Проект автоматизированной информационной системы "Учет успеваемости студентов Воркутинского филиала Ухтинского государственного технического университета"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• 1. Предпроектное обследование
• 1.1Роль предпроектного обследования в процессе проектирования систе
• 1.2 Исследование объекта автоматизации
• 1.3 Описание и анализ существующих систем
• Выводы
• 2. Техническое задание
• 2.1 Общие сведения
• 2.2 Назначение и цели создания системы
• 2.3 Описание объекта автоматизации
• 2.4 Требования к системе Администратор АИС «Учет успеваемости студентов ВФ УГТУ»
• 2.5 Состав и содержание работ по созданию системы
• 2.6 Порядок контроля и приемки работ
• 2.7 Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие
• 2.8 Требования к документированию
• 3. Технический проект
• 3.1 Общие сведения
• 3.2 Характеристика АИС
• 3.3 Выходная информация
• 3.4 Входная информация
• 3.5 Методическое обеспечение АИС
• 3.6 Информационная база автоматизированной системы
• 3.7 Описание технологического процесса обработки данных
• 3.8 Ввод АИС в эксплуатацию
• 4. Рабочий проект
• 4.1 Инструкция программисту
• 4.2 Инструкция пользователю. Руководство администратора
• 5. Экономическая часть
• 5.1 Общие сведения
• 5.2 Расчет инвестиционных затрат на разработку
• 5.3 Расчет годовых затрат на эксплуатацию программного продукта
• 5.4 Расчет эффективности разработки и внедрения АИС
• Выводы
• 6. Безопасность и экологичность проекта
• 6.1 Анализ опасных и вредных производственных факторов при работе на компьютере
• 6.2 Физические опасные и вредные производственные факторы при работе на компьютере
• 6.3 Психофизиологические опасные и вредные производственные факторы
• 6.4 Пожарная безопасность
• Заключение
• Библиографический список

Введение

Проявление общих закономерностей процесса автоматизации управления в социально-экономических системах имеет свою специфику в различных сферах общественного производства. Отрасль образования относится к социально-культурной сфере, что накладывает особую специфику на процессы автоматизации. В отличие от производственной сферы, результаты нематериальной деятельности здесь не так очевидны: производимый продукт практически с трудом поддается количественному измерению, критерии эффективности образовательной деятельности не имеют четкого и однозначно понимаемого определения.

С самого начала разработки филиал университета воспринимался как отдельная организация со своей системой управления.

Автоматизированная информационная система учёта успеваемости в ВФ УГТУ включает прежде всего следующие данные:

списочный состав студенческого контингента с данными о ходе обучения студентов: сведения о результатах обучения каждого из них по каждому преподаваемому предмету (итоговые и текущие отметки), данные по диагностике качества обучения (тестовый контроль знаний, умений, навыков), а также

данные, которые можно рассматривать как основные параметры технологического процесса обучения: организация учебного процесса (часы, специфика преподавания предметов, численность в группах), преподавательский состав.

Автоматизация работы с информацией именно такого типа требуется в первую очередь для того, чтобы обеспечить востребованность разрабатываемой системы в университете.

Потоки информации, циркулирующие в мире, который нас окружает, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные способы - базы данных, позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. И уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Не будь баз данных, они бы просто захлебнулись в информационной лавине.

Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах ЭВМ дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации.

Для использования столь огромных объемов хранимой информации, помимо развития системных устройств, средств передачи данных, памяти необходимы средства обеспечения диалога человек-ЭВМ, которые позволяют пользователю вводить запросы, читать файлы, модифицировать хранимые данные, добавлять новые данные или принимать решения на основании хранимых данных. Для обеспечения этих функций созданы специализированные средства - системы управления базами данных (СУБД). Современные СУБД - многопользовательские системы управления базой данных, которые специализируется на управлении массивом информации одним или множеством одновременно работающих пользователей.

Целью дипломной работы являлось создание автоматизированной системы, обслуживающей процесс регистрации студенческих работ и подсчет успеваемости студентов ФБО.

Автоматизация регистрации студенческих работ и подсчет успеваемости студентов ФБО позволит наиболее эффективно решать следующие задачи:

· получать справочную информацию о студентах;

· осуществлять чёткий контроль нагрузки преподавателя;

· автоматически подсчитывать учебную нагрузку преподавателя, т.к. ведётся почасовая система оплаты труда;

· оперативность отчетности об успеваемости студентов;

· хранение информации;

· получать быстрый доступ к необходимым данным для регистрации студенческих работ.

Цели создания системы:

· повышение скорости обработки информации и ее достоверности;

· повышение надежности хранения данных.

Первый этап создания АИС - предпроектное обследование объектов автоматизации, в результате которого разработано техническое задание, в котором определены требования и порядок создания АИС «Успеваемость студентов ФБО», построена диаграмма потоков данных Воркутинского филиала Ухтинского технического университета.

Во втором разделе «Техническое задание» описываются задачи проекта, определяются цели и основные исходные данные необходимые для разработки системы.

На третьем этапе создания АИС - этапе проектирования - выявлены структуры базы данных АИС, разработан интерфейс системы. Результатом этого этапа проектирования является технический проект на «Успеваемость студентов ФБО».

В разделе «Рабочий проект» приведены инструкции пользователя с примерами интерфейса и работы, и инструкция программисту с описанием основных алгоритмов расчета отчетов по успеваемости и описанием программных модулей системы.

Раздел «Экономическая часть» посвящен расчету длительности и технико-экономическому обоснованию внедрения нового программного продукта.

В разделе «Безопасность» представлено описание возможных угроз и представлены методы, сводящие данные угрозы к минимуму.

1. Предпроектное обследование

1.1 Роль предпроектного обследования в процессе проектирования системы

Предпроектное обследование - один из важнейших этапов успешного внедрения проекта. Этот этап служит фундаментом для всей последующей работы над проектом. На этапе предпроектного обследования был проведён анализ и моделирование процессов, подлежащих автоматизации (иногда этот процесс называется структурным моделированием), а также были сформированы требования к будущему продукту.

Этот этап предполагает тесное взаимодействие с основными пользователями системы - сотрудниками Воркутинского филиала Ухтинского государственного технического университета. Основная задача взаимодействия - получить как можно более полную информацию о системе (полное и однозначное понимание требований заказчика) и формализовать её, для последующего проведения подробного анализа.

Основная информация о существующей системе обработки данных была получена в результате бесед с руководителем ВФ УГТУ и рядовыми сотрудниками ВУЗа. Таким образом, была определена суть данного процесса, перспективы его развития и требования к системе.

По завершении основной стадии обследования системы был сформирован вероятный технический подход к созданию автоматизированной системы и приблизительно рассчитаны затраты на разработку программного обеспечения.

Результатом обследования стало техническое задание (ТЗ) на разработку. В ТЗ описано:

· совокупность условий, при которых предполагается эксплуатировать будущую систему: архитектура системы, аппаратные и программные ресурсы, предоставляемые системе, внешние условия ее функционирования, состав людей и работ, которые обеспечивают бесперебойное функционирование системы;

· сроки завершения отдельных этапов, форма сдачи работ, ресурсы, привлекаемые в процессе разработки проекта, меры по защите информации;

· описание выполняемых системой функций;

· будущие требования к системе в случае ее развития, например возможность работы пользователя с системой с помощью Интернета и т.п.;

· сущности, необходимые для выполнения функций системы;

· интерфейсы и распределение функций между человеком и системой; требования к программным и информационным компонентам ПО, требования к СУБД (если проект предполагается реализовывать для нескольких СУБД, то требования к каждой из них, или общие требования к абстрактной СУБД и список рекомендуемых для данного проекта СУБД, которые удовлетворяют заданным условиям);

Выполненная на данном этапе работа позволила ответить на вопрос, стоит ли продолжать данный проект и какие требования заказчика могут быть удовлетворены при тех или иных условиях. Могло оказаться, что проект продолжать не имело смысла, например из-за того, что те или иные требования не могли быть удовлетворены по каким-то объективным причинам. Было принято решение о продолжении проекта, и для проведения следующего этапа уже имелось представление об объеме проекта и смете затрат (см. экономическую часть).

1.2 Исследование объекта автоматизации

Организация, направления и цели её работы

Воркутинский филиал Ухтинского государственного технического университета создан по приказу Минобразования России от 23.11.99 №951. Право на ведение образовательной деятельности в сфере высшего профессионального образования подтверждено лицензией Минобразования от 24.03.2005 г. Серия: А №164508 регистрация №4412.

Основная цель создания и деятельности филиала - расширение сферы деятельности Ухтинского государственного технического университета, обеспечение наиболее полного доступа молодежи и населения отдаленных северных районов к получению высшего профессионального образования. Филиал осуществляет подготовку специалистов по следующим специальностям:

· Автоматизированные системы обработки информации и управления.

· Информационные системы и технологии.

· Водоснабжение и водоотведение.

· Промышленное и гражданское строительство.

· Теплогазоснабжение и вентиляция.

Обучение осуществляется в г. Воркуте. По окончании обучения выдается диплом государственного образца.

Обучение студентов, согласно договора аренды, осуществляется на базе Воркутинского горно-экономического колледжа. Занятия проводят высококвалифицированные педагоги, преимущественно преподаватели Ухтинского государственного технического университета и других ВУЗов республики. Структура предприятия имеет свою специфику, так как не имеет ни деканатов, ни кафедр.

В ходе работы над дипломной работой была изучена предметная область, о которой можно рассказать подробней.

При поступлении в высшее учебное заведение для каждого студента формируется учебная карточка. В процессе учебы учебная карточка студента дополняется данными о выполнении студентом учебного плана в соответствии с учебным план - графиком.

Заполнение учебной карточки студента данными о выполнении учебного плана является обязательным т.к. знания, полученные каждым студентом в процессе обучения, подлежат обязательной проверке. Студенты обязаны сдать все экзамены и зачеты в соответствии с рабочими учебными планами и утвержденными рабочими программами дисциплин.

Заполнение учебной карточки данными о выполнении учебного плана находятся в ведении сотрудников ВФ УГТУ, а именно техником II категории.

Секретарь передаёт технику списки студентов, сформированные из личных дел студентов. Студент приносит секретарю квитанцию об оплате семестра, секретарь делает отметку в «Журнале оплаты студентов за обучение» о том, что студент допущен для сдачи экзаменов и защиты курсовых и контрольных работ. Если студент не предоставил квитанцию об оплате, то соответственно ему ставится не допуск.

Еженедельно методист подготавливает ведомости. В «Журнале регистрации зачетно-экзаменационных ведомостей» ведомости присваивают регистрационный номер. После этого ведомость поступает секретарю для отметки допуска студента по оплате за обучение. Затем секретарь отдаёт ведомость методисту, который в свою очередь передаёт её преподавателю. Преподаватель принимает зачет, экзамен, курсовые работы или проекты и заполненную ведомость отдаёт технику, который отмечает в личных картах студентов информацию о сдаче.

От техника ведомость опять передаётся методисту для фиксирования итогов в таблице успеваемости по каждой группе. Эти данные нужны для подведения итогов экзаменационной сессии. По каждому курсу составляется две формы отчетности по итогам сессии. Первая форма - «Итоги осенней (весенней) сессии», вторая - «Итоги экзаменационной осенней (весенней) сессии».

Первая форма фиксирует успеваемость по дисциплинам для каждой группы, основной формой контроля которых является оценка за курсовую работу или проект, экзамен. В каждой графе идет деление на числитель и знаменатель, где числитель - это количество студентов обучающихся на гос. бюджете, а знаменатель - это количество студентов обучающихся по контракту.

При подведении итогов осенней (весенней) сессии для расчета среднего балла, итоговой и абсолютной успеваемости методист пользуется данными из сводной таблицы успеваемости по каждой группе (Приложение 9). Средний балл высчитывается по формуле:

Средний балл = всех оценок / количество сдавших студентов

Абсолютная успеваемость высчитывается по формуле:

Абсолютная успеваемость = количество сдавших студентов /

количество обязанных сдавать студентов * 100.

Качественная успеваемость = количество студентов сдавших на «4» и

«5» / количество обязанных сдавать студентов * 100.

Если в одной группе оценка проставляется по одной дисциплине, но по нескольким формам контроля (например, КР + экзамен) все расчеты производятся отдельно для каждой формы.

Итоговый средний балл = сумма всех средних баллов / количество

дисциплин

Итоговая абсолютная успеваемость рассчитывается исходя из данных сводной таблицы успеваемости по группе, где учитывается только выполнившие в полном объёме учебную нагрузку за семестр студенты (учитываются не только экзамены, но и зачеты).

Итоговая абсолютная успеваемость = выполнившие в полном объёме

учебную нагрузку студенты / обязаны сдавать * 100

Итоговая качественная успеваемость рассчитывается исходя из данных сводной таблицы успеваемости по группе, где учитывается только выполнившие в полном объёме учебную нагрузку за семестр студенты сдавшие сессию на «4» и «5» (учитываются не только экзамены, но и зачеты).

Итоговая качественная успеваемость = количество студентов сдавших

на «4» и «5» / количество обязанных сдавать студентов * 100.

Все данные заполняются в формы отчета, и эти документы хранятся в филиале.

Экзамен по дисциплине имеет целью оценить работу студента за курс (семестр), полученные теоретические знания, их прочность, приобретенные практические навыки, умение систематизировать полученные знания и применять их к решению конкретных задач.

Зачеты служат формой контроля усвоения учебного материала практических занятий, предусмотренных учебным планом.

Для регистрации документов техником заводится отдельный журнал согласно спецификации.

У техника имеются

1. «Журнал выдачи направлений».

2. «Журнал регистрации и выдачи контрольных работ студентов заочной формы обучения».

3. «Журнал регистрации курсовых работ и проектов».

4. «Журнал регистрации по отчетам практики».

5. «Журнал регистрации ведомостей».

Каждая поступившая контрольная работа регистрируется, ей присваивается регистрационный номер, вкладывается рецензия, проставляется дата поступления и сдачи работы.

Каждый студент, выполнив курсовую или контрольную работу, сдает ее технику. Техник фиксирует все данные в соответствии с графами журнала. В каждую работу вкладывается рецензия. Преподаватель забирает студенческие работы, у техника расписавшись в журнале регистрации в графе «Подпись преподавателя в получении работы».

Преподаватель проверяет и ставит дату проверки и результат проверки «к защите» или «на доработку». Преподаватель проводит защиту тех работ, которые получили допуск. Результатом проведенной работы должна быть отметка «Зачтено» и дата.

Затем проверенные работы поступают от преподавателя к технику, результат зачтенных работ записывается в графу «Оценка работы», ставится дата возврата работы и подпись техника. Рецензия, заполненная преподавателем, прикрепляется в личное дело студента, тем самым подтверждая факт сдачи зачета или экзамена. Если работа возвращена преподавателем на доработку, то студент забирает у техника на руки работу, после чего происходит повторная регистрация работы и весь процесс повторяется.

Экзаменационные работы проверяются после экзамена преподавателем и, в соответствии с результатом, ставится оценка. Оценка выставляется в конце работы и на титульном экзаменационном листе цифрой и письменно. Результаты экзамена проставляются в экзаменационную ведомость и в зачетную книжку студента.

Экзаменационные ведомости преподаватель передает технику, а техник в свою очередь проставляет результаты в личные карты студентов. Если студент пересдаёт экзамен, по какому-либо предмету, то он берет у техника направление и ставит свою подпись в журнале регистрации направлений. Направление действительно в течение трех дней. Когда направление возвращается технику, он заверяет его подписью, т.е. проставляет отметку о сдаче задолженности и дату. Затем это направление подшивается к ведомости того предмета, который студент вовремя не сдал.

В филиале ведётся почасовая оплата труда преподавателей. Каждый преподаватель заполняет отчет, где прописывается вычитка нагрузки (проверка и защита курсовых и контрольных работ, прием экзамена, зачета), дата, количество человек, группа, часы. Техник отслеживает количество сданных студенческих работ и заполнение рецензий. Затем методист проверяет соответствие указанных в отчете часов с расписанием, сверяет выполнение учебного плана за семестр. В итоге начальник учебного отдела фиксирует итоговое количество часов в «Журнале выполнения учебной нагрузки по кафедрам» и данные передаются в бухгалтерию для оплаты отработанных часов преподавателю.

Для полного понимания функционирования внедряемой системы в процессе учета успеваемости студентов ВФ УГТУ были построены диаграммы потоков данных (DFD), которые являются основой анализа любой системы.

Основными компонентами диаграмм потоков данных являются:

· внешние сущности;

· процессы; хранилища данных;

· потоки данных.

Внешняя сущность представляет собой материальный предмет или физическое лицо, представляющее собой источник или приемник информации. Определение некоторого объекта или системы в качестве внешней сущности указывает на то, что она находится за пределами границ анализируемой ИС.

Процесс представляет собой преобразование входных потоков данных в выходные в соответствии с определенным алгоритмом.

Хранилище данных представляет собой абстрактное устройство для хранения информации, которую можно в любой момент поместить в хранилище и через некоторое время извлечь, причем способы помещения и извлечения могут быть любыми.

Поток данных определяет информацию, передаваемую через некоторое соединение от источника к приемнику.

Первым шагом при построении иерархии DFD является построение контекстных диаграмм. Обычно при проектировании относительно простых АИС строится единственная контекстная диаграмма со звездообразной топологией, в центре которой находится так называемый главный процесс, соединенный с приемниками и источниками информации, посредством которых с системой взаимодействуют пользователи и другие внешние системы. Перед построением контекстной DFD необходимо проанализировать внешние сущности, оказывающие влияние на функционирование разрабатываемой системы. Эти объекты взаимодействуют с АИС путем информационного обмена с ней.

Построим DFD-диаграмму для информационной системы «Учет успеваемости студентов ФБО».

Контекстная диаграмма для разрабатываемой системы с единственным процессом учесть успеваемость студентов ФБО, идентифицирующая внешние сущности - учебный отдел, методист, бухгалтерия, преподаватель.

Контекстный процесс и учебный отдел должны обмениваться следующей информацией:

1. Учебный план.

2. Закрепление преподавателя за отдельным направлением.

3. Список студентов.

Контекстный процесс и методист обмениваются следующей информацией:

1. Данные о регистрации студенческих работ.

Контекстный процесс и бухгалтерия обмениваются следующей информацией:

1. Количество часов отработанных преподавателем.

2. Сведения об оплате.

Контекстный процесс и преподаватель обмениваются следующей информацией:

1. Ведомость.

2. Данные о сдаче видов отчетов.

После построения контекстных диаграмм полученную модель следует проверить на полноту исходных данных об объектах системы и изолированность объектов (отсутствие информационных связей с другими объектами).

Процесс, представленный на контекстной диаграмме подлежит дальнейшей декомпозиции на DFD первого уровня.

Главный процесс «учесть успеваемость студентов ФБО» был декомпозирован на четыре подпроцесса: получить график учебного процесса, получить данные о допущенных студентах по оплате, получить данные о регистрации студенческих работ, ввести оценки.

1.3 Описание и анализ существующих систем

На данный момент времени сектор рынка ПО систем автоматизирующих процесс документооборота в ВУЗах представлен различными программными продуктами. В таблице 1. представлены некоторые продукты.

Таблица 1

Краткое описание аналогов

Название	Краткое описание	Недостатки
«ЛУЧ»	Обеспечение информационной поддержки двух компонентов - системы индивидуального учебного планирования и аттестации обучающихся.	Не предусматривает использование мыши, что могло бы сделать её использование более удобным, сравнительно высокая стоимость покупки программы, и её сопровождения.
«Студенты»	Программа для работы кадровых служб студентов и деканатов с документами учащихся, связана с 1С Бухгалтерией.	Для её настройки и администрирования требуются знания специалиста, требуется проведение платных курсов для обучения персонала
«Контингент»	Предназначен для учета движения контингента начиная от подачи заявления о приеме и заканчивая выпуском учащихся из образовательного учреждения.	Программа является платной, и, гарантийная поддержка действительна только 6 месяцев со дня приобретения. По истечению срока гарантийной поддержки 6 месяцев наступает обычное абонентское обслуживание. Стоимость абонентского обслуживания составляет: одно рабочее место 1960 руб. в мес.

ИС «Луч»

Система «Луч» разрабатывалась для обеспечения информационной поддержки двух компонентов этой технологии - системы индивидуального учебного планирования (дистанционное обучение) и аттестации обучающихся.

Учебное планирование предусматривает составление индивидуального учебного плана для каждого студента на основе вариативности, как по содержанию, так и по его темпу. При составлении индивидуального учебного плана студенту оказывает помощь консультант.

Система аттестации в СГУ состоит из нескольких частей:

модульный контроль знаний в течение семестра (домашние работы, тесты, практические занятия, компьютерные занятия, лабораторные работы);

текущая аттестация - экзамен по каждой изучаемой дисциплине и выполнение курсовых работ (многовопросный экзамен проводится в письменной форме, проверку осуществляют эксперты Аттестационного Центра СГУ);

итоговая аттестация - итоговый экзамен и публичная защита выпускной квалификационной работы.

Информационная Система "Луч" состоит из двух основных частей - программной и аппаратной.

Программный комплекс, рассылаемый в филиалы, собирает информацию о проведении модульного контроля знаний в течение семестра, также накапливает информацию по оплате обучения и кадровые данные по студенту, результаты социологических опросов. С определенной периодичностью осуществляется отправка накопленных данных в центр. Для передачи в центр выделяются изменения в накопленной информации, по сравнению с предыдущей отправкой с целью минимизации расходов на пересылку. Информация передается двумя способами:

· через Интернет по электронной почте;

· на дискетах по обычной почте.

Модуль анализа успеваемости студента предоставляет кураторам данные по модульному контролю знаний, на основании которых принимается решение о допуске студента к текущей аттестации по конкретной учебной дисциплине, также фиксирует результаты текущей и итоговой успеваемости.

Модуль анализа финансовых показателей предоставляет информацию для бухгалтерии.

АСУ «Студент»

Автоматизированная система управления персоналом в учебном заведении

Программный комплекс "Студент" призван облегчить работу кадровых служб студентов и деканатов с документами учащихся. Программа дает возможность:

· максимально упростить и автоматизировать работу по приему, перемещению и отчислению учащихся;

· стандартизация отчетов об успеваемости, задолжниках, сводная экзаменационная ведомость, отчет о количестве студентов;

· автоматически формировать первичную документацию на каждого студента (контракты, подготовка и печать протоколов и приказов о зачислении);

· ведение учебных планов с учетом специальностей, специализаций, курсов, групп;

· контроль оплаты обучения с учетом сроков сессии и приказов о продлении контракта;

· моделировать произвольные отчеты из индивидуальных сведений учащихся на основе критериев, указанных пользователем;

· совместимости с 1С:Бухгалтерией;

· интеграции со стандартными офисными приложениями, такими как MS Word, MS Excel.

Главное окно программы «Студенты» предоставлено на рис. 1.3.

Рисунок 1.3 - Главное окно программы «Студенты»

Автоматизированная система управления образованием (АСУО) «Контингент»

Программа «АСУО - Контингент» предназначена для автоматизации процесса управления образовательным учреждением, делая более эффективной работу всех его участников. Данный продукт предназначен для учета движения контингента начиная от подачи заявления о приеме и заканчивая выпуском учащихся из образовательного учреждения. Во время обучения в «АСУО - Контингент» накапливается вся необходимая информация (успеваемость, посещаемость, учебная нагрузка и ее выполнение) для формирования личной карточки учащегося, которая аккумулируется в базе данных и используется для разнообразных целей: формирования различных отчетов, получения результатов успеваемости в разрезе месяцев, семестров, общая успеваемость групп и многое другое. На рисунках 1.5, 1.6 предоставлены виды отчетов сгенерированных программой «АСУО - Контингент».

«АСУО - Контингент» выполняет следующие функции:

Учебный процесс:

· составление рабочего учебного плана;

· формирование тарификации преподавателей;

· получение сведений о педагогической нагрузке преподавателей;

Рисунок 1.5 - Отчет «Учебный план»

Рисунок 1.6 - Отчет «Сводная успеваемость»

Успеваемость:

· ввод результатов обучения студентов по контрольным срезам, месяцам, семестрам;

· получение графиков отражающих состояние процесса обучения: в группе, у преподавателя, по дисциплине;

· получение списков "отличников", "хорошистов", "двоечников" и т.д.

Движение контингента:

· формирование базы лиц зачисляемых в учебное заведение;

· печать всех необходимых форм для поступающего;

· анализ поступающих в разрезе специальностей, заполнения вакантных учебных мест;

· формирование списка всех абитуриентов;

· перевод физических лиц из абитуриентов в учащиеся;

· хранение списочных данных всех лиц не прошедших вступительные испытаний, списки отчисленных и восстановленных учащихся.

Управление учебным процессом:

· контроль выполнения учебного плана;

· контроль выполненных учебных часов в разрезе преподавателей, дисциплин и групп;

· контроль успеваемости студентов по дисциплинам, в течение необходимого периода времени;

А также:

· авторизованный разграниченный доступ пользователей к АСУО;

· ведение списка всех пользователей системы с возможностью изменения прав доступа к системе и ее функциям;

· ведение журнала регистраций и журнала всех операций;

· справочная система АСУО позволяет в любой момент получить информацию о работе с тем или иным модулем или функцией;

· настраиваемая печать всех списков и отчетов на любом принтере;

· защищенность системы от взлома и проникновений из других локальных сетей.

На основании вышеизложенного можно подвести итог.

Все перечисленные системы либо не удовлетворяет поставленным требованиям, либо являются не выгодными экономически или требуют специальной подготовки пользователей системы. Покупка и сопровождение, каждой из выше перечисленных систем будет стоить гораздо дороже, в отличие от разрабатываемой системы. Аналогов данной системы в ВФ УГТУ на сегодняшний день нет. Собственно отсутствие подобной системы и послужило одной из главных причин для разработки информационной системы «Учет успеваемости студентов ВФ УГТУ».

Выводы

Разработка диаграммы потоков данных наглядно показала основные бизнес - процессы и связи между ними, а следовательно позволила более четко определить границы подсистемы и цели их разработки. Был выявлен главный процесс «Учесть успеваемость студентов ФБО», а также внешние сущности «Учебный отдел», «Бухгалтерия», «Методист», «Преподаватель».

Концептуальная модель отобразила в себе все основные объекты предметной области и связи между ними. Главный процесс был декомпозирован на четыре подпроцесса: «Получить график учебного процесса», «Получить данные о допущенных студентах по оплате», «Получить данные о регистрации студенческих работ», «Ввести оценки». Спроектированная концептуальная модель позволяет использовать ее как фундаментальную базу для дальнейшего проектирования базы данных.

Так как рассматриваемые аналоги дороги в отличие от разрабатываемой системы принято решение о продолжении разработки АИС «Учет успеваемости студентов ВФ УГТУ».

2. Техническое задание

2.1 Общие сведения

Полное наименование системы, ее условное обозначение

Полное наименование системы - Информационная Система «Учет успеваемости студентов ФБО». Условное обозначение - «Успеваемость студентов ВФ УГТУ».

Наименование предприятия разработчика и заказчика и их реквизиты

Разработчиком системы является студентка Воркутинского филиала Ухтинского государственного технического университета, специальности 230102 Саерова Оксана Васильевна.

Заказчиком системы является Воркутинский филиал Ухтинского государственного технического университета - 169900 г. Воркута, Республика Коми, ул. Энгельса, д. 3, тел/факс: (82151) 5-71-71.

Перечень документов на основании которых создается система

Разработка проводится в соответствии с действительным законодательством Российской Федерации и нормативно-правовыми актами Министерства образования Российской Федерации и другими Министерствами и ведомствами Российской Федерации и Республики Коми в области информационных технологий и в соответствии с приказом ректора УГТУ №729 от 10.04.01, закрепляющим тему дипломной работы и руководителя дипломной работы.

Плановые сроки начала и окончания работ

Плановые сроки начала работ - 02.02.2007 г., окончания - 25.05.2007 г.

Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ

В процессе разработки АИС «Успеваемость студентов ВФ УГТУ» необходимо выполнить следующие этапы:

· изучить предметную область и описать ее с помощью DFD;

· разработать техническое задание;

· разработать модели БД (концептуальную, логическую, физическую);

· разработать рабочее приложение;

· протестировать систему.

2.2 Назначение и цели создания системы

Назначение АИС «Успеваемость студентов ВФ УГТУ» состоит в автоматизации учета студенческих работ, а также подведения итогов сессий.

АИС «Успеваемость студентов ВФ УГТУ» должна обладать способностью создавать, хранить, осуществлять поиск, извлекать, редактировать документы, связанные с регистрацией студенческих работ и осуществлять вывод форм и отчетов необходимых для подведения итогов сессий.

Целью внедрения АИС «Успеваемость студентов ВФ УГТУ» является повышение эффективности учетных и расчетных процессов в составлении необходимых отчетов по успеваемости студентов. В результате внедрения АИС «Успеваемость студентов ВФ УГТУ» должна быть достигнута оптимизация процессов расчета за счет интеграции данных в единую БД, сокращения сроков получения необходимой информации начальником учебного отдела, увеличения скорости доступа к необходимым данным, снижения трудоемкости учетных работ, временных затрат методиста и техника II-ой категории ВФ УГТУ.

2.3 Описание объекта автоматизации

При поступлении в высшее учебное заведение для каждого студента формируется учебная карточка. В процессе учебы учебная карточка студента дополняется данными о выполнении студентом учебного плана в соответствии с учебным план-графиком.

Заполнение учебной карточки студента данными о выполнении учебного плана является обязательным т.к. знания, полученные каждым студентом в процессе обучения, подлежат обязательной проверке. Студенты обязаны сдать все экзамены и зачеты в соответствии с рабочими учебными планами и утвержденными рабочими программами дисциплин.

Заполнение учебной карточки данными о выполнении учебного плана находятся в ведении сотрудников ВФ УГТУ, а именно техником II категории.

Секретарь передаёт технику списки студентов, сформированные из личных дел студентов. Студент приносит секретарю квитанцию об оплате семестра, секретарь делает отметку в «Журнале оплаты студентов за обучение» о том, что студент допущен для сдачи экзаменов и защиты курсовых и контрольных работ. Если студент не предоставил квитанцию об оплате, то соответственно ему ставится не допуск.

Еженедельно методист подготавливает ведомости. В «Журнале регистрации зачетно-экзаменационных ведомостей» ведомости присваивают регистрационный номер. После этого ведомость поступает секретарю для отметки допуска студента по оплате за обучение. Затем секретарь отдаёт ведомость методисту, который в свою очередь передаёт её преподавателю. Преподаватель принимает зачет, экзамен, курсовые работы или проекты и заполненную ведомость отдаёт технику, который отмечает в личных картах студентов информацию о сдаче.

От техника ведомость опять передаётся методисту для фиксирования итогов в таблице успеваемости по каждой группе. Эти данные нужны для подведения итогов экзаменационной сессии. По каждому курсу составляется две формы отчетности по итогам сессии. Первая форма - «Итоги осенней (весенней) сессии», вторая - «Итоги экзаменационной осенней (весенней) сессии».

Первая форма фиксирует успеваемость по дисциплинам для каждой группы, основной формой контроля которых является оценка за курсовую работу или проект, экзамен. В каждой графе идет деление на числитель и знаменатель, где числитель - это количество студентов обучающихся на гос. бюджете, а знаменатель - это количество студентов обучающихся по контракту.

При подведении итогов осенней (весенней) сессии для расчета среднего балла, итоговой и абсолютной успеваемости методист пользуется данными из сводной таблицы успеваемости по каждой группе (Приложение 9).

Средний балл высчитывается по формуле:

Средний балл = всех оценок / количество сдавших студентов

Абсолютная успеваемость высчитывается по формуле:

Абсолютная успеваемость = количество сдавших студентов /

количество

обязанных сдавать студентов * 100

Качественная успеваемость = количество студентов сдавших на «4» и

«5» / количество обязанных сдавать студентов * 100

Если в одной группе оценка проставляется по одной дисциплине, но по нескольким формам контроля (например, КР + экзамен) все расчеты производятся отдельно для каждой формы.

Итоговый средний балл = сумма всех средних баллов / количество

дисциплин

Итоговая абсолютная успеваемость рассчитывается исходя из данных сводной таблицы успеваемости по группе, где учитывается только выполнившие в полном объёме учебную нагрузку за семестр студенты (учитываются не только экзамены, но и зачеты).

Итоговая абсолютная успеваемость = выполнившие в полном объёме

учебную нагрузку студенты / обязаны сдавать * 100.

Итоговая качественная успеваемость рассчитывается исходя из данных сводной таблицы успеваемости по группе, где учитывается только выполнившие в полном объёме учебную нагрузку за семестр студенты сдавшие сессию на «4» и «5» (учитываются не только экзамены, но и зачеты).

Итоговая качественная успеваемость = количество студентов сдавших

на «4» и «5» / количество обязанных сдавать студентов * 100

Все данные заполняются в формы отчета и эти документы хранятся в филиале.

Экзамен по дисциплине имеет целью оценить работу студента за курс (семестр), полученные теоретические знания, их прочность, приобретенные практические навыки, умение систематизировать полученные знания и применять их к решению конкретных задач.

Зачеты служат формой контроля усвоения учебного материала практических занятий, предусмотренных учебным планом.

Для регистрации документов техником заводится отдельный журнал согласно спецификации.

У техника имеются

6. «Журнал выдачи направлений».

7. «Журнал регистрации и выдачи контрольных работ студентов заочной формы обучения».

8. «Журнал регистрации курсовых работ и проектов»

9. «Журнал регистрации по отчетам практики»

10. «Журнал регистрации ведомостей».

Каждая поступившая контрольная работа регистрируется, ей присваивается регистрационный номер, вкладывается рецензия, проставляется дата поступления и сдачи работы.

Каждый студент, выполнив курсовую или контрольную работу, сдает ее технику. Техник фиксирует все данные в соответствии с графами журнала. В каждую работу вкладывается рецензия. Преподаватель забирает студенческие работы, у техника расписавшись в журнале регистрации в графе «Подпись преподавателя в получении работы».

Преподаватель проверяет и ставит дату проверки и результат проверки «к защите» или «на доработку». Преподаватель проводит защиту тех работ которые получили допуск. Результатом проведенной работы должна быть отметка «Зачтено» и дата.

Затем проверенные работы поступают от преподавателя к технику, результат зачтенных работ записывается в графу «Оценка работы», ставится дата возврата работы и подпись техника. Рецензия заполненная преподавателем прикрепляется в личное дело студента, тем самым подтверждая факт сдачи зачета или экзамена. Если работа возвращена преподавателем на доработку, то студент забирает у техника на руки работу, после чего происходит повторная регистрация работы и весь процесс повторяется.

Экзаменационные работы проверяются после экзамена преподавателем и, в соответствии с результатом, ставится оценка. Оценка выставляется в конце работы и на титульном экзаменационном листе цифрой и письменно. Результаты экзамена проставляются в экзаменационную ведомость и в зачетную книжку студента.

Экзаменационные ведомости преподаватель передает технику, а техник в свою очередь проставляет результаты в личные карты студентов. Если студент пересдаёт экзамен, по какому - либо предмету, то он берет у техника направление и ставит свою подпись в журнале регистрации направлений. Направление действительно в течении трех дней. Когда направление возвращается технику, он заверяет его подписью, т.е. проставляет отметку о сдаче задолженности и дату. Затем это направление подшивается к ведомости того предмета, который студент вовремя не сдал.

В филиале ведётся почасовая оплата труда преподавателей. Каждый преподаватель заполняет отчет, где прописывается вычитка нагрузки (проверка и защита курсовых и контрольных работ, прием экзамена, зачета), дата, количество человек, группа, часы. Техник отслеживает количество сданных студенческих работ и заполнение рецензий. Затем методист проверяет соответствие указанных в отчете часов с расписанием, сверяет выполнение учебного плана за семестр. В итоге начальник учебного отдела фиксирует итоговое количество часов в «Журнале выполнения учебной нагрузки по кафедрам» и данные передаются в бухгалтерию для оплаты отработанных часов преподавателю.

2.4 Требования к системе

Требования к системе в целом. Требования к структуре и функционированию системы

Данная информационная система должна обеспечить возможность пользователю постоянного доступа к информации о сданных студентами работах. А также к информации личного характера: Табельный номер (про преподавателей кафедры), номер группы и номер зачетной книжки (про студентов).

Система также должна разрешать вносить изменения в сведения о студентах, преподавателях и дисциплинах, а так же при необходимости их удаления.

База данных должна отвечать всем требованиям, предъявляемым к нормализованным реляционным базам данных и содержать следующую информацию:

Сведения о преподавателях, данной кафедры.

Сведения о студентах.

Сведения о сданных работах.

Сведения о преподаваемых дисциплинах.

Разрабатываемая система не содержит подсистем. Пользователями данной системы являются сотрудники ВФ УГТУ, а именно:

· Начальник учебного отдела (сведения об учебных планах, сведения о закрываемых преподавателю часах, сведения о регистрации ведомостей).

· Техник II-категории (сведения о регистрации студенческих работ);

· Методист (сведения об успеваемости студентов);

· Секретарь (сведения об оплате студентов за обучение);

Функционирование разрабатываемой системы сводится к обработке информации по различным алгоритмам. Для этого необходимо обеспечить:

· корректное выполнение автоматизируемых процессов;

· ввод и редактирование данных;

· удаление ненужной информации;

· хранение информации;

· поиск по заданным критериям;

· выдачу результатов обработки информации в заданной форме (отчеты).

Требования к входным и выходным данным. Требования к входной документации

Входная документация представленная на бумажных и электронных носителях представляет собой:

· личные данные студента;

· личные данные преподавателя;

· данные об учебном плане;

· данные о нагрузке преподавателя;

· данные о студенческих работах.

Требования к выходной документации

Система должна позволять получать как справочную информацию о студентах и их успеваемости, о преподавателях и их нагрузке, так и предоставлять отчеты по заданным формам.

Выходные документы могут быть представлены в виде документов Microsoft Office 2000/XP/2003.

Требования к надежности

Система должна быть устойчива к аппаратным и программным сбоям, быть защищена от неправильных действий пользователей, а также по возможности обладать максимальной восстанавливаемостью при возникновении каких-нибудь сбоев.

Для обеспечения надежности функционирования всей системы желательно использование источников бесперебойного питания (UPS) или стабилизаторов питающего напряжения для серверов баз данных и серверов приложений. Необходимо также, чтобы аппаратные средства системы обеспечивали устойчивую работу при пиковых нагрузках и имели резерв для расширения числа пользователей и решаемых задач.

Требования к безопасности АИС «Учет успеваемости студентов ВФ УГТУ»:

· защиту от неверных действий пользователя;

· расчетные функции не должны выполняться при нарушении технологии обработки данных, сбоях оборудования и программного обеспечения, приведших к искажению БД;

· соответствовать требованиям безопасности.

· В системе должны быть заложены функции многоступенчатой парольной защиты информации и ПО от несанкционированного доступа в соответствии с классом защищенности 1Г, подробно описанным в части «Безопасность и экологичность проекта»

Система должна позволять управлять:

· пользователями;

· глобальными настройками системы;

· правами доступа ко всем модулям и меню модулей системы;

· возможностью для администратора просмотра текущих пользовательских сессий;

Используемые общесистемные программные средства должны иметь эффективные средства управления пользователями и группами пользователей, обладать высокой степенью отказоустойчивости и иметь средства оперативного резервирования и обратного восстановления информации при аварийных ситуациях.

Для эксплуатации и сопровождения АИС «Учет успеваемости студентов ВФ УГТУ», должны выполняться следующие требования к квалификации персонала

Администратор АИС «Учет успеваемости студентов ВФ УГТУ»:

· знание функциональности и архитектуры АИС «Учет успеваемости студентов ВФ УГТУ» в полном объеме;

· умение писать хранимые процедуры БД MS SQL Server 2000;

· умение пользоваться средствами резервного/архивного копирования СУБД MS SQL Server 2000;

· знание языка запросов SQL и ISQL;

Пользователи:

· умение работать в среде Windows'95/98/ 2000/XP;

· умение пользоваться техникой, установленной на рабочих местах;

· знание функциональности АИС «Учет успеваемости студентов ВФ УГТУ» в пределах, определенных администратором.

Требования к интерфейсу

АИС «Учет успеваемости студентов ВФ УГТУ» должна иметь единый интерфейс пользователя, удовлетворяющий следующим требованиям:

· удобный, интуитивно понятный графический интерфейс;

· наличие графических средств, позволяющих удобно и быстро осуществлять любые функции работы с АИС «Учет успеваемости студентов ВФ УГТУ».

Внешний вид разрабатываемых экранных форм должен соответствовать стандартным приложениям Windows.

Соответствие обязательно распространяется на:

· относительные размеры окон диалога;

· высоту полей ввода;

· относительное расположение элементов окон: полей ввода, поясняющего текста, кнопок;

· размер иконок панели инструментов.

Характеристики, задающие стиль окон приложения:

· доступность кнопок в полосе системного меню;

· название заголовка окна.

Функциональные модули должны иметь сходные варианты управления, виды входных форм, одинаковый вызов для устройств ввода-вывода и вспомогательных функций.

Интерфейс АИС «Учет успеваемости студентов ВФ УГТУ» предполагает использование современных технологических возможностей, таких как графика, цвет, шрифты, выделения и т.д., а также окон, меню, различного вида кнопок, "горячих" клавиш.

Интерфейс АИС «Учет успеваемости студентов ВФ УГТУ» предполагается возможным в двух режимах: в режиме работы с клавиатурой и в режиме работы с мышью. Доступ к модулям АИС осуществляется в режиме выбора из меню. Доступ к различным функциям системы предусматривает режим выбора нужной функции при помощи мыши и клавиатуры. Все необходимые инструкции по требованию пользователя должны предоставляться на экране и позволять работать с АИС «Учет успеваемости студентов ВФ УГТУ» с минимумом дополнительных консультаций.

Требования по безопасности

АИС «Учет успеваемости студентов ВФ УГТУ» должна относиться к классу безопасности 1Г (многопользовательские ИС, в которых одновременно обрабатывается и хранится информация разных уровней конфиденциальности, не все пользователи имеют право доступа к конфиденциальной информации).

Система должна осуществлять контроль доступа пользователей к защищаемым ресурсам в соответствии с матрицей доступа. Права на изменение правил разграничения доступа должны предоставляться выделенным пользователям, например администратору. Должны быть предусмотрены средства управления, ограничивающие распространение прав на доступ.

Необходимо обеспечить единую точку доступа в систему. Система должна идентифицировать пользователей при запросе на вход в систему и не допускать к защищаемым ресурсам пользователей не прошедших идентификацию.

Требования к функциям и задачам

Основное требование к функциям АИС «Учет успеваемости студентов ВФ УГТУ» это способность выполнять:

1. Регистрацию студенческих работ;

2. Расчет данных для составления отчетов по успеваемости студентов;

3. Ввод и контроль данных о студентах;

4. Отслеживание оплаты студентов за обучение;

5. Подсчет количества отработанных преподавателем часов;

6. Ввод и контроль данных о преподавателях;

7. Ведение справочной информации;

8. Формирование отчетов;

9. Вывод установленных форм на печать.

10. Хранение следующей информации в виде справочников:

· дисциплины;

· группы;

· кафедры;

· преподаватели;

· специальности;

· документы;

· вид нагрузки;

· операции.

Кроме того, проектируемая система должна включать в себя следующие стандартные функции:

· Обеспечение ввода - информация, вводимая пользователем, заносится в бузу данных.

· Редактирование данных - информация, хранящаяся в базе данных, модифицируется.

· Систематизацию информации по определенным признакам - информация, хранимая на постоянных носителях или в базе данных, систематизируется по определенному признаку.

· Поиск и выборку информации по определенным пользователем критериям - отображается информация, найденная в базе данных.

· Защита от неверных действий пользователя - генерируется сообщение в случае неправильных действий пользователя.

· Обеспечение санкционированного доступа к информации - обеспечение идентификации пользователей при обращении к данным.

Требования к видам обеспечения. Требования к математическому обеспечению

Требования к математическому обеспечению в создаваемой системе не предъявляются.

Требования к лингвистическому обеспечению

В качестве сервера БД необходимо выбрать Microsoft SQL Server 2000 в качестве средства разработки приложения - Borland Delphi 7.

Требования к программному обеспечению

Система должна функционировать на ПЭВМ типа IBM PC на базе процессоров не ниже Pentium 00, объединенных в локальную вычислительную сеть на основе протокола TCP/IP. Таким образом, реализуется быстрота обмена и надёжность доставки информации по сети.

Для вывода отчётов и выходных документов на печать ПЭВМ должна быть обеспечена доступом к принтеру любого типа печати.

Требования к техническому обеспечению

Система должна надежно функционировать на оборудовании, соответствующем минимальной конфигурации:

Сервер АИС «Учет успеваемости студентов ВФ УГТУ»:

Минимальная рекомендуемая конфигурация - Pentium IV\ RAM 512Mb\ HDD 20Gb\ 2 Mb video.

Рабочая станция пользователя:

Минимальная рекомендуемая конфигурация - Pentium III\ RAM 128Mb\ HDD 10 Gb\ 2Mb video, LAN Ethernet 100 mb.