История создания

Универсальная компьютерная система для автоматизации гостиниц, пансионатов и санаториев «Невский портье» разработана в Санкт-Петербурге в 2001г. При создании системы был обобщен многолетний опыт работы авторов по развитию и внедрению гостиничной системы «Актис-отель» (первая версия которой была создана еще в 1989 году и первоначально называлась Actis SHS), а также учтены пожелания персонала гостиниц, в которых на протяжении многих лет успешно эксплуатируется эта система.

Целесообразность создания новой системы была продиктована тем, что в процессе развития «Актис-отель» коллективу разработчиков пришлось действовать в рамках идеологии и структуры базы данных, изначально заложенных в 90-е годы, при написании первой версии «Актис-отель». Вместе с тем, внешние и внутренние факторы привели к необходимости создания достаточно гибкой, универсальной и сравнительно недорогой гостиничной системы.

Основные принципы, которые были заложены в основу системы «Невский портье» - это высокая надежность при круглосуточной работе, сохранность информации и возможность ее восстановления при любых сбоях, полнота охвата функциональных обязанностей служб, связанных с размещением гостей, простота освоения и эксплуатации, защита от некорректных действий оператора, эффективный контроль за решениями, принимаемыми персоналом.

Особенности системы и ее стоимость

В системе «Невский портье» заложена возможность индивидуальной работы с каждым гостем в отдельности, как на основе алгоритма, принятого в России (расчетный метод с предоплатой за проживание), так и на основе принципов расчетов с гостем, принятых на Западе (начисление сумм за услуги на лицевой счет клиента с оплатой при выезде, по факту). Оба принципа расчетов могут применяться одновременно для одного и того же гостя.

В системе имеется возможность расчетов с каждым гостем, исходя из индивидуального значения расчетного часа.

Система позволяет автоматически начислять оплату за 0,5 суток. В импортных системах, основанных на принципе ночного аудита, подобное начисление производится оператором вручную, при оформлении выезда гостя.

При расчетах с гостями и с организациями за оказанные гостиничные услуги, «Невский портье» производит раздельный учет наличных оплат, безналичных средств, переведенных на расчетный счет гостиницы и оплат, осуществленных гостями по кредитным картам.

Конфигурация «Невский портье» для пансионатов и санаториев обеспечивает возможность предварительной продажи путевок с расчетом стоимости в зависимости от индивидуального набора услуг (питание, лечение и т.д.). А также поселение по путевке, формирование списков на питание и другие услуги.

«Невский портье» может работать в режиме удаленного доступа. Это удобно, когда офис, в котором занимаются бронированием мест (продажей путевок) и гостиница (пансионат) территориально разъединены. Или когда несколько гостиниц управляются из одного центра.

Система предназначена для автоматизации работы гостиниц с общим количеством номеров от 1 до 10000 и количеством корпусов от 1 до 10.

«Невский портье» может устанавливаться как в локальном варианте (на одном рабочем месте), так и в сетевом варианте, с установкой рабочих мест в службе приема (администратор, кассир), в службе бронирования (работа с заявками, предварительная продажа путевок для пансионатов), в дирекции, на этажах и т.д.

Система дает возможность создания оперативных отчетов, в связи со структурированностью информации и единой технологией работы с гостем.

Система написана на VFP и функционирует на персональных компьютерах, обеспечивающих устойчивую работу Windows98/2000/XP.

«Невский портье» - сравнительно недорогая система. До 31 декабря 2010 года стоимость системы для типовой гостиницы установлена в пределах от 35 000 до 95 000 рублей (в зависимости от конфигурации). Возможна рассрочка оплаты на согласованный срок. Стоимость последующего сопровождения системы «Невский портье» составляет от 60 до 90 евро в месяц.

В указанную цену входит стоимость работ по обследованию гостиницы, настройке системы «Невский портье», формированию базы данных, обучению персонала гостиницы (за исключением командировочных расходов исполнителя, если возникнет необходимость в приезде сотрудников исполнителя к заказчику).

В сопровождение входят работы по модификации системы, выполняемые по инициативе разработчиков (смена версий в соответствии с планом развития системы), оказание консультаций персоналу заказчика (по телефону и по электронной почте), чистка базы данных и т.д.

Возможности системы

В системе автоматизируются все этапы работы с гостем (рисунок 3).

Рис. 3. Функции системы «Невский портье»

Основные модули:

ѕ работа с заявками;

ѕ бронирование;

ѕ поселение (свободное поселение, поселение по заявкам);

ѕ касса;

ѕ контроль должников и выселения;

ѕ переселение, продление проживания, корректировка данных о госте, изменение способа оплаты и т.д.;

ѕ модуль справок о проживающих;

ѕ безналичные расчеты (предварительный расчет по заявкам, формирование расчета по факту за проживание - форма 7);

ѕ учет и оформление расчетов за телефонные переговоры, контроль должников;

ѕ модули справочников: номерной фонд, потребители, дополнительные услуги, налоги и т.д.;

ѕ ведение тарифов (на проживание, на сервис, на дополнительное оборудование), ведение договорных тарифов;

ѕ модуль формирования информации для поэтажных служб;

ѕ модуль формирования печатных и отчетных документов;

ѕ модуль формирования списков на питание;

ѕ ведение архивов: архив движения номерного фонда, архив наличных счетов, архив телефонных переговоров;

ѕ предварительная продажа путевок;

ѕ модуль формирования журналов для ОВИР;

ѕ модуль формирования «черных списков»;

ѕ модуль аналитики, служебные модули, настройки, ведение паролей пользователей и т.д.;

ѕ обмен информацией с бухгалтерскими системами (например, с «1С»).

При работе с номерным фондом, сотрудники гостиницы могут самостоятельно формировать описание номерного фонда и оперативно отслеживать его изменение. При этом в базу данных вводится такая информация, как категория, количество мест, имеющееся дополнительное оборудование и другие параметры, характеризующие каждый конкретный номер. Имеется возможность добавить в базу новый номер или удалить существующий.

В системе заложен гибкий механизм ведения тарифной политики. Все вводимые тарифы характеризуются датой начала и датой окончания их действия. С наступлением соответствующей даты "Невский портье" будет автоматически производить расчеты с гостями за проживание и дополнительные услуги на основе действующих на эту дату тарифов. Возможно введение как общих тарифов для всех гостей, так и специальных, договорных, тарифов для отдельных организаций. Система автоматически рассчитывает налоги в соответствии с действующим Российским законодательством и в зависимости от способа оплаты (наличные средства или безналичные расчеты).

Работники гостиницы могут по своему усмотрению формировать перечень оказываемых услуг с помощью функций ведения справочников сервисных и дополнительных услуг (рисунок 4).

В системе по каждой заявке фиксируются организация-потребитель, даты заезда и выезда гостей, количество суток брони и способ оплаты (наличный или безналичный), тариф, заявленное количество мест. Помимо перечисленных характеристик заявки, в системе можно зафиксировать список фамилий ожидаемых гостей.

Отработанные заявки автоматически удаляются из базы данных.

Рис. 4. Ведение справочника услуг

Процедура бронирования позволяет закрепить за введенной заявкой конкретные места на конкретный период времени. Также реализованы операции снятия номеров с брони и перебронирования. В системе ведется отслеживание занятых и забронированных мужских и женских мест, формируется шахматка номерного фонда.

В системе «Невский портье» предусмотрено несколько режимов поселения прибывающих гостей:

ѕ режим поселения гостей, заехавших без предварительного уведомления (свободное поселение);

ѕ режим поселения на забронированные места индивидуалов, прибывших по заранее введенным заявкам;

ѕ режим ускоренного размещения больших групп гостей в предварительно забронированные номера.

Достоинства системы «Невский портье»

Основным достоинством системы является ее относительно небольшая стоимость.

Существует возможность установить программу с учетом особенностей гостиницы. Например, если отель небольшой, систему можно разработать в экране «шахматка», если отель большой, тогда удобнее работать с основными экранами системы.

Перспективное резервирование номеров в «Невском портье» можно сделать за любой срок и на любой период. Тарифы также можно ввести на многие сезоны вперед. В системе много выходных форм, отчетов - всего свыше 80.

Используя систему, можно часть услуг «спрятать» в услугу «проживание» в документах, выдаваемых гостю (в проводках гостиницы эти платежи можно разделить).

К достоинствам можно отнести достаточно простую процедуру установки на компьютеры заказчика. Установщики собирают дистрибутив «под ключ» - с полностью наполненной базой и системой, настроенной на конкретную гостиницу - это все входит в стоимость системы.

У «Невского портье» понятный интерфейс.

Можно настроить систему таким образом, чтобы с единым номерным фондом одновременно работало несколько юридических лиц (система разделяет денежные потоки по каждому юридическому лицу). Отсюда - налоги меньше.

Можно организовать работу удаленного рабочего места (владелец гостиницы находится заграницей, откуда, через Интернет может смотреть в реальном времени, что происходит с поселением в его гостинице).

В «Невском портье» можно каждому гостю установить индивидуальное значение расчетного часа и, соответственно, производить расчеты с ним.

Недостатки системы

К недостаткам системы можно отнести то, что она работает по определенному алгоритму и не так проста в обращении, как рекламируется на сайте (хотя интерфейс понятен). Она сложна в усвоении, поскольку во многих модулях необходимо внимательно отслеживать алгоритм выполнения действий и правильность внесения цифр и букв при бронировании, оформлении дополнительных услуг и т.д. Таким образом, хоть система и автоматизирована, она оставляет возможность влияния человеческого фактора.

При установке системы необходимо точно указать данные по гостинице, предварительно провести анализ особенностей работы гостиницы, поскольку несоблюдение вышеперечисленного может привести к ухудшению качества обслуживания гостей. Система может усложнить работу персонала.

Система несовершенна, поскольку существует сравнительно недолго, из-за чего в работе программы бывают сбои (программа «зависает»).

Часто возникают проблемы с тарификацией телефонных переговоров, с оплатой ресторана в службе портье и т.д.

Для мини-отелей такая система не подходит, т.к. в ней существует много вкладок, неиспользуемых ими. Было бы не целесообразно тратить средства на установку данной системы.

Как известно, с недавних пор все гостиницы (как и прочие организации, принимающие наличные средства) обязаны выдавать гостю кассовый чек. Чек должен печататься на ККМ по команде от компьютера. В этом случае в связке с системой должен работать фискальный регистратор, который стоит 700 - 800 долларов.

Система не слишком гибкая, тяжело адаптируется к изменяющимся условиям. Например, в 2003г., для зачета НДС по командировочным расходам, организации стали требовать от своих сотрудников дополнительно счет-фактуру за услуги, оказанные гостиницей. А теперь уже многие желают иметь и акт выполненных работ. И все это притом, что «Невский портье», как в счете гостю, так и в чеке ККМ явно указывает сумму НДС. Абсурдность ситуации в том, что гость в гостиницу селится, как физическое лицо, а счет-фактуру он требует выписать на организацию, отправившую его в командировку.

3. СРАВНИТЕЛЬНАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДВУХ СИСТЕМ

1. http://www.nevskyporter.ru - официальный сайт компании

2. http://www.prohotel.ru - портал про гостиничный бизнес «PRO HOTEL»

3. http://www.hrs.ru - официальный сайт компании

4. http://www.hotelnews.ru - информационно-новостной портал про гостиничный бизнес

Размещено на Allbest.ru