Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Республики Казахстан

Костанайский социально-технический университет

им. академика З.Алдамжар

Дипломная работа

на тему: Автоматизация учета товаров в торговых организациях на примере фирмы «Алгоритм Сервис»

Дипломник

Иржанова Д.Б.

Содержание

Введение

1. Аналитическая часть

1.1 Сведения о предприятии

2. Проектная часть

2.1 Постановка задачи

2.2 Среда программирования Delphi

2.3 Среда разработки баз данных Microsoft Access

2.4 Разработка структуры базы данных

2.5 Структура проекта

2.6 Описание программы

2.7 Возможности программы

2.8 Описание рабочих окон программы

3. Охрана труда

3.1 Описание рабочего места программиста

3.2 Освещенность рабочего места

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Целью данной работы является решение задачи автоматизации складского учета в торговой организации - обоснование разработки и разработка проекта автоматизации складского учета ТОО «Алгоритм Сервис».

В связи с тем, что в последнее время, успешная коммерческая деятельность предприятий, условия конкурентоспособности и т.п. зависят от степени автоматизации самого предприятия. Процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного (бумажного). Автоматизация системы ведения учета, хозяйства позволяет повысить эффективность работы, достичь возможностей, недоступных ранее при использовании «ручного» метода обработки документации. Желательно автоматизировать весь процесс деятельности предприятия, в этом случае, эффективность автоматизации будет более заметной.

Данный дипломный проект является разработкой системы автоматизации учета товаров в торговой организации складских операций и реализации продукции для предприятия, работающей в сфере торговли компьютерной и оргтехникой, кроме того, предприятие занимается ремонтом компьютерной техники и комплектующих.

Этапы разработки проекта:

1. систематизировать материал о предприятии ТОО «Алгоритм Сервис»;

2. проанализировать сущность поставленных задач;

3. обосновать использование вычислительной техники при ведении учета товаров;

4. обосновать выбор средств разработки программного продукта;

5. построить инфологическую модель, разработать структуру базы данных;

6. охарактеризовать входную, постоянную, промежуточную и результатную информацию;

7. реализовать выбранный вариант проекта.

Дипломный проект состоит из следующих частей:

1. Введение,

2. Аналитическая часть,

3. Проектирование,

4. Охрана труда,

5. Заключение.

В первом разделе - «Аналитическая часть» приведены структура, и описание деятельности предприятия, на базе которого проходила преддипломная практика и для которого велась разработка программного приложения, теоретические основы организации учета товаров в данной торговой фирме.

Второй раздел работы - посвящен разработке программы для автоматизации учета товара на предприятии - ТОО «Алгоритм Сервис». Предназначение программы - упрощение, автоматизация работы менеджера. В данном разделе описываются среды разработки приложения, это объектно-ориентированная среда программирования Delhi 6 и система управления базами данных Microsoft Access, при помощи, которой, была создана основная база данных предприятия по товару, который находится в наличии на складе и услугах предоставляемых деятельностью компании. Так же в разделе проектирования приведено описание программы «Автоматизация учета товара на предприятии», ее подробная структуры, описание структуры базы данных и руководство пользователя по эксплуатации программы на предприятии.

В третьем разделе описаны основные требования, предъявляемые к рабочему месту техника программиста на предприятии и анализ соответствия условий работы на предприятии с санитарными нормами, установленными ГОСТ. Так же обращается внимание на необходимость широкого применения прогрессивных форм научной организации труда, сведения к минимуму ручного, малоквалифицированного труда, создания обстановки, исключающей профессиональные заболевания и производственный травматизм. Помогает анализировать и создать наиболее благоприятные условия для любого вида труда на любом предприятии.

1. Аналитическая часть

1.1 Сведения о предприятии

ТОО Алгоритм-сервис" - одна из ведущих компаний г. Костанай в области продажи компьютеров, комплектующих и оргтехники.

Компания основана в 1998 году. Имеет центральный офис, два филиала и 7 складских помещений. У фирмы достаточно широкий спектр услуг:

1. продажи,

2. настройкой,

3. ремонта и обслуживания реализуемой техники,

4. услуги по распечатке,

5. набору текста и прочее,

6. ремонт сотовых телефонов

Фирма существует на рынке компьютерных технологий довольно долгое время и за это время зарекомендовала себя с положительной стороны как фирма, отвечающая за качество поставляемой техники не только среди постоянных и новых клиентов, а так же среди крупных партнеров.

ТОО Алгоритм-сервис" является официальным представителем фирмы Samsung. Партнерство с фирмой Samsung является профильным направлением компании «Алгоритм-Сервис» в Костанайской области

С компанией работают частные предприниматели и крупные производственные холдинги, коммерческие и бюджетные организации Костанайской области, такими как Рудненский индустриальный институт, Карасуские элеваторы, Аркалыкский педколледж и др.

Компания имеет штат высококвалифицированный и внимательных сотрудников, которые помогут клиенту в выборе необходимого им товара.

Численность сотрудников во всех трех офисах составляет около 25 человек. В фирме иерархическая форма управления. Во главе фирмы стоит административный отдел в составе директора и его заместителей. Основной состав разбит на отделы:

1. Отдел бухгалтерского учета (гл. бухгалтер, бухгалтера);

2. Отдел торговли (менеджеры, кассиры);

3. Отдел программирования (программисты);

4. Технический отдел (начальник техотдела, инженеры электронщики, инженеры по ремонту, инженер по настройке и сборке компьютерной техники, инженер по ремонту сотовых телефонов);

5. Вспомогательный отдел (уборщицы, дворники).

Практически каждым отделом руководит начальник отдела, который отвечает за выполнением текущих обязательств рядовых сотрудников, закрепленного за ним отдела (рисунок 1).

Рисунок 1. Структура предприятия ТОО «Алгоритм сервис»

Директор ТОО «Алгоритм-Сервис» распределяет задачи между отделами фирмы согласно их специализации, назначает задания непосредственно лично на отчетных планерках, проводимых еженедельно, либо посредством своих заместителей.

Заместители директора - также как и директор являются руководителями рабочего процесса, с правом внесения своих коррективных замечаний, предложений по улучшению рабочего процесса, обслуживания клиентов и т.д.

Функция отдела бухгалтерского учета состоит в ведении бухгалтерских счетов, документооборота предприятия, расчет зарплаты сотрудникам и т.д.

Функция отдела торговли, в частности менеджера, состоит в грамотной продаже и консультации по предлагаемой продукции, ведении учета товара находящегося под личной ответственностью; функция кассиров - выписывание счетов, накладных, кассовых чеков и другой документации.

В обязанности отдела программирования входит установка готовых программных продуктов, разработка, внедрение программ на предприятиях, находящихся не только в черте города, но за его пределами.

Технический отдел занимается техническим обслуживанием, ремонтом компьютерной, оргтехники, сотовых телефонов, а также сборкой, настройкой компьютеров, установкой программного обеспечения.

Обязанностями вспомогательного отдела является соблюдение санитарно-эстетических условий в помещениях, а также содержание прилежащей к ним территорий в опрятном виде.

Для упрощения учета, обслуживания, для предприятия были собраны одинаковые компьютеры в количестве 18шт. и ноутбук директора Toshiba Satellite A11. Характеристика компьютеров:

1. Процессор: Intel Duo Core 2,2 GHz

2. ОЗУ: DDR3 Apacer 1 GB

3. Материнская плата: Gigabyte G31

4. Видео карта встроенная: на базе чипсета Intel Х3100, 128 Mb

5. Жесткий диск: Seagate 160 Gb SATA II

6. Сетевая карта встроенная: Realteк RTL 8029

7. Привод: DVD-RW Samsung S203 SATA

8. Блок питания ATX 400 Wt, OPC

9. Монитор:LG 1952S

10. Клавиатура: Genius KKB 06X

11. Мышь: Genius 120

12. ИБП: APC 650MV

Программное обеспечение установлено следующее:

1. Операционная система: Windows XP Professional

2. Open Office 3.0

3. Антивирусное ПО - Kaspersky 6.0 корпоративная лицензия

По предприятию компьютеры были распределены следующим образом:

В бухгалтерии - 3 шт.

У менеджеров - 6 шт.

В техническом отделе - 4 шт.

В отделе программирования - 3 шт.

В полиграфии - 2 шт.

Также, на предприятии находятся следующая оргтехника:

1. Принтер -HP 1020 в количестве 3шт.

2. МФУ (многофункциональное устройство)- Cannon 3228 - 1 шт.

3. Принтер - Cannon 1120 - 1 шт.

4. Принтер - Epson RX 320 - 1 шт.

5. Принтер - Cannon 7161 - 2 шт.

6. Модем ADSL Zyxel RT660

7. Hub 24 SureCOM

Все компьютеры объединены в общую локальную сеть. Имеется выход в Интернет посредством ADSL-соединения.

1.2 Учет товара

В каждой из функциональных областей: снабженческой, распределительной, торговой функционирование учета связано с определенной специализацией и назначениями и имеет свои особенности, которые во многом определяют политику технической оснащенности склада. [18]

Эффективное функционирование учета товаров и входящих в него складов, независимо от их назначения и вида деятельности, возможно лишь при успешном решении целого ряда проблем. К основным таким проблемам, с которыми фирмы сталкиваются при автоматизации учета и рационализации действующих складов, можно отнести:

1. выбор между собственным складом и складом общего пользования;

2. определение количества складов и размещения складской сети;

3. выбор места расположения склада;

4. определение вида и размера склада;

5. разработка системы складирования.

Особенно актуальными данные проблемы становятся при вхождении фирмы на новые рынки сбыта, при изменении объемов потребления и территориальном распределении покупателей, усиливающейся конкуренции и целого ряда других факторов.

Большинство из них решается при стратегическом планировании деятельности фирмы в сфере распределения или снабжения. Проблема разработки системы складирования стоит достаточно остро как при строительстве нового склада или реконструкции действующих складских мощностей, так и при поиске наиболее рациональных технологических решений постоянно функционирующего склада. [13]

Совокупность складских технологических операций по:

1. разгрузке,

2. перемещению,

3. распаковке,

4. приемке,

5. размещению,

6. укладке,

7. хранению,

8. отпуску товаров,

9. составляет содержание внутри складского технологического процесса.

Количество и характер складских операций зависят от ассортимента, физико-химических свойств, условий приемки и отпуска товаров, степени механизации и автоматизации операций и других факторов.

В настоящее время торговым предприятиям приходится функционировать в сложных финансово-экономических условиях. Залогом успешной деятельности предприятия в таких условиях является максимально эффективная организация деятельности предприятия на всех уровнях. Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельность практически на всех уровнях предприятия. Исходя из этого, становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы предприятие работало максимально эффективно.

Среди задач автоматизации отдельно следует выделить задачу автоматизации складского учета. Складской учет является неотъемлемой частью деятельности любого торгового предприятия, без автоматизации складского учета невозможно решение задачи комплексной автоматизации деятельности предприятия в целом. Любая операция, происходящая в реальной жизни предприятия, так или иначе, затрагивает подсистему складского учета. [18]

Операции прихода или расхода товаров, поступление на склад товаров собственного производства из производственных подразделений предприятия, списание бракованной продукции со склада относится к подсистеме складского учета непосредственно. Но эту подсистему затрагивают и такие операции, которые, казалось бы, не имеют никакого отношения к данной подсистеме. Так, например, операция подсистемы взаиморасчетов с покупателями «Поступление денег от клиента авансом» позволяет осуществить операцию подсистемы складского учета «Отгрузка товара клиенту», которая в противном случае была бы невозможна. [14]

Система складского учета должна решать задачи автоматизации учета хранения товаров на складах предприятия и учета движения этих товаров. Решение этой задачи состоит из решения подзадач, которые можно выделить в данной задаче. Можно выделить следующие подсистемы:

1. подсистема ведения справочников;

2. подсистема учета движений товаров на складах;

3. подсистема аналитической отчетности;

4. подсистема ведения списка пользователей.

Подсистема ведения справочников предназначена для того, чтобы хранить все необходимые статические данные об объектах сладкого учета. Такими статическими данными могут быть сами склады и их характеристики, названия товаров и их характеристики, дополнительные сведения о товарах и другие статические данные, которые непосредственно не влияют на остатки товаров и на их движения.

Подсистема учета движений товаров на складах должна предоставлять пользователям возможность вводить операции прихода товара на склад и расхода товара со склада. Эти операции позволяют регистрировать события, происходящие в реальной жизни предприятия. Данная подсистема должна выполнять и еще одну функцию -- учет остатков товаров на складах предприятия. Операции прихода и расхода товара со склада изменяют остатки товаров, операция прихода увеличивает остаток товара на складе, а операция расхода, соответственно, уменьшает его. Документы прихода и расхода товара со склада должны иметь печатные формы, для того, чтобы вести учет движения товаров на складах не только в базе данных, но и в бумажной форме. [18]

Подсистема аналитической отчетности должна предоставлять пользователям программы возможность составления отчетов по остаткам на складах, а также по движению товаров. Отчеты должны иметь гибкую настройку, позволять задавать условия формирования отчетов, а также разрезы формирования отчетов. Все отчеты должны иметь печатные формы для удобства представления данных.

Подсистема ведения списка пользователей должна обеспечить доступ пользователей к системе складского учета и разграничить их права. [14]

Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение традиционными средствами учета c использованием бумажных документов невозможно. Прежде всего, такой вывод следует из анализа количества операций прихода и расхода товаров, которые необходимо выполнять. Для крупной торговой фирмы количество таких операций может достигать такого количества, что ручное их оформление становится просто невозможным. Также очень тяжело хранить и осуществлять поиск информации о товарах и их свойствах, проектах и их свойствах, клиентах и проведенных операциях в бумажном виде. Нет необходимости описывать преимущества и удобство поиска информации, например, о товаре в удобной и быстрой информационной системе по сравнению поиска такой информации в папках бумажных документов. Точно также и поиск информации о любой выполненной операции торговой деятельности можно найти в журнале электронных документов со всеми подробностями ее выполнения быстро и удобно.

Однако использование вычислительной техники дает не только удобство и быстроту поиска информации и оформления документов, но и поднимает складской учет на принципиально новый уровень, предоставляя функции, ранее недоступные. Прежде всего, это касается подсистемы аналитических отчетов. Ранее, при использовании системы бумажного складского учета, получить остаток товара на складе, можно было лишь проанализировав все операции этого товара на складе с определенного момента и зная остаток товара на этот момент. При этом оформление операции прихода или расхода задним числом могло привести к искажению отечности, а мгновенное получение данных об остатках на складе было вообще не возможно. При использовании автоматизированной системы учета выполнение любой операции прихода или расхода даже задним числом мгновенно меняет остатки товара на складе и позволяет в любой момент времени получить такие остатки.

Кроме остатков товаров на складах можно выделить еще ряд аналитических отчетов, которые можно получить при использовании автоматизации учета. Это такие отчеты, как анализ движений товаров по складам, анализ продаж и анализ поступления товаров.

Еще одним неоспоримым преимуществом использования программы автоматизации учета является безопасность хранения информации. При хранении информации на бумажных носителях потеря любого бумажного документа была невосполнимой. Такая потеря могла произойти как в результате действий злоумышленников, так и в результате действия непреодолимых сил. При хранении информации в электронном виде существующие методы обеспечения безопасности хранения информации и ее дублирования делают такое хранение абсолютно надежным.

Таким образом, можно выделить следующие основные преимущества использования автоматизированного учета товара на основе вычислительной техники для решения задачи построения системы складского учета:

1. повышение удобства поиска и отбора данных из справочников хранения статической информации и журналов выполненных операций;

2. повышение скорости поиска и отбора информации, а также оформления операций движения товаров;

3. обеспечение влияния каждой вновь оформленной операции на остатки товаров на складах и мгновенное получение. [13]

Из всего комплекса задач автоматизации деятельности предприятия особо выделяется задача автоматизации складского учета, как центральной и наиболее трудоемкой части деятельности предприятия. Решение этой задачи является залогом успешного решения всего комплекса задач автоматизации предприятия.

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое [3]. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в торговле, получаемые с помощью компьютера, имеют преимущество по времени в сравнении с «ручными» подсчетами. Таким образом, при применении компьютера “количество переходит в качество”: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли.

Учет товара, прежде всего, необходим для рациональной организации рабочего времени сотрудника, упрощения отчетности. Организация учета используется на персональных компьютерах уже довольно давно. И за это не столь продолжительное время форма организации учета менялась. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений. [1]

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Основой задачей данной проектируемой системы является учет и оперативное регулирование хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов, накладных, счетов-фактур). Оперативное управление хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию событий, например оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и расход материальных ценностей на складе и т.д. Эти задачи имеют интерактивный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов (рабочими, кладовщиками, администраторами и т.д.) и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций регистрируются в соответствующих журналах. Автоматизация этих процессов позволит хранить информацию в одной базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

Данная система учета разработана для менеджера, занимающегося учетом товаров на складах, обслуживанием клиентов, а также текущей выпиской расходных документов и оприходованием вновь поступивших товаров.

Автоматизация учета позволит избавить сотрудника от рутинной повседневной работы по выписке расходных накладных. Так как раньше документы выписывались вручную, в которых указывались повторяющиеся реквизиты, а также большой перечень номенклатуры - это занимало много времени. Автоматизация позволит значительно сократить время. Сотруднику нужно будет только выбрать из списка соответствующего клиента и указать номенклатуру из справочника, выбрать дату и отправить на печать документ. В печатной форме автоматически указываются все необходимые реквизиты в соответствии с установленной формой печати документов.

Чтобы сделать отчет, необходимо собрать нужные данные путем поиска их в соответствующих документах, если это отчет за год, то необходимо будет просмотреть все документы за этот год, на что уйдет огромное количество времени. При выведении итогов по отчету необходима огромная точность в расчетах, что не всегда получается даже у специалиста своего дела. Эти и многие другие задачи сможет решить проектируемая система автоматизации учета.

Ранее, при ведении бумажного учета или при использовании программ, не способных должным образом обеспечить систематизированность данные, поиск нужного объекта (суммы, документа, количества и т.д.), мог занять достаточно много времени, нужно было перелистать всю документацию и просмотреть каждую позицию прежде чем найти запрашиваемые данные. Автоматизация позволит сделать выборку по этой позиции и значительно сократит объем подходящих документов или сведет к одному единственному искомому документу.

Так же могут возникнуть сложности и с составлением прайс-листа. Если на склад привезли новый вид товаров или если изменилась цена на старые товары, необходимо будет заново переделывать весь прайс-лист. Внедрение автоматизированного учета позволит автоматически делать все эти действия при добавлении новой позиции номенклатуры.

За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ, можно облегчить труд сотрудника.

Создание автоматизированной системы для конкретного объекта, позволит учесть все особенности и нюансы, так как разрабатывается программное обеспечение исходя из запросов, потребностей и пожеланий заказчика. Анализ по предприятиям, где уже используются разработанные на стороне программные продукты, показывает, что имеются некоторые проблемы с сопровождением, связанные, прежде всего, с тем, что автоматизируемое предприятие и разработчик находятся в разных городах. В связи с этим, между заказом на какую-либо доработку и результатом проходит, как правило, не менее месяца.

В настоящее время рынок не в состоянии поглощать все более увеличивающийся выпуск продукции и услуг, и их сбыт становится острой проблемой для большинства компаний. В этой связи многие компании приходят к пониманию необходимости использования концепции логистики - управление эффективным, экономичным и интерактивным способом различными функциями компании, что является одним из существенных условий выживания во все более конкурентной окружающей среде. Поскольку такие компании достигли определенных успехов в производстве, маркетинге и финансах, большое значение придается своевременному и эффективному с точки зрения уровня затрат способу, которым продукция компании производится, перевозится, запасается и продается. [7]

Рациональная организация складского процесса основывается на соблюдении следующих основных принципов:

1. механизации и автоматизации технологических операций;

2. оптимального использования площади и емкости складских помещений;

3. организации сквозного «прямоточного» товарного потока;

4. планомерности и ритмичности складских работ;

5. полной сохранности товаров.

Всеми операциями по движению товаров на складе руководит главный менеджер и его помощники - рядовые менеджеры, являющийся в ряде случаев одновременно и материально ответственными лицами. С учетом возможного большого количества одновременно производимых операций, связанных с приемкой и отпуском товаров, структурно возможно деление материально ответственного персонала склада, работающего непосредственно с товарами (грузами) на следующие группы: приемки, комплектации, отпуска (отгрузки), инвентарного контроля. При приеме на работу с данным персоналом заключают договора о полной индивидуальной материальной ответственности. Освобождение любого материально ответственного лица от работы осуществляется только после сплошной инвентаризации и передачи материальных ценностей другому лицу.

Прежде всего, склад имеет дело с движением материальных и информационных потоков. Первые представлены движением товара от поставщиков на склад или со склада к покупателям, а информационные потоки представлены документацией, необходимой для этих операций.

Склад принимает и складирует готовую продукцию, которая сопровождается цеховой накладной. Она состоит из двух частей: общей (в которую входят номер цеховой накладной, наименование цеха изготовителя и дата сдачи продукции на склад) и спецификации (в нее входят наименования и количество передаваемой продукции).

Продукция со складов направляется заказчикам в соответствии с заключенными договорами. Отправляется продукция на основании товарно-транспортной накладной. Товарно-транспортная накладная состоит из: общей части (номер накладной, номер договора, дата отгрузки) и спецификации (вид и количество отгружаемой продукции).

После получения продукции заказчик должен произвести оплату, которая оформляется платежным поручением, выписанным на основании товарно-транспортной накладной. Общая часть платежного поручения включает номера товарно-транспортной накладной и платежного поручения, и дату оплаты. Спецификация включает вид и количество оплачиваемой продукции.

Счет-фактура - это документ, выдаваемый поставщиком покупателю или предоставляемые поставщиком банку для подтверждения платежа покупателя, суммы платежа, товарности данной хозяйственной операции или принятия или отказа от него в счете-фактуре. Общая часть включает реквизиты поставщика и покупателя, а в спецификации указываются наименование товара, единицы измерения, цена и сумма. [6]

Так же необходимо помнить и о таком понятии, как складской учет, подразумевающий в себе организацию учета товара на складе. То есть, необходимо учитывать не только приход товара, но и его расход, движение внутри склада и между несколькими складами, когда необходимо произвести закуп того, или иного товара и т.д. Таким образом, выведен целый ряд нюансов, которые необходимо учесть при организации товара на складе.

Задачи учета материалов и их классификация. Производственные запасы (комплектующие, материалы, запчасти и др.), являясь предметами труда, обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс предприятия, а котором они используются однократно. Себестоимость их полностью передается на вновь созданный продукт.

Для обеспечения действенного контроля за сохранностью материальных ценностей немаловажное значение имеют организация маркетинга (снабжения) на предприятиях, состояние складского хозяйства. С этой целью приказом по предприятию каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. При наличии нескольких складов необходимо сосредоточить в каждом материалы определенных групп. Внутри складов материалы должны размещаться по секциям, затем по типам, сортам, размерам в штабелях, на стеллажах и на полках с таким расчетом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой. [13]

Необходимо установить список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей. С этими лицами заключаются договоры о материальной ответственности.

Всем службам предприятия следует иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия материальных ценностей.

В процессе производства материалы используются различно. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе (тонеры, картриджи, краска), другие - входят в изделия без каких-либо внешних изменений (запасные части), третьи - являются уже готовым продуктом (принтеры, компьютеры и пр. электроника), четвертые - только способствуют изготовлению изделий, не входят в их массу или химический состав (инструменты).

Все материалы по способу их использования и назначения в производственном процессе можно подразделить таким образом:

1. сырье;

2. основные;

3. покупные полуфабрикаты;

4. вспомогательные материалы;

5. отходы;

6. тара (деревянная, картонная, металлическая);

7. топливо;

8. запасные части;

9. малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (хозяйственный инвентарь, спецодежда и т. д.).

Организация учета материалов, их себестоимость и оценка в текущем учете. Для успешного выполнения задач, стоящих перед учетом товара, необходимо: иметь номенклатуру-ценник (включая цены и оптовые, и розничные); установить четкую систему документации и документооборота; проводить в установленном порядке инвентаризацию и контрольные выборочные проверки остатков материалов, своевременно отражать в учете их результаты; шире внедрять современные средства автоматизации учета. [12]

В настоящее время применяют следующие методы оценки материалов:

1. По свободным рыночным (договорным) или государственным (прейскурантным) регулируемым оптовым ценам.

2. По номенклатурным учетным ценам. Ими могут быть плановая себестоимость приобретенных (заготовленных) материалов, средне покупные цены и др.

Фактическая себестоимость рассчитывается бухгалтерией предприятия ежемесячно на основе;

1. договорной или плановой цены материалов;

2. фактически израсходованных средств на провозную плату (железнодорожный тариф);

3. фактически произведенных расходов по разгрузке и доставке материалов на склады предприятия;

4. фактически произведенных расходов на содержание специальных заготовительных контор в местах заготовки;

5. суммы потерь от недостачи сырья и материалов в пути в пределах норм естественной убыли;

6. фактически произведенных расходов на командировки по непосредственной заготовке материалов.

Расходы на содержание маркетинговых служб и заводских складов в себестоимость материалов не включаются. Их относят на общехозяйственные расходы предприятия.

Фактическую себестоимость материалов можно рассчитать только по окончании месяца, когда бухгалтерия будет иметь слагаемые этой себестоимости (платежные документы поставщиков материалов или за перевозку, погрузочно-разгрузочные работы и прочие расходы). Движение же материалов происходит на предприятиях ежедневно, и документы на приход и расход материалов должны оформляться своевременно, по мере совершения операций и находить отражение в учете. Поэтому появляется необходимость использовать в текущем учете твердые, заранее установленные цены, называемые учетными. [30]

В случае использования в текущем учете договорных цен по окончании месяца рассчитываются суммы и процент транспортно-заготовительных расходов для доведения их до фактической себестоимости.

При использовании плановых цен ежемесячно рассчитываются суммы и проценты отклонений фактической себестоимости от плановой (экономия или перерасход).

Документация по учету движения материалов. Для учета движения материалов применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации.

Поступление материалов на предприятие контролирует в первую очередь отдел маркетинга. Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков доставляет экспедитор. Принимая грузы от транспортных организаций, экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или к поставщику. [15]

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие - качество (сертификаты, удостоверения и т.п.). При полном соответствии количества фактически поступивших ценностей документам поставщика материально ответственное лицо выписывает приходный ордер.

Для сокращения количества первичных документов разрешается на документах поставщика (платежных требованиях) проставлять и заполнять специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера.

В случае централизованной доставки материалов автотранспортом со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную в четырех экземплярах:

1. покупателю - для оприходования материалов вместо приходного ордера;

2. поставщику - для списания ценностей;

3. для начисления заработной платы водителям автотранспорта;

4. для предъявления в банк на оплату.

Акт о приемке материалов применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов. Наличие акта исключает выписку приходного ордера. Приходные документы составляются в день поступления материалов.

Кроме перечисленных документов составляются накладные-требования на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции) на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. [5]

Учет материалов на складах и его связь с учетом материалов в бухгалтерии. Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материалов является оперативно-бухгалтерский (сальдовый). Возможен также количественно-суммовой метод и с помощью отчетов материально ответственных лиц.

Основные принципы оперативно-бухгалтерского метода следующие:

1. оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально ответственными лицами:

2. систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов; предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;

3. осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения, а также в разрезе номенклатурных номеров;

4. систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

Если моментом реализации считается факт сдачи (отгрузки) продукции, работ, услуг, первым вступает в работу счет «Расчеты с покупателями и заказчиками». Это активный счет, сальдо которого определяет отпускную стоимость сданных заказчику работ, услуг, продукции неоплаченных; оборот по дебету - отпускная стоимость сданных работ, услуг, продукции в отчетном месяце; оборот по кредиту - суммы, оплаченные покупателями в отчетном месяце.

На отдельных счетах определяются и учитываются результаты от реализации основных средств.

Учет отгрузки и реализации организуется в разрезе субсчетов и синтетических показателей в журнале-ордере, предназначенном для отражения оборотов по кредиту и аналитических данных. Каждая группа материалов учитывается на соответствующем счете или субсчете.

Материалы, принятые на ответственное хранение и в переработку, учитываются балансом на счете «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

Балансовые счета материалов - активные, характеризуют состав хозяйственных средств предприятия.

Учет материалов ведется в денежном выражении с обязательной систематической инвентаризацией (проверкой) фактического наличия их по местам хранения. Остатки ценностей и их приход записываются по дебету счетов, а расход, отпуск - по кредиту в суммах фактической себестоимости. [14]

Учет и контроль за расходованием товарно-материальных ценностей - одна из важных задач бухгалтерского учета. Все первичные документы на расход и отпуск материалов группируются бухгалтерией в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест использования и направления затрат. В течение отчетного месяца их движение учитывается по учетным ценам, а по окончании месяца после расчета процентов и сумм транспортно-заготовительных расходов или отклонений по фактической себестоимости.

Учет поступления материалов и расчетов с поставщиками. Производственные запасы материалов пополняются за счет их поставок предприятиями-поставщиками или прочими организациями на основе договоров. В последних предусматриваются: наименование материалов (ценностей), количество, цена, срок поставки, порядок расчетов, способ транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приемки и прочее. Предприятия-поставщика на отгруженную продукцию выписывают платежные требования-поручения и счета-фактуры, передают их или пересылают почтой покупателю, последние передают их в свой банк для оплаты. Оперативный учет - выполнения договорные обязательств на предприятиях осуществляет отдел маркетинга поэтому платежные требования-поручения и счета фактуры в первую очередь поступают в этот отдел или в финансовый. Там проверяют соответствие их договорам, регистрируют в журнале учета, делают отметку в книге учета выполнения договоров и акцептуют, т.е. дают согласие на оплату.

После регистрации платежные документы получают внутренний номер (регистрационный) и передаются в бухгалтерию предприятия для оплаты, а квитанция и товарно-транспортная накладная передаются в экспедиционный отдел для получения и доставки груза.

С этого момента у бухгалтерии предприятия возникают расчеты с поставщиками. По мере поступления груза на склад выписывается приходный ордер, затем при реестре сдается в бухгалтерию, где таксируется и прикладывается к платежному документу.

По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия получает выписку из расчетного счета о списании денежный средств в пользу предприятия-поставщика. [14]

Учет движения материалов в бухгалтерии. Бухгалтерия предприятия осуществляет только денежный суммовой учет движения товарно-материальных ценностей (в денежном выражении). Это основной регистр, отражающий движение товарно-материальных ценностей в группировках, обеспечивающий: контроль за сохранностью материалов по местам их хранения.

Таким образом, ведомость «Движение товарно-материальных ценностей» обеспечивает решение большинства задач, стоящих перед бухгалтерским учетом материалов. Обязательным дополнением к данной ведомости является ведомость «Движение материальных ценностей (по учетным ценам) по цеховым самостоятельным складам или по цехам на производстве, не имеющих складов».

Учет транспортно-заготовительных расходов. Транспортно-заготовительные расходы входят в состав фактической себестоимости материалов. К ним относятся все расходы на приобретение материалов, кроме их договорной стоимости. Эти расходы учитываются по видам (группам) материалов на тех же счетах и субсчетах. Ежемесячно бухгалтерия предприятия рассчитывает сумму и процент транспортно-заготовительных расходов ко всему объему ценностей данной группы, которыми располагало предприятие.

Инвентаризация материалов. Инвентаризацию товарно-материальных ценностей: не менее одного раза в год по состоянию на 1 октября отчетного года (но не ранее) с целью объективного отражения состояния этих средств в годовом отчете; при смене материально ответственных лиц и при стихийных бедствиях; в случае расхождений между данными бухгалтерского и складского учета. Основная цель инвентаризации - выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении. В процессе инвентаризации проверяются сохранность товарно-материальных ценностей; правильность их хранения, отпуска, состояние весового и измерительного инструмента; порядок ведения учета движения товарно-материальных ценностей. По объему проверки инвентаризации делятся на сплошные и выборочные, а по времени - на плановые и внезапные. [4]

2. Проектная часть

2.1 Постановка задачи

Необходимо создать такой программный продукт, чтобы он смог полноценно заменить функции действующего на данный момент табличного (Excel) учета товара. Программа должна уметь формировать отчеты, прайс-листы. Быть простой в обращении, интуитивно понятной, не сильно загруженной дополнительными кнопками и функциями.

База данных, в которой будет содержаться вся информация, должна обновляться новыми данными, содержать полную информацию о товаре, находящемся на складе, полную информацию и перечень всех товаров (вне зависимости от того находятся ли они в данный момент в наличии или нет).

И все же, главной функцией проектируемой программы остается автоматизация учета товара. При обозначении товара, необходимо указать наименование товара, например «принтер», обозначение в соответствии с маркировкой и фирмой-производителем, например «Canon7161», количество, цена, наличие на складе.

Кроме того, настоящее время, большинство фирм становятся пользователями продукции 1С. Это надежная, проверенная многочисленными пользователями автоматизированная база данных, которая имеет гибкую настройку под определенные требования, предъявляемые пользователями но, 1С-продукция, является достаточно дорогостоящей.

В связи с этим и многими другими фактами, существует потребность в создании такого программного продукта, который способен стать альтернативой 1С при выборе автоматизированной программы ведения учета на складах, с учетом всех минусов и недостатков.

Основными функциями программы будут:

1. Добавление данных о товаре, поступивших на склад и услугах, оказываемых населению по ремонту оборудования, установке программ

2. Редактирование, удаление данных о товаре, поступивших на склад и услугах, оказываемых населению по ремонту оборудования, установке программ

3. Оформление движения товара на складе (расход, заказ, возврат)

4. Выдача справочной информации о товарах, сотрудниках, услугах на предприятии

5. Поиск и фильтрация данных по различным критериям

6. Выдача отчетной информации о поступивших, отпущенных, возвращенных товарах на печать

7. Выдача прайс-листов по товарам и услугам на экран с возможностью их распечатки

8. Получение справки по работе с программой

Программа будет удобна в использовании, и иметь интуитивно понятный интерфейс. Программный продукт предназначен для автоматизации учета товаров на предприятии, непосредственным пользователем его будет менеджер по реализации и обслуживанию клиентов.

2.2 Среда программирования Delphi

Delphi - язык программирования, который используется в одноимённой среде разработки. Название используется, начиная с 7 версии среды разработки, ранее это был Object Pascal, разработанный фирмой Borland и изначально реализованный в её пакете Borland Delphi, от которого и получил в 2003 году своё нынешнее название. Object Pascal по сути является наследником языка Pascal с объектно-ориентированными расширениями. [26]

Внешний вид среды программирования Delphi отличается от многих других из тех, что можно увидеть в Windows. К примеру, Borland Pascal for Windows 7.0, Borland C++ 4.0, Word for Windows, Program Manager - это все MDI приложения и выглядят по-другому, чем Delphi. MDI (Multiple Document Interface) - определяет особый способ управления нескольких дочерних окон внутри одного большого окна. Среда Delphi же следует другой спецификации, называемой Single Document Interface (SDI), и состоит из нескольких отдельно расположенных окон. Это было сделано из-за того, что SDI близок к той модели приложений, что используется в Windows 95.

Основные составные части Delphi:

1. Дизайнер Форм (Form Designer)

2. Окно Редактора Исходного Текста (Editor Window)

3. Палитра Компонент (Component Palette)

4. Инспектор Объектов (Object Inspector)

5. Справочник (On-line help)

Изменения, затронувшие IDE, коснулись палитры компонент, достройщика кода, отладчика и настроек редактора кода. В палитре компонент появились следующие закладки: новая версия закладки System только для CLX-приложений, закладки Indy Intercepts и Indy I/O Handlers, содержащие компоненты с поддержкой протоколов интернет с открытым исходным кодом (редакции Professional и Enterprise). Для разработки веб-приложений -- новые закладки IW Standard, IW Data, IW Client Side, и IW Control с компонентами IntraWeb, а также новая закладка Rave с компонентами генерации отчетов. Кроме того, если закладка содержит компоненты, для доступа к которым необходима горизонтальная прокрутка, то теперь добраться до них можно и с помощью ниспадающего меню. [24]

Достройщик кода (code completion) теперь работает быстрее и позволяет перейти к объявлениям элементов через их список путем нажатия клавиши и клика мышью на любом идентификаторе в списке. Появился новый достройщик HTML-кода, который автоматически отображает нужные HTML-элементы и атрибуты в редакторе кода (для редакций Professional и Enterprise). Для удобства работы через меню Tools р Editor Options р Code Insight можно настроить цвета, используемые достройщиком кода. Также необходимо отметить возможность написания собственных менеджеров завершения кода.

Окно просмотра сообщений отладчика (Watch List) обзавелось множеством закладок для облегчения процесса отлова ошибок. Каждую закладку можно настроить -- отображать ее или спрятать. Диалоговое окно Run Parameters теперь имеет новую настройку: рабочий каталог (Working Directory), указав который, можно настроить каталог, используемый для отладки.

Из Project Manager можно компилировать лишь часть проектов в группе, щелкнув правой кнопкой по проекту и выбрав пункты меню Make All from Here или Build All from Here, а в окне просмотра сообщений (Message view) появилось множество закладок для отображения разных типов сообщений (Build, Search, и т.д.) В окне, доступном через меню View р Component List, можно выбирать несколько компонент с помощью клавиши. Окно настроек редактора кода, доступное через меню Tools р Editor Options р Source Options, позволяет устанавливать различные настройки для языков Pascal, C++, C#, HTML, XML, контролировать отображение знаков пробела и табуляции, редактировать шаблоны кода. Окно, доступное через меню Tools р Editor Options р Color, имеет две новые настройки: цвет символа (Foreground Color) и цвет фона (Background Color) -- вместо цветовой сетки для настройки цвета в редакторе кода. [31]

Наиболее приемлемым вариантом для разработки приложения является среда Delphi, так как она является объектно-ориентированной средой программирования, что дает возможность создать дружелюбный и интуитивно понятный для пользователей интерфейс.

Конечно, Delphi - не единственная среда программирования в своем роде, однако она имеет ряд преимуществ перед другими приложениями и позволяет привнести в программу удобства и понятность.

Среда программирования Delphi, которая наиболее актуальна для выполнения данного проекта, так как есть возможность связки компонентов Delphi и базы данных Microsoft Access.[25]

Основной интерфейс программы разработан на Delphi, это позволило создать общий понятный вид программы и связать между собой дополнительные окна программы, а так же привнести в программу дополнительные компоненты.

При помощи среды программирования Delphi, можно создать интерфейс, интуитивно понятный для любого пользователя, предварительно изменяя его, так как удобно и более привычно.

Программные приложения, разработанные на Delphi не требуют больших системных ресурсов от компьютера, что значительно влияет на быстродействие системы и других приложений, запушенных одновременно с данной программой. Кроме того программист который вел разработку данного приложения по просьбе клиента может провести обновление программы, улучшить ее производительность, вовремя устранить какие либо неполадки по работе приложения.