Проектирование системы автоматизации управления бизнес-процессами

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА И СВЯЗИ УКРАИНЫ

ОДЕССКАЯ НАЦИОНАЛЬНАЯ АКАДЕМИЯ СВЯЗИ им. А.С.ПОПОВА

КУРСОВАЯ РАБОТА

ПО КУРСУ «АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ»

на тему: «ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ»

Одесса 2013

СОДЕРЖАНИЕ

ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ

1. ФОРМАЛИЗАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-ШТАТНОЙ СТРУКТУРЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛИ И ЗАДАЧ ПРОЕКТА

3. РАЗРАБОТКА ПЛАНА АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ БП

4. ОБОСНОВАНИЕ ВЫБОРА МЕТОДОЛОГИИ ОПИСАНИЯ И ФОРМАЛИЗАЦИИ БП

5. ФОРМАЛИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ НА БАЗЕ IDEF0 ДИАГРАММЫ

6. ФОРМАЛИЗАЦИЯ ДЕЙСТВИЯ БП С ПОМОЩЬЮ IDEF3 ДИАГРАММЫ

7. СОЗДАНИЕ ДИАГРАММЫ ПОТОКОВ ДАННЫХ DFD

8. СОЗДАНИЕ ДИАГРАММЫ ДЕЙСТВИЙ В РАМКАХ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

9. ФОРМИРОВАНИЕ ТРЕБОВАНИЙ К СИСТЕМЕ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ БП

ВЫВОДЫ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ

Вариант 13

Вариант определяется двумя последними цифрами номера зачетной книжки NM.

Цифра N определяет:

1. Число сотрудников предприятия, которое определяется по формуле

Чст = (N+15)*11;

2. Размер чистой прибыли компании за прошлый год

ПЧ = (100-N)*105;

Цифра M определяет:

3. Число рабочих станций в сети

Ч_РС= Ч_ст* ((100-M)/100)

4. Цель внедрения системы автоматизации, а также тип предприятия (см. таблицу 1).

Таблица 1 - Тип предприятия и цель автоматизации

М	Тип предприятия	Цель
3	Телекоммуникационная компания	Выявить проблемные БП, улучшить их в максимально короткие сроки

1. ФОРМАЛИЗАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-ШТАТНОЙ СТРУКТУРЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

На рисунке 1.1. представлена организационно-штатная структура телекоммуникационной компании «КликКом». Рассмотрим более подробно данную схему:

- Генеральный директор - его основной задачей является рост и развитие компании, а также повышение ее конкурентоспособности и укрепление позиции на рынке.

- Технический директор - один из руководителей компании, отвечающий за её развитие и разработку новых продуктов.

- Коммерческий директор - отвечает за работу с клиентами и прибыль компании; принимает решения по прекращению продажи товаров, не имеющих сбыта.

- Директор по общим вопросам - организует работу и эффективное взаимодействие производственных единиц и структурных подразделений компании, участвует в разработке стратегии развития компании.

- Бухгалтерия - формирование полной и достоверной информации о деятельности компании и её имущественном положении.

2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛИ И ЗАДАЧ ПРОЕКТА

Целью данного проекта является выявление проблемных бизнес-процессов, улучшение их в максимально короткие сроки.

Цель достигается посредством решения следующих задач автоматизации управления ПБ:

- выбрать методику автоматизации управления БП;

- сосредоточить усилия на улучшение БП;

- выявить самые проблемные места в течение нескольких дней;

- в максимально короткие сроки устранить проблемы и сделать выводы.

3. РАЗРАБОТКА ПЛАНА АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ БП

План автоматизации состоит из трёх стадий:

- планирование выбора;

- подготовка выбора;

- осуществление выбора.

Необходимо определить:

- сумму, которую можно потратить на реализацию проекта;

- состав группы внедрения;

- временные рамки проекта.

Произведем необходимые расчёты.

Число сотрудников предприятия:

Ч_ст = (1+15)*11 = 176 чел.

Число работающих станций в сети:

Ч_РС = 176*((100-3)/100) = 171 комп.

Размер чистой прибыли компании за прошлый год:

ПЧ = (100-1)*10⁵ = 9 900 000 грн.

Максимальный размер бюджета составит 50% от чистой прибыли за прошлый год:

N_Б = 0,5*9900000 = 4 950 000 грн,

из них:

Затраты на приобретение системы не более 60% от размера бюджета:

N_ИС = 0,6*4950000 = 2 970 000 грн.

Стабилизационный фонд бюджета составляет 5-10% от чистой прибыли:

N_СФ = 0,05*4950000 = 247 500 грн.

Затраты на консалтинговые услуги составляют 30% от затрат на приобретение системы:

N_КУ = 0,3*2970000 = 891 000 грн.

Затраты на обучение персонала составляют 10% от затрат на приобретение системы:

N_ОП = 0,1*2970000 = 297 000 грн.

Затраты на обслуживание ИС составляют 10% от затрат на приобретение системы:

N_ОС = 0,1*2970000 = 297 000 грн.

Затраты на мотивацию сотрудников компании составляют 10% от размера бюджета:

N_М = 0,1*4950000 = 495 000 грн.

Формирование группы внедрения:

- представители от каждого отдела (которые принимают участие в основных бизнес-процессах и знают о проблемных точках);

- весь IT-отдел;

- руководитель проектной группы (это может быть директор IT-отдела, технический директор, начальник любого отдела).

Временные рамки проекта не должны превышать одного года, а в нашем случае они будут составлять:

- 1-2 дня на выявление проблемных БП, разработку плана автоматизации, выбора консалтинга;

- 3 месяца на внедрение системы и её настройка.

Этапы работы:

- предварительный анализ существующей автоматизации предприятия;

- выделение БП предприятия;

- формирование требований к системе;

- выбор систем-кандидатов на внедрение;

- принятие решение (выполняет совет акционеров).

В первую очередь просто необходимо создать команду и определить, кто в неё войдет. Именно они впоследствии и займутся улучшением бизнес-процессов. Сюда войдут руководители и специалисты отделов, которые хорошо знают о проблемных точках.

Члены команды должны тщательно разложить всю деятельность компании, отдавая предпочтение ключевым бизнес-процессам. Необходимо определить, как эти БП связаны между собой именно в нашей компании. После того как схема будет разработана, проводится ABC - анализ, в основе которого лежит правило Парето (20%/80%). Этот анализ позволяет выделить небольшое число наиболее значимых БП, которым и нужно уделить основное внимание.

Для этого все БП делятся на три группы - A, B и C. К группе А относятся процессы, требующие наибольших затрат. Обычно, это 5-10% от всех процессов, происходящих на предприятии, на которые приходится 70-80% всех затрат. В группу В входят примерно 20% бизнес-процессов, к которым относятся примерно 10-20% затрат. Группу С составляют остальные 60-75% процессов, на которые приходится всего 5-10% затрат предприятия.

Любые действия по улучшению работы предприятия будут начинаться с оптимизации процессов группы А. Причём, эти процессы возможно будет улучшить за три месяца.

4. ОБОСНОВАНИЕ ВЫБОРА МЕТОДОЛОГИИ ОПИСАНИЯ И ФОРМАЛИЗАЦИИ БП

Для достижения поставленных целей и решения всех задач необходимо выбрать методику улучшения БП направленную на осуществление крайне быстрого улучшение в рамках единого бизнес-процесса - методику быстрого анализа решения FAST.

Метод FAST состоит из восьми этапов:

1. Определение проблемы или процесса, кандидата на FAST.

2. Получение согласия руководства на проведение FAST в отношении процесса, который предлагается улучшить.

3. Поиск и назначение команды для выполнения FAST.

4. Команда FAST собирается в течение одного-двух дней для разработки обобщенной блок-схемы процесса и определения мероприятий, способных улучшить показатели процесса.

5. Члены команды должны признать свою ответственность за внедрение всех рекомендаций.

6. По прошествии 1-2-х дней руководителю представляются решения.

7. Одобрение решений руководством.

8. Одобренные решения внедряются назначенными членами команды FAST в течение следующих трёх месяцев.

Методика быстрого анализа решения (FAST) концентрирует внимание на определённом процессе в ходе одно- или двухдневного совещания группы совершенствования процесса для определения способов улучшения этого процесса в течение последующих 90 дней. В основе этой методики лежат интуитивные методы принятия решения: коллективной экспертной оценки и коллективной генерации идей. Улучшениями при FAST являются снижение затрат и длительности цикла процесса.

Преимуществами данного метода является быстрота выбора решения, минимальные затраты для реализации методики, ориентация на руководителя, который во многом определяет проблему или процесс как объект совершенствования и одобряет действия и решения группы FAST.

После трёх месяцев работы в таком стиле и режиме мы вполне сможем снизить затраты на 5-15%, сократить производственный цикл и улучшить состояние расчетов предприятия.

5. ФОРМАЛИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ НА БАЗЕ IDEF0 ДИАГРАММЫ

Наиболее удобным языком программирования БП является методология IDEF0, где система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций. Функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют. Это позволяет более четко смоделировать логику и взаимодействие процессов организации.

Процесс моделирования системы в IDEF0 начинается с создания контекстной диаграммы - диаграммы наиболее абстрактного уровня описания системы в целом, содержащей определения субъекта моделирования, цели и точки зрения на модель.

Главная контекстная диаграмма изображена на рис. 5.1.

Рисунок 5.1 - Контекстная диаграмма

На рис. 5.2 изображена IDEF0 диаграмма декомпозиции А0, а на рис. 5.3 - 5.5 - IDEF0 диаграммы декомпозиции А1, А2, А3.

Рисунок 5.2 - Диаграмма декомпозиции А0



Рисунок 5.3 - Диаграмма декомпозиции А1



Рисунок 5.4 - Диаграмма декомпозиции А2



Рисунок 5.5 - Диаграмма декомпозиции А3

6. ФОРМАЛИЗАЦИЯ ДЕЙСТВИЯ БП С ПОМОЩЬЮ IDEF3 ДИАГРАММЫ

Для описания логики взаимодействия информационных потоков более подходит нотация IDEF3, называемая также workflow diagramming, - методология моделирования, использующая графическое описание информационных потоков, взаимодействующих между процессами обработки информации и объектами, являющимися частью этих процессов. Диаграммы workflow могут быть использованы в моделировании БП для анализа завершенности процедур обработки информации. С их помощью можно описывать сценарии действий сотрудников организации. Каждый сценарий сопровождается описанием процесса и может быть использован для документирования каждой функции.

Метод IDEF3 использует сценарии для упрощения структуры описаний сложного многоэтапного процесса. Сценарии определяют граничные условия описания и представляют собой повторяющуюся последовательность ситуаций или действий, который описывают типичный класс проблем, присутствующих в организации или системе, описание последовательности изменений свойств объекта, в рамках рассматриваемого процесса.

Диаграмма сценария - это специфический вид диаграммы, которая создается для иллюстрации сценария типа what if - «что будет, если» для декомпозиционных IDEF3 диаграмм.

IDEF3 диаграммы изображены на рис. 6.1, 6.2, 6.3 и 6.5. Диаграммы сценариев изображены на рис. 6.4 и 6.6. Диаграммы сценариев для первых двух IDEF3 диаграмм процессов совпадают с самими IDEF3 диаграммами.

Рисунок 6.1 - IDEF3 диаграмма для процесса «Монтажные работы по физическому подключению ТУ абонента»



Рисунок 6.2 - IDEF3 диаграмма для процесса «Настройка программной логики предоставляемой услуги»



Рисунок 6.3 - IDEF3 диаграмма процесса «Тестирование подключенной услуги»



Рисунок 6.4 - Диаграмма сценария на основе диаграммы IDEF3 «Тестирование подключенной услуги»



Рисунок 6.5 - IDEF3 диаграмма процесса «Предоставление услуги и техподдержка»



Рисунок 6.6 - Диаграмма сценария на основе диаграммы IDEF3 «Предоставление услуги и техподдержка»

7. СОЗДАНИЕ ДИАГРАММЫ ПОТОКОВ ДАННЫХ DFD

Диаграммы потоков данных представляют собой иерархию функциональных процессов, связанных потоками данных. Цель такого представления - продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные, а также выявить отношения между этими процессами. Нотация диаграммы потоков данных позволяет отображать на диаграмме как шаги бизнес-процесса, так и поток документов и управления.

DFD диаграммы изображены на рис. 7.1 - 7.3.

Рисунок 7.1 - DFD диаграмма процесса «Продажи»



Рисунок 7.2 - DFD диаграмма процесса «Разработка услуги ШД к сети Интернет»



Рисунок 7.3 - DFD диаграмма процесса «Предоставление услуги ШД к сети Интернет и техподдержка»

8. СОЗДАНИЕ ДИАГРАММЫ ДЕЙСТВИЙ В РАМКАХ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

Диаграмма действий показывает:

- действия, следующие в определённом порядке;

- отделы, выполняющие эти действия;

- определенные ресурсов и результатов каждого действия;

- взаимосвязи между отделами компании;

- движение информации в бизнес-процессе;

- документы, которые необходимы в бизнес-процессе.

В бизнес-процессе «Продажи» участвуют менеджер отдела продаж и бухгалтерия.

Диаграмма действий в рамках бизнес-процесса «Продажи» изображена на рисунке 8.1.

Рисунок 8.1 - Диаграмма действий в рамках бизнес-процесса «Продажи»

1. 9. ФОРМИРОВАНИЕ ТРЕБОВАНИЙ К СИСТЕМЕ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ БП

автоматизация управление бизнес формализация

Система автоматизации управления БП должна:

- базироваться на современных технологиях, так как это позволяет реализовать гибкость, открытость и масштабируемость системы;

- представлять собой оптимальное, интегрированное решение и иметь единую базу статистических данных; иметь возможность интеграции с существующими системами или модулями;

- иметь достаточное функциональное покрытие и возможность расширения функциональных возможностей в соответствии с требованиями компании, изменениями законодательства и т.п.;

- иметь возможность увеличения обрабатываемых клиентов и договоров;

- предусматривать ввод и обработку операций посредствам электронного документооборота. Для документов должен быть предусмотрен набор состояний и стадий обработки, определённых компанией;

- предусматривать возможность получения отчетов о стадии обработки документов;

- обеспечить конфиденциальность, целостность и доступность деловой информации;

- обеспечить контроль за действиями клиентов и их анализ;

- иметь возможность импортирования данных из внешних приложений;

- предусмотреть возможность авторизации действий и документов персоналом;

- быть понятной, легкой в эксплуатации и использовать современные технологии построения интерфейса;

- вести протокол всех операций, который должен быть доступен для просмотра по запросу администратора безопасности и иметь разграниченный доступ. Протокол операций пользователей в системе должен быть защищён от изменений;

- иметь возможность классификации пользователей и предоставлять различным категориям пользователей различные уровни доступа к системе и данным;

- выдавать отчетные данные в форматах распространенных текстовых редакторов;

- иметь возможность удаленного доступа сотрудников и руководителей к системе;

- иметь защиту информации от разрушения при сбоях и отказах оборудования.

Затраты на систему автоматизации не должны превысить 4 900 000 грн.

Система должна быть внедрена и настроена за три месяца.

ВЫВОДЫ

Целью данного курсового проекта было выявление проблемных бизнес-процессов телекоммуникационной компании «Ромашка», улучшение их в максимально короткие сроки. Для этого была выбрана методика моделирования бизнес-процессов FAST, которая позволяет быстро выявить проблемы и устранить их в течение трех месяцев.

Для формализации бизнес-процессов мы воспользовались методиками моделирования IDEF0, IDEF3 и DFD, которые представляют собой графический язык моделирования. Результатом такого моделирования является совокупность диаграмм в полной мере описывающих деятельность компании.

При помощи IDEF0 диаграмм были выделены три основные бизнес-процесса компании - «Маркетинг и продажи», «Разработка услуги ШД к сети Интернет» и «Предоставление услуги ШД к сети Интернет и техподдержка». Это процессы были декомпозированы для более подробного их описания при помощи IDEF0 диаграмм уровней А1,А2 и А3, а также при помощи IDEF3 диаграмм.

Для трех основных бизнес-процессов компании были построены диаграммы потоков данных - DFD диаграммы. Это необходимо для того чтобы продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные, а также выявить отношения между основными бизнес-процессами.

На основании результатов моделирования были выдвинуты требования к системе автоматизации управления бизнес-процессами.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Конспект лекций по АУБП.

2. Практика по АУБП.

3. Практика по ИСЭБ.

4. http://www.pickup.forekc.ru/1/index-fast_metodika_bystrogo_analiza_resheniya.htm.

5. Основы формальных методов описания бизнес-процессов. Самуйлов К.Е., Серебренникова Н.В., Чукарин А.В. Учебное пособие - М.: РУНД, 2008.

Размещено на Allbest.ru