Для примера, можно рассмотреть, положение о подразделении. Положение о подразделении (положение об отделе) - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений. Этот документ содержит следующие разделы в документе:

· Общие положения.

· Основные задачи.

· .Функции.

· Права.

· Ответственность.

· Взаимоотношения.

В разделе "Общие положения" указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати. (Приложение 1.).

Раздел "Основные задачи" - это перечень крупных задач, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.

В разделе "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач.

В разделе "Права" перечисляются права, которыми должен обладать руководитель для эффективной деятельности.

Раздел "Ответственность" устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

В окне настроек заполняется информация следующих задачах подразделения: о бизнес-процессах подразделения, о бизнес-процессах организации, в которых сотрудники подразделения являются исполнителями, а также прочие задачи и функции.

Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.

Ещё одним регламентным документом, сгенерированным в рамках разработки информационной подсистемы, является матрица ответственности для ключевого бизнес-процесса - «Организация и контроль учебной деятельности студентов» (рис. 2.7).

Рис. 2.7 Матрица ответственности процесса «Организация и контроль учебной деятельности»

Этот регламентный документ определяет степень ответственности каждого сотрудника отдела за ту или иную задачу. В данном документе присутствуют степени ответственности, которые означают степень вовлеченности того или иного лица в выполнение задачи. Были использованы две степени ответственности:

- владелец (В) - владеет процессом или задачей, контролирует её исполнение;

- исполнитель (И) - исполняет задачу, но в общем случае, не несет ответственности за способ ее решения;

Затем были сгенерированы следующие регламентные документации: должностные инструкции сотрудников отдела, регламенты бизнес-процессов и положение о подразделении «Учебный отдел». Примеры данных документов представлены ниже в приложениях 1-3.

2.4 Визуализация показателей

информационный система контроль учебный

Деятельность управляема, если всегда можно спланировать и оценить результат этой деятельности с помощью численных значений. Для решения этих задач служат ключевые показатели эффективности. В среде пакета Business Studio есть возможность визуализации показателей, которая была использована в данной подсистеме (рис.2.8). С помощью индикаторных линеек показателей, на которых наглядно представлен прогресс или регресс выполнения цели в процентном соотношении и позволяет постоянно обеспечивать сбалансированную систему показателей свежими данными и поддерживать ее в рабочем состоянии.

В данном примере показан показатель - «процент посещаемости студентов» и его динамика изменений за январь, февраль, март, апрель и июнь 2015 года. Так как целью этого показателя является «повысить процент посещения студентов», то тренд с тенденцией на восхождение значения этого показателя.

Крайняя левая красная часть индикаторной линейки - это область значений от минимального до нижнего допустимого значения. Такой случай у данного показателя представлен за апрель 2015 года.

Жёлтая область линейки показателя - это значения от нижнего критического значения до нижнего допустимого. Этот промежуток характеризуется, как приемлемый. Этот случай у данного показателя представлен за июнь 2015 года.

Зелёная область индикаторной линейки - это значения от нижнего допустимого до верхнего критического значения показателя. Это может означать, что положение дел в этом направлении деятельности в целом можно охарактеризовать, как положительное. Такой случай представлен в феврале этого года. Крайняя правая красная область - это область значений от верхнего критического до максимального значения показателя.

Рис. 2.9 Диаграмма значений показателя процента посещаемости сотрудниками

На диаграмме значений показателя (Рис 2.9) процент посещаемости сотрудниками за второй квартал 2015 года. В применяемом программном средстве есть возможность подобного наглядного представления информации, что значительно улучшает понимание значения показателя для дальнейшего анализа и принятию соответствующих мероприятий по его изменению.

2.5 Организация удалённого доступа к информационной подсистеме

После генерации всей необходимой регламентной документации и визуализации показателей, следующим шагом стал процесс организации удалённого доступа к информационной подсистеме. Эта операция необходима для обеспечения доступа пользователей к показателям, регламентной документацией, бизнес-процессами и т.д. в любом месте, в любое время. Организация удалённого доступа к системе осуществляется при помощи интерфейса Business Studio Portal, обеспечивающий доступ ко всей необходимой для работы сотрудников организации регламентной документации и отчётам с возможностью их оперативного обновления.

Создание портала начинается с выбора сервера, на котором он будет развёрнут, назначения ему URL (адрес в интернете) и выбора папки на сервере, где будут храниться его файлы. Заполнение данных параметров для портала информационной подсистемы «Организация учебного процесса» СМК СГУ.

Для того чтобы открыть созданный портал, необходимо запустить приложение Business Studio Portal Server от имени пользователя с администраторскими правами.

Пользователь должен авторизоваться в системе, после того, как созданный портал будет открыт в браузере.

Для наглядного примера, специалист по учебно-методической работе является ответственным за ввод значений показателей, касающихся качества составления учебной нагрузки. Так, он получит доступ только к своим показателям и сможет осуществлять их просмотр и редактирование, пройдя по ссылке «Мои показатели». Если он пройдет по ссылке «Все показатели», то он получит доступ ко всем показателям, однако у него будут отсутствовать права на их редактирование. Таким же образом это происходит и с остальными объектами: целями, стратегической картой и т.д. Рядовому сотруднику разрешён просмотр и редактирование своих, и только просмотр объектов других сотрудников.

Любой сотрудник учебного отдела может сохранить на диск в различных форматах, вложить в письмо и отправить другому сотруднику, поместить в раздел «Избранное» или распечатать. Каждый документ или отчёт, размещённый на портале.

В портале также идёт сбор статистики посещаемости и позволяет сотрудникам организации выставлять оценки о полезности того или иного документа, кроме предоставления необходимой пользователю информации. Всё это позволяет бизнес-аналитикам анализировать информацию о посещаемости портала и уровне качества размещённой на нём информации.

Портал позволяет вносить плановые или фактические значения показателей в базу знаний Business Studio через интернет-браузер. Введённые данные будут сразу доступны на портале для контроля и анализа ответственными лицами.

В целях дальнейшей оптимизации работы организации это позволяет ее сотрудникам принимать участие в обсуждении бизнес-процессов. Для этого любой сотрудник предлагает свои замечания или предложения на странице конкретного бизнес-процесса. Уведомление о появлении сообщений сразу же направляется владельцу бизнес-процесса и ответственному за процесс бизнес-аналитику. Результаты анализа предложений сотрудников могут быть использованы для внесения изменений в бизнес-архитектуру компании.

Вышеперечисленные возможности делают данный функционал эффективным средством управления деятельностью организации. И, главное, не нужно иметь при этом, инсталированного пакета Business Studio, а достаточно лишь одного интернет-браузера.

2.6 Приёмочные испытания информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов»

2.6.1 Программа испытаний

Объект испытаний

Объектом испытаний является информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов».

Необходимо подвергнуть испытанию следующие функции подсистемы:

· генерация регламентного документа «Матрица ответственности»;

· генерация регламентного документа «Регламент бизнес-процесса»;

· генерация регламентного документа «Положение о подразделении»;

· генерация регламентного документа «Должностная инструкция».

Цели испытаний

В результате испытаний должны быть проверены полнота и качество реализации функций формирования регламентной документации, указанных в техническом задании.

Общие положения

Испытания проводятся на основании приказа руководителя в соответствии с ТЗ.

Местом проведения опытной эксплуатации являются рабочие места пользователей, время испытаний с 15.12.2014 г. по 18.06.2015 г. Испытания проходят без участия разработчика.

Объем испытаний

Испытания проводятся на отдельных рабочих местах конечного пользователя. Каждый этап завершается составлением акта испытаний. Сотрудники команды разработчика к испытаниям не допускаются.

Перечень документов, предъявляемых на испытаниях

Для проведения приёмочных испытаний должна быть предъявлена следующая документация:

· техническое задание;

· программа испытаний;

Отчётность

Результаты испытаний объектов, предусмотренных программой, фиксируются в следующих документах:

· протокол испытаний;

· акт о результатах испытаний.

2.6.2 Разработка методик испытаний генерации регламентного документа «Регламент бизнес-процесса»

Запуск Business Studio

Для начала работы с подсистемой необходимо запустить Business Studio. Чтобы это сделать, нужно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлыку «Business Studio.exe», располагающемся на рабочем столе. После этого откроется окно выбора подключения к базе данных, которая будет использоваться во время работы приложения.

В данном окне нужно выделить левым щелчком мыши строчку «BS_10_PI2» и нажать на кнопку выбрать, затем начнется загрузка программы.

Как только программа загрузится, на экране появится основной интерфейс Business Studio.

Этот интерфейс состоит из следующих элементов: панели инструментов и навигатора объектов.

Панель инструментов содержит в себе следующие вкладки:

- главная - позволяет работать с навигатором объектов, менять подключение к базе данных, настраивать пользователей системы, а также экспортировать или импортировать файлы в форматах XML и XPDL.

Навигатор объектов содержит в себе следующие вкладки:

- процессы - здесь располагаются все бизнес-процессы организации;

- субъекты - содержит в себе перечень всех должностей и подразделений организации;

Выбор бизнес-процесса

Генерация регламентных документов «Матрица ответственности» и «Регламент бизнес-процесса» начинается с выбора бизнес-процесса, для которого будут созданы данные документы.

Для этого в окне навигатора необходимо нажать на значок «+» рядом с папкой «СМК ВУЗ».

После этого содержимое данной папки будет открыто, и в ней будет расположена контекстная диаграмма «СМК контекстная диаграмма».

Затем, так же необходимо нажать на значок «+» рядом с контекстной диаграммой, чтобы раскрыть ее содержимое.

Далее необходимо так же щелкнуть на значок «+» рядом с функциональным блоком «А2 УМУ», после чего будет раскрыто его содержимое.

И, наконец, нужно щелкнуть на значок «+» рядом с блоком «А2.2 Учебный отдел», чтобы открыть его содержимое.

Блок «А2.2 Учебный отдел» содержит в себе следующие элементы: бизнес-процессы «Организация учебного процесса (нотация BPMN)» и «Организация и контроль учебной деятельности студентов».

Чтобы выбрать нужный бизнес-процесс, необходимо выделить его щелчком левой кнопки мыши. В рамках испытаний необходимо выбрать бизнес-процесс «Организация и контроль учебной деятельности студентов (нотация BPMN)».

2.6.3 Разработка методик испытаний генерации регламентного документа «Положение о подразделении»

Запуск Business Studio

Процесс запуска приложения «Business studio» подробно описан в пункте «Запуск Business Studio» параграфа 2.6.2 настоящей программы испытаний.

Выбор субъекта

Чтобы сгенерировать регламентный документ «Положение о подразделении», необходимо выбрать подразделение, для которого он будет создан.

Для этого необходимо в навигаторе перейти на вкладку субъекты.

Затем нужно выбрать подразделение, для которого будет сгенерировано положение. В данном случае это подразделение «Учебный отдел». Чтобы его выбрать, необходимо щелкнуть на значок «+» рядом с должностью «Ректор», а затем последовательно раскрыть содержимое объектов: «Проректор по «УРиКОД», «Учебно-методическое управление», «Начальник УМУ» и «Учебный отдел».

Более подробно процесс развертывания структуры (открытия) объектов в окне навигатора описан в пункте «Выбор процесса» параграфа 2.6.2 настоящей программы испытаний.

Заполнение характеристик подразделения

Для генерации регламентного документа «Положение о подразделении» необходимо заполнить различные характеристики подразделения.

Чтобы это сделать, нужно щёлкнуть левой кнопкой мыши по интересующему подразделению («Учебный отдел»), а затем щёлкнуть по нему правой кнопкой мыши, чтобы вызвать его контекстное меню.

Далее нужно нажать левой кнопкой мыши на пункт меню «Свойства», после чего откроется окно с различными характеристиками подразделения.

В открывшемся окне свойств выбрана вкладка «Основные», которая содержит в себе сведения о названии субъекта, его типе, сотрудниках, процессах, контактах и нормативно-справочных-документах. На данном этапе необходимо добавить сотрудника в подразделение. Для этого, необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши на гиперссылку «Добавить сотрудника», после чего откроется справочник, содержащий в себе сведения о физических лицах.

Сейчас необходимо выбрать сотрудника из списка. Для этого следует щёлкнуть левой кнопкой мыши на нужном сотруднике (Вербин Юрий Иванович) и нажать кнопку «Выбрать», после чего выбранный сотрудник будет добавлен в подразделение.

Затем следует перейти на вкладку «Параметры подразделения».

На данной вкладке предлагается заполнить следующие характеристики: тип подразделения, руководитель подразделения, задачи подразделения, функции подразделения, права подразделения и ответственность подразделения.

После того, как все характеристики будут заполнены, можно приступить к непосредственной генерации положения о подразделении.

Генерация регламентного документа «Положение о подразделении»

Для генерации регламентного документа «Положение о подразделении» подразделения «Учебный отдел» нужно щёлкнуть по нему правой кнопкой мыши. В открывшемся контекстном меню перейти на вкладку «Отчёты», а затем на вкладку «Положение о подразделении» и щёлкнуть по ней левой кнопкой мыши, после чего начнётся процесс формирования регламентного документа.

Как только программа закончит процесс генерации положения, оно сразу же будет открыто в текстовом редакторе Microsoft Office Word (Приложение 1. «Положение о подразделении»).

На этом этапе генерацию положения о подразделении можно считать завершённым.

2.6.4 Разработка методик испытаний генерации регламентного документа «Должностная инструкция»

Запуск Business Studio

Процесс запуска приложения «Business studio» описан в пункте «Запуск Business Studio» параграфа 2.6.2 настоящей программы испытаний.

Выбор субъекта

Чтобы сгенерировать регламентный документ «Должностная инструкция», необходимо выбрать должность, для которой он будет создан.

Более подробно процесс перехода между различными уровнями объектов в окне навигатора описан в пункте «Выбор процесса» параграфа 2.6.2 настоящей программы испытаний.

Заполнение характеристик должности

Для формирования регламентного документа «Должностная инструкция» необходимо заполнить различные характеристики выбранной должности.

Чтобы это сделать, необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по нужной должности («Диспетчер ФЭиПУ»), а затем щелкнуть по ней правой кнопкой мыши, чтобы вызвать ее контекстное меню (рис. 2.30).

Затем, следует нажать левой кнопкой мыши на пункт меню «Свойства», после чего откроется окно с различными характеристиками должности.

В открывшемся окне свойств выбрана вкладка «Основные», которая содержит в себе сведения о названии должности, ее типе, сотрудниках, процессах, контактах и нормативно-справочных-документах. На данном этапе необходимо прикрепить к должности сотрудника. Для этого, необходимо щёлкнуть левой кнопкой мыши на гиперссылку «Добавить сотрудника», после чего откроется справочник, содержащий в себе список физических лиц.

Теперь нужно выбрать сотрудника из списка. Для этого следует щёлкнуть левой кнопкой мыши на нужном сотруднике (Белоножкин Юрий Николаевич) и нажать кнопку «Выбрать», после чего выбранный сотрудник будет прикреплён к должности.

После этого следует перейти на вкладку «Параметры должности».

На данной вкладке предлагается заполнить следующие характеристики: обязанности, ответственность, права, порядок назначения и освобождения, квалификационные требования, является ли должность материально ответственной, назначить замещающего, определить порядок замещения, определить категорию и количество ставок.

После того, как все характеристики будут заполнены, можно приступить к непосредственной генерации должностной инструкции.

Генерация регламентного документа «Должностная инструкция»

Для генерации регламентного документа «Должностная инструкция» для должности «Старший диспетчер» нужно щёлкнуть по ней правой кнопкой мыши. В открывшемся контекстном меню (рис. 2.35) перейти на вкладку «Отчёты», а затем на вкладку «Должностная инструкция» и щёлкнуть по ней левой кнопкой мыши, после чего начнётся процесс формирования регламентного документа.

Как только программа закончит процесс формирования должностной инструкции, она сразу же будет открыта в текстовом редакторе Microsoft Office Word (Приложение 2. «Должностная инструкция»).

2.6.5 Оформление протоколов испытаний

Результаты испытаний представлены в таблице 2.

Таблица 3

Сведения о результатах приемочных испытаний

№ п/п	Наименование испытания	Ответственные за проведение	Дата проведения	Результат испытания	Оценка результата испытания
1	Генерация регламентного документа «Матрица ответственности»	Специалист по учебно-методической работе	15.06.2015 г.	Функция работает нормально	Успешно
2	Генерация регламентного документа «Регламент бизнес-процесса»	Специалист по учебно-методической работе	16.06.2015 г.	Функция работает нормально	Успешно
3	Генерация регламентного документа «Положение о подразделении»	Специалист по учебно-методической работе	17.06.2015 г.	Функция работает нормально	Успешно
4	Генерация регламентного документа «Должностная инструкция»	Специалист по учебно-методической работе	18.06.2015 г.	Функция работает нормально	Успешно

2.7 Руководство пользователя для ввода и визуализации показателей, анализа динамики их значений

2.7.1 Область применения

Требования настоящего документа применяются при:

· предварительных испытаниях;

· опытной эксплуатации;

· приемочных испытаниях;

· промышленной эксплуатации.

2.7.2 Краткое описание возможностей

Информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» СМК СГУ предназначена для обеспечения визуализации плановых и фактических показателей эффективности деятельности сотрудников подразделения, автоматической генерации регламентной документации, обеспечения удаленного доступа.

Сотрудники «Организация и контроль учебной деятельности студентов» для учебного отдела ответственны за ввод плановых и фактических значений показателей, а также имеют возможность анализа динамики изменения этих показателей и оценки достижения стратегических целей организации через вспомогательный интерфейс пакета Busines Studio «CockPit».

2.7.3 Уровень подготовки пользователя

Пользователь информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» СМК СГУ для учебного отдела должен иметь опыт работы с ОС MS Windows, навык работы с Internet, и офисными программами, а также обладать следующими знаниями:

· знать соответствующую предметную область;

· знать и иметь навыки работы с аналитическими приложениями.

Квалификация пользователя должна позволять:

· ввод плановых и фактических значений показателей;

· анализ динамики изменения показателей и достижения целей;

· принятие мер по воздействию на изменение показателей.

2.7.4 Назначение и условия применения Business Studio

Business Studio является инструментом, с помощью которого разрабатывается информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» СМК СГУ для учебного отдела. Данный пакет предназначен для создания комплексной модели бизнес-процессов, позволяет сформировать регламентную документацию и должностные инструкции для сотрудников, которые имеют возможность отслеживать динамику изменения показателей эффективности их деятельности с помощь вспомогательного интерфейса «CockPit», так как все показатели привязаны к бизнес-процессам. Работа с Business Studio в составе информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» СМК СГУ для учебного отдела возможна в любое необходимое для пользователя время.

Работа с Business Studio в составе информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» СМК СГУ для учебного отдела доступна пользователям с соответствующими правами доступа.

2.7.5 Состав и содержание дистрибутивного носителя данных

Для работы с информационной подсистемой «Организация и контроль учебной деятельности студентов» СМК СГУ для учебного отдела необходима среда пакета Business Studio.

2.7.6 Порядок запуска пакета BS и вспомогательного интерфейса «CockPit»

Перед началом работы с информационной подсистемой «Организация и контроль учебной деятельности студентов» СМК СГУ для учебного отдела пользователю необходимо войти в программу Business Studio, ярлык которой находится в меню «Пуск» либо на рабочем столе. После этого откроется окно выбора подключения к базе данных, которая будет использоваться во время работы приложения, где необходимо выделить «BS_10_PI2» и нажать на кнопку «Выбрать», затем начнется загрузка программы.

Как только программа загрузится, на экране появится основной интерфейс Business Studio, где на панели «Главное меню» необходимо открыть вкладку «СПП» (Система сбалансированных показателей). Данный интерфейс предназначен для ввода плановых и фактических значений показателей, просмотра и анализа динамики изменения показателей и оценки достижения целей.

2.7.7 Выполняемые функции и задачи

Информационная подсистема СМК СГУ выполняет функции и задачи, приведенные в таблице 4:

Таблица 4

Функции и задачи подсистемы

Функции	Задачи
Обеспечение доступа пользователям к информационной подсистеме «Организация и контроль учебной деятельности студентов» СМК СГУ для учебного отдела СМК СГУ через интерфейс «CockPit» с целью анализа	Ввод плановых и фактических значений показателей через интерфейс «CockPit»
	Просмотр плановых и фактических значений показателей в виде диаграмм и индикаторных линеек через интерфейс «CockPit» с целью анализа
	Просмотр сведений о целях в виде диаграмм и индикаторных линеек через интерфейс «CockPit» с целью анализа

2.7.8 Описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения задач

Задача №1: «Ввод плановых и фактических значений показателей»

Условия, при соблюдении которых возможно выполнение операции:

1. Компьютер пользователя подключен к локальной сети с установленным в ней сервером Business Studio.

2. Доступен программный продукт Business Studio.

Основные действия в требуемой последовательности:

Операция 1. Ввод плановых и фактических значений показателей

1. Для ввода плановых и фактических значений показателей используется пункт меню «Ввод значений показателей», который находится на вкладке «ССП» «Главного меню».

2. При нажатии пункта меню «Ввод значений показателей» открывается справочник "Показатели" с наложенным на него фильтром «физическое лицо (или его должность, или роль должности) является ответственным за ввод фактических и плановых значений».

3. Чтобы вызвать форму для ввода значения показателей, необходимо нажать правой кнопкой мыши на интересующий показатель и выбрать из появившегося списка пункт «Свойства». Также данное действие можно осуществить, нажав левой кнопкой мыши на показатель и выбрав пункт «Свойства» в левом верхнем углу окна справочника, или двойным щелчком левой кнопки мыши на необходимом показателе.

4. На открывшейся форме заполняются характеристики показателя. На вкладке «Основное» необходимо указать периодичность показателя, желаемый тренд, единицу измерения, тип показателя, если значения показателя вносятся впервые. Показатель уже привязан к процессу и цели, для него назначены ответственные лица, поэтому можно перейти к следующей вкладке.

5. На вкладке «Значения» необходимо указать границы допустимых значений для показателя (минимальное и максимальное значения), при необходимости можно указать целевое значение и дату, к которой необходимо его достичь. Далее обеспечивается визуализация показателя путем построения индикаторной линейки: указываются нижнее и верхнее допустимые отклонения, и нижнее и верхнее критические значения. В поле значения показателей выбирается период, вводятся значения показателей в поля «План» и «Факт». Автоматически отображается тренд показателя и он визуализируется с помощью индикаторной линейки. Необходимо сохранить все изменения и закрыть окно.

3. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

3.1 Определение затрат подсистемы

Для разработки информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках СМК СГУ нужно рассчитать затраты на создание подсистемы. С целью демонстрации экономической эффективности информационной подсистемы производится расчёт этих затрат даст возможность или нет.

Величиной, показывающая степень превышения доходов от внедрения подсистемы над расходами на её создание - это экономическая эффективность. Расходы, которые связаны с её созданием являются плановыми затратами, связанные с разработкой информационной подсистемы. С целью вычисления плановой себестоимости производятся определение этих затрат. Планирование и учёт затрат разработки производится на основе плановой себестоимости [7].

В соответствии с указанием ректора ФГБОУ ВПО СГУ создаётся информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов». Заказчик обязуется принять и оплатить работу после разработки и внедрения подсистемы.

Из представленных ниже статей состоит смета затрат:

1) затраты на основную заработную плату разработчика информационной подсистемы;

2) отчисления на социальное страхование и обеспечение;

3) затраты на обучение персонала;

4) накладные расходы;

5) затраты на расходные материалы.

3.2 Расчёт единовременных затрат

Затраты на разработку нового информационного продукта- это единовременные, или постоянные затраты.

В соответствии с количеством дней, которое потратил разработчик на создание информационной подсистемы, производится начисление заработной платы. В день разработчик получает 650 рублей, что было обговорено между разработчиком и заказчиком. Расчёты расходов на заработную плату разработчика информационной подсистемы приведены в таблице 2.

Таблица 5

Расходы на заработную плату разработчика

Сотрудники	З/п за рабочий день	Кол-во рабочих дней	З/п за 1 час обучения	Кол-во часов обучения	З/п за проект	З/п за обучение	Всего за разра-ботку
Разработчик	650	25	150	2	16250	300	16550

По ходу выполнения данной нужно учесть отчисления на социальное страхование и обеспечение. В законе Российской Федерации 212-ФЗ указано, что обязательные страховые взносы нужно начислять в три внебюджетных фонда:

- Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (ФФОМС) ;

- Фонд социального страхования (ФСС);

- Пенсионный фонд России (ПФР).

В таблице 3 приведены расходы на социальные отчисления [8].

Таблица 6.

Расходы на обязательные взносы

Сотрудник	З/п сотрудника	ПФР	ФСС	ФФОМС	Итого
Системный аналитик	11448	22%	2,10%	5,90%	30,00%
		2518,56	240,408	675,432	3434,4
Инженер-программист	8722	918,84	183,162	514,598	2616,6
				Всего	6051,00

Накладные расходы составляют 20% всех расходов.

Таблица 7.

Единовременные затраты

№ п/п	Наименование затрат	Сумма затрат, (руб.)	Удельный вес, (%)
11	Заработная плата сис. аналитика	11448	36,38%
22	Заработная плата инженера-программиста	8722	27,72%
33	Страховые взносы	6051	19,23%
44	Накладные расходы	5244	16,67%
55	Итого:	26221	83,33%
66	Итого с нак. расходами:	31465	100%

3.3 Расчёт текущих затрат

Издержками на функционирование информационной подсистемы после её внедрения являются текущие затраты. С целью функционирования информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» после внедрения используется оборудование и программное обеспечение, имеющиеся в ВУЗе. Таким образом затраты на амортизацию ЭВМ, а также расходы на электроэнергию не учитываются.

3.4 Экономия труда за счёт внедрения подсистемы

После внедрения системы получаем экономию труда, которая вычисляется, после сравнения временных затрат на выполнение операций, функционирующую в организации до внедрения подсистемы и после.

Для расчёта экономии труда были выбраны такие операции, как [9]:

1. Формирование графика проверок посещаемости студентов и сотрудников совместно с деканатом. Этот процесс является одной из самых важных функций сотрудника УО и данную операцию нужно проводить дважды.

2. Оформление акта по результатам проверки посещаемости студентов и сотрудников совместно с деканатом. Формирование графика проверок посещаемости студентов и сотрудников совместно с деканатом

3. Сбор и анализ информации о качестве предоставляемых образовательных услуг. Данная операция подразумевает сбор показателей качества деятельности, направленной на обучение студентов и организацию работы руководства.

4. Обновление регламентной документации (положение о подразделении, должностные инструкции сотрудников, регламенты бизнес-процессов). Данная операция выполняется дважды в год. Сотруднику отдела менеджмента качества нужно изучить вышедшие законы и внести изменения в регламентную документацию ВУЗа, что отнимает достаточно много времени.

5. Подготовка документации к итоговому отчёту по результатам самообследования ВУЗа. Самообследование ВУЗа является довольно трудоёмким процессом, отнимающим достаточно много времени. Этот процесс выполняется с периодичностью один раз в год.

6. Разработка матрицы ответственности подразделения. Требуется от начальника УО с периодичностью дважды в год.

Подсчитана стоимость операции, а также для каждой из операций был произведён расчёт оценки среднего времени выполнения до и после внедрения системы.

Операции были выбраны для трех сотрудников ВУЗа:

- менеджера отдела менеджмента качества;

- начальника УО;

- специалиста по учебно-методической работе.

У каждого из сотрудников разная заработная плата. Так менеджер отдела менеджмента качества имеет месячный оклад в 15 000 рублей (или 89 руб./час), начальник УО - 13 000 (или 77 руб./час) и специалист по учебно-методической работе 10 000 рублей (или 60 руб./час).

Расчёт затрат осуществляется по формуле:

Зсум = Тср*Коп*ЗПсотр (3.1)

где Зсум - суммарные месячные затраты на выполнение операции;

Тср - среднее время выполнения операции (час);

Коп - количество операций в год;

ЗПсотр - оплата сотрудника за час работы.

Ниже приведён список типовых операций в таблице 5. Совершен расчёт денежных затрат на операцию, а также в столбцах обозначены сотрудники, которые выполняют указанные операции, временные затраты на совершения этих операций, количество выполняемых операций за год.

В таблице отображается, что после ввода в эксплуатацию информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» суммарное время на выполнение типовых операций сильно снижается, благодаря чему снижаются и суммарные денежные затраты.

Таблица 8

Список типовых операций и время их выполнения

Операция	Исполнитель	Кол-во операций (в год)	До внедрения	После внедрения
			Время выполнения (час)	Затраты на операции (руб.)	Время выполнения (час)	Затраты на операции (руб.)
Сбор и анализ информации о качестве предоставляемых образовательных услуг	Менеджер отдела СМК	22	16	2 857	33	535
Обновление регламентной документации (положение о подразделении, должностные инструкции, регламенты бизнес-процессов)	Менеджер отдела СМК	22	440	7 142	88	1 428
Подготовка документации к итоговому отчету по результатам самообследования ВУЗа	Менеджер отдела СМК	11	2200	17 857.	135	12 053
Разработка матрицы ответственности подразделения	Начальник УО	22	88	1 238	00,15	23
Формирование графика проверок посещаемости студентов и сотрудников совместно с деканатом	Специалист по УМР	22	22	2600	11	1900
Оформление акта по результатам проверки посещаемости студентов и сотрудников совместно с деканатом	Специалист по УМР	22	22	2600	11	1900
Итого:	34295		17841

Таким образом, анализируя таблицу можно понять, что разница между суммарными затратами на операцию до внедрения и после внедрения информационной подсистемы составляет шестнадцать тысяч четыреста пятьдесят четыре рубля.

3.5 Расчёт экономической эффективности от внедрения подсистемы

Также нужно рассчитать разницу в суммарных и денежных затратах на выполнение типовых операций для того, чтобы оценить экономическую эффективность разрабатываемой информационной подсистемы. С учётом всего вышенаписанного экономичность разработки в месяц можно рассчитать по формуле:

С = (С0 - С1) (3.2)

Где С - величина снижения затрат;

С0 - месячная стоимость работ при базисном варианте;

С1 - месячная стоимость работ при проектируемом варианте.

Используя имеющиеся данные по рассматриваемой организации, получим:

С0= 2 857 руб.;

С1 = 1 486 руб.;

С = 2 857 - 1 486 = 1 371 руб.

Денежные затраты на выполнение операций в месяц уменьшаются на 1371,17 рублей после внедрения информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов». Например, рассчитывается коэффициент эффективности затрат. Он показывает процент экономии при использовании разработанной подсистемы.

Коэффициент снижения затрат (Кс):

Кс = (С/С0) * 100% (3.3)

Для ВУЗа коэффициент снижения затрат будет составлять:

Кс = (1 371,17 / 2 857,92) * 100% = 47,97%

Затраты после внедрения информационной подсистемы снижаются на 47,97процента по сравнению с затратами до внедрения подсистемы показывает коэффициент снижения затрат.

К тому же, нужно так же произвести расчёт показателя снижения трудовых затрат на обработку экономической информации, кроме расчёта стоимостных показателей прямой экономической эффективности разрабатываемой информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов». Необходим определённый период, называемый сроком окупаемости затрат, чтобы экономия от введения системы в эксплуатацию покрыла затраты на ее разработку. Типично, срок окупаемости затрат не должен превышать трёх лет.

Расчёт срока окупаемости затрат осуществляется по формуле:

Ток = ?единовр. з-ты / (С - ?текущ. з-т) (3.4)

где Ток - срок окупаемости затрат;

?единовр. з-ты - сумма единовременных затрат;

?текущ. з-т - сумма текущих затрат;

С - величина снижения затрат на обработку информации.

Исходя из имеющихся значений:

Ток = 31465,00 / (1 371,17 - 0) = 22,9месяцев.= 1 год 10,9 месяца

Следовательно, произведя расчёт после внедрения информационной подсистемы в эксплуатацию, будут достигнуты следующие результаты:

1. Разработанная информационная подсистема имеет срок окупаемости 1 год 10,9 месяца - время выполнения операций для каждого из сотрудников сильно уменьшится;

2. Затраты на выполнение операций в денежном выражении в месяц уменьшаются на 1371 рубль;

3. Время выполнения операций для каждого из сотрудников, в конечном итоге, сильно уменьшится.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе работы над данной дипломной работой была изучена предметная область «Учебный отдел». Функции и документы по процессам организации и контроля учебной деятельности студентов, основы создания информационных подсистем в рамках существующей системы менеджмента качества предметной области. После чего была создана подсистема организации учебной деятельности студентов в среде пакета Business Studio.

С целью разработки информационной подсистемы возникла необходимость изучения бизнес-процессов, происходящих в учебном отделе. Для этого потребовалось выбрать функции и процессы по существу информационной подсистемы, отбросить лишнее и неподходящее с целью совершенствования происходящих процессов. После этого, в рамках программной реализации, в пакете Business Studio была создана модель AS IS

Затем формализовать оставшееся после критического подбора и добавить функционал постоянного совершенствования процесса. Также, в рамках данного курсового проекта была создана стратегическая карта, содержащие целевые показатели. Кроме этого, на основе функциональной модели была разработана возможность автоматической генерации регламентной документации, например, должностные инструкции, что позволит улучшить работу учебного отдела.

И, наконец, на сайте «Business Studio Portal» были опубликованы показатели, что позволяет любому сотруднику университета, даже ни имея установленного на компьютере пакета Business Studio, контролировать и анализировать их значения.

При разработке системы в рамках дипломной работы были выполнены следующие задачи:

- проведено обследование предметной области и построить модель «AS IS» для бизнес-процессов;

- разработана стратегическая карта;

- на основе стратегической карты была разработана модель «TO BE» для бизнес-процессов в методологии BPMN;

- сформирована регламентная документация: положение о процессах, должностные инструкции, положение о подразделении;

- обеспечен сбор показателей и их анализ с помощью индикаторных линеек.

СПИСОК УСЛОВНЫХ СОКРАЩЕНИЙ

1. ФЭиПУ - факультет экономики и процессов управления;

2. СГУ - сочинский государственный университет;

3. ИС - информационная система;

4. ЧС - чрезвычайная ситуация;

5. ЭВМ - электронная вычислительная машина;

6. ПЭВМ - персональная электронная вычислительная машина;

7. ВУЗ - высшее учебное заведение;

8. СН - санитарные нормы;

9. СМК - система менеджмента качества;

10. ИТ - информационные технологии;

11. ПП - пакет программ;

12. ПК - программный комплекс;

13. ВУЗ - высшее учебное заведение;

14. ЖЦ - жизненный цикл;

15. ТЗ - техническое задание;

16. ТЭО - технико-экономическое обоснование;

17. ИАИС - интегрированная автоматизированная информационная система;

18. ППС - профессорско-преподавательский состав;

19. ВПО - высшего профессионального образования;

20. УР - учебная работа;

21. УО - учебный отдел

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативно-справочные ресурсы

1.. Коваленко В.В. Проектирование информационных систем. - М.: ФОРУМ, 2012.

2. Дрейзис Ю.И., Коваленко В.В., Петров М.Г., Григорьян И.В., Мацканюк А.А. Методические рекомендации по дипломному проектированию. Сочи: РИЦ СГУ, 2012.

3. Елиферов В.Г., Репин В.В. - Процессный подход к управлению. М.: РИА «Стандарты и качества», 2004 г.

4. Коваленко В.В., Манукян А.Д., Москалюк К.С., Переверзев В.В., Платонова В.А. Проектирование подсистемы управления учебным процессом СМК СГУ. Известия СГУ, Сочи, 2013.

5. Коджешау М.А. Внедрение СМК в образовательных учреждениях РФ - принципы построения. Адыгейский Государственный Университет, Майкоп, 2012.

6. Алексеева Е.А., Кузнецова Н.В. Система менеджмента качества: механизм построения и функционирования. - Магнитогорск: МГУ, 2014.

7. Пучков Н.П. Методическая работа в вузе: методические указания. - Тамбов: ГОУ ВПО ТГТУ, 2010.

8. Дрейзис Ю.И., Коваленко В.В., Петров М.Г., Григорьян И.В., Мацканюк А.А. Методические рекомендации по дипломному проектированию для студентов специальности 080801 «Прикладная информатика (в экономике)» и направления 230700 «ПРИКЛАДНАЯ ИНФОРМАТИКА» (профиль «экономика»). - Сочи: РИЦ СГУ, 2012.

Информационные источники:

1. Система менеджмента качества - http://rgatu.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=535&catid=390&Itemid=131 - (29 мая 2015).

2. Система менеджмента качества - http://nvsu.ru/ru/smk/ - (29 мая 2015).

3. Владелец процесса - http://piter-soft.ru/automation/more/glossary/process/vladelets-protsessa/ - (20 мая 2015).

4. Исполнитель процесса - http://piter-soft.ru/automation/more/glossary/process/ispolnitel-protsessa/ - (20 мая 2015).

5. 6 методов определения владельца бизнес-процессов - http://rzbpm.ru/knowledge/6-metodov-opredeleniya-vladelca-biznes-processa.html - (20 мая 2015).

6. Требования Business Studio - http://www.bis74.ru/resheniya/business-studio/sistema-business-studio/trebovaniya-business-studio - (15 мая 2015).

7. Оценка эффективности внедрения системы менеджмента качества на предприятии на примере ОАО «Пензтяжпромарматура» - http://bmpravo.ru/show_stat.php?stat=761 - (1 июня 2015).

8. Ставки страховых взносов в фонды в 2015 году - http://mvf.klerk.ru/spr/spr39_7.htm - - 30 мая 2015).

9. Отдел развития системы менеджмента качества - http://s-vfu.ru/universitet/rukovodstvo-i-struktura/strukturnye-podrazdeleniya/departamentt_quality/orsmk/ - (30 мая 2015 года).

10. Business Studio Cockpit - http://www.businessstudio.ru/wiki/docs/v4/doku.php/ru/manual/balanced_scorecard/cockpit (9 июня 2015).

11. Business Studio Portal и HTML-публикация - http://www.businessstudio.ru/description/html (9 июня 2015).

12. Организационная структура - https://ru.wikipedia.org/wiki/Организацион-ная_структура (10 мая 2015).

Дипломный проект выполнен мной совершенно самостоятельно. Все использованные в работе материалы и концепции из опубликованной научной литературы и других источников имеют ссылки на них.

« ____ »___________200__г.

_______________________ /Платонова В. А./

(подпись)

Приложение 1

Положение о подразделении «Учебный отдел»

Сочинский Государственный Университет

Учебный отдел

Положение о подразделении

УТВЕРЖДАЮ

__________________________________

(Должность)

______________ ___________________

(Подпись) (Ф.И.О.)

«____» ____________________ 20___г.

.

Лист согласования

СОГЛАСОВАНО:

Начальник отдела
(должность)		(подпись)		(Ф.И.О.)		(дата)
(должность)		(подпись)		(Ф.И.О.)		(дата)
(должность)		(подпись)		(Ф.И.О.)		(дата)
(должность)		(подпись)		(Ф.И.О.)		(дата)

Общие положения

1. Учебный отдел (далее по тексту - Подразделение) является структурным подразделением Сочинский Государственный Университет.

2. Учебный отдел входит в состав подразделения «Учебно-методическое управление».

3. Учебный отдел создается и ликвидируется решением Ректора.

4. Структуру и штат Подразделения утверждает Ректор в соответствии с решаемыми задачами и объемом работ, определенными в соответствии со стратегическими целями и планами компании.

5. Сотрудники Подразделения назначаются на должности и освобождаются от должностей в порядке, предусмотренном их должностными инструкциями.

Руководитель подразделения

Подразделение возглавляет Начальник отдела, непосредственным руководителем которого является Начальник УМУ.

Цели деятельности подразделения

Деятельность подразделения направлена на достижение следующих целей компании:

- Повысить качество разработки учебно-организационной документации

Документация

В своей деятельности Учебный отдел руководствуется плановой и нормативно-методической документацией:

- Документами распорядительного характера

- Настоящим Положением

- Иными методиками, инструкциями и нормативно-методическими документами, регламентирующими работы, выполняемые подразделением

Права

1. Запрашивать у деканатов, кафедр, отделов и служб университета информацию, необходимую для организации учебного процесса.

2. Принимать участие в разработке нормативно-правовой базы учебного процесса.

3. Контролировать выполнение приказов, распоряжений, инструкций и указаний вышестоящих организаций, решений Ученого совета университета по вопросам организации учебного процесса.

Ответственность

Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением целей и задач несет Начальник отдела.

Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

Учебный отдел несет ответственность за организацию учебного процесса, его материальное и методическое обеспечение, в пределах функций определенных данным Положением. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на учебный отдел задач, несет начальник отдела

Организационная структура подразделения

Штатная численность

№	Подразделение	Должность	Количество ставок
1	Учебный отдел	Ведущий документовод	1
		Диспетчер ИЭФ	1
		Диспетчер СПФ	1
		Диспетчер ФТСиС	1
		Диспетчер ФЭиПУ	1
		Диспетчер ЮФ	1
		Заместитель начальника отдела	1
		Инженер	1
		Начальник отдела	1
		Специалист по учебно-методической работе	1
		Старший диспетчер	1
Всего ставок	11
из них:
Специалисты	1
	10

Приложение 2. Должностная инструкция

Сочинский Государственный Университет

Старший диспетчер

Учебный отдел

Должностная инструкция

УТВЕРЖДАЮ

__________________________________

(Должность)

______________ ___________________

(Подпись) (Ф.И.О.)

«____» ____________________ 20___г.

Лист согласования

СОГЛАСОВАНО:

Заместитель начальника отдела
(должность)		(подпись)		(Ф.И.О.)		(дата)
(должность)		(подпись)		(Ф.И.О.)		(дата)
(должность)		(подпись)		(Ф.И.О.)		(дата)
(должность)		(подпись)		(Ф.И.О.)		(дата)

Лист ознакомления

С содержанием данной должностной инструкции ознакомлен(а):

№	Фамилия, имя, отчество	Подпись	Дата
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Общие положения

Старший диспетчер (далее по тексту - должностное лицо) является сотрудником подразделения «Учебный отдел».

Непосредственным руководителем должностного лица является Заместитель начальника отдела.

Старший диспетчер назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом Ректора по представлению непосредственного руководителя.

Документация

В своей деятельности Старший диспетчер руководствуется следующей плановой и нормативно-методической документацией:

Документами распорядительного характера

Настоящей Должностной инструкцией

Иными методиками, инструкциями и нормативно-методическими документами, регламентирующими работы, выполняемые Должностью

1.1. Должностные инструкции

1.2. Выполняемые функции

Старший диспетчер выполняет в рамках процессов в соответствии с их регламентами следующие функции:

1.3. Прочие обязанности

Старший диспетчер:

В рамках временных рабочих групп исполняет работы, порученные ему руководителем временной рабочей группы.

Соблюдает сам и контролирует соблюдение подчиненными организационно-распорядительных, нормативно-методических, технологических, планово-бюджетных и прочих внутренних документов.

При возникновении ситуаций, не регламентированных внутренней нормативной документацией, принимает решения и/или ставит в известность вышестоящее руководство в рамках своих должностных обязанностей.

При обнаружении неисправностей оборудования, техники, зданий, незамедлительно информирует руководителя соответствующего обеспечивающего подразделения.

В общении с коллегами по работе и контрагентами соблюдает правила деловой этики.

Кроме вышеперечисленных обязанностей, выполняет распоряжения и поручения своих прямых руководителей, а также иные обязанности, предусмотренные внутренними регламентами предприятия.

Показатели деятельности

Деятельность должностного лица как Исполнителя работ оценивается по следующим показателям:

№	Процесс	Показатель	Единица измерения
1.	A2.2.2.1.4 Проведение проверки посещаемости совместно с деканантом	% выговоров студентам	%
		% посещаемости сотрудниками	%

Должностное лицо несет ответственность за выполнение следующих показателей:

№	Показатель	Единица измерения
1.	Количество исправлений расписания	раз.

Права

Старший диспетчер имеет право:

- Требовать и получать в предписанные сроки от структурных подразделений компании указанные в регламентах товарно-материальные ценности и документы, необходимые для исполнения своих работ.

- Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по улучшению своей деятельности или деятельности подразделения.

- Требовать от руководителей оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

Ответственность

Старший диспетчер несет ответственность в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством, и в соответствии с внутренними нормативными документами за:

- Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

- Причинение или способствование действием (бездействием) причинению другими сотрудниками материального или морального ущерба компании.

- Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.