Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Постановка задачи

1.2 Построение модели AS IS

1.3 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования СМК Рязанского государственного агротехнического университета имени П.А. Костычева СМК Нижневартовского государственного университета

Выводы по параграфу

1.4 Технико-экономическое обоснование

1.4.1 Введение

1.4.2 Характеристика объекта автоматизации

1.4.3 Перечень и характеристика недостатков в организации и управлении

1.4.4 Цель, критерии и ограничения разрабатываемой информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» СМК СГУ:

1.4.5 Функции и задачи создаваемой информационной подсистемы

1.4.6 Ожидаемые технико-экономические результаты создания информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках СМК СГУ

1.4.7 Выводы по параграфу

1.5 Техническое задание на создание информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов»

1.5.1 Общие сведения

Наименование системы

«Информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках СМК СГУ»

«Информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках системы менеджмента качества Сочинского государственного университета».

«Информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках СМК СГУ»

1.5.2 Назначение и цели создания системы

1.5.3 Характеристика объектов автоматизации

1.5.4 Требования к системе

1.5.5 Требования к организационному обеспечению

1.5.6 Состав и содержание работ по созданию системы

1.5.7 Порядок контроля и приёмки системы

1.5.8 Требования к документированию

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Формирование стратегической карты

2.2 Разработка модели «TO BE»

2.6 Приёмочные испытания информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов»

2.6.1 Программа испытаний

2.6.2 Разработка методик испытаний генерации регламентного документа «Регламент бизнес-процесса»

2.6.3 Разработка методик испытаний генерации регламентного документа «Положение о подразделении»

2.6.4 Разработка методик испытаний генерации регламентного документа «Должностная инструкция»

2.6.5 Оформление протоколов испытаний

2.7 Руководство пользователя для ввода и визуализации показателей, анализа динамики их значений

2.7.1 Область применения

2.7.2 Краткое описание возможностей

2.7.3 Уровень подготовки пользователя

2.7.4 Назначение и условия применения Business Studio

2.7.5 Состав и содержание дистрибутивного носителя данных

2.7.6 Порядок запуска пакета BS и вспомогательного интерфейса «CockPit»

2.7.7 Выполняемые функции и задачи

2.7.8 Описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения задач

3. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

3.1. Определение затрат подсистемы

3.2. Расчёт единовременных затрат

3.3. Расчёт текущих затрат

3.4. Экономия труда за счёт внедрения подсистемы

3.5 Расчёт экономической эффективности от внедрения подсистемы

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК УСЛОВНЫХ СОКРАЩЕНИЙ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ИСТОЧНИКИ:

Приложение 1. Положение о подразделении «Учебный отдел»

Общие положения

Руководитель подразделения

Цели деятельности подразделения

Документация

Права

Ответственность

Организационная структура подразделения

Штатная численность

Приложение 2. Должностная инструкция

Общие положения

1.1. Документация

Должностные инструкции

1.2. Выполняемые функции

1.3. Прочие обязанности

Показатели деятельности

Приложение 3. Регламент процесса

Общие положения

Начало выполнения процесса

Диаграмма процесса

Организация выполнения процесса

Исполнители процесса A2.2.2.1.1 Формирование макета учебной нагрузки университета

Исполнители процесса A2.2.2.1.2 Составление и утверждение расписания

Исполнители процесса A2.2.2.1.3 Оформление акта по результатам проверки

Исполнители процесса A2.2.2.1.4 Проведение проверки посещаемости совместно с деканатом

ВВЕДЕНИЕ

В целом ситуацию с обеспечением качества подготовки специалистов в России нельзя назвать благополучной из-за воздействия ряда факторов, связанных, в том числе с сокращением финансирования вузов. Негативные процессы в высшей школе, которые имели место в 90-х годах, не могли не сказаться на самой сущности вуза как центра науки, образования.

Начиная с середины 90-х гг. некоторые вузы стали активно искать пути изменения ситуации к лучшему. Их реакцией на резкое изменение внешней среды и внутренние осложнения системы высшего образования был поиском путей адаптации к новым условиям, в т.ч. на основе совершенствования системы управления качеством.

На основании Решения Коллегии Федерального агентства по образованию Министерства образования и науки РФ № 3/1 от 16 ноября 2004 г. “О разработке и внедрении внутривузовской системы управления качеством образования в высших учебных заведениях (на примере Московского государственного института стали и сплавов (технологического университета)”, Министерство образования издало одноименный Приказ № 304 от 3 декабря 2004 г. Суть Приказа состоит в его названии - необходимо разработать и внедрить внутривузовские системы менеджмента качества образовательных услуг, т.е. тех услуг, на которые и финансируются ВУЗы из бюджета.

СМК, существующие на данный момент в современной сфере образования функционируют в связи с принятыми требованиями и не функционируют. Прикладные информационные технологии также редко применяются. Создаваемая подсистема показывает применение реально действующих актуальных бизнес-процессов вкупе с уместным применением современных программ. Бесплатно! Без смс!!!

Целью данной выпускной квалификационной работы является разработка информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках СМК СГУ, с целью повышения качества выпускаемых специалистов.

Исходя из главной цели, мы можем сформировать следующую совокупность задач, т.е. тактику:

1. Изучение действующей СМК СГУ и подсистемы Учебного отдела.

2. Изучение предметной области и функций, выполняемых сотрудниками отдела.

3. Построение модели AS IS подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов».

4. Разработка системы показателей эффективности и стратегической карты для Учебного отдела.

5. Формирование оптимальных бизнес-процессов (построение модели ТО ВЕ для создаваемой информационной подсистемы).

6. Разработка технического задания для создаваемой информационной подсистемы;

7. Визуализация фактических и плановых значений показателей с помощью индикаторной линейки.

8. Генерирование регламентной документации Учебного отдела.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Постановка задачи

На данный момент СМК СГУ существует только в текстовом виде и была создана исключительно с целью прохождения университетом государственной аккредитации. После её прохождения СМК выполнила свою цель и осталась нужным, но неисполняемым пакетом документов, который содержит бизнес-процессы, описанные слишком поверхностно, чтобы их можно было выполнять (Рис.1.1 и 1.2).



Рис. 1.1 Типовой пример СМК - Контекстная диаграмма «Организация учебного процесса»



Рис. 1.2 Типовой пример СМК - Описание бизнес процесса «Оценка соответствия учебных планов ГОС»

Указанием ректора университета было принято решение о разработке информационной подсистемы для учебного отдела «Организация и контроль учебной деятельности студентов», которая могла бы улучшить деятельность подразделения таким образом, чтобы могло повыситься качество выпускаемых специалистов с помощью контроля посещаемости и количества выговоров, как студентам, так и сотрудникам.

Для этого были выделены уровни автоматизации, которые могла бы выполнять подсистема с помощью актуальных бизнес-процессов:

1) автоматически генерировать регламентную документации в любой момент времени;

2) контролировать исполнение бизнес-процессов с помощью показателей

3) осуществлять хранение показателей в базе знаний;

4) обеспечивать удалённый доступ к подсистеме СМК;

5) визуализировать плановые и фактические показатели с помощью индикаторных линеек.

1.2 Построение модели AS IS

После изучения предметной области, была составлена модель AS IS, включающая главные бизнес-процессы учебного отдела (УО), схему документооборота, структурную организацию университета, которая в свою очередь включает в себя подробное описание УО, его функций.

Диаграммы основных бизнес-процессов учебного отдела «Контроля и организации учебной деятельности студентов» выполнены с помощью программного пакета BPWin для моделирования, анализа и проектирования, с целью дальнейшей оптимизации. Графическое изложение этой информации позволяет перевести задачи управления организацией из области сложной образовательной системы в сферу инженерных технологий. Бизнес-процесс «Организация учебной деятельности» представлена на рис. 1.3:



Рис.1.3 Бизнес-процесс «Организация учебной деятельности студентов»

Бизнес-процесс «Организация учебного деятельности студентов» начинается с получения ООП в учебном отделе. Далее, на основании ООП, заведующий кафедрой разрабатывает нормы времени и нагрузки. После завершения процесса «Разработка норм времени и нагрузки», он отправляет информацию о профессорско-преподавательском составе кафедры в плановый отдел. Нагрузка отправляется заведующим кафедрой в диспетчерскую службу, чтобы инициировать начало формирования расписания.

Затем, когда расписание будет сформировано, диспетчерская служба (ДС) отправляет его на проверку в учебный отдел и, если, оно соответствует всем критериям положения «О составлении расписаний учебных занятий», то УО утверждает его. Если расписание не соответствует, то проверяющий отправляет его обратно в диспетчерскую службу на переработку.

После того как ДС внесёт необходимые исправления в график занятий, после чего его снова отправляют на проверку в УО. При необходимости этот цикл повторяется.

Рис.1.4 Бизнес-процесс «Контроль посещаемости студентов»

В представленном выше процессе (рис.1.4), после того, как готово расписание, кафедра занимается процессом «Контроль выполнения учебного плана через исполнение расписания занятий». Куратор и староста группы одновременно начинают контролировать студентов: куратор наблюдает и корректирует учебную деятельность студентов, а староста проверяет их посещаемость и фиксирует это в журнале посещаемости.

Преподаватель заполняет раздел «Тема занятия» в журнале посещаемости и подтверждает своей подписью количество студентов на паре. Следуя своим обязанностям, после занятий, староста сдаёт журнал посещаемости в деканат. Где его проверяют, а по прошествии отчётного периода сдают «Отчёт о посещаемости», сформированный по записям в журнале посещаемости.

Таким же образом, УО совместно деканатом проводит периодические проверки посещаемости студентов во время семестра. Для этого они формируют комиссию - составляют по расписанию занятий график проверок, и после проведения проверки формируют «Акт о проверке посещаемости». После этого, этот документ передаётся на рассмотрение в учебно-методический совет.

1.3 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

Для анализа, ниже представлены следующие системы менеджмента качества российских вузов: Рязанского государственного агротехнического университета (РГАТУ) и Нижневартовского государственного университета (НВГУ). СМК этих вузов представлены ниже.

СМК Рязанского государственного агротехнического университета имени П.А. Костычева

Система менеджмента качества (СМК) функционирует в ФГБОУ ВПО РГАТУ с 2005 года.

Цель работы отдела по инновационной работе и качеству образования - разработка и внедрение системы менеджмента качества в РГАТУ на основе гармонизации требований государственных образовательных стандартов, аккредитационных показателей и международных требований и стандартов.

Область применения СМК ФГБОУ ВПО РГАТУ включает процессы образовательной деятельности: высшего, послевузовского профессионального образования, среднего профессионального образования, дополнительного профессионального образования, научной и инновационной деятельности и распространяется на все институты, факультеты, кафедры, а также структурные подразделения университета.

В университете создан Совет по качеству - главный координирующий орган управления СМК и управление развития и качества образовательного процесса, в обязанности которого входит систематический анализ эффективности системы менеджмента качества в университет. С целью поддержания СМК в актуальном состоянии в университете систематически проводятся внутренние и внешние аудиты. [1]

СМК Нижневартовского государственного университета

Главная цель политики Университета в области качества - подготовка высококвалифицированных, конкурентоспособных и востребованных специалистов региона посредством предоставления качественных образовательных услуг.

В системе Directum и на сайте НВГУ своевременно размещается информация о деятельности университета: нормативная документация, планы работы, программа развития, приказы, отчёты. Имеется информация по факультетам и кафедрам университета: планы факультетов, отчёты по учебно-воспитательной работе за год, протоколы заседаний советов факультетов, а также планы, отчеты и протоколы заседаний кафедр. В системе Directum размещена информация о структурных подразделениях университета: отчёты, планы, служебные записки и другая необходимая информация.

Также в системе Directum представлены формы (бланки) внутривузовских документов разработанные подразделениями университета. Информация о функционировании СМК НВГУ (программы аудитов, сводные отчёты по аудитам, приказы и т.д.) систематически обновляется на сайте Университета и в системе внутреннего документооборота «Directum».

На 2014-2015 учебный год согласно процессной модели НВГУ, деятельность ВУЗа осуществлялась по следующим видам процессов: по основным, процессам менеджмента и поддерживающим процессам:

1. Учебный процесс (основной процесс).

2. Научно-исследовательская деятельность (основной процесс).

3. Воспитательная работа (основной процесс).

4. Дополнительное образование (основной процесс).

5. Инновационное развитие и международная деятельность (основной процесс).

6. Управление имиджем (процесс менеджмента).

7. Управление инфраструктурой и производственной средой (поддерживающий процесс).

8. Управление финансами (поддерживающий процесс).

9. Управление персоналом (поддерживающий процесс).

10. Управление библиотечно-информационными ресурсами (поддерживающий процесс).

11. Управление информатизацией (поддерживающий процесс). [1]

Стоит отметить, что в СМК НВГУ отмечен сертификатами Центра сертификации систем управления Хорватии и IQNet (The international certification network).[2]

Выводы по параграфу

Однако можно заметить, что не во всех вышеперечисленных СМК используется процессный подход и средства автоматизации. После проведения анализа существующих систем, было принято решение по созданию информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов». Целью подсистемы является автоматизированная генерация регламентной документации, созданной на основе бизнес-процессов, которые контролируются посредством прикреплённых к ним показателей, владельцев и исполнителей.

1.4 Технико-экономическое обоснование

1.4.1 Введение

Основанием для проведения работ является указание Ректора Сочинского Государственного университета.

Заказчик: Сочинский Государственный Университет.

Разработчик: Платонова В.А.

Сроки начала работ: 15.12.2014г.

Сроки окончания работ: 30.06.2015г.

1.4.2 Характеристика объекта автоматизации

Объектом автоматизации является система менеджмента качества в направлении деятельности учебного отдела по организации и контролю учебной деятельности студентов в Сочинском Государственном Университете.

Организационная структура представлена ниже (рис.1.5).

Рис.1.5 Организационная структура СГУ

Во главе ВУЗа ректор и проректоры. Также есть первый проректор и проректор по УРиКОД (по учебной работе и качеству образовательной деятельности), проректор по НОиСО (непрерывному образованию и связям с общественностью), проректор по АХР (по административно-хозяйственной Работе), проректор по НИД (научной и инновационной работе, проректор по ЭИП (по экономике и прогнозированию) и проректор по УВиСР (по учебно-воспитательной работе и социальной работе).

Учебно-методическое управление подчиняется Проректору по учебной работе и подразделяется на следующие отделы: отдел ресурсного и методического обеспечения и учебный отдел. Поскольку тема данной работы касается непосредственно Учебного отдела, то имеет смысл обратить на это подразделение более подробно. В ходе изучения предметной области с целью дальнейшего составления модели AS IS и стратегической карты, проводилось интервьюирование с работниками отдела по теме данной работы, также было проведено изучение всех доступных нормативных документов.

Были выявлены следующие функции учебного отдела (УО) СГУ:

1. Организация документооборота учебного отдела в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

2. Контроль своевременного составления и утверждения объемов учебной работы факультетов и иных учебных подразделений филиала, распределением и выполнением педагогических поручений ППС, в том числе и эффективным использованием почасового фонда.

3. Контроль формированием графиков учебного процесса и индивидуальных планов по специальностям подготовки специалистов, контроль за их своевременным выполнением.

4. Контроль графиком проведения кураторских часов. Подготовка еженедельных отчетов о проверке проведения кураторских часов на заседания ректората;

5. Формирование сводной учебной нагрузки института, в том числе, учет контроль почасового фонда по кафедрам института

6. Оперативное изменение графиков текущей и промежуточной аттестаций, еженедельных консультаций, расписания учебных занятий, распределения учебной нагрузки.

7. Контроль выполнения графика учебного процесса, расписания учебных занятий, графика еженедельных консультаций, графиков текущей и промежуточных аттестаций, проведения итоговой аттестации.

8. Подготовка государственной статистической отчетности в соответствии с установленными законодательством формами, отчетов по планированию и организации учебного процесса в университете.

9. Контроль выполнения графика учебного процесса, расписания учебных занятий, графика еженедельных консультаций, графиков текущей и промежуточных аттестаций, проведения итоговой аттестации.

10. Координация работы факультетов и кафедр по организации и проведению учебных, производственных и преддипломных практик студентов. Обеспечение работы комиссии по практикам.

11. Организация практического обучения в ВУЗе: заключения договоров на прохождение производственной практики студентами, расширения баз практики, повышения эффективности учебной и производственной практики студентов, открытие новых филиалов кафедр.

12. Организация разработки и внедрения научно-обоснованных критериев оценки качества учебного процесса и подготовки специалистов. Анализ хода и итогов промежуточного контроля успеваемости и текущей аттестации студентов.

13. Подготовка документов на именные стипендии (сбор документов с факультетов, подготовка и отправка пакета документов в МО и МСХ РФ, Администрацию края, учёный совет ВУЗа, оформление приказа на именные стипендии по ВУЗу и контроль за его выполнением).

14. Согласование порядка и сроков проведения лицензирования и аккредитации, состава комиссий по каждой основной образовательной программе специальности.

15. Организация практического обучения в ВУЗе: заключения договоров на прохождение производственной практики студентами, расширения баз практики, повышения эффективности учебной и производственной практики студентов, открытие новых филиалов кафедр.

16. Составление графика и контроль за проведением ГЭК и ГАК по ВУЗу; подготовка, регистрация выдачи и приема протоколов ГАК и ГЭК и сдача их в архив.

17. Учебным отделом руководит начальник отдела, которому, в свою очередь, подчиняется заместитель. Заместитель начальника учебного отдела руководит деятельностью инженера, ведущего документоведа, старшего диспетчера и специалиста по учебно-методической работе. Старший диспетчер руководит деятельностью диспетчеров, которые прикреплены к соответствующим факультетам.

1.4.3 Перечень и характеристика недостатков в организации и управлении

К недостаткам существующей в ВУЗе СМК относятся следующие:

- отсутствие актуальной регламентной документации, соответствующей функциям сотрудников отдела;

- отсутствие разработанных бизнес-процессов, соответствующих реальной работе в отделе;

- отсутствие действующей системы показателей эффективности;

- отсутствие возможности контроля выполнения процессов руководством ВУЗа.

1.4.4 Цель, критерии и ограничения разрабатываемой информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» СМК СГУ

Подсистема создаётся для достижения следующих целей:

1. повысить качество учебной деятельности студентов;

2. контролировать посещаемость занятий, как студентов, так и сотрудников;

3. понизить количество выговоров, как студентам, так и сотрудникам.

Разрабатываемая информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» отображает только процессы, происходящие в управлении учебным процессом студентов.

1.4.5 Функции и задачи создаваемой информационной подсистемы

Подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» включает в себя следующие автоматизированные функции:

- формирование бизнес-процессов УО (с использованием функций подразделения);

- автоматически генерируемая регламентная документация;

- обеспечение удалённого доступа к подсистеме СМК;

- визуализация плановых и фактических показателей с помощью индикаторных линеек;

Выше перечисленные функции подсистемы позволяют предупредить недостатки, чтобы осуществить активное стратегическое управление, непрерывно совершенствовать качество выполняемых процессов (цикл Деминга) за счёт корректирующих и предупреждающих мероприятий, в решении задач в сфере организации и контроля учебной деятельности студентов.

Организация учебной деятельности студентов и сотрудников с помощью автоматически генерируемой регламентной документации облегчит реализацию бизнес-процессов в университете для их владельцев и исполнителей.

1.4.6 Ожидаемые технико-экономические результаты создания информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках СМК СГУ

Основные источники экономической эффективности, получаемые в результате создания информационной подсистемы:

- автоматизированная генерация регламентной документации;

- визуализация плановых и фактических показателей с помощью индикаторных линеек;

- обеспечение удалённого доступа к подсистеме с возможностями редактирования и просмотра, в зависимости от уровня доступа;

- возможность анализа деятельности учебного отдела СГУ на основе накопленных в базе знаний сведений;

- улучшения качества организации и контроля учебной деятельности студентов и как следствие повышение качества образования выпускников.

Ожидаемые затраты на создание и внедрение подсистемы СМК:

- разработка подсистемы;

- компьютерная техника (компьютеры, принтеры, сетевое оборудование);

- лицензии на ОС Windows и пакеты Business Studio и Elma.

1.4.7 Выводы по параграфу

Существующая система менеджмента качества создана на самом простом уровне. Также, после проведения предпроектного обследования, стало понятно, что существующая система не направлена по отношению к существующей миссии университета. Было принято решение о создании информационной подсистемы для учебного отдела «Организация и контроль учебной деятельности студентов», которая бы смогла обеспечить автоматизацию СМК с помощью информационных технологий процессного подхода к менеджменту учебного процесса и тем самым сделать СМК реально действующей системой.

1.5 Техническое задание на создание информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов»

1.5.1 Общие сведения

Наименование системы

«Информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках СМК СГУ»

Полное наименование системы

«Информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках системы менеджмента качества Сочинского государственного университета».

Краткое наименование системы

«Информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках СМК СГУ»

Основания для проведения работ

Работа выполняется на основании указания ректора

Наименование организаций - Заказчика и Разработчика

Заказчик

Учебный отдел ФГБОУ ВПО СГУ

Разработчик

Платонова Виктория Афанасьевна

Плановые сроки начала и окончания работы

Начало: 15 декабря 2014 года

Окончание: 30 июня 2015 года

Источники и порядок финансирования

Работа выполняется без оплаты.

Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ

Работы по созданию подсистемы СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» создаются Разработчиком поэтапно. По окончании каждого из этапов работ Разработчик сдает Заказчику соответствующие отчётные документы этапа, состав которых определены Договором.

1.5.2 Назначение и цели создания системы

Подсистема СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» предназначена для повышения качества работы отделов УМУ СГУ. Основным назначением подсистемы СМК является обеспечение чёткого выполнения должностных инструкций сотрудниками, сгенерированных на основе построенных бизнес-процессов, а также контроля значений показателей, отражённых в стратегической карте:

- процент посещаемости сотрудников;

- процент посещаемости студентами занятий;

- процент выговоров студентам;

- процент выговоров сотрудникам.

1.5.3 Характеристика объектов автоматизации

Объектом автоматизации является Учебный отдел. Он занимается анализом и систематизаций руководящих документов по организационной работе, обеспечивает ознакомление с ними факультетов и кафедр. Координирует работу по подготовке расписания. Проверяет наличие на занятиях студентов и преподавателей.

Учебный отдел является частью Учебно-методического управления ВУЗа. Учебный отдел выполняет такие бизнес-процессы как: организация и контроль учебной деятельности студентов.

Характеристика существующей ЛВС

100 мб локальная сеть Ethernet (топология звезда)

работа на основе Active directory (централизованное управление учетными записями и доступа к ресурсам)

7 серверов (2 физических, 5 виртуальных).

Выход в интернет 30 мб

1.5.4 Требования к системе

Требования к структуре и функционированию системы

Подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» входит в состав СМК СГУ и должна поддерживать следующие режимы функционирования:

- основной режим, в котором подсистема выполняют все свои основные функции;

- профилактический режим, в котором подсистема не выполняют своих функций.

В основном режиме функционирования подсистема СМК должна обеспечивать:

- работу пользователей - 24 часов в день, 7 дней в неделю (24х7);

- выполнение своих функций - сбор, обработка и загрузка данных; хранение данных, предоставление отчетности.

В профилактическом режиме подсистема должна обеспечивать возможность проведения следующих работ:

- техническое обслуживание;

- модернизацию аппаратно-программного комплекса;

- устранение аварийных ситуаций.

Общее время проведения профилактических работ не должно превышать 5% от общего времени работы системы в основном режиме. Игру Престолов.

Требования к численности и квалификации персонала системы и режиму его работы

В состав персонала, необходимого для обеспечения информационной подсистемы СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках подразделений деканата и учебного отдела необходимо выделение следующих ответственных лиц:

- деканат - 1 человек.

- учебный отдел 2 человека

Данные лица должны выполнять обязанности для работников деканата и учебного отдела, которые имеют отношение к подсистеме «Организация и контроль учебной деятельности студентов»: ввод плановых и фактических значений показателей, анализ, принятие мер по воздействию на изменение показателей, соблюдение актуальности регламентной документации, обеспечение удалённого доступа к подсистеме СМК.

Требования к квалификации персонала

К квалификации персонала, эксплуатирующего подсистему СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов», предъявляются следующие требования:

- Конечный пользователь - знание соответствующей предметной области; знания и навыки работы с аналитическими приложениями.

Требования к режимам работы персонала

Персонал, работающий с подсистемой СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» и выполняющий функции её сопровождения и обслуживания, должен работать в следующих режимах:

- конечный пользователь, в соответствии с основным рабочим графиком подразделения «Организация и контроль учебной деятельности студентов»

- администратор сервера - двухсменный график.

Требования к надёжности

Уровень надёжности должен достигаться согласованным применением организационных, организационно-технических мероприятий и программно-аппаратных средств.

Надёжность должна обеспечиваться за счет:

- применения технических средств, системного и базового программного обеспечения, соответствующих классу решаемых задач;

- своевременного выполнения процессов администрирования подсистемы СМК;

- соблюдения правил эксплуатации и технического обслуживания программно-аппаратных средств;

- предварительного обучения пользователей и обслуживающего персонала.

Перечень аварийных ситуаций, по которым регламентируются требования к надёжности

Под аварийной ситуацией понимается аварийное завершение процесса, выполняемого подсистемой СМК. При работе системы возможны следующие аварийные ситуации, которые влияют на надёжность работы системы:

- сбой в электроснабжении сервера;

- сбой в электроснабжении рабочей станции пользователей системы;

- сбой в электроснабжении обеспечения локальной сети (поломка сети);

- ошибки подсистемы СМК, не выявленные при отладке и испытании системы;

- сбои программного обеспечения сервера.

Требования к надёжности технических средств и программного обеспечения

К надёжности оборудования предъявляются следующие требования:

- в качестве аппаратных платформ должны использоваться средства с повышенной надёжностью;

- применение технических средств, соответствующих классу решаемых задач;

- аппаратно-программный комплекс должен иметь возможность восстановления в случаях сбоев.

К надёжности электроснабжения предъявляются следующие требования:

- с целью повышения отказоустойчивости системы в целом необходима обязательная комплектация компьютеров источником бесперебойного питания с возможностью автономной работы системы не менее 10 минут;

Надёжность аппаратных и программных средств должна обеспечиваться за счёт следующих организационных мероприятий:

- предварительного обучения пользователей и обслуживающего персонала;

- своевременного выполнения процессов администрирования;

- соблюдения правил эксплуатации и технического обслуживания программно-аппаратных средств;

- своевременное выполнение процедур резервного копирования данных.

Требования к информационной безопасности

Обеспечение информационной безопасности должно удовлетворять следующим требованиям:

- защита подсистемы должна обеспечиваться комплексом программно-технических средств и поддерживающих их организационных мер.

- разграничение прав доступа пользователей и администраторов подсистемы должно строиться по принципу "что не разрешено, то запрещено" и Требования к информационной безопасности

Средства антивирусной защиты должны быть установлены на всех рабочих местах пользователей и администраторов подсистемы СМК. Средства антивирусной защиты рабочих местах пользователей.

Разграничения ответственности ролей

Требования по разграничению доступа приводятся в виде матрицы разграничения прав.

Матрица должна раскрывать следующую информацию: К - код ответственности: Ф - формирует, О - отвечает, И - использует и т.п.;

- наименование объекта системы, на который накладываются ограничения;

- роль сотрудника/единица организационной структуры, для которых накладываются ограничения.

Требования по сохранности информации при авариях

Должно быть обеспечено резервное копирование данных.

Выход из строя трех жестких дисков дискового массива не должен сказываться на работоспособности подсистемы хранения данных.

Требования к функциям, выполняемым системой

Перечень функций, выполняемых в подсистеме СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» указаны в таблице ниже.

Таблица 1

Функции и задачи подсистемы

Функция	Задача
Формирование регламентной документации	Формирование должностных инструкций
	Формирование положения о подразделении
	Формирование регламентов бизнес-процессов
Обеспечение доступа пользователям к подсистеме СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» через BS-портал и интерфейс «Кокпит» для целей анализа	Ввод фактических и плановых показателей через BS-портал и в интерфейсе «Кокпит»
	Визуализация плановых и фактических значений показателей в виде диаграмм и индикаторных линеек через BS-портал и интерфейс «Кокпит» для целей анализа
	Просмотр функциональных моделей бизнес-процессов, стратегической карты, регламентной документации и сведений о целях, показателях через BS-портал и интерфейс «Кокпит»

Требования к видам обеспечения

Требования к информационному обеспечению

Для работы с диаграммами в Business Studio необходимо наличие на рабочих станциях установленного программного продукта Microsoft Visio Standard или Professional 2003/2007/2010 (32 бит).

Рекомендуется на всех рабочих станциях использовать Microsoft Visio одной и той же версии, т.к. диаграммы, созданные с использованием более новых версий, в предыдущих версиях могут обрабатываться некорректно.

Для формирования отчетов с помощью Business Studio необходимо наличие на рабочих станциях установленных программных продуктов Microsoft Word 2003/2007/2010, Microsoft Excel 2003/2007/2010, Microsoft Visio 2003/2007/2010 (32 бит).

В качестве сервера баз данных Business Studio используется Microsoft SQL Server 2000 или выше. В состав Business Studio входит версия Microsoft SQL Server 2005 Express Edition, которая устанавливается инсталлятором при выборе персональной, серверной или полной серверной установки, если не был обнаружен Microsoft SQL Server версии 2000 или выше. В случае одновременного подключения к серверу Business Studio более 10 пользователей, рекомендуется использовать полнофункциональную версию Microsoft SQL Server 2000 или выше.

Далее используются следующие термины:

Рабочая станция - компьютер для установки клиентской, персональной версий Enterprise, Professional, Cockpit.

Сервер - компьютер для серверной или полной серверной установки.

Требования к техническому обеспечению

Требования для рабочей станции, сервер 1-5 подключений:

1. Объём оперативной памяти: 2 Гб.

2. Процессор: Intel Core 2 Duo 1700 МГц и выше.

3. Дисковая память: 500 Мб свободного места на диске.

4. Операционная система: Microsoft Windows 2000 SP4, Microsoft Windows XP SP2 и выше, Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows 7.

5. Сетевое подключение: 100 Мбит/с.[13].

Дополнительное программное обеспечение, необходимое для работы на сервере и рабочих станциях:

1. Для размещения баз данных: Microsoft SQL Server 2000/2005/2008 (Microsoft SQL Server 2005 Express Edition устанавливается инсталлятором).

2. Для работы с диаграммами: Microsoft Visio 2003/2007/2010 (32 бит).

3. Для формирования отчетов: Microsoft Word 2003/2007/2010, Microsoft Excel 2003/2007/2010, Microsoft Visio 2003/2007/2010 (32 бит) [6].

Требования к защите данных от разрушений при авариях и сбоях в электропитании системы

Информация в базе данных системы должна сохраняться при возникновении аварийных ситуаций, связанных со сбоями электропитания.

Система должна иметь бесперебойное электропитание, обеспечивающее её нормальное функционирование в течение 10 минут в случае отсутствия внешнего энергоснабжения, и 5 минут дополнительно для корректного завершения всех процессов.

Резервное копирование данных должно осуществляться на регулярной основе, в объёмах, достаточных для восстановления информации в подсистеме хранения данных.

Требования к контролю, хранению, обновлению и восстановлению данных

К хранению данных предъявляются следующие требования:

1. Хранение исторических данных в системе должно производиться не более чем за 5 (пять) предыдущих лет. По истечении данного срока данные должны переходить в архив;

2. Исторические данные, превышающие пятилетний порог, должны храниться на диске с возможностью их восстановления.

К обновлению и восстановлению данных предъявляются следующие требование - для сервера необходимо обеспечить резервное копирование раз в 2 недели и хранение копии на протяжении 2-х месяцев.

1.5.5 Требования к организационному обеспечению

Основными пользователями информационной подсистемы СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» являются сотрудники подразделения СМК СГУ. Обеспечивает эксплуатацию подсистемы и ВЦ СГУ.

Состав сотрудников каждого из подразделений определяется штатным расписанием Заказчика, которое, в случае необходимости, может изменяться.

К защите от ошибочных действий персонала предъявляются следующие требования:

- должна быть предусмотрена система подтверждения легитимности пользователя при доступе к данным;

- для всех пользователей должна быть запрещена возможность удаления объектов и отчётности;

- для снижения ошибочных действий пользователей должно быть разработано полное и доступное руководство пользователя.

1.5.6 Состав и содержание работ по созданию системы

Работы по созданию системы выполняются в четыре этапа:

- формирование требований к информационной подсистеме СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» (20 дней);

- разработка концепции информационной подсистемы СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» (15 дней);

- разработка регламентной документации (5 дней);

- ввод в действие (10 дней).

1.5.7 Порядок контроля и приёмки системы

Система подвергалась приёмочным испытаниям.

Состав, объём и методы предварительных испытаний системы определяются документом «Программа и методики испытаний», разрабатываемым на стадии «Рабочая документация».

1.5.8 Требования к документированию

Для информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках СМК СГУ должен быть разработан следующий комплект документации:

- стратегическая карта;

- должностные инструкции для каждой роли;

- положение о подразделении;

- регламенты бизнес-процессов.

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Формирование стратегической карты

В ходе проведения предпроектного обследования, следующим этапом стало формирование стратегической карты.

Стратегическая карта используется для осуществления и контроля стратегии, корректировки стратегических целей. Она содержит в себе основные цели организации и показатели эффективности выполнения данных целей. На её основе была разработана модель TO BE данной работы.

Всё это позволяет автоматизировать уже существующие бизнес-процессы и разработать абсолютно новые. Для контроля исполнения бизнес-процессов, а также обеспечения прозрачности исполнения процессов была использована возможность закрепить за бизнес-процессом показатели, назначить владельцев и исполнителей - ответственных за выполнение лиц. Преимуществом этого функционала является возможность для менеджеров оценивать, как динамику выполнения работы этих бизнес-процессов, так и степень достижения поставленных целей. Более подробно рассмотрим данные субъекты ниже:

Владелец процесса - должностное лицо организации, наделённое правами и полномочиями, имеет в своём распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о бизнес-процессе, несёт ответственность за бизнес-процесс во всех его аспектах - планирование, обеспечение, управление, улучшение процесса.

Владелец процесса имеет право:

- выставлять требования к входам своего процесса и их показателям;

- проводить предупреждающие и корректирующие мероприятия для управления процессом, а также планируемые мероприятия для его улучшения;

- запрашивать ресурсы для обеспечения процесса, проведения корректирующих или предупреждающих мероприятий, а также для мероприятий по улучшению процесса;

- разрабатывать и вносить изменения в управляющую документацию процесса.

Владелец процесса является обязательным атрибутом бизнес-процесса, поскольку в противном случае процесс не будет контролируемым и, даже при наличии специализированного программного обеспечения (например, workflow или BPMS) возможны дефекты в протекании процесса. Основная обязанность владельца процесса - контроль результата (выхода) процесса [3].

Исполнитель процесса - должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций, или функций бизнес-процесса (к примеру, менеджер, сотрудник архива, директор).

Исполнитель бизнес-процесса - это исполнитель функции. Описание совокупности функций исполнителя во всех бизнес-процессах является должностной инструкцией [4].

Если выбор исполнителя бизнес-процесса очевиден, то вопрос назначения владельца бизнес-процесса становится остро актуальным в момент их формирования остаётся под вопросом для неподготовленного человека. Существует 6 методов определения владельца процесса [5]:

При выборе владельца в разрабатываемой подсистеме были использованы методы «Большинство операций в процессе» и «Соответствие целей». Так за организацию учебной деятельности студентов отвечает начальник учебного отдела, потому что большая часть операций проходила в УО, несмотря на то что есть операции этого бизнес-процесса, которые протекают и в деканате.

При определении владельца бизнес процесса чаще всего используют несколько методик. Главное понимать причину выбора того или иного пути. Владелец процесса не только несёт ответственность, но и имеет полномочия по его изменению. Он так же должен иметь возможность полноценно



Рис. 2.1 Стратегическая карта подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов»

Для правильного составления стратегической карты для учебного отдела (рис. 2.1) необходимо подобрать её перспективы и показатели таким образом, чтобы они верно отражали специфику его деятельности

В ходе выполнения этой работы были созданы новые перспективы, которые наиболее точно отражают главную цель СГУ и учебного отдела - повысить качество выпускаемых специалистов.

Стратегическая карта содержит следующие перспективы:

- «ВУЗ»;

- «Сотрудники»;

- «Новые бизнес-процессы»;

- «Студенты».

Распределение целей и показателей учебного отдела по перспективам стратегической карты представлено в таблице 3:

Таблица 2.

Распределение целей и показателей учебного отдела по перспективам стратегической карты

Наименование перспективы	Наименование цели	Наименование показателя
ВУЗ	Повысить качество подготовки специалистов	Процент качественно подготовленных специалистов
Сотрудники	Понизить процент выговоров сотрудниками	Процент выговоров сотрудниками
Новые бизнес-процессы	Повысить процент посещаемости сотрудниками	Процент посещаемости сотрудниками
Студенты	Понизить процент выговоров студентам	Процент выговоров студентам
	Повысить процент посещаемости студентов	Процент посещаемости студентов

Как можно видеть из таблицы цель «Повысить процент посещаемости сотрудниками» является новым бизнес-процессом и соответственно имеет показатель «процент посещаемости сотрудников». Новый бизнес-процесс - это процесс, который раньше не выполнялся в подобном виде и является одним из отличий модели.

2.2 Разработка модели «TO BE»

На данном этапе проектирования, происходит формирование бизнес-процессов модели. Программный продукт Business Studio является основным инструментом при построении модели TO BE и предполагает определённое переосмысление бизнес-процессов для достижения улучшения главных показателей деятельности университета, они имеют возможность отслеживать динамику изменения показателей их работы, так как все показатели привязаны к бизнес-процессам.

На первом этапе разработки модели TO BE была сформирована контекстная диаграмма (Рис. 2.2).

Рис. 2.2 Контекстная диаграмма информационной подсистемы СМК СГУ

На представленной выше диаграмме отображается входная и выходная документация модели бизнес-процессов, а также нормативно-справочная информация (дуги управления сверху) и исполнители этого процесса (дуги ресурсов снизу).

Второй уровень модели TO BE представлен двумя функциональными блоками - «Организация учебного процесса» и «Организация и контроль учебной деятельности студентов», который и является темой данной выпускной квалификационной работы (рис. 2.3).



Рис. 2.3 Декомпозиция блока «Учебно-методическое управление»

Далее был декомпозирован функциональный блок «Организация учебной деятельности студентов» (рис. 2.4). «Организация учебной деятельности студентов» является локальным бизнес-процессом УО, т.е. его деятельность касается только самого подразделения, однако в ходе работы учебный отдел сотрудничает c его различными структурными подразделениями, имеющих отношение к организации и контролю учебной деятельности студентов (кафедра, деканаты и т.д.). Данный бизнес-процесс был декомпозирован в нотации BPMN. В этой нотации предоставляются различные графические возможности для разработки бизнес-процесса и генерации на его основе исполняемая схема бизнес-процесса в среде пакета Elma.

Бизнес-процесс, представленный выше, был разработан на основе стратегической карты, а также содержит следующие шесть функций, а именно:

- формирование приказа о составлении учебной нагрузки;

- формирование приказа о составлении расписания;

Рис. 2.4 Бизнес-процесс «Организация и контроль учебной деятельности студентов»

- - изменение состава комиссии;

- формирование графика проверок посещаемости совместно с деканатом;

- изменение графика проверок посещаемости;

- проведение проверки посещаемости и оформление акта по результатам проверки.

Целью этого процесса является непосредственно организация учебной деятельности студентов через контроль составления расписания и проверок посещаемости студентов совместной комиссией с деканатом с последующей передачей результатов в учёный совет. Исполнителем этого процесса назначен Специалист по учебно-методической работе. Владельцем процесса было решено назначить Начальника отдела.

Как видно из рисунка выше, далее был декомпозирован функциональный блок «Проведение проверки посещаемости» (рис. 2.5).

Бизнес-процесс «Проведение проверки посещаемости» был разработан на основе стратегической карты, а также содержит следующие шесть функций, а именно:

- приказа о начале составления Индивидуального плана преподавателя;

- проверка посещения сотрудника согласно утверждённому расписанию;

- формирование акта проверки посещаемости сотрудниками;

- обработка результата проверки посещения аудиторного занятия;

- формирование отчёта о штатной работе сотрудника.

Рис.2.5 Бизнес-процесс «Проведение проверки посещаемости»

Целью данного бизнес-процесса является проведение проверки посещаемости как студентов, так и сотрудников. Исполнителем этого процесса назначен Специалист по учебно-методической работе. Владельцем процесса решено назначить Начальника отдела.

2.3 Генерация регламентной документации

Решением проблемы разработки достоверной регламентной документации является возможность ее автоматической генерации в среде пакета Business Studio. В создаваемой подсистеме предусмотрено также заполнение соответствующих полей в различных окнах настройки.

В окне настройки необходимо заполнить такие разделы как субъекты, нормативно-справочные документы, показатели процесса (Рис.2.6).