Анализ информационного обеспечения предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Ознакомление с предметной областью предприятия, ее структура и программное обеспечение

1.1 История развития организации. Специализация организации. Уровни управления

В 1946 году был организован Алексеевский отдел культпросветработы при исполкоме Алексеевского районного совета депутатов трудящихся для проведения просветительской деятельности с населением.

По мере реорганизации исполнительной власти реорганизовывалась и структура отдела культуры, а с ней и централизованная бухгалтерия:

· В 1996 году в соответствии с постановлением главы Алексеевского района и города отдел культуры райисполкома преобразован в отдел культуры администрации района и города;

· В 1998 году Постановлением главы местного самоуправления №1377 отдел культуры преобразован в управление культуры администрации района и города. И в целях совершенствования структуры управления и централизованной бухгалтерии, координации деятельности учреждений культуры и искусства утверждено «положение об управлении культуры администрации района и города»;

· В 2006 году Постановлением главы местного самоуправления района и города №184 утверждено новое «положение об управлении культуры администрации муниципального района «Алексеевский район и город Алексеевка», в соответствии с которым строит свою административно - финансовую деятельность, централизованная бухгалтерия и управление культуры в целом.

Управление культуры администрации муниципального района «Алексеевский район и город Алексеевка» является бюджетной организацией и осуществляет свои финансовые операции через централизованную бухгалтерию, которая получает финансирование из бюджета муниципального района и областного бюджета.

Управление культуры администрации муниципального района «Алексеевский район и город Алексеевка» является муниципальным органом, регулирующим культурные процессы в муниципальном районе. Осуществляет координацию деятельности учреждений культуры, детских школ искусств и детских музыкальных школ района и города, обеспечивает социальную защиту отрасли и её кадров, регулирует деятельность в сфере охраны объектов культурного населения муниципального района.

Управление культуры является юридическим лицом: имеет Положение, самостоятельный баланс, расчетного счета, лицевой счет и управлении финансовой и бюджетной политики администрации муниципального района, печать, а так же необходимые для его деятельности другие штампы и бланки.

Управление культуры строит свою деятельность в соответствии с двумя целевыми Программами:

· Ведомственной целевой программой «Развитие и сохранение культуры и искусства муниципального района «Алексеевский район и город Алексеевка» в 2006-2008 годах»;

· Районной целевой программой «Развитие сельской культуры муниципального района «Алексеевский район и город Алексеевка» в 2006-2008 годах»;

Централизованная бухгалтерия управление культуры осуществляет функции финансового обеспечения в выполнении разделов программ «Укрепление материальной базы отрасли, техническое и технологическое оснащение учреждений культуры и искусства муниципального района»

На основании договоров о ведении бухгалтерского учета осуществляет бухгалтерский учет подведомственных учреждений. Является центром распределения бюджетного финансирования и несет ответственность за составление отчетности по всем видам финансовой деятельности управления культуры.

Компьютеризация бухгалтерского учёта управления культуры начата с 2002 года.

1.2 Технические средства информации в организации

управление база информация защита

К техническим средствам информатизации на предприятии относятся: Источники бесперебойного питания APC Back-UPS CS 500.

Основные характеристики:

Время зарядки: 3-6 часов

Мощность: 300 Ватт

- Батареи геометрические необслуживаемые свинцово-кислотные, RBC2, заменяемые пользователем без остановки работы;

- Три розетки с фильтрацией скачков напряжения в электросети и возможностью резервного питания от батареи +1 с защитой только от скачков напряжения;

- напряжение на выходе ступенчатая аппроксимация синусоиды;

- Энергия скачка 480 Дж;

- Время работы от батарей при нагрузке 130 ватт-минут;

- Время работы от батарей при нагрузке 260 ватт-минут;

- уровень шума 45 дБ;

- размеры 16,5 х 9,1 х 28,3 см;

- работает от сети аккумуляторов;

- Программное обеспечение в комплекте: Power Management Extensions для OC Windows 98, ME, 2000; APC Shutdown Manager для МАС;

- Сохранение файлов и автоматическое завершение работы операционных систем в Windows 3. 0,95, 98, Me, NT, 2000.

- Интерфейс обмена информацией от UPS COM, USB;

- кабель USB - RJ45 входит в комплект поставки;

- Вес семь килограмм.

Сканер Mustek ScanExpress A3 USB

Особенности:

- тип планшетный, однопроходный;

- Технология приема изображения CIS; dpi

- Формат А3;

- интерфейс USB 1.1;

- Глубина цвета 24 bit;

- глубина оттенков серого 8 bit;

- Разрешение (оптическое) 300 х 600;

- Максимальное разрешение, dpi 9600 х 9600;

- Скорость А3 80 секунд;

- Невозможно сканирование 3 D объектов;

- Слайд - адаптер - опционно (254 х 356);

- использует операционные системы Windows 98 и выше, Мас OS 8.6 и выше;

- Комплектация: USB кабель, руководство на русском, драйверы, программы обработки фото и распознавания текста;

- Размеры (ширина х глубина х высота) 384 х 563 х 86,5 мм;

- Плохая цветопередача;

- регулировка яркости (контрастности) 255 ступней;

- источник света - лампа с холодным катодом;

- питание 110-250 VAC;

- Вес 4,6 кг;

- Страна производитель - Китай;

Принтер Canon LBP-1120

Принтер Canon LBP-1120 печатает со скоростью десять страниц в минуту. Технология усовершенствованной печати Canon позволяет получать документы профессионального качества, а графический интерфейс позволяет без труда изменять настройки и вносить изменения с ПК, также имеется функция речевой поддержки. Архитектура (SCoa Smart Compression Architecture) дает возможность проводить сжатие данных в ПК, что тем самым сокращает время на их передачу.

Широкоформатный принтер HP Designjet 500 Plus

Широкоформатный принтер HP Designjet 500 Plus является универсальным широкоформатным принтером, обеспечивает печать чертежей и изображений фотографического качества. Принтер поддерживает HP - GL/2 Adobe PDF.

Преимущество быстрой и экономически эффективной печати со скоростью до 90 секунд для чертежей формата А1.

Предназначен для инженеров, конструкторов и машиностроителей, архитекторов.

Ксерокс Konica 7022

Обработка документов: вмещает до 2250 листов; размер бумаги от А5 до А3; печать и сканирование с разрешением 600 точек на дюйм; финиширование и многопозиционное сшивание; высокое качество изображения; сканирование для отправки по электронной почте или на жесткий диск.

Скорость: простое и понятное управление; 22 страницы формата А4 или 14 страниц формата А3 в минуту; программируемые выходные лотки; быстрая подача (до 30 оригиналов в минуту).

Особенности: объединение различных документальных систем Konica в кластер; удаленная система диагностики аппаратных средств и обновление программного обеспечения через модем; эффективное управление документооборотом, веб - страницами и изображениями.

Аналоговый копир KIP 1880

Аналоговый копир KIP 1880 прост в использовании. Обладает такими функциями как: синхронная резка бумаги, регулировка передней и задней кромки (до 40 мм), самодиагностика и режим ожидания. Органический фоторецепторный барабан и низкий уровень шума.

Основные характеристики: формат оригинала от А4 до 914 *3000 мм; форматы копий от А4 до 914 * 3000 мм; скорость копирования 3.6 м/мин; рекомендуемый объем копирования в месяц 2000 м (до 4000 м макс.); время получения первой копии 33 секунды; автоматическое копирование до 9 копий;

Архитектура компьютеров на предприятии

Минимальная конфигурация:

- Системная плата Intel D845GVSR поддерживает установку процессора Intel Сеleron в 478-комнатном корпусе mPGA и обладает интегрированным графическим адаптером.

- Процессор S478 Intel Сеleron 2.0ГГц, 128ch, 400МГц, Northwood;

- Жесткий диск IDE 3.5» 40G Samsung Sync master 595DF SBB, 0.20, TCO99, 85КГц, плоский.

- Системная плата Intel D845GVSR поддерживает установку процессора Intel Сеleron в 478 - контактном корпусе mPGA и обладает интегрированным графическим адаптером. Система обладает интегрированным сетевым адаптером 10/100 Мбит/с и аудио подсистемой АС'97, поддерживает память DDR333/266/200 SDRAM объемом до 2 ГБ.

- Модуль памяти DIMM DDR 128M, PC2100 Kingston, ECC, KVR266X72C25/128.

- Монитор ЭЛТ 15 Samsung Syncmaster 595DF SBB, 0.20, TC099,85КГц.

Максимальная конфигурация:

- Системная плата S775 ASUS P5PE-VM, поддерживает процессоры S775 Core2 Duo и Intel Extreme Graphics 2, 1 x AGP 8x, 2 *ATA133, 2 x SATA, сеть 10/100/1000, шестиканальный звук.

- Процессор S775 Intel Pentium D2.662*1024ch, 533МГц, Smithfield 0.09 мкм, EM64T, PN:805.

- Модуль памяти DIMM DDR 512 м, PC3200 Kingston, ECC, KVR266X72C25/128.

- Жесткий диск SATA 3.5» 80G Samsung HD80LD, 7200rpm, 4M cache.

- Монитор ЭЛТ 17 Samsung Syncmaster 795DF SBB, 0.20, TC099,85КГц, плоский.

1.3 Источники используемой специальной литературы в организации

В организации «Управления культуры администрации Алексеевского р-на и города» используется специальная литература:

· Internet;

· «Корпорация Парус», 2004 - все права защищены 7.50

1.4 Виды используемых операционных систем в организации

В «Управления культуры администрации Алексеевского р-на и города» используются такие операционные системы как: Windows 2000 Professional Edition и Windows 2000 Server.

Windows 2000 Professional Edition

Надежная операционная система для переносных и настольных компьютеров. Система основана на технологии NT. Обеспечивает высокую надежность и улучшенную управляемость, тем самым, упрощая администрирование рабочих станций. Система позволяет пользователям легко подключиться к Интернет.

Преимущества системы:

1. Надежность, система основана на мощной технологии Windows NT, это делает операционную систему более надежной. Обеспечивает продолжительное работоспособное состояние, динамическую настройку конфигурации системы.

2. Управляемость и удобство использования. Поддержка основанных на стандартах средств безопасности в системе защищает данные предприятия в автономных и сетевых средствах. Операционная система Windows 2000 Professional предлагает набор встроенных средств упрощающих развертывание и управление.

3. поддержка мобильных пользователей. Поддержка интерфейса ACPI, функции Smart Battery операционная система расширяет возможности портативных компьютеров. Функция поддержки автономных папок и файлов позволяет пользователям работать в любом месте и в любое время.

4. Использование возможностей Интернет в бизнесе. Система упрощает для предприятий доступ к Интернет. Поддержка стандартов DHTML (Dynamic HTML) и XML (Extensible Markup Language) позволяет разработчикам создавать высокомасштабируемые комплексные веб - приложения для бизнеса и электронной коммерции.

Windows 2000 Server

Операционная система предлагает простой способ использования возможностей Интернета в бизнесе.

Повышение роли Интернета в деятельности предприятий стимулирует их рост, позволяет расширять сети, связывающие их с партнерами и клиентами. Чтобы получить эти преимущества, предприятиям необходима инфраструктура, способная быстро реагировать на состояние рынка и обеспечивать высокую надежность. Для скорейшей реализации этих возможностей предприятия стремятся расширять существующие системы и строить обучение сотрудников с учетом полученных ими ранее знаний.

Windows 2000 Server соответствует этим требованиям, позволяя использовать существующие ресурсы на предприятиях любого размера, от небольших организаций до крупных. Windows 2000 Server является лучшей платформой для включения Интернета в сферу коммерческой деятельности предприятия. С нее начинается «бизнес-Интернет».

Преимущества:

использование возможностей Интернета в бизнесе. Windows 2000 Server позволяет организациям быстро создавать приложения для Интернета и пользоваться преимуществами этой среды. Встроенные универсальные веб-технологии, технологии защиты и взаимодействия, а также масштабируемость и быстродействие, необходимые для обслуживания Интернет-трафика, делают Windows 2000 Server уникальной платформой, открывающей доступ к преимуществам бизнес-Интернета;

надежность. Windows 2000 Server позволяет организациям свести к минимуму прерывания при работе конечных пользователей в сети. Благодаря усовершенствованной системной архитектуре, увеличивающей время работоспособного состояния сервера, повышению доступности вследствие отказоустойчивости и избыточности, а также возможностям интерактивной настройки и обслуживания, Windows 2000 Server обеспечивает надежную работу серверов и открытость организации для ведения бизнеса;

управляемость. Windows 2000 Server повышает эффективность и продуктивность работы всей организации. Усовершенствования, упрощающие развертывание и использование системы, а также управление ею, мощные возможности централизованного администрирования, предлагаемые службой каталогов Active Directory, и основанные на стандартах средства взаимодействия с существующими системами позволяют Windows 2000 Server сделать работу ИТ-специалистов, конечных пользователей и систем более эффективной;

наилучшая поддержка новых устройств. Операционная система Windows 2000 Server совместима с новейшим сетевым и периферийным оборудованием, включая USB-устройства и сетевые устройства, обладающие высокой пропускной способностью и поддерживающие технологию «directory-enabled». Благодаря этому можно создать платформу, которая позволит в полной мере использовать преимущества новейших технологий и обеспечит поддержку будущих вложений.

1.5 Программное обеспечение, инсталлированное в организации Open Office.org 2.2.0

Open Office.org 2.2.0 - один из самых крупномасштабных проектов open - source, целью которого является создание свободного и полноценного пакета офисных приложений. На данный момент в пакете присутствует шесть основных приложений:

Writer - текстовый процессор и визуальный редакторHTML, аналог MS Word;

Calc - табличный процессор, аналог MS Excel;

Draw - векторный графический редактор, имеет ряд схожих функций с CorelDRAW;

Impress - программа подготовки презентаций, аналог MS PowerРoint;

Base - механизм подключения к внешним СУБД и встроенная СУБД HSQLDB, аналог MS Access;

Math - редактор математических формул наподобие MS Eguation Editor.

2-НДФЛ 2006

Программа 2 - НДФЛ работает на базе 1С: Предприятие 7.7

В НДФЛ имеется ряд существенных преимуществ:

- Модуль импорта данных позволяет загрузить данные из файлов выгрузки, сформированных в любой другой программе.

- Возможность работы по сети позволяет осуществлять ввод данных, одну базу сразу с нескольких компьютеров, находящихся в сети.

- Все показатели находятся в том же порядке, в котором они расположены на печатной форме.

- Ввод данных осуществляется с клавиатуры, а переход от одного показателя к другому осуществляется по нажатию клавиши «Enter».

- Возможность ведения данных по разным организациям в одной базе без резервного копирования и восстановления. Переключение между справками одной организации к другой осуществляется простым выбором организации из списка.

- Наличие всех необходимых справочников (коды стран, коды документов удостоверяющих личность, коды доходов и вычетов, КЛАДР).

- КЛАДР (классификатор адресов России) используется тот же, что и в программе приема в ИФНС, что гарантирует безошибочный ввод адреса.

- Возможность выгрузки разных справок в разные файлы позволяет формировать несколько реестров по одной организации.

- Максимальная защита от некорректного ввода данных позволяет избежать возможных ошибок неверного заполнения отдельных реквизитов справки.

- Позволяет редактировать рассчитываемые программой показатели.

- Контроль на соответствие формату сформированных справок 2 - НДФЛ.

Программа Word 2000 представляет сегодня одно из наиболее мощных средств работы с текстовыми документами. Она представляет собой центральное ядро мощного пакета офисных приложений Microsoft Office 2000. Наряду с прочими достоинствами этой программы непременно рассматривается её возможность совместной работы с другими приложениями этого пакета.

Характерной особенностью всех текстовых процессов, отличающей их от текстовых редакторов, является возможность не только ввода, редактирование и печати текстов, но и их форматирования. Мощные средства форматирования документов в Word 2000 ориентированы, прежде всего, на офисное применение, то есть на создание представительных документов, начиная от простейших служебных записок до крупных отчётов и даже книги.

Развиваясь от версии до версии, текстовый процессор постепенно приобретает все новые и новые возможности по автоматизации работы с документами: использование стилей оформления абзацев и применение шаблонов документов; проверку грамматики и орфографии; создание комплексных документов и документов слияния на основе табличных данных. Документ Word можно сохранить в формате HTML, который позволяет немедленно использовать его в качестве Web - страницы.

Электронная таблица Excel предназначена для работы с цифрами данными - представления их в виде таблиц, вычисления практически любой сложности, представление данных в виде графиков, гистограмм, слияние данных из различных источников и многое, многое другое. После освоение новых приёмов работы с текстовым процессором Word электронная таблица Excel покажется очень знакомой - основные пункты меню уже не требуют пояснения. Кроме того, табличный редактор, встроенный в Word, очень похож на электронную таблицу, только в упрощенном варианте.

Электронная таблица Excel, как и текстовый редактор Word, как и большинство прикладных программ имеет три варианта управления:

· Через меню, путем выбора соответствующих пунктов и опций;

· Посредством кнопкой панелей инструментов;

· «Горячими» клавишами.

Система «АиТ Кадры»

Программа предназначена для сбора, учета и анализа данных о персонале предприятий любого профиля. Позволяет собирать и хранить широкий спектр данных о сотрудниках предприятия, включая фотографии. Используя сервисные возможности программы, пользователь, даже не обладающий навыками программирования, может добавить любое количество таблиц и справочников, необходимых для накопления данных о сотрудниках предприятия в соответствии с его описанием структуры и специфики.

Обеспечивает решение задач: 1. Ведение системы приказов; 2. Формирование штатного расписания предприятия; 3.поддержка развернутого досье сотрудника; 4.планирование графика отпусков, создание любых справок, отчетов.

Может функционировать на единой клиент - серверной базе данных как автономно, так и в комплексе с различными финансовыми системами и системами управления предприятием: Алеф. Бухгалтерия, Магнат Бухгалтерия, Фолио Бухгалтерия, Инфо - Бухгалтерия, Бэст - ПРО, Парус 8. Х, Platinum SQL, Fine Business, MAX (ICL MAX), SyteLine, Супер Менеджер, 1С: Бухгалтерия.

1.6 Специализированные программы, используемые в организации

С осени 1996 г. началась промышленная эксплуатация пакета «Парус 7.50» корпорации «Парус». Это комплексная система автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Если предыдущие версии «Паруса» предназначались только для торговых фирм, то «Парус 7.50» - универсальная система управления организации (исключая только управление технологическими процессами).

Система содержит также модуль «Начисление заработной платы», но он здесь не рассматривается, поскольку представляет собой стандартную программу расчета зарплаты, а структура и функции программ этого класса достаточно хорошо известны.

Каждое рабочее место в системе «Парус» связано с некоторым набором типов документов - объектов учета - и с соответствующими этим объектам разделами программы; оно характеризуется определенными правами доступа к информации и к функциям системы. Прохождение документов регистрируется в едином журнале документооборота, и про каждый документ в любой момент можно узнать, какие этапы отработки для него выполнены полностью, какие частично, а какие вообще не выполнены. Программа прослеживает связи между документами и позволяет извлекать из базы дочерние документы.

Экраны ввода информации для разных разделов унифицированы, благодаря чему одному пользователю легче научиться выполнять функции другого: перейдя с банковского учета на материальный, сотрудник видит экран точно такой же структуры (только с другими полями) и может сразу же приступить к работе.

Программа предлагает полную и законченную систему ведения бухгалтерского учета с возможностью отработки информации. К услугам бухгалтера настраиваемый план счетов с развернутой аналитикой (до пяти уровней) и возможностью определения для каждого счета его типа аналитического учета: для основных средств ведется инвентарный учет, для покупателей строятся ведомости дебиторов-кредиторов, для товаров ведется материальный учет с выбором формы учета (FIFO, LIFO, средние либо учетные цены), товарные позиции по счетам торговой наценки привязываются к соответствующим позициям счетов товаров и т.п.

Не забыта и возможность мультивалютного учета с параллельным ведением всех хозяйственных операций в рублях; обеспечено начисление курсовой разницы на любой счет, в любое время, с автоматической генерацией соответствующей хозяйственной операции.

Имеется широкий набор бухгалтерских формул для отработки документов, таких как «стоимость товарной позиции» (в учет переносятся товар, его количество и стоимость), «сумма по документу», «списание товарной позиции» (в учет переносятся товар, его количество и цена, рассчитанная по выбранной методике) и т.д. Все эти формулы хорошо знакомы бухгалтерам, поскольку представляют собой компьютерные варианты соответствующих стандартных операций.

В программе имеются Расчетные Таблицы - мощный инструмент обработки информации, полностью настраиваемый и позволяющий строить наборы хозяйственных операций (таких, как расчет грузовой таможенной декларации или даже норм списания бензина). Таблица представляет собой раздел для автоматизированного ввода информации в программу, а табличные приложения - раздел для быстрого автоматизированного вывода информации. Можно сказать, что и те и другие относятся к числу способов, которыми бухгалтер расширяет стандартные функции программы «Парус» для отражения специфики своей бухгалтерии.

Функциональные возможности программы обеспечивают:

· подготовку, оформление и учет платежных поручений, платежных требований, приходных и расходных кассовых ордеров, счетов, приходных накладных и накладных на отгрузку, доверенностей, авансовых отчетов, входящих и исходящих счетов-фактур, товарных отчетов, документов на приход, списание и внутреннее перемещение творческо-методического центра;

· ведение в реальном масштабе времени каталога товаров и услуг, ведомости о наличии товаров на складах, забронированных и зарезервированных товарах и материалах;

· ведение реестров первичных документов, реестров связанных документов, истории отработки первичных документов в бухгалтерском учете;

· ведение журнала хозяйственных операций, автоматическую регистрацию хозяйственных операций по образцам, автоматическую отработку первичных документов в регистрах бухгалтерского учета;

· учет расчетов с поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, прочими дебиторами и кредиторами;

· учет товаров, материалов и МБП по средним, учетным ценам, партионным ценам, ценам FIFO, LIFO, формирование оборотных и сальдовых ведомостей по движению творческо-методического центра;

· учет динамики движения денежных средств, товарно-материальных ценностей, дебиторской и кредиторской задолженности;

· инвентарный учет простых и составных основных средств и нематериальных активов; автоматический расчет износа, построение инвентаризационных ведомостей, ведомостей по начислению износа, ведомостей по переоценке, актов приемки, передачи и списания;

· подготовку и формирование инвентаризационных описей и актов, внутренних документов на оприходование излишков и списание недостач;

· учет валютных операций, переоценку валютных активов и пассивов;

· учет готовой продукции, расчет себестоимости готовой продукции по калькуляциям и нормативам;

· учет затрат и издержек обращения в разрезе производственных подразделений, заказов и статей;

· автоматическое закрытие накопительных счетов и реформацию баланса;

· ведение книги покупок, книги продаж, кассовой книги, книги складского учета, книги учета доверенностей, Главной книги, аналитических регистров налогового учета;

· автоматический расчет налогов и платежей во внебюджетные фонды;

· автоматизированное построение баланса и любых выходных форм финансовой и налоговой отчетности.

Отличительной особенностью программы ПАРУС является полная совместимость используемых в программе понятий с действующими нормативными актами (Закон о бухгалтерском учете РФ, Налоговый кодекс РФ, инструкции МНС РФ и Минфина РФ). В программе ПАРУС реализованы новейшие информационные технологии ведения бухгалтерского учета:

· множественная котировка первичных документов;

· восстановление первичных документов по данным бухгалтерского учета;

· мониторинг «зависших» по учету и на складах товарно-материальных ценностей;

· мониторинг рентабельности хозяйственной деятельности в разрезе сделок, организаций и номенклатуры;

· микробалансы по группе хозяйственных операций или первичных документов;

· широкое применение «интеллектуальных» программных компонент («мастеров»), помогающих пользователям при выполнении сложных или редко встречающихся операций. К ним относятся «мастер формирования остатков», «мастер сверки синтетических и аналитических остатков», «мастер групповой отработки в учете первичных документов» и т.д.

Программа ПАРУС имеет ряд важных преимуществ.

1. ПАРУС представляет собой готовое комплексное решение, не требующее от бухгалтера владения специальными знаниями и навыками, выходящими за рамки общепринятых норм компьютерной грамотности. Вследствие этого программа ПАРУС проста в освоении, надежна и удобна в работе и не требует больших эксплуатационных затрат.

· В отличие от программы ПАРУС большинство программ, представленных сегодня на рынке учетных систем относятся к классу бухгалтерских конструкторов, предполагающих адаптацию тиражного решения к особенностям ведения учета на предприятии непосредственно на рабочем месте пользователя.

· Низкая стоимость обслуживания программ ПАРУС объясняется свойством интегрированной системы. Среднестатистическая стоимость услуг, оплачиваемых пользователями программ ПАРУС в течение года сопоставима стоимость услуг, оплаченных в течение года, обычно превышает стоимость программ в несколько раз.

2. Важным преимуществом программы ПАРУС является тесная информационная и функциональная интеграция регистров оперативного (реестры счетов, накладных, приходных и расходных кассовых ордеров, доверенностей и т.д.) и бухгалтерского (журнал хозяйственных операций, оборотные ведомости по взаиморасчетам, движению творческо-методического центра, инвентарная картотека и т.д.) учета. Это позволяет формировать проводки по взаимозачету прямо из регистра по взаиморасчетам или сбалансировать бартерную сделку по номенклатуре с оформлением соответствующих первичных документов и последующей отработкой их в журнале хозяйственных операций, не выходя из ведомости по движению творческо-методического центра.

3. Реализованные в программе алгоритмы позволяют легко разбираться в сложных учетных операциях при обеспечении корректного формирования записей в журнале хозяйственных операций, оборотных ведомостях по взаиморасчетам и движению творческо-методического центра.
Пример: Обработка документов по продаже, когда операция по оплате отработана по данным счета, реализация проведена из счета-фактуры, а списание товаров или готовой продукции - по данным из накладной.
Программа позволяет осуществлять автоматическую отработку сопутствующих операций.
Пример: Начисление комиссионных продавцу или премиальных - экспедитору и оценка эффективности проведенной сделки.

4. В программе ПАРУС реализован ряд новых учетных технологий, существенно повышающих эффективность работы бухгалтеров.

· Технологии «микробалансов» позволяют оперативно оценивать финансовую эффективность по любому аналитическому срезу (структурное подразделение, вид деятельности, тип сделки и т.д.) и заблаговременно применять меры по оптимизации налогообложения.

· Анализ рентабельности и оборачиваемости в разрезе номенклатуры позволяет быстро выявлять ошибки в отработке движения творческо-методического центра (даты прихода и списания, количество, единицы измерения, пересортица, «зависшие» по учету товары и т.д.).

· Применение накопительных аналитических регистров позволяет избежать двойного учета на забалансовых счетах при ведении налогового учета.

· Множественная котировка первичных документов.

· Восстановление первичных документов по данным бухгалтерского учета.

· Мониторинг «зависших» по учету и на складах товарно-материальных ценностей.

5. Программа ПАРУС имеет концептуальную и методологическую преемственность в развитии интегрированных систем в среде Windows и гарантирует пользователям высокие корпоративные стандарты качества и эффективность работы.

6. Программа ПАРУС отражает современные направления развития интегрированных систем.

Интегрированные системы будут развиваться в сторону углубления информационных и функциональных связей между регистрами оперативного и бухгалтерского учета, реализации технологий «процедурных» знаний («интеллектуальный» ввод, параметрические сценарии групповой обработки и т.д.), развития новых методов аналитического учета. Это позволит более эффективно решать учетные задачи в многоконтурных системах оперативного и стратегического управления хозяйственной деятельностью предприятия.

Понятия, используемые в программе ПАРУС, полностью совместимы с действующими нормативными актами (Закон о бухгалтерском учете РФ, Налоговый кодекс РФ, инструкции МНС РФ и Минфина РФ).

В данной работе представлен только один документ журнал операций по «Банковскому счету» .

2 Сетевое окружение организации «Управления культуры администрации Алексеевского района и города»

Объединения компьютеров в единую сеть предоставляет пользователям сети новые возможности, несравнимые с возможностями отдельных компьютеров. Сеть - это не сложение, а умножение возможностей отдельных компьютеров. Локальная сеть позволяет организовать передачу файлов из одного компьютера в другой или другие, совместно использовать вычислительные и аппаратные ресурсы, совмещать распределённую обработку данных на нескольких компьютерах с централизованным хранением информации и многое другое. С помощью компьютерной локальной сети осуществляется коллективное использование технических ресурсов, что благодарно воздействует на психологию и поведение пользователя не только в сети, но и реальной жизни.

Топология - это конфигурация сети, способ соединения элементов сети друг с другом. Чаще всего встречаются три способа объединения компьютеров в локальную сеть: звезда, общая шина и кольцо.

В данной организации представлена локальная сеть «кольцо». Данные передаются от одного компьютера к другому, при этом если один компьютер получает данные, предназначенные для другого компьютера, то он передаёт их дальше (по кольцу), а если данные именно этому компьютеру и предназначены, то он их, естественно, у себя оставляет и дальше не передаёт.

Топология локальной сети «кольцо» определяется на основе нескольких факторов:

· Физические ограничения на общую протяжность сети;

· Количество сегментов и узлов в сети;

· Надёжность сети;

· Балансировка нагрузки;

· Стоимость и экономичность;

· Возможность и удобство прокладки кабеля;

· Стационарность соединения и т.д.

Выбор топологии сети в свою очередь определяет выбор сетевого оборудования.

«Управления культуры администрации Алексеевского района и города» использует сетевые протоколы TCP/IP.

TCP/IP - это два основных сетевых протокола internet. Часто это название используют и для обозначения сетей, работающих на их основе. Протокол IP (Internet Protocol - IP v4) обеспечивает маршрутизацию сетевых пакетов. Протокол TCP (Transfer Control Protocol). Обеспечивает установление надежного соединения между двумя машинами и собственно передачу данных, контролируя оптимальный размер пакета передаваемых данных и осуществляя перепосылку в случае сбоя. Число одновременно устанавливаемых соединений между абонентами сети не ограничивается.

Другое важное преимущество сети с протоколами TCP/IP состоит в том, что по нему могут быть объединены машины с разной архитектурой и разными операционными системами, например Unix, VAX VMS, MacOS, MS-DOS, MS Windows и т.д.

Протоколы TCP/IP (Transmission Control Protocol/ Internet Protocol) являются базовыми транспортным и сетевым протоколами в OS UNIX. В заголовке TCP/IP пакета указывается:

- IP - адрес отправителя;

- IP - адрес получателя;

- номер порта.

Протокол IP - это протокол следующего уровня, описывающий формат пакета данных, передаваемого по сети, является протоколом сетевого(3) уровня.

Протокол TCP - это протокол следующего уровня, предназначенный для контроля передачи и целостности передаваемой информации.

Компьютеры обмениваются пакетами протокола IP, контролируют их передачу по протоколу TCP и, объединяясь в глобальную сеть, образуют Интернет. Протокол TCP является протоколом транспортного(4) уровня.

Сетевым оборудованием называется оборудование, которое используется для создания и обеспечения правильной работы сети в зависимости от требований к ней.

Сетевое оборудование состоит из следующих компонентов:

- Сетевая плата Compex RE100ATX, PCI, TP, 10/100 Мбит;

- Коммутатор D - Link DES - 1016D/E, 16*TP 10/100 Мбит, Full Duplex;

- Коммутатор D - Link DES - 1024D/E, 24*TP 10/100 Мбит, Full Duplex;

- Коммутатор Compex PS2208B, 8*TP 10/100 Мбит, Full Duplex;

- WLAN карта D - Link DWL-G650M, PCMCIA (Card Bus), 802.11g (MIMO), 2.4ГГц, 108Мбит;

- Кабель переходник Compex WA-RFW-SMA+ для WL54G, MC (plug male) в RP-SMA, 0.2 м;

- WLAN антенна Полярис 2450-9, 2.4ГГц, 9dBi, направленная, кабель 1.5 м, RP-SMA;

- Кабель RG-58A;

- Кабель RJ-45 UTP 5e PIRELLI, 4CP, 24AWG, Extended Freg 200 MHz, ISO 11801-EIA/TIA - Коннектор 568 Verified;

- Коннектор BNC T;

- Коннектор BNC обжимной;

- Терминатор 50 Ом с заземлением.

3 Системы управления базами данных предприятия, взаимодействие с производственными процессами

3.1 Типы баз данных, используемых на предприятии

В организации тип базы данных расположен на сервере. Основной такой системы является сервер базы данных, представляющий собой приложение, осуществляющее комплекс действий по управлению данными - выполнение запросов, хранение резервное копирование данных, отслеживание целостности, проверка прав пользователей, введение журнала транзакций. В качестве рабочего места (клиент) при этом может быть использован обычный персональный компьютер, что позволяет не отказываться от привычной рабочей среды.

Таким образом информационная система, построенная по принципу клиент / сервер, состоит обычно из трех основных компонентов:

§ Сервер БД, который и является собственно СУБД и управляет хранение данных, доступом, защитой, резервным копированием, обслуживает целостность данных и выявляет запросы клиента;

§ Клиенты, представляющие собой различные приложение пользователей и выполняющие запросы к серверу, проверяющее допустимость данных и получающие ответы от него;

§ Сеть и коммуникационное программное обеспечение, осуществляющее взаимодействие между клиентом и сервером с помощью сетевых протоколов.

В функции сервера БД входит не только непосредственное обслуживание данных. Обязательно предусматриваются системы блокировки и управления многопользовательским доступом, элементы ограждения данных от несанкционированного доступа, структуры оптимизации запросов к БД.

Главной отличительной чертой баз данных является использование централизованной системы управления данными, причем как на уровне файлов, так и на уровне элементов данных. Централизованное хранение совместно используемых данных приводит не только к сокращению затрат на создание и поддержание данных в актуальном состоянии, но и к сокращению избыточности информации, упрощению процедур поддержания непротиворечивости и целостности данных.

3.2 Структура, состав и организационные связи информации в базе данных

Развитее вычислительной техники и появление емких внешних запоминающих устройств прямого доступа предопределило интенсивное развитие автоматических и автоматизированных систем разного назначения и масштаба, в первую очередь заметное в организациях. Такие системы работают с большими объектами информации, которая обычно имеет достаточно сложную структуру, требует длительные хранения. Примерами таких систем является автоматизированные системы управления организации.

Следующим шагом, вслед за структурой является заполнение её таблицами. Создание таблицы выполняется при помощи команды CREATE TABLE. Обобщенный синтаксис команды следующий:

CREATE TABLE имя _таблицы

({<определение_столбца>/<определение_ограничения_таблицы>} […., {<определения_столбца>/<определения_ограничения_ таблицы>}])

То есть после задания имени таблицы через запятую в круглых скобках должны быть перечислены все приложения, определяющие отдельные элементы таблицы, - столбцы или ограничения целостности:

имя _таблицы - идентификатор создаваемой таблицы, который в общем случае строится из имени базы данных, имени владельца таблицы и имени самой таблицы. При этом комбинации имени таблицы и её владельца должна быть уникальной в пределах базы данных. Если таблица создаётся не в текущей базе данных, в её идентификатор необходимо включить имя базы данных;

определения_столбца - задание имени, типа данных и параметров отдельного столбца таблицы. Названия столбцов должны соответствовать правилом для идентификаторов и быть уникальными в пределах таблицы;

определения_ограничения_ таблицы - задание некоторого ограничения целостности на уровне таблицы.

3.3 Система управления базы данных

Система управления БД является SQL - сервер, обычно работает в компьютерных системах, которые имеют более одного пользователя, и, следовательно, возникает необходимость различать их между собой. Обычно в такой системе каждый пользователь имеет некий код проверки прав, который его идентифицирует. В начале сеанса с компьютером, пользователь входит в систему (регистрируется), сообщая компьютеру определённый ID (идентификатор). Любое количество людей, использующих тот же самый ID доступа, является отдельными пользователями; и аналогично, один человек может представлять большое количество пользователей в разное время, используя различные идентификаторы.

Действия в большинстве сред SQL разрешены в соответствии со специальным идентификатором, который точно определяет пользователя. Таблица или другой объект принадлежит пользователю, который имеет над ним полную власть. При этом пользователь может иметь привилегии для выполнения действий над объектом. В большинстве случаев в приводимых примерах будем считать, что любой пользователь имеет привилегии, необходимые для выполнения любого действия.

3.4 Вид доступа к базе данных

Такая отличительная особенность БД, как многоцелевое параллельное использование данных, предопределяет наличие средств, обеспечивающих практически одновременный и независимый доступ к одним и тем же данным. Причем сама база может быть размещена на одном или нескольких компьютерах.

Приводятся следующие, сформулированные ведущими поставщиками СУБД, свойства «идеальной» системы управления распределёнными базами данных:

· Прозрачность относительно расположения данных: СУБД должна представлять все данные так, как если бы они были локальными;

· Гетерогенность системы: СУБД должно работать с данными, которые хранятся в системах с различной архитектурой и производительностью (независимость от СУБД);

· Прозрачность относительно сети: СУБД должна одинаково работать в условиях разнородных сетей;

· Поддержка распределённых запросов: пользователь должен иметь возможность объединять данные из любых баз, даже если они размещены в разных системах;

· Поддержка распределённых транзакций: СУБД должна выполнять транзакции, выходящие за рамки одной вычислительной системы, и поддерживать целостность распределённой БД даже при возникновении отказов, как в отдельных системах, так и в сети;

· Универсальность доступа: СУБД должна обеспечить единую методику доступа ко всем данным.

Следует отметить, что общая тенденция развития технологий обработки данных вполне соответствует этапам развития средств вычислительной техники и информационных технологий, и в первую очередь, - сетевых. В этом смысле следует выделить два класса: системы распределённой обработки данных и системы распределённых баз данных.

Системы распределенной обработки данных в основном отражают структуру и свойства много пользовательских операционных систем с базой данных, размещённой на большом центральном компьютере (мэйнфрейме). Ещё до недавнего времени это был единственно возможный вариант вычислительной среды для реализации больших БД. Клиентские места в этом случае реализовались в виде терминалов или мини - ЭВМ, обеспечивающих в основном ввод - вывод данных и не имеющих собственных вычислительных ресурсов для функционально - ориентированной обработки получаемых данных.

3.5 Взаимодействие базы данных с производственными процессами

Сегодня трудно себе представить сколько-нибудь значимую информационную систему, которая не имела бы в качестве основы или важной составляющей базы данных. Концепции и технологии баз данных складывались постепенно и всегда были тесно связаны с развитием систем автоматизированной обработки информации. Создание баз данных после появления реляционного подхода превратилось из искусства в науку, но, как показала практика последних лет, все же окончательно его не исключившая. Тем не менее, сейчас это вполне сложившаяся БД, основная на достаточно формализованных подходах и включающая широкий спектр приемов и методов создания баз данных.

Базы данных в стремительно, а в какой-то степени и сумбурно развивающихся информационных технологиях - это сравнительно консервативное направление, где СУБД и сама база представляет собой «долговременные сооружения». элементная база ЭВМ и парадигмы программирования меняются быстрее, чем хранимые данные теряют актуальность. В таких условиях, в отличие от прикладных программистов, создатели баз данных должны постоянно помнить о проблеме «наследственности» - о том, как интегрировать в создаваемую систему наследуемых данные, находящиеся под управлением устаревшей СУБД, и о том, как построить систему, чтобы вновь создаваемые данные могли быть, в свою очередь, наследованы следующим поколением систем.

4. Автоматизированная информационная система, используемая на предприятии

«1С: Бухгалтерия 8» - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д. Кроме того, с помощью «1С: Бухгалтерии 8» могут вести учет индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения или общий режим налогообложения.

Целью внедрения системы электронного документооборота на предприятии служит упорядочивание всех нормативных документов. Упорядочивание происходит по времени сохранения, дате сохранения, ответственного лица, объяснения нарушения в случае опоздания, автоматическое занесение документа в архив при сохранении нового,

Функциональные возможности

Бухгалтерский и налоговый учет реализованы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, настроенный в соответствии с Приказом Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31 октября 2000 г. №94н.

Методика бухгалтерского учета обеспечивает одновременную регистрацию каждой записи хозяйственной операции как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического учета, количественного и валютного учета. Пользователи могут самостоятельно управлять методикой учета в рамках настройки учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета.

«1С: Бухгалтерия 8» обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В последнем случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.

Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета, а задачи автоматизации других служб, например, отдела продаж, решать специализированными конфигурациями или другими системами.

Предметная область, автоматизируемая «1С: Бухгалтерией 8», иллюстрируется следующей схемой (см. рисунок 4.1).

Рисунок 4.1. Учет «от документа» и типовые операции

Основным способом отражения хозяйственных операций в учете является ввод документов конфигурации, соответствующих первичным документам бухгалтерского учета. Кроме того, допускается непосредственный ввод отдельных проводок. Для группового ввода проводок можно использовать типовые операции - простой инструмент автоматизации, легко и быстро настраиваемый пользователем.

Партионный учет

Учет товаров, материалов и готовой продукции реализован согласно ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» и методическим указаниям по его применению. Поддерживаются следующие способы оценки материально-производственных запасов при их выбытии:

· по средней себестоимости;

· по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО);

· по себестоимости последних по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ЛИФО).

Складской учет

По складам может вестись количественно-суммовой учет и учет по партиям. Складской учет может быть отключен, если в нем нет необходимости.

Учет операций с денежными средствами

Автоматизирован учет движения наличных и безналичных денежных средств, в том числе операций обмена валюты. Автоматизированы расчеты с контрагентами и подотчетными лицами. Учет расчетов с контрагентами может вестись в рублях, условных единицах и иностранной валюте.

Учет основных средств и нематериальных активов

Учет основных средств и нематериальных активов ведется в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств» и ПБУ 14/2000 «Учет нематериальных активов». Автоматизированы все основные операции по учету: поступление, принятие к учету, начисление амортизации, модернизация, передача, списание, инвентаризация.

Начисление заработной платы

Автоматизированы начисление заработной платы работникам предприятия, взаиморасчеты с работниками вплоть до выплаты заработной платы через кассу, перечисление зарплаты на лицевые счета работников в банке и депонирование (см. Приложении Г).

Учет хозяйственной деятельности нескольких организаций в единой информационной базе

«1С: Бухгалтерия 8» предоставляет возможность ведения бухгалтерского и налогового учета нескольких организаций в общей информационной базе, причем в роли отдельных организаций могут выступать индивидуальные предприниматели. Это будет удобно в ситуации, когда хозяйственная деятельность этих организаций тесно связана между собой: в текущей работе можно использовать общие списки товаров, контрагентов (деловых партнеров), работников, собственных складов и т.д., а обязательную отчетность формировать раздельно.

Благодаря возможности учета деятельности нескольких организаций в единой информационной базе, «1С: Бухгалтерия 8» может использоваться как в небольших организациях, так и в холдингах со сложной организационной структурой.

Преимущества «1С: Бухгалтерии 8»

· Реализована возможность ведения учета нескольких организаций в единой информационной базе. Организации могут использовать общие списки товаров, статей затрат, контрагентов и т.д. При этом каждая организация может вести учет по общей или упрощенной системе налогообложения в рамках одной и той же информационной базы.

· За счет введения отдельного плана счетов налогового учета упрощена сопоставимость данных бухгалтерского и налогового учета, что важно для обеспечения требований ПБУ 18/02 «Расчеты по налогу на прибыль».

· Появление в «1С: Бухгалтерии 8» партионного учета расширяет область применения типового решения. Помимо способа оценки материально-производственных запасов по средней себестоимости, становится возможным применение и таких способов, как ФИФО и ЛИФО, независимо для бухгалтерского и налогового учета и для каждой организации.