.

- Осуществляет оперативное реагирование на информацию, поступающую от клиентов, и доводит ее до сведения соответствующего ведущего менеджера по продажам и начальника отдела оптовых продаж.

- Выясняет потребности клиентов в продукции, реализуемой обществом, и согласовывает заказ с клиентом в соответствии с его потребностями и наличием ассортимента на складском комплексе общества.

- Мотивирует клиентов на работу с обществом, в соответствии с утвержденными программами по стимулированию сбыта;

- Составляет ежемесячный плана продаж;

- Анализирует статистические данные продаж и отгрузок клиентов общества;

- Предоставляет отчет по итогам работы в соответствии с регламентом работы отдела и общества.

- Обеспечивает прием и обработку заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов, закрепленных за собой, а также для клиентов, закрепленных за соответствующими ведущими менеджерами по продаже, при нахождении их вне офиса.

- Осуществляет информационную поддержки клиентов.

- Осуществляет информирование клиентов обо всех изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулирования спроса, времени прихода продукции на склад.

- Окончательно согласовывает с клиентом условия по ценам, дате отгрузки и способы доставки продукции.

- Передает заявки на доставку продукции клиентам в отдел логистики.

- Участвует в разработке и реализации проектов связанных с деятельностью отдела оптовых продаж.

- Взаимодействует с подразделениями общества с целью выполнения возложенных задач.

- - Участвует в рабочих совещаниях.

- Ведет рабочую и отчетную документации.

- Поддерживает в актуальном состоянии данных о клиенте в информационной системе.

- Контролирует отгрузки продукции клиентам.

- Контролирует финансовую дисциплину клиента на основе документов, о сроках оплаты.

Отдел закупок является главным подразделением, где принимаются решения о закупке товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и т.д.

Важность этого подразделения в общей структуре оптовой фирмы трудно переоценить точно так же, как трудно переоценить важность правильно организованной закупочной деятельности для работы всего предприятия.

Отдел закупок организует изучение потребительского спроса. При изучении потребительского спроса в оптовом распределении следует сочетать методы изучения спроса оптовых товарополучателей и методы изучения спроса населения.

Обязанности торговых агентов отдела закупок включают регулярное посещение предприятий розничной сети для выявления их спроса. Они знакомятся с ходом продаж товаров, делают опросы покупателей и тщательно изучают материалы их опросов.

Глубокое изучение спроса оптовых покупателей имеет большое значение для правильного и обоснованного формирования заказов на поставку продукции. Достоверные сведения о потребительском спросе позволяют торговым агентам общества более точно определить объем и ассортимент закупаемых товаров, своевременно предусмотреть изменения в торговле отдельными товарами.

Управляющий отделом уполномоченный решать общие вопросы планирования и организации закупочной деятельности, контролировать действия закупочных агентов и оказывать им всестороннюю помощь. Он сам сможет выступать в роли закупочного агента по определенной группе товаров, если это не мешает выполнению основных обязанностей.

Агент по закупке ведет календарь закупок, в котором фиксирует все операции по осуществлению закупочной деятельности. По календарю определяется время очередной поставки груза, состояние товарных запасов, источники поступления товаров, их стоимость, условия поставки.

Отдел сбыта осуществляет рациональную организацию сбыта продукции общества, ее поставку потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами. Обеспечивает участие отдела в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, проведение маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта. Организует подготовку и заключение договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок. Возглавляет работу по составлению планов поставок и их увязку с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплектности и качества в соответствии с заказами и заключенными договорами. Принимает меры по выполнению плана реализации продукции. Обеспечивает контроль выполнения подразделениями предприятия заказов, договорных обязательств, состояние запасов готовой продукции на складах. Организует прием готовой продукции от производственных подразделений на склады, рациональное хранение и подготовку к отправке потребителям, определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки готовой продукции. Осуществляет разработку и внедрение стандартов предприятия по организации хранения, сбыта и транспортировки готовой продукции, а также мероприятий по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции потребителям, сокращению транспортных расходов, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции и ускорению сбытовых операций. Участвует в организации выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятий по рекламе продукции. Принимает меры по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию. Обеспечивает учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции, своевременное оформление сбытовой документации, составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), о выполнении плана реализации. Координирует деятельность складов, руководит работниками отдела.

Отдел складского хозяйства руководит работой по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи входящих - расходных документов. Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда. Обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита. Участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей. Контролирует ведение учета складских операций, установленной отчетности. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей, внедрению в организацию складского хозяйства современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.

2. Автоматизированная система управления «Супермаркет»

2.1 Общая схема построения системы

Определения:

АСУ -- Автоматизированная система управления.

Любой супермаркет, для продажи какого бы вида товаров он ни предназначался, представляет собой комплексное предприятие, в орбиту которого вовлекаются многие и многие отрасли хозяйства.

Центром любой подобной АСУ всегда является мощный энергонезависимый сервер, хранящий информацию о деятельности всех подсистем супермаркета в виде совокупности распределенных баз данных. Каждая база данных содержит одну или несколько информационных таблиц, содержание которых определяется названием БД и может различаться по внутренним характеристикам; одна и та же база данных может использоваться для работы различных подсистем путем выделения из нее соответствующей информационной таблицы.

Из-за некритичности рассматриваемой АСУ во времени (определенные задержки в выполнении тех или иных операций не грозят системе аварийным сбоем и не подвергают опасности жизнь людей) система не содержит объединенного пульта управления, информация на который выводится со всех интегрированных подсистем и подвергается посекундному контролю опытных операторов; вместо этого каждая из подсистем включает в себя определенное количество оборудованных дисплеями оконечных рабочих мест, выводящиеся на которые и снимаемая с которых информация строго систематизирована по своему характеру.

Каждая из подсистем супермаркета включает в себя программное и аппаратное обеспечение, обеспечивающие:

1) извлечение данных из БД, связанных с соответствующей подсистемой;

2) запись в БД измененных или новых данных;

3) связь с внешними устройствами, необходимыми для функционирования подсистемы.

Разделение супермаркета на подсистемы необходимо для реализации на базе каждой из подсистем определенного подмножества функций, схожих по предметной области; подобное разделение также необходимо с целью организации подразделений АСУ, выполняющих контроль за подотчетной каждому из них подсистемой. Несмотря на то, что подсистемы связаны между собой совместно используемыми базами данных, разделение по предметной области четко определяет круг задач, выполняемых каждой из подсистем.

2.2 Функции, реализуемые подсистемами автоматизированной системы управления

1. Работа с товарами.

По характеру своей деятельности супермаркет - организация, целью которой является продажа населению продуктов и прочих товаров широкого потребления с целью получения прибыли. В связи с этим естественным представляется отведение большинства реализуемых АСУ функций соответствующей подсистеме.

а) Генерация списков товаров, присутствующих на складах; эта функция необходима для быстрого определения товаров, закончившийся запас которых на витринах может быть оперативно пополнен без необходимости заказа новых партий товара поставщику;

б) Генерация списков товаров, отсутствующих на складах, для оформления поставщику соответствующего заказа;

в) Генерация списков товаров, имеющихся в наличии на складах и на витринах, срок годности которых истек; эта функция необходима для списания соответствующих товаров и оформления поставщику новых заказов на эти товары; при этом стоимость списанных товаров засчитывается в чистый убыток супермаркета;

г) Смена цен товаров в БД при изменении последних;

д) Автоматизированное начисление наценок на товары в соответствии с текущим экономическим положением супермаркета;

е) Занесение в товарную БД наименований товаров, отсутствовавших в ней ранее, при поступлении соответствующих товаров от поставщика с последующим назначением этим товарам уникальных идентификационных номеров и цен, определяемых поставщиком; увеличение числа товарных единиц при поступлении от поставщика товаров, присутствовавших в БД;

ж) Генерация списков уникальных идентификационных номеров для расклейки на соответствующие товары;

з) Сверка идентификационных номеров товаров при покупке последних пользователем супермаркета, автоматическое определение цен товаров по этим номерам и уменьшение числа соответствующих единиц товара в БД в соответствии с размером сделанной пользователем покупки. При этом стоимость купленных товаров записывается в чистую прибыль супермаркета.

Все указанные функции, кроме последней, выполняются операторами складского терминала; последняя функция выполняется операторами торгового зала.

2. Работа с поставщиками.

Связь супермаркета с внешним миром происходит через поставщиков, организующих доставку определенных товаров в определенные сроки по предъявляемым им заказам. Также в рассматриваемой АСУ играет роль понятие «поставщики оборудования» - организации, поддерживающие функционирование технических систем супермаркета поставкой и ремонтом соответствующей аппаратуры. Стабильность работы супермаркета в очень большой степени зависит от четкости и согласованности поставок товаров и оборудования; функции, реализуемые данной подсистемой, таковы:

а) Автоматизированное составление списка поставщиков, работа с которыми целесообразна по комплексному показателю, формируемому группой экспертов по изучению рынка;

б) Автоматизированная генерация договоров с выбранными поставщиками на поставку товаров определенного ассортимента на определенный срок;

в) Автоматизированное продление договоров с зарекомендовавшими себя поставщиками и расторжение договоров с поставщиками, не оправдавшими возложенного на них доверия;

г) Оформление по спискам товаров, отсутствующим на складах или имеющим истекший срок годности, заказов тем поставщикам, договоры с которыми на поставку этих товаров были заключены; при этом стоимость указанных в договоре товаров засчитывается в чистый убыток супермаркета;

д) Автоматическое составление списков дат прибытия транспорта с произведенными заказами для осуществления приема этих заказов и отгрузки их на склад или отправки на витрины в соответствии со списками имеющихся в данных местах товаров;

е) Автоматизированное составление списков оборудования, требующего ремонта в связи с истечением амортизационных сроков, и составление по этим отчетам заказов поставщикам оборудования на замену отработавших агрегатов новыми или ремонта соответствующих агрегатов по установленной смете; при этом стоимость ремонта или стоимость новых агрегатов за вычетом стоимости старых засчитывается в чистый убыток супермаркета.

3. Работа с финансами.

Поскольку супермаркет является частным предприятием и главной целью его создателей является получение прибыли, финансовой подсистеме в рассматриваемой нами АСУ должно уделяться особое внимание. Эта подсистема выполняет следующие функции:

а) Ежемесячное продление договора с банком, заключенного в начале деятельности супермаркета, и автоматизированное составление соответствующей документации;

б) Автоматическая помесячная генерация бухгалтерских отчетов с информацией о полученных за месяц чистой прибыли и чистом убытке;

в) Автоматизированное начисление зарплат новоприбывшим сотрудникам, увеличение зарплат в зависимости от стажа сотрудника и генерация платежных ведомостей для штатного и нештатного персонала супермаркета в соответствии с Единой тарифной сеткой;

г) Автоматизированное составление смет на проведение ремонтных и прочих обслуживающих работ;

д) Автоматизированное составление документации, предназначающейся для получения денег из банка и отправления их в банк по истечении каждой недели;

е) Автоматизированное помесячное определение на основе чистой прибыли супермаркета суммы, которая будет выделена в следующем месяце на экономическое развитие супермаркета.

4. Работа с персоналом.

Несмотря на то, что работа супермаркета происходит под контролем автоматизированной системы управления, рабочая сила находит в ней весьма широкое применение - как для выполнения операций, непосредственно влияющих на функционирование АСУ (ввод данных на терминалах и т.д.), так и для различной работы, не связанной непосредственно с автоматизацией (обслуживание, наладка и ремонт оборудования торговых залов и складов, уборка помещений, разгрузка и пр.). Контроль рабочей силы выполняется подсистемой работы с персоналом, включающей в себя следующие функции:

а) Ведение списков сотрудников супермаркета, добавление в соответствующую БД новых записей при поступлении на работу новых сотрудников и удаление записей из БД, соответствующих удаленным сотрудникам;

б) Автоматизированное ведение вспомогательной информации о сотрудниках (награды, поощрения, недочеты, замечания, выговоры, выслуга лет) необходимой для формирования справок, выяснения соответствующей информации начальником отдела кадров, увольнения не зарекомендовавших себя сотрудников и отправки на пенсию сотрудников, отработавших свой срок;

в) Ежедневное формирование списков сотрудников, подлежащих увольнению, а также списков вакансий, подлежащих заполнению за счет приглашения новых сотрудников;

г) Ведение списков обязанностей сотрудников супермаркета; автоматизированное формирование на их основе должностных инструкций для непосредственного донесения содержащейся в них информации до сотрудников;

д) Формирование на основе вектора экономического развития супермаркета должностей, заполнение которых предполагается в будущем; добавление списков обязанностей для этих должностей в соответствующую БД;

е) Ежедневные автоматизированные формирование и выдача торговому персоналу заданий по обработке товаров (очистке витрин от просроченных товаров, перевозке со складов и размещению на витринах новых товаров, смене ценников товаров) основанных на списках, сгенерированных в подсистеме работы с товарами;

ж) Ежедневные формирование и выдача ремонтному персоналу заданий по осмотру и замене отработавших деталей механизмов (формирование производится на основе списков, ведущихся подсистемой работы с хозяйственной частью);

з) Ежемесячная выдача охранному и обслуживающему персоналу плана действий на очередной месяц;

и) Автоматизированная генерация документации, необходимой для оформления отпусков, больничных и отгулов.

5. Работа с хозяйственной частью.

Как и любая современная организация, супермаркету для нормального функционирования необходимо большое число различных машин, механизмов, агрегатов, оборудования. Для контроля над их состоянием в подсистеме работы с хозяйственной частью существуют следующие функции:

а) Добавление в БД «Оборудование» новых записей при поступлении от поставщиков оборудования в соответствии с произведенными заказами; обновление поля «Количество единиц оборудования» при пополнении парка оборудования; удаление записей из БД при списании оборудовании по истечении амортизационных сроков или же в случае повреждений, несовместимых с нормальным функционированием устройства;

б) Автоматическое включение всех устройств и агрегатов при открытии супермаркета, отключение при этом системы сигнализации; автоматическое выключение всех устройств и включение системы сигнализации при закрытии;

в) Автоматическое ведение для каждого из используемых устройств (компьютеров, кондиционеров, морозильников, холодильных шкафов, кассовых аппаратов, видеокамер, сканеров и пр.) списков частей, требующих регулярного профилактического осмотра и замены в случае обнаружения оговариваемых неисправностей;

г) Автоматическая генерация отчетов о состоянии оборудования на конец текущего рабочего дня.

6. Управленческая работа.

Поскольку супермаркет существует и развивается в жестком мире конкуренции, для его выживания необходима четкая и целенаправленная работа управленческой группы, взаимодействующей со всеми подсистемами супермаркета путем принятия чётких решений или их совокупностей, вводящихся в систему в формализованном виде. Управленческая группа, как правило, реализует следующие функции:

а) Поквартальная выработка целевой стратегии развития на основе анализа рынка и стратегических показателей конкурентов;

б) Формирование маркетинговых решений для расширения кругов населения, охватываемых работой супермаркета;

в) Определение состава и структуры ассортимента, подлежащего закупке в ближайшем будущем;

г) Определение круга поставщиков товаров и оборудования, внушающих доверие;

д) Определение целевых фондов вложения прибылей;

е) Составление списков оборудования, подлежащего замене или модернизации в связи с моральным износом;

ж) Изменение структуры фонда рабочей силы в соответствии с выработанной целевой стратегией развития.

2.3 Обоснование структуры выбранной автоматизированной системы управления

Выбранная нами структурная схема автоматизированной системы управления супермаркетом достаточно удобна как для рядового сотрудника, так и для инженера АСУ. Согласно этой схеме, по которой весь супермаркет разделен на обозримое количество подсистем, значительно упрощается поиск и локализация системных сбоев и ошибок в распределении потоков данных, а каждый сотрудник отвечает лишь за подведомственный ему, достаточно малый участок одной из подсистем. В связи с этим выбор такой схемы построения АСУ «Супермаркет» следует признать удачным и рекомендовать его к выбору всех системоаналитиков.

3. Экономическая эффективность информационных систем

3.1 Обзор методов закупки товарной продукции

Существует множество методик определения того, сколько необходимо закупать товара и с какой периодичностью они должны поступать от поставщиков, но все они требуют информации о том, как использовались аналогичные материалы в прошлом.

Основными методами закупок являются:

- Оптовые закупки;

- Регулярные закупки мелкими партиями;

- Закупки по мере необходимости и различные комбинации перечисленных методов.

У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить расходы. Рассмотрим наиболее часто используемые методы.

- Закупка товара одной партией

Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки).

Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки, снижение себестоимости за счет объема.

Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

- Регулярные закупки мелкими партиями

В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода.

Преимущества следующие: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются расходы на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на мелкую поставку.

Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, указанной в заказе.

- Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочных ведомостях.

Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро реализуемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:

- Полный перечень товаров;

- Количество товара, имеющегося на складе;

- Необходимое количество товаров.

Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

- Получение товара по мере необходимости

Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

- Количество не устанавливается, а определяется приблизительно;

- Поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

- Оплачивается только поставлена ??количество товара;

- По истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

- Закупка товара с немедленной сдачей

Сфера применения этого метода покупка нечасто реализованных товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается тогда, когда он нужен, и вывозится со складов поставщиков.

Недостаток этого метода в увеличении расходов, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе.

При планировании закупок после определения потребности и расчета количества, часто возникает необходимость принять решение закупать или не закупать те или иные товары.

С точки зрения высшего менеджмента, управления запасами - это балансирование между двумя целями, взаимоисключающими друг друга в своих полярных точках: сокращение совокупных затрат, направленных на содержание запаса и обеспечение максимальной надежности торгового процесса. Данное утверждение позволяет выделить полезное правило управления запасами: увеличение запасов целесообразно до тех пор, пока предполагаемая экономия превышает расходы по содержанию дополнительных запасов и отвлечение оборотных средств. В нестабильной экономике с большой вероятностью невыполнения условий первоначальных контрактов или возникновением непредвиденных заказов, приведенное выше правило стоит также скорректировать на затраты, связанные с отсутствием необходимых товаров.

Первым шагом в управлении запасами по выделению целевых показателей для ответственных лиц:

- Минимизация суммарных затрат, связанных с запасами (стоимость хранения, стоимость выполнения заказа, убытки, связанные с отсутствием необходимых товаров);

- Ускорение оборачиваемости;

- Снижение риска возможных срывов планов по продажам.