Автоматизация бизнес-процессов предприятия ООО "Финансовые технологии"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Автоматизация бизнес-процессов предприятия ООО "Финансовые технологии"

1 Задание

В качестве индивидуального задания необходимо выявить все бизнес процессы предприятия ООО "Финансовые технологии" и выбрать бизнес процесс для автоматизации. Уточнение индивидуального задания представлено в п.2.2. Выявление организационной структуры предприятия, определение функций его подразделений и основных бизнес процессов.

2. Анализ информационной системы предприятия

2.1 Обследование общих закономерностей функционирования организации

подразделение бизнес серверный абонент

Главной задачей ООО "Финансовые технологии" является техническое и программное обеспечение предприятий, заключивших договор о сотрудничестве.

Кемерово - крупнейший промышленный центр Сибири, где проживают более полумиллиона человек, и где находятся десятки мощных предприятий химической, угольной, машиностроительной промышленности. Как малые предприятия, так и химические гиганты нуждаются в автоматизации и управлении. Решением этих задач и занимается ООО "Финансовые технологии".

Основным документом, в соответствии с которым функционирует ООО "Финансовые технологии" является Устав предприятия.

С головной организацией, ООО "Финансовые технологии" г. Москва, ООО "Финансовые технологии" обменивается различного вида документацией и информацией путем электронного обмена, на бумажных и цифровых носителях.

С налоговыми органами предприятие ежемесячно обменивается отчетной документацией в электронном и бумажном виде.

С фирмами, заключившими договор о сотрудничестве ООО "Финансовые технологии" в постоянном режиме обменивается электронной документацией, а так же консультируют по телефону.

Схема реализации процессов обмена между ООО "Финансовые технологии" и внешними объектами представлена на рисунке 1.



Рисунок 1. Реализация процессов обмена с внешними объектами

Процессы обмена информации между подразделениями внутри организации осуществляются как в цифровом виде (посредством электронной почты и локальной связи внутри зданий), так на бумажных носителях.

2.2 Выявление организационной структуры предприятия, определение функций его подразделений и основных бизнес процессов

Структурная схема ООО "Финансовые технологии" (рисунок 2).

Рисунок 2. Структурная схема ООО "Финансовые технологии"

Функции подразделений ООО "Финансовые технологии" приведены в таблице 1.

Таблица 1.

Код подразде-ления	Наименование подразделения	Выполняемые функции	Число сотрудников	Функциональная подчиненность	Структурная подчиненность
Д	Дирекция	Общее руководство. Заключение договоров.	2	-	-
ПНР	Пуско-наладочные работы	Ремонтно-технические вопросы абонентов. Выполнение ПНР.	15	Д	Д
ТП	Техническая поддержка	Решение абонентских вопросов. Разработка ресурсов.	6	Д	Д
Б	Бухгалтерия	Осуществляет учет имущества, документооборот. Производит начисление и выплату заработной платы.	3	Д	Д

Бизнес процессы ООО "Финансовые технологии" представлены в виде таблицы 2.

Таблица 2.

Наименование бизнес процесса	Отдел владелец бизнес процесса	Отдел исполнитель бизнес процесса	Бизнес процесс источник информации	Бизнес процесс приемник выходной информации
Решение абонетский технических вопросов	ТП, ПНР	ТП, ПНР	Клиент	Клиент
Выполнение ПНР (ресурсы и услуги)	ТП, ПНР	ТП, ПНР	Клиент	Клиент
Управление организацией	Дирекция	Дирекция	ПНР, ТП, Бухгалтерия	ПНР, ТП, Бухгалтерия
Общий документооборот	Бухгалтерия	Бухгалтерия	ПНР, ТП, Дирекция	ПНР, ТП, Дирекция

На рисунке 3 представлена контекстная диаграмма ООО "Финансовые технологии".

Рисунок 3. Контекстная диаграмма ООО "Финансовые технологии"

Основные и вспомогательные бизнес процессы ООО "Финансовые технологии" представлены на рисунке 4.



Рисунок 4. Основные и вспомогательные бизнес процессы ООО "Финансовые технологии"

Бизнес процесс "Прием документов от абонентов" подразделяется на несколько составляющих его бизнес процессов, представленных на рис. 5.

Рисунок 5. Бизнес процесс "Прием документов от абонентов"

Бизнес процесс "Разработка ТЗ и его выполнение" подразделяется на несколько составляющих его бизнес процессов, представленных на рис. 6.

Рисунок 6. Бизнес процесс "Разработка ТЗ и его выполнение"

Схема управления ООО "Финансовые технологии" представлена на рисунке 7.

Рисунок 7. Схема управления предприятием

Бизнес процессы управления на уровне предприятия представлены на рисунке 8.

Рисунок 8. Бизнес процессы управления на уровне предприятия

Бизнес процесс управления предприятием включает следующие функции:

1. проведение технических советов по определенной тематике;

2. проведение совещаний по определенной тематике;

3. разработка и принятие программ по выполнению определенных работ и их реализация;

4. издание приказов, распоряжений;

5. контроль за соблюдением внутренних распоряжений и актов.

Программная реализация бизнес процесса управления:

· Microsoft Windows XP Professional SP2

· ESET NOD32 Antivirus

· Microsoft Office 2003

· Галактика

Аппаратная реализация бизнес процесса управления:

· Intel® Pentium® D 930 (3000MHz)

· Память 512Mb?2 DDRII PC-5300

· Жесткий диск SATA-II 500Gb Samsung SP2504C (7200rpm)

· Монитор Samsung SyncMaster 940s, 19", black

· Принтер/копир/сканер/факс HP LJ 3052

В качестве базового бизнес процесса был выбран один из составляющих обеспечивающего бизнес процесса "Разработка ТЗ и его выполнение" - бизнес процесс "Выполнение ПНР". Функциями данного бизнес процесса является выполнение программных и технических работ по разработке и настройке абонентских систем, а так же решение абонентских вопросов.

2.3 Обследование функций структуры и деятельности базового подразделения

Базовым является подразделение Пуско-наладочных работ (ПНР).

Данное подразделение выполняет следующие функции:

1. осуществляет пуски конфигураций систем абонентов,

2. участвует в наладке работы систем абонентов,

3. формирует и уточняет планы работ по техническим заданиям (ТЗ),

4. готовит служебные записки для отдела технической поддержки,

5. отправляет технологические отчеты и методологию дирекции.

Отдел ПНР состоит из двух инженеров, которые выполняют следующие функции:

1. работают с абонентами (консультации по телефону);

2. исправляют или дополняют базы данных абонентов;

3. составляют служебные записки для ТП;

4. подготавливают методологию для дирекции;

5. подготавливают планы работ для остального персонала ПНР.

Структурная схема подразделения ПНР представлена на рисунке 9.



Рисунок 9. Структурная схема подразделения ПНР

Документами, определяющими бизнес правила данного подразделения, являются:

· должностные инструкции;

· Трудовой кодекс РФ.

Бизнес правила также регламентируют следующие сферы функционирования подразделения:

· Общая организация работы сотрудников подчиняется коллективному договору, правилам внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда по работе с компьютером.

· Организация выполнения заданий следующая: за каждым проектом закрепляется ответственный, задание имеет сроки и бюджет выполнения.

· Правила ведения документации подчиняются корпоративной форме отчетности и ведения документации.

· Правила хранения информации и документации следующие: вся информация хранится на сервере, обмен осуществляется посредством бумажных и цифровых носителей, а также при помощи внутренней локальной сети.

· Правила обеспечения конфиденциальности описаны в должностной инструкции.

Для работы подразделения ПНР необходимы следующие документы:

· заявки и договора (от отделов и специалистов) на проведение работ,

· распоряжения от Дирекции,

· информация и документы от абонентов.

Схема документооборота подразделения представлена в таблице 3.

Таблица 3.

Наименование документа	Откуда приходит/ исходит документ	Куда уходит	Информация, документы, используемые при формировании документа	Операции, выполняемые над документом	Ответственный за выполнение операций над документом
Приказы, договора	Дирекция	Бухгалтерия	Договора от абонентов и приказы по предприятию	Исследование, проведение необходимых работ, подписание и сдача	Начальник отдела
Технические задания, служебные записки	-	Отдел ТП	Договора абонентов, составленные акты	Подготовка для передачи в отдел ТП	Зам начальника отдела, инженеры
Ресурсы	Отдел ТП	-	Технические задания	Проверка на соответствие	Инженеры
Методология, технологические отчеты	-	Дирекция	Отчеты о выполненной работе	Анализ выполненных работ и требований	Начальник отдела

В результате работы подразделения создаются следующие документы:

· приказы,

· договора,

· технические задания,

· служебные записки,

· методология,

· технологические отчеты,

Табель документооборота представлен в таблице 4.

Таблица 4.

Наименование документа	Тип документа	Частота документа за временной период	Ответственный за документ (сотрудник или отдел)
Приказы, договора	Внутренний, внешние, входящий, исходящий	По мере необходимости	сотрудник
Технические задания, служебные записки	Внутренние, исходящие	По мере необходимости	сотрудник
Ресурсы	Внутренний, входящий	По мере необходимости	отдел
Методология, технологические отчеты	Внутренний, исходящий	По мере необходимости	отдел

Отдел ПНР взаимодействует со всеми подразделениями предприятия, а так же с дирекцией посредством как бумажных, так и цифровых носителей.

2.4 Выявление бизнес процессов базового подразделения

Анализ бизнес процессов базового подразделения представлен в таблице 5.

Таблица 5.

Наименование бизнес процесса	БП-источник информации	БП-приемник выходной информации	Рабочее место Сотрудник - исполнитель	Используемое средства автоматизации и его загрузка БП от общего объема времени
Повышение квалификации персонала	Дирекция	ТП, ПНР, Бухгалтерия	Менеджер по работе с персоналом	"Галактика"
Абонентское обслуживание	Абоненты, Дирекция	ПНР, Абоненты	Инженеры	"Галактика"
Выполнение работ по договорам	Абоненты, Дирекция	ПНР, ТП	Инженеры	"Галактика"

На рисунке 10 представлена контекстная диаграмма базового подразделения ПНР.

Рисунок 10. Контекстная диаграмма базового подразделения ПНР

На рисунке 11 представлены бизнес процессы подразделения ПНР.



Рисунок 11. Основные бизнес процессы Службы персонала.

Описание базового бизнес процесса представлено ниже:

· Условием начала выполнения бизнес-процесса является необходимость в настройке и запуске программных комплексов у абонента.

· Документами, необходимыми для выполнения базового бизнес процесса являются технологические документации, договора, акты и заключения. Источниками необходимых данных являются как справочная информация от разработчиков комплекса, так и специализированная литература.

· Документами, создаваемыми в результате выполнения бизнес-процесса, являются отчеты о проведении работ, а также сводный отчет, сообщающий о результатах. Получателями данных отчетов являются дирекция и лица, заинтересованные в данных отчета.

· Действующими лицами, принимающими участие в выполнении бизнес-процесса, являются сотрудники отдела ПНР.

· Материальными ценностями, необходимыми для выполнения бизнес-процесса, являются компьютеры и телефоны, помогающие в накоплении информации от абонентов и получении заявок, а так же для разрешения мелких технических задач, связанных с работой комплекса.

· Результатами выполнения бизнес-процесса (кроме материальных ценностей), являются отчеты по работе и готовые конфигурации для использования конечным пользователем - абонентом.

· Целью данного бизнес процесса является необходимость улучшения и совершенствования комплекса "Галактика ERP" у абонента. Это один из бизнес процессов предприятия, оказывающих влияние на работу предприятия.

Последовательность действий выполнения бизнес-процесса:

1. Просмотр специализированной литературы и справочной литературы от разработчиков.

2. Подготовка и написание рабочей записки для ТП.

3. Передача в отдел ТП и получение от них технического задания (ТЗ).

4. Анализ полученного ТЗ.

5. Выполнение работ по плану в ТЗ.

6. Составления отчета о ой работе, а так же выдача готовой конфигурации.

На рисунке 12 представлен базовый бизнес процесс.



Рисунок 12. Базовый бизнес процесс.

2.5 Анализ существующей реализации базового бизнес процесса

Данный бизнес процесс на предприятии не автоматизирован.

Программное обеспечение, для реализации данного бизнес процесса, следующее:

· Microsoft Window XP SP2

· Microsoft SQL Server 2005

· Галактика ERP

Что соответствует требованиям автоматизации данного бизнес процесса.

Состав аппаратных средств, используемых для автоматизации БП, следующий:

· Intel® Pentium® Core 2 Duo E8600 (3330MHz)

· Память 1024Mb?2 DDRII PC-8500

· Жесткий диск SATA-II 500Gb Seagate Barracuda ES.2 (7200rpm)?2

· Монитор Samsung SyncMaster 2033SW, 20", sylver

· Принтер/копир/сканер/факс HP LJ 3052

Защита информации обеспечивается при помощи антивирусной программы ESET NOD32.

Администрирование локальной сети и отдельных компьютеров на предприятии выполняет следующие функции:

- обеспечение безопасности и целостности данных путем управления доступом пользователей (определение каждого пользователя базы данных, назначение паролей, привилегий доступа);

- резервное копирование (раз в месяц) и восстановление данных;

- обучение пользователей;

- очистка от вирусов.

Данные функции на предприятии выполняют инженеры отдела ТП. В их обязанности также входит поддержание в рабочем состоянии и настройка серверов и доменов.

На предприятии один сервер, с разделением ролей и зеркалированием: сервер СУБД и резервный сервер.

3. Разработка технического задания

Целью разработки системы является автоматизация получения и обработки заявок от абонентов.

Данная система будет использоваться в подразделении ПНР.

Базовая концепция бизнес решений представлена на рисунке 13.

Рисунок 13. Базовая концепция бизнес решений

Последовательность действий выполнения бизнес-процесса после автоматизации будет следующей:

1. Просмотр принятых системой заявок от абонентов.

2. Составление отчетной таблицы.

3. Вывод таблицы для просмотра.

4. Принятие заявок на обработку (удаление из базы данных системы).

5. Вывод заявок в текстовые файлы, отсортированные по дате получения заявки.

Бизнес требования к системе разделяются на функциональные и нефункциональные.

Функциональные бизнес требования:

· Ввод данных абонентом: название предприятия, описание проблемы, имя, контактный e-mail, телефон/факс, дата заключения договора и его номер.

· Сохранение данных в БД системы.

· Вывод данных в удобной табличной форме.

· Очистка БД.

Нефункциональные бизнес требования:

· Одновременно с системой может работать до 1000 пользователей (ограничение обусловлено работой MySQL - максимальное количество записей одновременно хранимых в базе данных);

· ограничение (снизу) на используемое аппаратное обеспечение: не менее 512Мбайт оперативной памяти, процессор не ниже Pentium III, Windows XP, сервер Apache, MySQL сервер.

Данная работа будет выполнена на основе архитектурной серверной базы данных MySQL Server, Apache, phpMyAdmin и специализированного пакета разработки NuSpherePHP.

Проектные требования к системе:

Ограничение (снизу) на используемое аппаратное обеспечение для клиента:

§ не менее 512Мбайт оперативной памяти,

§ процессор не ниже Pentium III,

§ Windows XP SP2,

§ Интернет со скоростью соединения - не менее 64 kbit/sec.

Ограничение (снизу) на используемое аппаратное обеспечение для сервера:

§ не менее 1024MB DDR2 оперативной памяти,

§ процессор не ниже Intel Quad-Core Xeon E5405 (2GHz),

§ Windows Server Enterprise 2003,

§ Пропускная способность канала Internet - не менее 15 Gbit/sec.

Ограничение на уровень подготовки персонала, эксплуатирующего систему, не накладываются, так как система проста в использовании.

Определение приоритетов разработки.

Существует три категории приоритетов: "оптимизация", "ограничение".

К категории "оптимизация" относятся следующие:

· Ввод данных от пользователя в базу данных

· Вывод данных в табличной форме

· Анализ данных инженерами отдела

К категории "ограничение" относится вывод отчетов из БД системы, содержащий всю информацию по полученной заявке.

Данная информационная система будет построена на основе клиент серверной архитектуры.

Исследование технологии разработки: использование PhpED от корпорации NuSphere.

PhpED - Интегрированная среда разработки для PHP (PHP IDE), HTML, CSS, XML, SMARTY, XHTML и др.

Сбалансированная комбинация усовершенствованного редактора кода, надежная программа отладки, продуктивный клиент соединения с базой данных делают PhpED идеальным приложением для самого искушенного разработчика.

В стремлении идти навстречу растущим потребностям пользователей, NuSphere усилил PhpED теми функциями, которых им не хватало.

Функции и свойства стандартной версии:

· Автоматическая проверка правописания (в режиме реального времени на многих языках).

· Подсветка синтаксиса.

· Редактор уникода.

· Шаблоны кода (завершение, свертывание).

· Просмотр страниц в реальном времени.

· Всплывающие подсказки для функций.

· Линейный анализ ошибок для PHP и HTML.

· Рекламные версии PHP DBG Debugger.

· Локальный PHP Debugger.

· Определение точек прерывания.

· Инструмент запуска страниц.

· Поддержка FTP.

· Встроенные интернет-браузеры Mozilla и Internet Explorer.

· Работает с любыми внешними браузерами.

· Поддерживает 370 международных групп символов, включая 16 версий UTF, UCS и другие типы кодовых страниц.

· Контекстный помощник.

· Встроенный SRV- веб-сервер для локальной проверки кода.

· Bundled PHP4 and PHP5, NuSoap библиотека для построения SOAP серверов и клиентских частей.

· NuSphere Technology Platform - комплексное внедрение Apache, Perl, и PHP.

На рисунке 13 представлен интерфейс программы.



Рисунок 13. Интерфейс программы PhpED от NuSphere

Разработка прототипов компонентов.

В данной работе будет использована клиент-серверная технология.

Серверная компонента будет состоять из таблицы, представленной на рисунках 14, 15.

База данных системы содержит три таблицы "org", "main", в которые сохраняются все данные полученные с форм, а так же скрытые служебные данные.



Рисунок 14. Состав базы данных MySQL

Поле id - идентификатор заявки, автоинкримент, имеет первичный ключ, не должно быть пустым, тип integer.

Поле org_name - наименование организации, перехватывает введенные данные с поля ввода на странице добавления записи, тип varchar, максимальная длина 50 байт, не должно быть пустым, уникально.



Рисунок 15. Состав базы данных MySQL

Поле id - идентификатор заявки, автоинкримент, имеет первичный ключ, не должно быть пустым, тип integer.

Поле comment - содержание заявки, перехватывает данные с поля ввода на странице добавления записи, тип varchar, максимальная длина 1000 байт, не должно быть пустым.

Поле date - дата получения заявки, носит скрытый характер, добавляется автоматически при отправке данных, используется для сортировки данных при выводе, тип date, не должно быть пустым.

Клиентская компонента.

Первое, что видит клиент при входе в систему - это приветственное окно, представленное на рисунке 16.



Рисунок 16. Страница начала работы с системой

На данной странице предлагается перейти к заполнению формы заявки (ссылка "Начать работу с системой") или же на страницу просмотра записей (ссылка "Просмотр записей").

После нажатия на ссылку "Начать работу с системой" клиент перейдет к следующей странице системы, представленной на рисунке 17.

Рисунок 17. Страница подачи заявки

На данной странице вниманию клиента представлены два текстовых поля. Одно поле "Введите название организации" - однострочное, вмещающее до 100 знаков, второе поле "Введите Вашу проблему с подробным описанием" - многострочное, вмещающее до 10000 знаков. Так же есть две кнопки - "Послать" (отправляет данные из форм в базу данных, прикрепляя к каждому отправленному сообщению дату отправки) и "Очистить" (очищает все текстовые поля без предупреждения сразу после нажатия). При успешном добавлении записи в БД будет выведено сообщение "Ваша запись успешно добавлена". Для корректного заполнения форм вверху страницы представлена ссылка "Пример заполнения формы" (рисунок 18).

Рисунок 18. Страница с примером заполнения форм

На данной странице клиент увидит инструкции по работе с системой. Так же на странице имеются ссылки для перехода по страницам системы - "На главную" (возвращает клиента на главную страницу системы) и "Добавить заявку" (возвращает клиента на страницу добавления заявки).

При нажатии на ссылку "Просмотр записей" на главной странице клиент переходит на страницу просмотра записей.

Будущие инвестиции - данная система будет занимать одно из ключевых мест при принятии заявки от клиента. Так как скорость работы персонала отдела напрямую влияет на конкурентную способность всего предприятия в целом.

Размещено на Allbest.ru