Вызов функций 1С: Архива можно осуществлять из 1С: Предприятия версий 7.7 и 8.0 (с помощью соответствующий компоненты), из программ написанных на C++, Visual Basic или Delphi, а также из любых других программ с помощью командной строки.

1.2.6 DIRECTUM

DIRECTUM - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Состав системы DIRECTUM:

§ Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

§ Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).

§ Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

§ Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

§ Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

§ Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Компоненты:

Возможности системы DIRECTUM существенно расширяются благодаря следующим компонентам

· Предметно-ориентированый инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; вcтроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.

· Службы файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам.

· Сервер веб-доступа. Работа с электроными документами, задачами, заданиям через веб-браузер.

· Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint.

· Сервер репликации. Создание территориально-распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

· DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно.

· Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. Основанные на использовании штрих-кода маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электроному документу по его бумажной копии.

· Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т.д.).

· Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.

· Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы.

Процесс внедрения системы DIRECTUM:

Выбор и приобретение системы электронного документооборота - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Качественное комплексное внедрение - одна из главных задач, которую компания DIRECTUM ставит перед собой и своими партнерами. На основе богатого опыта компании по внедрению систем электронного документооборота разработана и постоянно развивается собственная технология внедрения, включающая в себя:

§ библиотеку типовых проектных решений;

§ моделирование бизнес-процессов с использованием самой современной нотации BPMN;

§ четкую организацию управления проектом в соответствии с уставом проекта;

§ проведение обучения пользователей по готовым курсам с последующей сертификацией специалистов;

§ расчет эффективности по итогам внедрения и т.д.

Технология предусматривает несколько вариантов организации внедрения от самостоятельного выполнения работ заказчиком на основании методических рекомендаций до внедрения "под ключ" специалистами компании DIRECTUM или ее партнеров.

Благодаря данной технологии внедрения процесс перехода организации на электронный документооборот становится более легким и последовательным. В результате заказчик получает полноценно внедренную систему электронного документооборота, когда:

- работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП;

- высшее руководство работает с документами из системы;

- контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;

- в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;

- создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

Эффект от внедрения DIRECTUM:

Внедрение документооборота - это не просто "дань моде". Это - осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота:

· Прозрачность бизнес-процессов Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность описания и поддержки деловых процессов.

· Исключение несанкционированного доступа Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

· Повышение исполнительской дисциплины По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены.

· Выполнение требований стандартов ISO-9000 Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации.

· Одно из требований к СМК - это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие.

· Преимущества использования DIRECTUM при постановке СМК:

o обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001: 2000 по управлению документами и записями;

o поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;

o предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

· Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения других, более интеллектуальных работ, дающих большую отдачу для предприятия.

· Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов.

· Легкость внедрения инноваций и обучения Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM:

o быстро доводятся новые правила работы до всех сотрудников;

o легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

· С началом эксплуатации системы DIRECTUM происходит формирование корпоративной базы знаний организации, что, в свою очередь, позволяет сократить сроки, отводимые для обучения новых сотрудников.

· Развитие корпоративной культуры Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

· Рост конкурентных преимуществ Внедрение системы электронного документооборота DIRECTUM напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.

Преимущества:

В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Продуманная идеология системы удачно сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы.

Ориентация на повышение эффективности работы в целом.

Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.

Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.

Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.

Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.

Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.

Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.

Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.

Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.

Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.

Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)

Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.

Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.

Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Клиенты

Среди клиентов DIRECTUM: ОАО "Саратовский нефтеперерабатывающий завод", ОАО "Каустик", ООО "Газпром Трансгаз Чайковcкий", ОАО "Гипрогазцентр", ОАО "Варьеганнефтегаз", ЗАО "Сургутнефтегазбанк", ОАО "АКИБАНК", ГП "Краснокамская бумажная фабрика "ГОЗНАК", ЗАО АКБ "НОВИКОМБАНК", ОАО "Галоген".

1.3 Обзор средств реализации

В связи с относительной простотой автоматизируемой области и наличием больших массивов обрабатываемых однотипных данных наиболее эффективным решением представляется создание автоматизированной системы документооборота в рамках СУБД

На сегодняшний день известно более двух десятков форматов данных настольных СУБД. Однако, наиболее популярными, исходя из числа проданных копий, следует признать Delphi, Paradox, FoxPro и MS Access.

1.3.1 Microsoft Access

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы. Базы данных - это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности как в цепом, так и любой ее части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов - атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру - они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный шип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными: добавлять в таблицу одну или несколько записей; удалять из таблицы одну или несколько записей; обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях; находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию. Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения перечисленных выше функций.

1.3.2 Delphi

Корпорация Borland Software является одним из мировых лидеров в области создания не зависящих от платформы решений для оптимизации разработки программного обеспечения. Процесс разработки в Delphi предельно упрощен, первую очередь это относится к созданию интерфейса. Мощность и гибкость Delphi при работе с базами данных основана на низкоуровневом ядре - процессоре баз данных Borland Database Engine (BDE). Его интерфейс с прикладными программами называется Integrated Database Application Programming Interface (IDAPI). В принципе, сейчас не различают эти два названия (BDE и IDAPI) и считают их синонимами. BDE позволяет осуществлять доступ к данным как с использованием традиционного record-ориентированного (навигационного) подхода, так и с использованием set-ориентированного подхода, используемого в SQL-серверах баз данных. Кроме BDE, Delphi позволяет осуществлять доступ к базам данных, используя технологию (и, соответственно, драйверы) Open DataBase Connectivity (ODBC) фирмы Microsoft. Но, как показывает практика, производительность систем с использованием BDE гораздо выше, чем оных при использовании ODBC. ODBC драйвера работают через специальный "ODBC socket”, который позволяет встраивать их в BDE. Все инструментальные средства баз данных Borland - Paradox, dBase, Database Desktop - используют BDE. Все особенности, имеющиеся в Paradox или dBase, "наследуются" BDE, и поэтому этими же особенностями обладает и Delphi.

1.3.3 Paradox

Paradox был разработан компанией Ansa Software, и первая его версия увидела свет в 1985 году. Этот продукт был впоследствии приобретен компанией Borland. С июля 1996 года он принадлежит компании Corel и является составной частью Corel Office Professional.

В конце 80-х - начале 90-х годов Paradox, принадлежавший тогда компании Borland International, был весьма популярной СУБД, в том числе и в нашей стране, где он одно время занимал устойчивые позиции на рынке средств разработки настольных приложений с базами данных.

Принцип хранения данных в Paradox сходен с принципами хранения данных в dBase - каждая таблица хранится в своем файле (расширение *. db), MEMO - и BLOB-поля хранятся в отдельном файле (расширение *. md), как и индексы (расширение*. px). Однако, в отличие от dBase, формат данных Paradox не является открытым, поэтому для доступа к данным этого формата требуются специальные библиотеки. Например, в приложениях, написанных на C или Pascal, использовалась некогда популярная библиотека Paradox Engine, ставшая основой Borland Database Engine. Эта библиотека используется ныне в приложениях, созданных с помощью средств разработки Borland (Delphi, C++Builder), в некоторых генераторах отчетов (например, Crystal Reports) и в самом Paradox. Существуют и ODBC-драйверы к базам данных, созданным различными версиями этой СУБД. Однако отсутствие "открытости" формата данных имеет и свои достоинства. Так как в этой ситуации доступ к данным осуществляется только с помощью "знающих" этот формат библиотек, простое редактирование подобных данных по сравнению с данными открытых форматов типа dBase существенно затруднено. В этом случае возможны такие недоступные при использовании "открытых" форматов данных сервисы, как защита таблиц и отдельных полей паролем, хранение некоторых правил ссылочной целостности в самих таблицах - все эти сервисы предоставляются Paradox, начиная с первых версий этой СУБД.

По сравнению с аналогичными версиями dBase ранние версии Paradox обычно предоставляли разработчикам баз данных существенно более расширенные возможности, такие как использование деловой графики в DOS-приложениях, обновление данных в приложениях при многопользовательской работе, визуальные средства построения запросов, на основе интерфейса QBE - Query by Example (запрос по образцу), средства статистического анализа данных, а также средства визуального построения интерфейсов пользовательских приложений с автоматической генерацией кода на языке программирования PAL (Paradox Application Language).

Windows-версии СУБД Paradox, помимо перечисленных выше сервисов, позволяли также манипулировать данными других форматов, в частности dBase и данными, хранящимися в серверных СУБД. Такую возможность пользователи Paradox получили благодаря использованию библиотеки Borland Database Engine и драйверов SQL Links. Это позволило использовать Paradox в качестве универсального средства управления различными базами данных (существенно облегченная версия Paradox 7 под названием Database Desktop по-прежнему входит в состав Borland Delphi и Borland C++Builder именно с этой целью). Что же касается базового формата данных, используемого в этом продукте, то он обладает теми же недостатками, что и все форматы данных настольных СУБД, и поэтому при возможности его стараются заменить на серверную СУБД, даже сохранив сам Paradox как средство разработки приложений и манипуляции данными.

Однако популярность этого продукта как средства разработки в последнее время несколько снизилась, хотя в мире эксплуатируется еще немало информационных систем, созданных с его помощью.

1.3.4 Microsoft FoxPro

FoxPro ведет свое происхождение от настольной СУБД FoxBase фирмы Fox Software. Разрабатывая FoxBase в конце 80-х годов, эта компания преследовала цель создать СУБД, функционально совместимую с dBase с точки зрения организации файлов и языка программирования, но существенно превышающую ее по производительности. Одним из способов повышения производительности являлась более эффективная организация индексных файлов, нежели в dBase, по формату индексных файлов эти две СУБД несовместимы между собой. По сравнению с аналогичными версиями dBase, FoxBase и более поздняя версия этого продукта, получившая название FoxPro, предоставляли своим пользователям несколько более широкие возможности, такие как использование деловой графики, генерация кода приложений, автоматическая генерация документации к приложениям и т.д.

Впоследствии этот продукт был приобретен компанией Microsoft. Его последние версии (начиная с версии 3.0, выпущенной в 1995 году) получили название Visual FoxPro. С каждой новой версией этот продукт оказывался все более и более интегрирован с другими продуктами Microsoft, в частности с Microsoft SQL Server, в состав Visual FoxPro в течение нескольких последних лет входят средства переноса данных FoxPro в SQL Server и средства доступа к данным этого сервера из Visual FoxPro и созданных с его помощью приложений. Хотя формат данных FoxPro также модифицировался с каждой новой версией, приобретая такие возможности, как хранение правил ссылочной целостности и некоторых бизнес правил в самой базе данных, миграции приложений Visual FoxPro на серверные платформы уделялось значительно большее внимание. Последняя версия этого продукта - Visual FoxPro 6.0, доступна и отдельно, и как составная часть Microsoft Visual Studio 6.0. Отличительной особенностью этой настольной СУБД от двух рассмотренных выше является интеграция этого продукта с технологиями Microsoft, в частности поддержка COM (Component Object Model - компонентная объектная модель, являющаяся основой функционирования 32-разрядных версий Windows и организации распределенных вычислений в этой операционной системе), интеграция с Microsoft SQL Server, возможности создания распределенных приложений, основанных на концепции Windows DNA (Distributed interNet Applications). Visual Fox Pro 6.0 предоставляет следующие возможности: средства публикации данных в Internet и создания Web-клиентов, средства создания ASP-компонентов и Web-приложений, средства создания COM-объектов и объектов для Microsoft Transaction Server, позволяющих создавать масштабируемые многозвенные приложения для обработки данных, средства доступа к данным серверных СУБД, базирующиеся на использовании OLE DB (набор COM-интерфейсов, позволяющий осуществить унифицированный доступ к данным из разнообразных источников, в том числе из нереляционных баз данных и иных источников, например Microsoft Exchange), средства доступа к данным Microsoft SQL Server и Oracle, включая возможность создания и редактирования таблиц, триггеров, хранимых процедур, средства отладки хранимых процедур Microsoft SQL Server, средство визуального моделирования компонентов и объектов, являющиеся составными частями приложения - Visual Modeller, средство для управления компонентами приложений, позволяющее осуществлять их повторное использование.

Итак, тенденции развития этого продукта очевидны: из настольной СУБД Visual FoxPro постепенно превращается в средство разработки приложений в архитектуре "клиент/сервер" и распределенных приложений в архитектуре Windows DNA. Впрочем, эти тенденции в определенной степени характерны для всех наиболее популярных настольных СУБД. Paradox также позволяет осуществлять доступ к наиболее популярным серверным СУБД.

1.3.5 Redmine

Redmine - открытое серверное веб-приложение для управления проектами и отслеживания ошибок. Redmine написан на Ruby и представляет собой приложение на основе широко известного веб-фреймворка Ruby on Rails. Распространяется согласно GNU General Public License.

Функциональные возможности

Данный продукт предоставляет следующие возможности:

ведение нескольких проектов;

гибкая система доступа, основанная на ролях;

система отслеживания ошибок;

диаграммы Ганта и календарь;

ведение новостей проекта, документов и управление файлами;

оповещение об изменениях с помощью RSS-потоков и электронной почты;

вики для каждого проекта;

форумы для каждого проекта;

учёт временных затрат;

настраиваемые произвольные поля для инцидентов, временных затрат, проектов и пользователей;

лёгкая интеграция с системами управления версиями (SVN, CVS, Git, Mercurial, Bazaar и Darcs);

создание записей об ошибках на основе полученных писем;

поддержка множественной аутентификации LDAP;

возможность самостоятельной регистрации новых пользователей;

многоязыковой интерфейс (в том числе русский);

поддержка СУБД MySQL, PostgreSQL, SQLite, Oracle.

Некоторые недостатки Redmine

· Управление файлами и документами в Redmine сводится к их добавлению, удалению и редактированию. Правами доступа ни к файлам, ни к отдельным документам управлять нельзя.

· Отсутствуют оповещения об изменении документов.

· В Redmine нельзя управлять правами доступа на уровне отдельных полей задачи. Например, на данный момент от клиентов нельзя скрыть оценки времени работы над проектом или информацию о потраченном времени.

· В Redmine можно управлять правами доступа на уровне проектов, но нельзя назначить права на какую-то версию проекта или отдельную задачу. Это значит, что если пользователю нужен доступ всего к одной задаче, то придется давать доступ ко всему проекту.

· Если пользователь Redmine получил доступ к проекту, то сейчас нельзя ограничить его активность какими-то отдельными типами задач (трекерами). Например, нельзя разрешить просматривать или создавать задачи только какого-то определенного типа.

· В Redmine все дополнительные поля доступны всем пользователям, все участники проекта смогут их видеть и изменять. Это ограничение может привести к сложностям при наличии неоднородной команды, когда доступ к проекту имеют и менеджеры, и разработчики, и клиенты.

· В Redmine нет прав на отдельные типы переходов в workflow. Например, сейчас нельзя указать, что когда кто-то заканчивает исправлять ошибку, он должен выбрать ответственным тестировщика и должен указать номер билда. Также нельзя скрыть внутреннюю переписку между программистами от клиента.

· В Redmine в список задач не выводится общая трудоемкость задач, а в отчетах по трудоемкости нельзя делать отборы, в том числе и по исполнителю.

· В Redmine не реализовано делегирование задач - нельзя передать задачу другому исполнителю, отметив, что задачу должен исполнять он, но оставив себе наблюдение за задачей.

1.3.6 Выбор средства реализации

Изначально в нашей компании была необходима баг-трекинговая система, после долгого сотрудничества с нашими разработчиками средствами ПО "JIRA", было принято решение организовать свою команду разработчиков. При этом было решено использовать Redmine - это серверное веб-приложение для управления проектами и отслеживания ошибок, которое идеально подходило для работы компании. Плюсом приложения является ее доступность, т.к. Redmine - ПО с открытым исходным кодом.

Впоследствии работы появилась необходимость внедрения СЭД, так как загруженность работы с документами в бумажном виде становилась неприемлемой, и было решено свести ее к минимуму, переведя все в электронный вид. Тем самым мы решили интегрировать в веб-приложение дополнительные модули позволяющие реализовать систему автоматизированного документооборота, которая будет описана во 2 главе.

Глава 2. Проектная часть

2.1 Описание программного продукта и его установка

Изначально Redmine создавался как баг-трекинговая система для описания ошибок и ведения проектов разного рода разработок.

Пользователи системы.

Пользователи являются одним из центральных понятий предметной области. Модель пользователя является основой для идентификации и аутентификации работающего с системой персонала и клиентов, а также для авторизации их в разных ролях, проектах и т.п.

Роли

Роли пользователей определяются гибкой моделью определения прав доступа пользователей. Роли включают в себя набор привилегий, позволяющих разграничивать доступ к различным функциям системы.

Пользователям назначается роль в каждом проекте, в котором он участвует, например "менеджер в проекте по разработке сайта А", "разработчик в проекте по поддержанию интранета компании" или "клиент в проекте по рефакторингу информационной системы компании Б". Пользователь может иметь несколько ролей. Назначение роли для отдельной задачи (issue) в данный момент невозможно.

Проекты

Проект является одним из основных понятий в предметной области систем управления проектами. Благодаря этой сущности возможно организовать совместную работу и планирование нескольких проектов (рис. 2 "Проекты") одновременно с разграничением доступа различным пользователям (см. выше). Проекты допускают иерархическую вложенность.

Рис. 2 "Проекты".

Трекеры

Трекеры являются основной классификацией, по которой сортируются задачи в проекте. Само по себе понятие "трекер" восходит к системам учёта ошибок (англ. Bug tracking tool), представлявшим каждая в отдельности один проект.

По сути, в "Redmine" трекеры (рис.3 "Трекеры") представляют собой аналог подклассов класса "Задача" и являются основой для полиморфизма разного рода задач, позволяя определять для каждого их типа различные поля. Примерами трекеров являются "Улучшение", "Ошибка", "Документирование", "Поддержка".

Рис. 3 "Трекеры".

Задачи

Задачи являются центральным понятием всей системы, описывающим некую задачу, которую необходимо выполнить. У каждой задачи в обязательном порядке есть описание и автор, в обязательном порядке задача привязана к трекеру (рис. 4 "Задачи").

Рис. 4 "Задачи"

Каждая задача имеет статус. Статусы представляют собой отдельную сущность с возможностью определения прав на назначение статуса для различных ролей (например, статус "отклонен" может присвоить только менеджер) или определение актуальности задачи (например, "открыт", "назначен" - актуальные, а "закрыт", "отклонен" - нет).

Для каждого проекта отдельно определяются набор этапов разработки и набор категорий задач. Среди других полей интересны также "оцененное время", служащее основой для построения управленческих диаграмм, а также поле выбора наблюдателей за задачей (см. "Получение уведомлений").

К задачам имеется возможность прикреплять файлы (имеется отдельная сущность "Приложение").

Значения других перечислимых свойств (например, приоритетность) хранятся в отдельной общей таблице.

Отслеживание изменения статуса задач

За отслеживание изменений параметров задач пользователями в системе отвечают две сущности: "Запись журнала изменений" и "Измененный параметр". Запись журнала (рис.5 "Действия") отображает одно действие пользователя по редактированию параметров задачи и/или добавление комментария к ней. То есть служит одновременно инструментом ведения истории задачи и инструментом ведения диалога.

Рис. 5 "Действия".

Сущность "Измененный параметр" привязана к отдельной записи журнала и предназначена для хранения старого и нового значения измененного пользователем параметра.

Связи между задачами

Задачи могут быть взаимосвязаны: например, одна задача является подзадачей для другой или предшествовать ей. Эта информация может быть полезна в ходе планирования разработки программы, за её хранение в Redmine отвечает отдельная сущность.

Диаграмма Ганта

Так же значительным плюсом Redmine является встроенная в систему "диаграмма Ганта" (рис.6 "диаграмма Ганта"), с помощью которой очень удобно следить за текущим исполнением задач и в которой наглядно показаны все взаимосвязи между задачами. В ней так же есть возможность выгрузки самой диаграммы в файл типа PDF или рисунка PNG, функции масштабирования и фильтрации.

Рис. 5 "диаграмма Ганта"

Учет затраченного на проект времени

Система поддерживает учет затраченного времени благодаря сущности "Затраченное время", связанной с пользователями и задачей. Сущность позволяет хранить затраченное время, вид деятельности пользователя (разработка, проектирование, поддержка) и краткий комментарий к работе. Эти данные могут быть использованы, например, для анализа вклада каждого участника в проект или для оценки фактической трудоемкости и стоимости разработки.

Привязка репозиториев

Redmine предоставляет возможность интеграции с различными системами контроля версий (репозиториями). Интеграция заключается в отслеживании изменений во внешнем репозитории, их фиксации в базе данных, анализе изменений с целью их привязки к определенным задачам. В инфологической структуре системы за интеграцию с внешними репозиториями отвечают три сущности: "Репозиторий", "Редакция" и "Изменение". "Репозиторий" представляет собой связанную с проектом сущность, хранящую тип подключенного репозитория, его местонахождение и идентификационные данные его пользователя.

"Редакция" является отображением редакции репозитория, и, кроме информационных полей, может быть привязана к конкретной задаче (для этого требуется указать в описании изменений "refs #NUM", где NUM - номер задачи), и к пользователю-автору редакции. Сущность "Изменение" предназначена для хранения списка измененных (добавленных, удаленных, перемещенных, модифицированных) файлов в каждой редакции.

Получение уведомлений

Уведомления пользователей (рис.7 "уведомления по почте") об изменениях, происходящих на сайте, осуществляется с помощью сущности "Наблюдатели", связывающей пользователей с объектами различных классов (проекты, задачи, форумы и др.). В базе данных хранятся также ключи доступа к подписке RSS, позволяющие получать уведомления посредством этой технологии, также уведомления рассылаются с помощью электронной почты.

Рис. 7 "уведомления по почте".

Дополнительные плагины

Но с появлением множества дополнительных модулей, созданными разработчиками Redmine, появилась возможность использовать это веб-приложение в обычных компаниях в качестве СЭД. Особенно благодаря модулю DMSF, который является ключевым плагином в работе нашей компании, подробнее о нем написано в разделе 2.1.4.

CRM Plugin - создан специально для хранения разнообразных контактов, это могут быть штатные сотрудники, партнеры по бизнесу, все они будут находиться в одном разделе (рис.8 "Контакты").

Рис. 8 "Контакты".

Для создания рабочей среды Redmine, устанавливалась операционная система Ubuntu Linux.

2.1.1 Выбор аппаратного обеспечения

Важной частью работы проектируемой информационной системы является аппаратная составляющая. Для базы данных нужен сервер, хранилище для резервных копий, источники бесперебойного питания.

Начнем с сервера. Главный критерий в выборе сервера это производительность, объем оперативной памяти, возможность реализации RAID массивов. Мой выбор остановился на сервере, конфигурация которого показана в таблице 1. Данные этой таблицы удовлетворяют главным критериям отбора сервера.

Таблица 1 - Конфигурация сервера HP

Владелец торговой марки	HP
Линейка	ProLiant
Модель	DL160G6
Процессоры в сервере	1 (2 опц.) x Xeon 5506 (4xCore) 2.13GHz/800MHz/L3 4Mb
Объём встроенной памяти	4 x 2GB (DDR3 Unbuffered)
Жесткие диски сервера	4 х 250GB NHP-SATA HDD
Особенности комплектации	2xLAN, Smart Array B110i SATA RAID Controller (RAID 0/1/10), DVD-RW, 500W Power Supply.
Сумма	51 000 руб.

Оптимальным устройством для хранения резервных копий является сетевое хранилище таблица 2. Оно прекрасно подходит по соотношение цена/качество, т. к являясь недорогим оборудованием, оно выполняет полноценную роль файлохранилища.

Таблица 2 - Конфигурация сетевого хранилища

Владелец торговой марки	Synology
Интерфейс HDD	SerialATA
Модель	DS411J
Интерфейс	LAN 10/100/1000 Base-TX, USB
Особенности комплектации	4xHDD 3.5" SATA II, RAID 0/1/5
Сумма	15500 руб.

2.1.2 Установка Ubuntu Linux

Процесс установки проходил на виртуальной машине, по средствам ПО VMware.

Далее следует набор действий, которые необходимо выполнять в тех или иных меню и окнах:

1. В окне Language выберите язык "Русский".

2. Выберите Установить Ubuntu Server.

3. Выберите страну и область (регион) - Российская Федерация.

4. Определить раскладку клавиатуры? - Нет.

5. Для кого предназначена клавиатура? - Россия.

6. Раскладка клавиатуры - Россия.

7. Способ переключения между национальной и латинской раскладкой - Control+Shift.

8. Основной сетевой интерфейс (может не появится, если в системе только одна сетевая карта) - укажите нужную сетевую карту, которая будет подключаться к локальной сети. Произойдет автоматическая настройка сети. Если этого не произошло, нажмите клавишу Escape и настройте сеть вручную.

9. IP-адрес - свободный локальный IP-адрес в вашей локальной сети (например, 192.168.1.150).

10. Маска подсети - 255.255.255.0.

11. Шлюз - введите IP-адрес шлюза локальной сети для выхода в интернет.

12. Адреса DNS-серверов - обычно совпадает со шлюзом, просто нажмите Enter, если это так; в противном случае введите нужный IP-адрес DNS-сервера.

13. Имя компьютера - любое название латинскими буквами. Рекомендуется оставить ubuntu.

14. Имя домена - оставьте пустым.

15. Окно Настройка времени, вопрос Is this time zone correct? - ответьте "нет" и выберите свою временную зону из списка (например, Europe/Moscow).

16. Метод разметки (разметка дисков) - Авто - использовать весь диск и настроить LVM.

17. Выберите диск для разметки - выберите (обычно он один).

18. Удалить имеющиеся данные с логического тома - Да.

19. Записать изменения на диск и настроить LVM - Да.

20. Размер группы томов, используемый для установки - просто нажмите Enter.

21. Записать изменения на диск - Да.

Ждите, пока проходит форматирование разделов и установка компонентов системы. После этого будет запрошен ввод полного имени пользователя. Придумайте имя из латинских маленьких букв, например taxiadmin.

1. Имя вашей учётной записи - нажмите Enter.

2. Введите пароль для нового пользователя - придумайте и сохраните в надежном месте сложный пароль, состоящий из латинских букв различного регистра (большие/малые), цифр и специальных символов. Вы можете воспользоваться сервисом для генерации сложных непредсказуемых паролей.

Элементарные пароли типа 12345 или пароль, аналогичный имени пользователя, легко взламываются. Это будет на вашей совести.

3. Зашифровать домашний каталог - Нет.

4. Информация о HTTP-прокси - ничего не вводите, нажмите Enter (если прокси нет - оставьте поле пустым).

5. Каким образом Вы хотите управлять обновлением системы? - Без автоматического обновления.

6. Выберите устанавливаемое программное обеспечение - выберите только OpenSSH server.

7. Установить системный загрузчик GRUB в главную загрузочную запись? - Да (обязательно).

8. Установка завершена - извлеките диск и нажмите Продолжить.

2.1.3 Настройка MySQL

Создается пустая база данных и пользователь redmine с соответсвующими правами доступа.

create database redmine character set utf8;

create user 'redmine'@'localhost' identified by 'my_password';

grant all privileges on redmine. * to 'redmine'@'localhost';

2.1.4 Установка Redmine

Installation procedure

1. Get the Redmine source code by either downloading a packaged release or checking out the code repository. See Download.

2. Since 1.4.0, Redmine uses Bundler to manage gems dependencies. You need to install Bundler first:

gem install bundler

Then you can install all the gems required by Redmine using the following command:

bundle install - -without development test

If ImageMagick is not installed on your system, you should skip the installation of the rmagick gem using: `bundle install - -without development test rmagick`.

Sidenote concerning the installation of rmagick on Windows:

At the time of writing, there is little chance that the rmagick gem installation (if not yet installed), go through fine when running the bundle install command; you'll find some help here.

You can also skip the installation of the database adapters you're not using. For example, if you're using MySQL, you can skip the installation of the postgresql and sqlite gems using `bundle install - -without development test postgresql sqlite`.

If you need to load any gems that are not required by Redmine core (eg. mongrel, fcgi), create a file named Gemfile. local at the root of your redmine directory. It will be loaded automatically when running `bundle install`. Example:

# Gemfile. local

gem "mongrel"

4. Copy config/database. yml. example to config/database. yml and edit this file in order to configure your database settings for "production" environment.

Example for a MySQL database using ruby1.8 or jruby:

production:

adapter: mysql

database: redmine

host: localhost

username: redmine

password: my_password

Example for a MySQL database using ruby1.9 (adapter must be set to mysql2):

production:

adapter: mysql2

database: redmine

host: localhost

username: redmine

password: my_password

If your server is not running on the standard port (3306), use this configuration instead:

production:

adapter: mysql

database: redmine

host: localhost

port: 3307

username: redmine

password: my_password

Example for a PostgreSQL database (default port):

production:

adapter: postgresql

database: <your_database_name>

host: <postgres_host>

username: <postgres_user>

password: <postgres_user_password>

encoding: utf8

schema_search_path: <database_schema> (default - public)

5. Generate a session store secret.

· with Redmine 1.4 x:

rake generate_session_store

· with Redmine 2. x:

rake generate_secret_token

6. Create the database structure, by running the following command under the application root directory:

RAILS_ENV=production rake db: migrate

It will create tables and an administrator account.

If you get this error:

Rake aborted!

no such file to load - net/https

you need to install libopenssl-ruby1.8, in Ubuntu, just like this: apt-get install libopenssl-ruby1.8

7. Insert default configuration data in database, by running the following command:

RAILS_ENV=production rake redmine: load_default_data

This step is optional but highly recommended, as you can define your own configuration from scratch. It will load default roles, trackers, statuses, workflows and enumerations.

8. Setting up permissions

NB: Windows users have to skip this section.

The user who runs Redmine must have write permission on the following subdirectories: files, log, tmp (create the last one if not present).

Assuming you run Redmine with a redmine user:

mkdir tmp public/plugin_assets

sudo chown - R redmine: redmine files log tmp public/plugin_assets

sudo chmod - R 755 files log tmp public/plugin_assets

9. Test the installation by running WEBrick web server:

· with Redmine 1.4 x:

ruby script/server webrick - e production

· with Redmine 2. x:

ruby script/rails server webrick - e production

Once WEBrick has started, point your browser to http://localhost: 3000/. You should now see the application welcome page.

Note: Webrick is not suitable for normal use, please only use webrick for testing that the installation up to this point is functional. It is not recommended to use webrick for anything other than development. Use one of the many other guides in this wiki to setup redmine to use either passenger (aka mod_rails) or mongrel to serve up your redmine.

10. Use default administrator account to log in:

· login: admin

· password: admin

You can go to Admin & Settings to modify application settings.

Configuration

Since of 1.2.0, Redmine settings are defined in a file named config/configuration. yml.

If you need to override default application settings, simply copy config/configuration. yml. example to config/configuration. yml then edit the new file; the file is well commented by itself, so you should have a look at it.

This settings may be defined per Rails environment (production/development/test).

Important: don't forget to restart the application after any change.

Email / SMTP server settings

Email configuration is described in a dedicated page.

SCM settings

This configuration section allows you to:

· override default commands names if the SCM binaries present in the PATH variable doesn't use the standard name (Windows. bat/. cmd names won't work)

· specify the full path to the binary

Examples (with Subversion):

Command name override:

scm_subversion_command: "svn_replacement. exe"

Absolute path:

scm_subversion_command: "C: \Program Files\Subversion\bin\svn. exe"

Attachment storage settings

You can set a path where Redmine attachments will be stored which is different from the default 'files' directory of your Redmine instance using theattachments_storage_path setting.

Examples:

attachments_storage_path: /var/redmine/files

attachments_storage_path: D: /redmine/files

Logging configuration

Redmine defaults to a log level of: info, writing to the log subdirectory. Depending on site usage, this can be a lot of data so to avoid the contents of the logfile growing without bound, consider rotating them, either through a system utility like logrotate or via theconfig/additional_environment. rb file.

To use the latter, copy config/additional_environment. rb. example to config/additional_environment. rb and add the following lines. Note that the new logger defaults to a high log level and hence has to be explicitly set to info.

1#Logger. new (PATH,NUM_FILES_TO_ROTATE,FILE_SIZE)

2config. logger = Logger. new (config. log_path, 2, 1000000)

3config. logger. level = Logger:: INFO

Backups

Redmine backups should include:

· data (stored in your redmine database)

· attachments (stored in the files directory of your Redmine install)

Here is a simple shell script that can be used for daily backups (assuming you're using a mysql database):

# Database

/usr/bin/mysqldump - u <username> - p<password> <redmine_database> | gzip > /path/to/backup/db/redmine_`date +%y_%m_%d`. gz

# Attachments

rsync - a /path/to/redmine/files /path/to/backup/files

Notes on Windows installation

Get and install rubyinstaller from http://rubyforge.org. Form start menu select Start Command Prompt with Ruby

In the prompt follow the instruction given before

The commands:

RAILS_ENV=production rake db: migrate

RAILS_ENV=production rake redmine: load_default_data

has to be changed in

set RAILS_ENV=production

rake db: migrate

rake redmine: load_default_data

You may need to install install the mysql gem, with the command

gem install mysql

And in some case is required to copy the libmysql. dll file in your ruby/bin directory.

Not all libmysql. dll are ok this seem to works http://instantrails.rubyforge.org/svn/trunk/InstantRails-win/InstantRails/mysql/bin/libmySQL. dll

2.1.5 DMSF

DMSF медленно, но уверенно развивающийся плагин системы управления документами. Он призван заменить текущий модуль управления документами в Redmine.

Начальное развитие плагина было закреплено за Kontron AG R&D department. В начале мая 2011 года, плагин был выпущен в свет, с открытым кодом и дальнейшей поддержкой сообщества разработчиков.

Особенности:

· Структура каталогов

· История просмотра/изменения документов

· Уведомления по электронной почте (рис.9. "уведомления о добавлении/изменении") о добавлении новых каталогов/документов