Автоматизация учёта продукции лесозаготовки на терминале

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Дипломная работа

на тему:

Автоматизация учёта продукции лесозаготовки на терминале

Специальность: 080801.65 -- Прикладная информатика в экономике



Содержание

• Введение
• Глава 1. Предметная область
• 1.1 История развития предприятия
• 1.2 Структура предприятия и направление деятельности
• Глава 2. Моделирование предметной области
• 2.1 Исходные примитивы стандарт IDEF1X
• 2.2 Этапы проектирования базы данных:
• 2.3 Схема базы
• Глава 3. Создание базы данных
• 3.1 Среда создания базы данных
• 3.2 Свойства данных
• 3.3 Оформление акта на зачисление товара
• 3.4 Оформление накладной на продажу товара
• 3.5 Прайс - лист на товар
• 3.6 Список клиентов
• 3.7 Журнал продаж
• 3.8 Журнал покупок
• 3.9 Движение товара на склад
• Заключение
• Список литературы
• Приложение

Введение

В настоящее время осуществляется очередной этап развития человечества - формирование информационного общества. Современные информационные и телекоммуникационные технологии существенно меняют не только способ производства продуктов и услуг, но и организацию, формы проведения досуга, методы и формы воспитания и образования. Они оказывают решающее воздействие на социальную структуру общества, экономику, политику, развитие общественных институтов. Современный человек просто не может представить свое существование без компьютера. Возникают все новые и новые потребности в обработке, хранении и передаче информации.

С 1 января 2006 года Владимир Путин потребовал добиться изменения ситуации с вывозом леса, который, по его мнению, должен перерабатываться в России, размер пошлин начал расти и уже второй год проводится поэтапное повышение экспортных пошлин на необработанную древесину. Согласно данным Федеральной таможенной службы, за январь--февраль 2008 года экспорт круглого леса снизился на 3,9%, до 6,4 млн. куб. м. Учитывая, что с 1 апреля ставки пошлин выросли еще на 50%, до 15 евро за 1 куб. м., по итогам года можно ожидать еще более существенного снижения экспорта древесины. В связи с этим цена на продукцию, внутри страны, падает, прибыль снижается, возрастает конкуренция.

Целью дипломного проекта является разработка баз данных учета товародвижения на терминале. Автоматизация учета товародвижения позволит эффективнее управлять деятельностью предприятия и обеспечить конкурентоспособность на рынке.

Терминал (от лат. terminalis - относящийся к концу) - часть порта, предназначенная для обработки контейнеров и пакетированных грузов. Бывает также нефтяной терминал, угольный терминал, лесной терминал и т.д. Лесной терминал представляет собой площадку для сбора, сортировки и отгрузки древесины.

Темой моего дипломного проекта является: «Автоматизация учёта продукции лесозаготовки на терминале».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1) Обследовать предметную область (проанализировать деятельность предприятия, исследовать документооборот, изучить атрибутивный состав первичных документов и отчетных форм).

2) На основании проведенных исследований построить функциональную и информационную модели.

3) Основываясь на построенных моделях разработать базу данных учета товародвижения на терминале ООО «Мираж».

Глава 1. Предметная область

1.1 История развития предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Мираж», именуемое в дальнейшем "Общество" учреждено Решением участника 04.05.2007 года и действует в соответствии с Гражданским Кодексом РФ, Федеральным законом РФ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее по тексту - Федеральный закон), иными нормативными актами Российской Федерации.

Полное фирменное наименование общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «Мираж».

Сокращенное фирменное наименование общества: ООО «Мираж».

Место нахождения общества определяется местом его государственной регистрации - город Тихвин. Место постоянного нахождения общества- 187550, Россия, Ленинградская область, г. Тихвин, 1-й микрорайон, дом 34, тел/факс (81367)71963, ИНН 4715018839, КПП 471501001, р/сч 40702810455370183864 в Северо-Западный банк СПб Сбербанка РФ Тихвинское отделение. Почтовый адрес общества совпадает с его юридическим адресом. При изменении почтового адреса и сведений о филиалах и представительствах Общество обязано уведомить об этом органы, осуществляющие государственную регистрацию юридических лиц.

Общество создано без ограничения срока действия. Общество имеет круглую печать, содержащую полное фирменное наименование и указание на место нахождения общества. Общество имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, банковский счет, штампы и бланки со своим фирменным наименованием, фирменную эмблему, товарный знак и другие средства индивидуализации, может создавать филиалы и открывать представительства как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами.

Участники общества имеют право:

· участвовать в управлении делами общества;

· получать информацию о деятельности общества и знакомиться с его бухгалтерскими книгами и иной документацией;

· принимать участие в распределении прибыли;

· продать или иным образом уступить свою долю в уставном капитале общества либо ее часть одному или нескольким участникам данного общества в порядке, установленном Уставом общества;

· в любое время выйти из общества независимо от согласия других его участников;

· получить в случае ликвидации часть имущества общества, оставшегося после расчета с кредиторами, или его стоимость.

· Участники общества обязаны:

· вносить вклады в уставный капитал общества;

· не разглашать конфиденциальную информацию о деятельности общества.

Дополнительные права и обязанности участника (участников) устанавливаются по решению общего собрания участников общества, принятому единогласно.

Участники общества, обладающие в совокупности не менее чем 10 % уставного капитала общества, вправе требовать в судебном порядке исключения из общества участника, который грубо нарушает свои обязанности либо своими действиями (бездействием) делает невозможной деятельность общества или существенно ее затрудняет.

Имущество общества формируется за счет вкладов участников в Уставный капитал Общества, самостоятельной предпринимательской деятельности и других источников, не запрещенных действующим законодательством.

Уставный капитал Общества создается за счет оплаты долей общества единственным участником в размере 100% Уставного капитала. Уставный капитал общества формируется путем оплаты участниками долей по номинальной стоимости. Действительная стоимость доли участника общества соответствует части стоимости чистых активов общества, пропорциональной размеру его доли.

Вкладом в уставный капитал общества могут быть деньги, ценные бумаги, другие вещи или имущественные права либо иные права, имеющие денежную оценку.

Увеличение уставного капитала общества допускается только после его полной оплаты. Увеличение уставного капитала общества может осуществляться за счет имущества и за счет дополнительных вкладов участников общества, а также за счет вкладов третьих лиц, принимаемых в общество. Увеличение уставного капитала принимается по решению общего собрания участников, принятому большинством не менее 2/3 голосов от общего числа голосов участников общества. Решение об увеличении уставного капитала за счет имущества общества принимается на основании данных бухгалтерской отчетности за год, предшествующий году, в течение которого действует такое решение. Сумма, на которую увеличивается уставный капитал общества за счет имущества общества не должна превышать разницу между стоимостью чистых активов общества и суммой уставного капитала и резервного фонда общества. Решением общего собрания об увеличении уставного капитала общества за счет внесения дополнительных вкладов участниками общества определяется общая стоимость дополнительных вкладов, а также единое для всех участников соотношение между стоимостью дополнительного вклада участника общества и суммой, на которую увеличивается номинальная стоимость его доли. Срок внесения дополнительных вкладов участниками общества устанавливается решением общего собрания общества. Номинальная стоимость доли, приобретаемой каждым третьим лицом, принимаемым в общество, должна быть равна или меньше стоимости его вклада.

Уменьшение уставного капитала общества осуществляется путем уменьшения номинальной стоимости долей всех участников общества и (или) погашения долей, принадлежащих обществу. Порядок уменьшения уставного капитала и сроки внесения соответствующих изменений в учредительные документы общества определяются ГК РФ и Федеральным законом.

Участник общества вправе в любое время выйти из общества независимо от согласия других его участников. В случае выхода участника из общества его доля переходит к обществу с момента подписания заявления о выходе из общества. При этом общество обязано выплатить участнику общества, подавшему заявление о выходе из общества, действительную стоимость его доли в течение шести месяцев с момента окончания финансового года, в течение которого подано заявление.

Общество распределяет свою чистую прибыль между участниками один раз в год по решению общего собрания участников. Часть прибыли, предназначенная для распределения между его участниками распределяется пропорционально их долям в уставном капитале общества.

1.2 Структура предприятия и направление деятельности

Основным направлением деятельности предприятия является оптовая торговля продукцией лесозаготовки. Происходит это следующим образом: предприятие заключает договора с контрагентами, на покупку (продажу) круглого леса, те в свою очередь обязуются доставить (забрать) круглый лес. Мы разберём работу отдельного терминала. На терминале происходит сбор, сортировка и отгрузка древесины. Это должно отображаться в журнале приёма или продажи товара, а так же в накладных отдаваемых водителям, производившим транспортировку круглого леса. Все заполнения журналов и накладных происходят вручную, так как в настоящее время учет движения леса на терминале не автоматизирован.

Основной целью предприятия является продажа круглого леса и систематическое получение прибыли. Таким образом, ключевой задачей будущей программы будет - учет товарооборота на складе и складских территориях.

Структура предприятия и накладные предоставлены в приложении.



Глава 2. Моделирование предметной области

2.1 Исходные примитивы стандарт IDEF1X

Наиболее распространенными методами для построения ERD-диаграмм являются метод Баркера и метод IDEFI. Метод Баркера основан на нотации, предложенной автором, и используется в case-средстве Oracle Designer.

Метод IDEFI основан на подходе Чена и позволяет построить модель данных, эквивалентную реляционной модели в третьей нормальной форме. На основе совершенствования метода IDEFI создана его новая версия -- метод IDEFIX, разработанный с учетом таких требований, как простота для изучения и возможность автоматизации. IDEFIX-диаграммы используются в ряде распространенных CASE-средств (в частности, ERwin, Design/IDEF).

В методе IDEFIX сущность является независимой от идентификаторов или просто независимой, если каждый экземпляр сущности может быть однозначно идентифицирован без определения его отношений с другими сущностями. Сущность называется зависимой от идентификаторов или просто зависимой, если однозначная идентификация экземпляра сущности зависит от его отношения к другой сущности.

Независимые от идентификации сущности

Зависимые от идентификации сущности

Каждой сущности присваиваются уникальные имя и номер, разделяемые косой чертой "/" и помещаемые над блоком.

Связь может дополнительно определяться с помощью указания степени или мощности (количества экземпляров сущности-потомка, которое может порождать каждый экземпляр сущности-родителя). В IDEFIX могут быть выражены следующие мощности связей:

· каждый экземпляр сущности-родителя может иметь ноль, один или более одного связанного с ним экземпляра сущности-потомка;

· каждый экземпляр сущности-родителя должен иметь не менее одного связанного с ним экземпляра сущности-потомка;

· каждый экземпляр сущности-родителя должен иметь не более одного связанного с ним экземпляра сущности-потомка;

· каждый экземпляр сущности-родителя связан с некоторым фиксированным числом экземпляров сущности-потомка.

Если экземпляр сущности-потомка однозначно определяется своей связью с сущностью-родителем, то связь называется идентифицирующей, в противном случае -- неидентифицирующей.

Связь изображается линией, проводимой между сущностью-родителем и сущностью-потомком, с точкой на конце линии у сущности-потомка. Мощность связей может принимать следующие значения: N -- ноль, один или более, Z -- ноль или один, Р -- один или более. По умолчанию мощность связей принимается равной N.

Графическое изображение мощности связи

Идентифицирующая связь между сущностью-родителем и сущностью-потомком изображается сплошной линией. Сущность-потомок в идентифицирующей связи является зависимой от идентификатора сущностью. Сущность-родитель в идентифицирующей связи может быть как независимой, так и зависимой от идентификатора сущностью (это определяется ее связями с другими сущностями).

Пунктирная линия изображает неидентифицирующую связь. Сущность-потомок в неидентифицирующей связи будет не зависимой от идентификатора, если она не является также сущностью-потомком в какой-либо идентифицирующей связи.

Атрибуты изображаются в виде списка имен внутри блока сущности. Атрибуты, определяющие первичный ключ, размещаются наверху списка и отделяются от других атрибутов горизонтальной чертой.

Сущности могут иметь также внешние ключи (Foreign Key), которые могут использоваться в качестве части или целого первичного ключа или неключевого атрибута. Для обозначения внешнего ключа внутрь блока сущности помещают имена атрибутов, после которых следуют буквы FK в скобках (рис. 10.4).

Неидентифицирующая связь

2.2 Этапы проектирования базы данных:

Определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать.

Разработать на бумаге структуру таблиц, которые должна содержать база данных. При проектировании таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

Определить необходимые в таблице поля. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

Каждое поле должно быть связано с темой таблицы;

Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

В таблице должна присутствовать вся необходимая информация;

Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля "Имя" и "Фамилия", а не общее поле "Имя").

Задать ключевое поле. Для того чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

Определить связи между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Еще раз просмотреть структуру базы данных и выявите возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Добавить данные и создайте другие объекты базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Использовать средства анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.

2.3 Схема базы

В состав полей таблицы «Приход», входит следующие атрибуты:

1. IDPrich - Код операции, он же является счетчиком и внешним ключом, который связан с полем кода операции в таблице «ПокупкаТов» связью «один-ко-многим» с каскадным удалением (обновлением) связных полей и обеспечением целостности данных.

2. Дата операции (тип данных - дата/время, предназначена для ввода/вывода даты операции).

3. Код поставщика, который связан с полем кода поставщика (в таблице поставщики) связью «многие-к-одному» с каскадным удалением (обновлением) связных полей и обеспечением целостности данных (тип данных - числовой).

Схема базы данных выглядит следующим образом:

Сама же таблица является журналом поставок товара



В состав полей таблицы «ПокупкаТов», входят следующие атрибуты:

1. IDG - (тип данных - счётчик) является индексированным полем;

2. IDPrich - Код операции (тип данных - числовой) связан с полем кода операции в таблице «Приход» связью «многие-к-одному» с каскадным удалением (обновлением) связных полей и обеспечением целостности данных.

3. IDTovara - Код товара (тип данных - числовой) связан с полем кода товара (IDTovara) в таблице «Товары» связью «многие-к-одному» с каскадным удалением (обновлением) связных полей и обеспечением целостности данных.

4. Hiht, Long, Shir - Высота, длинна, ширина (тип данных числовой). Используется для ввода размеров круглого леса.

В состав полей таблицы «Товары», входят следующие атрибуты:

1. IDTovara - код товара (тип данных - счётчик) является индексированным полем, связан с полем кода товара (IDTovara) в таблицах «ПокупкаТов» и «ПродажаТов» связью «один-ко-многим» с каскадным удалением (обновлением) связных полей и обеспечением целостности данных.

2. Name - Наименование товара (тип данных - текстовый) предназначен для ввода/показа наименования товара.

3. Ost - Остаток (тип данных - числовой) предназначен для ввода/вывода остатка товара на складе.

4. Pok (Prod) - Покупка (продажа) - (тип данных - числовой) предназначен для ввода/вывода стоимости покупки(продажи) товара.

В состав полей таблицы «ПродажаТов», входят следующие атрибуты:

1. IDs - Тип данных - счетчик, является индексированным полем.

2. IDRash - Код расхода (Тип данных - числовой) связан с полем кода операции в таблице «Расход» связью «многие-к-одному» с каскадным удалением (обновлением) связных полей и обеспечением целостности данных.

3. IDTovara Код товара (тип данных - числовой) связан с полем кода товара (IDTovara) «ПродажаТов» связью «многие-к-одному» с каскадным удалением (обновлением) связных полей и обеспечением целостности данных.

4. Kol-vo Количество (тип данных - числовой) предназначен для ввода/вывода количества проданных кубических метров круглого леса.

В состав полей таблицы «Расход», входят следующие атрибуты:

1. IDRash - Код операции (тип данных - счетчик), является индексированным полем, связан с полем кода операции (IDRash) «ПродажаТов» связью «один-ко-многим» с каскадным удалением (обновлением) связных полей и обеспечением целостности данных.

2. Date - Дата операции (тип данных - дата/время, предназначена для ввода/вывода даты операции).

3. IDKlienta - Код клиента (тип данных - числовой), связан с полем кода клиента (IDKlienta) в таблице «Клиенты», связью «многие-к-одному» с каскадным удалением (обновлением) связных полей и обеспечением целостности данных.

В состав полей таблицы «Клиенты», входят следующие атрибуты:

1. IDKlienta - Код клиента (тип данных - счетчик), является индексированным полем, связан с полем кода клиента (IDKlienta) в таблице «Расход», связью «один-ко-многим» с каскадным удалением (обновлением) связных полей и обеспечением целостности данных.

2. Abr - аббревиатура (тип данных - числовой) связан с полем аббревиатура (Abr) в таблице «Аббревиатура», связью «многие-к-одному» с каскадным удалением (обновлением) связных полей и обеспечением целостности данных.

3. NameK - Наименование клиента (тип данных - текстовый)

4. Adress - Адрес клиента (тип данных - текстовый)-предназначен для ввода/вывода адреса клиента.

5. Kod Line - Код линии оператора (тип данных - числовой) - предназначен для ввода/вывода кода линии оператора (телефонной сети).

6. Tel - телефон (тип данных - числовой) - предназначен для ввода/вывода № телефона клиента.

7. INN - ИНН (тип данных - числовой) - предназначен для ввода/вывода № ИНН клиента.

8. RasChet - Расчетный счет предназначен для ввода/вывода № расчетного счета клиента.

база данный товародвижение лесозаготовка

В состав полей таблицы «Поставщики», входят следующие атрибуты:

1. IDPostav - Код поставщика (тип данных - счетчик), является индексированным полем, связан с полем кода поставщика (IDPostav) в таблице «Приход», связью «один-ко-многим» с каскадным удалением (обновлением) связных полей и обеспечением целостности данных.

2. Abr - код аббревиатуры (тип данных - числовой) связан с полем код аббревиатуры (IDAbr) в таблице «Аббревиатура», связью «многие-к-одному» с каскадным удалением (обновлением) связных полей и обеспечением целостности данных.

3. Name - Наименование поставщика (тип данных - текстовый)

4. Adress - Адрес поставщика (тип данных - текстовый)-предназначен для ввода/вывода адреса поставщика.

5. Kod Line - Код линии оператора (тип данных - числовой) - предназначен для ввода/вывода кода линии оператора (телефонной сети).

6. Tel - телефон (тип данных - числовой) - предназначен для ввода/вывода № телефона поставщика.

7. INN - ИНН (тип данных - числовой) - предназначен для ввода/вывода № ИНН поставщика.

8. RasChet - Расчетный счет предназначен для ввода/вывода № расчетного счета поставщика.

В состав полей таблицы «Поставщики», входят следующие атрибуты:

1. IDAbr - Код аббревиатуры (тип данных - счетчик), является индексированным полем, связан полем кода аббревиатуры (Abr) в таблицах «Приход» и «Клиенты», связью «один-ко-многим» с каскадным удалением (обновлением) связных полей и обеспечением целостности данных.

2. Abr - аббревиатуры (тип данных - текстовый), предназначен для ввода аббревиатур.



Глава 3. Создание базы данных

Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных. При выборе платформы реализации возник вопрос: Какую платформу выбрать Microsoft Access или платформу 1С: Предприятие. Так как на предприятии существует Microsoft Access, а внедрение разработки в рамках 1С: Предприятия, приведет к дополнительным затратам на покупку, доработку, и обслуживание, решено было разработать базу данных на платформе Microsoft Access, и это довольно удобная среда для разработки баз данных, позволяющая не только сконструировать систему хранения информации, но и создать удобный интерфейс для работы с базой, а также организовать выпуск необходимой печатной документации. К тому же разрабатывать программные продукты на основе имеющихся знаний о предметной области и MS Access довольно легко, так как здесь нам помогают визуальные методы программирования и встроенные мастера на каждом этапе создания программы. Тем более что возможности типовой конфигурации 1С: Предприятия и склад избыточны по отношению к потребностям учета (стоимость работы программиста 1С (в Тихвинском ЛВС - 600 р./час)).

3.1 Среда создания базы данных

Access -- это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

Access-- мощное приложение Windows; впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Поскольку оба эти продукта -- детища компании Microsoft, они прекрасно взаимодействуют между собой. Система Access работает под управлением Windows , так что при работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и наоборот; можно создать проект формы в Access и вставить его в конструктор форм.

При всем этом Access -- не просто СУБД. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на сервере. С другой стороны, можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBASE. Полученные результаты можно быстро и легко связать и объединить с данными из электронных таблиц Excel. Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в свое распоряжение полностью совместимые между собой Access и Word, Excel и PowerPoint.

Система Access -- это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования.

Мощность и доступность Access делают эту систему лучшей СУБД из представленных сегодня на рынке.

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе: текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO и логический. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

Реляционная обработка данных в Access за счет гибкой архитектуры системы способна удовлетворить любые потребности. При этом Access может использоваться как автономная СУБД в режиме файл-сервера или клиентского компонента таких продуктов, как SQL Server.

В системе Access предусмотрена защита на уровне пользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп.

Простые в использовании мастера и конструкторы

Мастер (Wizard) может превратить часы работы в считанные минуты. Мастера задают наводящие вопросы относительно содержания, стиля и формата создаваемого объекта; затем они автоматически строят нужный объект. В составе Access около ста мастеров, помогающих конструировать базы данных, приложения, таблицы, формы, отчеты, диаграммы, почтовые наклейки, элементы управления и свойства. Допускается даже настройка мастеров для решения разных задач.

Импортирование, экспортирование и связывание внешних файлов

Access позволяет импортировать и экспортировать файлы многих известных форматов, включая dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, многие текстовые форматы, а также данные в формате HTML. В результате импортирования создается таблица Access; в результате экспортирования таблицы Access создается файл в заданном формате.

Связывание означает, что можно использовать внешние данные без создания таблицы Access. Можно устанавливать подобную связь с данными dBASE, FoxPro, Excel и SQL. Очень мощная возможность -- связывание таблиц Access с их внешними таблицами с последующим совместным использованием; это относится к таблицам Access, dBASE, FoxPro и SQL Server.[11]

Формы и отчеты WYSIWYG

Окна конструкторов форм и отчетов имеют одинаковый интерфейс и предоставляют пользователю много возможностей. Форма или отчет конструируется по принципу WYSIWYG (What You See Is What You Get - что видишь, то и получишь). Добавляя очередной элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемая форма.

В формы и отчеты можно включать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники, а также оформлять их, выделяя элементы цветом и тенью. Более того, можно включать целые рисунки и диаграммы. При этом все параметры представления данных остаются полностью подконтрольными пользователю. Формы могут занимать много страниц, а в отчетах может быть предусмотрено много уровней группировки данных и подведения итогов.

Формы и отчеты можно просматривать в режиме предварительного просмотра, обеспечивая взгляд "с высоты птичьего полета" путем изменения масштаба. В режиме конструирования отчет можно просматривать с фиктивными данными, чтобы не дожидаться обработки большого реального файла.

Конструктор отчетов -- очень мощное средство, допускающее использование до десяти уровней группировки и сортировки. Благодаря ему существует возможность создания отчетов, демонстрирующих процентные и итоговые показатели, получить которые можно лишь за два прохода. Допускается создание многих типов отчетов, которые включают почтовые наклейки и списки рассылки почты.

Многотабличные запросы и отношения

Одна из самых мощных возможностей Access одновременно является и наиболее важной. Отношения позволяют связать таблицы графически. Можно даже связывать таблицы, представляющие файлы разных типов (например, таблицу Access и таблицу dBASE). После подобного связывания таблицы выступают уже как одно целое, и теперь можно строить запросы применительно к любым данным в них. Можно выбирать конкретные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые выражения и вводить критерии отбора нужных записей. Можно отображать результаты выполнения запроса в виде таблицы, формы или отчета. От пользователя не требуется предварительной установки связей: вместо этого достаточно войти в конструктор запросов (например, когда требуется построить определенный отчет).

Запросы применяют и в других случаях. Можно создавать запросы, которые обеспечивают вычисление итогов, отображение сгруппированных и построение новых таблиц. Запрос можно использовать даже для обновления данных в таблицах, удаления записей и добавления одной таблицы к другой.

Возможности DDE и OLE

С помощью DDE (Dynamic Data Exchange -- динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding -- связывание и внедрение объектов) в формы и отчеты Access можно добавлять всевозможные новые объекты. Такими объектами могут быть звук, рисунки, диаграммы и даже видеоклипы. Можно внедрять объекты OLE (например, растровые изображения) или документы текстовых процессоров (Word или WordPerfect) или устанавливать связи с электронными таблицами Excel. Связывая эти объекты со своей базой данных, пользователь может создавать динамические формы и отчеты, а также использовать одну и ту же информацию в разных приложениях Windows.

Доступ к Internet

В Access теперь предусмотрены все возможности, обеспечивающие связь приложении с Internet. Одним щелчком кнопкой мыши можно сохранить таблицы, запросы, формы и отчеты в формате HTML. Соответствующий мастер позволяет даже новичку перенести коды HTML из объекта на Web-страницу, делая их доступными для использования всем, кто путешествует по Internet. Гиперссылки позволяют получать доступ к данным, которые размещены на Web-странице, прямо из форм Access.

Многие считают, что размещение данных на Web-страницах должно осуществляться Web-администраторами. Access с полной определенностью доказывает, что эта операция может быть с успехом выполнена любым пользователем. А поможет ему в этом мастер размещения на Web-странице, обеспечивающий преобразование выбранных объектов базы данных в формат HTML и перенос их уже в таком виде на Web-страницу. С помощью этого мастера можно создать статические либо динамические страницы, перенести их на Web-сервер, создать свою начальную страницу и даже использовать шаблоны для получения стандартного внешнего вида всех HTML-страниц.

Встроенные функции

Access содержит свыше ста функции (небольших встроенных программ, которые в результате выполнения возвращают значение), выполняющих множество разнообразных задач. Есть функции для манипулирования базами данных, строками, числами в формате даты и времени, математические, деловые и финансовые. Их можно использовать для создания вычисляемых выражений в формах, отчетах и запросах.

Макросы: программирование без программирования

Для непрограммистов (или опытных пользователей, которые просто не желают программировать) в Access предусмотрены макросы. Они позволяют автоматизировать выполнение некоторых задач. Около пятидесяти макросов дают возможность манипулировать данными, создавать меню и диалоговые окна, открывать формы и отчеты, словом, автоматизировать выполнение практически любой задачи. С помощью макросов можно решить порядка 90% всех задач обработки данных.

Модули: Visual Basic for Applications программирование баз данных

Access -- это серьезная среда разработки приложений с полнофункциональным языком программирования. Язык VBA реализует объектно-ориентированный подход к программированию и позволяет программисту делать практически все, что только можно себе представить. Это мощный язык структурного программирования. Он является полностью расширяемым и поддерживает процедуры API в любых динамических библиотеках (DLL) операционной системы Windows.

Полнофункциональная среда разработки поддерживает множество мощных современных возможностей: многооконный режим для редактирования и отладки, автоматическую проверку синтаксиса, контрольные точки, пошаговое выполнение и даже синтаксическую справку, отображающую на экране варианты вводимых команд.

Информация для пользователей электронных таблиц

Опытный пользователь Excel (или 1-2-3) заметит, что Access и Excel во многом похожи. Во-первых, обе эти программы -- продукты Windows, поэтому ему должны быть уже привычны соглашения Windows, которые будут использоваться и при работе с Access. Внешний вид таблиц и запросов Access соответствует внешнему виду электронных таблиц и носит название таблицы данных. Размеры строк и столбцов таблиц можно изменять точно так же, как и в рабочих листах Excel. По сути дела, режим ввода данных в Access соответствует режиму ввода данных Excel. Нужно просто ввести данные и определить заголовки столбцов; все остальное Access сделает автоматически.

Как и в Excel, в Access предусмотрен мастер сводных таблиц; по сути, с его помощью можно создавать сводные таблицы Excel: информацию из баз данных Access можно легко переносить в таблицы Excel. Базы данных Access можно связывать с таблицами Excel. В обоих продуктах можно создавать запросы и выполнять сортировку, используя один и тот же интерфейс. (Если читателю приходилось использовать меню Excel для формирования запросов и критериев сортировки данных, значит, эти понятия ему уже знакомы.) Словом, система Access функционально совместима со всеми продуктами Office.

3.2 Свойства данных

Для создания базы данных необходимо разработать модель, по которой составляется сама база. Для начала, необходимо точно знать, что же должно получиться в конце работы. Конкретные задачи уже поставлены:

1. учет продукции на складе;

2. возможность изменения номенклатуры товара;

3. отображение ассортимента товаров;

4. отображение контрагентов, т.е. потенциальных покупателей;

5. учет операций с товарами по контрагентам;

6. печать необходимых отчетных документов.

Теперь уже можно моделировать таблицу свойств данных, которые будут использоваться в таблицах базы. Необходимо указать, какими будут эти данные, т.е. их тип, как они будут обозначаться в самой базе, чтобы в последующем, во время составления самой базы данных не возникло путаницы в обозначениях, что может привести к некорректной работе, или, в крайнем случае, к увеличению времени составления базы данных, что тоже не желательно.

В базу данных можно включить и те данные, которые можно предположить, что они понадобятся для дальнейшего совершенствования базы данных, хотя и на данном этапе не обязательных.



3.3 Оформление акта на зачисление товара

При поступлении заготовок диспетчер оформляет акт «Приходной накладной» при это сам измеряя размеры привозимой кубатуры, которая содержит следующую информацию:

№ акта;

Дата поступления;

Наименование поставщика, и его адрес;

Наименование товара

Кол-во товара

Ед. измерения - куб. м

Дополнительно в документе есть следующие обязательные реквизиты:

Подпись исполнителя, т.е. мастера и её расшифровка;

Печать и дата

3.4 Оформление накладной на продажу товара

В случае продажи товара оформляют накладную, в неё входят следующие поля

номер накладной;

дата накладной;

наименование организации - продавца;

наименование организации - покупателя;

адрес организации - покупателя

№ п/п;

единица измерения;

цена;

количество;

сумма без учета НДС;

Дополнительно в документе есть следующие обязательные реквизиты:

· Подпись и расшифровка подписи главного бухгалтера;

· Печать и дата.

3.5 Прайс-лист на товар

Стоимость товара указывается в прайс-листе, который содержит следующие данные.

единица измерения;

цена купли и продажи товара.

Остаток товара на складе

3.6 Список клиентов

Данный документ отображает потенциальных покупателей товара, а также их адреса, телефоны, факс и поле вид организации.

3.7 Журнал продаж

Документ, показывающий проделанные операции покупателей, отображает номера документов по контрагентам и содержание этих документов.

3.8 Журнал покупок

Документ, показывающий проделанные операции по каждому из поставщиков за указанный промежуток времени, т.е. отображает номера документов и содержание этих документов.



3.9 Движение товара на складе

Данный документ отображает все операции по товарам и результаты. Он существует для анализа и отчёта о проделанных операциях на заданный промежуток времени, например за прошедший месяц. Документ, показывающий проделанные операции по каждому из контрагентов за указанный промежуток времени, т.е. отображает номера документов по контрагентам и содержание этих документов

3.10 При запуске “Мираж.mdb” запускается заставка изображенная на рисунке

Рис. 2 Заставка

При нажатии кнопки «Далее» открывается главная кнопочная форма, которая обеспечивает быстрый доступ и, по надобности, изменения (добавления) нужной информации.

Кнопка «Операции с товарами» осуществляет переход на форму «Операции с товарами» (Рис. 4). Кнопка «Отчеты» осуществляет переход на форму «Отчеты» (Рис. 6).



Рис.3 Главная кнопочная форма «Работа склада продукции лесозаготовок»

Кнопка «Справочники» служит для перехода на форму «Справочники» (Рис. 11). Кнопка «Добавление контрагентов» служит для перехода на форму «Добавление» (Рис. 17) Кнопка служит для завершения работы с приложением.

Рис. 4 «Операции с товарами»

Форма «Операции с товарами» содержит кнопки перехода на формы «Товарная накладная», «Накладная по приходу», в которых, непосредственно, происходит регистрация купли-продажи товара и кнопку «<<<Назад», которая осуществляет возврат на главную кнопочную форму.



Рис. 5 Товарная накладная

Рис. 6 Накладная по приходу

Формы «Товарная накладная» и «Накладная по приходу» содержат следующую информацию:

· Код операции

· Дата операции

· Название контрагента, выбирающееся из списка

· Наименование товара, выбирающееся из списка

· Высота, длинна и ширина леса, доставленного машиной

· Количество, вычисляющееся по формуле =[Long]*[Shir]*[Hiht]

· Цена товара, подставляющееся автоматически при выборе товара

· Стоимость, вычисляющаяся по формуле =[Kol-vo]*[ Цена товара]

Так же форма содержит пять кнопок управления:

· «<<<Назад»- кнопка, осуществляющая возврат на форму «Операции с товарами»

· «Просмотр накладной»- кнопка, осуществляющая просмотр данной накладной

· «Печать»- кнопка, осуществляющая печать данной накладной

· Кнопка «Изменение цен» служит для перехода на форму «Изменение цен», в которой, непосредственно, можно изменить стоимость товара.

· Кнопка «Провести» служит для проводки операции, изменения остатков и перехода на форму «Операции с товарами».

Рис. 7 Форма «Отчеты»

Форма «Отчеты» содержит кнопки перехода на формы, осуществляющие поиск накладных по различным критериям (Рис.7-9), что обеспечивает быстрый доступ к нужной информации:

Поиск по контрагентам

Поиск по дате операции

Поиск накладных по проданному (купленному) товару

И кнопку возврата на главную кнопочную форму.

Рис. 8. Поиск



Рис. 9 Поиск поставок по поставщикам

Рис. 10 Поиск поставок по товару

Рис. 11 Поиск поставок по дате

На этих формах происходит не только поиск накладных, но и возможная последующая печать найденных документов.

Рис. 12 Справочник

Форма «Справочник» содержит кнопки перехода на формы:

· Журнал прихода (Рис.12)

· Журнал расхода (Рис.13)

· Информация о поставщиках (Рис.)

· Информация о клиентах (Рис.)

· Главную кнопочную форму

Рис. 13 Журнал поставок

Журналы учета операций содержат следующую информацию:

· Код операции

· Дата проведения операции

· Наименование контрагента

Для большего удобства, журналы имеют кнопки поиска информации о проводимых операциях, по различным критериям:



Рис. 14 Журнал расхода

· По контрагентам (осуществляет переход на выбор контрагента из списка (Рис.18-19))

· По коду операции

Рис. 15 Выбор поставщика

Кнопка «Далее>>>», после выбора контрагента, вызывает форму покупки (продажи), в которой содержится информация всех операций по выбранному контрагенту (Рис. 16-17).



Рис. 16 Выбор клиента

Рис. 17 Покупки

Рис. 18 Продажи

Рис. 19 Просмотр поставщиков



Рис. 20 Просмотр клиентов

Кнопка изменить вызывает форму изменения контрагентов

Рис. 21 Изменение поставщиков

Рис. 22 Изменение клиентов

Добавление контрагента происходит при нажатии, выбранного контрагента (клиента/поставщика) в форме добавление



Рис. 23 Добавление контрагента

Рис. 24 Добавление клиента



Заключение

В данном дипломном проекте представлено решение задачи организации учета товародвижения на лесном терминале ООО «Мираж» при помощи создания базы данных в приложении MS Access. Двигаясь по пути решения задачи, нами была изучена предметная область: ООО «Мираж», его работа и история, выпускаемая продукция, работа склада и необходимые документы. На основе полученных знаний нами была создана БД «учет деятельности склада лесозаготовки»». Были разработаны таблицы БД и связи между ними, создано удобное приложение, позволяющей вводить и просматривать необходимую информацию, выводить на печать необходимые для работы склада документы и отчеты. Данная программа решает поставленную задачу, а также она соответствует требованиям, предъявленным к ней до начала разработки, а именно:

1. учета товара на складе ООО «Мираж»;

2. возможность изменения номенклатуры товара;

3. отображение ассортимента товаров;

4. отображение контрагентов, т.е. потенциальных покупателей;

5. учета операций с товарами по контрагентам;

6. печать необходимых отчетных документов.

Программный продукт прост в эксплуатации, защищен паролем от несанкционированного доступа, может при необходимости быть модифицирован.

Список литературы

1. «Базы данных. Учебник для высших учебных заведений» Хомоненко. СПб: Корона принт 2002

2. «Microsoft Office» Леонтьев Ю. 2000: Краткий курс. - СПб.: Питер, 2001.

3. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. Издание третье, дополненное и переработанное. - СПб.: КОРОНА принт, 2003. - 672 с.

4. Симонович С.В., Евсеев Г.А., Алексеев А.Г. Специальная информатика: Учебное пособие. - М.: АСТ-ПРЕСС: Инфорком-Пресс, 2000. - 480 с.

5. Боровиков В.В. Microsoft Access 2002. Программирование и разработка баз данных и приложений. М., Солон-Р. С. 560.

6. Джон Л.Вескес. Access и SQL Server. Руководство разработчика. М., ЛОРИ. С. 362.

7. С.В. Глушаков “Базы данных: Учебный курс”- К.: Абрис, 2000/ Ломотьков Д.В..

8. Ю.А. Пригорьев “Проблемы выбора доступа к данным при проектировании информационных систем на основе СУБД” //Информационные технологии. - 1999 - №5.С. 4-10.



Приложение

Размещено на Allbest.ru