Главная
База знаний "Allbest"
Программирование, компьютеры и кибернетика
Практическое применение приложений Office: MS Excel и MS Access
Практическое применение приложений Office: MS Excel и MS Access
Запуск MS Excel. Технология создания рабочей книги. Ввод и редактирование данных. Технология создания шаблона таблицы. Форматирование содержимого ячеек. Система управления базами данных СУБД MS Access. Технология создания базы данных, форм и отчетов.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 30.05.2013 |
| Размер файла | 681,7 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
ВВЕДЕНИЕ
Целью данной курсовой работы является изучение и практическое применение приложения Office: MS Excel и MS Access.
По индивидуальному заданию мне было предложено:
Задание 1.
· В табличном процессоре MS ЕXCEL создайте новую рабочую книгу и сохраните её под именем Вариант10 в созданной папке.
· Создайте и заполните таблицу. Постройте диаграмму изменения данных.
Задание 2.
· В СУБД MS ACCESS создайте новую базу данных под именем Вариант17 и сохраните её в созданной папке.
· Используя режим конструктора, создайте новую таблицу базы данных под именем Одежда (на пять записей).
· Используя Мастер форм, создайте новую форму со следующими параметрами: внешний вид - ленточный; стиль - камень; имя - Одежда.
· Используя Конструктор, сформируйте запрос на выборку для вывода данных о товаре по цене 1130.
· Используя Мастер, создайте новый отчёт со следующими параметрами:
без группировки и сортировки; макет - столбец; ориентация - альбомный; стиль - сжатый; имя - Одежда.
Excel - это программа, которая относится к категории электронных таблиц и является частью пакета Microsoft Office. Одним из основных достоинств Excel является её универсальность. В Excel наиболее развиты средства для выполнения различных вычислений над числами. Но её можно применять и для решения множества других задач, не относящихся к числовым. Например:
· решение числовых задач, требующих больших вычислений (создание отчетов, анализ результатов исследований, а также применение всевозможных методов анализа);
· создание диаграмм (Excel содержит средства для создания различных типов диаграмм, а также предоставляет широкие возможности по их настройке);
· организация списков (Excel позволяет эффективно создавать и использовать структурированные таблицы, в столбцах которых находятся однотипные данные);
· доступ к данным других типов (возможность импортирования данных из множества различных источников).
Преимуществом MS Excel является то, что программа помогает оперировать большими объемами информации. рабочие книги MS Excel предоставляют возможность хранения и организации данных, вычисление суммы значений в ячейках. Ms Excel предоставляет широкий спектр методов позволяющих сделать информацию простой для восприятия.
В наше время, каждому человеку важно знать и иметь навыки в работе с приложениями Microsoft Office, так как современный мир насыщен огромным количеством информацией, с которой просто необходимо уметь работать.
Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в системе управления базами данных. Access значительно упрощает ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов, форм, запросов.
Под базой данных (БД) будем понимать совокупность связанных данных конкретной предметной области, в которой определения данных и отношений между ними отделены от процедур.
Основное отличие баз данных от систем на основе файлов состоит в том, что эти системы имеют несколько назначений и несколько представлений о данных, а базы данных - несколько назначений и одно представление о данных.
Система управления данными (СУБД) - комплекс программно-аппаратных средств, обеспечивающих доступ к БД и управление данными.
Требования к СУБД:
· Эффективное выполнение функций ПО.
· Минимизация избыточности.
· Предоставление непротиворечивой информации.
· Безопасность.
· Простота в эксплуатации.
· Простота физической реорганизации.
· Возможность централизованного управления.
· Упрощение приложений.
Базы данных призваны ликвидировать неприятности, присущие системам на основе файлов, и они это успешно делают, но по сравнению с ними они тоже имеют некоторые недостатки. Объективно - это довольно высокая стоимость и необходимость специальной подготовки, что в простейших случаях хранения данных представляется излишним. Субъективно - пользователь нередко хочет видеть данные в своих файлах без посредников в виде СУБД. Кроме того, при переходе к использованию БД наблюдается снижение ответственности исполнителя, что влияет на достоверность данных. В свою очередь, достоверность трудно контролировать из-за отсутствия избыточности. Возникают проблемы и с защитой данных, для этого требуются специальные мероприятия.
1. ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР MS EXCEL
1.1 ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ТАБЛИЧНОМ ПРОЦЕССОРЕ MS EXCEL
excel access таблица база
Табличный процессор - комплекс взаимосвязанных программ, предназначенный для обработки электронных таблиц. Электронная таблица - компьютерный эквивалент обычной таблицы, состоящей из строк и столбцов, на пересечении которых располагаются клетки, в которых содержится числовая информация, формулы или текст. Это наиболее удобная форма представления данных. Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных данных, расчёт по которым выполняется автоматически. Изменение любого входного данного приводит к пересчёту всех связанных с ним значений, при этом происходит обновление всей таблицы.
В составе табличных процессоров имеются встроенные математические функции и алгоритмы статистической обработки данных, мощные средства для связи таблиц между собой, создания и редактирования электронных баз данных. Специальные средства позволяют автоматически получать и распечатывать настраиваемые отчёты с использованием десятков различных типов таблиц, графиков, диаграмм, снабжать их комментариями и графическими иллюстрациями.
Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчётов вручную или специального программирования.
Наиболее распространёнными средствами для работы с документами, имеющими табличную структуру, являются программы MICROSOFT EXCEL и LOTUS.
1.1.1 Запуск MS Excel
Запуск табличного процессора MS EXCEL можно осуществлять одним из следующих способов:
· с использованием главного меню ОС Windows (выполнить команду ПУСК
-ПРОГРАММЫ- MICROSOFT OFFICE- MICROSOFT OFFICE EXCEL);
· с использованием ярлыка MS EXCEL, находящегося на рабочем столе.
1.1.2 Основные термины и определения
Рабочая книга - это файл, создаваемый в табличном процессоре MS EXCEL. Рабочая книга состоит из рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены латинскими буквами (максимальное количество столбцов 256). Строки последовательно нумеруются цифрами от 1 до 65536.
Ячейка - минимальный элемент хранения данных. Образуется на пересечении столбцов и строк таблицы. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой. Все операции производятся в активной ячейке.
Адрес - обозначение ячейки, сочетает в себе имя столбца и номер строки, на пересечении которых она расположена, например B10. Адреса ячеек используются при записи формул.
Диапазон ячеек - данные, расположенные в соседних ячейках. На диапазон можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны. Диапазон обозначают, указывая через двоеточие адреса ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например А1: С15.
Формула - совокупность числовых констант, ссылок на ячейки (адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях) и функций, соединённых знаками математических операций. Если текущая ячейка содержит формулу, то она отображается в строке формул.
Функция - встроенная в MS EXCEL программа с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов функции, стоящих в скобках после ее имени. Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. В электронных таблицах могут быть представлены следующие виды функций: математические, статистические, текстовые, логические; финансовые, функции даты и времени и др.
Диаграмма - графическое представление данных числового типа.
1.1.3 Интерфейс MS Excel
После запуска MS EXCEL структура рабочего листа будет соответствовать рисунку:
Рисунок 1 - Интерфейс MS Excel
Строка МЕНЮ содержит пункты, в которых тематически сгруппированы все команды, имеющиеся в распоряжении пользователя и обеспечивают доступ к командам:
МЕНЮ ФАЙЛ - управление Рабочей книгой в целом;
МЕНЮ ПРАВКА - редактирование Рабочей книги;
МЕНЮ ВИД - управляющие видом интерфейса окна Рабочей книги;
МЕНЮ ВСТАВКА - организующие вставку в Рабочую книгу;
МЕНЮ ФОРМАТ - форматирование Рабочей книги;
МЕНЮ СЕРВИС - настройки программы MS EXCEL и дополнительных возможностей по редактированию Рабочей книги;
МЕНЮ ДАННЫЕ - обработка данных;
МЕНЮ ОКНО - управляющие расположением окон Рабочих книг и выбором активной Рабочей книги;
МЕНЮ СПРАВКА - организующие получение справочной информации по MS EXCEL.
Панель инструментов Стандартная - содержит элементы управления файловыми операциями, редактированием, экранным отображением:
Строка формул - строка для ввода и отображения данных в активной ячейке.
Текущий рабочий лист - рабочий лист, выведенный в окне MS EXCEL, с которым ведётся работа.
Ярлычки рабочих листов - кнопки, отображают названия рабочих листов и используются для смены текущего рабочего листа.
Текущая ячейка - активная ячейка, в которой выполняются операции ввода и редактирования данных.
Строка номера текущей ячейки - отображение адреса текущей ячейки или размера выделенного диапазона ячеек.
Имя столбца - обозначение столбца.
Номер строки - обозначение строки.
Содержимое текущей ячейки - данные, размещённые в текущей ячейке (текст, число или формула).
Выделенный диапазон ячеек - группа ячеек, с которой можно производить действия как с единым объектом.
Маркер заполнения - активный элемент рамки текущей ячейки, используемый при выполнении операций копирования и автозаполнения.
1.2 ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С РАБОЧЕЙ КНИГОЙ MS EXCEL
1.2.1 Технология создания рабочей книги
Рабочая книга - наиболее распространённый способ хранения информации в MS EXCEL в виде файла с расширением . XLS.
Для создания Рабочей книги используется команда ФАЙЛ-СОЗДАТЬ или кнопка <Создать>. Структура Рабочей книги использует один из готовых шаблонов, который либо задаётся по умолчанию, либо его параметры задаёт пользователь.
Рабочая книга может содержать расположенные в произвольном порядке 255 листов различных типов. Лист имеет матричную структуру - состоит из ячеек, расположенных на пересечении строк и столбцов. Размер рабочего листа определяется системой по умолчанию. Максимально возможное число столбцов - 256, строк - 16384. Листы - служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов.
Для Рабочей книги стандартные установки определяются командой СЕРВИС-ПАРАМЕТРЫ, путём изменения данных во вкладках диалогового окна Параметры. К основным вкладкам стандартных установок относятся:
Общие - обеспечивает установку различных параметров рабочей книги (число листов в новой рабочей книге, шрифтовое оформление данных Рабочей книги (тип шрифта и его размер), стиль ссылок (адрес ячейки представляется в различном виде) и др.);
Вид - обеспечивает изменение внешнего вида экранного отображения таблицы (параметры окна: авторазбиение на страницы, вывод формул вместо значений, вывод сетки, вывод заголовков строк и столбцов, отображение строки формул, строки состояния, нулевых значений в виде нуля или как пусто и др.);
Вычисления - обеспечивает управление порядком вычисления формул (автоматически при изменении значений аргументов либо под управлением пользователя - вручную), числом итераций, уровнем точности для хранения данных, используемой системой дат;
Правка - обеспечивает установку параметров ввода, редактирования, копирования и перемещения данных (редактирование прямо в ячейке, перемещение и копирование ячеек с использованием перетаскивания, установка фиксированного десятичного формата и др.);
Проверка ошибок - обеспечивает автоматическую проверку работоспособности введённой в ячейку формулы по различным признакам.
1.2.2 Технология создания шаблона таблицы и ввода исходных данных
В ячейки рабочего листа вводятся два типа данных: постоянные значения (константы) и формулы.
Формулы строятся как выражения для вычисления нового значения. Формулы содержат константы, ссылки на ячейки (адреса или имена), функции, операторы.
Константы делятся на числовые, текстовые (символьные), логические, типа дата/время.
Текстовые (символьные) данные имеют описательный характер и представляют собой последовательность букв, цифр, специальных символов. В качестве их первого символа часто используется апостроф, а иногда - кавычки или пробел.
Числовые данные могут содержать цифры от 0 до 9, а также спецсимволы + - Е е ( ) . , $ % /. Эти данные не могут содержать алфавитных и специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции, наиболее распространенные форматы числовых данных: основной, с фиксированным количеством десятичных знаков (в качестве разделителя используется точка), процентный, денежный.
Логические данные могут принимать только два значения, например: Да или Нет.
Дата/время могут принимать значения календарных дат и текущего времени.
1.2.3 Ввод и редактирование данных
Ввод и редактирование данных осуществляется непосредственно в текущей ячейке или в строке формул. Место ввода отмечается курсором. Для ввода в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую информацию. Вводимые символы отображаются как в ячейке, так и в строке формул. По завершению ввода необходимо нажать клавишу <Enter>. После этого вводимая информация будет записана в ячейку.
Основные приёмы редактирования информации в ячейке аналогичны рассмотренным в предыдущей главе.
1.2.4 Форматирование содержимого ячеек
Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду МЕНЮ ФОРМАТ-ЯЧЕЙКИ или команду контекстного меню ФОРМАТ ЯЧЕЕК. К основным вкладкам диалогового окна Формат ячеек относятся:
Число - позволяет выбрать числовой формат вводимых значений (общий формат позволяет вводить как текстовую так и числовую информацию, остальные форматы позволяют вводить информацию только своего вида);
Выравнивание - позволяет определить способ выравнивания и ориентацию информации в ячейке, а также установить способ переноса по словам и объединить смежные ячейки;
Шрифт - позволяет изменять параметры шрифта в выделенных ячейках;
Граница - позволяет создать различные способы обрамления таблицы;
Вид - позволяет задать различные способы цветового оформления таблицы.
Типовые технологические операции с блоками ячеек
Часто в операциях обработки используется не отдельная ячейка, а блок ячеек.
Блок - прямоугольная область смежных или несмежных (расположенных в разных местах) ячеек.
Правила выполнения операций с блоками ячеек
Последовательность выполнения:
выделяется блок ячеек - объект действия;
выбирается команда меню для выполнения действия.
Выделение блока несмежных ячеек выполняется при нажатой клавише <Ctrl>.
Операции перемещение, копирование, вставка, удаление выполняются только для блока смежных ячеек.
1.3 ТЕХНОЛОГИЯ ПОСТРОЕНИЯ ДИАГРАММ И ГРАФИКОВ
В программе EXCEL термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.
Диаграмма представляет собой объект, внедрённый на один из листов Рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе (часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.
Для построения диаграммы используют Мастер диаграмм, который запускается нажатием кнопки <Мастер диаграмм> на панели инструментов Стандартная или командой ВСТАВКА- ДИАГРАММА.
При построении диаграмм рекомендуется заранее выделить область, содержащую данные, которые будут на ней отображаться. Работа с Мастером диаграмм выполняется за четыре шага, на каждом из которых используются соответствующие диалоговые окна: тип диаграммы, источник данных диаграммы, параметры диаграммы, размещение диаграммы.
После окончания работы с каждым из окон следует нажать на кнопку <Далее>. Построение диаграммы завершается нажатием на кнопку <Готово>.
Тип диаграммы - предназначено для выбора формы диаграммы. Доступные формы перечислены в списке Тип на вкладке Стандартные. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (палитра Вид), из которых следует выбрать наиболее подходящий. На вкладке Нестандартные отображается набор полностью сформированных типов диаграмм с готовым форматированием.
Источник данных диаграммы - предназначено для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма. Если диапазон данных был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в верхней части окна появится приблизительное отображение будущей диаграммы. Если данные образуют единый прямоугольный диапазон, то их удобно выбирать при помощи вкладки Диапазон данных. Если данные не образуют единой группы, то информацию для построения отдельных рядов данных задают на вкладке Ряд.
Параметры диаграммы - предназначено для выбора оформления диаграммы. На вкладках окна задаются:
· название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки);
· отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси);
· отображение сетки линий, параллельных осям координат (вкладка Линии сетки);
· описание построенных графиков (вкладка Легенда);
· отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (вкладка Подписи данных);
· представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных).
В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.
Размещение диаграммы - предназначено для указания места размещения диаграммы (на отдельном или имеющемся листе).
Индивидуальное задание для самостоятельной работы. Вариант №10
1. В табличном процессоре MS ЕXCEL создайте новую рабочую книгу и сохраните её под именем Вариант №10 в созданной папке.
2. Создайте и заполните таблицу, представленную на рисунке. Постройте диаграмму изменения данных.
|
Фамилия |
Информатика |
Физика |
Математика |
Общий балл за сессию |
|
|
Иванова |
3 |
3 |
2 |
||
|
Петров |
5 |
5 |
5 |
||
|
Сидорова |
3 |
4 |
4 |
||
|
Васин |
2 |
2 |
3 |
||
|
Гущин |
5 |
4 |
5 |
||
|
Средн. балл по дисцип. |
Технология выполнения
1. Создайте новую рабочую книгу, выполнив команду ФАЙЛ-СОЗДАТЬ
в панели Создание книги выберите шаблон - Чистая книга.
2. Установите требуемые параметры настройки. Выполните команду СЕРВИС-ПАРАМЕТРЫ, установив флажки в требуемых вкладках:
во вкладке ОБЩИЕ в позициях:
· Листов в новой книге - 3;
· Стандартный шрифт - Arial Cyr, Размер - 12.
· Параметры - флажки в следующих позициях: Всплывающие подсказки для функций и Помнить список файлов, до 4;
во вкладке ВИД в позициях:
Отображать - строку формул, строку состояния;
Объекты - отображать;
Параметры окна - авторазбиение на страницы, сетка, заголовки строк и столбцов, горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки, ярлычки листов, нулевые значения;
Сохраните Рабочую книгу, выполнив команду ФАЙЛ-СОХРАНИТЬ КАК:
Имя файла наберите - Вариант №10;
Тип файла выберите - Книга Microsoft Office Excel;
Нажмите кнопку <Сохранить>.
Закройте Рабочую книгу, выполнив команду ФАЙЛ- ВЫХОД.
Рисунок 2- Книга
3. Выделите блок ячеек, для которых будет построена диаграмма.
4. Запустите Мастер диаграмм одним из перечисленных способов:
а) нажмите кнопку <Мастер диаграмм> на панели инструментов Стандартная;
б) выполните команду ВСТАВКА- ДИАГРАММА: в диалоговом окне Тип диаграммы во вкладке Стандартные выберите в списках:
· Тип - Гистограмма;
· Вид выберите - Обычная;
· нажмите кнопку <Далее>;
В диалоговом окне Диапазон данных во вкладке Диапазон данных:
· установите флажок в позиции - Ряды в столбцах;
· нажмите кнопку <Далее>;
В диалоговом окне Параметры диаграммы во вкладке Заголовки введите в позициях:
· Название диаграммы - Диаграмма изменения данных;
· Ось х введите - Фамилия;
· Ось у введите - Оценка;
· нажмите кнопку <Далее>.
Рисунок 3 - Диаграмма
2. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ СУБД MS ACCESS
2.1 ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СУБД MS ACCESS
База данных - это организованная структура, предназначенная для хранения данных, информации и методов доступа к ним.
С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения её содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.
СУБД MS ACCESS позволяет создавать и использовать объекты семи различных типов: таблицы, запросы, формы, отчёты, страницы, макросы и модули. СУБД MS ACCESS предоставляет несколько средств создания каждого из основных объектов базы. Эти средства можно классифицировать как:
ручные - разработка объектов в режиме конструктора;
автоматизированные - разработка с помощью программ- мастеров;
автоматические - средства ускоренной разработки простейших объектов.
При разработке таблиц и запросов рекомендуется использовать ручные средства - работать в режиме конструктора.
При разработке форм, отчётов и страниц доступа лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставляемыми мастерами.
2.1.1 Запуск MS Access
Запуск СУБД MS ACCESS можно осуществлять одним из следующих способов: с использованием главного меню ОС Windows (выполнить команду Пуск-Программы®Microsoft Office®Microsoft Office Access) с использованием ярлыка MS ACCESS, находящегося на рабочем столе.
2.1.2 Основные термины и определения
Таблица - основной объект базы данных. Структура таблицы определяется свойствами её полей. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. В таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, и структура базы (поля, их типы и свойства).
Поля базы данных - основной структурный компонент таблицы базы данных. Поля определяют групповые свойства хранящихся в них данных.
Записи - группа связанных между собой элементов данных. В базах данных информация структурирована по отдельным записям. Характер связи между записями определяет тип организации базы данных (иерархическая или реляционная).
Формы - средства для ввода и корректировки данных в специально выбранных полях.
Запросы - средства для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.
Отчёт - средство вывода информации из базы данных (распечатка содержимого базы данных).
Страницы - особый объект базы данных, выполненный на языке HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый вместе с ней пользователю. Этот объект сам по себе не является базой данных, но содержит компоненты связи Web-страницы с базой данных. Страницы осуществляют взаимодействие между пользователем, сервером и базой данных, размещенной на сервере.
Макросы - объекты, предназначенные для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, представляют собой последовательность внутренних команд СУБД.
Модули - объекты, предназначенные для создания новых нестандартных функциональных возможностей СУБД (повышение быстродействия и уровня защиты) путём программирования на внешнем языке.
2.1.3 Интерфейс МS Access
После запуска MS ACCESS структура окна программы будет соответствовать нижеприведённому рисунку.
Рисунок 4 - Интерфейс MS Access
Строка МЕНЮ содержит пункты, в которых тематически сгруппированы все команды, имеющиеся в распоряжении пользователя:
МЕНЮ ФАЙЛ - обеспечивает доступ к командам управления базами данных в целом;
МЕНЮ ПРАВКА - обеспечивает доступ к командам редактирования базы данных;
МЕНЮ ВИД - обеспечивает выбор объектов базы данных и организует доступ к командам, управляющим видом интерфейса базы данных;
МЕНЮ ВСТАВКА - обеспечивает доступ к командам, организующим вставки объектов в базу данных;
МЕНЮ СЕРВИС - обеспечивает доступ к командам настройки программы MS ACCESS и дополнительных возможностей по редактированию базы данных;
МЕНЮ ОКНО - обеспечивает доступ к командам, управляющим расположением окон баз данных и выбора активного окна;
МЕНЮ СПРАВКА - обеспечивает доступ к командам, организующим получение справочной информации по MS АССESS.
Окно База данных - обеспечивает управление созданием и редактированием объектов базы данных.
Панель объектов - содержит элементы управления для вызова семи объектов базы данных или групп.
Панель управления объектом - содержит элементы управления для обработки выбранного объекта.
2.2 ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С БАЗОЙ ДАННЫХ В СУБД MS ACCESS
2.2.1 Технология создания базы данных
Для создания нового файла необходимо выполнить следующие действия: запустить программу MS ACCESS; выполнить команду меню ФАЙЛ-СОЗДАТЬ или нажать кнопку <Создать файл> панели инструментов Стандартная; в панели Создание файла нажать на кнопку <Новая база данных>; в открывшемся окне Файл новой базы данных выбрать размещение и указать имя создаваемого файла, нажать на кнопку <Создать>.
2.2.2 Структура таблицы базы данных
Структура базы данных определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Основными объектами любой базы данных являются её таблицы. Элементами таблицы являются записи (строки), которые состоят из полей (столбцов). Поля базы данных не просто определяют структуру базы, они ещё определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены некоторые основные свойства полей таблиц баз данных СУБД MS ACCESS.
Имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).
Размер поля - определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.
Формат поля - определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.
Тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле:
Текстовый - тип данных для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).
Поле Мемо - специальный тип данных для хранения больших объёмов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.
Числовой - тип данных для хранения числовых значений.
Дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.
Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.
Счётчик - специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование - для порядковой нумерации записей.
Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например "да" или "нет").
Поле объекта OLE - специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных. Реально, конечно, такие объекты в таблице не хранятся. Как и в случае полей MEMO, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них (иначе работа с таблицами была бы чрезвычайно замедленной).
Гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.
Список полей - построчно содержит имена полей, имеющихся в составе таблицы, и позволяет построчно осуществлять ввод имён для новых полей. По умолчанию имя поля становится именем столбца таблицы.
Список типов полей - позволяет выбрать тип поля из раскрывающегося списка.
Кнопка выбора типа поля - элемент управления для выбора типа поля. Кнопка отображается только после введённого имени поля.
Панель редактирования свойств полей - содержит список свойств выделенного поля: размер поля, формат поля и т.д. Свойства полей можно не изменять (назначать по умолчанию) или редактировать; закрыть окно конструктора с сохранением сформированной структуры и указанием имени таблицы.
Мастер подстановок - это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.
2.2.3 Технология создания таблиц
СУБД MS ACCESS предоставляет несколько средств создания таблиц: ручные (создание таблицы в режиме конструктора или путём ввода данных) и автоматизированные (разработка с помощью мастера). Работа мастера основана на применении большого количества шаблонов таблиц, при этом пользователь может выбрать требуемые поля из шаблонов. Для качественного освоения технологии создания таблицы, рекомендуется использовать ручные средства.
Для создания новой таблицы базы данных в режиме конструктора необходимо выполнить следующие действия в окне База данных:
· на панели объектов нажать на кнопку - Таблицы;
· на панели управления объектом выбрать - Создание таблицы в режиме конструктора;
· в окне конструктора сформируйте структуру таблицы (заполните список полей с указанием их типов);
Список полей - построчно содержит имена полей, имеющихся в составе таблицы, и позволяет построчно осуществлять ввод имён для новых полей. По умолчанию имя поля становится именем столбца таблицы.
Список типов полей - позволяет выбрать тип поля из раскрывающегося списка.
Кнопка выбора типа поля - элемент управления для выбора типа поля. Кнопка отображается только после введённого имени поля.
Панель редактирования свойств полей - содержит список свойств выделенного поля: размер поля, формат поля и т.д. Свойства полей можно не изменять (назначать по умолчанию) или редактировать; закрыть окно конструктора с сохранением сформированной структуры и указанием имени таблицы.
2.2.4 Технология ввода и редактирования данных
Созданную таблицу открывают в окне База данных двойным щелчком левой кнопки мыши на её значке. Новая таблица не имеет записей - только названия столбцов, характеризующие структуру таблицы. Заполнение таблицы данными производится обычным порядком. Очередная запись вводится в конец таблицы. Ввод в определённую ячейку таблицы (выделенную курсором) осуществляется путём набора информации на клавиатуре и последующим нажатием клавиши <Enter> или <Tab>. При окончании ввода данных в последнее поле записи MS ACCESS сам переходит на первое поле новой записи и ожидает ввода данных.
Редактировать данные в ячейке таблицы можно с полной или с частичной их заменой. Для полной замены данных необходимо подвести курсор к редактируемой ячейке, а затем набрать (ввести) новую информацию. При частичной замене данных можно использовать курсор мыши или функциональную клавишу <F2> с целью изменения положения курсора ввода.
Для удаления записи её необходимо выделить (щелкнуть по области маркера записи) и нажать клавишу <Del>, или выполнить команду меню ПРАВКА-УДАЛИТЬ. В выводимом на экран запросе подтвердить удаление.
2.2.5 Технология поиска и отбора данных
MS ACCESS предоставляет довольно широкий спектр возможностей для поиска и отбора информации в базах данных. К таким средствам можно отнести использование команд поиска, фильтрации, сортировки, создания и использования запросов.
Запросы - это средства для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю для обработки в удобном виде. Особенность запросов состоит в том, что они выбирают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу.
С помощью запросов с данными могут выполняться следующие операции: отбор, сортировка, фильтрация данных, преобразование по заданному алгоритму, создание новой таблицы, выполнение автоматического наполнения таблиц, импортированными из других источников, выполнение простейших вычислений в таблицах. В MS ACCESS есть несколько типов запросов.
Запрос на выборку - является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями).
Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении которого устанавливается диалог с пользователем, с целью определения параметров отбора данных.
Перекрестные запросы - используют для расчётов и представления данных в структуре, удобной для их анализа.
На удаление записи - удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри неё.
На обновление записи - вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.
На добавление записей - добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.
На создание таблицы - создаёт новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.
Запрос SQL - это запрос, создаваемый на языке SQL (Structured Query Language) используется при создании запросов к серверу базы данных.
Самым распространённым типом запроса является запрос на выборку. Для его создания с помощью конструктора необходимо выполнить следующие действия в окне База данных:
· на панели объектов нажать на кнопку - Запросы;
· на панели управления объектом выбрать - Создание запроса в режиме конструктора;
· в окне Добавление таблицы выбрать объект (используя вкладки Таблицы, Запросы, Таблицы и запросы), для которого формируется запрос. Для завершения работы необходимо нажать на кнопки <Добавить> и <Закрыть>;
· в окне Запрос на выборку (структура которого приведена рисунке) создать структуру запроса, выполнив следующие действия:
· в таблице, приведенной в области Структура таблицы, двойным щелчком левой кнопки мыши выбрать названия тех полей, которые должны войти в запрос (имена выбранных полей и таблиц автоматически появляются а строках Поле и Имя таблицы, области Структуры запроса;
При необходимости установить параметры сортировок, вывода на экран и отбора данных с помощью указателей соответствующих строк:
Сортировка - позволяет для каждого поля выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию. В запросе данные будут отсортированы по тому полю, для которого задан порядок сортировки. Возможна многоуровневая сортировка - сразу по нескольким полям слева направо;
Вывод на экран - позволяет устанавливать вывод содержимого полей на экран;
Условие отбора - позволяет для каждого поля задать индивидуальное условие для отбора данных. Для указания условий отбора данных и для создания вычисляемых полей в запросах используются выражения; закрыть окно Запрос на выборку с сохранением сформированной структуры и указанием имени запроса.
2.2.6 Технология создания форм
Формы - это средства для ввода и корректировки данных в специально выбранных полях. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счётчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочие) для автоматизации ввода. Автоматизированные средства предоставляет Мастер форм - специальное программное средство, создающее структуру формы в режиме диалога с разработчиком.
Для создания формы с помощью Мастера форм необходимо выполнить следующие действия в окне База данных:
· на панели объектов нажать на кнопку - Формы;
· на панели управления объектом выбрать - Создание формы с помощью мастера.
Дальнейшая работа осуществляется в окне Создание форм в четыре этапа. Каждый этап завершается нажатием на кнопку <Далее>. Создание формы завершается нажатием на кнопку <Готово>.
На первом этапе - осуществляется выбор таблицы и полей, которые войдут в форму.
На втором этапе - осуществляется выбор внешнего вида формы.
На третьем этапе - осуществляется выбор стиля оформления формы.
На четвёртом этапе - осуществляется сохранение формы под заданным именем и её открытие.
2.2.7 Технология создания отчетов
Отчёты - это средства форматированного (оформленного) вывода информации из базы данных на печатающее устройство (распечатка таблицы, формы или запроса базы данных). При создании отчётов должны учитываться параметры принтера и параметры используемой бумаги.
Все отчёты подразделяются на следующие виды:
· простой - распечатка содержимого базы данных из режимов таблицы или формы;
· детальный - содержит дополнительные управляющие элементы вывода содержимого базы данных;
· автоотчёт - служит для создания отчёта, в котором выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Автоотчёт бывает двух видов: "в столбец" и "ленточный".
СУБД MS ACCESS предоставляет несколько средств создания отчётов: ручные (режим конструктора позволяет редактировать структуру отчёта), автоматические (реализованы автоотчётами) и автоматизированные (с помощью мастера отчётов).
Для создания отчёта с помощью Мастера отчётов необходимо выполнить следующие действия в окне База данных:
· на панели объектов нажать на кнопку - Отчёты;
· на панели управления объектом выбрать - Создание отчёта с помощью мастера.
Дальнейшая работа осуществляется в окне Создание отчётов за шесть этапов. Каждый этап завершается нажатием на кнопку <Далее>. Создание отчёта завершается нажатием на кнопку <Готово>.
На первом этапе - осуществляется выбор таблицы (запроса) и полей, которые войдут в отчёт.
На втором этапе - осуществляется добавление уровня группировки.
На третьем этапе - задается требуемый порядок сортировки.
На четвертом этапе - выбирается вид печатного макета для отчёта.
На пятом этапе - выбирается стиль оформления.
На шестом этапе - осуществляется сохранение отчёта под заданным именем и его открытие для просмотра или редактирования.
Индивидуальное задание для самостоятельной работы. Вариант №17
1. В СУБД MS ACCESS создайте новую базу данных под именем Вариант17 и сохраните её в созданной папке.
2. Используя режим конструктора, создайте новую таблицу базы данных под именем Одежда (на пять записей) на основе приведённой таблицы:
|
№ |
Наименование товара |
Размер |
Кол-во |
Цена |
|
|
1 |
Сапоги |
39 |
15 |
1130 |
3. Используя Мастер форм, создайте новую форму со следующими параметрами:
внешний вид - ленточный; стиль - камень; имя - Одежда.
4. Используя Конструктор, сформируйте запрос на выборку для вывода данных о товаре по цене 1130.
5. Используя Мастер, создайте новый отчёт со следующими параметрами: без группировки и сортировки; макет - столбец; ориентация - альбомный; стиль - сжатый; имя - Одежда.
Технология выполнения
1. Создайть новую базу данных, выполнив команду ФАЙЛ- СОЗДАТЬ:
· в панели Создание файла выберите - Новая база данных;
· в позиции Имя файла наберите - Вариант №17;
· в позиции Тип файла выберите - База данных Microsoft Office Access;
· нажмите кнопку <Создать>.
Сформируйте структуру таблицы базы данных. В окне База данных:
· на панели объектов нажать на кнопку - Таблицы;
· на панели управления объектом выбрать - Создание таблицы в режиме конструктора;
· в окне конструктора сформируйте структуру таблицы (заполните список полей с указанием их типов), выполнив следующие действия (на примере поля Номер):
· введите в ячейку столбца Имя поля - НОМЕР; перейдите в столбец Тип данных - с помощью клавиши <Tab> или стрелок управления курсором нажмите на кнопку <Список типов полей>, в появившемся списке выберите - ЧИСЛОВОЕ;
· с помощью клавиши <F6> переключитесь на Панель редактирования свойств полей и откорректируйте размер поля (целое);
· выполните аналогичные действия для остальных полей таблицы;
· закройте окно конструктора, при этом:
· в панели Сохранить изменения - нажмите кнопку <Да>; в панели Сохранение - укажите имя таблицы - ГРУППА, нажмите кнопку <ОК>;
· в панели Ключевые поля не заданы нажмите кнопку - <НЕТ>;.
Рисунок 5 - Таблица «Одежда»
2. Создать новый запрос. Для этого в окне База данных:
· на панели объектов нажмите кнопку - Запросы;
· на панели управления объектом выберите - Создание запроса в режиме конструктора;
· в окне Добавление таблицы нажмите на значок таблицы «Одежда», затем нажмите на кнопки <Добавить> и <Закрыть>;
· в окне Запрос на выборку в области Структура таблицы: двойным щелчком левой кнопки мыши из таблицы.
«Одежда» перенесите в строку ПОЛЕ все поля таблицы. В столбце «Цена», в строке УСЛОВИЕ ОТБОРА наберите ="1130";
Рисунок 6 - Запрос
3. Создайте новую форму, для этого в окне База данных:
· на панели объектов нажмите кнопку - Формы;
· на панели управления объектом выберите - Создание формы с помощью мастера;
· в окне Создание формы (первый этап):
· в списке Таблицы и запросы выберите - таблица «Одежда»; в списке Доступные поля выберите все поля, нажмите на кнопку >>. Нажмите кнопку <Далее>;
· в окне Создание формы (второй этап): выберите внешний вид формы - ЛЕНТОЧНЫЙ; нажмите кнопку <Далее>;
· в окне Создание формы (третий этап): выберите требуемый стиль формы - КАМЕНЬ; нажмите кнопку <Далее>;
· в окне Создание формы (четвёртый этап): задайте имя формы - ОДЕЖДА;
· установите флажок в позиции - Открыть форму для просмотра и ввода данных;
· нажмите кнопку <Готово>;
Просмотрите имеющиеся записи в режиме формы, используя строку ЗАПИСЬ.
Рисунок 7 - Форма
4. Создайте новый отчёт, для этого в окне База данных:
· на панели объектов нажмите кнопку - Отчёты;
· на панели управления объектом выберите - Создание отчёта с помощью мастера;
В окне Создание отчётов (первый этап):
· в списке Таблицы и запросы выберите - таблица ОДЕЖДА;
· в списке Доступные поля, нажмите на кнопку >>, обратите внимание, что в списке выбранные поля появятся все выбранные поля таблицы. Нажмите кнопку <Далее>.
В окне Создание отчётов (второй этап):
· уровень группировки не устанавливайте;
· нажмите кнопку <Далее>.
В окне Создание отчётов (третий этап):
· порядок сортировки не устанавливайте;
· нажмите кнопку <Далее>.
В окне Создание отчётов (четвёртый этап):
· в позиции Макет установите флажок - выровненный;
· в позиции Ориентация установите флажок - альбомная;
· нажмите кнопку <Далее>.
В окне Создание отчётов (пятый этап):
· выберите требуемый стиль отчёта - Сжатый;
· нажмите кнопку <Далее>;
В окне Создание отчётов (шестой этап): задайте имя отчёта - ОДЕЖДА; установите флажок - Просмотреть отчёт; нажмите кнопку <Готово>.
· Закройте отчёт.
Рисунок 8 - Отчет
Заключение
В данной работе было рассмотрено практическое применение приложения Office: MS Excel и MS Access. По поставленной задаче была создана табличная форма и диаграмма изменения данных.
Excel - это программа, которая относится к категории электронных таблиц и является частью пакета Microsoft Office. Одним из основных достоинств Excel является её универсальность. В Excel наиболее развиты средства для выполнения различных вычислений над числами. Но её можно применять и для решения множества других задач, не относящихся к числовым.
В MS Access рассмотрены функциональные возможности базы данных. Создали базу данных, выполнили запрос на выборку, отчет с группированием и новую форму с параметрами.
Приложение Access позволяет специалистам по работе с информацией отслеживать данные и составлять по ним отчеты и интерактивные возможности конструирования, не требующие глубоких знаний в области баз данных. Данные можно предоставлять в общий доступ, размещая их в Интернете.
Список литературы
1. Андреев А.В., Беккерман Б.И., Гриднев В.И. Основы информатики и вычислительной техники. Ростов-на-Дону.: Феникс, 2002.
2. Будилов В. Основы программирования для Интернет. - СПб.: БХВ-Петербург, 2003.
4. Йордан Э. Управление сложными Интернет-проектами. - М.: ЛОРИ, 2002.
5. Каймин В.А., Касаев Б.С. Информатика: практикум на ЭВМ. М.: ИНФРА-М, 2001-2003.
6. Каймин В.А. Информатика. Учебник для дистанционного обучения. - М.: МЭСИ, 1999.
7. Каймин В.А. Информатика. Учебник, 5-ое издание. - М.: ИНФРА-М, 2007.
8. Калягин Д.О. Интеллектуальная собственность. - М.: НОРМА, 2000.
9. Ляхов Д. Linux для начинающих. М.: Бестселлер, 2003.
10. Рихтер А.Г. Право вые основы журналистики. - М.: МГУ, 2002.
11. Соколова А.Н., Геращенко Н.И. Электронная коммерция. - М.: Открытые системы,
12. Соммервил И. Инженерия программного обеспечения. - М.: Вильямс, 2002.
13. Серго А. Интернет и право. - М.: Бестселлер, 2003.
14. Успенский И. Энциклопедия Интернет-бизнеса. - СПб.: Питер, 2001.
15. Фигурно в З.В. IВM РС для пользователя. - М.: ИНФРА-М, 1999-2003.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Виды связей между объектами в системе управления базами данных MS Access. Ввод и редактирование данных в таблицах, обработка информации базы данных. Архитектура БД по принципу файл-сервер. Создания формы в окне базы данных, использование отчетов.
презентация [511,9 K], добавлен 20.01.2014Понятие базы данных в Microsoft Access, описание таблицы как объекта. Назначение запросов, форм, отчетов и страниц. Макросы и модули в СУБД. Порядок создания базы данных, ввод описания поля. Свойства полей таблиц. Построение реляционной модели данных.
презентация [389,6 K], добавлен 18.01.2014Основные этапы проектирования базы данных. Access как система управления базами данных (СУБД), ее предназначение, отличительные возможности. Работа с таблицами, их создание и редактирование. Порядок создания запросов. Способы защиты баз данных.
лабораторная работа [3,1 M], добавлен 18.08.2009Формирование списков с целью быстрого автозаполнения строк и столбцов. Удаление и вставка строк и столбцов. Вычисление по формулам и построение диаграмм. Поиск данных с использованием авто фильтра. Этапы создания базы данных Access, определение связей.
контрольная работа [5,3 M], добавлен 29.07.2012Краткая характеристика, главные преимущества и область применения MS Access. Базы данных и системы управления базами данных. Описание пошагового создания базы данных, таблиц, форм, запроса и отчета. Особенности и функциональные возможности MS Access.
курсовая работа [3,4 M], добавлен 23.09.2010Техника создания списков, свободных таблиц и диаграмм в среде табличного процессора Microsoft Excel. Технология создания базы данных в среде СУБД Microsoft Access. Приобретение навыков подготовки и демонстрации презентаций в среде Microsoft Power Point.
лабораторная работа [4,8 M], добавлен 05.02.2011Виды и функции системы управления базами данных Microsoft Access. Иерархическая, сетевая, реляционная модель описания баз данных. Основные понятия таблицы базы данных. Особенности создания объектов базы данных, основные формы. Доступ к Internet в Access.
контрольная работа [19,8 K], добавлен 08.01.2011Приложения, позволяющие работать со списками и базами данных. MS Access - классическая система управления базами данных. Понятие списков и данных, особенности их создания в среде MS Office. Расчёт исходящих остатков данных в табличном процессоре MS Excel.
курсовая работа [1,2 M], добавлен 25.04.2013Многотабличные базы данных. Виды связей между таблицами. Создание запросов, форм и отчетов. Работа с текстовым процессором MS Excel, создание таблиц и заполнение их соответствующими расчетами. Создание в MS Access базы данных заданной структуры.
контрольная работа [3,0 M], добавлен 25.03.2014Ввод, редактирование и форматирование данных в табличном редакторе Microsoft Excel, форматирование содержимого ячеек. Вычисления в таблицах Excel при помощи формул, абсолютные и относительные ссылки. Использование стандартных функций при создании формул.
контрольная работа [430,0 K], добавлен 05.07.2010
