Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

Петербургский государственный университет путей сообщения

Великолукский филиал

Кафедра «Информатика и информационная безопасность»

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА К КУРСОВОЙ РАБОТЕ

Создание и обработка БД в среде Excel и Access

Выполнил студент Богданов К.А.

Группа СЖД-803

Руководитель Милохина И.М.

Великие Луки 2009



СОДЕРЖАНИЕ:

1. Текст задания

2. Список файлов курсовой с указанием пути доступа

3. Выполнение работы в среде Excel

3.1 Краткая характеристика пакета

3.2 Инструкция по использованию программы

3.3 Структура базы данных

3.4 Исходная база данных

3.5 Решение задач

3.5.1 Решение задачи №1

3.5.2 Решение задачи №2

3.5.3 Решение задачи №3

3.5.4 Решение задачи №4

3.5.5 Диаграмма

3.6 Макросы

3.7 Распечатка макросов

4. Выполнение работы в среде Access

4.1 Краткая характеристика пакета

4.2 Инструкция по использованию программы

4.3 Многотабличная база данных

4.4 Структура БД

4.5 Решение задач

4.5.1 Решение задачи №1

4.5.2 Решение задачи №2

4.5.3 Решение задачи №3

4.5.4 Решение задачи №4

4.6 Создание формы

Список использованной литературы

1. Текст задания

База данных должна содержать следующие элементы:

День недели;

Признаки проведения занятий (через неделю, каждую неделю);

Номер аудитории;

Вид занятия (Лекция, практическое занятие, лабораторная работа);

Фамилию преподавателя;

Название учебной дисциплины;

Функции, выполняемые информационной технологией:

1 .Подсчёт общего количества занятий по каждому виду.

2. Формирование списка занятий, которые ведёт выбранный пользователем преподаватель (вид занятия и день недели).

3. Подсчёт количества занятий, проводимых в выбранный пользователем день недели.

4. Формирование отчета, сгруппированного по названию учебной дисциплины, содержащего следующие данные: день недели, признак проведения занятий и фамилию преподавателя.



2. Список файлов курсовой работы c указанием пути доступа

Курсовая работа содержит три файла, находящихся на гибком магнитном диске:

Исходная БД и её обработка в среде Excel:

· Исходная БД и её обработка среде Excel: А:\ Курсовая работа.xlsm

· Исходная БД и её обработка в среде Access: А:\Курсовая работа



3. Выполнение работы в Excel (часть 1)

3.1 Краткая характеристика пакета:

Электронные таблицы предназначены для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме. Электронные таблицы - это двумерные массивы, состоящих из столбцов и строк. В Excel можно создавать БД, организовывать их управление и обработку с помощью встроенных функциональных возможностей программы. К тому же имеется интеграция с другими программами MS Office.

Excel обеспечивает:

· ввод, хранение и корректировку данных;

· автоматическое проведение вычислений по заданным формулам;

· наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране;

· построение различного рода диаграмм и графиков на основе табличных данных;

· оформление и печать электронных таблиц;

· создание итоговых и сводных таблиц;

· работу с электронными таблицами как с базами данных: сортировку таблиц, выборку данных по запросам.

3.2 Инструкция по использованию программы

Запуск Курсовая работа.xls производится с помощью презентации Об авторе.pptx через гиперссылку EXCEL.

Меню программы дает возможность перехода к каждой задаче при нажатии соответствующей командной кнопки.



3.3 Структура базы данных

Исходная база данных, выполненная в виде таблицы, состоит из строк и столбцов. Пересекаясь, столбцы и строки образуют ячейки, в которые вводятся данные.

Таблица имеет 6 столбцов ячеек со следующими названиями:

Имя поля	Тип данных
Название дисциплины	текст
Вид занятия	текст
№ аудитории	числовые
День недели	текст
Признаки проведения занятий	текст

3.4 Исходная база данных

3.5 Решение задач:

3.5.1 Задача №1

Подсчёт общего количества занятий по каждому виду

Задачу №1 я решил с помощью сводной таблицы. Для этого был использован мастер ”Сводная таблица”. В поле название строк помещаем “Вид занятия”. В поле значение помещаем “Название дисциплины” и ставим функцию “Количество”.

В результате получаем:

Названия строк	Количество вида занятий
лекция	7
практика	9
Общий итог	16

3.5.2 Задача №2

Формирование списка занятий, которые ведёт выбранный пользователем преподаватель (вид занятия и день недели).

Для решения задачи № 2 использовался расширенный фильтр.

Пример решения задачи:

Вводим фамилию преподавателя. Ввод осуществляем с помощью диалогового окна InputBox. Для отладочного примера выберем “Волошин Ю.И.”:

В результате выполнения задания получен следующий результат:

фамилия преподавателя		вид занятия	день недели
Волошин Ю.И.		лекция	вторник
		практика	среда
		лекция	пятница
		практика	понедельник
		лекция	суббота

3.5.3 Задача №3

Подсчёт количества занятий, проводимых в выбранный пользователем день недели

Для решения задачи № 3 использовалась “Функция работы с базой данных”- БДСЧЕТА:

Пример решения задачи:

Введём день недели. Ввод осуществляется с помощью диалогового окна Inputbox. Для отладочного примера выберем ”пятница”:

В результате выполнения задания получен следующий результат:

день недели			количество занятий
пятница			4

3.5.4 Задача №4

Формирование отчета, сгруппированного по названию учебной дисциплины, содержащего следующие данные: день недели, признак проведения занятий и фамилию.

Для решения задачи используем сводную таблицу. Поля: «день недели», «признак проведения занятий», «фамилия преподавателя, «название учебной дисциплины»

В результате получаем:

Названия строк
инженерная графика
среда
через неделю
Ушаков И.М.
четверг
каждую неделю
Ушаков И.М.
пятница
через неделю
Ушаков И.М.
информатика
пятница
каждую неделю
Милохина И.М.
теоретическая механика
четверг
каждую неделю
Быкова Т.С
пятница
каждую неделю
Быкова Т.С
суббота
через неделю
Быкова Т.С
вторник
каждую неделю
Быкова Т.С
понедельник
каждую неделю
Быкова Т.С
физика
среда
через неделю
Волошин Ю.И.
суббота
каждую неделю
Волошин Ю.И.
вторник
каждую неделю
Волошин Ю.И.
пятница
через неделю
Волошин Ю.И.
понедельник
каждую неделю
Волошин Ю.И.
Общий итог

дисциплина список занятие преподаватель

3.5.5 Диаграмма “Номер аудитории, в которой преподает преподаватель”

В качестве диаграммы я выбрал круговую диаграмму, используемые поля: Номер аудитории и Фамилия преподавателя:

3.6 Макросы

Если какое-то действие часто повторяется, то его можно автоматизировать с помощью макроса. При записи макроса создается код, который можно просматривать и редактировать. Для автоматической записи используется макрорекодер. Макрорекодер - это транслятор, создающий программу (макрос) на языке VBA, которая является результатом перевода на язык VBA действий пользователя с момента запуска рекордера до окончания записи.

№	Имя макроса	Название кнопки	Расположение	Предназначение
1	Меню	Меню	Все листы, кроме “Меню”	Переход в меню
2	БД	База данных	Лист “Меню”	Переход в базу данных
3	Задание1	Задание №1	Лист “Меню”	Переход к заданию №1
4	Задание2	Задание №2	Лист “Меню”	Переход к заданию №2
5	Задание3	Задание №3	Лист “Меню”	Переход к заданию №3
6	Задание4	Задание №4	Лист “Меню”	Переход к заданию №4
7	Диаграмма	Диаграмма	Лист “Меню”	Переход к диаграмме
8	Решение2	Решение	Лист “Задание2”	Выполнение задачи №2
9	Очистка2	Очистка	Лист “Задание2”	Очистка задачи №2
10	Решение3	Решение	Лист “Задание3”	Выполнение задачи №3
11	Очистка3	Очистка	Лист “Задание3”	Очистка задачи №3

3.7 Распечатка макросов

Sub бд()

'

' бд Макрос

'

'

Sheets("База_данных").Select

End Sub

Sub меню()

'

' меню Макрос

'

'

Sheets("Меню").Select

End Sub

Sub задание1()

'

' задание1 Макрос

Sheets("Задание1").Select

End Sub

Sub диаграмма()

'

' диаграмма Макрос

'

'

Sheets("Диаграмма").Select

End Sub

Sub решение()

'

' решение Макрос

p = InputBox("Введите фамилию преподавателя")

Range("E29").Formula = p

'

ActiveWindow.SmallScroll Down:=-9

Range("D14").Select

Range("B9:G25").AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy,

CriteriaRange:=Range( _

"E28:E29"), CopyToRange:=Range("B28:C45"), Unique:=False

End Sub

Sub очистка()

'

' очистка Макрос

ActiveWindow.SmallScroll Down:=9

Range("B29:C46").Select

Selection.Delete Shift:=xlUp

Range("E29").Select

Selection.Delete Shift:=xlUp

End Sub

Sub задание2()

'

' задание2 Макрос

'

'

Sheets("Задание2").Select

End Sub

Sub задание3()

'

' задание3 Макрос

'

'

Sheets("Задание3").Select

End Sub

Sub решение3()

'

' решение3 Макрос

p = InputBox("Введите день недели")

Range("B27").Formula = p

Range("C27").Select

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=DCOUNTA(R[-20]C[-1]:R[-4]C[4],R[-

20]C,Criteria)"

ActiveWindow.SmallScroll Down:=0

End Sub

Sub очистка3()

'

' очистка3 Макрос

'

ActiveWindow.SmallScroll Down:=3

Range("B27:C27").Select

Selection.ClearContents

End Sub

Sub задание4()

' задание4 Макрос

'

Sheets("Задание4").Select

End Sub



4. Выполнение работы в Access (часть 2)

4.1 Краткая характеристика пакета

Microsoft Access - это система управления базами данных, предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

Таблицы - это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Макросы предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя.



4.2 Многотабличная база данных

Формирование базы данных в Microsoft Access производилось путем импорта таблицы из документа, имеющего путь доступа:A:\ Курсовая работа. xls.

Для создания многотабличной базы данных использовался мастер анализа таблиц. В результате действий, произведённых мастером, получили четыре таблицы, имеющие связи между собой.

Таблица “Занятия”

Таблица “Вид”



Схема данных:

4.4 Структура БД

Название поля	Отредактированные характеристики	Тип данных
Вид занятия	Размер поля: 30	текстовый
Название дисциплины	Размер поля: 30	текстовый
Фамилия преподавателя	Размер поля: 30	текстовый
День недели	Размер поля: 10	текстовый
Номер аудитории	Размер поля: целое	числовой
Признак проведения занятий	Размер поля: 15	текстовый

4.5 Решение задач

Задачи решаются при помощи создания запросов в режиме конструктора.

4.5.1 Задача №1

Подсчёт общего количества занятий по каждому виду.

Для решения задачи используем запрос на выборку.

Режим конструктора на выборку:



В результате получим:

4.5.2 Задача №2

Формирование списка занятий, которые ведёт выбранный пользователем преподаватель (вид занятия и день недели).

Для решения задачи используем запрос на выборку с параметром.

В поле “Фамилия преподавателя” в строке “Условие отбора” вводим:

[Введите преподавателя]

Пример решения задачи:

Для отладочного примера выберем “Волошин Ю.И”

В результате получим:

4.5.3 Задание №3

Подсчёт количества занятий, проводимых в выбранный пользователем день недели.

Для решения задачи используем запрос на выборку с параметром.

Режим конструктора на выборку:

В поле “День недели” в сроке “Условия отбора” вводим:

[Введите день недели]

Пример решения задачи:

Для отладочного примера выберем “ пятница”

В результате получим:

4.5.4 Задание №4

Формирование отчета, сгруппированного по названию учебной дисциплины, содержащего следующие данные: день недели, признак проведения занятий и фамилию.

Для решения задачи создаем простой запрос:

А затем создаем по этому запросу отчет, в котором делаем группировку по названию учебной дисциплины, в результате получаем:

4.6 Создание формы

Форма создается с помощью «мастера». При создании важно указать необходимые поля, которые она должна содержать. Редактирование можно производить в режиме конструктора.

Для создания формы используем мастер:

1. Выбираем таблицы (“Основная”, “Вид”, “Название”, “Признак”).

2. Выбираем нужные поля (название дисциплины, фамилия преподавателя, вид занятия, день недели, № аудитории, признак проведения занятий).

3. Форма подчинённая.

4. Выбираем внешний вид формы (использован вид: табличный).

5. Выбираем стиль (использован стиль: яркая).

6. Задаем имя формы (Расписание).

В итоге получаем:

Создание отчета:

Отчет создается с помощью мастера по заданию№4:



Список использованной литературы

1. Лекции Р.Г. Виноградовой 2008 год.

2. Информатика и информационные технологии / Угринович Н.Д.- М.:2003

Размещено на Allbest.ru