Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Украины

Севастопольский национальный технический университет

Кафедра кибернетики и вычислительной техники

Контрольная работа №2

по дисциплине “Экономическая информатика”

на тему: “Табличный процессор Excel. Система управления базами данных Access”

Выполнила : ст.гр. Э и М 11з

Зач.кн.№092583

Зотова А.А.

Проверил: Шахов А.М.

Севастополь 2010г.

1. Табличный процессор Excel

access excel таблица база данные

Табличный процессор Excel - основное средство для работы с данными, представленными в виде таблиц, позволяющее работать с разнообразной информацией, создавать и редактировать таблицы, производить вычисления, поиск информации, строить графики и диаграммы и т.д.

Создание таблиц

1. Автосумма

Щелкните ячейку под столбцом чисел или справа от строки чисел, которые требуется сложить.

На вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Автосумма , а затем нажмите клавишу ВВОД.

8
5
4
2
19

2. Формирование списков с целью быстрого автозаполнения строк и столбцов необходимыми данными

Автозаполнение значительно облегчает ввод данных - достаточно набрать один или несколько символов и повторяющийся текст появится в активной ячейке.

Автозаполнение позволяет выполнять много полезных операций: вводить повторяющиеся данные, продолжать начатые ряды, расширять списки. Эта функция работает с числами, днями недели, месяцами, датами. Для активации автозаполнения нужно всего лишь ввести первое значение ряда и растянуть с помощью маркера на требуемый диапазон.

1 месяц	Пн	Янв
2 месяц	Вт	Фев
3 месяц	Ср	Мар
4 месяц	Чт	Апр
5 месяц	Пт	Май
6 месяц	Сб	Июн

Если же вы хотите заполнить каким-либо элементом ряда весь диапазон, не наращивая числовые значения и не используя список автозаполнения, удерживайте нажатой клавишу Ctrl при выделении маркером автозаполнения.

договор 1	банк	12345
договор 1	банк	12345
договор 1	банк	12345
договор 1	банк	12345
договор 1	банк	12345
договор 1	банк	12345

3. Формирование рядов чисел с использованием арифметической и геометрической прогрессий

1.Укажите не менее двух ячеек, содержащих начальные значения.

Если требуется повысить точность прогноза, укажите дополнительные начальные значения.

2.Перетащите маркер заполнения в нужном направлении для заполнения ячеек возрастающими или убывающими значениями.

Например, если ячейки А1:С1 содержат начальные значения 3,6 и 9, то при протаскивании вправо значения будут возрастать, влево -- убывать.

3	6	9	12	15

4. Удаление и вставка строк и столбцов

Вставка строки или столбца в таблицу

1. Выполните одно из следующих действий.

§ Чтобы вставить одну или несколько строк, выделите одну или несколько строк таблицы, над которыми будут размещены пустые строки.

Совет. Если выделена последняя строка, добавить строку можно как над ней, так и под ней.

§ Чтобы вставить один или несколько столбцов, выделите один или несколько столбцов, слева от которых будут размещены пустые столбцы таблицы.

Совет. Если выбран последний столбец, добавить столбец можно как слева, так и справа от него.

2. На вкладке Главная в группе Ячейки щелкните стрелку рядом с кнопкой Вставить и выполните одно из следующих действий.

3. Выполните одно из следующих действий.

§ Чтобы вставить строки, выберите команду Вставить строки таблицы сверху.

§ Чтобы вставить строку под последней строкой, выберите команду Вставить строки таблицы снизу.

§ Чтобы вставить столбцы, выберите команду Вставить столбцы таблицы слева.

§ Чтобы вставить столбец справа от последнего столбца, выберите команду Вставить столбцы таблицы справа.

Удаление строк и столбцов из таблицы

1. Выделите строки или столбцы таблицы, которые требуется удалить.

Совет. Можно просто выделить одну или несколько ячеек в строках или столбцах таблицы, которые требуется удалить.

2. На вкладке Главная в группе Ячейки, щелкните стрелку рядом с кнопкой Удалить, а затем выберите команду Удалить строки таблицы или Удалить столбцы таблицы.

Совет. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши строки или столбцы, выбрать в контекстном меню команду Удалить, а затем команду Столбцы таблицы или Строки таблицы либо щелкнуть правой кнопкой мыши одну или несколько ячеек в строке или столбце таблицы, выбрать команду Удалить, а затем команду Строки таблицы или Столбцы таблицы.

5. Подведение промежуточных итогов

	январь	февраль	март	апрель	май	июнь	июль	мин	макс	средние
ЧП "Лилюев К. А."	8	9	1	2	6	3	5	1	9	4,8571429
ЧП "Гаврилов"	5	3	2	7	8	8	9	2	9	6
НСК	1	7	4	9	5	2	9	1	9	5,2857143
ТНК	3	8	4	4	2	4	1	1	8	3,7142857
СК УПСК	9	2	6	5	1	6	4	1	9	4,7142857

6. Вычисление по формулам

8	1	5	4	6
4	2	3	7	9
32	2	15	28	54
32	16	24	56	72

7. Мастер диаграмм

С заголовком

С метками времени и легендой

С надписями по осям координат

8. Создание форм

Магазин
тов.№	Модель	IMEI	Страна сборщик	Стоимость (у.е.)	Тип
1	Nokia N73	n7312340987	Финляндия	230	Смартфон
2	Nokia N73 ME	n980989089	Финляндия	260	Смартфон
3	Samsung i400	sgh64728773	Корея	180	Смартфон
4	Samsung i450	sgh647382343	Корея	400	Смартфон
5	Fly SL600	fl555522267	Китай	140	Телефон
6	Nokia 5700	nv537282736	Германия	540	Смартфон
7	Samsung 8580i	nw536262278	Корея	710	КПК
8	Samsung i710	4e57584583	Германия	160	КПК
9	Toshiba g600	th55362778226	Япония	800	КПК
10	Sharp sl11	dsg3536457465	Япония	230	Телефон
11	Motorolla v3i	f3436536436	Китай	200	Телефон
12	Samsung 5230s	gsd64756848	Корея	240	Смартфон
13	Siemens c75	hss43564364	Венгрия	30	Телефон
14	Nokia N95 8Gb	gsdhj54373567	Венгрия	610	Смартфон
15	Vertu cx7000	vert75482w9	Венгрия	3400	Телефон

9. Сортировка строк и столбцов

Числа	Числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа.
Даты	Даты сортируются от самой ранней даты до самой поздней.
Текст	При сортировке алфавитно-цифрового текста Microsoft Excel сравнивает посимвольные значения слева направо. Например, если ячейка содержит текст «A100», Microsoft Excel поместит ее после ячейки, содержащей запись «A1», и перед ячейкой, содержащей запись «A11». Текст, в том числе содержащий числа в текстовом формате, сортируется в следующем порядке: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (пробел) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я Апострофы (') и дефисы (-) игнорируются с единственным исключением: если две строки текста одинаковы, не считая дефиса, текст с дефисом ставится в конец.
Логические значения	Логическое значение ЛОЖЬ ставится перед значением ИСТИНА.
Значения ошибок	Все значения ошибок, таких как #ЧИСЛО! и #ССЫЛКА!, равны.
Пустые ячейки	При сортировке в любом порядке пустые ячейки всегда помещаются в конец списка. Примечание. Пустыми называются незаполненные ячейки. Они отличаются от ячеек, содержащих один или несколько пробелов.

10. Поиск данных с использованием авто фильтра

Поиск значений в списке по вертикали по точному совпадению

Для выполнения этой задачи используются функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.

Пример

Чтобы этот пример проще было понять, скопируйте его на пустой лист.

Копирование примера

1. Создайте пустую книгу или лист.

2. Выделите пример в разделе справки.

Примечание. Не выделяйте заголовки строк и столбцов.



Выделение примера в справке

3. Нажмите клавиши CTRL+C.

4. На листе выделите ячейку A1 и нажмите клавиши CTRL+V.

5. Чтобы перейти от просмотра результатов к просмотру формул, возвращающих эти результаты, нажмите клавиши CTRL+` (знак ударения) или на вкладке Формулы в группе Зависимости формул нажмите кнопку Показать формулы.

A	B
Продукт	Количество
Бананы	38
Апельсины	25
Яблоки	41
Груши	40
Формула	Описание (результат)
=ИНДЕКС(A2:B5;ПОИСКПОЗ("Груши";A2:A5;0);2)	Поиск значения «Груши» в столбце A и возвращение соответствующего значения из столбца B (40).

Приведенная формула использует следующие аргументы.

Формула поиска значений в несортированном диапазоне

A2:B5: Весь диапазон, в котором осуществляется поиск значений.

ПОИСКПОЗ("Груши";A2:A5;0): Функция ПОИСКПОЗ определяет номер строки.

"Груши": Значение для поиска в столбце подстановки.

A2:A5: Столбец для поиска для функции ПОИСКПОЗ.

2: Столбец, из которого возвращается значение. 1 -- это крайний левый столбец.

Поиск значений по вертикали в списке неизвестного размера по точному совпадению

Для выполнения этой задачи используются функции СМЕЩ и ПОИСКПОЗ.

Данный метод целесообразно использовать при поиске данных в ежедневно обновляемом внешнем диапазоне данных. Известна цена в столбце B, но неизвестно, сколько строк данных возвратит сервер, а первый столбец не отсортирован в алфавитном порядке.

Пример

Чтобы этот пример проще было понять, скопируйте его на пустой лист.

Копирование примера

1. Создайте пустую книгу или лист.

2. Выделите пример в разделе справки.

Примечание. Не выделяйте заголовки строк и столбцов.

Выделение примера в справке.

3. Нажмите клавиши CTRL+C.

4. На листе выделите ячейку A1 и нажмите клавиши CTRL+V.

5. Чтобы перейти от просмотра результатов к просмотру формул, возвращающих эти результаты, нажмите клавиши CTRL+` (знак ударения) или на вкладке Формулы в группе Зависимости формул нажмите кнопку Показать формулы.

A	B
Продукт	Количество
Бананы	38
Апельсины	25
Яблоки	41
Груши	40
Формула	Описание (результат)
=СМЕЩ(A1;ПОИСКПОЗ("Груши";A2:A5; 0);1)	Поиск значения «Груши» в столбце A и возвращение соответствующего значения из столбца B (40).

Приведенная формула использует следующие аргументы.

A1: Левая верхняя ячейка диапазона, называемая начальной ячейкой.

ПОИСКПОЗ("Груши";A2:A5; 0): Функция ПОИСКПОЗ определяет номер строки под начальной ячейкой для поиска искомого значения.

"Груши": Значение для поиска в столбце подстановки.

A2:A5: Столбец для поиска для функции ПОИСКПОЗ. Не включайте начальную ячейку в этот диапазон.

1: Число столбцов для поиска искомого значения, расположенных справа от начальной ячейки.

11. Поиск данных с использованием расширенного фильтра

Чтобы выполнить отбор диапазона ячеек с помощью сложных условий (Условие. Ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в список результатов запроса. Например, следующее условие отбирает только записи, значение поля «Сумма заказа» которого больше 30000: Сумма заказа > 30000.) отбора, воспользуйтесь командой Дополнительно в группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные. Существует несколько важных функциональных отличий команды Дополнительно от команды Фильтр.

Вместо меню «Автофильтр» отображается диалоговое окно Расширенный фильтр.

Расширенные условия отбора вводятся в отдельный диапазон условий листа над диапазоном ячеек или таблицей, которые требуется отфильтровать. В Microsoft Office Excel в качестве источника расширенных условий отбора используется отдельный диапазон условий в диалоговом окне Расширенный фильтр.

1. Вставьте не менее трех пустых строк над диапазоном, который будет использоваться как диапазон условий отбора. Диапазон условий отбора должен включать заголовки столбцов. Убедитесь, что между значениями условий и этим диапазоном имеется по крайней мере одна пустая строка.

2. Введите в строки под заголовками столбцов условия отбора.

3. Щелкните ячейку в диапазоне.

4.На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтрация выберите команду Расширенный фильтр.

5.Чтобы показать результат фильтрации, скрыв ненужные строки, установите переключатель в положение Фильтровать список на месте.

Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель в положение Скопировать результат в другое место, перейдите в поле Поместить результат в диапазон и затем укажите верхнюю левую ячейку области вставки.

6.Введите в поле Диапазон условий ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов.

Чтобы скрыть диалоговое окно Расширенный фильтр на время выбора диапазона условий, нажмите кнопку Свернуть диалоговое окно .

7.Чтобы изменить способ фильтрации данных, измените значения в диапазоне условий отбора и выполните фильтрацию еще раз.

12. Система управления базами данных ACCESS

Определение базы данных.

СУБД ACCESS - наиболее распространенное средство для работы с данными, представленными в виде таблиц и образующих базу данных (БД). Оно позволяющее работать с разнообразной информацией, создавать и редактировать таблицы, осуществлять связь между ними, производить поиск и обработку информации, строить отчеты, формы и т.д.

Определение таблицы, записи, полей, ячеек.

СУБД ACCESS позволяет работать с объектами базы данных, к которым относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа, макросы и модули.

Таблицы служат для хранения данных в определенной структуре.

Запросы создаются для выборки данных из одной или нескольких связанных таблиц.

Формы предназначены для ввода, редактирования и просмотра табличных данных на экране в удобном виде.

Страницы доступа к данным представляют специальный тип веб - страниц, предназначенный для просмотра через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базах данных Microsoft Access или в базах данных Microsoft SQL Server.

Отчеты являются выходными документами, предназначенными для вывода на принтер.

Все данные СУБД ACCESS и средства их отображения хранятся в одном файле с расширением MDB.

Определение связей.

При создании связи с данными в другом формате данные остаются в исходном формате и отображаются в качестве связанной таблицы в базе данных. Это означает, что для большинства форматов файлов можно просматривать и изменять данные с помощью Office Access или оригинальной программы, в которой были созданы эти данные, так как оба приложения будут работать с одними и теми же физическими данными. Однако с помощью Office Access нельзя изменять связанные данные, хранящиеся в Excel, -- их можно только просматривать. Чтобы изменить эти данные, следует использовать Excel.

Создание связанной таблицы

1. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office, а затем выберите команду Открыть.

2. В диалоговом окне Открыть выберите и откройте базу данных.

3. На вкладке Внешние данные в группе Импорт выберите команду для типа файла, с которым создается связь. Например, если создается связь с данными в листе Excel, выберите команду Excel. Если нужного типа программы в группе нет, нажмите кнопку Дополнительно.

Откроется диалоговое окно Внешние данные.

4. В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор, найдите файл данных источника или введите в поле Имя файла полный путь к файлу данных источника.

5. В группе Укажите, когда и где сохранять данные в текущей базе данных выберите Создать связанную таблицу для связи с источником данных. Обратите внимание на то, что в Access можно создавать связи только с некоторыми форматами файлов, поэтому данный параметр может быть недоступен для определенного формата файлов.

6. Следуйте инструкциям на следующих страницах мастера. Конкретный процесс зависит от выбранных параметров связывания.

7. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.

Создание базы данных с помощью мастера

Железнодорожный вокзал 2
№ поезда	пункт назначения	время отправления	время прибытия
123	Одесса	18:21:00	16:48:00
234	Ужгород	17:56:00	4:17:00
542	Харьков	14:18:00	18:44:00
567	Ужгород	0:15:00	11:07:00
432	Москва	11:35:00	15:20:00
836	Одесса	18:45:00	13:45:00
383	Москва	17:50:00	17:00:00
43	Кишинев	13:30:00	17:00:00
65	Москва	14:30:00	20:11:00
864	Хмельницкий	8:14:00	14:55:00
12	Москва	8:45:00	19:00:00
174	София	6:57:00	12:44:00
446	Львов	15:30:00	16:00:00
861	Ковель	19:37:00	12:56:00
46	Жмеринка	11:00:00	2:17:00

Создание базы данных без помощи мастера

Железнодорожный вокзал
Код	№ поезда	пункт назначения	время отправления	время прибытия	время в пути	тип
1	123	Одесса	18-21	16-48	22-24	скорый
2	234	Ужгород	17-56	04-17	11-30	фирменный
3	542	Харьков	14-18	13-15	25-30	скорый
4	567	Ужгород	00-15	16-00	15-45	прицепной
5	432	Москва	11-35	21-50	9-20	скорый
6	836	Одесса	18-45	17-34	23-11	фирменный
7	383	Москва	17-50	18-45	1-45	скорый
8	43	Кишинев	13-30	11-13	25-10	прицепной
9	65	Москва	14-30	10-15	28	прицепной
10	864	Хмельницкий	08-14	20-00	11-46	скорый
11	12	Москва	08-45	17-00	8	прицепной
12	174	София	06-57	12-30	5-15	фирменный
13	446	Львов	15-30	12-40	24	скорый
14	861	Ковель	19-37	16-01	27	фирменный
15	46	Жмеринка	11-00	14-00	3	скорый

Типы данных, используемые в полях таблицы

Текстовой. Короткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать до 255 символов.

Числовой. Общий тип числовых данных допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Свойство Размер поля указать различные типы числовых данных. Длина - 8 байт. Точность - 15 знаков.

Дата \ время. Значение даты и времени. Пользователь имеет возможность выбрать один из многочисленных стандартных форматов или создать специальный формат. Длина - 8 байт.

Денежный. Денежные значения. Числа представляются с двумя знаками после запятой. Не рекомендуется использовать для проведения денежных расчетов значения, принадлежащие к числовому типу данных, так как последние могут округлиться при расчетах. Значения типа Денежный всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Длина - 8 байт.

Счетчик. Автоматически вставляющиеся последовательные номера. Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей записи. Нумерация начинается с 1. Поле счетчика удобно для создания ключа. В таблице может быть только одно такое поле. Длина - 4 байта.

Логический. Значения «Да» «Нет», «Истина» «Ложь», «Вкл» «Выкл», т.е. одно из двух возможных значений. Длина - 1 байт.

Гиперссылка. Поле, в котором сохраняются адреса гиперссылок, позволяющих переходить к файлам, фрагментам файлов или веб - страницам. Гиперссылка может иметь вид пути UNC либо адреса URL. Сохраняет до 64 000 знаков.

Связи между таблицами

Связи между таблицами. Таблицы могут быть связаны отношениями один - к - одному, один - ко - многим и многие - к - многим. Access позволяет использовать только отношения первых двух типов.

При установлении связей нужно определить, какая таблица является главной, а какая - подчиненной.

Отношение один - к - одному означает, что одной записи подчиненной таблицы соответствует только одна запись в главной таблице. Такие отношения встречаются очень редко, т.к. требуют неоправданно много места в БД. Вместо них можно просто добавить поля подчиненной таблицы к полям главной.

Наиболее часто используются отношения один - ко - многим. В этом случае одной записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчиненной таблице.

Для создания отношений необходимо указать поля в двух таблицах, которые содержат одни и те же данные. Обычно такое поле в одной из таблиц (главной) является ключевым. Имена связывающих полей могут отличаться, но типы и свойства должны совпадать. Возможна связь между полем типа Счетчик и полем типа Число с форматом Длинное целое.

Определение запроса.

Запрос - это средство Access для выборки данных из базы данных в формате таблице, выполняемой по заданному условию, а также для выполнения определенных действий над табличными данными.

Все запросы можно разделить на 2 группы:

- запросы - выборки;

- запросы - действия.

Создание простого запроса на выборку с использованием Мастера

Создание простого запроса на выборку без использования Мастера

13. Особенности сортировки записей

Текст сортируется от А до Я или от Я до А. Числа по возрастанию или убыванию. Пример: сортировка столбца «пункт назначения» от А до Я:

Железнодорожный вокзал
№ поезда	пункт назначения	время отправления	время прибытия
46	Жмеринка	11-00	14-00
43	Кишинев	13-30	11-13
861	Ковель	19-37	16-01
446	Львов	15-30	12-40
12	Москва	08-45	17-00
65	Москва	14-30	10-15
383	Москва	17-50	18-45
432	Москва	11-35	21-50
836	Одесса	18-45	17-34
123	Одесса	18-21	16-48
174	София	06-57	12-30
567	Ужгород	00-15	16-00
234	Ужгород	17-56	04-17
542	Харьков	14-18	13-15
864	Хмельницкий	08-14	20-00

14. Использование подстановочных знаков для поиска значений

Пример: поиск поездов отправляющихся в 17- часов.

Железнодорожный вокзал
№ поезда	пункт назначения	время отправления	время прибытия	время в пути
383	Москва	17-50	18-45	1-45
234	Ужгород	17-56	04-17	11-30

Создание формы с помощью Мастера

Form1
№ поезда	пункт назначения	тип	число пл мест
123	Одесса	скорый	250
234	Ужгород	фирменый	100
542	Харьков	скорый	76
567	Ужгород	прицепной	400
432	Москва	скорый	170
836	Одесса	фирменый	230
383	Москва	скорый	160
43	Кишинев	прицепной	30
65	Москва	прицепной	200
864	Хмельницкий	скорый	190
12	Москва	прицепной	260
174	София	фирменый	100
446	Львов	скорый	50
861	Ковель	фирменый	165
46	Жмеринка	скорый	110

Создание формы без помощи Мастера

Создание отчета с помощью Мастера

Создание отчета с использованием Конструктора отчетов

Размещено на Allbest.ru