Системи електронного документообігу

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вступ

Питання про необхідність автоматизації керування документообігом давно перейшло у практичну площину, і усе більше вітчизняних підприємств впроваджують у себе системи електронного документообігу (СЕД), дозволяючи організаціям уже на власному досвіді оцінити переваги нової технології роботи з документами. Однак і для тих деяких, хто вважає автоматизацію документообігу пройденим етапом, можливо, незабаром буде потрібно переосмислити зроблений вибір і знову поринути в проблему підвищення ефективності керування документообігом. Це обумовлюється, зокрема, зміною ринкової ситуації, ростом організацій, що створюють кризи «перехідного віку», що й приводять до необхідності реструктуризації, а також розвитком інформаційно-комунікаційних технологій (ІКТ), з одного боку нові можливості, що надають, для ведення бізнесу, з іншого боку - нові можливості, що змушують іти в ногу згодом, щоб не відстати від конкурентів.

Необхідність в автоматизації керування документообігом різні організації сьогодні бачать по-різному: одні - у підвищенні ефективності організаційно-розпорядчого документообігу (ОРД), інші - у підвищенні ефективності роботи функціональних фахівців, що створюють документи їх, що й використовують, у повсякденній роботі, і лише деякі приділяють увагу обом аспектам. Такий поділ точок зору в питаннях документообігу визначається різною роллю й значимістю самих документів у діяльності організації, що залежить від розміру організації, стилю керування, галузі проведення, загального рівня технологічної зрілості й багатьох інших факторів. Тому для одних документ може бути, наприклад, базовим інструментом керування, а для інших - продуктом проведення.

Питання електронного документообігу є достатньо розробленою науковою темою, над якою тривалий час працювали видатні зарубіжні і вітчизняні науковці. В різний час це питання висвітлювали В.М. Глушков, М. Дж. Саттон, К. Еліс, Д. Енгельбарт, А.А. Модин, І.С. Зінгер, М.Ф. Коротяєв, М.Я. Клепцов, А.В. Кононенко, В.Н. Кушлін. Сьогодні в Україні над задачами електронного документообігу активно працюють К.М. Лаврищева, О.В. Перевозчикова, В.І. Сабат і Н.Т. Задорожна.

Мета дослідження - розглянути систему організації документообігу в Інтернеті.

Об'єкт дослідження - електронний документообіг.

Предмет дослідження - організація електронного документообігу в Інтернеті.

Задачі дослідження:

1. розглянути систему електронного документообігу;

2. розглянути системи організації електронного документообігу через Інтернет у різних галузях економіки та керування на прикладах різних компаній та організацій України та світу.

1. Теоретичний аналіз системи електронного документообігу

1.1 Поняття електронного документа

Електронний обмін даними - це реальність, з якою сьогодні зустрічається практично кожний. Інформаційні системи, комп'ютерні мережі, електронна пошта - от далеко не повний перелік тих засобів, за допомогою яких відбувається обмін даними в електронному виді.

В останнє десятиліття з'явилися й одержали поширення нові інструментальні засоби ефективного забезпечення управлінських процесів. У тому числі мова йде про програмне забезпечення, призначене для обробки управлінських документів. Тут насамперед слід згадати програмне забезпечення класів «системи керування документами» і «системи керування діловими процесами».

Такі системи являють собою програмні комплекси, застосовні для рішення задач, у тому числі й для побудови корпоративних систем електронного документообігу. У рамках автоматизації процесу обробки документа в організації с моменту його створення або одержання до моменту відправлення кореспонденту або завершення виконання й списання в справу повинне бути забезпечене рішення наступних функцій: реєстрація вхідних в організацію документів, вихідних з організації документів і внутрішніх документів; облік резолюцій, виданих по документам керівництвом організації, і постановка документів на контроль; централізований контроль виконання документів; списання документів у справу; ведення інформаційно-довідкової роботи; формування діловодних звітів по організації у цілому [10].

Використання системи електронного документообігу дозволяє організувати передачу даних про хід виконання документів в електронному виді, що якісно міняє організацію контролю виконання документів. Картки зареєстрованих централізовано документів с резолюціями керівництва в електронному виді співробітникам відповідних підрозділів. Вони доповнюються їхніми резолюціями по виконанню документів, видаваними керівниками структурних підрозділів. У міру появи даних про хід виконання документів ці дані вносяться в систему. При цьому система автоматично відслідковує настання дати попереднього повідомлення про наближення строку виконання й настання самого цього строку. Зацікавлені користувачі системи інформуються про названі строки.

Також значно видозмінюється процес узгодження проектів документів, у рамках якого співробітники, що брати участь у процесі узгодження, одержують можливість обмінюватися електронними версіями узгоджуваних проектів. Така технологія дозволяє скоротити час, затрачуване на передачу проектів у паперовому виді [1, с. 38].

Система електронного документообігу обов'язково включає поточний електронний архів, який вирішує проблеми оперативного доступу до інформації, можливості одночасного використання документа декількома співробітниками. Така форма організації зберігання значно знижує ймовірність втрати інформації, оперативність роботи за рахунок часу пошуку потрібного документа. Збереження текстів документів в електронному виді дозволяє реалізовувати повнотекстовий пошук, що відкриває принципово нові можливості при веденні інформаційно-довідкової роботи, наприклад, дозволяє робити тематичні добірки документів по їхньому втримуванню. Використання електронного архіву рятує від необхідності створювати фонд використання архівних документів, тому що по запиту в будь-який момент може бути видана електронна копія документа.

З юридичної точки зору поняття електронного документообігу відрізняється від поняття електронного обміну даними. В основі першого лежить легітимність (процесуальна допустимість і чинність) електронних документів. Тому наряду с удосконалюванням інформаційних технологій важливу роль у процесі створення інфраструктури електронного документообігу повинна зіграти його законодавча підтримка, суть якої полягає в доданні даним, створюваним і переданим електронним способом, юридичного статусу документа.

Основною функцією традиційного документа є підтвердження деякої інформації. При складанні й використанні документа присутні два аспекти: по-перше, деяка інформація, а по-друге, - сам документ як матеріальна річ, яку можна пред'явити або передати. Наявність цієї матеріальної речі дозволяє підтвердити істинність інформації, що втримується в документі. Можливо, для підтвердження істинності необхідно проробити якусь процедуру - експертизу дійсності документа.

Саму інформацію, що втримується в документі, теж можна розділити на дві частини. Перша частина - безпосередньо втримування, друга - допоміжна інформація, яка дає можливість установити його автентичність (дійсність). До неї ставляться реквізити типу вихідного номера, підписів і печаток.

До складу інформації, як змістовної, так і про носія, можуть входити й дані про час, умови й місці складання документа [2].

Необхідно також відзначити, що у випадку паперового документа оригінал існує в обмеженій, відомій заздалегідь кількості екземплярів. Наприклад, може бути зазначене, що договір зроблений у трьох екземплярах, що мають рівну чинність. Будь-який додатковий екземпляр з'явиться копією, що в принципі може бути перевірене шляхом проведення відповідної експертизи. У ряді випадків є наявність саме оригіналу документа. Наприклад, продаж акції, випущеної в документарній формі, зовсім не рівносильний продажу копії її сертифіката, навіть завіреного нотаріально.

Таким чином, документ виконує наступні функції: фіксація якоїсь (змістовної) інформації; фіксація особи, що підписала документ; фіксація умов складання документа; доказ у судовому розгляді; функція оригіналу, забезпечувана його унікальністю.

З погляду традиційного документообігу можна виділити дві основні функції паперового документа: інформаційну й доказову (тобто можливість використовувати його як припустимий доказ). Головною причиною, по якій саме паперові документи виконують ці функції, є те, що саме папір був протягом багатьох сторіч найпоширенішим матеріальним носієм, використовуваним для передачі й зберігання інформації. В останні десятиліття ситуація різко змінилася, обсяги переданих в електронному виді даних стрімко ростуть. Як відзначалося раніше, системи без паперового документообігу одержують усе більш широке поширення в самих різних галузях. У зв'язку із цим важливе значення набуває визначення правового статусу електронного документа - окреслення галузей, де можливо й припустиме його застосування.

Документ - письмовий акт установленої або загальноприйнятої форми, складений певними й компетентними установами, підприємствами, організаціями, посадовими особами, а також громадянами для викладу відомостей про факти або посвідчення фактів, що мають юридичне значення, або для підтвердження прав і обов'язків.

Вимоги до документа, що випливають із наведеного визначення, можна розділити на три групи [4, с. 30].

Перша відображає інформаційну функцію документа: документом може бути не будь-яка інформація, зафіксована на паперовому носії, а тільки відомості певного характеру (ця вимога узгодиться з наведеним раніше визначенням ЕДО).

Друга (вимоги до форми) група - це, по суті, вимоги, що забезпечують доказову функцію документа (реквізитами форми можуть служити наявність печатки й підписи певного особи, персональні дані про особу, що видав документ, а також вимоги до паперового носія, наприклад, папір із захисними знаками й т.п.).

Третя група (компетентність джерела документа) як би зв'язує перші дві, надає юридичну значимість документу. Документ, виданий некомпетентним органом, підписаний не уповноваженим на те особою або анонімний, не може служити підтвердженням викладених у ньому відомостей про факти, засвідчувати факти або підтверджувати права й обов'язку.

Очевидно, легко забезпечити для даних, записаних у комп'ютерному форматі, виконання умов першої й третьої груп.

Деякі з вимог до форми документа (наприклад, дотримання певної послідовності викладу втримування й розташування тексту) теж можуть бути дотримані.

Інші вимоги другої групи (наявність печатки організації, власноручному підпису особи, спеціальний тип папери) принципово неприйнятні для електронних документів внаслідок специфічної природи комп'ютерних носіїв інформації [4, с. 32].

Саме фізичні характеристики електронних документів довгий час були об'єктом критики супротивників без паперових систем документообігу.

Зокрема, у якості одного з аргументів приводилося наступне затвердження: те, що написане на папері, важко вилучити й воно залишається навічно; дані ж на комп'ютерних носіях можуть бути легко знищені, вони недовговічні. Але, по-перше, схоронність паперових документів значною мірою залежить від якості паперу й для їхнього тривалого зберігання необхідне застосування спеціальних заходів, а по-друге, сучасні носії комп'ютерних даних дозволяють зберігати інформацію досить довго й при здійсненні відповідних заходів безпеки (у тому числі й періодичне копіювання) їх надійність не нижче, чим у традиційних. Крім того, коли мова йде про ділову інформацію, звичайно існують певні строки зберігання такої інформації, обчислювальні роками або десятиліттями, а протягом зазначених строків можлива схоронність навіть магнітних носіїв, не говорячи вже про диски CD-ROM.

Ще один аргумент, що приводиться на користь паперового документа, укладається в тому, що він відчутний (тобто кожної може фізично перевірити наявність документа), кожна грамотна людина може прочитати такий документ. Те, що електронний документ не може бути не посередньо сприйнятий людиною, не є непереборною складністю. Теоретично, звичайно, можна припустити, що створена система ЕДО, у якій один учасник вносить у документ Manchester, а інший одержує на екрані монітора або при роздруківці Live rpool. Однак дана проблема легко вирішується, якщо припустити, що існує погоджена учасниками або певна нормативним актом уповноваженого органа процедура виготовлення по електронному оригіналу традиційної (паперової) копії документа. (Більш докладно про це ми поговоримо, коли будемо розглядати процедури розв'язання конфліктів, пов'язаних з використанням ЕДО.)

І, нарешті, мабуть, самий істотний аргумент. Паперовий документ майже неможливо змінити, в електронний же документ легко внести виправлення, і дуже важко потім довести факт їх внесення. Можна, звичайно, відзначити, що підробка традиційних документів має, напевно, не меншу історію, чому історія писемності, але це не знімає проблеми ідентифікації електронних документів.

Розв'язати прийнятним образом дане завдання вдалося тільки в другій половині 1970-х років, коли американські математики В. Диффі й М.Є. Хеллмен запропонували використовувати цифровий підпис для підтвердження справжності електронних повідомлень [3].

З обліком викладеного електронний документ можна визначити як набір даних, записаних у комп'ютерному виді, для яких виконана наступна умова: існує визнана учасниками ЕДО або затверджена компетентним органом процедура, що дозволяє однозначно перетворити ці дані в документ традиційного режиму. Визнання зазначеної процедури повинне бути підтверджене учасниками системи ЕДО за допомогою традиційного (письмового) документа, або така процедура повинна бути санкціонована вповноваженим державним органом.

Необхідність традиційного документа або акту вповноваженого органа для визнання процедури перетворення пояснюється тим, що а якщо ні, то можливе порочне логічне коло, коли питання визнання або невизнання юридичної чинності електронного документа будуть зважуватися на підставі іншого електронного документа, чинність якого теж можна заперечити.

1.2 Системи електронного документообігу

електронний документообіг інтернет

Розглянемо такі програмні системи автоматизації діловодства як [8]:

· Програма Docs Open призначена для організації, яка займається інтенсивним створенням документів і їх редагуванням. Працює на базі сервер-клієнт. У якості бази використовується база Oracle або SQL Server. Схеми зберігання документів в Docs Open засновані на мережній файловій системі й ієрархічній системі керування зберіганням файлів. Документи зберігаються у файлах, які розміщаються на файловому сервері. Документи редагуються по місці зберігання. Класифікація документів будується на основі атрибутів, що зберігаються в базі даних, і повнотекстових індексах документів. Це відкрита платформа. До неї поставляється кошт розробки для створення спеціальних пропозицій і інтеграції з іншими системами. Найбільш сильною стороною Docs Open є можливість ведення розподілених і вилучених архівів інформації. Dosc Open має розвинені засоби захисту документів. Система може визначати права доступу до картки документа й до самого документа. Недоліками системи є чутливість індексації й чіткого пошуку до помилок при введенні, розпізнаванні тексту й при формуванні пошукового запиту.

· Documentum - система керування документами, знаннями й бізнес-процесами для великих підприємств і організацій і прикладні розв'язки для створення розподілених архівів, керування проектами, корпоративного діловодства в розподіленому режимі, динамічного керування вмістом корпоративних інтернет-сайтів.

Забезпечує відкриту, масштабовану й надійну платформу для побудови й розгортання розв'язків по автоматизації різних прикладних завдань.

У стандартному варіанті Documentum включає desktop-клієнт, інтегрований в Windows Explorer, і Web-Клієнт на основі браузера. Версія Documentum вирішуючи традиційні завдання керування документами й знаннями, містить у собі цілий ряд нововведень, який дозволяє розглядати її як фундаментальний розв'язок для створення систем керування Web-Контентом. Ця технологія дозволяє, створивши один раз інформацію, помістити її в центральне сховище з відкритим доступом, а потім оптимальним для конкретних користувачів образом компонувати й надавати вміст сховища.

Можливість функціонування в різному апаратному і програмному оточенні - підтримка різних операційних систем (Windows NT і 2000, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) і СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DB2, Sybase).

· Staffware являє собою технологію організації електронного документообігу й автоматизації процедур на основі інструментального середовища Staffware, що працює за технологією «клієнт-сервер» [3].

Особливостями є: підтримка колективної роботи з безліччю завдань великої кількості виконавців; динамічне керування й контроль виконання робіт; інтегрованість із різними додатками під Windows і Unix; використання різних платформ.

Staffware дозволяє простим способом маршрутизувати документопотік і контролювати виконання документів за часом і датою виконання. Staffware здатна інтегруватися з іншими продуктами, що підтримують автоматизоване введення вхідних документів, ведення архіву документів, криптографічний захист інформації й т.п.

В Staffware вбудований зручний графічний будівник процедур-маршрутів, що наочно відображає, проходження документів і алгоритм їх обробки.

Окремий документ може бути «батьком» одних документів і «нащадком» інших. Відносини між документами, з одного боку, їх зв'язок із процедурами й внутрішній опис кожного документа з іншого боку, однозначно ідентифікують його загалом, в потоці документів. Цей ідентифікатор може використовуватися для організації архіву документів з метою швидкого пошуку.

· Lan Docs - розроблена фахівцями ЛАНІТ лінія масштабованих продуктів. Призначена для комплексної автоматизації діловодства, створення корпоративних архівів електронних документів і керування діловими процесами. Система Lan Docs дозволяє уніфікувати процедури документування й роботи з документами, впровадити сучасні методи організації діловодної діяльності, створити корпоративний архів електронних документів. Lan Docs реалізує облік різних типів документів, їх розсилання виконавцям, контроль руху й виконання документів, керування зберіганням електронних документів, інтеграцію з офісними додатками, розмежування доступу користувачів до документної інформації. Система може будуватися в кожній із трьох архітектур: у двохзвенної архітектурі «клієнт-сервер» на базі основних промислових СУБД; у трьохзвенної архітектурі зі спеціалізованим Web-Сервером додатків, що забезпечують можливість дистанційного доступу до даних системи через мережу Internet; на базі стандартного клієнта електронної пошти (Microsoft Exchange або Lotus Notes).

· Бос-Референт - корпоративна система, підтримує керування бізнес-процесами, вітчизняний стандарт діловодства, організацію керування, контроль виконавчої дисципліни, відстеження договорів із зовнішніми клієнтами. Призначена для роботи всіх співробітників організації. Має функціональність для реалізації діловодства. Заснована на базі клієнт-сервер. У якості база даних використовує свою базу призначення Nike, але можливе використання SQL Server [10].

· Система Lotus Notes являє собою платформу типу клієнт-сервер, що служить для розробки й розміщення прикладних програм групового забезпечення. Вона дозволяє користувачам одержувати, відслідковувати, спільно використовувати й створювати інформацію, призначену для документів. Ця інформація може надходити в різних форматах, таких як тексти, зображення, відео й звук, і від різних джерел: комп'ютерні прикладні системи, оперативні системи, сканери або апарат^-апарати-факси-апарати.

Основами системами Lotus Notes є:

1. Єдиний, постійний користувацький інтерфейс для обігу до всіх інших користувачів, мережних ресурсів і інформації.

2. Гнучкість при обробці складних документів, що містять дані різного роду від таких джерел, як комп'ютерні додатки, скановані зображення й структуровані реляційні системи.

3. Середовище швидкої розробки прикладних програм для робочих груп.

4. Розвинена система захисту доступом до інформації на всіх рівнях, аж до рівня окремого документа.

5. Застосування тиражування для надання всім користувачам доступу до свіжої інформації, що розташовується в будь-якому підрозділі підприємства, у його філіях, у вилучених користувачів, а також у замовників і постачальників.

6. Відкритість, що укладається в підтримці безлічі мережних і комп'ютерних операційних систем, комп'ютерних додатків, зовнішніх джерел даних, систем передачі повідомлень і прикладних програмних інтерфейсів API.

7. Масштабованість - можливість підтримувати організації будь-якого розміру, від робочої групи із двох користувачів до корпоративної мережі з десятками тисяч користувачів.

8. Повна інтеграція набору різноманітних елементів клієнтських і серверних програмних модулів (середовище користувача, розподілене обробка документів, передача повідомлень, захист і середовище розробки), необхідна для створення технології бізнес процесу замовника на безлічі платформ.

Робочий простір системи Lotus Notes складається із шести фіксованих екранних вікон, у яких розміщені піктограми, що представляють документні бази даних системи Notes.

· Євфрат-документообіг [8] - для малих і середніх організацій (від 5 до 120 комп'ютерів), що прагнуть організувати ефективну роботу з корпоративними документами, як окремих співробітників, так і організації в цілому, налагодити на сучасному рівні діловодний процес компанії, організувати електронний архів документів різних типів.

Євфрат - це розв'язок для автоматизації діловодства, створення й ведення електронного архіву документів всіляких типів: тексти, електронні таблиці, графічні зображення, аудіо й відео. Система дозволяє вносити документи в архів, постачати їхніми необхідними реквізитами, систематизувати їх, розміщаючи в системі ієрархічних папок, і знаходити, використовуючи різноманітні кошти пошуку документів. Знайдений документ можна переглядати у вбудованому режимі перегляду зі збереження первозданного виду документів, без виклику зовнішніх програм.

Додаткові можливості:

- показ папок і картотек у вигляді таблиці значень реквізитів, з можливістю масштабування гнізд і експорту в Excel. Можливість фільтрації таблиці по реквізитах;

- печатка або запис у файл звітів по документах у папці або при розмітці по картотеці;

- спільна робота з іншими додатками - MS Office, Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer, Cuneiform, Nest, Photoshop і т.д.

Новий підхід до створення документів:

- новий єдиний Діалог створення й коректування документів з різних джерел;

- попередній перегляд файлів перед внесенням у систему;

- майстер створення документів, який сам пропонує користувачеві варіанти створення нових документів у системі;

- спостереження за директоріями. Євфрат автоматично відслідковує всі зміни, що відбуваються з документами в зазначених директоріях на локальних і мережних дисках;

- завантаження Інтернет-документів з показом Www-Сервера у вигляді дерева.

Новий вид документів, створюваних на основі форми. Форми можуть використовуватися для швидкого створення й заповнення бланків, анкет, квитанцій, декларацій і т.д. Поля форми є назвами реквізитів, і заповнення значень реквізитів еквівалентно заповненню полів форми.

Євфрат також дозволяє провадити архівування документів, зареєстрованих у базі системи.

Функції й основні особливості електронного архіву «Євфрат»:

- поєднує в собі надійність і швидкість традиційної бази даних із простотою й гнучкістю офісного програмного забезпечення;

- є універсальною й доступною для користувача системою, що використовує досить ефективні методи реєстрації, класифікації й пошуку довільних об'єктів;

- орієнтована на документообіг;

- може функціонувати як у локальному (персональному) варіанті, так і в режимі клієнт-сервер, з можливістю доступу по мережі;

- має дружній інтерфейс користувача: робочий стіл, піктограми документів, ієрархічні папки, реєстраційні картотеки, панелі швидкого доступу;

- повністю русифікований і має докладну вбудовану контекстну допомогу й документацію;

- можливість автоматичного контролю виконання документів;

- відстеження змін місця розташування файлів без ручного втручання.

2. Використання та організація системи електронного документообігу через Інтернет

2.1 Організація подачі звітності в податкову інспекцію в Україні

Система подачі податкової й бухгалтерської звітності в електронному виді телекомунікаційними каналами зв'язку відкриває якісно новий етап у взаємодії платників податків і податкових органів, забезпечуючи надійний інформаційний обмін між ними.

Дана технологія дозволяє передавати податкові декларації, бухгалтерську звітність в електронному виді без дублювання на папері, використовуючи звичайний доступ в Інтернет. Для підключення до системи досить мати звичайний комп'ютер з будь-яким виходом у мережу Інтернет (виділена лінія, стільниковий телефон або звичайний модем).

Щоб здавати звітність через Інтернет у податкову необхідно [5, с. 38]:

· одержати в акредитованому центрі сертифікації ключів «УСЦ» посилені сертифікати ключів керівника, бухгалтера й печатки підприємства;

· укласти договір з органом ДНАУ по місту реєстрації про визнання електронних документів (при цьому обмінятися c податкової сертифікатами відкритих ключів).

Підготувати й відправляти бухгалтерську й податкову звітність зі свого робочого місця й одержувати підтвердження про доставку протягом декількох хвилин з моменту відправлення допоможе програмний комплекс «БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС».

Переваги цієї системи:

· скорочення помилок при підготовці звітності за рахунок вихідного контролю;

· більша економія часу при здачі звітності;

· своєчасне відновлення форм звітності засобами Інтернет.

Організація процесу відправлення звітності з використанням ЕЦП полягає в наступному:

· при відправленні звітності платником податків файл звітності підписується секретними ключами ЕЦП платника податків, зашифровується відкритим ключем податкової інспекції й відправляється на сервер електронної пошти податкової інспекції;

· при одержанні цього електронного документа в податковій інспекції він розшифровується, перевіряється збіг ЕЦП платника податків (за допомогою його відкритого ключа), що гарантує відсутність викривлень при вступі документа в податковий орган, так само як і неможливість внесення змін з боку працівників податкових органів у підписаний документ.

Якщо результат перевірки ЕЦП позитивний, то платникові податків у відповідь відправляється квитанція (з датою й часом одержання звіту) про успішне одержання звіту. Одночасно електронний документ із ЕЦП платника податків зберігається в архіві інспекції для пред'явлення у випадку виникнення спірної ситуації із приводу змісту документа [5, с. 39].

Якщо результат перевірки ЕЦП негативний, то файл звітності не ухвалюється, а платникові податків висилається відповідне повідомлення.

Платник податків, що одержав квитанцію про успішну доставку звіту, зберігає її в архіві програмного комплексу

Система з використанням ЕЦП забезпечує:

· однозначність ідентифікації платника податків, що надіслав файли звітності;

· збереження конфіденційності переписки між платниками податків і податковою інспекцією;

· захист файлів звітності від несанкціонованої зміни;

· юридично коректний дозвіл конфліктних ситуацій;

· інформаційна безпека й створення документальної бази в сторін на випадок виникнення конфліктної ситуації забезпечується застосуванням криптографічного захисту інформації для створення ЕЦП і шифрування переданих документів.

Подача звітності в такий спосіб дозволить:

· створити прозору систему адміністрування ПДВ і підвищити її ефективність із відповідним збільшенням вступів у Державний бюджет України;

· значно скоротити строк проведення перевірки правомірності сум ПДВ, заявлених до відшкодування, забезпечити своєчасне відшкодування ПДВ, проводити перевірку дистанційно в стінах податкового органа без втручання в діяльність платника;

· зменшити паперовий документообіг між органами ГНАУ й платниками податків, скоротити накладні видатки й строки передачі податкових накладних і податкової звітності. Це визволить час платників податку;

· зменшити час проведення зустрічних перевірок і втручання податкових органів у діяльність платників. Підвищити рівень обслуговування платників.

2.2 Автоматизація обміну документами між органами влади в Росії

У цей час у багатьох державних органах влади вже використовуються успадковані автоматизовані системи керування документами. Вони побудовані на різній програмно-технічній базі. Частина з них, що поставляється партнерами Microsoft, реалізована на базі сучасних технологій. Також ще експлуатується значна кількість систем попередніх поколінь на базі MS DOS і інших платформах.

Уніфікація систем у всіх державних органах неможлива як з політичних, так і практичних міркувань. Впровадження, а особливо заміна експлуатованих систем -- досить довгий, важкий і дорогий процес [7, с. 49].

У цій ситуації природнім розв'язком є розробка такого засобу міжвідомчого обміну документами, який міг би бути легко адаптуємий до різних форматів вхідних/вихідних повідомлень і допускав би підключення різних систем.

Обмін електронними документами повинен бути належним чином захищений. Документи повинні бути постачені електронним підписом, що гарантує авторство й незмінність змісту документа, а в окремих випадках і закриті криптографічними коштами від несанкціонованого доступу.

У кожної організації є багато організацій-кореспондентів, з якими йде обмін документами, і в усіх можуть бути різні формати повідомлень, і навіть мережі. Навантажувати системи окремих організацій функцією постійної підтримки службової інформації, необхідної для організації обміну, недоцільно.

Обмін документами логічно будувати не за принципом «кожний з кожним», а за принципом «зірки» -- на базі Центрів обміну документами (ЦОД).

ЦОД можуть виконувати наступний набір функцій [2]:

· перетворення й узгодження форматів вхідних-вихідних документів;

· підтримка адресних баз і обчислення маршрутів доставки документів;

· гарантована доставка документів;

· додаткове архівування документів;

· підтримка й синхронізація довідників.

Центри обміну повідомленнями можуть також ухвалювати на себе роль центрів, що засвідчують, підтримують інфраструктуру закритих і відкритих ключів, процедури автентифікації для організацій -- учасників обміну.

Для інтеграції із ЦОД успадковані корпоративні системи при необхідності можуть доповнюватися спеціальними інтерфейсними модулями, що забезпечують попереднє перетворення форматів і процедури обміну із ЦОД. Далі ми опишемо докладніше деякі функції ЦОД.

Одна з основних завдань ЦОД -- синхронізація форматів документів між різними системами. Найбільш логічним підходом є розробка деякого універсального розширюваного Xml-представлення типових документів, використовуваного як проміжний формат, і набору конверторів для цього формату для кожної із систем, що приєднуються [7, с. 49].

Якщо набір реквізитів документів у системи, що підключається, виявляється ширше, чим передбачене в універсальному форматі, то можливо або розширення формату, або відбиття цих реквізитів за допомогою механізму специфічних для конкретних адресатів тегів.

Перетворення форматів документів повинне зберігати весь набір реквізитів вхідних документів. Для вихідних документів у форматі XML додаткові реквізити також повинні зберігатися -- особливості XML дозволяють ігнорувати «чужі» реквізити. Для інших форматів документів склад реквізитів може бути урізаний. При цьому може передаватися додатковий файл погодженого з одержувачем формату з розширеним або повним реквізитним складом документа.

Крім реквізитного складу документів, ЦОД повинен забезпечувати передачу властиво файлів документів. В окремих випадках може забезпечуватися перетворення форматів документів (скажемо, файлів Microsoft Office у текстову форматі й перекодування при експорті в системи, що функціонують на базі MS DOS, або перетворення в HTML при експорті документа на портал).

Завдання ЦОД -- у кожному разі добитися передачі документа стороні, що ухвалює, і одержання від неї повідомлення про одержання -- квитанції (передача документа «під розпис»). При цьому ЦОД може використовувати різні механізми нагадування й повідомлення -- через електронну пошту й інші канали [6, с. 138].

Усі інтегрувальні із ЦОД системи повинні мати можливості повідомлення ЦОД про те, що документ зареєстрований. Це не обов'язково автоматизувати -- співробітник канцелярії може відправити підтвердження вручну.

Найважливішим аспектом при організації обміну документами є забезпечення автентичності документів і конфіденційності їх передачі.

Він передбачає створення так званих центрів, що засвідчують, здійснюють діяльність по генерації відкритих і закритих ключів, зберіганню й посвідченню відкритих ключів осіб -- учасників електронного документообігу.

Використовувані для цього програмні засоби повинні бути сертифіковані, а сам центр, що засвідчує, -- ліцензований на здійснення цієї діяльності вповноваженим державним органом.

Логічним є організаційне й програмно-технічне сполучення ЦОД центрів, що й засвідчують, оскільки ті й інші повинні бути центральними елементами інфраструктури обміну інформацією між тим самим колом учасників.

Програмні засоби, що поставляються Microsoft, дозволяють забезпечити розгортання інфраструктури центру, що засвідчує, на базі, що вбудовуються сертифіковані модулі (криптопровайдери), що поставляються локальними партнерами Microsoft.

Сертифіковані модулі електронного підпису, а при необхідності -- криптографічного захисту документів повинні бути вбудовані в корпоративні системи документообігу або згадувані вище інтерфейсні модулі для успадкованих систем.

Центри обміну документами можуть бути реалізовані як у вигляді єдиного загальнодержавного ЦОД, так і у вигляді системи взаємодіючих ЦОД різного рівня.

Технічна можливість побудови єдиного загальнодержавного ЦОД існує, але більш доцільним нам представляється другий варіант, що передбачає створення системи взаємодіючих ЦОД територіального, відомчого й інших рівнів. Зміст цього - у спрощенні адміністрування ЦОД і замиканні помітних обсягів документопотоків на «нижніх рівнях» системи.

Хоча структура влади привертає до побудови строго ієрархічної схеми, з міркувань безпеки й надійності може виявитися доцільною більш гнучка структура, де для документа може існувати більш одного шляху досягнення кінцевої точки маршруту.

При цьому повинні бути передбачені технологічні й організаційні процедури синхронізації форматів документів і довідників, використовуваних ЦОД різних рівнів.

Для організації міжвідомчих центрів обміну даними для системи електронного діловодства й документообігу, створюваного на базі технологій Microsoft, найбільш природнім розв'язком є використання сервера інтеграції Microsoft Biztalk® Server.

Сервер дозволяє розпізнавати й перетворювати формати вхідних/ вихідних документів різних відомств, генерованих різними системами, маршрутизувати документи, контролювати транзакціоність і гарантувати доставку адресатові (шляхом перевірки умов доставки й повторних спроб, а також повідомлень). Крім того, він постачений наочними засобами перетворення документів з однієї форми в іншу, а також проектування бізнес-процесів.

Взаємодія між центрами обміну документами, системами ЕДД і інтерфейсними модулями рекомендується організовувати на базі технології веб-сервісів .NET™. Технологія веб-сервісів підтримана й реалізована на всіх існуючих програмних платформах і дозволяє легко інтегрувати між собою різнорідні системи, що вкрай важливо в умовах існуючого різноманітності систем автоматизації документообігу.

Для доставки документів і повідомлень оптимальним вибором є поштовий сервер Microsoft Exchange Server.

Для роботи із ЦОД при відсутності корпоративних систем або недостатньої функціональності інтерфейсних модулів можуть бути використані засоби з комплекту Microsoft Office (Outlook), можливо доповнені модулями для підготовки необхідних форм документів, їх авторизації й автентифікації за допомогою сертифікованих засобів ЕЦП.

2.3 Приклади організації та використання OMS-систем у світі

електронний документообіг інтернет

Компанія Pilot Travel Centers займається керуванням 235 туристичними центрами й 70 складами різних товарів. Pilot Travel Centers необхідно було швидше реагувати в ціноутворення й на потреби складів у товарах. При цьому Pilot Travel Centers щомісяця доводилося генерувати від 250 до 350 звітів із установленої в неї Erp-системи Lawson, яка була інтегрована зі спеціалізованими вертикальними додатками. Компанії Pilot Travel Centers був необхідний розв'язок, який спростив би генерацію звітів, використовуючи Інтернет для доставки інформації.

Для генерації звітів було впроваджено ПО Viewdirect розробки компанії Mobius Management Systems. За допомогою ПО Viewdirect в Pilot Travel Centers тепер генеруються два великі звіти, автоматично розділяються конкретні розділи цих звітів (на базі попередньо заданих умов доступу до них користувачів), а користувачам відправляються повідомлення електронної пошти з гіперпосиланнями на необхідні їм розділи звітів. За рахунок виключення великого обсягу робіт по складанню звітів, сортуванню даних, печатки й доставці твердих копій звітів (поширенню), компанія Pilot Travel Centers заощаджує значні фінансові й тимчасові. Для доступу до звітів використовуються стандартні Web-навігатори [9, с. 398].

Компанія Professional Service Industries (місто Oakbrook Terrace, штат Іллінойс) займається геоінжинирінгом і перевіркою будівельних проектів. Тому що в компанії розгорнуте більш 140 офісів у США й Канаді, то керівництво Professional Service Industries (PSI) порахувало занадто марнотратним і трудомістким для компанії щотижня майже вручну генерувати різні звіти (на основі інформації зі своєї Erp-системи), а також друкувати й поширювати їх по всіх своїх офісах. Для розв'язку цієї проблеми PSI впровадила ПО Monarch/ES Report Portal розробки компанії Datawatch. Сотні співробітників і десятки регіональних менеджерів компанії через стандартні Web-навігатори одержали доступ до звітів з різних місць своєї дислокації (офісів, будівельних трейлерів, домашніх ПК, готелів і ін.).

ПО Monarch/ES Report Portal забезпечило також доступ до архівних користувацьких файлів, до аналітичної й бухгалтерської інформації, що зберігається в успадкованому додатку від Texas Instruments.

Крім того, ПО Monarch/ES Report Portal забезпечує доступ до інформації про робочий час, дозволяючи менеджерам компанії аналізувати тимчасові витрати на конкретний проект інженерів і субпідрядників з різним досвідом роботи (можна простежити й динаміку самої роботи). Користувачам доступні дані в Excel або Seagate Crystal Reports (без збільшення навантаження на Erp-систему).

Компанія Professional Service Industries тепер може генерувати попередні інвойси, які можна переглядати й коректувати перед їх відправленням поштою своїм клієнтам. Дуже зручно, що дані в систему Monarch/ES Report Portal передаються з Erp-системи щоночі, забезпечуючи користувачів актуальною інформацією. Повернення від інвестицій (ROI) компанії Professional Service Industries оцінюється в $800000 (за рахунок зниження видатків на керування проектами, виключення видатків на доставку паперових звітів і ін.).

Newport News Shipbuilding -- це найбільше в США приватне суднобудівне підприємство, що працює на замовлення МО США. При впровадженні в 1998 р. у компанії Erp-системи SAP R/3 була виявлена необхідність удосконалювання технології генерації й поширення корпоративних звітів. Фактично потрібно було створити корпоративне середовище генерації й поширення звітів. Крім того, виник ще ряд проблем. По-перше, деяка необхідна інформація усе ще перебувала в успадкованих системах. Співробітники компанії, що проробили в ній досить великий строк, звикли звертатися до цієї інформації, однак нові співробітники воліли працювати тільки із системою SAP R/3. Крім того, було виявлено, що засоби генерації звітів в SAP R/3 не забезпечували всіх потреб компанії [2].

Саме тому в 1999 р. в Newport News Shipbuilding і почалося впровадження ПО керування висновком і генерацією звітів від компанії Cypress (місто Rochester Hills, штат Мічиган), за допомогою якого Newport News збиралася виключити ручну печатку й поширення звітів. Якщо в листопаді 1999 р. із системою Cypress працювало 2000 співробітників з різних підрозділів компанії, то вже до жовтня 2001 р. їхнє число досяг лося 3700.

Через єдиний інтерфейс співробітники компанії одержують доступ до всіх генерованих корпоративних звітів, незалежно від їхнього джерела. У системі автоматично генеруються тисячі звітів (тільки по одному разу) і за допомогою ПО Cypress за графіком доставляються користувачам.

У ході своєї роботи Cypress захоплює потік звітів, виведених на печатку, і дозволяє визначати одержувача кожного конкретного звіту й метод його доставки користувачеві (вилучений принтер або факс, черга завдань, електронна пошта й ін.).

Велика американська компанія Hill's Pet Nutrition (Topeka, штат Канзас), що має більш 250 дистриб'юторських центрів, побудувала свій бізнес на доставці різноманітних товарів для свійських тварин у ветеринарні пункти по всій країні. Природно, що важливу роль в успішності бізнес-моделі Hill's Pet Nutrition відіграє своєчасність доставки товарів і відсутність простою транспортних засобів. Для оповіщення дистриб'юторських центрів про замовлення на навантаження використовується ПО керування висновком документів розробки компанії HP/Dazel, що має стандартний інтерфейс із Erp-системами (якщо на підприємстві не використовується Erp-система, то документи відправляються по електронній пошті або через факс). По даним HP/Dazel, близько 30% збоїв у бізнес-процесах підприємств і організацій відбуваються саме через проблеми з доставкою документів. Ці збої майже завжди приводять до втрати часу й грошей.

У ПО від HP/Dazel реалізована функція відправлення підтвердження в центральний офіс про фактичну роздруківку замовлення на мережному принтері дистриб'юторського центру. Якщо на принтері центру відбувся збій, то замовлення відправляється на факс центру. Якщо відправити замовлення по факсу теж не вдається, то він роздруковується в центральному офісі із приміткою про необхідність відправлення замовлення по електронній пошті.

У свою чергу, ПО Compresent Web Portal розробки компанії Optio Software дозволяє клієнтам і бізнес-партнерам управляти процесом доставки документів (у тому числі, доставляючи документи й в електронному виді). Клієнт визначає не тільки електронну адресу одержувача, але й формат доставки, а також правила автентифікації. Інформація з Erp-системи випливає через ПО Web Portal. Після ідентифікації адресата інформація маршрутизується відповідно до інструкцій відправника.

Компанія Optio Software пропонує також Oms-систему Optio, що значно полегшує роботу з документами. Наприклад, з її допомогою можуть бути сгенеровані відомості складського обліку, які будуть зрозумілі навіть користувачам, незнайомим з кодами товарів або їх обліковими номерами. Нерідко виникають і такі ситуації, коли компанії необхідно певним чином модифікувати деякі стандартні вихідні документи по запиту клієнтів-покупців, що бажають оформляти ці документи так, як їм зручно. З такою ситуацією часто зустрічаються компанії-виробники споживчих товарів, що поставляють свої вироби великій кількості клієнтів з роздрібної торгівлі.

Системи, подібні Compresent Web Portal, надають нові можливості для створення Web-орієнтованих користувацьких додатків, заснованих на клієнтському самообслуговуванні.

Web-доставка вже довела свою ефективність, знизивши видатки на печатку й поштові відправлення. Замість відправлення по електронній пошті в сотні офісів багатосторінкового звіту, користувачі можуть переглядати даний звіт через Internet.

Деякі системи керування висновком документів дозволяють також визначати конкретні сторінки або розділи, необхідні користувачеві. Крім того, тому що користувачам звичайно не потрібно переглядати весь звіт, то за допомогою ПО Cypress Web можна відправити інформацію посторінково в стислому виді. Схоже приймання можна використовувати при розподіленім відправленні звітів по електронній пошті. Замість самого звіту адресат одержує повідомлення про його готовність до перегляду. Кликаючи на Html-посилання, він ініціює сесію роботи з ПО Cypress Docuvault і переглядає звіт.

Інформація, яку користувач прагне включити у звіт, може бути отримана не тільки з Erp-системи. Перед висновком звіту користувачі можуть запросити з Oms-системи (у тому числі, через Інтернет) будь-яку індексовану інформацію, що зберігається в загальному репозитарії. Якщо користувачам необхідно регулярно готовити звіти, то вони можуть сформувати запити таким чином, що запитувана інформація буде автоматично збиратися, зберігатися й доставлятися на ПК користувача (цю функцію Oms-систем часто ще називають «пакетною обробкою»).

Компанія NEN Life Science Products, що займається поставкою хімічних речовин для виробників ліків, за допомогою цієї функції (зокрема, в Oms-системі Optio) здійснює моніторинг репозитарія й шукає так звані «спускові крапки» (trigger-points), що приводять до генерації певних запитів (наприклад, про радіаційну безпеку хімічної речовини, що поставляється). Такий запит генерується, якщо сукупна радіоактивність, що поставляється хімічного засобу перевищує певне граничне значення [2].

Аналогічним образом можуть використовувати ПО Optio і страхові компанії, що збирають статистичні дані про захворювання своїх потенційних клієнтів.

Висновки

Роль систем автоматизації паперового діловодства й документообігу в умовах консервативного стилю роботи з документами, який обумовлений особливостями російського законодавства, що вимагає чіткого документального підтвердження всіх кроків у будь-яких областях діяльності організації, безперечно, велика. Однак розвиток ІКТ поступове відсуває паперовий документ на другий план, суттєво підвищуючи роль електронного документа. За консервативними оцінками, кількість паперових документів буде збільшуватися на 7 % щорічно, а електронних - на 20 %. Ця тенденція загострює необхідність обліку не тільки паперових документів, але й електронних, завдяки чому САДД плавно переорієнтувалися на роботу з електронними документами, ставши системами електронного документообігу й діловодства. Дійсно, хоча при традиційному діловодстві першочерговим об'єктом автоматизації є ведення картотек, то ніщо не заважає включити в автоматизовану систему можливість зв'язки картки з електронним образом документа (текстом, графічним зображенням, аудіо- або відеозаписом).

Зрозуміло, повністю позбутися паперу не вдається, оскільки юридично значимою формою документа як і раніше вважається паперова. Але відсоток таких документів у загальному обсязі відносно невеликий, а переклад їх в електронну форму як мінімум багаторазово прискорить їхній пошук і підвищить доступність у тих випадках, коли електронної копії для роботи досить.

Сьогодні відсутність веб-клієнта в СЕУД уже нонсенс. Більше того, багато виробників ПО поступово забувають про настільних клієнтів і розробляють ІС тільки з веб-клієнтом.

Такий підхід на перший погляд обіцяє безліч переваг перед настільними клієнтами: веб-клієнт надає універсальний інтерфейс для всіх категорій користувачів, незалежно від їхньої ролі й географічного місця розташування, що спрощує настроювання системи й технічну підтримку користувачів. Однак без настільних інтеграційних компонентів, установлюваних на робочих місцях, не може бути й мови про організацію єдиного сховища документів і підвищенні ефективності роботи користувачів. Тому портальні технології СЕУД повинні використовуватися скоріше тільки для залучення до бізнес-процесам зовнішніх користувачів, яких неможливо або недоцільно включати в корпоративну мережу.

Зрозуміло, використання корпоративних інформаційних порталів не обмежується застосуванням їх у рамках керування документообігом. Сучасні портали цікаві і як самостійні інформаційні системи, що дозволяють організувати єдиний персоналізований безпечний доступ до всіх бізнес-додаткам і корпоративної інформації.

Корпоративні інформаційні портали є ще однієї технологією консолідації інформаційних систем. Сучасні портали дозволяють організувати доступ до корпоративних ресурсів не тільки з підключених до Інтернету робочих станцій, але й з портативних устроїв.

Список використаної літератури

1. Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные системы в экономике: Учебник. - М.: Экономист, 2003. - 477 с.

2. Глинских А.А. Мировой рынок систем электронного документооборота [Электронный документ]. - Режим доступа: www.iteam.ru

3. Гореткина Е.А. Lotus Domino открывает Госстандарту окно в Internet. // Сети. - № 4. - 2000.

4. Круковский М.Ю. Электронный документооборот// IT-Manager. - 2005. - № 3. - С. 30-33.

5. Круковський М.Ю. Рішення електронного документообігу. - К.: Азимут-Україна, 2006. - 112 с.

6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). -- М.: Интел-Синтез, 2000. - 818 с.

7. Остелло М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс // Проблемы теории и практики управления. - 2002. - № 6. - С. 49.

8. Системы управления документами на основе Web-технологий. // КОМПЫОТЕРУИК. - М. - № 7. - 2001.

9. Шафрин Ю. Информационные технологии. - М.: Лаборатория базовых знаний, 2001. - 704 с.

10. Шуваев А.А. Электронный документооборот как аналог традиционного. // Бизнес консультант. - № 12. - 2008.

11. Размещено на Allbest.ru