Создание автоматизированной информационной системы "VIP–Клиника"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Список сокращений

SQL - Standard Query Language (Стандартный язык запросов)

АИС - автоматизированная информационная система

БД - база данных

ИД - индекс доходности

ИО - информационное обеспечение

ИС - информационная система

СУБД - система управления базами данных

ОС - операционная система

ПО - программное обеспечение

САП - сравнительный анализ продаж

ЦФ - целевая функция

ЧДД - чистый дисконтированный доход

ЧОД - чистый операционный доход

Содержание

Введение

1. Аналитическая часть

1.1 Описание предметной области

1.1.1 Организационная структура и характеристика объекта управления

1.1.2 Описание существующего уровня автоматизации

1.1.3 Организация предметной области

1.2 Сущность комплекса информационных задач

1.2.1 Общие сведения о задачах

1.2.2 Декомпозиция комплекса задач.

1.3 Постановка задачи на проектирование

1.3.1 Недостатки существующей информационной системы

1.3.2 Требования, предъявляемые к разрабатываемой информационной системе.

1.3.3 Обзор современных методов и программных средств для решения данной проблемы

1.3.3.1 Обзор современных информационных систем для автоматизации медицинских учреждений

1.3.3.1.1 MedWork -- система для автоматизации медицинских учреждений

1.3.3.1.2 ИС «PatientBase»

1.3.3.1.3 ИС «BeautyBase»

1.3.3.2 Подходы к созданию информационной системы Интернет-офиса

1.3.4 Обоснование необходимости и направлений разработки ИС

2. Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение разрабатываемой ИС

2.1.1 Внемашинное ИО

2.1.1.1 Описание входной и выходной информации решаемой задачи. Разработка технологических схем

2.1.1.2 Нормативно справочная информация

2.1.1.3 Оперативная информация

2.1.2 Информационный анализ предметной области и построение инфологической модели данных

2.1.3 Выбор СУБД

2.1.4 Внутримашинная реализация данных

2.2 Формализация расчетов (математическая модель)

2.3 Алгоритмы и технология решения задач

2.3.1 Разработка технологической схемы ввода и накопления информации

2.3.2 Построение форм ввода-вывода информации

2.3.2.1 Построение форм ввода вывода БД

2.3.2.2 Построение форм ввода вывода сайта

2.3.3 Разработка алгоритмов обработки информации

2.4 Обоснование выбора системного обеспечения ИС

2.4.1 Обоснование выбора операционной системы

2.4.2 Обоснование выбора средств разработки

2.5 Разработка программного обеспечения ИС

2.6 Обоснование выбора технического обеспечения для функционирования ИС

2.6.1 Выбор компьютера

2.6.2 Выбор средства отображения информации

2.6.3 Выбор печатающего устройства

2.7 Разработка организационного обеспечения

3. Расчет экономической эффективности от внедрения ИС

3.1 Определение затрат на разработку продукта

3.2 Определение доходов от внедрения в работу ИС

3.3 Показатели эффективности

4. Безопасность жизнедеятельности и охрана окружающей среды

4.1 Законодательная база по охране труда

4.2 Опасные и производственные вредные факторы, их классификация

4.3.1 Статическое электричество

4.3.2 Шум и вибрации, вызванные работой печатающей техники

4.3.3 Электромагнитное излучение

4.3.4 Микроклимат

4.3.5 Электрическая опасность

4.3.6 Пожарная безопасность

4.4.1 Требования к микроклимату помещений для эксплуатации ЭВМ

Таблица 4.1 нормы микроклимата производственных помещений

4.4.2 Требования к освещению помещений и рабочих мест с ЭВМ

4.4.2.1 Расчёт искусственного освещения

4.4.3 Требования к организации режима труда и отдыха при работе с ЭВМ

4.4.4 Мероприятия по охране труда

4.5 Охрана окружающей среды

Заключение

Список источников информации

Введение

В современном обществе хорошо развита сфера обслуживания как одна из исторически сложившихся и, в тоже время, постоянно развивающихся отраслей. Одной из систем сферы обслуживания являются медико-косметологические центры. В настоящее время прослеживается рост интересов, связанных с заботой о внешнем виде, состоянием кожи, волос, ногтей и всего тела, что приводит к росту числа различных фирм, предлагающих подобные услуги.

Немаловажную роль в развитии центра играет администратор, который, знакомит клиентов с услугами и помогает выбрать подходящие процедуры. Администратор - специалист, поддерживающий уровень сервиса и непосредственно общающийся с клиентами. От администратора центра зависит:

· какое впечатление сложится у клиента после первого звонка или посещения косметологического центра;

· запишется ли он на процедуры;

· какими из предлагаемых услуг будет пользоваться клиент.

Администратор организует работу всей клиники: записывает клиентов на прием, составляет расписание для сотрудников, следит за дисциплиной и предупреждает конфликты, проверяет наличие средств работы сотрудников. Для повышения качества обслуживания клиентов необходимо оперативно реагировать на изменения, происходящие на рынке услуг, оптимизировать условия предварительной записи клиентов. На данный момент запись на прием и учёт клиентов, услуг и сотрудников в медико-косметологическом центре «VIP - Клиник» ведется вручную, что приводит к большим затратам времени и труда, а зачастую и к потере необходимой информации.

Для повышения конкурентоспособности медико-косметологического центра необходимо автоматизировать процесс записи клиента на прием, а также разработать программный модуль, позволяющий клиенту самостоятельно подбирать необходимый комплекс процедур на определенную сумму.

На сегодняшний день эффективным инструментом для привлечения новых клиентов является сайт. Традиционно веб-сайт считается, прежде всего, средством формирования имиджа, предоставления клиентам информации о фирме и ее услугах. В современных условиях этого не достаточно. Клиент ожидает, что сайт компании поможет ему выполнить какие-либо операции по взаимодействию с ней, а руководители фирмы осознают, что сайт может помочь им реально сократить затраты на организацию работы с клиентами, уменьшить время реакции на их обращения т.е. стать системой автоматизации. В медико-косметологическом центре «VIP - Клиник» есть только сайт-визитка, который состоит из главной страницы, где указан перечень услуг клиники без их описания и ссылки на прайс-лист с ценами на услуги. Поэтому необходимо создать «полноценный» сайт, на котором будет полная информация об услугах, клиники, реализовать возможность обратной связи с клиентом путем записи на прием через сайт.

В связи свыше сказанным целью дипломного проекта является создание автоматизированной информационной системы «VIP - Клиник», которая позволит вести учет клиентов, оплаты услуг, вести формирование отчетов о деятельности центра, а так же позволит клиентам самостоятельно подбирать услуги на сайте клиники на определенную сумму.

1. Аналитическая часть

1.1 Описание предметной области

Внешний вид человека, его мироощущение и процесс старения идут параллельно. Кожа в отличие от всех других органов обеспечивает не только жизнедеятельность всего организма, но и отражает внутреннее физическое и духовное состояние человека, выполняя присущую только ей эстетическую функцию. Косметические недостатки накладывают негативный отпечаток на психологическое состояние человека, являясь основной причиной плохого настроения, а порой и нервных срывов и значительно снижают качество жизни. Здесь на помощь приходят специалисты эстетической медицины.

Задача эстетической медицины улучшить внешний вид человека, помочь ему стать красивее и моложе. Миллионы людей во всем мире прибегают к современным методикам для того, чтобы стать более красивыми, привлекательными, восстановить былую красоту и чувствовать удовлетворение от своего внешнего вида. Клиники эстетической медицины существуют для того, чтобы люди могли проконсультироваться у специалистов и решить проблемы внешнего вида, которые вызывают беспокойство. Они помогают достичь хороших результатов и приобрести красивую внешность в короткие сроки.

В городе Старый Оскол всего 5 клиник оказывающих такие услуги. Среди них медико-косметологический центр «VIP - Клиник ».

1.1.1 Организационная структура и характеристика объекта управления

ООО Медико-косметологический центр «VIP - Клиник » был основан 28 ноября 2006 года и расположен по адресу микрорайон Жукова, 42.

Клиника оказывает своим клиентам следующие виды услуг:

1) Устранение морщин:

a) мезотерапия - нехирургическое моделирование лица и тела внутрикожными микро-инъекциями;

b) ботокс - это процедура введения в мимические мышцы одноименного препарата. При регулярном проведении процедур мышцы поддерживаются расслабленными, разглаживаются морщины любой глубины и не формируются новые;

c) диспорт - те же действия что и при ботоксе, только с использование препарата «Диспотр»

d) рестилайн - шведский препарат для устранения морщин на лице, коррекции формы губ и овала лица;

e) пилинги (лечение пигментации) - стимуляция кожи, за счет снятия поверхностных слоев эпидермиса;

2) Антицеллюлитная программа:

a) серьга для похудения - в определенные точки ушной раковины устанавливается серьга, которая восстанавливает работу пищевого центра;

b) антицеллюлитный массаж (вакуумный) - основан на том, что под прямым мануальным воздействием рук массажиста возникает повышенное "точечное" давление на зоны, подверженные липодистрофии (целлюлит);

3) Озонотерапия - это лечебная методика, основанная на применении озона в лечебно-профилактических целях. Уколы озоном применяются для омоложения лица, разглаживания морщин. Эффективное лечение озонотерапия показывает и при решении таких эстетических проблем, как удаление сосудистых звездочек, телеангиоэктазий, купероза и многих других;

4) Лечение:

a) растяжек;

b) угревой сыпи;

c) выпадения волос;

5) Массаж:

a) тайский - особое направление массажа, делающее акцент на точечное воздействие и практикуемое в Таиланде;

b) классический;

6) Стоун-терапия (вулканические камни) - это биоэнергетический массаж камнями и минералами;

7) Татуаж;

8) SPA-процедуры:

a) SPA-маникюр - это дополнительный уход за кожей рук, который заключается в очищении, питании и увлажнении кожи рук и ногтей;

b) SPA-педикюр - это качественный уход за кожей стопы и очень приятная оздоровительная процедура;

9) Лечение повышенного потоотделения;

10) Эпиляция, биоэпиляция воском.

В центре систематически расширяется список оказываемых услуг, улучшается их качество. Эффективность проводимых услуг напрямую зависит от препаратов, используемых в работе, поэтому в клинике применяют широко известные и хорошо зарекомендовавшие себя на рынке продукты: израильская линия Anna Lotan, St.Tropez (США), Myoxy Caviar и другие, а так же только современное оборудование.

Клиентами центра являются жители города. Его цены ориентированы на клиентов со средним достатком и выше среднего.

В настоящее время в клинике работает 9 человек:

- директор, он так же является врачом-неврологом и врачом-косметологом центра;

- администратор;

- бухгалтер;

- 3 медсестры;

- врач-дермокосметолог;

- массажист;

- мастер спа-маникюра и педикюра.

Организационная структура предприятия - это состав, соподчиненность, взаимодействие и распределение работ по подразделениям и органам управления, между которыми устанавливаются определенные отношения по поводу реализации властных полномочий, потоков команд и информации.

Различают несколько типов организационных структур: линейные, функциональные, линейно-функциональные, дивизиональные, адаптивные.

Организационная структура медико-косметологического центра «VIP - Клиник » относится к линейной структуре, так как характеризуется тем, что во главе каждого подразделения стоит руководитель, сосредоточивший в своих руках все функции управления и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками. Его решения, передаваемые по цепочке "сверху вниз", обязательны для выполнения нижестоящими звеньями.

Организационная структура клиники представлена на рис. 1.1.



Рис. 1.1. Организационная структура медико-косметологического центра.

Она включает в себя:

· управленческую подсистему;

· финансовую подсистему;

· подсистему основных процессов, к ней относятся: врач-косметолог, врач-невролог, врач-дермокосмитолог, массажист, мастер спа-маникюра и педикюра;

· обслуживающую подсистему.

Такая структура управления представляет организацию как совокупность взаимосвязанных элементов. Каждый элемент имеет свои цели и задачи.

Директор управляет администратором, имея при этом представление о действиях нижестоящих подчиненных. Он решает самостоятельно все вопросы функционирования медико-косметологического центра, организует всю работу предприятия и несет ответственность за его состояние и деятельность.Он заключает договоры, в том числе по найму работников. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками клиники. Он несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность предприятия. В обязанности директора входит и рассмотрение жалоб и предложений, принятие мер по устранению возникающих проблем, обеспечение систематического повышения квалификации работников клиники.

Бухгалтер не является постоянным работником клиники, он приходит только тогда, когда нужно сделать налоговый отчет или произвести другие расчеты. Бухгалтер выполняет следующие должностные обязанности:

1. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.

2. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных расходов, подготавливает предложения по их предупреждению.

3. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей.

4. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

В обязанности администратора входит:

1) работа на телефоне:

· прием всех входящих звонков;

· регистрация полученной информации;

· продажа по телефону (мотивирование пациентов на первичный прием);

2) работа на кассе (взаиморасчеты с пациентами);

3) взаимодействие с пациентами в клинике:

· информирование пациентов об услугах и сопутствующих товарах;

· ответы на возражения;

· расширение продаж;

4) обновление информации на сайте. При этом из-за отсутствия компьютера и доступа в интернет в клинике администратор вынужден выполнять эту работу дома;

5) распределение клиентских потоков;

6) отслеживание приема специалистов;

7) продажа услуг и сопутствующих товаров;

8) взаимодействие с партнерами;

9) взаимодействие с персоналом и т. д.

Врач-невролог:

1. Оказывает квалифицированную медицинскую помощь по своей специальности, используя современные методы профилактики, диагностики, лечения и реабилитации, разрешенные для применения в медицинской практике.

2. Определяет тактику ведения больного в соответствии с установленными правилами и стандартами.

3. Разрабатывает план обследования больного, уточняет объем и рациональные методы обследования пациента с целью получения в минимально короткие сроки полной и достоверной диагностической информации.

4. В соответствии с установленными правилами и стандартами назначает и контролирует необходимое лечение, организует или самостоятельно проводит необходимые диагностические, лечебные, реабилитационные и профилактические процедуры и мероприятия.

5. Вносит изменения в план лечения в зависимости от состояния пациента и определяет необходимость дополнительных методов обследования.

Косметолог должен уметь определить тип кожи человека и назначить процедуры, подходящие именно для этого типа. Врач-косметолог должен, кроме того, знать болезни кожи и методы их лечения, уметь поставить диагноз и предложить методы лечения. Современный косметолог помимо выполнения рядовых процедур по уходу должен владеть практически всеми методами терапевтической косметологии «по лицу» и «по телу» - это массаж, аппаратная косметология также получают распространение процедуры по введению гелей и рестилайна, обкалыванию гомеопатическими препаратами аккупунктурных точек и проблемных зон, электрофорез, озоно- и кислородотерапия всех частей тела, лимфодренаж тела и лица. На более высоком уровне выполняются процедуры по био- и электроэпиляции. Опытный специалист-косметолог поможет увеличить или изменить форму губ, придать выразительность бровям, очертить нижние и верхние веки с помощью перманентного макияжа.

Массажист принимает посетителей, выясняет необходимые сведения о травмах, заболеваниях, назначениях врача, противопоказаниях, целях посещения и пр. Определяет вид и тип массажа. Использует сертифицированное массажное оборудование и инвентарь, подготавливает массажные оборудование и инвентарь к сеансу массажа. Проводит сеанс массажа (общеоздоровительного, лечебного, спортивного, антицеллюлитного, косметического, иных видов массажа) в соответствии с правилами массажа. Определяет «проблемные» места клиента и проводит сегментарный массаж. Консультирует клиентов о возможности самомассажа, по иным профессиональным вопросам. Обеспечивает надлежащую чистоту и порядок в массажном кабинете. Изучает отечественный и зарубежный опыт в области массажа, систематически повышает свою квалификацию.

Мастер маникюра/педикюра: соблюдает требования личной гигиены и производственной санитарии; немедленно ставит в известность своего непосредственного руководителя о всех недостатках, обнаруженных во время работы; производит дезинфицирование инструмента.

Медсестра проводит лечебно-профилактические и диагностические мероприятия, назначаемые врачом. Проводит подготовку рабочего места врача, приборов, инструментария, бланков рецептов. Соблюдает санитарно-гигиенический режим в помещении клиники, условия стерилизации инструментария и материалов. Обеспечивает кабинет врача необходимыми медикаментами, стерильными инструментами, спецодеждой. Ведет учет расходов медикаментов, инструментов. Осуществляет контроль сохранности и исправности медицинской аппаратуры и оборудования, своевременным их ремонтом и списанием.

1.1.2 Описание существующего уровня автоматизации

В настоящее время в ООО Медико-косметологический центр «VIP - Клиник» не используются компьютерные технологии. Запись клиентов ведется по телефону или непосредственно в самой клинике.

Клиентов регистрируют в обычной тетради, в которой фиксируются данные о дате приема, фамилии пациента, наименовании оказываемой процедуры и сумме оплаты (см. Приложение 1).

Так же в медико-косметологическом центре «VIP - Клиник» есть свой сайт-визитка, который состоит из главной страницы, где указан перечень услуг клиники без их описания и ссылки на прайс-лист с ценами на услуги. Сайта-визитки достаточно в том случае, когда взаимодействие с клиентом происходит главным образом вне сети, однако потенциальные клиенты используют Интернет; когда невозможно предоставить подробное описание всей продукции компании, или когда конечная услуга принимает законченный вид только после личных контактов с клиентом.

Критерии выбора клиентом медико-косметологического центра различны и зависят от многих факторов. В первую очередь, его выбор обусловлен уровнем сервиса и профессионализмом сотрудников. Высокий уровень сервиса - это способность предвидеть и удовлетворять желания и потребности клиента, создать у клиента ощущение полного комфорта и, в конечном итоге, завоевать его доверие и симпатию. В любом случае, представление о клиники у клиента складывается с первого визита или даже с первого телефонного звонка, с того как его встретил администратор, как он с ним разговаривал, как быстро и оперативно смог ответить на его вопросы. Администратор - это лицо компании, и от его работы во многом зависит, придет ли клиент в клинику еще раз или выберет другую.

Таким образом, автоматизация рабочего места администратора позволит оптимизировать процесс предварительной записи клиента, избежать ошибок и неточностей в выборе клиентом услуги или времени оказания услуги, и в целом, улучшить работу всей фирмы.

Так же сложно представить себе современный бизнес без собственного сайта. С каждым днем пользователей Сети становится все больше и больше. На «правильно сделанные» сайты приходят только представители целевой аудитории, поэтому такой инструмент - весьма эффективный способ обращения к новым пользователям услуг клиники.

Посредством сайта можно организовать консультацию и запись клиентов клиники, разгрузив администратора. Многим потребителям интересно разбираться с услугами самостоятельно, а не звонить или приходить к администратору для их уточнения. К тому же клиенты будут приходить в клинику, зная для чего и какие процедуры им необходимы и администратору нужно будет только уточнять их стоимость, а не рассказывать обо всей процедуре в целом. Так же можно постоянно поддерживать обратную связь с клиентами, отслеживать реакцию потребителей на те, или иные мероприятия, осуществляемые клиникой.

1.1.3 Организация предметной области

Одной из наиболее часто встречающихся и наиболее ответственных операций в ежедневной деятельности клиники является операция "Запись пациента". Прием в любой клинике начинается именно с этой операции, причем количество параметров для этой операции практически неограниченно и определяется уникальными требованиями каждой клиники. Например - пациент может записаться различными способами, прийти прямо в клинику, пациент также может перенести прием, явиться позже или раньше, отменить прием, а может и просто не явиться.

На данный момент запись клиентов в медико-косметологическом центре «VIP - Клиник » осуществляется в обыкновенной тетради. Для записи клиент должен прийти в клинику либо позвонить.

Сайт клиники предоставляет желающим просмотреть информацию только о перечне услуг и цен без их описания. Осуществить запись на прием можно по средствам телефонной связи. Так же не редко клиенты клиники сталкиваются с проблемой подбора оптимального набора услуг на нужную им сумму. Помочь им может только администратор.

Всё это приводит к снижению прибыли организации. В медико-косметологическом центре не ведется учет клиентов, что затрудняет осуществлять календарный процесс планирования заказа услуг. Так же существует проблема составления финансовых отчетов, потому что не ведется учет клиентов.

На сегодняшний день стало очевидно, что важнейшими условиями для развития и конкурентоспособности бизнеса являются эффективное управление информацией и персоналом. От того, как организована работа по приему, обработке, передаче и хранению информации, зависит успешность любой организации. Информационные потоки, со всех сторон пронизывающие организацию, а также работающие с ними люди - ключевые факторы, на которых базируется система управления организацией.

Информационные потоки, проходящие через организацию делят на:

- входные;

- выходные;

- внутренние.

К входным информационным потокам относится информация о клиенте, поступающая с любых информационных носителей - вербальных, бумажных, электронных.

К выходным информационным потокам относят информацию, которую предоставляет клиника клиентам (предоставление информации о видах услуг и их стоимости).

К внутренним информационным потокам относятся документы, создаваемые сотрудниками цента для процессов, протекающих в клинике.

Правильная постановка работы с информацией обеспечивает эффективную коммуникацию между участниками рабочего процесса, помогает решать различные процедурные и организационные вопросы, оптимизирует процессы принятия управленческих решений.

Схема информационных потоков медико-косметологического центра «VIP - Клиник » представлена ниже.

Рис. 1.2. Информационные потоки ООО медико-косметологического центра «VIP - Клиник»

1.2 Сущность комплекса информационных задач

1.2.1 Общие сведения о задачах

Существующий на сегодняшний день неавтоматизированный механизм учёта клиентов в клинике затруднен. Администратору медико-косметологического центра необходимо предоставлять полную информацию по каждому типу услуг. Также затруднён учёт свободного времени врачей. В одно и то же время, для одной и той же услуги и к одному врачу может быть записан только один клиент.

При неавтоматизированном учёте посетителей очень сложно предоставить бухгалтеру информацию для отчетов. В случае, если произошли какие-либо изменения в составе клиентов или услуг, администратору необходимо делать переучёт своих записей.

Для повышения качества обслуживания клиентов, необходимо оптимизировать условия предварительной записи клиентов. Для решения поставленных задач необходимо использовать современные информационные технологии.

Развитие Интернет коммуникации привело к увеличению объема on-line продаж и росту Интернет представительств компаний работающих в различных сферах бизнеса. Все больше потенциальных потребителей готовы использовать Интернет как рабочую среду - потребитель начинает воспринимать наличие интерактивных возможностей на сайте компании производителя или продавца товаров/услуг как один из существенных факторов при принятии решения о покупке товара или заказа услуги. На сегодняшний день Интернет сайт компании является не только визитной карточкой предприятия, но и одним из основных средств бизнеса. В современных условиях недостаточно предоставления потенциальным клиентам информации о фирме и ее продукции, необходим более гибкий подход предполагающий наличие на сайте компании различных сервисов и средств on-line общения с клиентом.

ООО Медико-косметологический центр «VIP - Клиник» специализируется в области предоставления различных косметологических услуг. Создание электронного бизнеса в организации позволит предоставить возможность клиентам записываться на прием, получать консультацию специалиста и подбирать услуги через Интернет.

Для этого необходимо автоматизировать основные задачи клиники:

1. Учет клиентов;

2.Учет выполненных услуг;

3. Осуществление подбора оптимального набора услуг на сайте клиники;

4. Осуществление обратной связи с клиентами.

1.2.2 Декомпозиция комплекса задач

При учете клиентов записывают дату рождения и адрес клиента, эту информацию можно использовать для поздравления с днем рождения и другими праздниками. Это будет очень приятно клиентам и возможно побудит их прийти еще на какие-то процедуры. Зная номер телефона или электронный адрес клиента можно напоминать ему, когда следует ему прийти на следующую процедуру. Учитывая количество посещений клиентов, удобнее будет реализовать накопительную систему скидок.

Учет выполненных услуг ведется для подсчета потраченных медикаментов, популярности той или иной услуги. Помогает, выяснить следует ли оказывать существующие услуги или стоит ввести новый перечень услуг. При учете услуг бухгалтеру будет проще начислять рабочему персоналу зарплату, так как она зависит от стоимости выполненной услуги.

Подбор оптимального набора услуг позволит клиентам легко и быстро подобрать нужные ему услуги по введенным критериям: суммы, возраста и категории услуг.

Задачи, которые должны быть решены для осуществления обратной связи с клиентами:

- разработка форм обратной связи с клиентами;

- подтверждение записи на прием.

1.3 Постановка задачи на проектирование

1.3.1 Недостатки существующей информационной системы

На основе описания объекта управления можно сделать вывод, что значительными недостатками существующей системы управления клиникой являются:

1. Отсутствие автоматизированной системы регистрации клиентов, что приводит к затруднению поиска клиентов в книге регистраций, оказываемых им услуг, количества посещений на процедуру и т.д.

2. Отсутствие полноценного сайта в интернете. Интернет сейчас является главным источником информации для населения, сайт может являться дополнительной рекламой клиники и инструментом облегчающим работу администратора.

1.3.2 Требования, предъявляемые к разрабатываемой информационной системе

Современная мировая экономика диктует жесткие условия: конкуренция, повышение требований к продукции и услугам, стремление соответствовать европейскому уровню - все это непременно приводит к тому, что современным предприятиям, которые хотят расти и расширяться, не обойтись без автоматизации управления. Как показывает практика, в компаниях, где широко применяются информационные системы, добиться позитивных изменений гораздо проще.

Автоматизация помогает добиться максимальной управляемости своей компании, чувствовать изменения рынка и иметь возможность быстро на них реагировать, компания оказывается доступна для клиента в любой точке планеты 24 часа в сутки. Если еще вчера предприятию было необходимо просто иметь свое лицо в Интернете, то сегодня та компания, которая хочет динамично развиваться, должна быть доступна для полноценного оперативного управления вне рамок офиса. В будущем процесс доступности компании для клиента перерастет в процесс управления бизнеса клиентом. Но это возможно лишь в условиях чуткого реагирования предприятия на потребности клиента в режиме реального времени.

На сегодняшний день в ООО Медико-косметологическом центра «VIP - Клиник» практически вся информация о клиентах, сотрудника и приеме хранится в разрозненном состоянии на бумажных носителях, что приводит к необоснованному замедлению работы с клиентами. Кроме того, так как расположение медицинского центра не может быть удобным для всех клиентов, и часы его работы совпадают с часами работы большинства потенциальных клиентов, клиника недополучает возможную прибыль.

Решением всех перечисленных выше проблем может стать разработка корпоративного сайта с возможностью записи на прием и подбора услуг через формы обратной связи с клиентами.

Проектируемая ИС должна обеспечивать автоматизацию технологических процессов, происходящих в процессе взаимодействия организации с клиентами

1. Требования к структуре системы.

Интерфейс системы должен быть лёгким и интуитивно понятным, даже специально-неподготовленному пользователю.

Есть несколько простых правил, позволяющих интерфейсу офиса быть понятым клиенту.

Чем проще, тем лучше. Это вовсе не значит, что должен быть только текст и контактная информация, но на сайте не должно быть бесполезной информации, шрифт должен легко читаться. Графические элементы должны быть были чёткими, выразительными и быстро загружаться. На сайте офиса недопустимо использовать анимации и звуки, которые долго загружаются и отвлекают внимание клиента.

Человеческий глаз просматривает страницы сайта сверху вниз. Наибольшее внимание сосредотачивается на верхней левой части страницы. Поэтому в верхней части страницы сайта, как правило, размещается наиболее важная информация: название фирмы, логотип, само название сайта и т.д.

Чем проще выполнена верхняя часть страницы, тем легче запомнить название сайта и саму фирму.

Клиент должен без труда находить всю интересующую его информацию о предоставляемых услугах. На сайте желательно разместить данные о деятельности организации (какие услуги предоставляет, адрес, контактную информацию и т. д.).

Предоставляемые услуги должны быть распределены по группам. Для каждого вида услуг обычно предусмотрены: краткое и полное описание, плюс несколько фотографий.

Увеличению посещаемости корпоративного сайта и количества постоянных клиентов способствует также наличие обратной связи администратора с клиентами. Важно, чтобы администраторы как можно быстрее и максимально полно отвечали на письма.

Обратной, невидимой клиенту, стороной корпоративного сайта является система управления. Администратор имеет возможность полностью управлять содержимым корпоративного сайта:

- добавлять или удалять предоставляемые услуги, описания и фотографии к ним, изменять их стоимость;

- редактировать разделы сайта;

- редактировать контактную информацию клиники;

- составлять и рассылать письма с новостями клиники клиентам;

Система должна легко адаптироваться к постоянно меняющимся параметрам.

2. Требования к эргономике.

Экранная форма системы должна быть оформлена в спокойных цветах. Не должно быть использовано ярких и режущих глаза цветов.

Правильно примененный цвет может, например, передавать тонкие различия между однородными элементами. Неправильно примененный цвет может мешать работать с программой.

Особенно это относится к красному цвету. Для всех людей красный цвет ассоциируется с некой опасностью. Большое количество красного цвета в каком-либо месте на экране привлекает внимание, заставляет пользователя настораживаться, думая, что что-то не так.

Дорожные знаки красного цвета либо запрещают, либо предупреждают об опасности. Поэтому, если кнопка на экране окрашена красным, независимо от того, что на ней написано пользователь будет стараться избегать нажатия на нее.

В малых количествах красный цвет может исправно служить в качестве ненавязчивого указания наличия каких-либо проблем.

3. Требования к технической эстетике.

Защита рабочих мест в соответствии с нормами охраны труда: защитные экраны или мониторы со встроенными защитными экранами; правильное производственное освещение, исключающее повышенную яркость, тени и т. п.

4. Требования к защите информации от несанкционированного доступа.

Должно быть предусмотрено ограничение прав доступа, то есть у администратора должны быть собственные права доступа к системе, а именно уникальный пароль и имя входа.

При оформлении заказа клиент должен ввести контактную информацию: ФИО, e-mail, телефон и т.д.

5. К функционированию системы предъявляются следующие требования:

- информационное обеспечение должно быть достаточным для поддержания всех автоматизируемых функций объекта;

- для кодирования информации должны использоваться принятые у заказчика классификаторы;

- для кодирования входной и выходной информации, которая используется на высшем уровне управления, должны быть использованы классификаторы этого уровня;

- должна быть обеспечена совместимость с информационным обеспечением систем, взаимодействующих с разрабатываемой системой;

- формы документов должны отвечать требованиям корпоративных стандартов заказчика (или унифицированной системы документации);

- структура документов и экранных форм должна соответствовать характеристикам терминалов на рабочих местах конечных пользователей;

- графики формирования и содержание информационных сообщений, а также используемые аббревиатуры должны быть общеприняты в этой предметной области и согласованы с заказчиком;

- в ИС должны быть предусмотрены средства контроля входной и результатной информации, обновления данных в информационных массивах, контроля целостности информационной базы, защиты от несанкционированного доступа.

1.3.3 Обзор современных методов и программных средств для решения данной проблемы

1.3.3.1 Обзор современных информационных систем для автоматизации медицинских учреждений

1.3.3.1.1 MedWork -- система для автоматизации медицинских учреждений

Коробочные продукты:

1) MedWork - Малая Клиника. Система "Малая клиника" предназначена для небольших клиник и частных кабинетов. "Малая клиника" - современная система автоматизации медицинских учреждений, обеспечивающая ввод, хранение и обработку информации на всех основных этапах лечебного процесса. Заполнение карты значительно ускоряется за счет использования формализованных схем лечения, пополняемых и настраиваемых справочников. Удобный интерфейс с возможностью группировки и сортировки документов позволяет врачу быстро найти необходимую информацию в карте пациента.

Данные из карты пациента могут быть представлены в произвольно задаваемом виде с помощью мощного и настраиваемого механизма выписок. Создание выписок происходит автоматически и освобождает пользователей от длительной работы по сбору информации: несколько секунд, и вы получаете готовую выписку в виде документа Microsoft Word.

"Малая клиника" позволяет получить любые статистические отчёты за любой срок: по лечебной работе, статистике приёмов, заболеваемости, разнообразные финансовые отчёты и т.п. Создание нового отчёта не требует дополнительного программирования и выполняется с помощью специального мастера, включенного в "Малую клинику". Открытый формат данных делает возможным доступ к системе из любых известных генераторов отчётов.

Простой и удобный интерфейс работы с группами пациентов даёт возможность планировать график приёмов на любом рабочем месте, от процедурного кабинета до планирования и учёта операционных списков.

2) MedWork - Регистратура. Позволяет автоматизировать работу регистратуры:

1. Расписание работы кабинетов. Расписание - позволяет видеть схему работы отделов, кабинетов, сотрудников Вашего учреждения. Возможен просмотр расписания, как на конкретный день, так и на месяц. Позволяет получать отчёты по посещаемости, загруженности кабинетов, контролировать лечебный процесс.

2. Учёт оказываемых услуг. Позволяет быстро редактировать реестр услуг текущего пациента, проставлять отметки об оказании и оплате услуги, выписывать счёта, используя механизм скидок. Предусмотрено формирование комплексных услуг. Финансовые отчёты теперь можно формировать одним нажатием мыши.

Программно-аппаратный комплекс DEPO-MedWork. Сотрудничество Компании Depo Computers, одного из крупнейших российских производителей компьютеров и серверов, с фирмой «Мастер Лаб» ориентированно на решение вопросов автоматизации медицинских учреждений любого масштаба на базе программно-аппаратного комплекса DEPO-MedWork. Компания DEPO Computers является членом АРМИТ.

Услуги по автоматизации медицинских учреждений. Фирма "Мастер Лаб" оказывает услуги по автоматизации медицинских учреждений любого профиля. В основе решений - система MedWork, которая устанавливается непосредственно на рабочие места врачей, медсестёр, администраторов и др.

1.3.3.1.2 ИС «PatientBase»

PatientBase - базовая информационная медицинская система, основные функции которой включены в остальные программы. Может быть использована как в крупных, так и небольших медицинских учреждениях, предназначена для автоматизации медицинских центров, больниц, поликлиник и детских поликлиник. Комплексная медицинская система легко обеспечит автоматизацию работы регистратуры большой поликлиники за счет возможности работы в локальной сети и ведения электронной картотеки пациентов.

Учитывая в интересах медицинских организаций-заказчиков изменения в финансовом законодательстве и введя новую ценовую политику, предприятием предлагаются новые, выгодные условия внедрения.

· Электронная картотека пациентов

· Составление расписания и запись на прием

· Планирование лечения

· Расчеты с клиентами

· Встроенные справочники

· Блокнот сотрудника

· Отчетность

· Категории доступа для пользователей

Картотека пациентов.

На смену вместительным стеллажам с регистрационными бумажными карточками приходит простая и удобная в работе электронная картотека. Электронная карточка каждого пациента содержит множество полезных сведений, при этом заполняется всего за 1 минуту. Администратор может быстро отсортировать записи в картотеке по разным параметрам или найти нужного пациента при помощи поиска по любому из полей электронной карты. Упростите и ускорьте процесс работы регистратуры для более быстрого и качественного обслуживания клиентов.

Составление расписания и запись на прием. Возможность составления расписания работы врачей и записи пациентов из электронной картотеки на прием к ним позволит лучше организовать рабочее время специалистов и избежать накладок при выписке талонов на посещение врача.

При составлении графиков работы можно использовать готовые стандартные схемы работы или создать собственную, используя настройки системы.

Запись на прием осуществляется на основании составленного графика работы врачей. При этом доступна такая функция, как поиск свободного времени. Искать можно по имени врача, предполагаемому интервалу посещения и времени начала и окончания приема.

Само расписание представляется двумя способами: в виде классической "книжки" и с помощью наглядной особенности программы расписания- "линейки". Составленное расписание приемов за любой период можно распечатать.

Планирование лечения. После обследования пациента врач может составить детальный план его лечения или реабилитации. В этом ему поможет удобный планировщик, позволяющий вносить в план, как отдельные операции, так и шаблоны лечения, привязанные к конкретным диагнозам.

Расчеты с клиентами. Использование системы в работе клиники помогает облегчить труд главного бухгалтера и экономиста, предоставляя большой объем систематизированных данных об оказанных врачами услугах, оплате лечения пациентами и организациями.

Оплата лечения проводится администратором-кассиром на основании данных, полученных в результате заполнения врачом амбулаторной карты пациента. Таким образом, отпадает необходимость дублирования записей, администратору просто нужно ввести внесенную пациентом сумму и программа автоматически зарегистрирует платеж в базе данных.

С помощью программы администратор может быстро узнать баланс пациента и историю его платежей и посещений, эффективно работать с клиентами страховыми компаниями, устанавливать скидки на оплату посещений и отдельных операций (при наличии соответствующих прав).

Для всех платежей автоматически формируются сопроводительные финансовые документы: квитанции, счета, счета-фактуры. Для главного бухгалтера или экономиста клиники доступны финансовые и маркетинговые отчеты для анализа работы клиники.

Встроенные справочники. Справочники - это основа работы программы. В системы включены специализированные медицинские (диагнозы по МКБ-10, детализированные операции с расходом материалов, анамнез, жалобы), экономические (категории оплаты, реклама, курс валюты) и другие справочники, для использования на всех этапах работы медицинского учреждения. Каждый из них изначально содержит множество понятий, и все доступны для дальнейшей настройки пользователями.

Ввод данных с помощью справочников позволяет ускорить процесс заполнения информации. Отпадает необходимость переписывать несколько раз за день одно и то же. При этом разными пользователями используются одинаковые понятия и формулировки, что упрощает систематизацию данных.

Блокнот сотрудника. Для лучшей организации работы врачей и администраторов в программу встроен Блокнот сотрудника, с помощью которого можно составлять заметки и задания, которые необходимо выполнить, а также отправлять их другим пользователям программы.

Отчетность. Программа предоставляет все важнейшие инструменты для контроля над работой клиники и подготовке разнообразной отчетности - о посещениях пациентов и оказанных услугах, эффективности рекламы, использовании материалов и многом другом. Атоматизированно, без каких-либо дополнительных действий Вы можете получить все типовые формы медицинской статистики.

Большой блок представляет собой финансовая отчетность, которую можно просмотреть за любой период работы клиники: сводные отчеты по врачам и пациентам, отчеты по льготным категориям пациентов и по безналичной оплате, кассовая книга, прайс-лист. С их использованием можно рассчитать заработную плату врачей, подготовить документы для бухгалтерии, страховых компаний и т.д.

Категории доступа для пользователей. Система поддерживает несколько уровней безопасности. Для всех сотрудников, работающих с программой, можно задать объем доступной ему информации, как для чтения, так и для редактирования, а также функции, которые он сможет выполнять, используя систему.

Помимо этого, для каждого пользователя устанавливается пароль доступа в систему. Настройка прав доступа для всех пользователей является прерогативой главного врача или руководителя клиники.

1.3.3.1.3 ИС «BeautyBase»

BeautyBase - специализированная система автоматизации салона красоты, управления салонами красоты и косметологическими клиниками. За счет гибкости настроек может быть использована при автоматизации практически любого медицинского центра или специализированной клиники, подходит для автоматизации СПА-центров и клиник пластической и эстетической хирургии. Содержит следующие модули: программа учета материалов салона красоты, электронная картотека пациентов, работа с цифровыми изображениями, планирование лечения и процедур, справочники с информацией по косметологии, справочники с сопутствующими диагнозами и многое другое.

Учитывая в интересах медицинских организаций-заказчиков изменения в финансовом законодательстве и введя новую ценовую политику, предприятием предлагаются новые, выгодные условия внедрения.

· Амбулаторная карта;

· Работа с изображениями;

· Учет материалов;

· Картотека пациентов;

· Составление расписания и запись на прием;

· Планирование лечения;

· Расчеты с клиентами;

· Встроенные справочники;

· Блокнот сотрудника;

· Отчетность;

· Категории доступа для пользователей.

Амбулаторная карта. Электронная история болезни основана на стандартной бумажной медицинской карте пациента и содержит все необходимые пункты, но её нельзя потерять или забыть в кабинете у врача. Информацией из такой электронной амбулаторной карты могут пользоваться несколько специалистов сразу, не отходя от экрана своего компьютера. Для специализированных программ доступны дополнительные разделы, например: фотографии и рентгеновские снимки, одонтопародонтограмма, лабораторные исследования и многое другое. Все записи вводятся с помощью мастеров и встроенных редактируемых справочников, что ускоряет процесс заполнения амбулаторной карты врачами-специалистами.

Такая система имеет особую важность при заполнении подробной информации об оказанных пациенту услугах, так как позволяет впоследствии восстановить весь процесс лечения пациента и проконтролировать действия медицинского персонала.

Работа с изображениями. Косметологам необходимы многократные фотографии для оценки эффективности оказанных услуг. В программе BeautyBase реализована возможность работы с цифровыми изображениями всех современных форматов. Есть возможность хранения в базе данных как самих снимков, так и ссылок на локальные или сетевые ресурсы. Для каждого пациента можно установить персональную папку со снимками. Для удобства при работе со снимками возможно использование встроенного графического редактора или внешнего приложения, которое можно выбрать для каждого врача отдельно.

Учет материалов. Количество медицинской техники, различного рода медикаментов и расходных материалов, которые используются в повседневной работе клиники, весьма велико. При этом очень важно отслеживать все материальные потоки внутри и вне медицинского учреждения. В этом поможет встроенный блок "Склад и учет материалов". С его помощью можно контролировать состояние всех складов клиники и финансовые отношения с поставщиками, прогнозировать предстоящие расходы по кабинетам и планировать закупки оборудования и материалов.

Картотека пациентов. На смену вместительным стеллажам с регистрационными бумажными карточками приходит простая и удобная в работе электронная картотека. Электронная карточка каждого пациента содержит множество полезных сведений, при этом заполняется всего за 1 минуту. Администратор может быстро отсортировать записи в картотеке по разным параметрам или найти нужного пациента при помощи поиска по любому из полей электронной карты. Упростите и ускорьте процесс работы регистратуры для более быстрого и качественного обслуживания клиентов.

Составление расписания и запись на прием. Возможность составления расписания работы врачей и записи пациентов из электронной картотеки на прием к ним позволит лучше организовать рабочее время специалистов и избежать накладок при выписке талонов на посещение врача.

При составлении графиков работы можно использовать готовые стандартные схемы работы или создать собственную, используя настройки системы.

Запись на прием осуществляется на основании составленного графика работы врачей. При этом доступна такая функция, как поиск свободного времени. Искать можно по имени врача, предполагаемому интервалу посещения и времени начала и окончания приема.

Само расписание представляется двумя способами: в виде классической "книжки" и с помощью наглядной особенности программы расписания - "линейки". Составленное расписание приемов за любой период можно распечатать

Планирование лечения. После обследования пациента врач может составить детальный план его лечения или реабилитации. В этом ему поможет удобный планировщик, позволяющий вносить в план как отдельные операции, так и шаблоны лечения, привязанные к конкретным диагнозам.

Расчеты с клиентами. Использование системы в работе клиники помогает облегчить труд главного бухгалтера и экономиста, предоставляя большой объем систематизированных данных об оказанных врачами услугах, оплате лечения пациентами и организациями.

Оплата лечения проводится администратором-кассиром на основании данных, полученных в результате заполнения врачом амбулаторной карты пациента. Таким образом, отпадает необходимость дублирования записей, администратору просто нужно ввести внесенную пациентом сумму и программа автоматически зарегистрирует платеж в базе данных.

С помощью программы администратор может быстро узнать баланс пациента и историю его платежей и посещений, эффективно работать с клиентами страховыми компаниями, устанавливать скидки на оплату посещений и отдельных операций (при наличии соответствующих прав).

Для всех платежей автоматически формируются сопроводительные финансовые документы: квитанции, счета, счета-фактуры. Для главного бухгалтера или экономиста клиники доступны финансовые и маркетинговые отчеты для анализа работы клиники.

Встроенные справочники. Справочники - это основа работы программы. В системы включены специализированные медицинские (диагнозы по МКБ-10, детализированные операции с расходом материалов, анамнез, жалобы), экономические (категории оплаты, реклама, курс валюты) и другие справочники, для использования на всех этапах работы медицинского учреждения. Каждый из них изначально содержит множество понятий, и все доступны для дальнейшей настройки пользователями.

Ввод данных с помощью справочников позволяет ускорить процесс заполнения информации. Отпадает необходимость переписывать несколько раз за день одно и то же. При этом разными пользователями используются одинаковые понятия и формулировки, что упрощает систематизацию данных.

Блокнот сотрудника. Для лучшей организации работы врачей и администраторов в программу встроен Блокнот сотрудника, с помощью которого можно составлять заметки и задания, которые необходимо выполнить, а также отправлять их другим пользователям программы.

Отчетность. Программа предоставляет все важнейшие инструменты для контроля над работой клиники и подготовке разнообразной отчетности - о посещениях пациентов и оказанных услугах, эффективности рекламы, использовании материалов и многом другом.

Автоматизировано, без каких-либо дополнительных действий Вы можете получить все типовые формы медицинской статистики.

Большой блок представляет собой финансовая отчетность, которую можно просмотреть за любой период работы клиники: сводные отчеты по врачам и пациентам, отчеты по льготным категориям пациентов и по безналичной оплате, кассовая книга, прайс-лист. С их использованием можно рассчитать заработную плату врачей, подготовить документы для бухгалтерии, страховых компаний и т.д.