Автоматизация складского учета ООО "БСА-Омск"

Размещено на http://www.allbest.ru/

36

Факультет «Информационные системы и технологии»

Специальность 080801

Кафедра информатики

дипломнЫЙ ПРОЕКТ

На тему: Автоматизация складского учета ООО «БСА-Омск»

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1. Обследование предприятия Бса-омск

1.1 Характеристика предприятия БСА-Омск и его деятельности

1.2 Информационная система предприятия

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

1.4 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

1.5 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи и функциональные требования к задачам информационных систем

1.6 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

1.7 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

1.8 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации комплекса задач

1.9 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

1.9.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

1.9.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ в среде выбранной системы

2.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации

2.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание

2.3 Информационное обеспечение задачи

2.3.1 Информационная модель и ее описание

2.3.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

2.3.3 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

2.3.4 Формализация расчётов показателей

2.3.5 Описание разработки

2.3.6 Тестирование конфигурации

ГЛАВА 3. ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ

3.1 Информационная безопасность в БСА-Омск

ГЛАВА 4. Обоснование экономической эффективности проекта

4.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности

4.2 Расчет показателей экономической эффективности

Заключение

Список литературы

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

На сегодняшний день в мире информационные технологии достигли высокого уровня развития. В связи с этим большинство развивающихся компаний используют автоматические средства, позволяющие эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы любого предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Учет в компьютерных информационных системах имеет свои особенности и радикально отличается от бумажного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в торговле, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него, но на расчеты уйдет столько времени, что они уже не будут нужны; или ими придется занять такое количество расчетчиков, что на их зарплату уйдет значительно больше, чем будет получено прибыли. Таким образом, при применении компьютера «количество переходит в качество»: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли.

Но со временем все меняется, и требования к информационным системам меняется. Сегодня сотрудники компании, там, где уже введена определенная информационная система, хотят полностью получать данные в этой системе и в ней же строить все необходимые отчеты.

Актуальность данной дипломной разработки и внедрения локальной вычислительной системы обоснована требованиями повышением производительности труда работников, возрастание требований количества и качества обслуживания клиентов.

Практическая значимость данного дипломного проекта - повышение степени автоматизации складского учета.

Целью данного дипломного проекта является реинжиринг процессов учета товаров на складе и разработка программного обеспечения для автоматизации информационных процессов складского хозяйства ООО «БСА-Омск».

Задачи дипломного проекта:

1. Провести анализ процессов складского учета товаров ООО «БСА-Омск» с целью:

· повышения скорости обработки заказа;

· формирования партий отгружаемых деталей и формирование документов на отгрузки;

· оперативного получения достоверных отчетов о состоянии складских запасов;

· получения объективных результатов работы склада.

2. Разработать алгоритмы работы информационной системы по выполнению обработки информации по складу ООО «БСА-Омск».

3. Провести анализ и выбор программных продуктов, предлагаемых для выполнения выявленных функций.

4. Провести тестирование информационной системы на массиве реальных данных.

5. Выявить факторы и рассчитать эффективность данного проекта.

Диплом состоит из четырех глав. В первой главе характеризуется предприятие и его деятельности, обследуется предметная область и предлагается путь решения выявленных проблем. Во второй главе реализуются разработанные решения, с помощью разработки дополнительного программного обеспечения системы. В третье главе исследуется информационная безопасность и направления ее совершенствования. В четвертой главе произведенны все расчеты по экономической эффективности проекта. Схемы, диаграммы, таблицы представлены в приложениях.

ГЛАВА 1. ОБСЛЕДОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ БСА-ОМСК

1.1 Характеристика предприятия БСА-Омск и его деятельности

автоматизация складской учет

Компания ООО «БСА-Омск» - это сервисный центр технического обслуживания автомобилей, на котором осуществляется текущее техническое обслуживание и ремонт, установка дополнительного оборудования на автомобили, а также продажа запасных частей. Находится она по адресу: «2-я Учхозная, 1-А». ООО БСА-Омск было основано в 2004 году. В настоящее время в организации работает 25 человек. Предприятие является юридическим лицом, имеет фирменное наименование, расчетный счет в банках, круглую печать с наименованием предприятия и указанием его местонахождения, бланки, а также иные средства визуальной идентификации. Она имеет самостоятельный баланс.

Во главе фирмы стоит директор (см. рис.1). Он организует работу и взаимодействие производственных единиц и других структурных подразделений. Обеспечивает выполнение задач и целей деятельности организации и всех ее обязательств перед поставщиками, заказчиками и банками. Организует производственно-хозяйственную деятельность организации на основе обоснованного планирования ее материальных, финансовых и трудовых затрат с учетом складывающейся конъюнктуры на рынке товаров и услуг. Принимает меры по обеспечению организации квалифицированными кадрами. Способствует наилучшему использованию знаний и опыта работников, созданию безопасных и благоприятных условий для их труда, соблюдению требований законодательства по охране труда. Решает все вопросы в пределах предоставленных прав и поручает выполнение отдельных производственно-хозяйственных функций другим должностным лицам - своим заместителям, руководителям производственных единиц, а также функциональных и производственных подразделений организации.



Размещено на http://www.allbest.ru/

36

Рис.1. Организационная структура ООО «БСА-Омск»

Закупкой товаров занимается отдел менеджеров по заказу и продаже запасных частей. В его функции также входит поиск новых поставщиков с более выгодными условиями поставки, принимать заказы от покупателей.

Основные функции менеджера [9] по заказу и продаже запасных частей.

1. Разрабатывает схемы, формы, методы и технологии продаж товаров, продвижения товаров на рынок.

2. Разрабатывает и организует проведение предпродажных мероприятий по созданию условий для планомерной продажи товаров, удовлетворения спроса покупателей на товары.

3. Осуществляет контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает степень возможного риска.

4. Изучает рынок товаров (анализирует спрос и потребление, их мотивацию и колебания, формы деятельности конкурентов) и тенденции его развития, анализирует рыночные возможности.

5. Организует сбор информации о спросе цен на товары, причинах его изменения (повышения, понижения), анализирует потребности покупателей.

6. Выявляет наиболее эффективные секторы рынка продаж товаров, разрабатывает комплекс мероприятий по использованию возможностей рынка товаров.

7. Разрабатывает и обеспечивает реализацию мероприятий по организации и созданию сети сбыта товаров (разработка и построение каналов движения товаров к потребителям; построение отношений с оптовыми и розничными торговыми предприятиями, иными посредниками; развитие дилерских отношений).

8. Выявляет потенциальных и перспективных покупателей товаров (оптовых и розничных торговых предприятий, иных посредников) и устанавливает деловые контакты.

9. Проводит переговоры по продажам с покупателями по следующим направлениям: предоставление общих сведений о товарах и их свойствах; введение значимых для продажи критериев оценки товаров; устранение сомнений в невыгодных свойствах товаров; информирование о спросе на товары и отзывах потребителей о товарах; выявление потенциальных потребностей покупателей и прочее.

10. Принимает участие в ценообразовании, прорабатывает психологические аспекты переговоров о цене, определяет способы обоснования цены, определяет формы расчетов по договорам, разрабатывает и применяет схемы скидок в зависимости от различных факторов.

Отдел бухгалтерии состоит из трех человек. Главный бухгалтер ведет бухгалтерский учет, составляет баланс, различные встречные сверки, считает все налоги и решает вопросы, возникающие в отделе. Другие люди занимаются отправкой и получением платежей через специальную программу «Интернет-банк». Через нее осуществляется оплата по счетам поставщика, уплата налогов, каждодневные получения денежных средств на расчетный счет фирмы от клиентов и другие платежи. Кассир занимается распределением наличных средств фирмы (выдача заработной платы, выделение средств на хозяйственные нужды, выдача командировочных и т.д.). Также в их обязанности входит ведение кадрового учета.

Менеджер по работе с клиентами принимает заказы от клиентов и в зависимости от формы заказа передаёт их на выполнение соответствующим работникам. Менеджер по работе с запчастями контролирует сроки исполнения заказов. Выполненные заказы поступают менеджеру по работе с клиентами, а он их передаёт заказчикам согласно срокам исполнения заказов.

Технический директор занимается контролем отдела менеджеров по приемке автомобилей и вопросами, связанных с гарантией.

Менеджеры могут контролировать наличие материала на складе, отгрузку, погрузку и проводить инвентаризацию.

Также в организации сформирован отдел технического обслуживания. Отдел технического обслуживания - это отдел, который занимается смежными вопросами. Чаще всего они следят за состоянием компьютеров и используемых программ, если необходимо вызывают программиста. Состоит он из трех человек. Один человек из отдела менеджеров, один - из отдела бухгалтерии и сам директор организации.

Задачи отдела.

1. Обеспечение бесперебойного функционирования компьютерной и офисной техники, сетевого оборудования и программных продуктов, используемых в информационных системах.

2. Поддержание в рабочем состоянии кабельной составляющей локальных вычислительных сетей.

3. Выявление и устранение (при возможности) недостатков в существующей информационной системе.

4. Защита информации в информационной системе.

5. Контроль техники безопасности.

6. Обеспечение качества технического обслуживания и развития информационной системы.

7. Консультирование, техническая поддержка и техническое обслуживание внутренних и внешних пользователей.

Во внешней системе организация ООО «БСА-Омск» выполняет роль посредника между поставщиками запасных частей и клиентами на эту продукцию. Наглядно это можно увидеть из рисунка 2.

Рис. 2. Схема внешней среды фирмы

Отдельное место в организации занимает склад. На его территории храниться весь товар, привезенный для продажи, от поставщиков. Ответственное лицо на складе - кладовщик, а организационными вопросами складирования и техники безопасности и другими вопросами занимается заведующий складом.

Функции кладовщика [20]. Прием на склад, хранение и выдача со склада различных материальных ценностей. Обеспечение сохранности складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, предотвращающих порчу и потери товарно-материальных ценностей. Перемещение товарно-материальных ценностей к местам хранения с раскладкой (сортировкой) их по видам, качеству, назначению и другим признакам. Комплектование партий товарно-материальных ценностей по расходным накладным и их отпуск. Участие в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей.

Функции заведующего складом [7]. Координация работы по приему, рациональному размещению, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складе. Организация проведения погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. Обеспечение сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, ведение учета складских операций. Участие в проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Основными симптомами ошибок управления складскими процессами являются: дефицит площадей, неэффективное использование оборудования и технических ресурсов, высокие затраты на хранение и обработку грузов, низкое качество обслуживания клиентов.

Препятствия на пути повышения эффективности складских комплексов можно разделить на четыре группы: организационные (функции, полномочия, зоны ответственности), технологические (последовательность выполнения операций, методы и алгоритмы), информационные (информационные системы учета и обработки данных, средства коммуникации) и технические (наличие техники и оборудования, степень изношенности ресурсов, соответствие требованиям).

Процесс оптимизации складских технологий [13] состоит из нескольких последовательных этапов.

1. Исследование технологических процессов (логистическая экспертиза).

2. Разработка объемно-планировочных решений и проектирование технологии работы склада.

3. Подготовка склада к внедрению изменений и само внедрение.

Логистическая экспертиза

Цель первого этапа - обнаружить ключевые проблемы, решение которых даст наиболее ощутимый результат при минимальных затратах ресурсов и времени.

На рисунке (см. прил. 1) представлен документооборот при приемке товаров на склад (упрощенная схема).

Водитель-экспедитор предоставляет товаросопроводительную документацию менеджеру отдела закупок для проверки соответствия заявке, а затем, менеджер передает документы с разрешением отдела закупок оператору склада. Если в информационную систему склада не поступает информация об ожидаемой поставке, то оператор склада готовит документ для приемки в тот момент, когда автомобиль уже готов к разгрузке. Для того чтобы ускорить процедуру разгрузки и приемки, руководству склада разрешено осуществлять приемку по копии товаротранспортной накладной, а после отъезда транспортного средства со склада заполнять подготовленный оператором бланк, внося дополнительную информацию о принятых товарах.

Одновременно с приемкой и оприходованием товаров в информационной системе склада менеджер по закупкам производит оприходование товаров в корпоративной информационной системе.

Проблемы складских процессов, препятствующие эффективной организации складирования, обработки грузов, выполнения заказов клиентов:

· неравномерная нагрузка на склад;

· приемка по копиям товаросопроводительных документов, не приспособленным для фиксирования дополнительной информации;

· трудности при идентификации поступающих товаров;

· дефицит подъемно-транспортной техники;

· дефицит вместимости зоны для приемки и размещения поступающего товара;

· двойной ввод информации о приходе в КИС и в АСУ склада;

· при размещении товаров зачастую неэффективно используется вместимость склада;

· отсутствуют регламентированные методы принятия решения о расстановке товаров;

· товар может беспорядочно складироваться в зоне напольного хранения;

· оптимизация размещения товаров на складе (уплотнение, консолидация) также не проводится.

Все перечисленные проблемы относятся к разряду организационных. Основными информационными проблемами размещения называют отсутствие учета в информационной системе передвижений товара по складу, фиксирования сроков годности, партий, серий и других характеристик, влияющих на последовательность отбора, а значит и на размещение товаров на складе.

Смежные по отношению к складу процессы, к которым эксперты относят закупки, управление запасами, продажи, доставку товаров клиентам, также должны быть тщательно проанализированы.

Так, например, в процессе закупок и управления запасами экспертное, интуитивное определение ассортимента и объема поставок часто приводит к накоплению излишних или неликвидных запасов. А отсутствие информации о неудовлетворенном спросе - к дефициту товаров на складе. Еще одна организационная проблема процесса закупок и управления запасами - использование ошибочного алгоритма принятия решений об объеме закупок, что приводит к накоплению излишних запасов. К числу основных информационных проблем можно также отнести отсутствие работы по анализу качества работы поставщиков (нет статистики недовозов, возвратов, недовложений).

В процессе продаж и доставки могут возникать организационные проблемы, к которым относятся авралы при обработке заказов для филиалов и оптовиков (заказы срочные и большие) и регистрация нескольких заказов для одного клиента (на один адрес доставки, на одну дату отгрузки) без объединения перед поступлением на склад. Наконец, перечислим основные информационные проблемы процесса продаж и доставки: не ведется статистика по недовозам и проблемам, возникшим при доставке, не ведется учет возвратов и их причин, данные по остаткам могут не соответствовать реальной ситуации на складе.

Разработка объемно-планировочных решений

Как правило, среди часто встречающихся проблем наиболее критическими являются: неэффективное использование пространства склада или отдельных его зон, несоответствие параметров складских помещений интенсивности товаропотока.

Процесс разработки планировки склада начинается с определения количества и конструкции мест хранения, с учетом весогабаритных характеристик хранимых грузов и параметров товародвижения. Следующий этап - зонирование склада и разработка модели потоков товаров по зонам склада. На заключительном этапе разрабатываются алгоритмы эффективного размещения товаров по местам хранения, маршруты комплектации, передвижения.

Принципы размещения товаров на складе зависят от способа комплектации заказов. Для сокращения времени комплектации товары в зоне хранения могут быть сгруппированы, например, по габаритам упаковки товара или по скорости продаж товаров и их оборачиваемости. Каждой зоне на складе могут быть присущи характерные правила размещения и комплектации. Их реализация осуществляется с помощью механизма назначения рейтинга ячейкам в системе автоматизации склада, а также с помощью системы нумерации зон.

Проектирование технологии работы склада

Цель этого этапа оптимизации складских технологий - наилучшее распределение функций, полномочий и зон ответственности персонала склада на основе процессного подхода, что позволит обеспечить прозрачность складских процессов и повысить их управляемость, обеспечить необходимый уровень качества выполнения заказов клиентов.

Все планируемые операции на складе подлежат тщательной проработке и описанию в виде рабочих инструкций с учетом того, что все операции с товаром на складе должны быть отражены в документах и информационной системе. Желательно использование стандартных (для компании) форм внутренних документов, дублирующие операции должны быть исключены; необходимо назначить сотрудника, ответственного за процесс (операцию). Следует проводить регистрацию и накопление информации, необходимой для принятия управленческих решений, мониторинга работы склада - функциональность системы автоматизации склада должен быть использован максимально.

Первоначально определяется укрупненный перечень всех процессов на складе, среди которых можно выделить регулярные операции, выполняемые ежедневно, и периодические операции. К регулярным операциям относятся планирование работы смены, разгрузка и приемка товара, маркировка товара, его размещение и внутренние перемещения, отбор заказов и сборка комплектов, повторный пересчет отобранных заказов, их упаковка и размещение в зоне комплектации с консолидацией по маршрутам отправки, отгрузка товара, регулярная полная инвентаризация и т.п.

Периодические операции, выполняющиеся в случае появления нестандартных ситуаций, также подлежат формализации. Периодическими являются такие операции как обработка некондиционного товара, организация возврата поставщику, выявление и работа с браком, обнаруженным в процессе хранения, выборочная инвентаризация по артикулам или местам хранения, организация дополнительного отбора товара при обнаружении возможных ошибок, приемка возврата от клиента и т.п.

Для каждой из перечисленных операций составляется рабочая инструкция, которая включает в себя подробное описание состава работ по каждой операции, исполнителей, необходимую информацию для выполнения операции и исходящие документы, используемые технические средства.

Например, процесс приемки товаров на склад, представлен на рисунке 3, был трансформирован следующим образом (рис. 4).

Обмен данными между корпоративной информационной системой и автоматизированной системой управления склада и предоставление информации об ожидаемых поставках отделом закупок позволяет существенно уменьшить бумажный документооборот, а также сокращает время на подготовку склада к приемке товаров и учету данных в информационной системе.

На рисунке (см. прил. 2) представлен документооборот при приемке товаров на склад (упрощенная схема).

Формирование организационно-управленческой структуры склада производится с учетом разработанных технологических процессов.

Проведенные изменения способствуют централизации, улучшению взаимодействия между сотрудниками, росту ответственности в области операционного управления, равномерному распределению нагрузки на персонал склада.

Проект оптимизации технологии работы склада можно считать удачным только после внедрения всех изменений. Оптимизация складских технологий неизменно влечет за собой необходимость доработки информационной системы. Поэтому первым шагом при внедрении новой технологии будет постановка задачи для совершенствования информационных технологий поддержки системы управления. Параллельно с ее доработкой можно провести необходимые изменения топологии склада, а также обучение персонала.

На складе, где не применяется система автоматизации, главное лицо - кладовщик, который знает, где лежит товар. Все эти потребности объединяет их «фундаментальность», потому что без решения проблемы учета, устранения потерь товара и ввода хотя бы минимального контроля персонала, невозможно далее развивать складское хозяйство и внедрять сложные схемы автоматизации. Отсюда следует и вторая общая особенность этих проблем - для их решения, обычно, не требуется длительное и сложное внедрение полнофункциональной системы автоматизации. Чаще достаточно минимума базовых функций, чтобы решить указанные задачи, стоящие перед предприятием.

Цели функционирования предприятия.

1. Получение прибыли.

2. Завоевание достойного места на рынке и удержание его.

3. Создание стабильной клиентской базы.

4. Подбор, рост и воспитание кадров.

5. Рост производственных мощностей предприятия.

6. Информатизация предприятия.

Основные направления деятельности автосервиса.

1. Техническое обслуживание и ремонт автомобилей.

2. Предоставление прочих видов услуг по техническому обслуживанию автотранспортных средств.

3. Установка дополнительного оборудования (сигнализация, устройства громкой связи и т.д.).

4. Продажа запасных частей.

5. Розничная торговля моторным топливом.

6. Оптовая торговля топливом.

7. Транспортная обработка грузов.

8. Хранение и складирование прочих грузов.

9. Прочая вспомогательная деятельность автомобильного транспорта.

10. Эксплуатация гаражей, стоянок для автотранспортных средств.

11. Организация перевозок грузов.

12. Аренда легковых автомобилей.

13. Чистка и уборка транспортных средств.

14. Тонирование автомобиля.

15. Диагностика электронных систем управления автомобиля.

Основные функции предприятия.

1. Работа с клиентами.

2. Работа с поставщиками.

3. Закупка запасных частей.

4. Хранение запасных частей на складе.

5. Учетная деятельность.

- бухгалтерский учет;

- налоговый учет;

- кадровый учет.

Таблица 1

Характеристика показателей предприятия

№ п\п	Наименование характеристики (показателя)	Значение показателя на 30 сентября 2009 г.	Единица измерения
1.	Стоимость основных активов, в том числе внеоборотные активы оборотные активы	26013 3205 22809	тыс. руб.
2.	Численность работников	25	человек
3.	Средняя заработная плата	6473,68.	руб.
4.	Площадь предприятия	4168	м2
5.	Валовый оборот на 1 человека	146,32.	тыс. руб.
6.	Количество компьютеров	7	шт.
7.	Вид ЛВС	Витая пара	-
8.	Наличие и использование Интернета	спутниковая связь с использованием блока управления связью.	-

Предприятие от своего имени приобретает имущественные и личные неимущественные права и несет обязательства.

Предприятие приобретает права юридического лица с момента государственной регистрации.

В своей деятельности предприятие руководствуется Конституцией Российской Федерации и федеральными законами, указами Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, приказами, указаниями и иными распорядительными актами, уставом предприятия.

Права и обязанности предприятия [8].

Предприятие самостоятельно в осуществлении своей коммерческой деятельности и строит свои хозяйственные отношения с организациями и гражданами на основе договоров, соглашений, контрактов.

Предприятие устанавливает цены на все виды производимой продукции (работ, услуг) в соответствии со специальными нормативными книгами, а на товары в соответствии с распорядительными актами и ценовой политикой.

Предприятие самостоятельно распределяет и использует оставшуюся в его распоряжении прибыль, за исключением случаев установленных действующим законодательством РФ или уставом предприятия.

Размеры и порядок оплаты труда работников предприятия устанавливается Генеральным директором с соблюдением требований действующего законодательства РФ.

Предприятие не вправе осуществлять деятельность не соответствующую целям и предмету деятельности предприятия.

Предприятие обязано соблюдать обязательства перед акционерами в соответствии с Уставом; обеспечивать работников безопасными условиями труда.

Продукция поступает от оптовиков и реализуется клиентам, нуждающимся в данном виде товаров. Организация осуществляет транспортировку продукции через посредника, ее складирование и хранение.

ООО «БСА-Омск» ведет розничную торговлю. Удовлетворяя потребности клиентов, предприятие получает доход от надбавки на продаваемые товары и производимые услуги.

Номенклатура предприятия составляет более 7 000 позиций. Для удобства поиска каталог товаров разбит на разделы, в которых товары сгруппированы по своему назначению. Каждый из разделов включает в себя группы товаров, которые, в свою очередь, могут делиться на подгруппы.

1.2 Информационная система предприятия

Информационная система - совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ [23] «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» даёт следующее определение «информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств».

В ООО «БСА-Омск» техническими средствами являются компьютеры. Всего их на предприятии семь (рис. 3). Компьютеры связаны локальной сетью, что позволяет быстро обмениваться информацией между работниками фирмы, получать и передавать информацию о выполнении заказов. Все трудности, связанные с компьютерами и базами данных сообщаются в отдел технического обслуживания.

На всех компьютерах организации установлены сетевые карты Fast Ethernet 10/100.

Компьютеры обладают следующими конфигурациями:

· сервер 1 - Intel(R) Core(TM)2 Quad CPU Q8200 @ 2.33GHz, память 4 ГБ ОЗУ;

· семь компьютеров - процессор Pentium IV 250ГГц, 1,87 ГБ ОЗУ, 17" ЖК монитор;

· развальный стенд - процессор Pentium D 2.8ГГц, 2ГБ ОЗУ.

Рис. 3. Схема локальной компьютерной сети ООО «БСА-Омск».

Четыре принтера: лазерный, черно-белой печати HP (расположен в кабинете бухгалтерии и в отделе приемки клиентов), лазерный, черно-белой печати HP (расположен на складе автозапчастей), многофункциональный - копир сканер принтер Canon (расположен в кабинете менеджеров и секретаря (приемной), также доступ к нему имеет директор).

Свитч D-Link на 32 порта расположен в отделе приемки клиентов и D-Link на 16 портов расположен на складе.

Коммуникации локальной вычислительной системы построены на стандартной витой паре типа UTP 5.

Список программного обеспечения, используемого компанией на момент обследования.

1. Операционные системы Windows Server 2008 Enterprise, Windows XP Home Edition.

2. Антивирусная программа DrWeb версии 5.0

3. 1С: Предприятие версии 7.7 - программа для бухгалтерского и управленческого учета.

4. TOYOTA, KIA, Lexus ELECTRONIC PARTS CATALOG SYSTEM - программа, с помощью которой можно узнать каталожный номер автозапчастей. Она разрабатывается совместно с разработчиками автомобилей. Поэтому при изменениях в базе данных нужно приобретать программу у поставщика.

Основные требования [10] для обеспечения работоспособности программы являются:

· монитор 17"

· сетевая карта, даже если нет сети, так как некоторые программы проверяют её наличие.

· источник бесперебойного питания (UPS) с мощностью 300-500Вт (выключение питания компьютера при работе с каталогом приводит к полной переустановке программы), чтобы он мог поддерживать работоспособность компьютера и монитора в течение пять-семь минут для нормального завершения работы.

· Internet Explorer 6.0 - для использования программы в сети.

5. JPM - программа, с помощью которой можно узнать по каталожному номеру стоимость детали. Она построена с помощью программы «Microsoft Office Access» с созданием таблицы и запроса. Основным условием работоспособности программы является установленного компонента Microsoft Office Access. При незначительных изменениях в программе возможно внести корректировки.

6. Microsoft Office Exel для учёта, анализа и создания таблиц, не достающих в программе.

7. Opera с помощью, которой происходит заказы запасных частей.

8. The Bat - программа для приема-передачи электронных писем.

9. Internet Explorer версии 6.0 - интернет-браузер, используемый для оплаты платежей.

На сервере установлена операционная система «Windows Server 2008». Эта система не только отличается от Windows Serwer 2003 легкой программируемостью, но и простотой ее использования. В Windows Server 2008 развертывание клиентов улучшилось благодаря роли Windows Deployment Services - обновленной и переработанной версии компонента Remote Installation Services из Windows Server 2003 и Windows 2000 Server. Компонент Windows Deployment Services позволяет предприятиям быстро развертывать операционные системы через компьютерные сети, не требует физического присутствия у каждого целевого компьютера. Если раньше также были проблемы с активацией и лицензированием серверов и терминалов, то в Windows Server 2008 был добавлен компонент Volume Activation 2.0, который упрощает и улучшает работу. Поддержка мобильных пользователей была небезопасна, так как был не защищен канал передачи. Шлюз служб терминалов (Terminal Services Gateway, TS Gateway) позволяет удаленным пользователям безопасно проходить через брандмауэр периметра и получать доступ к службам терминалов корпоративной сети. Метод Terminal Services RemoteApp позволяет выглядеть в точности как приложение на его собственном рабочем столе. А компонент Terminal Services Web Access сущетсвенно облегчает развертывание приложений.

В состав Windows Serwer 2008 включены две технологии кластеризации. Во-первых, значительно улучшены кластеры серверов, или отказоустойчивые кластеры (failover clusters). Они стали безопаснее, устойчивее и проще в управлении и настройке. Улучшения коснулись способа обмена информацией между кластером и хранилищем данных, благодаря чему повысилась производительность как сетей хранения данных (storage area network, SAN), так и серверной дисковой памяти (direct attached storage, DAS). У отказоустойчивых кластеров появились новые параметры, благодаря которым ресурс кворума перестал быть критической точкой. Во-вторых, в Windows Server 2008 усовершенствована также балансировка нагрузки сети (Network Load Balancing, NLB). В нее включена поддержка IPV6 и спецификации NDIS 6.0.

Оснастка Share and Storage Management роли File Server существенно упрощает управление томами и общими ресурсами благодаря двум новым мастерам. Мастер Provision Storage Wizard служит для централизованного обслуживания хранилищ - для выполнения задач наподобие создания нового LUN, указания типа LUN, отмены маскирования LUN, создания и форматирования тома. Мастер поддерживает несколько протоколов, в том числе Fibre Channel, iSCSI и SAS, и требует только наличия поставщика оборудования VDS 1.1. Мастер Provision a Shared Folder Wizard служит для управления общими ресурсами и позволяет легко настраивать разрешения, квоты, файловые фильтры и другие параметры файловых ресурсов SMB, а также поддерживать файловые ресурсы NFS. Кроме того, к вашим услугам Storage Explorer - новая оснастка MMC с древовидным представлением подробной информации обо всех компонентах сети хранения данных Fibre Channel или iSCSI, включая Fabrics, Platforms, Storage Devices и LUN. В нее включена поддержка многопутевых компонентов, эффективно работающих с решениями, разработанными средствами Windows Server 2008, и с устройствами хранения данных от сторонних производителей. Встроенный инициатор iSCSI позволяет настраивать целевое устройство хранения iSCSI, подключать сервер и устройство хранения к коммутатору Gigabit Ethernet, после чего пользователи получают высокоскоростное блоковое устройство хранения на основе IP.

На всех остальных персональных компьютерах стоят Windows XP Home Edition.

В ООО «БСА-Омск» наиболее распространенным средством нейтрализации вирусов является использование программных антивирусов. Антивирус Dr.Web [21] обеспечивает надежную антивирусную защиту рабочих станций и пресекает попытки проникновения вредоносных программ из любых внешних источников. Программа осуществляет многоуровневую защиту рабочих станций в организациях, настольных компьютеров и ноутбуков домашних пользователей.

Ключевые характеристики антивируса Dr.Web:

· Детектирование и нейтрализация вредоносных программ на жестких дисках, сменных носителях и в оперативной памяти компьютера;

· Фильтрация входящей и исходящей почты по протоколам POP3, IMAP4, SMTP, NNTP в режиме реального времени, с проверкой всех компонентов письма;

· Мониторинг файловых операций с последующим блокированием действий вредоносных программ;

· Защита от шпионских, рекламных программ, хакерских утилит и программ-дозвонщиков;

· Проверка файлов, упакованных всевозможными упаковщиками с различными уровнями вложенности.

Разнообразные пользовательские настройки решения позволяют гибко управлять и оптимально настраивать антивирусную защиту, исходя из загруженности компьютера и его системных ресурсов.

Специальный компонент программы - планировщик заданий позволяет планировать регулярные действия, необходимые для обеспечения антивирусной защиты, например, обновление вирусных баз, сканирование дисков компьютера, проверку файлов автозагрузки.

Поддерживаемые операционные системы Windows 95 OSR2, Windows 98, Windows NT 4.0 w/s, Windows Me, Windows 2000Pro, Windows XP.

Под программным вирусом понимается автономно функционирующая программа, обладающая способностью к самовключению в тела других программ и последующему самовоспроизведению в информационно-вычислительных сетях и ЭВМ. Программные вирусы представляют собой весьма эффективное средство реализации практически всех угроз безопасности локально-вычислительных сетей. Поэтому вопросы анализа возможностей программных вирусов и разработки способов противодействия вирусам настоящее время приобрели значительную актуальность и образовали одно из наиболее приоритетных направлений работ по обеспечению безопасности локально-вычислительных сетей.

Зараженные программы, как правило, выполняются таким образом, чтобы вирус получил управление раньше самой программы. Для этого он либо встраивается в начало программы, либо имплантируется в ее тело так, что первой командой зараженной программы является безусловный переход на вирус, текст которого заканчивается аналогичной командой безусловного перехода на команду вирусоносителя, бывшую первой до заражения. Получив управление, вирус выбирает следующий файл, заражает его, возможно выполняет какие-либо другие действия, после чего отдает управление вирусоносителю.

Монитор представляет собой резидентную программу, обеспечивающую перехват потенциально опасных прерываний, характерных для вирусов и запрашивающую у пользователей подтверждение на выполнение операций, следующих за прерыванием. В случае запрета или отсутствия подтверждения монитор блокирует выполнение пользовательской программы.

Современные информационные системы позволяют быстро и качественно организовать работу предприятия. Например, спутниковая система связи позволяет быстро получить доступ в Интернет. Их действие основано на использовании антенны СВЧ-диапазона частот для приема радиосигналов от передающих наземных станций и для ретрансляции этих сигналов обратно на наземные станции. Способность спутника принимать и передавать сигналы обеспечивается специальным устройством - транспондером. Взаимодействие между абонентами по цепи: абонентская станция (отправитель информации) - передающая наземная радиостанция - абонентская станция (получатель информации).

Программа «Opera» [13] - веб-браузер и программный пакет для работы в Интернете, выпускаемый компанией Opera Software ASA. Она разработана в 1994 году группой исследователей из норвежской компании Telenor. С 1995 года продукт компании Opera Software, образованной авторами первой версии браузера.

Браузер написан на языке программирования C++, обладает высокой скоростью работы, и совместим с основными веб-технологиями. Отличительными особенностями Opera долгое время являлись многостраничный интерфейс (система вкладок в окне программы) и возможность масштабирования отображаемых документов целиком, вместе с графикой; впоследствии эти функции появились и в других браузерах.

В систему безопасности браузера входят:

· встроенная защита от фишинга (вид интернет-мошенничества, целью которого является получение доступа к конфиденциальным данным пользователей - логинам и паролям);

· дополнительное кодирование информационного потока при работе со страницами, содержащими запросы конфиденциальных сведений;

· возможность удаления HTTP-Cookies, очистки истории посещений одним кликом мыши, а также стартовая панель «Speed Dial».

Помимо основных функций браузера, за время, прошедшее с момента появления пакета, в него были интегрированы возможности почтового (новостного) клиента Opera Mail, адресной книги, клиента пиринговой сети BitTorrent, агрегатора RSS, клиента IRC, менеджера закачек, WAP-браузера, Opera Link, а также виджеты -- графические модули, основанные на технологии HTML и работающие вне окна браузера.

Браузер Opera портирован под несколько операционных систем (включая Microsoft Windows, Mac OS X, GNU/Linux, FreeBSD, Solaris а также для мобильных платформ на основе Symbian) и платформ (Intel, Sparc, PowerPC).

Программа «The Bat!» [12] - условно-бесплатная программа для работы с электронной почтой для ОС Windows. Разрабатывается молдавской компаниией RITLabs. Имеет довольно развитую систему фильтрации и сортировки сообщений, а также систему для подключения дополнительных модулей расширения (плагинов), предназначенных (в случае, если это требуется) для интеграции программ защиты от вирусов и спама различных производителей. Необходимые плагины могут поставляться вместе с антивирусом (как например, в случае с KAV) или загружаться с сайта разработчиков этого модуля. Поддерживает протоколы: SMTP, POP3, IMAP. Почтовый клиент поддерживает различные методы аутентификации - простым текстом, NTLM, RPA, APOP, MD5-CRAM-HMAC (с программной и аппаратной реализацией). Шифрование трафика с помощью TLS с выбором портов для поддерживаемых протоколов.

Программа «The Bat!» поддерживает большое число кодировок, в том числе и кириллических, включая Windows-1251, koi8-r, ISO 8859-5 и т. д. Имеются механизмы для фильтрации сообщений и их автоматической обработки, шаблоны и возможности для организации списков рассылки.

Также в программе имеется возможность резервного копирования почтовых сообщений (в общем резервном файле или в отдельном для каждого почтового аккаунта) или папки, адресной книги и настроек по запросу пользователя или в автоматическом режиме по расписанию. При этом возможна защита резервной копии паролем и добавление комментариев, а, начиная, с версии 3.99.25 «The Bat!» делает попытку автоматически восстановить базу данных при её повреждении или удалении из резервной копии. Функция парковки сообщения позволяет защитить отдельное сообщение (или их группу) от удаления или перемещения. Программа может импортировать сообщения и адресную книгу из баз данных других приложений.

Такие программы как «Opera» и «TheBat!» позволяют облегчить работу в сети Интернет. На каждом сайте работы с поставщиком используется пароль и логин браузер позволяет сохранять страницы и не вводить его постоянно, делать панель быстрового вызова, что также упрощает работу. А при необходимости поднимать электронное письмо, при этом, не выходя в Интернет, и хранить их нужное количество времени, когда на любом электронном ящике удаляются старые письма.

Основным программным комплексом используемым в информационной системе предприятия является 1С: Предприятие версии 7.7. Программа является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система 1С: Предприятие может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам и т.д.

Лицензионной защитой программы 1С: Предприятие служит ключ защиты, без него программа не будет работать. Ключ имеет LPT-порт и USB-порт.

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

Рассмотрим основные бизнес-процессы, которые протекают в рамках выбранного нами направления, и дадим их краткую характеристику. Для обозначения бизнес-процессов компании, дадим краткое определение и характеристику бизнес-процессам как таковым.

Процесс - это структурированная, измеряемая совокупность видов деятельности, предназначенная для производства выходных данных для конкретного потребителя (внутреннего или внешнего). Бизнес-процесс - это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы, создаёт ценность и выдаёт результат. Бизнес-процессы характеризуются межфункциональным подходом, наличием конкретных входов (выходов), а также владельца процесса, наделенного соответствующей ответственностью и необходимыми полномочиями. Описание бизнес-процессов даже на макроуровне часто приводит к положительным результатам, позволяющим глубже проникнуть в суть явлений.

На рисунке (см. прил.3) предоставлена диаграмма бизнес-процессов в организации БСА-Омск. Она свидетельствует о факторах, влияющих на работу отдела запасных частей. Рисунок (см. прил. 4) отображает работу отдела запасных частей. Процесс «Работа с остатками» и «Работа с клиентами» связан с остатками на складе и у поставщиков. Заказ поставщику происходит с учетом заказа покупателя, что свидетельствует процесс «Работа с поставщиками» и «работа с клиентами». А проверка укомплектованности заказов осуществляется после прихода товара от поставщика. Если же заказ укомплектован полностью, то клиенту сообщается, и при необходимости ставят в график обслуживания. Диаграмма «Обработка дефицита» отображен на рисунке (см. прил. 5).

Основной деятельностью организации является техническое обслуживание и продажа запчастей. Для получения более высокой прибыли организация занимается индивидуальными заказами. Гарантийным условием при приобретении машины является установленное техническое обслуживание через каждый определенный срок, а со стороны сервиса входит проверка исправности всех агрегатов. Также компания занимается дополнительными услугами, от которых получает прибыль, например, производится диагностика подвески, тонирование стекол автомобиля, замена лобовых стекол, мойка машин и так далее. Основным прибыльным занятием является продажа запчастей. Чтобы удовлетворять спрос покупателей производится анализ состояния рынка, прогнозирование возможных будущих неисправностей, запрос покупателя. При необходимости товар можно заказать и индивидуальным заказом, что позволит человеку не только быть уверенным, в том что заказанный товар придет через определенный срок, но и то, что он будет лежать на складе в целости, пока его не заберет. В бланке заказа сразу отражается цена товара, но срок поставки не отражается. Выбрано следующее предложение, которое отображено в диаграмме TO-BE необходимо доработать бланк заказа так, чтобы в программе отражалось срок поставки запчастей и, если срок не выполняется, то выдавала при формировании отчета по заказам (см. прил. 7). Этот позволит также отслеживать качество работы поставщиков и поможет складу заранее подготавливать место для отгрузки и размещения товара. Все распоряжение бухгалтерии и руководства компании являются на сегодняшний день устными. Чтобы объединить товар, разбросанный в разные заказы и увеличить автоматизацию складского учета, необходимо ввести требовательную накладную. А для отслеживание справок, выданных страховой компаниям ввести новую форму.

Итак, склад относится к отделу запасных частей. И в дальнейшем мы будем рассматривать и улучшать работу всего отдела.

1.4 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

В мае 2006 года в компании произошла информатизация. Была введена программа «1С: Предприятие версии 7.7» и постепенно осваивалась. Было пересмотрено складирование товара и пронумерованы места хранения, что облегчило поиск товара на складе, для менеджеров был введен заказ покупателя и соответственно отчет, что позволило выполнить отслеживание товара. Но возникла проблема с отслеживанием заказа по поставщикам. В августе 2008 года для менеджеров был введен заказ поставщику, что помогло в отслеживании работы по поставщикам, но в нем не отображается срок поставки запасных частей. Это только знал менеджер. На сегодняшний день возникла проблема в отслеживании заказов, так как их очень много. Поэтому необходимо создать требовательную накладную, позволяющая объединить менеджером часть накладных, которая после рассмотрения и с подписью главного бухгалтера будет поступать на склад. Также менеджерами используется бланк заказа транспортной накладной. В нем отображается вес, габариты груза, количество мест и сумма к оплате, что позволит бухгалтерии ставить их в график оплаты, а менеджерам формировать товарно-транспортную накладную.

В компании ООО «БСА-Омск» в качестве информационной системы используется программа «1С: Предприятие версии 7.7». Учитывая тенденции рынка программного обеспечения на замену версии 7.7 на 8.1, выбран вариант программы для рассмотрения «1С: Предприятие версии 8.1», как средство программирования для этой организации. Он будет более понятен в использовании и администрировании.

Задачи, рассматриваемые в дипломе:

1. Перевод базы 1C из версии 7.7 в версию 8.1.

2. Разработка справки-счета, которая будет записываться, но не влияющую на заказы поставщиков и клиентов и при необходимости ее перевести в заказ покупателя.

3. Создание отчета по справкам-счетам для быстрого поиска.

4. Доработка заказа поставщику по срокам и, соответственно, отчета.

5. Разработать требование для получения груза по выставлению счета.

6. Разработка бланка для регистрации брака товара и возврата товара на склад.

7. Подключение дополнительного оборудования для процессов штрихового кодирования и оптимизация его.

Отделом запасных частей используются основные документы такие как: заказ поставщику, заказ покупателя, поступление товара (формы М4), возрат товара от покупателя, возрат товара поставщику (формы ТОРГ-12), перемещение товара, списание товара, инвентаризация склада, оприходование товара. О приходе товара между складом и менеджером сообщается устно и с запазданием.

Самыми острыми проблемами работы складского хозяйства обычно являются следующие: отсутствие информации о товаре и состоянии склада, потеря товара и времени, низкое качество обслуживания клиентов, зависимость от персонала. Каждая из этих проблем может быть разложена на составляющие. При нехватке информации у заказчика может появиться потребность знать реальное количество товара, иметь возможность контроля каждой партии (единицы) товара, учитывать выработку персонала. В ситуации, когда «больным местом» склада являются потери товара, возможно следующие разновидности проблемы: потери по сроку годности, потери от воровства, потери от «невозможности найти» товар. А потери времени могут возникать в процессе непосредственного выполнения складских операций, в ходе перемещения по складу, при оформлении документов. В свою очередь, качество обслуживания клиентов складывается из двух составляющих - точность отбора товара и своевременность поставки. Снижение зависимости от персонала особых пояснений не требует.

1.5 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи и функциональные требования к задачам информационных систем

Технологический процесс данной задачи состоит из трех этапов. Целью первого этапа является сбор, регистрация, передача данных для дальнейшей обработки. Результатом является составление документа (заявки). Цель второго этапа - перенос данных на машинные носители и первоначальное формирование информационной базы. Третий этап включает операции накопления, сортировки, корректировки, обработки данных и выдачи результатов (ответа).