Система автоматизации складского учета

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ФГБОУ ВПО «КубГУ»)

Кафедра информационных технологий

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ СКЛАДСКОГО УЧЕТА

Краснодар 2014

Содержание

• Введение
• 1. Исследование предметной области
• 1.1 Основы складского учета
• 1.2 Способы ведения складского учета
• 1.3 Инвентаризация
• 1.4 Документация складского учета
• 2. Постановка задачи
• 2.1 Описание систем складского учета
• 2.2 Современные программы складского учета
• 2.3 Задача автоматизации складского учета
• 3. Выбор инструментальных средств разработки
• 3.1 СУБД InterBase 7.5
• 3.2 Новые возможности Borland InterBase 7.5
• 3.3 Улучшения новой версии
• 3.4 Визуальная среда разработки Delphi 2009
• 4. Описание реализации системы
• 4.1 Описание базы данных «Sklad»
• 4.2 Описание программного продукта
• Заключение
• Список использованных источников
• Приложение А
• Приложение Б
• Приложение В
• Приложение Г
• Приложение Д
• Приложение Е
• Приложение Ж
• Введение
• Приспосабливаясь к условиям современного рынка, многие предприятия все больше внимания в своей работе уделяют логистике. С позиции бизнеса логистику можно определить как инструмент менеджмента, способствующий достижению целей предприятия за счет эффективного управления материальными, сервисными и соответствующими им информационными потоками. Логистика в современном понимании - это ресурс повышения конкурентоспособности.
• Управление запасами относится к ключевым видам логистической деятельности. Грамотно поставленное, оно позволяет поддерживать материальные запасы на уровне, обеспечивающем бесперебойную работу предприятия, при этом сокращая до минимума сопутствующие расходы.
• По данным исследований, на подавляющем большинстве предприятий управлением запасами занимаются нерегулярно. Систематическая работа ведется лишь на небольшом количестве предприятий. При этом в качестве средства автоматизации обычно используется MS Excel - инструмент распространенный, доступный, но не вполне подходящий для этого. Используемые же специализированные программные продукты, в названии которых фигурирует словосочетание “система управления запасами”, в большинстве своем либо являются обычным бухгалтерским комплексом, либо служат для решения исключительно учетных задач (например, для наведения порядка на складе в расчетах с поставщиками и покупателями). Тогда как система управления запасами предприятия должна реализовывать функции планирования, учета, контроля и анализа.
• Цель настоящей работы заключается в разработке и создании автоматизированной системы управления запасами на складе.
• 1. Исследование предметной области
• 1.1 Основы складского учета
• Склады - это здания, сооружения и разнообразные устройства, предназначенные для приемки, размещения и хранения поступивших на них товаров, подготовки их к потреблению и отпуску потребителю.
• Склады можно разделить на две основные группы:

- склады на участке движения продукции производственно-технического назначения (склады готовой продукции предприятий-изготовителей, склады сырья и исходных материалов предприятий - потребителей продукции производственно-технического назначения, склады сферы обращения продукции производственно-технического назначения);

- склады на участке движения товаров народного потребления (склады предприятий оптовой торговли товарами народного потребления, находящихся в местах производства этих изделий, и склады, находящиеся в местах их потребления).

Склад продукции не занимается никакой коммерческой деятельностью, а только осуществляет процедуру хранения продукции для структурных подразделений внутри организации. Склад должен выполнять следующие функции: прием, учет, хранение и отгрузка продукции, приемка продукции, рассортировка, комплектация структурным подразделениям, определение, согласование планов и условий поставок, координация деятельности по закупке и отгрузке продукции с наличием свободных складских площадей, подготовка отчетов об объемах продукции [1].

Затем склад должен предоставить создание условий для сохранности продукции, находящейся на временном хранении, организацию рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к отправке, обеспечение сохранности продукции, подготовка справок о состоянии запасов продукции, составление документации (актов, сведений, справок, переписки) о порче продукции, обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации, контроль за режимами и способами хранения продукции.

Склад обязан вести учет продукции, находящейся на временном хранении, составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе, учет выполнения заказов по отгрузке и разгрузке готовой продукции, составление отчетов о загрузке складских площадей [2].

Рассмотрим типичные бизнес-процессы складского учета на не автоматизированном гипотетическом складе.

Процедура приемки продукции на склад:

- продукция приходит на склад в сопровождении экспедитора и приходной накладной;

- контролер на складе, проверяет приходную накладную, и регистрирует ее в книге учета входящих документов (накладных);

- осматривает входящую продукцию, и если с ней все нормально принимает ее на склад, передавая экспедитору товара выписку (документ) о том, что товар принят на хранение;

- грузчики отвозят товар в свободное место хранения, и контролер делает запись в книге учета о том, где хранится вновь поступившая продукция.

В ходе работы склад, нуждается в инвентаризации, которая включает в себя такие стадии как: ответственный работник по переучету продукции, в сопровождении книги переучета, отправляется на склад и в ручную осматривает и переписывает данные о товаре и его количестве; после этого данные сверяются в книге учета товаров, лицами ответственными за документы отчетности на складе и составляется соответствующий отчет, по данным переучета продукции.

Отгрузка товаров со склада проходит следующие стадии:

- получатель товара подает накладную на отгрузку товара;

- контролер проверяет эту накладную и регистрирует ее в книге учета входящих документов;

- далее контролер дает указание работникам склада на поиск нужной продукции и отгрузки ее;

- затем получатель товара проводит его осмотр, на счет того нужный ли товар отгрузили и в нужном количестве;

- контролер регистрирует в книге учета факт отгрузки товара;

- далее контролер выдает получателю груза сопроводительный документ по отгрузке товара;

- далее происходит непосредственно отгрузка товара техническими средствами.

Формирование документов отчетности о движении продукции на складе: работники в этой сфере собирают все документы, входящие исходящие, все данные учета операций и товаров; обрабатывают их вручную и формируют документы итоговой отчетности.

Как видно из этой ситуации, склад работает на 60%, на складе не автоматизировано ничего, работники проводят все операции учета документов, а также учета результатов переоценки вручную, формирование документов отчетности о движении товаров и всех операций на складе так же происходит вручную.

Кладовщик тратит время на поиск товаров, которые перемещаются им же вручную, каждый день наматываются "лишние" километры, тратится время на листание приходных накладных, поиск в них нужных строк.

Отсутствует прозрачная схема расчета вознаграждения и мотивации персонала, выявления передовиков и тех, кто тянет вниз. Не зная этих данных вы не можете ими управлять.

Отсутствует четкое распределение обязанностей. Выполнение процессов не регламентировано. О том, что как принимать, расставлять и собирать полностью знают только 2-3 кладовщика. Компания полностью зависит от этих людей.

Структурным подразделениям привозят не тот товар, или не в том количестве, или не той кондиции. Это приводит к потерям, а также к негативному восприятию компании на рынке. Постоянный пересорт влечет за собой дополнительные трудозатраты по пересчету "проблемного" товара.

Вся эта рутинная работа с бумагами отнимает очень много времени и сил, и склад работает не достаточно эффективно. Ситуация исправляется автоматизированным контролем товаров в момент отбора или упаковки

1.2 Способы ведения складского учета

С точки зрения разделения складского и бухгалтерского учета учет материальных ценностей может вестись двумя способами - сортовым и партионным. Каждый из них включает в себя несколько разных методов.

Сортовой способ учета. Сортовой способ учета на складах применяется в том случае, если хранение материальных ценностей организовано по наименованию и сортам без учета времени поступления и цены их приобретения. Данный способ включает в себя количественно-суммовой и сальдовый методы.

Количественно-суммовой метод состоит в том, что на складах и в бухгалтерии компании организуется одновременно количественный и суммовой учет по номенклатурным номерам ценностей. Возможны два варианта количественно-суммового метода. При первом варианте на складе ведется лишь количественный учет. Первичная документация по движению материальных ценностей сдается в бухгалтерскую службу. В карточках складского учета выводятся обороты за месяц и остатки на начало следующего периода, что позволяет составить оборотные ведомости по каждому складу. По итогам оборотных ведомостей складского хозяйства в бухгалтерии составляется сводная оборотная ведомость в целом по всем складам [7].

В случае с вторым вариантом количественно-суммового метода бухгалтерией не используются карточки, но имеет место группировка приходных и расходных документов по номенклатурным номерам, на основании чего производится подсчет итоговых данных за месяц (по приходу и расходу). Эти итоги заносятся в оборотные ведомости с последующим составлением сводной оборотной ведомости и сверкой ее данных с данными карточек складского учета.

Сальдовый метод отличается от количественно-суммового тем, что при нем на складах организуется только количественный учет по видам ценностей (номенклатурным номерам), а в бухгалтерии ведется только суммовой учет в денежном выражении. При сальдовом методе учета на складах ведется количественный учет в карточках или в книгах складского учета на основании первичных документов. По окончании отчетного периода первичные документы по движению материальных ценностей сдаются в бухгалтерию.

Количественные остатки материальных ценностей на основании карточек или книг складского учета по каждому номенклатурному номеру показано переносить в сальдовую ведомость или книгу завскладом (вариант - сотрудником бухгалтерии). На основании итогов сальдовых ведомостей составляется сводная сальдовая ведомость по группам материалов, субсчетам и синтетическим счетам учета материальных ценностей, а также сводная - по складу в целом. Информация из сальдовых ведомостей и сводной сальдовой ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета.

Допустимо применять в компании одновременно оба метода, если в одних складах учет выгоднее организовать с применением оборотных ведомостей, а в других - с применением сальдовых ведомостей.

Партионный способ учета. При партионном способе складской учет ведется в таком же порядке, как и при сортовом, но отдельно по каждой партии продукции. Применение этого способа должно осуществляться одновременно и на складе, и в бухгалтерии, поскольку в противном случае возникнет несогласование между данными складского и бухгалтерского учета.

Напомним, что партией в складском деле называется однородный товар, поступивший по одному транспортному документу. При партионном способе учета каждая партия ТМЦ на складе хранится отдельно и регистрируется в журнале поступающих материальных ценностей, причем порядковый номер регистрации служит номером данной партии и впоследствии указывается в расходных документах рядом с наименованием материалов/изделий, отпущенных из данной партии [2].

На каждую партию заводится партионная карта в двух экземплярах, один из которых нужен для склада, второй - для бухгалтерии. После полного отпуска со склада ценностей из данной партии ее партионная карта закрывается, а по факту израсходования материальных ценностей конкретной партии составляется соответствующий акт, который подписывается завскладом. Акт и карта передаются в бухгалтерию на проверку.

Партионный учет полезен тем, что позволяет определить результаты расходования партии без проведения инвентаризации, за счет чего усиливается контроль над сохранностью ценностей, а это в немалой степени предотвращает возможные потери. К сожалению, при таком способе учета трудно использовать складскую площадь рационально, а также отсутствует возможность оперативного управления запасами. Вот почему выбор в пользу того или иного способа складского учета делается исходя из расчетов потенциальных пустых расходов - выбирается тот способ, при котором в конкретном хозяйстве финансовые потери окажутся минимальны и будут с избытком покрыты доходами от применения выбранного способа.

1.3 Инвентаризация

Важнейшим инструментом контроля складской деятельности и состояния хозяйства является инвентаризация материально-производственных запасов - разновидность проверки, в ходе которой документально подтверждается наличие, состояние и оценка товарно-материальных ценностей, значащихся в документах бухгалтерского учета. Инвентаризация представляет собой общехозяйственное мероприятие, которое проводится в соответствии с учетной политикой организации (согласно п. 3 ст. 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Однако учетная политика влияет лишь на порядок инвентаризации, общие принципы ее проведения. Между тем количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, а также перечень запасов, проверяемых при каждой из них, - все это определяется руководителем организации. Исключение представляют случаи, когда проведение инвентаризации обязательно.

Инвентаризация обязательна в следующих случаях:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Российское законодательство о складском деле и бухгалтерском учете провозглашает основными целями инвентаризации:

- выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;

- определение фактического количества МПЗ, использованных в процессе производства;

- сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

- проверку полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;

- проверку соблюдения правил и условий хранения ТМЦ.

Проверка (полная или выборочная), составляющая суть инвентаризации, осуществляется специально созданной комиссией, называемой обычно инвентаризационной (если комиссия функционирует на предприятии постоянно) либо рабочей, разовой. При этом постоянно действующая, инвентаризационная комиссия проводит плановые инвентаризации, выборочные инвентаризации (в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей) и, в межинвентаризационный период, контрольные проверки [2].

Рабочие комиссии создаются как правило в случае большого объема работ и/или территориальной разобщенности имущества. Создание таких комиссий позволяет одновременно провести инвентаризацию материальных ценностей в местах хранения по всем складам предприятия. Рабочие комиссии не являются постоянно функционирующими, они утверждаются на отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций.

Что касается разовых комиссий, то они утверждаются руководителем компании при проведении инвентаризации по мере необходимости (по проверке и выборочной инвентаризации).

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации, а значит, указывается в приказе об инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии заставляет считать результаты инвентаризации недействительными.

Инвентаризация имущества на складе (на базе, в кладовой) отдельно от прочего хозяйства компании проводится в том случае, если склад отнесен к самостоятельным учетным единицам в составе организации в соответствии с распоряжением руководителя организации по представлению главного бухгалтера. В тех складах, которые не признаны руководством самостоятельными учетными единицами, инвентаризация хранящихся запасов производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства в подразделении, где расположены данные склады и кладовые [3].

Порядок проведения инвентаризации и отражение в учете ее результатов регулируется специальным документом - Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49). Документально факт проведения инвентаризации и отражение ее результатов отражаются в бухгалтерском и складском учете компании посредством типовых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, надлежит принимать непосредственно материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Такие материалы и изделия приходуются по реестру либо по товарному отчету уже после инвентаризации с последующим занесением в отдельную опись под названием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В данной описи указываются следующие сведения:

- дата поступления товаров;

- наименование поставщика;

- дата и номер приходного документа;

- наименование товара;

- количество товара;

- цена товара;

- сумма.

Правильная организация складского учета обеспечивает высокую сохранность хранящихся ценностей и повышает эффективность обслуживания складом как собственно хозяйства предприятия, так и сторонних организаций - клиентов-заказчиков.

1.4 Документация складского учета

Для учета движения материалов применяется типовая учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета.

В момент принятия материалов на склад материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, накладные), другие - качество (сертификаты, удостоверения и т. п.) [3].

Товарная накладная по форме N ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.

Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Товарная накладная (форма ТОРГ-12) утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 (Приложение Б).

В строке «Грузоотправитель» указывается полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами. Если отгрузка осуществляется структурным подразделением поставщика, то необходимо указать адрес местонахождения такого подразделения. Также условиями договора может быть предусмотрено, что поставщик и грузоотправитель не являются одним и тем же лицом. В строке «Грузополучатель» указывается полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес.

В строке «Поставщик» указывается полное или сокращенное наименование поставщика в соответствии с учредительными документами.

В строке «Плательщик» указывается полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами.

Товарная накладная ТОРГ-12 составляется уполномоченным лицом организации. В строке «Основание» указываются номер и дата договора, а также номер и дата транспортной накладной, выписанной для организации-перевозчика. Товарную накладную подписывает работник организации-продавца, разрешивший отпуск груза, главный бухгалтер организации-продавца, а также работник организации-продавца, производящий отпуск груза.

Данные о товаре, указанные в накладной, должны соответствовать данным счета-фактуры.

Допускается составление товарной накладной по форме, разработанной организацией самостоятельно. В этом случае в ней обязательно должны содержаться следующие данные:

- наименование документа и наименование организации, от имени которой составлен документ;

- дата составления документа;

- наименование товара, его количество и стоимость;

- должности лиц, ответственных за данную хозяйственную операцию;

- личные подписи этих лиц;

- печати организаций.

Должностные лица, санкционирующие отгрузку товара, подписывают товарную накладную ТОРГ-12 лично. Подписи заверяются оттиском печати организации [5].

Счет-фактура - документ строго регламентированной формы, потому как это один из видов налоговых документов, а также один из документов первичного бухгалтерского учета. Если смотреть на содержание, счет-фактура - это счет, определяющий договорные обязательства между должником и кредитором, содержащий информацию о сумме денежных средств, ну и, конечно, информацию бухгалтерского учета. Все плательщики НДС (налога на добавленную стоимость) обязаны выписывать счет-фактуры, потому что этот документ выполняет свое хоть и единственное, но важное назначение: является основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету (Приложение А).

Документ должен быть составлен в двух экземплярах, один отдается покупателю, другой продавцу, причем выписать необходимо не позднее пяти дней со дня отгрузки товара (выполнения работ или оказания услуг).

Не обязаны составлять счет-фактуры:

- организации, не являющиеся плательщиками НДС;

- организации (индивидуальные предприниматели), выполняющие работы и оказывающие платные услуги непосредственно населению за наличный расчет, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной бланк строгой отчетности;

- налогоплательщики по операциям реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг), освобождаемых от налогообложения;

- банки по операциям, страховые организации по операциям и негосударственные пенсионные фонды по операциям, освобождаемые от налогообложения.

Все остальные юридические лица обязаны составлять счет-фактуры:

- по операциям, подлежащим налогообложению;

- по операциям, освобожденным от налогообложения в соответствии со ст.149 НК РФ;

- освобожденные от исполнения обязанностей плательщиков НДС в соответствии со ст.145 НК РФ.

Ряд отраслей имеют свои особенности учета и расчета при оказании услуг или отгрузке товара, например, долгосрочные поставки в адрес одного и того же покупателя. К таким отраслям относят:

- непрерывный отпуск товаров и оказание услуг по транспортировке одним и тем же покупателям электроэнергии, нефти, газа;

- услуги электросвязи, банковские услуги;

- реализация хлеба и хлебобулочных изделий, скоропортящихся продуктов питания и т.д.

В этом случае допускается выставление счет-фактур одновременно с платежно-расчетными документами, но не реже одного раза в месяц и не позднее 5-го числа следующего месяца. Такие условия должны быть согласованы в договоре поставки, заключенного между продавцом и покупателем.

Счет-фактуры введены Указом Президента РФ от 8.05.1996 г. № 685 «Об основных направлениях налоговой реформы в Российской Федерации и мерах по укреплению налоговой и платежной дисциплины». Статья 169 НК РФ определяет порядок оформления счет-фактуры, требования по их учету и содержанию.

Нумерацию счет-фактур необходимо вести в хронологическом порядке в течение года.

Расчеты на территории РФ ведутся только в рублях, однако Налоговый кодекс разрешает указывать суммы в счет-фактурах в иностранной валюте. При этом в договоре важно указать, по какому курсу и на какую дату производится пересчет валютных обязательств в рубли. Если это не оговорено, то пересчет происходит по курсу Центрального банка РФ на дату исполнения договора.

В пункте 5 статьи 169 НК РФ перечислены обязательные реквизиты, которые должны быть указаны в счет-фактуре. К ним относятся:

- порядковый номер и дата выписки счет-фактуры;

- наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;

- наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

- номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

- наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);

- количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счет-фактуре товаров (работ, услуг), исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);

- цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;

- стоимость товаров (работ, услуг) за все количество поставляемых (отгруженных) по счет-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) без налога;

- сумма акциза по подакцизным товарам;

- налоговая ставка;

- сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;

- стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счет-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) с учетом суммы налога;

- страна происхождения товара;

- номер грузовой таможенной декларации.

Такие реквизиты счет-фактуры, как «единица измерения» и «цена (тариф) за единицу измерения» заполняются только при возможности их указания.

Сведения о стране происхождения товара и номере грузовой таможенной декларации указываются только в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация.

Правильно заполненный документ счет-фактуры должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером или другим уполномоченным на то лицом.

Индивидуальный предприниматель, выписывая счет-фактуру, должен кроме своей подписи поставить еще под ней реквизиты своего свидетельства о государственной регистрации.

Не запрещается вносить изменения в неправильно оформленный счет-фактуру или заменить его на оформленный в установленном порядке.

На основании полученных счетов-фактур налогоплательщик НДС формирует «Книгу покупок», а на основании выданных счетов-фактур - «Книгу продаж»

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма ТОРГ-2) применяется для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю (Приложение В).

Приемка товаров получателем по количеству, качеству и комплектности товаров от организации транспорта и почтовых отправлений от организаций связи оформляется актом в соответствии с правилами, действующими на транспорте и в организациях связи [6].

Акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.

Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации - получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет".

При приемке товарно-материальных ценностей акты о приемке с приложением документов (счета-фактуры, накладные и т.д.) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

Акт по форме N ТОРГ-2 составляется на отечественные товары в четырех экземплярах.

Акт о приемке товаров. Форма ТОРГ-1 применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

При заполнении строки "Сертификат" (документа, удостоверяющего качество товара в соответствии с принятыми стандартами) обязательно указывается его номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия [8].

По строке "Способ доставки" указывается вид транспортного средства, доставившего товар (в вагоне, составе, автофургоне, рефрижераторе, на судне и т.д.).

Приемка товара производится по фактическому наличию. При обнаружении отклонений по количеству, качеству, массе покупатель (покупатель - посредник) обязан приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром (продукцией), вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта. Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке прерывалась, причины, условия хранения и перерывы фиксируются в акте соответственно.

Количество составляемых актов и комплектность документов обосновывается фактической ситуацией.

Журнал учета движения товаров на складе по форме ТОРГ-18 применяется для учета движения и остатков товаров и тары на складе (в кладовой).

При автоматизированной обработке данных документов средствами вычислительной техники возможен вариант применения предложенной формы в виде отдельной ведомости на бумажных и машинных носителях информации.

Ведется материально ответственным(ыми) лицом (лицами) по наименованиям, сортам, количеству и цене.

Записи в журнал производятся на основании приходно-расходных документов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день.

Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары по форме ТОРГ-13 применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениям или материально ответственными лицами.

Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй экземпляр - принимающему подразделению для оприходования ценностей.

Заполненный документ подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей.

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-3 применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации.

Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.

Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - остается у материально ответственного(ых) лица (лиц).

До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц берется расписка, которая включена в заголовочную часть формы.

На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты.

При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма N ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 9. В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 "Номер паспорта" заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.

При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись [9].

Акт о списании товаров по форме ТОРГ-16 применяется при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации. Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии, уполномоченной на это руководителем организации.

В случае необходимости акт составляется с участием представителя санитарного или иного надзора.

Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий - у материально ответственного лица.

2. Постановка задачи

2.1 Описание систем складского учета

Системы автоматизации склада в своем развитии прошли долгий путь эволюции: от простейших программ для контроля материальных потоков склада до современных адаптируемых платформ, включающих в себя облегченные модули для контроля производства, дополнительную функциональность по управлению транспортом и даже финансово-аналитические модули, анализирующие рентабельность и себестоимость работы цепочки поставок.

Современные системы управления складом, по сути, являются своего рода складскими ERP системами. Преимущества и недостатки такого развития можно оценить по-разному, эта тема является предметом горячих дискуссий. Однако расширение и взаимное пересечение различных систем (Автоматизации склада, Планирования ресурсов предприятия ERP, Планирования дистрибуции DRP, Управления цепью поставок SCM, Расширенного планирования APS, Управления производством MES), намного усложняет процесс выбора информационной системы для компании, которая стремиться решить свои операционные проблемы. Хотя, системы автоматизации склада продолжают расти и расширяться, изначальная функциональная основа осталась прежней.

Назначение системы складского учета - это операционное управление грузовыми потоками склада. Адресные процессы размещения товара, комплектации заказов и пополнения зон отбора - вот главная идея системы автоматизации склада [4].

В зависимости от поставщика решения, реализация основных и сопутствующих функций по управлению складом может существенно различаться, однако общим остается принцип построения логики процессов размещения, комплектации, приема, отгрузки на базе концепций «товар», «место хранения», «количество», «единица измерения», «заказ».

Минимальная функциональность системы автоматизации склада:

- инструменты для обеспечения адресного хранения;

- поддержка определяемых пользователем параметров для адресации операций, мониторинг исполнения заданий в режиме реального времени;

- встроенные средства интеграции с технологическим оборудованием для сбора данных.

Системы автоматизации склада это большие, сложные, высокотехнологические продукты, которые потребуют комплексного внедрения и квалифицированных специалистов для настройки и последующей работы. По сути, необходимо «управлять» системой «управления» складом. Случается, что крупные складские комплексы создают новый информационный технологический департамент, задача которого исключительно поддержка системы автоматизации склада. Внедрение системы автоматизации складского учета действительно повысит точность работы и сократит затраты на работников (затраты на дополнительные ресурсы на поддержку обычно все же меньше, чем экономия на уровне кладовщиков и комплектовщиков). Уровень обслуживания действительно повышается, благодаря сокращению времени подготовки и выполнения заказов. Помимо повышения эффективности работы склада, определяющими критериями выбора чаще всего становиться необходимость реализации и учета всевозможных услуг, которые не поддерживает текущая система управления складом, к примеру FiFO, кросс-докинг, автоматизированное пополнение зон отбора, волновая комплектация заказов, прослеживание партий, автоматическая идентификация, и т.д.

Проанализировав ситуацию на складе и выявив все минусы, постараемся создать такую систему, которая бы автоматизировала следующие операции на складе:

- регистрация документов осуществляется с помощью ЭВМ;

- для облегчения хранения, поиска и учета товаров, будем сопровождать их уникальным кодом;

- места хранения товаров так же будут обозначены соответствующим кодом, для занесения информации о месте хранения товаров;

- поиск товаров для отгрузки будет проводиться путем поиска соответствующего товара в БД и просмотра информации о месте его хранении.

- формирование документов отчетности, будет производиться автоматически системой.

В результате вся работа с бумагами будет проводиться с использованием компьютеров, не нужно будет возиться с кучей бумаг. В конечном итоге система должна нам дать такой результат, что на предприятии будут проходить следующие виды документов:

- накладная на поступление продукции;

- накладная на отгрузку продукции;

- сопроводительный документ по отгруженному товару;

- документы отчетности.

При помощи ЭВМ на складе автоматизирован учет поступления и отгрузки товаров, учет входящих и исходящих документов, количественный учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и отгрузки конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета [2].

Главное назначение автоматизированной системы в данном случае - повысить эффективность выполнения основных функций работников склада.

Автоматизация управления процессами на складе, повышает его оперативность и эффективность. Критериями выбора технических средств являются:

- надежность функционирования системы;

- функциональная полнота системы; быстродействие;

- минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

2.2 Современные программы складского учета

На современном рынке программных продуктов, присутствует достаточное количество складских программ (программ складского учета). Во многом они похожи, но имеют и много отличий. Строго говоря термин "складская программа", не совсем корректно использовать по отношению к программам, на которые стоит обратить серьезное внимание. Т.к. хорошая программа должна не только учитывать наличие каких-то предметов на складе или другом объекте, но и отслеживать все перемещения этих предметов между объектами, за пределы объектов [16].

Рассмотрим две наиболее распространенные на рынке программы складского учета более подробно.

1C WMS Логистика. Управления складом [17].

WMS - это система, предназначенная для управления всеми процессами внутри склада в реальном времени.

1С: Предприятие 8. WMS Логистика. Управление складом предназначается для складов различных типов:

- крупнооптовых или производственных складов с большим или небольшим ассортиментом, на которых приход и отгрузка товара осуществляется целыми паллетами;

- мелкооптовых или розничных складов торговых компаний со средним или большим ассортиментом, на которых товар приходит и уходит в любых единицах (паллеты, упаковки, штуки);

- складов транспортных компаний, работа на которых производится с уникальными обезличенными грузами;

- складов ответственного хранения. Складом ответственного хранения может быть любой из перечисленных выше складов.

Конфигурация работает в режиме управляемого приложения 1С: Предприятие 8.2 и предоставляет следующие возможности:

- Задание топологии складского комплекса. Склад, как правило, разделен на физические зоны, в которых обработка товара подчиняется определенным правилам в зависимости от конструкции стеллажей, используемого оборудования, планировки помещений. Каждый склад состоит из некоторого (часто достаточно большого) числа помещений, в которых обычно устанавливаются стеллажи, сгруппированные по проходам. В каждом стеллаже может быть определенное количество уровней (полок). Каждая полка может быть физически или виртуально разбита на некие части, называемые позициями. Такой участок склада считается конечной единицей хранения товара на складе и называется ячейкой. Товар в системе хранится в разрезе контейнеров. Контейнер - любой носитель товара, имеющий уникальный идентификатор. Товар на складе не храниться/перемещается сам по себе, как правило, для хранения/перемещения используются паллеты - в грузовых стеллажах, коробки, ящики, лотки и т.д. - в ячейках полочного или гравитационного хранения, которые и являются для системы контейнерами. Даже при физическом отсутствии контейнера (например, в случае полочных стеллажей товар хранится россыпью вне коробки), в системе создается виртуальный контейнер в ячейках, выделенных под хранения подобного товара. Виртуальный контейнер генерируется в соответствии с номером ячейки, в которой он расположен. За счет учета товара в разрезе контейнеров достигается четкость постановки и отслеживания задач в системе. Контейнер с товарным составом и перемещающимся по складу как единое целое. В системе отслеживается вместимость контейнеров в ячейку по количеству, вместимость товара по весу и высоте контейнера. Весогабаритные характеристики задаются на уровне товара, типа контейнера и типа ячейки.

- Приемка товара на склад. Информация о товаре, необходимая для проведения регламентных мероприятий по подготовке склада к приему поставки заносится в документ «Ожидаемая приемка». На основании данной информации на складе может быть запланировано привлечение дополнительных сотрудников для приемки товара, подготовка складских площадей к размещению товара, как в зоне приемки, так и в основной зоне хранения. Вновь прибывший на склад товар может быть предварительно пересчитан по местам при выгрузке из транспортного средства. Для корректного пересчета и идентификации прибывших контейнеров с товаром, они подлежат маркировке этикетками, содержащими идентификационные номера контейнеров. Этикетки на контейнеры могут быть подготовлены заранее или распечатаны в процессе пересчета с помощью терминала сбора данных и мобильного принтера печати этикеток. Данный процесс в системе оформляется документом «Предварительная приемка». «Предварительная приемка» может выполняться на основании плана - документа Ожидаемая приемка, или по факту. Процесс приема поставки оформляется документом «Приемка». Процедура приемки товара включает в себя выгрузку товара в зоне приемки, идентификацию и пересчет поступившего товара, приведение товара к стандарту складского хранения и т.д. После приемки товара подлежит размещению. Товар может размещаться на склад по факту завершения пересчета всей поставки или по завершению приемки каждого контейнера. В случае необходимости конечная ячейка-получатель может не планироваться, а размещение производиться по факту с самостоятельным выбором ячейки Кладовщиком с терминалом.

- Отбор и отгрузка товара. Отгрузка товара со склада осуществляется на основании плана отгрузки, загруженного из корпоративной информационной системы. План того, что должно быть отгружено со склада, содержится в документе «Заказ на отгрузку». Возможными направлениями отгрузки могут быть отгрузка покупателю (клиенту), перемещение на другие склады компании, возврат поставщику, отгрузка товара (сырья и материалов) в производство. На основании информации о планируемых отгрузках возможно проведение регламентных мероприятий по подготовке к более быстрой комплектации данного заказа (например, подпитка ячеек активной зоны). На основании заказа на отгрузку отгрузки производятся все дальнейшие операции по данному заказу. На основании «Заказа на отгрузку» выполняется подбор товара из ячеек хранения. Поиск ячеек, в которых расположен товар по заказу, выполняется системой автоматически. На этапе создания «Заказа на отгрузку» может быть известна информация о номерах контейнеров, которые необходимо отгрузить, и их товарном составе. В данном случае планирование отбора производится по конкретному контейнеру, указанному в заказе. Задача на отбор выполняется с применением радиотерминалов сбора данных. В качестве резервной технологии может быть рассмотрена технология работы по «бумажным» носителям. По результатам отбора товар может быть перемещен в выделенную зону контроля и упаковки. Зона контроля и упаковки может быть оборудована рабочими местами с подключенными сканерами считывания штрих кодов, с помощью которых производится сканирование отобранного товара и проверка на соответствие заказу.

- Перемещение. Процесс внутреннего перемещения целых контейнеров, товара между контейнерами и ячейками в системе оформляется с помощью задач на перемещение. Для перемещения целых контейнеров и товарного состава контейнеров предусмотрены отдельные задачи. Задачи на перемещения используются для оформления любого перемещения товара по складу. Задачи на перемещение могут создаваться автоматически по событию на складе или вручную Диспетчером склада. Так, например, при обнаружении в процессе пересчета бракованного товара, может быть автоматически создано задание на перемещение данного товара в зону брака. Или автоматическое перемещение принятых предварительных контейнеров в зону временного хранения. При ручном создании задач на перемещение диспетчер склада может самостоятельно указать товар, контейнер и ячейку-источник и ячейку-получатель. Созданные вручную задания на перемещения могут быть отработаны с применением радиотерминала сбора данных. Задачи на перемещение могут создаваться в свободном режиме непосредственно из окна терминала, когда решение о том, что необходимо переместить, откуда и куда, принимает сотрудник склада самостоятельно.

- Управление задачами. Для оформления в системе операций по складской обработке товара используется задачи. Задача - это любое действие с товаром на складе, например, задача на перемещение товара из одной ячейки в другую, задача на отбор товара из ячейки или задача на пересчет. Задачи делятся на типы в зависимости от складских операций, выполняемых на складе. Задачи создаются автоматически по расписаниям или событиям системы и обрабатываются при помощи радиотерминалов сбора данных, подключенных к системе. В исключительных случаях задачи на исполнение складской операции могут быть созданы Диспетчером системы вручную и переданы для выполнения на терминал или по «бумажной» технологии, которая может быть использована в качестве резервной технологии.

Анализ эффективности работы склада.

По факту обработки складских операций функционал WMS Логистика. Управление складом позволяет выполнить:

- Мониторинг состояния заказов и задач к выполнению;

- Анализ заполненности склада в разрезе зон и ячеек хранения;

- Анализ текущего состояния склада в разрезе адресного хранения;

- План-фактный анализ ожидаемого к поступлению товара и по факту принятого на склад;

- План-фактный анализ заказанного и отгруженного товара со склада.

Мой склад.

МойСклад - коммерческий продукт для управления торговлей и складского учёта, предназначенный для автоматизации малого и среднего бизнеса. Сервис реализует функции обработки заказов, управления продажами и закупками, складского учёта и контроля финансовых расчетов. МойСклад стал одним из первых сервисов, разработанных в России и предназначенных для российского рынка [18].

Первая версия сервиса была запущена осенью 2007 года. В 2008 году компания-разработчик получила финансирование от венчурного фонда Ambient Sound Investments. В 2011 году инвестором и совладельцем сервиса стала компания 1С.

"МойСклад" позволяет автоматизировать торговлю и эффективно контролировать взаиморасчеты, работать с базой клиентов, вести учет товаров на складе с возможностью выгрузки в электроном виде или распечатки всех необходимых документов. Этот сервис является оптимальным выбором для любого магазина: от интернет-ресурса или небольшой сети, которая занимается торговлей.

Работа с клиентской базой (CRM).

Функционал решения включает удобный справочник поставщиков и покупателей, оснащенный пользовательскими полями и фильтрацией по параметрам. Возможна интеграция решения для управления торговлей и складского учета с системами e-mail и SMS-рассылок.

Закупки и складской учет.

Автоматизация склада позволяет анализировать фактические и резервные остатки, вести историю закупок по товару и поставщику. С помощью решения для комплексной автоматизации торговли и складского учета вы сможете импортировать накладные и прайс-листы контрагентов из Excel. В рамках управления закупками можно отправлять заказы поставщикам из заявок покупателей.