Разработка шаблона товарно-транспортной накладной средствами Microsoft Excel

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

2.1 Сущность задачи

Для оформления товарно-транспортной накладной необходимо обязательно заполнить реквизиты документа по обоим его разделам.

Таким образом, при автоматизации документа время на его внесение значительно сокращается.

2.2 Описание входной информации

Документ предназначен для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.

Из документа формируется печатная форма, которую и необходимо заполнить бухгалтеру вручную.

2.3 Описание выходной информации

Поскольку при создании шаблона в Microsoft Excel используется в основном таблица, то все данные будут вноситься в ячейки. Таким образом, для того, чтобы облегчить внесение данных необходимо применить формулы, а также функции копирования содержимого ячеек, например, для подведения итогов.

Таким образом, в эти ячейки числовые данные вносить не следует - они появятся автоматически.

3. Выбор программного обеспечения

Задача по созданию шаблона была реализована с помощью редактора Microsoft Excel 2003.

Совокупность удачных стилевых настроек форматирования сохраняется вместе с готовым документом, но желательно иметь средство, позволяющее сохранить их и вне документа. Тогда их можно использовать для подготовки новых документов. Такое средство есть - это шаблоны.

Microsoft Excel - мощный табличный процессор, предназначенный для выполнения различных расчетов, составление ведомостей, отчетов и прочих документов, где нужно оперировать с цифрами. Это достаточно сложная программа. Кроме работы с таблицами Microsoft Excel позволяет оформлять графически данные электронной таблицы, сортировать данные, осуществлять поиск, выполнять расчеты по различным формулам. А также он поддерживает многие возможности других программ Microsoft Office, например, он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира, автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта. Microsoft Excel позволяет работать одновременно с несколькими рабочими листами, а вся электронная книга называется рабочей книгой.

Автоматизация

Многие таблицы могут содержать в ячейках одни и те же данные. Уже по первой букве программа «догадывается», что хочет ввести пользователь.

Чтобы автоматизировать ввод не только повторяющихся данных, но и данных подчиненных несложному закону изменения, надо сделать текущей первую ячейку избранного диапазона и заполнить её.

После этого установить указатель мыши на правый нижний угол рамки текущей ячейки. Это - маркер заполнения. Указатель мыши примет форму крестика.

Перетаскивание маркера заполнения позволяет размножить содержимое текущей ячейки на несколько ячеек в столбце или строке. Если содержимое ячейки представляет собой число, оно будет автоматически увеличено на единицу.

Создание и использование простых формул

Электронные таблицы позволяют организовывать автоматическое вычисление производных данных. Для этой цели ячейках таблицы используют формулы.

Программа Excel рассматривает содержимое ячейки как формулу, если оно начинается со знака равенства. Тем самым, чтобы начать ввод формулы в ячейку, достаточно нажать клавишу «=». Под формулой понимается всего лишь набор чисел и ссылок на числовые ячейки, соединенных знаками математических операций. Чтобы задать ссылку на ячейку, надо указать в формуле её имя. Это можно сделать вручную, или щелчком на соответствующей ячейке по ходу ввода формулы.

По окончании ввода формула в таблице не отображается. Вместо неё в ячейке размещается вычисленное значение. Однако если сделать ячейку с формулой текущей, то формулу можно увидеть в строке формул.

Абсолютные и относительные адреса ячеек

У каждой ячейки есть свой адрес. Он однозначно определяется номерами столбца и строки, т.е. именем ячейки. В формулах может быть использовано четыре вида записи адреса ячейки.

А1

$A1

A$1

$A$1

Знак $ обозначает абсолютную адресацию, без этого знака адрес считается относительным. При абсолютной адресации адрес ячейки не изменяется, если над ячейкой производятся операции копирования и перемещения. При относительной адресации адрес ячейки подвержен изменению.

Сортировка данных

Электронные таблицы позволяют осуществлять сортировку данных, то есть их упорядочение. Данные (числа, текст, даты) в электронных таблицах можно сортировать по возрастанию или убыванию. При сортировке по возрастанию данные выстраиваются в следующем порядке:

Числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа;

Текст сортируется в следующем порядке: числа, знаки, латинский алфавит, русский алфавит;

Пустые ячейки всегда помещаются в конце списка.

Для сортировки строк таблицы необходимо выбрать столбец, данные которого будут упорядочиваться, после сортировки изменяется порядок следования строк, но сохраняется их целостность.

Можно проводить вложенные сортировки, то есть сортировать данные последовательно по нескольким столбцам. При вложенной сортировке строки, имеющие одинаковые значения в ячейках первого столбца, будут упорядочены по значениям в ячейках второго столбца, а строки, имеющие одинаковые значения, во втором столбце будут упорядочены по значениям третьего столбца.

Поиск данных

В электронных таблицах можно осуществлять поиск данных (строк) в соответствии с заданными условиями. Такие условия называются ФИЛЬТРОМ. В результате поиска будут найдены строки, удовлетворяющие заданному фильтру.

Условия задаются с помощью операций сравнения. Для числовых данных это операции РАВНО (знак =), МЕНЬШЕ (знак <), БОЛЬШЕ (знак >) (МЕНЬШЕ ИЛИ РАВНО (знак <=), и БОЛЬШЕ ИЛИ РАВНО (знак >=). Для задания условия необходимо выбирать операцию сравнения и вводить число.

Для текстовых данных возможны операции сравнения РАВНО, НАЧИНАЕТСЯ С (сравниваются первые символы), ЗАКАНЧИВАЕТСЯ НА (сравниваются последние символы), СОДЕРЖИТ (сравниваются символы в любой части текста). Для задания условия необходимо выбрать операцию сравнения и задать последовательность символов.

Можно осуществлять поиск данных, вводя условия поиска для нескольких столбцов. В этом случае фильтр будет содержать несколько условий, которые будут выполнятся одновременно.

Условная функция и логические выражения

Условная функция. Общий вид условной функции следующий:

ЕСЛИ (<условие>,<выражение 1>,<выражение 2>)

Условие - это логическое выражение, которое может принимать значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. <выражение 1> и <выражение 2> могут быть числами, формулами или текстами.

Условная функция, записанная в ячейку таблицы, выполняется так: если условие истинно, то значение данной ячейки определит <выражение 1>, в противном случае <выражение 2>.

Логические выражения. Логические выражения строятся с помощью операции отношения (<, >, < = (меньше или равно), > = (больше или равно), =, < > (не равно)) и логических операций (логическое И, логическое ИЛИ, логическое отрицание НЕ). Результатом вычисления логического выражения являются логические величины ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Существуют особенности записи логических операций в табличных процессорах: сначала записывается имя логической операции (И, ИЛИ, НЕ), а затем в круглых скобках перечисляются логические операнды.

4. Технология решения задачи

Для создания нового шаблона документа в Excel выполнить следующие действия.

1. Создать новую таблицу в редакторе Excel:

транспортный товарный накладная еxcel

Рис. 1

Внести в книгу необходимые изменения и дополнения, чтобы она отвечала требованиям для шаблона документа:

Рис. 2

3. Выполнить команду Файл>Сохранить как, чтобы открыть окно Сохранение документа.

4. В поле Тип файла выберите из раскрывающегося списка вариант Шаблон. При этом в поле Папка будет автоматически установлена системная папка Шаблоны.

5.Ввести имя нового шаблона в поле Имя шаблона и нажать кнопку Сохранить:

Рис. 3

После этого созданный шаблон появиться на вкладке Общие окна Шаблоны, и его можно будет использовать для создания новых документов.

Заключение

Общее название программных средств, предназначенных для создания, работы с таблицами и расчетными данными - табличные процессоры. Одним из самых известных и мощных табличных процессоров является Excel фирмы Microsoft, входящий в состав интегрированной среды Microsoft Office. Им пользуются как профессионалы, так и начинающие пользователи для работы с числовой информацией. Одной из граней профессиональной компетентности современного специалиста является владение им информационной технологией работы в среде табличного процессора Excel.

В ходе изучения литературы, справочных систем Microsoft Windows и Microsoft Excel 2003, анализа печатной формы товарно-транспортной накладной получен шаблон товарно-транспортной накладной, позволяющий вносить данные, заполненные подотчетным лицом, вычислять итоговые суммы. Все заполненные документы можно сохранять непосредственно на жестком диске компьютера в определенном каталоге, при необходимости к которым можно обращаться.

Созданный шаблон занимает 36 кБайт информационного пространства, данный файл можно внедрить непосредственно в систему Microsoft Office, сохраняя его в подкаталоге /Microsoft/Шаблоны, либо в каком либо другом каталоге. Поскольку данный файл создан в приложении Microsoft Office 2003, то возможна работа с данным файлом-шаблоном и в других, более поздних версиях Microsoft Office, например Office 2007.

В каком бы каталоге ни находился чистый бланк товарно-транспортной накладной, при заполнении его данными, сохранять файл необходимо под другим именем, для того, чтобы всегда оставался чистый бланк. Заполнять данные в таблице необходимо используя стрелки-курсоры, поскольку результаты работы с клавиатурой быстрее работы с мышью в несколько раз.

Библиографический список

2. Макарова Н.В. Информатика. Практикум по информационным технологиям: базовый курс. - Питер, 2006. - 288 с.

3. Информатика и ИКТ. Задачник по моделированию. Базовый уровень/ Под ред. проф. Н.В. Макаровой. - Питер, 2007. - 192 с.

4. Информатика. Базовый курс. 2-е издание / Под ред. С.В. Симоновича. - СПб.: Питер, 2006. - 640 с.

5. Описание конфигурации «Бухгалтерия для бюджетных учреждений». 1С: предприятие, 2006, 730 с.

6. Угринович Н.Д. Информатика и информационные технологии. Учебное пособие. М: Лаборатория знаний, 2005. - 511с.

7. Учебные проекты с использование Microsoft Office: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.:БИНОМ. Лаборатория знаний, 2007. - 230 с.

Размещено на Allbest.ru