Проектирование базы данных в Microsoft Access для учета товародвижения на складе ООО "Петроспецпродукт"

Проведение внутренних накладных отличается от проведения внешних видом создаваемых документов. Внутренними считается документы:

1. Оприходование (товар берется на учет в нужном количестве),

2. Списание (товар уходит с учета),

3. Перемещение (перенос товаров с учета одного склада на другой),

4. Инвентаризация (розница)(сверка фактического количества товаров с учетным по БД).

После того, как накладные проведены в конфигурации «Торговля + Склад», они открываются посредством выгрузки базы данных в программе «1С Бухгалтерия» 7.7, где проводится уже главным бухгалтером.

Преимуществом конфигурации «Торговля + Склад» является то, что она создана специально для ведения складского учета. Таким образом, работая с ней, оператор экономит много времени и сил. Далее все накладные отправляются в бухгалтерию и подшиваются отдельно за каждый день.

Главной проблемой данного предприятия является единовременные большие списания товаров из-за истечения сроков годности. Этот недостаток приводит к финансовым потерям предприятия. Наличие данной проблемы было обнаружено через достаточно продолжительное время после установки программного обеспечения. По этой причине в типовой конфигурации не было предусмотрено решение данной проблемы. Поэтому в данном дипломном проекте предпринята попытка реализовать учет сроков годности продукции в среде Microsoft Access.

Microsoft Access - самая популярная в мире база данных для операционной системы Microsoft Windows. Кроме того, система управления базами данных Access - также мощная платформа разработки с чрезвычайно гибкой и функциональной интегрированной средой. Access - это инструмент, предназначенный для разработки и развертывания широко применяемых информационных бизнес-систем.

6. Проектирование базы данных для автоматизации учета переоценки стоимости товаров на оптовом складе ООО «Петроспецпродукт»

6.1 Создание таблиц. Определение ключевых полей

Для решения поставленной задачи были созданы следующие таблицы:

1. Фирмы - таблица для ведения собственных юридических лиц:

Назначение полей:

ID - тип - счетчик. Это ключевое поле, предназначенное для индексации этой таблицы, а также для связи с другими таблицами.

Name - тип - текстовый, это поле предназначено для занесения информации о наименовании фирм.

INN - тип - текстовый. Поле предназначено для занесения информации о ИНН фирм.

KPP - тип - текстовый. Поле предназначено для занесения информации о КПП фирм.

2. Контрагенты - таблица для ведения информации по фирмам - контрагентам:

ID - ключевое поле предназначено, во-первых, для индексации этой таблицы, во вторых - для связи с другими таблицами.

Name ? поле предназначено для занесения информации о наименовании фирм - контрагентов.

INN - это поле предназначено для занесения информации о ИНН фирм - контрагентов.

KPP - поле предназначено для занесения информации о КПП фирм - контрагентов.

3. Товары - таблица для ведения информации по товарам.

ID - это ключевое поле для индексации этой таблицы и для связи с другими таблицами.

Name - поле для занесения информации о наименовании фирм - контрагентов.

UnitOfMeasure - поле для занесения информации о наименовании единиц измерения товара.

4. Роли - таблица для ведения информации по ролям пользователей системы.

Password - это поле для занесения информации о паролях пользователей.

5. Тип Документа - таблица, в которой хранится информация по типам документов, использованных в системе.

ID - это ключевое поле предназначено во-первых для индексации этой таблицы, во вторых - для связи с другими таблицами.

Name - поле предназначено для занесения информации о наименовании типов документов, использованных в системе.

6. Док_Поступление_Шапка - таблица для хранения информации по заголовкам (шапкам) документов, внесенным в систему.

ID - ключевое поле предназначено, во-первых, для индексации этой таблицы, во вторых, - для связи с другими таблицами.

ID_Organizations - поле для связи с таблицей «Фирмы», хранит информацию о поле «ID» строки таблицы «Фирмы», выбранной в документе.

ID_Customer - поле для связи с таблицей «Контрагенты», хранит информацию о поле «ID» строки таблицы «Контрагенты», выбранной в документе.

Number - поле, хранящее номера документа.

Date - поле в котором хранятся даты документа.

Summ - поле, в котором хранится процент наценки для образования цены продажи для поступившего товара (используется только для типа документа Поступление).

TypeDoc - поле для хранения информации о типе документа.

Active - поле, предназначенное для хранения информации о проведении документа (истина - проведен, ложь - не проведен).

7. Док_Поступление_ТЧ - таблица для хранения информации по табличным частям документов, внесенным в систему.

ID - ключевое поле, предназначенное для индексации таблицы и для связи с другими таблицами.

ID_Shapka - поле, предназначенное для связи с таблицей «Док_Поступление_Шапка», хранит информацию о поле «ID» строки таблицы «Док_Поступление_Шапка», т.е. обеспечивает связь с «шапкой документа».

ID_Goods - поле, предназначенное для связи с таблицей «Товары», хранит информацию о поле «ID» строки таблицы «Товары», выбранной в документе.

ID_Part - поле, предназначенное для связи с партиеобразующим документом.

8. ПартииТовараНаСкладе - таблица для хранения информации по движению товаров из документов, внесенных в систему.

ID - тип - счетчик, это ключевое поле для индексации этой таблицы, для связи с другими таблицами.

ID_Part - поле для связи с партиеобразующим документом.

ID_Goods - это поле для связи с таблицей «Товары», хранит информацию о поле «ID» строки таблицы «Товары», выбранной в документе движения.

9. Вспомогательная - таблица для хранения временной информации по движению товаров из документов, внесенных в систему.

ID_Shapka - это поле для связи с документом движения.

ID_Goods - это поле для связи с таблицей «Товары», хранит информацию о поле «ID» строки таблицы «Товары», выбранной в документе движения.

6.2 Создание форм, запросов и отчетов

Цель - создать программу автоматизации склада.

1. Возможности программы:

- Заполнение справочников: Фирмы, Контрагенты, Товары.

- Ведение документов: Приход, Отгрузка, Инвентаризация.

- Дополнительная возможность переоценки товара.

- Печать отчетов о наличии товаров на складе.

2. Описание программы:

а) При запуске программы выводится форма (ОФ_пароль), в этой форме пользователь выбирает логин и вводит пароль. Если выбран логин администратора, то выводится форма переоценки (ОФ_Переоценка), если логин обычного пользователя - выводится форма выбора действий (ОФ_Вход).

б) Форма ОФ_Переоценка - в этой форме задается количество дней до истечения срока годности товара.

При нажатии по кнопке Переоценка - выполняются следующие запросы. Первый из них - Переоценка. Этот запрос выбирает товар, по которому истекает срок годности и заполняет им вспомогательную таблицу.

Второй запрос - ПереоценкаУдалитьСтарое - делает движение в таблице ПартииТовараНаСкладе с отрицательным количеством товара, который выбран в запросе Переоценка.

Третий запрос - ПереоценкаДвижение - делает движение в таблице ПартииТовараНаСкладе с измененной ценой товара, который выбран в запросе Переоценка.

Четвертый запрос - УдалитьВременноеВсе - очищает временную таблицу. По кнопке открыть форму - открывается форма ОФ_Вход.

в) Форма ОФ_Вход - форма для выбора проводимых действий.

г) Если мы выбираем Справочники - открывается форма справочников, где мы можем выбрать конкретный справочник и провести над ним какие-то действия.

д) При выборе пункта меню «Документы» открывается форма документов (ДФ_Док_Поступление) и здесь мы можем работать с документами, такими как Отгрузка, Поступление, Инвентаризация.

е) если выбираем Отчеты - здесь мы можем сформировать отчет по товару.

ж) Когда выбрана форма Документы (ДФ_Док_Поступление) - открывается список документов, заведенных в системе. Кнопками перехода возможен переход к первому, последнему, следующему или предыдущему документу. Кнопка «Запись» осуществляет запись текущего документа. Кнопка «Удалить» удаляет текущий документ. Кнопка «Добавить» добавляет новый документ.

з) При добавлении нового документа мы заполняем сначала реквизиты шапки. Обязательно выбрать тип документа (Поступление, Отгрузка или Инвентаризация).

и) Если выбран документ Поступление заполняется табличная часть товаром, количеством, ценой поступления, сроком годности, сумма считается автоматически. В шапке проставляется процент наценки, этот реквизит необходим для формирования цены продажи. Когда документ заполнен, его сохраняют и проводят. При нажатии кнопки Провести вызывается запрос ДобавитьДвижениеПрихода, который делает движение по партии поступления в таблице ПартииТоваровНаСкладах. Если нужно что-то исправить в документе, то сначала его делают не проведенным (кнопка Отмена проведения), при этом вызывается запрос УдалитьДвижение, который удаляет движение по партии поступления в таблице ПартииТоваровНаСкладах. И после сделанных изменений снова проводим документ.

к) Если выбран документ Отгрузка, в правой части документа появляется дополнительная форма, где возможно сделать отбор по конкретному товару.

При выборе товара вызываются запросы. Запрос Удалить временное Все автоматически очищает старые данные, которые возможно остались от предыдущих операций.

Следующий запрос ДобавитьВспомогательный выбирает партии по товару с ненулевым количеством из таблицы ПартииТоваровНаСкладах и заполняет форму подбора. В форме подбора необходимо галочкой отметить товар, который подлежит отгрузке и, нажав кнопку «<», переносим выбранный товар в табличную часть документа. Затем вводится количество отгрузки и по необходимости выполняется подбор следующего товара.

Далее происходит запись документа. При нажатии кнопки Провести вызывается запрос ДобавитьДвижениеРасхода, который делает движение по партии отгрузки в таблице ПартииТоваровНаСкладах.

Если нужно что-то исправить в документе, то сначала его делают не проведенным (кнопка Отмена проведения), при этом вызывается запрос УдалитьДвижение, который удаляет движение по партии поступления в таблице ПартииТоваровНаСкладах. И после сделанных изменений снова проводим документ. После всего можно распечатать накладную, нажав кнопку Печать.

л) Если выбран документ Инвентаризация, необходимо нажать кнопку Заполнить.

По этой кнопке вызываются запросы: УдалитьИнвентаризациюВсе, который очищает табличную часть документа, и запрос ДобавитьИнвентаризациюВсе, который заполняет табличную часть документа ненулевыми остатками товара на складе.

Далее вводятся данные по фактическому количеству товаров на складе. Запись документа. При нажатии кнопки Провести вызывается запрос Добавить Движение Инвентаризации, который делает движение по партиям товара (в количестве указывается отклонение от факта) в таблице ПартииТоваровНаСкладах.

Если нужно что-то исправить в документе, то сначала его делают не проведенным (кнопка Отмена проведения), при этом вызывается запрос УдалитьДвижение, который удаляет движение по партии поступления в таблице ПартииТоваровНаСкладах.

И после сделанных изменений снова проводим документ. После всего возможна печать бланка Инвентаризации при нажатии кнопки Печать.

м) После всех действий можно посмотреть Отчет остатки товаров на складе.

Заключение

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Небольшие организации используют для этого шкафы с папками, однако крупные корпоративные предприятия используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

Microsoft Access - самая популярная в мире база данных для операционной системы Microsoft Windows. Кроме того, система управления базами данных Access - также мощная платформа разработки с чрезвычайно гибкой и функциональной интегрированной средой. Access - это инструмент, предназначенный для разработки и развертывания широко применяемых информационных бизнес-систем.

В результате проделанной работы была разработана система учета товародвижения. Значительно уменьшилось количество допускаемых ошибок при проведении стандартных операций оперативного учета.

Информационная система позволяет избавить сотрудника от рутинной повседневной работы по выписке расходных накладных. Автоматизация позволит значительно сократить время. Сотруднику нужно будет только выбрать из списка соответствующего клиента и указать номенклатуру из справочника, выбрать дату и отправить на печать документ. В печатной форме автоматически указываются все необходимые реквизиты в соответствии с установленной формой печати документов.

Создание собственной автоматизированной системы позволяет учесть все особенности, разрабатывается только то, что нужно, и как нужно. Анализ по предприятиям, где уже используются разработанные на стороне программные продукты, показывает, что имеются некоторые проблемы с сопровождением, связанные, прежде всего, с тем, что автоматизируемое предприятие и разработчик находятся в разных городах. В связи с этим, между заказом на какую-либо доработку и результатом проходит, как правило, не менее месяца.

В целом, используя дружественный, проработанный интерфейс, был произведен учет товародвижения на складе с учетом сроков годности товаров.

Список литературы

Карпова Т. Базы Данных: модели, разработка, реализация. - СПб.: Питер, 2002. - 305 с.

Крёнке Д. Теория и практика баз данных. - СПб.: Питер, 2005. - 859 с.

Карпов Б. Microsoft Access 2000: справочник. - СПб.: Питер, 2001. - 416 с.

Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета. - СПб.: Питер, 2002. - 688 с

Осипов Ю.М., Смирнова Е.Е. Основы предпринимательского дела. - М.: Бек, 1996. - 356 с.

Симонович С.В.. Информатика для юристов и экономистов. - СПб.: Питер, 2004. - 688 с.: ил.

Морозевич А.Н. Основы информатики: Учеб. пособие. / Экономическое образование - 2-е изд., испр. - Мн.: Новое знание, 2003. - 544 с.

Гуденко Д.А, Петроченко Д.В. Сборник по программированию. - СПб.: Питер, 2003.

Хомоненко. Базы данных. Учебник для высших учебных заведений. - СПб.: Корона Принт, 2002.

Вескес Дж.Л. Access и SQL Server. Руководство разработчика. ? М.: ЛОРИ. ? С. 362.

Размещено на Allbest.ru