Схема информационных потоков представляет направленный граф, вершины которого - субъекты документооборота, а дуги указывают направления движения документов.

На рисунке 1.4 изображена схема движения документов по выбранной проблеме на предприятии, подписи к стрелкам обозначают номера соответствующих потоков из таблицы 1.6.

Рисунок 1.4 - Схема движения документов

1.6 Предложения по изменению структуры предприятия

В результате анализа структуры управления предприятием было установлено следующее:

Четко просматривается три уровня управления: высший, средний и оперативный. Между этими уровнями соответствующим образом распределены функции управления, о чем отмечалось в п. 1.2.;

Сфера управления предприятием разделена на функциональные области, каждая из которых представляет совокупность процессов;

Организационно-управленческая и функциональная структуры предприятия соответствуют друг другу.

На основании вышесказанного можно сделать вывод, что предприятие в основном удовлетворяет требованиям, предъявляемым при разработке АСУ. Целесообразным изменением является расширение отдела АСУ для обеспечения информационной интеграции в сфере производственной деятельности для достижения более высокого уровня эффективности управления.

Выводы

В результате проведения диагностического анализа предприятия ЗАО ПФ «СКБ Контур» была дана общая характеристика предприятия, проведен анализ функциональной и организационно-функциональной структуры, анализ целей, анализ материальных и информационных потоков, выявлен ряд проблем, существующих в организации работы системы управления.

На основе выявленных проблем был предложен перечень задач, выполнение которых позволит решить ряд проблем на предприятии. Одной из важнейших и первоочередных задач в данном случае является создание автоматизированной системы, которая позволит повысить эффективность труда специалистов, а также обеспечит предприятие механизмом учета оказываемых услуг по вопросам сервисного обслуживания.

Структура АСУ, а также место разрабатываемой подсистемы в ней, рассматривается во втором разделе.

2. Описание АСУ

Комплексный подход предполагает учитывать при анализе как внутреннюю так и внешнюю среду организации. Это означает, что необходимо учитывать не только внутренние, но и внешние факторы - экономические, геополитические, социальные, демографические, экологические и др. Факторы - важные аспекты при анализе организаций и, к сожалению, учитываются не всегда. Например, часто социальные вопросы при проектировании новых организаций не учитываются либо откладываются. При внедрении новой техники не всегда принимаются во внимание показатели эргономичности, что приводит к повышению утомляемости рабочих и в итоге к снижению производительности труда. При формировании новых трудовых коллективов должным образом не учитываются социально-психологические аспекты, в частности, проблемы мотивации труда. Суммируя сказанное, можно утверждать, что комплексный подход является необходимым условием при решении задачи анализа организации.

Рассмотрим основные принципы системного подхода (системного анализа).

1. Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.

2. Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня - элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой.

3. Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.

4. Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

Как отмечалось выше, при системном подходе важное значение приобретает изучение характеристик организации как системы, т.е. характеристик «входа», «процесса» и характеристик «выхода».

При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры «выхода», т.е. товары или услуги, а именно что производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Ответы на эти вопросы должны быть четкими и своевременными. На «выходе» в итоге должна быть конкурентоспособная продукция либо услуги.

Затем определяют параметры входа, т.е. исследуется потребность в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и информационных), которая определяется после детального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники, технологии, особенности организации производства, труда и управления) и параметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной, экологической и др.). И наконец, не менее важное значение приобретает исследование параметров процесса, преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования, рассматривается производственная технология, либо технология управления, а также факторы и пути ее совершенствования.

Таким образом, системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

При создании АСУ необходимо руководствуются следующими основными принципами:

Принцип системности заключается в том, что при декомпозиции должны быть установлены такие связи между структурными элементами системы, которые обеспечивают целостность АСУ и ее взаимодействие с другими системами.

Принцип развития - исходя из перспективы развития объекта автоматизации, АПС должна создаваться с учетом возможности пополнения и обновления функций, и состава АПС без нарушения ее функционирования.

Принцип совместимости - при создании систем должны быть реализованы информационные интерфейсы, благодаря которым она может взаимодействовать с другими системами.

Принцип стандартизации - при создании систем должны быть рационально применены типовые, стандартные элементы, проектные решения, пакеты прикладных программ и т.п.

Принцип эффективности заключается в достижении рационального соотношения между затратами на создание АПС и целевыми эффектами, включая конечные результаты, получаемые в результате автоматизации.

Основными принципами и целями создания АСУ предприятия являются:

Определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;

Выработка системы хранения, использования и предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;

Определение потребностей в технических средствах (в том числе, в компьютерной технике) на предприятии в целом и в каждом хозяйственном подразделении;

Разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

Проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, планировании, контроле, сборе и обработки цифровой информации;

Автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;

Обеспечение копировальными устройствами, всеми средствами связи и коммуникации в рамках предприятия и его отдельных подразделений;

Автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.

Важными задачами АСУ предприятия являются:

- координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по предприятию в целом;

- определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

- определение основных направлений развития технологии обработки информации.

Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации - чрезвычайно сложная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также, от его полномочий в принятии управленческих решений.

Автоматизированные управленческие информационные системы призваны на основе быстрой обработки информации выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.

Наиболее эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий: создание самих вычислительных машин, создание для них программного обеспечения, подготовленность среды применения.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы, значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ, обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование.

Для современных условий наиболее характерно использование электронной техники в двух основных направлениях:

- в конторском деле - для замены секретарей-машинисток и делопроизводителей;

- в бухгалтерском деле - для составления письменных финансовых документов, осуществления без кассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.

2.2 Описание структуры АСУ

При изучении АСУ как сложной человеко-машинной системы возникает задача определения ее внутренней структуры. В процессе структуризации система разделяется на части, имеющие меньшую сложность, на подсистемы и их элементы. При этом должны решаться вопросы выбора и реализации определенных принципов деления системы. Подсистемы могут быть выделены по функциям управления, видам средств, обеспечивающих целостное функционирование системы, уровням иерархии системы и другим признакам.

При определении структуры АСУ целесообразно выделить два вида подсистем: обеспечивающие и функциональные подсистемы, т.к. только применение данного подхода обеспечивает наиболее полное представление о структуре АСУ.

Все функциональные подсистемы используют общее информационное и техническое обеспечение. Это означает, что необходимо так создать и организовать работу комплекса технических средств, чтобы своевременно решать все задачи функциональных подсистем, как регламентированных во времени, так и возникающих в случайные моменты, при высокоэффективной загрузке ЭВМ и других технических средств.

2.3 Функциональные подсистемы АСУ

Функциональная часть АСУ состоит из комплексов административных, организационных и экономических методов, обеспечивающих решение задач планирования, учета и анализа показателей для принятия управленческих решений в подсистемах АСУ.

Под функциональной структурой АСУ понимается представление отдельных элементов системы управления и связи между ними, анализируемые в контексте функционального назначения. Подсистемы, входящие в функциональную часть АСУ называются функциональными подсистемами АСУ.

2.3.1 Существующие автоматизированные подсистемы в АСУ

На предприятии в составе АСУ действуют следующие подсистемы:

Подсистема «Бухгалтер» - обработка бухгалтерских документов, сопровождающих торговые сделки, отчетность по реализации, отчетность по выплатам налогов и сборов, отчетность по другим бухгалтерским проводкам. С данной системы возможен доступ к информации о финансах предприятия, а также финансовой информации, относящейся к производственным и торговым сделкам предприятия.

Подсистема «Кадры» - обработка информации, относящейся к кадрам на предприятии (архив личных дел, штатное расписание). В его функции входит: планирование численности работающих, комплектование штатов, переподготовка кадров, планирование отпусков. Данная АПС позволяет оптимизировать работу с кадрами. Выполняет следующие функции:

контроль поручений;

ведение личных дел сотрудников;

формирование графиков отпусков;

выдача справочной информации о сотрудниках;

учет страховых полисов.

Подсистема «Руководитель» - данная АПС реализует централизованное управление информацией о сделках с другими предприятиями, их количестве, качестве. АПС «Руководитель» предназначен для повышения надежности принимаемых управленческих решений. Основными функциями АПС являются:

контроль поручений (распоряжений);

составление планов совещаний;

получение оперативной информации для принятия решений;

составление личного плана работы;

записная книжка.

Подсистема «Зарплата» предназначено для своевременного и качественного проведения расчетов по начислению зарплаты. В процессе функционирования осуществляется:

начисление зарплаты;

расчет оплаты больничных листов и подоходного налога;

формирование бухгалтерских документов по труду и зарплате.

2.3.2 Разрабатываемые и предлагаемые к разработке автоматизированные системы

Подсистема «Федеральные проекты» - обработка информации о производимых проектах, подготовка и составление договоров. Автоматизируются выписка документов, управление процессом, учет высококачественных разработок.

В дальнейшем, в связи с ростом товарооборота, увеличением направлений деятельности, рассматривается реализация и внедрение

Подсистема «Учет услуг» - ведение учета оказанных консультаций, выписка соответствующих документов. В данной системе храниться каталог клиентов, которым были оказаны Учет услуг.

Подсистема «Финансы» на котором будет проводиться учет и анализ финансовой деятельности предприятия, финансовое планирование, управление капитальными вложениями, управление фондами предприятия, анализ результатов хозяйственной деятельности. На рисунке 2.1. приведена структура АСУ предприятия ЗАО ПФ «СКБ Контур».

Подсистема «Планирование» - планирование и учет основных показателей производства, количества, качества. В данной системе храниться список показателей, новейших разработок, результат их внедрения, фиксируются основные производственные показатели.

Рисунок 2.1 - Структура АСУ предприятия ЗАО ПФ «СКБ Контур».

2.4 Обеспечивающая подсистема АСУ

Обеспечивающая часть АСУ состоит из:

информационного обеспечения АСУ - совокупности единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в АСУ;

организационного обеспечения АСУ - совокупности средств и методов, предназначенных для проведения технико-экономического анализа существующей системы управления, выбора и постановки задачи управления предприятием, организации управления и производства в условиях АСУ;

технического обеспечения АСУ - комплекса технических средств, связанных единым техническим процессом преобразования информации, предназначенных для обеспечения работы АСУ;

математического обеспечения АСУ - совокупности математических методов, моделей и алгоритмов решения задач и обработки информации с применением вычислительной техники в АСУ;

программного обеспечения АСУ - совокупности программ регулярного применения, необходимых для решения функциональных задач АСУ и программ, позволяющих наиболее эффективно эксплуатировать вычислительную технику, обеспечивая пользователю наибольшие удобства в работе и минимум затрат труда на программирование задач и обработку информации в АСУ.

Подсистемы, входящие в обеспечивающую часть АСУ, называют обеспечивающими подсистемами АСУ.

Размещено на http://www.allbest.ru/

76

2.4.1 Информационное обеспечение АСУ

Для исследования функциональных связей информационного обеспечения систем управления используется интеграционный подход, суть которого в том, что исследования осуществляются как по вертикали (между отдельными элементами системы управления), так и по горизонтали (на всех стадиях жизненного цикла продукта).

Система управления, в том числе автоматизированная, не может работать без информации о состоянии управляемого объекта и внешней среды, без передачи информации о принятых управляющих воздействиях. Определение оптимальных объемов информации, поступающей в различные органы управления и распределения потоков информации во времени и пространстве, необходимое условие эффективного функционирования АСУ.

Структура информационного обеспечения приведена на рисунке 2.2.

Своевременное обеспечение системы управления всеми этими необходимыми сведениями и является основной функцией информационного обеспечения.

Информационное обеспечение АСУ - совокупность единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в автоматизированных системах управления.

Таким образом, информационное обеспечение АСУ представляет собой совокупность данных, языковых средств описания данных, методов организации, хранения, накопления и доступа к информационным массивам, обеспечивающих выдачу всей информации, необходимой в процессе решения функциональных задач АСУ и справочной информации абонентам системы.

Данные систематизируют в специальные массивы - информационную базу системы, в состав которой входят: нормативные и справочные данные, составляющие информационный базис системы; текущие сведения о состоянии управляемого объекта или процесса; текущие сведения, поступающие извне системы, требующие ответной реакции системы или влияющие на алгоритмы выработки решений; накапливаемые учетные и архивные сведения, необходимые для планирования и развития системы.

Рисунок 2.2 - Информационное обеспечение АСУ

Поступающие в систему текущие сведения часто называют оперативной информацией.

Средства формализованного описания данных, предназначены для эффективного поиска и идентификации необходимых данных в массивах, а также для организации доступа к данным внешних абонентов системы. Эти средства включают в себя используемые системы классификации и кодирования объектов (элементов данных) и информационных языков для описания запросов к информационной базе и ответов системы.

Контролируют входные данные и ведение информационной базы и программные средства. Под ведением информационной базы (массивов информации) понимают обеспечение хранения, накопления данных, своевременного исключения устаревших данных, внесения и контроля изменений.

В связи с развитием систем управления важную роль играет гибкость системы, возможность перестройки информационных потоков в соответствии с требованиями системы управления. Анализ ряда систем показывает, что информационная система более консервативна, обладает большей инертностью, чем система управления, и это свойство следует учитывать при разработке информационного обеспечения.

Основное назначение информационного обеспечения состоит в создании динамической информационной модели объекта, отражающей его исходное состояние в текущий или предшествующий момент времени.

Исходя из назначения, можно сформулировать основные требования к информационному обеспечению АСУ:

полнота отображения состояний управляемой системы и достоверности информации, как необходимой для решения задач АСУ, так и выдаваемой по запросам абонентов;

- высокая эффективность методов сбора, хранения, накопления, обновления, поиска и выдачи данных;

- одноразовая регистрация и однократный ввод информации и ее многократное и многоцелевое использование;

- простота и удобство доступа к данным информационной базы;

- ввод и накопление в информационной базе данных с минимумом дублирования;

- организация эффективной системы документооборота;

- развитие информационного обеспечения путем наращивания данных и организацией новых связей и проектирования более совершенных методов и способов обработки информации;

- регламентация доступа к данным с различным уровнем доступа, а также времени хранения документированной информации.

Основные элементы системы информационного обеспечения АСУ - информационные массивы предназначенные для постоянного или временного хранения информации, которой обмениваются между собой внешние и внутренние по отношению к системе источники и потребители информации.

Необходимость в организации информационных массивов в системах информационного обеспечения АСУ обусловлена многими факторами:

- несовпадением моментов поступления информации с моментами ее потребления;

- необходимостью хранения исходной информации, промежуточных и окончательных результатов в процессе исполнения программ и других процедур преобразования информации;

- использованием одних и тех же данных различными процедурами, выполняемыми как параллельно, так и последовательно;

- многократным длительным использованием некоторых данных различными процедурами.

Массив представляет собой совокупность данных, объединенных единым смысловым содержанием, которое обычно отражается в его названии.

Основными элементами массивов, определяющими их содержание, являются записи - наименьшие элементы массива, которыми оперируют пользователи массива при обработке информации. Наименьший элемент записи, имеющий единое смысловое значение, - информационное поле.

2.4.2 Организационное обеспечение АСУ

Организационно обеспечение АСУ - совокупность документов, определяющих: организационную структуру объекта и системы автоматизации, необходимых для выполнения конкретных автоматизируемых функций; деятельность в условиях функционирования системы, а также формы представления результатов деятельности.

В настоящее время по штатному расписанию предприятия отдел АСУ состоит из администратора сети и системного программиста. В функции системного администратора входит обеспечение работоспособности системы в целом, а также отдельных ее частей. Для этого ежедневно он проводит резервное копирование всей информационной базы АСУ и просматривает файл журнала работы системы, а также следит за соблюдением правил работы в сети.

В компетенцию системного программиста входит расширение функциональных возможностей системы за счет внедрения новых решений по автоматизации отдельных задач в различных отделах предприятия. В соответствии с назначением каждого из подсистем, для каждой из которых существует инструкция по ведению работы с АСУ. В приложении 1 к пояснительной записке можно ознакомиться с одним из таких документов.

2.4.3 Разработка решений по программному и техническому обеспечению

Высокий рост конкуренции среди компаний (и даже их подразделений), работающих в сфере компьютерных систем - это, несомненно, результат общего роста рынка высоких технологий. Это, подчас, ставит конечного пользователя перед делемой - выбрать качественный продукт по баснословной цене, либо довериться продукту фирмы-новичка за цену более доступную.

Перед тем, как сделать окончательный выбор, на предприятии проводится анализ желаемых характеристик будущей АСУ. При этом анализе происходит оценка следующих параметров системы:

- стоимость программно - аппаратного комплекса;

- требуемая производительность системы;

- количество и состав рабочих групп системы;

- количество АП в каждой группе системы;

- степень территориальной локализации системы (на каких удалении друг от друга будут АП и серверы);

- примерный объем информации, распространяющейся в системе;

- требуемый уровень безопасности информации.

Для системы требовалась производительность, при которой работа АСУ предприятия проходила бы по возможности в реальном времени, т. е. без «задержек» в обработке и передаче данных. Было принято решение об организации сети на основе простого и надежного стандарта Ethernet, без дополнительных средств, увеличивающих дальность распространения сигнала (репитеров), а также без разбиения на домены.

Операционная система для управления сетью выбиралась по критериям надежности и удобства работы, а также с учетом существующих доступных приложений.

Основным пакетом прикладных программ для всех ЭВМ в сети стал популярный пакет офисных приложений Microsoft Office'2002-2007. Для работы с архивами выбрана программа WinZip.

На момент закупки оборудования и программного обеспечения для системы комплект технического и программного обеспечения системы был следующим:

Четыре ЭВМ - Центральный сервер и три рабочие станции,- связанных сетью Ethernet (линия связи - коаксиальный кабель, топология сети - шина).

Технические характеристики сервера и рабочих станций: процессор - Intel Pentium 1.2 GHz, ОЗУ _ 1 Gb, жесткий диск - 350 Gb, операционная система - MS Windows NT.

Конфигурация сети: Fast Ethernet 10/100 Мбит (Сетевые платы: 3Com Fast Etherlink 10/100 Mbit Bus-Master PCI).

2.4.4 Математическое обеспечение

Математическим обеспечением АСУ называют совокупность математических методов, моделей и алгоритмов для решения задач и обработки информации с применением вычислительной техники в АСУ.

Математическое обеспечение принято делить на общее и специальное.

Общее математическое обеспечение (ОМО) является машинно-ориентированным и реализуется в виде программ, операционной системы, управляющих всеми участвующими в решении задач узлами машины и внешними устройствами и обеспечивающих максимальную производительность ЭВМ; системы программирования, а также тестовых и диагностических программ, проверяющих исправность и выявляющих неисправные узлы и блоки оборудования.

Системы программирования можно разделить на:

- универсальную, представляющую собой набор трансляторов с алгоритмических проблемно ориентированных языков, как общего назначения, так и специализированных. Основой универсальной системы программирования является алгоритмический машинно-ориентированный язык, представляющий собой универсальный автокод, рассчитанный на распространенные типы вычислительных машин (язык ассемблера);

- частное, основанное на языке конкретной машины и содержащую ряд трансляторов и компиляторов, а также стандартные программы.

Как универсальная, так и частная системы программирования могут неограниченно расширяться.

Специальное математическое обеспечение (СМО) является проблемно-ориентированным и реализуется в виде комплекса программ программного обеспечения, организующих работу технических средств по выполнению решаемых в АСУ задач.

В свою очередь специальное математическое обеспечение делят на:

- общесистемное, обеспечивающее функционирование всей системы управления в заданном режиме, включая управление работой ЭВМ и других технических средств с точки зрения использования их в АСУ, решение ряда задач по типовым схемам, которые могут быть необходимы многим пользователям. Последняя часть общесистемного СМО реализуется в виде “библиотеки стандартных программ”, содержащей программы сортировки, редактирования, решения часто встречающихся математических задач;

- прикладное, состоящее из прикладных программ в соответствии с индивидуальными особенностями решаемых задач.

Математическое обеспечение строится на основе типизации алгоритмов по классам задач и унификации методов решения родственных задач независимо от подсистем, в которых они находятся. Такая группировка задач позволяет удешевить их математическое обеспечение, а также создать единые модели для решения различного класса задач. Можно выделить следующие классы задач:

- задачи первичного учета, являющиеся, как правило, массовыми, и поэтому эффективность их включения в АСУ зависит от автоматизации получения машиночитаемой информации;

- учетно-статистические задачи характеризуются большим числом логических операций при небольшом объеме простых математических операций;

- бухгалтерские задачи характеризуются большим числом операций сложения, вычитания, логических операций (сортировка, группировка, сравнение) и формированием таблиц в заданной форме;

- информационно-справочные задачи;

- задачи сложных неэкстремальных расчетов. Для решения задач данного типа целесообразно применять методы математического моделирования. Это позволит сократить трудность не только самих расчетов, но и работ необходимых для сбора исходной информации;

- задачи прогнозирования. Для их решения также применяется математическое моделирование;

- оптимизационные задачи - это наиболее эффективное использование методов моделирования. В машине могут быть “разыграны” любые варианты и ситуации и получена оценка каждого варианта во всех возможных ситуациях;

- задачи топографического моделирования;

- задачи оперативного управления производственными процессами;

- логические задачи.

Эргономическое обеспечение представляет собой совокупность методов и средств, предназначенных для выбора и обоснования проектных решений, создающих оптимальные условия высокоэффективной и безошибочной деятельности в условиях АСУ.

Выводы

Трудно переоценить важность проектирования структуры АСУ. Эти данные необходимы при принятии решений о дальнейшем развитии и укрупнении существующей АСУ. Именно на этапе разработки структуры выбирается общая стратегия развития автоматизации на предприятии, что неизменно сказывается в дальнейшем на эффективности работы АСУ в целом.

Во втором разделе проведен анализ существующей АСУ предприятия ЗАО ПФ «СКБ Контур». Дано описание функциональных и обеспечивающих подсистем, а также разработана общая структура АСУ, которая в дальнейшем будет реализована на предприятии. Вынесено предложение о внедрении автоматизированных подсистем: «Учет услуг», «Планирование», «Федеральные проекты» и «Финансы».

3. Проектирование АПС «Учет услуг»

3.3 Разработка проектных решений по созданию функциональной структуры АПС «Учет услуг»

3.3.1 Общее описание функциональной структуры АПС

АПС «Учет услуг» выполняет следующие функции:

1) учет сервисных услуг, оказанных организациям, независимо от форм собственности и организационно-правовых форм, и физическим лицам по применению и эксплуатации программных продуктов и вычислительной техники.

2) учет пожеланий клиента;

3) учет клиентов, сроков заказа сервисных услуг и результатов выполнения.

4) осуществляет сбор информации о юридических, физических лицах;

5) осуществляет регистрацию лиц, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности, заявителях, учредителях;

6) хранение полученной информации;

7) формирование и вывод на печать отчетов.

На рисунке 3.1 приведена функциональная структура АПС «Учет услуг» с указанием связей между задачами.

3.3.2 Общее описание задач

3.3.2.1 Описание задачи "Создание и ведение базы данных "

Задача "Создание и ведение базы данных" имеет в своем составе следующие справочники:

справочник «Сотрудник»;

справочник «Должность»

справочник «Клиент»;

справочник «Тип клиента»;

справочник «Адрес»;

справочник «Документ»;

справочник «Тип документа»;

справочник «Оказание услуг»;

справочник «Учет услуг»;

справочник «Вид услуг».

Также в его состав входят следующие подзадачи:

- первоначальное создание файлов БД;

- корректировка;

- просмотр / печать;

- защита данных.

3.3.2.2 Описание задачи «Автоматизация процесса регистрации клиентов»

Данная задача включает в себя следующие подзадачи:

- Регистрация юридических лиц;

- Регистрацию физических лиц;

- Регистрацию лиц, имеющих право действовать от имени юр. лица без доверенности;

- Регистрация заявителей.

Регистрация производится при посещении клиентом отдела по работе с клиентами, формируется справочник «Клиент», «Юридическое лицо», «Физическое лицо».

3.3.2.3 Описание задачи «Автоматизация процесса формирования каталога требуемых услуг»

Эта задача состоит из таких подзадач как:

- учет услуг, независимо от форм собственности и организационно-правовых форм по применению нормативных документов по вопросам оказания клиентам услуг;

- формирование каталога часто возникающих проблем;

- мониторинг изменений и дополнений, вносимых разрабатываемые продукты и услуги;

- учет услуг технического обслуживания.

Данная задача позволяет вести учет динамических изменений деятельности клиента, позволяет производить учет оказываемых сервисных услуг для последующего анализа.

3.3.2.4 Описание задачи «Автоматизированное формирование отчетных документов»

Данная задача позволяет формировать отчеты:

- Формирование отчета о физических лицах;

- Формирование отчета о юридических лицах;

- Формирование отчета о динамике заявок;

- Формирование отчета об услугах;

- Формирование списка наиболее частых проблемных ситуаций.

3.4 Проектирование информационной базы

Цель инфологического моделирования - обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Поэтому инфологическую модель данных пытаются строить по аналогии с естественным языком (последний не может быть использован в чистом виде из-за сложности компьютерной обработки текстов и неоднозначности любого естественного языка). Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты).

Сущность - любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных. Сущностями могут быть люди, места, самолеты, рейсы, вкус, цвет и т.д. Необходимо различать такие понятия, как тип сущности и экземпляр сущности. Понятие тип сущности относится к набору однородных личностей, предметов, событий или идей, выступающих как целое. Экземпляр сущности относится к конкретной вещи в наборе.

Атрибут - поименованная характеристика сущности. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различного типа сущностей. Атрибуты используются для определения того, какая информация должна быть собрана о сущности. Здесь также существует различие между типом и экземпляром. Абсолютное различие между типами сущностей и атрибутами отсутствует. Атрибут является таковым только в связи с типом сущности. В другом контексте атрибут может выступать как самостоятельная сущность. Например, для автомобильного завода цвет - это только атрибут продукта производства, а для лакокрасочной фабрики цвет - тип сущности.

Ключ - минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся.

Связь - ассоциирование двух или более сущностей. Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации базы данных - это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи. А так как в реальных базах данных нередко содержатся сотни или даже тысячи сущностей, то теоретически между ними может быть установлено более миллиона связей. Наличие такого множества связей и определяет сложность инфологических моделей.

В соответствии с приведенными выше тезисами, построена инфологическая модель предметной области. Выделены сущности:

справочник «Сотрудник»;

справочник «Должность»

справочник «Клиент»;

справочник «Тип клиента»;

справочник «Адрес»;

справочник «Документ»;

справочник «Тип документа»;

справочник «Оказание услуг»;

справочник «Вид услуг».

Выделена первая схема данных:

Сотрудник (Код сотрудника, ФИО, адрес, дата рождения, дата приема на работу, страх. св-во, ИНН).

Сущность Должность (Код_д, наименование должности, разряд, оклад).

Следующая сущность это

Клиент ( ИНН клиента, Фамилия, Имя, Отчество представителя или руководителя, должность, адрес, дата рождения, Наименование организации, страх. свид-во, организационно-правовая форма)

Сущность Адрес (Код адреса, улица, № дома (владения), индекс);

Сущность Тип клиента представлена следующей схемой данных: Тип клиента (Код типа, Наименование типа).

Сущность Регион (Код региона, название региона).

Сущность Район (Код района, название района).

Сущность Город (Код города, название города).

Сущность Документ (№ документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения).

Тип документа (Код типа документа, тип документа).

Сервисная услуга (Код услуг, наименование услуг).

Вид услуг (Код вида, наименование вида).

Оказание сервисных услуг (Рег. номер, дата, наименование, степень оказания, время начала выполнения, время окончания выполнения).

Сведения об учредителе (ИНН, наименование, размер вклада).

Краткое представление об объектах предметной области дает таблица 3.3.

Таблица 3.3 - Спецификация атрибутов сущностей

Рисунок 3.2 - Инфологическая модель предметной области

3.4.3 Даталогическая модель