В соответствии с особенностями организации малого предприятия необходимо определить методологию финансового планирования. Исходя из описанных в разделе 1 проблем, с которыми сталкиваются малые предприятия, необходимо разработать модель информационной системы способной решать выявленные проблемы.

2.3.1 Требования к методике

Процесс финансового планирования на малом предприятии состоит из нескольких этапов. На первом этапе происходит анализ финансовых показателей за предыдущий период. Для этого используют информацию из основных финансовых отчетов предприятия: бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках, отчета о движении денежных средств. Эти документы имеют важное значение для финансового планирования, так как содержат данные для анализа и расчета финансовых показателей деятельности малого предприятия, а также служат основой для составления прогноза.

На втором этапе происходит составление основных прогнозных документов, таких как прогноз баланса, отчета о прибылях и убытках, движения денежных средств, которые относятся к перспективным финансовым планам и включаются в структуру научно-обоснованного бизнес-плана предприятия.

На третьем этапе происходит уточнение и конкретизация показателей прогнозных финансовых документов посредством составления текущих финансовых планов.

На четвертом этапе осуществляется оперативное финансовое планирование.

Завершается процесс финансового планирования практическим внедрением планов и контролем за их выполнением.

В задачи финансового управления малого предприятия входит нахождение оптимального соотношения между краткосрочными и долгосрочными целями развития предприятия и принимаемыми решениями в рамках финансового управления. Например, малое предприятие может отказываться от вложений в обновление основного капитала ради получения высоких текущих прибылей, но впоследствии это отразиться на конкурентоспособности ее продукции и приведет к снижению рентабельности производства, а значит к ухудшению положения предприятия на рынке.

В долгосрочном финансовом управлении, прежде всего, учитываются факторы риска и неопределенности. В конечном итоге, главное в финансовом управлении малым предприятием - принятие решений по обеспечению наиболее эффективного движения финансовых ресурсов между предприятием и источниками его финансирования, как внешними, так и внутренними.

Управление потоком финансовых ресурсов, выраженных в денежных средствах, является центральным вопросом в финансовом управлении малым предприятием.

При проведении финансового анализа деятельности малого предприятия необходимо также учитывать динамику показателей его финансовой устойчивости, так как прочность финансов малого предприятия выступает как критерий его рыночной позиции. Залог выживаемости предприятия - его стабильность. Чтобы предприятие могло эффективно действовать на рынке и развиваться, ему, прежде всего, нужна устойчивость денежной выручки, достаточной для расплаты с поставщиками, кредиторами, работниками, местными органами власти, государством. После всех расчетов и выполнения обязательств необходима еще и прибыль, объем которой должен быть, по крайней мере, не ниже запланированного.

2.3.2 Требования к архитектуре и структуре информационной системы

В современных автоматизированных системах появились тенденции, которые можно охарактеризовать как совместная работа с источником данных, то есть когда вся работа людей проходит взаимосвязано и практически не требует бумажной документации, это привело к появлению общего информационного пространства предприятия.

Для малых предприятий оптимальной является двухуровневая структура, которая позволяет организовать работу пользователей даже удалённо, посредством Web-технологий. Двухуровневая архитектура представляет собой связку Клиент - Канал связи - Сервер. Такая связь обусловлена тем, что на Клиенте присутствует не только интерфейс для работы пользователя, но и функциональная логика системы.

Информационная система финансового планирования для малого предприятия должна быть реализована с единой базой данных, основываясь на технологии "клиент-сервер". Этот подход обеспечивает одновременную работу многих пользователей с одними и теми же данными. В связи с этим возможно оперативное внесение изменений в структуру планов и интерактивное взаимодействие пользователей системы.

В качестве БД можно использовать реляционную или многомерную модель, причем последняя применяется не только в связи с необходимостью многомерного представления статей планов, но и с целью ускорения вычислений. Вариант с хранилищем данных предъявляет особые требования к построению БД и применяется для решения задач финансовой консолидации данных системного и внесистемного учета, а также для автоматизации контроля исполнения планов.

Таким образом, разрабатываемая система финансового планирования, должна представлять собой многопользовательское приложение, обладающее развитым пользовательским интерфейсом, и выполненное с использованием 2-х уровневой архитектуры. Преимущества такого подхода к разработке системы заключаются в следующем. Это позволит выполнять восходящее и нисходящее прогнозирование, обеспечить ввод текущих данных в реальном времени, в результате некоторых событий или изменений ситуации. Интерфейс, должен быть ориентирован на пользователей системы, позволяющий сотрудникам финансовых и операционных отделов, вне зависимости от того, насколько редко им приходится пользоваться системой, могли легко проводить полные, аккуратные и хорошо документированные плановые операции. Необходимо предусмотреть в разработке дипломного проекта использование Internet-Intranet технологий, которые позволят пользователям одинаково хорошо работать как в пределах предприятия, так и удаленно, используя Internet.

3. РАЗРАБОТКА ОБОБЩЁННОЙ МОДЕЛИ ФИНАНСОВОГО ПЛАНИРОВАНИЯ МАЛОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

Формирование плана - это процесс, формирования финансовых показателей деятельности предприятия, оформленных в основные операционные и бюджетные документы (см. рис. 3.1). Процесс формирования условно делится на две составные части:

· подготовка операционного бюджета;

· подготовка основных бюджетных документов.

Рекомендуется иметь на предприятии стандарты по составлению планов, которые содержат инструкции и схемы организационных потоков.

Основное различие между планами и стандартами заключается в том, что стандарт - это показатель на единицу продукции (например, проектные затраты на единицу продукции). Использование стандартов помогает построить бюджет, оценить выполнение, проанализировать и способствовать принятию правильного решения. Когда работа выполнена, фактические данные сравниваются со стандартом для выявления отклонений. Эта обратная связь помогает совершенствованию норм. Реально выполняемые стандарты - это стандарты, которые могут быть достигнуты при неблагоприятных производственных условиях. Это трудно, но возможно, как показывает практика. Реально выполняемые стандарты меньше идеальных, так как в них предусматриваются нормы естественной убыли, простои, поломки оборудования и другое.

Техника составления плана предусматривает 9-11 шагов, последовательность формирования плана определяется руководителем предприятия. Применительно к практике отечественных предприятий следует придерживаться схемы формирования планов из одиннадцати последовательных шагов (см. рис. 3.1.).

Рис. 3.1. Процесс формирования основного плана

Составление плана продаж - первый и самый ответственный шаг, так как оценка объема продаж влияет на все последующие планы. Для надежности прогноза продаж используют комбинации экспертных и статистических методов. План продаж должен отражать квартальный или месячный объем продаж в натуральных и стоимостных показателях. Цены на продукцию должны планироваться с учетом ожидаемой инфляции. План продаж включает в себя ожидаемый денежный поток от продаж, который в дальнейшем будет включен в доходную часть бюджета потока денежных средств.

Расчет коммерческих расходов должен соотносится с объемом продаж. Он производится по группам расходов, учитывая типы продукции, типы покупателей, географию сбыта, вид торговли (реализации).

План производства - представляет собой план выпуска продукции в натуральных показателях, составляется исходя из плана продаж. При его составлении необходимо учитывать производственные мощности, увеличение или уменьшение запасов, величину внешних закупок и др.

План производственных запасов - включает информацию, необходимую для подготовки двух заключительных финансовых документов основного плана: прогноза о прибылях и убытках - в частности подготовки данных о производственной себестоимости реализованной продукции; прогноза балансового отчета - в части подготовки данных по оборотным средствам (сырье, материалы и др.) на конец планируемого периода.

План прямых затрат на материалы - формируется исходя из объема закупок сырья и материалов, из ожидаемого объема их использования и предполагаемого уровня запасов.

План прямых затрат на оплату труда - зависит от вида продукции, трудоемкости изготовления и расценок на оплату труда за один час работы. На предприятиях, где существуют разные формы оплаты труда, выделяют финансовую и сдельную части оплаты труда.

План общепроизводственных накладных расходов - включает все затраты, связанные с производством продукции, за исключением затрат на материалы и прямых затрат на оплату труда. Управленческие расходы - это все расходы не связанные с производственной или коммерческой деятельностью предприятия. План управленческих расходов включает в себя затраты на содержание управленческих отделов (отдел кадров, АСУ, юридический отдел, плановый отдел и т.д.), освещение, отопление офисов, сооружений производственного назначения, услуг связи и т.п.

Отчет (прогноз) о прибылях и убытках - первый из итоговых документов основного плана, показывающий, какой доход должно заработать предприятие и какие затраты понести.

Балансовый отчет (прогнозный) показывает, какими средствами финансирования предприятие обладает, как они используются, и характеризует финансовое состояние предприятия на конкретную дату. Для прогноза баланса используется величина нормативных оборотных средств (сырье, материалы, незавершенное производство и запасы готовой продукции) и величина дебиторской задолженности, которые рассчитываются при подготовке соответствующих бюджетов. Пассивная часть баланса формируется исходя из предполагаемой оборачиваемости кредиторской задолженности и прочих текущих пассивов. Расхождения в прогнозах активной и пассивной частей баланса дает представление о недостатке (избытке) финансирования.

Составление плана потоков денежных средств - один из самых важных и сложных шагов в планировании. Основой для его составления служат составленные (ранее изложенные) планы и в первую очередь прогноз объема продаж. Поступление средств от основной деятельности рассчитывается с учетом изменений в дебиторской задолженности, расходы (оттоки денежных средств) - с учетом изменений в кредиторской задолженности.

Прогноз отчета о движении денежных средств рассчитывается отдельно по видам деятельности (основной, инвестиционной, финансовой). В расчетах может использоваться как прямой метод, так и косвенный метод. Обычно план потока денежных средств составляется на год или полгода вперед с разбивкой по месяцам. В реальной практике нередки случаи определения понедельных (на неделю вперед) бюджетов потока денежных средств.

Анализ и контроль выполнения планов. Контроль - продолжение планирования, сопровождающее процесс реализации планов. Контроль в экономическом смысле - это наблюдение и управление, но поскольку эффективное управление и наблюдение невозможны без постановки целей и планирования мероприятий по реализации этих целей, то контроль содержит комплекс задач по планированию, регулированию и наблюдению. Задачи контроля состоят в том, чтобы путем подготовки и предоставления необходимой управленческой информации ориентировать руководство на принятие решений и необходимых действий.

Контроль - это инструмент для руководства предприятием, охватывающий всю деятельность и обеспечивающий достижение цели, намеченной перспективными планами. Контроль предполагает достаточную, оперативную и надежную информацию об исполнении бюджета предприятия в части как доходов, так и расходов, анализ выявленных отклонений от запланированных показателей.

Контроль за исполнения плана предприятия осуществляется посредством сопоставления плановых показателей с фактическими на протяжении всего финансового года и после его завершения. Критерием оценки достигнутых значений показателей являются данные принятого бюджета. Для выявления отклонений фактических показателей от запланированных в бюджете на предприятии осуществляется оперативный и периодический контроль финансово-хозяйственной деятельности.

Оперативный контроль достигается посредством запроса необходимой информации от подразделений предприятия и направлен на скорейшее выявление изменений жизненно важных показателей деятельности предприятия (объем реализации, прибыль).

Оперативный контроль осуществляется на основе ежемесячных планов доходов и расходов, которые разрабатываются на основе утвержденного бюджета предприятия на год с конкретизацией основных статей.

В ежемесячном плане доходов и расходов уточняются как доходная, так и расходная части исходя из информации, поступившей от подразделений предприятия на последнее число, и устанавливается баланс этих частей. Методика его формирования аналогична методике формирования плана. Ежемесячный план разрабатывается за 1 - 2 дня до начала планируемого месяца и утверждается директором предприятия. Утверждение плана доходов и расходов - основание для осуществления платежей и обязательств для всех служб предприятия. Ежедневный контроль за исполнением плана доходов - расходов ведется по данным финансовой службы, представленным в информационном массиве, посредством которого оперативно доводятся сведения до руководителей предприятия о фактическом финансовом состоянии на текущую дату.

В течение месяца отслеживается выполнение плановых заданий (лимитов) по статьям доходов и расходов с расчетом отклонений. При невыполнении доходной части плана особое внимание уделяется очередности расходов: своевременному внесению платежей в план, во внебюджетные фонды, погашению банковских ссуд и процентов по ним, оплате энергоносителей, выплате заработной платы.

Для эффективного управления ежеквартально составляется прогноз выполнения плана малого предприятия, чтобы информировать руководство в течение финансового года о том, какое воздействие на ключевые показатели оказывают последние события, не предусмотренные планом.

При необходимости руководство предприятия принимает решение о корректировке годового плана предприятия по статьям в соответствии с создавшейся ситуацией.

Руководители малого предприятия при оценке результатов и совершенствовании процесса производства используют анализ отклонений фактических результатов (издержек) от нормативных. Контроль и корректировка исполнения планов могут осуществляются с использованием методики многоуровневого анализа отклонений.

3.2 Моделирование функциональной структуры планирования инструментальным средством BPWin