Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФГБОУ ВПО «Магнитогорский государственный университет»

Факультет информатики

Кафедра информационных систем

Курсовая работа по теме:

«Внедрение автоматизированной системы «Галактика ERP 9.1» в ООО «УралПромСнаб»»

Исполнитель: студентка

51 группы Карпова А.С.

Руководитель: канд. пед. наук,

доцент Давлеткиреева Л.З.

Магнитогорск 2013 г.

Оглавление

• Введение
• Глава 1. Обследование обьекта информатизации ООО «УралПромСнаб»
• 1.1 Обследование предметной области
• 1.2 Разработка модели бизнес-процессов AS-IS и анализ «узких» мест
• 1.3 Формирование требований пользователей к модулю системы
• Глава 2. Формирование технического задания на разработку функционального модуля «Галактика ERP 9.1» на предприятии ООО «УралПромСнаб»
• Заключение
• Список литературы
• Приложения

Введение

ООО «УралПромСнаб» - это современное предприятие, деятельностью которого является производство бензина АИ-80 23100 т/год, дизельного топлива 54600 т/год, мазута М-100 27300 т/год. Миссией данного предприятия является удержание позиций на рынке, а также дальнейшее развитие.

Миссией данного предприятия является стремление к лидерству по качеству изготавливаемой продукции. Данная миссия не достижима без эффективной работы стратегически важных подразделений предприятия, например, отдела сбыта. Качественная организация и обеспечение поставок продукции предприятия потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами является основной целью отдела, для выполнения которой необходим оперативный и автоматизированный учет.

На данный момент в отделе сбыта преобладает бумажный документооборот и дублирование информации в ряде документов. В рамках данных «узких» мест становится актуальной автоматизация учетной деятельности.

Объектом проекта является учет готовой продукции.

Предметом проекта - автоматизация процесса учета готовой продукции.

Цель проекта: разработка технического задания на покупку и внедрение готовой автоматизированной системы учета.

Задачами проекта являются:

Проведение предпроектного обследования (изучение предметной области предприятия, описание основных бизнес-процессов на предприятии);

Выявление «узких мест» на предприятии и формирование предложений по их усовершенствованию;

Разработка и документирование концепции проектирования функционального модуля (описание бизнес-требований к системе, разработка требований пользователей);

Создание ТЗ функционального модуля.

В качестве методологии проектирования используется методологии структурного анализа и проектирования - ARIS, SADT и RUP. Основными инструментальными средствами проектирования являются: MS Visio ( Cause and Effect Diagram - диаграмма Исикавы, Organization Chart Diagram - организационная диаграмма).

Глава 1. Обследование объекта информатизации ООО «УралПромСнаб»

1.1 Обследование предметной области

Общество с ограниченной ответственностью «УралПромСнаб» относится к предприятиям, занимающихся нефтеперерабатывающей деятельностью.

Фирма «УралПромСнаб» организована 1декобря 1980 года. Согласно учредительным документам в регистрационной палате города Магнитогорск ООО «УралПромСнаб» присвоен индивидуальный номер регистрации № 7446026425, ОКПО: 42499634, ОГРН: 1027402234287, офис ООО «УралПромСнаб» находится по адресу: 455026, ЧЕЛЯБИНСКАЯ ОБЛАСТЬ, Г МАГНИТОГОРСК, УЛ МИЧУРИНА, Д 134, КВ 1. Комплекс мини НПЗ находится в Челябинской обл., Агаповского района, п.Буранный (I очередь), ООО «УралПромСнаб». ООО «УралПромСнаб» занимается производством бензина АИ-80 23100 т/год, дизельного топлива 54600 т/год, мазута М-100 27300 т/год.. Отгрузка клиентам готовой продукции осуществляется непосредственно со склада готовой продукции.

Миссия предприятия - специализируясь на нефтеперерабатывающем производстве (мебельных комплектующих), стремиться к лидерству по качеству предлагаемой продукции, расширяя производство. Доброжелательно и объективно предоставлять подробную информацию о данной продукции. Стремиться к постоянному улучшению условий трудовой жизни сотрудников. Ценить доверие партнеров и пунктуально соблюдать достигнутые договоренности.

Основными целями деятельности ООО «УралПромСнаб» являются:

- извлечение прибыли всеми допускаемыми законом способами;

- наиболее полное и качественное удовлетворение потребностей граждан и исполнение заказов физических и юридических лиц на основе заключаемых с ними договоров и контрактов.

Основной задачей деятельности ООО «УралПромСнаб» является повышение экономической эффективности производства, и получение максимально возможной прибыли.

Так же согласно учредительным документам ООО «УралПромСнаб» вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом, в том числе предметом деятельности ООО «УралПромСнаб» являются:

- производство бензина АИ-80 23100 т/год;

- производство дизельного топлива 54600 т/год;

- производство мазута М-100 27300 т/год;

- внешнеэкономическая деятельности;

- оптовая и розничная торговля;

- научно-исследовательские работы;

- снабжение и сбыт;

- осуществление в установленном порядке иных видов деятельности.

Основными источниками доходов ООО «УралПромСнаб» являются денежные средства, полученные от посредника за реализованную продукцию. Основными источниками расходов ООО «УралПромСнаб» являются:

- затраты на закупку сырья для производства (нефть);

- затраты на закупку и ремонт оборудования;

- затраты на электроэнергию, отопление;

- затраты на заработную плату рабочих.

Организационная структура предприятия ООО «УралПромСнаб» представлена на Рисунок1. Организационная структура построена с помощью инструментального средства Microsoft Word.



Рисунок 1. - Организационная диаграмма ООО «УралПромСнаб».

Во главе фирмы стоит директор, который решает в основном управленческие вопросы, а также вопросы стратегического характера. Он контролирует деятельность всех отделов: отдел снабжения, отдел сбыта, отдел бухгалтерии, плановый отдел, главный инженер. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков. У главного инженера в непосредственном подчинении находятся: отдел ОТК, технолог и производственный отдел. Склад сырья и материалов находится в непосредственном подчинении у отдела снабжения, аналогично склад готовой продукции находится в подчинении у отдела сбыта.

Поскольку, в рамках задачи рассматриваемое производственное подразделение - это отдел сбыта, рассмотрим его организационную структуру и выполняемые им функции более подробно.

К основным функциям, которые выполняет отдел сбыта, можно отнести следующие:

· Организацию сбыта продукции предприятия, ее поставку потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами;

· Подготовку прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, проведение маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта;

· Подготовку и заключение договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок;

· Осуществление в соответствии с законодательством РФ работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.

Управляет данным отделом - начальник отдела сбыта, в компетенции оперативное и перспективное управление деятельностью подразделения и персоналом отдела продаж, а также отслеживание взаимодействия с кладовщиками. Также начальник отдела контролирует показатели продаж своих подчиненных, и составляет отчеты.

Используя методику «будет/не будет», определим, какие объекты и процессы будут принадлежать нашей предметной области.

Будет:

- отчет будет внутренним, поскольку в отделе не осуществляется оформление документов сопровождающих готовую продукцию, таких как сертификат качества, накладная, этим занимается отдел ОТК. Отдел сбыта использует готовые накладные.

- отчет будет предназначен для начальника отдела сбыта, кладовщиков;

- отчет будет использоваться другими службами: ОТК, складом готовой продукции.

Не будет:

- отчет не предусматривает сбор информации о поставщиках и проведение маркетингового исследования.

- отчет не предусматривает рассмотрение работы склада и других отделов фирмы.

- отчет не предусматривает проблемы перемещения товара на склад

- отчет не предусматривает внедрение модуля экспорта данных в другие программные средства предприятия.

Можно выделить следующие основные функции моделируемого бизнес-процесса. Основной функций является - составление отчета за операционный день, а именно вычисление дневных показателей, внесение их в 1С. Основными данными моделируемого бизнес-процесса будут выступать: приходные и расходные накладные, счет-фактура, сертификаты качества.

Для обследования деятельности отдела сбыта была составлена и заполнена следующая анкета:

Фамилия, имя, отчество начальника отдела сбыта: Казлаускас Наиля Идрисовна.

1. Основная цель отдела сбыта: организовать продажу продукции предприятия, ее поставку потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами;

2. Основные функции отдела обуви:

1) собирать, обрабатывать и предоставлять руководству информацию о ценах, активности конкурентов, нереализованном спросе на своем сегменте рынка, потенциальных клиентских группах в случае особой важности информации - немедленно доводить ее до начальника сбыта;

2) поиск и привлечение новых клиентов;

3) Оформление договоров на сбыт готовой продукции;

4) продажа товара покупателям;

3. Кадровый состав подразделения: начальник отдела сбыта, менеджеры.

4. Информация, передающаяся из отдела во внешние органы: из отдела сбыта во внешние органы, минуя другие подразделения ООО «УралПромСнаб».

5. Дата заполнения анкеты: 19.07.2013.

6. Подпись лица, заполнившего анкету: подпись.

На протяжении работы отдела обуви формируются документы. Определим, какие документы являются входными, а какие - выходными.

Входные документы:

1. Сертификат качества готовой продукции;

2. Счет-фактура;

Выходные документы:

1. Накладная;

2. Договор;

3. Отчет по продажам.

1.2 Разработка модели бизнес-процессов AS-IS и анализ «узких» мест

Модель AS-IS или модель «как есть» представляет собой модель бизнес-процессов на момент обследования предприятия и строится с целью понять, как функционирует данное предприятие с позиций системного анализа. Эта модель строится с целью выявления ошибок и узких мест, а также формулировки предложений по улучшению ситуации.

Отдел сбыта выполняет следующие основные функции:

1. получение информации со склада о наличии товара;

2. получение документов из других отделов;

3. разработка прогнозов последующих продаж;

4. оформление договоров и других документов, сопровождающих готовую продукцию;

5. составление отчетности по продажам.

Рисунок 2- Диаграмма причин и факторов, влияющих на качественное обслуживание покупателя и регламентные работы

На этапе предпроектного обследования рассмотрим факторы, которые смогут повлиять на результат работы исследуемого подразделения, а также на его основную цель: качественное планирование и учет продаж.

В качестве основной методологии проектирования на данном этапе будем использовать методологию ARIS, конкретнее Case-средство Visio и в нем Диаграмму причин и факторов

Методология ARIS Диаграмма Исикавы

Проведем анализ построенной диаграммы

Показателем качества на данной диаграмме является «Качественное планирование и учет продаж». Выделим факторы, оказывающие на цель наиболее сильное влияние:

1. Трудовые ресурсы

2. Персонал

3. Маркетинг

4. Внешние условия

5. Контроль руководства

6. Реализация нефтепродуктов

7. Стратегический менеджмент.

Рассмотрим каждый фактор подробнее.

1. Трудовые ресурсы - это совокупность всех физических лиц, которые состоят с предприятием как с юридическим лицом в регулируемых договором найма отношениях:

· Развитие программ мотивации;

· Большой интерес управленцев к вопросу обучения и развитию персонала;

· Заинтересованность персонала в конечном результате.

2. Персонал - лица, ответственные за планирование закупок, учет сведений о закупках за предыдущие периоды и формирование отчетности, прием и оформление товара. На данный фактор влияет следующее:

· Производительность (характер, жизненные позиции, состояние здоровья, условия труда, з/п, комфортное рабочее место);

· Уровень специализации (квалификация, уровень образования, наличие доп.образования).

3. Маркетинг - это организационная функция и совокупность процессов создания, продвижения и предоставления ценностей покупателям и управления взаимоотношениями с ними с выгодой для организации:

· Маркетинговые разработки;

· Хорошая реклама;

· Квалифицированные специалисты.

4. Внешние условия - совокупность экономических отношений, базирующихся на регулярных обменных операциях между производителями товаров и потребителями (конкуренция)

5. Контроль руководства - способы управления отделами, и, непосредственно отделом снабжения; методика работы с персоналом, способы мотивации и повышения производительности сотрудников, разработка стратегий и тактики организации. На данный фактор влияет следующее:

· Контроль выполнения задач (работа с персоналом, управление отчетностью, анализ информации, анализ итогов за предыдущие периоды).

· Цели организации (тактика, стратегия, взаимодействие с отделом маркетинга).

6. Реализация нефтепродуктов - о деятельность предприятий торговли, направленная на удовлетворения потребительского спроса на товары, связанная с организацией системы торговли, хранения, упаковки, сортировки товаров, рекламы, распространения информации о товарах, местах и способах их приобретения потребителям. На данный фактор влияет следующее:

· Стабильный спрос на предлагаемый товар;

· Эффективный ассортимент реализуемой продукции;

· Продукция реализуется полностью.

7. Стратегический менеджмент - это процесс определения взаимодействия организации с ее окружением выражаемое через использование избранных целей и достижение желаемого результата путем распределения ресурсов организации в соответствии с эффективным планом действий. На данный фактор влияет следующее:

· Стратегическое планирование;

· Заинтересованность в росте продаж.

При дальнейшем анализе предметной области необходимо учитывать влияние каждого фактора, как главного, так и второстепенного, поскольку их негативное воздействие может привести к неудовлетворительному планированию продаж и, как следствие, к плохому функционированию отдела.

Уточним модель, используя полученную в процессе сбора информацию.

Рисунок 3. - Контекстная диаграмма DFD «AS IS»



Рисунок 4. - Декомпозиция контекствной диаграммы DFD «AS IS»

Описание модели DFD

Внешние сущности
Отдел бухгалтерии	штатно-структурное подразделение хозяйствующего субъекта, предназначенное для аккумулирования данных о его имуществе и обязательствах. Бухгалтерия является источником полной, документально обоснованной и структурированной экономической информации, необходимой для принятия управленческих решений в целях обеспечения эффективного хозяйствования
Отдел ОТК	самостоятельное подразделение производственной организации (предприятия), которое осуществляет независимый контроль соответствия продукции установленным требованиям и гарантирует это соответствие потребителю. Отдел технического контроля подчиняется высшему руководству организации (предприятия), что обеспечивает независимость контроля
Посредник	это коммерческое предприятие или организация, стоящие между производителями и потребителями товаров и содействующие реализации последних (заправочные компании)
Клиент	это не просто источник получения денег, это полноценный партнер, бизнес которого развивается благодаря и параллельно с собственным
Процесс
Отдел сбыта	организация и обеспечение поставок продукции предприятия потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами
Принять и проанализировать заказ	Авторизованный заказ проанализировать, если предприятие может отпустить данную продукцию заказчику по определенной цене, то заказ считать принятым.
Проверить наличие товара	Составление заявки на склад готовой продукции, с запросом о наличии необходимого товара в определенном количестве.
Подготовить все документы для оформления договора	Принять документы из отдела ОТК (сертификат качества) и из отдела бухгалтерии (счет-фактура)
Подготовить отчет	Отчет по результатам работы отдела продаж. Сводный отчет по финансовым результатам работы менеджеров. Делается в Excel. Содержит расчет вознаграждения, заработанного сотрудниками, отдела сбыта, от сделанных ими продаж. Используется для контроля результатов работы сотрудников и начисления заработной платы.
Дуги
Счет-фактура	Документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость
Заявка на оформление счет-фактуры	Запрос счет-фактуры из отдела сбыта в отдел бухгалтерии
Сертификат качества	это документ, подтверждающий фактическое качество поставленного (или отгруженного) товара и его соответствие условиям контракта. В этом документе дается количественная характеристика товара (путем проведения установленных лабораторных исследований или измерений) либо удостоверяется соответствие продукции заявленным стандартам или техническим условиям, обозначенным в договоре».
Запрос документов подтверждающих качество продукции	Запрос сертификата качества из отдела продаж в отдел ОТК
Накладная	первичный документ, который применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Унифицированная форма товарной накладной (форма № ТОРГ-12) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132
Договор	Документ, регламентирующий права и обязанности участников договора и размер выплат
Запрос на склад	Запрос на склад готовой продукции о наличии данного товара в необходимом количестве
Информация о клиенте	Извлечение необходимой информации о клиенте в имеющейся БД клиента для оформления договора, если такая информация отсутствует, то необходимо взять ее у клиента и занести в БД.
Переговоры с клиентом	Выяснение сроков и наименование продукции, которую клиент хотел бы приобрести, а так же оговорить дополнительные условия договора
Запрос о наличие товара	Запрос на склад готовой продукции о наличии данного товара в необходимом количестве
Ответ	Ответ о наличии или об отсутствии на складе товара в нужных размерах
Готовые документы из других отделов	Принять документы из отдела ОТК (сертификат качества) и из отдела бухгалтерии (счет-фактура)
Оформление договора	Сложный процесс, требующий особого внимания и специальных знаний. При оформлении любого договора должны быть учтены абсолютно все значимые условия, устанавливаемые законодателем для данного типа юридических документов
Необходимые документы	Счет-фактура, накладная, договор, сертификат качества.
Накопитель (хранилище) данных
БД заказчиков	Представляет собой личностную, уникальную информацию об наименовании, адресатах, и др. данных заказчиков с которыми предполагается устанавливать и вести деловые отношения
Склад готовой продукции	помещение (также их комплекс), предназначенное для хранения нефтепродукции и оказания складских услуг. В логистике склад выполняет функцию аккумулирования резервов материальных ресурсов, необходимых для демпфирования колебаний объёмов продукции и спроса, а также синхронизации скоростей потоков товаров в системах продвижения от изготовителей к потребителям

В работе системы по данной схеме можно выделить такие «узкие» места, как:

1) Данные о готовой продукции, т.е накладные оформлялись в ручную, копии отправлялись в офис факсом, а оригиналы раз в неделю доставляют транспортным путем.

2) Отсутствие автоматизации связи, отдаленного завода от офиса, отнимает много времени на решение проблем, связанных с документооборотом.

Для устранения данных «узких» мест можно предложить управленческое решение:

1) Покупка и внедрение автоматизированная система учета «Галактика ERP 9.1».

Рассмотрим управленческое решение более подробно.

В завершении рабочего дня Начальник отдела сбыта составляет дневной отчет.

1.3 Формирование требований пользователей к модулю системы

Как было оговорено выше - управленческое решение - это внедрение автоматизированной системы учета «Галактика ERP 9.1»

Выбор данной системы обусловлен следующими факторами:

1) Всеохватность учета бизнес-деятельности

Данный фактор играет немаловажную роль: при эффективном использовании данного модуля отчетности его можно будет внедрить и в других отделах предприятия, таких, как:

· Отдел бухгалтерии

· Отдел ОТК

· Склад готовой продукции

· Склад сырья и материалов

· Отдел снабжения

Базовая функция автоматизированной системы учета - оптимизация работы Начальников отдела, значительное уменьшение времени, затраченное на подсчет дневных показателей и формирования отчета.

2) Главные преимущества в использовании модуля отчета

· Экономия времени на составление отчета

· Уменьшение вероятности расчета неверных показателей

· Упрощение процесса составления отчетности

3) Удобство и доступность управления

Модуль курсовая работы будет выглядеть максимально просто и доступно для пользователя системы «Галактика ERP 9.1»

Все будет подстроен под систему «Галактика ERP 9.1», которая установлена на всех компьютерах компании ООО «УралПромСнаб».

1.4 Расчет экономической эффективности

В качестве основного экономического показателя будем использовать годовой экономический эффект:

Э = ?Эгод - С - ЕЧК = ?Эгод - П

Рассчитаем годовые приведенные затраты на модуль:

П = С + ЕК

Для этого сначала найдем капитальные затраты:

где Кпр - затраты на проектирование модуля;

Ктс - затраты на технические средства управления;

Клс - затраты на создание линий связи локальных сетей;

Кпс - затраты на программные средства;

Киб - затраты на формирование информационной базы;

Куч - затраты на обучение персонала;

Кво - затраты на вспомогательное оборудование (устройства пожаротушения, источники бесперебойного питания и др.);

Кпп - затраты на производственную площадь;

Кнеучт - неучтенные затраты, обычно составляют 7-8% от общих затрат.

Исключим из данного расчета следующие показатели:

Кпс (затраты на программные средства) - для модуля не требуется новых программных средств;

Ктс (затраты на технические средства) - парк оборудования не изменится, и соответственно на затраты проекта этот показатель не повлияет;

Клс (затраты на проектирование локальных сетей) - модуль внедряется компьютеры, находящиеся в помещение с уже готовыми локальными сетями;

Кво (затраты на вспомогательное оборудование) - внедряемый модуль не нуждается в специальном оборудовании;

Кпл и Кнеучт не учитываются, т.к. не влияют на итоговые издержки.

Итак, расчет капитальных затрат включает в себя:

К = Кпр+ Куч

Кпс = срок пользования модуля*кол-во пользователей*цена модуля/мес = 12мес*1*700 = 8400 р/год

Куч = з/п обучающего(куратора)*срок обучения/мес =15000,2 = 30000 р.

Киб = кол-во специалистов*срок проектирования*з/п специалиста = 2*0,5мес*11000 = 11000р.

Итого: К = 8400+30000+11000 = 49400 р.

Далее, рассчитаем эксплуатационные затраты:

Из данного расчета исключим Син - затраты на использование интернета, т.к. с внедрением модуля эти затраты никак не изменятся.

Так же исключим Сао - затраты на амортизационные отчисления (т.к. внедряется модуль, износ не учитывается):

Сто = (з/пл персонала*срок пользования)*0,25 =150000*12*0,25 = 450000р/год.

Сэл = (Цена за электричество/мес*кол-во рабочих мест*срок пользования) = 400*1*12 = 4800 р/год.

Итого: С = 450000+ 4800 + 7% = 454800+31836 (7%)= 486636р/г.

Тогда получим годовые приведенные затраты:

П = 486636 + 8,25*4400 = 522936 р/год.

Проведем оценку показателей годового экономического эффекта.

Рассчитаем прямой экономический эффект:

При внедрении модуля уровень з/пл у начальника отдела не изменится:

С = 486636 р.

Итого: Эпрям = Пб - П =486636- 522936 = - 36300 р.

Прямой годовой эффект получился отрицательным для оправдания затрат на внедрение модуля.

Внедрение модуля будет целесообразно лишь в том случае, если косвенный экономический эффект будет положительным и значительно превышать затраты.

Рассчитаем косвенный экономический эффект:

Экосв = DА + DСсеб +DШ

?А - годовой прирост выручки от реализации продукции в расчет не берем. Штрафов и потерь документов в отделе нет.

Рассчитаем экономию на себестоимости продукции:

Себестоимость работ равна примерно 5000р.

В общем 20% занимают затраты на канцелярию. Поскольку при внедрении модуля сократиться потребность в канцелярии, то отметим экономию на на 13%:

DСк = 5000*20% - (5000*20% - 13%) = 1000- (1000 - 650) = 650р.

Сэкономить на прочих затратах себестоимости планируется на 5%:

DСпроч =5000*15% - (5000*15% - 5%) = 750 - (750- 250) = 250р.

Итого:--DСсеб = 12*(DСк + DСз/п + DСпроч) = 12*(650+ 20000 + 250) = 250800 р.

Рассчитаем косвенный экономический эффект:

Экосв = DСсеб +--DШ = 250800 + 0 = 250800 р.

Таким образом, Эгод = Экосв + Эпрям = 250800 - 117736= 133064 р.

Годовой экономический эффект составил 133064р.

Рассчитаем рентабельность модуля:

Ер = Эгод/К = 133064/8900= 14,9

Тогда, срок окупаемости равен: Ток = 1/Ер = 1/14,9 = 0,06 мес = 3 дня.

Вывод по главе 1

В данной главе было проведено предпроектное обследование предметной области, функционального модуля отдела сбыта исследуемого предприятия ООО «УралПромСнаб».

Были выявлены такие узкие места, как:

1) Данные о готовой продукции, т.е накладные оформлялись в ручную, копии отправлялись в офис факсом, а оригиналы раз в неделю доставляют транспортным путем.

2) Отсутствие автоматизации связи, отдаленного завода от офиса, отнимает много времени на решение проблем, связанных с документооборотом.

Для устранения данных «узких» мест можно выделить несколько управленческих решений:

· Внедрение автоматизированной системы учета «УралПромСнаб».

В целях устранения данных «узких мест» было принято управленческое решение - внедрить автоматизированную систему учета «Галактика ERP 9.1»

Глава 2. Формирование технического задания на разработку функционального модуля «Галактика ERP 9.1» на предприятии ООО «УралПромСнаб»

УТВЕРЖДАЮ:

Директор ООО «УралПромСнаб»

Личная подпись:

Расшифровка подписи:

Печать

Дата: 1.09.13

Автоматизированный модуль «Галактика ERP 9.1»

Отдел обуви ООО «УралПромСнаб»

ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

На 14 листах

Действует с 1.09.2013

СОГЛАСОВАНО

Руководитель: директор

ООО «УралПромСнаб»

Казлаускас Г. П

Личная подпись / /

Расшифровка подписи

1. Общие сведения

Наименование модуля : модуль «Галактика ERP 9.1»

Полное наименование модуля

Полное наименование - автоматизированная система учета «Галактика ERP 9.1».

Основания для проведения работ

Работа выполняется на основании договора №101 от 1.09.2013 между Карповой А.С и ООО «УралПромСнаб».

Наименование организаций - Заказчика и Разработчика

Заказчик

Заказчик: ООО «УралПромСнаб»

Адрес фактический: 455026, ЧЕЛЯБИНСКАЯ ОБЛАСТЬ, Г МАГНИТОГОРСК, УЛ МИЧУРИНА, Д 134, КВ 1.

Разработчик

Карпова А.С - системный аналитик.

Плановые сроки начала и окончания работы

Плановые сроки начала и окончания работ по созданию модуля:

1.09.2013-1.09.2014

Источники и порядок финансирования

Источники и порядок финансирования указаны в договоре №101. Финансирование работ осуществляет Заказчик. Объем и порядок финансирования определяется заказчиком, является статической величиной и не меняется.

2. Назначение и цели внедрения модуля

1) Назначение внедрения модуля

Модуль курсовой работы предназначен для оптимизации деятельности отдела сбыта. Автоматизации следующих бизнес-процессов отдела: составление дневного отчета начальником отдела;

Цели внедрения модуля

Модуль внедряется в отдел снабжения в целях:

· оптимизации работы начальника отдела;

· сокращения времени на составление дневного отчета;

· повышения производительности всего отдела;

· упрощение получения документов с отделов ОТК и склада готовой продукции;

· уменьшение вероятности ошибок (человеческий фактор).

Характеристика объекта автоматизации

Основной задачей деятельности ООО «УрасПромСтрой» является развивать успешный бизнес, предлагая не терять своих завоеванных позиций на рынке, увеличение нефтепромышленного ассортимента качественной продукции.

Организационная диаграмма представлена на Рисунок 5.

Рисунок 5. - Организационная диаграмма ООО «УралПромСнаб».

К основным функциям, которые выполняет отдел сбыта, можно отнести следующие:

* Организацию сбыта продукции предприятия, ее поставку потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами;

* Подготовку прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, проведение маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта;

* Подготовку и заключение договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок;

* Осуществление в соответствии с законодательством РФ работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.

Управляет данным отделом - начальник отдела сбыта, в компетенции оперативное и перспективное управление деятельностью подразделения и персоналом отдела продаж, а также отслеживание взаимодействия с кладовщиками. Также начальник отдела контролирует показатели продаж своих подчиненных, и составляет отчеты.

Входные документы:

3. Сертификат качества готовой продукции;

4. Счет-фактура;

Выходные документы:

4. Накладная;

5. Договор;

6. Отчет по продажам.

Рассмотрим факторы, которые смогут повлиять на результат работы исследуемого подразделения, а также на его основную цель: качественную

Методология ARIS Диаграмма Исикавы

Рисунок 6. - Диаграмма причин и факторов, влияющих на качественное обслуживание покупателя и регламентные работыПроведем анализ построенной диаграммы

Показателем качества на данной диаграмме является «Качественное планирование и учет продаж». Выделим факторы, оказывающие на цель наиболее сильное влияние:

1. Трудовые ресурсы

2. Персонал

3. Маркетинг

4. Внешние условия

5. Контроль руководства

6. Реализация нефтепродуктов

7. Стратегический менеджмент.

Рассмотрим каждый фактор подробнее.

1) Трудовые ресурсы - это совокупность всех физических лиц, которые состоят с предприятием как с юридическим лицом в регулируемых договором найма отношениях:

· Развитие программ мотивации;

· Большой интерес управленцев к вопросу обучения и развитию персонала;

· Заинтересованность персонала в конечном результате.

2) Персонал - лица, ответственные за планирование закупок, учет сведений о закупках за предыдущие периоды и формирование отчетности, прием и оформление товара. На данный фактор влияет следующее:

· Производительность (характер, жизненные позиции, состояние здоровья, условия труда, з/п, комфортное рабочее место);

· Уровень специализации (квалификация, уровень образования, наличие доп.образования).

3) Маркетинг - это организационная функция и совокупность процессов создания, продвижения и предоставления ценностей покупателям и управления взаимоотношениями с ними с выгодой для организации:

· Маркетинговые разработки;

· Хорошая реклама;

· Квалифицированные специалисты.

4) Внешние условия - совокупность экономических отношений, базирующихся на регулярных обменных операциях между производителями товаров и потребителями (конкуренция)

5) Контроль руководства - способы управления отделами, и, непосредственно отделом снабжения; методика работы с персоналом, способы мотивации и повышения производительности сотрудников, разработка стратегий и тактики организации. На данный фактор влияет следующее:

· Контроль выполнения задач (работа с персоналом, управление отчетностью, анализ информации, анализ итогов за предыдущие периоды).

· Цели организации (тактика, стратегия, взаимодействие с отделом маркетинга).

6) Реализация нефтепродуктов - о деятельность предприятий торговли, направленная на удовлетворения потребительского спроса на товары, связанная с организацией системы торговли, хранения, упаковки, сортировки товаров, рекламы, распространения информации о товарах, местах и способах их приобретения потребителям. На данный фактор влияет следующее:

· Стабильный спрос на предлагаемый товар;

· Эффективный ассортимент реализуемой продукции;

· Продукция реализуется полностью.

7) Стратегический менеджмент - это процесс определения взаимодействия организации с ее окружением выражаемое через использование избранных целей и достижение желаемого результата путем распределения ресурсов организации в соответствии с эффективным планом действий. На данный фактор влияет следующее:

· Стратегическое планирование;

· Заинтересованность в росте продаж.

При дальнейшем анализе предметной области необходимо учитывать влияние каждого фактора, как главного, так и второстепенного, поскольку их негативное воздействие может привести к неудовлетворительному планированию продаж и, как следствие, к плохому функционированию отдела.

Рассмотрим модели бизнес-процессов AS-IS на примере диорамы DFD

Рисунок 7. - Контекстная диаграмма DFD «AS IS»

Рисунок 8. - Декомпозиция контекствной диаграммы DFD «AS IS»

Описание модели DFD

Внешние сущности
Отдел бухгалтерии	штатно-структурное подразделение хозяйствующего субъекта, предназначенное для аккумулирования данных о его имуществе и обязательствах. Бухгалтерия является источником полной, документально обоснованной и структурированной экономической информации, необходимой для принятия управленческих решений в целях обеспечения эффективного хозяйствования
Отдел ОТК	самостоятельное подразделение производственной организации (предприятия), которое осуществляет независимый контроль соответствия продукции установленным требованиям и гарантирует это соответствие потребителю. Отдел технического контроля подчиняется высшему руководству организации (предприятия), что обеспечивает независимость контроля
Посредник	это коммерческое предприятие или организация, стоящие между производителями и потребителями товаров и содействующие реализации последних (заправочные компании)
Клиент	это не просто источник получения денег, это полноценный партнер, бизнес которого развивается благодаря и параллельно с собственным
Процесс
Отдел сбыта	организация и обеспечение поставок продукции предприятия потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами
Принять и проанализировать заказ	Авторизованный заказ проанализировать, если предприятие может отпустить данную продукцию заказчику по определенной цене, то заказ считать принятым.
Проверить наличие товара	Составление заявки на склад готовой продукции, с запросом о наличии необходимого товара в определенном количестве.
Подготовить все документы для оформления договора	Принять документы из отдела ОТК (сертификат качества) и из отдела бухгалтерии (счет-фактура)
Подготовить отчет	Отчет по результатам работы отдела продаж. Сводный отчет по финансовым результатам работы менеджеров. Делается в Excel. Содержит расчет вознаграждения, заработанного сотрудниками, отдела сбыта, от сделанных ими продаж. Используется для контроля результатов работы сотрудников и начисления заработной платы.
Дуги
Счет-фактура	Документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость
Заявка на оформление счет-фактуры	Запрос счет-фактуры из отдела сбыта в отдел бухгалтерии
Сертификат качества	это документ, подтверждающий фактическое качество поставленного (или отгруженного) товара и его соответствие условиям контракта. В этом документе дается количественная характеристика товара (путем проведения установленных лабораторных исследований или измерений) либо удостоверяется соответствие продукции заявленным стандартам или техническим условиям, обозначенным в договоре».
Запрос документов подтверждающих качество продукции	Запрос сертификата качества из отдела продаж в отдел ОТК
Накладная	первичный документ, который применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Унифицированная форма товарной накладной (форма № ТОРГ-12) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132
Договор	Документ, регламентирующий права и обязанности участников договора и размер выплат
Запрос на склад	Запрос на склад готовой продукции о наличии данного товара в необходимом количестве
Информация о клиенте	Извлечение необходимой информации о клиенте в имеющейся БД клиента для оформления договора, если такая информация отсутствует, то необходимо взять ее у клиента и занести в БД.
Переговоры с клиентом	Выяснение сроков и наименование продукции, которую клиент хотел бы приобрести, а так же оговорить дополнительные условия договора
Запрос о наличие товара	Запрос на склад готовой продукции о наличии данного товара в необходимом количестве
Ответ	Ответ о наличии или об отсутствии на складе товара в нужных размерах
Готовые документы из других отделов	Принять документы из отдела ОТК (сертификат качества) и из отдела бухгалтерии (счет-фактура)
Оформление договора	Сложный процесс, требующий особого внимания и специальных знаний. При оформлении любого договора должны быть учтены абсолютно все значимые условия, устанавливаемые законодателем для данного типа юридических документов
Необходимые документы	Счет-фактура, накладная, договор, сертификат качества.
Накопитель (хранилище) данных
БД заказчиков	Представляет собой личностную, уникальную информацию об наименовании, адресатах, и др. данных заказчиков с которыми предполагается устанавливать и вести деловые отношения
Склад готовой продукции	помещение (также их комплекс), предназначенное для хранения нефтепродукции и оказания складских услуг. В логистике склад выполняет функцию аккумулирования резервов материальных ресурсов, необходимых для демпфирования колебаний объёмов продукции и спроса, а также синхронизации скоростей потоков товаров в системах продвижения от изготовителей к потребителям

3. Режимы функционирования модуля

Единственный режим функционирования модуля - основной режим работы, при котором модуль должен обеспечивать работу пользователей 24 часа, 5 дней в неделю.

Общее время настройки модуля не должно занимать более 50% от рабочего дня.

Техническая поддержка модуля может осуществляться и другими методами:

· По телефону: +7 968 766 21 17 (Магнитогорск)

· По почте: Elizabet8992@yandex.ru

Требования к численности и квалификации персонала, обслуживающего модуль

Требования к численности персонала

В курсовой работе не учитываются требования к техническому персоналу фирмы ООО «УралПромСнаб», который обеспечивает работоспособность модуля, т.к. необходимая тех. поддержка осуществляется со стороны заказчика. Однако, для коммуникации с заказчиком по вопросам тех.обслуживания нужен человек, который сможет ясно и четко сформулировать обращение к разработчику. Таким человеком будет являться системный администратор предприятия ООО «УралПромСнаб».

Требования к квалификации персонала

Конечный пользователь: знания в «Галактика ERP 9.1»

Требования к системному администратору в проекте не учитываются.

Требуемый режим работы персонала

Конечный пользователь: в соответствии с обычным графиком работы подразделения предприятия.

Системный администратор: в соответствии с обычным графиком работы подразделения предприятия.

Требования, характеризующие соответствие модуля его назначению

Требования к приспособляемости модуля к изменениям

Обеспеченность приспособляемости модуля обеспечивается за счет:

· своевременности администрирования и тех. обслуживания;

· изменения и настройки модуля

Приспособляемость системы должна обеспечиваться в случаях:

· изменения количества конечных пользователей;

· увеличения охвата учета при внедрении модуля в других подразделениях;

· внедрение автоматизированной системы «Галактика ERP 9.1».

4. Требования к структуре и функциям модуля

Бизнес-требования

Предметная область подразумевает деятельность сотрудников отдела сбыта по составлению дневного отчета, которые выполняют следующие функции:

· Организацию сбыта продукции предприятия, ее поставку потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами;

· Подготовку прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, проведение маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта;

· Подготовку и заключение договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок;

· Осуществление в соответствии с законодательством РФ работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела

· Составление отчетности в конце рабочего дня/месяца

Бизнес-цели и критерии успеха

Бизнес-цель 1: оптимизировать работу отдела, по средствам уменьшения времени на составление дневного отчета.

Бизнес-цель 2: увеличить производительность начальника отдела сбыта.

Критерий успеха 1: составление отчета должно выполняться автоматически, на следующий день, после установления модуля.

Факторы бизнес-риска

Фактор бизнес-риска 1: уровень IT-зрелости сотрудников не высок, поэтому придется обучать персонал по работе с модулем.

Образ решения

Таблица 1. Варианты использования для пользователей системы

№ п/п	Пользователь модуля системы	Действия пользователя
1.	Начальник отдела сбыта	Входящие документы будут импортироваться за счет автоматизированной системы «Галактика ERP 9.1»

Требования к формам представления выходной информации

№ п/п	Задача	Форма представления выходной информации
1.	Дневной отчет	Текстовые документы

5. Разработка прототипа модуля

Создание прототипов - это важный этап разработки концепции модуля. К прототипам, завершающим процесс формулировки требований, относятся модели TO-BE.

Разработаем модель TO-BE, используя нотацию DFD

Рисунок 9. - Контекстная диаграмма DFD «TO BE»

Рисунок10. - Декомпозиция контекстной диаграммы DFD «TO BE»

Вывод по главе 2

В результате работы было создано техническое задание на покупку и внедрение системы «Галактика ERP 9.1». Использование данного модуля позволит оптимизировать работу отдела сбыта и устранить выявленные «узкие» места.

Заключение

На основании результатов предпроектного обследования предметной области были выявлены следующие «узкие» места, как:

1) Данные о готовой продукции, т.е накладные оформлялись в ручную, копии отправлялись в офис факсом, а оригиналы раз в неделю доставляют транспортным путем.

2) Отсутствие автоматизации связи, отдаленного завода от офиса, отнимает много времени на решение проблем, связанных с документооборотом.

Для устранения «узких» мест было принято решение:

Купить и внедрить модуль для автоматизированной система учета «Галактика ERP 9.1»..

Список литературы

автоматизированный учет бизнес

1. ГОСТ Р ИСО/МЭК 15271-98 «Информационные технологии. Руководство по применению ИСО/МЭК 12207 (Процессы жизненного цикла программных средств)

2. ГОСТ 34.601-90 Информационные технологии. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания.

3. ГОСТ 34.602-89 Информационные технологии. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы.

4. ГОСТ 34.320-96 Информационная технология. Система стандартов по базам данных. Концепции и терминология для концептуальной схемы и информационной базы.

5. ГОСТ 34.321- 96 Информационная технология. Система стандартов по базам данных. Эталонная модель.

6. ГОСТ 34.601-90 Информационные технологии. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания.

7. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99 Информационная технология. Процессы жизненного цикла программных средств.

8. Корпорация Галактика [http://www.galaktika.ru/] ? Режим доступа: http://www.galaktika.ru/erp/galaktika-erp-9-1.html.

9. ООО "УРАЛПРОМСНАБ" , Общество с ограниченной ответственностью ? Режим доступа: http://chelyabinsk.rusbport.ru/comp/ooo-uralpromsnab--4301417

Приложение А

Приложение А - пример интерфейса, оформление договоров в АИС «Галактика ERP 9.1»

Приложение Б

Приложение Б - пример интерфейса, оформление платежного поручения в АИС «Галактика ERP 9.1»

Размещено на Allbest.ru