Разработка модуля по автоматизации бизнес-процессов отдела работы с клиентами и склада ООО "ЖилРемСтрой" на основе конфигурации базовой модели 1С

Размещено на http://www.allbest.ru/

5

Дипломная работа

Разработка модуля по автоматизации бизнес-процессов отдела работы с клиентами и склада ООО «ЖилРемСтрой» на основе конфигурации базовой модели 1С

Оглавление

Введение

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»

1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

1.1.2 Организационная структура управления предприятием

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации предприятия и характеристика существующих бизнес процессов

1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации

1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи

1.4 Обоснование проектных решений

1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

2. Проектная часть

2.1 Разработка проекта автоматизации

2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации

2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание

2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации

2.2 Информационное обеспечение задачи

2.2.1 Информационная модель и её описание

2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

2.2.3 Характеристика результатной информации

2.3 Программное обеспечение задачи

2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

2.3.2 Характеристика базы данных

2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

2.3.4 Описание программных модулей

2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание

3. Обоснование экономической эффективности проекта

3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности

3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта

Заключение

Список использованных источников

Приложение. Листинг программного кода

Введение

Целью данного дипломного проекта является обоснование разработки и сама разработка модуля бизнес-процесса отдела по работе с клиентами и склада на основе конфигурации базовой модели 1С с целью ее адаптации и повышения эффективности функциональной модели информационной системы фирмы. Как пример взята фирма ООО «ЖилРемСтрой», занимающаяся продажей строительных и отделочных материалов, оборудования и инструментов.

В современной жизни автоматизация бизнес-процессов не роскошь, это необходимость. Предприятиям необходимо «не отставать от конкурентов», поэтому очень важно ускорять процесс принятия решений, своевременно и грамотно осуществлять мониторинг внутренних бизнес-процессов, а также быть мобильными в контактах с клиентами. Безусловно, высокой конкурентоспособностью и устойчивостью обладают именно те предприятия, где используется система автоматизации. При этом необходимо понимать, что каждая компания индивидуальна, и в целях максимальной эффективности автоматизации бизнес-процессов, важен индивидуальный подход.

Актуальность темы дипломного проекта обусловлена тем, что существующая конфигурация «1С» не соответствовала организации бизнес-процессов фирмы ООО «ЖилРемСтрой». Автоматизация позволит снизить издержки, повышать эффективность работы, достичь возможности, которые ранее были недопустимы при использовании бумажного документооборота.

Среди всего комплекса задач деятельности предприятия особо выделяется задача автоматизации складской деятельности и отдела по работе с клиентами. Деятельность в этих отделах является центральной и наиболее трудоемкой частью деятельности всего предприятия. Успешное решение этих задач является залогом успешного решения всего комплекса задач автоматизации предприятия.

Объектом исследования является деятельность фирмы ООО «ЖилРемСтрой», основная деятельность которой, это реализация строительных материалов различного назначения.

Предметом исследования являются процессы обработки и ведения документооборота, начиная с ввода данных и заканчивая составлением отчетов.

Задачи исследования:

- определение комплекса задач автоматизации, выбор места решаемой задачи в этом комплексе;

- анализ существующих разработок для решения поставленной задачи;

- формализация задачи, выбор стратегии автоматизации, постановка целей и задач автоматизации;

- обоснование проектных решений решения задачи;

- разработка информационного обеспечения задачи;

- разработка программного проекта решения задачи;

- тестирование полученного проекта, устранение недостатков.

программный модуль автоматизация отдел склад

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»

1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

ООО «ЖилРемСтрой» существует на строительном рынке уже достаточно давно, и за это время компании удалось достичь многого: значительно увеличился ассортимент, что позволило привлечь множество новых клиентов и существенно расширить свои торговые площади.

Компания предлагает стройматериалы любых типов и брендов. Магазин реализует строительные материалы, перечень наименований которых довольно обширен: это отделочные и лакокрасочные материалы, гипсокартон, железобетонные изделия, сухие строительные смеси, изоляционные материалы, пиломатериалы и многое другое. Она сотрудничает напрямую с самыми известными производителями, выпускающими строительные материалы как бытового, так и коммерческого назначения, с такими как Isover, Weber, Vetonit, Knauf, Tytan, Knauf Insulation, Bergauf, Teknos, Ivsil, Italon, Kreisel, Tikkurila, Juta, Текс, Технониколь, Албес, Изоспан, Юнис, Пеноплекс и многими другими.

Предприятие применяет упрощенную систему налогообложения. Сумма доходов складывается из розничных и оптовых продаж, расходы из заработной платы рабочим, аренды помещений, себестоимости сырья, начислениям на заработную плату, оплаты электроэнергии и прочее.

Полное наименование фирмы: общество с ограниченной ответственностью «ЖилРемСтрой». Сокращенное название: ООО «ЖилРемСтрой».

Компания взаимодействует с организациями и физическими лицами, являющимися клиентами, поставщиками строительных материалов и оборудования. Такое взаимодействие представлено на (рис.1).



Рис.1.1 Структура компании на микроуровне

Технико-экономические показатели деятельности ООО «ЖилРемСтрой» за период с 01.01.2011 по 01.01.2012 приведены в таблице 1.1.

Таблица 1.1. Основные показатели деятельности ООО «ЖилРемСтрой».

№	Наименование характеристики (показателя), единица измерения	Значение показателя на 01.01.2012
1.	Количество продаж в день, шт.	100
2.	Денежный оборот компании, руб./мес.	3000000
3.	Количество сотрудников, чел.	15
4.	Офис, шт.	1
5.	Склад, шт.	2
6.	Магазин, шт.	3

Данные показатели отражают масштабы деятельности ООО «ЖилРемСтрой»

1.1.2 Организационная структура управления предприятием

Под организационной структурой предприятия понимаются состав, соподчиненность, взаимодействие и распределение работ по подразделениям и органам управления, между которыми устанавливаются определенные отношения по поводу реализации властных полномочий, потоков команд и информации.

Организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Структуру предприятия и его подразделений определяет само предприятие. При разработке организационной структуры учитывалась необходимость обеспечения эффективного распределения функций управления по подразделениям.

Уровни управления - это некое разделение труда в организации. Это специализация профессиональной деятельности, при которой каждое подразделение выполняет свои, предписанные ему функции, не затрагивая другие функции.

Управление может быть вертикальным и горизонтальным. При вертикальном управлении, каждый руководитель имеет сферу деятельности, за которую он отвечает. Распределение задач производится не на одном уровне, «сверху вниз» - от руководителей до работников, находящихся внизу иерархии.

На рисунке. 1.2 представлена организационная структура ООО «ЖилРемСтрой».

Имеется три уровня управления: верхний, средний и низший. Каждый последующий уровень структуры зависит от вышестоящего, то есть подчиняется ему в плане выполнения функций и отчетности.

Рисунок 1.2 Организационная структура ООО «ЖилРемСтрой».

К верхнему уровню относятся: директор, исполнительный директор, главный бухгалтер.

К среднему уровню управления относятся подразделения, обеспечивающие рабочую деятельность фирмы и выполнение стратегических задач, поставленных на высшем уровне. К ним относятся: отдел продаж, отдел сервиса, бухгалтерия, склады.

К низшему уровню управления относятся: менеджер по работе с клиентами, кладовщик, бухгалтер.

Во главе предприятия стоит директор, функциями которого являются: разработка стратегий компании, общий контроль деятельности, оперативное решение требующих вмешательства руководства вопросов, анализ оперативной деятельности компании, он издает приказы и указания, которые подлежат обязательному исполнению всеми сотрудниками фирмы.

Исполнительный директор занимается кадровыми вопросами, определяет маркетинговую политику, проводит плановые и внеплановые инвентаризации, согласует сотрудничество с новыми поставщиками.

Сервисный отдел занимается техническим обеспечением всего предприятия. В его функции входит: поддержание в рабочем состоянии всей техники, необходимой для работы предприятия, разработка и внедрение новых технологий направленных на улучшение качества сервиса обслуживания клиентов с технической точки зрения. Бухгалтерия занимается организацией бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности, осуществляет учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверяет расчеты с поставщиками и заказчиками услуг, контролирует правильность поступления и своевременность оприходования товарно-материальных ценностей на склад, основных средств и имущества предприятия. На складах хранится товар. Кладовщик принимает ТМЦ (товарно-материальные ценности) на склады, проводит списание ТМЦ, возвращает бракованный товар поставщику, распределяет ТМЦ по складам.

Менеджер по работе с клиентами занимается реализацией товара, формирует заказы от клиентов, создает заявки на заказ товара, занимается оприходованием товара по накладным, выкладывает товар на витрины, осуществляет возврат от клиентов, информирует руководство о существующих проблемах и предложениях по работе магазина.

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Разработка модуля бизнес процесса в данном дипломном проекте, затрагивает следующие подразделения:

· отдел продаж;

· склад продукции.

Автоматизация работы именно этих отделов является типовой задачей практически для любого предприятия, так как данные отделы присутствуют почти в любой организации. Систему автоматизации следует разрабатывать таким образом, чтобы отделы были взаимосвязаны.

Разрабатываемая система должна отвечать следующим принципам:

- Организационная масштабируемость. Ввод в действие системы на предприятии первоначально возможен на одном рабочем месте с дальнейшим, по мере необходимости, увеличением количества рабочих мест без потери, накопленной в базе данных информации.

- Корпоративность. Обеспечение доступа пользователя, при наличии у него соответствующих полномочий, к функциям системы.

- Управляемость. При возникновении необходимости в структурной реорганизации учреждения - гибкая переналадка системы не приводит к остановке в ее работе.

- Защищенность. Обеспечение разграничения доступа к базе данных системы по правам пользователей.

На рисунке 1.3 представлена структурно-функциональная диаграмма организации деятельности предприятия. Данная диаграмма построена с использованием принципов стандарта IDEF0, соответствует бизнес-процессу, протекающему на данный момент времени без использования модуля, разрабатываемого в данном дипломном проекте.

Рисунок 1.3 Структурно-функциональная диаграмма организации деятельности ООО «ЖилРемСтрой»

Управляющим объектом являются: накладные на товар.

Механизмами, то есть ресурсами, необходимыми для выполнения процедуры, являются:

· клиенты;

· кладовщик;

· менеджер по работе с клиентами;

· поставщики.

1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

В деятельности Общества можно выделить следующие функциональные направления, связанные между собой на макроуровне:

1. Оформление заявки.

2. Проверка наличия товара.

3. Закупка необходимого товара.

4. Приход товара.

5. Продажа товара.

На рисунке 1.4 функциональные блоки взаимосвязаны друг с другом по входам и выходам, составляя в целом, единый бизнес-процесс компании.

Рисунок 1.4 Детализация нулевого уровня функциональной диаграммы деятельности компании ООО «ЖилРемСтрой»

Рассмотрим информационные потоки предприятия:

Клиент делает заявку на покупку товара у менеджера. Далее возникает одна из следующих ситуаций:

1. Если товар находится в наличии в магазине, то менеджер осуществляет продажу товара.

2. Если необходимого товара в магазине нет, то менеджер проверяет наличие этого товара на складе, делает заявку на товар. Кладовщик осуществляет перемещение товара со склада в магазин, после чего менеджер сверяет полученный товар с накладной, далее осуществляет продажу товара.

3. В случае если товара нет в наличии ни в магазине, ни на складе, то менеджер делает заявку на закупку необходимого товара. Товар поступает на склад от поставщика, кладовщик оформляет приход товара (поступление ТМЦ), далее делает перемещение его в магазин. Только после этого менеджер сверяет полученный товар с накладной и осуществляет продажу товара.

Входным информационным потоком является заявка клиента. Как правило, клиент приходит в магазин, где менеджер может проконсультировать его, подробно рассказать о товаре, оказать помощь в выборе.

Выходным информационным потоком является продажа товара.

Для реализации в дипломном проекте, были выбраны задачи:

· Автоматизация отдела, осуществляющего работу с клиентами, т.е. облегчить работу менеджера.

· Автоматизация складского учета.

Подсистема складского учета должна решать задачи автоматизации учета хранения товаров на складах предприятия и учета движения этих товаров. Подсистема должна предоставлять пользователям возможность вводить операции прихода товара на склад и расхода товара со склада. Эти операции позволяют регистрировать события, происходящие в реальной жизни предприятия, такие как: приход материалов на склад; списание бракованных, вышедших из строя, утраченных товаров; возврат поставщику бракованных товаров; перемещение товаров. Работу с системой осуществляет кладовщик. Менеджер, выполняет свою главную функцию - зарабатывание денег для предприятия, путем реализации товара. Он оформляет возвраты от покупателей, расходные накладные и так далее.

Эти отделы тесно связаны между собой, у них должно быть общее место для хранения данных об остатках номенклатуры на складах - регистр складских остатков.

Исполнителями бизнес-процессов являются сотрудники ООО «ЖилРемСтрой», поставщики и клиенты.

1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Основной единицей информации в системе является документ.

Существуют факторы, тормозящие развитие компании: высокая трудоемкость обработки информации, низкая оперативность, несовершенство организации сбора и регистрации информации. Кроме того, необходимо учесть, что базовая технология долгое время была ручная и имела множество недостатков, таких как:

- низкая производительность труда из-за большого числа вычислений;

- большая трудоемкость;

- необходимость привлечения большого числа сотрудников предприятия для решения всего комплекса задач;

- низкая оперативность;

- несовершенство организации сбора и регистрации информации;

- недостоверность получаемых результатов.

Кроме этого, постоянно нарастающие потоки информации и постоянное усложнение технологии расчетов и необходимость проведения по ним динамического анализа в ближайшей перспективе сделали бы ручной вариант просто нереальным.

Решить эти недостатки поможет автоматизация функций менеджера по работе с клиентами и кладовщика, которую планируется осуществить на практике.

Клиент делает заявку у менеджера. Формируется заявка на товар ( список необходимого товара), который передается кладовщику. В случае если товара нет на складе то создается заявка на поставку товара от поставщика.

Рассмотрим схему документооборота, представленную на рисунке 1.5

Рисунок 1.5 Схема документооборота ООО «ЖилРемСтрой»

Товар поступает на склад, отчет в бухгалтерию. Далее товар перемещается в магазин, и осуществляется продажа, клиент оплачивает товар, отчет в бухгалтерию.

Внедрение разрабатываемой системы поможет снизить или даже исключить ошибки «человеческого фактора», ошибки учета материалов на складе, и другие. Так же это позволит экономить рабочее время сотрудников компании, учитывая, что поиск информации, поиск товара на складе, занимает около 40% рабочего времени сотрудников. В таблице 1.2 показаны показатели затрат на задачу без автоматизации.

Безусловно, работа в таком виде (без автоматизации) привычна и традиционна для сотрудников, но недостатки перекрывают достоинство его привычности.

Таблица 1.2 Показатели затрат на задачу без автоматизации

Аспект деятельности	Периодичность возникновения	Объем в год, раз/год	Время на 1 документ, ч	Трудовые затраты в год
Заявка клиента	15шт./день	5475	0, 12	657
Заявка на закупку	1р./неделю	52	3	156
Проверка наличия материалов на складе	5р./день	1825	1	1825

Можно выделить следующие основные преимущества использования автоматизированной информационной системы на основе вычислительной техники для решения задачи построения системы автоматизации деятельности предприятия:

- повышение удобства поиска и отбора данных из справочников хранения статической информации и журналов выполненных операций;

- повышение скорости поиска и отбора информации, а также оформления операций движения товаров;

- обеспечение влияния каждой вновь оформленной операции на остатки товаров на складах и мгновенное получение аналитической информации об остатках;

- автоматизация рабочего места сотрудника;

- обеспечение безопасности хранения информации;

- обеспечение многопользовательской работы.

Использование вычислительной техники является необходимой и экономически целесообразной задачей.

1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации

В обществе имеются нормативно-правовые и организационно распорядительные документы:

1.Регламент информационной безопасности:

· доступ сотрудников к служебной информации, составляющей коммерческую тайну;

· доступ к использованию программного обеспечения.

2.Регламент к использованию сети Internet, электронной почты.

Эти документы предназначены для сотрудников, выполнение должностных обязанностей которых связано с использованием персональных компьютеров и определяют их полномочия, обязанности и ответственность.

В ООО «ЖилРемСтрой» реализована политика безопасности, основанная на избирательном способе управления доступом. Такое управление характеризуется заданным администратором множеством разрешенных отношений доступа. Матрица доступа заполняется непосредственно системным администратором компании. Применение избирательной политики информационной безопасности, соответствует требованиям по информационной безопасности, разграничению доступа, подотчетности. Реализацией этой политики безопасности занимается системный администратор.

В качестве программного средства защиты используется Kaspersky open Space Security, которая отвечает требованиям, предъявляемым к системам защиты корпоративных сетей.

В компании производится постоянный мониторинг наиболее опасных угроз информационной безопасности:

· утечка данных;

· халатность служащих;

· аппаратные и программные сбои;

· вирусы.

Из списка угроз видно, что первое место в иерархии опасностей информационного обеспечения компании занимает утечка данных. А именно нарушается конфиденциальность следующих информационных блоков: персональные данные; финансовые отчеты, детали конкретных сделок, интеллектуальная собственность компании; бизнес-планы. Поэтому руководители отделов компании ведут ежедневный мониторинг своих подчиненных, системный администратор контролирует права доступа к корпоративной информации на файловый сервер, производит мониторинг электронной почты сотрудников, контролирует интернет канал путем закрытия доступа к социальным сетям и личной почте.

1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

В последнее время в России отмечается спрос к компьютерным интегрированным системам, способным обеспечить эффективное управление предприятием.

Рассмотрим некоторые из наиболее популярных на российском рынке таких систем.

1. ПАРУС. Программные продукты «Парус» позволяют решить конкретные проблемы и оптимизировать деятельность коммерческих предприятий и бюджетных организаций различного уровня, предоставляя оперативную информацию для принятия управленческих решений. Данные продукты базируются на различных платформах:

· Парус 7 - с архитектурой «Файл-сервер»;

· Парус 8 - с двухзвенной архитектурой «Клиент-сервер»;

· Парус 10 - с трехзвенной архитектурой.

Программные модули, реализованные на платформе Парус 7, объединены в комплексы «Парус - Предприятие 7» (для малого и среднего бизнеса) и «Парус - Бюджет 7» (для бюджетных организаций). Программные модули, реализованные на платформе Парус 8, объединены в комплексы «Система управления ПАРУС» (для корпоративного сектора) и «Парус - Бюджет 8» (для бюджетных организаций).

Система «Парус - Предприятие 7» предназначена для малых и средних хозрасчетных предприятий различной отраслевой принадлежности (торговля, сфера услуг, элементарное производство, реклама и СМИ, общественное питание, туризм и др.). Это простая, удобная, но в то же время мощная полнофункциональная система, позволяющая автоматизировать бухгалтерский учет, основные торговые процессы и складской учет, расчет заработной платы и кадровый учет. Может эксплуатироваться как на одном, так и на нескольких объединенных в локальную сеть компьютерах.

Комплекс «Парус - Бюджет 7» построен по модульному принципу и представляет собой набор программных модулей, каждый из которых предназначен для автоматизации одного из основных видов деятельности бюджетного учреждения и может работать, как в автономном режиме, так и совместно с другими модулями комплекса. Наличие различных комплектаций обеспечивает возможность успешного использования комплекса для всех сегментов бюджетного рынка. Решение «Парус - Бюджетная отчетность», позволяет организовать сбор и подготовку финансовой и бюджетной отчетности с помощью эффективных и недорогих в использовании веб-технологий. Применение решения обеспечивает единую для всех учреждений методику составления и проверки бюджетной отчетности, своевременное внедрение правовых изменений в процесс подготовки и сбора отчетности.

«Система управления Парус» изначально строилась как комплексная автоматизация управления. Система характеризуется четким разграничением оперативно-управленческих и учетных задач при полной их интеграции на уровне единой базы данных и соблюдении принципа однократности ввода исходной информации. В основу управления ПАРУСа положен модульный принцип при взаимосвязи всех подсистем с единой базой данных, что обеспечивает возможность автоматизации полного цикла управления предприятием.

2. ЕВФРАТ. Это система электронного документооборота позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Основные функции системы Евфрат:

- регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки);

- присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

- связывание документов перекрёстными ссылками;

- ведение номенклатуры дел;

- сканирование и распознавание документов;

- работа со словарями и справочниками;

- постановка документов на контроль;

- слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;

- поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;

- автоматизация процессов списания и хранения документов в архиве.

3. ФогСофт. Компания проектирует, разрабатывает и внедряет комплексные решения для автоматизации бизнес-процессов на предприятиях. Автоматизация бизнес-процессов - это в первую очередь автоматизации управления, что позволяет повысить эффективность работы каждого сотрудника и всей организации в целом, вести контроль клиентов, статистику, ускорить внутренние и внешние бизнес-процессы за счет единой среды управления, контролировать финансовые потоки, прогнозировать спрос и планировать предложения.

Компания ФогСофт разрабатывает системы автоматизации бизнес-процессов соответственно требованиям каждого конкретного заказчика, полностью отражающие бизнес-процессы его предприятия, используя индивидуальный подход. Для создания систем автоматизации бизнес-процессов предприятия компания ФогСофт использует платформу SOALution Base, собственной разработки.

4. 1С:Предриятие. Является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система «1С:Предприятие» может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам и так далее.

Основной особенностью системы «1С:Предприятие» является ее конфигурируемость. Она представляет собой совокупность механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Конкретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации определяет конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией система «1С:Предприятие» выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определенные типы предприятий и классы решаемых задач.

Система программ «1С:Предприятие» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц.

Платформа - это среда исполнения и набор технологий, используемые в качестве основы для построения определенного круга приложений. Платформа предоставляет разработчику некоторую модель, которая, как правило, изолирует его от понятий и подробностей технологий и платформ более низкого уровня. Использование прикладных объектов - это главное отличие систем типа 1С от традиционных систем. Прикладной объект - это объект платформы, который описывает данные и поведение объекта реального мира.

При разработке платформы «1С:Предприятние» ее создатели сразу ориентировались на получение целостной базовой платформы, которая будет использоваться для построения разнообразных прикладных решений. При этом, данные прикладные решения могут создаваться не только специалистами фирмы «1С», но и множеством других разработчиков, которые являются экспертами в тех или иных отраслях производственной деятельности. Поэтому платформа изначально проектировалась как тиражируемый продукт. Этот продукт включает все необходимые технологии для эксплуатации бизнес-приложений и инструменты для их разработки и модификации.

Для разработки модуля бизнес-процесса, из вышеперечисленных систем автоматизации, лучшая система «1С:Предриятие». Основным недостатком перечисленных систем, является их громоздкость и, как следствие, сложность внедрения, большое количество времени и средств, затрачиваемых на это. В нашем же случае необходимо разработать модуль по автоматизации только небольшого участка деятельности предприятия. В таких целях, приобретать одно из готовых решений нет необходимости, так как это может привести к значительным финансовым потерям. Поэтому принято решение о разработке такой системы своими силами. При этом данный модуль должен быть интегрирован в уже используемую систему. Это еще одно немаловажное преимущество «1С:Предриятие» (оно уже используется в ООО «ЖилРемСтрой»).

1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

Бизнес будет развиваться эффективно при хорошо организованной и отлаженной работе всех отделов предприятия.

Для ООО «ЖилРемСтрой» разработка стратегии реализации проекта будет следующей:

- анализ области деятельности предприятия;

- анализ стратегии дальнейшего развития предприятия;

- определение стратегических свойств разрабатываемой системы;

- определение функциональности системы;

- анализ существующих разработок;

- выбор стратегии автоматизации;

- выбор способа приобретения;

- определение архитектуры;

- формирование бизнес-плана.

Существуют две ключевые стратегии автоматизации: подгонка существующего программного продукта под бизнес-процессы организации, предварительная реорганизация бизнес-процессов и последующая автоматизация уже упрощенной структуры. Выбор стратегии автоматизации зависит от целей развития организации и ее долгосрочных экономических возможностей.

Для нашей организации более подходит вариант с доработкой существующего программного продукта под бизнес-процессы.

Существует несколько типов стратегий автоматизации:

· хаотичная (кусочная),

· по участкам,

· по направлениям,

· полная (комплексная).

При использовании хаотичной стратегии автоматизации функции ИС заранее не планируются. Сам процесс внедрения ИС не согласовывается с реальными потребностями бизнеса, не предусматривается весь максимальный спектр желаемых услуг для абонентов. Определяются только те функции, которые выбирает руководство компании. Данная стратегия автоматизации может использоваться на предприятии, не имеющим ИС вообще, как стартовая, пробная автоматизация.

Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Подобный путь автоматизации выбирается в следующих случаях:

· инвестиционные ресурсы предприятия недостаточны для решения задачи автоматизации в полном объеме;

· существуют участки, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала;

· технология производства или иные условия не позволяют обходиться без использования автоматизированных систем.

Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия. Отличительной чертой от автоматизации по участкам является, что деятельность предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Конечным результатом автоматизации по направлениям может быть полная автоматизация компании. Полная автоматизация подразумевает собой систему, состоящую из большого количества элементов различных уровней и различного назначения. К ним относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи, управленческие процедуры, функции и т. д. Это позволяет использовать один алгоритм для расчета схожих задач. Так же исключается необходимость дублирования различных справочников в разных системах, так как всё собрано в одной. Есть и минусы полной автоматизации. Полная автоматизация требует значительных финансовых и временных затрат, а также очень точного и тщательного планирования.

В данном дипломном проекте выбрана стратегия автоматизации по участкам. В связи с отсутствием достаточного количества средств для проведения комплексной автоматизации, автоматизация в ООО «ЖилРемСтрой» будет состоять из проведения отдельных этапов по разработке автоматизированных систем для нескольких подразделений. В рамках разрабатываемой системы автоматизацию целесообразно начать выполнять с отдела продаж, касательно ввода документов планирования, приема заявок клиентов и оформления отгрузочных документов. Далее необходимо провести автоматизацию работы склада. Туда будет внедрена подсистема складского учета, после чего появится возможность полностью перейти на электронное оформление всех складских документов.

1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи

Способы приобретения информационных систем (ИС) - это последующие действия от определения и формализации решения о необходимости ИС до момента пока ИС не будет внедрена на предприятии. Существует несколько способов приобретения ИС:

- покупка готового программного продукта;

- покупка и доработка программного продукта;

- приобретение в аренду существующую программную систему;

- самостоятельная разработка.

Рассмотрим детально каждый вариант приобретения информационных систем. При покупке готового решения необходимо выбрать такое решение, которое полностью будет соответствовать схемам ведения бизнеса. Это очень сложно, так как производители систем автоматизации пытаются угодить всем потенциальным клиентам и их системы получаются перегруженными лишним функционалом, за который приходится платить, либо система представляет собой каркас для построения решения под конкретного потребителя. Оба эти варианта не подходят для решения поставленной задачи, так как приобретение готовой информационной системы для автоматизации по направлениям является невыгодным с точки зрения вложения денег в систему автоматизации.

Покупка и доработка программного продукта под цели рассматриваемой организации так же представляется маловероятной в связи с большими затратами на поиск программного обеспечения, позволяющего эффективно решать задачи всестороннего учета в рассматриваемой предметной области. Даже если такой программный продукт будет найден, необходимы затраты на изучение программистом данной предметной области, построение информационной модели производства и функционирования организации, а так же затраты на приобретение средств разработки, и непосредственно на доработку, тестирование и оплату труда программиста.

У варианта аренды ИС можно выявить следующие преимущества:

- улучшает инновационные возможности компании за счет взаимодействия и партнерства с поставщиками мирового уровня, имеющими большой интеллектуальный потенциал и богатый инновационный опыт;

- обеспечивает большую гибкость компании в случае внезапного изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений: проще и дешевле найти новых поставщиков с необходимыми возможностями и ресурсами, чем перестраивать внутреннюю деятельность компании, ликвидируя одни мощности и ресурсы и создавая новые;

- ускоряет приобретение ресурсов и навыков;

- позволяет сосредоточиться на тех операциях, которые эффективно выполняются силами компании, и тех, которые стратегически целесообразно сохранить под ее контролем.

Ввиду отсутствия на рынке готовых продуктов, реализующих необходимые функции, невозможно использования варианта взятия в аренду готовой программной системы. Одним из наиболее перспективных способов является заказ разработки программной системы в одной из профессиональных компьютерных фирм. В этом случае будет разработано программное обеспечение, которое возможно удовлетворит потребности организации. Однако и этот способ обладает несколькими существенными недостатками:

 1. Заказ разработки готового программного обеспечения связан с существенными финансовыми затратами, которыми не может нести рассматриваемая организация.

2. Существует риск неправильного представления предметной области в информационных моделях, а так же возможен риск неправильного тестирования программного обеспечения, за счет этого неправильного понимания протекания бизнес-процессов организации.

Наиболее предпочтительным является вариант разработки программного обеспечения самостоятельно. Этот вариант позволяет полностью устранить недостатки присущие заказу разработки программного обеспечения, а именно, правильное понимание бизнес-процессов в организации позволит безошибочно описать сами бизнес-процессы и саму предметную область. Самостоятельная разработка программного обеспечения, при условии соблюдения всех технологических процессов проектирования программного обеспечения позволит существенно уменьшить затраты на его написание.

1.4 Обоснование проектных решений

1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент ИС и ИТ, который предназначен для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющийся основой для принятия управленческих решений. Информационное обеспечение - это создание информационных условий функционирования системы, обеспечение необходимой информацией, включение в систему средств поиска, получения, хранения, накопление, передачи, обработки информации. В состав информационного обеспечения включаются два комплекса:

· внемашинное ИО (классификаторы технико-экономической информации и документы);

· внутримашинноое (макеты и экранные формы для ввода первичных данных или вывода результатной информации, структура информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).

Для эффективного поиска, обработки и передачи, экономическую информацию необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора. Классификатор - это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание экономической информации в экономической информационной системе, содержащей наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения. По сфере действия выделяют: межгосударственные, общегосударственные, отраслевые и локальные классификаторы. Основной компонентой внемашинного ИО является система документации, применяемая в процессе управлении экономическим объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой. Система документации - это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом.

К внемашинному ИО можно отнести следующие информационные документы:

· договор с клиентом об оказании услуг;

· договора с поставщиками материалов и оборудования.

При разработке входных и выходных документов допускается использование принципов оригинального проектирования, так как большинство документов, участвующих в документообороте, являются внутрифирменными и не выходят за пределы предприятия.

Однако, при составлении договора с клиентом, необходимо соблюдение и применение унифицированной формы, поскольку договор является документом, используемым в юридических отношениях с заказчиком.

Также счет, формируемый после выполнения заказа клиента, требует соблюдения унифицированных форм.

К внутримашинному ИО относится описание экранных форм. При построении экранных форм для документов с постоянной информацией, следует иметь ввиду, что макеты используются для ввода и актуализации записей информационной базы, поэтому целесообразно применить анкетную форму расположения реквизитов, удобную для выполнения этих операций. В основе выбора экранных форм лежат принципы минимальной трудоемкости и стоимости ввода информации, максимальной степени читабельности результатной информации, выводимой на экран, и максимальной надежности и достоверности выполнения этих операций.

Основной частью внутримашинного ИО является Информационная база (ИБ) - определенным образом организованная совокупность данных, хранимых виде файлов в памяти вычислительной системы. Существуют следующие способы организации ИБ:

· совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ;

· интегрированная база данных.

Организация локальных файлов связана с большим дублированием данных в разных приложениях, а также негибкостью доступа к информации, поэтому может применяться только в специализированных приложениях.

Для данного проекта целесообразно использовать интегрированную базу данных. Данная организация позволяет объединить различные источники информации, управлять файлами различных форматов. Кроме того, очевидны преимущества использования для хранения информации базы данных:

· совместимость данных;

· соответствие данных реальному состоянию объекта;

· удобство и увеличение скорости совместной обработки данных;

· поддержка целостности данных.

Основными способами организации баз данных являются: централизованные и распределенные базы данных. Критерием выбора из способов организации баз данных является достижение минимальных трудовых и стоимостных затрат на проектирование структуры ИБ, программного обеспечения системы ведения файлов. На основании этих критериев и необходимости обеспечения надежности хранения данных выбран централизованный способ организации баз данных. Файлы с результатной информацией (отчеты), предполагается хранить в системе как архивные, с целью составления статистической отчетности за год. Остальные файлы, которые представляют собой выборки из файлов базы данных, хранить нет необходимости, поскольку они могут быть сформированы путем обращения к базе данных в любой момент времени.

1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение (ПО) включает совокупность программ, реализующих функции и задачи ИС и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств. В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программы, а также инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения.

Операционная система (ОС) составляет основу программного обеспечения компьютера. ОС представляет комплекс системных и служебных программных средств, который обеспечивает взаимодействие пользователя с компьютером и выполнение всех других программ.

В зависимости от алгоритма управления процессом операционные системы подразделяются на:

· однозадачные и многозадачные;

· однопользовательские и многопользовательские;

· однопроцессорные и многопроцессорные системы;

· локальные и сетевые.

В однозадачных системах используются средства управления периферийными устройствами, средства управления файлами, средства общения с пользователями.

Многозадачные ОС используют все эти средства и управляют разделением совместно используемых ресурсов (ОЗУ, процессор и тд.). В зависимости от областей использования многозадачные ОС подразделяются на:

· системы пакетной обработки;

· системы с разделением времени;

· системы реального времени.

В многопользовательских ОС каждый пользователь настраивает для себя интерфейс, кроме того, существуют средства защиты информации каждого пользователя от несанкционированного доступа других пользователей.

На компьютерах, используемых в качестве рабочих мест пользователей, применяется ОС Window XP.

Это современная многозадачная многопользовательская ОС с графическим интерфейсом пользователя. Эта система выбрана для разработки модуля, так как работникам ООО «ЖилРемСтрой» она знакома, работают они с ней достаточно длительное время. Рассмотрим классификацию систем управления баз данных (СУБД):

· по выполняемым функциям: операционные и информационные;

· по сфере применения: универсальные и проблемно-ориентированные;

· по используемому языку общения: замкнутые (имеющие самостоятельные языки общения пользователей с базами данных) и открытые (для общения с базой данных используется язык программирования, расширенный операторами языка манипулирования данными);

· по числу поддерживаемых уровней моделей данных: одно-, двух-, трехуровневые системы;

· по способу установления связей между данными: реляционные, иерархические и сетевые базы данных;

· по способу организации хранения данных и выполнение функций обработки базы данных: централизованные и распределенные.

Данный дипломный проект, по разработке модуля бизнес-процесса, будет осуществлен в системе 1С:Предприятие. Платформа поддерживает работу с пятью СУБД, одна из которых - файловая СУБД, разработанная фирмой «1С». Файловый вариант работы рассчитан на персональную работу одного пользователя или работу небольшого количества пользователей в локальной сети. Все данные информационной базы (конфигурация, база данных, административная информация) располагаются в одном файле - файловой базе данных. Этот формат хранения данных разработан фирмой «1С» специально для прикладных решений «1С:Предприятие». Работу с файловой базой данных осуществляет файловая СУБД, являющаяся частью платформы. Файловый вариант работы обеспечивает целостность информационной базы и простое создание резервных копий. Исключена ситуация, когда пользователь может по ошибке (например, при копировании информационной базы) перепутать различные файлы информационной базы и привести, таким образом, систему в неработоспособное состояние. Такой вариант работы обеспечивает легкость установки и эксплуатации системы. При этом для работы с информационной базой не требуются дополнительные программные средства, достаточно иметь операционную систему и 1С:Предприятие 8.

1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

Техническое обеспечение - это персональный компьютер, оргтехника, линии связи, оборудования сетей. Вид информационной технологии, зависящий от технической оснащенности (ручной, автоматизированный, удаленный) влияет на сбор, обработку и передачу информации. Комплекс технических средств составляют:

компьютеры

· устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации (жесткие диски, устройства хранения данных, сканеры, принтеры и т.д.);

· устройства передачи данных (модемы);

· эксплуатационные материалы (бумага,CD/DVD диски и т.п.).

При выборе компьютера необходимо учитывать такие характеристики как: надежность, стоимостные затраты, производительность, простота использования и др. От значения данных параметров зависит возможность работы с требуемыми программными средствами, а значит, и успех создания системы.

Для технической реализации системы необходим сервер баз данных, на котором будет хранится сама база данных. К серверу баз данных будет осуществляться доступ с локальных станций конечных пользователей, используя сетевой коммутатор. В случае необходимости удаленного доступа к серверу баз данных используется маршрутизатор.

Разработка модуля будет осуществляться в системе «1С:Предприятие». Минимальные системные требования для работы сервера: процессор Pentium III 866Мг и выше, оперативная память 512Мбайт и выше.

Сервер и персональные компьютеры, работающие на предприятии, имеют технические характеристики, превышающие требуемые для работы информационной системы. Значит разработка модуля возможна на любом из имеющихся в наличии компьютеров и сервера. Для печати, сканирования и копирования документов установлено соответствующее оборудование, так же, для обеспечения сохранности данных при аварийном отключении электропитания, рабочие места оборудованы блоком бесперебойного питания. Поэтому внедрение разрабатываемой системы не требует закупки и установки дополнительных технических средств.

2 Проектная часть.

2.1 Разработка проекта автоматизации

2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации

Жизненный цикл (ЖЦ) - период времени, который начинается с принятия решения о создании программного обеспечения и заканчивается в момент изъятия его из эксплуатации. Наиболее оптимальным вариантом является международный стандарт ISO/IEC 12207:2008. В настоящее время этот стандарт является основным международным документом в области создания и развития программных продуктов. В данном стандарте нет конкретной модели и методов разработки жизненного цикла, то есть каждый процесс, действие или задача, инициируется другим процессом по мере необходимости, причем, определенной последовательности их выполнения не существует. Процессы жизненного цикла подразделяются на три группы, которые представлены на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 Процессы жизненного цикла программного обеспечения.

Основные процессы являются обязательными для создания программного продукта. Данный процесс выполняют под руководством сторон, вовлеченных в разработку программного продукта. К ним относятся:

1. Заказ - определяет работы заказчика.

2. Поставка - определяет работы поставщика, то есть организации, которая поставляет систему.

3. Разработка - определяет работы разработчика, организации, которая проектирует и разрабатывает программный продукт.

4. Эксплуатация - определяет работы оператора, то есть организации, которая обеспечивает эксплуатационное обслуживание вычислительной системы в заданных условиях в интересах пользователей.

5. Сопровождение - определяет работы персонала сопровождения. Данный процесс реализуется при изменениях программного продукта. Целью процесса является изменение существующего программного продукта при сохранении его целостности.

Вспомогательный процесс поддерживает реализацию другого и обеспечивает необходимость качества проекта программного продукта. Этот процесс используют и выполняют по мере необходимости, при этом, он инициируется другим процессом. Ответственность за работы и задачи вспомогательного процесса несет организация, выполняющая данный процесс. К ним относятся:

1. Документирование - описывает информацию, выдаваемую в процессе жизненного цикла.

2. Управление конфигурацией - определяет работы по управлению конфигурацией.